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Mit ECM alle geschäftsrelevanten Prozesse digitalisieren

Graphax hat sich vom Anbieter von Printing und Document Solutions zum Service-Dienstleister mit ECM-Kompetenz entwickelt. Das mit dem Hauptsitz in Dietikon ansässige Unternehmen unterstützt Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Wer früher an Graphax dachte, dem kamen in erster Linie die Kopierer von Konica Minolta in den Sinn. Als Schweizer Generaldistributor dieser Marke sind professionelle Druck- und Kopiersysteme im Office- und Investitionsgüterbereich wie z. B. in Druckereien und Copyshops und deren Wartung auch heute noch ein wichtiger Teil des Geschäfts von Graphax.

In den vergangenen Jahren haben sich die Bedürfnisse der Kunden durch den Digitalisierungstrend jedoch grundlegend verändert. Kopieren und Drucken ist für Unternehmen weniger wichtig geworden. Stattdessen steht das moderne Informationsmanagement im Vordergrund, das Dokumenten- und Geschäftsprozesse mit eingehenden, zu verarbeitenden und ausgehenden Informationen digital abbildet. Das Enterprise Content Management beschränkt sich dabei nicht auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern umfasst alle unternehmensrelevanten Informationen, die im Geschäftsbetrieb von aussen in ein Unternehmen hineingelangen oder in der Organisation selbst via Office-Anwendungen, ERP, CRM oder spezifische Fachanwendungen entstehen.

Der Trend zur Prozessdigitalisierung betrifft aber längst nicht mehr nur Grossunternehmen und Konzerne. Auch KMUs müssen ihre Abläufe und ihre Geschäftsmodelle digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie sich die Kundenbedürfnisse weiterentwickelt haben, so hat auch die Graphax AG ihre Expertise um die Installation und den Betrieb von intelligenten ECM-Systeme erweitert.

Was spricht jetzt für die Einführung eines ECM?

Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral in einem System abgelegt und indexiert. Damit wird die Papierwelt in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert (Workflow Management). Alle Informationen werden zentral in einem einzigen ECM-System verwaltet. So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück. Die Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt. Die benötigten Informationen können jederzeit z. B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden. Alle digitalen Akten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).

Was ist ein ECM?

Enterprise Content Management ist die Organisation strukturierter und unstrukturierter Dokumente mithilfe von Technologie und Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, noch effizienter zu arbeiten. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Digitalisierung benötigten Unternehmen eine neue Art der Speicherung und sofortigen Zugriff auf Informationen. Die vier Hauptfunktionen eines ECM: • Erfassen: Erfassen der Informationen aus Papierdokumenten oder Online-Formularen und Übertragen dieser Informationen in das System. • Verwalten: Verwaltung der erfassten Daten in einem strukturierten Format, das einen schnellen und einfachen Abruf ermöglicht. • Abspeichern: Sichere Speicherung von Dateien in einem zentralen Repository, auf das von beliebig vielen Standorten aus zugegriffen werden kann. • Bereitstellen: Implementierung von Geschäftsprozess-Workflows zur automatischen Weiterleitung von Dokumenten.

Mit einer ECM-Software werden relevante Inhalte - also für die Geschäftsprozesse wichtiger Content - erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für die Mitarbeiter bereitgestellt. Beispiele dafür sind strukturierte Informationen in Form von Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Aber auch unstrukturierte Informationen, wie z. B. E-Mails, werden in einem ECM-System verarbeitet. Ein passendes Enterprise Content Management System bildet also die digitalen Workflows als unternehmensweite Lösung ab, um den gesamten Content im Büro zu managen.

Kompletter Überblick

Einer der ersten Mehrwerte, den Firmen erkennen, wenn sie sich auf das Thema Digitalisierung mittels eines ECM ernsthaft einlassen, ist das überaus effiziente Datenhandling. Durch die neuesten Cloud-Technologien ist es nun viel einfacher alle im Unternehmen befindlichen Informationen zu managen, aufzubewahren und auszuwerten. Alle Daten sind auf Wunsch sofort verfügbar.

Fundierte Datenauswertungen

Digitalisierung bedeutet nicht nur Informationen zu digitalisieren, sondern aus den unstrukturierten Daten grösstmöglichen Mehrwert zu gewinnen. Die Führungsmitarbeiter können so übergreifend mit diesen Daten arbeiten und die für sie relevanten Informationen verwenden, um daraus Strategien oder die Prozesse zu entwickeln oder zu überwachen.

Keine Barrieren mehr

Mit einem klaren Informationsfluss über alle Funktionen hinweg, verfügbar für alle betroffenen Mitarbeiter, entsteht automatisch eine Informationsplattform, auf der besser, schneller und effektiver miteinander an Projekten oder Kundenaufträgen gearbeitet werden kann. Ganz gleich von wo auf diese Informationen zugegriffen wird, ob in der Firma, beim Kunden oder im Homeoffice.

