OKR en la práctica by GROW INCUBADORA DE MENTES CREATIVAS

OKR en la práctica

Objetivos Smart

¿Qué es un sistema OKR típico? El marco de OKR es bastante flexible. No hay un «manifiesto» oficial para OKR y se recomienda que las empresas lo adapten de acuerdo a su cultura. Aun así, hay algunas características compartidas. Punto de partida: OKR es un marco para establecer objetivos y medir los resultados Mayor beneficio: el marco de OKR ayuda a comunicar y priorizar los objetivos Los objetivos son objetivos cualitativos (sueños) Los resultados clave son resultados cuantitativos (métricas) Normalmente hay de 3 a 4 objetivos y de 3 a 5 resultados para cada uno El sistema de OKR tiene unos plazos (normalmente se reportan trimestralmente) Los OKR se manejan a nivel personal, de equipo y de empresa Los OKR deben ser públicos dentro de una organización El sistema de OKR no está vinculado a la revisión de rendimiento directo (al menos OKR no es la única parte)

Proceso de OKR

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El proceso de OKR es relativamente liviano. Si bien la implementación final varía de una organización a otra, hay 4 pasos que pueden ser definidos.

Paso 1. Discusión Formulación de objetivos y resultados clave. ¿Qué es lo que importa? ¿Cuál es nuestra estrategia? ¿Dónde estamos ahora? ¿A dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar allí? ¿Cuáles son los objetivos globales y locales? ¿Qué resultados necesitamos para alcanzar los objetivos?

Paso 2. Ejecución Uso práctico de OKR para centrar las actividades diarias en lo que es importante.

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Paso 3. Grado Cálculo del puntaje final de los objetivos. La mayoría de las empresas calcula un promedio matemático. Algunos calculan el valor medio ponderado de los puntajes obtenidos.

Paso 4. Revisar Análisis de éxitos y fracasos. ¿Por qué se omitieron algunos OKR? ¿Qué debería cambiarse en el próximo período? ¿Todos los objetivos siguen siendo importantes? ¿Qué podemos hacer mejor/de manera diferente?

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Autoevaluación de colaboradores con OKR ¿Podemos usar OKR para evaluar a los colaboradores? La respuesta es sí y no.» No, la gerencia no debe usar OKR para evaluar a los colaboradores Sí, los colaboradores pueden usar OKR para realizar autoevaluaciones

¿Qué sucede si la administración aún quiere usar OKR para la evaluación del desempeño? Aquí hay algunos escenarios posibles.

Escenario

Expectativas

Realidad

La compañía sabrá quién contribuyó más y compensará en consecuencia.

Los colaboradores encontrarán una manera de jugar con el sistema. Tanto la parte de «objetivos» como la de «resultados» pronto será violada, por ejemplo, al enfocarse en objetivos fáciles de alcanzar mediante metas sin sentido.

Los gerentes hacen evaluaciones de desempeño utilizando los resultados de OKR

Ayuda a los colaboradores a hacer mejor su trabajo.

Ayuda a los colaboradores a hacer mejor su trabajo. Dependiendo de la implementación: si es otra forma de incentivo no monetario (por ejemplo, recompensa de reputación), entonces prepárese para el escenario.

Se alienta a los colaboradores a realizar autoevaluaciones con OKR

Los colaboradores aprenderán de su progreso sin temor a posibles sanciones.

Funciona muy bien para los equipos autoevaluados que practican OKR. Asegúrate de preparar una base cultural adecuada antes de probar este escenario.

Los gerentes vinculan OKR con los planes de compensación

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Como puedes ver, la autoevaluación es el escenario más seguro ya que estamos reemplazando las recompensas monetarias y de reputación por recompensas intrínsecas. De acuerdo con Kenneth Thomas, hay cuatro recompensas intrínsecas: Sentido de importancia. En nuestro caso, es proporcionado por una bien formulada declaración de misión en el cuadro de mando integral. Sentido de elección. La mayoría de los objetivos en el OKR son producto de discusión y son sugeridos por los empleados. Sentido de competencia. Los «resultados clave» correctamente seleccionados son el indicador de la alta calidad del trabajo realizado. Sentido de progreso. Es percibido por el colaborador como el cambio en los valores de las métricas de actuación y los resultados clave.

