8 Tipps für die richtige Business-Software-Auswahl 18
Flexibel mit agilen Methoden: Erfolgsfaktoren Methodenwahl & Begleitung
Corinne Staub 58
Skill-Gap in der KI-Ära:
Warum Freelancer die Lösung sind 60
Hybride Arbeitsplatzkonzepte sind kein
Sprint, sondern ein Marathon
Corinne Jost 62
Inklusivität gegen Fachkräftemangel
KOLUMNE
Wer macht zukünftig die ganze Arbeit?
Urs Prantl 11
Wie Glaubenssätze das Verhalten steuern Von der destruktiven Fehler- zur Lernkultur
Vera Brannen 55
SOLUTIONS
Die Zukunft von Payroll und HRM: KI im Einsatz
Michael Bechen 14
Success-Story
Digitaler Höhenflug mit gutschweizerischer Bodenhaftung 24
Optimierung durch KI in ERP-Systemen: Effizienzsteigerung durch PSO
Peter Scheuner und Ugur Alpay 32
KI im ERP: Eine neue Ära der Effizienz
Carlos Bouzo 33
TECHNOLOGY
Interview mit Nathanael Leutenegger
Wieso HR-Fachleute auf eine
Swissdec-zertifizierte Software setzen 21
Experten-Panel
KI im ERP-System – Stand, Fokus, Zukunft
Peter Scheuner, Dr. Stéphane Barbey, Carlos Bouzo 28
KI macht das ERP (noch) intelligenter Dr. Stéphane Barbey 30
KI und Blockchain: Die Zukunft der Fibu Michael Bechen 44
MARKTÜBERSICHT HRM / ZEIT
Human Resources im digitalen Zeitalter
MARKTÜBERSICHT FIBU FÜR KMU Finanzsoftware: Schlüssel zu mehr Produktivität
ONE Fachforum für KMU: Know-how-Transfer in entspannter Atmosphäre
AGENDA | LESERSERVICE | IMPRESSUM
ADVERTORIAL
TimeRocket: Weil Zeitmanagment auch Spass machen darf! 12
Transport AG Aarau optimiert Kreditorenprozesse mit Abacus und DeepO 49
Digitalisierte Zukunft:
Chancen und Herausforderungen
Es sind wahrlich spannende Zeiten, in denen wir leben. Nicht nur überschlagen sich die Ereignisse weltweit, auch die Technologie entwickelt sich mit atemberaubender Geschwindigkeit.
In dieser Ausgabe widmen wir uns zum Beispiel dem «neuen Alltag» in der HR-Abteilung. Ein weiteres Fokusthema ist – wieder mal – die Künstliche Intelligenz: Diesmal geht es um KI-Funktionen in modernen ERP-Systemen.
Das wertvollste Gut eines Unternehmens sind aber zweifellos die Mitarbeitenden. Doch wie gewinnt man in Zeiten des Fachkräftemangels gute Leute? Indem man als Arbeitgeber attraktiv ist, in allen Belangen. Wie das gelingt, erfahren Sie in unseren Fachbeiträgen zum Thema HR-Management und Zeiterfassung.
Aber auch die Finanzabteilung ist in jedem Unternehmen unverzichtbar. Dass dort mithilfe moderner IT-Systeme viele repetitive Aufgaben wegfallen, ist keine Neuigkeit.
Doch die Chancen, die Künstliche Intelligenz und Machine Learning in diesem Bereich bieten, gehen weit darüber hinaus, wie sie in diversen Beiträgen lesen können.
Im Zusammenhang mit der ganzen Digitalisierung stellen sich jedoch vermehrt ethische Herausforderungen und die Frage: Werden durch die Digitalisierung bestimmte Personengruppen einfach abgehängt? Auch darauf erhalten Sie in dieser Ausgabe eine Antwort.
Selbstverständlich finden Sie wieder zahlreiche weitere Beiträge, Erfolgsgeschichten und Fachartikel zu weiteren Themen des digitalen Business. Wir wünschen Ihnen eine inspirierende Lektüre.
P.S. Unter www.topsoft.ch/webinare finden Sie eine ganze Sammlung kostenloser Webinar-Replays. Holen Sie sich dort kostenlos Ihre Extraportion Know-how ab. Es lohnt sich!
Wie digital ist unser HR?
Digitalisierungsstand von HR in Schweizer KMU
Mit wenigen Klicks wird das gewünschte Zwischenzeugnis nicht nur individuell für die Mitarbeitende erstellt, sondern auch direkt im Dossier abgelegt. Die vorgesetzte Person signiert das Dokument elektronisch und die Antragstellerin erhält ihr fixfertiges Zeugnis. Was in Grossfirmen schon Realität ist, davon können KMUs oft nur träumen.
Angelo Ciaramella und Monika Rohrer
Dabei liegt gerade im HR-Bereich sehr viel Digitalisierungspotenzial brach, das die Unternehmen nutzen könnten, um effektivere Steuerungshebel zu gewinnen. Dieser Beitrag soll die entsprechenden Möglichkeiten und Stolpersteine auf dem Weg zu einem digitalen HR aufzeigen. Dazu haben wir einerseits Studien aus dem DACH-Raum herangezogen, die einen guten Richtwert bieten, wo HR aktuell steht und wohin es sich bewegt, andererseits werfen wir einen Blick auf die Praxis, wie es dort um die Digitalisierung und Automatisierung des HR steht.
Welche Erkenntnisse zeigen aktuelle Studien?
Interessanterweise hinkt gerade die klassische Personalverwaltung den anderen Unternehmensbereichen hinterher – dies, obwohl Digitalisierung im HR-Bereich als zentral erachtet wird und sich die Administration aufgrund ihrer Datenressourcen und Prozessorientierung ja geradezu anbietet für Automatisierung. Einzig im Bereich Recruiting wurde in den vergangenen zwei Jahren deutliche Fortschritte erzielt. Trotz vorhandener Datenressourcen und dem erkannten Potenzial von Technologien wie KI wird deren Einsatz zögerlich vorangetrieben, was auch in neueren Studien bestätigt wird, die eine Stagnation der Digitalisierung in Unternehmen allgemein und insbesondere in HR-Services aufzeigen. Nur etwa 20% der HR-Abteilungen nutzen KI-Anwendungen in ihren Prozessen, obwohl der Bedarf an strategischen HR-Kennzahlen und die Erwartungen der Führungskräfte an eine weitergehende Digitalisierung hoch sind.
Doch was sind die Gründe für den tiefen Digitalisierungsstand in den HR-Abteilungen? In diesen wesentlichen Punkten sind sich die Studien mehrheitlich einig:
Ein häufiges Problem bei der HR-Digitalisierung ist das Fehlen einer klaren strategischen Priorisierung, was dazu führt, dass keine gezielten Bedürfnisanalysen durchgeführt werden. Statt zuerst die Probleme zu analysieren und dann die passende Technologie zu entwickeln, wird oft die Technik vor den Nutzen gestellt. Zudem sind viele Prozesse und Strukturen zu langsam und wenig innovativ, was in der Folge zu mangelhaften und inkompatiblen Daten führt, die den Fortschritt weiter hemmen. Eine Folge davon ist das Fehlen von verfügbaren und qualitativ hochwertigen Daten sowie mangelnde Kompatibilität mit bestehenden (veralteten) Systemen.
Fehlende Ressourcen: Wenn die strategische Relevanz nicht erkannt wird, bleiben auch die nötigen Investitionen aus. Dadurch fehlt es an Kompetenz, um die HR-Digitalisierung voranzutreiben und erfolgreich umzusetzen. Externe Expertise einzukaufen ist kostspielig und schafft eine zusätzliche Schnittstelle, die potenziell zu Reibungsverlusten führen kann.
Bei der HR-Digitalisierung schwingen zwangsläufig Datenschutz- und ethische Bedenken mit. Die Gefahr von Datenschutzlücken ist besonders zu beachten, da es sich um sensible personenbezogene Daten handelt, hier sind einige rechtliche Fragen noch ungeklärt. Ethische Bedenken ergeben sich v.a. aufgrund fehlender Transparenz der verwendeten Algorithmen. Gerade in diesem Bereich ist KI besonders anfällig für Fehlinterpretationen, da sie durch historische Daten lernt. Wichtig ist hier, einen vernünftigen Weg zu finden, die Daten zu verwerten und gleichzeitig keine individuellen Rückschlüsse zuzulassen. Daher ist es entscheidend, KI-Ergebnisse kritisch zu prüfen, um sicherzustellen, dass Entscheidungen auf fundierten und fairen Grundlagen basieren. Die Verantwortung liegt dabei bei den Personalverantwortlichen.
Nicht selten ist in Unternehmen Widerstand gegenüber KI und technologischen Veränderungen anzutreffen, besonders in traditionellen Unternehmenskulturen. Zudem bremsen starre Organisationsstrukturen und eine an Bewährtem festhaltende Kultur die Weiterentwicklung. Anpassungsfähige, kompetente und entwicklungsbereite Mitarbeitende sind daher unerlässlich.
Ein Blick in die Praxis – KI Nutzung im HR
Der Blick in die Praxis bestätigt die oben erwähnten Erkenntnisse aus den betreffenden Studien. Dies möchten wir am Beispiel eines Teils des Recruiting-Prozesses illustrieren.
Der Initiierungsprozess beginnt mit der Stellenmeldung und dem Bewilligungsprozess, woraufhin die relevanten Eckpunkte der Position erfasst werden. Diese bilden die Grundlage für die Entwicklung einer Sourcing-Strategie und die Erstellung des Ausschreibungsprofils, das anschliessend auf geeigneten Plattformen veröffentlicht wird. Die eingehenden Bewerbungen werden von der Personal- und Fachabteilung geprüft und die passenden Kandidierenden zum Interview eingeladen. Alle Schritte dieses Prozesses erfolgen manuell und unabhängig
voneinander. Allein in diesem Teil lassen sich diverse Teilschritte automatisieren und koppeln, vorausgesetzt, die notwendigen Grundlagen wie umfassende Dokumentationen, definierte Workflows, eingebettete Trigger und fein abgestimmte Prompts sind vorhanden.
Bei einem Kunden haben wir folgenden Use-Case erfolgreich implementiert: Die Grundlage bildet ein umfassendes Sheet zur Erfassung aller Stellenanforderungen, das der Führungskraft vorausgefüllt mit relevanten Informationen zur Verfügung gestellt wird, basierend auf vorhergehende Rekrutierungen. Dieses finale Sheet dient der KI als Ausgangspunkt, um verschiedene Workflows zu starten, wie die Meldung an die Bewilligungsstelle, die Erstellung einer firmenspezifischen Stellenanzeige (einschliesslich kultureller Faktoren, CI/CD-Wording oder Zielgruppensprache). Zudem werden massgeschneiderte LinkedInPost-Vorschläge für die Führungskraft erstellt und eine E-Mail mit allen relevanten Informationen versendet. Ein weiterer Trigger aktiviert die Erstellung eines individuellen Interview-Fragebogens oder einer Fallstudie. Schliesslich erinnert die KI rechtzeitig daran, ob die Ausschreibung verlängert oder deaktiviert werden soll.
Der Prozess kann bis hin zur Vertragserstellung durchgängig automatisiert unterstützt werden, sodass das HR den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren kann. Gleichzeitig rücken die Personalisierung und die Nähe zum Business stärker in den Fokus. Auch für die Führungskräfte werden zeitraubende Tätigkeiten deutlich verringert.
Angelo Ciaramella ist HR Strategie- und Digitalisierungsexperte bei ciaramella & partner GmbH mit Fokus auf Digitalisierung sowie Service und Operational Excellence. Zudem ist er Dozent und Vorstandsmitglied ZGP und hat Einsitz im Beirat von HR Today. www.linkedin.com/in/angelociaramella
Monika Rohrer ist Leiterin Institut HR, Kalaidos FH mit den Schwerpunktthemen HR, Personal- und Organisationsentwicklung, Coaching, Organisationsberatung sowie Personal- und Führungspsychologie. www.linkedin.com/in/monika-rohrer-99b1827a
Lesen Sie weitere Artikel und Beiträge zum Thema HR-Management auf topsoft.ch
Der beschriebene Automatisierungsprozess lässt sich auch auf andere wesentliche HR-Aufgaben übertragen. Beispielsweise das Formulieren von Zeugnissen, Vertragsänderungen oder die Organisation von Lernangeboten können firmenspezifisch und unter Einhaltung der Datenschutzrichtlinien mithilfe von KI effizient gestaltet und grösstenteils automatisiert erledigt werden.
Die erwähnten Studien zeigen, wo die aktuellen Pain-Points liegen, und verdeutlichen die Notwendigkeit von technischem Know-how, vertieftem Business-Verständnis, klaren Strukturen, solider Datengrundlage sowie kreativen Ansätzen. Insbesondere in HR-Abteilungen sind diese Voraussetzungen oft unzureichend, wie die Studien und unsere Kundenpraxis belegen. Vor der Automatisierung benötigte man etwa 10 Stunden für die Besetzung einer einfachen Stelle; durch Automatisierung konnte dieser Aufwand um 50% reduziert werden. Bei einem Hiring-Volumen von mehreren hundert Stellen jährlich, führte dies zu einer deutlichen Entlastung des operativen Recruitings um beinahe 50%. Diese Einsparungen verdeutlichen das Potenzial effizienter Prozesse.
Fazit
Gerade für KMU, wo strategische HR-Aufgaben oft bei den Führungskräften liegen, sind Investitionen notwendig, um administrative Entlastung zu schaffen und die Führungskräfte für das Kerngeschäft freizustellen. Zudem sollten Unternehmen in Datenmanagement und Mitarbeiterschulungen investieren, um kritisches Denken sowie den Umgang mit Daten und KI zu stärken. Die hohe Nachfrage nach diesen Kompetenzen zeigt sich auch in den entsprechenden Weiterbildungslehrgängen.
Weiterführende Literatur
Cerf, D., Dima, J. & Ademi, M. (2022). HR Benchmark. HR- Praktiken- und Prioritäten in den Schweizer Unternehmen. Swiss HR Benchmark (3). Haufe (2024). HR Service Experience Studie (2024). Digitalisierung – KI – Image. HR Campus (2024). HR Pulsfühler 2024. HR im Wandel. Ein Blick hinter die Kulissen der Schweizer Personalbranche. Petry, T., Biemann, T., Gross, J., & Brechlin, A. (2024). Unzufriedenheit trotz Digitalisierungserfolgen. Benchmarking-Studie zum Digitalisierungsgrad von HR. https://www.haufe.de/download/studie-digitalisierungsgradvon-hr-579756.pdf
Rekrutierung und Talentgewinnung der nächsten Generation in der IT
Die Digitalisierung hat die Welt radikal verändert. Unternehmen müssen nicht nur mit der technologischen Entwicklung Schritt halten, sondern auch die besten Talente gewinnen und halten. Besonders im IT-Bereich ist die Talentgewinnung von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel beleuchten wir Strategien und Methoden, um die nächste Generation von IT-Talenten zu rekrutieren und langfristig an das Unternehmen zu binden.
Frederik Thomas
Die Anforderungen an IT-Fachkräfte haben sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Nicht nur technisches Know-how ist gefragt, sondern auch Soft Skills wie Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit zum kreativen Problemlösen. Unternehmen suchen nach Talenten, die nicht nur mit aktuellen Technologien vertraut sind, sondern auch die Flexibilität und das Engagement mitbringen, sich ständig weiterzuentwickeln und neue Herausforderungen anzunehmen. Besonders die jüngere Generation, die Digital Natives, bringt oft frische Perspektiven und eine hohe Affinität zu neuen Technologien mit.
Digitale Talente gewinnen: Strategien und Best Practices
1. Attraktive Arbeitgebermarke aufbauen
Ein Unternehmen muss sich als attraktiver Arbeitgeber positionieren, um die besten Talente anzuziehen. Dies beginnt mit einer klaren und authentischen Arbeitgebermarke, die die Unternehmenswerte, Kultur und Vision vermittelt. Eine starke Online-Präsenz, positive Bewertungen auf Plattformen wie Glassdoor und kununu sowie gezielte Employer Branding-Kampagnen können helfen, das Unternehmen im Wettbewerb um Talente hervorzuheben. Die jüngere Generation legt besonderen Wert auf Sinnhaftigkeit und Nachhaltigkeit im Beruf, weshalb es wichtig ist, diese Aspekte in der Markenbotschaft zu betonen.
2. Innovative Rekrutierungsmethoden einsetzen
Die klassische Stellenanzeige reicht heute nicht mehr aus, um IT-Talente zu erreichen. Unternehmen müssen innovative Rekrutierungsmethoden einsetzen, wie zum Beispiel:
• Hackathons und Wettbewerbe: Diese Veranstaltungen bieten eine hervorragende Gelegenheit, potenzielle Mitarbeitende in Aktion zu erleben und gleichzeitig das Unternehmen als innovativen Arbeitgeber zu präsentieren.
• Social Media Recruiting: Plattformen wie LinkedIn, GitHub und X/Twitter sind unverzichtbare Werkzeuge, um IT-Fachkräfte direkt anzusprechen und mit ihnen in Kontakt zu treten.
• Mitarbeiterempfehlungsprogramme: Mitarbeitende können wertvolle Quellen für Empfehlungen sein, da sie das Unternehmen und dessen Kultur kennen. Belohnungsprogramme für erfolgreiche Empfehlungen können diesen Prozess unterstützen.
• Active Sourcing: Active Sourcing wird immer wichtiger, um die besten IT-Talente zu finden. Dabei suchen Unternehmen aktiv nach potenziellen Kandidatinnen, statt auf Bewerbungen zu warten. Dies erfordert den Einsatz von Talent-Suchmaschinen, Netzwerken und persönlichen Kontakten. Active Sourcing ermöglicht es Unternehmen, gezielt auf Talente zuzugehen und sie für einen Wechsel zu motivieren. Besonders die jüngere Generation, die häufig auf sozialen Netzwerken und professionellen Plattformen aktiv ist, kann so effizient erreicht werden.
3. Partnerschaften mit Bildungseinrichtungen
Durch Kooperationen mit Universitäten, Fachhochschulen und Berufsschulen können Unternehmen frühzeitig Kontakt zu Nachwuchstalenten aufbauen. Gastvorträge, Praxisprojekte und Praktikumsangebote sind effektive Wege, um Studierende für das Unternehmen zu begeistern und potenzielle Mitarbeitende zu identifizieren. Programme wie duale Studiengänge und Trainee-Programme bieten eine strukturierte Möglichkeit, junge Talente zu fördern und frühzeitig an das Unternehmen zu binden.
4. Diversität und Inklusion fördern
Ein inklusives Arbeitsumfeld, das Vielfalt fördert, kann die Attraktivität eines Unternehmens für IT-Talente erheblich steigern. Diversität bringt verschiedene Perspektiven und Ideen zusammen, was zu kreativeren und innovativeren Lösungen führt. Unternehmen sollten aktiv Massnahmen ergreifen, um eine Kultur der Inklusion zu fördern und Diskriminierung zu vermeiden.
Digitale Qualifikationslücken erkennen und schliessen
Die Identifizierung und Schliessung von Qualifikationslücken ist ein entscheidender Faktor für den langfristigen Erfolg eines Unternehmens. Dazu gehören:
1. Regelmässige Kompetenzanalysen
Durch regelmässige Assessments und Mitarbeitergespräche können Unternehmen den aktuellen Stand der Qualifikationen ihrer Belegschaft ermitteln und zukünftigen Bedarf identifizieren. Tools wie Skills-Matrixen und Kompetenzprofile helfen dabei, einen Überblick zu behalten und gezielte Weiterbildungsmassnahmen zu planen.
2. Gezielte Weiterbildung und Schulungen
Um digitale Qualifikationslücken zu schliessen, sollten Unternehmen kontinuierliche Weiterbildungsmöglichkeiten anbieten. Dies kann durch interne Schulungen, externe Seminare oder Online-Kurse geschehen. Besonders effektiv sind massgeschneiderte Programme, die auf die spezifischen Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeitenden abgestimmt sind.
3. Mentoring- und Coaching-Programme
Mentoring und Coaching sind wertvolle Instrumente, um Wissen und Erfahrungen innerhalb des Unternehmens weiterzugeben. Erfahrene Mitarbeitende können als Mentoren fungieren und Jüngeren helfen, sich schneller in neue Rollen einzufinden und ihre Fähigkeiten zu erweitern.
4. Technologische Weiterbildung
Angesichts der sich schnell verändernden technologischen Landschaft ist es für IT-Fachkräfte entscheidend, sich ständig weiterzubilden. Unternehmen sollten Zugang zu den neuesten Technologien und Trends bieten, sei es durch Schulungen, Workshops oder Konferenzen. Dies stellt sicher, dass die Mitarbeitenden immer auf dem neuesten Stand sind und die besten Werkzeuge für ihre Aufgaben nutzen können.
Die Rolle der Unternehmenskultur
Eine positive Unternehmenskultur ist ein wesentlicher Faktor, um Talente langfristig zu binden. IT-Fachkräfte suchen nach Arbeitsumgebungen, in denen sie sich wohlfühlen und ihre Fähigkeiten optimal einsetzen können. Elemente einer attraktiven Unternehmenskultur sind:
1. Flexibilität und Work-Life-Balance
Die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten und Beruf und Privatleben in Einklang zu bringen, ist für viele IT-Fachkräfte von grosser
Bedeutung. Homeoffice-Optionen, flexible Arbeitszeiten und Sabbaticals sind nur einige der Massnahmen, die Unternehmen anbieten können, um die Zufriedenheit und Motivation ihrer Mitarbeitenden zu steigern.
2. Offene Kommunikation und flache Hierarchien
Eine offene Kommunikationskultur und flache Hierarchien fördern den Austausch von Ideen und die Zusammenarbeit im Team. Mitarbeitende sollten sich ermutigt fühlen, ihre Meinungen und Vorschläge einzubringen und aktiv an der Gestaltung des Unternehmens mitzuwirken. Die jüngere Generation schätzt besonders Transparenz und Partizipation in Entscheidungsprozessen.
3. Wertschätzung und Anerkennung
Regelmässige Anerkennung und Wertschätzung der Leistungen der Mitarbeitenden tragen massgeblich zu deren Motivation und Zufriedenheit bei. Dies kann durch formelle Auszeichnungen, informelles Lob oder finanzielle Anreize geschehen.
4. Förderung der beruflichen Entwicklung
Unternehmen sollten ihren Mitarbeitenden klare Karrierewege und Entwicklungsmöglichkeiten bieten. Durch regelmässige Feedbackgespräche und individuelle Entwicklungspläne können Mitarbeitende ihre Ziele und Potenziale erkennen und aktiv daran arbeiten, diese zu erreichen. Dies erhöht nicht nur die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern auch ihre Loyalität gegenüber dem Unternehmen.
Fazit: Zukunftsfähige Strategien für die IT-Talentgewinnung
Die Rekrutierung und Bindung von IT-Talenten ist eine der grössten Herausforderungen für Unternehmen in der heutigen digitalen Welt. Durch eine Kombination aus einer starken Arbeitgebermarke, innovativen Rekrutierungsmethoden, gezielter Weiterbildung und einer positiven Unternehmenskultur können Unternehmen die besten Talente gewinnen und langfristig an sich binden. Es ist entscheidend, stets am Puls der Zeit zu bleiben und die sich wandelnden Bedürfnisse und Erwartungen der nächsten Generation von IT-Fachkräften zu verstehen und zu erfüllen. Nur so können Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit sichern und innovative Lösungen entwickeln, die den Anforderungen der digitalen Zukunft gerecht werden.
Frederik Thomas ist Managing Partner bei Search & Co. Als ehemaliger CIO und visionärer Treiber des digitalen Wandels hat er durch die Umsetzung zahlreicher digitaler Transformationsinitiativen in verschiedenen Branchen und Märkten operative Führungsstärke bewiesen. Als Studiengangsleiter und Dozent für digitale Transformation und Leadership an führenden Fachhochschulen der Schweiz befähigt er die nächste Generation digitaler Führungskräfte. www.searchandco.com
Inklusive Arbeitskultur als Geheimrezept gegen den Fachkräftemangel
Inklusion wird heute hauptsächlich im Zusammenhang mit Diversität, unterrepräsentierten Gruppen und Diskriminierung thematisiert. Diese Sichtweise greift zu kurz, denn Inklusion bietet unabhängig von Diversitätsmanagement auch für KMU grosse Vorteile, nicht zuletzt bei der Bekämpfung des Fachkräftemangels.
Jérôme Oguey
Um dem Fachkräftemangel wirksam zu begegnen, können Unternehmen auf bewährte Massnahmen wie attraktive Löhne, umfassende Sozialleistungen, flexible Arbeitszeiten und Weiterbildung setzen. Problematisch für viele KMU ist jedoch, dass sie sich diese Massnahmen aufgrund begrenzter Ressourcen oft nicht leisten können. KMU sind häufig durch eine Rollenüberlastung gekennzeichnet, was zu einem Mangel an spezialisiertem Wissen für nicht zum Kerngeschäft gehörende Aufgaben führt. Im Vergleich zu Grossunternehmen und Weltkonzernen, die umfassende Weiterbildungsprogramme, attraktive Zusatzleistungen und Karrieremöglichkeiten bieten, sind KMU oft im Nachteil. Mit geringeren Mitteln können KMU dem Fachkräftemangel jedoch wirksam begegnen, indem sie inklusive Arbeitskulturen schaffen.
Wie zeichnen sich inklusive Arbeitskulturen aus?
Inklusive Arbeitskulturen zeichnen sich durch Offenheit, Respekt, Vertrauen, Transparenz und psychologischer Sicherheit aus. Hier fühlen sich Führungskräfte und Mitarbeitende wertgeschätzt und sicher, ihre Meinung zu äussern und einen konstruktiven Beitrag zum grossen Ganzen zu leisten. Studien zeigen, dass Produktivität und Engagement in solchen Kulturen höher sind als in weniger inklusiven.
Tragödien wie die Challenger-Explosion und die Deepwater-Horizon-Katastrophe sind zum Teil auf Arbeitskulturen zurückzuführen, die von Hierarchie, Angst und Unterdrückung geprägt sind. Solche Kulturen sind nicht inklusiv – sie können als toxisch bezeichnet werden – und führen dazu, dass Mitarbeitende Meinungen und Bedenken nicht äussern, was zu schwerwiegenden Fehlern und Katastrophen führen kann. In inklusiven Kulturen werden disruptive und abweichende Meinungen nicht nur akzeptiert, sondern gefördert, da sie Innovation und Exzellenz vorantreiben.
Was bedeutet Inklusion?
Inklusion ist etwas anders als Integration. Während Integration bedeutet, dass sich neue Teammitglieder an das bestehende System anpassen, erfordert Inklusion, dass das bestehende Team offen für den Einfluss der neuen Mitglieder ist. Dies ermöglicht es, von ihren Erfahrungen und Ideen zu profitieren und fördert Kreativität und Innovation.
Inklusion hat zwei Dimensionen: Erstens, sich selbst bzw. sein «wahres Selbst» ausdrücken zu können (Einzigartigkeit), ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen. Zweitens, als vollwertiges Mitglied des Teams/der Organisation akzeptiert zu werden (Zugehörigkeit). Eine inklusive Arbeitskultur zeigt sich darin, dass sich jede Person unabhängig von Alter, Geschlechtszugehörigkeit, Sprache, Kultur, Herkunft usw. sowie Arbeits- und Kommunikationsstil sicher und wertgeschätzt fühlt.
Der Nutzen von Inklusion – mehr als nur die Aktivierung von Vielfalt
Inklusion wird häufig im Zusammenhang mit Vielfalt, Diversität oder auch Heterogenität genannt und in Bezug auf unterrepräsentierte Gruppen und Diskriminierung diskutiert. Dies ist zwar richtig, greift aber zu kurz. Studien zeigen, dass Inklusion auch unabhängig vom Diversitätsmanagement Vorteile bietet.
Im Folgenden sind einige der wichtigsten Vorteile inklusiver Arbeitskulturen aufgeführt:
• Höheres Engagement: Mitarbeitende, die sich einbezogen fühlen, setzen sich stärker für ihre Arbeit ein.
Höhere Produktivität: Das höhere Engagement führt zu einer höheren Produktivität.
• Höhere Loyalität: Inklusive Arbeitskulturen fördern die Loyalität der Mitarbeitenden und senken die Rekrutierungsund Weiterbildungskosten.
• Stärkung der Arbeitgebermarke: Eine inklusive Kultur zieht Talente an und wirkt wie ein Magnet.
• Höhere Zufriedenheit: Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden ist in einem inklusiven Umfeld höher, was auch das Arbeitsklima verbessert.
• Bessere psychische Gesundheit: Inklusion verbessert die psychische Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeitenden.
• Geringere rechtliche Risiken: Eine inklusive Kultur verringert das Risiko von Rechtsstreitigkeiten aufgrund von Diskriminierung und Nichtkonformität.
Wer profitiert von Inklusion oder von inklusiven Arbeitskulturen? Inklusion ist ein Konzept, von dem alle profitieren. Dies belegt eine Umfrage von Deloitte aus dem Jahr 2013. Darin gaben 61 % der Befragten zu, dass sie sich gezwungen fühlten, Aspekte ihrer
Identität, Meinungen oder Überzeugungen am Arbeitsplatz aktiv zu verbergen. Diese auch als «Covering» bekannte Praxis gilt als Strategie zur Anpassung an gesellschaftliche Normen, um das Risiko von Ausgrenzung und Benachteiligung zu verringern. 45 % der weissen heterosexuellen Männer gaben ebenfalls zu, sich auf die eine oder andere Weise im Berufsalltag zu verstellen. Von mehr Inklusion profitieren also wirklich alle. Es liegt auf der Hand, dass Mitarbeitende, die sich inkludiert fühlen und sich nicht verstellen müssen, keine produktive Zeit damit verschwenden, Aspekte ihrer Identität, Meinungen und Überzeugungen zu verbergen.
Wie lassen sich inklusive Arbeitskulturen konkret aktiv gestalten? Es empfiehlt sich, eine umfassende Inklusionsstrategie zu entwickeln, die alle relevanten Bereiche wie Markt, Talentakquise, Produktentwicklung, Unternehmenskultur und Compliance umfasst, um eine inklusive Kultur effektiv (weiter) zu entwickeln.
Es ist wichtig, dieses Projekt als einen Veränderungsprozess zu verstehen. Die Förderung von Inklusion erfordert neue Denkund Verhaltensweisen, die Zeit und Geduld sowie Demut erfordern, da die Entwicklung neuer Verhaltensweisen oft von Rückschlägen begleitet ist.
Für KMU mit begrenzten Ressourcen können bereits konkrete Massnahmen hilfreich sein, wie z. B:
1. Das Engagement der Geschäftsleitung sicherstellen. Die Geschäftsleitung muss von den Vorteilen von Inklusion überzeugt sein, am besten nicht nur normativ. Die Ambitionen der Geschäftsleitung zur Förderung von Inklusion sollten in einem Leitbild oder einer Absichtserklärung zusammen mit messbaren Zielen festgehalten und in die Unternehmensstrategie integriert werden. Dies bildet die Grundlage für alle weiteren Massnahmen.
