Manual de Gestão Estratégica do TRT da 8ª Região

ANEXO I da PORTARIA GP Nº 1.226/2011

MANUAL DE GESTÃO ESTRATÉGICA Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região Guia de referência do sistema de planejamento e gestão estratégica do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região

COLEÇÃO MANUAIS DE GESTÃO Volume I• Manual Azul: zul: Gestão Estratégica •Belém•2011

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MANUAL DE GESTÃO ESTRATÉGICA Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região Guia de referência do sistema de planejamento e gestão estratégica doTribunal Regional do TrabalhoTrabalho da 8ª Região COLEÇÃO MANUAIS DE GESTÃO Volume I • Manual Azul: Gestão Estratégica • Belém • 2011

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO - PARÁ E AMAPÁ Tv. D. Pedro I, 746 - Umarizal - CEP 66050-100 – Belém-PA Fone: (91) 4008-7000 Internet: www.trt8.jus.br

2011 Belém (PA)

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“Quando não se sabe para onde vai, qualquer caminho serve.”

LEWIS CARROLL.

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SUMÁRIO

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1 APRESENTAÇÃO

“Assegurar o acesso à Justiça, de forma efetiva, na composição dos conflitos decorrentes das relações de trabalho.”

MISSÃO INSTITUCIONAL DO TRT8

O Manual de Gestão Estratégica(MGE), que inaugura a coleção Manuais de Gestão, foi concebido como um instrumento de apoioe orientação para consolidar o sistema de planejamento e gestão estratégica do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região (TRT8).

A implantação desse novo modelo de gestão constitui iniciativa do planejamento estratégico do TRT8, vinculada à meta institucional n.º 20, que consiste em alinhar 100% das unidades administrativas e judiciárias à estratégia institucional, até dezembro de 2013. Desse modo, com base no sistema de gestão preconizado pelo Balanced Scorecard, o modelo de gestão estratégica do TRT8 tem a missão de contribuir para a construção do futuro do Tribunal de forma sustentada a partir do direcionamento estratégico (missão visão e valores), da otimização no uso dos recursos, do desenvolvimento de projetos estratégicos, da melhoria continua dos processos e da disseminação da cultura da gestão por resultados.

Considerando que nenhuma organização que alcançou sucesso com o sistema de gestão da estratégia tinha um líder ausente ou passivo1, as orientações e diretrizes apresentadas no MGEdestinam-se, especialmente, aos gestores das unidades de apoio judiciário e administrativo que integram a Secretaria do Tribunal.

JOSÉ DE ALENCAR Presidente

1

KAPLAN, Robert & NORTON, David. A Execução Premium: a obtenção da vantagem competitiva através do vínculo da estratégia com as operações do negócio – Rio de Janeiro: Elsevier, 2008.

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2 CONCEITOS BÁSICOS

“Eu não me preocupo com as coisas que sei que não sei. Eu só me preocupo com as coisas que não sei que não sei.

Porque as coisas que sei que não sei, é fácil – é só procurar, que vou saber. Porém, as coisas que não sei que não sei, não tenho nem por onde começar!”

ALBERT EINSTEIN.

2.1

O que é Estratégia?

Em linhas gerais, a estratégia pode ser definida como uma ação de médio e longo prazos necessária para se atingir a visão de futuro da organização. Representa a definição do caminho mais adequado a ser seguido para se alcançar a situação desejada no horizonte temporal do planejamento que a define.

2.2

O que é Planejamento Estratégico?

É o processo pela qual a organização define ou revisa a sua missão (razão de existir), sua visão de futuro(como pretende ser reconhecida em determinado horizonte temporal), seus valores (virtudes que devem ser preservadas, adquiridas e/ou incentivadas) e seus objetivos estratégicos (focos de atuação onde o êxito é fundamental para o cumprimento da missão e o alcance da visão de futuro).É o momento da formulação (planejamento) da estratégia.

2.3

O que é Gestão Estratégica?

Formulada a estratégia ela precisa ser executada e continuamentegerenciada, surgindo daí o conceito de gestão estratégica, definida como oconjunto de decisões que determinam o desempenho da organização no longo prazo. A gestão estratégica está diretamente relacionada aos conceitos de eficiência (fazer bem as coisas) e eficácia (fazer as coisas certas), cuja combinação resulta na efetividade da ação gerencial.

2.4

O que é Alinhamento Organizacional?

