PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO PORTARIA GP Nº 1.176, DE 21 DE OUTUBRO DE 2013 A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA OITAVA REGIÃO, no uso de suas atribuições legais e regimentais, e CONSIDERANDO ser obrigação do Presidente do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região cumprir as Resoluções aprovadas no Tribunal Pleno; CONSIDERANDO o que consta da Resolução n.º 70, de 18 de março de 2009, do Conselho Nacional de Justiça, que dispõe sobre o Planejamento e a Gestão Estratégica do Poder Judiciário; CONSIDERANDO o que consta da Resolução TRT8ª nº 13, de 31 de janeiro de 2013, que dispõe sobre o Planejamento Estratégico Institucional da Justiça do Trabalho da 8ª Região; CONSIDERANDO que a meta 20 do Planejamento Estratégico Institucional determina que 100% das unidades administrativas e judiciárias sejam alinhadas à estratégia institucional, até dezembro de 2013;
CONSIDERANDO os resultados da Oficina de Alinhamento Estratégico da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria, promovida pela Secretaria de Gestão Estratégica do Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região; CONSIDERANDO o que consta do Processo Administrativo TRT nº 1733/2013. RESOLVE, APROVAR o Plano de Gestão da Coordenadoria de Controle Interno e Auditoria para o corrente exercício, na forma do anexo a esta Portaria. Publique-se, dê-se ciência e cumpra-se.
ODETE DE ALMEIDA ALVES Presidente
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013)
PLANO DE GESTÃO DA COORDENADORIA DE AUDITORIA E CONTROLE INTERNO EXERCÍCIO 2013
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) 1.ESTRUTURA DA UNIDADE A Coordenadoria de Auditoria e Controle Interno é órgão setorial integrante do sistema de controle interno da Justiça do Trabalho, vinculado à Presidência, que tem por finalidade promover ações preventivas e corretivas de riscos e desvios nos controles orçamentário, financeiro, patrimonial, operacional, contábil e de recursos humanos do Tribunal, avaliando a conformidade e o desempenho da gestão dos bens, valores e dinheiros públicos, sob a orientação, supervisão e fiscalização do órgão central do sistema. A Coordenadoria de Auditoria e Controle Interno é dirigida por um Coordenador com qualificação para o desempenho da função, subordinada administrativamente ao Presidente, sob a coordenação da Secretaria Geral da Presidência, e conta com o cargo em comissão as funções comissionadas, integrantes do Anexo ao Regulamento dos Serviços Auxiliares do Tribunal (Resolução nº 84/2012) para a organização de suas atividades, todos escolhidos, preferencialmente, dentre servidores efetivos com qualificação para o desempenho da função e preferencialmente mediante Processo Seletivo Interno. Atualmente, compõem o quadro de servidores da unidade: 3 (três) Analistas Judiciários/Área Administrativa, 2 (dois) Analistas Judiciários/Área Administrativa/Contabilidade e 1 (um) Técnico Judiciário/Área Administrativa. A Coordenadoria compreende 3 (três) seções, cada qual com sua competência específica, sendo elas: I – Seção de Conformidade da Gestão; II – Seção de Desempenho da Gestão; III – Seção de Auditoria e Inspeção 2.COMPETÊNCIAS DA UNIDADE As competências da Coordenadoria de Auditoria e Controle Interno estão previstas no Regulamento dos Serviços Auxiliares do Tribunal, incluídas pela Resolução nº 244/2011. São competências da COAUD: Art.90. Compete à Coordenadoria de Auditoria e Controle Interno: I – coordenar o monitoramento da conformidade e do desempenho da gestão orçamentária, financeira e patrimonial; II – garantir o alinhamento entre as ações executadas no Tribunal e os padrões estabelecidos pelos órgãos fiscalizadores de controle interno e externo; III – zelar pela exatidão e fidedignidade dos dados e informações do relatório quadrimestral de gestão fiscal e do processo de contas anual; IV – zelar pela independência e imparcialidade da função de auditoria; V – elaborar o Plano Anual das Atividades de Controle, encaminhando-se posteriormente à Presidência do Tribunal;
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) VI – participar da elaboração do planejamento estratégico institucional; VII – participar das reuniões de avaliação da estratégia institucional; VIII – elaborar a previsão orçamentária da área promovendo investimentos de interesse da Coordenadoria; IX – garantir o cumprimento da gestão orçamentária da área de auditoria e controle interno; X – avaliar os indicadores operacionais de desempenho da área de auditoria e controle interno, propondo ações que garantam o seu cumprimento, e XI – dirigir, coordenar e supervisionar os serviços subordinados à área de auditoria e controle interno, promovendo a interrelação entre as suas ações.
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) 3.PAINEL DE CONTRIBUIÇÃO
PERSPECTIVA
OBJETIVO ESTRATÉGICO
Implementar políticas para tornar efetiva a atividade meio GESTÃO DE PROCESSOS Fortalecer e harmonizar as relações entre poderes e instituições Intensificar o uso integrado da tecnologia da informação e comunicação
APRENDIZADO E CRESCIMENTO
GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA
Desenvolver e promover políticas permanentes de ampliação e melhoria dos processos de comunicação interna e externa Criar e implementar política de gestão de pessoas fundamentada nos princípios constitucionais com ênfase na dignidade da pessoa humana Vincular a elaboração e a execução do orçamento às políticas do Tribunal
OBJETIVO DE CONTRIBUIÇÃO Promover a aderência dos processos administrativos aos padrões legais e normativos Controlar o desempenho da gestão Promover a efetividade do sistema de controladoria interno
INDICADOR
METAS LINHA DE META BASE COAUD (2012) (2013)
INICIATIVA DE CONTRIBUIÇÃO
Quantidade de itens revisados do Manual
não mensurado
3
Manual de Processos Administrativos
Quantidade de planos avaliados
0
1
Avaliação de Planos Unidade de Controle Interno
Quantidade de ações coordenadas
0
2
Sistema de Controle Interno Harmonização do Planejamento Utilização de Sistemas
Dotar a área de controle interno de ferramentas de TIC
Quantidade de sistemas implementados
0
Intensificar a comunicação das ações de controle
Quantidade de notícias publicadas
não mensurado
2 notícias/ mês
Portal TRT8
Horas de treinamento por servidor
43
83%
Reuniões Periódicas
Alcance da capacitação
60
100%
Demanda de Cursos
Índice orçamentário (Custeio)
-
0,5%
Promover a capacitação Demandar os recursos necessários para a execução da estratégia
2
Sistemas Informatizados Sistema Mentorh
Informativo
Proposta Orçamentária Planos de Licitação
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) 4.MATRIZ DE CONTROLE DOS OBJETIVOS DE CONTRIBUIÇÃO MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DOS PROCESSOS INTERNOS Unidade: COAUD
Objetivo estratégico: Implementar tornar efetiva a atividade meio
Indicador: Quantidade de itens revisados do Manual
Medição atual: não mensurado Meta da unidade: 3
Iniciativa de contribuição Manual do Processos Administrativos
Informativo
políticas
para Objetivo de contribuição: Promover a aderência dos processos administrativos aos padrões legais e normativos Frequência de medição: anual Fonte de dados: COAUD
Ementa
Responsável
Promover a atualização dos procedimentos descritos no Manual de Processos Administrativos, em consonância com a atualização da legislação e atos normativos e com a racionalização de processos. Chefe da Seção de Desempenho da Gestão Divulgar atos, normas e decisões de órgãos de controle.
Responsável pela medição: COAUD Início
Término
Setembro/13
19/12/2013
Setembro/13
19/12/2013
MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DOS PROCESSOS INTERNOS Unidade: COAUD
Objetivo estratégico: Implementar tornar efetiva a atividade meio
Indicador: Medição atual: 0 Quantidade de planos avaliados Meta da unidade: 1 Iniciativa de contribuição
Avaliação de Planos
políticas
para Objetivo de contribuição: Controlar o desempenho da gestão Frequência de medição: anual Fonte de dados: COAUD
Ementa
Responsável
Realizar a avaliação e o acompanhamento da execução de Planos Estratégicos e Planos de Gestão das Coordenadora da Coordenadoria unidades administrativas do Tribunal. de Auditoria e Controle Interno
Responsável pela medição: COAUD Início
Término
Setembro/13
19/12/2013
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013)
MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DOS PROCESSOS INTERNOS Unidade: COAUD
Objetivo estratégico: Fortalecer e harmonizar relações entre poderes e instituições
Indicador: Quantidade de ações coordenadas entre as unidades
Medição atual: 0 Meta da unidade: 2
as Objetivo de contribuição: Promover a efetividade do sistema de controladoria interno Frequência de medição: anual Fonte de dados: COAUD
Iniciativa de contribuição
Ementa
Unidade de Controle Interno
Propor e acompanhar o processo de reestruturação da unidade de controle interno do Tribunal.
Responsável pela medição: COAUD
Responsável
Início
Término
Analista JudiciárioEspecialidade Contador
Agosto/13
19/12/2013
Sistema de Controle Interno
Propor e acompanhar o processo de regulamentação do Sistema de Controle Interno do Tribunal, em consonância com as boas práticas difundidos pelos órgãos de controle externo, bem como zelar pelo seu funcionamento.
Analista JudiciárioEspecialidade Contador
Agosto/13
19/12/2013
Harmonização do Planejamento
Promover a harmonização e o alinhamento do plano de gestão da unidade com o planejamento dos demais órgãos de controle interno e externo.
Chefe da Seção de Auditoria e Inspeção
Agosto/13
13/11/2013
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO Unidade: COAUD Indicador: Quantidade de Sistemas Implementados
Objetivo estratégico: Intensificar o uso integrado da Objetivo de contribuição: Dotar a área de controle interno Tecnologia da Informação e Comunicação de ferramentas de TIC Medição atual: 0 Meta da unidade: 2
Frequência de medição: anual Fonte de dados: SETIN
Iniciativa de contribuição
Ementa o
uso
do
RISK
MANAGEMENT
e/ou
SIAFI
Responsável pela medição: COAUD
Responsável
Início
Término
Assistente da COAUD
Setembro/13
19/12/2013
Utilização de Sistemas
Implementar GERENCIAL
Sistemas Informatizados
Em notas de auditoria, propor a aquisição de sistemas informatizados que forneçam dados consistentes para as ações de controle interno e auditoria, tais como: Sistema de Gestão de Contratos, Sistema de Apoio às Auditorias (ACL),Sistema de Inteligência de Negócios (BI/BO), Sistema de Gestão Orçamentária.
Assistente da COAUD
Setembro/13
19/12/2013
Sistema Mentorh
Demandar a parametrização de relatórios para subsidiar as atividades de controle interno do Tribunal, bem como demandar treinamento de servidores da unidade na utilização do Sistema Mentorh.
Chefe da Seção de Auditoria e Inspeção
Setembro/13
13/11/2013
MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO Unidade: COAUD
Objetivo estratégico: Desenvolver e promover Objetivo de contribuição: Intensificar a comunicação das políticas permanentes de ampliação e melhoria dos ações de controle processos de comunicação interna e externa
Indicador: Medição atual: não mensurado Quantidade notícias publicadas Meta da unidade: 2 ao mês Iniciativa de contribuição
Ementa
Frequência de medição: anual Responsável pela medição: Fonte de dados: Central de COAUD Notícias/TRT8 Responsável
Início
Término
Portal TRT8
Revisar e promover melhorias do espaço do Controle Chefe da Seção de Desempenho da Interno no Portal do TRT8. Gestão
Setembro/13
Novembro/13
Informativo
Revisar o formato e divulgar o informativo da unidade de controle interno do Tribunal, com o objetivo de Chefe da Seção de Desempenho da melhor comunicar as ações da unidade e de atuar de Gestão forma pedagógica.
Setembro/13
19/12/2013
PODER JUDICIÁRIO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 8ª REGIÃO (Anexo da Portaria GP nº 1.176, de 21 de outubro de 2013) MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DO APRENDIZADO E CRESCIMENTO Unidade: COAUD
Indicadores: 1) Horas de treinamento servidor 2) Alcance da capacitação
Objetivo estratégico: Criar e implementar política de Objetivo de contribuição: Promover a capacitação gestão de pessoas fundamentada nos princípios constitucionais, com ênfase na dignidade da pessoa humana Horas de treinamento por
Iniciativa de contribuição Reuniões Periódicas
Demanda de Cursos
Alcance da capacitação
Medição atual: 43h (2012) Meta da unidade: 60h (2013)
Medição atual: 83% (2012) Meta da unidade: 100%(2013)
Ementa
Frequência de medição: mensal Responsável pela medição: Fonte de dados: Sistema MENTORH Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoas Responsável
Início
Término
Realizar reuniões periódicas para a disseminação de Chefe da Seção de Desempenho da boas práticas e de conhecimentos técnicos e Gestão específicos na unidade.
Setembro/13
Dezembro/13
Analisar os cursos ofertados no Plano Anual de Capacitação do Tribunal e demandar a realização de cursos específicos voltados à área de atuação da unidade de controle interno.
Setembro/13
Dezembro/13
Chefe da Seção de Conformidade da Gestão
MATRIZ DE CONTROLE DA PERSPECTIVA DA GESTÃO ORÇAMENTÁRIA E FINANCEIRA Unidade: COAUD
Objetivo estratégico: Vincular a elaboração execução do orçamento às políticas do tribunal
Indicador: Índice orçamentário (Custeio)
Medição atual: Meta da unidade: 0,5% (Orçamento de Custeio)
e
a Objetivo de contribuição: Demandar os recursos necessários para a execução da estratégia Frequência de medição: anual Fonte de dados: COFIN/SEADM
Responsável pela medição: COFIN/SEADM
Iniciativa de contribuição
Ementa
Responsável
Início
Término
Proposta Orçamentária
Elaborar proposta anual prévia, incluindo os projetos de interesse da unidade de controle interno, e submeter à Secretaria Administrativa, bem como acompanhar a execução.
Assistente da COAUD e Chefe da Seção de Conformidade da Gestão
Setembro/13
Dezembro/13
Assistente da COAUD e Chefe da Seção de Conformidade da Gestão
Setembro/13
Dezembro/13
Planos de Licitação
Elaborar planos de licitação específicos para a unidade, para inclusão no Banco de Projetos do Tribunal.