2. Unternehmenswerte mit den Inklusionszielen in Einklang bringen.
Inwieweit tragen die Unternehmenswerte heute schon zu einer inklusiven Kultur bei? In einem ersten Schritt gilt es, zielführende inklusive Werte für das Unternehmen zu identifizieren, wie z. B. Vertrauen, psychologische Sicherheit und Fehlerkultur. Und in einem zweiten Schritt gilt es, die bestehenden Unternehmenswerte anhand der identifizierten inklusiven Werte zu überprüfen. Welche sind bereits vorhanden, welche sind möglicherweise hinderlich und welche fehlen noch?
3. Top-Down- und Bottom-Up-Ansätze verbinden. Inklusion sollte sowohl vom Management und den Führungskräften als auch von den Mitarbeitenden vorangetrieben werden. Initiativen der Mitarbeitenden wie Netzwerke und Employee Resource Groups (ERG) müssen unterstützt werden.
4. Der Schlüssel zu gelebter Inklusion –Führungskräfte befähigen: Führungskräfte sind aufgrund ihrer Vorbildfunktion entscheidend für die gelebte Inklusion der Mitarbeitenden. Sie müssen unterstützt und befähigt werden, ein inklusives Arbeitsumfeld zu schaffen. Inklusionskompetenz geht über die Sensibilisierung für unbewusste Vorurteile (2) hinaus, auch wenn diese wichtig ist. Eine zentrale Inklusionskompetenz ist die Selbsterkenntnis (1): Führungskräfte sollten u.a. ihre eigenen Arbeits- und Kommunikationspräferenzen sowie ihren Führungsstil kennen, da diese ihr Verhalten beeinflussen und die psychologische Sicherheit der Mitarbeitenden beeinträchtigen kann. →
Weitere wichtige Kompetenzen sind Selbstkompetenzen (3) wie Mut, Demut und Neugier sowie Sozialkompetenzen (4) wie Empathie und Diversitätsintelligenz. Für die Führung von heterogenen Teams sind die Kommunikations-, Kooperations- und Konfliktkompetenzen, die 3 Ks (5), besonders relevant.
5. Inklusive Kommunikation im Alltag vorantreiben. Wie die CEO von Witty Works es perfekt auf den Punkt bringt: «Genauso wie du mit aggressiver Sprache ein aggressives Umfeld schafft, schafft man mit inklusiver Sprache ein inklusives Umfeld.» Studien, wie die der Technischen Universität München, zeigen, dass Sprache unterschiedlich interpretiert wird. Eine inklusive und respektvolle Kommunikation, sowohl mündlich als auch schriftlich, fördert eine inklusive Kultur. KI-basierte Plug-ins für Browser oder Microsoft Word bieten kostengünstige Unterstützung und zeigen nach bereits wenigen Wochen positive Verhaltensänderungen.
6. Das Personal sensibilisieren und ermutigen: Auch Mitarbeitende sollten zur Förderung einer inklusiven Alltagskultur beitragen. Dies kann durch Workshops oder E-Learning geschehen, ergänzt durch Austauschgruppen, um den Lernerfolg und die Anwendung im Alltag zu verbessern.
7. Personal- und Rekrutierungsverantwortliche einbeziehen:
In interaktiven Workshops sollte der Rekrutierungsprozess kritisch hinterfragt und Massnahmen identifiziert werden, um breitere Talentpools zu erschliessen. Auch weitere HR-Prozesse wie Beurteilungen und Beförderungen sollten überprüft werden, um tatsächlich faire Chancen für alle zu gewährleisten.
8. Kommunikationsverantwortlichen sensibilisieren: Bilder und Sprache wirken auf verschiedene Zielgruppen unterschiedlich. Dies sollte erkannt werden. Workshops können helfen, das Bewusstsein für die Wirkung von Bildern und Sprache zu schärfen und Massnahmen für die interne und externe Unternehmenskommunikation zu identifizieren.
Selbstkompetenz, d.h. die von inklusiven Führungskräften
Schlussfolgerung
Inklusion nicht aktiv zu fördern, ist ein strategischer Fehler. Ohne Inklusion bleibt das Innovations- und Leistungspotenzial von Vielfalt ungenutzt. Noch kritischer: Talente könnten das Unternehmen schneller verlassen, was den Fachkräftemangel weiter verschärft.
Auch KMU können Inklusion schrittweise und mit geringen Mitteln fördern. Kurzprojekte wie die Beratung der Geschäftsführung und der Personalabteilung, interaktive Workshops und Coachings für Führungskräfte und der Einsatz von KI-Tools können dazu beitragen, eine inklusive Kultur zu fördern.
Die Vorteile einer inklusiven Arbeitskultur überwiegen bei weitem die anfänglichen Investitionen. Davon sollten sich Unternehmensleitungen und Führungskräfte überzeugen lassen. Letztlich geht es um die langfristige Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens.
Jérôme Oguey, Betriebsökonom FH und mehrfach zertifizierter Coach, ist Gründer und Geschäftsführer von INLEAD®. Er begleitet und befähigt Führungskräfte in Leadership-, Team- und Inklusionsfragen. Zudem berät er Unternehmen und HR-Teams als Experte in der Organisationsentwicklung und der Förderung von inklusiven Arbeitskulturen. www.inlead.ch
Wer macht zukünftig die ganze Arbeit?
Das ist eine gute Frage. Zum ersten Mal kam sie auf, als während der industriellen Revolution Maschinen im grossen Stil begannen, bisher von Menschen erledigte Muskelarbeit schneller, billiger und effektiver zu verrichten. Ein weiteres Mal gewann die Frage an Aktualität, als der Mikroprozessor den Computer zu einem bis anhin undenkbar leistungsfähigen Werkzeug machte. Bereits damals – vor rund 40 Jahren – bestand die Befürchtung, der Computer würde uns innert Kürze die Arbeit streitig machen. Wie wir heute wissen, kam es nicht dazu. Im Gegenteil, aufgrund der unvorteilhaften Demografie-Entwicklung ging uns in den vergangenen Jahren die Arbeit nicht aus, wir sind sogar in einen veritablen Mangel an menschlichen Arbeits- und Fachkräften gerasselt. Und nun stehen wir kurz davor, dass uns computergesteuerte Maschinen nicht bloss die Muskelarbeit abnehmen, sondern auch mit Hilfe von KI die Denkarbeit. So mindestens die Prophezeiung.
Haben die Auguren jetzt endlich recht und wir können in einigen Jahren nur noch auf der faulen Haut liegen und uns mit Hobbies und Aktivitäten vergnügen, die uns wirklich Spass machen? Es wird endlich Zeit, dass wir ungeliebte Arbeiten mit gutem Gewissen «intelligenten» Maschinen überlassen können.
Wenn ich mir allerdings den Wildwuchs an (KI-gestützten) digitalen Hilfsmitteln ansehe, und davon werden zahlreiche auch in diesem Magazin angeboten, dann bin ich mir gar nicht mehr so sicher, dass zukünftig die ganze Arbeit von Maschinen verrichtet werden wird.
Ich habe vielmehr das Gefühl, die aktuelle digitale Entwicklung in der IT bringt uns – wie so oft schon –jede Menge Mehrarbeit. Wie sonst gewinne ich den Überblick, den Durchblick und die Sicherheit, was ich wie und wofür einsetzen soll. Wie werde ich dem ständig zunehmenden Zoo an Tools, Methoden und Best Practices Herr und kann ihn gezielt einsetzen, so dass daraus auch etwas Sinnvolles und Produktives entsteht? Den Weg aus diesem Chaos erkenne ich vorderhand nicht. Und ich bin mir sicher, so geht es vielen anderen auch.
Trotz aller tollen digitalen Hilfsmittel denken wir nach wie vor mit unseren in der Evolution langsam gereiften Gehirnen, die das alles auch noch auf die Reihe kriegen müssen. Mit der Konsequenz, dass uns auch zukünftig die Arbeit nicht ausgeht, sondern im Gegenteil sogar massiv mehr werden könnte. Wir sie dann zwar dank der technischen Entwicklung schneller und besser erledigen können, aber trotzdem der ständigen Flut an selbst produzierter Mehrarbeit ständig hinterherrennen.
Wer macht also zukünftig die ganze Arbeit? Die Antwort lautet: Immer noch wir Menschen.
Wenn auch mit Hilfe cooler Software, mit Infrastruktur in der Cloud, mit Tools für Smart Work, mit Workplace & Collaboration Plattformen, mit IP-Telefonie – you name it. Und genau davon handelt diese Ausgabe des Fachmagazins.
Urs Prantl kreiert mit seinem Unternehmen KMU Mentor GmbH zukunftssichere und gesund wachsende IT-Unternehmen und begleitet ihre Unternehmerinnen und Unternehmer bei der Unternehmensnachfolge und beim Firmenverkauf. Gleichzeitig ist er Host des Podcasts Prantls 5A, in welchem er die Einzigartigkeit erfolgreicher ITUnternehmen direkt mit ihren Inhaberinnen und Inhabern diskutiert. Prantls 5A-Podcast:
In unserer Webinarreihe geben die Spezialisten des topsoft Consulting Netzwerks wertvolle Tipps und zeigen auf, welche Faktoren eine gelungene Softwareauswahl und eine erfolgreiche Implementierung begünstigen.
Webinar 16. Oktober 2024 | 11 – 11:45 Uhr
Wie führe ich mein ERP-Projekt zum Erfolg?
Sind der Anbieter und das System ausgewählt und sind die Verträge unterschrieben, dann geht es an die Umsetzung. Doch wie gehen Sie hier am besten vor? Was gilt es für eine gelungene Umsetzung zu beachten? Und wo gibt es noch Hindernisse, die überwunden werden müssen? Nach diesem Webinar sind Sie bestens gerüstet für eine erfolgreiche Umsetzung Ihres IT-Projekts.
Teile 1 + 2 als Webinar-Replay
Neutrale Consultants als Erfolgsfaktor
Methoden für eine effektive ERP-Evaluation
Webinar 4. Dezember 2024 11 – 11:45 Uhr
Nach dem Go-Live: Nachhaltiger Erfolg mit der neuen Business Software Ist das neue IT-System implementiert, geht es ans Eingemachte: Die Daten müssen lückenlos migriert werden, die Mitarbeitenden geschult und das System freigeschaltet werden. In diesem Webinar erfahren Sie, worauf Sie dabei achten müssen, wie sie den Transfer einfacher gestalten können und wie Sie Ihre Mitarbeitenden ins Boot holen, ja für Begeisterung sorgen.
Anmeldung und Replays
Effizienzsteigerung in KMU: So macht Ihr HR den ersten Schritt zur Transformation
Anja Buser und Sandra Lugonjic
Mit immer wiederkehrenden Aufgaben ist die HR-Abteilung eine ideale Kandidatin für die Digitalisierung. Doch viele KMU scheuen sich vor diesem Schritt. Dabei bringt er viele Vorteile und ist keine Hexerei – wenn Sie strategisch vorgehen.
Wie oft gibt Ihre HR-Abteilung die Stammdaten neuer Mitarbeitenden in verschiedenen Tools oder Listen ein? Bei nichtdigitalisierten HR-Abteilungen sind das geschätzt zehn Mal. Bei acht Minuten pro neue Mitarbeitende und vier Einstellungen pro Monat sind das fünf Stunden. Fünf Stunden, die gewinnbringender genutzt werden könnten, wenn das HR digitalisiert ist. Und das ist nur ein Beispiel.
Warum lohnt es sich, HR zu digitalisieren?
Es macht den Mitarbeitenden mehr Spass Im Privaten läuft fast alles digital: Rechnungen per eBill, Arztkosten via App, Steuererklärung online. Im beruflichen Alltag dagegen: Lohnabrechnung per Post, Arztzeugnis physisch ans HR und bei Fragen nimmt man den Hörer. Ihre Mitarbeitenden sind digital-affiner als Sie denken und bereit für die Transformation.
Es spart Zeit und Geld 80 Prozent der HR-Fragen sollten über SelfService-Plattformen beantwortet werden. Dies kann ein Intranet, ein Wiki, eine App wie Beekeeper oder ein Chatbot sein. Antworten erhält man schneller und das Tagesgeschäft des HR wird nicht unterbrochen.
Es senkt die Fluktuation im HR Eine HR-Leitung eines KMUs sagte zu uns: «Wenn wir weiter auf diesem niedrigen Digitalisierungsniveau bleiben, verliere ich meine guten HR-Mitarbeitenden.» Auch diese wünschen sich Abwechslung und gute Tools. Wird dies nicht erfüllt, gehen unzufriedene Mitarbeitende und jede Neubesetzung kostet ein Jahresgehalt sowie Effizienzverlust.
Wie gehen Sie am besten vor?
1. Digitalisierungsthemen definieren Für KMU oft unkompliziert: Am besten ist ein Mix aus Software, die für HR essenziell sind und den Mitarbeitenden Spass machen.
Berücksichtigen Sie dabei auch Hygienefaktoren, Effizienztreiber und Motivatoren, wie in der Grafik aufgezeigt.
2. Software auswählen
Es gibt zwei Ansätze. Best-of-Breed nutzt für jedes Thema die passende Software, während eine HR Suite, wie beispielsweise Personio in Kombination mit SwissSalary für KMU, möglichst viele Themen mit einer Software abdeckt.
3. Implementierungspartner auswählen Eine Software zu implementieren ist wie eine Ehe – wählen Sie Ihren Partner sorgfältig aus. Auf der Digitalisierungsreise ist die Beziehung äusserst wichtig.
So einfach?
Oder gibt es noch Hürden?
Im KMU Bereich begegnen wir oft spezifischen Herausforderungen:
Geringe Anzahl HR-Mitarbeitende Teure, komplexe Software lohnt sich bei wenigen HR-Mitarbeitenden oft nicht, da KMU weniger Flexibilität brauchen. Kostengünstige, benutzerfreundliche Tools, die echten Mehrwert bieten, sind unter gewissen Voraussetzungen die bessere Wahl.
Hoher personeller Ressourcenaufwand Mangelnde Ressourcen während der Implementierung erhöhen später die Anpassungskosten. Planen Sie daher zusätzliche Kräfte für das Tagesgeschäft ein, z. B. temporäre Mitarbeitende.
Hoher finanzieller Ressourcenaufwand Wägen Sie die anfänglichen Investitionskosten gegen die langfristigen Kosteneinsparungen und Vorteile ab. Staffeln Sie die Umsetzung, damit nicht alles im ersten Jahr anfällt.
Wenn Sie unsicher sind, tauschen Sie sich mit Unternehmen ähnlicher Grösse zu diesem Thema aus. Am besten beginnen Sie mit einem einzelnen Thema und gehen schrittweise vor. Das grösste Risiko besteht darin, alles beim Alten zu belassen und dennoch auf andere Ergebnisse zu hoffen.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch HR Campus, der führende Schweizer Anbieter von HR-Lösungen aus Strategieberatung, Software und Services. www.hr-campus.ch
Erfahren Sie mehr über die Vorteile der cloudbasierten Lösung «HR für KMU»:
Die Zukunft von Payroll und HRM: KI im Einsatz
Die Digitalisierung macht auch vor den Bereichen Payroll und Human Resource Management (HRM) nicht halt. Künstliche Intelligenz (KI) und Automatisierung revolutionieren Prozesse, von der Gehaltsabrechnung bis zum Mitarbeitermanagement. Für Schweizer KMU ergeben sich dadurch Chancen, die Effizienz zu steigern und gleichzeitig Kosten zu senken. Doch wie kann KI konkret helfen?
Michael Bechen
Automatisierung der Lohnabrechnung
Die Abwicklung von Lohnabrechnungen ist oft zeitintensiv und fehleranfällig. KI-basierte Systeme können hier Abhilfe schaffen, indem sie Lohnabrechnungen automatisch und fehlerfrei erstellen. Sie berücksichtigen dabei sämtliche steuerlichen und gesetzlichen Vorgaben und aktualisieren sich regelmässig. Für KMU bedeutet das eine erhebliche Zeitersparnis und weniger Risiken durch fehlerhafte Abrechnungen.
Smarte Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
KI ermöglicht eine intelligente Zeiterfassung, die sich an die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens anpassen kann. Anstatt manuell Arbeitsstunden oder Abwesenheiten zu erfassen, analysiert das System automatisch Zeitdaten und gleicht sie mit den Lohnabrechnungen ab. Auch Abwesenheiten durch Urlaub, Krankheit oder Überstunden werden sofort berücksichtigt und automatisch in die Lohnabrechnung integriert. Dies führt zu einer besseren Planung und einer Entlastung der Personalabteilungen.
Personalisierte Mitarbeiterbetreuung durch KI
HRM-Systeme, die auf KI basieren, gehen weit über die blosse Verwaltung von Personaldaten hinaus. Sie analysieren Daten und erkennen individuelle Bedürfnisse oder Entwicklungspotenziale von Mitarbeitern. Dies ermöglicht eine gezielte Personalentwicklung, indem zum Beispiel passende Schulungen oder Karrierewege vorgeschlagen werden. KMU profitieren davon, weil sie ihre Mitarbeiter besser fördern und an das Unternehmen binden können.
Compliance und Datensicherheit
Gerade im Bereich Payroll und HRM ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften entscheidend. KI-Systeme stellen sicher, dass sämtliche Prozesse konform zu den aktuellen Regelungen durchgeführt werden. Sie überwachen Änderungen in der Gesetzgebung und passen sich automatisch an. Zudem garantieren moderne HRM-Systeme höchste Datensicherheit, indem sie sensible Mitarbeiterdaten verschlüsselt und nach den neuesten Datenschutzrichtlinien verarbeiten.
Herausforderungen bei der Einführung
Trotz der vielen Vorteile ist die Einführung von KI-basierten Payroll- und HRM-Systemen nicht ohne Herausforderungen. KMU müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die neuen Technologien verstehen und anwenden können. Auch Datenschutz und Datensicherheit bleiben wichtige Themen, besonders in der sensiblen Personalverwaltung.
Fazit: Effizienz und Genauigkeit im Personalwesen
KI und Automatisierung verändern Payroll und HRM grundlegend. Für Schweizer KMU bedeutet dies nicht nur weniger administrativen Aufwand, sondern auch eine genauere, gesetzeskonforme und transparente Abwicklung der Lohnabrechnung. Zudem hilft KI dabei, das Potenzial der Mitarbeiter besser zu nutzen und so langfristig den Unternehmenserfolg zu sichern. Der technologische Fortschritt im HRM ist eine Chance, die KMU nicht verpassen sollten.
Michael Bechen ist Vice President Marketing bei Infoniqa. Er bringt fast 20 Jahre Marketing- und Führungserfahrung mit Schwerpunkt auf B2B-Zielgruppen im DACH-Raum mit. Als Marketing- und Sales-Experte setzt er auf einen datengetriebenen Ansatz und moderne Technologien, um wirkungsvolle Strategien zu entwickeln.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Infoniqa Schweiz AG. Ob Personalmanagement oder Finanzbuchhaltung, Infoniqa hat die passende Lösung für Ihr Unternehmen. www.infoniqa.ch
Human Resources im digitalen Zeitalter
Büros, Maschinen, Fuhrpark – wertvolle Aktivposten, ohne Zweifel. Doch der wichtigste Teil jedes Unternehmens sind die Mitarbeitenden. Ihr Know-how und ihre Loyalität machen eine Firma erst stark. Umso wichtiger ist es, die richtigen Leute zu finden und ihnen ein perfektes Arbeitsumfeld zu bieten. Hier kommt die Personalabteilung ins Spiel, unterstützt durch passende IT-Systeme.
Alain Zanolari
Ein Begriff geistert schon seit längerem durch die Schlagzeilen: Fachkräftemangel. Ein Schreckgespenst – händeringend suchen Schweizer Unternehmen in verschiedenen Berufsfeldern nach Fachleuten. In manchen Branchen gilt die Situation bereits als kritisch.
Umso wichtiger ist es, dass bestehende Mitarbeitende zufrieden mit ihrem Arbeitsumfeld sind und dem Unternehmen die Treue halten. Hier kommt neben der Arbeit, der Führung und anderen Faktoren auch schnell die HR-Abteilung ins Spiel. Diese sorgt dafür, dass alles rund läuft: Von der Rekrutierung über das Onboarding, die Zeiterfassung, Lohnabrechnungen und Abwesenheiten bis hin zur Erstellung der Arbeitszeugnisse.
HR-System ist nicht HR-System
Diese Aufgaben sind komplex und verlangen eine grosse Fachkompetenz. Doch zum Glück werden die HR-Fachleute von moderner Software in den Bereichen Human Resource Management und Zeiterfassung unterstützt.
Dabei werden verschiedene Systeme unterschieden, deren Funktionen jedoch oft auch ineinandergreifen:
HRMS Human Resource Management System
Ein umfassendes System zur Verwaltung von HR-Funktionen wie Rekrutierung, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Leistungen, Schulung und Talentmanagement. Die Lösung unterstützt das HR-Team bei den täglichen Aufgaben.
HRIS Human Resource Information System
Ein eher datenorientiertes System, das sich auf die Verwaltung und Verarbeitung von Mitarbeiterinformationen konzentriert. Es umfasst Funktionen wie Sozialleistungen, Personalmanagement und zentrale HR-Dienste. HRIS sind meist interaktive Informationsmanagementsysteme, die HR-Prozesse standardisieren.
HCM Human Capital Management
Strategischere und umfassendere Systeme, die sich auf die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden konzentrieren. Diese umfassen Talentakquisition, Leistungsmanagement, Nachfolgeplanung und Mitarbeiterentwicklung. HCM-Systeme sind darauf ausgelegt, die Qualifikationen der Mitarbeitenden zu nutzen und zu fördern
HXM Human Experience Management
Eine Weiterentwicklung des HCM, die den Fokus auf die Mitarbeitererfahrung legt. HXM-Systeme zielen darauf ab, das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu verbessern, indem sie personalisierte und benutzerfreundliche HRProzesse bieten.
Moderne ERP-Systeme verfügen bereits über diverse Funktionalitäten, die der HR-Abteilung bei ihren Aufgaben helfen. Für kleinere Unternehmen reichen diese oft aus und es besteht für diese kein Bedarf, sich ein dediziertes HRM-System zuzulegen. Es kann sich für die Verantwortlichen von KMU ab einer bestimmten Grösse jedoch durchaus lohnen, sich über die Vorteile einer spezialisierten Lösung im Bereich Personalmanagement zu informieren.
Zeiterfassung: Mehr als Minuten zählen
Auch die Zeiterfassung ist in den meisten ERP-Systemen bereits standardmässig installiert. Doch manchmal muss es etwas mehr sein: Die Erfassung von unterwegs, projektbezogene Zeiterfassung oder auch die automatische Erfassung zum Beispiel. Die Ansprüche an die Zeiterfassung steigen, auch wegen der hybriden Arbeitsweise in vielen Unternehmen.
Hier kommen dann spezialisierte Anwendungen zum Zuge. Egal ob via elektronischer Stempeluhr, App, Webanwendung oder aktivitätsbasierter Erfassung: Die Zeiten werden minutengenau registriert und dem passenden Projekt zugeordnet. Oft können die Mitarbeitenden zum Beispiel auch Abwesenheiten oder Ferien per App eingeben, die Vorgesetzten müssen den Antrag nur noch bestätigen – es braucht keine Formulare mehr. Dazu kommen weitere Funktionalitäten der verschiedenen Systeme.
Mit einem professionellen Handling aller Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden sorgen Sie für mehr Zufriedenheit und weniger Fluktuation. Sind Sie bereit für die Zukunft Ihrer HR-Abteilung?
Ob HR-Management oder Zeiterfassung: Fokussierte Anbieter stehen für ein Beratungsgespräch zur Verfügung. Auf den nächsten Seiten stellen wir Ihnen einige Spezialisten vor.
Alain Zanolari ist Redaktor bei topsoft www.topsoft.ch
Interflex bietet ganzheitliche Lösungen für Workforce Management mit Zeiterfassung für SAP, Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung. Ebenso erhalten Sie innovative Sicherheitslösungen für Zutrittsmanagement und Zutrittskontrolle mit Besuchermanagement aus einer Hand.
Die modulare, skalierbare Zeitwirtschaft von Interflex entlastet Ihre Mitarbeitenden und setzt wertvolle Kapazitäten frei. Dabei behalten Sie stets den Überblick und können Ihren Personaleinsatz im Handumdrehen optimieren.
Über offene Schnittstellen verbinden Sie Ihr neues Zeiterfassungssystem mit bestehenden 3rd-Party-Produkten und integrieren es nahtlos in Ihre Infrastruktur. Ihre Aussendienstmitarbeitenden erfassen ihre Arbeitszeiten mobil von jedem Endgerät aus. Zeitkorrekturen oder Überstundenanträge werden für alle Beteiligten so spielend einfach.
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BE-terna ist ein führender europäischer Anbieter von Business-Software. Mit branchenspezifischen Lösungen bieten wir Unternehmen aus Bereichen wie Fertigung, Handel, Energie und Dienstleistungen Wettbewerbsvorteile. Wir nutzen moderne Technologien und Künstliche Intelligenz, um Effizienz zu steigern, das Kundenerlebnis zu verbessern und die digitale Transformation zu fördern. Als Teil der Telefónica Tech Familie und Partner von Microsoft, Infor, Qlik und UiPath bietet BE-terna die gewünschte Stabilität und Nachhaltigkeit für Transformationsprojekte.
Im Bereich Payroll und HR bieten wir flexible Softwarelösungen für die effiziente Verwaltung von Personaldaten und die präzise Lohnabrechnung. Unsere auf die Schweiz ausgerichtete Software integriert sich nahtlos in die Buchhaltung und gewährleistet einen sicheren Versand von Lohnabrechnungen.
Produkte / Kompetenzen
- Interflex Zeiterfassung und Zeitwirtschaft
- Interflex Besuchermanagement und Besucher verwaltung
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Simone Caradonna
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Leandra Bruder & Sandra Bürgi
Produkte / Kompetenzen
- Microsoft PowerBI | Qlik
- Microsoft Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management
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Kontakt
Tanja Abächerli
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Pfingstweidstrasse 106
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Mit der HR-Suite von braintec organisieren Schweizer Unternehmen ihre gesamte Lohn-, Personal- und Bewerberverwaltung in der ERP Software Odoo. Vom Personalmarketing, Onboarding bis zum Offboarding verbindet sie nahtlos alle Phasen des HR-Lifecycle auf nur einer Plattform.
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Die Calitime AG – Seit über 30 Jahren am Puls der Zeit(erfassung)
Innovation, das Gespür für die Bedürfnisse des Marktes und ein offenes Ohr für die Kunden. Damit wurde Calitime zu dem, was es heute ist: eines der führenden Schweizer Unternehmen in Entwicklung, Vertrieb und Betreuung von branchenneutraler Software für die Bereiche Zeiterfassung, Betriebsdatenerfassung, Personaleinsatzplanung und Projektzeiterfassung.
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Fink Zeitsysteme AG Auftrags-, Zutritts- und Personalzeiterfassung
Fink Zeitsysteme wurde 1975 in Österreich gegründet und entwickelt neben Systemen zur Erfassung und Planung von Auftrags-, Projekt- und Arbeitszeiten auch Lösungen für das Fuhrparkmanagement (samt Fahrtenbuch), Spesenverrechnung und Zutrittsmanagement.
Das Unternehmen folgt seit jeher dem Credo der Rundum-Betreuung: In der persönlichen Beratung werden Lösungen optimal an die Anforderungen der Kunden angepasst. Das Fink-Team sorgt anschliessend für die passende Plattform, die Installation sowie die Einführung des Kunden ins System.
Darüber hinaus bietet das Unternehmen kompetenten Kundensupport. Bestehende Kundensysteme werden weiterhin betreut. Das, zusammen mit der Möglichkeit, über offene Schnittstellen an externe Systeme anzubinden, gibt den Kunden Sicherheit und die Gewissheit, die Zeiterfassung immer auf dem neuesten Stand zu haben.
HR Campus AG
HAPPY EMPLOYEE , HAPPY COMPANY.
Kriesbachstrasse 3
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HR Campus macht HR zum Erfolgsfaktor. Unsere ganzheitlichen Lösungen stellen die Mitarbeitenden ins Zentrum und verbinden das Beste aus Strategieberatung, Software und Services. Für glückliche Menschen in erfolgreichen Unternehmen.
Strategies: Ein erfolgreiches HR führt zwei Blickwinkel zusammen –die Unternehmensperspektive und die Sicht der Mitarbeitenden. Wir helfen Ihnen, beide zu vereinen. Und gemeinsam mit uns Ihre Herausforderungen rund um den Employee Life Cycle zu lösen – empathisch und inspirierend. Software: Wir begleiten Ihr HR als unabhängiger Technologiepartner. Unsere zukunftsweisenden Softwarelösungen steigern Freude und Effizienz bei Ihren Mitarbeitenden. Und sie schaffen damit Freiraum, um eine wertschätzende Arbeitskultur zu fördern und zu etablieren.
Services: Als führender HR-Outsourcing-Partner der Schweiz garantieren wir für Sicherheit und Kontinuität in Ihrer HR-Administration und Payroll. Wir helfen bei sensiblen Aufgaben weiter oder entlasten Ihr Team in Spitzenzeiten: unkompliziert und professionell – wie von uns gewohnt.
Produkte / Kompetenzen
All-in-one HR-Software:
- CH-Lohnstandard (ELM) für Odoo
- Zeiterfassung nach CH-Gesetzgebung
- Personalmarketing und Recruiting
- On- und Offboarding
- Digitales Personaldossier
- Spesenmanagement
- Talentmanagement
- Reports und Analytics
Kontakt Nicolas Frei
Produkte / Kompetenzen
TimeRocket:
- Zeiterfassung
- Absenzenmanagement
- Workflow
- Kostenstellenabrechnung
- Projekt- und Spesenerfassung
- Schicht- und Pikettplanung
- Einsatzplanung (PEP)
In der Schweiz entwickeltes Cloud-Zeiterfassungssystem.
Kontakt
Erich Fellmann
Produkte / Kompetenzen
- Personalzeiterfassung inkl. Spesenabrechnung
- Auftragszeiterfassung
- Dienstplanung
- Fuhrparkmanagement
- Zutrittsmanagement
Kontakt
Malcolm Schneider
Produkte / Kompetenzen
- Arbeitszeugnis swiss +
- Edi –Expense Intelligence
- Personio HR Suite
- SAP SuccessFactors –die intelligente HR Suite
- SwissSalary 365®
Kontakt
Tobias Mecke
Aus der Praxis
8 Tipps für die richtige Business-Software-Auswahl
Die Auswahl einer Business Software lässt verschiedene Lösungswege zu. Einige abenteuerliche Ansätze, die geradewegs und unbeirrbar zu Projektschwierigkeiten führen, sollte man aber vermeiden.
Unsere acht Tipps für die Auswahl helfen Ihnen, die richtige Lösung sowie den passenden Software-Partner zu finden:
1. Ganzes Angebot!
Gehen Sie vom ganzen Markt aus und entscheiden Sie sich nicht zu schnell für einen Anbieter.
2. Prozesse!
Analysieren Sie zuerst die Prozesse und definieren Sie dann die funktionale Abdeckung der Anforderungen entlang des Wertschöpfungsprozesses.