De nada adianta uma estratégia bem formulada e gerida no topo se ela não for do conhecimento das demais unidades e pessoas que integram a organização. Desse modo,alinhamento organizacional significa colocar todo o sistema organizacionalna direção apontada pela estratégia, transformando-a em tarefa de todos.A boa integração dos elementos componentes do sistema organizacional permite que todas as unidades e pessoas estejam alinhadas e conectadas umas às outras, criando uma perfeita sinergia entre elas, o que é fundamental para a efetiva execução da estratégia organizacional.

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2.5

O que é Ciclo PDCA?

O ciclo PDCA foi idealizado por Walter A. Shewhart e disseminado por W. Edwards Deming. Do inglês Plan, Do, Check e Act, Act, que significa Planejar, Executar, Verificar/Controlar e Agir, é uma ferramenta gerencial que consiste em uma sequência de etapas utilizada para gerenciar qualquer processo definido, constituindo-se constituindo em importante instrumento para a melhoria contínua de um sistema de planejamento e gestão estratégica.

GRÁFICO I CICLO PDCA

A

P

Act

Plan

(AGIR)

(PLANEJAR)

C

D

Check

Do

(CONTROLAR)

(EXECUTAR)

Fonte: Walter A. Shewhart e W. Edwards Deming .

2.6

O que é Sistema de Planejamento e GestãoEstratégica?

É um conjunto de decisões e ações estratégicas que determinam o desempenho da organização,, incluindo análise a de ambiente, formulação,, execução, execução controle e avaliação da estratégia. estratégia Para garantir o alinhamento organizacional, organizacional um bomsistema de planejamento e gestão estratégica estratégi deve fundamentar-se se em princípios que objetivem em identificar e prevenir problemas e o alcance da visão de futuro como estratégia para o desenvolvimento da organização2. O BSC destaca-se se entre os sistemas de planejamento e gestão da estratégia, sendo utilizado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) para planejar e gerir a estratégia nacional acional do Poder Judiciário3. No capítulo seguinte são apresentados os conceitos, princípios e elementos que compõem esse sistema gerencial. gerencial

2

Tribunal de Contas da União. Guia de Referência do Sistema de Planejamento e Gestão. Disponível em: www.tcu.gov.br [Capturado: 30 out. 2010].

3

Resolução n.º 70, de 18 de março de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica do Poder Judiciário.

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3 A ESTRATÉGIA EM AÇÃO

“É melhor uma estratégia simples bem executada do que uma estratégia brilhante sem acompanhamento executivo”.

ROBERT KAPLAN.

3.1

O Balanced Scorecard

Criado pelos americanos Robert Kaplan e David Norton, o Balanced Scorecard (BSC) foi inicialmente definido como um sistema de mensuração do desempenho4.

Atualmente, seus autores o definem como um sistema gerencial abrangente e integrado que liga a formulação e o planejamento da estratégia com a execução5.

O BSC visa comunicar, quantificar e avaliar o desempenho da instituição em relação aos seus objetivos estratégicos, permitindo um equilíbrio entre objetivos de curto, médio e longo prazo e entre indicadores financeiros e não financeiros distribuídos em quatroperspectivas de gestão: financeira, clientes, processos internos e aprendizado e crescimento6.De acordo com seus criadores,o principal objetivo do BSC é o alinhamento do planejamento estratégico com as ações operacionais da organização, transformando a estratégia em tarefa de todos. Esse processo de alinhamento induz a um novo modelo organizacional chamado de Organização Orientada para a Estratégia7.

3.2

Organização Orientada para a Estratégia

Organizações orientadas para a estratégia colocam no centro de suas decisões as questões estratégicas, fazendo com que todos os recursos e as demais decisões se alinhem em prol da execução da estratégia e do alcance da visão de futuro da organização8. Para Kaplan e Norton, a ação gerencial dessas organizações deve ser norteada por cinco princípios básicos:

4 5

Balanced Scorecard - A Estratégia em Ação, de David Norton, Robert Kaplan.

Execução Premium, op. cit. p. 8

6

O nome e a quantidade de perspectivas podem variar de acordo com a organização. O CNJ, p. ex., adotou apenas três perspectivas para comunicar a estratégia do Poder Judiciário, a saber: recursos, processos internos e sociedade.

7

Organização orientada para a estratégia David Norton, Robert Kaplan.

8

SESI – Serviço Social da Indústria. GPS – Gestão de Planejamento SESI – MT. Disponível em...

