Jaarprogramma Gemeenschappelijk Communicatie

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie

2009 2009

09

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie

Inhoudsopgave

Deel 1 1 Inleiding

7

2 Clusters en projecten

8

2.1 Cluster 1 - Kabinetsbrede communicatie

8

2.2 Cluster 2 - Gemeenschappelijke diensten

9

2.3 Cluster 3 - Professionalisering

10

2.4 Cluster 4 - Contact samenleving - overheid

11

2.5 Cluster 5 - Rijksbrede communicatie

12

2.6 FinanciĂŤn en projectenoverzicht

13

3 Organisatie en beheer

18

3.1 Organisatie

18

3.2 P&C-cyclus

18

4 Evaluatie 5 Plannen van aanpak

20

21

Deel 2 Uitwerking plannen van aanpak

25

200

09

Deel 1

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

1

Inleiding

In de vroege aanloop naar het Jaarprogramma 2009 zag de Voorlichtingsraad in dat hij de blik van buiten meer dan voorheen nodig had en dat hij als opdrachtgevend orgaan meer op hoofdlijnen zou moeten sturen. Beide inzichten hebben vormgekregen.

De blik van buiten In twee Expertbijeenkomsten1 hebben experts uit wetenschap, bedrijfsleven, adviesbureaus, mede-overheden en het rijk eerst vrijelijk en daarna meer gericht gebrainstormd over de grote thema’s in de overheidscommunicatie voor de komende jaren. Vijf thema’s die de experts voor de komende jaren als relevant detecteren, zijn het toenemend gebruik van internet, verdere fragmentatie dan wel individualisering van de samenleving, het belang van dialoog en interactie, samenhang in inhoud en organisatie en de roep om betrouwbaarheid.

Een belangrijke conclusie van de experts was daarnaast dat de overheid geen wezenlijke blinde vlek heeft; reden genoeg om niet op de lauweren te rusten - ook met dit derde Jaarprogramma laat de Voorlichtingsraad zien dit te onderkennen en zijn ambities hoog te houden. In de uitwerking en uitvoering van de plannen zoeken we meer samenhang en waar mogelijk expliciet de samenwerking met partijen buiten de rijksoverheid.

Op basis van deze twee wijzigingen en de resultaten van de Jaarprogramma’s 2007 en 2008 ambieert de Voorlichtingsraad dit programma voor 2009. De doelen van de gemeenschappelijke communicatie zijn hierin onveranderd: - een stevige positie van communicatie in het hart van het beleidsproces - meer samenwerking en eenheid in presentatie en uitvoering - verdere professionalisering van de overheids- communicatie als discipline.

De departementale inzet draagt bij aan de verwezenlijking van deze gemeenschappelijke doelen.

De Voorlichtingsraad wil deze doelen bereiken in zestig projecten, die zijn bijeengebracht in vijf clusters (zie verder paragraaf 2). Het totale budget voor deze projecten is € 13,9 miljoen.

Voor elk van de projecten is een plan van aanpak bijgevoegd, waarin wordt aangegeven welke doelen beoogd worden, welke activiteiten daartoe worden uitgevoerd en wanneer, wat het benodigde budget is en (waar van toepassing) hoe de taakverdeling tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is. Een omvangrijk programma als dit vraagt om professioneel beheer (zie paragraaf 3).

Sturen op hoofdlijnen Bij een omvangrijk programma als dit, binnen een omgeving waar veel in beweging is, wil de Voorlichtingsraad op hoofdlijnen sturen. De details van de zeer verscheiden projecten worden aan de gedelegeerd opdrachtgever en de projectleiders overgelaten. De raad stuurt via de instelling van opdrachtgeversberaden. Op deze manier zijn alle VoRaleden actief betrokken en stuurt de raad als geheel op programmaniveau.

1

De verslagen van de twee Expertbijeenkomsten zijn opvraagbaar bij het secretariaat van de Voorlichtingsraad (zie colofon achterin).

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

2

Clusters en projecten

Dit jaarprogramma behelst zestig projecten. Deze projecten zijn van zeer verschillende aard, omvang en kosten. Er is echter ook iets - en dat is belangrijker - dat de projecten bindt, en dat is de gemeenschappelijkheid. De achterliggende gedachte van het Jaarprogramma is een verdere verbetering van de rijksbrede communicatie met burger en samenleving, naar inhoud en organisatie.

In deze paragraaf staan overzichten van de projecten, de verantwoordelijke personen en de financiën. In deel II zijn alle afzonderlijke plannen van aanpak opgenomen. Om de hoeveelheid aan projecten hanteerbaar te maken, zijn ze ingedeeld in vijf clusters, die ook weer naar aard en omvang verschillen. Ter verduidelijking van de clustering hieronder de algemene doelen per cluster:

2.1 Cluster 1 Kabinetsbrede communicatie Doelstelling: eenheid en samenhang in de presentatie van kabinetsbrede thema’s.

Opdrachtgeversberaad: Henk Brons, Stephan Koole en Remco Dolstra

1 kabinetsbrede communicatie:

eenheid en samenhang in de presentatie van kabinetsbrede thema’s

2 gemeenschappelijke diensten:

opzet, doorontwikkeling en onderhoud van gemeenschappelijke diensten, gericht op lagere kosten, (minstens) behoud van kwaliteit, kennisborging, tijdwinst en/of instandhouding (van taken)

3 professionalisering:

kwalitatief hoge en efficiënte overheidscommunicatie door verbetering van kennis en vaardigheden van mensen en ontwikkeling en innovatie van middelen

Dit cluster richt zich op kabinetsbrede communicatie. Doel is de eenheid en samenhang in de kabinetbrede beleidspresentatie te versterken. CMR is verantwoordelijk voor grofweg vier taken.

4 contact samenleving - overheid:

goede, vraaggestuurde voorlichting aan en dialoog met burgers, bedrijven en andere stakeholders

5 rijksbrede communicatie:

1 Coördinatie ‘vaste’ kabinetsbrede communicatiemomenten

eenheid en samenhang in presentatie van rijksbrede thema’s.

CMR coördineert de inspanningen van de VoRa bij de voorbereiding van de beleidspresentatie voor Verantwoordingsdag en Prinsjesdag. Nadruk ligt hierbij op deze momenten (verder) gestalte te geven aan een eenduidige beleidspresentatie in de media en de (actieve) publieksvoorlichting van het kabinet. CMR werkt in dit kader nauw samen met Financiën en binnen AZ met het Secretariaat Ministerraad.

2 Monitoring en onderzoek

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

CMR is verantwoordelijk voor de signalering, monitoring en analyse van beeldvorming over kabinet en kabinetsbeleid (in den brede) in de samenleving. CMR stuurt het onderzoeksprogramma aan zoals dat de afgelopen jaren is ontwikkeld (m.n. Continu-Onderzoek Burgerperspectieven en Themametingen). Focus ligt op het delen van

omgevingskennis en het voeden van discussie in de VoRa, SGO en MR over het (kabinetsbrede) communicatiebeleid2. Belangrijk moment is de jaarrapportage van het Continu-Onderzoek Burgerperspectieven in mei en de halfjaarlijkse themameting als vertrekpunt voor het communicatiebeleid van het kabinet in de opmaat naar Verantwoordings- en Prinsjesdag.

3 Afstemming en ad-hoccoördinatie

CMR draagt waar mogelijk bij aan afstemming en coördinatie voor interdepartementale beleidspresentatie.

Meer specifiek gaat het om de volgende taken.

- Rijksbrede communicatiekalender / forward planning: CMR beheert en ontwikkelt de rijksbrede communicatiekalender en produceert op grond hiervan korte en lange termijn overzichten voor MR, VoRa en het woordvoerdersoverleg. CMR draagt vanuit deze rol bij aan de ontwikkeling van ‘forward planning’: afstemming en strategisch gebruik van kabinetsbrede publicitaire kansen en bedreigingen.

- Deelname aan regieteams communicatie: in nauw overleg met de VoRa neemt CMR deel aan of het initiatief in interdepartementale regieteams communicatie. Per geval wordt aard, inzet en rol van CMR bezien. Kenmerkend is dat de betrokkenheid van CMR tijdelijk is en geborgd is binnen de VoRa én in de beleidskolom. Voorbeelden uit het (recente) verleden: interdepartementale afstemming rond invoering zorgstelsel in relatie tot koopkracht (stuurgroep o.l.v. sgFin); interdepartementale afstemming rond EU-verdrag (uitspraak Raad van State). Na de instemming van de VoRa vervult CMR een rol bij de interdepartementale afstemming van de beleidspresentatie rond duurzaamheid (stuurgroep o.l.v. interdepartementaal DG-overleg).

4 Ontwikkelen nieuwe methodieken / middelen

CMR ontwikkelt in overleg met de VoRa nieuwe methoden en technieken voor kabinetsbrede beleidspresentatie.

Opdracht is met praktische initiatieven gestalte te (blijven) geven aan vernieuwing van de beleidspresentatie. Dit kan zowel gericht zijn op de presentatie aan de media als aan het algemeen publiek. Voorbeelden uit de praktijk van de afgelopen jaren zijn de kabinetsbrede werkbezoeken, de deurmatcampagnes en natuurlijk de ontwikkeling van de rijksbrede huisstijl. In 2009 richt CMR zich op: - beeldbeleid voor het kabinet (inzet van ‘eigen’ kabinetsbrede videoproducties en distributie daarvan)

2

Zie ook conclusies overleg VoRa en SGO op 12 november 2008 met betrekking tot kabinetsbrede communicatiestrategie.

- beeldregie voor het kabinet (optimalisatie van beleidspresentatie bij optredens via de audiovisuele media) - bloggersbeleid voor het kabinet (ontwikkeling van ‘bloggersrelaties’ analoog aan mediarelaties met voor kabinetsbeleid relevante bloggers).

2.2 Cluster 2 Gemeenschappelijke diensten Doelstelling: opzet, doorontwikkeling en onderhoud van gemeenschappelijke diensten, gericht op lagere kosten, (minstens) behoud van kwaliteit, kennisborging, tijdwinst en/of instandhouding (van taken).

Opdrachtgeversberaad: Erik den Hoedt, Han Peters en Jeroen Sprenger

De gemeenschappelijke diensten richten zich met name op het verschaffen van een goede infrastructuur voor overheidscommunicatie. Dit cluster bevat daarom projecten als domeinnaamregistratie, centrale distributie, digitale knipselkrant, ANP medianet en de Postbus 51 Informatiedienst.

Centrale distributie kan nog meer toegevoegde waarde hebben voor alle departementen en hen het werk vergemakkelijken. Na een intensieve pilotfase van twee jaar, binnen het Jaarprogramma, groeit Rijksoverheidsvideo nu uit tot een volwaardige gemeenschappelijke dienst: nieuwsvoorziening en achtergrondinformatie krijgen hiermee een extra, visuele impuls en grotere aantrekkingskracht. Op het terrein van de in- en uitgaande nieuwsvoorziening wordt verder ook gewerkt in projecten als de digitale knipselkrant, ANP medianet en de mediafeed; hierdoor is meer en beter maatwerk mogelijk.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

Sturing van dit cluster zal niet zo zeer gericht zijn op het ontwikkelen van communicatiebeleid maar op het effectief en efficiënt laten functioneren van de bestaande gemeenschappelijke diensten. Binnen dit cluster wordt er dan ook naar gestreefd om via het opstellen van een beleidskader en een besturingsmodel, de regie van de VoRa op deze diensten optimaal te organiseren. De publieksvoorlichting door Postbus 51 kan hierbij als voorbeeld dienen.

Gezien het grote belang van de Postbus 51 Informatiedienst (en het navenante budget), komt dit ‘project’ steeds aan de orde in het opdrachtgeversberaad.

Belangrijk aandachtspunt voor dit cluster is het invoegen van regelmatige evaluatiemomenten. Jaarlijks moet bekeken worden of de producten en diensten van de gemeenschappelijke diensten (nog) passen bij de wensen en verwachtingen van de departementen. Daaruit volgt de beslissing tot het wijzigen van het producten-en-dienstenpakket of – in het geval er geen behoefte meer is aan de gemeenschappelijke dienst – het beëindigen ervan.

2.3 Cluster 3 Professionalisering Doelstelling: kwalitatief hoge en efficiënte overheidscommunicatie door verbetering van kennis en vaardigheden van mensen en ontwikkeling en innovatie van middelen.

Opdrachtgeversberaad: Jenneke de Sain, Chris Breedveld en Sicco Louw

vastgestelde gezamenlijke visie op professionalisering. Al deze inspanningen hebben de professiona-lisering echter nog niet op het gewenste niveau kunnen brengen. Binnen het traject om te komen tot een ‘ideale directie communicatie’ waarover de VoRa en het SGO eind 2007 gezamenlijk afspraken hebben gemaakt, vormt de professionalisering dan ook een belangrijk onderdeel. Speerpunt daarbij is het versterken van het strategisch vermogen en de innovatiekracht van de directies Communicatie en van de individuele medewerkers. Concreet is onder andere afgesproken dat een ‘bestandsopname’ van de directies wordt opgesteld die inzicht geeft in de huidige stand van zaken. Ook gaat gewerkt worden aan een topopleiding voor senior communicatieprofessionals en directeuren. Deze activiteiten zijn ondergebracht in het Jaarprogramma en vinden dus plaats onder regie van de VoRa. Voor de VoRa zijn de professionaliseringsactviteiten binnen het traject richting een ideale directie Communicatie leidend voor het gehele cluster ‘professionalisering’. De andere projecten binnen het cluster moeten daar aanvullend of ondersteunend aan zijn. Om te kunnen beoordelen of een project daadwerkelijk een bijdrage levert aan verdere professionalisering hecht de VoRa veel waarde aan het project dat beoogt de bijdrage aan professionalisering van de communicatiediscipline inzichtelijk en meetbaar te maken. Daarmee komt een instrumentarium beschikbaar aan de hand waarvan prioriteiten kunnen worden gesteld en keuzes kunnen worden gemaakt.

Behalve uit de activiteiten rond de ideale directie Communicatie en het meten van professionalisering bestaat het cluster uit elf projecten. Het project Factor C heeft als doel om de communicatie beter in het beleidsproces te positioneren en het project Kwaliteit communicatiediscipline beoogt de directies in staat te stellen zelf aan hun professionalisering te werken. Beide projecten lopen al enige jaren en in het licht van de ambitie om te komen tot een ideale directie Communicatie zal kritisch worden gevolgd welk rendement de activiteiten die binnen deze projecten plaatsvinden hebben.

Professionalisering van de communicatie van de rijksoverheid is een constante ambitie van de Voorlichtingsraad.

Overheidscommunicatie dient professioneel te zijn, dat wil zeggen kwalitatief hoogwaardig èn efficiënt. Onder noemers als ‘Factor C’ en ‘CommunicatieQuotiënt’ maken professionaliseringsprojecten sinds enkele jaren deel uit van het Jaarprogramma. Daarnaast zijn enkele instrumenten ontwikkeld die zijn bedoeld om de kennis van de communicatieprofessionals bij de overheid op peil te houden. Met al deze activiteiten geeft de VoRa uitvoering aan de in 2007

10

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

Het streven naar professionalisering impliceert dat steeds wordt bezien of nieuwe inzichten en technieken ook binnen de overheidscommunicatie toepasbaar zijn. Vandaar dat het cluster projecten bevat die de mogelijkheden van toepassing van sociale media en van sociaal-psychologische inzichten onder de loep nemen. Het project Webanalyse moet informatie opleveren die het mogelijk moet maken om digitale communicatiemiddelen nog efficiënter – en dus professioneler – in te zetten.

Omdat de samenwerking met andere bestuurslagen een positief effect kan hebben op de professionalisering van de overheidscommunicatie in den brede, bevat het cluster ook

het project ‘Mede-overheden’. Lopende het jaar moeten de activiteiten binnen dit project nog nader worden ingevuld, en afhankelijk van de effecten zal worden bekeken in hoeverre in het vervolg prioriteit aan de samenwerking met medeoverheden wordt toegekend. Kennis van internationale ontwikkelingen binnen de overheidscommunicatie kan de professionalisering stimuleren. Om die reden is een project opgenomen dat voorziet in het vergaren van die kennis.

Twee projecten hebben vooral kennisdeling ten doel. Het Communicatieplein en de RVD-Communicatiereeks zijn bestaande instrumenten die in 2009 aangepast zullen worden om het gebruik ervan te vergroten. Om de Academie in staat te stellen zich beleidsmatig te ontwikkelen, wordt in het project Markt een groot deel van het uitvoerende werk uitbesteed.

2.4 Cluster 4 Contact samenleving - overheid Doelstelling: goede, vraaggestuurde voorlichting aan en dialoog met burgers, bedrijven en andere stakeholders.

Opdrachtgeversberaad: Joop Veen, Hans Blom en Cor Rietman

Overheidscommunicatie draait om een optimaal tweerichtingsverkeer tussen de overheid en de samenleving.

In de uitgangspunten van overheidscommunicatie is als hoofddoel van de communicatie van de rijksoverheid vastgelegd het ‘voldoen aan het recht van de burger op communicatie met en informatie van de rijksoverheid’.

Dat recht geldt niet alleen voor de individuele burger, maar ook voor andere partijen waarmee de rijksoverheid communiceert, zoals bedrijven en andere stakeholders.

Het cluster ‘Contact samenleving - overheid’ bevat elf projecten die beogen de communicatie met de samenleving te verbeteren. Voor een deel bouwen de projecten voort op reguliere activiteiten die inmiddels tot de ‘going concern’ van de overheidscommunicatie gerekend kunnen worden.

Voor een ander deel betreft het projecten die tot doel

hebben de reguliere praktijk te innoveren. Inspelend op de ontwikkelingen rond de digitale media gaat het daarbij met name om het vergroten van de interactiviteit en om het leveren van maatwerk.

Twee componenten staan centraal: voor een goed contact tussen samenleving en overheid moeten de eigen kanalen en de inhoud daarvan op orde zijn; daarnaast moeten we zorgen dat we op die plaatsen met onze informatie aanwezig zijn waar onze doelgroepen zich bevinden. In beide componenten gaat het om voorlichting over vastgesteld beleid en beleid in ontwikkeling.

In 2009 ligt voor de VoRa het accent op innovatie in de communicatie met de samenleving. Om die reden hecht de VoRa veel waarde aan het project ‘Elders op internet’, dat moet resulteren in pilots op terreinen als het veranderende medialandschap en de opkomst van de participerende informatiemaatschappij. De uitkomsten van de projecten Weblogmonitoring, waarbij de blogosfeer van Nederland in kaart wordt gebracht, en Privacy, dat een helder juridisch kader moet opleveren, worden bij de uitwerking van deze pilots betrokken. Ook aan de ontwikkelingen rond Regering.nl kent de VoRa veel prioriteit toe. Regering.nl is immers dè nieuwssite van de rijksoverheid en het is van belang deze optimaal in te zetten in de communicatie met de samenleving, daarbij gebruik makend van de modernste technieken. Uiteraard wordt daarbij volledig aangesloten op het ONS-traject om regering.nl op te nemen in de interdepartementale site rijksoverheid.nl die in oktober van start zal gaan.

