Base de datos Lectura 2.1
Lectura 2.1: Elaboración de Base de Datos 2010.
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Etapa 2 - ELABORACIÓN DE BASE DE DATOS EN ACCESS 2010
COMPETENCIA DE LA ETAPA: En esta etapa el estudiante:
Elabora nuevas bases de datos mediante distintos procedimientos, en base a una Tabla en donde le aplica las diferentes técnicas para darle una presentación adecuada a la información que contiene el archivo.
ELEMENTOS DE COMPETENCIA: En el desarrollo de la competencia el estudiante:
Realiza los pasos para Crear y Guardar una nueva base de datos Efectúa los pasos para Abrir y Cerrar una base de datos Ejecuta los pasos para Crear una Tabla en una base de datos existente Realiza los pasos para Crear una base de datos a partir de una plantilla Efectúa los pasos para Navegar en una base de datos Ejecuta los pasos para dar Presentación a una base de datos
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2.1 CREAR UNA BASE DE DATOS Los archivos nuevos manipulados en Access 2010, se pueden trabajar con la opción de crear una nueva base de datos en blanco o también a partir de una plantilla que contiene este software de aplicación, también podemos abrir una base de datos existente en cualquiera de nuestras unidades de almacenamiento. A continuación lo explicaremos: 2.1.1 UNA NUEVA BASE DE DATOS A.- A partir de una Base de Datos en Blanco Al iniciar una sesión de trabajo en Microsoft Access 2010 aparecerá la pantalla inicial, en la cual se decidirá el tipo de la base de datos en que se trabajará, iniciaremos con elaborar una nueva base de datos dando clic al botón de Base de Datos en Blanco. A continuación aparecerá la siguiente ventana:
El siguiente paso es definir el nombre de nuestro archivo, Access en forma automática da el nombre de Databasel.accdb, si ya se tiene elaborado un archivo con el nombre parecido, le designará otro nombre consecutivo, también en forma automática definirá el lugar en donde se grabará el archivo o bien se puede cambiar a un lugar deseado. Aparecerá la siguiente ventana con la finalidad de empezar a capturar los datos y los componentes de la Tabla que formarán nuestro archivo.
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a.- Captura de Datos en una Tabla La forma de elaborar una nueva base de datos se puede realizar en distintas formas, aquí te mostraremos una forma de hacerlo desde la Vista Hoja de Datos, colocando primero los nombres de los campos y después los datos de cada campo.
Nombre del campo
El cursor aparecerá en la celda que se encuentra en la parte inferior del nombre de campo Haga clic para agregar que se encuentra en el Área de documentos, haz clic en la lista desplegable para seleccionar el tipo de dato, y pulsa Enter.
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Access crea el campo asignándole el nombre de campo1:
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Escribe el nombre que deseas para el nuevo campo y presiona Enter, se muestra la lista desplegable del tipo de dato del siguiente campo.
Si el registro de la base de datos está compuesto por varios campos o columnas de datos, se pueden repetir las instrucciones anteriores hasta terminar de colocar todos los nombres de los campos de la Tabla. Una vez terminado de poner el nombre o los nombres a los campos se procede a capturar los datos de cada columna.
Datos del campo
Se coloca el cursor debajo de cada uno de los nombres de los campos y se inicia la captura de todos los registros que formarán la base de datos. Al iniciar la captura del primer campo del últi¬mo registro se activará un nuevo renglón para una nueva captura.
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En la Cinta de Opciones Campos en el grupo Formato, se observará el tipo de datos seleccionado para ese campo.
Tipo de Dato
Para modificar el tipo de dato de cada campo, se requiere cambiar la Vista Hoja de Datos por la Vista Diseño, en donde se puede confirmar o cambiar el Tipo de Dato que contenga cada columna y también las Propiedades del campo.
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2.1.2 GUARDAR UNA BASE DE DATOS Las bases de datos realizadas en Access 2010 pueden contener diversos objetos como son las Tablas, Informes, Consultas, Relaciones, etc., los nombres de los objetos y el nombre de la base de datos son independientes uno de otro. A continuación explicaremos por separado las diferentes formas de grabarlos. A.- Nombre de la Base de Datos Existen distintas formas de grabar un archivo que se genera en Access, las de uso frecuente son: al iniciar una sesión y al cambiar el nombre del archivo. a.-Al iniciar una sesión Cuando se inicia una sesión de trabajo y se crea una nueva base de datos, se pide el nombre y el lugar en donde se grabará el archivo generado, es decir que antes de colocar la información de los registros de la base de datos hay que decidir el nombre y la ubicación del mismo.
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b.- Al cambiar el nombre al archivo Después de trabajar en la elaboración de una base de datos y se requiere cambiar el nombre al archivo, se puede cambiar el nombre que se dió desde el inicio de la sesión, para ello se despliega el menú Archivo y se escoge con un clic la opción Guardar Base de datos como.
Si la base de datos tiene uno o varios objetos que se estén manipulando, aparecerá un cuadro de mensaje en donde Access preguntará que si se desea cerrar los objetos, como protección si se desea cambiar a una versión diferente a la base de datos que Access da en forma automática.
Después aparecerá el cuadro de dialogo Guardar como, en donde se direccionará el lugar y el nombre que tendrá la base de datos.
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B.- Nombre de los objetos El nombre de cada uno de los objetos con los que se estén trabajando en una base de datos, se guardan en formas diferentes, a continuación las explicaremos. a.- Al cambiar el tipo de vista Cuando se está elaborando una nueva tabla y se tiene que definir el tipo de datos a utilizar en ella, se debe cambiar de tipo de Vista Hoja de datos a Vista Diseño.
Si la tabla no ha sido guardada con un nombre especifico, Access se encargará de pedir el nombre de la Tabla durante la transición, se captura el nombre y se da clic en Aceptar.
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b.- Usando de botón derecho del Mouse Se coloca el puntero del Mouse sobre el nombre de Tabla 1 que se encuentra en el área de Documentos, se da clic en el botón derecho del Mouse, aparecerá el menú contextual con una serie de opciones de las cuales se escoge Guardar y por último aparecerá una ventana de diálogo para pedir el nombre, se captura y se da clic en Aceptar.
c- Desde el menú Archivo Se da un clic con el puntero del Mouse sobre el menú Archivo, se selecciona la opción Guardar objeto como..., enseguida aparecerá un cuadro de diálogo en donde se captura el nombre que se le quiera dar al objeto, así como el tipo de objeto que se guardará.
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2.1.3 ABRIR UNA BASE DE DATOS Para abrir un archivo elaborado en Access con el objetivo de crear en él nuevos objetos o bien de modificarlos, lo podemos realizar de la siguiente forma: A.- Desde el menú Archivo Cuando se inicia una sesión de trabajo, tenemos la opción de abrir un archivo desde la pantalla inicial de Access, en ella aparecerán los archivos con los que se han trabajado recientemente y de ahí se puede escoger el deseado, o bien, con la opción de Abrir y de ahí definir la ubicación y el archivo.
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NOTA: Después de abrir una base de datos, aparecerá en el Panel de Exploración los objetos que forman la base de datos, con un doble clic sobre el icono del objeto, se podrá visualizar en el Área de Documentos. 2.1.4 CERRAR UNA BASE DE DATOS La forma de cerrar una base de datos en Access es muy sencilla, únicamente se tiene que utilizar el menú Archivo y escoger la opción de Cerrar base de datos, con lo anterior se cerrará el archivo pero se quedará abierto Access para poder abrir otra base de datos o bien tomar la opción de cerrar la aplicación.
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Es recomendable guardar los cambios que se realizaron en los objetos que forman el archivo antes de cerrarlo, de no hacerlo el software te pedirá guardar los cambios realizados en los objetos o bien corremos el riesgo de perder información modificada en cualquiera de ellos. También se puede cerrar un objeto de la base de datos colocando el cursor sobre el objeto, con la ayuda del menú contextual y la opción Cerrar.
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2.1.5NUEVA TABLA EN UNA BASE DE DATOS EXISTENTE Una base de datos está compuesta generalmente por una Tabla y de allí se pueden generar varios objetos como Formularios, Informes, Consultas, etc., pero a veces es necesario crear otra Tabla dentro del mismo archivo, para lograr lo anterior se utilizará la Cinta de Opciones Crear, del Grupo Tabla y con el Botón de comando Tabla.
Una vez activada la nueva Tabla en la base de datos, aparecerá en la parte inferior del área de Panel de Exploración una nueva sección con el nombre de Tabla1 y además en el Área de Documentos una tabla lista para ser llenada.
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Se pueden seguir elaborando otras Tablas en la misma base de datos con la misma metodología, además con las diferentes tablas se pueden crear Informes, Consultas, etc., o bien se pueden formar relaciones entre las diferentes Tablas que contenga la base de datos. 2.1.6 BASE DE DATOS A PARTIR DE UNA PLANTILLA Otra de las opciones que tenemos para crear una base de datos es utilizar el menú Archivo, en la sección de Plantillas disponibles, de ahí se generan Tablas predeterminadas. Access te ofrece plantillas de Base de datos Web que son plantillas que pueden ser compartidas a través de la Web por un servidor SharePoint (plataforma de colaboración a través de la interfaz de Office), y las plantillas de Estudiantes, Eventos, Facultad, Neptuno, Proceso de Ventas, Proyectos de Marketing y Tareas.
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Selecciona la plantilla que desees haciendo doble clic sobre la opción y espera a que se descargue para ser utilizada.
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En el caso de las bases de datos Web se muestra un video con información relacionada al uso de la plantilla.
Una vez elegida la plantilla, observarás que en el panel de exploración se muestran todos los objetos que integran la base de datos, además en el área de documentos se muestran los campos de la tabla (columnas), ya tienen asignados sus nombres y definido el tipo de dato, pero durante su manipulación se pueden eliminar o modificar. La imagen siguiente corresponde a la Plantilla de Contactos y a la tabla Contactos.
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