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1. MOBILIZAR a mudança por meio da liderança para a implementação da estratégia; 2. TRADUZIR a estratégia em termos operacionais para que todos possam compreendê-la; 3. ALINHAR a organização à estratégia, entendendo o papel de cada unidade, além de fomentar a sinergia e o trabalho em equipe; equipe 4. MOTIVAR para transformar a estratégia em tarefa de todos, reconhecendo as contribuições individuais e de cada unidade para a implementação da estratégia; 5. GERENCIAR a estratégia, convertendo-a convertendo a em um processo contínuo. Segundo os autores, a consolidação desse princípio, consubstanciado em um sistema gerencial autônomo omo e abrangente, representa o estágio final a ser almejado pelas organizações rumo a excelência gerencial.

GRÁFICO II PRINCÍPIOS DA ORGANIZAÇÃO ORIENTADA PARA A ESTRATÉGIA

Fonte:: Princípios da Organização Orientada para a Estratégia (Kaplan e Norton, Norton 2000). Adaptado pela Assessoria de Planejamento e Gestão.

Gestão Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região

3.3

Tradução da Estratégia: Os Elementos do BSC

Com base no planejamento estratégico realizado, o BSC coloca a estratégia em ação por meio de um conjunto de elementos responsáveis por sua tradução em termos operacionais. São eles: mapa estratégico, temas estratégicos, indicadores de desempenho, metase iniciativas.

3.3.1 O Mapa Estratégico É uma representação gráfica que traduz a estratégia por meio de objetivos quantificáveis,descrevendo descrevendo as relações de causa e efeito entre eles. Os objetivos apresentados no mapa definem o que deve ser alcançado e o que é crítico para o sucesso da organização em cada uma das perspectivas do BSC.

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3.3.2 Temas Estratégicos São grandes assuntos/áreas de atuação que auxiliam a organização a estabelecer o foco no alcance da visão de futuro. Na fase de formulação, são muito úteis para sistematizar o pensamento acerca dos objetivos realmente estratégicos da instituição.

3.3.3 Indicadores de Desempenho Os indicadores descrevem o que deverá ser medido e monitorado para garantir o alcance de cada objetivo definido definido no planejamento estratégico. É a partir dos indicadores que a organização define suas metas.

3.3.4 Metas As metas representam os resultados resultados a serem alcançados para atingir os objetivos estratégicos propostos. Elas estabelecem o nível de desempenho esperado em cada indicador em um prazo determinado. determinado

3.3.5 Iniciativas São os programas, projetos e ações de curto, médio e longo prazos que a organização deve implementar para o alcance das metas e, por conseguinte, dos objetivos do planejamento. É por meio da gestão das iniciativas (projetos) e da melhoria continua dos processos de trabalho (rotinas) que a estratégia é efetivamente executada.

GRÁFICO III OBJETIVOS, METAS E INICIATIVAS ESTRATÉGICAS

Fonte: Symnetics.

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4 SISTEMA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA DO TRIBUNAL RIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO

“Ser reconhecido como um dos melhores tribunais para se trabalhar e de melhores resultados.”

VISÃO DE FUTURO DO TRT8.

4.1

Visão Geral

O sistema de planejamento planejament e gestão estratégica do TRT8 baseia-se se no BSC e segue as etapas do ciclo PDCA. Conforme C ilustrado no grágico a seguir,, o processo de planejamento contempla as etapas de formulação e tradução da estratégia, enquanto o processo de gestão engloba a execução, o controle e a ação corretiva da estratégia, que pode, inclusive, implicar em nova formulação e tradução tr da estratégia.

GRÁFICO IV CICLO PDCA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ESTRATÉGICA. TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO

AGIR

PLANEJAR

•Análise Análise Crítica do Desempenho da Gestão •Aprendizado Aprendizado

• Formulação da Estratégia •Tradução da Estratégia

CONTROLAR

EXECUTAR

•Painel Painel de Gestão •Reuniões Reuniões de Análise da Estratégia

•Gestão de Projetos •Gestão de Processos

Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8

As seções seguintes detalham cada uma das etapas do sistema de planejamento e gestão do TRT8.

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4.2

Sistema de Planejamento do TRT8

AGIR

CONTROLAR

PLANEJAR

EXECUTAR

O processo de construção do planejamento estratégico do TRT8 foi iniciado em janeiro de 2007 e concluído em novembro daquele mesmo ano, com a aprovação do Plano EstratégicoInstitucional Institucional para período de 2007 a 2011 (Resolução TRT8 n.º 407/2007).Com 407/2007 a edição da Resolução n.º 70/2009, do CNJ, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica do Poder Judiciário, Judiciário o planejamento do TRT8 foi adequado à estratégia nacional n (Resolução TRT8 n.º 274/2009),, ficandosua ficando abrangência

estendida até2013.