3. Zukunft!
Versuchen Sie auch zukünftige Entwicklungen und Bedürfnisse abzuschätzen. Planen Sie z. B. die Eröffnung einer Filiale? Oder expandieren Sie vielleicht ins Ausland?
4. Potenzial des Partners!
Beurteilen Sie das Potenzial des Systemlieferanten. Kann er mit Ihrer Entwicklung Schritt halten?
5. Referenzen!
Besuchen Sie Referenzkunden mit ähnlichen Anforderungen. Verlassen Sie sich nicht einfach auf Aussagen von Kollegen und Partnern.
6. Drum prüfe, wer sich bindet!
Hinter der evaluierten Lösung stehen Menschen, mit denen Sie in den nächsten zehn Jahren zu tun haben. Auch «Sympathie und Chemie» ist wichtig.
7. Ressourcen!
Nehmen Sie sich Zeit! Die Einführung eines ERP-Systems braucht Zeit und Ressourcen, das Management muss voll hinter dem Projekt stehen.
8. Schulung, Schulung, Schulung! Und ganz wichtig: Unterschätzen Sie nicht die AnwenderSchulung. Sie ist wichtig und braucht Zeit!
Die Einführung einer neuen Business-Software-Lösung bietet viele neue Chancen – wenn man einen Plan hat! Haben Sie Fragen? Gerne helfen die Experten vom topsoft Consulting Netzwerk Ihnen und Ihrem IT-Projekt zum Erfolg.
www.topsoft.ch/consulting
Infoniqa Schweiz AG
Platz 10
6039 Root D4
T +41 58 944 11 11 www.infoniqa.com kontakt@infoniqa.com
Mit den besten Services für Personal und Finance entlastet Infoniqa gemeinsam mit seinen Partnern KMU, damit diese sich erfolgreich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Zu den bewährten Lösungen des Unternehmens zählen Payroll Outsourcing (BPO) sowie Infoniqa ONE 50 und Infoniqa ONE 200. Ziel des Unternehmens ist es, das Risiko für KMU zu reduzieren und Kosten für Kunden zu sparen.
Infoniqa schöpft aus über 30 Jahren Erfahrung und umfasst Standorte in der Schweiz, in Österreich, Deutschland, Polen und Tschechien.
Produkte / Kompetenzen
- Infoniqa ONE 200
- Infoniqa ONE 50
- Infoniqa ONE Start
- Sawayo by Infoniqa
- Run my Accounts
- Infoniqa BUSINESS Plus Kontakt kontakt@infoniqa.com
Infotech AG
Im alten Riet 125 9494 Schaan T +423 380 00 00 www.timesafe.ch timesafe@infotech.li
inova:solutions AG
Bernstrasse 5
3072 Ostermundigen
T +41 31 930 66 66 www.inova.ch info@inova.ch
TimeSafe – Lösungen für die Zeiterfassung und die Leistungserfassung
Die Infotech AG entwickelt seit über 25 Jahren Software in den Bereichen Zeitwirtschaft und Projektmanagement. Die TimeSafe-Produkte kommen bei rund 900 Unternehmen und 24'000 Usern in der Schweiz und in Liechtenstein zum Einsatz. Die Infotech AG ist ein KMU mit Sitz in Schaan im Fürstentum Liechtenstein.
Die TimeSafe Zeiterfassung sorgt für eine effiziente Erfassung und Verwaltung von Präsenzzeiten sowie Absenzen und schafft mehr Transparenz im Arbeitsalltag. Die Module Planung und Auftragszeit gewährleisten bei Bedarf einen reibungslosen und produktiven Ablauf.
Die TimeSafe Leistungserfassung vereinfacht den gesamten Arbeitsprozess für Dienstleistungsunternehmen wie Treuhänder und Berater. Von der Kundengewinnung über die Mandats- und Projektverwaltung bis hin zur Verrechnung und Verbuchung in die FIBU – alles wird nahtlos, effizient und ohne Medienbrüche abgedeckt.
Sparen Sie Zeit und Kosten
Die inova:solutions AG engagiert sich seit 30 Jahren mit Leidenschaft für innovative Softwarelösungen. In unsere Produkte fliessen langjährige Erfahrung in den Bereichen Zeitmanagement, Finanzen und Controlling ein. Gleichzeitig bieten wir Dienstleistungen rund um innovative und individuelle Software-Lösungen an.
Unser modernes Zeiterfassungssystem inova:time bietet flexible und umfassende Funktionen rund um die Themen Arbeitszeit-, Leistungsund Spesenmanagement sowie für die Personaleinsatzplanung. Als SaaS-Angebot reduziert inova:time Ihre Investitions- sowie Betriebskosten und verursacht minimalen internen IT-Aufwand.
Gehostet in einem Schweizer Rechenzentrum sind Ihre Daten jederzeit sicher und geschützt. Ihre Mitarbeitenden erfreuen sich an der intuitiven Bedienung und können ohne Schulungsaufwand direkt mit der Arbeitszeiterfassung starten.
Lothal Datentechnik & Partner AG
TimeShepherd
Badenerstrasse 808 8048 Zürich
T +41 58 680 50 60 www.timeshepherd.ch info@lothal.ch
Die Lothal Datentechnik & Partner AG wurde 2006 gegründet und zählt zu den schweizweit führenden Anbietern von umfassenden Softwareprodukten im Bereich Zeit- und Personalmanagement. Das Zürcher Unternehmen entwickelt modular konzipierte Komplettlösungen für sämtliche Branchen, Fachbereiche und Unternehmensgrössen.
Das neue Steckenpferd des Unternehmens heisst TimeShepherd. Dieses hoch innovative Produkt schafft einen absoluten Mehrwert in der digitalen Zeiterfassung durch ein Höchstmass an Benutzerfreundlichkeit, durchdachte Abläufe, vielfältige Analysemöglichkeiten, gesetzeskonforme Arbeitszeiterfassung, mehrsprachige Applikation, ansprechende Optik und absolute Verlässlichkeit.
Die Softwarelösungen der Lothal Datentechnik sind bereits in über 300 Unternehmen im Einsatz. Bei jedem Kunden wird grössten Wert auf umfassende Beratung und nachhaltige Serviceleistung gelegt.
Produkte / Kompetenzen
TimeSafe Zeiterfassung:
- Präsenzzeiterfassung
- Absenzenverwaltung
- Planung (optional)
- Auftragszeit (optional)
- verschiedene Terminals
TimeSafe Leistungserfassung:
- Projekt-/Mandatsverwaltung
- Leistungserfassung
- Adressenverwaltung mit CRM
- Rechnungsverarbeitung
Kontakt
Daniel Roth
Produkte / Kompetenzen
- Arbeitszeiterfassung
- Leistungs- und Projektzeiterfassung
- Personaleinsatzplanung
- Spesenmanagement
- Budget- und Finanzplanung
- Microsoft Power Platform
- Individualsoftware
Kontakt
Janik Kämpfer
Produkte / Kompetenzen
TimeShepherd Zeitwirtschaft:
- Auftrags- und Projektzeiterfassung
- Personaleinsatzplanung
- Zutrittskontrolle
- Absenzenmanagement
- Spesenabwicklung
- Workflows
- Mobile Datenerfassung/Apps
- Service, Schulung und Beratung
- 90 Tage gratis Test unter: signup.timeshepherd.ch
Kontakt
Dirk Lothal
Zeiterfassung
Marktübersicht
HRM / Zeit
Produkt
Abacus Human Resources
Abacus Zeiterfassung
HRM
Anbieter Online Erfassung Fingerprint Mobile App Zutrittsberechtigungsmanagement Berücksichtigung von gesetzlichen Vorgaben Visierung von der Norm abweichenden Buchungen Mitarbeiterprotokolle erstellen Beliebige Arbeitsprozesse erfassbar Kostensätze pro Maschine definierbar Erfassung ungeplanter Aufträge Digitales Personaldossier Bewerberverwaltung Digitale Bewerberakte Mitarbeiterstammdaten Stellen/Funktionsbeschreibungen Mitarbeiterqualifikation Einund Austrittsverwaltung Lohnund Salärdaten Lohnauszahlung Online Lohnabrechnung swissdec zertifiziert
Abacus Research AG
Abacus Research AG
ADMIA Chrono ADMIA Solutions AG
all4time Comarch Swiss AG
amacos - digital rapportieren martha software gmbh
Annio AS infotrack AG
Arbeitszeiterfassung ClickTime ClickTime AG
ATOSS Staff Efficiency Suite ATOSS Software AG
Auftrags- und Personalzeiterfassungssysteme Fink Zeitsysteme AG
BMD HRM BMD Schweiz AG
Calitime - TimeRocket Calitime AG
Digitales Bewerbermanagement ABÄCHERLI SOLUTIONS
ELO HR Recruiting - Digitales Bewerbermanagement ELO Digital Office CH AG
Infor CloudSuite Industrial Enterprise AS infotrack AG
inova:time inova:solutions AG
Interflex Zeiterfassung und Zutrittssystem Allegion International AG
MesserliLOHN
Messerli Informatik AG
Mobatime Mobatime AG
Odoo braintec
Payroll Swiss
BE-terna
Payroll-Fullservice swisspayroll ag
PEP - Personaleinsatzplanung für den Retailer
Zucchetti Switzerland S.A
Personio HR Suite HR Campus AG
plano.Roster
A.WFM AG
ProTime: Zeit-, Leistungs- und Spesenerfassung All for One Switzerland AG
rexx HR Suite rexx systems Schweiz AG
RTM Zeiterfassung RTM Systems AG
SAP SuccessFactors HR Campus AG
Soreco.Payroll
SORECO AG
Swiss Salary DATA UNIT AG
SwissSalary 365® HR Campus AG
time – Zeit & Absenzmanagement TimeTool AG
TimeSafe Zeiterfassung Infotech AG
timesaver openconcept AG
TimeShepherd Lothal Datentechnik & Partner AG
tisoware.ZEIT
tisoware Gesellschaft für Zeitwirtschaft mbH
Topal Solutions Payroll Topal Solutions AG
UniLohn - Lohn- und Salärbuchhaltung ShakeHands Software Ltd
Work&Track Mobile oxibu AG
Zeiterfassung IVS Zeit + Sicherheit AG
Zoho Recruit agentur BLAUOHR GmbH
Wieso HR-Fachleute auf eine Swissdec-zertifizierte Software setzen
Swissdec ist der führende Standard für die elektronische Lohnbuchhaltung in der Schweiz. 35,7 Millionen Personendaten werden jährlich von Schweizer Unternehmen mittels dem einheitlichen Lohnmeldeverfahren ELM sicher und effizient deklariert und an Behörden und Versicherungen übermittelt.
topsoft Fachredaktion: Was für Vorteile bringt eine Swissdeczertifizierte Software für Schweizer Unternehmen?
Nathanael Leutenegger: Eine Swissdeczertifizierte Software senkt den Personal-, Verwaltungs- und Zeitaufwand signifikant. Die Standardisierung bringt Einheitlichkeit, Qualität und hilft HR-Verantwortlichen, die gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
Wie zeigt sich der Nutzen in der Praxis?
Eine Swissdec-zertifizierte Software kalkuliert z.B. Sozialversicherungen, Nettolohnausgleich und Quellensteuer. Für Unternehmen mit Mitarbeitenden aus diversen Kantonen oder dem Ausland ermittelt das Programm automatisch die hinterlegten Verrechnungssätze und erstellt Grenzgängerberichte.
Alle Lohndaten müssen nur einmal erfasst werden, das beschleunigt den Deklarationsprozess. Die manuelle Datenaufbereitung mittels Papier- oder Webformularen erübrigt sich. Die Kommunikation zwischen Unternehmen und Behörden erfolgt per Klick direkt aus der Software.
Wie funktioniert die Deklaration der Lohndaten?
Das Lohnprogramm stellt die Daten automatisch zusammen. Dies minimiert den Prüfaufwand und verhindert Fehlberechnungen. Die gesetzlichen und regulatorischen Bedingungen werden eingehalten und zeitintensive Korrekturen sind passé.
Wie sicher ist die Übermittlung der Daten?
Der Datenschutz ist bei einer Swissdeczertifizierten Software maximal gewährleistet. Die Lohndaten werden per verschlüsselter XML-Datei sicher an über 190 Empfänger wie Steuerämter, Ausgleichskassen,
Versicherungen und Behörden in der ganzen Schweiz gesendet. Die Daten werden nur an autorisierte Empfänger übertragen und das Unternehmen entscheidet selbst, wer die Informationen erhält.
Was ist bei der Auswahl einer Swissdec-zertifizierten Software zu beachten?
Das Lohnprogramm sollte alle betrieblichen und spezifischen Anforderungen sowie die Grösse und Branche des Unternehmens berücksichtigen. Wir empfehlen eine Software, die alle Lohn-, Personal- und Bewerberprozesse nahtlos miteinander verbindet. Ein integriertes ERP-System sorgt für Transparenz und bündelt alle Informationen in Echtzeit an einem Ort. So müssen die HR-Verantwortlichen die Daten nur einmal pflegen.
Weiter sollen die Zugriffsmöglichkeiten für das HR-Team, die Finanzverantwortlichen, Treuhänder und die Mitarbeitenden des Unternehmens gegeben und klar geregelt sein. Die Benutzeroberfläche muss intuitiv und einfach zu bedienen sein.
Welche Vorbereitungen müssen für die Implementierung getroffen werden?
Eine gründliche Analyse der Lohnprozesse sowie der bestehenden Datenstruktur und des Datenbestands sind entscheidend. Eine moderne ERP-Software bietet die Möglichkeit, dieses Wissen direkt im System bzw. online zu hinterlegen.
Welche Herausforderungen können bei der Implementierung auftreten?
Ein Upgrade auf den Schweizer Lohnstandard kann komplex und aufwendig sein, weil immer auch die vor- und nachgelagerten Arbeitsabläufe überprüft und angepasst werden müssen. Auch die technischen Voraussetzungen und die im Projekt involvierten Personen tragen zu
Nathanael Leutenegger ist Head of Project Management bei braintec. 2013 hat braintec die Swissdec-Zertifizierung für die Odoo Business Software in der Schweiz initiiert sowie technisch und fachlich vorangetrieben. www.braintec.com
einer erfolgreichen Implementierung bei. Gefragt sind Know-how, Planung und Engagement.
Wie lange dauert die Umstellung auf das einheitliche Lohnmeldeverfahren ELM?
Je nach Grösse des Unternehmens ist eine Umstellung innerhalb von wenigen Tagen möglich. Der Wechsel kann jederzeit erfolgen, wobei es üblich ist, dies zu Beginn des Jahres zu tun. Eine rückwirkende Migration ist ebenfalls machbar.
Welche Bedeutung hat Swissdec für die digitale Transformation von Unternehmen?
Swissdec standardisiert mit dem Personalwesen einen sehr wichtigen Unternehmensbereich. Mit einer Swissdec-zertifizierten Software rüsten Schweizer Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung nicht nur für aktuelle Anforderungen, sondern sie profitieren auch von einer laufenden Anpassung an die gesetzlichen Vorgaben. Unsere Erfahrung zeigt, dass die Implementierung einer Swissdec-zertifizierten Lohnsoftware eine ausgezeichnete Grundlage ist, um die digitale Transformation im Unternehmen anzustossen.
Die andere Seite der Digitalisierung
Oder: Warum eine analoge Infrastruktur wichtig ist
Zunehmend wird der analoge Zugang zu Produkten und Dienstleistungen eingeschränkt oder aufgehoben. Damit verringert sich auch der direkte menschliche Kontakt, analoge Strukturen und Prozesse werden abgebaut. Dies ist eine riskante und auch ethisch fragwürdige Entwicklung: Wir benötigen die Aufrechterhaltung analoger und digitaler Strukturen, wenigstens in zentralen Bereichen. Dies kann auch Teil der unternehmerischen Verantwortung sein.
Jeannette Behringer
Es gibt heute eine Alltagssituation, die sich bei einem Bezahlvorgang so darstellt: «Bar oder mit Karte?». Mit einer Banknote in der Hand folgt dann durch die gegenüberliegende Seite der Griff zum Kartenlesegerät, um die bereits voreingestellte digitale Abwicklung auszuschalten, mal genervt, mal erstaunt, mal gleichgültig. Oder es gibt die Option erst gar nicht mehr, bar zu bezahlen. «Sorry, nur mit Karte!».
Die Umstellung auf digitale Prozesse im Alltag scheint unaufhaltsam, sie gilt für immer mehr Bereiche, seien sie öffentlich oder privat. Sie wird meist als alternativlos und unaufhaltsam dargestellt. Und sie wird als Chance begriffen. Ja, Digitalisierungsprozesse können eine solche sein, sie bergen viele Möglichkeiten. Jedoch können sie auch zu Nachteilen führen.
Denn Digitalisierungsprozesse bergen gesellschaftliche Risiken, wie den Ausschluss vom Zugang zu Gütern und Dienstleistungen, seien sie privat oder öffentlich, die Verringerung persönlicher Kontakte und die monetäre Diskriminierung einer analogen Infrastruktur. Klar ist – die Digitalisierung ist eine ökonomische und technische Entwicklung mit machtvoller Wirkung. Investitionen und Entscheidungen in eine Technologie, die auf Forschung und Erfindungen des 20. Jahrhunderts aufbauen, führen heute dazu, dass sich sämtliche Lebensbereiche tiefgreifend verändern. Im Grunde genommen haben wir uns im 21. Jahrhundert dazu entschieden, dass Güter, Dienstleistungen, Kommunikation und Kontakte, die unmittelbar zwischen Menschen, in Läden, in Büros und in Arztpraxen stattfinden, mittelbar und indirekt in digitale Räume und Zugänge verlagert werden. Und dass diese Räume und Zugänge ein internetfähiges Gerät voraussetzen, um den Zugang zu Produkten, Prozessen und menschlichen Kontakten zu erhalten.
Diese Entwicklung wird politisch aktiv befördert. Die Strategie des Bundes «Digitale Schweiz», 2023 verabschiedet, formuliert das Ziel, dass Prozesse, wenn möglich, primär digital gestaltet werden: «Die gesamte Bevölkerung der Schweiz soll von einer nachhaltigen und verantwortungsvollen digitalen Transformation profitieren» (digital.swiss/de/). Ob die Entwicklung allerdings wirklich allen zugutekommt, darf in Frage gestellt werden, und was «nachhaltig» und «verantwortungsvoll» bedeutet, muss diskutiert werden.
Selbstbedienungskassen ersetzen immer häufiger das Personal – aber damit fällt auch der zwischenmenschliche Kontakt weg
Digitale Teilhabe und Kompetenz
Häufig wird der Zugang zur Digitalisierung mit der technischen Ausstattung gleichgesetzt, die sich in der Schweiz auf einem sehr hohen Niveau bewegt – so gut wie alle Haushalte besitzen einen Internetanschluss, rund 90% der Haushalte mindestens einen Computer. Diese Ausstattung muss allerdings verstanden und betrieben werden: Neue Software, Kommunikation, der Ersatz von Geräten... Gemäss dem Bundesamt für Statistik beläuft
sich dieser Betrag auf 250 CHF im Monat. Gleichzeitig leben 2024 laut Caritas ca. 700’000 Menschen in Armut. Diesen und anderen armutsgefährdeten Menschen fehlen die finanziellen Möglichkeiten, um Geräte und Software anzuschaffen oder zu erneuern.
Für den Zugang zur digitalen Welt sind zudem digitale Kompetenzen notwendig. Diese werden in den Bereichen Informationen und «Data Literacy», Kommunikation und Zusammenarbeit, Problemlösung und der Erstellung digitaler Inhalte sowie Sicherheit und Privatsphäre gesehen. Im Jahr 2023 verfügten gemäss dem Bundesamt für Statistik 39% der Bevölkerung der Schweiz über digitale Kompetenzen, die über die Grundkompetenzen hinausgehen, je nach Altersgruppen unterschiedlich verteilt.
Obwohl also viele Menschen bislang nicht über die erforderlichen Digitalkompetenzen verfügen, werden technische Prozesse bereits auf ausschliessliche Digitalität umgestellt, Stellen zur persönlichen Kontaktaufnahme abgebaut. Auch die Kostenseite der Digitalisierung in Bezug auf Ausstattung und Kompetenzerwerb, auch hinsichtlich einer vielsprachigen Digitalbildung, müsste sich ärmere Haushalte leisten können. Wenn grundlegende Dienstleistungen wie die Eröffnung oder Betreuung eines Bankkontos oder die Buchung von Arzt- oder Impfterminen nur noch online verfügbar sind, werden viele Menschen aktiv daran gehindert, ihre Grundbedürfnisse zu erfüllen.
Monetäre Diskriminierung
Neben der Benachteiligung durch fehlende Kompetenzen und von ärmeren Haushalten zeigt sich im Alltag eine weitere Entwicklung, die mindestens fragwürdig ist: Die unterschiedliche Preisgestaltung von digitalen und analogen Zugängen zu Produkten, Dienstleistungen, Kommunikation. Bereits bei öffentlichen Dienstleistungen, z.B. bei Behörden, lässt sich beobachten, dass die digitale Dienstleistung kostenfrei oder günstiger ist als die analoge. Wer das Verzollungsformular für ein Paket ins Ausland zu Hause am Computer ausfüllt, bezahlt die eigenen Digitalkosten. Wer vom Formular nichts wusste oder es digital nicht ausfüllen konnte, bezahlt am Schalter fünf Franken. Onlinetickets sind günstiger als am Schalter, von Bankdienstleistungen ganz zu schweigen, wenn sie überhaupt noch analog verfügbar sind.
Persönlich bediente Supermarktkassen werden zugunsten der Selbstbedienungskassen abgebaut. Hier sind zwar die Artikelpreise noch gleich, bezahlt wird jedoch mit der Währung Zeit – längere Schlagen an den wenigen bedienten Kassen sind Alltag. Und eine weitere, noch wenig diskutierte (vermutlich unfreiwillige) Leistung des Analogen kommt zum Tragen: Kundinnen und Kunden der persönlich bedienten Kasse subventionieren mit ihren korrekten Bezahlungen den Diebstahl mit, der täglich an den «Self Checkout Kassen» geschieht. Und dieser muss immer besser bewacht werden, denn Kundinnen und Kunden reagieren zunehmend «not amused», wenn sie des Betrugs verdächtigt werden. Dies ist nur ein Kostenfaktor, der dem digitalen Bereich zu Buche schlägt und die einfache Rechnung, «digital ist billiger» in Frage stellt. Und auch in moralischer und ökonomischer Hinsicht stellen sich viele Fragen. Denn dass nie alle Bereiche eines Unternehmens profitabel wirtschaften und deshalb andere quersubventionieren, dürfte zum unternehmerischen Alltag gehören. Hier stellen sich deshalb Fragen nach der Rechtfertigung der Benachteiligung des Analogen.
Abbau persönlicher Kontakte
Man könnte argumentieren, dass es sich um typische Übergangsprozesse handelt, die irgendwann überwunden werden –wie der Erwerb digitaler Kompetenzen, die Regelung finanzieller Möglichkeiten und die Benachteiligung analoger Methoden, da diese Prozesse irgendwann nicht mehr existieren werden.
Eine andere, wesentliche Ebene berührt jedoch grundlegende soziale Funktionsweisen. Die Digitalisierung verlagert unsere Kommunikation nach und nach vom analogen Bereich in den digitalen Raum. Und diese Entwicklung wird zunehmend als Problem erkannt: In einer aktuellen Umfrage der SRG geben 48 % der Befragten an, dass sie Social Media mehrmals täglich nutzen, und kritisieren gleichzeitig die Gefahren, wie Falschinformation oder Hasskommunikation. Gleichzeitig wünscht sich eine überwältigende Mehrheit von 65 %, dass persönliche Kontakte wieder anstelle des digitalen Austauschs treten.
Ganze Berufsbilder ändern sich, wenn im medizinischen oder sozialen Bereich Beratung, Fürsorge und Begleitung vom analogen in den digitalen Raum verlagert werden. Die Unmittelbarkeit und Mehrdimensionalität des menschlichen Kontakts fehlen. Minutenlang von künstlicher Intelligenz in irgendwelchen Warteschleifen nach den Anliegen gefragt zu werden, um dann noch einen virtuellen Stimmabdruck zu erfragen – der Bindung der Kundinnen und Kunden an diese Unternehmen ist dies nicht förderlich.
Der Soziologe Hartmut Rosa spricht von der Bedeutung der Resonanz für menschliches (Zusammen)Leben – von zugewandten Beziehungen zwischen Menschen und ihrem Dasein in der Welt. Direkter Kontakt, Blickkontakt, direkter Austausch gehen jedoch in einer Welt des zunehmend Digitalen, in einer «Kultur des gesenkten Blicks» zunehmend verloren. Auch deshalb ist das Recht auf eine analoge Infrastruktur, wie sie nun vielerorts gefordert wird, als gleichberechtigte Ebene zum digitalen Raum zu unterstützen.
Jeannette Behringer, Dr. rer. pol., Politikwissenschaftlerin und Ethikerin. Sie gründete 2020 das Forum Demokratie & Ethik für politische Bildung. Ihre Arbeits- und Forschungsschwerpunkte sind Teilhabe und Partizipation, gesellschaftlicher Zusammenhalt, Nachhaltige Entwicklung sowie Corporate Social Responsibility. Sie ist zudem als Senior Researcher an der Universität Zürich tätig. www.demokratie-ethik.org
Publikation in Zusammenarbeit mit: SWONET – Swiss Women Network www.swonet.ch
Digitaler Höhenflug mit gutschweizerischer Bodenhaftung
Gelungenes Onboarding mit neuer Zeiterfassung
Edelweiss ist seit fast dreissig Jahren die führende Schweizer Ferienfluggesellschaft. Werte wie Sicherheit, Verlässlichkeit und Präzision sind für Edelweiss nicht nur Lippenbekenntnisse – dies gilt auch bei der Zeiterfassung. Deshalb machte das Unternehmen bei den Bodenmitarbeitenden den Sprung von Excel zum digitalen Zeiterfassungstool TimeShepherd.
Schweizer Werte wie Sicherheit, Verlässlichkeit und Präzision sind für Edelweiss nicht nur Lippenbekenntnisse, sondern gelebte Realität, die in sämtlichen Bereichen des Unternehmens konsequent umgesetzt werden. Fügt man dem eine grosszügige Portion Herzlichkeit und Gastfreundlichkeit hinzu, hat man alle Zutaten für ein beschwerdefreies und genussvolles Reisen über den Wolken.
Von Excel zu digital
Gute Mitarbeitende machen gute Unternehmen aus. Gutes Arbeiten erfordert wiederum gute Werkzeuge, die helfen, Aufgaben zu vereinfachen, Abläufe zu verbessern, Transparenz sicherzustellen und gesetzliche Vorgaben einzuhalten. Im Bereich Zeiterfassung machten die Bodenmitarbeitenden von Edelweiss Anfang 2023 den Sprung von Excel zum digitalen Zeiterfassungstool TimeShepherd aus dem Hause Lothal Datentechnik & Partner AG.
Im Gespräch mit Pascal Reinle, Manager HR Digitalisierung und Prozessmanagement bei Edelweiss, erfahren wir mehr über die Hinter- und Beweggründe für diesen Schritt – und wie sich das neue Tool so macht.
Schub in Richtung digitale Zeiterfassung
Die Pandemie hatte die Welt lange Zeit im Griff und stellte die Arbeitswelt gründlich auf den Kopf. Die Auswirkungen für die Luftfahrtindustrie waren besonders hart und führten vielerorts zu Stellenabbau und Kurzarbeit. Die Krise (er)forderte vor allem viel Flexibilität und ein rasches Umstellen auf neue Arbeitsformen, wie etwa das Arbeiten von zuhause. Wie Pascal Reinle sagt, habe die Pandemie deutlich gemacht, wie wichtig flexible Arbeitsmodelle und mobiles Arbeiten sind, inklusive mobiler Zeiterfassung. So gesehen habe die Pandemie gewissermassen den Schub in Richtung digitale Zeiterfassung gegeben.
Must-Have Kriterien
Um die richtige Wahl bei der Suche nach einer passenden digitalen Zeiterfassung zu treffen, erstellte die Airline unter der
Federführung von Pascal Reinle ein Lastenheft mit den wichtigsten Anforderungen. Dazu zählten:
• Standortunabhängige Zeit- und Abwesenheitserfassung
• Web- und mobile Lösung
• Intuitive und verlässliche Handhabung
• Einfaches und zeitsparendes Erfassen und Verwalten von Arbeitszeiten inkl. Berücksichtigung von Pausen
• Einfaches Erfassen und Verwalten von Abwesenheiten aufgrund von Krankheit, Unfall, Ferien, inkl. Beantragungsprozess und Freigabe durch Vorgesetzte
• Automatisches Führen von Zeitkonten mit aktuellen Saldi zu Mehr- und Minderarbeit (Überstunden, Überzeit, Minusstunden), Feriensaldo, Krankheits- und Unfalltagen etc.
• Integrierter, übersichtlicher Abwesenheits- und Ferienplanungskalender für Führungskräfte
• Erfüllung aller Datenschutzrichtlinien gemäss DatenschutzGrundverordnung (DSGVO)
• Integriertes Reporting mit Auswertungs- und Filtermöglichkeiten nach definiertem Rollenberechtigungskonzept Schnittstellen-Tauglichkeit mit Anbindung an Personal- und Organisationsdaten
TimeShepherd überzeugt durch Look and Feel
Man habe verschiedene Angebote geprüft, teilt uns Pascal Reinle mit. Grundsätzlich hätten alle gesichteten Softwarelösungen die gestellten Anforderungen erfüllt. Was also gab den Ausschlag zugunsten von TimeShepherd? Laut Pascal Reinle hob sich die Software primär durch ihr «Look und Feel» ohne unnötigen Schnickschnack von den anderen Angeboten ab. Zudem entsprach die Dimension von TimeShepherd den Bedürfnissen der Airline am besten. Als weiteres Plus sei der Schweizer Standort der Firma Lothal Datentechnik gewertet worden.
Gelungenes Onboarding
Das beste Zeichen für ein gelungenes Onboarding einer neuen Software ist, wenn sie innert kürzester Zeit zum
selbstverständlichen Alltag der User gehört. So geschehen bei den rund 200 Bodenmitarbeitenden von Edelweiss. Laut Pascal Reinle ist die Umstellung von Excel zu TimeShepherd ohne nennenswerte Zwischenfälle erfolgt. Man habe im Vorfeld den Wechsel mittels Videokommunikation angekündigt, Unterlagen zur Verfügung gestellt und den Mitarbeitenden Frage-Antwort Runden zur neuen Zeiterfassungssoftware angeboten. Der Bedarf nach Letzterem sei aber gering gewesen, was die intuitive und selbsterklärende Bedienung und Benutzeroberfläche von TimeShepherd verdeutlicht.
Optimale Zusammenarbeit
Dass der Wechsel zu TimeShepherd praktisch hürdenfrei verlief, ist sicherlich auch der vorbildlichen Zusammenarbeit zwischen Pascal Reinle und Sabine Codiga, IT-Beraterin bei der Lothal Datentechnik & Partner AG, zu verdanken. Auch nach erfolgter Einführung kann Edelweiss jederzeit auf diesen Support zurückgreifen. Vieles lasse sich via Ticketsystem oder E-Mail klären, sagt Pascal Reinle. Die telefonische Erreichbarkeit der Firma Lothal bei komplexeren Anliegen wertet Herr Reinle dennoch als sehr positiv und mache die Firma nahbar.