Produktivität erhöht sich

Das ständige Managen von wiederkehrenden Aufgaben gehört in vielen Firmen zu den ungeliebten Hürden des Alltags. Bestimmte Arbeitsabläufe und Prozesse, die eigentlich allen klar sind, müssen immer wieder aufs Neue gestartet bzw. veranlasst werden. Solch eine Routinearbeit ist mühsam und führt erfahrungsgemäss allmählich zu einer erhöhten Fehlerquote, da diese Arbeiten immer nachlässiger ausgeführt werden. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen kann dies umgangen werden. Arbeitsabläufe werden automatisch gestartet, Software synchronisiert alle Schritte in Echtzeit, so dass keinerlei Duplikate entstehen und Mitarbeiter immer die neuesten Informationen zur Verfügung haben.

Kunden wieder im Mittelpunkt

Mit klar definierten Strukturen, Abläufen und automatisch ausgelösten Prozessen im Hintergrund können sich die Unternehmen wieder mehr um ihr wichtigstes Gut, den Kunden, kümmern. Eine gute Datenqualität ermöglicht den Unternehmen das Verhalten der Kunden zu verstehen und mögliche Bedürfnisse des Marktes hervorzusagen. Die Firmen können auf diesem Wege datengestützte Entscheidungen treffen, um innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die auch wirklich gebraucht werden.

ECM ist für alle KMU geeignet

Auch möchten Kunden Offert-, Auftrags- und Fakturawesen oder andere geschäftskritische Prozesse in sinnvollen Prozessen digital abbilden und automatisieren», sagt Daniel Daldini, Business Consultant und Solution Manager bei Graphax. «Eigentlich kann jedes KMU M-Files für sich nutzen, da Prozesse wie etwa Kreditorenworkflows oder beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden in der Regel überall vergleichbar sind.» So hat sich auch ein Hotel aus Zürich kürzlich für ein ECM von Graphax entschieden. Das Hauptanliegen in diesem Projekt war es, in allen Bereichen von überall her schnell auf alle Dokumente zugreifen zu können.

Ausser in Gastronomie und Hotellerie realisierte Graphax bis dato rund 180 M-Files-Projekte in den unterschiedlichsten Branchen. Bei den grösseren Projekten gehörten vor allem Produktionsbetriebe, Privatbanken, Architekturbüros, Pharmaunternehmen, Spitäler, Immobilienverwaltungen, Finanzdienstleister und Treuhänder zu den Kunden.

Graphax AG

Ob es nun um das Drucken, die automatisierte Archivierung und das Management von Dokumenten oder das Installieren eines Enterprise Content Management Systems inkl. Support zum monatlichen Fixpreis geht – Graphax AG ist in der Lage, hochinnovative, zuverlässige, kostenoptimierte und individuelle Komplettlösungen in Verbindung mit erstklassiger Hardware für jede Anforderung anzubieten. Im Jahre 1973 gegründet, etablierte sich die Graphax AG als Generalvertreterin von Konica Minolta in der Schweiz zu einem der führenden Anbieterinnen moderner Office-Technologien im Schweizer Markt. Heute gilt das Familienunternehmen mit Sitz in Dietikon ZH als einer der Marktführer im Bereich des Dokumentenmanagements, Enterprise Content Management und Professional Printing.

Technische Umsetzung

Aber welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung? «Manchmal diskutieren wir mit Kunden die Abbildung von Prozessen im ECM, wenn etwa nicht klar ist, wie der neue, digitale Prozess aussehen soll. Auch treffen wir manchmal auf Schwierigkeiten, wenn einmal eine Schnittstellenbeschreibung unvollständig ist oder ganz fehlt», sagt Karaca, Leiter ECM bei Graphax.

Stolz ist Karaca, dass Graphax in der Lage ist, Schnittstellen zu programmieren, um ERP-, CRM- oder Fachapplikationen an M-Files anzubinden, etwa für Abacus, Navision oder Sage: «Und für die Anbindung des Trust-Tech-Unternehmens Skribble haben wir ebenfalls bereits eine eigene Schnittstelle gebaut. Mit Skribble können Verträge rechtlich bindend mit einer QES, also einer qualifizierten elektronischen Signatur, unterzeichnet werden.»

Graphax bietet also professionelle ECM-Lösungen mit vielseitigen Integrationsmöglichkeiten. Kunden können benutzerdefinierte Prozesse designen und Dokumentenworkflows automatisieren. Gleichzeitig ist die Software intuitiv bedienbar. Damit sollte dem Informationsmanagement, das Geschäftsprozesse end-to-end digital abbildet, nichts mehr im Wege stehen.