O diagrama a seguir sintetiza as fases do do processo de construção do planejamento estratégico do TRT8.

GRÁFICO V FORMULAÇÃO E TRADUÇÃO DA ESTRATÉGIA. ESTRATÉGIA TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO

Análise do Ambiente Interno

Análise do Ambiente Externo

FORMULAÇÃO DA ESTRATÉGIA Missão (O que fazemos) 1ª FASE: Formulação da Estratégia

Visão de Futuro (O que desejamos ser) Valores Institucionais (O que é importante para nós)

Objetivos Estratégicos (O que é essencial para cumprir a missão e alcançar a visão)

TRADUÇÃO DA ESTRATÉGIA 2ª FASE: Tradução da Estratégia

Mapa Estratégico (Traduz a estratégia) Indicadores e Metas (Mensuração e foco) Iniciativas Estratégicas (O que precisamos fazer) TRT8 Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

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4.2.1 Formulação da Estratégia A metodologia utilizada na formulação da estratégia do TRT8 baseou-se nas orientações da Escola Nacional de Administração Pública – ENAP, associada à ferramenta de planejamento estratégico denominada Matriz FOFA9. Essa ferramenta busca definir as relações existentes entre as forças e fraquezas da organização com as tendências mais importantes do ambiente organizacional, tanto interno, quanto externo, delimitando as oportunidades e ameaças para a organização.

Utilizando a matriz FOFA, traçou-se um panorama do ambiente no qual o TRT8 encontra-se inserido e, com base nesse contexto, foram definidos a missão, visão de futuro, valores e objetivos estratégicos, conforme a seguir:

a)

Missão “ASSEGURAR O ACESSO À JUSTIÇA, DE FORMA EFETIVA, NA COMPOSIÇÃO DOS CONFLITOS DECORRENTES DAS RELAÇÕES DE TRABALHO.”

b)

Visão de Futuro “SER RECONHECIDO COMO UM DOS MELHORES TRIBUNAIS PARA SE TRABALHAR E DE MELHORES RESULTADOS.”

c) • • • • • •

9

Valores Ética: agir com honestidade e integridade em todas as suas ações e relações; Gestão Democrática: desenvolver suas ações gerenciais de forma participativa, baseada em dados e fatos e voltada para a satisfação dos jurisdicionados; Responsabilidade Socioambiental: atuar para a garantia da cidadania e para a gestão ambiental, por meio de ações de responsabilidade social e de práticas ecoeficientes; Inovação: buscar soluções inovadoras para a melhoria da prestação jurisdicional, destacando-se pela criatividade, modernidade e quebra de paradigmas; Transparência: praticar atos com visibilidade plena no desempenho de suas atribuições; Dignidade Humana: pautar suas ações com estrita observância ao princípio da dignidade da pessoa humana, entendido como valor supremo que atrai todas as demais garantias constitucionais.

O termo deriva do acrônimo das palavras Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (FOFA). Essa metodologia é comumente conhecida por sua sigla em inglês (SWOT), iniciais de Strenghts, Weaknesses, Opportunities e Threats.

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d)

Objetivos Estratégicos • • • • •

•

•

Garantir a razoável duração do processo, com ênfase na execução: direcionar todas as ações do Tribunal para a satisfação dos jurisdicionados, entendida como a garantia de um processo rápido e efetivo; Racionalizar e simplificar os procedimentos de modo a tornar efetiva a execução: aperfeiçoar continuamente os procedimentos judiciais, visando a excelência na entrega da prestação jurisdicional; Implementar políticas para tornar efetiva a atividade meio: garantir a agilidade na tramitação dos processos administrativos; Intensificar o uso integrado da tecnologia da informação e comunicação: garantir a infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais, com foco na permanente integração dos sistemas corporativos; Desenvolver e promover políticas permanentes de ampliação e melhoria dos processos de comunicação interna e externa: aprimorar a comunicação institucional, garantir o alinhamento estratégico das unidades, bem como fortalecer a integração do Tribunal com os Poderes Executivo e Legislativo, órgãos do sistema de Justiça e demais entidades públicas e privadas; Criar e implementar política de gestão de pessoas fundamentada nos princípios constitucionais, com ênfase na dignidade da pessoa humana: garantir que os magistrados e servidores possuam conhecimentos, habilidades e atitudes necessários e suficientes para o alcance dos objetivos estratégicos; Vincular a elaboração e a execução do orçamento às políticas do Tribunal: buscar a excelência na gestão de custos operacionais e promover ações orçamentárias visando assegurar recursos que viabilizem as iniciativas e metas necessárias à execução da estratégia.

