Envío anual de Información a la Superintendencia de Compañías 2 de abril de 2014
Flash Gerencial TRIB-Flash-028-2014 Estimados clientes y amigos: Nos permitimos comunicarles que, este 21 de marzo del 2014, se publicó en el Registro Oficial No. 209 el Reglamento que establece la información y documentación que están obligadas a remitir a la Superintendencia de Compañías las sociedades bajo su control, hasta el 30 de abril de este año; la cual se envía electrónicamente, sin que sea necesario presentarla de forma física ante la Superintendencia. A continuación, podrán encontrar el resumen del mismo:
Ingreso al portal Web de la Superintendencia de Compañías Antes de la presentación de los estados financieros y sus anexos, la compañía debe tener su información actualizada en la Superintendencia de Compañías, y su respectiva clave de acceso al sistema informático. El administrador debe ingresar al portal web de la Superintendencia de Compañías (www.supercias.gob.ec) e informar, bajo su responsabilidad, los valores contenidos en dichos estados financieros, y los siguientes datos de la compañía:
Nombre e identificación (cédula o RUC) del contador de la compañía; Número de registro del Contador; Número de personal ocupado; Número de Registro Nacional de Auditores Externos (RNAE), en caso de estar obligado a presentar auditoría; y, Fecha de la Junta General que conoció los estados financieros, a más de otros datos que también requiera el formulario.
Para poder remitir toda la información electrónicamente, la compañía deberá estar al día en la presentación de los balances de años anteriores; además, el sistema no permitirá el envío de formularios en cero o cuya información no esté cuadrada.
Información a ser presentada Las sociedades deberán enviar a la Superintendencia de Compañías, hasta el 30 de abril de este año, la siguiente información, dentro de los formularios que para el efecto encontrará en el portal Web de la Superintendencia de Compañías:
Av. de los Shyris N34-40 y República de El Salvador Edificio Tapia, piso 10, Oficina 1002 Teléfono: (593-2) 3332 742 • www.tributum.com.ec Quito - Ecuador
a) Información Financiera:
Compañías que se encuentran obligadas a presentar su información financiera de años anteriores conforme al Cronograma de Aplicación de las Normas Internacionales de Información Financiera "NIIF", deben presentar:
Estado de Situación Financiera; Estado del Resultado Integral que incluye otros resultados integrales; Estado de Flujos de Efectivo; Estado de Cambios en el Patrimonio; Notas a los Estados Financieros; y, Las Conciliaciones de las "NEC" a las "NIIF", de acuerdo a lo determinado en el párrafo 24 de la NIIF 1, por una sola vez en el año de adopción.1
Informe del representante legal de la compañía sobre los estados financieros;
Informes de los comisarios (si así lo establecen los estatutos); e,
Informe de auditoría externa (si fuere necesario).
b) Información Societaria:
Nómina de administradores y/o representantes legales, donde consten sus nombres y apellidos completos y el cargo que ocupan;
Nómina de accionistas o socios inscritos en el libro de acciones y accionistas o de participaciones y socios, a la fecha del cierre del estado financiero.
Copia certificada del acta de la junta que aprobó los estados financieros.
c) Documentos adicionales:
Copia legible a color del certificado de votación, cédula de ciudadanía/identidad o pasaporte de los administradores de la compañía;
Copia legible del Registro Único de Contribuyentes (RUC) vigente;
Formulario único de actualización indicando el número del personal que preste sus servicios en la empresa, clasificándolos según las áreas de: Dirección, Administración, Producción u Otros, según el cuadro que se detalla a continuación:
d) Personal ocupado en la compañía: Las compañías deberán presentar también a la Superintendencia de Compañías la información sobre el número de personal que ocupa, clasificándolo como:
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Directivos: Quienes son responsables por la producción y administración de la compañía, por ejemplo, Gerentes, Directores, Sub-Gerentes, Sub-Directores o Jefes de Área.
Administrativos: Quienes desempeñan cargos de responsabilidad, pero que también responden a un superior por su trabajo efectuado; su labor es predominantemente intelectual. Por ejemplo, secretarias, cajeros, auxiliares administrativos, chef o cocineros principales, técnicos de laboratorio, entre otros.
De producción: Quienes realizan actividades de producción o de la finalidad principal de la empresa, y cuya labor requiere mayormente un esfuerzo manual. Ejemplo de ellos son choferes, personal de limpieza, conserjes, operarios, jornaleros, aprendices, ayudantes de cocina, personal a destajo, o, en general, trabajadores que efectúan labor de transformación de materia prima.
Otros: Todos los que no se encuadren en las áreas anteriormente mencionadas.
Se exceptúan de la presentación de la conciliación, aquellas empresas en que la resolución de disolución o liquidación se encuentra inscrita en el Registro Mercantil.
Fecha de Presentación:
Toda la información y documentación relativa al ejercicio 2013, deberá remitirse electrónicamente a la Superintendencia dentro del primer cuatrimestre de este año, esto es, desde el 01 de enero hasta el 30 de abril de 2014.
Cabe recalcar que la información se enviará de manera electrónica, sin que sea necesario presentarla o revalidarla de manera física ante la Superintendencia, como antes se solía hacer.
Si el administrador se encontrare en la imposibilidad de presentar los estados financieros y anexos dentro de la fecha límite establecida para la presentación de éstos, podrá solicitar por una sola vez que se le otorgue prórroga de 30 días.
Otras consideraciones especiales
Las sucursales u otras empresas extranjeras y las asociaciones y consorcios entre sí, de los documentos mencionados anteriormente, no están obligadas a presentar:
Nómina de accionistas o socios; Informe del representante legal de la compañía sobre los estados financieros; Informes de los comisarios.
Las sociedades que ejercen control de conformidad con lo establecido en la NIC 27 (o la NIIF 10, en caso de haberla adoptado anticipadamente), están obligadas a elaborar y presentar la siguiente documentación: Estado de Situación Financiera Consolidado, Estado del Resultado Integral Consolidado, Estado de Flujos de Efectivo Consolidado, Estado de Cambios en el Patrimonio Consolidado, y Notas a los Estados Financieros, siguiendo los procedimientos de consolidación establecidos en la indicada norma contable. Las empresas que preparen estados financieros consolidados deberán remitir a este organismo los estados financieros consolidados auditados. De la misma forma, deberán enviar por separado los estados financieros auditados de la controladora y los estados financieros de cada una de las subsidiarias.
Los estados financieros rectificatorios, bajo las normas de Contabilidad “NEC” y bajo las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF”, según corresponda, se presentarán vía electrónica a través del portal web de la Superintendencia de Compañías, adjuntando copias certificadas del acta de junta que aprobó los estados financieros rectificatorios, el informe de gerente donde se manifieste los cambios realizados en los nuevos estados financieros.
Para para el caso de los balances rectificatorios bajo las Normas Internacionales de Información Financiera “NIIF” también se deberá remitir las notas explicativas a los estados rectificatorios.
Las compañías que están ejerciendo las actividades de Courier y Remesadoras, presentarán a la Superintendencia de Compañías, dentro de los primeros 5 días de cada mes, la siguiente información: Remesas recibidas desde el exterior, por país de procedencia y por ciudades del ecuador receptoras de remesas; y, Remesas enviadas al exterior por país de destino de las remesas y por ciudades del Ecuador desde las cuales se envían las remesas, ésta información se enviará en los formularios que para el efecto establezca la Superintendencia de Compañías.
Si tuvieren alguna inquietud al respecto, por favor no duden en comunicarse con nosotros, será un gusto asistirles.