Information Governance 2021 – Digitalisierung durch intelligentes Dokumentenmanagement by topsoft

Digitalisierung durch intelligentes Datenmanagement

ROLLEN

ECM DMS KONTROLLE

DATEN KOSTEN

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Inhaltsverzeichnis

Haben Sie Ihre Daten im Griff?

Editorial Alain Zanolari

Seite 3

Information Governance Dr. iur. Bruno Wildhaber

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Elektronische Dokumentenverwaltung im Rahmen des revidierten Datenschutzgesetzes mag. iur. Maria Winkler

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So finden Sie die passende ECM-Lösung

Doch Hand aufs Herz: Wie sieht es tatsächlich mit Ihrer «Information Governance» aus?

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Die Zukunft ist visuell und mächtig Perica Grasarevic

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Dokumente automatisieren – Fundamente für eine boomende Wirtschaft Christian Raum

Nicht nur müssen die wertvollen Informationen sicher gespeichert, durchsucht und effizient genutzt werden können, Sie müssen zum Beispiel auch in der Lage sein, diese jederzeit rechtskonform zu löschen. Denn das neue Schweizer Datenschutzgesetz ist da sehr klar.

Seite 10

Dokumentenmanagement von Schweizern für Schweizer

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Darum lohnt sich der Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen Armin Bäbler

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Mit «Power-Tools» Potenziale für die Automatisierung von Routine-Aufgaben heben Manfred Terzer

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Experten im Interview – Fokus automatische Dokumentenverarbeitung Christian Bühlmann im Gespräch mit Meinrad Egger, Alain Veuve und Thore Harmuth

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Was moderne ECM-Systeme bieten müssen, um Schweizer KMUs digital handlungsfähig zu machen Christoph Heimgartner

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«Natürlich!», werden Sie sagen, denn Ihre Unternehmensdaten sind wertvoll. Und sie sind der eigentliche Treibstoff für die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen.

Doch sind Sie bereit dafür? Bei der Speicherung und Verwaltung Ihrer wertvollen Daten helfen moderne IT-Lösungen wie DMS oder ECM-Systeme sowie die dazu passende Hardware wie Multifunktionsgeräte mit Scan- und Druckfunktion. Kombiniert ermöglichen Soft- und Hardware die Digitalisierung von Dokumenten, die Ablage und Archivierung sowie die Suche nach Informationen – damit diese wertvollen Inhalte den Verantwortlichen zur Verfügung stehen und nicht ungenutzt in irgendwelchen Archivschachteln im Keller verstauben. Denn die meisten Bereiche des Unternehmens sind auf vollständige und stets aktuelle Daten angewiesen, vom Marketing über den Verkauf und die Buchhaltung bis hin zum Kundendienst oder der Logistik.

QR-Rechnung als Brücke zur E-Rechnung Simon Zbinden

Seite 20

Jetzt ist eBill-Zeit für Unternehmen Daniel Berger

Seite 21

Mit ECM alle geschäftsrelevanten Prozesse digitalisieren

Seite 22

Einfach zusammenarbeiten im hybriden Alltag

Seite 24

Das Potenzial beim Dokumentenmanagement gilt es zu nutzen Alain Zanolari

Seite 26

Firmenportraits und Marktübersicht DMS/ECM-Anbieter

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Solutions

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Impressum

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In dieser Publikation finden Sie fundierte Fachartikel, eine Marktübersicht über DMS/ECM-Systeme sowie wertvolles Know-how rund um die Themen Information Governance und Dokumentenmanagement. Damit auch Sie bald Ihre kostbaren Daten so richtig im Griff haben. PUBLISHER und das topsoft Fachmagazin wünschen Ihnen eine interessante Lektüre.

Alain Zanolari Redaktor & Content Manager PUBLISHER und topsoft Fachmagazin

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Information Governance Daten sind der Treibstoff der Digitalisierung und Unternehmen tun gut daran, ihre Unternehmensinformationen zu hüten und zu pflegen. Dazu dient die Information Governance, denn mit der Implementierung von Prozessen und Kontrollen sollen die wertvollen Daten rechtskonform und zielgerichtet verwaltet werden. Doch worauf gilt es dabei zu achten?

Dr. Bruno Wildhaber. Beherrschen Sie Ihre Daten? Kaum jemand wird diese Frage ohne Vorbehalte mit einem «JA» beantworten können. Obwohl seit Jahren in der Fach- wie auch der Wirtschaftspresse dem Thema Digitalisierung ein sehr wichtiger Platz eingeräumt wird, fehlt es vielfach an den elementaren Grundlagen für ihre Umsetzung. Viele Digitalisierungsinitiativen sind geprägt durch einzelne Vorhaben, welche in einem isolierten Ökosystem aufgebaut werden und folglich auch nur dort funktionieren. Eine isolierte Datenmenge zu analysieren und KI darauf anzuwenden ist um ein Vielfaches einfacher, als in einer heterogenen Datenlandschaft aussagekräftige Analysen durchzuführen und korrekte Aussagen zu erhalten. Es bringt wenig, den Nutzen von KI zu hinterfragen, wenn die wichtigste Grundlage für die Analyse, nämlich die Daten, bereits über eine miserable Qualität verfügt.

Rund 80 % Ihrer gespeicherten Daten sind wertlos (ROT – Redundant, Obsolet, Trivial)! Im Nachgang der ENRON Affäre wurde den Unternehmen dringend empfohlen sogar gesetzlich auferlegt, sich um die Corporate Governance zu kümmern. Vereinfacht bedeutet dies die umfassende Steuerung und effiziente Kontrolle des Unternehmens. Das Pendant im digitalen Bereich bildet die Information Governance (IG). Sie übernimmt die Grundsätze der Corporate Governance und soll dazu führen, dass eine Organisation kompetent, aktiv, effizient, rechtskonform und zielgerichtet mit Daten umgehen kann. In den meisten Organisationen ist diese Botschaft noch nicht angekommen, auch wenn die Wirtschaftsverbände punktuell Publikationen dazu veröffentlichen. Mit dem Thema IG stehen wir heute dort, wo wir vor 20 Jahren mit der Informationssicherheit gestanden sind (mittlerweile ein Markt von rund 200 Mia. USD). Diesem Themenkomplex ist der neue Praxisleitfaden Information Governance gewidmet 4

(2. Auflage 2021), der im Juni erschienen ist.1 Wir haben versucht, möglichst vielen Aspekten der IG Rechnung zu tragen und haben 24 nationale und internationale Autoren eingebunden, welche wertvolle Beiträge geleistet haben. Wir haben versucht, die Bestrebungen der Digitalisierung sowohl mit den unternehmerischen, strategischen Zielen in Einklang zu bringen, als auch die regulatorischen Vorgaben zu berücksichtigen.

IG hat nichts mit IT zu tun IG ist eine Führungsaufgabe und hat grundsätzlich eigentlich nichts mit IT zu tun. Es ist primär kein Technologiethema, sondern eine strategische Führungsaufgabe, die durch den Verwaltungsrat oder gleichwertige Organe geführt werden muss. «Daten sind wie Wasser»: um sie erfolgreich und nutzbringend einsetzen können, müssen Sie aktiv erfasst, bewertet, geführt und entsorgt werden. Bis heute wird diese Aufgabe in erster Linie der IT überlassen.

Wichtige Informationsarchitektur Welche technologischen Entwicklungen stellen die grössten Herausforderungen dar? Während das Thema Cloud hier nicht weiter breitgetreten werden soll, kann man grundsätzlich sagen, dass die Vielzahl der neuen Möglichkeiten für die Datenhaltung eine zentrale Rolle spielt. Die meisten Organisationen sind schlecht auf die Frage vorbereitet, wo welche Daten gehalten werden sollen. Um diese beantworten zu können, benötigt man eine Informationsarchitektur. Diese wird immer dringlicher und wichtiger, um kostentreibende und ineffiziente Datensilos zu verhindern. Gleichzeitig versuchen die Big TechAnbieter mit grossen Anstrengungen, die Kunden zu einem Vendor Lock-in zu bewegen bzw. zu zwingen. Das funktioniert kaum, da gestandene und gewachsene Architekturen immer verschiedenste Technologien aufweisen, deren Stand völlig unterschiedlich ist.

Obwohl ein langsames Umdenken stattfindet, ist man noch lange nicht dort angelangt, wo ein datengetriebenes Unternehmen eigentlich stehen müsste. Es fehlt das notwendige Wissen sowohl beim Verwaltungsrat als auch in den Geschäftseinheiten. Wie bei der Corporate Governance genügt es nicht, einfach ein Komitee einzusetzen und zu denken, damit sei die Sache erledigt. IG muss auf allen Ebenen der Organisation umgesetzt werden, was in etablierten Organisationen Jahre dauert. Dies erfordert naturgemäss auch neue Kompetenzen und Personen.

Hinzu kommen rechtliche Bedenken (Stichwort: Cloud Act). Im schlimmsten Fall endet das in einer Mehrfachredundanz bestehender Daten. Obwohl sich verschiedene Anbieter dem Thema IG jetzt annehmen, sind die meisten Lösungen auf ihre Technologiestacks reduziert. Gleichzeitig kämpfen etablierte ECM/DMS-Hersteller mit dem Problem, dass eben die Big Tech-Anbieter in ihren Markt eindringen. Ein Anwendungsfeld, welches per se durch eine hohe Komplexität gekennzeichnet ist. Der traditionelle ECM/DMS Markt wird diversifiziert, bzw. weniger einfach greifbar, da Quereinsteiger die Szenen verunsichern.

IG umfasst im Kern ein datenorientiertes Zielbild auf allen Entscheidungsebenen, Strukturen zum Verstehen und Steuern von Daten, wie auch diverse Technologien. Klassische IT-Abteilungen, wie wir sie heute noch kennen, wird es in 10 Jahren nicht mehr geben. Datengetriebene Organisationen verlangen nach neuen Fähigkeiten, Datenspezialisten, Taxonomisten oder Datenarchitekten sind gefragt. Dieses Change-Management2 wird zur grössten Herausforderung für das Management.

Für den Anwender bedeutet dies: Das Bedürfnis für die Ordnung von Daten wird immer grösser, die Schwierigkeit bei der Auswahl von geeigneten Lösungen aber ebenso. Bevor man in die Technologieauswahl geht, muss man die Informations-/Datenstrategie festlegen. Aus diesem Grund ist es von grösster Bedeutung, dass man sich als Management diesen Fragen so rasch als möglich annimmt. Es gibt zwar Themen, die man automatisch erledigen kann, diese gehören aber definitiv nicht dazu.

«Nur wer Daten löschen kann, beherrscht sie.» Regulatorisch hat sich vor allem im Bereich des Datenschutzes viel getan. Viele Unternehmen haben jetzt realisiert, dass sie mit der DSGVO und mit dem neuen Schweizer Datenschutzgesetz tatsächlich ernst machen müssen. Unsere Kernaussage: «Nur wer Daten löschen kann, beherrscht sie» ist in diesem Kontext zentral und bildet die Nagelprobe für den Erfolg der IG-Umsetzung. Gerade das Löschen von Daten wurde in der Vergangenheit sträflich vernachlässigt. Viele Systeme sind so gebaut, dass es fast unmöglich ist, Daten zu löschen. Diese Strukturen müssen umgebaut und neu gestaltet werden. Die gute Nachricht dazu: auch die Technologien dafür haben sich wesentlich verändert. Während man frühere Archive nur klassische WORM-Medien (write once, read many) einsetzen konnte, hat man heute die Wahl zwischen verschiedenen WORM-Mechanismen, die auch in der Cloud verfügbar sind. Auch der Bedarf nach Verifizierungen, Prüfungen und Zertifikaten hat zugenommen. Im Kontext der hier beschriebenen Situation und

der damit verbundenen Komplexität wird für viele Organisationen die Frage: «Sind wir überhaupt rechtskonform?» immer zentraler. Ordnungsgemässe Digitalisierungsvorhaben bedürfen einer umfassenden Gestaltung der Daten-Lebenszyklen und Kontrollen von Beginn der Datenerfassung bis zur -vernichtung.

Ich bin optimistisch, dass sich bereits in den nächsten Jahren hier neue Wege auftun, welche die heute zum Teil noch anstrengenden Aktivitäten wesentlich vereinfachen werden. Aber eben, wie bei allen Strategien heisst das: «Je früher sie säen, umso eher werden sie ernten!»

Die gute Nachricht: Obwohl die Datenmengen weiterhin exponentiell zunehmen werden, ermöglichen uns neue KI-Verfahren besser, einfachere und effizientere Methoden zur Datenaufbereitung. So können wir für die Analyse von ROT-Daten und für die Migration der wertvollen Daten neue KI-Verfahren einsetzen, welche vor allem auch auf der semantischen Erkennung passieren.

1 Leitfaden Information Governance – Organisationen erfolgreich digitalisieren, Hauptautor: Dr. iur. Bruno Wildhaber, 400 Seiten, CHF 102, ISBN 13978-3-9524430-4-0 2 Um das Change-Management einfacher angehen zu können und um Hemmschwellen abzubauen, haben wir unsere MATRIO Methode (vgl. matrio.swiss) erweitert. 3 krm hat mit dem «k2 PID Cockpit» ein KIbasiertes Toolset zur Identifikation und Bereinigung personenbezogener Daten vorgestellt.

Gerade dieser Bereich wird in Zukunft massiv an Bedeutung gewinnen. Semantische Erfassung3 bedeutet nämlich, die Inhalte der Daten zu verstehen (Informationserschliessung) und abzubilden (z. B. in grafischen Datenbanken und Wissensgrafen). Damit schliesst sich der Kreis zum Wissensmanagement. Diesem Ziel kommen wir Tag für Tag näher. Es ist zwar noch ein langer Weg, doch ist dies eines der wichtigsten Ziele, welches man mit IG erreichen kann.

Dr. iur. Bruno Wildhaber befasst sich seit über 30 Jahren mit Informationstechnologie, insbesondere Sicherheit, Datenschutz und Information Governance. Er ist Inhaber der Wildhaber Consulting, Verwaltungsrat der Compass Security AG sowie Teilhaber und Managing Partner des KRM. www.informationgovernance.ch

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INFORMATION GOVERNANCE 2021

Elektronische Dokumentenverwaltung im Rahmen des revidierten Datenschutzgesetzes Voraussichtlich Ende 2022 / Anfang 2023 tritt das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz in Kraft. Die Revisionen der Verordnung zum Datenschutzgesetz (VDSG) und der Verordnung über die Datenschutzzertifizierungen (VDSZ) stehen noch aus, wobei der Entwurf zur revidierten VDSG (E-VDSG) am 23. Juni in die Vernehmlassung gegeben wurde. Doch was heisst das neue Datenschutzgesetz für Schweizer Unternehmen? Lohnt es sich, bereits jetzt tätig zu werden?

Maria Winkler. Sicher ist: Die revidierten Datenschutz-Bestimmungen werden eine ganze Reihe neuer Pflichten einführen. Im Hinblick darauf lohnt es sich für Unternehmen bereits jetzt, die internen Prozesse und insbesondere den Umgang mit Personendaten zu prüfen, den Handlungsbedarf zu analysieren und mit der Umsetzung gewisser Massnahmen zu beginnen. Dies hat auch Auswirkungen auf die Führung von Dokumenten in Dokumentenmanagement-Systemen.

Revision des Bundesgesetzes über den Datenschutz Das revidierte Datenschutzgesetz (revDSG) wird eine Modernisierung des Datenschutzes sowie eine Anpassung an die europäischen Regelungen bringen. Die wesentlichen Änderungen beziehen sich auf die Einführung neuer Dokumentationspflichten, eine Erweiterung der Informationspflicht, eine Verschärfung der Voraussetzungen für eine Auftragsdatenbearbeitung (mit und ohne Auslandbezug) sowie die Einführung einer Meldepflicht für Datensicherheitsverletzungen. Zudem werden die Strafbestimmungen ausgeweitet. Die im Rahmen der Unternehmensführung anfallenden Dokumente enthalten in der Regel auch Personendaten, wobei deren Menge je nach Branche variieren kann. Verwendet ein Unternehmen ein Dokumentenmanagement-System, kurz DMS, muss geprüft werden, ob dieses die systematische Umsetzung der revidierten Bestimmungen unterstützt.