Nieuwe communicatietechnieken maken het mogelijk makkelijker in dialoog te gaan met de burger. Door een groot aantal departementen is daarmee inmiddels ervaring opgedaan. Het project Vormgeven dialoog inventariseert de beste methoden en technieken en formuleert mede op basis daarvan een handelingskader dat aan de departementen beschikbaar wordt gesteld. Omdat het er uiteindelijk om gaat dat deze kennis daadwerkelijk wordt benut voor het aangaan van de dialoog met de burger, zal worden bekeken of binnen dit project een concrete pilot-dialoog kan worden gestart.

Moderne communicatietechnieken maken het mogelijk om de communicatie met de samenleving steeds meer op maat toe te snijden. Het vorig jaar ontwikkelde Mediaconsumptiekompas is daarbij een handig hulpmiddel. Binnen het project Segmentatie wordt bekeken hoe dit middel optimaal kan worden ingezet en hoe segmentatie nog verder kan worden verfijnd. Het project Samenhang publiekscommunicatie (ook wel bekend als de ‘deurmatcampagne’) vergroot eveneens de mogelijkheden van maatwerk. Waar mogelijk wordt informatie over nieuwe regelgeving op maat geleverd aan die groepen burgers voor wie die regelgeving relevant is.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

11

Voor een adequate communicatie met de samenleving is het van groot belang dat de rijksoverheid zijn zaakjes achter de schermen goed op orde heeft. Informatie die via de bestaande loketten en websites wordt verschaft moet begrijpelijk, actueel en eenduidig zijn. De projecten Metadata en Contentstructuur Overheid ondersteunen die doelstelling. In dat kader is het van belang een goed beeld te hebben van de loketten die namens de overheid informatie aan burgers en bedrijven verschaffen. Het project Loketten rijksoverheid brengt dit in kaart. Het project Publieksdiplomatie maakt een begin met het aanleveren van eenduidige informatie ten behoeve van de perscontacten in het buitenland.

Specifieke doelgroep binnen de overheidscommunicatie zijn onder meer de bedrijven. Antwoord voor bedrijven is het project dat onder verantwoordelijkheid van EZ de bedrijven op een efficiënte manier voorziet van informatie.

Aandacht voor nieuwe communicatiemiddelen mag er niet toe leiden dat het contact tussen burgers en de overheid in schriftelijke correspondentie niet optimaal verloopt. In het project Burgerbrieven zal worden bekeken of de afhandeling efficiënter kan verlopen.

2.5 Cluster 5 Rijksbrede communicatie Doelstelling: eenheid en samenhang in presentatie van rijksbrede thema’s.

Opdrachtgeversberaad: Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover en Michaël van Wissen van Veen

Met rijksbrede communicatie wordt de communicatie bedoeld die namens de gehele rijksoverheid plaatsvindt.

De rijksbrede communicatie onderscheidt zich van kabinetsbrede communicatie (cluster 1) omdat deze niet is gebonden aan kabinetsbrede thema’s of prioriteiten. Het visitekaartje van rijksbrede communicatie is het rijksbrede logo dat in 2008 is geïmplementeerd. Daarmee is een eerste stap gezet in de richting van een rijksbreed communicatiebeleid. Het logo biedt de vorm voor de rijksbrede communicatie, maar levert nog niet de inhoud. Een gezamenlijk logo veronderstelt dat tussen alle organisaties die dit logo voeren ook inhoudelijk een samenhang bestaat. Het project Rijksbreed communicatiebeleid beoogt te komen tot een gezamenlijke communicatiestrategie die een verbinding legt tussen de communicatie van de afzonderlijke organisaties. Daaraan voorafgaand wordt een grondtoon vastgesteld die de inhoudelijke samenhang in combinatie met het gezamenlijke logo zichtbaar maakt. Voor de VoRa ligt de prioriteit binnen dit cluster nadrukkelijk bij deze twee projecten die feitelijk zijn te beschouwen als twee fasen van eenzelfde traject.

Het project 1Logo wordt buiten het Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie uitgevoerd. Gedurende de looptijd van het project stelt de VoRa wel jaarlijks een budget beschikbaar. Daarmee wordt uiting gegeven aan de betrokkenheid en verantwoordelijkheid van de VoRa voor de implementatie van het gezamenlijke logo.

Vanouds zijn massamediale campagnes een belangrijk instrument binnen de rijksbrede communicatie. In de vorm van een gezamenlijke dienst is uit oogpunt van efficiency binnen DPC een afdeling Campagnemanagement in het leven geroepen. Voor een belangrijk deel is deze activiteit als going concern te beschouwen. Vanuit het Jaarprogramma wordt een budget toegekend ten behoeve van innovatie en verdere verbetering van de dienstverlening. De mediatool is een van de vaste hulpmiddelen ten behoeve van de advisering aan de departementen. In het streven naar meer inhoudelijke samenhang binnen de rijksbrede communicatie is een traject afgesproken om de campagnes thematisch te clusteren. Daarvoor is een methodiek afgesproken die de komende jaren zal worden toegepast. Binnen de methodiek moet een instrumentarium worden ontwikkeld om de vastgestelde thema’s (gezondheid, veiligheid, duurzaamheid, welvaart en maatschappelijke samenhang) op een goede manier te beheren. Het project Beheer campagnethema’s moet daarin voorzien.

De interdepartementale stijlgids is opgezet om de rijksbrede informatie die via de websites wordt ontsloten gebruikersvriendelijk en herkenbaar te presenteren. Nu de websites opgaan in de gezamenlijke website rijksoverheid.nl wordt de stijlgids onderdeel van het project ONS. Uitvoering van dit project is daarom belegd bij ONS.

12

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

Dit cluster omvat ten slotte een project dat is gericht op rijksbrede afstemming van de interne communicatie. Onder impuls van de totstandkoming van het Rijksportaal als onderdeel van ONS wordt binnen dit project gewerkt aan een gezamenlijk intern communicatiebeleid.

2.6 Financiën en projectenoverzicht De uitgewerkte plannen van aanpak bevatten alle een onderdeel ‘begroting’, waarin wordt aangegeven wat de activiteiten gaan kosten. De totale claim van de zestig projecten telt op tot € 16.355.250,-. Dit is € 2.442.250,(ofwel 17,6 %) meer dan het beschikbare budget van € 13.913.000,-; zie tabel 1 op pagina 14 en 15 voor de totalen per project.

De in de plannen van aanpak genoemde budgetten zijn veelal initiële budgetten. De VoRa heeft besloten in de financiering gedurende het jaar van grof naar fijn te werken.

Immers, bij het begin van dit Jaarprogramma, binnen een omgeving waar veel in beweging is, zijn niet alle plannen precies te plannen en te budgetteren. Bij iedere tussenrapportage wordt de financiering verder aangescherpt. De VoRa kan bij deze voortgangsrapportages nadere beslissingen nemen.

Bij sommige plannen van aanpak wordt een al dan niet ruime marge aangehouden; in de tabel is hiervan steeds het gemiddelde genomen.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

13

clusters en projecten going concern 1

Kabinetsbrede communicatie

budget going concern

innovatie

850.000

880.000

Comm.-progr. duurzaamheid

1.01 1.02

Prinsjesdag

1.03

Verantwoordingsdag

300.000 20.000 80.000

1.04

Beeldregie

50.000

1.05

Beeldbeleid

100.000

1.06

Forward planning

100.000

1.07

Onderzoek Burgerpersp. (COB)

530.000

1.08

Themameting kab.brede comm.

220.000

1.09

Nieuwstrends- en issuessignal

250.000

1.10

Onderzoek betrouwbaarheid

80.000

2

Gemeenschappelijke diensten

2.01

Contractbeheer SSCI

2.02

Domeinnaamregistratie

2.03

Afstemming i-bereik

2.04

Centrale distributie: beheer

2.05

Pb51 Informatiedienst

2.06

Rijksoverheidsvideo

550.000

2.07

Bijdrage NCC

221.250

2.08

Digitale knipselkrant

2.09

Mediafeed

2.10

Database niet-actieve journal.

2.11

RTV-direct

8.753.750

893.000

150.000 90.000 50.000 187.500 4.850.000

2.400.000 130.000 13.000 RTV-direct / nieuwsinfra

125.000

2.12

Webonderzoek

2.13

Aanbesteding onderzoek

100.000

2.14

ANP medianet

500.000

2.15

Uitbr. contract knipselkranten

200.000

2.16

Zoekdienst

3

14

innovatie

Professionalisering

30.000

50.000 411.000

682.500

3.01

Uitwerking IDC

3.02

Meten professionalisering

55.000

3.03

Factor C

75.000

3.04

Kwaliteit communicatiediscipline

60.000

3.05

Mede-overheden

75.000

3.06

Internationale ontwikkelingen

20.000

3.07

Toepassing sociale media

52.500

3.08

Toepassing soc.-psych. kennis

50.000

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

150.000

clusters en projecten going concern

innovatie

budget going concern

Webanalyse

3.09

innovatie 50.000

3.10

Platform

144.000

3.11

Communicatieplein

267.000

3.12

Masterclasses

50.000

3.13

Markt

45.000

4

Contact samenleving - overheid

1.485.000

4.01

Metadata

4.02

Overheid heeft Antwoord

730.000

4.03

Antwoord voor bedrijven

400.000

4.04

Regering.nl

980.000

10.000

345.000

4.05

Vormgeven dialoog

100.000

4.06

Publieksdiplomatie

40.000

4.07

Elders op internet

150.000

4.08

Samenhang publiekscommunicatie

500.000

4.09

Segmentatie

90.000

4.10

Burgerbrieven

50.000

4.11

Privacy

20.000

4.12

Weblogmonitoring

30.000

4.13

Eén-loketgedachte

pm

5

Rijksbrede communicatie

820.000 Corporate-communicatieprogr.

5.01

600.000 50.000

5.02

Grondtoon

250.000

5.03

Rijksbrede huisstijl / 1Logo

500.000

5.04

Mediatool

60.000

5.05

Stijlgids

10.000

5.06

Campagnemanagement

200.000

5.07

Beheer thema’s

300.000

5.08

Interne communicatie

subtotalen

50.000

12.287.750

totaal begroot

16.355.250

beschikbaar

13.913.000

geld tekort

-2.442.250

4.035.500

Tabel 1 Overzicht van projecten en (initiële) budgetten.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

15

clusters

totaal cluster

1

Kabinetsbrede communicatie

1.730.000

11%

2

Gemeenschappelijke diensten

9.646.750

59%

3

Professionalisering

1.093.500

7%

4

Contact samenleving - overheid

2.465.000

15%

5

Rijksbrede communicatie

Tabel 2

1.420.000

9%

16.355.250

100%

Financieel totaaloverzicht.

Voor de volledigheid hieronder een overzicht van de projecten voor welke meerjarige financiĂŤle afspraken zijn gemaakt: project

2008

2009

2010

2011

2012

500.000

500.000

500.000

-

-

2,4 mln

2,5 mln+pm

ANP medianet

500.000

500.000

500.000

500.000

Rijksoverheidsvideo

550.000

550.000

Huis vd democratie

100.000

150.000

200.000

250.000

50.000

50.000

50.000

50.000

50.000

500.000

500.000

500.000

COB Digitale knipselkrant

Mediafeed (contract) Rijksbrede huisstijl

pm

Contract CD 80.000

80.000

80.000

80.000

80.000

100.000

100.000

100.000

100.000

100.000

150.000

150.000

Domeinnaamregistratie

90.000

90.000

90.000

90.000

I-bereik

50.000

50.000

50.000

50.000

200.000

200.000

RTV direct Forward planning Contractbeheer SSCI

Uitbreiding knipselkrant

16

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

17

3

Organisatie en beheer

3.1 Organisatie De afdeling Gemeenschappelijk Communicatiebeleid (GCB, van de RVD) is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa en krijgt daarmee het beheer over het budget van € 13,9 miljoen.

De opdrachten worden veelal belegd bij derde partijen.

Dat kunnen, afhankelijk van vraag en aanbod rondom een opdracht, DPC of externe bureaus zijn.

De Voorlichtingsraad is opdrachtgever voor het Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie, GCB is gedelegeerd opdrachtgever. Dit plaatst GCB duidelijk tussen de VoRa en de opdrachtnemer in: - de opdrachtlijn wordt VoRa → GCB → opdrachtnemer - de rapportagelijn wordt opdrachtnemer → GCB → VoRa.

Opdrachtgeversberaden Per cluster is vanuit de VoRa een opdrachtgeversberaad 3 verantwoordelijk voor de inhoudelijke, financiële en procesmatige aansturing van het cluster:

1 kabinetsbrede communicatie:

Henk Brons, Stephan Koole en Remco Dolstra

2 gemeenschappelijke diensten:

Erik den Hoedt, Han Peters en Jeroen Sprenger

3 professionalisering:

Jenneke de Sain, Chris Breedveld en Sicco Louw

4 contact samenleving - overheid:

Joop Veen, Hans Blom en Cor Rietman

5 rijksbrede communicatie:

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover en Michaël van Wissen van Veen.

De opdrachtlijn De VoRa verstrekt de opdrachten aan de opdrachtnemer via GCB. GCB stelt zo nodig een aanvullende briefing op 4, formuleert de opdracht en stuurt op de uitvoering. Omdat de projecten sterk wisselen in omvang en complexiteit en omdat opdrachtnemers op verschillende manieren betrokken zijn, staan maatwerk en flexibiliteit centraal.

3

18

Voor die departementen waar op dit moment geen directeur actief is, zijn hun waarnemers dan wel plaatsvervangers genoemd. Bij aantreden van een (nieuwe) directeur, zal hij of zij de plek in het beraad overnemen, al dan niet binnen het zelfde cluster.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

De rapportagelijn De opdrachtnemer brengt tussentijds en finaal verslag uit aan GCB en levert het eindresultaat op. GCB brengt, via de opdrachtgeversberaden, verslag uit aan de VoRa. Waar nodig wordt gerapporteerd via PCI en CNM. In de rapportage wordt expliciet aandacht besteed aan de algemene doelstelling(en) en de clusterdoelen en op welke manier de projecten hieraan bijdragen.

GCB toetst op kwaliteit (volgens de criteria in de briefing) en treedt op als budgetbeheerder. De afspraken in de briefing / opdracht geven ook de overlegmomenten en de besluitvorming weer.

3.2 P&C-cyclus Het jaarprogrammabudget van € 13,9 miljoen moet volgens de regels van het spel worden uitgegeven. We hanteren hierbij de volgende uitgangspunten: - de MP is politiek verantwoordelijk voor de besteding van het budget - de VoRa moet als opdrachtgever en eindverantwoordelijke kunnen sturen op kwaliteit en geld - daartoe is zicht nodig op de voortgang van de projecten: worden de doelen gehaald en wordt het geld effectief en efficiënt ingezet?

- de VoRa ontvangt periodiek een rapportage - de rapportages sluiten in vorm en tijd aan bij de P&Ccyclus van AZ - vooraf stelt de VoRa het Jaarprogramma vast, in het lopende jaar ontvangt de VoRa twee tussenrapportages (mei en september) en achteraf een eindrapportage (januari) - twee extra rapportages geven de VoRa extra sturingsmogelijkheid - in voorkomende gevallen wordt een extra rapportage opgesteld.

4

Elementen van de briefing: aanleiding en context, doel, beoogd resultaat, criteria, gewenste inzet, globale planning, beschikbaar budget, overlegafspraken, besluitvorming en verantwoording.

P&C-cyclus Jaarprogramma tbv VoRa (jaar t) periode

activiteit

actor

vaststellen Jaarprogramma (t)

VoRa

jan

eindrapportage (t-1)

RVD/GCB

mrt

extra tussenrapportage (t)

RVD/GCB

mei

eerste tussenrapportage (t)

RVD/GCB

sep

tweede tussenrapportage (t)

RVD/GCB

nov

evaluatie (t)

voorber.cie

nov/dec

vaststellen Jaarprogramma (t+1)

VoRa

nov

extra tussenrapportage (t)

RVD/GCB

eindrapportage (t)

RVD/GCB

jaar t-1 nov/dec jaar t

jaar t+1 jan/feb

Opmerkingen voor de uitvoering: - de tweede tussenrapportage (t) bevat al belangrijke informatie voor het nieuwe Jaarprogramma (t+1) - GCB heeft elke maand overleg met de controller over de voortgang - GCB stelt het Jaarprogramma en de rapportages op en heeft daartoe contact met de projectleiders - het totale budget is gebonden aan het betreffende kalenderjaar; binnen projecten en clusters kan wel worden geschoven - de MP is budgettair en politiek verantwoordelijk, de dgRVD is formeel budgethouder, de VoRa is feitelijk budgethouder, GCB is budgetbeheerder - het vaststellen van het Jaarprogramma en alle tussen- en eindrapportages gaat via de voorbereidingscommissie naar de VoRa.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

19

4

Evaluatie

De opzet en de uitwerking van het Jaarprogramma worden door de voorbereidingscommissie geĂŤvalueerd. GCB werkt de evaluatie uit en organiseert dit in nauwe samenwerking met de projectleiders.

Het evaluatierapport ligt ter bespreking voor in de VoRa in oktober / november: dat is relatief laat voor het opstellen van het nieuwe Jaarprogramma, maar op tijd voor de uitvoering ervan en voor de langere termijn.

20

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

5

Plannen van aanpak

In deel II staan alle plannen van aanpak van de 60 projecten. Zo veel mogelijk is ook de status van de plannen aangegeven.

De plannen van aanpak zijn opgesteld volgens een vast projectstramien, waarin steeds de volgende elementen terugkomen. doelstelling

- wat willen we bereiken?

activiteiten

- wat gaan we doen?

begroting

- wat gaat het kosten?

- zo veel mogelijk per activiteit

planning

- wanneer gaat het gebeuren?

- per maand aangeven, zo veel mogelijk per activiteit

taakverdeling

- invullen indien relevant - wie zijn opdrachtgever en -nemer en hoe is de rolverdeling?

opmerkingen

- ruimte voor bijzonderheden

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 1

21

200

09

Deel 2

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie

Cluster 1 Kabinetsbrede communicatie

plan van aanpak projectnr.

1.01

projectnaam

Interdepartementaal communicatieprogramma duurzaamheid

projectleider

Onno Houtschild, VROM, OS

telefoon

070 356 4321

budget

€ 300.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Onno Houtschild

doelstelling

- Impuls geven aan maatschappelijke debat over duurzaam gedrag.

activiteiten

- Uitvoering van interdepartementale communicatieprogramma op kabinetsbrede them a Duurzaamheid conform voorstel Kabinetsbrede communicatieaanpak Duurzaamheid (VoRa, 27 november 2008).

