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Lectura 4.2 Herramientas Básicas de PowerPoint
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4.2 Herramientas Básicas Los archivos elaborados en PowerPoint reciben el nombre de Presentaciones, las presentaciones están compuestas por Diapositivas, en cada una de ellas se pueden insertar elementos o componentes que permiten elaborar una presentación personalizada. 4.2.1 INSERTAR ELEMENTOS Existen una diversidad de elementos que se emplean para elaborar una presentación en PowerPoint, en esta sección explicaremos: Diapositivas, Diseño de las diapositivas, Estilo de la Diapositiva, Objetos que contengan cada diapositiva. Para lo anterior se dará un clic en la Cinta de Opciones: Inicio.
A.- Diapositivas En esta parte veremos la forma de agregar, eliminar y diseñar las diapositivas que forman toda una presentación, por lo tanto veremos los procedimientos para: Nueva Diapositiva, Eliminar Diapositiva y Diseño de la Diapositiva. Se emplea el Grupo: Diapositivas.
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a.- Nueva Diapositiva Al iniciar la elaboración de una presentación en PowerPoint y se requiere insertar una diapositiva más a nuestra presentación, a continuación se explica el procedimiento para colocarla. Procedimiento para insertar una Nueva diapositiva: 1. Da clic en el botón de comando Nueva Diapositiva, para insertar varias diapositivas en la presentación, se le da clic varias veces al botón. Procedimiento alternativo para insertar una Nueva diapositiva: 1. Selecciona la diapositiva en el área de diapositiva. 2. Pulsa Enter las veces que sean necesarias para insertar una o varias diapositivas.
b.- Eliminar Diapositiva Durante la elaboración de una Presentación de PowerPoint, es necesario eliminar algunas diapositivas que no cumplen con los requisitos que se contemplaron al inicio de su producción, a continuación se explicará el procedimiento para quitar una diapositiva.
Procedimiento para Eliminar diapositiva 1. Selecciona la diapositiva en el área de diapositiva. 2. Da clic en el botón de comando Eliminar. Procedimiento alternativo para Eliminar diapositiva 1. Selecciona la diapositiva en el área de diapositiva. 2. Pulsa la tecla Suprimir.
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c.- Diseño de la Diapositiva En una diapositiva se puede cambiar el Diseño de la Diapositivas que componen la presentación estos pueden ser de varios temas: Diapositiva de Titulo, Titulo y objetos, Dos objetos, entre otros. En este curso utilizaremos una diapositiva en blanco para realizar nuestras presentaciones.
Procedimiento para aplicar el Diseño de la diapositiva: 1. Selecciona la diapositiva o las diapositivas en el Área de Diapositivas. 2. Da clic en el botón de comando Diseño. 3. Elige con un clic cualquiera de los diferentes diseños.
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B.- Tema de Diapositivas Para aplicar un Tema de diseño a una presentación de PowerPoint, se emplea el Grupo: Temas de la Cinta de Opciones: Diseño. Se puede aplicar a las diapositivas una Forma o Temas con el objetivo de darle una mejor presentación y más adelante se pueden colocar un color de fondo que le dé un toque personal a toda la Presentación.
a.- Grupo Temas En forma directa se puede seleccionar un Tema de diapositiva predeterminado o desde Office que se observe en el Grupo o bien desplegar el cuadro de diálogo para escoger otras de las opciones que se manejan.
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Procedimiento para seleccionar un Tema de Diapositiva: 1. Selecciona la diapositiva o las diapositivas en el Área de Diapositivas 2. Da un clic en el Tema deseado. También se puede modificar los colores del tema elegido, el tipo de fuente y aplicar efectos, para ello se utilizan los siguientes controles:
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b.- Grupo Fondo Después de haber elegido un Tema de Diapositiva, se le puede aplicar un Estilo de fondo que permite} combinar diferentes matices de colores al mismo tema de la diapositiva.
Procedimiento para seleccionar un Estilo de fondo: 1. Da clic en el botón de comando Estilo de fondo. 2. Da un clic en cualquiera de los diferentes de Estilo de fondo.