Gutschweizerische Werte kommen nie aus der Mode
Auf den ersten Blick mögen eine renommierte Schweizer Ferienfluggesellschaft und eine moderne Schweizer Softwarefirma wenig Verbindendes haben. Im Gespräch mit Pascal Reinle zeigt sich aber sehr bald, dass Edelweiss und Lothal Datentechnik einiges gemeinsam haben: So werden Werte wie Verlässlichkeit, Präzision, Sicherheit und Kundenorientierung bei beiden Unternehmen grossgeschrieben. Es sind dies gutschweizerische Tugenden, die nie aus der Mode kommen und das Fundament bilden für Qualität, Innovationsgeist und Topservice. Beim Kleinunternehmen Lothal Datentechnik bedeutet dies, dass alle Mitarbeitenden engagiert, proaktiv und zielgerichtet mitarbeiten und dabei nie die Kundenperspektive aus den Augen verlieren.
Fazit
Man soll den Tag bekanntlich nicht vor dem Abend loben. Dennoch: Bereits nach wenigen Monaten im Einsatz erweist sich TimeShepherd für die Edelweiss Bodenmitarbeitenden als einfach, angenehm und zuverlässig in der Bedienung. Wie uns Pascal Reinle mit einem Lächeln verrät, sei man durch TimeShepherd auch auf verschiedene neue Auswertungsmöglichkeiten für die HR-Abteilung gestossen, welche aufwendige Umfragen ersetzten.
Bei Anliegen stehe die Lothal Datentechnik jederzeit mit Rat und Tat zur Seite. So auch kürzlich bei der Umsetzung der Integration von Pausenabzügen. Die Firma Lothal Datentechnik sei zwar klein, verfüge aber über ein Topprodukt und versierte, agil agierende Mitarbeitende. Fügt man dem, wie es die Lothal Datentechnik tut, erstklassigen Service und Nahbarkeit hinzu, hat man alle Zutaten für ein beschwerdefreies und genussvolles digitales Zeitmanagement.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Lothal Datentechnik & Partner AG in Zürich, dem Spezialisten für optimales Zeit- und Zutrittsmanagement. Lückenlos – und alles aus einer Hand. www.lothal.ch
Das ERP der Zukunft – smart, intuitiv, attraktiv
Auch ERP-Lösungen wandeln sich, innovative Technologien wie Machine Learning oder Künstliche Intelligenz halten langsam Einzug. Doch die vom Smartphone verwöhnten Mitarbeitenden erwarten insbesondere in den Bereichen Usability und Flexibilität mehr von einem ERP-System.
Cyrill Schmid
Erinnern Sie sich noch an Ihre erste Business-Software-Lösung? In meinem Fall war es eine Branchenlösung, die Anfang der 1990er-Jahre auf einem AS400-System lief. Auf den IBMMonitoren hatten sich über die Jahre die grünen Buchstaben ins Glas eingebrannt. Damals arbeitete ich in der Industrie und war unter anderem für die Produktionsplanung verantwortlich. Rückblickend könnte man die Unterstützung durch das damalige ERP-System als eine Art «bessere Schreibmaschine» beschreiben. Die Einplanung der Fertigungsaufträge war dementsprechend arbeitsintensiv und fehleranfällig.
Die ERP-Branche war nie ein Innovationstreiber. Die Systeme entwickelten sich zusammen mit den Anforderungen der User. Das ERP muss funktionieren und Prozesse sowie Aufgaben entlang der Wertschöpfungskette zuverlässig unterstützen – unspektakulär, aber essenziell. Die «smarten» ERP-Anbieter erkannten das früh und entwickelten sich und ihre Lösungen über die Jahre zusammen mit ihren Kunden immer weiter.
Die ERP-Anforderungen von morgen
Der Blick in den Rückspiegel ist immer einfacher als jener in die Zukunft. Ich wage hier auch keinen Blick in die Glaskugel, wie sich Business Software Lösungen entwickeln werden. Hier genügt ein Blick auf die aktuellen Anforderungen und Wünsche der Anwenderinnen und Anwender.
Einfach, transparent, modern
Die kommende Generation definiert ihre Erwartungen an ERPSysteme mit über zehn Jahren Smartphone-Erfahrung. Einfache Bedienung, Cloud Services, User Experience, Usability, Spracheingaben, Gestensteuerung, App-Feeling etc. sind Themen, denen sich ERP-Anbieter nicht mehr verschliessen können.
Ortsunabhängig, flexibel, smart
Auch wenn es in den Baby-Boomer-Chefetagen noch nicht alle wahrhaben wollen: Das Bedürfnis, ortsunabhängig, flexibel und smart zu arbeiten, verstärkt sich weiter. Dieses Verständnis der Generation Z schreit förmlich nach cloud-nativen
ERP-Lösungen. Dass die Software dabei mobile, responsive und mit Apps unterstützt zur Verfügung steht, wird als selbstverständlich vorausgesetzt.
Dass Cloud Computing weiter zunimmt, zeigt auch ein Blick in den Rückspiegel bzw. in den IT-Markt Report 2023 von Profondia, welche 13'571 Schweizer Unternehmen befragt hat: Die Anzahl der Unternehmen mit einem Managed Service liegt bei 88 Prozent und Cloud-Dienste werden von 97 Prozent der befragten Unternehmen genutzt.
Effektiv, schnell, zuverlässig
Wer wie ich mit Monochrom-Monitoren ins ERP-Zeitalter startete, hat erlebt, dass sich die Lösungen zu regelrechten Monolithen entwickelt haben, mit immer noch mehr Modulen und Funktionen.
Doch die Zeit dieser verkapselten Monolithen hat ein Ablaufdatum. Das ERP entwickelt sich vielmehr zum unverzichtbaren Datenhub, Anwender erwarten eine hohe Interoperabilität mit Drittsystemen. Sales- und Marketing Automation, Projektmanagement, Social-Media Integration, KI-Agenten und weitere Systeme müssen sich zukünftig zwingend zusammen mit dem ERP zu einem nahtlosen End-to-End Prozess zusammenfügen. Dazu braucht es offene Standards (REST-API) und natürlich müssen Kernanwendungen wie auch Dritt-Systeme lückenlos und unabhängig voneinander releasefähig sein.
Attraktiv, transparent, sicher Post- und Rechnungsverarbeitung, Spesen, Rapporte, Personaladministration etc. sind repetitive, arbeitsintensive, fehleranfällige und auch langweilige Aufgaben – und somit vor allem auch teuer. Ideale Voraussetzung also, um diese und viele weitere Aufgaben mit neuen technischen Möglichkeiten wie Künstliche Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) zu automatisieren.
Aber nicht nur in der Administration, auch in der Fertigung hat Künstliche Intelligenz längst Einzug gehalten und automatisiert die Prozesse in einer Vielzahl von Anwendungsfällen z.B. bei Predictive Maintenance, Qualitätskontrolle, Supply
Chain Optimierung, personalisierter Produktion, Energie- und Ressourcenmanagement oder Produktlebenszyklusmanagement. Immer mit dem Ziel, die Entscheidungsfindung zu verbessern, Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Produktion zu optimieren.
KI im ERP-System
Künstliche Intelligenz wird auch das Arbeiten mit dem ERP-System verändern. Sie bietet zahlreiche Chancen: Sie kann beispielsweise Prozesse automatisieren, Prognosen verbessern, Datenanalysen optimieren und sogar Routineaufgaben eigenständig übernehmen. Dadurch können Abläufe effizienter und Kosten gesenkt werden. KI hilft auch bei der vorausschauenden Wartung von Maschinen, verbessert das Bestandsmanagement und optimiert die Lieferkettenplanung. Und durch intelligente Chatbots könnte auch der Kundenservice beschleunigt und verbessert werden.
Gleichzeitig gibt es Risiken: Fehleinschätzungen durch unzureichende Daten, Sicherheitslücken und der mögliche Missbrauch sensibler Informationen stellen einige der Gefahren dar. Unternehmen, aber auch die Software-Anbieter müssen diese Potenziale und Risiken sorgfältig abwägen.
Fazit
Die Business-Software-Landschaft der Schweiz bewegt sich klar in Richtung Native Cloud, sie wird nachhaltiger, offener und flexibler. Die KI übernimmt dabei immer mehr Routineaufgaben und unterstützt Unternehmen sowie deren Mitarbeitende nachhaltig in der täglichen Arbeit.
Natürlich ist im Zusammenhang mit der Digitalisierung nicht alles disruptiv. Vollständige und konsequent digitalisierte End-to-End Prozesse sind heute in vielen Bereichen möglich, aber noch lange nicht KMU-Realität. Dazu meinte ein Anbieter letzthin, bei den meisten Projekten gehe es noch sehr oft einfach um «Brot und Butter-Themen»…
Die Entwicklung zukünftiger ERP Systeme ist auch in Zukunft ein iterativer Prozess, genau wie es die Entwicklung der Business Prozesse in den Unternehmungen ist. Neue technologische Möglichkeiten spiegeln sich an den Anforderungen der Anwender und umgekehrt. Der Fokus liegt dabei auf dem optimalen Einsatz von Technologie, nicht auf dem Maximum. So entstehen gut austarierte, soziotechnische Arbeitssysteme.
Auf den folgenden Seiten finden Sie weitere interessante Beiträge zum Thema ERP-System und KI, so haben wir unter anderem drei Experten dazu befragt. Klar ist: Das Kapitel «KI im ERP-System» wurde erst aufgeschlagen und uns erwarten ohne Zweifel noch viele spannende Neuerungen. Wir halten Sie auf dem Laufenden!
Cyrill Schmid ist CEO der schmid + siegenthaler consulting gmbh und verschafft mit topsoft, der Plattform für Digitales Business, seit rund 25 Jahren Orientierung für konsequent digitalisierte Prozesse mit Business Software www.topsoft.ch
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Swiss made Ganzheitlich Modular
Weitere Informationen finden Sie unter: abacus.ch/erp-abacus Modern Übersichtlich
Experten-Panel
KI im ERP-System – Stand, Fokus, Zukunft
Keine andere IT-Lösung ist so entscheidend für die digitale Transformation eines Unternehmens wie das ERP-System. Mit der Integration von Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten für Effizienz und Innovation. Doch wie weit sind wir wirklich? Welche Erwartungen haben Schweizer KMU an diese Technologien? Und worauf konzentrieren sich die ERP-Anbieter aktuell? Wir haben drei Experten aus der ERP-Branche befragt, um ihre Einschätzungen und Prognosen zu den aktuellen Entwicklungen und zukünftigen Trends zu erfahren.
Die Fragen stellte:
Cyrill Schmid
Welche Rolle spielt KI heute in Ihrer ERP-Lösung bzw. wie ist der Stand der KI-Integration in Ihrem ERP-System?
Mit welchen KI-Funktionen unterstützt Ihr ERP-System die User?
Zukünftige Pläne für KI in ERP-Systemen?
Welche KI-basierten Funktionen oder Innovationen planen Sie in Ihre ERP-Lösungen zu integrieren? Wo sehen Sie das grösste Potenzial? Wonach fragt Ihre Kundschaft?
Peter Scheuner Managing Director Switzerland Arcwide
Switzerland AG
In IFS Cloud sorgt IFS.ai für Automatisierung und Optimierung. IFS.ai und der IFS.ai Co-Pilot arbeiten mit den Funktionen von IFS Cloud zusammen. KI analysiert Echtzeitdaten, erkennt Anomalien und bietet Empfehlungen, die Entscheidungen effizienter gestalten. Besonders stark ist die vorausschauende Wartung: Die KI erkennt Muster und leitet präventive Massnahmen ein, bevor Schwierigkeiten auftreten. Zudem unterstützen ML-Algorithmen User bei komplexen Planungsaufgaben und Ressourcenoptimierungen.
IFS.ai wird um prädiktive Funktionen erweitert, wie automatisierte Prozessanpassungen und intelligente, kontextbasierte Empfehlungen. KI-gestützte Self-Service-Optionen und weitere Automatisierungen sollen bei wiederkehrenden Aufgaben integriert werden. Potenzial liegt auch in der Verknüpfung von KI und IoT, um eine Überwachung und Steuerung in Echtzeit zu ermöglichen. IFS ist Schirmherr des MIT Center for Information Systems Research (CISR) und wendet deren Forschungsergebnisse gezielt an.
Vorteile für die Anwender?
Von welchen Vorteilen profitiert Ihre Kundschaft dank der Implementierung von KI in Ihren ERP-Lösungen?
Herausforderungen und Risiken beim Einsatz von KI?
Welche Herausforderungen oder Risiken sehen Sie bei der Implementierung von KI in ERP-Systemen? Wie steht es z.B. um Themen wie Datenschutz und Ethik?
Der IFS.ai Co-Pilot hilft, effektiver und produktiver zu sein. User profitieren von einer Entlastung im Alltag, da IFS.ai Entscheidungen beschleunigt und Routinearbeiten automatisiert. Vorausschauende Analysen minimieren Ausfallzeiten, optimieren den Ressourceneinsatz und ermöglichen Kostensenkungen (z.B. durch Anbindung von PSO). Nutzende können sich so auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während die KI operative Prozesse selbstständig verwaltet.
Eine zentrale Herausforderung ist der Datenschutz, da KI sensible Daten verarbeitet. IFS garantiert sichere Datenverwendung und transparente KI-Entscheidungen. Bei der Automatisierung von Entscheidungen, sorgt IFS dafür, dass KI unterstützend wirkt und die Kontrolle beim Menschen bleibt. Zusätzlich müssen wir wie bei allem, Regularien und das gesellschaftliche Misstrauen gegenüber neuen Technologien berücksichtigen.
Dr. Stéphane Barbey
Leiter Produktentwicklung
Opacc Software AG
Im Zusammenhang mit der Opacc Plattform und den Anwendungen für ERP, CRM und Onlineshop sehen wir den Nutzen primär in der Analyse der Daten. KI hat dann die wunderbare Fähigkeit «to connect the dots», in diesen Daten Zusammenhänge zu finden, die ein Mensch oder ein deterministischer Algorithmus nur schwer erkennen würde, die dazu z.B. beitragen, Entscheidungen zu verbessern, Empfehlungen zu personalisieren, und generell die Effizienz zu steigern.
Unsere DataScience Plattform bietet das Beste aus zwei Welten: Sie stellt die gesamte Leistungsfähigkeit von KIModellen auf sichere und skalierbare Weise zur Verfügung, ohne die Last, alles mühsam verstehen, und vor allem alle Parameter konfigurieren zu müssen: Wir bieten eine abstrakte, verständliche und vollständig nachvollziehbare Möglichkeit, die Modelle zu einrichten und auszuführen. Diese Plattform bietet die solide Basis, auf der wir alle unsere KI-Entwicklungen durchführen.
Durch die enge Verzahnung der Data Science Plattform mit unserer zentralen Plattform – OXAS – können wir die KI-Modelle konsequent einbinden und End-to-EndLösungen in allen unseren Anwendungen anbieten. Unsere Kunden können die wachsende Zahl verfügbarer Modelle mit einem kleinen Aufwand und ohne eigene KI-Expertise im eigenen Unternehmen sinnvoll nutzen.
Da wir den gesamten Datenfluss kontrollieren, können wir auch entscheiden, welche Daten die KI-Modelle sehen können, welche transformiert oder anonymisiert werden müssen – und dafür sorgen, dass die Daten der Kunden nicht durch das Training der KI-Modelle geleaked werden.
Carlos Bouzo
Berater Cloud ERP redPoint AG
KI-Technologie wird im modernen Cloud-ERP Microsoft Dynamics 365 Business Central immer relevanter. Bereits heute automatisieren innovative KI-Funktionen repetitive Aufgaben, reduzieren Fehler und analysieren Daten in Echtzeit, um fundierte Entscheidungen zu ermöglichen. KI-gestützte Prognosen verbessern die Planung, während personalisierte Dashboards die Benutzererfahrung optimieren. Zudem unterstützt generative KI bei der Definition von Marketingtexten und Produktbeschreibungen.
Dynamics 365 BC plant einen Ausbau der KI-Integration. Zukünftige Funktionen umfassen erweiterte Automatisierung durch Microsoft Copilot in Kombination mit der Power Platform, um kreative Prozesse zu unterstützen. Wir sehen Potenzial in der Verbesserung der Bestandsverwaltung und der Verkaufsprognosen, um die Planung und Entscheidungsfindung im Alltag zu optimieren. Kunden fragen vermehrt auch nach bedarfsgerechten Dashboards mit intuitiven Oberflächen und proaktiver Unterstützung durch Chatbots.
Durch die Nutzung von KI in Dynamics 365 Business Central profitieren die KMUs von erhöhter Leistungsfähigkeit und Genauigkeit. KI automatisiert repetitive Aufgaben, reduziert Fehler und liefert präzise Datenanalysen für fundierte Entscheidungen. Darüber hinaus verbessern personalisierte Empfehlungen das Nutzererlebnis erheblich und steigern die Effizienz für die Anwender. Dies führt zu optimierten Geschäftsprozessen, erhöhte Produktivität und gesteigerter Wettbewerbsfähigkeit.
Mit dem Einsatz von KI steigen die Ansprüche in puncto Verantwortung und Moral. Datenschutz ist ein zentrales Thema, da KI grosse Mengen sensibler Daten verarbeitet. Zudem können ethische Bedenken aufkommen. Unternehmen sind in der Verantwortung, Informationen auf ethische Weise zu sammeln. Für den Einsatz von KI müssen Richtlinien gelten und angemessene Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden. Hohe Implementierungskosten und die Notwendigkeit umfassender Schulungen sind weitere Herausforderungen.
KI macht das ERP (noch) intelligenter
In der heutigen digitalen Geschäftswelt wird die Rolle der Künstlichen Intelligenz (KI) immer bedeutender. Besonders im Kontext mit Enterprise Software. Das weiss man auch bei Opacc.
Dr. Stéphane Barbey
KI hat das Potenzial, Unternehmen durch automatisierte Prozesse und fundierte Entscheidungsunterstützung erheblich voranzubringen. Die Daten dazu liefern ERP-Systeme. Hier findet sich alles, was das Unternehmen hinsichtlich Bewegungs- und Stammdaten ausmacht. Die Integration von KI bietet dabei einen bedeutenden Mehrwert. Dabei unterscheidet man zwei unterschiedliche Bereiche. Einerseits die Nutzung von Unternehmensdaten, andererseits externe Daten, z. B. von Finanzanalysten oder anderen Dienstleistern.
Integration von KI in Opacc ERP
Die ERP-Lösung von Opacc nutzt eine eigens entwickelte Data Science Plattform, um KI-Modelle sicher und effizient einzubinden. Die Plattform ermöglicht es, Daten aus dem ERP-System zu extrahieren und durch verschiedene KI-Modelle zu analysieren. Diese Analysen helfen Unternehmen dabei, in den Daten Muster zu erkennen, die mit traditionellen Methoden nicht ersichtlich wären. Die OXAS-Plattform erlaubt eine nahtlose Integration der KI-Modelle in alle Anwendungen, wie ERP, CRM und Online-Shop. Dadurch können die Anwender die volle Leistung von KI-Modellen in allen Anwendungen nutzen.
Unbegrenzte Anwendungsmöglichkeiten
Das Zusammenspiel der KI-Methodik und der zugrundeliegenden Daten ist praktisch unbeschränkt. Ein konkretes Beispiel für die Nutzung von KI in Opacc ERP ist die Analyse des Kundenverhaltens. Hierbei analysiert ein KI-Modell historische Daten, um Muster und Trends im Kaufverhalten der Kundschaft zu identifizieren. Diese Erkenntnisse können genutzt werden, um gezielte Marketingstrategien zu entwickeln und somit die Kundenbindung zu erhöhen.
Ein weiteres Beispiel ist die Generierung von Kaufempfehlungen. Durch die Analyse von Kundenpräferenzen und Kaufhistorien kann das ERP-System personalisierte Empfehlungen abgeben. Diese Funktion ist besonders wertvoll im E-Commerce. Sie erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Kunden zusätzliche Produkte erwerben, was zu einer Umsatzsteigerung führt.
Die Vorteile von KI und Enterprise Software
Ein Enterprise-System wie Opacc bietet durch die Integration von KI zahlreiche Vorteile. Zum einen steigert sie die Effizienz von Geschäftsprozessen durch Automatisierung und optimierte Entscheidungsfindung. Zum anderen ermöglicht sie eine bessere Personalisierung von Dienstleistungen und Produkten, was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert.
Bei Opacc hat man erkannt, dass es für viele Unternehmen nicht einfach ist, sich in die KI-Methodik einzuarbeiten und anschliessend im ERP-Umfeld einzusetzen. Daher werden vorkonfigurierte wie auch einfache, selbst zu konfigurierende Modelle angeboten. Diese erlauben es auch kleineren Unternehmen, die Vorteile von KI zu nutzen, ohne dafür eine eigene Data ScienceAbteilung aufbauen zu müssen. Opacc-Kunden profitieren von einer zentralisierten Plattform, die KI-Modelle leicht zugänglich und skalierbar macht.
Herausforderungen und Risiken im Umgang mit KI Die Implementierung von KI in ERP-Systemen bringt aber auch Herausforderungen mit sich. Ein zentrales Thema ist der Datenschutz. Da Unternehmen oft mit sensiblen Kundendaten arbeiten, müssen die Datenflüsse streng kontrolliert werden. Opacc löst dieses Problem durch die Kontrolle des gesamten Datenflusses und die Möglichkeit, Daten zu anonymisieren oder nur selektiv für die KI-Modelle freizugeben.
Ein weiteres Risiko besteht in der ethischen Gestaltung von KIEntscheidungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre KI-Modelle rechtliche Vorgaben einhalten und ihre Entscheidungen nachvollziehbar bleiben. Opacc begegnet dieser Herausforderung, indem es verständliche und transparente Konfigurationen bereitstellt, die es den Anwendern ermöglichen, Entscheidungen nachzuvollziehen und bei Bedarf zu korrigieren.
Zukünftige Entwicklungen und Potenziale
Opacc wird die Nutzung von KI in seinen ERP-Lösungen weiter ausbauen. Der Fokus liegt dabei auf der Entwicklung von zusätzlichen Funktionen, welche die Effizienz und Flexibilität der Geschäftsprozesse weiter erhöhen sollen. Zu den geplanten Innovationen gehören erweiterte Analysen zur Vorhersage von Markttrends und die Automatisierung komplexer logistischer Prozesse.
Die grösste Nachfrage der Kunden sieht Opacc in der weiteren Personalisierung der ERP-Funktionen und der besseren Integration von Drittanbietern. Die Zukunft der KI im ERP-Bereich wird durch die kontinuierliche Verbesserung der Modelle und die Anpassung an spezifische Kundenanforderungen bestimmt.
Mehrwert dank Cloud Integration Services
Bei der ERP-Lösung von Opacc spielt der OXAS ServiceBus (Opacc Extended Application Services) eine zentrale Rolle. Diese Infrastruktur ermöglicht eine nahtlose Integration der
Das Beispiel zeigt, wie KI mittels Daten aus der Opacc Enterprise Software für die Generierung von Kundenempfehlungen eingesetzt werden kann.
verschiedenen Cloud-Dienste und KI-Modelle in die bestehenden Anwendungs-Prozesse und schafft dadurch eine flexible und skalierbare Plattform für Unternehmen. Durch die Nutzung von Cloud Integration Services (CIS) können Unternehmen schnell und unkompliziert auf neue KI-Funktionen zugreifen, ohne in teure Hardware investieren oder eigene Rechenzentren aufbauen zu müssen. Die Daten werden sicher in der Cloud verarbeitet und analysiert, was eine hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit gewährleistetet. Zudem profitieren die Nutzer von automatischen Updates und der kontinuierlichen Verbesserung der KI-Modelle, die in der Opacc-Cloud gehostet werden.
Die verschiedenen Anwendungen, wie das ERP-System, CRM oder der Online-Shop, können über die OXAS-Plattform effizient miteinander kommunizieren und Daten in Echtzeit austauschen. Dies ermöglicht eine kohärente und umfassende Sicht auf die Geschäftsprozesse und unterstützt fundierte, datenbasierte Entscheidungen. Die Cloud-Integration reduziert dabei den Aufwand für die manuelle Datenpflege und vermeidet Datensilos, was letztlich die Gesamtleistung des Unternehmens steigert.
Data Science für E2E-Integrationen
Die Enterprise-to-Enterprise (E2E)-Integration gewinnt immer mehr an Bedeutung. Dabei geht es darum, Daten und Prozesse nahtlos zwischen verschiedenen Unternehmen und deren Systemen zu verknüpfen. Opacc setzt hierbei auf die Kombination von KI-Algorithmen und dem OXAS ServiceBus, um Daten intelligent zwischen verschiedenen Unternehmen auszutauschen. Diese Integration ermöglicht es, grosse Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen zu analysieren und zu verarbeiten.
Durch die Analyse und Interpretation dieser Daten können Unternehmen Muster in Lieferketten, Bestellprozessen oder Kundenbeziehungen erkennen, mit denen sich Geschäftsstrategien optimieren lassen.
Zusätzlich bietet Opacc durch die Data Science-Plattform eine flexible Möglichkeit, unterschiedliche Systeme und Anwendungen über standardisierte Schnittstellen zu integrieren. Diese Flexibilität ist entscheidend für die schnelle Anpassung an neue Geschäftspartner oder Marktentwicklungen und ermöglicht es Unternehmen, ihre E2E-Integrationen ohne umfangreiche technische Anpassungen zu erweitern.
Dr. Stéphane Barbey ist Partner, Mitglied der Geschäftsleitung und Bereichsleiter Produktentwicklung bei Opacc
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Opacc Software AG. Als Enterprise Software Entwicklerin vereint Opacc alle Kompetenzen vom Softwareengineering bis hin zur Kundenbetreuung unter einem Dach. www.opacc.ch
Optimierung durch KI in ERP-Systemen: Effizienzsteigerung durch PSO
ERP mit KI für Nachhaltigkeit und Optimierung
In einer zunehmend digitalisierten Welt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, Ressourcen effizient zu nutzen und gleichzeitig ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. KI-gestützte PSO-Software (Planning, Scheduling & Optimization) kann hierbei entscheidend unterstützen. Durch die Nutzung von ERP-Stammdaten ermöglicht PSO eine präzise und effektive Planung, die nicht nur Kosten reduziert, sondern auch die Umweltbilanz verbessert.
Peter
Scheuner und Ugur Alpay
Künstliche Intelligenz (KI) revolutioniert zunehmend die Geschäftswelt. Auch in der Unternehmensplanung und -steuerung, die traditionell auf ERP-Systemen basiert, gewinnt KI an Bedeutung. Insbesondere in Verbindung mit modernen Planungs- und Optimierungstools wie PSO eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Nachhaltigkeit.
Die Grundlage für die intelligente Ressourcen-, Terminierungs- und Routenoptimierung bilden die Stammdaten, die z.B. in der Cloud hinterlegt sind. So können intelligente Algorithmen grosse Datenmengen analysieren, um optimale Einsatzpläne für Ressourcen und Mitarbeitende zu erstellen. Doch welche Vorteile bietet der Einsatz von PSO und wie können Unternehmen davon profitieren?
Vorteile der KI-gestützten Planung und Optimierung
1. Kostenersparnis, Nachhaltigkeitsbilanz und CSRD-Konformität Optimierte Routen senken Kraftstoffverbrauch und Wartungskosten. Durch die Reduktion von CO₂-Emissionen tragen Unternehmen zur Erreichung ihrer Umweltziele bei und erfüllen die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), wodurch Greenwashing vermieden und einheitliche Nachhaltigkeitsstandards etabliert werden.
2. Erhöhte Kundenzufriedenheit Präzise Einsatzplanung sorgt dafür, dass die Technik-Mitarbeitenden pünktlicher und effizienter vor Ort sind. EchtzeitTransparenz, basierend auf ERP-Daten, informiert die Kundschaft über den Status ihrer Anfragen und stärkt Vertrauen und Bindung.
3. Effiziente Ressourcennutzung und Mitarbeitendenzufriedenheit
Genaue Planung der Einsätze führt zu besserer Ressourcennutzung und steigert die Zufriedenheit im Team. Reduzierte Überstunden und faire Aufgabenverteilung verbessern die Team-Motivation und Effizienz.
Success Story:
Erfolgreiche Umsetzung durch ERP-gestützte PSO
Ein mittelständisches, deutsches Unternehmen entschied sich für die Implementierung von IFS PSO, um seine ineffizienten Planungsmethoden zu modernisieren. Dank der Integration ihrer ERP-Daten erzielte das Unternehmen beeindruckende Ergebnisse: 45% weniger gefahrene Kilometer, eine Reduktion der Reisezeit um 35% und jährliche CO₂-Einsparungen von 5000 Tonnen.
Neben den quantifizierbaren Vorteilen ermöglichte die verbesserte Planung auch eine präzisere Anpassung an Kundenbedürfnisse und eine gesteigerte betriebliche Flexibilität. Diese Erfolge verdeutlichen eindrucksvoll, wie wichtig die Nutzung von ERP-Stammdaten für die Effektivität von PSO-Tools ist und wie tiefgreifend diese Technologien die gesamte Wertschöpfungskette eines Unternehmens verbessern können.
Mit PSO in eine nachhaltigere und effizientere Zukunft
Für Unternehmen, die Aussendienst- und Servicemitarbeitende einsetzen, ist die Kombination von KI-gestützter PSOSoftware mit präzisen ERP-Stammdaten der Schlüssel zur umfassenden Optimierung von Ressourcen und zur Erreichung
nachhaltiger Unternehmensziele. Die Reduktion von Kosten und Emissionen geht Hand in Hand mit einer gesteigerten Zufriedenheit bei der Kundschaft und den Mitarbeitenden.
Während die Anforderungen an die Umweltbilanz steigen, bietet die Nutzung fortschrittlicher PSO-Systemen eine zukunftsweisende Lösung, die nicht nur betriebliche Effizienz maximiert, sondern auch einen signifikanten Beitrag zu den Umweltzielen leistet. Diese Kombination stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur den aktuellen Anforderungen gerecht werden, sondern auch langfristig erfolgreich und nachhaltig agieren können.
Den vollständigen Artikel «Das Geld liegt auf der Strasse – Wie Sie mit intelligenter Planungs- und Optimierungssoftware Ihre Nachhaltigkeitsbilanz verbessern und Ressourcen sparen» mit Verweisen zur Studienlage etc. finden Sie unter diesem Link: https://tinyurl.com/tsm24-3-PSO
Peter Scheuner ist Managing Director Switzerland bei Arcwide und Ugur Alpay ist Head of Marketing DACH bei Arcwide. www.linkedin.com/in/peterscheuner www.linkedin.com/in/uguralpay
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von Arcwide Switzerland AG. Als Joint Venture von BearingPoint und IFS bietet Arcwide umfassende digitale Transformation mit IFS-Lösungen. www.arcwide.com/dach
KI im ERP: Eine neue Ära der Effizienz
Revolution im ERP-Alltag mit KI-Technologie
In der heutigen dynamischen Geschäftswelt ist Effizienz der Schlüssel zum Erfolg. Der Einsatz von KI wird im Alltag immer relevanter. Microsoft setzt bei ihrem ERP-System auf KI-Technologie und bietet innovative Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Prozesse zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen. In diesem Artikel schauen wir uns 3 konkrete Use Cases an, wie die Integration von KI das moderne Cloud-ERP auf ein neues Level hebt.