4.2.2 Tradução da Estratégia Com base no planejamento estratégico realizado, o TRT8 colocou sua estratégia em ação por meio do conjunto de elementos do BSC responsáveis pela tradução da estratégia em termos operacionais.

a)

Perspectivas de Gestão

Considerando as especificidades do setor público, as quatro perspectivas de gestão do BSC do TRT8 foram assim definidas: •

Sociedade: está alocada no topo das perspectivas, considerando a premissa de que a Administração Pública existe para identificar e atender às demandas sociais. Nesse sentido, direciona todas as ações da organização para a satisfação dos jurisdicionados, entendida pelo TRT8 como a garantia da razoável duração do processo, com ênfase na execução;

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•

•

•

b)

Gestão de Processos: identifica os procedimentos mais críticos que impactam diretamente na realização dos objetivos da perspectiva Sociedade, visando à melhoria contínua e a excelência na entrega da prestação jurisdicional; Aprendizado e Crescimento: oferece a infraestrutura necessária para a consecução dos objetivos nas perspectivas anteriores. Concentra informação e produção de conhecimento, sendo a fonte de inovação e de criação de valor para toda a organização; Gestão Orçamentária e Financeira: no âmbito do Tribunal, representa a base para concretizar todas as demais ações e, consequentemente, tornar possível a realização da missão institucional. Preconiza os esforços com planejamento e a gestão estratégica, de modo a maximizar o aproveitamento dos recursos disponíveis.

Temas Estratégicos

De modo a manter o alinhamento com a estratégia nacional do Poder Judiciário, a estratégia do TRT8 contemplouos temasnacionaisestabelecidos pela Resolução CNJ n.º 70/2009, a saber: eficiência operacional, alinhamento e integração, gestão de pessoas e responsabilidade social, infraestrutura e tecnologia e orçamento.

GRÁFICO VI

Objetivos estratégicos do TRT8

Temas estratégicos Nacionais Eficiência Operacional Acesso ao Sistema de Justiça Responsabilidade Social Alinhamento e Integração Atuação Institucional Gestão de Pessoas Infraestrutura e Tecnologia Orçamento

Ga ra ê n f n tir a ase ra na zo áv exe el Ra ci c u ç d u ra çã o ão d e o na l i m o z ar do es do p ro a to i m p ces Im p r n a li fic s o, le m a r a tiv c om e fe r o s en t id a ti v a ar p po l de a e r oc e d í m t De xec im e i o ic a s se u ç ã e n to pa r p er n vol o s a to m a ve r r n n e p ro a e p r n e fe c e s te s r o m t iv a ov sos de a de a m p er p o c o m li a l ít ic as C ri un ção ic a e ar ção m e l p e s a im i n te h o r ia s o a p le m rna c on s f d e n u s t e e os n p e s t it u c i d a m a r p o x te rn a s o a o n a e n t lít ic a s h is , c a d a um om no d e ge In te a n a ên s p s n fa s r in c tã o d in fo s if ic a e n í pi o e ro rm a açã u s d ig s ni d o e o in V in ad e d a t eg r cu l co m a d o da o rç a r a am d u ni en el ab o c a ç a t ec to à r a ã o n o lo s p çã o g ia o lit e da ic a a e x sd e o T cu ç ã r ib u o d nal o

MATRIZ DE CORRELAÇÃO: TEMAS NACIONAIS E OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

x

x

x x x x x x

Fonte: Núcleo de Gestão Estratégica do CNJ/Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

c)

Mapa Estratégico do TRT8

A seguir é apresentado o mapa estratégico do TRT8 com perspectivas, temas estratégicos, objetivos e relações de causa e efeito.

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GRÁFICO VII MAPA ESTRATÉGICO DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO

Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

O conjunto de relações de causa e efeito apresentados no mapa estratégico comunica que, a partir da perspectiva da gestão orçamentária e financeira que, de forma participativa, deverá vincular a elaboração e a execução do orçamento às políticas do Tribunal, a Administração criará e implementarápolítica de gestão de pessoas fundamentada nos princípios constitucionais, com ênfase na dignidade da pessoa humana, bem como intensificará o uso integrado da tecnologia da informação e comunicação.