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¿Cómo implementar la autoevaluación en el marco OKR? En realidad, ya está ahí. Mira nuevamente el proceso de OKR (específicamente en la parte de revisión).

Aquí tienes un Formulario de autoevaluación de colaboradores para el marco OKR.

Paso

Descripción

TODO

Evaluación básica

Calcula la puntuación final de OKR.

Verifica los resultados clave (indicadores de resultado).

Análisis de causa raíz

¿Por qué se perdieron algunos OKR? Por ejemplo, el objetivo depende de otro objetivo, el objetivo ya no es relevante, otros objetivos tienen mayor prioridad o se necesitan algunas habilidades/ conocimientos.

Resultados del análisis: 1) 2) 3) 4)

Plan de acción

Teniendo en cuenta los resultados del análisis de causa raíz, ¿qué puedo hacer mejor para el próximo período?

Nuevo Plan: Objetivos Métricas de actuación y de resultado Iniciativas

¿Por qué OKR?

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El marco de OKR no tiene que ver únicamente con tener una lista de cosas para hacer sino que nos ayuda a resolver algunos problemas típicos de gestión. Estos son algunos de los beneficios comunes de usar el marco de OKR: Comprender las prioridades. Conocer (y comunicar) lo que es importante y lo que no. Enfocar los esfuerzos. Es por eso que limitamos el número de objetivos a 3 o 4. Alinear las acciones con lo que es importante para los demás (es por eso que los OKR son públicos dentro de la empresa). Imparcial Vista imparcial de los resultados logrados (es por eso que no se recomienda conectar un sistema OKR directamente con las evaluaciones de rendimiento).

Los riesgos obvios están asociados con hacer OKR «de la manera incorrecta»: Tener demasiados objetivos (no estar enfocados en lo que es importante) Vinculación agresiva del sistema OKR con la evaluación de rendimiento o el plan de incentivos (con mediciones sesgadas como resultado) Construir silos informativos y mantener el OKR privado (no se puede alinear con los objetivos de los demás)

También hay riesgos menos obvios que sugiero discutir a continuación junto con posibles formas de mejorar.

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Truco 1. No solo «resultados» clave, cómo considerar los factores principales. Los «resultados clave» son rezagados por definición, ellos ayudan a validar el logro, pero no a cuantificar los factores de éxito. Se podría argumentar que, en el contexto del objetivo, el resultado clave también podría ser un factor principal. Eso es correcto, y es importante tenerlo en cuenta cuando se debaten los resultados clave y más tarde se hace la revisión. Para darnos una idea completa de por qué el objetivo fue un éxito/fracaso, necesitamos tener ambos, tanto factores principales como resultados rezagados.

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Echa un vistazo al objetivo del ejemplo anterior «crear una página web de aterrizaje perfecta». Uno de los resultados clave fue «Tasa ajustada de rebote <=30%». Ese es un resultado esperado, pero ¿cómo se supone que debemos llegar allá? La tasa de rebote para el sitio web depende de muchos factores como por ejemplo la calidad de contenido; un contenido debe tener impacto en el público, por lo que en este caso es una buena idea emparejar el resultado clave «Tasa ajustada de rebote <=30%» con los factores principales: Factor principal: Analizar el comportamiento del visitante en el sitio web; encuentre 5 temas que sean de mayor interés para los visitantes; Factor de rezago: Reescriba el contenido con información sobre el comportamiento de los visitantes

El OKR final podría verse como este: Objetivo Crear una página web de aterrizaje perfecta. Donde «perfecta» significa:

Resultado clave 1 (Principal) Encuentre 5 temas que sean de mayor interés para los visitantes; reescribir el contenido usando comentarios

Resultado clave 2 (Retraso) Tasa de rebote ajustada <=30%

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Truco 2. Vinculación de objetivos con una estrategia Durante el paso de discusión, se suponía que los equipos debían poner su mejor esfuerzo en alcanzar objetivos que coincidieran con la estrategia de la compañía. Si bien el desafío de la alineación entre los objetivos y la estrategia es claro, el marco de OKR no sugiere ninguna forma explícita de abordar este desafío. Un buen enfoque en este caso sería vincular los objetivos del sistema OKR con los objetivos del cuadro de mando de la estrategia, como por ejemplo K&N Cuadro de Mando Integral. Un mapa de estrategia en este caso funcionará como un filtro de primer nivel para posibles ideas.