- Meer specifiek: uitvoering van in voorstel opgenomen dialoogactiviteiten in samenwerking met maatschappelijk middenveld (zogenaamde bouwsteen 3 in bovengenoemd voorstel). Inzet budget voor vanuit kabinet en departementen geïnitieerde duurzaamheidsbijeenkomsten in het kader van de maatschappelijke dialoog.

begroting

Totaal

€

300.000,-

planning

- Start - Detailplanning i.o.m. departementen.

jan

taakverdeling

- Uitvoering door projectteam samengesteld vanuit CMR (AZ), de directies voorlichting van VROM, BZ (OS) en direct betrokken departementen. Inhoudelijke aansturing via Interdepartementaal DG-overleg Duurzaamheid.

26

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

1.02

projectnaam

Kabinetsbrede communicatie Prinsjesdag

projectleider

Onno Houtschild

telefoon

070 356 4321

budget

€ 20.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Onno Houtschild

doelstelling

- Eenheid en samenhang in de presentatie van het kabinetsbeleid rond en tijdens Prinsjesdag.

activiteiten

Coördinatie van kabinetsbrede beleidspresentatie Prinsjesdag. Onder andere: 1 (centrale) boodschapontwikkeling 2 inhoudelijke voorbereiding Catshuisberaad Prinsjesdag 3 voorbereiden publicitaire aanpak (embargoregeling, afstemming via rijksbrede communicatiekalender) 4 (co-)productie interdepartementale communicatiemiddelen (Prinsjesdagsite AZ/FIN, inzet Regering.nl, AV-materiaal, etc) 5 begeleiden productie en uitgifte Prinsjesdagstukken (AZ/FIN).

begroting

- Onvoorziene kosten - Kosten worden overwegend gedekt via andere budgetten.

€

20.000,-

planning

- Voorbereidingsnotitie (obv embargoregeling) - Voorbereiding en uitvoering

feb mrt-sep

taakverdeling

- Opdrachtgever FIN, AZ en VoRa. - Uitvoering door CMR.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

27

plan van aanpak projectnr.

1.03

projectnaam

Kabinetsbrede communicatie Verantwoordingsdag

projectleider

Onno Houtschild

telefoon

070 356 4321

budget

€ 80.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Onno Houtschild

doelstelling

- Voortgang van kabinetsbeleid is zichtbaar voor het algemene publiek.

activiteiten

- Webpagina’s ontwikkelen in het kader van Verantwoordingsdag 2009 waarop de kabinetsbrede voortgangsrapportage gepresenteerd wordt voor een groter publiek. De webpagina’s functioneren als kern van het voorlichtingsbeleid over de voortgang van het kabinetsbeleid. De pagina’s dienen ‘live’ te gaan gelijktijdig met de politieke verantwoordingsbrief van de Minister-president.

1 Een eerste stap bestaat uit het uitzetten van een ontwerp-opdracht bij een ontwerpbureau. Door middel van dit format wordt een koppeling gemaakt met de inhoudelijke stand van zaken van het kabinetsbeleid.

2 Hierna kan de site daadwerkelijk gebouwd worden.

begroting

- Ontwikkelen format - Bouwen site

€ -

20.000,60.000,-

Totaal

€

80.000,-

Uitzetten ontwerp-opdracht Presentatie concepten Inhoudelijke input Uitzetten opdracht en bouw van site Site live

dec 2008 jan 2009 jan-mrt mrt-apr 15 mei

planning

- - - - -

taakverdeling

- De CoördinatieGroep VoRa initieert en stuurt het algehele productieproces van de website aan en werkt samen met GCB/AIR (Regering.nl).

- Ontwerpopdracht wordt uitgezet bij Politiek Online.

- De daadwerkelijke bouw en inpassing in de site van regering.nl gebeurt door Logica CMG met onderaannemers Eend en Green Valley.

28

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

1.04

projectnaam

Beeldregie

projectleider

Onno Houtschild

telefoon

070 356 4321

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Onno Houtschild

doelstelling

- Een goede presentatie van bewindspersonen door middel van visuele elementen.

Motivering - Ontwikkelen van beeldregiefunctie voor (kabinetsbrede) presentatie. Meer concreet: ontwikkelen van beleid, methodes en middelen om de visuele elementen in de presentatie van bewindspersonen te verbeteren.

activiteiten

1 Visie ontwikkelen op doel en aanpak gerichte beeldregie.

2 Kennis en ervaring van departementen bijeenbrengen.

3 Netwerk opbouwen met relevante specialisten bij departementen (protocol, woordvoerders, beeldregiseurs, etc.).

4 Basisvormgeving ontwikkelen voor zogenaamde backdrops (in het kader van 1 logo).

5 Experimenteren tijdens relevante (kabinetsbrede) presentatiemomenten met grondig voorbereid ‘beeldbeleid’.

- CMR neemt hiervoor op tijdelijke basis (max. twee jaar) een beeldregisseur op in het team.

begroting

- Ontwikkelen backdrops, productie - Salariskosten beeldregisseur via CMR-budget.

planning

- - - - -

taakverdeling

- Uitvoering door CMR.

€

50.000,-

Start basisvormgeving backdrops Werving beeldregisseur Start netwerkontwikkeling Visie-ontwikkeling Experimenten

nov 2008 jan jan feb mrt-jun

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

29

plan van aanpak projectnr.

1 .05

projectnaam

Beeldbeleid

projectleider

Onno Houtschild

telefoon

070 356 4321

budget

€ 100.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Onno Houtschild

doelstelling

- Eenheid en samenhang in kabinetsbrede presentatie door betere zichtbaarheid.

Motivering - Het in eigen beheer geproduceerde beeldmateriaal wordt integraal onderdeel van de beleidspresentatie.

activiteiten

1 Ontwikkelen van videoproducties voor kabinetsbrede beleidscommunicatie in 2009.

2 Ontwikkeling van methoden om beeldmateriaal actief te verspreiden (in social communities) op internet.

In dit kader zal op korte termijn een YouTube-kanaal als onderdeel van regering.nl ontwikkeld worden.

begroting

Totaal

€

100.000,-

- Voor de productie van het AV-materiaal maakt Rijksoverheidsvideo gebruik van budget uit dit Jaarprogramma.

Door de afwijkende aard van de voorgestelde kabinetsbrede producties (animaties, uitlegvideo’s, etc.) besteden wij (via Rijksoverheidsvideo) werkzaamheden uit aan andere (externe) partijen. Om hiervoor voldoende mogelijkheden te hebben wordt apart geld gevraagd. planning

taakverdeling

30

- Aan de hand van de jaarplanning 2009 zijn door CMR verschillende momenten geïdentificeerd, die dienen als kapstok voor de videoproducties in 2009. Deze videoproducties ondersteunen de kabinetsbrede beleidspresentatie in beeld.

- Deze momenten zijn uitgesplitst in twee categorieën: vaste kabinetsbrede momenten (Prinsjesdag, Verantwoordingsdag, etc.) en voorspelbare actualiteiten (belangrijke beleidspresentaties, politieke besluiten, etc.).

Vaste momenten - Verantwoordingsdag, zomerreces - Prinsjesdag, Begrotingsbehandelingen, Kerstreces - Overig

apr-jun okt-dec pm

Voorspelbare actualiteiten (voorlopig geïdentificeerde momenten) - EU-raden - Europese verkiezingen - Klimaattop Kopenhagen

jan-dec jun dec

- CMR initieert en stuurt het algehele productieproces van het AV-materiaal aan.

- De productie van het AV-materiaal wordt via Rijksoverheidsvideo desgewenst uitgezet bij derden.

- CMR ontwikkelt in samenwerking met AZ (redactie regering.nl / AIR) het YouTube-kanaal.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

1.06

projectnaam

Forward Planning

projectleider

Wouter van Eendenburg

telefoon

070 356 4117

budget

€ 100.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Wouter van Eendenburg

doelstelling

- Overzicht over kabinetsbrede activiteiten en optredens.

Motivering - Om eenheid in kabinetspresentatie te bereiken, is het nodig om alle relevante optredens, overleg en aciviteiten gezamenlijk in beeld te hebben. Afgeleide doelen zijn: 1 (meer) interdepartementale coördinatie 2 (meer) lange-termijnoriëntatie 3 strategisch(er) Woordvoerdersoverleg 4 (meer) ondersteuning en coördinatie van thematische communicatie (zie bijv. interdepartementaal communicatieprogramma Duurzaamheid, project 1.01) - (meer) inzicht in de kabinetsbrede beleidspresentatie.

activiteiten

1 Doorontwikkeling rijksbrede Communikatiekalender In 2008 is er gestart met een basisversie.

Extra functionaliteiten zullen in latere versies toegevoegd worden. Mogelijke aanvullingen zijn: - analytische mogelijkheden (naast informatieve en coördinerende waarde) - koppeling aan soortgelijke instrumenten van de departementen. Idealiter ‘communiceren’ deze afzonderlijke instrumenten in de toekomst.

2 Gebruik van deze kalender in diverse gremia zoals het Woordvoerdersoverleg en ambtelijke staven.

begroting

- Abonnementen (bijv. ANP) - Beheer - Ontwikkeling

€ - -

23.000,19.000,58.000,-

Totaal (Voor Forward Planning is dit op jaarbasis structureel nodig.)

€

100.000,-

planning

- Aanpassingen obv proef 2008 - Doorontwikkeling - Integratie met andere kalenders

jan-mrt apr-aug sep-dec

taakverdeling

- CMR ontwikkelt en beheert de rijksbrede Communicatiekalender.

- Departementen zijn verantwoordelijk voor inhoudelijke vulling.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

31

plan van aanpak projectnr.

1.07

projectnaam

Continu-Onderzoek Burgerperspectieven

projectleider

Hans Caljé

telefoon

070 356 4158

budget

€ 530.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Hans Caljé

doelstelling

- Door middel van deskundige meningspeiling de Voorlichtingsraad en het kabinet tijdig en deskundig inzicht bieden in wat er in de samenleving leeft. De uitkomsten kunnen sturingsinformatie bieden voor communicatie, maar ook implicaties hebben voor agendering en beleid.

Motivering - Het SCP voert in opdracht van de VoRa en het kabinet periodiek onderzoek uit naar de publieksagenda en sociaal-culturele onderstromen, maatschappelijke onvrede, institutioneel vertrouwen en civil societyindicatoren. Het onderzoek is zowel signalerend en verdiepend van aard.

activiteiten

1 Kwantitatief en kwalitatief (focusgroepen) onderzoek, om op relatief korte termijn vinger aan de pols te houden bij de publieke agenda’s en wat er achter zit.

2 Een grote overzichtsstudie, waarin trends worden geduid vanuit andere onderzoeken en inzichten, in internationaal verband en vanuit een tijdsperspectief. De overzichtstudie biedt jaarlijks een totaalbeeld van de stand van zaken van de publieke opinie in Nederland, inzake trends, urgenties, bestaande beelden en positieve ontwikkelingen in de Nederlandse samenleving. Zij voorziet daarmee de Voorlichtingsraad en het kabinet referentiepunten aangaande voorbereidingen Verantwoordingsdag, de begrotingsbesprekingen en Prinsjesdag.

3 Onderzoek naar actuele of te verdiepen thema’s, bijvoorbeeld bij specifieke doelgroepen.

4 Interne kenniscommunicatie over de jaarlijkse overzichtstudie (video burgerperspectieven, congreskosten).

begroting

- SCP, uitvoering COB - Interne kenniscommunicatie

€ -

500.000,30.000,-

Totaal

€

530.000,-

Kwartaalbericht COB/4 2008 Kwartaalbericht COB/1 2009 Kwartaalbericht COB/2 Kwartaalbericht COB/3

feb mei sep nov

planning

- - - -

De uitkomsten worden op vaste momenten teruggekoppeld in verschillende gremia (VoRa, PCI). Halfjaarlijks – mei, november – wordt er teruggekoppeld in de interdepartementale woordvoerdersbijeenkomsten (IWB).

Daarnaast vindt door de directies communicatie regelmatig terugkoppeling plaats binnen de departementen.

Jaarlijks wordt in het voorjaar aan de hand van de overzichtsstudie aan het kabinet teruggekoppeld, o.a. via een Catshuisberaad. taakverdeling

32

- SCP voert COB uit.

- CMR is projectleider.

- Het onderzoek wordt per kwartaal begeleid door de COB-werkgroep, waarin VoRa-leden, CMR, GCB en SCP zitting nemen.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

1.08

projectnaam

Themametingen kabinetsbrede communicatie

projectleider

Hans Caljé

telefoon

070 356 4158

budget

€ 220.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Hans Caljé

doelstelling

- Inzicht in stand van zaken ‘kabinetsbrede communicatie’, publieke kennisontwikkeling en beeldvorming over motto, missie, beleidsdoelen, bestuurlijke werkwijze, maatregelen en resultaten van het Beleidsprogramma door middel van halfjaarlijkse themametingen.

Motivering - De onderzoeken bieden een ‘blik van buiten naar binnen’ van burgers op het kabinetsbeleid, de kabinetsbrede communicatie-aanpak, en de daarbij gemaakte vorderingen. Daarnaast bieden de onderzoeken sturingsinformatie, om de effectiviteit van de kabinetsbrede communicatie te vergroten.

activiteiten

1 Twee halfjaarlijkse themametingen: - een kwantitatieve meting, met het oog op de voorbereiding van Verantwoordingsdag en Prinsjesdag; - een kwantitatieve meting en een focusgroepenonderzoek (‘terugblik’ op Prinsjesdag).

2 Ad-hoccommunicatieonderzoek naar kabinetsbrede thema’s en rond belangrijke momenten (media-analyse, testen kernboodschappen, bereikonderzoek, scenario-onderzoek), ook met het oog op het vergroten van de effectiviteit van kabinetsbrede communicatie.

3 Bereikonderzoek rond belangrijke communicatiemomenten van het kabinet, zodat meer precies inzicht kan worden verkregen welke media of communicatiekanalen vooral effectief zijn bij het zenden van kabinetsbrede boodschappen rond belangrijke publicitaire momenten.

begroting

- - - -

Onderzoek kabinetsbrede thema’s Media-analyse Kernboodschaponderzoek Onderzoek mediabereik doelgroepen

€ - - -

80.000,50.000,50.000,40.000,-

€

220.000,-

- Themameting: kwantitatief - Themameting: kwantitatief + focusgroepen

apr okt

Totaal planning

Terugkoppeling vindt halfjaarlijks plaats via de halfjaarlijkse Interdepartementale Woordvoerdersbijeenkomsten (IWB’s), en via verschillende andere gremia (VoRa, PCI). taakverdeling

In 2009 zal duidelijk worden welk bureau in aanmerking komt om de themameting binnen het raamcontract van DPC meerjarig te gaan uitvoeren. CMR is projectleider.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

33

plan van aanpak projectnr.

1.09

projectnaam

Nieuwstrends en signalering

projectleider

Hans Caljé

telefoon

070 356 4158

budget

€ 225.000,- tot 275.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Hans Caljé

doelstelling

- Inzicht bieden in de ontwikkeling van nieuws, trends en maatschappelijk debat, en thema’s en issues die kabinetsbreed relevant zijn, door middel van: - signalering: systematisch vaststellen van prominentie van (opkomende) issues, nieuwskenmerken en nieuwsontwikkelingen in het totale medialandschap die voor voorlichting en strategische communicatie relevant zijn.

- analyse van nieuwstrends, in relatie met opinieontwikkelingen.

- bijdrage tot verdere professionalisering communicatiefunctie.

Motivering - Conform het convenant dat met het SCP in het kader van het Continu Onderzoek Burgerperspectieven is overeengekomen, dient het SCP te voorzien in handzame, kwantitatieve mediaoverzichten, die de belangrijkste trends in het nieuws rapporteren. Deze zijn nodig om opinieveranderingen (deels) vanuit nieuws, maatschappelijke ontwikkelingen, gebeurtenissen en debat te kunnen duiden.

activiteiten

1 Nieuwstrends: maand- of weekrapportages met compacte, grafisch ondersteunde nieuwsoverzichten (‘logboek’), waarin de belangrijkste nieuwsontwikkelingen per week in een oogopslag zichtbaar zijn, en kort worden geduid. Management summary per week en per maand.

2 Mediaradar: snel inzicht bieden in hoe issues in het medialandschap zich ontwikkelen (prominentie, karakterisering van de aard van de beweging in het medialandschap en bereik). Daarbij zal een zo breed mogelijke set mediatitels worden opgenomen (TV, print, evt. internet).

- Ten behoeve van het versterken van de signaleringsfunctie: de impact van belangrijke nieuwsontwikkelingen in het totale medialandschap snel, structureel en objectief te documenteren en op hoofdlijnen (‘nieuwsframes’) te duiden. Daarmee wordt tevens een bouwsteen geleverd voor een gemeenschappelijke nieuwsvoorziening (ONS / nieuwsinfrastructuur). Hierbij wordt nauw samengewerkt met het project weblogmonitoring, dat tevens een signaleringsfunctie vervult.

begroting

- Schatting kosten € 225.000,- tot 275.000,- Op jaarbasis worden de kosten voorlopig geschat tussen de € 300.000,- en 400.000,-.

Daarbij is uitgegaan van een omvangrijke set mediatitels, die mogelijk nog kan worden ingedikt.

planning

- Mogelijke start apr-jun - In overleg met de VoRa evt. continueren jul-e.v.

- In 2008 is een pilot uitgevoerd. Op basis van de pilot en de bespreking hiervan in de VoRa moet duidelijk worden of het instrument al voldoende waardevol wordt gevonden om Nieuwstrends continu en uiteindelijk op jaarbasis te kunnen gaan uitvoeren. Opdrachtverlening (raamcontract DPC) en productontwikkeling ism media- en onderzoeksbureau.

taakverdeling

- CMR is projectleider.

- In samenwerking met ONS gemeenschappelijke nieuwsvoorziening en project Weblogmonitoring en Analyse en Informatievoorziening Regeringsbeleid (AIR, RVD).

34

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

1.10

projectnaam

Onderzoek vertrouwen

projectleider

pm

telefoon

pm

budget

€ 80.000,-

Opdrachtgeversberaad

Henk Brons, Stephan Koole, Remco Dolstra

GCB-verantwoordelijke

Hans Caljé

doelstelling

- Inzicht in de redenen en oorzaken van vertrouwen en wantrouwen tussen samenleving en overheid, vooral gericht op betrouwbaarheid van de overheid.