Carlos Bouzo
Use Case 1:
Verkaufszeilen smart erfassen
In einem mittelständischen Handelsunternehmen war die manuelle Erfassung von Verkaufszeilen im ERP zeitaufwendig und zum Teil fehleranfällig. Die Mitarbeitenden mussten jede Verkaufszeile manuell eingeben, was nicht nur viel Zeit in Anspruch nahm, sondern auch das Risiko von Eingabefehlern erhöhte. Zusätzlich mussten für ähnliche Projekte die entsprechenden Verkaufszeilen manuell herausgesucht werden. Dies führte zu Verzögerungen und zusätzlichen Korrekturaufwänden.
Mit der Einführung der smarten Erfassung von Verkaufszeilen durch Copilot konnte dieser Prozess automatisiert und erheblich beschleunigt werden. Copilot nutzt Künstliche Intelligenz, um Muster in den Verkaufsdaten zu erkennen und automatisch passende Verkaufszeilen vorzuschlagen. Dadurch wurde die Notwendigkeit manueller Eingaben reduziert und auch die Genauigkeit der Verkaufsdaten verbessert.
Das KMU profitiert heute von:
Effizienzsteigerung: Die Bearbeitungszeit für Verkaufszeilen wurde verkürzt, da die Vorschläge von Copilot nur noch überprüft und bestätigt werden müssen. Erhöhte Genauigkeit: Die Anzahl der Eingabefehler wurde verringert, da Copilot basierend auf historischen Daten und aktuellen Bestellungen Vorschläge macht.
Use Case 2:
KI-gestützte Analysen
Ein wachsendes Produktionsunternehmen sah sich mit der Anforderung konfrontiert, dass die Analyse und Prognose von Geschäftsdaten immer zeitaufwendiger und komplexer wurde. Die Mitarbeitenden mussten immer öfter auf Excel zurückgreifen, um tiefgehende Analysen
durchzuführen, was nicht nur ineffizient war, sondern auch das Risiko von Fehlern erhöhte. Zudem war es schwierig, Trends frühzeitig zu erkennen und proaktiv auf Marktveränderungen zu reagieren.
Mit der Einführung der KI-gestützten Analysefunktion durch Copilot konnte dieser Prozess vereinfacht und beschleunigt werden. Copilot nutzt Künstliche Intelligenz, um tiefgehende Analysen und Prognosen direkt im ERP zu erstellen, ohne dass Excel benötigt wird. Die von Excel bekannten und beliebten Filter- sowie Pivot-Funktionen stehen nun direkt im ERP zur Verfügung.
Die Organisation profitiert heute von:
• Fundierte Entscheidungen: Durch die tiefgehenden Analysen und Prognosen von Copilot können fundierte Geschäftsentscheidungen getroffen werden.
• Verbesserte Datenvisualisierung: Copilot bietet erweiterte Visualisierungsoptionen, die es ermöglichen, komplexe Datenmuster und Trends auf einen Blick zu erkennen.
Use Case 3:
Bankkontoabstimmungen mit KI schneller abschliessen
Ein Dienstleistungsunternehmen hatte Schwierigkeiten mit der zeitaufwendigen und mühsamen Abstimmung von Bankkonten. Die Finanzbuchhaltung musste jede Transaktion manuell abgleichen und Unstimmigkeiten identifizieren, was nicht nur viel Zeit in Anspruch nahm, sondern auch das Risiko von Fehlern erhöhte. Dies führte zu Verzögerungen bei der Finanzberichterstattung und erschwerte die regelmässige Finanzkontrolle.
Mit der Einführung der automatisierten Bankkontoabstimmung durch Copilot konnte dieser Prozess deutlich vereinfacht
Das Unternehmen profitiert heute von:
• Zeitersparnis: Die Bearbeitungszeit für Bankkontoabstimmungen wird verkürzt, da Copilot automatisch Transaktionen abgleicht und Unstimmigkeiten identifiziert.
• Bessere Finanzübersicht: Durch die schnellere und genauere Abstimmung der Bankkonten erhält das Unternehmen eine verbesserte Finanzübersicht.
Künstliche Intelligenz ist ein echter Gamechanger und bietet ein riesiges Spektrum an Anwendungsmöglichkeiten zur Performancesteigerungen. Der Einsatz von KI im ERP zeigt eindrucksvoll, wie moderne Technologien die Effizienz und Produktivität in Geschäftsprozessen steigern können.
Carlos Bouzo ist Berater und ERP-Enthusiast mit langjähriger Erfahrung im ERP-Marktumfeld. Seine starke Begeisterung für Innovation und KI-Technologie treibt ihn an. www.linkedin.com/in/carlosbouzo werden. Mittels KI-Technologie gleicht Copilot Transaktionen ab und identifiziert Unstimmigkeiten, wodurch die manuelle Arbeit reduziert wird. Dies ermöglicht es dem KMU, Bankkontoabstimmungen schneller und effizienter abzuschliessen.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht von redPoint AG. Das Unternehmen bietet fundierte Branchenkenntnisse und ein modernes Cloud-ERP-System zur Digitalisierung von Unternehmensprozessen. www.redpoint.swiss
Künstliche Intelligenz in der Softwareentwicklung
Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in die Softwareentwicklung bietet immense Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Qualitätsverbesserung, bringt jedoch auch Herausforderungen wie Datenschutz, ethische Fragen und fehlendes Know-how mit sich. Dieser Artikel beleuchtet die aktuellen Entwicklungen, Hindernisse und Trends des Einsatzes von KI in der Softwareentwicklung.
Die Entwicklung von KI hat in den letzten Jahrzehnten bemerkenswerte Fortschritte gemacht. Von frühen Konzepten der Maschinenintelligenz, die nach klaren Regeln und für sehr spezifische Probleme konzipiert waren, bis zum Aufkommen des maschinellen Lernens in der 1980-er-Jahren. Die Einführung von «tiefen» neuronalen Netzen (Deep Learning) und die einfachere Verfügbarkeit von grossen Datenmengen haben die Entwicklung in den letzten Jahren rasant vorangetrieben. Dank der anhaltenden Steigerung der weltweit verfügbaren Rechenleistungen hat auch die Leistungsfähigkeit von KI-Systemen stark zugenommen und die Einsatzgebiete haben sich rasant erweitert – von autonomem Fahren bis zur medizinischen Diagnose mit hoher Präzision.
Besonders faszinierende Entwicklungen sind im Bereich der generativen KI zu beobachten. Während traditionelle KI-Systeme darauf ausgelegt sind, Daten zu analysieren und Vorhersagen zu treffen, geht die generative KI einen Schritt weiter, indem sie versucht neue, also bisher nichtexistierende Daten zu generieren.
Im folgenden Artikel beleuchten wir sowohl das Potenzial von KI als auch die Risiken im Kontext der Schweizer Softwareindustrie. Des Weiteren teilen wir praktische Erfahrungen von verschiedenen KI-Einführungen.
KI in der Softwareentwicklung
Durch die Fähigkeit von generativer KI, neue Inhalte zu generieren, wurde vermehrt auch das Potenzial davon für die Softwareentwicklung, etwa zur Generierung von Softwarecode, erkannt. Daher wollen wir uns vertieft mit der Rolle von KI in der Softwareentwicklung beschäftigen
Das Potenzial von KI in der Softwareentwicklung wird als sehr gross eingestuft (McKinsey & Company, 2023). Besonders könnte die Automation und damit Effizienzsteigerung in der Softwareentwicklung weiter vorangetrieben werden. Insbesondere Routinearbeiten wie Code Reviews, Fehlererkennung und -behebung, sowie das Erstellen von Dokumentationen könnten in Zukunft vermehrt durch den Einsatz von KI-Systemen automatisiert werden. Trainiert würden solche Systeme mit Daten aus Codedatenbanken. Dadurch kann der manuelle Aufwand reduziert und Entwicklern ermöglicht werden, sich vermehrt auf kreativere Aspekte der Softwareentwicklung zu fokussieren.
Neben der Generierung von neuen Inhalten, bzw. der Unterstützung in diesem Prozess, gibt es weitere spannende Anwendungsfälle, wie Predictive Analytics oder die Entscheidungsunterstützung. Diese Anwendungsfälle finden bereits Anwendung in der produzierenden Industrie. Durch die Analyse von historischen Daten mit KI können Vorhersagen getroffen werden und dadurch die Entscheidungsprozesse unterstützt werden. So wird durch Predictive Maintanance der Wartungsbedarf von Maschinen vorausgesagt, um Ausfallzeiten und Kosten zu optimieren. Ähnliche Anwendungsfälle sind auch in der Softwareentwicklung denkbar. Durch die regelmässige Analyse des Softwarecodes und von Projektdaten, kann die Führung von
Simon Perrelet und Pascal Sieber
Softwareprojekten optimiert werden und wichtige Entscheidungen durch datengestützte Einblicke erleichtert werden. Auch im Betrieb von Softwarelösungen kann Predictive Analytics einen Mehrwert bieten, indem mögliche Probleme, die beispielsweise durch Änderungen in den Um- und Basissystemen hervorgerufen werden, frühzeitig erkannt werden können.
Herausforderungen von KI in der Softwareentwicklung
Trotz der vielen Vorteile, die KI in der Softwareentwicklung bringen kann, gibt es auch Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Eine der grössten Hürden sind rechtliche Fragen, die noch weitgehend ungeklärt sind. So haben viele Unternehmen Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten, insbesondere wenn es sich um sensible Kundeninformationen handelt oder ihr geistiges Eigentum (z. B. Softwarecode). Ein weiterer wichtiger Aspekt sind die Fähigkeiten der Softwareunternehmen. Für die Entwicklung, Einführung und Nutzung von KI-Systemen in der Softwareentwicklung werden neue Fähigkeiten benötigt, die oft erst aufgebaut werden müssen. So werden Fähigkeiten, wie beispielsweise das kontextabhängige Training von KI-System und die Qualitätskontrolle von KI-generiertem Softwarecode, immer wichtiger. Die Softwareunternehmen sind des Weiteren gefordert, KI-Systeme in ihre bestehenden Entwicklungsprozesse, Arbeitsweisen und Methoden einzuführen, was auch zu Widerstand bei den Entwicklern führen kann. Um dem entgegenzuwirken, investieren die Schweizer Softwareunternehmen verstärkt in Schulungen und Sensibilisierungsmassnahmen, was wiederum Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt.
Obschon die Vorteile vielversprechend wirken und die Herausforderungen zur effizienten Nutzung von KI in der Softwareentwicklung lösbar erscheinen, bleiben wichtige Fragen ungeklärt: Was sind die konkreten Anwendungsfälle und Nutzen für einzelne Softwareunternehmen und kann mit der Einführung von KI-Systemen wirklich der erwartete Mehrwert erzielt werden? Schliesslich ist der erfolgreiche Einsatz von KI-Systemen von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Es fehlt zum jetzigen Zeitpunkt an überzeugenden Beispielen und Anwendungsfällen, die ausreichend lang im operativen Betrieb sind, um den realisierten Mehrwert bestimmen zu können. Trotzdem sind die Softwareunternehmen gefordert, sich mit der Technologie auseinanderzusetzen, um Anwendungsfälle mit überzeugenden Nutzungsargumenten zu identifizieren.
Erste Erkenntnisse über die Schweizer Softwareunternehmen und ihre Bemühungen KI in der Softwareentwicklung zu nutzen
Im diesjährigen Swiss Software Industry Survey (SSIS) wird das Thema erforscht und insbesondere auch die Bemühungen der Schweizer Softwareindustrie dokumentiert.
Viele der teilnehmenden Softwareunternehmen befassen sich bereits vertieft mit dem Einsatz von KI in ihren Softwareentwicklungsprozessen. Durch erste Einführungen von KI in einzelnen Bereichen der Unternehmens, waren diese auch in der Lage, wichtige Erfahrungen rund um die Governance, Qualitätskontrolle und dem Mehrwert zu machen. So entwickeln mehrere der Softwareunternehmen Richtlinien zur Nutzung von KI-Systemen, fördern die Transparenz und den Austausch innerhalb des Unternehmens. Durch diese Bemühungen soll früh eine erste Governance-Struktur aufgebaut werden, ohne
die Innovationsfähigkeit zu beinträchtigen. Ein wichtiger Aspekt wird in der Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden gesehen. So sollen diese zum einen die Nutzung von KI-Systemen lernen, aber auch auf Risiken wie Datenschutz und Qualitätsprobleme sensibilisiert werden. Die Unternehmen fokussieren sich des Weiteren auf etablierte Techniken aus der Softwareentwicklung und des Innovationsmanagements. So versuchen sie schnell und kostengünstig limitierte Prototypen zu entwickeln, wodurch sie Erfahrungen sammeln können –zum einen für spezifische Anwendungsfälle und zum andern über die Einführung von KI-Systemen sowie das Training mit unternehmenseigenen Daten.
Ein Blick in der Zukunft
Die zukünftige Entwicklung von KI in der Softwareentwicklung verspricht die Branche nachhaltig zu verändern und so sind auch die Erwartungen und Unsicherheiten hoch. Sicher ist, dass sich durch die rasante Entwicklung die Art und Wiese verändert, wie Software entwickelt, implementiert, gewartet, getestet und dokumentiert wird. In der nahen Zukunft dürfte KI eine entscheidende Rolle bei der Automation von repetitiven Aufgaben übernehmen. So werden Unternehmen, aber auch Softwareentwickler, gefordert sein, sich mit diesen Entwicklungen auseinanderzusetzen und schrittweise auch anzupassen. Trotz der Euphorie sollten wichtige ethische und rechtliche Fragen zeitnah beantwortet werden, damit die Reise fair, transparent und im Einklang mit geltenden Gesetzen weitergehen kann.
Inwiefern Schweizer Softwareunternehmen KI nutzen, wird im Rahmen des diesjährigen SSIS untersucht und die Ergebnisse werden am 28. Oktober in Bern vorgestellt.
Simon Perrelet ist Doktorand am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität Bern. Er forscht zu digitalen Innovationen, Startups, sowie der Schweizer Softwareindustrie; ausserdem hat er mehrjährige Erfahrung in der Beratung sowie Digitalstrategieentwicklungen und deren Umsetzung. www.linkedin.com/in/simon-perrelet
Dr. Pascal Sieber ist Transformation Consultant und VRP der Dr. Pascal Sieber & Partners AG. Er ist Doktor der Wirtschaftsinformatik, ist in diversen Verwaltungsräten vertreten und Studiengangsleiter an der Uni Bern. Zudem verfügt er über Erfahrung in der Strategieentwicklung, digitalen Transformation und Unternehmensführung. www.sieberpartners.com
Geführte Selbstorganisation: Schlüssel zu agilen Unternehmen
Wie geführte Ansätze den Wandel meistern
Geführte Selbstorganisation vereint die Vorteile von Führung und Eigenverantwortung in einem flexiblen System, das Unternehmen agiler und innovativer macht.
Ja, der Weg dorthin ist voller Herausforderungen. Erfahren Sie, wie dieser Balanceakt gelingt und welche Schritte zum Erfolg führen.
Roger Künzli
In einer sich wandelnden Geschäftswelt gewinnen Flexibilität und Eigenverantwortung an Bedeutung. Zudem müssen sich Organisationen stärker an den Anforderungen der jungen Mitarbeitenden ausrichten, um Talente anzulocken und dem Fachkräftemangel zu begegnen. Ein Ansatz, der diese Bedürfnisse ideal vereint, ist die «geführte Selbstorganisation». Auf den ersten Blick mag dies ein Widerspruch darstellen: Wie kann Selbstorganisation geführt sein? Doch gerade in diesem scheinbaren Paradox liegt die Stärke des Modells: es hilft Organisationen, ihre Struktur zu modernisieren und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, ohne die Ausrichtung und Orientierungspunkte zu verlieren.
Führung und Selbstorganisation: Ein harmonisches Zusammenspiel Geführte Selbstorganisation bedeutet, dass Teams und Einzelpersonen innerhalb definierter Organisationseinheiten eigenverantwortlich agieren können. Die gemeinsame strategische Ausrichtung und die übergeordneten Ziele werden weiterhin zentral durch eine schlanke Führungscrew sichergestellt. Diese Balance zwischen Autonomie und Führung schafft eine Arbeitsumgebung, in der Kreativität und Eigeninitiative gefördert werden und sich alle an den gemeinsamen Zielen orientieren. Es gibt keine Führungskräfte mehr, welche als strikte Befehlshaber die Unternehmung zentral steuern, sondern die «Führung» wird in Form von Coaches, Mentoren und Leadership gelebt. Zudem werden klare Visionen, Leitplanken und strategische Ausrichtungen im «geführten» Teil aufgebaut. Die selbstorganisierten Teams erhalten innerhalb dieser Leitplanken den notwendigen Freiraum, um sich weiterzuentwickeln und erfolgreich zu sein. So bleibt die Struktur des Unternehmens erhalten, während die Mitarbeitenden mehr Verantwortung übernehmen können.
Ein flexibles System für mehr Gestaltungsfreiraum
Je nach Ausprägung der beiden Komponenten Führung und Selbstorganisation kann ein flexibles System implementiert werden, das den Mitarbeitenden neuen Gestaltungsfreiraum schafft. Dieser Gestaltungsfreiraum ist nicht nur attraktiv für bestehende Mitarbeitende, sondern zieht auch neue Talente an. Die Organisation erhält damit Zugang zum neuen Wissen und zur Gestaltungskraft junger Fachkräfte. Diese schätzen die Möglichkeit, eigenverantwortlich zu arbeiten und ihre Ideen direkt einzubringen. Diese Mitgestaltung stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen. Wichtig ist, dass es nicht zu einer «Selbstüberlassung» kommt. Insbesondere junge Talente suchen eine klare Ausrichtung und Orientierung. Dies kann sehr gut ohne hierarchische Linienorganisationen sichergestellt werden. Der Schlüssel dafür ist Leadership.
Die Herausforderungen der reinen Selbstorganisation
Reine Selbstorganisationsformen überfordern viele Organisationen insbesondere in der Anfangsphase. Der plötzliche Wegfall
von klaren Hierarchien und Vorgaben kann zu Unsicherheit und Effizienzverlusten führen. Mischformen zwischen Linienführung und Selbstorganisation bieten einen Mittelweg, sind jedoch komplex und oft nur ein Feigenblatt, um die bestehende Struktur etwas aufzuhübschen.
Der Weg zum Ziel:
Widerstände und Hürden überwinden
Die Transformation in eine geführte Selbstorganisation stellt eine Bereicherung für das Unternehmen dar, ist aber auch mit einigen Herausforderungen verbunden. Widerstände und Zweifel sind normal, ebenso wie organisatorische Hürden. Eine konsequente Umsetzung und klare Kommunikation sind entscheidend, um diese Herausforderungen zu meistern. Es ist wichtig, alle Beteiligten frühzeitig einzubeziehen und deren Bedenken ernst zu nehmen. Regelmässige Reflexions- und Feedbackrunden können helfen, den Prozess kontinuierlich anzupassen und zu verbessern.
Wie sieht eine geführte Selbstorganisation konkret aus
Unser Organisationsmodell basiert auf den Prinzipien der geführten Selbstorganisation.
Hauptmerkmale von CSPstars:
• Circle-Struktur: Das Modell fasst die Teams in Kreise «Circles». Jeder Circle operiert autonom, trifft Entscheidungen im eigenen Zuständigkeitsbereich und ist für seine Ergebnisse verantwortlich.
• Verantwortungsbereiche: Jeder Circle deckt fünf Verantwortungsbereiche ab – Ziele und Zusammenarbeit, Mitarbeitende und Auslastung, Markt und Leistungen, Akquisition sowie Prozesse und Qualität.
• Units: Zur Unterstützung der Circles gibt es Units, die bereichsübergreifend arbeiten und die Koordination und den Wissensaustausch fördern. Die Units organisieren sich selbst und haben klar definierte Kompetenzen und Verantwortung. Darunter ist auch die Unit GL, welche die taktisch, strategischen Rahmenbedingungen setzt.
Governance-Board: Das Governance-Board regelt die Abläufe, Kompetenzen und Verantwortung. Es ist der Hüter von CSPstars.
• Iterative Weiterentwicklung: CSPstars ist darauf ausgelegt, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. Regelmässige Feedback-Schleifen und Reflexionsrunden helfen dabei, Prozesse anzupassen und zu optimieren.
Kurze Wegleitung zur erfolgreichen Einführung einer geführten Selbstorganisation
1. Definieren Sie den Nutzen: Was ist das Ziel? Was möchten Sie primär erreichen?
2. Bauen Sie einen «Fan-Club» auf: Schaffen Sie eine Gruppe von Change-Champions, ein Fan-Club für die angestrebte Veränderung. Diese Multiplikatoren sind entscheidend, um Enthusiasmus zu schaffen und Ängste zu mindern.
3. Veränderungskern schaffen: Etablieren Sie einen Nukleus, ein Kernteam, welches die Veränderung in der Organisation vorantreibt.
4. Plan für Unvorhergesehenes: Akzeptieren Sie, dass es Unvorhergesehenes geben wird. Entwickeln Sie einen Plan, der es ihnen ermöglicht, flexibel auf solche Ereignisse reagieren zu können.
5. Mindset-Wandel: Akzeptieren Sie, dass der Wandel des Mindsets eine komplexe Herausforderung darstellt. Investieren Sie in Schulung, Workshops und Coaching.
Beachten Sie folgende Erfolgsfaktoren
1. Machen Sie sich bewusst, welche konkreten Herausforderungen Sie lösen möchten. Dies wird Ihnen helfen, klare Ziele für Ihre Transformation zu definieren.
2. Die Transformation muss von den Schlüsselpersonen getragen werden.
3. Externe Unterstützung kann Sie bei schwierigen Weichenstellungen und in der Kommunikation unterstützen.
4. Sie begeben sich auf eine längere Reise. Diese beginnt mit einem ersten Schritt.
Schlussfolgerung:
Der Weg zur geführten Selbstorganisation
Geführte Selbstorganisation bietet ein enormes Potenzial für Unternehmen, die in einer immer komplexer werdenden Welt erfolgreich sein wollen. Durch die Kombination von Autonomie und strategischer Ausrichtung werden Organisationen agiler und dynamischer und damit resilienter und attraktiver. Mit dem richtigen Mindset und einem klaren Plan kann jede Organisation den Weg zur geführten Selbstorganisation erfolgreich beschreiten und die Vorteile dieser modernen Arbeitsweise voll ausschöpfen. Im eigenen Tempo und passend auf die eigene Ausgangslage.
Ein Leitfaden für den Wandel:
«New Leadership in neuen Organisationsdesigns» Unser Buch «New Leadership in neuen Organisationsdesigns: Learning Journeys für mehr Selbstorganisation» zeigt in drei Teilen die Reise von der ersten Idee, über die Einführung bis zur erfolgreichen Transformation auf. Es bietet eine Mischung aus wissenschaftlicher Basis und Praxisbezug und zeigt auf, wie sich Organisationen erfolgreich in eine neue und moderne Organisationsform wandeln können. Das Buch dient als Wegweiser für Führungskräfte und Professionals, die den Wandel hin zu einer geführten Selbstorganisation in ihrem Unternehmen umsetzen möchten.
Roger Künzli ist Partner und Mitglied der Geschäftsleitung der CSP. Er berät Organisationen der öffentlichen Verwaltung und des Gesundheitswesens zu strategischen Fragestellungen, welche durch die digitale Transformation und neue Veränderungswellen ausgelöst werden. www.csp-ag.ch
Buchhaltung in der Schweiz: Was ist automatisierbar – was nicht?
Lukas Wissner
I Prozesslandschaft
Buchhalterische Prozesse müssen im Einklang mit einem gewünschten regelkonformen Zustand ablaufen, welcher vom Gesetzgeber (OR) und anerkannten Standards (Swiss GAAP FER, IFRS) vorgegeben wird. Die Automatisierung der Buchführung ist somit eine klassische Fallstudie im Bereich des «RegTech», wobei «Tech» die Variable und «Reg» die Konstante bildet.
Denn Technologien kommen und gehen – Rechtsgrundsätze bleiben («Technologieneutralität»).1 Dieser Grundsatz ist besonders gut im Schweizer Rechnungslegungsrecht zu beobachten: Die wichtigsten Aspekte seiner Automatisierbarkeit lassen sich nämlich bereits aus der ersten Fassung des Obligationenrechts von 1881 ableiten. Dort gab es lediglich drei Artikel zur Buchhaltung (heute sind es 42):
Art. 877. Wer verpflichtet ist, sich in das Handelsregister eintragen zu laßen, ist auch zu ordnungsgemäßer Führung von Geschäftsbüchern verhalten, aus welchen die Vermögenslage des Geschäftsinhabers und die einzelnen mit dem Geschäftsbetriebe zusammenhängenden Schuld- und Forderungsverhältniße ersehen werden können.
Art. 878. Wer zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet ist, hat dieselben während zehn Jahren von dem Tage der letzten Eintragung an aufzubewahren. Während derselben Zeitdauer, vom Tage ihres Einganges an berechnet, sind auch die empfangenen Geschäftsbriefe und Telegramme aufzubewahren.
Art. 879. Bei Streitigkeiten über Rechtsverhältniße, welche aus dem Betriebe eines Geschäftes herrühren, können Diejenigen, welche zur Führung von Geschäftsbüchern verpflichtet sind, zur Vorlegung derselben, sowie der empfangenen Geschäftsbriefe und Telegramme angehalten werden.
II Prozessanalyse
Datenerfassung («Führung von Geschäftsbüchern») Unter der «Führung von Geschäftsbüchern» versteht man prozesstechnisch die fortlaufende, chronologische und lückenlose Erfassung von Geschäftsvorfällen und Sachverhalten anhand von Belegen (i.d.R. Rechnungen). Daraufhin erfolgt eine Abstimmung mit den tatsächlichen über die Bank gebuchten Geldflüssen.
Die Buchführung wird in der Lehre als der «handwerkliche Teil» im übergreifenden Prozess der Erstellung der Jahresrechnung bezeichnet. Damit wird eines deutlich: «Buchführung [kann] nicht leicht gesetzlich geregelt werden». 2
Und auch die Automatisierung der Buchführung geht nicht so voran, wie es sich die Technikoptimisten wünschen. Denn genau das ist die Besonderheit der Buchführung – verstanden als «RegTech»: Sie ist nicht nur schwer zu regulieren, sondern als anerkanntes Handwerk (zumal mit eidgenössischem Fachausweis) auch nicht leicht zu automatisieren. Dies soll in den folgenden Gegenüberstellungen veranschaulicht werden:
Automatisierbar: Mit dem europäischen EBICS-Protokoll («Electronic Banking Internet Communication Standard») lassen sich in der Schweiz seit 2016 sämtliche Bankdaten als XMLDatei im Buchhaltungssystem empfangen. Allerdings muss EBICS zuerst bei der Hausbank beantragt und aktiviert werden. Tatsächlich stellt EBICS danach das gesamte bankinterne EBanking inklusive Zahlungsinitiierung (pain.001) in einem beliebigen konsumierenden System zur Verfügung. In der Schweiz wird EBICS von etwa 42 der 236 Finanzinstitute in verschiedenen Versionen angeboten.
Nicht automatisierbar: Multibanking besitzt zwar das Potenzial, den einfachen Import der Bankbuchungen in das Buchhaltungssystem zu automatisieren (Ist-Methode), sowie die nachträgliche Abstimmung der Bankbuchungen mit den Offenposten der Kreditoren- und Debitorenbuchungen zu bewerkstelligen (SollMethode), etwa durch automatische Zuordnungsvorschläge. Bei der kleinsten Abweichung der Vergleichswerte (z.B. des tatsächlich erhaltenen Betrags mit der offenen Rechnung) ist der
im Hintergrund laufende XML-Parser jedoch bereits nicht mehr in der Lage, die beiden Beträge (bzw. Rechnungssteller) zuverlässig einander zuzuordnen. Eine solche Abweichung könnte durch einen trivialen Tippfehler oder eine Teilzahlung entstehen.
Automatisierbar: Seit 2021 bieten alle drei «Hyperscaler» (AWS, GCP, Azure) die automatische Erkennung von Rechnungsdaten als Standardschnittstellen an. Unter dem technischen Namen «Intelligent Document Processing» (IDP) werden – angeführt von AWS – Kreditorennamen, Adressen, Rechnungsbeträge, Referenznummern (insgesamt mehr als 30 Datensätze) mit sehr hohen Zuverlässigkeitswerten (über 80%) durch optische Zeichenerkennung (OCR) erfasst und zur Verarbeitung z. B. an ein Buchhaltungssystem übergeben.
Nicht automatisierbar: Die Verifizierung der ausgelesenen Rechnungsdaten und eventuellen Kontierungsvorschlägen erfolgt dennoch von Hand. Die tatsächliche Effizienzsteigerung im Tagesgeschäft ist daher erfahrungsgemäss minimal. In allen Szenarien muss nämlich die ursprüngliche Eingangsrechnung in einem separaten Fenster zur Verfügung stehen. Ob die Daten nun manuell in die Buchungsmaske eingegeben oder lediglich validiert werden, das Ergebnis ist in etwa das gleiche.
Erschwerend kommt hinzu, dass die automatische Schnittstelle oft mehr Daten liefert, als benötigt. Es geht wertvolle Zeit verloren, um unnötige Rechnungsdaten zu validieren oder abzulehnen. Grundsätzlich ist Datenerfassung kein Selbstzweck: insb. bei Junior-Sachbearbeitern verursachen viele Eingabefelder für Randphänomene Verwirrung und Ineffizienz.
Nicht automatisierbar: Es gilt zu beachten, dass hinter dem wundersam technisch klingenden Begriff «Datenerfassung» natürlich wieder der Mensch (und zwar nicht der Buchhalter) in Erscheinung tritt, denn er ist es ja, der die Daten durch seine Geschäftsaktivität generiert hat und nun erfasst. Begriffe wie «Hochladen», «Einscannen», «Einlesen», «Importieren» sind wenig aussagekräftig, wenn es darum geht, zu entscheiden, welche Informationen überhaupt buchungswürdig sind und somit Urkundencharakter haben. Während die Erfassungsmethode automatisierbar ist, liegt der eigentliche Buchungsentscheid wieder beim Menschen, genau wie der darauffolgende Archivierungsentscheid (Stichwort DMS). Der Mensch ist also aus der Buchhaltung gar nicht wegzudenken: Nur er kann sie verständlich machen. Dadurch entsteht eine weitere Prozessschnittstelle: Übergabe und Interpretation der erfassten Daten.