Dessa forma, os processos internos serão continuamente aperfeiçoados, buscando sempre racionalizar e simplificar os procedimentos de modo a tornar efetiva a execução. Em relação à área administrativa, o foco será na implementação de políticas para tornar efetiva a atividade meio.

Em cumprimento aos princípios constitucionais da publicidade e transparência, o Tribunal irá desenvolver e promover políticas permanentes de ampliação e melhoria dos processos de comunicação interna e externa.

Finalmente, essas três perspectivas atendidas permitirão convergir os esforços para melhorar a entrega da prestação jurisdicional na 8ª Região, buscando atender ao anseio maior de seus jurisdicionados e da sociedade em geral, qual seja: garantir a razoável duração do processo, com ênfase na execução.

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Esse é o caminho que o TRT8 está seguindo para assegurar o acesso à Justiça, de forma efetiva, na composição dos conflitos decorrentes das relações de trabalho e, por conseguinte, ser reconhecido como um dos melhores Tribunais para se trabalhar e de melhores resultados. resultados

4.3

Sistema de Gestão Estratégica do TRT8

AGIR

PLANEJAR

Formulada a estratégia e traduzida em termos operacionais,, ela precisa ser colocada efetivamente em ação. Oprocesso processo de gestão da estratégia do TRT8 envolve as etapas de execução, controle e ação corretiva (aprendizado).

Para gerir de forma mais democrática e participativa todo esse conjunto de ações, a Presidência do Tribunal instituiu o Sistema de Gestão do Planejamento Estratégico (Portaria GP n.º 2041/2009 e alterações posteriores), integrado tegrado por magistrados, servidores e representantes das entidades de classe de que trata a Resolução CNJ n.º 70/2009 (no ( caso do TRT8, a Associação dos Magistrados Trabalhistas da 8ª Região - AMATRA VIII e o Sindicato dos Trabalhadores do Poder Judiciário Federal dos Estados do Pará e Amapá – SINDJUF PA/AP).

CONTROLAR

EXECUTAR

No Sistema de Gestão do TRT8, TRT8, cada tema estratégico possui um coordenador e cada iniciativa estratégica possui um gestor.. Os coordenadores funcionam como uma espécie depatrocinadores patrocinadores dos temas, sendo responsáveis pelo acompanhamento dos objetivos, metas e iniciativas relacionadas. Por sua vez, os gestores são responsáveis pela efetiva execução das iniciativas que garantirão o alcance das metas e objetivos estratégicos.. O gráfico a seguir seguir ilustra a estrutura básica do Sistema de Gestão do Planejamento Estratégico do TRT810.

GRÁFICO VIII SISTEMA DE GESTÃO DO PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO. ESTRATÉGICO VISÃO EM REDE

10

A estrutura completa está disponível no Portal do TRT8: www.trt8.jus.br, no menu Planejamento Estratégico.

Estratégico

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO SECRETARIA SECRETARIA-GERAL DA PRESIDÊNCIA ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO E GESTÃO ANEXO I da PORTARIA GP Nº 1.1226/2011 Gestores de iniciativas estratégicas

Coordenado r de Acesso ao Sistema de Justiça

Gestores de iniciativas estratégicas

Gestores de iniciativas estratégicas Coordenado r de Eficiência Operacional

Coordenador de Orçamento

Presidente do Tribunal Coordenado r de Alinhamento , Integração e Atuação Institucional

Coordenador de Infraestrutur ae Tecnologia Coordenador de Gestão de Pessoas e Responsabili dade Social

Gestores de iniciativas estratégicas

Gestores de iniciativas estratégicas

Gestores de iniciativas estratégicas

Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

TRT8

4.3.1 Execução da Estratégia No BSC, a execução da estratégia ocorre por meio daggestão de processos (gerenciamento das rotinas, do trabalho do dia-a-dia) dia e das iniciativas estratégicas. estratégicas AGIR

PLANEJAR

No contexto da gestão estratégica, o alcance dos resultados institucionais (metas) só é possível por meio da implementação das iniciativas estratégicas e da CONTROLAR EXECUTAR melhoria contínua dos processos internos das unidades de apoio administrativo e judiciário. Daí a necessidade de manter permanente controle sobre o desempenho institucional em confronto confronto com a execução das iniciativas estratégicas sob responsabilidade de cada gestor.

No endereço www.trt8.jus.br, www.trt8.jus.br menu Planejamento Estratégico, Estratégico estão disponíveis as matrizes dos 31 (trinta e um) indicadores e metas institucionais institucionais, assim como o portfólio das 64 (sessenta e quatro) iniciativas estratégicas que integram o Planejamento Estratégico do TRT8.