Motivering - Veel onderzoeken meten de mate van vertrouwen en de ontwikkeling daarin en veelal ook de achtergronden ervan, maar nog onvoldoende de betrouwbaarheid in het concrete handelen van overheid, terwijl juist daar de aanknopingspunten zitten voor verdere activiteiten.

activiteiten

1 Ontwikkeling onderzoeksopzet: deskresearch bestaand onderzoek, doorspitten op betrouwbaarheid en dienstverlening.

Bij positieve resultaten door met: 2 Uitvoering eerste onderzoek 3 Rapportage en advies

begroting

1 Ontwikkeling onderzoeksopzet 2 Uitvoering eerste onderzoek 3 Rapportage en advies

€ - -

15.000,50.000,15.000,-

Totaal

€

80.000,-

planning

1 Ontwikkeling onderzoeksopzet 2 Uitvoering eerste onderzoek 3 Rapportage en advies

jan - apr mei - aug okt - nov

taakverdeling

- CMR en DPC betrekken bij onderzoeksopzet.

- Onderzoek door externe partij.

opmerkingen

- Beslissing over inzet activiteiten 2 en 3 wordt genomen door opdrachtgeversberaad.

- Nauwe relatie met COB (1.07).

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

35

Cluster 2 Gemeenschappelijke diensten

plan van aanpak projectnr.

2.01

projectnaam

Contractbeheer SSCI

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 150.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

1 Departementen beschikken over basisvoorzieningen voor de publicatie van sites op internet en intranet.

2 Efficiënte bedrijfsvoering op het terrein van communicatie.

3 Eenvoudige ontwikkeling en beheer van websites, bundeling van kennis en hogere kwaliteit.

Motivering - Goed beheer is van belang, omdat internet één van de centrale middelen is in de communicatie van de ministeries. Daarvoor moet alles technisch gedegen en veilig functioneren (continu online). De nieuwemediaprofessionals bij de departementen kunnen zich dan richten op hun daadwerkelijke communicatietaak.

activiteiten

1 Uitvoering contractbeheer Shared Services Internet: hosting en zoekdienst.

- Begin 2009 wordt het contractbeheer (tot nu toe door VROM uitgevoerd) ondergebracht bij SBO (strategische beheerorganisatie) bij de werkmaatschappij van BZK. Activiteiten van SBO: - coördinatie/planning van inkoop van hosting en zoekdienstactiviteiten - ondersteuning bij inkoop door een inhoudelijke specialist - ondersteuning door een leveranciersmanager - voortdurend monitoren en evt. herpositioneren van de hosting-aanbieders uit het raamcontract.

begroting

Totaal

€

150.000,-

- Specificatie volgt bij offerte uit te brengen door SBO - De begroting is gemaakt op de investering in manuren die hiervoor nodig is op jaarbasis. De uren worden niet per aangenomen opdracht afgerekend. Het gaat om een basis inrichting waar alle departementen gebruiken kunnen/dienen te maken. planning

Gehele jaar doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Uitvoering door BZK Werkmaatschappij / Strategische beheerorganisatie.

opmerkingen

- In 2009 loopt het gezamenlijke contract voor de zoekdienst af. Langere lopende nadere overeenkomsten van een aantal departementen worden nog door SBO beheerd.

- In 2009 loopt het gezamenlijke contract hosting af. In het eerste kwartaal wordt het besluit genomen om het contract wel/niet met één jaar te verlengen of een nieuwe aanbesteding te starten.

38

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.02

projectnaam

Domeinnaamregistratie

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

â‚Ź 90.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- Overzicht van domeinnamen, lagere kosten en snelle afhandeling.

Motivering - Met ingang van 2006 biedt DPC de mogelijkheid om domeinnamen te registreren. Hiermee is een centraal punt gerealiseerd waar alle ministeries voor domeinnaamregistraties terechtkunnen tegen vastgestelde (lage) kosten en met een gegarandeerde (snelle) afhandelingtermijn. Dit levert bovendien een totaaloverzicht op van alle domeinnamen die de ministeries nu bezitten, zodat hier beleid op kan worden gevoerd.

activiteiten

1 Beheer van domeinnamen: strategisch beheer, adviseren over en uitvoeren van richtlijnen, afstoten en preventief veiligstellen van domeinnamen.

2 Registratie van nieuwe domeinnamen op naam van de RVD. 3 Verhuizing van bestaande domeinnamen naar de RVD. 4 Verzorging van aanvragen voor PKI (SSL) certificaten.

5 Bemiddeling bij de overname van domeinnamen die in bezit van derden zijn.

begroting

-

-

Kosten DPC â‚Ź 40.000,(uitvoeren nieuwe registraties, mutaties en migraties, advies, rapportages, projectmanagement) Externe kosten - 50.000,(lidmaatschap en kosten aanvragen SIDN, kosten niet-.nl domeinnamen, DNS server abonnement en SLA)

Totaal

â‚Ź

90.000,-

planning

Gehele jaar doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opgdrachtgever.

- Opdrachtnemer is DPC.

opmerkingen

- Eventuele adviezen over domeinnaamregistratie en conventie zijn niet opgenomen in deze shared service.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

39

plan van aanpak projectnr.

2.03

projectnaam

I-bereik centrale coördinatie

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

Eenduidige boodschappen van de rijksoverheid zijn vindbaar op zoekmachines realiseren, tegen lagere kosten.

activiteiten

1 Inrichting centrale plaats voor zoekmachine marketing voor de departementen bij DPC. - In november 2008 heeft DPC de opdracht gekregen om een opzet voor een centrale inrichting te maken.

Dat voorstel is de basis voor inrichting en uitvoering van een gemeenschappelijke dienst i-bereik.

begroting

Totaal

€

50.000,-

planning

- Plan voor inrichting - Inrichting - Start uitvoering

jan jan-mrt apr

taakverdeling

- GCB is gedelgeerd opdrachtgever.

- DPC is opdrachtnemer.

Budget kan worden gespecificeerd als plan voor de inrichting gereed is.

40

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.04

projectnaam

Centrale distributie: beheer

projectleider

Marianne Bruijn

telefoon

070 356 4291

budget

€ 175.000,- tot 200.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Hanne Bikker

doelstelling

- Een goede, centrale beheerfunctie van de centrale distributie, die daarmee efficiënte en effectieve dienstverlening mogelijk maakt. Zowel vanuit Postbus 51 voor de burger als voor alle ministeries en daaronder ressorterende diensten.

Motivering - In 2007 is een raamcontract afgesloten met Pondres. Een groot aantal partijen neemt deel. Goed beheer van het contract is noodzakelijk. De afgesloten overeenkomst voor distributie en beheer van voorlichtingsmiddelen vormt een goede aanleiding om een aantal verbeteringen aan te brengen in de wijze waarop de rijksoverheid omgaat met haar voorlichtingsmaterialen en het beheer en de distributie ervan.

activiteiten

1 Contractbeheer (o.a. contacten met Pondres, vraagbaak deelnemende departementen, communicatie over contract).

2 Activiteiten t.b.v. professionalisering beheerfunctie zowel aan de kant van de contracthouder als bij de departementen (denk onder meer aan bevorderen goed voorraadbeheer, gebruik POD, kortere doorlooptijden, delen best practices via nieuwsbrief en expertbijeenkomsten en leverbetrouwbaarheidsmetingen).

3 Evaluatie contract (ivm mogelijke verlenging contract in 2010).

- Gedurende 2009 moet besloten worden of de termijn van de Raamovereenkomst met Pondres wordt verlengd na de eerste drie contractjaren. Deze drie jaar eindigen per 31 maart 2010 en als aanbesteed moet worden, dient dit in 2009 voorbereid te worden. De kosten die hiermee gemoeid zijn, zijn nog niet in de begroting meegenomen.

- Op dit moment wordt gewerkt aan een Beleidskader centrale distributie; hierin komen alle ontwikkelingen samen. Hierin worden ook een calamiteitenplan bij brand en een plan van aanpak bestandsbeheer opgenomen.

Daarnaast wordt gekeken naar optimalisatie van informatiestromen dmv vier contractueel overeengekomen leverbetrouwbaarheidsmetingen per jaar.

begroting

- - - -

Personele bezetting Activiteiten Kwaliteitsprogramma Evaluatie contract Overig obv Beleidskader

€ - - -

Totaal

115.000,35.000,25.000.pm

€ 175.000,- tot 200.000,-

planning

pm

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC is als opdrachtnemer operationeel eindverantwoordelijk.

opmerkingen

- Het project vertoont nauwe samenhang met project 2.05 Postbus 51 Informatiedienst (samenhang verzorgingsdomein en deel van infrastructuur van dit project wordt beheerd door Postbus 51) - Binnen het project zal nadrukkelijk rekening gehouden worden met de interdepartementale activiteiten t.b.v. de invulling taakstelling en de invoering van een rijksbrede huistijl.

- Binnen het project wordt rekening gehouden met het interdepartementale PIT-post-contract.

- Het project heeft nauwe samenhang met het project ‘Haagse Hoogte’ (voorheen ‘we print together’).

- Het project is onderwerp van gesprek bij Categoriemanagement. Op dit moment is nog niet te overzien of dat consequenties heeft voor 2009, dat wordt duidelijk in eerste kwartaal 2009.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

41

plan van aanpak projectnr.

2.05

projectnaam

Postbus 51 Informatiedienst

projectleider

Edwin Ouwejan

telefoon

070 356 4177

budget

€ 4.850.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Daniëlle van Vuuren

doelstelling

1 Goede kwaliteit en efficiëntie van de dienstverlening aan de burger.

2 Grote bedrijfszekerheid van de dienst.

3 Goede dienstverlening aan de opdrachtgever.

Motivering - De Postbus 51 Informatiedienst wil burgers goed en snel informeren over vaststaand beleid: passief door informatie aan te bieden op internet, actief door vragen te beantwoorden.

activiteiten

Naast de reguliere operatie wordt in 2009 gewerkt aan een zogenaamde prioriteitenagenda bestaande uit de volgende punten: 1 COPC: ontwikkeling en certificering van de interface 2 De derde lijn: de departementen 3 Overheidscommunicatie Nieuwe Stijl 4 Categoriemanagement 5 Centrale distributie: centraal beheer 6 Deurmat: samenhang publiekscommunicatie.

- Voor een beschrijving van de reguliere operatie en de activiteiten binnen de prioriteitenagenda wordt verwezen naar de begroting 2009 (vastgesteld in de VoRa van 30 oktober 2008).

begroting

- De bekostiging van de Postbus 51 Informatiedienst is opgebouwd uit twee onderdelen: 1 taakbijdrage AZ (inclusief uitbreiding tbv Defensie) 2 bijdrage uit Jaarprogramma.

De bijdrage uit het Jaarprogramma 2009 is - een toekenning (obv begroting) - een voorwaardelijke toekenning

€ 4.650.000,- 200.000,-

Totaal

€ 4.850.000,-

- Voor de voorwaardelijke toekenning volgt een nadere onderbouwing uiterlijk bij de eerste tussenrapportage Jaarprogramma in 2009. planning

n.t.b.

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- De Postbus 51 Informatiedienst voert als opdrachtnemer de activiteiten uit.

- Verantwoording vindt plaats volgens de P&C-cyclus van het Jaarprogramma.

opmerkingen

- Kaders voor de Postbus 51 Informatiedienst, zijn het besturingsmodel Postbus 51 en het beleidskader Publieksvoorlichting 2009.

- De begroting 2009 is conform afspraak aan de Auditdienst EZ voorgelegd.

- NB: De taakbijdrage uit de begroting van het ministerie van Algemene Zaken is loon- en prijsgeïndiceerd.

Bij Voorjaarsnota 2010 wordt bekend gemaakt of deze wordt betaald en voor welk bedrag. Als deze wordt uitbetaald dan komt dit bedrag vrij voor activiteiten binnen het Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie. Dit is anders vermeld in bijgevoegde begroting. Besluitvorming over deze afwijking heeft plaatsgevonden in de VoRa van 30 oktober 2008.

- Begin januari is de dienstverlening aan Defensie opgenomen, voor een bedrag van € 250.000,-.

42

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.06

projectnaam

Rijksoverheidsvideo

projectleider

Fred Steinweg

telefoon

070 356 4463

budget

€ 550.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Daniëlle van Vuuren

doelstelling

- De productie van nieuwsvideo’s voor de corporate sites van de departementen en regering.nl vanuit een gemeenschappelijke, rijksbrede videovoorziening. En aanvullend daarop verspreiding via videopersbureaus.

Motivering - De pilot Video (2007-2008) is bij besluit van de VoRa van 16 oktober jl. omgezet in een structurele rijksbrede videovoorziening voor overheidssites. Het is de bedoeling dat deze rijksbrede videovoorziening in 2011 deel uitmaakt van de in te richten gemeenschappelijke webinfrastructuur (ONS).

activiteiten

1 Going concern: productie video-items - Elke week worden items in opdracht van de departementen geproduceerd en geschikt gemaakt voor ontsluiting via internet. Het gaat hierbij om eendagsproducties gedraaid op locatie.

2 Kennisopbouw en advisering over toepassing video op internet.

- NB: Alle in het kader van de pilot Video afgesproken producten en diensten worden ook geleverd door de nieuwe dienst Rijksoverheidsvideo. Daarnaast zal onder regie van de VoRa en in nauwe samenspraak met ONS en de directies Communicatie van de departementen het producten- en dienstenaanbod van Rijksoverheidsvideo kwantitatief en kwalitatief worden beoordeeld en zo nodig worden bijgesteld met het oog op de integratie in de in te richten gemeenschappelijke webinfrastructuur.

- Voor een gedetailleerde beschrijving van de activiteiten wordt verwezen naar de business case Rijksoverheidsvideo d.d. 7 oktober 2008.

begroting

Totaal

€

550.000,-

- Gedurende de jaren 2009 en 2010 financiert de VoRa rijksoverheidsvideo uit het budget van het Jaarprogramma.

Het gaat om een bedrag van € 550.000 per jaar dat bij bugettaire ruimte binnen het Jaarprogramma opgehoogd wordt tot € 600.000,- (bij eerste tussenrapportage van respectievelijk 2009 en 2010). Deze extra ruimte wordt benut voor onderzoek. workshops, professionalisering e.d. planning

Doorlopend

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- Rijksoverheidsvideo voert als opdrachtnemer de bovengenoemde activiteiten uit.

- Rijksoverheidsvideo is in personele zin ondergebracht bij het ministerie van AZ (budgetverantwoordelijkheid ligt dus ook bij AZ).

- Verantwoording vindt plaats volgens de P&C-cyclus van het Jaarprogramma.

opmerkingen

- Mochten aan de voortzetting van de videoactiviteiten pilot Video in de overgangsfase 2009/2010 financiële risico’s kleven (bijv. opbouw ww-kosten contractanten of voorkomen aanspraak vast dienstverband op basis van Wet flexibiliteit en zekerheid), dan dient de VoRa garant te staan voor de eventuele uitfaseringskosten van het (tijdelijk) personeel.

- De VoRa gaat de komende twee jaar bekijken hoe de benodigde 4,6 fte ten behoeve van deze nieuwe dienst kan worden vrijgemaakt ( is van belang voor de jaren 2011 e.v.). Een voorstel hoe dit aan te pakken wordt voorbereid door AZ (GCB en stafbureau RVD) en de projectdirectie ONS, en zal medio 2009 in de VoRa aan de orde komen.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-dec

43

plan van aanpak projectnr.

2.07

projectnaam

Bijdrage NCC (CRC)

projectleider

Gerd de Kruif

telefoon

070 425 5303

budget

€ 221.250,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Daniëlle van Vuuren

doelstelling

- Een bijdrage leveren aan het realiseren van een kwalitatief goede publiekscommunicatie tijdens crisis.

Motivering - Het Expertisecentrum Risico- en Crisiscommunicatie (ERC)* heeft sinds 1 januari 2007 de beschikking over additionele capaciteit bovenop de door BZK ter beschikking gestelde formatie voor het ERC (10 fte). Deze extra personele capaciteit van 3 fte is in eerste instantie door de Voorlichtingsraad via Postbus51 ter beschikking gesteld en vanaf 2008 rechtstreeks aan het toenmalige ERC. In totaal gaat het om 3 fte: - 2 fte redactiecapaciteit - 1 fte informatieanalyse. * Het ERC is per 8 september 2008 geïntegreerd met het Nationaal CrisisCentrum en de Shared Service Crisisbeheersing tot één nieuwe nationale crisisorganisatie.

activiteiten

1 Taken (web)redactie - De redactiecapaciteit wordt aan de ene kant benut voor werkzaamheden voor het product www.crisis.nl en aan de andere kant voor werkzaamheden voor de website www.risicoencrisis.nl (in 2009 zal de naam van de website veranderen, de werkzaamheden blijven gelijk).

De werkzaamheden voor crisis.nl zijn: - draaien van piketdiensten voor operationele inzet - operationele inzet voor de overheid (rijk, regionaal / provinciaal en lokaal); concreet betekent dit het schrijven en vormgeven van vragen en antwoorden, het vullen van de website - het geven van trainingen aan regionale pools webredacteuren die bij crisis de website vullen - verzorgen van het beheer van de redacteurenpools (bijhouden kwaliteitsniveau) - doorontwikkeling van de website plus bijbehorende backofficefunctionaliteit - vormgeven van relatiemanagement dmv een periodiek crisis.nl (nieuwsbrief).

De werkzaamheden voor risicoencrisis.nl zijn: - mede vormgeven van de tweewekelijkse nieuwsbrief - mede verzorgen van de back-office (beheer, vulling etc.)

- mede verzorgen van redactionele content (artikelen, interviews) - bewaken van het kwaliteitsniveau.

2 Taken informatieanalyse - Informatieanalyse wordt steeds belangrijker bij crises en ter voorbereiding op mogelijke crises. Van buiten naar binnen-denken en -doen is dan ook één van de belangrijkste taken van de informatieanalist.

- Verder is de informatieanalist dé schakel bij de formulering van publieksvriendelijke vragen en antwoorden.

De functionaris moet op basis van vele bronnen de informatie zo bij elkaar zoeken en plaatsen en analyseren dat redacteuren publieksvriendelijke teksten optimaal kunnen produceren en de communicatieadviseur een heldere strategie kan opstellen.

- Bij incidenten van nationale orde is de informatieanalist een wezenlijke schakel tussen de media-analisten en de strategische cel in het Nationaal Voorlichtingscentrum.

- De informatieanalist ondersteunt tevens het analyseteam van het cluster Kennis en Analyse binnen het NCC. Dit analyseteam levert geïntegreerde adviezen/sitraps over incidenten en/of crises.