Nicht automatisierbar: Im KMU-Szenario ist die Person, welche die Daten erfasst oft nicht diejenige, die die Buchung wirklich vornimmt. Dadurch gestaltet sich die Übergabe von Belegen und Kontoauszügen vom operativen Geschäft zum Buchhalter/Treuhänder mühsam (mangels EBICS-Anbindung und einer Vielzahl von Primärsystemen). Auch in mittleren und grossen Unternehmen mit zentralen ERP-Systemen muss sich der Buchhalter das Fachwissen zu den Geschäftsvorfällen weiterhin aus den Abteilungen holen.
Kontierung («ordnungsgemäss»)
In der Buchhaltungspraxis entfallen nur etwa 10 bis 20% des gesamten Arbeitsaufwands auf die Datenerfassung. Ein weit grösserer Teil entfällt auf die Analyse der Belege und darauffolgende Kontierung.
Automatisierbar: Auf den ersten Blick scheint die ordnungsgemässe Kontierung in der Welt der automatischen Buchführung
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in einer einzigen Eingabe zu bestehen – nämlich einer Gegenbuchung zu der bekannten Buchungszeile der Bank (Ist-Methode). Ist dem System die Gegenpartei bereits bekannt, so kann auch die Gegenbuchung automatisch ablaufen. Jedoch ist die Tücke dabei, dass sich automatische Buchungsvorschläge wie «Autocomplete» verhalten: regelmässig wird der eigenständige Denkprozess unterbrochen und in manchen Fällen kommt es zu schwerwiegenden Fehlern, die aber aufgrund gegenteiliger Signale aus dem UI nicht mehr wahrgenommen werden.
Bedingt automatisierbar: Periodenabgrenzungen können bedingt automatisiert werden, indem Belege mit Hilfe von grossen Sprachmodellen (LLMs) auf zeitbezogene Merkmale hin analysiert werden (sog. «time identifiers»). Bei Erfolg kann das automatisch identifizierte Abgrenzungskriterium anhand von Quellenangaben auch in langen Dokumenten zuverlässig auf seine Relevanz hin überprüft werden (z.B. ein Lieferdatum, die Mietdauer, eine Serviceperiode).
Auf den zweiten Blick ist Buchhaltung aber bekanntlich viel mehr als nur Kontierung, denn die Einbettung der einzelnen Buchungen in den betriebswirtschaftlichen Zusammenhang lässt sich wiederum nicht automatisieren.
Nicht automatisierbar: Der über 1000-seitige Praxiskommentar zum Obligationenrecht von veb.ch zeugt in seiner Detailtreue davon, dass viele Aspekte der Buchhaltung a priori nicht automatisierbar sind. Dazu gehören insb. Fachkenntnisse des eidgenössischen und kantonalen Steuerrechts einschliesslich der Mehrwertsteuer, das Know-how bei fortgeschrittenen Abschluss- und Abgrenzungsbuchungen, die Bilanzierung von Rückstellungen und stillen Reserven, die Gewinnverwendung sowie die Erstellung von Jahresrechnung und Anhang. Denn um einen Geschäftsvorfall korrekt zu verbuchen, müssen oft branchenspezifische Verträge ganzheitlich analysiert werden.
Das buchhalterische Expertenwissen an der Nahtstelle von handwerklicher Kontierung, komplexer Systemlandschaft, steuerrechtlicher Praxis, fundierten Branchenkenntnissen und dem Verständnis für den gesamtwirtschaftlichen Kontext samt den Bedürfnissen unterschiedlicher Anspruchsgruppen (Stakeholder) lässt Automatisierung nicht zu.
Archivierung («Aufbewahrung»)
Die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrung des Jahresabschlusses, des Prüfberichts und der Buchhaltungsbelege für einen Zeitraum von zehn Jahren nach Abschluss des Geschäftsjahres ist ein fester Bestandteil des Buchführungsprozesses.
Automatisierbar: Die Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verläuft automatisch, wenn die Buchhaltungssoftware in ein elektronisches Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert ist, welches den Vorgaben der Schweizer Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) entspricht und im Idealfall von einer bei der Schweizerischen Akkreditierungsstelle (SAS) zugelassenen Prüfstelle zertifiziert ist.
Nicht automatisierbar: Die Konfiguration des DMS, die Definition des Ablageplans sowie der Indexierungsregeln und zu erfassenden Metadaten birgt Komplexitäten, die oft nur nach langer interner Anlaufzeit und mit Hilfe von im Archivwesen geschulten Beratern bewältigt werden können.
Abruf («Vorlegung»)
Wie bereits 1881 zu lesen war, sind Buchhaltungsunterlagen «bei Streitigkeiten über Rechtsverhältnisse» von hohem Nutzen und sind vorzulegen. Des Weiteren müssen Schweizer Banken und börsennotierte Firmen im Rahmen der Finanzberichterstattung ihre Geschäftsberichte an Aufsichtsbehörden melden und Analysten und Investoren mit standardisierten Kennzahlen beliefern.
Automatisierbar: Im Rahmen der elektronischen Finanzberichterstattung («E-Bilanz») ermöglicht der XBRL-Standard («eXtensible Business Reporting Language») die Übermittlung vergleichbarer Finanzkennzahlen über sog. XBRL-Tags (in der Schweiz: die OR-Taxonomie 2.0), und zwar direkt aus der Jahresrechnung in periphere Systeme, sei es zum Zweck der aufsichtsrechtlichen Berichterstattung (Eigenmittelvorschriften nach Basel III, ESG-Reporting, Klimaberichterstattung) oder z.B. zur automatisierten Kreditwürdigkeitsprüfung eines KMU seitens Hausbank.
Die Vorlegungspflicht endet jedoch nicht mit der Übermittlung der Zahlen aus der Finanzbuchhaltung an die zuständige Behörde. Der Grundsatz der Nachprüfbarkeit verlangt, dass Buchungstatsachen bis zur ursprünglichen Transaktion zurückverfolgt werden können: «Die Prüfspur muss […] ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zur Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden».3
Automatisierbar: Damit die Geschäftsbücher und dazugehörigen Einzelbelege vorgelegt werden können, müssen sie zunächst in einem DMS suchbar gemacht werden. Dies geschieht, wie bei normalen Büchern, durch Anlegung eines Index in einer speziellen Datenbank, wodurch eine zielgerichtete Volltextsuche in sämtlichen Verträgen und Rechnungen mit Gewichtung der Suchergebnisse gewährleistet ist.
Aufgrund des ausgeprägten Analysebedarfs im Buchhaltungswesen und der ständigen Arbeit mit Dokumenten ergibt sich aus der Vorlegungspflicht, dass die Buchhaltungskomponente ihre Funktion nur zur Hälfte erfüllen kann, wenn sie nicht in eine leistungsstarke Komponente zur Aktenführung mit Volltextsuche integriert ist.
III Metaprozesse
Stammdatenmanagement
Bedingt automatisierbar: Korrekte Stammdaten wie z. B. Adressen und Bankverbindungen von Debitoren/Kreditoren oder korrekte Preislisten fliessen direkt ins Rechnungswesen und schliesslich ins Buchhaltungssystem. Einerseits wird auch «Data Governance» zunehmend automatisierbar (etwa über API-Anbindungen an Primärquellen wie Handelsregister / Handelsplätze oder mittels automatischer Dublettenbereinigung), andererseits fehlen bei unvollständigen oder doppelten Datensätzen die Voraussetzungen zur Automatisierung schlechthin: Aufträge können nicht mehr richtig zugeordnet, Umsätze nicht korrekt berechnet werden. Schlimmstenfalls sind Duplikate mit offenen Aufträgen verknüpft – dann gelingt deren Bereinigung nur manuell.
Systemkonfiguration
Nicht automatisierbar: Unabhängig vom verwendeten System und der Grösse des Unternehmens lässt sich die Systemkonfiguration selbst nicht automatisieren. Daher ist eine präkonfigurierte Systemarchitektur, die auf die realen Bedürfnisse der buchhalterischen Praxis abgestimmt wurde, der eigentliche Schlüssel zur sinnvollen Automatisierung der Buchhaltung in der Schweiz.
Fussnoten
1 Stefan Walter von der FINMA hat es kürzlich auf den Punkt gebracht: «Technologie sollte sich an die Regulierung anpassen, nicht umgekehrt». tinyurl.com/tsm-24-3-wissner1
2 Dieter Pfaff, Stephan Glanz, Thomas Stenz, Florian Zihler (Hrsg.), Rechnungslegung nach Obligationenrecht. veb.ch Praxiskommentar mit Berücksichtigung steuerrechtlicher Vorschriften |
2. Auflage 2019, S. 116
3 Ibid., S. 126 Lukas Wissner ist Softwarearchitekt bei 360core www.360core.ch
7 Schritte für finanzielle Gesundheit in Wachstumsunternehmen
Schnelles Wachstum führt oft zum Überblicksverlust, wodurch Liquiditätsprobleme auftreten oder unschöne Überraschungen folgen können. Klarheit auf Grund aktueller Finanzdaten ist unabdingbar, um Kosten gezielt zu optimieren und den Gewinn zu maximieren. Die folgenden 7 Schritte für die finanzielle Gesundheit eines Wachstumsunternehmens helfen den Verantwortlichen, den Überblick zu behalten.
Isabelle Weber
Schritt 1 – Aktuelle Daten
Die Klarheit und Kontrolle beginnt nicht mit Auswertungen, sondern mit aktuellen Daten und einer guten und fundierten Datenbasis. Ihre Führungsinstrumente sind nur so gut, wie die Daten, die Sie darin einpflegen. Wenn Sie Ihre Daten erst ein paar Monate im Nachhinein zur Verfügung haben, sind diese bereits wieder veraltet und Sie reagieren auf Umstände, die sich vielleicht bereits wieder verändert haben.
Schritt 2 – Strukturierte Datenbasis
Sie sollten imstande sein, Ihre Auswertungen, sei es Budget, Reporting oder Kennzahlen, mit möglichst wenig manuellem Aufwand generieren zu können. Manuelle Eingriffe bedürfen Zeitaufwand und Sie werde die Daten nicht regelmässig auswerten, da Ihnen einfach die Zeit dazu fehlt. Zudem sind manuelle Eingriffe fehleranfällig und die Auswertungen dadurch meist nicht ganz akkurat. Bilden Sie Ihre Daten in der Buchhaltung individuell ab, sodass Auswertungen einfach angewendet und verwendet werden können. Der Kontenrahmen in der Schweiz erlaubt hier diesen Spielraum, während in Deutschland die Strukturen festgefahrener sind.
Schritt 3 – Budget
Ihrem Budget können Sie zwei wertvolle Zahlen entnehmen, sowie mit monatlichen Soll-Ist Analysen Ihre Kosten kontrollieren. Je nachdem wie Sie Ihr Budget aufsetzen, sind Sie imstande die beiden Grössen Plan-Ergebnis und benötigter Cash Bedarf daraus zu entnehmen. Diese beiden Zahlen sind wichtig, denn durch sie haben Sie vorgängig Zeit, um zu reagieren, wenn Ihr benötigter Cash Bedarf nicht ausreicht, oder wenn Sie merken, dass Ihr Plan-Ergebnis in einem grösseren Verlust landen wird. Erstellen Sie Ihr Budget am besten für das neue bevorstehende Jahr mit einem Planungshorizont von einem Jahr.
Schritt 4 – Kennzahlen
Kennzahlen oder KPIs geben Ihnen einen qualitativen oder quantitativen Wert an. Sie bieten eine Möglichkeit, umfangreiche Datenmengen auf eine leicht verständliche Weise darzustellen und damit die Leistung eines bestimmten Bereiches oder eines bestimmten Produkts schnell und einfach zu überwachen und zu bewerten. Kennzahlen helfen dabei Fortschritte im Hinblick auf bestimmte Ziele zu messen, Risiken zu identifizieren und darauf basierte Entscheidungen zu treffen. Kennzahlen sollten auf Ihr Geschäft abgestimmt sein und individuell aufgesetzt
werden. Zu den Zahlen, die in allen Unternehmen regelmässig ausgewertet werden sollten, gehören der Bestand der flüssigen Mittel, die Information der Herkunft des Ertrags und die Kenntnisse über die Margen.
Schritt 5 – Analysieren
Analysieren Sie alle Ihre Ergebnisse aus den finanziellen Führungsinstrumenten mindestens einmal monatlich und schauen sie sich an, welche Zahlen Ihrem gewünschten Ergebnis entsprechen und welche nicht.
Schritt 6 – Massnahmen einleiten
Die Analyse allein bringt Sie nicht weiter. Sie zeigt Ihnen lediglich auf, in welchen Bereichen Massnahmen erforderlich sind und bildet die Grundlage, um zu definieren, wo Sie welche Massnahme einleiten sollten. Leiten Sie entsprechende Massnahmen zeitnah ein, um rechtzeitig Gegensteuer geben zu können.
Schritt 7 – Kontinuität und Regelmässigkeit
Regelmässige und gleichbleibende Auswertungen bieten Ihnen Vergleichbarkeit und Sie erkennen Trends rechtzeitig. Vor allem bei saisonalen Schwankungen, ist die Regelmässigkeit wichtig, um fundierte Aussagen treffen zu können. Arbeiten Sie also mindestens einmal im Monat mit Ihren finanziellen Führungsinstrumenten (Kennzahlen, Budget und gegebenenfalls Reporting) und vergleichen Sie die aktuellen Daten sowohl mit dem Vormonat als auch mit dem entsprechenden Monat des Vorjahres.
Isabelle Weber, Externe CFO, Weber CFO Consulting GmbH. Smarte Finanzprozesse und optimierte finanzielle Führungsinstrumente durch Digitalisierung und Prozessoptimierung stehen bei ihrer Arbeit im Vordergrund. www.linkedin.com/in/isabelle-weber-cfo
Automatisierung mit KI: Effizienzsteigerung in der Finanzbuchhaltung
In der Buchhaltung gibt es viele immer wiederkehrende, langweilige und zeitintensive Arbeiten. Deshalb ist es eine gute Idee, mit der Automation in Ihrem Unternehmen in genau diesem Bereich zu beginnen.
Zugegeben: Belegleser/OCR-Systeme gibt es schon länger, doch mit den Entwicklungen im Bereich KI eröffnen sich auch für KMU im Finanzwesen ganz neue Möglichkeiten.
Die Buchhaltung bzw. Finanzabteilung ist das Herzstück jedes Unternehmens – hier laufen alle Fäden zusammen. Egal ob Lohn, Ertrag oder strategische Zahlen: Kaum eine Abteilung des Unternehmens ist so zentral für den Geschäftsalltag. Aber die Abteilung gilt als notwendiges Übel und Kostenfaktor, bringt sie selbst ja weder Umsatz noch Gewinn.
Deshalb investieren viele Unternehmen im Rahmen der Digitalisierung lieber in andere Bereiche und verkennen dabei die Chancen, die eine digitalisierte Finanzabteilung bietet. So sorgen zum Beispiel stets aktuelle Kennzahlen für wertvolle Informationen für die Strategie des Unternehmens, lassen mögliche Probleme frühzeitig erkennen oder zeigen neue Geschäftsmöglichkeiten auf.
Moderne Lösung mit KI-Funktionen
Doch dafür müssen die Fachleute in der Finanzabteilung digital und effizient arbeiten können, mit modernen IT-Mitteln, automatisierten Systemen und mit Vorteil auch mit der Unterstützung durch Künstliche Intelligenz. Folgende Vorteile bringt die Automatisierung in der Finanzabteilung unter anderem:
In der Finanzabteilung gibt es sehr viele repetitive Arbeiten wie das Einlesen und Verarbeiten von Rechnungen, das Abgleichen von Konten oder das Erstellen von Statistiken und Berichten. Hier kann eine Automatisierung die Fachleute von diesen langweiligen Aufgaben befreien. Dies ermöglicht es den wertvollen Arbeitskräften, sich auf interessante und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Dazu kommt die schiere Geschwindigkeit, mit der Systeme mit KI-Unterstützung auch grosse Datenmengen innert kürzester Zeit analysieren und verarbeiten können. Die Datenerfassungs-KI ist dabei bis zu zwanzigmal schneller als die manuelle Bearbeitung. Damit steigt die Produktivität der Abteilung markant, was bis zu 80% niedrigeren Verwaltungskosten führen kann.
Automatisierte Datenerfassung: Deutlich präziser Wo gearbeitet wird, passieren Fehler. Das ist menschlich. Doch dieses Risiko wird massiv minimiert, wenn Dateneingabe und -verarbeitung automatisiert erfolgen. KI-Systeme können Daten präzise und konsistent verarbeiten, aufwendige und zeitintensive manuelle Eingaben durch Fachkräfte entfallen – und damit verschwindet auch die entsprechende Fehlerquelle.
Eine moderne KI erkennt allfällige Fehler zudem bedeutend schneller als der Mensch. Durch die kontinuierliche Überwachung der Daten kann das System so auf Unstimmigkeiten aufmerksam machen und – je nachdem – die Fehler auch sofort
korrigieren oder die Fachleute informieren. Dies erhöht die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Finanzdaten weiter markant.
Mehr Zeit für strategische Aufgaben
Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels gilt es, die Arbeiten für die Mitarbeitenden so interessant, herausfordernd und abwechslungsreich wie möglich zu gestalten. Gerade die Spezialistinnen und Spezialisten in der Buchhaltung können sich Schöneres vorstellen, als Standardbuchungen vorzunehmen oder Belege abzulegen. Da die KI die Routineaufgaben übernimmt, haben die Mitarbeitenden mehr Zeit, sich zum Beispiel mit Analysen, Strategien und wichtigen Entscheidungen zu befassen. Dies dient auch der Unternehmensführung, die dank stets aktuellen Zahlen über eine solide Basis für ihre Entscheide und die langfristige Planung verfügt.
Automatisch führt die abwechslungsreiche Arbeit ohne langweilige Routinen zu einer höheren Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden in der Finanzabteilung.
Flexible Integrationsmöglichkeiten durch API
Seine Stärken kann ein durch eine KI unterstütztes System jedoch nur optimal ausspielen, wenn es nahtlos mit den anderen Systemen wie z. B. dem ERP-System verbunden ist. Dies gelingt dank durchdachter APIs (Application Programming Interfaces). Diese ermöglichen es, moderne KI-Lösungen problemlos in die bestehende Unternehmens-IT zu integrieren, ohne dass die vorhandenen IT-Infrastrukturen komplett überarbeitet werden müssen.
APIs bieten zudem die Flexibilität, KI-Funktionen je nach Bedarf zu skalieren und anzupassen. Unternehmen können spezifische Funktionen hinzufügen oder entfernen, um ihre individuellen Anforderungen zu erfüllen. Durch die Verwendung von APIs können zudem verschiedene Systeme und Anwendungen miteinander kommunizieren und Daten austauschen. Dies fördert eine reibungslose Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz der gesamten IT-Landschaft eines Unternehmens.
KI ist OCR-Systemen weit überlegen
Tatsächlich werden Technologien wie Belegleser mit OCR (Optical Character Recognition) schon lange auch in der Buchhaltung eingesetzt. Doch was macht ein System mit KI eben besser? Kurz gesagt: Ein Belegleser kann nur erkennen, was auf dem Dokument geschrieben steht. Meist muss dieser Beleg auch in einer festgelegten Form vorliegen, unstrukturierte Dokumente können oft nicht eingelesen werden und müssen deshalb wieder manuell erfasst werden.
Ein System mit KI-Unterstützung erkennt jedoch die Zusammenhänge und verarbeitet diverse Belegarten wie zum Beispiel Rechnungen, Quittungen, Gutschriften oder Lohnabrechnungen. Die KI versteht die Semantik von Dokumenten, integriert je nach Kontext Informationen aus verschiedenen Quellen und liefert so innerhalb von Sekunden umfassende Ergebnisse. Flexible Systeme wie DeepO zum Beispiel erlauben es zudem, die Datenerfassung jederzeit an individuelle Workflows anzupassen.
Steht auf einem Beleg beispielsweise «inkl. MWST», dann weiss das KI-unterstützte System, welcher MWST-Satz zur Anwendung kommt und weist die Mehrwertsteuer in der Buchhaltung automatisch aus – auch wenn der Steuerbetrag auf dem Beleg oder der Rechnung nicht ersichtlich ist. Dies ist bei herkömmlichen OCR-Systemen nicht möglich, da diese Information für sie schlicht nicht vorhanden ist. Auch andere Fehler oder Auslassungen auf Belegen werden durch die KI erkannt und nach Möglichkeit selbständig korrigiert bzw. ergänzt.
Diese modernen Systeme erkennen auch automatisch, ob es sich bei einem Dokument zum Beispiel um eine Rechnung, einen Lieferschein oder eine Mahnung handelt. Die Lösung kann auch Daten aus externen Quellen hinzuziehen, zum Beispiel dem ERP-System, und so entscheiden, ob die Rechnung in die Debitoren oder die Kreditoren-Buchhaltung gehört. Dies sorgt für eine spürbare Entlastung der Fachleute in der Finanzabteilung, eine deutliche Zeitersparnis und gleichzeitig für eine enorme Effizienzsteigerung.
Die Vorteile werden besonders deutlich an einem einfachen Rechenbeispiel: Wenn durch die Automatisierung eines Belegs mittels KI statt manueller Verarbeitung nur zwei Minuten eingespart werden, ergibt dies bei 1000 Belegen bereits eine Zeitersparnis von über 33 Arbeitsstunden. Diese gewonnene Zeit kann von den Fachleuten definitiv für wichtigere Aufgaben genutzt werden.
Fazit:
Auch für kleinere Unternehmen kann es sich lohnen, eine Automatisierungslösung mit KI-Unterstützung für die Finanzabteilung in Betracht zu ziehen. Ein passendes System spart nicht nur wertvolle Zeit und steigert die Effizienz, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden – und damit letztlich auch die der Kundschaft.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch DeepCloud AG mit Lösungen, die die Zusammenarbeit optimieren. Sie steigern die Effizienz Ihres Unternehmens, indem jeder Prozess digitalisiert wird. www.deepcloud.swiss
KI und Blockchain: Die Zukunft der Fibu
Die Kombination aus Künstlicher Intelligenz (KI) und Blockchain-Technologie wird die Finanzbuchhaltung grundlegend verändern. Diese Innovationen bieten nicht nur höhere Sicherheit und Effizienz, sondern eröffnen völlig neue Wege der Datenspeicherung und -verarbeitung. Doch wie sieht die Zukunft der Buchhaltung aus?
Michael Bechen
Blockchain: Transparenz und Sicherheit
Die Blockchain-Technologie ermöglicht es, Transaktionen in einer unveränderbaren, dezentralen Datenbank zu speichern. Dies schafft Vertrauen und Transparenz in der Finanzbuchhaltung. Jeder Eintrag auf einer Blockchain ist nachträglich nicht mehr manipulierbar und kann jederzeit von allen Beteiligten eingesehen werden. Für KMU bedeutet dies eine drastische Reduktion von Fehlern und Betrugsmöglichkeiten, da jeder Transaktionsschritt nachvollziehbar ist.
KI und intelligente Automatisierung
KI wird in der Zukunft der Finanzbuchhaltung eine zentrale Rolle spielen. KI-gesteuerte Systeme können Daten nicht nur schneller verarbeiten, sondern auch Muster und Anomalien erkennen, die menschlichen Buchhaltern entgehen könnten. So können etwa Unregelmässigkeiten in Echtzeit aufgedeckt oder Prognosen für den Cashflow erstellt werden. Diese Funktionen helfen KMU, fundiertere und schneller umsetzbare Entscheidungen zu treffen.
Smarte Verträge und Automatisierung durch Blockchain
Eine der revolutionärsten Entwicklungen durch Blockchain sind „Smart Contracts“. Diese intelligenten Verträge führen automatisch Buchungsvorgänge oder Zahlungen aus, sobald bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Für KMU bedeutet das eine erhebliche Vereinfachung: Verträge werden autonom abgewickelt und Zahlungen ohne Verzögerungen getätigt, was den Cashflow optimiert und die Verwaltungskosten senkt.
Mehr Sicherheit durch dezentrale Systeme
Sowohl KI als auch Blockchain bieten verbesserte Sicherheitsfunktionen. Während Blockchain sensible Finanzdaten gegen Manipulation und externe Angriffe schützt, können KI-Systeme verdächtige Aktivitäten frühzeitig erkennen und Warnungen ausgeben. Dies schafft nicht nur mehr Vertrauen, sondern reduziert auch das Risiko von Cyberangriffen auf Finanzdaten erheblich.
Herausforderungen und Chancen
Trotz des Potenzials dieser Technologien müssen KMU auch die Herausforderungen berücksichtigen. Die Implementierung erfordert hohe Investitionen und fundiertes technisches Wissen. Zudem müssen rechtliche und regulatorische Rahmenbedingungen mit dem technologischen Fortschritt Schritt halten. Doch wer früh auf diese Innovationen setzt, kann langfristig signifikante Vorteile erzielen.
Fazit:
Technologie als Wegweiser
KI und Blockchain sind die Bausteine der Zukunft der Finanzbuchhaltung. Für Schweizer KMU bieten sie die Möglichkeit, Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Langfristig wird sich die Buchhaltung von einer reinen Verwaltungsaufgabe hin zu einer strategischen Funktion wandeln – eine Transformation, die bereits heute beginnt.
Michael Bechen ist Vice President Marketing bei Infoniqa. Er bringt fast 20 Jahre Marketing- und Führungserfahrung mit Schwerpunkt auf B2B-Zielgruppen im DACH-Raum mit. Als Marketing- und Sales-Experte setzt er auf einen datengetriebenen Ansatz und moderne Technologien, um wirkungsvolle Strategien zu entwickeln.
Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Infoniqa Schweiz AG. Ob Personalmanagement oder Finanzbuchhaltung, Infoniqa hat die passende Lösung für Ihr Unternehmen. www.infoniqa.ch
Finanzsoftware: Schlüssel zu mehr Produktivität
In jedem Unternehmen geht es um Geld: Um Umsatz und Lohnkosten, Aufwand und Ertrag, um Gewinne und Verluste. Deshalb kommt der Buchhaltung eine besonders grosse Bedeutung zu. Auch die Führung ist für die Planung auf stets aktuelle Zahlen aus der Finanzabteilung angewiesen. Zum Glück unterstützt moderne Finanzsoftware die Buchhaltung in vielen Belangen tatkräftig.
Alain Zanolari
Die Finanzabteilung ist das eigentliche Herz jedes Unternehmens: Lohnlauf, Einkauf, Verkauf, Spesen – alles, was mit Geld zu tun hat, wird hier bearbeitet. Auch die wichtigen Kennzahlen für die Führung kommen aus dieser Abteilung. Dafür braucht es Fachleute mit viel Know-how. Diese erhalten zum Glück Hilfe durch moderne Software, die viele der Prozesse tatkräftig unterstützt.
Weg mit dem Papier!
Die Digitalisierung beginnt im Kleinen. Sammeln zum Beispiel Ihr Aussendienst noch immer Spesenbelege? Mit einer entsprechenden App kann dieser den Zettel auch einscannen und der Beleg landet digital in der Buchhaltung. Niemand muss Papiere sammeln oder diese mühsam abtippen.
Doch das geht noch viel weiter. Mittels Künstlicher Intelligenz (KI) bzw. Machine Learning (ML) kann die passende Software wiederkehrende Prozesse bei den Finanzen beschleunigen oder sogar vollständig übernehmen. Dies schafft bei den Mitarbeitenden Kapazitäten für interessantere, wichtigere Aufgaben.
Fachleute in Finanzabteilungen und Treuhandfirmen finden ihre Erfüllung nämlich nicht darin, Quittungen und Belege abzutippen und manuell in ein Finanzprogramm zu überführen. Analyse, Controlling, Planung und Beratung sind spannendere Aufgaben, welche zudem der (internen oder externen) Kundschaft einen echten Mehrwert bieten. Die repetitiven Aufgaben darf gerne eine Software übernehmen.
Buchhaltung intern oder extern?
Viele Schweizer KMU lassen Ihre Buchhaltung von einem Treuhandunternehmen führen. Sie profitieren so vom Know-how der Fachleute, ohne selbst nach Finanzexpertinnen suchen zu müssen.
Nicht nur müssen keine Belege auf Papier mehr hin und hergetragen werden, mit einem spezialisierten Treuhandunternehmen verfügt das KMU auch über einen Sparring-Partner, wenn es um Entscheidungen im Bereich Strategie oder Finanzen geht. Laut unserer nicht repräsentativen Umfrage zeigen sich Unternehmen, die ihre Buchhaltung bereits an Treuhänder ausgelagert haben, mit ihrem Treuhandpartner mehrheitlich zufrieden. Das Preis-/Leistungs-Verhältnis könnte jedoch für einen Grossteil der Befragten besser sein. Auch sind einige der Treuhandunternehmen noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen,
zu viel laufe noch in Papierform. Hier besteht auf jeden Fall Handlungsbedarf.
Ist Finanzsoftware nicht teuer?
Eigentlich nicht. Zeitgemässe Software übernimmt die Buchungsarbeit, prüft alles auf Korrektheit und vereinfacht die Prozesse. Dadurch können Unternehmen ihre Verwaltungskosten sogar senken, schaffen dabei Echtzeit-Zugriff auf ihre Finanzdaten, steigern die Produktivität, die Sicherheit sowie die Mitarbeiterzufriedenheit – und eliminieren erst noch viele Fehlerquellen.
Laut Branchenexperten können die Kosten für die Buchhaltungsabteilung von KMU in der Schweiz durch den Einsatz moderner Finanzsoftware erheblich gesenkt werden. Schätzungen zufolge sind Einsparungen von bis zu 80 Prozent möglich.
Generell oder spezialisiert?
Ja, es gibt sie, die Allrounder unter den Software-Produkten für die Finanzabteilung. Egal ob Lohnbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Anlagen oder Zahlungsverkehr, alles wird durch eine Lösung abgedeckt. Und für viele kleinere Unternehmen reichen die Funktionalitäten auch durchaus aus.
Doch gerade bei grösseren Unternehmen kann es sich lohnen, sich spezialisierte Lösungen für die einzelnen Bereiche anzuschauen. Deren Funktionen sind oft ausgebaut und spezifischer auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt.
Wichtig ist jedoch immer, dass diese Finanzlösungen nahtlos mit dem ERP und anderen Umsystemen verbunden sind, damit Daten ohne Verluste weitergegeben werden können. Dies steigert die Effizienz und Sie ziehen den grössten Nutzen aus Ihrer IT.
Nicht jede Finanzsoftware passt zu Ihren Bedürfnissen und oft ist die Auswahl schwierig. Auf den nächsten Seiten finden Sie Spezialisten, die sich mit dieser Materie auskennen. Lassen Sie sich zeigen, wie eine passende IT-Lösung auch Ihre Finanzabteilung gewinnbringend unterstützen kann. Für mehr Produktivität und ja, auch für mehr Gewinn.
Abacus Research AG
Abacus-Platz 1
9300 Wittenbach
T +41 71 292 25 25 www.abacus.ch info@abacus.ch
Abacus ist ein inhabergeführtes Schweizer Software-Unternehmen, das rund 900 Mitarbeitende beschäftigt. Das Unternehmen entwickelt seit über 35 Jahren erfolgreich betriebswirtschaftliche ERP-Software.
AbacusDeep, die fünfte Software-Generation, bietet eine digitale ERPPlattform, die auf modernsten Technologien wie maschinellem Lernen, KI und Deep Learning basiert.