4.3.2 Controle da Estratégia

AGIR

CONTROLAR

PLANEJAR

EXECUTAR

No Sistema de Gestão do TRT8, oss resultados são controlados controladosperiodicamente por meio dos indicadores de desempenho que integram o Painel de Gestão Estratégica (PGE GE) e são monitorados periodicamente por meio dos seguintes instrumentos de gestão:

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•

• •

Reuniões de Trabalho: realizadas semanalmente. Contamcom a participação do Presidente, Diretor-Geral, Secretária-Geral da Presidência, Diretor da Secretaria de Tecnologia da Informação, Diretor da Secretaria de Gestão de Pessoas, Diretora da Secretaria Administrativa e Assessor de Planejamento e Gestão; Reuniões Temáticas: Sem periodicidade definida, podem ser convocadas pelo coordenador de tema com os respectivos gestores de iniciativas estratégicas; e Reuniões de Análise da Estratégia: realizadas trimestralmente. Contam com a participação de todos os membros do Sistema de Gestão do Planejamento (Presidente do Tribunal, coordenadores de temas e gestores de iniciativas estratégicas).

Os gráficos a seguir ilustram os dois tipos de RAEs utilizadas pelo TRT8: 1) com ênfase no desempenho das metas; e 2) com ênfase no desempenho das iniciativas.

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GRÁFICO IX GRÁFICOS DE CONTROLE. REUNIÃO DE ANÁLISE DA ESTRATÉGIA

Fonte: RAE com ênfase no desempenho das metas (Assessoria (Assessoria de Planejamento e Gestão) Gestão

Fonte: RAE com ênfase no desempenho das iniciativas (Assessoria de Planejamento e Gestão)

O monitoramento da execução da estratégia é feito por meio do software livre Geplanes (geplanes.trt8.jus.br). O gráfico a seguir ilustra o painel de controle do sistema.

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GRÁFICO X PAINEL DE CONTROLE

Fonte Sistema Geplanes. Assessoria de Planejamento e Gestão Fonte:

Em atenção ao valor institucional da transparência, transparência, o desempenho das metas do planejamento estratégico pode ser acompanhado por qualquer cidadão no endereço http://geplanes.trt8.jus.br, bastando informar o login: login trt8 e a senha tribunal.

4.3.3 Ação corretiva Ao final de cada exercício, é elaborado um Relatório de Análise Crítica do Desempenho da a Gestão, Gestão que subsidia as reuniões de aprendizado.

AGIR

CONTROLAR

PLANEJAR

EXECUTAR

Caso haja necessidade de alterações na estratégia após a reunião de aprendizado, o ciclo de melhoria contínua da gestão passa a envolver novamente a etapa de planejamento (formulação e tradução da estratégia), para garantir que os elementos do BSC estejam sempre aderentes à estratégia.

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5 ALINHAMENTO ORGANIZACIONAL “Ser reconhecido como um dos melhores tribunais para se trabalhar e de melhores resultados.”

VISÃO DE FUTURO DO TRT8.

5.1

Visão Geral

É o alinhamento de todas as unidades e pessoas, em todos os níveis hierárquicos, com relação à missão, à visão de futuro, aos objetivos estratégicos e às metas, além das atribuições institucionais, desdobramentos e monitoramento do desempenho. De acordo com os princípios das organizaçõs orientadas à estratégia, significa colocar todos os componentes da organização voltados na direção apontada pela estratégia, transformando-a em tarefa de todos.

Com o alinhamento pretende-se que todos os envolvidos tenham uma noção mais precisa do impacto de suas responsabilidades e do seu trabalho para o alcance dos objetivos que temos em comum. E que cada uma das partes da estrutura contribua de forma que todas as unidades estejam alinhadas e conectadas umas às outras, criando convergência entre elas. Esse envolvimento é primordial para a efetiva execução da estratégia organizacional.

No caso do TRT da 8ª Região, o alinhamento organizacional está relacionado à meta institucional nº 20: Alinhar 100% das unidades administrativas e judiciárias à estratégia institucional, até dezembro de 2013. Conforme ilustrado no gráfico a seguir, o desdobramento da estratégia organizacional do TRT8 ocorre por meio do BSC ou de Planos de Contribuição.