44

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

begroting

- Personeel (3 fte, inclusief overhead)

â‚Ź

221.250,-

planning

Doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- Het cluster Risico- en crisiscommunicatie (CRC) van het NCC valt onder de verantwoordelijkheid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). De Voorlichtingsraad stelt in 2008 geld ter beschikking om 3 fte extra personele inzet te kunnen realiseren. Het hoofd NCC zal bij toekenning van het budget aan het einde van 2009 een beschrijvende verantwoording van werkzaamheden van deze 3 fte afleggen.

opmerkingen

- De VoRa heeft in zijn vergadering van 13 november 2008 akkoord gegeven op deze bijdrage, onder de expliciete voorwaarden dat de bijdrage alleen geldt voor 2009 (in 2010 is er geen verplichting voor de VoRa) en het CRC in 2009 naar manieren zoekt om deze drie functies na 2009 structureel vanuit de eigen organisatie te financieren.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

45

plan van aanpak projectnr.

2.08

projectnaam

Digitale knipselkrant

projectleider

Pieter van Hofwegen

telefoon

070 356 4313

budget

€ 2.400.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Pieter van Hofwegen

doelstelling

- Een digitale selectie uit de belangrijkste dagbladen voor alle rijksambtenaren, beschikbaar via intranet (straks als onderdeel van de gemeenschappelijke nieuwsvoorziening op het Rijksportaal).

- Een mogelijkheid om deze selectie op papier uit te draaien voor de departementale top en voor gebruik in bijvoorbeeld actua-overleggen. Haalbaar eindproduct op dit moment is een uitprintbare knipselkrant o.b.v. platte tekst, in een prettig leesbare krantenachtige opmaak en voorzien van een inhoudsopgave.

activiteiten

1 Departementen ondersteunen in het gebruik van de knipselkranttool van ANP. 2 Waar mogelijk doorontwikkelen van de ANP-tool o.b.v. wensen van de departementen.

3 Sturen op tijdige levering van de artikelen door de uitgevers.

4 Verkennen van de mogelijkheden om de krantencontent te integreren met ONS Nieuwsvoorziening.

5 Adviseren over de opzet en vorm van de dienstverlening bij een eventueel nieuw contract na 2010.

begroting

- - - - -

Contract (geïndexeerd) Verlenging contract FD 2009 Begeleiding DPC (2,75% over contractbedrag) Kosten ANP-tool Onvoorzien

Totaal

€ 1.750.000,- 476.000,- 61.215,- 69.000,- 40.000,€ 2.400.000,-

planning

- Activiteiten vinden het hele jaar door plaats.

- Integratie met ONS Nieuwsvoorziening eind 2009.

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC is opdrachtnemer (contractbeheer, functioneel beheer en contacten met de departementen).

- ANP is opdrachtnemer voor de knipselkranttool.

opmerkingen

- Contract met ANP voor de knipselkranttool loopt tot eind 2009. Mogelijkheden voor verlenging voor 2010, als ook doorontwikkeling van de tool in 2009 e.v., zijn afhankelijk van ruimte die de Europese aanbestedingsregels daarvoor bieden.

46

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.09

projectnaam

Mediafeed

projectleider

Martin Dahlhaus

telefoon

070 3564197

budget

€ 115.000,- tot 150.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Martin Dahlhaus

doelstelling

- Snelle levering van goed vormgegeven persberichten.

- Gebruiksgemak bij zowel verzender als ontvanger.

Motivering - Mediafeed is een op RSS gebaseerde dienst waarmee de Rijksoverheid haar persberichten kan verspreiden.

activiteiten

1 De website van Mediafeed aanpassen aan de huisstijl en webrichtlijnen - Bepalen in hoeverre Mediafeed aan de huisstijl moet voldoen - Specificaties opstellen en offerteaanvraag doen - Opdracht verstrekken 2 Mobiele applicatie - Onderzoeken of er al mobiele RSS-readers bestaan op de meest gebruikte platformen die aan onze wensen voldoen. Zo nee, dan volgen de volgende stappen: - Onderzoeken of er behoefte is bij de doelgroep aan een ‘Mobiele Mediafeed RSS-reader’ (of mobiele versie van de website) en wat deze zou moeten kunnen. De vraag speelt daarbij ook of deze applicatie zich moet beperken tot Mediafeed.

- Mogelijkheden en implicaties/valkuilen in kaart brengen, o.a. door gesprekken met organisaties die ervaring hebben met mobiele applicaties.

3 Persberichten kwalitatief (vorm) verbeteren - Een nieuwe webeditor installeren binnen Mediafeed. Deze accepteert alleen nog toegestane opmaak en dwingt lettertype en opmaak van koppen af - Deze webeditor goed testen voordat het in productie wordt genomen. Bij dit testen worden liefst leden van de PNM betrokken die ervaring hebben met webrichtlijnen.

- Opstellen van een handleiding voor eindgebruikers. Deze omvat richtlijnen voor het opmaken van berichten en gaat in op de nieuwe webeditor.

- De nieuwe invoeromgeving live zetten.

4 Promoten van het gebruik van RSS i.p.v. e-mail, zowel binnen de overheid als bij externen 5 Onderzoeken of Mediafeed een beveiligde dienst moet blijven.

- Opheffen van de beveiliging heft een aantal technische beperkingen op, o.a. voor mobiel gebruik. De beveiliging heeft geen ‘veiligheidsreden’ maar is bedoeld voor inzicht in de ontvanger van berichten.

6 Restant herinrichten verzendlijsten (opdracht eind 2008).

begroting

- - - - - - -

Huisstijl en webrichtlijnen Mobiele applicatie Persberichten kwalitatief verbeteren Jaarlijkse exploitatie Promoten RSS-gebruik Beveiliging Mediafeed onderzoeken Restant herinrichten verzendlijsten

€ - - - - - -

40.000,pm 20.000,50.000,0,0,5.000,-

Totaal € 115.000,- tot 150.000,De kosten voor de mobiele applicatie zijn nog niet bekend. Deze volgen uit de geschetste onderzoeken naar wensen en mogelijkheden.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

47

planning

- - - -

Aanpassen persberichten Mobiele applicatie: onderzoeken Mobiele applicatie: bouwen Huistijl en webrichtlijnen website Mediafeed

Taakverdeling

- - - -

GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

Activiteiten worden uitgevoerd in overleg met contactpersonen bij ministeries.

Aanpassingen aan Mediafeed worden uitgevoerd door Diva.

Andere aanpassingen worden (mogelijk) uitgevoerd door derden.

Opmerkingen

- Diva is geen gespecialiseerde webbouwer. Het omzetten van de website in de huisstijl kan mogelijk een probleem vormen.

48

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-mrt jan-mrt apr-jun apr-sep

plan van aanpak projectnr.

2.10

projectnaam

Database niet-actieve journalisten

Projectleider

Melanie Verheijen

telefoon

070 356 4339

budget

â‚Ź 13.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Hans Geurts

doelstelling

- Communicatieprofessionals op departementen kennen en gebruiken de regels voor de inhuur van journalisten voor presentaties, dagvoorzitterschappen of mediatrainingen.

- Communicatieprofessionals op departementen kennen en gebruiken de database op Communicatieplein.nl.

- De database is gevuld en actueel.

Motivering - Deze activiteiten dragen bij aan naleving van de richtsnoeren die door het kabinet zijn vastgesteld.

activiteiten

1 Beheer database.

2 Bewustzijn regels inhuur journalisten vergroten bij directies Communicatie (door jaarlijkse advertentie en andere activiteiten die het bewustzijn vergroten, bijv. mailing intranetredacties, factsheet, slim benutten bijeenkomsten en Communicatieplein).

3 Bekendheid database vergroten, gekoppeld aan vergroten bewustzijn regels inhuur.

begroting

- Beheer database - Bekendheid en bewustzijn database

â‚Ź -

8.000,5.000,-

Totaal

â‚Ź

13.000,-

planning

- Doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

49

plan van aanpak projectnr.

2.11

projectnaam

RTV-direct

projectleider

Martin Dahlhaus

telefoon

070 3564197

budget

€ 125.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Martin Dahlhaus

Doelstelling

- Departementen hebben de mogelijkheid om radio- en televisieprogramma’s (met name nieuws en actualiteiten) online te bekijken op het moment dat het uitkomt.

activiteiten

1 In stand houden van de huidige dienst (infrastructuur en contract).

2 Monitoren van gebruik bij de ministeries.

3 Volgen van ontwikkelingen / alternatieven op gebied van online tv.

begroting

- Kosten RTV-direct + Incidentele opnames - Ondersteuning / contractbeheer DPC

€ -

107.000,18.000,-

Totaal

€

125.000,-

planning

Doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- Uitvoering is belegd bij DPC.

50

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.12

projectnaam

Webonderzoek

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 20.000,- tot 40.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- Een hoge kwaliteit van webonderzoek, efficiencywinst, gemeenschappelijke kennis over en inzicht in webonderzoek en websites.

Motivering - In 2006 zijn na een Europese aanbesteding met vier onderzoeksbureaus raamovereenkomsten gesloten voor het uitvoeren van verschillende vormen van webonderzoek. De raamcontracten zijn op initiatief van de CNM afgesloten.

activiteiten

- Het Raamcontract loopt in juni 2009 af. De keuze moet dan gemaakt worden of het huidige contract wordt verlengd met één jaar of dat er een nieuwe aanbesteding wordt gedaan voor een nieuw contract.

- Tot juni 2009 zal DPC in ieder geval het huidige contract beheren: 1 kwaliteitsbeheer: voortgangsoverleggen met bureaus, kwaliteit vragenlijsten en rapportages, controle op afstand, systematische klantevaluaties 2 kennisontwikkeling: kwalitatief en kwantitatief, ontwikkelen benchmarks, kennisdeling via Communicatieplein en bijeenkomst 3 contracteren: contractbeheer en financiële afwikkeling.

begroting

- Totaal

€ 20.000,- tot 40.000,-

- Afhankelijk van de keuze voor verlenging met één jaar of een nieuwe aanbesteding kunnen de kosten variëren van € 20.000,- tot € 40.000,-.

- De kosten voor het beheer van gemeenschappelijk webonderzoek worden gedeeltelijk gefinancierd door middel van een opslag per onderzoek, die departementen betalen aan DPC. Tot juni 2009 wordt de helft van de beheerkosten betaald uit het Jaarprogramma. planning

- Beslissing over verlenging of nieuwe aanbesteding

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC voert beheer van het lopende contract uit.

- DPC zal mede advies opstellen voor verlenging of nieuwe aanbesteding van een gezamenlijk contract.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-mrt

51

plan van aanpak projectnr.

2.13

projectnaam

Aanbesteding onderzoek Kennisopbouw collectieve inkoop

Projectleider

Marc Arnold

telefoon

070 356 4151

budget

€ 100.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Hans Geurts

doelstelling

- Het optimaal benutten van de kennis die wordt opgebouwd rond de inkoop van collectieve contracten.

activiteiten

1 Onderhoud van gezamenlijke contracten, bijvoorbeeld op het terrein van onderzoek, media-analyse e.d.

2 Monitoren van gebruik van collectieve contracten door de departementen, onder meer ten aanzien van de kwaliteit van de uitvoering door bureaus.

3 Coördinatie van de uitvoering van opdrachten als onderdeel van een collectief contract.

4 Vergaren en opbouwen van kennis die tijdens de uitvoering van opdrachten wordt opgedaan.

5 Ontsluiten van kennis die tijdens het doen van Europese aanbestedingen wordt opgedaan ten behoeve van de gezamenlijkheid en van de departementen.

begroting

Totaal

€

100.000,-

- Voorlopige reservering. Kosten worden lopende het jaar tijdens de uitwerking van het plan van aanpak verfijnd. planning

- pm

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC is opdrachtnemer.

52

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.14

projectnaam

ANP medianet

projectleider

Pieter van Hofwegen (m.i.v. nieuw contract wordt projectleiderschap overgedragen aan GCB)

telefoon

070 356 4313

budget

€ 500.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

pm

doelstelling

- De directies Communicatie hebben via de ANP-portal real-time de beschikking over de nieuwsberichten van ANP, inclusief eventuele embargoberichten. Via ANP Medianet zijn de ministeries op de hoogte van de belangrijkste actualiteit en kunnen zij anticiperen op de laatste ontwikkelingen.

- Meer overzicht en regie op het gebruik en de kosten van ANP Medianet en vereenvoudiging van het inkoopproces.

activiteiten

1 Inkoop van aansluitingen voor het collectief van de directies Communicatie.

2 Organiseren van contractbeheer op één plek, bij AZ. 3 Periodiek herijken van de behoefte van de ministeries.

begroting

- Totaal

€

500.000,-

- Geschatte kosten (incl. BTW). Definitieve kosten zijn bekend zodra de lopende contractonderhandelingen met ANP zijn afgerond. Kosten kunnen veranderen indien de directies Communicatie bij de halfjaarlijkse herijking meer of minder aansluitingen wensen af te nemen.

- Zie opmerkingen. planning

- Afronding contractonderhandelingen ANP - Start nieuwe overeenkomst

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- AZ/Inkoop verzorgt het collectieve contractbeheer.

- ANP is opdrachtnemer.

opmerkingen

Motivering financiering ANP Medianet vanuit Jaarprogramma - Nu we met de nieuwe overeenkomst de stap maken naar inkoop en contractbeheer voor het collectief, past daar een collectieve financiering bij.

- Bovendien is het bij jaarlijkse onderuitputting vreemd wanneer we voor dit soort collectieve diensten alsnog apart rekeningen aan de ministeries zouden versturen.

- Financiering vanuit het Jaarprogramma zou het zowel voor de ministeries als voor contractbeheerder AZ nog eenvoudiger maken (één rekening naar AZ vanuit ANP, zonder doorbelasting naar de departementen) en maakt sturing vanuit het collectief makkelijker (doordat de dienst uit collectieve middelen wordt betaald).

- We moeten er bij collectieve financiering wel voor waken dat ministeries niet ongebreideld aansluitingen gaan afnemen. ANP Medianet is een dure dienst: terughoudendheid in afname is dan ook het devies.

- Voorstel is daarom om bij de beoogde halfjaarlijkse herijking van het gewenste aantal aansluitingen eventueel grotere afname (zeker afname die beduidend boven het gemiddelde ligt) ter goedkeuring aan de VoRa voor te leggen.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

dec 2008 jan

53

plan van aanpak projectnr.

2.15

projectnaam

Uitbreiding contract digitale knipselkrant

projectleider

Pieter van Hofwegen

telefoon

070 356 4313

budget

€ 200.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Pieter van Hofwegen

doelstelling

- Vollediger dekking van het media-aanbod via uitbreiding van het huidige aanbod van elf titels met – in eerste instantie – nrc•next en De Pers. Hiermee wordt de aantrekkelijkheid van de dienst voor de ministeries vergroot.

Motivering - Veelgehoorde klacht is dat het huidige titelaanbod te beperkt is.

activiteiten

- Afspraken maken met de betreffende uitgevers voor 2009 en 2010.

- Contractuele afwikkeling.

begroting

- Contract nrc•next en De Pers - Beperkte kosten toevoeging aan de ANP-tool

€ -

200.000,pm

Totaal

€

200.000,-

planning

- Opstarten gesprekken - Contractering

dec 2008 jan-mrt

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC is opdrachtnemer.

opmerkingen

- Voorgestelde titels komen uit een inventarisatie van mei 2008. Naast nrc•next en De Pers werden DAG (inmiddels beëindigd), Reformatorisch Dagblad en de GPD-bladen genoemd.

- In gang zetten van activiteiten betekent tevens een eerste claim op het budget van het Jaarprogramma voor 2010 (zie oplegnotitie).

54

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

2.16

projectnaam

Gemeenschappelijke zoekdienst

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Erik den Hoedt, Han Peters, Jeroen Sprenger

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- Bezoekers kunnen met één zoekopdracht en enkele klikken naar de juiste informatie op de goede site.

Motivering - Op welke site van de rijksoverheid een bezoeker een vraag stelt maakt niet uit, de zoekmachines op elke site kunnen de bezoeker direct naar de juiste plek op de juiste site verwijzen.

activiteiten

Na afloop van het huidige gezamenlijke contract in maart 2009 is het de vraag of en hoe de doelstelling in rijksbreed verband is te realiseren. Op dit moment worden de mogelijkheden onderzocht. Enkele opties zijn: 1 het starten van een nieuwe aanbesteding (samen met BZK en EZ als mede-opdrachtgevers van Antwoord voor Bedrijven en Overheid heeft Antwoord) 2 deelnemen door aan te sluiten bij de huidige mantelcontracten van de ICTU (ook hier gezamenlijk opdrachtgeverschap BZK, EZ en AZ), - Na de negatieve ervaringen met het huidige gemeenschappelijke contract zijn een gedegen onderzoek en afweging van opties t.a.v. het te behalen resultaat een absolute noodzaak.

- ONS is in gesprek met de ICTU en onderzoekt de mogelijkheden die er zijn.

begroting

- Aanbesteding - Bijdrage beheerkosten

€ -

20.000,30.000,-

Totaal

€

50.000,-

- Kosten zijn een schatting en kunnen pas definitief worden gegeven als de activiteiten om de doelstelling te halen definitief zijn bepaald. planning

- Gesprekken ONS en ICTU - Inzicht in opties (incl. voor- en nadelen) - Duidelijkheid over doelstelling en opdrachtgeverschap

eind 2008, begin 2009 jan-mrt mrt

taakverdeling

- - - -

opmerkingen

- AZ geeft er de voorkeur aan om het opdrachtgeverschap samen met BZK en EZ in te vullen. Deze ministeries zijn opdrachtgever voor een aantal sites (de transparantieprojecten) van de ICTU. Als we de doelstelling van gezamenlijk zoeken rijksbreed willen realiseren, horen deze communicatiekanalen daar ook bij.

RVD/GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

ONS kan een deelnemer zijn in een evt. gemeenschappelijke invulling van de doelstelling.

Opdrachtgeverschap wordt bijvoorkeur gedeeld met BZK en EZ. ICTU als uitvoeringsorganisatie en evt. begeleiding bij aanbesteding.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

55

Cluster 3 Professionalisering

plan van aanpak projectnr.

3.01

projectnaam

Uitwerking Ideale Directie Communicatie

projectleider

pm

telefoon

pm

budget

€ 150.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Daniëlle van Vuuren

doelstelling

- Directeuren, plaatsvervangers en strategisch adviseurs werken in lijn met de gedachten achter en de eisen van de ideale directie Communicatie.

Motivering - Toenemende gemeenschappelijkheid vraagt om nauwere afstemming met het werk op de departementale directies Communicatie. De top van de directies moet hiertoe in staat gesteld worden.

activiteiten

1 Opzet van een topopleiding bestaande uit twee onderdelen: a een voor directeuren Communicatie en de laag net daaronder: de aankomende directeuren - bekeken wordt hoe hier in samenwerking met ABD en NSOB e.d. vorm aan gegeven kan worden. Bedoeling is om het curriculum in ieder geval in 2009 helemaal rond te krijgen. b een opleiding tot strategisch communicatieadviseur - ook hier wordt bekeken wat met (externe) partners mogelijk is (Academie, andere opleidingsinstituten).