Damit wird eine papierlose und autonome Buchführung ermöglicht, wobei Buchungsprozesse vollständig digitalisiert sind und Informationen unmittelbar zur Verfügung stehen.
Produkte / Kompetenzen
Integriertes ERP-System für die Bereiche Finanzen, Personal, Administration und Vertrieb sowie Produktion und Services. - Abacus Finanzbuchhaltung
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Sind Sie auf der Suche nach einer innovativen Buchhaltungslösung? blue office® bietet Ihnen eine umfassende OP-Verwaltung, die Ihre offenen Posten und das Mahnwesen effizient steuert. Unsere KI-Technologie sorgt für eine schnelle und optimierte Rechnungsverarbeitung, während detaillierte Auswertungen, wie die Liquiditätsplanung und Zahlungsmoralanalysen, standardmässig integriert sind.
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BusPro AG Oelmühleweg 2
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Buchhaltung mit BusPro. Praktisch. Flexibel. Effizient. BusPro ist die beliebte und bewährte Schweizer KMU-Gesamtlösung für die Buchhaltung und Auftragsbearbeitung in Betrieben mit 1 bis 20 Arbeitsplätzen. BusPro ist sehr flexibel für individuelle Anpassungen, zuverlässig, robust und einfach bedienbar. Und effizient! Routineaufgaben können automatisiert, externe Datenquellen wie z. B. Seriennummern eingebunden werden.
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DeepCloud AG
Abacus-Platz 1
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Ihrem digitalen Wandel verpflichtet.
DeepCloud ist ein hochinnovatives Schweizer Technologieunternehmen, das innovative, KI-gestützte digitale Dienstleistungen anbietet, um die Effizienz und Zusammenarbeit von Unternehmen zu verbessern. ISO 27001zertifizierte Cloud-Lösungen und in der Schweiz ansässige Server bieten modernste Sicherheitsstufen. Das DeepCloud-Ökosystem bietet skalierbare, KI-basierte Cloud-Services, welche Ihnen helfen, komplexe Prozesse zu bewältigen und Ihre digitale Transformation zu beschleunigen.
DeepCloud ist ein Spin-off von Abacus Research, dem Schweizer Marktführer für ERP-Software.
Produkte / Kompetenzen
- ERP / CRM
- Auftragsbearbeitung
- Warenwirtschaft
- Lagerverwaltung
- Produktionsmanager
- Reparaturmanager
- Rechnungswesen
- E-Shop/Web-Shop
- POS Kasse + EFT/POS
- Web App / Mobile Apps
- Individualprogrammierungen (Add-Ins)
Kontakt
Moritz Neuschütz
Produkte / Kompetenzen
- Finanzbuchhaltung (kostenlos)
- Kreditorenbuchhaltung
- Debitorenbuchhaltung
- Einkauf, Artikel- und Lagerverwaltung
- Aufträge/Offerten/Rechnung
- Lohnbuchhaltung
Kontakt buspro@buspro.ch
Produkte / Kompetenzen
- DeepBox
- DeepSign
- DeepID
- DeepO
- DeepV
- DeepPay
- DeepFlow
Kontaktperson
Andrea Bogoni
Infoniqa Schweiz AG Platz 10 6039 Root D4
T +41 58 944 11 11 www.infoniqa.com kontakt@infoniqa.com
Mit den besten Services für Personal und Finance entlastet Infoniqa gemeinsam mit seinen Partnern KMU, damit diese sich erfolgreich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können.
Zu den bewährten Lösungen des Unternehmens zählen Payroll Outsourcing (BPO) sowie Infoniqa ONE 50 und Infoniqa ONE 200. Ziel des Unternehmens ist es, das Risiko für KMU zu reduzieren und Kosten für Kunden zu sparen.
Infoniqa schöpft aus über 30 Jahren Erfahrung und umfasst Standorte in der Schweiz, in Österreich, Deutschland, Polen und Tschechien.
KLARA Business AG KLARA.ch
Schlössli Schönegg, Wilhelmshöhe
6003 Luzern
T +41 41 329 07 00 www.klara.ch info@klara.ch
KLARA, die «All-in-One» KMU Software
Die führende Schweizer Software für KMU, Selbständige und Vereine bietet dir alle digitalen Anwendungen, die du für deinen Alltag benötigst, in einem System.
Die modulare Struktur ermöglicht es dir, jederzeit einzelne Funktionsmodule (sogenannte «Widgets») nach deinen Bedürfnissen zu aktivieren.
Ob Buchhaltung, Kundenverwaltung, Lohnwesen, Kassensystem oder Online-Shop – alle diese und weitere verfügbaren Module sind perfekt miteinander synchronisiert, um deinen Geschäftsalltag zu erleichtern.
T +41 34 495 70 20 www.shakehands.com ch@shakehands.com
Topal Solutions AG Grabenwisstrasse 3 8604 Volketswil T +41 62 915 87 00
www.topal.ch info@topal.ch
shakehands Kontor bietet die komplette Buchhaltungssoftware für deinen Mac oder PC. Die Lösungen sind perfekt für Selbständige, kleine Unternehmen, Vereine und Startups.
shakehands Kontor ist eine Komplettsoftware für deine Buchhaltung und eignet sich für das Schreiben von Angeboten und Rechnungen, für deine buchhalterische Abrechnung und das Erstellen deiner Steuermeldungen. Die Buchungsdialoge sind dabei die wichtigsten Erfassungsmasken. Du kannst Umsatzdateien deiner elektronischen Bankumsätze einlesen und mit Intelligenz zu Buchungen ergänzen und die digitalen Anhänge bei der Buchung direkt ablegen. Die Datenbank kann für den Client-/Server-Betrieb auf einem Datenbankserver – cubeSQL Server installiert werden. Mit einem kostenlosen Formulargenerator kannst du deine eigenen Designs für Auswertungen und Scripte erstellen. Erhältlich ist eine API zum Integrieren von anderen Datenbanken.
Service, Support und Schulung liefern wir direkt als Herstellerin.
TOPAL FÜR DIE SCHWEIZ – Topal ist ein Familienunternehmen aus dem Kanton Zürich und entwickelt seit 2006 branchenunabhängige und unbeschränkt mandantenfähige Finanz- und LohnbuchhaltungsSoftware für Schweizer KMU. Speziell für die Zusammenarbeit zwischen Treuhänder und KMU, bietet Topal eine Fülle an praxisnahen Modulen, Automatismen und Funktionen.
TOPAL ECO-SYSTEM – Unser Ziel ist es, unseren Kunden die sichersten, modernsten und anwenderfreundlichsten Softwarelösungen für ihre Finanz und Lohnbuchhaltung anzubieten. Darum liegt bei uns die Entwicklung im Fokus, während unser schweizweites Vertriebs- und Partnernetzwerk eine kundennahe und kompetente Beratung und Betreuung ermöglicht. Lösungspartner können ihre Systeme über unser REST API schnell und sicher mit Topal verbinden. So entstehen massgeschneiderte, professionelle Gesamtlösungen, welche die Schweizer KMU optimal in ihren betriebswirtschaftlichen Prozessen unterstützen.
Produkte / Kompetenzen
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Kontakt
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Produkte / Kompetenzen
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Debitorenbuchhaltung
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Kontakt
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Fibu für KMU
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Cresus Finanzbuchhaltung Cresus - Epsitec SA
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Orphy Orphis AG
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Pesaris FIBU pesaris gmbh
Proffix Allix GmbH
Proffix Px5 Proffix Software AG
RPac ERP 3G - Finanz Pro-Data Service AG
Sage 100 ATUS AG
Sage 50 Extra Finanzbuchhaltung hellcom h.f.y. computer
Topal Solutions Finanzbuchhaltung Topal Solutions AG
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WinBIZ Cloud WinBIZ - LOGICIAL SA
Winoffice PRIME - ERP Winoffice AG
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SORECO AG
Integriertes Online-Banking Automatische Verbuchung in Fibu Reconciliation Software Rechnungsdokument per E-Mail versenden ZUGFeRD/FacturX-Rechnung erstellen Rechnung für EDI aufbereiten Anbindung an eBill-Portal Elektronische Signatur der Rechnung Gesetzeskonforme elektronische Archivierung Gliederung OP nach Alter/Fälligkeit Autom. Rechnungszuordnung/–Kontierung Verarbeitung von PDF-Rechnungen Verarbeitung von ZUGFeRD/FacturX-Rechnungen Verarbeitung von EDI-Rechnungen Elektr. Workflow für Kreditorenrechnungen Unterschiedlich lange Geschäftsjahre Buchungsvorlagen KMU Kontenplan Kontenplan frei definierbar Mehrere Budgetversionen Mehrwertsteuerabrechnung
Schweiz
Transport AG Aarau
optimiert Kreditorenprozesse mit Abacus und DeepO
Die Transport AG Aarau optimiert ihren Kreditorenprozess und setzt dabei auf die Künstliche Intelligenz DeepO. DeepO ist die branchenführende Künstliche Intelligenz für die Datenerfassung, die die Effizienz und Genauigkeit bei der Dateneingabe verbessert. Lesen Sie im Interview mit Dominik Stahel, Leiter Finanzen und Rechnungswesen, wie DeepO bei der Transport AG Aarau zum Einsatz kommt.
Dominik Stahel, wie funktioniert der Kreditorenprozess bei der Transport AG Aarau?
Die Kreditorenrechnungen werden in den zentralen Rechnungseingang von DeepBox gelegt. Danach werden sie von der Künstlichen Intelligenz DeepO anhand der vordefinierten Vorschläge analysiert und automatisiert als Beleg in der Kreditorenbuchhaltung angelegt. Anschliessend durchläuft der Beleg die Belegfreigabe und wird via Abacus E-Banking bezahlt.
Was schätzen Sie an diesem Prozess am meisten?
Mit DeepBox haben wir eine fortschrittliche Lösung zur automatisierten Verarbeitung von Lieferantenrechnungen implementiert, die nahtlos in unser Abacus-System integriert ist. Die Künstliche Intelligenz DeepO führt zu einer erheblichen Zeit- und Kostenersparnis und verbessert die Qualität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit unserer Prozesse.
Wie sah der Prozess vor der Einführung von DeepBox aus?
Vor der Einführung von DeepBox war die Rechnungsverarbeitung ein manueller und papierintensiver Prozess, der anfälliger für Fehler war. Die Automatisierung mit DeepBox und die Digitalisierung haben diesen Prozess revolutioniert.
Bei welchen Tätigkeiten sehen Sie die grösste Effizienzsteigerung?
Die Einführung von DeepBox hat zu einer schnelleren und präziseren Rechnungsbearbeitung und einem vereinfachten Zugriff auf die Rechnungsdaten geführt. Dadurch konnte der Arbeitsaufwand im gesamten Prozess deutlich reduziert werden.
Empfehlen Sie Abacus und die Künstliche Intelligenz DeepO anderen Unternehmen?
Wir können Abacus und DeepO uneingeschränkt empfehlen. Die Software hat unsere Rechnungsprozesse entscheidend verbessert, insbesondere durch die Möglichkeit, die Buchungsregeln individuell anzupassen.
Lesen Sie die ganze Success Story unter abacus.ch/transport-ag-aarau
topsoft Webinar im Replay:
KI Tipps und Tricks für den Arbeitsalltag
KI und maschinelles Lernen können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern. Das Webinar «KI Tipps und Tricks für den Arbeitsalltag» zeigt auf, wie KI-Technologien den Büroalltag optimieren können.
Folgende Themen werden im Webinar-Replay behandelt:
• Einführung in die KI-Grundlagen: Eine klare und verständliche Darstellung dessen, was Künstliche Intelligenz ist und wie sie funktioniert.
Praktische KI-Anwendungen: Vorstellung verschiedener Tools und Anwendungen, die speziell für den Arbeitsalltag im KMU entwickelt wurden.
Effizienzsteigerung durch KI: Tipps und Strategien, wie KI die Produktivität steigern kann.
Frage- und Antwortrunde: Teilnehmende hatten die Möglichkeit, spezifische Fragen zu stellen und detaillierte Antworten von KI-Experten zu erhalten.
Referat
Laurent Gachnang ist KI-Experte und Mitglied beim Beraternetzwerk Digitalrat
Moderation
Alain Zanolari, Redaktor topsoft Fachmagazin
Der Webinar-Replay ist kostenlos, es ist keine Registrierung notwendig.
Weitere Informationen zu DeepO unter abacus.ch/digitalisierung
Dominik Stahel, Leiter Finanzen und Rechnungswesen
Anti-Phishing-Schulung im Unternehmen:
Wie kann sie automatisiert, kosteneffizient und wirksam gestaltet werden?
Die Bedrohungen aus dem Internet nehmen stetig zu, auch aufgrund des Einsatzes von Künstlicher Intelligenz durch Cyberkriminelle. Phishing bleibt jedoch nach wie vor eine der beliebtesten Methoden, um in Unternehmensnetzwerke einzudringen. Wie können Organisationen den Gefahren von PhishingE-Mails vorbeugen und gleichzeitig das Training ihrer Mitarbeitenden wirtschaftlich gestalten?
Dr. Jürgen Müller
Wie andere westliche Staaten auch, erlebt die Schweiz einen starken Anstieg der Internetkriminalität. Laut dem Bundesamt für Cybersicherheit (BACS) wurden im Jahr 2023 rund 50‘000 Fälle gemeldet. Das ist ein satter Zuwachs von über 15‘000 Fällen gegenüber dem Vorjahr. Laut Statista waren davon 31% der Schweizer KMU betroffen, Tendenz steigend. Die Dunkelziffer dürfte erheblich sein und Phishing ist dabei die häufigste Form des Angriffs.
Cybersicherheitsschulungen sind der wichtigste Schlüssel zur Abwehr von Phishing- und Social Engineering-Angriffen. Unternehmen, die regelmässig individuelle Schulungen durchführen, reduzieren das Risiko erfolgreicher Angriffe erheblich.
Eine Studie des israelischen Cybersecurity-Unternehmens CybeReady aus 2023 hat ergeben, dass insbesondere neue Mitarbeitende, die weniger als sechs Monate im Unternehmen sind, mehr als doppelt so oft auf Phishing-E-Mails klicken als Leute, die schon länger im Unternehmen sind.1
Ein Klick auf einen Phishing-Link kann katastrophale Folgen haben – von der Preisgabe wichtiger Daten bis hin zur Installation von Malware. Das führt schnell nicht nur zu hohen Kosten, wie etwa für die Wiederherstellung der Systeme, sondern auch zu Rechtsstreitigkeiten und langfristigen Reputationsschäden.
Doch allzu oft werden Anti-Phishing Trainings für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen vernachlässigt oder sind angesichts einer sich schnell entwickelnden Technologie veraltet. Präsenzschulungen sind teuer und aufgrund von fehlender Personalverfügbarkeit schwerer durchführbar. Das gilt besonders in kleinen und mittleren Unternehmen. Zudem leiden solche Trainings – selbst dann, wenn sie online stattfinden – an Akzeptanz. Sie werden als langweilig und zeitraubend empfunden, worunter der Aufmerksamkeitsgrad und vor allem die Wirksamkeit leiden.
Wie können Unternehmen daher den Gefahren von PhishingEmails vorbeugen und das Training ihres Personals dennoch wirksam und wirtschaftlich vertretbar gestalten?
Automatisierte, kontextbezogene Trainings
Die Lösung des Problems liegt in automatisierten, kontextbezogenen, kurzen ad-hoc «Trainings on the Job». Unternehmen, wie etwa CybeReady, bieten ihren Kunden eine Cloudlösung an, die einem einfachen Prinzip folgt: Statt Trainings mit Onlineoder gar physischer Präsenz durchzuführen, erhalten Mitarbeiter simulierte Phishing-Emails. Wie oft das z.B. passiert und mit
welchen Inhalten die Emails arbeiten, lässt sich über ein Adminund Analyseportal mit ein paar Klicks durch einen Administrator anhand vorgefertigter Module leicht konfigurieren. Dazu bedarf es keiner speziellen Kenntnisse. Die Emails können aktuell in 42 individuell einstellbaren Sprachen verschickt werden. Das Portal bietet neben anderen Tools auch die Möglichkeit, anonymisiert das Klickverhalten der Empfänger zu analysieren und auf diese Weise besondere Anfälligkeiten oder Schwachstellen zu erkennen. Dabei sind diese Emails immer auf dem neuesten Stand der Phishing-Techniken, wie sie von Internetbetrügern oder Hackern angewandt werden. Klickt ein Empfänger auf einen Phishingversuch, läuft auf seinem Bildschirm ein nur wenige Minuten dauerndes, unterhaltsames Training ab. Der Effekt der Mitarbeitersensibilisierung ist auf diese Weise gewaltig.
KI als Herausforderung: Harmlose Mail oder Wolf im Schafspelz?
Mit ein wenig Übung konnten Phishing-Mails bislang gut an unprofessionellen Designs, fehlerhafter Grammatik oder Rechtschreibung erkannt werden. Doch künstliche Intelligenz (KI) erschwert die Erkennung deutlich. Denn auch Cyberkriminelle haben schnell die Vorteile von KI für ihre Machenschaften erkannt und nutzen KI-Tools, um ihre Taktiken zu verbessern. Auf diesem Weg ist es für Angreifer ein Leichtes, authentisch aussehende Phishing-Mails zu erstellen. Traditionelle Methoden, um Phishing-Angriffe zu erkennen, stossen dadurch mittlerweile an ihre Grenzen. Die simulierten Phishing-Emails berücksichtigen umfänglich den Einsatz von KI durch Kriminelle und schaffen dadurch eine zusätzliche Sicherheitsstufe.
Dr. Jürgen Müller hat mehr als 35 Jahre in regionalen und weltweiten Positionen in der IT in Europa und den USA verbracht. Für die Schweiz war er zuletzt bei Citrix in seiner Funktion VP Central Europe zuständig. www.linkedin.com/in/mueller-juergen
Phishing-Angriffe werden also immer komplizierter, erfordern aber dennoch fundierte Entscheidungen in Sekundenbruchteilen. Verlässt man sich auf veraltete und rein theoretische Schulungen, die in grossen Abständen stattfinden, sind die Mitarbeiter für den Umgang mit solchen Bedrohungen schlecht gerüstet.
Die Vorteile des automatisierten Trainings
Die Vorteile eines kontextbezogenen, kontinuierlichen ad-hoc Trainings, das reale Situationen simuliert und immer die neuesten Angriffsformen berücksichtigt, liegen auf der Hand. Cloudlösungen dieser Art haben einen erheblichen Kostenvorteil, z.B. durch stets vorhandenes, aktuelles Schulungsmaterial und die fehlende Notwendigkeit, Mitarbeitende aus ihrem Arbeitsablauf herauszulösen. Das Training automatisiert und in kleinen «Päckchen» immer dann ablaufen zu lassen, wenn ein «falscher Klick» passiert ist, steigert zudem die Wirksamkeit enorm. Die Hersteller solcher Lösungen aktualisieren die Inhalte und Techniken der Phishing-Angriffe ständig, veraltetes Trainingsmaterial gehört damit der Vergangenheit an. Der Kunde kann die Inhalte mittels der Adminfunktionen auf den Arbeitsalltag seiner Belegschaft individuell abstimmen und die Ergebnisse in Echtzeit analysieren. Gut gemachte Lösungen sind für den IT-Administrator intuitiv und leicht verständlich und lassen den Trainingsfortschritt erkennen. Der Return on Investment wird auf diese Weise gleich mitgeliefert.
1 https://tinyurl.com/24-3-phishing
Hacker nutzen vielfältige Kanäle für Phishing Attacken. Automatisiertes, situations- und kontextbezogenes Ad-hoc-Training für Mitarbeiter wird durch eine Attacke ausgelöst und erhält daher die höchst mögliche Aufmerksamkeit.
(Grafik: CybeReady)
ONE Fachforum für KMU: Know-how-Transfer in entspannter Atmosphäre
Das ONE Fachforum für KMU fand am 12. September 2024 zum zweiten Mal statt. Fast 100 Interessierte aus Schweizer KMU fanden sich in Holzhäusern bei Rotkreuz ZG ein, um sieben spannenden Vorträgen zu folgen und intensives Networking zu betreiben. Beim ungezwungenen Abendessen konnten dann die Vorträge und die neuen geschäftlichen Bekanntschaften weiter vertieft werden.
Die Digitalisierung und die Digitale Transformation beschäftigen jedes Unternehmen in der Schweiz. Egal wie gross oder in welcher Branche, keine Firma kann es sich leisten, sich nicht mit den Vorteilen, aber auch den Herausforderungen des Digitalen Wandels auseinanderzusetzen.
Wir lernen aus Erfahrungen – auch aus den Erfahrungen anderer. Mit dem ONE Fachforum für KMU schafften Digitalrat und topsoft letztes Jahr endlich eine Plattform, um diesen Know-how-Transfer und den direkten Austausch zwischen Schweizer KMU zu ermöglichen: Live, persönlich und ungezwungen.
Spannende Themen aus Schweizer KMU
Und diese Möglichkeit fand auch dieses Jahr grossen Anklang. Fast 100 Interessierte trafen sich am 12. September bei recht kühlem, aber trockenem Wetter im idyllisch gelegenen Heuboden in Holzhäusern ZG.
Nach der Begrüssung durch die Veranstalter und Moderatoren Kevin Klak (Digitalrat) und Cyrill Schmid (topsoft) ging es los mit der spannenden Keynote «Vor wem muss ich mich schützen… und wie?» von Stefan Kudzielka. Der Wachmeister vom Sb Dienst Cybercrime der Kantonspolizei Schwyz konnte eindrücklich aufzeigen, weshalb Cybersecurity für Unternehmen jeder Grösse wichtig ist und Verantwortliche dieses Thema unbedingt anpacken sollten.
Sponsoren ONE Fachforum 2024
Allix GmbH
Ahornweg 4 5504 Othmarsingen
T +41 56 511 79 77 www.allix.ch choffmann@allix.ch
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Produkte / Kernkompetenzen
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Dirk Apel
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Das Fundament unserer Entwicklungskompetenz bildet die IT Beratung. Wir helfen die richtigen Entscheidungen zu treffen, um den Erfolg von IT Projekten sicherzustellen.
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Das Leistungsangebot der Batix umfasst sowohl die Beratung, Realisierung und den Betrieb von individuellen Softwarelösungen, als auch die Entwicklung und den Vertrieb von eigenen, standardisierten Branchenlösungen als Software as a Service.
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Roland Burger
Elvadata hilft KMUs dabei, schneller auf sich ändernde Markt- und Technologieanforderungen zu reagieren und dabei ihre Resilienz zu erhöhen. Wir begleiten Sie beim gezieltem Einsatz einer umfassenden ERPund CRM-Plattform. Dies ermöglicht Ihnen einen vollständigen Überblick über Ihre Geschäftsabläufe sowie Ihre Beziehung zu Kunden, Lieferanten und Partner. Mit dem Elvadata «Concierge Service» begleitet Sie Ihr persönlicher Ansprechpartner bei all Ihren Anliegen, um den Nutzen Ihrer Systemimplementierung zu maximieren und die kontinuierliche Weiterentwicklung zu fördern. Ergänzend sorgen unsere «Managed Services» für Schutz, Wartung und Optimierung Ihrer IT-Infrastruktur und -Systeme, auf Wunsch auch in der Elvadata Cloud und mit modernen Workplace-Angeboten. Als Ihr «Trusted Advisor» handeln wir proaktiv und unterstützen Sie konsequent beim Erreichen Ihrer Unternehmensziele. Dabei bauen wir eine langfristige Partnerschaft auf, die auf Vertrauen, Kompetenz und Transparenz basiert. Gestalten Sie gemeinsam mit uns Ihre digitale Zukunft. Nachhaltig.
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Forterro
Proffix & Myfactory Werkstrasse 8 8620 Wetzikon T +41 81 710 56 00 www.forterro.com milan.blagojevic@forterro.com Kontakt
Milan Blagojevic
Forterro bietet führende Software-Lösungen für mehr als 13'000 Kunden. Dazu gehören auch die ERP-Spezialisten Proffix und Myfactory, die gemeinsam bereits 4500 Kunden erfolgreich bedienen. Proffix ist eine modulare Lösung, die alle wesentlichen Funktionen enthält, die Schweizer KMUs zur Vereinfachung ihrer Unternehmensführung und -steuerung benötigen. Die intuitive Software hilft den Anwendern, Prozesse in den Bereichen Buchhaltung, Verwaltung, Personal, Handel und Dienstleistungen zu organisieren und zu digitalisieren. Myfactory ist eine vollintegrierte Cloud-ERP-Lösung, die auf die Anforderungen kleiner und mittlerer Unternehmen zugeschnitten ist, insbesondere in den Bereichen Fertigung, Handel und Dienstleistungen. Sie bietet eine umfassende Suite an webbasierten Funktionen, darunter ERP, CRM, Finanzbuchhaltung, Produktion, MIS und E-Commerce.
Beide Unternehmen sind seit mehr als 20 Jahren Spezialisten auf ihrem Gebiet und zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Schweizer KMU.
Produkte / Kernkompetenzen
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Exklusiv entwickelt für Schweizer Unternehmen mit umfassenden Funktionen und individuellen Anpassungsmöglichkeiten
Myfactory Cloud ERP
Marktführer im Funktionsumfang – ideal für Schweizer Unternehmen aus Handel & Produktion bis 50 Mitarbeitende
Nach der Keynote und einer kurzen, intensiven Diskussionsrunde gab es die erste grosszügige Netzwerk-Pause, eines der Markenzeichen der Veranstaltung. Diese wurde dazu genutzt, das Gehörte zu reflektieren, aber auch um neue Geschäftskontakte anzubahnen sowie bestehende aufzufrischen.
Die weiteren sechs Vorträge deckten relevante Themen ab, die jedes Schweizer KMU betreffen. Sie wurden in zwei Sessions à drei Referaten präsentiert, somit teilten sich die Gäste in Gruppen auf.
Know-how aus der Praxis
Die Referierenden berichteten aus ihrer Praxis im Schweizer KMU. So erläuterte Iris Ziegler von Human Sports Management, wie sie für die unterschiedlichen Anspruchsgruppen der diversen Sportarten digitale Lösungen entwickelt und welchen Herausforderungen sie dabei begegnet sind. Jemine Güttinger von der SOFA Stiftung zeigte in ihrem Referat dafür eindrücklich auf, wie man die Herausforderungen einer Stiftung digital angeht, welche vulnerable Kinder und Jugendliche betreut.
Dann erklärte Sawsan Studer von Belimed in ihrem Vortrag, wie wichtig die Customer Journey und die Kundennähe im Zeitalter der Digitalisierung ist. Wie sich ein Treuhandunternehmen dank der Digitalisierung erfolgreich weiterentwickeln sowie wachsen kann und nun tatsächlich komplett papierlos arbeitet, das hat Urs Rindlisbacher von Auditrium eindrucksvoll aufgezeigt.
Nach der zweiten Netzwerkpause mit willkommenen Erfrischungen ging es dann in den Schlussspurt mit zwei weiteren interessanten Vorträgen – die Wahl zwischen den beiden Referaten fiel manchen Gästen schwer. →
Denn die Themen waren hochinteressant: Marc Fähndrich von der hostettler group erklärte in seinem Vortrag, wie das über 100-jährige Familienunternehmen die digitale Transformation meistert und mit selbst entwickelten digitalen Lösungen erfolgreich die zugekauften Technologien ergänzt. Und Daniel Kneuss zeigte anschaulich auf, wie KNEUSS Güggeli dank digitalen Möglichkeiten alternative Vertriebskanäle eröffnet hat und neue Produktionsarten das Unternehmen bereit für die Zukunft machen.
Netzwerken im Fokus
Zwischen den einzelnen Blöcken gab es wie schon bei der Premiere des Formats grosszügig bemessene Pausen, damit der Austausch und das Networking ohne Zeitdruck stattfinden konnten. Natürlich war dabei auch stets für das leibliche Wohl gesorgt, das motivierte Team des Heubodens umsorgte die Gästeschar vorbildlich.
Nach den Vorträgen trafen sich die beiden Gruppen dann wieder ganz kurz im grossen Saal, bevor es für die Gästeschar zum Apéro ging.
Ein weiteres Highlight der Veranstaltung war das anschliessende Abendessen, inkl. diversen KNEUSS Güggeli Spezialitäten. Hier wurde während des sommerlichen Dinners den ganzen Abend lang angeregt über die Referate und auch den Anlass diskutiert sowie weitere Kontakte geknüpft.
Zufriedene Gesichter
Die Veranstaltung kam bei den zahlreichen Gästen sehr gut an, hier einige Stimmen, die wir eingefangen haben:
Michael Vogel, Gemeinde Horw: «Cooler und inspirierender Event mit einem attraktiven Rahmenprogramm. Auch der anschliessende Teil, das Networking, war top.»
Alfred Noser, noser.digital: «Ihr habt KMU für KMU konsequent umgesetzt – davon reden viele Veranstalter nur.»
Delia Herger, Co-Founder und CSO, jobeagle.ch: «Nebst all den Online-Events war der organisierte Anlass eine wunderbare Abwechslung mit spannenden Inputs. Auch wenn Offline-Events immer viel Zeit kosten –bewusst ausgesucht sind sie absolut lohnend und extrem bereichernd für das eigene Netzwerk.»
Referent Marc Fähndrich, hostettler ag: «Der Einblick von Stefan Kudzielka in die Cybersecurity aus der Perspektive der Kantonspolizei Schwyz war sehr spannend.»
Chris Ryan, CEO, Ryan iosys GmbH: «Was für ein toller Event! Genau die richtige Mischung aus spannenden Fachvorträgen zur Digitalisierung in KMUs, kombiniert mit genügend Networking-Gelegenheiten und inklusive Nachtessen.»
Lukas Braun, echion AG: «Die Veranstaltung war eine wertvolle Ergänzung meines Wissens über digitale Innovation und auch eine Bereicherung für mein Netzwerk.»
Die nächste Ausgabe des ONE Fachforums für KMU ist für Spätsommer 2025 geplant.
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Weitere Informationen zum ONE Fachforum 2024 sowie der nächsten Veranstaltungen findest Du online kmu.one-fachforum.ch
Wie Glaubenssätze das Verhalten steuern
Von der destruktiven Fehler- zur Lernkultur
von Vera Brannen
Wie ist das bei Ihnen im Unternehmen, wenn etwas schiefläuft? Ducken sich alle oder schauen ängstlich weg? Oder wird gemeinsam die Frage gestellt, was alle aus dem Fehler lernen können?
Ein Beispiel: In einem Krankenhaus wird einer Person das falsche Bein amputiert. Die Assistenzärzte hatten ihre Zweifel, wagten aber vor dem Chefarzt nicht, diese laut zu äussern.
Die Macht der Glaubenssätze
Schöne Plakate mit den Firmenwerten sind das eine. Die unausgesprochene und gelebte Kultur, die auf geteilten Glaubenssätzen basiert, das andere. Immer wieder erlebe ich, dass die beiden stark divergieren. Das Krankenhaus hatte klar definierte Werte. Doch die Assistenzärzte hatten gelernt: Wer Kritik äussert, wird nicht befördert. Der unausgesprochene Glaubenssatz war tief verankert. Und steuerte das Handeln der gesamten Belegschaft.
