Manual de Racionalização de Processos do TRT8 by Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região

ANEXO I da PORTARIA GP Nº 1316/2013

COLEÇÃO MANUAIS DE GESTÃO Volume II• Manual Vermelho: Gestão de Processos •Belém•2013

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO SECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA ANEXO I DA PORTARIA GP Nº 1316/2013

MANUAL DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região Guia de referência para a racionalização e padronização de rotinas de trabalho do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região COLEÇÃO MANUAIS DE GESTÃO Volume III • Manual Vermelho: Gestão de Processos • Belém • 2013 TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO – PARÁ E AMAPÁ Tv. D. Pedro I, 746 – Umarizal – CEP 66050-100 – Belém-PA Fone: (91) 4008-7000 Internet: www.trt8.jus.br

2013 Belém (PA)

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SUMÁRIO

APRESENTAÇÃO

CONCEITOS BÁSICOS

A METODOLOGIA DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS DO TRT8

ANEXOS

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1 APRESENTAÇÃO Assegurar o acesso à Justiça, de forma efetiva, na composição dos conflitos decorrentes das relações de trabalho. MISSÃO INSTITUCIONAL DO TRT8

O Manual de Racionalização de Processo (MRP), que dá continuidade à coleção Manuais de Gestão, foi concebido como um instrumento de apoio e orientação para consolidar a gestão estratégica e a melhoria contínua de processos de trabalho no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região (TRT8). A implantação desse modelo de trabalho constitui iniciativa do planejamento estratégico do TRT8, vinculada às metas institucionais de nº 10 e 11, que consistem, respectivamente, em reduzir em 25% o prazo médio do processo administrativo e em reduzir em 20% o custo do processo administrativo, até dezembro de 2013. É importante ressaltar que as orientações e diretrizes apresentadas neste documento tem como objetivo principal criar uma linguagem comum da gestão de processos neste Tribunal. Desse modo, esta primeira versão do manual dá um enfoque maior à simplificação e à padronização de métodos de trabalho, visando contribuir de forma direta para o atingimento das metas institucionais da organização.

ODETE DE ALMEIDA ALVES Presidente

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2 CONCEITOS BÁSICOS 2.1

O que é um processo?

Também conhecido como processo de trabalho, é um conjunto de atividades afins executadas de forma sequencial, iniciando com um insumo (entrada), sobre o qual são realizadas ações que o transformarão em produto ou informação (saída/objetivo).

2.2

O que é um Macroprocesso?

É um conjunto de processos executados de forma ordenada, em uma ou mais unidades, para realização de objetivos e metas de uma organização. O TRT8 possui dois grandes macroprocessos, aprovados por meio da Portaria GP nº 858/2013: o macroprocesso finalístico Prestação Jurisdicional Trabalhista e o macroprocesso de apoio Planejamento e Gestão.

2.3

Qual a diferença entre processo e projeto?

Processo faz parte da rotina, repetindo-se de maneira recorrente dentro de uma organização. Representa o movimento organizacional para a geração e entrega de valor. Projeto, por outro lado, é uma atividade não rotineira, que possui uma sequência lógica de eventos, com início, meio e fim definidos de forma clara, destinada a criar um produto ou serviço novo, possuindo parâmetros predefinidos de tempo, custo, equipe e qualidade.

2.4

O que é um processo estratégico?

Entende-se por um processo estratégico aquele que impacta diretamente a estratégia institucional estabelecida. Como exemplo de processo estratégico em nosso Tribunal, podemos citar o processo de gerenciamento do orçamento, que deverá ser constantemente aprimorado com foco no alcance das Metas Institucionais nrs. 29, 30 e 31 do Planejamento Estratégico do TRT da 8ª Região 2009/2013. META 29 - Alcançar 100% de aplicação dos recursos orçamentários ao final de cada exercício. META 30 - Alcançar 100% de aplicação dos recursos orçamentários estratégicos ao final de cada exercício.

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META 31 - Alcançar 100% de aplicação dos recursos orçamentários destinados à assistência judiciária gratuita.

2.5

O que são Subprocessos?

São subsistemas que compõem determinado processo. Da mesma forma que um processo, o subprocesso recebe uma entrada de determinado fornecedor, execute uma ação, agregando valor à entrada, e gere uma saída para o cliente interno ou externo. O subprocesso é detalhado em atividade.

2.6

O que é uma Atividade? É o conjunto de ações coordenadas que compõem um subprocesso.

2.7

O que é uma Tarefa?

Tarefa é uma atividade atômica (singular), geralmente executada por uma única pessoa, equipamento ou sistema.

2.8

Hierarquia de processos

Para a consecução de cada tipo de processo da organização, é necessária a articulação de diversas ações que podem se desdobrar na execução de subprocessos, atividades e tarefas. Diante disso, pode-se dizer que existe uma hierarquia entre processos, conforme demonstrado a seguir:     

Macroprocesso Processo Subprocesso Atividades Tarefas

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FIGURA 01 HIERARQUIA DE PROCESSOS

2.9

Gestão de processos x Gestão por processos

Essas duas expressões, apesar de muito parecidas, tem significados bem distintos. O texto abaixo, adaptado do livro “Gestão Por Processos – uma abordagem da moderda administração – 2ª edição revista e atualizada”, mostra essa diferença. “O entendimento mais comum para o termo gestão de processos é o da engenharia operacional. As origens do termo gestão de processo são de meados do século XVIII, no início da Revolução Industrial, por intermédio da divisão do trabalho em atividades sequenciais, objetivando sua mecanização. Dessa forma, o termo gestão de processos continua sendo muito utilizado, ainda hoje, pelos profissionais da área de pesquisa operacional para o estudo de operações fabris, pelos que atuam na automação de fluxos de trabalho (workflow), dentre outros. A gestão de processos se apresenta com uma abrangência mais restrita em comparação com a gestão por processos; esta, uma abordagem administrativa que promove o envolvimento de toda uma organização, aquela, um estilo de gerenciar processos. A Abordagem por processos expressa que quando as atividades e os recursos envolvidos em sua execução são gerenciados em forma de processo, propicia-se mais eficiência para o alcance de um resultado desejado.

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Em síntese, o valor semântico que se atribui na abordagem administrativa da gestão por processos é de prioridade, foco, desenvolvimento do processo de negócio e, por essa razão, utiliza-se a expressão por processos.

2.10 O que é um gestor de processos? No TRT8, o Gestor de Processos é um servidor ou um magistrado, designado, pelo gestor da unidade administrativa ou pelo Órgão a que se encontra vinculado, para gerenciar a execução de um Processo Organizacional Padronizado (POP).

2.11 O que é um Escritório de Processos? Um Escritório de Processos é uma estrutura organizacional que administra a metodologia utilizada para o gerenciamento de processos. Funciona como coordenador e gestor de conformidade de processos de trabalho e como fonte de conselho e direcionamento.

2.12 Ciclo de Gerenciamento de Processos – Baseado no Guia CBOK© O ciclo de Gerenciamento de Processos compreende as fases que visam garantir a eficácia na implantação e execução de uma estratégia. As fases são divididas em: análise, desenho e modelagem, implementação, gerenciamento do desempenho e refinamento.

2.13 O que se entende por análise de processos de trabalho? Análise é o primeiro passo no estabelecimento de um novo processo ou atualização de processos existentes. A partir da elaboração da estratégia, a organização deve identificar os seus processos críticos e gerenciá-los com base em um enfoque sistêmico, integrador e otimizador. Em síntese, são estes os seguintes pontos a serem considerados na seleção de processos críticos: relação com a estratégia organizacional e objetivos estratégicos, identificação dos processos de apoio que mais contribuem para o alcance dos objetivos da organização, potencial de melhoria econômico-financeira para o sistema como um todo, importância interna e externa do processo, bem como dificuldade para introdução de mudanças. A análise de processos pode ser realizada por meio de várias técnicas e metodologias, como brainstorming, grupo focal , entrevista, cenários, entre outras.

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3 A METODOLOGIA DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSOS DO TRT8 3.1

Objetivos

Esta metodologia tem como objetivo definir uma linguagem padrozinada para a racionalização de processos no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região, envolvendo procedimentos que serão utilizados pelo TRT8 mapear, descrever e propor melhorias em seus processos de trabalho, partindo da premissa de que toda organização possui um cadeia de valor na entrega de resultados, estruturada em macroprocessos e processos que norteiam toda a atuação institucional. Para cumprir com este objetivo, foi definido um conjunto de prodecimentos que buscam detalhar as ações e documentos que serão adotados no registro e melhoria contínua de processos organizacionais existentes, bem como na formulação de um novo processo de trabalho. Dessa forma, serão adotados instrumentos capazes de: a) Definir as etapas que serão seguidas na racionalização dos processos organizacionais do TRT8; b) Definir documentos utilizados na metodologia; e c) Racionalizar e padronizar serviços. Na concepção da Metodologia de Racionalização de Processos Organizacionais do TRT8, buscou-se atender aos princícios de abordagem por processos propostos no BPM CBOK1, que reúne as melhores práticas no gerenciamento de processos de trabalho em organizações orientadas por processos.

3.2

Cadeia de valor e macroprocessos do TRT da 8ª Região

A cadeia de valor de uma organização pública designa uma série de atividades relacionadas que são desenvolvidas para satisfazer as necessidades da sociedade. Em uma visão sistêmica da organização, cada elo dessa cadeia de atividades está ligado ao elo seguinte. A cadeia de valor a seguir demonstra as atividades desempenhadas pelo TRT da 8ª Região em alto nível.

Business Process Management Common Body of Knowledge, em português Corpo Comum de Conhecimentos em Gerenciamento de Processos de Negócio (BPM CBOK®). O BPM CBOK® é um guia de referência para o gerenciamento de processos a nível mundial, reunindo as melhoras práticas em gerenciamento de processos, bem como quais etapas devem cumpridas para um gerenciamento ideal.

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FIGURA 02 CADEIA DA VALOR TRT8 PRESTAÇÃO JURISDICIONAL TRABALHISTA AUTUAÇÃO

CONCILIAÇÃO

RECURSO

EXECUÇÃO

BAIXA

PLANEJAMENTO E GESTÃO Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

O macroprocesso finalístico Prestação Jurisdicional Trabalhista e o macroprocesso de apoio Planejamento e Gestão estruturam a cadeia de valor do Tribunal e envolvem várias funções. A visão sistêmica da cadeia de valores e das funções e interrelações de seus componentes permitem: • • • • •

Identificar a importância relativa entre os processos da organização; Identificar interfaces para a integração entre os processos; Fornecer suporte para análises acerca da estrutura organizacional do TRT8; Subsidiar a formulação de indicadores de desempenho; Priorizar projetos de melhoria e, com isso, subsidiar decisões da administração do Tribunal em relação ao direcionamento de investimentos, principalmente no que diz respeito a sistemas informatizados para gerenciamento e controle.

As tabelas abaixo estabelecem a codificação padrão e descrevem a finalidade dos processos relacionado a esses macroprocessos. TABELA 01 Macroprocesso PRESTAÇÃO JURISDICIONAL TRABALHISTA (finalístico) Processo Autuação, distribuição e notificaçao Conciliaçao, instrução e decisão Recursos Execução

Finalidade Promover a autuaçao, distribuiçao e notificaçao ao reu do processo judicial. Conciliar o processo ou, frustrada a conciliaçao, instruir, decidir e liquidar a decisao. Promover a autuaçao, remessa ao Ministerio Publico do Trabalho - quando a lei assim determinar - distribuiçao, conciliaçao, exame e decisao dos recursos. Promover a citaçao do reu, para que cumpra a obrigaçao ou, se nao cumprir,

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Baixa

promover a execuçao forçada ou conciliar, para garantir a efetividade do processo. Arquivar definitivamente o processo, encaminha-lo ao juizo competente ou retorná-lo à origem. Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

TABELA 02 Macroprocesso PLANEJAMENTO E GESTÃO (apoio) Processo Gestão de Pessoas Gestão da Tecnologia da Informação Gestão da Infraestrutura Gestão Orçamentária e Financeira Gestão de Processos Gestão da Comunicação Gestão de Aquisição de Bens e Serviços Gestão de Projetos Gestão Estratégica

Finalidade Consolidar o modelo de gestão por competências, melhorar a qualidade de vida no trabalho (QVT) e aperfeiçoar a administração de pessoal. Disponibilizar soluções informatizadas eficientes, com infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais, com foco na permanente integração dos sistemas corporativos. Garantir uma infraestrutura física apropriada, com serviços de conservação, manutenção, segurança e transporte satisfatórios. Elaborar propostas de Plano Plurianual (PPA) e Orçamento-Programa Anual (OPA) alinhadas ao plano estratégico. Coordenar a implantação da cultura de processos, promover a melhoria e inovação organizacional e normatizar os esforços de melhoria dos processos. Aprimorar a comunicação com os públicos interno e externo Garantir a idoneidade nas compras e contratos, adquirindo bens e serviços sustentáveis e de qualidade. Apoiar e orientar o Tribunal na gestão dos projetos estratégicos Acompanhar e avaliar a elaboração, implantação e implementação das iniciativas do plano estratégico Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

Todos os processos organizacionais do TRT8 são identificados na cadeia de valor e nos macroprocessos definidos. Partindo desse ponto, a instituição pode identificar as prioridades de atuação e reunir esforços para a racionalização de processos que agreguem valor de forma mais direta ao míster organizacional. A seguir, serão detalhadas as etapas de como efetuar a racionalização de processos que é objeto desta metodologia.

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3.3

Visão geral da metodologia

O Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região, com o apoio de uma consultoria especializada na área de gestão de processos, desenvolveu sua metodologia de racionalização de processos organizacionais com base nas seguintes etapas:

FIGURA 03 ETAPAS DA METODOLOGIA

Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

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3.4

Aplicação

Esta metodologia se aplica a todas as unidades administrativas e órgãos do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região.

3.5

Etapas da Metodologia

I. Identificar a necessidade de racionalizar processos de trabalho Nesta primeira fase, busca-se identificar os eventos que evidenciam a necessidade de se racionalizar processos organizacionais. Dessa forma, avalia-se as demandas por melhorias em processos levando em conta os seguintes fatores:  Grande número de servidores abrangidos;  Possibilidade de riscos para instituição, independente da quantidade de envolvidos, tais como: riscos estratégicos, operacionais, legais, financeiros e de Imagem;  Necessidade de regulamentar deliberação emanada da gestão superior;  Necessidade de regulamentar, no âmbito interno, assuntos da legislação vigente no país;  Implantação ou alteração de sistemas informatizados. A racionalização de processos de trabalho do TRT8 poderá ser demandada por qualquer servidor ou magistrado do Tribunal, por meio do formulário Sugestão de Racionalização de Processo, contante do Anexo I.

Análise de viabilidade

A unidade responsável, após recebida a proposta de racionalização de processo, prosseguirá com a análise de viabilidade de desenvolvimento do processo organizacional padronizado. Em seguida, registrará a sua decisão no formulário Sugestão de Racionalização de Processos ou em documento a parte, dando-se ciência aos interessados.

Priorização dos trabalhos de racionalização de processos

Conforme a necessidade, o Escritório de Processos avaliará as demandas por racionalização de processos e as classificará por ordem de prioridade. Essa priorização será feita com o apoio da Matriz GUT (sigla que resume as palavras Gravidade, Urgência e Tendência). Essa ferramenta é muito utilizada por organizações para identificar os problemas que devem ser atacados pela gestão, bem como para proirizar certas atividades que devem ser realizadas e/ou desenvolvidas, em situações como: desenvolvimento de projetos, tomada de decisões, estratégias etc.

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FIGURA 04 MATRIZ GUT PROCESSO

GRAVIDADE G

URGÊNCIA U

TENDÊNCIA T

PONTOS

Cor dos adesivos

Gravidade

Urgência

Tendência

Os prejuízos ou dificuldades são extremamente graves

É necessária uma ação imediata

Os prejuízos ou dificuldades são graves

É necessária uma ação o mais cedo possível

Os prejuízos ou dificuldades não são graves

Não há pressa para agir

Pontos

Se nada for feito, haverá um grande e imediato agravamento do problema Se nada for feito, haverá um agravamento a médio prazo Se nada for feito, não haverá agravamento, podendo até melhorar

II. Planejar o Desenvolvimento das Atividades A partir da aprovação da viabilidade de racionalização de processo e, levando-se em conta a prioridade estabelecida, a unidade responsável deverá adotar os seguintes procedimentos: a) Marcar a data de início de desenvolvimento, em conjunto com o servidor indicado pelo solicitante; b) Definir os demais envolvidos, além do servidor indicado pelo solicitante; c) Agendar reunião com os envolvidos; d) Comunicar aos envolvidos o local e a data da reunião, através de e-mail ou correspondência interna. Nessa primeira reunião serão definidos o Gestor do Processo e o Plano de Racionalização de Processo, utilizando-se o formulário Plano de Racionalização de Processo, constante do Anexo II.

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Em seguida, a unidade responsável pela racionalização divulgará o Plano de Racionalização de Processo para todos os envolvidos no processo.

III. Levantar a situação atual Nessa etapa, a unidade designada para os trabalhos de racionalização levantará informações mais detalhadas sobre a situação atual do processo, respondendo as seguintes perguntas:      

O que é feito? Por que é feito? Por quem é feito? Como é feito? Quando é feito? Qual a legislação vigente sobre o assunto?

Quando se tratar de uma nova rotina de trabalho, deve-se tomar cuidado com dois aspectos no levantamento: 



Quando o novo processo decorre de exigência legal, o levantamento consistirá em consultar a respectiva legislação, a Assessoria Jurídico-Administrativa, a unidade de Controle Interno do TRT8 e os futuros envolvidos com o processo, quando necessário. Quando se tratar de processo novo que independa de legislação, o levantamento consistirá, apenas, em obter dos envolvidos as ideias e sugestões sobre o processo.

O levantamento da situação atual do processo poderá ser feito por meio de uma ou mais das seguintes formas: a) Questionário: esse método é utilizado quando a obtenção de informações sobre a situação atual é feita, exclusivamente, utilizando-se o Formulário Levantamento de Processos, constante do Anexo III, no qual os designados para dar informações efetuam registros sobre a situação atual do processo. Para a efetivação do levantamento por meio de questionário, a unidade responsável pela racionalização do processo executará as seguintes tarefas:

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a.1.

Distribuição dos Formulários  Distribuir o formulário Levantamento de Processos, com orientações sobre o preenchimento, aos servidores selecionados para prestar informações sobre cada processo;  Tirar dúvidas dos servidores;  Informar as datas de devolução;

Nota: A supervisão dos prazos de devolução dos formulários fica a cargo do responsável definido no formulário Plano de Racionalização de Processo.

a.2

Recolhimento dos Formulários Preenchidos     

Recolher os formulários na data marcada; Analisar as informações contidas nos mesmos; Registrar no verso do formulário ou em folhas soltas, devidamente identificadas, as observações sobre informações que julgar inconsistentes ou omitidas pelo colaborador. Assinar o formulário. Encaminhar ao gestor do processo para fins de validação e posterior devolução, conforme prazo definido no Plano de Racionalização do Processo.

b) Entrevista: essa abordagem deve ocorrer quando as informações registradas no formulário forem insuficientes ou houver indícios de inconsistências. Nessa entrevista o servidor designado para dar informações deve explicar ao entrevistador todas as tarefas envolvidas no processo. c) Observação em serviço: quando houver a necessidade de mais exatidão na descrição dos passos do processo, o responsável pelo levantamento observará, in loco, a execução do processo, e fará as anotações pertinentes. Nota 1: Nos levantamentos em forma de Entrevista e Observação em Serviço será utilizado como base o formulário Levantamento de Processo; Nota 2: Paralelamente ao levantamento da situação atual, será feita uma coleta de sugestões sobre as atividades abrangidas pelo processo. Para essa coleta, utilizar-se-á o formulário Sugestões de Melhoria de Processo, conforme Anexo IV.

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IV. Analisar a situação atual Esta etapa será executada conforme estabelecido no Plano de Racionalização de Processo (Anexo II), tanto no que se refere aos executantes quanto aos prazos, e devem ser realizadas as seguintes atividades: a) Analisar todo material levantado na etapa anterior, compreendendo:  Levantamento da situação atual  Sugestões de melhoria de processos b) Esclarecer dúvidas junto aos envolvidos; c) Estabelecer a abrangência do processo (setorial ou multisetorial) dentro da estrutura organizacional do TRT8; d) Elaborar o diagrama da situação atual do processo, caso o julgue necessário para fins de melhor clareza e visão sistêmica do processo em análise. A seguir, demonstra-se dois exemplos de diagramas utilizados nesta metodologia: fluxograma e mapa mental. FIGURA 05 EXEMPLO DE FLUXOGRAMA

Fonte: http://www.baixaki.com.br/download/dynamic-draw.htm

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FIGURA 06 EXEMPLO DE MAPA MENTAL DE FLUXO DE PROCESSO

Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

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V. Discutir propostas de novo método de trabalho Esta etapa consiste na realização de uma reunião com todos os servidores envolvidos na operacionalização do processo, ocasião em que serão levadas à discussão as sugestões apresentadas na etapa anterior e as propostas de melhoria para o novo POP, tanto as elaboradas pela área técnica responsável pela condução dos trabalhos, como as dos participantes envolvidos nas rotinas em discussão. Nessa reunião o responsável pela condução dos trabalhos apresentará um fluxograma ou mapa mental do processo. O objetivo de se apresentar esse diagrama é mostrar o fluxo das tarefas, as entradas, as saídas, pontos críticos do processo que necessitem de melhorias, possibilidades de automação, além da visão sistêmica das interações entre as unidades por onde o processo tramita. No decorrer das discussões, deve-se fazer o registro, em meio digital, das sugestões dos participantes e das decisões tomadas. Quando possível, esses registros podem ser feitos no próprio diagrama durante a apresentação, onde o mesmo servirá de ata da reunião. Neste caso, é imprescindível deixar anotado a identificação dos participantes, data, hora e deliberações. Nota: Anteriormente à data marcada para reunião, é importante distribuir aos convidados uma cópia da minuta do mapeamento da situação atual e do(s) formulário(s) de sugestões apresentados até o momento.

VI. Elaborar proposta de POP Nesta fase, a unidade responsável pela condução dos trabalhos elaborará um POP do processo em análise, obedecendo aos padrões estabelecidos no formulário Procedimento Organizacional Padronizado (POP), constante do Anexo V .

VII. Aprovar proposta a nível operacional e gerencial Após elaborado o POP, submete-se todos os documentos de racionalização que compõem o processo à análise dos envolvidos na operacionalização e gerenciamento, para que validem ou apresentem mais sugestões de melhoria para o processo em estudo, quais sejam:    

Formulário Sugestão de Racionalização de Processo; Formulário Plano de Racionalização de Processo; Formulário Sugestão de Melhoria de Processo; O fluxograma ou o mapa mental da situação, conforme o caso;

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

 

Ata das Reuniões, podendo ser substituída pelos diagramas apresentados contendo informações sobre o que ocorreu durante as discussões, tais como: a identificação dos participantes, data, hora, deliberações, dentre outras informações que julgar relevantes. Proposta de novo POP; Minuta do Plano de Implantação do Processo, para fins de definição dos responsáveis e prazos para execução das etapas de implantação, com base no Formulário Plano de Implantação de Processo, constante do Anexo VII

Esses documentos devem ser reunidos em um processo administrativo (físico ou virtual, conforme o caso) e entregues ao gestor do processo para apreciação e discussão com os demais servidores que participam das rotinas em análise. Após essa análise, o gestor devolverá o processo administrativo à unidade responsável pela condução dos trabalhos para as providências cabíveis. Havendo necessidade, realizar-se-á uma reunião, a nível gerencial, para fins de preenchimento do Plano de Implantação do Processo. Em seguida, a unidade responsável pela condução dos trabalhos adotará os seguintes procedimentos: a) Analisar novas sugestões apresentadas; b) Redigir nova versão dos documentos de racionalização, inserindo as sugestões aprovadas; c) Elaborar ajustes necessários no Plano de Implantação do Processo. Em síntese, esta etapa se realiza conforme diagrama seguinte: FIGURA 07 MAPA MENTAL RESUMO – ETAPA VII

Fonte: Secretaria de Gestão Estratégica/TRT8

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VIII. Aprovar a nível de direção superior Nesta etapa, encaminha-se, para aprovação da Diretoria-Geral ou da Presidência, conforme o caso, todos os documentos de racionalização listados na etapa anterior. À Direção Superior caberá: a) Analisar os documentos de racionalização que compõem o processo e o Plano de Implantação do Processo; b) Determinar alterações se for o caso; d) Submeter, ao Tribunal Pleno, propostas de alteração de regulamentação interna; d) Aprovar, através de portaria, os documentos de racionalização que compõem o processo e o Plano de Implantação do Processo; e e) Devolver à unidade de racionalização a minuta dos documentos de racionalização que compõem o processo, o Plano de Implantação do Processo e a respectiva portaria, após aprovação. Nota: A Seção de Inovação prestará assessoria às áreas interessadas em relação à edição final dos documentos de racionalização do processo, de acordo com os padrões estabelecidos nesta metodologia.

IX. Implantar Esta etapa consiste em executar todas as ações previstas no Plano de Implantação do Processo aprovado pela autoridade superior.

X. Divulgar Consiste na realização das seguintes atividades, previstas no plano de implantação: a) Disponibilizar o POP na intranet e no Portal TRT8; b) Informar aos envolvidos, através de e-mail ou outro meio de comunicação interna, o seguinte:  Da aprovação e publicação do documento;  Data de vigência do respectivo POP;  Formas de acesso ao POP;  Quem é o Gestor do Processo;  Contatos para esclarecimentos.

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XI. Gerenciar o Processo Caberá ao Gestor do Processo cumprir e fazer com que sejam cumpridos todos os procedimentos contidos no POP. Além disso, para desempenhar satisfatoriamente a função de Gestor do Processo, o responsável deverá cumprir os seguintes requisitos: a) b) c) d)

Entender todo o processo; Provocar mudanças no método quando for necessário; Formar a equipe de gestão do processo, quando necessário; Assegurar que o processo funcione numa situação controlada de desempenho previsível; e) Identificar os requisitos dos clientes do processo; f) Definir, na medida do possível, as necessidades mensuráveis dos clientes; g) Definir ou colaborar na definição de indicadores de desempenho do processo; h) Monitorar o desempenho do processo; i) Identificar oportunidades de melhoria e provocá-las; j) Assegurar que todos os aspectos de gestão e melhoria do processo sejam cumpridos, inclusive em relação à alocação de recursos para sua execução; l) Garantir que todos os envolvidos na operacionalização do processo tenham uma mesma compreensão do seu funcionamento.

3.6

Revisão e alteração de processos

Sempre que for identificada a necessidade de revisar ou de alterar processos, deverão ser observados os todos os procedimentos previstos nesta metodologia. No entanto, quando prescindível ou inviável a execução de alguma das etapas relacionadas no item 3.2, este fato deverá ser registrado, com a devida justificativa, no formulário Planejamento de Desenvolvimento de POP. Após a revisão, a nova versão será publicada e distribuída aos usuários, sendo que as versões antigas deverão ser recolhidas e arquivadas em meio eletrônico, mantendo-se uma cópia na Seção de Inovação.

3.7

Cancelamento de documentos

O cancelamento de documentos de racionalização de processos só poderá ser realizado pela autoridade que aprovou o documento ou autoridade superior, após apreciação de requerimento ou de ofício, conforme o caso.

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Havendo o cancelamento de documentos de racionalização de processos caberá, conjuntamente, à Seção de Inovação e ao Gestor do Processo, a adoção de procedimentos necessários para a sua efetivação, promovendo a divulgação e a gestão de processos e subprocessos relacionados.

3.8

Considerações finais

A Seção de Inovação, unidade vinculada à Secretaria de Gestão Estratégica, é a responsável por atualizar os documentos padronizados da Metodologia de Racionalização de Processos do TRT8, assim como elaborar outros modelos básicos. As versões atualizadas desses documentos estão disponíveis no Portal do TRT da 8ª Região, no endereço: www.trt8.jus.br, menu Planejamento Estratégico/Manuais de Gestão.

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ANEXOS ANEXO I – Formulário Sugestão de Racionalização de Processo Data SUGESTÃO DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSO

dd/mmm/aaaa

TRT 8ª Região

Unidade ou Órgão solicitante xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Solicitante Cargo/Função: xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Nome: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Processo de Trabalho Informar a rotina de trabalho que se pretende racionalizar. Exemplo: Controle de entrada e saída de pessoas nas dependências do prédio sede do TRT da 8ª Região

Áreas Envolvidas Registrar todas as unidades padronização do método.

e/ou

órgãos

Tribunal

envolvidos

Exemplo: Secretaria Administrativa; Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas;

Descrição Detalhada do Processo Detalhar toda a rotina (passo a passo) do processo, da forma como é executada atualmente, com os seus respectivos responsáveis, conforme modelo de tabela abaixo: TAREFAS

RESPONSÁVEL

ELABORAR O PPL CONFORME MODELO PADRÃO DISPONIBILIZAR O PPL À COMISSÃO MULTIDISCIPLINAR DESIGNADA PELA PRESIDÊNCIA, AO SEFO E À SA POR MEIO DA

REQUISITANTE

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO SECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA ANEXO I DA PORTARIA GP Nº 1316/2013 FERRAMENTA GOOGLE DOCS VERIFICAR SE HÁ INCONSISTÊNCIAS SE SIM, COMUNICAR AO REQUISITANTE PARA SANEAMENTO; REGISTRAR INFORMAÇÃO EM ARQUIVO PRÓPRIO DE CONTROLE DE VERSÕES

COMISSÃO MULTIDISCIPLINAR

SE NÃO, DAR FEEDBACK POSITIVO AO REQUISITANTE IMPRIMIR E ASSINAR O PPL COLETAR ASSINATURAS DOS RESPONSÁVEIS APRESENTAR PARECER

PPL

EMITIR PARECER DESPACHO PADRÃO

COMISSÃO

OPINANDO

PARA

PELA

REQUISITANTE FORMALIZAÇÃO

APROVAÇÃO,

CONFORME

...

COMISSÃO ...

Benefícios Esperados: Registrar quais benefícios se pretende alcançar com a padronização da rotina. Exemplos: 1. Mais efeciência no controle de fluxo de pessoas no prédio sede; 2. Economia nos gastos com energia elétrica; 3. Aumento da sensação de segurança no hall do prédio sede do TRT da 8ª Região.

Colaboradores disponíveis para repassar informações Órgão/Unidade

Nome

Cargo/Função

Órgão/Unidade: preencher com a denominação e/ou sigla do órgão ou da unidade administrativa de lotação do colaborador que estará disponível para repassar informações sobre o processo; Nome: registrar o nome do colaborador que estará disponível para repassar informações sobre o processo;

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO SECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA ANEXO I DA PORTARIA GP Nº 1316/2013 Cargo/Função: cargo e função do colaborador que estará disponível para repassar informações sobre o processo;

Data e assinatura Data e assinatura do solicitante.

Visto (do gestor da unidade ou do órgão demandante) De acordo. Encaminhe-se à _____________________, para apreciação. Belém. __ de ________ de ____. _______________________________

Nota: Esse formulário, após preenchido e assinado pelo solicitante e pelo gestor da unidade ou órgão demandante, deverá ser encaminhado à Seção de Inovação ou à unidade de racionalização de processos designada, a quem caberá os seguintes procedimentos:  Emitir parecer sobre a sugestão de racionalização do processo operacional;  Emitir parecer, dando-se ciência ao gestor da unidade ou do órgão demandante;  Encaminhar o formulário Sugestão de Racionalização de Processo para a unidade responsável pela racionalização do processo para fins de análise de viabilidade e priorização dos trabalhos.

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ANEXO II – Formulário Plano de Racionalização de Processo Data PLANO DE RACIONALIZAÇÃO DE PROCESSO dd/mmm/aaaa

TRT 8ª Região

Unidade ou Órgão solicitante xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Gestor do Processo Nome: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Cargo/Função: xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Responsável pela Racionalização Nome: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Cargo/Função: xxxxxxxxxxx/xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Processo de Trabalho Informar a rotina de trabalho que se pretende racionalizar. Exemplo: Controle de entrada e saída de pessoas nas dependências do prédio sede do TRT da 8ª Região

Datas previstas Etapas

Atividades

Responsável Início

Levantamento da situação atual

_________________________________ Assinatura do Gestor do Processo _________________________________ Assinatura do Responsável pela Racionalização

Fim

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ANEXO III – Formulário Levantamento de Processos

LEVANTAMENTO DE PROCESSOS TRT 8ª Região Unidade Executante: Titulo do processo: Frequência de Execução: Informações necessárias para iniciar o processo:

Seq.

Descrição do processo passo a passo

Prazo

Documentos utilizados e destino das vias Legislação Vigente sobre o Assunto

Executante

(*): M = Manual, I=Informatizada.

Gerência

Forma (*)

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ANEXO IV – Formulário Sugestão de Melhoria de Processo

SUGESTÕES DE MELHORIA DE PROCESSO TRT 8ª Região Unidade Solicitante: Processo: Seq. Rotina Atual Sugestões de Melhoria e Justificativas Neste espaço, registrar com o a tarefa é executada atualmente, preferencialmente como foi descrita no formulário Levantamento de Processos.

Solicitante

Gestor do Processo

_______________________________ Nome Cargo/Função

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ANEXO V – Formulário Procedimento Organizacional Padronizado (POP) Cabeçalho:

Nº: POPM-SIGLA-99-999 PROCESSO ORGANIZACIONAL PADRONIZADO (POP) Vigência: xxx/9999

TRT 8ª Região

Versão: 1.0

Atividade Específica:

Orientações para preenchimento do cabeçalho do POP: 

Nº: Indentifica-se um POP conforme abaixo:

POPM

SIGLA

999

Número sequencial do documento Código do Processo classificado conforme Tabela Cadeia de valor (vide Anexo VI) Sigla da Unidade/Órgão responsável pelo processo de trabalho Tipo de documento: multisetorial



POPM

Atividade Específica: rotina de trabalho padronizada.

Ex: Processo Licitatório, Adicional de Qualificação, Pagamento de Diárias, etc



Vigência: mês e ano em que o POP foi aprovado.



Versão: a primeira versão do POP será a 1.0. Em seguida, a cada revisão do POP, a versão deverá ser alterada para a subseqüente, da seguinte forma: 1.1, 1.2, 1.3...; OBJETIVO Este campo destina-se ao registro do objetivo do POP

Exemplo: Definir os procedimentos que serão adotados na execução dos processos inerentes às fases internas das licitações realizadas no âmbito do Tribunal Regional do Trabalho da Oitava Região

–

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APLICAÇÃO

Destinado ao registro das áreas ou cargos/funções em que se aplicam as regras e procedimentos estabelecidos no documento. Exemplo: Este POP será aplicado em todas as unidades organizacionais do TRT da 8ª Região envolvidas nos procedimentos licitatórios. III

DEFINIÇÕES (opcional)

Destinado à definição de termos que facilitarão o entendimento do assunto. Exemplos: 3.1 TERMO DE REFERÊNCIA: documento elaborado previamente à instauração do procedimento licitatório onde são definidos o objeto da contratação, de forma precisa e detalhada, a estrutura de custos, os preços praticados no mercado, a forma e prazo para entrega do bem ou realização do serviço contratado, bem como as condições de sua aceitação. 3.2 MAPA MENTAL: técnica gráfica de organização de idéias que, dentre outras vantagens, possibilita a melhoria do planejamento, a otimização dos processos de tomada de decisão e a apresentação de informações de forma lógica e estruturada permitindo uma visão sistêmica da dinâmica dos fluxos de processos. IV

SIGLAS (opcional) Campo destinado a esclarecer as siglas utilizadas no texto do POP; Exemplos:

4.1

TRT8: Tribunal Regional do Trabalho da Oitava Região.

4.2

PB: Projeto Básico

4.3

TR: Termo de Referência

4.4

OD: Ordenador da Despesa

DETALHAMENTO DO PROCESSO Detalhar, em uma tabela ou em texto livre, toda a rotina (passo a passo) do processo, com os seus respectivos responsáveis, conforme exemplos abaixo:

* O campo “FORMA” deve ser preenchido com: I – se a tarefa for realizada com o apoio de algum sistema informatizado, tipo: correio eletrônico, Sistema MENTORH, Sistema TPA, etc; M – se a tarefa for manual, tipo: realizar ligação telefônica, verificações in loco, análises de documentos, coletar assinaturas, liberar entrada, conduzir pessoas, utilização de formulários em papel impresso, livros de protocolo, etc;

TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO SECRETARIA DE GESTÃO ESTRATÉGICA ANEXO I DA PORTARIA GP Nº 1316/2013 P – no caso tabelas, etc.

tarefa

envolver

controles

paralelos

planilhas

eletrônicas,

Obs: Havendo mais de uma forma de realização da rotina, combinar as letras da seguinte maneira: I/P, I/M, M/P/I,..., conforme o caso.

Nota: Caso seja utilizado o texto livre, é imprescindível que seja identificado a forma de execução e o responsável por cada procedimento.

TAREFAS

FORMA*

ELABORAR O PPL CONFORME MODELO PADRÃO

DISPONIBILIZAR O PPL À COMISSÃO MULTIDISCIPLINAR DESIGNADA PELA PRESIDÊNCIA, AO SEFO E À SA POR MEIO DA FERRAMENTA GOOGLE DOCS

EMITIR PARECER OPINANDO PELA APROVAÇÃO, CONFORME DESPACHO PADRÃO

M/I

RESPONSÁVEL

REQUISITANTE

...

COMISSÃO

...

CUIDADOS ESPECIAIS Neste campo, coloca-se em evidência aqueles procedimentos que a unidade responsável ou o executor devem dar uma importância maior, a fim de não prejudicar o bom andamento dos serviços. Exemplos: 1. A Assessoria Jurídico-Administrativa, sempre que possível, padronizará os pareceres que tratem de matérias similares ou idênticas, com vistas à criação de um banco de pareceres jurídicos; 2. Nos despachos e pareceres deverão ser estipulados prazos razoáveis e exeqüíveis para o saneamento de inconsistências. AÇÕES EM CASO DE NÃO CONFORMIDADE Anotar soluções.

chamados

desvios

processo

respectivas

Exemplo: 1. Não havendo cumprimento dos prazos estabelecidos para as diligências, os setores responsáveis deverão justificar nos autos os motivos que deram causa ao atraso ou à ausência do saneamento demandado.