En ook hier is het de bedoeling om het curriculum in ieder geval in 2009 helemaal rond te krijgen.

2 Bestandopname (scan) van de directies Communicatie - met als centrale vraag: Waar staan de directies t.o.v. de gedeelde visie op de ideale directie Communicatie zoals geformuleerd op 22 mei jl.

begroting

Totaal (ruwe schatting)

planning

- pm

taakverdeling

- Beide opdrachten vinden plaats onder opdrachtgeverschap van VoRa en SGO. - Veel hangt af van de voorstellen die gaan binnenkomen op de briefings die we moeten gaan ontwikkelen.

Duidelijk is wel dat een of meer externe partijen zullen worden ingehuurd om de twee opdrachten te gaan uitvoeren.

58

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

€

150.000,-

plan van aanpak projectnr.

3.02

projectnaam

Meten professionalisering

Projectleider

extern bureau

telefoon

pm

budget

€ 55.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Judith Wentzler

doelstelling

- Inzicht in de mate waarin de projecten in cluster 3 van het Jaarprogramma bijdragen aan professionalisering van de communicatiediscipline, om optimaal te kunnen sturen op ‘professionalisering’.

Motivering - Weten begint met meten. Als we weten op welke wijze en in hoeverre individuele projecten bijdragen aan ‘professionalisering’, kan er beter op gestuurd worden. Dit project draagt daarom bij aan een professioneel werkende communicatiediscipline binnen de Rijksoverheid. Tezamen met uitkomsten van het project Ideale Directie Communicatie levert dit een bijdrage aan een professioneel werkende communicatiediscipline.

activiteiten

1 Doorontwikkelen van een methode om de mate van professionalisering van de communicatiediscipline binnen de rijksoverheid vast te stellen.

- Doelstellingen formuleren a.d.h.v. de ‘professionaliseringszwaartepunten’ - De professionaliseringsdoelstellingen leiden tot indicatoren aan de hand waarvan in alle individuele projecten wordt vastgesteld op welke deelaspecten en in hoeverre ze bijdragen aan professionalisering.

2 De optelsom van alle resultaten in de vorm van een overzichtelijk SWOT analyse, geeft het opdrachtgeversberaad waardevolle sturingsinformatie voor het JGC 2010. Uiteraard kunnen ook andere inzichten (w.o. de resultaten van de bestandopname IDC worden gebruikt als sturingsmechanisme op cluster 3).

- Bij alle activiteiten wordt nauw aangesloten bij de ontwikkelingen bij ONS en de ideale directie Communicatie en de meest recente inzichten in overheidscommunicatie.

- Doorontwikkelen methode - Opstellen SWOT-analyse

€ -

40.000,15.000,-

Totaal

€

55.000,-

planning

- Doorontwikkelen methode - Opstellen SWOT-analyse

jan-sep okt-nov

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Uitvoering door extern bureau, expertise van DPC / Academie wordt benut.

begroting

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

59

plan van aanpak projectnr.

3.03

projectnaam

Factor C

Projectleider

Paulijn de Bruijne

telefoon

070 356 4218

budget

€ 75.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Judith Wentzler

doelstelling

- Communicatie heeft een stevige positie in het hart van het beleidsproces.

Motivering - Beleid en communicatie hebben elkaar nodig. Daartoe verankeren, actualiseren en ontwikkelen we instrumenten om communicatie in het hart van beleid te brengen en te houden, steeds afhankelijk van de stand van zaken bij de departementen (en uitvoeringsorganisaties).

activiteiten

1 Het actualiseren en ontwikkelen van instrumenten die communicatie in het hart van beleid brengen. Onderdeel hiervan is (eind 2009) aansluiten bij het opstellen van de ontwikkelingslijn bij project 3.08: Toepassing sociaal- psychologische inzichten. Een deel van dit budget is beschikbaar voor maatwerkactiviteiten n.a.v. het Factor C-congres waar ‘C-vouchers’ zijn uitgedeeld. De resultaten hiervan worden actief voor de gezamenlijkheid ter beschikking gesteld.

2 Bekendheid van de instrumenten vergroten en het gebruik stimuleren, bijvoorbeeld door met twee ‘rijksopleiders’ (ABD, Alliantie van Academies) een programma te ontwikkelen voor beleidsmedewerkers en met beiden een pilot te draaien.

3 Directies Communicatie ondersteunen bij het gebruik van bestaande (en nieuwe) instrumenten.

4 Begeleiden Factor C-opleidingen naar ‘de markt’ (aanbesteding en kwaliteitsborg).

- Bij alle activiteiten wordt nauw aangesloten bij de ontwikkelingen bij ONS en de ideale directie Communicatie en de meest recente inzichten in overheidscommunicatie.

begroting

- - - -

Actualiseren, ontwikkelen € Bekendheid vergroten, gebruik stimuleren Directies ondersteunen bij gebruik instrumenten Begeleiden/ onderhouden markt

Totaal

40.000,10.000,10.000,15.000,-

€

75.000,-

planning

Doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Uitvoering door DPC / Academie.

60

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

3.04

projectnaam

Kwaliteit communicatiediscipline (CQ)

Projectleider

Harold van Biemen

telefoon

070 356 4205

budget

€ 20.000,- tot 100.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Judith Wentzler

doelstelling

1 Leidinggevenden en medewerkers weten wat van hen verwacht wordt in het kader van professionalisering.

2 Leidinggevenden en medewerkers op directies communicatie zijn in staat hun professionalisering zelf vorm te geven.

Motivering - Dit project draagt bij aan een professioneel werkende communicatiediscipline binnen de Rijksoverheid door (a) inzicht te geven in de verwachtingen die aan de communicatiediscipline gesteld worden en (b) door leidinggevenden en medewerkers in staat te stellen gericht aan de professionalisering te werken.

activiteiten

1 Competentiescan vervolmaken.

2 Professionaliseringsaanpak opstellen: hoe helpen we communicatie professionals om hun professionalisering vorm te geven o.b.v. de uitkomsten van de scan?

3 Ontwikkelen ‘leerroutes’: hoe groeit een professional door van junior - medior - senior? (per functiefamilie, onder meer voor communicatie adviseurs) en een pilot.

4 Pilot scan en professionaliseringsaanpak.

5 Doorontwikkelen scan en professionaliseringsaanpak.

6 Voortzetten bestaande en ontwikkelen nieuwe leernetwerken.

7 Communicatiecongres met stand van zaken communicatiediscipline (cf. congres in november 2008).

- Bij alle activiteiten wordt nauw aangesloten bij de ontwikkelingen bij ONS en de ideale directie Communicatie.

begroting

1 Competentiescan vervolmaken 2 Professionaliseringsaanpak 3 Ontwikkelen ‘leerroutes’+ 1 pilot 4 Pilot scan en professionaliseringsaanpak 5 Doorontwikkelen scan en profession.aanpak 6 Voortzetten en ontwikkelen leernetwerken 7 Communicatiecongres Totaal (eerste, ruwe inschatting)

planning

- - - - -

€ - - - - - - €

pm pm pm pm pm pm 20.000,-

20.000,- tot 100.000,-

Scan en professionaliseringsaanpak gereed Pilot scan en professionaliseringsaanpak Aanpassen scan en professionaliseringsaanpak Leernetwerken Leerroutes ontwikkelen en pilot

jun apr-mei jul-sep jan-dec jan-dec

De scan is gereed als de functioneringsgesprekken plaatsvinden. taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Uitvoering door DPC / Academie.

opmerkingen

- Directe relatie met project Meten professionalisering (3.02).

- Medewerking van departementen essentieel voor welslagen van dit project.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

61

plan van aanpak projectnr.

3.05

projectnaam

Mede-overheden

projectleider

Jan Willem Schouw

telefoon

070 356 4198

budget

€ 75.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld. Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Judith Wentzler

doelstelling

- Goede en gerichte kennisuitwisseling en samenwerking tussen bestuurslagen (Rijk, provincie, gemeente, waterschappen) op het gebied van communicatiebeleid en op het gebied van professionalisering van de communicatiediscipline.

activiteiten

1 Bespreken ‘toekomstige’ samenwerking tussen de verschillende bestuurslagen o.b.v. de scenario’s voor samenwerking (scenario’s gereed in december 2008).

2 Cursussen ‘Communicatie in het hart van beleid’ (Factor C) voor gemeenten en waterschappen.

3 Delen van kennis volgend uit deze cursussen met mede-overheden via onder meer communicatieplein en netwerkbijeenkomsten 4 Interbestuurlijk Communicatieoverleg (IBO). Het IBO is een klankbord voor alle onderdelen van dit pva (bijeenkomst 2x per jaar).

5 Netwerkbijeenkomsten aan de hand van thema’s die voor alle bestuurslagen spelen.

- Bij alle activiteiten wordt nauw aangesloten bij de ontwikkelingen bij ONS en de ideale directie Communicatie en de meest recente inzichten in overheidscommunicatie.

begroting

- Bespreken ‘toekomstige’ samenwerking mede overheden incl. bekostiging kosten cursussen Factor C - Cursussen ‘Communicatie in het hart van beleid ’ - Interbestuurlijk Communicatieoverleg - Netwerkbijeenkomsten - Delen van kennis met mede-overheden

€ - - - -

5.000,50.000,5.000,10.000,5.000,-

Totaal

€

75.000,-

Vaststellen toekomstige samenwerking Cursussen, kennisdelen IBO 1 IBO 2 Vier netwerkbijeenkomsten (2x koppelen aan IBO)

jan-mrt jan-dec mei-jun nov-dec jan- dec

planning

- - - - -

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa - Uitvoering door DPC / Academie.

opmerkingen

- Kosten ontwikkelen casuïstiek en aanbieden cursusaanbod Factor C bij waterschappen en gemeenten worden zo mogelijk gedeeld met partners (zoals in 2008 kosten voor opleidingen aan gemeenten worden gedeeld met VNG).

62

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

3.06

projectnaam

Internationale ontwikkelingen

projectleider

Sanne van Houten

telefoon

070 356 4310

budget

€ 20.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Sanne van Houten

doelstelling

- Communicatieprofessionals binnen de rijksoverheid hebben kennis van en inzicht in internationale ontwikkelingen en trends op het gebied van (overheids)communicatie.

Motivering - Beter kunnen inspelen op internationale ontwikkelingen (en daar waar mogelijk toepassen binnen eigen communicatiestrategie en middelenmix.

- De scope voor 2009 is vrij breed. Gezien de huidige ontwikkelingen binnen de overheidscommunicatie in Nederland hebben de volgende onderwerpen onze specifieke aandacht: 1 corporate communicatie binnen overheden 2 thematische communicatie (overheidscampagnes) 3 hoe ziet een ideale directie communicatie eruit en hoe is het gebruik van de zgn. shared services georganiseerd?

4 ethiek: welke uitgangspunten voor overheidscommunicatie bestaan er en hoe verhouden deze zich tot het veranderend medialandschap?

activiteiten

1 Aangezien het project een verkennend karakter heeft ligt de focus grotendeels op onderzoek.

2 De onderzoeksinformatie wordt ontsloten via het dossier ‘Internationaal’ op het Communicatieplein. Het dossier zal worden uitgebouwd tot een actuele-kennisbank waarin naast kennisontsluiting ook een netwerk van communicatieprofessionals wordt opgenomen.

3 Een aantal ‘best practices’ en ontwikkelingen zal in de vorm van een bijeenkomst (evt. georganiseerd. i.s.m. de Academie voor overheidscommunicatie) worden gepresenteerd.

begroting

- Onderzoek - Uitbreiding dossiers - Bijeenkomst

€ - -

15.000,3.000,2.000,-

Totaal

€

20.000,-

planning

- Onderzoek - Uitbreiding dossier - Bijeenkomst

jan-mei feb-mrt jun

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Onderzoeksactiviteiten zullen door een externe partij worden uitgevoerd.

opmerkingen

Project is in nov. 2008 gestart. Resultaten van eerste verkenning door bureaus zullen input vormen voor vervolgtraject in 2009.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

63

plan van aanpak projectnr.

3.07

projectnaam

Toepassing sociale media (experimentenproject)

projectleider

Daniëlle van Vuuren

telefoon

070 356 4177

budget

€ 45.000,- tot 60.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Daniëlle van Vuuren

doelstelling

- Kennis van, inzicht in en ervaring met de toepassing van sociale media (web 2.0) in beleids- en uitvoeringscommunicatie.

Motivering - Binnen het project ‘Samenhang Publiekscommunicatie’ is in 2008 een onderzoek uitgezet naar nieuwe kanalen voor de Postbus 51 Informatiedienst. Dit heeft een ‘web 2.0-kookboek met 10 recepten’ opgeleverd.

Binnen het project wordt in 2009 gekeken hoe verder te gaan met de uitkomsten van dit onderzoek; dit is echter gericht op publieksvoorlichting. Om dit te verbreden naar de toepassing binnen beleids- en uitvoeringscommunicatie en om nog meer te kunnen experimenteren met web 2.0-toepassingen in het algemeen, nemen we dit experimentenproject in het Jaarprogramma op.

activiteiten

Drie of vier experimenten, met onderstaande, mogelijke onderwerpen.

1 Datamining: het slim combineren van informatie om zodoende beter aan te sluiten bij de wensen van gebruikers. De gebruiker wordt actief geholpen bij zijn zoektocht naar informatie. Binnen dit experiment kunnen mogelijke toepassingen van datamining worden onderzocht (aandachtspunt is o.a. privacy).

2 Widgets: slimme mini-applicaties die zorgen dat informatie ‘overdraagbaar’ wordt naar andere omgevingen.

Internetgebruikers kunnen de widgets kopiëren naar hun eigen sites en ook doorgeven aan hun ‘peers’.

Hierdoor verspreidt informatie zich gemakkelijk over internet en breng je informatie gemakkelijker naar de gebruiker.

3 Folksonomie: de essentie van ‘folksonomie’ is dat mensen op internet bookmarks, websites, foto’s, filmpjes, e.d. voorzien van zogenaamde tags oftewel trefwoorden. Deze activiteit noemt men ook wel social bookmarking oftewel ‘metadatering door de internetgebruiker’ zelf i.p.v. door de maker/zender van de boodschap.

Door de gebruiker te betrekken sluit de metadatering mogelijk beter aan op het taalgebruik van het publiek en wordt informatie toegankelijker/gebruikersvriendelijker. Binnen dit experiment zou je kunnen onderzoeken hoe folksonomie kan worden ingezet om overheidssites gebruikersvriendelijk te maken.

4 experimenteren met de opzet van thematische mini-websites (Hyves, YouTube, etc) om zodoende informatie dichtbij de doelgroepen te brengen.

begroting

- Totaal

€ 45.000,- tot 60.000,-

- Eerste ruwe schatting van € 15.000,- per experiment. planning

- Experimenten

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- Uitvoering door nader te bepalen derde(n).

opmerkingen

- Dit project is een experimentenprogramma. Uit dit project volgen adviezen of beslissingen over de toepassing van web 2.0 in de toekomst.

- Dit project is nauw verbonden met het project Elders op internet (4.07). Er zal vanuit dit project nauw contact gehouden worden met de projectleider van het project Elders op internet: informatie en opgedane kennis wordt onderling gedeeld.

- Binnen het project wordt nauw contact gehouden met de Postbus 51 informatiedienst en de projectdirectie ONS om zodoende opgedane ervaringen en met kennis met elkaar te delen.

- Dit project levert mogelijk ook interessante inzichten op voor de projecten Metadata ( 4.01) en Privacy (4.11).

64

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

pm.

plan van aanpak projectnr.

3.08

projectnaam

Toepassing sociaal-psychologische kennis

projectleider

Mirke Beckers

telefoon

070 356 4175

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Oriënterend inzicht in de toepassingsmogelijkheden van sociaal-psychologische kennis.

Motivering - Overheidscommunicatie kan beter worden door kennis en toepassing van relevant sociaal-psychologische kennis, onder meer in de vormgeving van Postbus 51-campagnes.

activiteiten

1 Deskresearch.

2 Samen met campagnedeskundigen van DPC en van ministeries een oriënterend gesprek aangaan met relevante wetenschappers om te onderzoeken waar samenwerking mogelijk en wenselijk is. Dit zou bijvoorbeeld kunnen in de vorm van een ‘besloten’ studiedag van twee dagdelen.

3 Naar aanleiding van de uitkomsten van de deskresearch en de studiedag wordt de balans over dit onderwerp opgemaakt en een ontwikkelingslijn voor de toekomst uitgezet. Mogelijk gaan we een van de voor 2009 of 2010 geplande Postbus 51-thema’s als pilot gebruiken voor implementatie nieuwe inzichten.

begroting

- Deskresearch - Studiedag - Opstellen ontwikkelingslijn

€ - -

pm pm pm

Totaal (geschat)

€

50.000,-

planning

- Deskresearch en studiedag - Ontwikkelingslijn en implmentatie

jan-mrt pm

taakverdeling

- Projctleiding is in handen van GCB. - Opdracht wordt mogelijk verstrekt aan DPC.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

65

plan van aanpak projectnr.

3.09

projectnaam

Webanalyse

projectleider

Martijn de Moor (VROM)

telefoon

070 339 4822

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco louw

GCB-verantwoordelijken

Sanne van Houten, Loulou Birza

doelstelling

- Kennisdeling en optimalisatie van o.a. campagnes en departementale websites. Door een centrale kennisborging, keuze voor één webstatistieksysteem en periodieke bijeenkomsten.

Motivering - Webanalytics betreft het begrijpen van bezoekersgedrag en het op basis daarvan aanpassen van websites aan de informatiebehoefte van bezoekers. Het kan van doorslaggevend belang worden voor de continue inrichting van websites.

- Gebruik van webanalytics zorgt voor: - beter inzicht in de effectiviteit in behalen van online doelstellingen - dat de organisatie leert te luisteren naar de (online) doelgroep - een beter besef van wie de bezoeker is - en beter inzicht in verbeterpunten van de website.

activiteiten

1 Implementatieplan opstellen.

2 Periodieke bijeenkomsten (PGU) om kennis over webanalytics binnen de Rijksoverheid te delen.

begroting

Totaal

€

50.000,-

planning activiteit

- DPC presenteert uitkomsten inventarisatie - Verdere planning obv bespreking in CNM

jan

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - DPC is voor een deel van het project opdrachtnemer.

opmerkingen

- DPC heeft in 2008 (i.s.m. Conversion Company) geïnventariseerd welke thema’s spelen bij stakeholders binnen de Rijksoverheid op het gebied van online analyse methodieken. De resultaten vormen de basis voor de activiteiten in 2009.

- Veel ministeries analyseren hun bezoekersstatistieken en proberen op de resultaten te anticiperen. Tijdens campagnes leggen we steeds meer nadruk op (campagne)onderzoek. We formuleren doelstellingen, funnels en conversies, en doen (campagne)effectonderzoek. Ook hier blijkt dat het niet eenvoudig is om (1) goede doelstellingen te formuleren, (2) daarvoor de juiste gegevens te verzamelen, (3) deze te interpreteren en (4) erop te anticiperen.