Privacy by Design Der neue Grundsatz Privacy by Design verpflichtet Unternehmen, bereits bei der Planung einer neuen Datenbearbeitung die datenschutzrechtlichen Anforderungen zu berücksichtigen. Bei der Auswahl eines DMS sollten daher beispielsweise die folgenden Anforderungen mitberücksichtigt werden: • Die Integrität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit der Personendaten müssen gewährleistet werden. Dazu sind angemessene technische und organisatorische Massnahmen zu ergreifen. Die Mindestanforderungen an die Datensicherheit werden in der VDSG detaillierter geregelt. Ein vorsätzlicher Verstoss gegen diese Vorgaben wird zukünftig strafbar sein. • Dies hat Auswirkungen auf den Betrieb des DMS, aber auch auf die Funktionen, die zur Verfügung stehen sollten. Zugriffsrechte sollen beispielsweise rollenbasiert vergeben werden können, um sicherzustellen, dass nur Berechtigte auf die Daten zugreifen können. • Das DSG gewährt betroffenen Personen diverse Rechte gegenüber dem verantwortlichen Datenbearbeiter. Dazu zählen das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschrecht. Das DMS muss die Bearbeitung und Beantwortung entsprechender Gesuche ermöglichen und unterstützen. So muss es beispielsweise möglich sein, Auskunftsbegehren innerhalb von 30 Tagen zu beantworten. Dazu müssen die Daten, die über eine betroffene Person im DMS bearbeitet werden, mittels entsprechender Funktionen gefunden und exportiert werden können. Zudem ist es

erforderlich, dass das System eine datenschutzkonforme Löschung von Personendaten ermöglicht.

Outsourcing Datentransfer ins Ausland Wird das DMS von einem Dritten als CloudLösung betrieben, bleibt das Unternehmen, welches das DMS nutzt, weiterhin dafür verantwortlich sicherzustellen, dass die darauf gespeicherten Personendaten nur rechtmässig bearbeitet werden. Dieser Grundsatz besteht bereits im geltenden DSG und wurde durch die Revision nicht geändert. Es ist den Unternehmen dennoch zu empfehlen, die Verträge mit den Betreibern ihres DMS zu prüfen und, sofern notwendig, auf die revidierten Regelungen des DSG anzupassen. Werden im Rahmen der Cloud-Lösung zudem Personendaten auch im Ausland gespeichert, muss vorgängig geprüft werden, ob im Empfängerland ein angemessener Datenschutz vorhanden ist. Die Angemessenheit des Datenschutzes im Empfängerland kann heute anhand der Staatenliste, die der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) auf seiner Website publiziert hat, geprüft werden. Zukünftig wird der Bundesrat für jedes Land entscheiden, ob dieses über einen angemessenen Datenschutz verfügt. Die verantwortlichen Datenbearbeiter sind an diese Angemessenheitsbeschlüsse gebunden. Stehen die Server in einem Land ohne angemessenen Datenschutz und werden dort Personendaten gespeichert, müssen, wie

auch gemäss dem geltenden DSG, Massnahmen ergriffen werden, um den Datenschutz dennoch zu gewährleisten. Auch wenn Art. 16 Abs. 2 revDSG aufzählt, welche Kategorien von Massnahmen in Frage kommen, liegt es weiterhin in der Verantwortung des Unternehmens zu entscheiden, welche Massnahmen im Einzelfall erforderlich sind, um einen angemessenen Schutz herzustellen. Es ist empfehlenswert, hierfür eine Risikoanalyse durchzuführen und bei der Definition der Massnahmen einen hohen Sorgfaltsmassstab anzulegen, da zukünftig auch eine unrechtmässige Datenbekanntgabe ins Ausland strafbar sein wird.

Im Rahmen dieser DSFA sind die erkannten hohen Risiken zu analysieren und basierend darauf angemessene Massnahmen zur Vermeidung bzw. Verminderung dieser Risiken zu ergreifen. Kommt das Unternehmen aufgrund der DSFA zum Ergebnis, dass die geplante Datenbearbeitung trotz der geplanten Schutzmassnahmen ein hohes Risiko für die betroffenen Personen mit sich bringt, muss von dieser Bearbeitung abgesehen werden. Mit Bezug auf eine geplante Änderung des DMS könnte dies insbesondere bedeuten, dass das vorgesehene System oder auch nur einzelne, konkrete Funktionen nicht implementiert werden dürften.

DatenschutzFolgenabschätzungen

Unternehmen steht im Falle eines negativen Ergebnisses einer DSFA zudem die Möglichkeit offen, den Eidgenössische Datenschutzund Öffentlichkeitsbeauftragte anzurufen. Der EDÖB muss in diesem Fall innerhalb von zwei Monaten eine Stellungnahme abgeben und konkrete, weitere Schutzmassnahmen vorschlagen.

Das revDSG verpflichtet Unternehmen neu, bei der Planung einer neuen Datenbearbeitung bzw. im Falle von Änderungen an bestehenden Datenbearbeitungen die damit einhergehenden Risiken für die betroffenen Personen zu beurteilen. Soll somit ein neues DMS eingeführt oder massgebliche Änderungen am System durchgeführt werden, muss zwingend vorgängig abgeklärt werden, welche Risiken das für die Personen, deren Daten im DMS bearbeitet werden, haben könnte. Sind diese Risiken als hoch zu qualifizieren (im europäischen Raum bestehen für die Beurteilung, ob ein hohes Risiko vorliegt, Entscheidungshilfen1), muss eine sogenannte DatenschutzFolgenabschätzung (DSFA) durchgeführt werden.

Fazit und Empfehlung Das revDSG sieht die ausdrückliche Pflicht vor, die datenschutzrechtlichen Grundsätze systematisch umzusetzen (Privacy by Design). Dies hat auch Auswirkungen auf den Betrieb und die Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems, sofern in diesem auch Personendaten bearbeitet werden. Die Ausführungen in diesem Artikel geben nur eine Übersicht über einige ausgewählte Bestimmungen des revDSG, die unter anderem Auswirkungen auf ein DMS haben

können. Da jedoch auch noch weitere neue Bestimmungen Auswirkungen auf das DMS haben können und das revDSG zudem, mit nur wenigen Ausnahmen, keine Übergangsfristen vorsieht, ist es Unternehmen zu empfehlen, bereits jetzt den Handlungsbedarf zu analysieren und mit den notwendigen Umsetzungsarbeiten frühzeitig zu beginnen. 1 Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses zur Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) und Beantwortung der Frage, ob eine Bearbeitung im Sinne der Verordnung 2016/676 «wahrscheinlich ein hohes Risiko mit sich bringt» vom 04. April 2017, zu finden unter <https://ec.europa.eu/newsroom/ article29/items/611236>.

mag. iur. Maria Winkler, ist Juristin und Inhaberin der IT & Law Consulting GmbH, die sie 2004 gegründet hat. Das KMU mit Sitz in Zürich ist auf Informatikrecht und Datenschutzrecht spezialisiert und berät Unternehmen sowie Behörden und öffentlich-rechtliche Körperschaften bei Rechtsfragen mit Bezug zu Informationstechnologien. Seit 2002 ist Maria Winkler auch als Dozentin für Informatikrecht und Recht im Internet an verschiedenen Fachhochschulen tätig. Zudem ist sie langjährige Fachexpertin und Auditorin für Datenschutzzertifizierungen in der Schweiz und in Österreich, bei der SQS seit 2007. www.itandlaw.ch 7

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So finden Sie die passende ECM-Lösung Möchten Sie eine Enterprise Content Management (ECM) Lösung in Ihrem Unternehmen implementieren? Wissen aber noch nicht genau, worauf Sie dabei achten müssen? Mit den wertvollen Tipps von Arcplace kommen Sie Ihrem Wunsch nach mehr Prozesseffizienz und gleichzeitiger Kosteneinsparung einen Schritt näher.

Ausgangslage und Anforderungen definieren

Schritt für Schritt

Schaffen Sie Transparenz und Ordnung in Ihren Geschäftsprozessen und in Ihrer ITLandschaft, indem Sie heute eingesetzte Systeme und das aktuelle Vorgehen hinterfragen. Welche Prozesse durchlaufen die Dokumente? Macht die heutige Ablagesystematik Sinn? Spielen Compliance-Anforderungen wie Aufbewahrungsfristen oder Versionshistorie eine wichtige Rolle? Oder steht die Automatisierung von Prozessen im Vordergrund? Definieren Sie dann die Anforderungen an die ECM-Lösung. Bestimmen Sie das Budget und holen Sie das Management frühzeitig mit an Bord. Bei einem erfolgreichen Vorhaben müssen sowohl die betroffenen Fachbereiche wie auch das Management positiv mit Blick nach vorne unterstützen.

Führen Sie die neue ECM-Lösung phasenweise ein. Das erhöht die Sicherheit, das System gewinnt an Stabilität und die Akzeptanz der Mitarbeitenden für die neuen Arbeitsprozesse nimmt zu. Damit vermeiden Sie einen chaotischen «Big Bang» für das ganze Unternehmen und teilen das Investitionsvolumen in kleine funktionsbezogene Pakete. Stellen Sie eine Roadmap auf, die aufzeigt, wie sich die neue Lösung im Unternehmen verbreiten und etablieren soll. Behalten Sie das Ziel einer Informationszentrale für das gesamte Unternehmen stets im Blick.

ECM als zentraler Baustein für Ihre langfristige Digitalisierungsstrategie Auch wenn oft in einem Bereich gestartet wird, zum Beispiel mit Vertragsmanagement oder Personaldossiers, sind moderne ECM-Lösungen nicht fachspezifisch. Sie können in allen Unternehmensbereichen flexibel eingesetzt werden und bieten eine zentrale Plattform für alle Dokumente und Daten. Nutzen Sie das gesamte Potential und bündeln Sie das Wissen Ihres Unternehmens an einem Ort. Vernetzen Sie Ihre Systeme wie beispielsweise ERP, CRM oder HR-Tool über diese Plattform miteinander. Damit holen Sie langfristig das Maximum aus Ihrer Investition heraus.

Überzeugen Sie die Anwender von der neuen Lösung Je nach Automatisierungsgrad einzelner Prozesse ändert sich die Arbeitsweise in den involvierten Abteilungen stark. Binden Sie die Anwender und andere wichtige Stakeholder daher frühzeitig mit ein. Demonstrieren Sie die Veränderungen in der Arbeitsweise. Erklären Sie die Vorteile anhand von praktischen Beispielen wie dem einfachen Auffinden von Dokumenten, der automatisierten Verwaltung der Aufbewahrungsfristen oder auch dem elektronischen Unterschreiben (E-Signatur). Das Change Management der Mitarbeitenden wird häufig unterschätzt und ist oft die grössere Herausforderung als die Einführung einer Technologie oder die Definition der Prozesse. Die Anwender müssen mitziehen, wenn das Projekt ein Erfolg werden soll.

Arcplace – Ihr Lösungspartner

Typische ECM-Anwendungsfälle

Nutzen Sie den Erfahrungsschatz einer Standardlösung Warum das Rad neu erfinden? Unter anderem im HR-Bereich durchlaufen die Dokumente in allen Unternehmen ähnliche Prozesse. Für diese Bereiche gibt es oft Standardlösungen, die aus der Erfahrung verschiedener Umsetzungen entstanden sind. Sparen Sie Kosten und nutzen Sie das Wissen der Spezialisten. Sogenannte Lösungsbeschriebe fassen die grundlegenden Funktionen zusammen und erleichtern den Einstieg. Gleichzeitig bringt eine Standardlösung bestehende Umwege, teure Spezialfälle und individuelle Sonderlösungen zutage, die in den meisten Fällen abgeschafft werden können.

Arcplace kann Sie in den verschiedenen Phasen eines ECM-Projekts durch Beratungs-, Implementierungs- und Integrationsdienstleistungen unterstützen. Durch die Kombination neuester Technologien mit innovativen Servicemodellen wie Managed Services, Cloud Services oder Business Process Outsourcing ist Arcplace in der Lage, Unternehmen jeder Grösse optimal zu bedienen. Kontaktieren Sie uns, wir beraten Sie gerne: info@arcplace.ch, +41 44 501 22 00

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INFORMATION GOVERNANCE 2021

Die Zukunft ist visuell und mächtig Dokumentenautomatisierung muss nicht mit teuren IT-Projekten beginnen. Moderne Web-Technologien erlauben auch dem ungeübten Nutzer, selbst komplexe Ergebnisse rein visuell zu erstellen – von überall aus, in jedem gängigen Browser.

Perica Grasarevic. Dokumentenmanagement ist längst mehr als zentrales Speichern von Dokumenten. Wo man sich früher mit der Möglichkeit begnügte, PDFs mit «OCR» durchsuchbar zu machen und mit Metadaten anzureichern, erwartet der moderne Nutzer, dass ein Produkt den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments abdeckt. Dieser beinhaltet neben der kollaborativen Erstellung von intelligenten Vorlagen für Texte und Formulare auch deren anschliessende Verhandlung, Freigabe und Signatur sowie die Möglichkeit, exekutierte Dokumente zu überwachen, zu analysieren und zu archivieren. Idealerweise ist das Produkt zudem in der Lage, bei Bedarf in vorhandene Systeme integriert zu werden.

Wichtigste Regel: Mächtigkeit und Einfachheit ohne Programmierkenntnisse Eine Dokumentenvorlage besteht – neben dem eigentlichen Inhalt und den dazugehörigen Metadaten, Beschreibungen und Kommentaren – insbesondere aus ihren Automatisierungsmöglichkeiten. Mithilfe von Variablen, Fragen, Bedingungen und vordefinierten Textbausteinen soll ein Dokument in Zukunft auch in anderen Konstellationen mit wenigen Mausklicks wiederverwendet werden können. In dieser Phase entscheidet der Nutzer in einem webbasierten WYSIWYG-Editor (WYSIWYG: «what you see is what you get»), was mit einer Vorlage passiert. Sind kollaborative Verhandlungen mit der Gegenseite vorgesehen? Sollen maschinenlesbare Daten (wie Parteien, Preise oder Laufzeiten) automatisch exportiert werden? Wer muss das Dokument vor Versand in welcher Reihenfolge freigeben? Ein moderner WYSIWYG-Editor bietet im Vergleich zu Vorlagen, die im Rahmen von abstrakten IT-Projekten starr vorgefertigt werden, zudem den Vorteil, dass kleinere Anpassungen am Inhalt jederzeit auch von IT-Laien vorgenommen werden können.

Zweitwichtigste Regel: Die «alte Welt» nicht vergessen Nicht jedes Szenario eignet sich für intelligente Vorlagen. Bei stark individualisierten

Mit einem WYSIWYG-Editor erstellte intelligente Vorlage

Dokumenten und solchen, die von Dritten stammen, möchte man lediglich die wichtigsten inhaltlichen Merkmale automatisch erkennen und extrahieren können sowie für eine effizientere Archivierung mit Metadaten anreichern.

Dies bedeutet, dass der Lizenznehmer auf einen reifen, lokalen Schweizer Dienstleister seiner Wahl zurückgreifen und möglichen Konflikte mit dem CLOUD-Act oder datenschutz- sowie aufsichtsrechtliche Risiken minimieren kann.

Da nicht immer jedes Dokument über die Dokumentenmanagementsoftware exekutiert werden kann, sollen des Weiteren alle intelligenten Vorlagen zu jedem Zeitpunkt in verschiedenen Formaten wie .docx, .pdf, .html oder .json exportiert werden können.

Fazit

Datensicherheit und Serverstandort nicht unterschätzen Eine eigene IT-Infrastruktur mit Serverraum gehört für immer mehr Unternehmen der Vergangenheit an. Die Lösung soll überall sicher und zuverlässig verfügbar sein. Deshalb setzen moderne SaaS-Produkte mindestens auf SSL-Verschlüsselungen bei der Kommunikation zwischen dem Endnutzer und dem Applikationsserver, schützen die Benutzerrechte durch Row-Level-Security auf Datenbankebene und setzen auf «data at rest» sowie «data in transit» Verschlüsselung. Im Idealfall kann der Lizenznehmer die SaaSLösung gar auf einer separaten Instanz einsetzen und bewahrt so die Daten seines Unternehmens physisch getrennt auf.

Man muss sich bei einem DMS nicht mit den üblichen «Standardfunktionalitäten» zufriedengeben. Liebäugelt man mit dem Einsatz eines (neuen) DMS, lohnt es sich, auch Produkte von lokalen Startups in Betracht zu ziehen. Häufig sind diese technologisch auf dem allerneusten Stand und die Entwickler zudem bereit, auf individuelle Bedürfnisse einzugehen.

Perica Grasarevic begleitet als Rechtsanwalt insbesondere Digitalisierungsprojekte und ist Mitgründer von Contract Vault GmbH, der Entwicklerin der Schweizer Dokumentenautomatisierungslösung «DocIQ». www.dociq.io

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Dokumente automatisieren

Fundamente für eine boomende Wirtschaft Mit Blick auf die Automatisierung des Dokumentenmanagements sehen Unternehmen grosses Potenzial für Veränderungen. Die meisten Organisationen und deren Management waren nicht darauf vorbereitet, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter praktisch über Nacht von eingespielten Arbeitsprozessen abzuschneiden. Die Suche nach neuen Prozessen und neuen Technologien für die Digitalisierung der Arbeitsplätze ist in vollem Gange.

Christian Raum. In kurzen Abständen werden Studien und Analysen veröffentlicht, die konkrete Auswirkungen des Lockdowns untersuchen und Verbesserungen für die Zukunft vorschlagen. In den Führungsetagen gibt es offensichtlich ein starkes Bedürfnis danach, die Schwächen innerhalb der Organisationen aufzudecken und anzusprechen, um für die Zukunft bessere und praktikablere Lösungen zu finden. Denn die bisherigen Arbeitsweisen haben sich im vergangenen Jahr als nicht zukunftsfähig herausgestellt. Beispiel Finanzabteilung – sicher einer der sensibelsten Bereiche der Unternehmen. Auf Fehler und Ungenauigkeiten weisen die Autoren einer Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide hin. Offensichtlich ist heute die erfolgreiche Arbeit der Finanzverantwortlichen auf die gewohnte Büroumgebung angewiesen. Denn die Umstellung auf Heimarbeit hat weitreichende Folgen für Finanzabschlüsse, Strategieplanung und auch das Risikomanagement. Laut eines Viertels der Befragten sei die Finanzabteilung nicht in der Lage, Daten schnell genug zu liefern, damit das Unternehmen auf unvorhersehbare Marktveränderungen reagieren könne. Die Mischung aus Remote- und Büroarbeit könnte dies zusätzlich verschlechtern, erklärten rund 24 Prozent der in Deutschland Befragten. 27 Prozent gaben zu, aus diesem Grund Ungenauigkeiten in den Finanzdaten zu erwarten. Beunruhigend ist, dass ein Viertel der Unternehmensführungen seit Beginn der Corona-Krise scheinbar im Blindflug unterwegs ist.

Durchgehende Prozessautomatisierung Mit Digitalisierung und Automatisierung wollen die Unternehmen die Herausforderungen in den Griff bekommen. Klar ist, dass sowohl für die Beschleunigung der Prozesse als auch für die korrekten Buchungen die Lücke zwischen den Dokumenten – egal in welchen Formaten sie in der Organisation eintreffen – und dem ERP-System geschlossen und automatisiert werden muss. Nur dann ist die End-to-end-Verarbeitung möglich: Papierrechnungen werden mit Scannern digitalisiert, von deren Software ausgelesen, automatisiert in das System der Finanzabteilung gebucht. Dort prüft die Künstliche Intelligenz Rechnungen gegen Aufträge, schickt die digitalen Dokumente an die Projektverantwortlichen zur Freigabe und überweist den offenen Betrag. Schliesslich werden alle Finanzdaten in tagesaktuellen Auswertungen zusammengefasst und an die Vorstände verschickt. Dieses Dokument ist eine multidimensionale Präsentation, erstellt von der BI-Software, gefüttert mit Realtime-Daten. In wenigen anderen Abteilungen wird so offensichtlich, dass die Arbeit zwischen Menschen und Maschinen, zwischen Papier und Computer, zwischen Schreibtisch und Software neu verteilt wird. Und diese neuen Prozesse erfordern nicht nur die Digitalisierung der Finanzabteilungen. Auch in den Produktionshallen, in den Vorstandsetagen oder der Logistik werden Menschen Aufgaben an Software und Künstliche Intelligenz abgeben. In Zukunft gehört es zu ihrer Arbeit,

den digitalen Maschinenraum mit Daten zu füttern und dessen Vorschläge zu prüfen und umzusetzen. Um an dem Wirtschaftsboom teilzuhaben, den viele Wirtschaftsexperten bereits für das laufende Jahr voraussagen, werden die Aufgaben zwischen Maschinen und Menschen neu verteilt. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich auf die wertschöpfenden Tätigkeiten fokussieren. Gleichzeitig kümmern sich die Computer im Hintergrund um die immer wiederkehrenden administrativen Aufgaben und Entscheidungen.

Internet of People – IoP Wenn die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Homeoffice an ihre Arbeitsplätze zurückkehren, hat sich dort womöglich die gesamte Aufteilung und Anmutung verändert: Nach verschiedenen Schätzungen werden in den Büros in Zukunft aufgrund der neuen Abstandsregeln lediglich 60 bis 70 Prozent der bisherigen Arbeitsplätze bereitstehen. Die Vergrösserung der Büroflächen ist kaum realistisch. Allein aus diesem Grund wird Homeoffice in der Zukunft eine Notwendigkeit bleiben. Denn die gleiche Anzahl Kolleginnen und Kollegen werden sich viel weniger Arbeitsplätze teilen. Auch hier sind die Umsetzungen der Vorgaben der New Work nur mit digitalen Lösungen möglich. Ein Buchungssystem reserviert nach Voranmeldung und Aufgabenverteilung für die Kollegen die benötigten Schreibtische, Computer und Plätze in der Kantine.

Digitalisierung von Kunstschätzen und Büchern Bibliotheken, Archive, Museen, Forschungseinrichtungen und Universitäten digitalisieren ihre Bestände und stellen sie über Portale und Netzwerke für Lehre, Forschung und Interessierte zur Verfügung. Ein wichtiger Antrieb ist, dass Studierende und Forschende auf absehbare Zeit keine Möglichkeit haben, persönlich in den Beständen zu recherchieren oder für Recherchen zu reisen.

Für viele Abteilungen wandelt sich das Homeoffice zum festen Arbeitsplatz und das Management muss sich mit einer neuen Wahrheit anfreunden. Ihr Unternehmen ist in Zukunft keine Organisation mehr, deren Grenzen fest definiert sind – das in der Lobby des Hauptgebäudes beginnt und an den Werkstoren endet. Vielmehr wird das Unternehmen überall dort präsent sein, wo seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterwegs sind, dort wo sie wohnen und auch dort, wo sie mit dem Laptop auf dem Schoss arbeiten. Also müssen hierhin Dokumente und Daten zur Durchsicht, zur Recherche, zum Prüfen und schliesslich zur Freigabe geliefert werden. Denn Informationstechnologie, Computersysteme und Netzwerke, deren Nutzung auf Gebäude, Werksgelände oder Produktionshallen beschränkt sind, werden in vielen Fällen der Vergangenheit angehören. Im Umkehrschluss bedeutet dies, dass jeder Mitarbeiter sicher Teil des Computernetzwerks wird und zu einhundert Prozent in die Abläufe integriert sein muss. Das IoP, das Internet of People – das Gegenstück des Internet of Things – befindet sich in Zukunft überall dort, wo sich ein Mitarbeiter gerade aufhält.

Dreiklang aus Automatisierung, Sicherheit, Prozessen Ohne Cloud-Anwendungen wird diese Arbeit der Zukunft nicht funktionieren – denn die Entwicklungskosten und auch die benötigten Infrastrukturen für Anwendungen wie Künstliche Intelligenz oder Machine Learning, für

Doch die Digitalisierung ermöglicht nicht nur sichere Forschung während der Pandemie. Bücher und Unterlagen können in Online-Seminaren verlinkt und für alle Teilnehmer gleichzeitig bereitgestellt werden. Für Archivare ist es besonders erfreulich, dass ihre Originale – wertvolle Bücher, jahrhundertealte Gemälde, Filme oder einmalige Dokumente – nur noch einmal für die Digitalisierung angefasst werden und dann für immer in einem sicheren, klimatisierten und abgeschlossenen Archiv verschwinden.

Videokonferenzen oder Sicherheitsanwendungen sind so hoch, dass sie nur dann wirtschaftlich betrieben werden können, wenn sich sehr viele Anwender die Nutzung teilen – und genau das ist eine entscheidende Idee hinter der Cloud. Und wenn Unternehmen ihre IT-Anwendungen nicht mehr in einem abgeschlossenen Netzwerk anbieten, sondern sie über Cloud-Rechenzentren über das Internet den Mitarbeitern zur Verfügung stellen, spielen begrenzende Faktoren wie Arbeitszeiten, feste Arbeitsplätze oder Gebäude keine Rolle mehr. Doch um mit den richtigen Systemen arbeiten zu können, sind mehr Anstrengungen und Diskussionen erforderlich, als die Versprechen der Hersteller glauben machen. Eine Lehre aus der Vergangenheit ist, dass ein Technologiewechsel nicht die zugesagten einfacheren und überschaubaren Anwendungen bringt. Vielmehr fügen die Anwender ihren seit vielen Jahrzehnten laufenden Computersystemen eine weitere Ebene hinzu, ohne dafür entsprechend viele alte Systeme zu entfernen. Dies macht die Verwaltung und Organisation nicht einfacher, sondern häufig um ein Vielfaches komplizierter.

noch transparenter. Cloud-Anwendungen werden zwar in vielen Fällen über ein Abonnement abgerechnet und so ist wenigstens in der Theorie eine übersichtliche Abrechnung vorhanden. Tatsächlich aber werden viele von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bisher genutzte Funktionen in den CloudProgrammen bis jetzt nicht oder nie wieder angeboten. Häufig ist es die einzige Lösung, sie von anderen Anbietern zu hohen Kosten einzukaufen, um in den eingespielten Prozessen weiter arbeiten zu können.

Christian Raum, Chefredaktor S@PPORT Dieser Gastbeitrag erschien im Juli 2021 im Sonderheft «SAP & Dokumente», das jährlich zu S@PPORT herausgegeben wird. Mehr erfahren Sie unter www.sap-port.de

Auch die Kosten für genutzte Informationstechnologie werden – anders als von Herstellern gern versichert – weder geringer 11

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Dokumentenmanagement von Schweizern für Schweizer Dass ein Dokumenten-Management-System preisgünstig und dennoch leistungsfähig sein kann, beweist die ecoDMS GmbH. Mit einer Lizenzgebühr von unter 100 Schweizer Franken bieten deren in der Alpenrepublik ansässige Partner ein ausgereiftes DMS an. Einige von ihnen haben zielgruppenspezifische Erweiterungen entwickelt.

Cofex AG mit Sitz in Schwerzenbach bezieht für Vermögensverwalter Belege der Kontenbewegungen als PDF-Dateien. Diese liest der Finanzschnittstellen-Provider vollautomatisiert in ecoDMS ein. Cofex AG verwendet dabei alle Funktionen, die ecoDMS bereitstellt, wie OCR, Vorlagenerkennung oder dedizierte Inputordner. Sollte es zu Fehlern kommen, werden diese von der Cofex AG korrigiert. Vorteil für den Kunden: alle Belege sind automatisch im ecoDMS erfasst, ohne dass manuelle Arbeit erforderlich ist. Auf Papierdokumente kann verzichtet werden und Archivraum lässt sich anderweitig verwenden. Das SAP-Beratungsunternehmen Conactive aus Baar hat einen Konnektor entwickelt, mit dem Unternehmen Dokumente aus SAP revisionssicher in ecoDMS archivieren können. Der Konnektor nutzt die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle und hat den Application Readiness Test (ARC) von SAP bestanden. Non-SAP-User können nunmehr auf Dokumente zugreifen, die in SAP erzeugt wurden, während zugleich die Schnittstelle SAPAnwendern den Zugriff auf sämtliche in ecoDMS archivierten Dokumente erlaubt. Die Fantastic Solutions AG aus Mägenwil bietet mehrere Lösungen rund um ecoDMS an. Dazu gehört PED FantasticLink, die direkt aus Drittsystemen Dokumente aus dem ecoDMS Archiv aufruft, ohne dabei ins ecoDMS wechseln zu müssen. Eine weitere Lösung heisst QM-ecoDMS, ein Qualitätsmanagement-Informationssystem mit Wiki-Charakter. Dieses generiert dynamisch abteilungsspezifische Webseiten, aus der sich Mitarbeiter Dokumentenvorlagen, Formulare oder Prozessdokumentationen herunterladen können. Die IT-S GmbH ist in der Schweiz an drei Standorten vertreten und bietet ecoDMS in der Cloud aus ihren Rechenzentren an. Dafür konfiguriert das Unternehmen ecoDMS auf die jeweiligen Kundenbedürfnisse, die im Rahmen eines gemeinsamen Workshops erarbeitet werden. Hierzu gehören beispielsweise die Ordnerstruktur, die Parametrisierung und die Integration von Schnittstellen zur Anbindung an ERP-Systeme. Nach der Umsetzung der Anforderungen übernimmt IT-S das Aufsetzen des Systems und die Schulung der Mitarbeiter. Logico Solutions AG hat ecoDMS über API vollständig in Dynamics 365 BC und in Dynamics NAV integriert. Mit der von Microsoft zertifizierten Extension können Anwender der etablierten ERP-Anwendung beliebige Files (Dokumente, Bilder, E-Mails) Dynamics-356-BC-Datensätzen hinzufügen und klassifizieren. Über die Volltextsuche sind die archivierten Belege direkt in Dynamics 365 BC / NAV auffindbar. Die Ablage in ecoDMS erfolgt weitgehend automatisiert. Dynamics 365 BC / NAV wird damit für den Anwender durch eine integrierte DMSFunktionalität kostengünstig erweitert. 12

Ralf Schmitz, zuständig für ecoDMS Partner: «Schweizer Unternehmen beziehen Produkte und Services gerne aus dem eigenen Land. Deshalb stärken wir unsere hier ansässigen Partner. Von deren Eigeninitiative und Know-how werden wir immer wieder positiv überrascht.»

Für den Früchte- und Gemüsehandel bietet der ERP-Anbieter www.cbt.ch, zusammen mit dem ecoDMS-Reseller www.weitnauer-it.ch, das perfekte digitale Zusammenspiel. In agris stecken 30-Jahre Warenwirtschaft-Know-how. Das Erfassen der Dokumente erfolgt in den Standardprozessen von agris, so dass für die Anwender ecoDMS als vollintegrierte DMSErweiterung eingebunden werden kann. Dokumente werden im Workflow intelligent eingelesen, verarbeitet und revisionstauglich archiviert. Benutzerfreundliche, praxiserprobte Software-Lösungen für clevere Schweizer KMU bietet die Xippo GmbH aus Wallisellen an. Das Unternehmen hat für ecoDMS eine Schnittstelle zum avista.ERP geschaffen. Somit können die Vorteile von ecoDMS direkt aus dem avista.ERP genutzt werden. Der Mitarbeiter hat damit jederzeit einen schnellen Zugriff auf die von ihm erstellten und hinterlegten Dokumente. Der Unternehmer profitiert von einer effizienten Lösung und geniesst dabei die Sicherheit durch gesetzeskonforme Archivierung.

www.ecodms.de

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Darum lohnt sich der Einsatz eines DMS in Ihrem Unternehmen Die jährlich zunehmende Datenflut macht eine intelligente Datenablage mit orts-, zeit- und geräteunabhängigem Zugriff unabdingbar. Mit einem auf die individuellen Bedürfnisse Ihres KMUs massgeschneiderten Dokumentenmanagementsystem (DMS) maximieren Sie Ihre Unternehmenseffizienz basierend auf einem ausgeklügelten Ablagesystem und automatisierten Workflows.

Armin Bäbler. Ihnen ist bewusst, dass die digitale Transformation auch in Ihrem Unternehmen Einzug halten muss? Aber Ihnen fällt die Umstellung auf eine digitale Datenverwaltung schwer, weil Sie sich unsicher sind, wie diese konkret aussehen soll?

wird ab dem 1. Januar 2023 für alle Unternehmen in der Schweiz zwingend sein. Mit einem DMS sind Sie auf der sicheren Seite. Des Weiteren bietet ein DMS dynamisch anpass- und automatisierbare Zugriffsrechte, transparente Nachverfolgbarkeit und in Echtzeit abrufbare Informationen für Audit-Trails.

Wir zeigen Ihnen, was ein Dokumentenmanagementsystems (DMS) beinhalten muss und wie Sie dessen Vorteile gewinnbringend nutzen können.

Mit diesen überzeugenden Vorteilen eines DMS und einem systematischen Vorgehen gelingt auch Ihrem Unternehmen die digitale Transformation. Zögern Sie diese nicht weiter hinaus, denn es steht ausser Frage, dass ein digital fittes Unternehmen wettbewerbsfähiger, krisenresistenter und attraktiver für hartumkämpfte Fachkräfte ist.

Verbundene Datensilos Kunden- und Projektinformationen sind meist in verschiedenen Systemen gespeichert, was zu Informationsverlust und Mehrarbeit führt. Mit einem DMS haben Sie die Informationen aus allen gängigen Umsystemen (wie z. B. Microsoft 365, Abacus, Salesforce etc.) in einer Ansicht vereint und steigern damit Ihre Effizienz massgeblich dank weniger Informationssilos und mehr Transparenz.

Schnelle Auffindbarkeit der Dokumente Ein DMS bietet eine zentrale, strukturierte Ablage und Verwaltung Ihrer volltextindexierten Informationen. Es ermöglicht einen schnellen Dokumentenabruf jederzeit und von überall her, wodurch es sich ideal für die dezentrale Arbeitsweise eignet. Durch die Metadatenerfassung lassen sich sämtliche Informationen bequem über die Suchfunktion finden und einem Kundenprofil/Projekt zuweisen. Eine benutzerfreundliche Oberfläche mit benutzerspezifischen Dokumentenansichten auf sämtlichen Geräten ermöglicht die intuitive Bedienung des Systems. 14

Automatisierte Prozesse Wiederkehrende, manuelle Arbeitsschritte sind zeitraubend. Prozesse zur Automatisierung repetitiver Aufgaben und Workflows helfen bei der Bewahrung des Überblicks und der Einhaltung Ihrer Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben. Neben einer Auswahl bereits vordefinierter Workflows für Projekte, Kreditorenrechnungen, Offerten etc. besteht die Möglichkeit zur einfachen Erstellung eigener individualisierter Workflows. Die digitale Abbildung von Prozessen und Workflows standardisiert die Arbeitsabläufe, steigert die Produktivität und reduziert die Prozessdurchlaufzeiten.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Faigle, den Spezialisten für Informations- und Output-Management. Der Autor Armin Bäbler ist Managing Director bei Faigle. Faigle Thurgauerstrasse 76 8050 Zürich +41 44 308 43 43

Gesetzeskonformer Datenschutz Die digitale Ablage archivierungspflichtiger Dokumente gemäss GeBüV, OR und revDSG

www.faigle.ch/de/ digitale-transformation-kmu

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Mit «Power-Tools» Potenziale für die Automatisierung von Routine-Aufgaben heben Digitalisierung ja – aber wo soll man ansetzen? Vor dieser Frage stehen laut Bitkom aktuell immer noch nahezu zwei Drittel der KMU, häufig aus Angst vor kostspieligen und aufwendigen IT-Projekten. Der Einstieg gelingt hier durch gezielte Automatisierung von Routineabläufen – u. a. bei der Bearbeitung von Dokumenten mithilfe einer geeigneten ECM/DMS-Lösung.

Manfred Terzer. Regelmässig wiederkehrende Aufgaben und Arbeitsschritte bei der täglichen Arbeit mit digitalen Dokumenten können zeitraubend und aufwendig sein, insbesondere wenn dafür mehrere unterschiedliche Datenquellen und Softwareprogramme benutzt und koordiniert werden müssen. Hilfe bieten hierbei geeignete Dokumentenmanagement-Systeme, die vorgefertigte Bausteine und bewährte Lösungen bereitstellen. Mit intelligentem Workflow-Management für besonders dokumentenlastige Prozesse, wie z. B. bei der Rechnungsverarbeitung, im Beschaffungswesen oder in der Personalabteilung, lässt sich die Digitalisierung ins Rollen bringen. Dank der Kombination der Dokumentenmanagement-Systeme mit neuen «Power Tools» lässt sich brachliegendes Automatisierungspotenzial in den Unternehmen effizient nutzen.

Software-Tools statt Programmieren Bislang war das Automatisieren von Geschäftsprozessen oft nur durch Programmieren oder aufwendiges Customizing im Rahmen von IT-Projekten zu lösen. Für Abhilfe sorgen jetzt intuitive Software-Tools, mit denen selbst Anwender ohne Programmierkenntnisse in die Lage versetzt werden, individuelle Routinen und Workflows selbst zu erstellen – sogenannte Low-Code Plattformen. Eines dieser Werkzeuge ist die «Power Platform» von Microsoft. Auch wenn einige Anwender diesen Begriff noch nicht kennen, so kennen viele inzwischen «Teams», die Kommunikations- und

Zusammenarbeitslösung von Microsoft, die insbesondere seit Beginn der Pandemie massiv steigende Anwenderzahlen aufweisen kann.

in Power Automate abzubilden. Eine Liste verfügbarer Konnektoren stellt Microsoft unter powerautomate.microsoft.com/de-de/ connectors/ zur Verfügung.

Das technische Fundament von Teams, aber auch von SharePoint und Anwendungen wie Office 365, ist die oben erwähnte «Power Platform». Damit kann man Anwendungen von Microsoft und anderen Anbietern miteinander verbinden. Möglich wird dies über spezielle Konnektoren für Microsoft Power Automate. Sie erlauben beispielsweise die Verknüpfung einer spezialisierten Dokumentenmanagement-Lösung mit Office 365 und anderen Geschäftsanwendungen.

In diesem Bereich werden wir künftig noch zahlreiche Entwicklungen sehen. Für Anbieter wie uns ist es deshalb wichtig, dass auch die Kunden nachhaltig von Power Automate profitieren und ihre bestehenden Lösungen integrieren können. Deshalb haben wir zum Beispiel unsere DMS-Lösung vollständig in die Power-Platform integriert und von Microsoft zertifizieren lassen.

Workflows helfen beim Automatisieren Mit nur wenigen Klicks können Anwender automatische Workflows für dokumentenbasierte Aufgaben erstellen. Damit lassen sich nicht nur klassische Szenarien, wie beispielsweise für die Rechnungseingangsbearbeitung oder für das Vertragsmanagement, einfach und schnell automatisieren. Auch andere Routineabläufe können damit effizienter erledigt und in digitale, automatisierte Prozesse überführt werden. Der Vorteil: Zahlreiche Fehlerquellen beim manuellen Bearbeiten, Zuordnen und Archivieren von Dokumenten und Dateianhängen lassen sich wirksam verringern. Die Einsatzmöglichkeiten von Tools wie Power Automate sind vielfältig. Voraussetzung ist, dass Apps, Daten und Dienste mithilfe von Konnektoren angebunden werden können, um damit wirksame «Cloud-Flows»

Auf diese Art und Weise können Anwender nun von Lösungen profitieren, die eben beides haben – die Möglichkeiten der MicrosoftAnwendungen und die Funktionen eines DMS-Systems. Zusammen mit der Integration in Microsoft Teams stellt dies einen essenziellen Baustein für die Fortschritte der Digitalisierung und Modernisierung von Arbeitsabläufen dar.

Manfred Terzer ist Gründer und CEO des Schweizer ECM- und DMS-Spezialisten Kendox AG. Mit Leidenschaft für Cloud und Digitalisierung hat er eine der ersten Cloud-DMS-Lösungen geschaffen und diese bewusst für einfache Integrationen mit Drittlösungen ausgestattet. www.kendox.com

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Experten im Interview Fokus automatische Dokumentenverarbeitung Interview:

Meinrad Egger

Christian Bühlmann

Head of Business Unit Commerce & Production Abacus Research AG www.abacus.ch

Wie ist derzeit der Stand der Technik bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten?

Die Abacus E-Business-Lösung AbaNet bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente, beispielsweise E-Rechnungen (eBill, INVOIC), Bestellungen (ORDERS) usw. mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Verfügt der Geschäftspartner ebenfalls über ein ERP-System, das in der Lage ist, E-Dokumente zu verarbeiten, kann so eine hohe Effizienz erzielt werden. Im Jahr 2020 wurden via AbaNet über 4 Mio. elektronische Dokumente verarbeitet, im Jahr 2021 wurde diese Anzahl bereits im Oktober überschritten.

Was ist heute möglich? Was bringt die nahe Zukunft?

Welche Bereiche und Prozesse in Unternehmen sind dafür besonders geeignet?

Sehr gut geeignet ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Sowohl beim Versand als auch beim Empfang lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erzielen. Aufgrund der strukturierten Daten, welche die E-Rechnung beinhaltet, kann das ERP-System die Rechnung komplett automatisiert im Kreditorenmodul anlegen. Hierbei wird auch die Kontierungsregel und der Freigabe-Prozess berücksichtigt. Es sind somit keine manuellen Bearbeitungen mehr notwendig.

Ab wann (Datenmengen, Kosten etc.) wird die Dokumentenautomatisierung für ein Unternehmen interessant?

Mit der Dokumentenautomatisierung können Prozesse optimiert und der manuelle Aufwand reduziert werden. Vor allem bei repetitiven Verarbeitungen kann ein hoher Automatisierungsgrad und somit Spareffekt erzielt werden. Grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, wo die elektronische Dokumentenverarbeitung mit Effizienzgewinn und Kosteneinsparung umgesetzt werden kann.

Was empfehlen Sie Interessenten als ideale Vorgehensweise für eine digitale, intelligente und möglichst automatisierte Dokumentenverarbeitung?

Der erste und wichtigste Schritt ist immer, die Prozesse im eigenen Unternehmen genau zu kennen. Mit diesem Wissen kann identifiziert werden, in welchen Bereichen viele Wiederholungen existieren, die sich für eine mögliche Automatisierung anbieten. Dies ist die Grundlage, um anschliessend mit dem Softwareberater die Umsetzung zu besprechen.

Alain Veuve

Thore Harmuth

CEO Parashift AG www.parashift.ch

Co-Founder & CCO BLP Digital AG www.blp-digital.com

Wir konzentrieren uns auf das Auslesen der Informationen, die in Dokumenten enthalten sind. Heute ist eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten aller Art teilautomatisiert möglich. Viele Dokumente können bereits vollautomatisiert ausgelesen werden. Dank unserer Plattform können viele Dokumententypen effizient verarbeitet werden. Künftig wird man das mit unzähligen Dokumenttypen «out-of-the-box» tun können. Langfristig werden wir unsere API als StandardService anbieten.

Wir sehen drei grosse Trends:

Prozesse wie Lieferantenrechnungs- und Bestellungsverarbeitung sind sehr geeignet, da diese meist viel manuelle Arbeit erfordern. Betrachtet man die Gesamtheit aller Dokumente einer Unternehmung, repräsentieren diese Dokumente allerdings nur ca. 20 %. Der Löwenanteil wird meist manuell verarbeitet. Grund: Alte Systemen sind zu teuer, um solche Prozesse einzurichten. Wir können mit wenig Aufwand alle konfigurieren, auch individuelle Dokumententypen.

Damit die Schweiz weiterhin global auf Platz 1 steht, müssen repetitive Aufgaben überall dort automatisiert werden, wo Menschen wertschöpfende Tätigkeiten übernehmen können. Häufige Situationen sind Vertriebsmitarbeiter, die mehr Zeit mit ihren Kunden verbringen können, statt manuell Aufträge im ERP zu erfassen, eine beschleunigte Warenannahme oder Einkäufer, die sich um eine optimale Verfügbarkeit kümmern können, statt Terminänderungen im ERP zu pflegen.

Wir kennen bei Parashift kaum eine Untergrenze. Klar ist die Anschaffung eines Systems zur intelligenten Dokumentenverarbeitung für einen Kleinstbetrieb kaum zielführend. Aber wir haben mittlere Kunden, die mehrere hundert Dokumente pro Jahr automatisieren und damit eine Menge an Zeit und Geld sparen. Da in fast jedem Prozess ein Dokument vorkommt, ist die Digitale Transformation nur so gut und schnell, wie auch Intelligent Document Processing eingesetzt wird. Jeder der sich mit Digitaler Transformation beschäftigt, sollte Intelligent Document Processing auf dem Radar haben.

Dies hängt vor allem von zwei Faktoren ab:

1. Weg von (Teil-)Automation einzelner Prozessschritte inkl. einer Vielzahl von Systembrüchen, hin zur Vollautomation des gesamten ERP-Prozesses 2. Weg von isolierten Tools pro Unternehmensbereich und Dokumententyp, hin zu ganzheitlichen Lösungen, die Vertrieb, Einkauf, Logistik und Buchhaltung lückenlos verbinden 3. Weg von IT-Projekten, die Zeit und Geld binden, hin zu Lösungen, die von Tag 1 an funktionieren. Die Besten im Markt können dies branchenspezifisch.

1. Für kleinere Unternehmen bzw. Firmen mit geringen Dokumentenvolumen ist entscheidend, dass eine Lösung «out of the box» funktioniert und kein ressourcenintensives IT-Projekt bzgl. Anpassungen oder Integration mit sich zieht, das einen ROI in weite Ferne rücken lässt 2. Wachsende Unternehmen sollten darauf achten, dass die Preismodelle des Anbieters degressiv gestaltet sind, so dass bei höheren Dokumentenvolumen die Kosten nicht linear steigen Unsere Kunden reichen von 100 bis >10‘000 Dokumenten pro Monat

Zwei Dinge sind entscheidend: Einerseits Prozesse nicht einfach 1:1 zu digitalisieren, sondern unter Einbezug neuer Technologien auch optimiert zu gestalten. Das ist nicht immer einfach – es gibt jedoch gute Beratungsangebote, welche Unternehmen hier schnell auf Speed bringen. Andererseits sich nicht in technischen Spielereien zu verlieren. Wenn immer lange trainiert werden muss, grosse Konfigurationsprojekte und Proof of Concepts gefahren werden müssen, ist meiner Meinung nach Vorsicht geboten.

Schaffen Sie sich ein komplettes Bild Ihrer internen Prozesse vom Einkauf bis zur Zahlung. Fragen Sie bei der Evaluation möglicher Lösungen kritisch nach, ob der Anbieter Ihre Branche und Prozesse wirklich versteht und wie hoch die Vollautomation im gesamten ERP-Prozess ist. Bitten Sie um eine Live-Demo anhand Ihrer eigenen Dokumente. Vermeiden Sie Anbieter mit hohen Vorabinvestitionen und Folgekosten für Anpassungen und Wartung. Starten Sie mit einem Dokumententyp, testen, lernen und weiten Sie dann aus.

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Was moderne ECM-Systeme bieten müssen, um Schweizer KMUs digital handlungsfähig zu machen Viele Schweizer KMUs suchen nach effizienten Werkzeugen, um der jährlich wachsenden Flut an Informationen Herr zu werden. Neue Kanäle und unterschiedliche Eingangsbelege wollen möglichst automatisiert erkannt, extrahiert und verarbeitet werden. Die Maschine kann aber nicht alles. Der Mensch bleibt wichtig, vor allem bei kritischen Prozessen, die Flexibilität benötigen. Der Weg zur Digital transformierten, auskunftsfähigen und handlungsfähigen Organisation ist bereits heute für KMUs möglich und bezahlbar – sofern der technologische ECM-Unterbau und die Benutzer-Oberfläche intelligent konzipiert wurden.

Christoph Heimgartner. Die Schweiz ist das Land der IT-Insellösungen, mit mindestens einem ERP/FIBU-System im Zentrum. Viele ECM-Plattformen verstärken dies und verkaufen technologisch separate, miteinander aufwendig verknüpfte Capture-, DMS-, Workflow- und Archiv-Lösungskomponenten. Mit etwas Scanning, einer strukturierten Ablage und einer neuen Mobile-App ist es aber längst nicht getan. Die Kernaufgabe lautet: Wie können KMUs über alle Kanäle und kritischen Eingangsprozesse hinweg auskunftsfähig werden, jedoch als Organisation gleichzeitig handlungsfähig und flexibel bleiben?

Die nicht ganz so kompletten ERP/FIBU-Systeme Ob man ein komplettes ECM-System überhaupt braucht, hängt stark vom eingesetzten ERP und dem betriebswirtschaftlichen Kontext ab. Schreibt man damit lediglich Rechnungen oder bildet man auch Lagerhaltung, Produktionsplanung, Projekte, Offerten, Bestellungen und Stakeholder-Beziehungen ab? Zudem bestimmen die Intensität des «Customer Engagements» oder etwas klassischer formuliert, die Art und Intensität der Geschäftsbeziehungen, massgeblich mit, wie viel Content, Kommunikation und Kanäle man als Unternehmen im Griff haben muss. Manche ERPs sind bewusst so ausgelegt, dass sie keine Content-Funktionen übernehmen, manche können es aus technologischer Sicht einfach nicht. Ähnlich sieht es bei der Flexibilität bezüglich Prozesse aus: In der 18

Regel muss man als Kunde mit dem leben, was als Standard vorhanden ist. Will man mehr, muss man in teure Individualisierungen investieren. In einer idealen Welt würde man Prozesse und die eingehenden Belege wie Kommunikation/Dokumente dort führen, wo auch die Daten sind. Leider ist das in der Praxis nicht so einfach. Flexibilität ist einer der grossen, anhaltenden Mega-Trends bei der Digitalen Transformation. Moderne IT-Lösungen müssen flexibel sein, damit die Transformation und der Support auch bezahlbar bleiben. Schweizer KMUs wollen und können sich nicht für jede geringfügigen Änderungen ein mittelgrosses Change-Projekt beim IT-Lieferanten leisten. Diese mangelnde Flexibilität bzw. die anfallenden Change-Kosten sind oft der Grund, weshalb viele Prozess- oder Workflowlösungen ausserhalb eines ERPs stattfinden.

Multikanal-Flut und der Bedarf nach flexiblen BPM- und Case Management Wir leben in einer Zeit der Informationsüberflutung. Die Entscheider der Befragung der Association for Information and Image Management (AIIM) gehen davon aus, dass in zwei Jahren der Umfang an eingehenden (unstrukturierten) Informationen um den Faktor 4,5 steigen wird. Firmen müssen immer mehr Eingangsbelege auf unterschiedlichen Kanälen erfassen. Sie müssen entscheiden, was und wen es betrifft, anschliessend entsprechend reagieren und sämtliche Schritte revisions- und compliancekonform im Griff haben. Bei diesen Prozessen sind grosse

Effizienzgewinne möglich. Die Automatisierung und ganzheitliche Lösung dieser Problematik ist für 49 % der befragten Entscheider gemäss der AIIM-Befragung von 2021 sogar die aktuell grösste Herausforderung. Der erste typische Schritt bei Digitalisierungsbestrebungen ist daher die Beschaffung einer Lösung zur Eingangsrechnungsverarbeitung, weil diese als Business Case einfach zu rechnen ist. Nächster Schritt im ECM-Fahrplan ist dann die so genannte Posteingangsverarbeitung. Häufig laufen Eingangsbelege über einen Capture-Client, der als ZusatzKomponente in ECM-Portfolios angeboten wird. Mit etwas Scripting landen die Belege in einer Ablagestruktur oder im Archiv mit ERP-Anbindung. Viele Capture-Lösungen sind jedoch veraltet, so hat der Capture-Client optisch schon bessere Tage gesehen. Man merkt auch an jeder Ecke, dass er für das Scannen von PapierDokumenten gemacht wurde, eine echte Multikanal-Verarbeitung war nicht vorgesehen. Selten gibt es daher eine kanalübergreifende Nachvollziehbarkeit der Klassifikationsund Extraktionsregeln, weil diese auf einer sehr technischen Ebene «versteckt» sind. Eine ganzheitliche Betrachtung ist vor allem für kundennahe KMUs wichtig. Geschäftskritische Abläufe, wie beispielsweise eine Reklamation oder eine Anfrage, sollten mit höherer Priorität, wo möglich automatisiert, wenn nötig mit Einbezug der richtigen Fachperson, verarbeitet werden können.

Wenn man von Eingangspostverarbeitung spricht, sollte man, wenn man es ernst meint, auch Flexibilität und Integriertheit bei Multikanal, BPM und Case Management meinen. Hier braucht es eine moderne Oberfläche für die Validierung, Bearbeitung und ganzheitliche Verwaltung der erwähnten Bestandteile. Grösste Hindernisse für eine echte digitale Transformation in diesem Bereich sind zu viele Insel-Lösungen für Capture, Workflow, DMS/ECM, Archiv und nicht zuletzt auch Case Management.

Die Wichtigkeit von Business Engagement in der Realität der knappen IT-Ressourcen Flexibilität ist seit Jahren ein Megatrend in der Welt der Digitalen Transformation. Gemäss dem aktuellen AIIM Industry Watch Bericht (2021) ist der Einbezug der Fachbereiche, oder auf Neudeutsch «Business Empowerment», eine der Lösungen, um den grösser werdenden Überschneidungen von Content und Prozess entgegenzutreten. Die Gründe sind vielfältig, vereinfacht gesagt sind die Fachbereiche einfach näher am Geschehen. Ein Leiter der Finanzbuchhaltung weiss in der Regel besser als der Techniker und der ECMHersteller, welche Freigabe- und Compliance Schritte auf welchen Ebenen erforderlich und zu ändern sind. Wir haben also auf der einen Seite die Fachbereiche wie Administration, Sales, Customer Care, die mit ihren Anpassungswünschen auf eine IT-Abteilung mit beschränkten Ressourcen auflaufen, gemäss CAP Gemini Studie stehen lediglich ca. 14 % der Kapazität für

Changes und Innovationen zur Verfügung. Business Engagement wird ein wichtiges Puzzle-Stück sein, um mit der rasant wandelnden Welt, der Komplexität und der Informationsflut überhaupt schritthalten zu können. Business Engagement muss man aber strategisch wollen. Neben diesem strategischen GrundsatzEntscheid muss die ECM-Lösung natürlich «Business Engagement»-kompatibel sein, das heisst eine möglichst organischtechnologische Basis mit wenig verketteten Insellösungen sein, die es erlaubt, auf einer abstrakteren, weniger technischen Ebene gesteuert und verwaltet zu werden. User Trained Machine Learning kann dabei helfen. In einer optimalen Welt bekommt der Anwender vom ECM-Hersteller nur noch eine konsolidierte, moderne Oberfläche. Auch bezüglich Usability gibt es noch viel zu tun. Wenn man ehrlich ist, sehen viele (oft noch lokal installierte) ECM-Clients wie überladene Windows-Explorer aus. Man sollte daher bei der Evaluation immer beachten, dass Menschen täglich mit der Lösung arbeiten werden.

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch die Löwenfels Partner AG. Der Autor Christoph Heimgartner ist Digital Business Transformation Manager. Löwenfels Partner AG bietet seit über 35 Jahren höchste Qualität bei Konzeption und Anforderungs-Management; bei Entwicklung und Qualitätssicherung; bei Servicebereitstellung und Support; bei Innovationsplanung und Softwaremodernisierung. Zudem sind wir Garant für die neue KMU freundliche ECM-Welt – mit flexiblen und praxiserprobten Standard-Lösungen. Wie bei allen unseren Dienstleistungen und Lösungen steht auch bei unseren ECM-Produkten Zukunftssicherheit im Vordergrund. Sehr gerne stellen wir in einem persönlichen Gespräch den Löwenfels Ansatz für modernen ECM-Lösungen vor. Löwenfels Partner AG Maihofstrasse 1, 6004 Luzern www.loewenfels.ch Kontakt für weiterführende Informationen:

Quellen: AIIM 2021 State of the Intelligent Information Management Industry www.isis-papyrus.com/Download/papyrusstate-of-industry-2021.pdf Capgemini Studie IT-Trends www.capgemini.com/de-de/ wp-content/uploads/sites/5/2017/02/ it-trends-studie-2017.pdf

INFORMATION GOVERNANCE 2021

QR-Rechnung als Brücke zur E-Rechnung Die QR-Rechnung kann weit mehr als nur den Einzahlungsschein ersetzen. Im QR-Code können zusätzliche Informationen in strukturierter Form gespeichert werden, welche die automatische Rechnungsverarbeitung beim Rechnungsempfänger erheblich vereinfachen.

Simon Zbinden. Wer kümmert sich in Ihrem Unternehmen um den Posteingang, wenn alle im Homeoffice arbeiten? Wer stellt sicher, dass alle Rechnungen fristgerecht bezahlt werden, wenn diejenigen, die die Rechnungen prüfen sollen, daheim sind? Gut, wenn diese Prozesse bereits digitalisiert sind und auch dann weiterlaufen, wenn die Welt drum herum verrücktspielt.

QR-Rechnung mit Swico-Syntax

Die elektronische Rechnung und der digitale Kreditorenprozess sind mehr denn je unverzichtbare Werkzeuge für grosse und kleine Unternehmen. Wichtig ist dabei, die individuell passende Lösung zu finden. Im Umfeld der E-Rechnung tut sich momentan Interessantes. Beschaffungsplattformen, welche die gesamte Supply Chain inklusive Rechnungsstellung umfassen, gewinnen an Bedeutung und werden zunehmend von grösseren Unternehmen genutzt. Im benachbarten Ausland sind zentrale staatliche Plattformen für den gesamten Rechnungsaustauch zwischen Firmen bereits realisiert oder zumindest in Diskussion – dies mit dem Ziel, die Einnahmen aus der Mehrwertsteuer zu sichern. Aber wahrscheinlich haben auch Sie sich im letzten Jahr vor allem um die Einführung der QR-Rechnung gekümmert. Da ab 30. September 2022 die Post keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr verarbeitet, sollten Sie spätestens ab Sommer QR-Rechnungen versenden.

Neue Möglichkeiten dank QR-Code Was auf den ersten Blick im Umfeld der E-Rechnung wenig interessant erscheint, eröffnet neue Möglichkeiten für die automatische Rechnungsverarbeitung beim

Simon Zbinden Leiter swissDIGIN, Initiative zur Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen in der Schweiz GS1 Switzerland, www.gs1.ch 20

Empfänger. Da alle relevanten Informationen für die Zahlungsabwicklung im QR-Code in strukturierter Form enthalten sind, ist beispielsweise ein automatischer Abgleich mit den vorhandenen Kreditorendaten einfacher zu realisieren. Auslesefehler gehören der Vergangenheit an und die manuelle Datenübernahme ist nicht mehr notwendig.

Somit können auf einfache Weise strukturierte Rechnungsdaten, zumindest auf Ebene des Rechnungskopfs, in eine PDF-Datei integriert werden und unkompliziert per E-Mail versendet werden. Und falls der elektronische Versand nicht möglich sein sollte, sind die strukturierten Daten sogar per Post auf Papier transportierbar.

Die QR-Rechnung bietet aber noch weitere Möglichkeiten. Im QR-Code ist ein Freitextfeld vorgesehen, das für zusätzliche Informationen an den Rechnungsempfänger genutzt werden kann. Anstelle einfach für den Kauf der Ware zu danken, können dort Daten, welche die automatische Verarbeitung der Rechnung weiter unterstützen, hinterlegt werden. Idealerweise geschieht dies in standardisierter Form, sodass die Daten in einheitlicher Form vorliegen, egal von welchem Rechnungssteller.

Effizienter und sicherer ist die elektronische Rechnungsstellung über einen Service-Provider in den etablierten Rechnungsformaten. Als Ergänzung für den Empfang von Rechnungen, besonders für gelegentliche Rechnungssteller, sollte diese Möglichkeit in der Digitalisierungsstrategie näher angeschaut werden. Das ist sicherlich nicht die Lösung für alle Lieferantenbeziehungen, aber definitiv eine interessante Option für eine pragmatische Lösung.

Darum hat die Arbeitsgruppe ERP von Swico, der Interessenvertretung der ICT- und Internetbranche, mit Beteiligung von swissDIGIN eine Syntax definiert, welche die für die Zuordnung und Verarbeitung der Rechnung relevanten Daten umfasst: Kundenreferenz, Zahlungskonditionen, Mehrwertsteuerdetails etc. können in der vordefinierten Struktur abgebildet werden. Die meisten ERP-Systeme auf dem Schweizer Markt haben diese Swico-Syntax bereits implementiert.

Übrigens: QR-Rechnungen an Privatpersonen können mit dem alternativen Zahlverfahren auch direkt ins E-Banking der Kunden gestellt werden. Weiterführende Links: swissDIGIN: www.swissdigin.ch Swico-Syntax: www.swico.ch/de/wissen/ normen-standards/qr-rechnungen/

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Jetzt ist eBill-Zeit für Unternehmen eBill hat den Anspruch, die digitale Rechnung für die Schweiz zu sein. Mittlerweile bei über zwei Millionen Privatpersonen etabliert, soll eBill nun auch im Unternehmenssegment weiter zulegen.

Daniel Berger. Die vergangenen Monate haben gezeigt, wie wichtig es ist, als Unternehmen in verteilten Strukturen und digital funktionieren zu können. Einem effizienten Inkassowesen mit zuverlässigen Cashflows kommt insbesondere in wirtschaftlich anspruchsvolleren Zeiten ein hoher Stellenwert zu.

Abbildung: eBill-Abdeckung nach Zielgruppen

Genau da setzen SIX und der Finanzplatz Schweiz mit den modernen Lösungen QRRechnung und eBill an, um spätestens per 30. September 2022 die heutigen Einzahlungsscheine abzulösen. Während die QRRechnung hauptsächlich als Ersatz für die klassischen Einzahlungsscheine zu verstehen ist, stellt eBill die Zukunft der volldigitalisierten Rechnungsstellung in der Schweiz dar.

eBill als Erfolgsgeschichte Mit über zwei Million Nutzern erreicht eBill mittlerweile gut die Hälfte aller Schweizer Haushalte und ist aus der Zahlungsverkehrslandschaft und aus dem Leistungsangebot vieler Rechnungssteller nicht mehr wegzudenken. Jeden Monat versenden Unternehmen Millionen von eBill-Rechnungen, die ihre Kunden höchst zuverlässig bezahlen: Über 95 Prozent der Rechnungen werden vor oder per Fälligkeitsdatum beglichen. Dies bedeutet im Vergleich zu Papierrechnungen oder E-Mail-Rechnungen eine 10 bis 20 Prozent höhere Zahlungszuverlässigkeit.

