Advertorial
Mit ECM alle geschäftsrelevanten Prozesse digitalisieren Graphax hat sich vom Anbieter von Printing und Document Solutions zum Service-Dienstleister mit ECM-Kompetenz entwickelt. Das mit dem Hauptsitz in Dietikon ansässige Unternehmen unterstützt Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Wer früher an Graphax dachte, dem kamen in erster Linie die Kopierer von Konica Minolta in den Sinn. Als Schweizer Generaldistributor dieser Marke sind professionelle Druck- und Kopiersysteme im Office- und Investitionsgüterbereich wie z. B. in Druckereien und Copyshops und deren Wartung auch heute noch ein wichtiger Teil des Geschäfts von Graphax. In den vergangenen Jahren haben sich die Bedürfnisse der Kunden durch den Digitalisierungstrend jedoch grundlegend verändert. Kopieren und Drucken ist für Unternehmen weniger wichtig geworden. Stattdessen steht das moderne Informationsmanagement im Vordergrund, das Dokumenten- und Geschäftsprozesse mit eingehenden, zu verarbeitenden und ausgehenden Informationen digital abbildet. Das Enterprise Content Management beschränkt sich dabei nicht auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern umfasst alle unternehmensrelevanten Informationen, die im Geschäftsbetrieb von aussen in ein Unternehmen hineingelangen oder in der Organisation selbst via Office-Anwendungen, ERP, CRM oder spezifische Fachanwendungen entstehen. Der Trend zur Prozessdigitalisierung betrifft aber längst nicht mehr nur Grossunternehmen und Konzerne. Auch KMUs müssen ihre Abläufe und ihre Geschäftsmodelle digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie sich die Kundenbedürfnisse weiterentwickelt haben, so hat auch die Graphax AG ihre Expertise um die Installation und den Betrieb von intelligenten ECM-Systeme erweitert.
Was spricht jetzt für die Einführung eines ECM? Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral in einem System abgelegt und indexiert. Damit wird die Papierwelt in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert (Workflow Management). Alle Informationen werden zentral in einem einzigen 22
ECM-System verwaltet. So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück. Die Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt. Die benötigten Informationen können jederzeit z. B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden. Alle digitalen Akten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).
Was ist ein ECM? Enterprise Content Management ist die Organisation strukturierter und unstrukturierter Dokumente mithilfe von Technologie und Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, noch effizienter zu arbeiten. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Digitalisierung benötigten Unternehmen eine neue Art der Speicherung und sofortigen Zugriff auf Informationen. Die vier Hauptfunktionen eines ECM: • Erfassen: Erfassen der Informationen aus Papierdokumenten oder Online-Formularen und Übertragen dieser Informationen in das System. • Verwalten: Verwaltung der erfassten Daten in einem strukturierten Format, das einen schnellen und einfachen Abruf ermöglicht. • Abspeichern: Sichere Speicherung von Dateien in einem zentralen Repository, auf das von beliebig vielen Standorten aus zugegriffen werden kann. • Bereitstellen: Implementierung von Geschäftsprozess-Workflows zur automatischen Weiterleitung von Dokumenten.