66

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

3.10

projectnaam

Platform/Feiten/Afspraken

projectleider

Paulijn de Bruijne

telefoon

070 356 4218

budget

€ 144.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicoo Louw

GCB-verantwoordelijke

Elisabeth Oppenhuis de Jong

doelstelling

- Het doel van de publicaties is om nieuwe ontwikkelingen in de overheidscommunicatie te signaleren, uit te diepen, de discussie erover te stimuleren en de kennis verder te verspreiden, afspraken binnen de communicatiediscipline breed bekend te maken en onderzoeksgegevens makkelijk toegankelijk te maken.

Motivering - Platform verschijnt sinds juli 2004 als onderdeel van de RVD-communicatiereeks. De overige lijnen, Feiten en Afspraken, werden uit CB-budget bekostigd.

- Er is een kritische evaluatie van de reeks geweest in 2008, onder andere op basis van een lezersonderzoek.

Naar aanleiding daarvan is geconcludeerd dat: - Feiten en Platform geïntegreerd worden tot één publicatie; - de papieren versie van deze gecombineerde uitgave blijft bestaan, maar er ook een digitale versie komt (beschikbaar gemaakt via Communicatieplein) met een aantal extra’s zoals links naar achterliggende documenten; - Afspraken nog uitsluitend digitaal (via Communicatieplein wordt aangeboden); - alle genoemde activiteiten binnen het JGC worden ondergebracht.

- De publicaties passen binnen het bredere spectrum van professionalisering van de overheidscommunicatie.

We doen dit voor een dubbele doelgroep: beleid- en communicatieprofessionals. Aanpak is voor en door collega’s: ambtenaren geven inzicht in hun ervaringen aan hun collega’s.

activiteiten

- In 2009 staan twee uitgaven op stapel. In de eerste helft van 2009 verschijnt de laatste traditionele uitgave van Platform. De tweede uitgave van 2009 is conform het voorstel beschreven onder doelstelling.

- Naast de boekjes wordt de doelstelling gerealiseerd door tweemaal per jaar een ‘Platformmiddag’ te organiseren, door auteurs en rijkscollega’s in netwerken samen te brengen en door de kennis en inzichten mee te nemen in opleidingstrajecten.

- Verder worden eenmalig kosten gemaakt voor een nieuw ontwerp (fysiek en digitaal) van de gecombineerde uitgave en ‘Afspraken’.

- De naamgeving wordt ook aangepast en zal onder de koepel ‘Communicatieplein.nl’ gaan vallen. Dit aspect is onderdeel van de aanbesteding voor een nieuwe vormgeving en geschiedt in overleg met redactieraad en opdrachtgeversberaad. Ook een redactiestatuut wordt opgesteld.

begroting

Kosten per nummer: - Begeleidingsuren DPC - Externe kosten - Productie en distributie - Locatie en catering ‘Platformbijeenkomst’ - Auteurs en sprekers

€

20.000,-

- - -

15.000,2.000,5.000,-

Subtotaal per nummer

€

37.000,-

Subtotaal voor twee nummers - Kosten bewerken voor digitale versie - Overig voor mogelijk opstellen ‘Afspraken’ - Nieuwe vormgeving en aanpassen C-plein

€ - - -

74.000,5.000,15.000,50.000,-

Totaalkosten voor twee nummers

€

144.000,-

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

67

planning

taakverdeling

68

De geplande verschijningsdata zijn: - Platform 11 - Platform 12 - De Academie voor Overheidscommunicatie, onderdeel van DPC, is opdrachtnemer voor dit project.

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jun dec

plan van aanpak projectnr.

3.11

projectnaam

Communicatieplein

projectleider

Udo Hoeke

telefoon

070 356 4310

budget

€ 267.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Sanne van Houten

doelstelling

- Het communicatieplein is dé kennisbank voor communicatieprofessionals binnen de overheid. De laatste trends en (beleids)ontwikkelingen op het gebied van overheidscommunicatie worden op aansprekende wijze online ontsloten.

activiteiten

1 Op het Communicatieplein staat kennis over overheidscommunicatie centraal. Een deel van de dossiers bevat veel statische informatie. Om de vindbaarheid te verbeteren zal in 2009 gewerkt worden aan het optimaliseren en verbeteren van de structuur en indeling van de dossiers. Hiermee is in 2008 reeds een start gemaakt.

2 Naast kennisborging, ontwikkeling en kennis over communicatiebeleid heeft kennisuitwisseling in 2009 een hoge prioriteit. Innovatie op het gebied van ontwikkelingen die web 2.0 technologie biedt staat centraal.

Zo kijken we naast de bestaande vormen van kennisuitwisseling (zoals o.a. de bijeenkomsten en opleidingen van de Academie) naar de mogelijkheden van interactieve tools waarmee o.a. de leernetwerken online ondersteund kunnen worden.

3 Ook wordt het interne netwerk van communicatieprofessionals binnen de Rijksdienst (dat momenteel wordt ontsloten via de VoRa adreslijst) uitgebreid met interactieve toepassingen. Dit heeft eveneens ten doel online kennisuitwisseling te faciliteren zodat professionals elkaar makkelijker weten te vinden.

begroting

- - - - - - - - - - - - -

Beheer en redactie website Beheer en redactie nieuwsbrief Implementatie rijkslogo en digitale huisstijl Online community / forum Uitbreiding netwerkapplicatie Migratie CMS Optimaliseren dossierstructuur Toepassen stijlgids versie 1.2 Toepassen nieuwe metadataset Plaatsen video-objecten verbeteren Hosting Entopic Netstat

€ - - - - - - - - - - - -

60.000,60.000,30.000,20.000,20.000,15.000,10.000,5.000,7.500,7.500,21.000,6.000,5.000,-

€

267.000,-

Beheer en redactie website Beheer en redactie nieuwsbrief Implementatie rijkslogo en digitale huisstijl Online community / forum Uitbreiding netwerkapplicatie Migratie CMS Optimaliseren dossierstructuur Toepassen stijlgids versie 1.2 Toepassen nieuwe metadataset Plaatsen video-objecten verbeteren Hosting Entopic Netstat

jan-dec jan-dec jan-mrt apr-jun apr-jun apr-jun jan-mrt jul-sep pm pm jan-dec jan-dec jan-dec

Totaal planning

- - - - - - - - - - - - -

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - DPC is uitvoerend op redactie en beheer van de website en nieuwsbrief.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

69

plan van aanpak projectnr.

3.12

projectnaam

Masterclasses

projectleider

Jan Bos, Daniëlle van Vuuren

telefoon

070 356 4177

budget

€ 20.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijken

Jan Bos, Daniëlle van Vuuren

doelstelling

- Kennisopbouw en ondersteunen (voortdurende) innovatie van de overheidscommunicatie.

Motivering - De VoRa heeft de ambitie de komende jaren werk te maken van professionalisering van de communicatiediscipline. Een van de manieren om dit te doen, is de organisatie van masterclasses voor medewerkers van departementen. De masterclasses worden gegeven door gerenommeerde sprekers op het gebied van (overheids)communicatie uit binnen- en buitenland.

activiteiten

1 Opstellen lijst met interessante sprekers voor masterclasses aan de hand van de speerpunten uit het Jaarprogramma 2009, vakliteratuur en de ervaringen opgedaan tijdens de reis van de VoRa aan de VS en de (komende) reis van de PCI naar Canada.

2 Uitnodigen en briefen sprekers.

3 Organisatie masterclasses.

begroting

- Totaal

€

20.000,-

- Nader te specificeren. Eerste schatting , ook met het oog op het uitnodigen van buitenlandse sprekers, inclusief voorbereidingskosten. planning

- Een masterclass per kwartaal

taakverdeling

- GCB voert de opdracht uit of huurt hier de Academie of een externe partij voor in (afhankelijk van het onderwerp e.d.).

- De voorbereidingscommissie VoRa stelt de lijst met mogelijke sprekers vast.

opmerkingen

- De duur van een masterclass is afhankelijk van onderwerp, spreker en werkvorm. Hetzelfde geldt voor het uitnodigingenbeleid.

70

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-dec

plan van aanpak projectnr.

3.13

projectnaam

Markt

projectleider

Sander van de Vooren

telefoon

070 356 4763

budget

€ 40.000,- tot 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Jenneke de Sain, Chris Breedveld, Sicco Louw

GCB-verantwoordelijke

Hanne Bikker

doelstelling

- De Academie beschikt over een instrumentarium om (een deel van) het ontwikkelde aanbod in de markt onder te brengen. Hierdoor worden marktpartijen in staat gesteld om uitvoering te geven aan projecten van de Academie. De Academie kiest voor actief investeren in de markt om zelf ruimte voor ontwikkeling te houden.

Met deze keuze behouden de huidige klanten van de Academie de toegang tot het aanbod van producten en diensten zonder dat de Academie ‘nee’ hoeft te verkopen.

- De Academie voor Overheidscommunicatie besteedt uitvoerende werkzaamheden van de volgende diensten uit aan marktpartijen: 1 Factor C voor departementen: communicatie- en beleidsdirecties 2 Factor C voor medeoverheden: Maatwerk en Open Inschrijving 3 Overheid heeft Antwoord 4 Taalaanbod departementen.

activiteiten

1 Visieontwikkeling - De Academie heeft een visie op uitbesteding van ‘gestandaardiseerde’ methodieken.

- De Academie beschikt voor de vier genoemde methodieken over lijst van criteria waar een derde partij aan moet voldoen om de werkzaamheden uit te kunnen voeren.

- Op basis van deze criteria stelt de Academie een profiel op van het type marktpartijen dat de methodiek kan uitvoeren.

- De Academie beschikt over een productomschrijving van de genoemde methodieken. Hierin staat omschreven wat een derde partij wel en niet mag doen of welke functionaliteiten een derde partij wel of niet mag toepassen.

- De Academie heeft kwaliteitscriteria ontwikkeld voor de te leveren diensten.

2 Overdracht aan de markt - De Academie besteedt de genoemde methodieken uit aan de geselecteerde marktpartijen.

- De Academie heeft een visie op de doorontwikkeling van de methodieken en de wijze waarop aanvullingen / verbeteringen van de methodiek in de markt worden gezet.

begroting

Totaal

€ 40.000,- tot 50.000,-

- Nadere specificatie volgt. planning

- - - - -

Visieontwikkeling Opstellen lijst van criteria Opstellen geschikt profiel marktpartijen Productomschrijvingen opstellen Start overdracht aan marktpartijen deelproducten

taakverdeling

Uitvoering door DPC / Academie.

opmerkingen

Een belangrijk aandachtspunt is een gedeelde visie van het eindresultaat door alle betrokken partijen (ook intern).

Hierbij gaat het om de vraag welke marktvorm (bijv. een pool, preferred suppliers) past bij welke methodiek.

Of welke onderdelen van welke methodiek. Bijvoorbeeld, Factor C voor directies Communicatie zou de Academie zelf kunnen uitvoeren om feeling te houden met het product, vragen van beleidsdirecties en medeoverheden zouden door de markt overgenomen kunnen worden. En als daarvoor gekozen wordt, hoe kan dat het best georganiseerd worden in de markt?

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-mrt jan-mrt jan-mrt jan-mrt apr-jun

71

Cluster 4 Contact samenleving - overheid

plan van aanpak projectnr.

4.01

projectnaam

Beheer metadata

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

â‚Ź 10.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- Presenteren van effectieve zoekresultaten op websites van de rijksoverheid.

activiteiten

1 De metadata worden regelmatig bijgewerkt en onderhouden.

- Door het labelen van alle informatie van de rijksoverheid met de juiste metadata is het mogelijk om zoekmachines op sites van de rijksoverheid effectieve resultaten te laten produceren/aanbieden.

begroting

- Beheer en advies voor verdere ontwikkeling

â‚Ź

10.000,-

planning

- Gehele jaar doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- ICTU is de opdrachtnemer.

opmerkingen

- De eigenaren van websites zijn verantwoordelijk voor het plaatsen van de metadata op hun sites.

- De inrichting van www.rijksoverheid.nl door ONS zal ook van invloed zijn op inhoud van de metadatastandaard.

74

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.02

projectnaam

Contentstructuur Overheid

projectleider

Pauline Miedema

telefoon

070 888 7850

Budget

€ 730.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Overheidsinformatie vraaggericht aanbieden aan burgers en ondernemers, door het verbeteren van de dienstverlening van de overheid.

Motivering - CSO werkt aan de volgende standaarden: een vraaggerichte thema-indeling, een format voor het opstellen van vraag-antwoordcombinaties en een structuur voor de samenhang tussen verschillende soorten overheidsinformatie. Met deze standaarden levert CSO een bijdrage aan het project Antwoord, dat gemeenten in staat stelt vragen van burgers en ondernemers over de gehele overheid te beantwoorden en zo de frontoffice van de overheid te vormen. CSO levert tevens een bijdrage aan de uitwisseling en het uniform aanbieden van overheidsinformatie, waardoor burger en ondernemer het antwoord op hun vragen sneller en makkelijker kunnen vinden. De standaarden van CSO kunnen worden ingezet door onder andere de volgende projecten en organisaties: Antwoord, Life Events als verbindende factor (LEAF), Postbus 51, overheid.nl, mijnoverheid.nl, Antwoord voor bedrijven en ONS (rijksoverheid.nl).

activiteiten

1 Ontwikkeling overheidsbrede informatiestructuur en kennismodel - In 2009 wordt binnen dit deelproject van CSO gewerkt aan het maken van een informatiestructuur; een beschrijving van de samenhang tussen de verschillende vormen en een beschrijving van de samenhang tussen content van verschillende overheidslagen. Met deze informatiestructuur kan de link gelegd worden tussen de content van het Rijk en gemeenten en ook tussen verschillende soorten content. De standaarden die in 2008 binnen CSO zijn ontwikkeld worden hiermee in samenhang gebracht met bestaande standaarden (van bijvoorbeeld gemeenten) waardoor uitwisseling en het uniform in samenhang presenteren van overheidsinformatie mogelijk wordt.

2 Beheer en doorontwikkeling vraaggerichte thema-indeling en format vraag-antwoord-combinatie - In 2008 is de vraagstructuur voor burgers en ondernemers verder aangescherpt en samen met ONS (rijksoverheid.nl) is onderzocht of de vraagstructuur ook geschikt is voor gebruik door professionals.

In 2009 wordt samen met ONS gekeken of en hoe op basis van het onderzoek dat in 2008 is uitgevoerd de vraagstructuur ook op rijksoverheid.nl ingezet kan worden.

- Ook wordt de vraagstructuur verder doorontwikkeld in samenwerking met andere overheidsorganisaties, te beginnen met de Manifest-partijen, om te komen tot een vraagstructuur die overheidsbreed inzetbaar is.

- Om de vraagstructuur en het format voor vraag-antwoord-combinaties als beheerde standaarden neer te zetten, is binnen het project CSR releasemanagement, changemanagement en beheer geregeld; hiervoor is onder andere een wijzigingscommissie opgezet waaraan gebruikers zoals Postbus 51, Antwoord voor bedrijven, PIP, ONS, Antwoord en overheid.nl deelnemen. Omdat project Antwoord groeit, zal ook het aantal contentaanbieders en gemeenten dat gebruikt maakt van de standaarden van CSO toenemen. Hiermee wordt het belang van goed beheer ook groter om de standaard stabiel te houden en ervoor te zorgen dat de belangen van alle gebruikers meegenomen worden.

begroting

- Begeleiding en programmakosten - Ontwikkeling informatiestructuur, kennismodel - Beheer, doorontwikkeling (VAC)

€ - -

160.000,310.000,260.000,-

Totaal

€

730.000,-

planning

- De deelprojecten zullen in de loop van het jaar opgeleverd worden.

- ICTU maakt op basis van dit beknopte plan van aanpak een gedetailleerd plan van aanpak inclusief planning.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

75

taakverdeling

76

- ICTU krijgt de opdracht voor het uitvoeren van dit programma.

- Het project Contentstructuur overheid wordt uitgevoerd in het kader van het ICTU-programma Overheid heeft Antwoord.

- Mirke Beckers zit in de Stuurgroep Antwoord en life-events. Deze Stuurgroep gaat over de uitvoering van het programma. Jeroen Sprenger zit in de regiegroep e-overheid en dienstverlening, waar bestuurlijke kwesties rond het programma aan bod komen. Eens in de drie weken voeren GCB-verantwoordelijke en projectleider voortgangsgesprekken.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.03

projectnaam

Antwoord voor bedrijven

projectleider

Ruurd van Mook (EZ)

telefoon

070 778 8097

budget

€ 400.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Tijdwinst en daarmee lagere kosten voor ondernemers, bij het zoeken naar informatie.

Motivering - Verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening aan ondernemers door de website Antwoord voor bedrijven beter bekend en vindbaar te maken en goed aan te sluiten op de wensen van de doelgroep.

activiteiten

Hieronder de vier belangrijkste projecten die op het programma staan en waar de VoRa-bijdrage voor wordt aangewend.

1 Transacties - Uit alle gesprekken met ondernemers komt de wens naar voren dat ondernemers niet alleen behoefte hebben aan informatie van de overheid, maar ook daadwerkelijk online zaken willen doen met die overheid. Daarom zullen in 2009 een aantal overheidstransacties via www.antwoordvoorbedrijven.nl mogelijk worden. Hierbij zal worden aangesloten bij ‘mijn overheid’ voor burgers. Via onderzoek zal de mening van ondernemers worden getoetst.

2 Branche-informatie - De website Antwoord voor bedrijven (AvB) ontsluit branchespecifieke overheidsinformatie. De manier waarop AvB dat doet stellen ondernemers zeer op prijs. Samen met ondernemers, brancheorganisaties en betrokken overheidsinstanties worden relevante onderwerpen en activiteiten benoemd en ontsloten. In 2008 zijn die branches waar de regeldruk het hoogst is (bijv. kinderopvang en horeca), met voorrang ontsloten. In 2009 worden de resterende branches in kaart gebracht. Daarmee zijn eind 2009 alle 62 branches ontsloten op de website. Zodra een branche ontsloten is wordt met de betreffende branche-organisaties overlegd hoe de resultaten naar de ondernemers in die specifieke branche worden gecommuniceerd. Bij de ontsluiting van branches wordt aangesloten bij het overheidsbrede programma Life-events voor burgers en bedrijven.

3 Nieuwe doelgroepen (bv. potentiële starters) - Antwoord voor bedrijven heeft als (communicatie)doelgroep ‘de ondernemer’. Binnen die vrije algemene doelgroep zijn aparte segmenten, waar een toegespitste communicatie benadering voor zal worden uitgewerkt. Via onderzoek worden de meest relevante subdoelgroepen bepaald en hun behoeften gedetecteerd.