REFERÊNCIAS LEGAIS São as normas que regulamentam as rotinas do POP. Exemplos:

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6.1 RESOLUÇÃO Nº 226/2011 - altera o Regulamento dos Serviços Auxiliares deste Tribunal, para alteração e inclusão de novas atribuições em decorrência das determinações do Tribunal constante dos autos do Processo 1785/2007. 6.2 PORTARIA Nº 244, DE 21 DE MARÇO DE 2005 - estabelece procedimentos e rotinas de serviços de controle de entrada/saída de pessoas, materiais e veículos nas dependências dos prédios da Justiça do Trabalho da 8ª Região, bem como os pertinentes à área de Serviços Gerais, especialidade Segurança e Transporte, para cumprimento por parte dos Técnicos Judiciários, integrantes da área de Serviços Gerais, especialidade Segurança e Transporte, bem como aos empregados da Contratada. 6.3 LEI Nº 8.666/93 - regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. VII

PALAVRAS-CHAVE (opcional)

Fazer registro de uma ou mais palavras que podem facilitar a localização do POP no computador e na intranet. Exemplo: POP SEGURANÇA, SEGURANÇA, POP AUDITORIA, etc. VIII

ANEXOS Destina-se a relacionar os anexos existentes no POP. Exemplos: Anexo 1 – Fluxograma do Processo Anexo 2 – Check List dos procedimentos Anexo 3 – Formulário de Pedido de Diárias Anexo 4 – Formulário de Autorização de Entrada

APROVAÇÃO

A tabela abaixo conterá a forma pela qual o POP foi aprovado, data e função dos responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação. Exemplo:

Elaborado por HAROLDO JOSÉ BRANDÃO DE SOUSA Chefe da Seção de Inovação

Data 09/09/13

Assinatura

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Revisado por THIAGO RODRIGUES REIS

Data

Assinatura

09/09/13

Diretor da SEGES Ciente das Áreas Intervenientes RODOPIANO ROCHA DA SILVA NETO

Data

Assinatura

09/09/13

Diretor-Geral da Secretaria PAULO ANDRÉ PESSOA DA SILVA

09/09/13

Assessor Jurídico-Administrativo Aprovado por ODETE DE ALMEIDA ALVES Presidente

Data 09/09/13

Assinatura

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ANEXO VI – Tabela de Código de Processos Macroprocesso 1: PRESTAÇÃO JURISDICIONAL TRABALHISTA (finalístico) Código Processo Finalidade 11

Autuação, distribuição e notificaçao Conciliaçao, instrução e decisão

Recursos

Execução

Baixa

Promover a autuaçao, distribuiçao e notificaçao ao reu do processo judicial. Conciliar o processo ou, frustrada a conciliaçao, instruir, decidir e liquidar a decisao. Promover a autuaçao, remessa ao Ministerio Publico do Trabalho - quando a lei assim determinar - distribuiçao, conciliaçao, exame e decisao dos recursos. Promover a citaçao do reu, para que cumpra a obrigaçao ou, se nao cumprir, promover a execuçao forçada ou conciliar, para garantir a efetividade do processo. Arquivar definitivamente o processo, encaminha-lo ao juizo competente ou retorná-lo à origem.

Macroprocesso 2: PLANEJAMENTO E GESTÃO (apoio) Código Processo Finalidade Consolidar o modelo de gestão por competências, melhorar a qualidade de vida no trabalho (QVT) e aperfeiçoar a administração de pessoal. Disponibilizar soluções informatizadas eficientes, com infraestrutura apropriada às atividades administrativas e judiciais, com foco na permanente integração dos sistemas corporativos. Garantir uma infraestrutura física apropriada, com serviços de conservação, manutenção, segurança e transporte satisfatórios.

Gestão de Pessoas

Gestão da Tecnologia da Informação

Gestão da Infraestrutura

Gestão Orçamentária e Financeira

Elaborar propostas de Plano Plurianual (PPA) e OrçamentoPrograma Anual (OPA) alinhadas ao plano estratégico.

Gestão de Processos

Coordenar a implantação da cultura de processos, promover a melhoria e inovação organizacional e normatizar os esforços de melhoria dos processos.

Gestão da Comunicação Gestão de Aquisição de Bens e Serviços Gestão de Projetos

Gestão Estratégica

26 27

Aprimorar a comunicação com os públicos interno e externo Garantir a idoneidade nas compras e contratos, adquirindo bens e serviços sustentáveis e de qualidade. Apoiar e orientar o Tribunal na gestão dos projetos estratégicos Acompanhar e avaliar a elaboração, implantação e implementação das iniciativas do plano estratégico

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ANEXO VII – Formulário Plano de Implantação de Processo Data PLANO DE IMPLANTAÇÃO

dd/mmm/aaaa

TRT 8ª Região Processo Padronizado: informar a rotina de trabalho racionalizada a ser implantada. Exemplo: Adicional de Qualificação ETAPA

ATIVIDADES

Exemplo: Exemplo: Implementar no Implementação MENTORH a obrigatoriedade de novas de validação para efeito de funcionalidade AQ. s no MENTORH

_________________________ Gestor da Unidade - 1 (Cargo/Função) ___________________________________ Responsável pelos trabalhos de racionalização _____________________________ Diretor-Geral

UNIDADE RESPONSÁVEL

DATAS PREVISTAS

Início

Fim

Unidade - 1

dd/mm/aa