GRÁFICO XI ALINHAMENTO ORGANIZACIONAL

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Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

5.2

Desdobramento esdobramento da estratégia no TRT8

O desdobramento da estratégia para as áreas do TRT8 obedece à seguinte priorização: • • • •

Tecnologia da Informação, em cumprimento à Resolução de n. 99/2009 do Conselho Nacional de Justiça, utilizando o BSC,, conforme ANEXO I; Comunicação Social, utilizando o BSC,, conforme gráfico ANEXO II; Gestão de Pessoas, utilizando o BSC (em desenvolvimento); Demais unidades de apoio judiciário e administrativo, utilizando util Planos de de Contribuição, Contribuição conforme modelos constantes dos Anexo III II e IV.

5.2.1 Plano de Contribuição O plano de contribuição é uma ferramenta que permite visualizar e identificar, de forma clara e direta, as iniciativas que as unidades buscarão desenvolver para o alcance dos objetivos estratégicos. O gráfico a seguir ilustra exemplo de plano de contribuição ão de uma Vara do Trabalho.

GRÁFICO XII EXEMPLO DE PLANO DE CONTRIBUIÇÃO. VARA DO TRABALHO

Fonte: Assessoria de Planejamento e Gestão do TRT8.

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As melhorias esperadas com a elaboração de planos de contribuição vêm ao encontro dos resultados definidos nas metas institucionais e nacionais, pois se pretende racionalizar as tarefas, evitando retrabalhos e melhorando a qualidade de vida no ambiente de trabalho, além de reduzir o custo e o tempo despendidos durante a tramitação dos processos nas unidades de apoio judiciário e administrativo.

A Assessoria de Planejamento e Gestão é a unidade responsável por auxiliar as unidades interessadas na elaboração dos respectivos planos de contribuição. As demandas nesse sentido podem ser encaminhadas para apg@trt8.jus.br, fone: 914008-7030.

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ANEXO I MAPA ESTRATÉGICO DA TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO

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ANEXO II MAPA ESTRATÉGICO DA COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL

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ANEXO III MODELO PREENCHIDO DE PLANO DE CONTRIBUIÇÃO

Objetivos Estratégicos

Objetivos de Contribuição

1. Elevar a quantidade de processos devolvidos

Racionalizar e simplificar os procedimentos de modo a tornar efetiva a execução

2. Reduzir o saldo de processos pendentes para o próximo período

3. Padronizar procedimentos

4. Contribuir para a celeridade processual Criar e implementar política de gestão de pessoas fundamentada nos princípios constitucionais, com ênfase na dignidade da pessoa humana

5. Promover o aperfeiçoament o técnico

Indicadores

Quantidade de processos devolvidos por distribuição, vinculação, redistribuição ou revisão

Saldo pendente

Quantidade de rotinas padronizadas

Prazo de lavratura dos acórdãos Acórdãos líquidos Alcance da Capacitação Interna

2011

Metas 2012

2013

100%+1

100%+1

100%+1

0%

0%

0%

0

10

10

8 dias, após o julgamento -

Horas de Treinamento por Servidor

Em Azul – Objetivos cruciais ou crucialmente importantes.

100%

100%

Iniciativas Teletrabalho, com estabelecimento de cotas semanais de produtividade por servidor Google Docs, para elaboração colaborativa do voto Google Search Desktop ou Copernic Search Desktop para agilizar a pesquisa de precedentes Súmulas do TRT8 como primeiro item da análise de precedentes LEXML, para pesquisa avançada de jurisprudência Check list de todas as precauções que devem ser tomadas para que cada tarefa seja realizada nos prazos estabelecidos Na triagem atualmente realizada, direcionar os processos de maior complexidade para os servidores com maior experiência nas respectivas matérias; Vademecum do Gabinete para manter a coerência interna da jurisprudência do Gabinete e o estilo redacional Manual de Procedimentos Operacionais Padrão do Gabinete Reuniões jurídicas periódicas, voltadas para o aprofundamento das questões recém-debatidas na Turma/Pleno.

Correlação direta com as iniciativas dos objetivos de contribuição 1, 2 e 3 Juriscalc

100%

Cursos de qualificação do Plano Anual de Capacitação 40h

Resp.

Prazo

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ANEXO IV MATRIZ DE CONTROLE DE OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO – Matriz de Controle Unidade:

Objetivo Estratégico:

Objetivo de Contribuição:

Indicador: Meta: Medição Atual (Linha de base): Freqüência de medição: Fonte de dados: Responsável pela medição: Ação Sugerida: Meta: Prazo de realização: (meses ou semanas) Início: (mm/aa) Freqüência de acompanhamento: Responsável: