Base de datos Lectura 3.2
Lectura 3.2. Operaciones básicas. “Importar y Exportar una Base de Datos.”
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3.2 IMPORTAR Y EXPORTAR UNA BASE DE DATOS Las bases de datos elaboradas en cualquier software de aplicación tienen el mismo principio de estructura: Registros, Campos, Fila de Encabezados, entre otros, solo cambia en la sintaxis o en la forma de crearse y manipularse, esto hace que los archivos creados en diferentes software de base de datos sean compatibles entre ellos. A.- Exportar Tabla Para realizar la acción de exportar una Tabla de Access 2010 a Excel 2010, se emplea la Cinta de opciones: Datos Externos y el Grupo: Exportar, el archivo creado tendrá una extensión .xlsx, en donde el nombre y la ubicación del archivo se deja a consideración del usuario.
Se abre la base de datos que se desea exportar, después se abre la Tabla en el Área de Documentos y se da clic en el Botón de comando: Excel.
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Aparecerá la ventana Exportar: Hoja de cálculo de Excel, si damos clic en Examinar, podemos colocar el nombre y la ubicación de la base de datos que vamos a exportar a Excel.
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Después de dar un clic en el botón: Guardar, aparecerá otra ventana en donde se definirá si se desea guardar los pasos de exportación. Para terminar se da clic en el botón: Cerrar.
NOTA: Otra firma de iniciar el proceso de Exportar a Excel el archivo, es colocar el puntero sobre la Tabla que se encuentra en el Panel de Exploración y con el botón derecho del mouse.
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B.- Importar Tabla Para realizar la acción de importar una Tabla de Access 2010 a Excel 2010, se emplea la Cinta de opciones: Datos Externos y el Grupo: Importar, el archivo creado tendrá una extensión .xlsx, en donde el nombre y la ubicación del archivo se deja a consideración del usuario.
Se abre la base de datos en la que se desea importar, después se abre la Tabla en el Área de Documentos y se da clic en el Botón de comando: Excel. El proceso para importar una hoja de cálculo desde Excel es un poco más extenso que se aplicó en el proceso de exportación, con la finalidad de adecuarlo a sus características.
La base de datos que se vaya a utilizar para importar en ella, puede estar compuesta por una o varias Tablas o bien puede ser una nueva base de datos, aparecerá en el Panel de Exploración la Tabla que se vaya a importar desde Excel. Aparecerá la ventana Obtener datos externos: Hoja de cálculo de Excel, si damos clic en Examinar, podemos colocar el nombre y la ubicación de la base de datos que vamos a importar de Excel.
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Continuando con el proceso de importación, aparecerá una ventana en donde se seleccionará la Hoja de Cálculo que contiene el libro de Excel y que se importará a Access.
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A la primera fila de una Tabla elaborada en Excel se le conoce como Fila de encabezados, Access confirmará que los convertirá en los nombres de los campos de la Tabla.
En la siguiente pantalla se confirmarán para cada uno de los campos el nombre y el tipo de dato que se utilizará en Access.
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Se definirá el campo que se utilizará como clave principal de la Tabla, con la finalidad de utilizarla para realizar operaciones más avanzadas.
Ahora, se colocará el nombre de la Tabla que aparecerá en el Panel de Exploración, que indicará que el proceso de importación está terminado..
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Por último, aparecerá una ventana que indica si se desea guardar los pasos para el proceso de importación de la Hoja de cálculo.
Una vez terminado el proceso de Importar una Hoja de cálculo de Excel, se mostrará tal y como se dejó al inicio la Tabla en el panel de Exploración.
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