Unternehmen als Rechnungssteller Bereits knapp 4000 Unternehmen setzen für ihre Rechnungsstellung auf eBill – Tendenz stark steigend. Verschiedenste Partner von SIX bieten eBill im Markt an, so dass vom KMU bis hin zum Grossunternehmen für alle eine passende Lösung zum Versenden von eBill-Rechnungen vorliegt. Gerade von Seiten der eBill-Partner hat es eine Vielzahl von Neuerungen für Unternehmen gegeben, die eBill noch attraktiver für die Rechnungsstellung machen.

Daniel Berger Head Ecosystem Billing & Payments, SIX www.six-group.com

Zum Beispiel können Unternehmen ihre Kunden dank der Look-Up-Funktion via E-MailAdresse oder UID (Unternehmens-Identifikationsnummer) finden und automatisch auf eBill umstellen. Oder sie können eBill direkt in ihre Verkaufs- und Anmeldeprozesse integrieren, beispielsweise in Online-Verkaufskanäle oder aber auch Kundenportale. Und für die Kunden ist der Wechsel stets ein Kinderspiel.

Unternehmen als Rechnungsempfänger Stand in einer ersten Phase eine bereite Abdeckung der privaten Rechnungsempfänger mit eBill im Zentrum, so verlagert sich der Fokus zunehmend auch in Richtung Unternehmen (siehe Abbildung). Dies mit dem Ziel, eBill vollumfänglich als zukunftsorientierten Kanal für den Empfang von «einfachen» Rechnungen zu etablieren. «Einfach» bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Rechnungen über einen kleinen Datenhaushalt rund um Bestellpositionen verfügen. SIX setzt dabei auf ein zweistufiges Vorgehen: • In einer ersten Phase liegt der Fokus auf KMU, die ihre Rechnungen im E- oder M-Banking empfangen und bezahlen wollen. Über 20'000 Unternehmen profitieren bereits von diesem Angebot einzelner Banken. Da immer mehr Finanzinstitute damit auf den Markt kommen, dürfte die Lösung in Kürze breit verfügbar sein. • In einer zweiten Phase wird das Angebot auf Unternehmen ausgeweitet, die

eBill-Rechnungen direkt in ihrer BusinessSoftware empfangen und weiterverarbeiten wollen.

eBill kombiniert mit der QR-Rechnung einführen Um dem Anspruch von eBill gerecht zu werden, muss die digitale Rechnung für die Schweiz alle relevanten Segmente auch im Unternehmenskontext durchdringen. Mit den geplanten Erweiterungen in Richtung Business-Software-Integration werden Unternehmen die Digitalisierung ihres Rechnungsempfangs vereinfachen. Jetzt ist die richtige Zeit, nicht nur auf die QRRechnung umzustellen, sondern auch gleich eBill einzuführen. Übrigens: Die QR-Rechnung ist mit eBill kombinierbar. Mithilfe der E-Mail-Adresse des Rechnungsempfängers auf der QR-Rechnung lässt sie sich automatisiert in eine eBill-Rechnung konvertieren, was umso mehr dafür spricht, im Rahmen der Umstellung zukünftig sowohl eBill als auch QR-Rechnung anzubieten. Anbieter von eBill: Sicher Rechnungen stellen, pünktlich Geld erhalten – eBill

www.ebill.ch

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Mit ECM alle geschäftsrelevanten Prozesse digitalisieren Graphax hat sich vom Anbieter von Printing und Document Solutions zum Service-Dienstleister mit ECM-Kompetenz entwickelt. Das mit dem Hauptsitz in Dietikon ansässige Unternehmen unterstützt Unternehmen aus unterschiedlichsten Branchen bei der Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Wer früher an Graphax dachte, dem kamen in erster Linie die Kopierer von Konica Minolta in den Sinn. Als Schweizer Generaldistributor dieser Marke sind professionelle Druck- und Kopiersysteme im Office- und Investitionsgüterbereich wie z. B. in Druckereien und Copyshops und deren Wartung auch heute noch ein wichtiger Teil des Geschäfts von Graphax. In den vergangenen Jahren haben sich die Bedürfnisse der Kunden durch den Digitalisierungstrend jedoch grundlegend verändert. Kopieren und Drucken ist für Unternehmen weniger wichtig geworden. Stattdessen steht das moderne Informationsmanagement im Vordergrund, das Dokumenten- und Geschäftsprozesse mit eingehenden, zu verarbeitenden und ausgehenden Informationen digital abbildet. Das Enterprise Content Management beschränkt sich dabei nicht auf Dokumente oder gescanntes Papier, sondern umfasst alle unternehmensrelevanten Informationen, die im Geschäftsbetrieb von aussen in ein Unternehmen hineingelangen oder in der Organisation selbst via Office-Anwendungen, ERP, CRM oder spezifische Fachanwendungen entstehen. Der Trend zur Prozessdigitalisierung betrifft aber längst nicht mehr nur Grossunternehmen und Konzerne. Auch KMUs müssen ihre Abläufe und ihre Geschäftsmodelle digitalisieren, um wettbewerbsfähig zu bleiben. So wie sich die Kundenbedürfnisse weiterentwickelt haben, so hat auch die Graphax AG ihre Expertise um die Installation und den Betrieb von intelligenten ECM-Systeme erweitert.

Was spricht jetzt für die Einführung eines ECM? Im gesamten Unternehmen werden Daten und Informationen erfasst. Dokumente werden aus allen Quellen zentral in einem System abgelegt und indexiert. Damit wird die Papierwelt in die IT-Umgebung des Unternehmens integriert (Workflow Management). Alle Informationen werden zentral in einem einzigen 22

ECM-System verwaltet. So greifen alle Mitarbeiter auf denselben Informationsstand zurück. Die Informationen und digitale Akten werden an definierten Speicherorten abgelegt und sicher aufbewahrt. Die benötigten Informationen können jederzeit z. B. über Ausdrucke am Multifunktionssystem, über den Bildschirm oder mobil ausgegeben werden. Alle digitalen Akten werden zur Erfüllung rechtlicher Vorgaben archiviert und das Wissen im Archiv gespeichert (Records Management).

Was ist ein ECM? Enterprise Content Management ist die Organisation strukturierter und unstrukturierter Dokumente mithilfe von Technologie und Software, die es Ihrem Unternehmen ermöglicht, noch effizienter zu arbeiten. Im Zuge des technologischen Fortschritts und der zunehmenden Digitalisierung benötigten Unternehmen eine neue Art der Speicherung und sofortigen Zugriff auf Informationen. Die vier Hauptfunktionen eines ECM: • Erfassen: Erfassen der Informationen aus Papierdokumenten oder Online-Formularen und Übertragen dieser Informationen in das System. • Verwalten: Verwaltung der erfassten Daten in einem strukturierten Format, das einen schnellen und einfachen Abruf ermöglicht. • Abspeichern: Sichere Speicherung von Dateien in einem zentralen Repository, auf das von beliebig vielen Standorten aus zugegriffen werden kann. • Bereitstellen: Implementierung von Geschäftsprozess-Workflows zur automatischen Weiterleitung von Dokumenten.

Mit einer ECM-Software werden relevante Inhalte - also für die Geschäftsprozesse wichtiger Content - erfasst, verwaltet, gespeichert, aufbewahrt und für die Mitarbeiter bereitgestellt. Beispiele dafür sind strukturierte Informationen in Form von Rechnungen, Verträge, Angebote und Personalakten. Aber auch unstrukturierte Informationen, wie z. B. E-Mails, werden in einem ECM-System verarbeitet. Ein passendes Enterprise Content Management System bildet also die digitalen Workflows als unternehmensweite Lösung ab, um den gesamten Content im Büro zu managen.

Graphax AG

Kompletter Überblick

Im Jahre 1973 gegründet, etablierte sich die Graphax AG als Generalvertreterin von Konica Minolta in der Schweiz zu einem der führenden Anbieterinnen moderner Office-Technologien im Schweizer Markt. Heute gilt das Familienunternehmen mit Sitz in Dietikon ZH als einer der Marktführer im Bereich des Dokumentenmanagements, Enterprise Content Management und Professional Printing.

Einer der ersten Mehrwerte, den Firmen erkennen, wenn sie sich auf das Thema Digitalisierung mittels eines ECM ernsthaft einlassen, ist das überaus effiziente Datenhandling. Durch die neuesten Cloud-Technologien ist es nun viel einfacher alle im Unternehmen befindlichen Informationen zu managen, aufzubewahren und auszuwerten. Alle Daten sind auf Wunsch sofort verfügbar.

Ob es nun um das Drucken, die automatisierte Archivierung und das Management von Dokumenten oder das Installieren eines Enterprise Content Management Systems inkl. Support zum monatlichen Fixpreis geht – Graphax AG ist in der Lage, hochinnovative, zuverlässige, kostenoptimierte und individuelle Komplettlösungen in Verbindung mit erstklassiger Hardware für jede Anforderung anzubieten.

Fundierte Datenauswertungen Digitalisierung bedeutet nicht nur Informationen zu digitalisieren, sondern aus den unstrukturierten Daten grösstmöglichen Mehrwert zu gewinnen. Die Führungsmitarbeiter können so übergreifend mit diesen Daten arbeiten und die für sie relevanten Informationen verwenden, um daraus Strategien oder die Prozesse zu entwickeln oder zu überwachen.

Keine Barrieren mehr Mit einem klaren Informationsfluss über alle Funktionen hinweg, verfügbar für alle betroffenen Mitarbeiter, entsteht automatisch eine Informationsplattform, auf der besser, schneller und effektiver miteinander an Projekten oder Kundenaufträgen gearbeitet werden kann. Ganz gleich von wo auf diese Informationen zugegriffen wird, ob in der Firma, beim Kunden oder im Homeoffice.

Produktivität erhöht sich Das ständige Managen von wiederkehrenden Aufgaben gehört in vielen Firmen zu den ungeliebten Hürden des Alltags. Bestimmte Arbeitsabläufe und Prozesse, die eigentlich allen klar sind, müssen immer wieder aufs Neue gestartet bzw. veranlasst werden. Solch eine Routinearbeit ist mühsam und führt erfahrungsgemäss allmählich zu einer erhöhten Fehlerquote, da diese Arbeiten immer nachlässiger ausgeführt werden. Mit den richtigen digitalen Werkzeugen kann dies umgangen werden. Arbeitsabläufe werden automatisch gestartet, Software synchronisiert alle Schritte in Echtzeit, so dass keinerlei Duplikate entstehen und Mitarbeiter immer die neuesten Informationen zur Verfügung haben.

Kunden wieder im Mittelpunkt Mit klar definierten Strukturen, Abläufen und automatisch ausgelösten Prozessen im Hintergrund können sich die Unternehmen wieder mehr um ihr wichtigstes Gut, den Kunden, kümmern. Eine gute Datenqualität ermöglicht den Unternehmen das Verhalten der Kunden zu verstehen und mögliche Bedürfnisse des Marktes hervorzusagen. Die Firmen können auf diesem Wege datengestützte Entscheidungen treffen, um innovative Produkte und Dienstleistungen entwickeln, die auch wirklich gebraucht werden.

ECM ist für alle KMU geeignet «Viele Kunden, die uns ansprechen, suchen eine Lösung, die ihnen unter anderem hilft, Verträge und ihre Laufzeiten zu managen.

Auch möchten Kunden Offert-, Auftrags- und Fakturawesen oder andere geschäftskritische Prozesse in sinnvollen Prozessen digital abbilden und automatisieren», sagt Daniel Daldini, Business Consultant und Solution Manager bei Graphax. «Eigentlich kann jedes KMU M-Files für sich nutzen, da Prozesse wie etwa Kreditorenworkflows oder beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden in der Regel überall vergleichbar sind.» So hat sich auch ein Hotel aus Zürich kürzlich für ein ECM von Graphax entschieden. Das Hauptanliegen in diesem Projekt war es, in allen Bereichen von überall her schnell auf alle Dokumente zugreifen zu können. Ausser in Gastronomie und Hotellerie realisierte Graphax bis dato rund 180 M-Files-Projekte in den unterschiedlichsten Branchen. Bei den grösseren Projekten gehörten vor allem Produktionsbetriebe, Privatbanken, Architekturbüros, Pharmaunternehmen, Spitäler, Immobilienverwaltungen, Finanzdienstleister und Treuhänder zu den Kunden.

Technische Umsetzung Aber welche Herausforderungen gibt es bei der Implementierung? «Manchmal diskutieren wir mit Kunden die Abbildung von Prozessen im ECM, wenn etwa nicht klar ist, wie der neue, digitale Prozess aussehen soll. Auch treffen wir manchmal auf Schwierigkeiten, wenn einmal eine Schnittstellenbeschreibung unvollständig ist oder ganz fehlt», sagt Karaca, Leiter ECM bei Graphax. Stolz ist Karaca, dass Graphax in der Lage ist, Schnittstellen zu programmieren, um ERP-, CRM- oder Fachapplikationen an M-Files anzubinden, etwa für Abacus, Navision oder Sage: «Und für die Anbindung des Trust-Tech-Unternehmens Skribble haben wir ebenfalls bereits eine eigene Schnittstelle gebaut. Mit Skribble können Verträge rechtlich bindend mit einer QES, also einer qualifizierten elektronischen Signatur, unterzeichnet werden.» Graphax bietet also professionelle ECM-Lösungen mit vielseitigen Integrationsmöglichkeiten. Kunden können benutzerdefinierte Prozesse designen und Dokumentenworkflows automatisieren. Gleichzeitig ist die Software intuitiv bedienbar. Damit sollte dem Informationsmanagement, das Geschäftsprozesse end-to-end digital abbildet, nichts mehr im Wege stehen.

www.graphax.ch 23

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Einfach zusammenarbeiten im hybriden Alltag Die Pandemie hat New Way of Working (NWOW) beschleunigt. Digital Workplace, Security und Cloud-Dienste – das standortunabhängige Arbeiten steht im Vordergrund. Integrierte Workflows mit digitalen Dokumenten und das Handling mit Papier stellen uns vor neue Herausforderungen. Security first – eine zweifache Authentisierung bietet für Gäste und Mitarbeitende, Lieferanten und Partner höchste Sicherheit. Die Datenhaltung On-Premises, in der Cloud oder hybrid ist je nach Kundenwunsch umsetzbar.

Security first – pandemiebedingt veränderte sich der Arbeitsalltag für viele im vergangenen Jahr. Standortunabhängiges hybrides Arbeiten ist ein Muss für moderne Unternehmen. Die Schwerpunkte für CIOs sind klar – Security, Digital Workspace, Cloud-Dienste.

Integriertes Ökosystem für das einfache Zusammenarbeiten Wie lassen sich einzelne Arbeitsschritte sowie ganze Prozesse digitalisieren, damit im Betrieb möglichst schnell standortunabhängig effizient und sicher zusammengearbeitet wird? Workspace Collaboration betitelt Cloud-Prozessautomatisierungs-Lösungen, die Unternehmen genau das ermöglichen. Dabei werden effektive Informations- und Content-Management-Prozesse schnell und einfach digital umgesetzt – ohne dass komplexe und teure IT-Implementierungen erforderlich sind. Es wird ein voll integrierter End-to-End Prozess aufgebaut, an dessen Ursprung ein leistungsfähiges Scanning steht: Dokumente aller Art müssen verlässlich gescannt werden. Das reibungslose Auslesen von Metadaten und die Überführung in die Umsysteme wie Tools oder die Weitergabe von Daten in Workflows bringt Konstanz in die Datensicherheit. Wo die Daten gespeichert werden, in der eigenen Infrastruktur On-Premises, in der Cloud oder hybrid, ist je nach Kundenwunsch umsetzbar. Professionelle Digital Transformation Services (DTS) vereinen Hardware und Software in einem integrierten Ökosystem. Unterstützt durch die Managed Print Services bringt das dem Unternehmen Effizienz, Kostenersparnis und Konstanz. Bereitgestellt in der Cloud, vor Ort oder in einer Hybridumgebung, lassen sich Vorhaben und Vorgaben in Sachen Produktivität, Zusammenarbeit, Sicherheit, Compliance und Nachhaltigkeit besser erreichen. 24

So interagieren die Elemente des Ökosystems miteinander – einschliesslich Managed Print Services und Workspace Collaboration Solutions via Cloud-vernetzte Systeme.

Intelligente Multifunktionssysteme Den Kern im hybriden Alltag bildet die Technologie. Druck- und Scansysteme sind das Zentrum von Druck- und digitalen Workflows. Zur Unterstützung hybrider Abläufe müssen die Systeme nicht nur aus digitalen Daten Ausdrucke erstellen, sondern der Ort sein, an dem Print in Digitales umgewandelt wird. Sie sollten nahtlos mit allen Anwendungen der Arbeitsplätze verknüpfbar sein, damit sich Dokumente bequem in Workflows einbinden lassen. Cloudfähige Systeme wiederum brauchen belastbare Schutzvorkehrungen, damit Informationen nicht in falsche Hände gelangen und geschäftskritische Daten beständig geschützt sind.

Managed Print Services: Beratung, Smarte Tools und Support Rund um die Technologie der intelligenten Multifunktionssysteme muss eine optimierte, sichere und nachhaltige Druck- und

Scanumgebung gestaltet werden. Hier setzen die Managed Print Services an, die die digitale Transformation auf die gewünschte und passende Weise ermöglichen: via Cloud, inhouse installiert mit möglichst einem von unseren dedizierten verantwortlichen Mitarbeitenden (SPOC) oder in einer hybriden Umgebung. Geleistet und analysiert, führen Managed Print Services zu effizienteren Arbeitsabläufen sowie geringeren Ausgaben und sorgen individuell auf die Bedürfnisse massgeschneidert für das Beste in Sachen Produktivität, Zusammenarbeit und Mobilität, User Experience und Datenschutz.

Workspace Collaboration Durchdachte Workspace Collaboration unterstützt nicht nur neue Arbeitsweisen im hybriden Alltag zwischen Heim und Büroumgebungen, sondern hilft dabei, die Produktivität und Effizienz der dezentral geleisteten Arbeit überall und jederzeit zu verbessern. Mehrere Elemente müssen jedoch ineinandergreifen, um echte digitale Transformation ohne Medienbrüche zu schaffen.

Elaborierte Workspace Collaboration vereint ein umfassendes, skalierbares und flexibles Portfolio von Print & Scan Lösungen, die Content-Optimierung, Prozessautomatisierung sowie Dokumentenmanagement ermöglichen.

Zusammenhang mit New Way of Working Die vorgängig genannten Elemente lassen sich in drei grundlegende Empfehlungen zusammenfassen: • Unterstützung von mobilem Arbeiten: Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitenden die Zusammenarbeit und die Remote-Arbeit mit sicheren Lösungen für ein nahtloses standortunabhängiges Arbeiten. Vom mobilen Drucken und Scannen bis hin zu digitalen Workflows. • Steigern der Produktivität: Indem Sie eine moderne Geräteinfrastruktur mit der Konnektivität in die Cloud kombinieren, erhöhen sie die Effizienz in der Arbeitsweise. • Stärkung der Informationssicherheit: Erfüllen Sie die Informationssicherheits- und Compliance-Standards durch eine konforme Sicherheitsarchitektur mit integrierten Gerätesicherheits- und Softwarelösungen. Die Authentisierung der Benutzerschaft mit geregelten Zugriffsberechtigungen auf die Daten und Informationen bringt die notwendige Sicherheit.

Der 360°-Check Mit der Canon 360° Analyse profitieren Sie von einem neutralen Assessment rund um Ihre Druckinfrastruktur. Lassen Sie sich aufzeigen, wie Sie Prozesse straffen, Ressourcen entlasten und Kosten optimieren. Ihre Vorteile: • Völlige Transparenz über Ihre Ist-Situation

MarketingProzesse effizienter und einheitlicher gestalten?

• Visualisierung Ihrer Bedürfnisse und Ziele • Konkrete Empfehlungen durch unsere Spezialistinnen und Spezialisten • Abschlussbericht als Entscheidungsgrundlage für das Design einer neuen, massgeschneiderten Lösung

Dieser Beitrag wurde ermöglicht durch Canon (Schweiz) AG. Die Autorin Katharina Aeschlimann-Mäder ist Strategic Marketing Developer. Canon ist ein globaler Anbieter von digitalen Imaging-Technologien und Dienstleistungen, z. B. im Bereich Managed Print Services. Das Unternehmen wurde 1937 in Japan gegründet und beschäftigt über 187’000 Mitarbeitende. Canon (Schweiz) AG | 8304 Wallisellen | www.canon.ch | contact@canon.ch

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Canon Digital Transformation Services: NEW WAY OF WORKING Mit den Webinaren aus unserer New Way of Working Reihe gewinnen Sie einen digitalen Vorsprung zur Konkurrenz:

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INFORMATION GOVERNANCE 2021

Das Potenzial beim Dokumentenmanagement gilt es zu nutzen Auch in der digitalen Arbeitswelt fallen zahlreiche geschäftliche Unterlagen an. In vielen Unternehmen werden diese aber noch immer ausgedruckt, gelocht und in Ordnern oder Schachteln im Archiv versenkt. Wenn man dann einmal tatsächlich eine Information braucht, geht die grosse Suche los. Mit einem geschickten DMS oder ECM-System werden Sie nicht nur die Papierberge los – Informationen sind sofort und von überall abrufbar. Effizientes Arbeiten geht so beinahe wie von selbst.

Alain Zanolari. Die Entwicklung bei den Business-Software-Lösungen in den letzten Jahren ist eindrücklich. Doch es ist verrückt: Gerade, weil auch die neuen DMS/ECM-Systeme so ausgefeilt und teilweise «intelligent» sind, sind diese vielen Unternehmerinnen und Unternehmern etwas suspekt. Klappt das mit dem Scannen der Inhalte wirklich? Wie stelle ich sicher, dass alles abgelegt ist? Und finde ich auch wirklich alle benötigten Informationen? Was machen wir, wenn das System mal nicht verfügbar ist? Wie steht es um den Datenschutz, die Sicherheit und die Beweiskraft von digitalen Dokumenten?

dann den diversen Bereichen des Unternehmens zur Verfügung, sei es dem Einkauf, dem Marketing oder der Verkaufsabteilung.

Ablage ist auch digital problemlos möglich, es bedarf in den meisten Fällen keiner ausgedruckten Papiere mehr.

Zudem helfen Ihnen moderne DMS/ECMSysteme bei der täglichen Arbeit, automatisieren dank individueller Workflows immergleiche Arbeitsschritte und entlasten auf diese Weise die Mitarbeitenden. Viele eher monotone Arbeiten bei der Erstellung der diversen Dokumente übernimmt das System vollautomatisch, es wird wertvolle (und teure) Arbeitskraft frei für wichtigere Aufgaben – und auch die Fehlerquote sinkt.

Wagen auch Sie den Schritt

Der Zweifel gibt es viele. Und so greifen manche noch immer zu den Bundesordnern sowie Registern und legen die Unterlagen auf Papier ausgedruckt hübsch alphabetisch und je nach System nach Monat, Abteilung, Geschäftsbereich oder Mitarbeitenden in einem Raum im Keller ab.

Hardware und Software gehen Hand in Hand

Denn sicher ist ja bekanntlich sicher und man weiss ja nie… Doch Hand aufs Herz, diese Arbeit können Sie sich und Ihren Mitarbeitenden ersparen. Die dafür aufzuwendende Zeit kann bestimmt gewinnbringender eingesetzt werden. Zum Beispiel für die Entwicklung neuer Produkte oder die Betreuung der wertvollen Kundschaft. Dass die Archivierung nicht nur mühsame Pflicht ist, sondern dank DMS/ECM sogar zur Effizienzsteigerung und damit Kostenreduzierung beitragen kann, ist vielen Verantwortlichen gar nicht bewusst. Denn mit einem modernen DMS können Sie alle strukturierten und mit einem ECM auch viele der unstrukturierten Daten clever verarbeiten, archivieren und die Informationen bei Bedarf jederzeit wieder aufrufen. Diese Daten stehen 26

Die Software ist dabei nicht allein, die Hardware spielt ihr seit einigen Jahren immer intelligenter in die Hände. So zum Beispiel die modernen Drucker bzw. Multifunktionsgeräte, welche eben viel mehr können als kopieren, scannen und ausdrucken. Sie können zum Beispiel eingehende Post scannen, den Inhalt analysieren und das Dokument automatisch direkt den zuständigen Personen per Mail zustellen. Keine Mäppchen werden mehr in die Abteilungen weitergereicht, kein Papier liegt mehr unnötig auf den Schreibtischen rum. Den Platz können Ihre Mitarbeitenden bestimmt auch sinnvoller nutzen. Die Hardware, das DMS/ECM-System und das ERP sind eng verbunden, Daten werden ohne Hindernisse ausgetauscht und sind jederzeit für alle verfügbar, die über die entsprechenden Rechte verfügen. Die Sicherheit dieser Systeme ist gewährleistet, dem Datenschutz wird selbstverständlich ebenfalls Rechnung getragen und rechtlich ist ebenfalls alles im grünen Bereich. Die revisionssichere

Was es aber braucht, ist den Mut, diesen Schritt in die Digitalisierung zu wagen. Denn wer Briefe einscannt und als PDF ablegt, hat noch nicht digitalisiert. Erst wenn die Inhalte der Schriftstücke zentral gespeichert, von allen Berechtigten schnell gefunden und die Informationen gewinnbringend genutzt werden können, kann von «Dokumentenmanagement» gesprochen werden. Es gibt zahlreiche Anbieter von DMS/ECMSystemen und dazu passender Hardware wie Druckern oder Scannern bzw. Multifunktionsgeräten. Kompetente Fachpersonen beraten Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung der besten Lösung für Ihr Unternehmen. Machen auch Sie den Schritt in Richtung digitaler Zukunft, mit einem DokumentenManagement, das diesen Namen auch verdient.

topsoft Marktübersicht DMS/ECM www.topsoft.ch/dms

Alain Zanolari ist Redaktor beim PUBLISHER und dem topsoft Fachmagazin

Wir sind Ihr One-stop IT-Partner und Hersteller von Swiss made und Swiss hosted Standard- und Individualsoftware mit über 30 Jahren Know-how. Unser Standort in Cham ZG garantiert Ihnen kurze Entscheidungswege und eine 100%-ige Leistungserbringung in der Schweiz.

ABF Informatik AG Gewerbestrasse 5 6330 Cham T +41 41 740 00 80 www.abf.ch info@abf.ch

AMAGNO c/o isaac Schweiz GmbH Platz 4 Co-Working 6039 Root D4 T +41 41 455 26 66 amagno.ch michael.tobler@isaac.ch

deskOne ist unsere DMS-/ECM-Software für den Geschäftsalltag verschiedener Branchen. Das digitale und revisionssichere Archiv (PDF/A) ermöglicht jederzeit die Gesamtsicht über Ihre Dokumente und Kunden. Modular aufgebaut und individuell auf Bedürfnisse adaptierbar, können Sie Geschäftsprozesse nach Wunsch abbilden. Vorhandene SOA Schnittstellen ermöglichen bestehende Umsysteme einfach medienbruchfrei anzubinden. Über das integrierte Portal können Dokumente sicher mit externen Beteiligten ausgetauscht werden. Kombiniert mit Capturing-Software bietet deskOne den digitalen Kreditorenworkflow – maschinelles Einlesen und künstliche Intelligenz senden den Buchhaltungsstempel auf Papier in die Vergangenheit.

Die isaac Schweiz GmbH wurde im Dezember 2015 als Lösungsanbieter und Beratungshaus im Bereich Dokumentmanagement (DM) und Enterprise Content Management (ECM) gegründet. Die Mitarbeiter und Gründer können eine lange Historie erfolgreich umgesetzter Projekte in diesen Bereichen, wie auch in der Entwicklung von geschäftskritischen integrierten Systemlösungen, vorweisen. Die isaac Schweiz GmbH ist dabei, in der Schweiz ein Händlernetz aufzubauen und sucht auch aktiv nach kompetenten Partnern. Mission: Wir tragen zum Unternehmenserfolg unserer Kunden bei, indem wir mit Technologie und Know-how die geschäftliche Korrespondenz und somit ihre IT-Prozesse erleichtern. Ausserdem wollen wir ihnen bei der Wahl der Technologie beratend zur Seite stehen.

Produkte / Kernkompetenzen deskOne (DMS/ECM) ABF iGEKO (GEVER) iGEKO WiSek (Wirtschaftssekretariate) Digitale Sitzungsverwaltung E-Archiv, Workflows ICT-Analyse, Microsoft 365 Microsoft Gold Partner Netzwerkumgebungen, Swyx Umsetzung, Betrieb und Wartung IT-Betreuung vor Ort Entwicklung Individualsoftware Kontaktperson Alex Schuler

Produkte / Kernkompetenzen AMAGNO Dokumentenmanagement DMS – Enterprise Content Management ECM Kontaktperson Michael Tobler

Vision: Wir haben uns zum Ziel gesetzt, als kompetenter Anbieter von Systemlösungen und Beratungsdienstleistungen im Umfeld der vorgangsgesteuerten Dokumentverarbeitung (Microsoft Business Plattform) ein wichtiger Marktteilnehmer zu werden.

ecoDMS hat sich in den vergangenen Jahren stark in der DACH-Region etabliert. Die mittlerweile mehr als 8500 Installationen bei Unternehmen aus beliebigen Branchen und unterschiedlichen Grössenordnungen sowie mehr als 1000 Reseller sind ein Beleg für das einzigartige Preis-/Leistungsverhältnis von ecoDMS.

ecoDMS GmbH Dresdener Strasse 1 DE-52068 Aachen T +49 241 47572 01 www.ecodms.de info@ecodms.de

Faigle Thurgauerstrasse 76 8050 Zürich T +41 44 308 43 43 www.faigle.ch info@faigle.ch

Mit unserer Software digitalisieren, archivieren und verwalten Sie jegliche Unterlagen. Zugleich automatisieren und optimieren Sie Ihre Dokumentenprozesse. Das bringt frischen Wind ins Büro, erleichtert den Arbeitsalltag und spart sehr viel Zeit und Geld. Unser faires Preis-/Leistungsverhältnis, die einfache Bedienung und die zahlreichen Nutzungsvarianten ermöglichen den Einsatz der ecoDMS-Produkte für jedermann. Dabei adressieren wir sowohl kleine, mittelständische und grosse Firmenkunden als auch Privatnutzer.

Als Gesamtlösungsanbieter für Informations- und Output-Management unterstützen wir Sie mit fachlicher und branchenspezifischer Expertise bei der gesamten digitalen Transformation Ihres Unternehmens. Von der strategischen Planung bis zur operativen Implementierung garantieren wir ein durchgehend exzellentes Qualitäts- und Serviceniveau. Als integrativer Lösungsanbieter richten wir unser Angebot konsequent auf die Kundenbedürfnisse und Markttrends aus. Wir begleiten unsere Kund:innen mit einem nachhaltigen Beratungsansatz und zielgerichteten Lösungen auf dem Weg der digitalen Transformation und schaffen damit für Unternehmen das Fundament für ein effizientes und effektives Informations- und Output-Management.

Produkte / Kernkompetenzen ecoDMS – Dokumenten-Management-System ecoWORKZ – Workflow ecoMAILZ – E-Mail-Archivierung ecoWorkflow – Prozessoptimierung Branchenunabhängig Posteingangsbearbeitung Software & Support offene API-Schnittstelle Kontaktperson Ralf Schmitz

Produkte / Kernkompetenzen Dokumentenmanagementsystem (DMS) Enterprise Content Management (ECM) Information Management (IM) Managed Print Solutions (MPS) Production Printing (PP) Kontaktperson Armin Bäbler

Die Zufriedenheit unserer Kunden basiert auf kompetenten Mitarbeitenden und hochwertigen Produkten, die wir bei Bedarf zu ganzheitlichen Sorglos-Paketen schnüren und mit individuellen Dienstleistungen veredeln.

