Praca zdalna

FOTO: TINA WITHERSPOON, UNSPLASH

Praca zdalna w dobie pandemii i nie tylko

TEKST RENATA NAWROCKA

Epidemia COVID-19 drastycznie zmieniła rzeczywistość Polaków, w tym ich sytuację zawodową. Pracę zdalną firmy oferują – w miarę możliwości – w całości lub częściowo. Home office zlecają przede wszystkim tym pracownikom, którzy mogą sobie na to pozwolić.

przeprowadzonych ostatnio badań wynika,

Zże tylko co dziesiąty pracownik chciałby wrócić z home office do firmowego biura na stałe. Polacy woleliby także pracować zdalnie w większym wymiarze, niż planują im to zaproponować pracodawcy. Zanosi się więc na to, że praca zdalna stanie się elementem naszej zawodowej codzienności w stopniu znacznie większym niż jeszcze kilka miesięcy temu. A skoro tak, warto się do tej sytuacji odpowiednio dostosować.

PLUSY I MINUSY PRACY ZDALNEJ Przede wszystkim konieczna jest odpowiednia analiza sytuacji firmy i zasobów, jakimi dysponuje. W tym celu należy odpowiedzieć sobie na kilka istotnych pytań: czy nasza branża ma odpowiednie rozwiązania do podjęcia pracy zdalnej? Jak przygotować zespół do całkowitej pracy zdalnej? Jak procesy, które do tej pory sprawdzały się w biurze, przełożą się na pracę zdalną? Czy obowiązki wszystkich osób mogą być wykonywane w domu? W jaki sposób całkowita praca zdalna wpłynie na komunikację i pracę zespołową? Odpowiedzi na powyższe pytania powinny pomóc w określeniu zarówno mocnych, jak i słabych stron firmy, a co za tym idzie – w stworzeniu takiego modelu, który jest dopasowany do danej kultury pracy.

Przejście na pracę zdalną niewątpliwie jest wyzwaniem i wiąże się z dużą niepewnością. Do najbardziej problematycznych kwestii należy to, jak pracownicy będą pracować – czy ich działania będą równie wydajne, czy jednak mniej efektywne? Inną ważną kwestią jest sposób komunikacji oraz to, jak płynnie prowadzić procesy wewnętrzne i zewnętrzne, aby skutków takich sytuacji nie odczuli nasi kontrahenci i klienci.

HOME OFFICE – CZAS START W związku z tym, że ten rodzaj pracy w wielu firmach jest nowością, przygotowanie pracowników może zająć w takich przypadkach więcej czasu niż w przedsiębiorstwach, które takie rozwiązania – nawet epizodycznie – wdrażały już wcześniej. Ważną kwestią jest zapewnienie pracownikom niezbędnego wyposażenia, aby mogli bezproblemowo wykonywać swoją pracę. Należy mieć na uwadze to, że nie każda z zatrudnionych osób będzie dysponowała sprzętem spełniającym wymagania danego rodzaju pracy lub odpowiednio szybkim łączem internetowym. Warto wdrożyć jedno narzędzie służące do komunikacji w całej firmie, aby wszyscy pracowali w jednym środowisku – takie rozwiązanie będzie najbliższe klasycznej komunikacji w biurze. Oficjalna i jednolita droga kontaktu wprowadza poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników – dzięki niej mają świadomość, że nie są sami i tak samo jak przedtem wciąż mogą liczyć na wsparcie czy udział w dyskusjach. Aplikacje (np. Hangouts czy HeySpace), które można zintegrować z narzędziami stosowanymi w firmie, umożliwiają bowiem szybszą i łatwiejszą pracę – żeby jednak spełniały swoją funkcję, muszą korzystać z nich wszyscy pracownicy.

FOTO: ALEXA WILLIAMS, UNSPLASH

W każdej pracy podstawą jest jej dobra organizacja, tym bardziej – w pracy zdalnej. Potrzeba tutaj dużej dyscypliny – ważne jest, żeby działania pracowników przynosiły właściwe rezultaty, jednak powinno się to odbywać bez straty dla higieny pracy, z zachowaną równowagą między pracą a życiem osobistym (work-life balance). Dlatego też dobrym rozwiązaniem dla firm zatrudniających wielu pracowników jest automatyczna ewidencja czasu pracy. Pozwala ona w przystępny, przejrzysty sposób kontrolować grafiki pracownicze, a z drugiej strony zwiększa elastyczność firmy względem potrzeb zatrudnionych. Pracownicy, którzy mają dzieci, mogą łatwiej pogodzić życie rodzinne z zawodowym, szczególnie w sytuacji zamkniętych przedszkoli i szkół. Jeśli zdarzy się, że jednego dnia trzeba będzie poświęcić więcej czasu na pracę, będzie można wyrównać tę dysproporcję kolejnego dnia – najważniejsze, aby zgadzała się liczba godzin przepracowanych w miesiącu.

MIEJSCE WYDZIELONE TYLKO DO PRACY Dla zachowania odpowiedniej higieny psychicznej warto stworzyć w domu miejsce przeznaczone tylko do pracy, wolne od rozmaitych zakłóceń. Może to polegać nawet na wydzieleniu kawałka blatu w kuchni lub ustawieniu stołu tyłem do domowników, aby można było w miarę możliwości odciąć się od życia domowego i pracować w skupieniu, wytyczając w ten sposób granicę jasną zarówno dla pracującego, jak i jego współlokatorów.

Warto wypracować własny rytm dnia i trzymać się go. Prysznic, śniadanie, przygotowanie się tak jak do zwykłego wyjścia do biura, zaczynanie pracy o stałej godzinie. Wprawdzie perspektywa siedzenia za biurkiem w piżamie dla wielu może być kusząca, lecz w efekcie przynosi więcej szkody niż pożytku, obniżając naszą produktywność. Będąc natomiast przygotowanym do pracy również w tym zakresie, nie musimy obawiać się niezaplanowanych wideokonferencji – możemy bez stresu przeprowadzić takie spotkanie w chwili, w której zajdzie taka potrzeba.

REGULARNY ODPOCZYNEK Gdy skupiamy się na zadaniu, możemy łatwo zapomnieć o przerwach nawet na kilka godzin. Warto zadbać o chwilę odpoczynku co godzinę – odejść od biurka, wykonać kilka skłonów. To ważne przy każdej pracy wykonywanej na siedząco przy biurku – nie tylko w domu. Nie miejmy wyrzutów sumienia, kiedy podczas pracy z domu zrobimy sobie przerwę na kawę, powiesimy pranie czy opróżnimy zmywarkę. Przecież w „prawdziwym” biurze też chodzimy do firmowej kuchni, po drodze ucinając sobie krótką pogawędkę ze współpracownikiem. Takie drobne odstępstwa od rutyny przenoszą umysł w inne rejony – pozwalają mu odpocząć i odświeżyć myśli.

Praca zdalna pozwala być bardziej elastycznym nie tylko w kwestii organizacji pracy. Można ją postrzegać nawet w kategorii korzyści, ponieważ firma otwiera się na nowe praktyki biznesowe, które mogą całkowicie przewartościować jej dotychczasową działalność i pozytywnie wpłynąć na jej rozwój. Cały świat jest teraz online, a obecna sytuacja z pewnością gruntownie przeorganizuje wiele branż oraz zasad współpracy. ●