El vínculo entre OKR y el cuadro de mando de la estrategia puede ser conceptual («¡este objetivo respalda esa meta estratégica!») O podría ser un enlace duro por los OKRs de varios niveles (por ejemplo, OKR en cascada).

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OKR en los negocios que cambian rápidamente Ejemplo del ritmo de Spotify ¿OKR agrega valor en el caso de un entorno empresarial que cambia rápidamente, o simplemente ralentiza el negocio? Tomemos el caso de Spotify como ejemplo. Ellos probaron el marco OKR y descubrieron que pasaban más tiempo haciendo trabajo en OKR que haciendo que los negocios funcionaran. OKR no fue realmente efectivo para ellos. ¿Cómo llegaron a esa conclusión? Ellos observaron el OKR en acción y analizaron algunos hallazgos importantes: Contexto: Sus objetivos de nivel superior estaban cambiando rápidamente (algo natural para el área de negocios emergentes) Esfuerzos vs. Valor: Ajustar los OKR a nivel individual consumía mucho tiempo, y al mismo tiempo, los mejores logros a nivel individual no fueron el resultado de la alineación con los OKR de nivel superior ¿Cuál fue la alternativa? En su nuevo enfoque , ellos comenzaron a «enfocarse en el por qué» en lugar de «enfocarse en el cómo». En lugar de decirle a la gente qué hacer, ellos explican las principales prioridades que tienen (las apuestas de la compañía) y esperan que su equipo encuentre la mejor manera de hacer las cosas.

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Esto resuena mucho con una famosa cita de Steve Jobs: «No tiene sentido contratar personas inteligentes y decirles qué hacer; contratamos personas inteligentes, para que puedan decirnos qué hacer». Lecciones aprendidas: Compara los esfuerzos invertidos en mantener el marco versus el valor creado por el marco. Encuentra el marco que logra repercusión con la naturaleza de tu negocio, así como con su estilo de gestión.

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¿Cuál es la diferencia entre los marcos OKR y Cuadro de Mando Integral? A primera vista, pueden parecer similares ya que ambos marcos abordan objetivos de negocios, pero en realidad, el área de aplicación de estas herramientas es bastante diferente. Para dar una respuesta detallada a esta pregunta, recordemos el proceso de planificación estratégica. Analicemos los cinco pasos desde el punto de vista de la aplicabilidad del marco OKR.

Paso 1. Definición de misión, visión, valores. Sin aplicación de OKR El marco de Cuadro de Mando Integral ayuda a mapear la misión, la visión y los valores. El marco OKR no es aplicable aquí.

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Paso 2. Formulación de la Estrategia. Uso de los resultados trimestrales de OKR Para el paso de formulación de la estrategia (paso 2 de la planificación estratégica), necesitamos presentar la hipótesis que describiremos más adelante (paso 3 de la planificación estratégica) y probar durante la ejecución de la estrategia (paso 5). Hay muchos marcos que podrían ayudarnos con esto, como Cuadro de mando Integral, DAFO, 7-S, Tres Horizontes, VRIO. ¿Qué pasa con OKR? OKR no está diseñado específicamente para formular objetivos estratégicos. Las preguntas del paso de discusión del proceso de OKR («¿Qué es importante? ¿Cuál es nuestra estrategia? ¿En dónde estamos ahora? ¿A dónde queremos ir? ¿Cómo podemos llegar allí?») ciertamente ayudan a empezar. Pero esto está muy lejos del análisis completo. Aun así, el marco OKR puede contribuir mucho al paso de formulación de la estrategia. Para lograr esto, necesitamos usar los resultados de las revisiones periódicas (paso 4 del proceso OKR). El análisis de los OKR exitosos y fallidos ayuda a crear una mejor estrategia. Los resultados de las revisiones regulares de OKR son valiosos para la próxima sesión de revisión de la estrategia.

