INFORMATION GOVERNANCE 2021
Experten im Interview Fokus automatische Dokumentenverarbeitung Interview:
Meinrad Egger
Christian Bühlmann
Head of Business Unit Commerce & Production Abacus Research AG www.abacus.ch
Wie ist derzeit der Stand der Technik bei der automatisierten Verarbeitung von Dokumenten?
Die Abacus E-Business-Lösung AbaNet bietet die Möglichkeit, elektronische Dokumente, beispielsweise E-Rechnungen (eBill, INVOIC), Bestellungen (ORDERS) usw. mit Kunden und Lieferanten auszutauschen. Verfügt der Geschäftspartner ebenfalls über ein ERP-System, das in der Lage ist, E-Dokumente zu verarbeiten, kann so eine hohe Effizienz erzielt werden. Im Jahr 2020 wurden via AbaNet über 4 Mio. elektronische Dokumente verarbeitet, im Jahr 2021 wurde diese Anzahl bereits im Oktober überschritten.
Was ist heute möglich? Was bringt die nahe Zukunft?
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Welche Bereiche und Prozesse in Unternehmen sind dafür besonders geeignet?
Sehr gut geeignet ist die Verarbeitung von elektronischen Rechnungen. Sowohl beim Versand als auch beim Empfang lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erzielen. Aufgrund der strukturierten Daten, welche die E-Rechnung beinhaltet, kann das ERP-System die Rechnung komplett automatisiert im Kreditorenmodul anlegen. Hierbei wird auch die Kontierungsregel und der Freigabe-Prozess berücksichtigt. Es sind somit keine manuellen Bearbeitungen mehr notwendig.
Ab wann (Datenmengen, Kosten etc.) wird die Dokumentenautomatisierung für ein Unternehmen interessant?
Mit der Dokumentenautomatisierung können Prozesse optimiert und der manuelle Aufwand reduziert werden. Vor allem bei repetitiven Verarbeitungen kann ein hoher Automatisierungsgrad und somit Spareffekt erzielt werden. Grundsätzlich gibt es in jedem Unternehmen Bereiche, wo die elektronische Dokumentenverarbeitung mit Effizienzgewinn und Kosteneinsparung umgesetzt werden kann.
Was empfehlen Sie Interessenten als ideale Vorgehensweise für eine digitale, intelligente und möglichst automatisierte Dokumentenverarbeitung?
Der erste und wichtigste Schritt ist immer, die Prozesse im eigenen Unternehmen genau zu kennen. Mit diesem Wissen kann identifiziert werden, in welchen Bereichen viele Wiederholungen existieren, die sich für eine mögliche Automatisierung anbieten. Dies ist die Grundlage, um anschliessend mit dem Softwareberater die Umsetzung zu besprechen.