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INSERTAR OBJETOS En esta sección veremos la forma de insertar objetos en las diapositivas de una presentación, como son: Tablas, Imágenes, Ilustraciones, Vínculos, Texto, Símbolos y Multimedia. Para iniciar con la incrustación de los objetos en las diapositivas se debe de activar con un clic la Cinta de Opciones: Insertar. La cinta cuenta con varios grupos de trabajo.
A.- Grupo Imágenes
a.- Imagen La imagen que se pueden insertar en una diapositiva son imágenes de archivo, esto implica que se debe de tener una colección de imágenes en una carpeta y para colocarla en la presentación se utiliza el siguiente procedimiento: Procedimiento insertar una Imagen en la diapositiva: Da clic en el botón de comando Imagen, se desplegará una ventana de diálogo. 1. Direcciona la carpeta en donde tenemos los archivos de las imágenes. 2. Selecciona el archivo deseado. 3. Da clic en el botón Insertar.
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b.- Imágenes prediseñadas Las imágenes prediseñadas que se pueden insertar en una diapositiva se pueden obtener al Buscar imágenes en tipos de archivos multimedia y de Imágenes Prediseñadas de contenido de Office.com. Procedimiento para buscar imágenes prediseñadas 1. Da clic en el botón de comando Imágenes prediseñadas. 2. Escribe el nombre de la imagen en el cuadro de texto y da clic en el botón de comando Buscar. 3. Da un clic en la imagen que aparece en el recuadro inferior.
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c.- Captura Esta es una opción que en versiones anteriores de PowerPoint no estaba disponible, ésta consiste en insertar imágenes de los programas abiertos durante la sesión, como por ejemplo un documento de Word, una hoja de cálculo de Excel, una pintura de Paint y que no están minimizados en la barra de tareas.
Procedimiento para insertar una Captura 1. Abre el programa de donde se desea hacer la captura 2. Abre una presentación de PowerPoint 3. Da clic en el botón de comando Captura 4. En la sección Ventanas disponibles da clic en la imagen a incrustar Procedimiento para insertar un recorte de una Captura 1. Abre el programa de donde se desea hacer la captura. 2. Abre una presentación de PowerPoint. 3. Da clic en el botón de comando Captura. 4. En la sección Ventanas disponibles da clic en el botón Recorte de pantalla. 5. En la imagen tenue arrastrar con el botón izquierdo del mouse (efectuar el recorte) y soltar.
Nota: Para salir de la opción Recorte se presiona la tecla Esc
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d.- Álbum de fotografías Se puede crear o editar una presentación basándose en un conjunto de imágenes, cada imagen o fotografía que sea seleccionada se coloca de manera automática en una nueva diapositiva formando un Álbum de fotografías. Procedimiento para crear un Álbum de fotografías 1. 2. 3. 4.
En la Cinta Insertar, del Grupo Imágenes, da clic en el botón de comando Álbum de Fotografías. En el cuadro Álbum de fotografía, presiona el botón Insertar imagen de Archivo o Disco. En el cuadro Insertar imágenes nuevas selecciona las imágenes a incrustar, presionar el botón Insertar. En el cuadro Álbum de fotografía, ya con las fotografías seleccionadas, presionando el botón Crear.
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B.- Grupo Texto En este grupo se pueden observar los diferentes elementos que podemos incrustar tales como: Cuadro de texto, Encabezado y Pie de página, WordArt, Fecha y hora, Número de diapositiva y Objeto. a.- Cuadro de texto El cuadro de texto sirve para introducir un texto normal en una diapositiva, el cual se puede cambiar el tipo y tamaño de fuente y se puede manipular en forma independiente como si fuera una imagen, además que permite agregar texto a alguna forma seleccionada y aplicarle diversos estilos rápidos. Procedimiento para insertar un Cuadro de Texto. 1. Da clic en el botón de comando Cuadro de texto y al colocar el puntero de Mouse sobre la diapositiva cambia a forma de flecha hacia abajo. 2. Arrastra el puntero del mouse en forma manual para darle el tamaño deseado al Cuadro de texto 3. Escribe el texto. b.- WordArt El WordArt sirve para introducir un texto decorativo en una diapositiva, el cual se comporta como un objeto y se puede manipular en forma independiente como si fuera una imagen. Procedimiento para insertar un WordArt. 1. Da clic en el botón de comando WordArt . 2. Escoge un estilo de WordArt de las opciones desplegadas. 3. En el cuadro de texto que aparece escribe el texto. Nota: En la cinta de opciones se puede configurar el estilo de relleno, contorno, efectos, colores, editar la forma, entre otros.
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c. - Encabezado y Pie de Página Este comando admite editar el encabezado o el pie de las diapositivas con letreros personalizados. La información del encabezado o del pie de página aparecerá en la parte superior o inferior de cada página impresa.
Procedimiento para insertar un Encabezado. 1. 2. 3. 4.
Da clic en el botón de comando Encabezado y pie de página. Da clic en la sección Notas y documentos para distribuir. Activa con un clic la opción Encabezado y se escribe el texto. Da clic en Aplicar en todas.
Procedimiento para insertar un Pie de Página. 1. 2. 3. 4.
Da clic en el botón de comando Encabezado y pie de página. Da clic en la sección Notas y documentos para distribuir. Activa con un clic la opción Pie de página y se escribe el texto. Da clic en Aplicar en todas.
Notas: Para insertar Fecha y Hora actual en la presentación solo hay que activar la opción en este mismo cuadro. Para insertar el Número de la diapositiva en la presentación solo hay que activar la opción en este mismo cuadro.
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d. – Objeto Un objeto incrustado en una diapositiva se manipula como si se estuviese dentro del programa al que pertenece. Procedimiento para insertar un Objeto. 1. 2. 3. 4. 5.
Da clic en el botón de comando Objeto. En la sección Tipo de objeto, selecciona el objeto. Da clic en botón Aceptar. Manipula el objeto dentro de la diapositiva. Presiona la tecla Esc o dar un clic fuera del cuadro para salir de la ventana.
Nota: Para regresar al modo de editar el objeto incrustado, dar doble clic sobre el mismo dentro de la diapositiva.
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C.- Grupo Multimedia En el Grupo Multimedia se tiene la opción de insertar o vincular Video y Audio directamente en la presentación. Se pueden incrustar clip de video desde un archivo o sitio web y clip de audio desde un archivo, un cd o grabar con un micrófono.
a.- Video PowerPoint admite archivos .wmv, .gif, QuickTime (.mov, .mp4) y Adobe Flash (.swf) cuando se han instalado los reproductores QuickTime y Adobe Flash. Procedimiento para insertar un Video de archivo 1. Da clic en el botón de comando Video. 2. En cuadro de diálogo Insertar video, selecciona el archivo deseado y da clic en el botón Insertar. 3. En la diapositiva aparece un objeto en forma de recuadro con los controles para iniciar la reproducción.
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Procedimiento para insertar un Video de página web 1. En el explorador, ir al sitio web que contiene el vídeo con el que se desea establecer el vínculo, por ejemplo YouTube. 2. En el sitio web, busca el vídeo y selecciónalo.
3. Presiona bajo el video el botón Compartir.
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4. Presiona el botón Insertar vínculo. 5. Copia el código de inserción que se muestra. 6. Activar la casilla de verificación Utilizar el antiguo código de inserción.
7. En PowerPoint da clic en el botón de comando Video.
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8. En el cuadro de diálogo Insertar video desde página web pega la copia del código a insertar 9. Presiona el botón Insertar.
Al insertar un video toma en cuenta lo siguiente: La versión de PowerPoint 2010 de 64 bits no es compatible con las versiones de 32 bits de Quick Time o Flash. Se debe instalar una versión de 64 bites para estos programas. Existen restricciones al usar videos de Flash que contienen efectos especiales. La mayoría de los sitios web que contienen vídeos incluyen un código para insertar aunque las ubicaciones de los códigos para insertar, varían de acuerdo a cada sitio. Además, algunos vídeos no tienen un código para insertar y por lo tanto, no se puede establecer un vínculo a ellos Antes de establecer el vínculo a un video, hay que asegurarnos de que se cuenta con el permiso del dueño para usar o distribuir el contenido que tiene propiedad intelectual o derecho de autor, sobre todo cuando no ha sido creado por nosotros.
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b.- Audio Son archivos de audio que se pueden escuchar en cualquier reproductor de Windows Media o algún reproductor compatible. Procedimiento para insertar un Audio 1. Da clic en el botón de comando Audio. 2. En el cuadro de dialogo Insertar audio selecciona el archivo deseado y da clic en el botón Insertar. 3. En la diapositiva aparece un objeto en forma de bocina con los controles para manipular el audio.
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Procedimiento para grabar un Audio 1. 2. 3. 4. 5. 6.
En la diapositiva que se desea incrustar el audio da clic al botón de comando Audio. Selecciona la opción Grabar audio… En el cuadro de Grabar sonido escribe el nombre al audio. Presionar el botón Grabar e iniciar la grabación de voz. Da clic en botón Detener al finalizar la grabación y da clic en botón Aceptar. En la diapositiva aparece un objeto en forma de bocina con los controles para manipular el audio.
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D.- Grupo Ilustraciones Este grupo integra herramientas para insertar formas prediseñadas, gráficos para representar visualmente información y gráficos para ilustrar y comparar datos.
a.- Formas Son formas previamente diseñadas o también conocidas como autoformas, se puede agregar una forma a la diapositiva o combinar varias formas para hacer un dibujo o una forma más compleja. Las formas disponibles incluyen líneas, figuras geométricas básicas, flechas, formas de ecuación, formas para diagramas de flujo, estrellas, cintas y llamadas. Después de agregar una o más formas, a éstas se les puede incluir texto, viñetas, numeración y estilos rápidos.
Procedimiento para insertar Formas 1. Da clic en el botón de comando Formas y se despliega un menú que contiene diferentes categorías de Formas. 2. Da un clic en la Forma deseada 3. Arrastra el puntero del mouse en forma manual para darle el tamaño deseado a la Forma.
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b.- SmartArt Un elemento gráfico SmartArt es una representación visual de la información que se puede crear de forma fácil y rápida eligiendo entre los diferentes diseños, con el objeto de comunicar mensajes o ideas eficazmente.
Procedimiento para insertar un gráfico SmartArt 1. 2. 3. 4.
Da clic en el botón de comando SmartArt. En el cuadro Elegir un gráfico SmartArt da un clic en el gráfico deseado y presiona el botón Aceptar. Arrastra el puntero del mouse en forma manual para darle el tamaño deseado al gráfico. En el gráfico escribe la información.
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c.- Gráfico Un gráfico es una representación visual de datos, en esta versión se pueden insertar muchos tipos de gráficos y diagramas de datos, como gráficos de columnas, gráficos de líneas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de área, gráficos de dispersión, gráficos de cotizaciones, gráficos de superficie, gráficos de anillos, gráficos de burbujas y gráficos radiales.
Procedimiento para insertar un Gráfico 1. 2. 3. 4.
Da clic en el botón de comando Gráfico. En el cuadro Insertar un gráfico da un clic en el tipo de gráfico que se requiere y presiona el botón Aceptar. En la ventana de la Hoja de cálculo de Excel captura los datos a graficar. Cierra la Hoja de cálculo de Excel.
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La versión de PowerPoint 2010 permite incrustar otros elementos como tablas, ecuaciones y símbolos, la manera de insertarlos son muy similares a los procedimientos que se abordaron en la etapa de Microsoft Word 2010. Para cambiarle el formato o atributos (Color, Tamaño, Tipo de línea, etc.) a cualquiera de las ilustraciones, basta con darle un doble clic y aparecerá en la Cinta de Opciones una serie de botones para realizarlo. Además se pueden cambiar el formato con el botón derecho del Mouse, solo hay que colocar el puntero sobre la ilustración y escoger la última opción.
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