Base de datos Primera etapa Entorno de trabajo de Access 2010.
Primera etapa Entorno de trabajo de Access 2010. Lectura 1.2 Conceptos Básicos
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ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS Dentro del ambiente de trabajo de una base de datos, se emplean conceptos, términos y objetos que desarrollan una función específica dentro del software de aplicación, es necesario que antes de empezar a trabajar con Access 2010 se contemple definir ciertas características de cada uno de los conceptos de una base de datos. 1.2.1 CONCEPTOS BÁSICOS Una Base de Datos es un archivo que integra una colección de información del mismo tipo en forma de Tablas, Informes, Consultas y Formularios. Utilizaremos un ejemplo de una base de datos elaborada en Microsoft Access 2010 para definir los componentes de una tabla:
A.- Tabla: Es una estructura de filas y columnas que integran una colección de datos, semejante a las que se emplean en Excel. B.- Registro: Es toda la información que concierne a un elemento de la base de datos, es cada una de las filas que integran una tabla. C- Campo: Es cada uno de los datos particulares de un registro, la cantidad de campos en una base de datos depende del tamaño del registro. D.- Nombre del campo: Es el nombre de cada una de las columnas que integran una tabla, dependiendo del contenido de la columna es el nombre que se le da al campo.
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1.2.2 TIPOS DE VISTA La forma de visualizar la información contenida en una base de datos al momento de crearla o bien al momento de manipularla, puede estar en varias formas, a continuación las describiremos: A.- Vista Hoja de datos Es el tipo de vista que da Access en forma automática al crear o abrir una base de datos, se emplea en la captura de cada uno de los campos de los registros, en la asignación del nombre de los campos, para insertar nuevos campos y para darle presentación a la tabla.
B.- Vista Tabla Dinámica Es el tipo de vista que da Access en donde se muestra una tabla dinámica, se emplea una tabla y de allí se definen los campos que van a formarla, se observa que los campos tienen activados los filtros con la finalidad de activar o desactivar los datos que contemplan los campos y visualizar en diferentes formas la Tabla.
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C- Vista Gráfico Dinámico Es el tipo de vista que da Access en donde se muestra un gráfico dinámico. Se emplea una Tabla con los campos que tienen activados los filtros con la finalidad de activar o desactivar los datos que se desean visualizar en la gráfica.
D.- Vista Diseño Es el tipo de vista que emplea Access para mostrar y definir la descripción, tipo de datos y el nombre de cada campo que contienen las tablas de la base de datos, además de, las propiedades de los campos. Se utiliza para definir los campos que se emplearán en un informe, en una consulta, en un formulario y la ubicación de los campos en cada uno de ellos.
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1.2.3 TIPOS DE OBJETOS La forma de trabajar con la información contenida en una base de datos al momento de crearla o bien al momento de manipularla, puede estar en varias formas, a continuación las describiremos:
A.- Tabla Una tabla es un objeto que se emplea para la captura de todos los datos que forman una base de datos, es muy parecida a una hoja de cálculo que se utiliza en Excel, en ella se define la presentación que llevará cada una de las columnas o campos de la base de datos.
B.- Formulario Un Formulario es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarán cada uno de los registros que forman la tabla, se puede diseñar con diferentes controles, campos, agregar encabezados, imágenes y pies de formularios.
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C- Informe Un Informe es un objeto que se elabora a partir de una base de datos, en donde se visualizarán cada uno de los registros que forman la tabla, se definen los campos que formarán el informe y además se podrán incluir algunas de las funciones que se utilizan en Excel como Suma, Promedio, Máximo, etc.
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D.- Consulta Una Consulta es un objeto que se elabora a partir de varias bases de datos, en donde se visualizarán cada uno de los campos que la forman de las diferentes tablas que se estén manipulando, se observarán los campos en forma de tabla.
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1.2.4 TIPOS DE DATOS La información que contiene los campos de una Tabla en Access, está compuesta por diferentes tipos de datos que son semejantes a los utilizados en Excel, con algunas propiedades que permiten la manipulación adecuada de las tablas, informes, consultas y formularios. Los tipos de datos son:
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A.- Texto Son datos alfanuméricos compuestos por textos, combinación de letras y números, símbolos, etc. La propiedad más común es el Tamaño de Campo en donde se especifica el Número de caracteres de dicho campo.
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B.- Número Son datos numéricos que se emplean para realizar operaciones aritméticas o bien se utilizan para realizar funciones como Suma, Promedio. La propiedad más común es el Tamaño de cam¬po en donde se especifica sus opciones más comunes Entero, Entero Largo y Doble.
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C.- Fecha/Hora Son datos que se emplean para mostrar la fecha y la hora en varias formas de acuerdo a la Tabla que se vaya a elaborar. La propiedad más común es Formato en donde se especifican sus opciones más frecuentes Fecha general, Fecha larga, Fecha mediana, Fecha corta, Hora larga, Hora mediana y Hora corta.
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D.- Moneda Son datos que se comportan como datos numéricos, implica que se pueden realizar operaciones o funciones con ellos. La propiedad más común es Formato en donde se especifica sus opciones más frecuentes: Numero general, Moneda, Euro, Estándar y el Porcentaje.
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E.- Hipervínculo Son datos que se emplean para realizar vínculos a Correos Electrónicos, Páginas Web, con algún archivo de un software de aplicación que se quiera consultar, etc. Por lo regular no tiene opciones comunes de Propiedad de campo.
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F.- Datos Adjuntos Son datos en los que se pueden incluir imágenes como fotografías, logotipos, paisajes, etc. Por lo regular no tiene opciones comunes de Propiedad de campo.
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Al hacer doble clic en la vista diseño sobre la celda en donde se captura el dato adjunto, se desplegará una ventana de diálogo en donde se seleccionará el archivo que se desee agregar, haz clic en el botón Agregar. En la siguiente ventana de diálogo se localiza la ubicación y el archivo, haz clic en el botón Abrir.
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Observa en la Vista Diseño la columna del campo con datos adjuntos que muestra un número 1, indica que se encuentra un archivo adjunto en esa celda. Para visualizarlo, haz doble clic en la celda.
Te mostrará la siguiente ventana de diálogo, selecciona el archivo y haz clic en Abrir.
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1.2.5 PLANTILLAS Las plantillas son ejemplos de bases de datos listas para ser utilizadas, cuentan con tablas, formularios, informes, consultas, etc, previamente diseñados y pueden ser modificadas según las necesidades del usuario. Algunos ejemplos de plantillas disponibles son las que se encuentran dentro de la categoría de Plantillas de ejemplo, tales como:
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A continuación te explicaremos como ejemplo el uso de la plantilla Neptuno: Con doble clic sobre Neptuno, se iniciará el proceso de descarga y preparación de la plantilla en donde visualizaremos los diferentes objetos que contiene.
Cuando se abre la plantilla aparecerá en el Área de Documentos un letrero que describe las características de NorthwindTraders, el Panel de Navegación se encontrará minimizado al igual que todas las tablas cada uno de sus objetos. Con un clic sobre el botón de Abrir Panel de Navegación se observará su contenido.
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Al hacer clic sobre cualquiera de los objetos se mostrará su contenido que se observará en el Área de Documentos, por ejemplo la tabla Clientes y pedidos y el objeto Diez mejores pedidos por importe de ventas.
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