INFORMATION GOVERNANCE 2021

Kendox AG Bahnhof-Strasse 7 9463 Oberriet T +41 71 552 34 00 www.kendox.com info@kendox.com

Kendox ist Experte für digitales Dokumentenmanagement und für die Automatisierung von Prozessen in Büro und Verwaltung. Der Lösungsanbieter mit langjähriger Erfahrung und eigener Technologie, ist spezialisiert auf Kunden in Industrie und Produktion, Handel und E-Commerce, Dienstleistungen und Logistik sowie öffentliche Einrichtungen, Schulen und Universitäten. Die Softwarelösungen der Kendox erfüllen die aktuellen Anforderungen an Technologie, Sicherheit und DSGVO Konformität. Beim Betrieb in der Cloud stellen sich vor allem die Vorteile der Kendox Lösungen heraus. Kendox betreibt eigene virtuelle Rechenzentren in Deutschland und der Schweiz. Die Dokumenten- und Prozessautomatisierungslösungen der Kendox sind mit Microsoft 365, mit führenden Cloud ERPs und vielen anderen Fachanwendungen integriert. Dank der Zusammenarbeit mit ergänzenden Lösungsanbietern und IT-Systempartnern kann die Kendox Softwareplattform in vielen verschiedenen Einsatzszenarien angewandt werden.

Effizienz in den Geschäftsprozessen dank Digitalisierungsframework von Löwenfels

Löwenfels Partner AG

Software in neuer Dimension Maihofstrasse 1 6004 Luzern T +41 41 418 44 00 www.loewenfels.ch info@loewenfels.ch

Digitalisierung bringt nur Wettbewerbsvorteile, wenn IT-Vorhaben mit gesamtheitlichen am Geschäftsmodell orientierten Ansätzen realisiert werden. Von der Problemidentifikation über das Lösungsdesign bis hin zur Realisierung. Mit dem Löwenfels Framework gehen wir Digitalisierungsvorhaben von A-Z umfassend an – inklusive Life Cycle Management und Support nach erfolgreichem Projektabschluss. Löwenfels Partner AG bietet seit 30 Jahren höchste Qualität bei Konzeption und Anforderungsmanagement; bei Entwicklung und Qualitätssicherung; bei Servicebereitstellung und Support; bei Innovationsplanung und Softwaremodernisierung. Zudem bieten wir dir selbstverständlich auch unsere bewährten Software-Lösungen an – mit Fokus auf Business Software Engineering und Enterprise Content Management (ECM). Rund 90 Mitarbeitende | Standorte Luzern, Zürich und Cluj

Parashift AG

Intelligent Document Processing Hauptstrasse 134 4450 Sissach T +41 61 508 77 77 www.parashift.io sales@parashift.io

Über 100 Unternehmen nutzen Parashift, um ihre Geschäftsdokumente zu konfigurieren, zu klassifizieren und zu extrahieren. Die Plattform kommt mit immer mehr Dokumenttypen aus verschiedenen Branchen, die ohne Konfiguration oder Training direkt konsumiert werden können. Diesem Prinzip folgend, bietet sie heute bereits über 40 gebrauchsfertige Lösungen. 200+ sind in der Entwicklung. Darüber hinaus können Kunden neue, individuelle Dokumenttypen innerhalb weniger Minuten selbst einrichten. Die Plattform lernt aus jeder Interaktion und vereinfacht kontinuierlich die Extraktion relevanter Daten. Parashift AG, gegründet 2018, ist ein Deep-Tech Unternehmen mit Fokussierung auf die Autonomisierung von Dokumentenextraktion durch Machine Learning. Parashift ist bei Basel (Schweiz) domiziliert und beschäftigt mehr als 30 Personen im Bereich Machine Learning Engineering und Entwicklung. Forbes nannte Parashift 2019 als eines von 30 vielversprechenden KI-Startups in Europa.

Gestalten Sie Ihre Dokumentenprozesse von morgen

PROXESS GmbH

Niederlassung Schweiz Erlengasse 3 8240 Thayngen T +41 52 670 13 62 www.proxess.de info@proxess.de

Seit 1991 entwickelt PROXESS leistungsfähige und bezahlbare Dokumentenmanagement-Lösungen für den Mittelstand. Die PROXESS GmbH aus Rietheim-Weilheim ist 2019 entstanden durch einen Zusammenschluss der beiden Unternehmen HABEL und Akzentum. Die PROXESS GmbH mit Hauptsitz im schwäbischen Rietheim-Weilheim hat Niederlassungen in Leipzig, Rengsdorf (Westerwald) und im schweizerischen Thayngen. Mit unseren 100 Mitarbeitern entwickeln und implementieren wir massgeschneiderte Lösungen im Bereich DMS, automatische Eingangsrechnungsverarbeitung, Workflow, E-Mail-Archivierung sowie Vertrags-und Personalmanagement. Mit PROXESS steigern Sie die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens. Starten Sie jetzt Ihre digitale Transformation mit dem Pionier für digitale Dokumentenprozesse.

Produkte / Kernkompetenzen Kendox InfoShare Kendox InfoShare Invoice Approval Purchase-to-Pay basierend auf Kendox InfoShare Kendox InfoShare Digitale Personalakte Kendox InfoShare Cloud Archive Service Kendox InfoShare für Microsoft 365 Kendox InfoShare für SAP Business ByDesign Kontaktperson Manfred Terzer

Produkte / Kernkompetenzen Beratung vor dem Projekt Innovationsplanung Individualsoftware Software Pflege Software Modernisierung ECM-Lösungen: Löwenfels Mailroom Löwenfels Invoice Löwenfels Vertragsmanagement Löwenfels eDossier

Kontaktperson Oliver Meyer

Produkte / Kernkompetenzen Parashift Plattform ist die zentrale Stelle für automatisierte Dokumentenerfassung in Grossunternehmen. Als Dreh- und Angelpunkt für die Dokumentenverarbeitung liefert die Plattform Datenströme für jegliche Prozesse und Systeme. Unternehmen schaffen sich damit die Basis für automatisierte digitale Geschäftsprozesse. Kontaktperson Mattia Rüfenacht

Produkte / Kernkompetenzen PROXESS DMS – Digitales Archiv HABEL DMS – Digitales Archiv Rechnungseingangsworkflow Automatisierte Belegerkennung und -verarbeitung Digitale Workflowlösungen Digitales Vertragsmanagement Digitales Personalmanagement E-Mailarchivierung Integration in ERP/FiBu/ CRM-Systeme Kontaktperson Donato Melillo

Digitaler Posteingang - Mailroom DMS / Extranet / Intranet DMS d.3ecm docuvita DocuWare DocuWare Dokumentenmanagementsystem DMS ecoDMS eDossier Elektronische Rechnungsverarbeitung ELO Contract ELO ECM Suite ELO HR Personnel File ELO HR Recruiting ELO Invoice HABEL DMS inadox Suite InvoiceR IRIS Xtract Janitor DMS Kendox InfoShare Kendox InfoShare KYOCERA Smart Information Manager mfr (Mobile Field Report) OnBase by Hyland Opacc OXAS DMAS Parashift Plattform, Procure to Pay Suite PROXESS Quorum Digital SAP S/4HANA TCG DocProStar Therefore Vertragsmanagement XOR

Einsatz von ML zur Rechnungserkennung

Autom. Kontierung, Kostenart und Stelle

Automatische Belegverarbeitung

Controlling, Freigabe

GeBüV konform

Digitaler Belegaustausch mit Treuhänder

Erfassen der Rechnung (Mail oder Papier)

OCR des Scans

Scanning via App

Unterstützt digitale Prozesse (GeBüV konform)

Einsatz von ML zur Dokumentenerkennung

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Daten autom. extrahieren und klassifizieren

Digitale Signatur

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Automatische Rechnungsverarbeitung

Scannen der eingegangenen Post

Datenverschlüsselung

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Digitaler Posteingang

Kopierschutz (Wasserzeichen)

Basware P2P Suite bitfarm-Archive Dokumentenmanagement DMS bossDMS colibrief d.3ecm d.3ecm von d.velop deskOne

Import & Export mit Formatkonvertierung

Automatische Rechnungsverarbeitung

Anbieter ABF Informatik AG agorum® by NOVISTA GmbH andeer.net ag isaac Schweiz GmbH Staub. Scanning | Archivierung GmbH Arcplace AG KMU Business Technologie Netzwerk bossinfo.ch AG bmc consulting AG SORECO AG adeon ag ABF Informatik AG Staub. Scanning | Archivierung GmbH Online Consulting AG Asseco Solutions AG docuvita Schweiz GmbH KS Solutions GmbH KYOCERA Document Solutions Faigle ecoDMS GmbH Löwenfels Partner AG Löwenfels Partner AG ELO Digital Office CH AG ELO Digital Office CH AG ELO Digital Office CH AG ELO Digital Office CH AG ELO Digital Office CH AG PROXESS GmbH Inacta AG enio AG Canon (Schweiz) AG bluebat GmbH Kendox AG Polynorm Software AG KYOCERA Document Solutions Simplias GmbH Arcplace AG Opacc Software AG Parashift AG PROXESS GmbH Quorum Software AG Process Partner AG Arcplace AG Canon (Schweiz) AG Löwenfels Partner AG XOR AG

Übersetzungsmanagement

Produkt ABF iGEKO agorum® - make progress, not work AMAGNO Dokumentenmanagement DMS AMAGNO Dokumentenmanagement DMS

Live-Editing

www.topsoft.ch/dms

Archivierung gem. gesetzlichen Vorgaben

Marktübersicht DMS/ECM-Software

Dokumenten Archivierung und Bearbeitung

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Wir führen Sie in die digitale Zukunft Die Welt dreht sich immer schneller und die Herausforderungen werden grösser. Immer mehr zeigt sich, dass die digitale Vernetzung ausschlaggebend ist, um im Markt zu bestehen. Die neue Arbeitswelt ist nicht mehr aufzuhalten. Seit den jüngsten Entwicklungen haben neue Arbeitsformen wie Homeoffice und die digitale Vernetzung weiter an Bedeutung gewonnen. Denn heute sind vor allem 3 Dinge gefragt: Vernetzung, Agilität und digitale Lösungen.

Neue A3Multifunktionsysteme mit künstlicher Intelligenz Die neue TASKalfa Generation von Kyocera nutzt für die Automatisierung kritischer Abläufe erstmals künstliche Intelligenz (KI) in Multifunktionsgeräten. Die Produktreihe umfasst vier A3-Farb-MFPs: TASKalfa 7054ci; 6054ci; 5054ci und 4054ci sowie drei Schwarzweissgeräte: TASKalfa 7004i; 6004i und 5004i. Die Druckgeschwindigkeiten reichen von 40 bis 70 Seiten pro Minute sowie Scan-Aufträge bis 320 Seiten mit Scangeschwindigkeiten bis zu 274 Bildern/Min. Die Systeme sind durch Upgrades skalierbar.

Webinar-Replay «DMS – wichtig auch für KMU» Glauben Sie, dass Sie für Ihr KMU kein Dokumentenmanagement-Systeme benötigen, sich das für Sie nicht lohnt? Vielleicht irren Sie sich. DMS-Spezialist Roger Busch vom topsoft Consulting-Netzwerk zeigt Ihnen in diesem kostenlosen Webinar-Replay auf, was ein DokumentenManagement-System (DMS) leistet und wie es auch Ihrem KMU helfen kann, effizienter und damit günstiger zu arbeiten. Neutral und unabhängig von einem Anbieter zeigt Ihnen der Spezialist auf, wie wichtig das passende DMS für Ihre Digitalisierungsstrategie ist.

xappido digitalisiert den grössten Schweizer Flughafen

Die Flughafen Zürich AG spart jetzt dank xappido über 300 kg Papier pro Jahr. Bislang bestellten Unternehmen ihre Zugangsberechtigungen, Ausweise und Schlüssel für den Flughafen Zürich ausschliesslich auf dem Papierweg bei der Flughafen Zürich AG. Der Prozess von der Verarbeitung des Papierformulars bis zur Produktion des Ausweises war aufwendig, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäss.

Die kostenlose Registration schaltet das WebinarReplay frei, ohne weitere Verpflichtungen.

Canon baut A3Drucksystem-Flotte weiter aus Die neue Produktlinie soll Drucken, Scannen, Kopieren sowie die Dokumentenverwaltung erleichtern. Die imageRunner Advance DX C3800 Serie vervollständigt das A3-Farb-Multifunktionsportfolio und bietet eine Lösung für alle Arbeitsumgebungen. Die vier Modelle bieten u. a. eine Druckgeschwindigkeit von 22/26/30/35 Seiten pro Minute, uniFlow Online Express für cloudbasierte DruckmanagementLösungen und Mobile Apps. Die uniFLOW Online Konnektivität mit neuen Funktionen ist optional erhältlich.

DMS/ECM als Schwerpunkt-Thema auf der topsoft 2022

Digitalisierung: Logistikbranche bildet das Schlusslicht Digitalisierung ja – aber wie packen wir es an? Diese Frage treibt viele Verantwortliche für Prozessmanagement und in der Unternehmensführung um. Der «Digital Office Index» der Bitkom zeigte deutlich, dass der Mittelstand beim Thema Digitalisierung zwar insgesamt im Mittelfeld liegt, die Transportund Logistikbranche jedoch das Schlusslicht im Branchenvergleich bildet.

Digitale Rechnungsverarbeitung sorgt für Effizienz Seien wir ehrlich – Rechnungen erhalten macht keine Freude. Aber da sie zum Geschäftsalltag dazugehören, müssen sie eben sein. Da kann man sich das Leben schwer machen und alle Rechnungen manuell verarbeiten. Oder aber man nutzt ein System für die digitale Rechnungsverarbeitung und setzt auf die elektronische Rechnung – und merkt, wie viel Zeit und Nerven das spart.

Nach zweijähriger Zwangspause meldet sich die älteste und grösste IT-Fachmesse der Schweiz zurück. Die topsoft Fachmesse findet am 22./23. Juni 2022 wieder in der Umwelt Arena Schweiz statt. Neben anderen Aspekten des Digitalen Business sind auch DMS/ ECM-Lösungen ein Schwerpunkt. Neben der Ausstellung erwarten Sie verschiedene Fachreferate, Workshops und Showcases zu praktisch allen Aspekten der Business IT. Die Anbieter zeigen Ihnen Neuheiten, Entwicklungen und Trends, oft anhand realer Beispiel mit echten Kunden. Der Eintritt zur topsoft Fachmesse ist mit vorgängiger Registrierung kostenlos. Nähere Informationen finden Sie immer auf topfsoft.ch.

Impressum Herausgeber topsoft Fachmagazin schmid + siegenthaler consulting gmbh Willistattstrasse 23 6206 Neuenkirch www.topsoft.ch T +41 41 467 34 20 PUBLISHER Pantara GmbH Museggstrasse 8 6004 Luzern www.publisher.ch T +41 41 541 76 80 Redaktion Alain Zanolari redaktion@topsoft.ch Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Laurent Gachnang editor@publisher.ch Layout und Gestaltung Andrea Krauer a.krauer@topsoft.ch Anzeigenmarketing Cyrill Schmid c.schmid@topsoft.ch Laurent Gachnang editor@publisher.ch Fotos pexels-fauxels-3184418 Seite 15 AdobeStock_256800583-腾龙郭 Seite 17 Auflage 17'000 Exemplare Druck Stämpfli AG Wölflistrasse 1 3001 Bern

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Information Governance 2021 – Digitalisierung durch intelligentes Dokumentenmanagement

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