Die Basis für Erfolg
Kundenorientierung ist die Haltung und das Verhalten aller Mitarbeitenden. Und zwar zueinander und dem Kunden gegenüber. Mitarbeitende lernen schnell, was zum Erfolg führt – und das bildet die Basis der Unternehmenskultur. Das kann Korruption oder Wegschauen genauso sein, wie das Teilen von Wissen oder Fairness. Wie beschreiben Sie die Glaubenssätze ihres Unternehmens? Was ist hinderlich, was förderlich?
Lebenslanges Lernen
Unternehmen, die eine Lernkultur etabliert haben, können schneller auf die Bedürfnisse und Probleme der Kunden reagieren und sind daher wendiger auf dem Markt. Probleme werden nicht einfach gelöst, sondern Muster im bestehenden Denken und Handeln hinterfragt. Denn was schon immer funktioniert hat, muss heute keine Gültigkeit mehr haben. Die Fragen: «Warum und wozu tun wir dies?», sind Teil der Kultur geworden.
Und die Mitarbeitenden erleben, dass sie ihre Zukunft selbst gestalten können. Am besten geht das mit einer gemeinsamen Vision, Transparenz und geteiltem Wissen, Kollaboration, ganzheitlichem unternehmerischem Denken und der Möglichkeit, sich individuell und im Team weiterentwickeln zu können. Entscheidend ist jedoch die Wertschätzung, wenn Fehler gemeldet werden, wie Studien zeigen.
All diese Punkte fördern die Kundenorientierung ebenso wie die Mitarbeitendenzufriedenheit. Wo stehen Sie auf dem Weg zur lernenden Organisation?
Vera Brannen schreibt in ihrer Kolumne über den Weg zu einer kundenorientierten Kultur. www.verabrannen.ch
Wöchentliche Beiträge gibt es auch auf LinkedIn www.linkedin.com/in/ verabrannen
Kolumne
Warum soll es nach Plan laufen, wenn es keinen gibt
Veraltete Strukturen hindern HR-Teams am Erfolg
In vielen Unternehmen fehlt im Bereich Human Resources die Dynamik, die die gesellschaftlichen und arbeitsmarktbezogenen Entwicklungen längst erfordern.
Denn HR ist viel mehr als nur Administration – die HR-Teams sind heute Veränderungsbegleiter und strategische Partner.
Jörg Neumann
Wie lautet das Leistungsversprechen Ihrer Personalabteilung?
Wie bitte, Sie kennen es nicht? Sie wissen nicht, ob es überhaupt eins gibt? Haben Sie sich schon einmal gefragt, woran das liegt?
Eine Aufbau- und Ablauforganisation sicherstellen und so dem Personalmanagement ein zuverlässiges Gerüst verleihen: das hat in Personalabteilungen Tradition. Diese Aufgaben sind Personalern vertraut, weil sie seit Jahrzehnten in den Grundaufträgen stehen, nach denen sie sich richten. Dazu zählt auch das HR «Kerngeschäft»: Arbeitsverträge, Löhne, Zeit- und AbsenzenManagement, Spesenreglements und Zeugnisse … Die Liste an Personaladministrations-Prozessen ist lang und wichtig – und meistens unter Kontrolle.
Die wahren Herausforderungen der Unternehmen sind heute jedoch andere: Nie zuvor war es so wichtig wie heute, sich als Arbeitgeber substanziell weiterzuentwickeln. Die Auswirkungen des Fachkräftemangels auf die Ergebnisse der Unternehmen wachsen. Leistungsträger schauen genau auf die Strukturen, bevor sie zu einer Firma «Ja» sagen, Junge tun das schon lange.
Moderne HR-Teams gefordert
Gründe genug, um starke und visionäre HR-Teams aufzubauen. Wenn ein Industrieunternehmen im Servicegeschäft 50 offene Stellen hat, bedeutet das: geringere Umsätze als möglich. Wer ausser HR soll diese Stellen besetzen? Und warum soll sich ein Servicetechniker überhaupt genau für das eine Unternehmen entscheiden? Im Sommer 2024 waren in der Schweiz mehr als 1000 offene Stellen für Servicetechniker ausgeschrieben, allein auf jobs.ch! An den Aufträgen an die Personalabteilungen hat sich trotz dieser Entwicklung an vielen Orten nicht viel geändert. Viele Verwaltungsräte betrachten HR-Spezialisten weiterhin als Administratoren. Kein Wunder, fehlt in vielen Firmen im HR die Dynamik und erst recht die Ausstrahlung, die wichtige gesellschaftliche und arbeitsmarktbezogene Entwicklungen längst erfordern.
Wer definiert in den Unternehmen den Auftrag für HR? Und wer hält HR möglicherweise davon ab, moderne Rollen
einzunehmen? Die Vermutung liegt nahe, dass manche, die Unternehmen steuern und beaufsichtigen, erschreckend wenig von den aktuellen personellen Herausforderungen verstehen –und noch weniger darüber wissen, wie HR ein wertvoller Teil der Lösung sein kann. HR-Teams brauchen moderne Aufträge, mehr Klärung und Reflexion ihrer Rollen im Unternehmen und dadurch Rollenklarheit und Akzeptanz, denn diese sind Voraussetzung für mehr Wirkung.
Schlecht positioniertes HR
Die sogenannten HR Business Partner liefern hierfür ein gutes Beispiel. Sie sollen ein Bindeglied zwischen HR und der Linie sein, nah am Business eben. Die Zusammenarbeit mit den Führungskräften soll durch gute Beratung dazu führen, dass Probleme frühzeitig erkannt und gelöst werden und dass man voneinander lernt. Die Ergebnisse fallen dabei oft mager aus.
Das liegt weniger an der Ausbildung als an der Positionierung der HR Business Partner im Unternehmen. Ob deren Beratung echten Einfluss auf wichtige Entscheidungen hat, liegt daran, ob sie als Partner akzeptiert werden. Das scheitert oft schon an den Ressourcen. Wenn drei HR Business Partner geschätzt 50 Filialen in der Schweiz abdecken, bleibt nur Zeit für Trouble Shooting. Und solange an Management Tagungen nur Führungskräfte teilnehmen, deren HR Business Partner, die sie beraten sollen, aber nicht, fehlt die gleiche Augenhöhe.
Die grundsätzliche Positionierung von HR im Unternehmen ist deshalb sehr wichtig. Ein dynamisches und wirkungsorientiertes HR-Team fällt nicht vom Himmel. Diese Entwicklung braucht Zeit – Zeit für einen eigenen wertvollen Weg. Zeit für Entwicklungen - das jedoch ist im HR so häufig wie Slow Food Oasen in Fussgängerzonen einer Grossstadt. Wenn HR dann bei linearen Sparrunden aus dogmatischen Gründen auch noch mitmachen muss, ist das nicht vorbildlich, sondern ein Eigentor – einfach eins, dass erst etwas später erkannt wird. Nächstes Beispiel: Erhält eine Personalabteilung trotz eklatant grösserer Rekrutierungsaufwände keine zusätzlichen Ressourcen, gehen zeitgemässe Aktivitäten unter.
HR als strategischer Partner
Die HR-Teams sollen heute Veränderungs-Begleiter und strategischer Partner sein – bis dahin ist der Weg noch weit. Dabei gibt es durchaus positive Beispiele. «Performance Manager» –diese Rolle wurde den Personalabteilungen schon früh angedient, was nach den üblichen Daueraufgaben «Interner Dienstleister» und «Administrativer Umsetzer» eine echte Chance war.
Dies war eine der ersten Rollen, in der HR so richtig Einfluss hätte nehmen können. Schliesslich kommen ohne echtes Performance Management die Compensation Modelle nicht zur Anwendung. Doch es wurde meistens nur gemessen und bewertet, was das Zeug hielt. HR verpasste es, zum echten Sparringpartner zu reifen, gerade gegenüber den Vertretern des Topmanagements. Ähnlich läuft es bis heute rund um Mitarbeiterbefragungen ab. Die Befragung wird inklusive Auswertung organisiert. Danach aber zieht HR allzu oft den Kopf ein – wenn es darum geht, Führungskräfte in die Pflicht zu nehmen. Dies sei schliesslich die Aufgabe der Führungskräfte …
Einordnung und Positionierung von HR sprechen in den Unternehmen eine klare Sprache. Ich denke, es ist ein Fehler, «HR den Finanzen zu unterstellen». Wie sollen ausgerechnet «FinanzSpezialisten», die sehr viel rückwärtsgerichtet denken, analysieren und agieren, jene führen, die Jahre im Voraus sichern sollen, dass das Unternehmen genügend ambitionierte Fachkräfte gewinnt? Unser Golfspiel verbessern wir ja auch nicht unter Anleitung des Gitarrenlehrers von früher. Die Wirkung dieser fehlerhaften Weichenstellung ist fatal und wird leicht übersehen. Bitte verstehen Sie mich nicht falsch: CFOs sind manchmal grossartige Führungskräfte und ich schliesse es gar nicht aus, dass sie die richtigen Rahmenbedingungen für moderne HR-Teams bereitstellen. Doch ist das keineswegs sicher, und es
bleibt ungewiss, ob sie genügend Zeit aufwenden können, um die Entwicklung zu einem modernen Personalmanagement aktiv zu begleiten. Die Kultur einer transaktional durchgetakteten Finanzabteilung kann die visionäre Weiterentwicklung von HR jedenfalls im Keim ersticken.
HR als Coach auf allen Stufen
Noch einmal zurück zu den Rollen. Coach sein, das ist im HR wichtig, auf allen Stufen und für alle Stufen – von den Lernenden bis zu den Führungskräften. Auf diesem Feld sind die Fortschritte vielerorts spürbar. Zu verdanken ist dies starken Leistungsträgern in den Personalabteilungen, also einzelnen Köpfen, die mutig und gewinnend vorangegangen sind. «Als Coach akzeptiert sein» heisst noch lange nicht, dass sich Dinge ändern. Selbst Coaches müssen lernen, an Entwicklungen dranzubleiben, indem sie ihre Coachees an diese erinnern, im Sinn von Umsetzung. Genau diese Art von Verbindlichkeit wird auch in Zukunft darüber entscheiden, ob dem HR eine Haupt- oder weiterhin eine Nebenrolle in der Unternehmensleitung angeboten wird.
Es gibt also noch viel zu tun. Zentrale Bedeutung hat dabei, dass HR-Ziele endlich konsequent in der Strategie verankert werden (das fehlt bis heute in vielen Strategiepapieren!) und dass die Teams der Personalabteilungen endlich Zeit für einen eigenen Kulturprozess erhalten. Es ist ein sehr grosser Unterschied, ob HR-Teams einen Auftrag erledigen oder ob sie zusätzlich ein eigenes Leistungsversprechen umsetzen. Letzteres ermöglicht im Dialog mit Top-Führungskräften eine Augenhöhe, die es braucht, um moderne Spuren zu hinterlassen.
Apropos kulturelle Weiterentwicklung: Leistungsträger entscheiden sich immer seltener für Firmen, deren Unternehmenskultur sie als mittelmässig bis schlecht wahrnehmen. Junge Menschen tun das heute bereits nicht mehr. Und doch sind viele Firmen von nichts weiter entfernt als von einer echten kulturellen Weiterentwicklung, die sie zu von Grund auf attraktiven Arbeitgebern macht. Das ist mit Blick auf den Zustand vieler HR-Teams kein Trost, aber es erklärt diesen wenigstens.
Jörg Neumann ist Geschäftsführer von NeumannZanetti & Partner, dem Schweizer Kompetenzzentrum für Führungskultur, für Servicequalität und für den Auf- und Ausbau von Kundenbeziehungen. www.nzp.ch
Veränderliche Anforderungen und Prioritäten erfordern eine flexible Vorgehensweise. Agile Methoden bieten die notwendige Flexibilität, setzen jedoch ein hohes Mass an methodischer Kompetenz und Anpassungsfähigkeit der am Prozess Beteiligten voraus.
Corinne Staub
In einem zunehmend dynamischen Umfeld sind traditionelle Projektmanagement-Ansätze oft nicht mehr in der Lage, den sich schnell verändernden Anforderungen und Technologien gerecht zu werden. Aus diesem Grund steigt das Bedürfnis nach agilen Methoden. Doch welche Methode passt zu meiner Organisation? Welche Teams sind betroffen? Wie hoch ist der Reifegrad der Organisation bezüglich agiler Methoden?
Erfahrungsgemäss ist die Einführung von agilen Methoden am erfolgreichsten, wenn das Vorhaben als Projekt mit entsprechender Begleitung durch einen Agile Coach durchgeführt wird.
Evaluation von möglichen agilen Methoden
Ein Projekt startet meist mit der Phase «Initialisierung». In dieser Phase werden verschiedene Varianten analysiert, bewertet und priorisiert. Bewährt hat sich die Definition eines Kernteams, welches als Projektteam zur Einführung der agilen Methoden fungiert.
Am Anfang wird eine Situationsanalyse durchgeführt und eine Auswahl an potenziellen agilen Methoden definiert. Jede Methode hat ihre Vor- und Nachteile sowie ihre präferierten Anwendungsbereiche. Nun gilt es, die für die eigene Organisation passende Methode zu identifizieren. Die Einschränkung der Anzahl Methoden findet oft im Rahmen einer Studie statt. Sie beinhaltet eine SWOT-Analyse mit einer Bewertung pro Methode. Ein Agile Coach kann dabei helfen, eine geeignete Selektion für die späteren Test-Zyklen zu treffen. In der Praxis haben sich drei bis sechs Methoden bewährt.
Eine Auswahl von möglichen agilen Methoden:
• KANBAN Scrum
• Design Thinking Lean Startup
• LeSS (Large Scale Scrum) Scrum of Scrum
• Interaction Design
Anschliessend wird eine Planung erstellt. Sie beinhaltet die Tests der priorisierten Methoden sowie die Bereitstellung der benötigten Tools mit entsprechender Infrastruktur. Für jede Methode wird eine Schulungssequenz und eine Begleitung durch einen Agile Coach geplant.
Erprobung von agilen Methoden und Tools
In der Phase Umsetzung werden die priorisierten agilen Methoden mit den entsprechenden Tools während ein bis zwei Zyklen (Sprints) getestet und im Rahmen eines Lessons Learned oder Rückblicks (Retrospektive) analysiert und bewertet. Jede agile Methode wird vorgängig von einem Agile Coach geschult und eingeführt, um die Grundlage für die agile Arbeitsweise zu schaffen. Der Vorteil an diesem Vorgehen liegt darin, dass jede Methode sofort getestet und ausgewertet werden kann.
Durch Coaching und Begleitung lernt das Projektteam verschiedene agile Techniken kennen und anwenden. Wichtig ist dabei auch die Anpassung der agilen Methoden auf die Bedürfnisse der Organisation mit den entsprechenden Rahmenbedingungen wie beispielsweise die verfügbaren personellen Ressourcen.
Der Coach sollte eine hohe Methodenkompetenz aufweisen und nicht selbst von der Transformation betroffen sein.
In der Praxis hat sich der Einstieg in die Welt der agilen Methoden mittels KANBAN bewährt. KANBAN lässt sich schnell anwenden. Zudem werden die agilen Prinzipien von Anfang an gelebt.
Experimentelles Arbeiten mit unterschiedlichen Methoden und Frameworks unterstützt die Findung der passenden Arbeitsweise.
Im Laufe der Phase «Umsetzung» entscheidet sich das Kernteam für eine einzelne oder eine Kombination von mehreren agilen Methoden, welche für das Einsatzgebiet der Organisation geeignet sind. Nicht für jedes Team sind die gleichen Arbeitsweisen sinnvoll. Es kann auch sein, dass unterschiedliche Teams verschiedenen Arbeitsmethoden einsetzen. Der Entscheid ist in der Grafik mit dem Meilenstein «Methodenwahl» dargestellt. Um den langfristigen Erfolg der Methodenwahl zu gewährleisten, ist ein enger Einbezug der Stakeholder wie beispielsweise des Managements und weiterer Teams erforderlich.
Einführung von agilen Methoden
Nach getroffener Methodenwahl wird die gewählte Lösung iterativ auf die Organisation ausgerollt und die Arbeitsmethode dabei laufend optimiert.
Der Coach unterstützt und begleitet bei der Einführung und Schulung mit dem Ziel, dass das Kernteam und die Teams nach
Möglicher Zeitplan für die Einführung von agilen Arbeitsmethoden (Quelle: BKI AG)
Abschluss des Projekts selbstständig Optimierungen an ihrer Arbeitsweise und den Prozessen vornehmen können.
Herausforderungen
Verschiedene Herausforderungen können die Einführung von agilen Methoden belasten. Beispielsweise ist der Scrum-Prozess auf den Einsatz von 100%-Pensen ausgelegt. Die Zeremonien sollten bei kleineren Pensen angepasst werden.
Für viele Mitarbeitende stellt die Transparenz bezüglich der Arbeit eine Herausforderung dar. Die offene Kommunikation über den Stand der Arbeiten, aufgetretene Hindernisse und Probleme verlangen einen anspruchsvollen Kulturwandel. Ein Agile Coach kann dabei unterstützen, die Selbst- und Eigenverantwortung zu fördern.
Ohne ein klares Verständnis bezüglich der agilen Prinzipien und Werte sowie des agilen Mindsets besteht die Gefahr, dass die Methoden nicht gelebt werden. Dies kann zu Effizienzverlusten und Misserfolgen führen. Umso wichtiger sind die Begleitung und Befähigung durch einen Agile Coach, welcher die Organisation in der Transformation begleitet.
Je nach Tool und Infrastruktur fallen entsprechende Lizenz- und oder Betriebskosten an. Diese gilt es bei der Methodenwahl zu berücksichtigen.
Eine weitere Herausforderung kann die Skalierung auf die Organisation darstellen. Agile Methoden funktionieren oft für ein kleines Team problemlos. Je grösser die Teams, beziehungsweise je mehr Teams und Abteilungen betroffen sind, desto komplexer werden die Abhängigkeiten und umso anspruchsvoller die Kommunikation.
Erfolgsfaktoren
Damit die Einführung von agilen Methoden in der Organisation ein Erfolg wird, braucht es die Unterstützung durch das Management. Führungskräfte müssen die agilen Prinzipien nicht nur unterstützen, sondern auch vorleben.
Ein weiterer wichtiger Faktor ist die Schulung der Teams in agilen Methoden sowie die Bereitschaft der Mitarbeitenden für kontinuierliches Lernen.
Der Einsatz von geeigneten Tools und Technologien zur Unterstützung der Zusammenarbeit ist entscheidend für die Effizienz der Teams.
Zudem braucht es Geduld und regelmässige Reflexion für die Transformation.
Corinne Staub ist Senior Consultant und Trainerin sowie Schulungsverantwortliche bei der BKI AG. www.bki.ch
Publikation in Zusammenarbeit mit: VIW – Wirtschaftsinformatik Schweiz | www.viw.ch
Skill-Gap in der KI-Ära:
Warum Freelancer die Lösung sind
Seit dem Aufkommen von ChatGPT im November 2022 kämpfen viele Unternehmen mit der effektiven KI-Implementierung. Oft fehlen klare Strategien, ein offenes Mindset und das nötige Know-how, was zu ungenutztem Potenzial führt. Die schnelle Entwicklung erschwert zudem den Wissensaufbau. Freelancer können mit ihrer Expertise und frischen Ideen entscheidend helfen. Doch wie genau können sie unterstützen und wie nutzen Unternehmen ihr Potenzial optimal?
«Viele Unternehmen versuchen, die fehlenden KI-Kompetenzen zu rekrutieren, da der Markt für solche Talente hart umkämpft ist», beobachtet Sean Neary, Head of Switzerland beim Freelancer Marktplatz Malt. «Freelancer mit KI-Fachwissen sind sehr gefragt, nicht nur wegen ihrer technischen Kompetenzen für eine bestimmte Initiative, sondern auch, um die KI-Anpassung des Unternehmens zu beschleunigen.» Ein ganzheitlicher Ansatz, der über Programmierkenntnisse hinausgeht, ist nötig.
Welche Skills sind unverzichtbar?
Malt hat die gefragtesten KI-Fähigkeiten der letzten Jahre ermittelt, nach denen Unternehmen für ihre KI-Implementierung suchen:
KI-spezifische Hard Skills
• Natural Language Processing (NLP): Verarbeitung und Analyse von Sprache, z. B. durch GPTs.
• Cloud Computing und Multi-Cloud-Plattformen: Arbeit mit Cloud-Diensten wie AWS, GCP, Azure und Plattformen wie Kubernetes.
• Computer Vision: Verarbeitung und Analyse von Bildern in Echtzeit.
• GenAI / Retrieval-Augmented Generation (RAG): Kombination von Informationssuche und Textgenerierung für präzisere Antworten.
• Beratung und Schulung: Unternehmen durch KI-Implementierung führen und Teams schulen.
Martin Reckel, Interim Manager für HR & IT und Freelancer bei Malt, betont die Wichtigkeit einer Kombination von Hard- und Soft-Skills. «Man muss nicht nur verstehen, wie KI funktioniert, sondern auch, wie sie in die Unternehmensstruktur passt und welche Auswirkungen sie auf das Unternehmen, die Mitarbeitenden und die Kunden hat.» Empathie hilft, die Bedürfnisse von Mitarbeitenden und Führungskräften zu verstehen, während Kreativität und Kommunikationsfähigkeiten entscheidend sind, um innovative Lösungen zu finden und diese klar zu vermitteln. Anpassungsfähigkeit und Lernbereitschaft sind unerlässlich, um mit der schnellen Entwicklung Schritt zu halten. Ein holistisches Denken verbindet also technische, strategische und psychologische Aspekte.
Anwendungsfälle – Was KI-Experten in Ihrem Unternehmen bewirken können.
Um die richtigen KI-Skills zu bestimmen, ist es wichtig, ihre Einsatzmöglichkeiten zu verstehen. Die Bandbreite an Use-Cases ist riesig und wächst ständig – von der Automatisierung des Kundenservices bis zur Erkennung von Krebsläsionen.
In Martin Reckels Berufspraxis kann ein Best-Practice-Beispiel so aussehen:
«Für mich als Interim Manager ist es wichtig einen Überblick über die Technik zu geben, Strategien zu entwickeln und diese durchzusetzen.»
Ein Unternehmen plante beispielsweise, die Employee Experience in der Personalabteilung zu verbessern. Die Herausforderung bestand darin, dass Mitarbeitende oft lange im Intranet nach Formularen und Antworten suchen mussten. Reckel schlug vor, einen firmenspezifischen Chatbot zu implementieren, der diese Prozesse vereinfachen sollte. Der Chatbot sollte Anfragen wie Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Bildungsurlaub, Gehaltsabrechnungen und Zeitmanagement bearbeiten können.
Der Projektaufsatz begann mit der Definition der Projektaufgabe und -ziele. Reckel entwickelte verschiedene Zielszenarien, bewertete deren Vor- und Nachteile, Kosten und Implementierungsschritte. Nach der Analysephase folgte die Lösungsentwicklung, Präsentation der Optionen und letztlich das Rollout und die Vertiefung der gewählten Lösung.
Er arbeitete End-to-End, von der Strategieentwicklung über die Verhandlung und Auswahl der Partner bis hin zur Implementierung und Stabilisierung des Systems in der Hypercare-Phase. Das Projekt umfasste zudem eine Phase 2, um zusätzliche Länder und Module zu integrieren, die in der ersten Phase nicht abgedeckt wurden.
«Bei einer KI-Programmierung zählen nicht nur Bits und Bytes. Es soll immer dem Menschen dienen – ob dem Kunden, Mitarbeiter, CEO, Financer oder ITler.»
Tipp: Sie haben noch nicht ganz genau definiert, was das Ziel, der Plan und die Auswirkungen für Ihre KI-Implementierung sind, dann holen Sie sich zuerst einen Experten an Bord, der mit Ihnen eine KI-Strategie entwickelt. Das kann zum Beispiel ein AI Strategy Consultant, AI Governance Consultant, oder AI Readiness Consultant sein.
Drei Wege KI-Skills in Ihr Unternehmen zu holen
In einem hart umkämpften Markt stehen Unternehmen vor der Herausforderung, KIKompetenzen schnell und effizient zu integrieren. Hier sind drei effektive Optionen:
Buy: Neue Mitarbeiter mit passenden Qualifikationen einstellen kann zeitaufwendig und teuer sein, besonders in einem hart umkämpften Markt. Es ist oft schwierig, zu entscheiden, welche Position langfristig besetzt werden sollte und welche Fähigkeiten nur kurzfristig gebraucht werden.
Build: Bestehende Mitarbeiter durch gezielte Schulungen weiterzuentwickeln, bietet langfristige Vorteile. Doch wer ist dafür geeignet, hat die Kapazitäten, und welche Weiterbildung lohnt sich, wenn das Wissen sich ständig verändert?
Borrow: Obwohl die Stelle nicht langfristig besetzt wird, sind Freelancer eine flexible, kurzfristige Lösung. Sie erfüllen Projektanforderungen schnell, bringen wertvolle Hardund Softskills sowie Erfahrungen aus verschiedenen Branchen mit.
Freelancer als Wissenslieferant und Mindset-Opener für KI
Freelancer mit KI-Fachwissen sind sehr gefragt, denn sie schliessen den Skill-Gap in Unternehmen auf verschiedene Weisen. Neben der technischen Implementierung vermitteln sie wertvolles Wissen an Mitarbeiter und inspirieren Führungskräfte, wie die interne Qualifikation gestärkt werden kann. Martin Reckel betont: «Das KI-Lehrbuch ist noch nicht geschrieben. Man muss sich über Foren, Communities und Konferenzen weiterbilden. Auch ich lerne täglich dazu.»
Er empfiehlt, Mitarbeitenden 5 bis 10% ihrer Arbeitszeit für Lernprozesse mit speziellem Lernauftrag freizugeben, um sich spielerisch mit neuen Technologien vertraut zu machen.
Freelancer können zudem helfen, Mindset-Blockaden im Unternehmen zu lösen – sei es bei Führungskräften, Mitarbeitenden oder dem Betriebsrat. Denn während einige KI als Chance sehen, empfinden andere sie als Bedrohung oder sind von den Möglichkeiten überwältigt. Um diese Kluft zu schliessen, ist es wichtig den Mitarbeitenden die Ängste zu nehmen, indem man positive Use Cases der KI als Werkzeug aufgezeigt. Ein spielerischer Umgang mit neuer Technologie und die Bereitschaft, Fehler zuzulassen, sind dabei entscheidend.
«Wir lernen am besten, wenn wir lachen. Wenn es Freude macht, ist die Motivation am grössten, etwas Neues zu lernen.»
Malt ist ein Marktplatz, auf dem rund 700’000 freiberufliche Beratende ihre Fähigkeiten und Kenntnisse insbesondere für grosse Organisationen zur Verfügung stellen, die externe Talente suchen – und so ihre Projekte, auch im KI Bereich, beschleunigen.
Malt ist seit 2023 mit einem eigenen Sitz in Zürich in der Schweiz aktiv und betreut von dort ein lokales Netzwerk aus Unternehmen und hochqualifizierten Freelancern. www.malt.ch
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Hybride Arbeitsplatzkonzepte sind kein
Sprint, sondern ein Marathon
Die Arbeitswelt befindet sich zweifellos in einem tiefgreifenden Wandel. Mobile und hybride Arbeitsmodelle, die einst eher als aussergewöhnliche und futuristische Konzepte galten, sind seit der Pandemie in zahlreichen Unternehmen zur Realität geworden. Unternehmen wurden praktisch dazu gezwungen, neue Wege der Zusammenarbeit zu finden.
Corinne Jost
So manches Unternehmen musste sich in den letzten Jahren von der Vorstellung des rein fixen Arbeitsplatzes für ihre Mitarbeitenden lösen und allfällige Widerstände gegen mobile Arbeitsplatzkonzepte aufgeben. Auch wenn einige grosse Technologie-Unternehmen ihre Mitarbeitenden in der Zwischenzeit wieder ins stationäre Office zurückbeordert oder die vorher gewährten Homeoffice-Tage verkürzt haben, ändert es nichts daran, dass das mobile und hybride Arbeiten in der Mehrheit der Unternehmen Einzug gehalten hat.
Unsere diesjährige Workplace-Studienarbeit im Frühling bei Schweizer Unternehmen (n=98) hat ergeben, dass die 5 grössten Herausforderungen bei der Umsetzung mobiler und hybrider Arbeitsplatzkonzepte bei den Themen Unternehmenskultur (74%), ICT-Sicherheit (53%), Akzeptanz des Managements (47%), durchgängig digitalisierte Geschäftsprozesse (42%) und Führung/Kontrolle (37%) liegen.
Pflege der Unternehmenskultur und neues Denken
Die Umstellung auf neue Arbeitsmodelle erfordert ein Umdenken auf allen Ebenen. Es gilt, eine Kultur der Zusammenarbeit und des Vertrauens zu schaffen, auch wenn die Mitarbeitenden nicht mehr täglich im Büro präsent sind. Vielen Unternehmen gelingt dies mittlerweile sehr gut, indem sie regelmässig TeamEvents und -Erlebnisse aufsetzen und so die gemeinsame Kultur fördern.
ICT-Sicherheit
Ein grosser Knackpunkt für die ICT-Abteilung ist die Dezentralisierung der Arbeitsumgebung, welche die Komplexität der ICT-Sicherheit erhöht. Es muss sichergestellt werden, dass ihre Daten und Systeme auch ausserhalb des Firmennetzwerks geschützt sind. In vielen Fällen kein leichtes Unterfangen, hier kann aber auch auf Unterstützung eines externen Partners gesetzt werden. Durch einen Managed Security Provider kann die Sicherheit oft besser gewährleistet werden – gerade auch bei KMUs, die über begrenzte interne Ressourcen verfügen.
Akzeptanz des Managements Oftmals wird beim Top Management übersehen, dass das Angebot eines modernen, hybriden Arbeitsplatzes für Jobsuchende heute ein entscheidendes Kriterium ist. Ein Unternehmen kann sich dadurch – vor allem auch bei der Generation Z – als attraktiver Arbeitgeber positionieren. Dies wirkt unterstützend, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken.
Durchgängig digitalisierte Geschäftsprozesse
Mobile und hybride Arbeit ist nur dann effektiv, wenn alle relevanten Geschäftsprozesse End-to-End digitalisiert und zugänglich
sind. Hier besteht ein breites Angebot an Collaboration-Tools und -Technologien im Markt, die das sicherstellen können.
Organisation, Führung und Kontrolle
Die Führung von Mitarbeitenden, die an verschiedenen Orten arbeiten, erfordert neue Ansätze. Ziele müssen klar definiert werden und es muss Vertrauen in die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden gesetzt werden.
Fazit
Unternehmen, die den Wandel und diese Herausforderungen erfolgreich meistern, werden von einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit, einer gesteigerten Produktivität und einer grösseren Attraktivität als Arbeitgeber für neue Talente profitieren. Dieser Wandel ist jedoch kein «Sprint», sondern vielmehr ein «Marathon», bei dem laufend alle Komponenten überprüft und allenfalls auf dem Weg (zum hybriden Arbeitsplatz) angepasst werden müssen.
Corinne Jost, Head of Marketing, MSM Research AG www.msmag.ch
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