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Paso 3. Descripción de la Estrategia. Usa OKR para Niveles Inferiores Todas las ideas generadas por diferentes marcos de negocios deben articularse de alguna manera. Dependiendo del nivel de abstracción, podemos capturar algunos detalles del marco OKR o CMI. Para una estrategia de alto nivel,el Mapa Estratégico del Cuadro de Mando Integral es una excelente elección. Para los niveles más bajos (orientados a la acción), el marco OKR podría ayudar a mapear las ideas (ver a continuación la aplicación de OKR en cascada).

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Paso 4. Cascada y Alineamiento. Área de Aplicación OKR En este paso, debemos convertir los objetivos estratégicos de nivel superior en algo más específico, algo en lo que cada colaborador pueda contribuir. Una opción es un Cuadro de Mando Integral en Cascada (por ejemplo, crear un mapa estratégico local que se conectaría con un mapa estratégico de nivel superior) Otra opción, más ágil y ligera, es utilizar el marco OKR Los objetivos en cascada del mapa estratégico y sus indicadores se convertirán respectivamente en «Objetivos» y «Resultados Clave» del marco OKR.

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Paso 5. Ejecución. Área de Aplicación OKR Al igual que en el paso anterior, tenemos una amplia gama de herramientas para usar. Podemos describir nuestro enfoque de ejecución a través de iniciativas en el mapa estratégico, o formularlo como un plan de acción apoyado por los OKRs.

OKR vs. CMI: ¿Qué Marco es Mejor? Como se demostró anteriormente, la respuesta a esta pregunta depende de dónde planeas aplicar el marco: El Cuadro de Mando Integral es bueno para la planificación estratégica de alto nivel (pasos 1-5 del proceso de planificación estratégica). Proporcionará una base sólida para futuras discusiones sobre la estrategia. El marco OKR es una herramienta ligera que ayuda a enfocarse en objetivos específicos y su ejecución (pasos 4 y 5 del proceso de planificación estratégica).

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¿Cómo se conectan OKR y CMI? Dos marcos están conectados por los objetivos y por los indicadores. ¿De dónde vienen los objetivos de los OKR? Idealmente, a partir de una estrategia bien pensada (que se describió en el mapa estratégico del Cuadro de Mando Integral). ¿De dónde provienen los «resultados clave» de los OKR? Idealmente, se derivan de los indicadores de desempeño definidos para los objetivos estratégicos en el mapa estratégico. Cuando usamos OKR para ejecutar la estrategia (paso 5), las observaciones de las revisiones regulares de OKR serán las entradas para el siguiente ciclo de revisión de la estrategia (paso 2).

Lista de comprobación de OKR Finalmente, aquí hay una lista de verificación para el marco de OKR. Objetivos: En un único OKR hay 3 o 4 objetivos Los objetivos son difíciles, pero no imposibles El logro del 100% de los objetivos es una señal de que estos no eran lo suficientemente ambiciosos Los objetivos se filtran por mapa de estrategia y están alineados con la meta estratégica

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Resultados clave: Hay de 3 a 5 resultados clave para cada objetivo. Los resultados clave se cuantifican. Hay resultados binarios para iniciativas cortas. Para iniciativas largas, los resultados binarios se dividen en resultados más cortos. Los resultados clave son inteligentes (se consideran tanto los factores principales como los resultados rezagados). 22 Participación: Hay un OKR a nivel personal, de equipo y de empresa. Hay propietarios de OKR, pero también hay OKR que representan los objetivos del proyecto o de una empresa (no vinculada a una persona específica). El CEO y los altos directivos tienen su OKR y están respaldando la idea.

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Transparencia: El sistema de OKR es público dentro de una organización.

Revisión: Los OKR se revisan regularmente (trimestralmente es la opción más popular, pero no la única). El sistema de OKR no está vinculado a las evaluaciones o incentivos de rendimiento (al menos las revisiones de rendimiento no están determinadas por los puntajes de OKR).

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¡A la practica! Antes de cerrar el módulo haremos una práctica para garantizar que integres todos los aprendizajes adquiridos. El desafío es el siguiente: En el ejercicio que te presentamos a continuación, aplica la metodología OKR para alinear el trabajo de los departamentos o equipos, marcar una organización determinada, apuntar a un único rumbo y medir la evolución de forma individual. Ya sabes que a la hora de definir un método de trabajo interno existen varias alternativas, pero la metodología que te proponemos en este ejercicio es justo la metodología OKR. Sus siglas nos recuerdan a Objetives and Key Results, es decir, objetivos y resultados claves que favorecen la organización del trabajo en agrupaciones y así llevar un seguimiento del progreso de cada colaborador.

A. Instrucciones 1. Cómo definir objetivos Establecer 3 objetivos te marcará una dirección y un rumbo claro, evita que sean muchos objetivos, tienen que ser alcanzables, medibles, ambiciosos, accionables por el equipo, limitados en el tiempo y que no supongan una gran carga de trabajo para los colaboradores.

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2. Cómo extraer resultados clave y acciones En base a los objetivos descritos puedes extraer unos 3 resultados que conllevan una serie de acciones que deben ser coherentes con los objetivos anteriores. Los resultados clave van un paso más allá de una lista, han de ser: definitivos, complicados, medibles y cuantitativos. 3. Cómo se puntua con el método OKR Lo recomendable para implantar el método OKR es marcar objetivos de forma trimestral y anual y la respuesta para saber si tu organización ha alcanzado los Key results es con un método de puntuación. Tras cada trimestre se analizan los resultados y las métricas, para ello cada trabajador incluye un resultado de entre el 0 y el 1. Lo natural sería obtener una media de entre 0,7 y 0,8, dado que contar con una media del máximo, es decir, 1 implica que los objetivos son muy sencillos de alcanzar. Por el contrario un resultado medio de 0,4 puede requerir la revisión de los objetivos o las acciones que se realizan para alcanzarlos.

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B. Veamos un ejemplo de la metodología OKR: Objetivo mejorar las conversiones de la landing page, 0,7: los resultados clave pueden ser: KR1 aumentar el tráfico 0,8,- 25%, KR2 realizar campañas de SEM 0,7- 15%, KR3 mejorar el diseño y la llamada a la acción 0,7, KR4 ofrecer valor añadido 0,6- 10%. En base a los resultados obtenidos puedes redefinir los objetivos trimestralmente, anualmente y trabajar en conjunto para conseguir una media entre 0,7 y 0,8.

C. ¿Cómo está organizado el formulario? 1. Definición de objetivos: en esta hoja de cálculo puedes encontrar un resumen de lo que encontrarás en el documento: objetivos anuales, objetivos trimestrales y los resultados claves asociados. 2. OKR Empresa: en esta hoja de cálculo puedes personalizarla con los datos de tu empresa, detallando la misión y la visión e incluir más prioritarios de la empresa a nivel global y que puedes ver en progreso. 3. OKR Equipo de trabajo: refleja los objetivos pero esta vez relacionados a los departamentos o equipos de trabajo en los que se divide el organigrama de la empresa. 4. OKR Empleado: la implementación de la metodología OKR favorece el análisis de los objetivos desde el nivel más amplio, hasta el más individual, es decir que puedes repasar los objetivos personales de cada trabajador con esta plantilla de Excel. 5. Tracker de objetivos: completa con los datos de cada semana los key result y los criterios de éxito.

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Al finalizar, no es necesario que nos compartas el formulario pero sí los aprendizajes que se derivaron de la experiencia.

¿Cómo te sentiste?

¿Qué aprendiste?

¿Cómo lo vas a aplicar en tu entorno inmediato de trabajo?

¿Qué piensas acerca de esta metodología?

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Conclusiones El marco de OKR no es solo otra forma de cuantificar los objetivos tal como se podría apreciar a primera vista: 1. Facilita

la discusión y la comunicación de los objetivos y ayuda a mantener a los equipos enfocados en lo que es importante.

2. Los mejores OKR están alineados con la estrategia de una compañía; ellos consideran tanto los resultados esperados como los factores principales.

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Bibliografía 1. Los diferentes tipos de escucha (30 de abril de 2018). Psicocenza [Blog]. Recuperado de: https://psicosenza.blogspot.com/2018/04/los-diferentes-tiposde-escucha.html 2. Montejano, S. (2018). PsicoGlobal [Blog]. Recuperado de: https://www.psicoglobal.com/blog/mejorar-tu-escucha-activa

3. El proceso de la escucha activa. EscuchaActiva.com. http://www.escuchaactiva.com/articulo_proceso_escucha.html