Te denken val aan zzp’ers (hun aantal verdubbelt volgens MKB Nederland tot 2 miljoen in 2010) ; aankomend ondernemers; starters en doorgroeiers (de zzp’er die personeel gaat aannemen).

4 Beter vindbaar maken van informatie - De overheidsinformatie op Antwoord voor bedrijven moet en kan nog beter vindbaar worden gemaakt via zoekmachines. Denk daarbij aan Google maar ook aan de rijksbrede zoekmachine. De online strategie van AvB omvat linkbuilding; nieuwe vormen van bannering, Search Engine Optimizing (SEO), Search Engine Advertising (SEA). Bij de ontwikkeling van de online strategie zal AvB gebruik maken van de expertise van de RVD en ONS. Een betere vindbaarheid zal ook resulteren in hogere bezoekaantallen van de website.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

77

begroting

1 Transacties - Redactiekosten - Onderzoek onder doelgroep (panel) 2 Brancheinformatie - Redactie - Ondernemersonderzoek - Communicatie via brancheorganisaties 3 Nieuwe doelgroepen (bv. potentiële starters) - Onderzoek - Communicatie: ontwikkelen doelgr.materialen 4 Beter vindbaar maken van informatie - Externe deskundigheid - Communicatie: inkopen zoektermen - Linkbuilding

€ -

25.000,30.000,-

- - -

70.000,50.000,75.000,-

- -

25.000,25.000,-

- - -

50.000,25.000,25.000,-

€

400.000,-

planning

1 Onderzoek - Redactiekosten 2 Branchinformatie 3 Onderzoek - Ontwikkelen materialen 4 Vindbaarheid

jan-jun apr-dec jan-dec jan-jun jul - sep jan-dec

taakverdeling

- Het ministerie van EZ is opdrachtgever van de activiteiten voor het totale project. De VoRa is opdrachtgever voor de werkzaamheden in dit plan van aanpak.

Totaal

78

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.04

projectnaam

Regering.nl

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 3564135

budget

€ 337.500,- + pm

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijken

Loulou Birza, Martin Dahlhaus

Doelstelling

- Regering.nl is dé nieuwssite die verschillende doelgroepen informeert over het beleid van het kabinet en de beleidsdossiers waar het Kabinet aan werkt. Regering.nl biedt de meest actuele informatie over de activiteiten van het Kabinet, direct uit de bron.

activiteiten

De stuurgroep ONS heeft op 22 april 2008 uitgesproken dat regering.nl zou moeten worden opgenomen in het concept voor www.rijksoverheid.nl. ONS heeft het verzoek aan de CNM en de VoRa gedaan om met nieuwe investeringen zéér terughoudend om te gaan. Regering.nl is een site die niet lange tijd stil kan staan. Daarom worden ook in 2009 activiteiten uitgevoerd: - 74 beleidsdoelen presenteren (belofte van de MP aan de Tweede Kamer) - laagdrempelige presentatie van (de geschiedenis van) de Grondwet en staatsrecht - YouTube-kanaal - restant implementatie Rijksbrede Huisstijl en video-object - aanvullingen of verbeteringen op de implementatie van de Rijksbrede Huisstijl - de vindbaarheid van Regering.nl verbeteren bij het grote publiek en specifieke doelgroepen - toetsing toegankelijkheid - migratie CMS (afhankelijk van wel/niet migreren naar Rijksoverheid.nl).

- de mogelijkheid onderzoeken van een tool voor het maken van toegankelijke tabellen: budget is pas bekend na onderzoek van de mogelijkheden.

- toepassen stijlgids versie 1.2 - toepassen nieuwe metadataset - lezersonderzoek - ‘dialoog’ mooier en beter vormgeven.

begroting

- - - - - - - - - - - - -

74 Beleidsdoelen Grondwet en staatsrecht Youtube kanaal Implementatie Huisstijl en video-object Aanvullingen Huisstijl Vindbaarheid Toegankelijkheid Migratie CMS Stijlgids 1.2 toepassen Toepassen nieuwe metadataset Lezersonderzoek Dialoog beter/mooier vormgeven Onderzoek toegankelijke tabellen

€ - - - - - - - - - - - -

25.000,40.000,15.000,20.000,10.000,15.000,2.500,20.000,10.000,10.000,10.000,10.000,pm

Subtotaal begroot

€

187.500,-

Structureel (o.m. hosting, nieuwsbrieven, vertalingen)

-

150.000,-

Totaal Planning

€ 337.500,- +pm

Activiteiten worden gespreid over het jaar uitgevoerd. Enkele zijn meer specifiek van belang: - 74 beleidsdoelen - Presentatie Grondwet - Youtube kanaal Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-mrt apr-jun apr-jun

79

taakverdeling

- - - -

opmerkingen

- Bij doorontwikkeling van Regering.nl moeten de ontwikkelingen bij ONS in acht worden genomen.

80

GCB is gedelegeerd opdrachtgever Structurele activiteiten door derden via raamcontract met Logica en ASP4all.

Andere activiteiten worden uitgevoerd met derden.

Inhoudelijke samenwerking met de redactie van Regering.nl

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.05

projectnaam

Vormgeven dialoog

projectleider

Harold van Biemen

telefoon

070 356 4205

budget

€ 100.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijken

Elisabeth Oppenhuis de Jong, Hanne Bikker

doelstelling

- Departementale communicatieadviseurs beschikken over een concreet handelingskader om in de beleidspraktijk effectief te kunnen adviseren.

Motivering - Luisteren naar de burgers en andere belanghebbenden hoort vanzelfsprekend deel uit te maken van het (communicatie)beleid. Met dialoog dragen we bij aan beter beleid. Het is de taak van de communicatiediscipline om hierbij te helpen. Met de 100-dagenaanpak heeft het kabinet invulling gegeven aan de toenemende mate van aandacht van de overheid voor signalen uit de samenleving. De kabinetsbrede dialoog dient komende jaren een concreet vervolg te krijgen in veel departementale beleidsprojecten.

- In 2008 is een begin gemaakt met een oriëntatie op succesvolle vormen van dialoog.

activiteiten

1 Publicatie van opgedane kennis op Communicatieplein.

2 Publicatie van goede voorbeelden en succes- en faalfactoren. Onderzoek is eind 2008 uitbesteed en komt eind 2008, begin 2009 beschikbaar.

3 Uitbrengen algemeen handelingskader obv opgedane kennis en goede voorbeelden.

4 De opgedane kennis en de verzamelde informatie wordt geborgd en verwerkt in bestaand Factor C-aanbod van de Academie: meest haalbaar lijk op dit moment een pilot-module ‘dialoog’.

5 Zo mogelijk het ontwikkelen van nieuwe, dialoogondersteunende instrumenten, waaronder voor een actieve signaleringsfunctie.

begroting

- - - -

Publicatie goede voorbeelden Handelingskader Module factor C Signalering en andere instrumenten

€ - - -

15.000,10.000,10.000,pm

€

100.000,-

Publicatie op Communicatieplein Publicatie goede voorbeelden Uitbrengen handelingskader Ontwikkelen pilot-module Factor C Nieuw instrumentarium

jan-dec jan-mrt apr-jun apr-jun jul-dec

Totaal planning

- - - - -

taakverdeling

- DPC / Academie voert het project uit.

opmerkingen

- De Academie is afhankelijk van het aanbod van casuïstiek door de departementen.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

81

plan van aanpak projectnr.

4.06

projectnaam

Publieksdiplomatie

projectleider

Elisabeth Oppenhuis de Jong

telefoon

070 356 4155

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Elisabeth Oppenhuis de Jong

doelstelling

- Buitenlandse posten op ambassades kunnen zich snel oriënteren op een issue t.b.v. de woordvoering aan buitenlandse media, voorlichting aan burgers en als input voor lezingen.

Motivering - Dit bevordert het adequaat reageren op incidenten en komt de eenheid in de beeldvorming van Nederland in het buitenland ten goede.

activiteiten

1 Over vijf andere onderwerpen stellen we dit jaar basisdossiers op volgens het format van 2008.

- In 2008 zijn over vijf thema’s basisdossiers opgesteld en ontsloten via de subsite Publieksdiplomatie, een onderdeel van Rijksweb. Voorbeelden van onderwerpen waarover dossiers zijn opgesteld zijn mensenrechten, asiel en migratie en duurzaamheid.

begroting

- Opstellen en ontsluiten vijf basisdossiers.

- Dit bedrag is gebaseerd op de ervaring van 2008.

planning

- Eind januari/begin februari wordt gestart met het schrijven van de dossiers. Dat gebeurt tegelijkertijd.

Gedurende het proces vinden tussenevaluaties plaats met de tekstschrijvers. Het geheel is uiterlijk in december 2009 afgerond.

taakverdeling

- De basisdossiers worden geschreven door externe tekstschrijvers in samenwerking en overleg met de beleidsdirecties van de meest betrokken departementen en de communicatieafdeling van BZ. - GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - De functionele aansturing van de tekstschrijvers is bij BZ belegd.

82

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

€

50.000,-

plan van aanpak projectnr.

4.07

projectnaam

Elders op Internet

projectleider

Martijn de Moor

telefoon

070 339 4822

budget

€ 150.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Sanne van Houten

doelstelling

- Inzicht in waar onze doelgroepen online over spreken, hoe en waar we hen kunnen bereiken en op welke manier we het best met ze in dialoog kunnen treden.

- Inspelen op de ontwikkelingen in het veranderend medialandschap door nieuwe (online) ‘tools’ in te zetten en toe te passen binnen de overheidscommunicatie.

Motivering - Gezien de plannen omtrent Rijksoverheid.nl en het daarmee opheffen van de corporate websites van de departementen ligt de focus op het benaderen en bereiken van doelgroepen via andere ‘kanalen’ dan de eigen corporate websites. Ook de wijze waarop je als overheid aanwezig bent (participerend, faciliterend, zichtbaar of niet zichtbaar) wordt hierin meegenomen.

- In 2008 heeft de werkgroep Elders op Internet een onderzoeksrapport geschreven waarin vier ontwikkelingen zijn beschreven die relevant zijn voor de wijze waarop de overheid ‘elders op internet’ buiten haar corporate sites om haar doelgroepen kan informeren, ernaar kan luisteren (ook: monitoren) en ermee in dialoog kan treden. Aanleiding tot dit rapport was niet direct in de middelen te schieten en lukraak te experimenteren met online kanalen en netwerken maar eerst te achterhalen welke maatschappelijke ontwikkelingen en gedachten aan het veranderend medialandschap ten grondslag liggen. Op deze manier kunnen we en een beredeneerde keuze kunnen maken welke middelen we inzetten om onze doelgroepen beter te kunnen bereiken én beter inspelen op toekomstige ontwikkelingen.

- Per ontwikkeling zal richting worden gegeven aan een pilotproject waarin de antwoorden uit het rapport worden getoetst aan de praktijk. Deze projecten vormen de basis voor de invulling van het project Elders op Internet in 2009.

activiteiten

- De vier ontwikkelingen zoals beschreven in het onderzoeksrapport vormen de basis voor de projecten die in 2009 worden uitgevoerd, te weten: 1 het veranderende medialandschap 2 de opkomst van de participerende informatiemaatschappij 3 de burger als zender 4 de beleidsmedewerkers als online gesprekspartner.

- Tijdens de eerste kwartaalrapportage in maart zal worden gespecificeerd welke projecten precies voortkomen uit bovengenoemde ontwikkelingen.

- Inschatting vier pilotprojecten - Tussentijds onderzoek en experimenten

€ -

100.000,50.000,-

Totaal

€

150.000,-

planning

- Presentatie Eindrapportage Elders op Internet - Start projecten - Verdere planning

jan feb pm

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa - CNM-lid VROM neemt, net als in 2008, het voorzitterschap van de werkgroep Elders op Internet op zich.

begroting

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

83

opmerkingen

84

- Internet is een snel bewegend medium. Activiteiten genomen over het jaar 2009 laten zich dan ook niet direct vastleggen. Met dit project hebben we de doelstelling in te spelen op trends en ontwikkelingen. Gedurende het jaar zal meer duidelijk worden welke concrete projecten hieruit voortkomen.

- Gezien het innoverende karakter van de projecten dient er rekening te houden met een minder specifieke output. Een deel van de projecten heeft echt een experimenteel karakter waardoor het lastig is te bepalen in hoeverre een project als ‘geslaagd’ kan worden beschouwd.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.08

projectnaam

Samenhang publiekscommunicatie

projectleider

Edwin Ouwejan

telefoon

070 356 4309

budget

€ 500.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Hanne Bikker

doelstelling

- Burgers kennen en gebruiken de mogelijkheid (op internet) bestaande en nieuwe beleidsmaatregelen te vinden die voor hen relevant zijn. Zij kunnen die zelf vinden en krijgen die desgewenst op maat aangeboden.

Motivering - In wat tot voor kort de deurmatcampagne heette, werken we aan het op maat aanbieden van de vele informatie over relevante (al dan niet nieuwe) maatregelen. Internet biedt hiertoe uitstekende mogelijkheden met behulp van persoonlijke profielen. In 2008 is veel onderzoek gedaan naar de achtergronden en mogelijkheden. Begin 2009 komen de rapportages beschikbaar.

activiteiten

Afhankelijk van de bevindingen uit de onderzoeken van 2008, wordt gedacht aan de volgende elementen: 1 werken aan een duidelijke positionering van Postbus 51 als rijksoverheidsloket 2 advies over het samenvoegen dan wel saneren van subsites en nieuwsbrieven op het gebeid van online communicatie 3 uitbrengen aangepaste versie nieuwsbrief Geregeld! als mail-op-maat-applicatie 4 inzet van nieuwe kanalen, sociale media en vrije publiciteit om de informatie op maat aan te bieden.

begroting

- - - -

Positionering Postbus 51 Samenvoegen en saneren Mail-op-maat-applicatie Nieuwe kanalen

Totaal (geschat)

€ - - -

pm pm pm pm

€

500.000,-

- Nauwkeuriger schatting volgt op basis van rapportages en uitwerking plannen. planning

- pm

taakverdeling

- Project wordt voor Postbus 51 uitgevoerd door DPC / Postbus 51 Informatiedienst.

opmerkingen

- Activiteit 4 heeft relatie met 3.13 Toepassing sociale media (zij het daar in een bredere context.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

85

plan van aanpak projectnr.

4.09

projectnaam

Segmentatie

projectleider

Bianca van der Lee

telefoon

070 356 4286

budget

€ 90.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Elisabeth Oppenhuis de Jong

doelstelling

- Departementen gebruiken de actuele en gedetailleerde kennis van segmentatie. Op dit moment zijn dat: jongeren, ouderen en allochtonen.

- Departementen hebben laagdrempelige toegang tot segmentatiekennis via het MediaConsumptieKompas.

Motivering - Zinvolle segmentatie is ook gekoppeld aan maatschappelijke onderwerpen. Door op meer variabelen te kunnen segmenteren kunnen relevantere doelgroepen geformuleerd worden; kennis van specifieke doelgroepen (en hun mediagedrag) draagt bij aan een strategische en efficiënte inzet van communicatie, gekoppeld aan de Mediatool.

- Niet alle kennis hoeven we zelf voorhanden te hebben; veel kennis zit al geborgd in andere onderdelen / projecten: campagnemanagement, Mediaconsumptiekompas, Mediatool, adviseurs, Factor C en RVD-reeks; aanvullende, specifieke kennis wordt waar nodig van buiten gehaald.

- Door actievere inzet van de middelen en diensten moet het daadwerkelijke gebruik toenemen.

activiteiten

1 Bestaand: de bestaande kennis (feiten & cijfers, do’s and don’ts) alleen waar dat echt nodig is actualiseren en beschikbaar stellen. Het gebruik ervan stimuleren door het houden van presentatie- en gebruikerssessies bij de ministeries.

2 Bestaand: beheer MediaConsumptieKompas (database gevuld met enquête-uitkomsten van burgers, waarbij vanuit ± 80 inhoudelijke onderwerpen gesegmenteerd kan worden naar achtergrondkenmerken en mediagedrag).

3 Innovatie: uitbreiden van het MediaConsumptieKompas met informatie over online informatiegedrag (geïnspireerd door de VoRa-reis naar de USA moeten we ons voorbereiden op uitbreiding van onze kennis en inzet van gesegmenteerde online communicatie; naast info over lees- en kijkgedrag van de traditionele media moet er info bijkomen over internet(gebruik/zoek)gedrag.

4 Innovatie: hetzelfde als punt 3 geldt voor de Mediatool (database met gegevens van burgers gevuld op basis van trackingonderzoek van de 150 Postbus 51-campagnes). Ook bij deze tool moet onderzocht worden hoe deze uitgebreid kan worden met online informatie.

5 Innovatie: pilot uitvoeren samen met een ministerie bij een beleidsprogramma hoe een gesegmenteerde aanpak van de online communicatie eruit zou kunnen zien.

begroting

- - - - -

Salaris Programma actueel houden kennis segmentatiekennis en -onderzoek innovatie

€

30.000,-

- - -

25.000,20.000,15.000,-

€

90.000,-

Actualisering Segmentatie Innovatie Advisering

jan - dec jan - dec jan - dec jan - dec

Totaal planning

- - - -

taakverdeling

- De VoRa is opdrachtgever.

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- Uitvoering door DPC.

86

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.10

projectnaam

Burgerbrieven

projectleider

Hans Geurts

telefoon

070 356 4571

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Hans Geurts

doelstelling

- Een verbetering van de contacten tussen burgers en de overheid in schriftelijke correspondentie. Hierdoor kunnen bezwaar- en klachtenprocedures worden voorkomen, wat het vertrouwen in de overheid vergroot en versterkt. Tevens levert dit voor de departementen efficiencywinst op en leidt het tot meer aandacht voor de (communicatie over) uitvoering van het beleid.

Motivering - Het is van belang bij burgerbrieven onderscheid te maken tussen aanvragen, bezwaarschriften, klaagschriften en andere brieven (zoals brieven aan bewindspersonen). Bij de afhandeling dient er onderscheid gemaakt te worden tussen het tijdig beantwoorden van post, het tijdig en volledig informeren over verloop van de zaak en de kwaliteit van het antwoord zelf.

- De Nationale Ombudsman heeft in 2003, 2005 en 2008 onderzoek uitgevoerd naar de afhandeling van burgerbrieven. De eindconclusie (04 nov 2008) luidt dat de behandeling van burgerbrieven niet op peil is.

- Het ministerie van BZK heeft in 2007 het ‘Actieplan Burgerbrieven’ afgesloten. De daaruit voorgekomen instrumenten worden wisselend gebruikt op de departementen. Door middel van praktische oplossingen en een hernieuwde focus op de burgerbrieven kan er veel verbeterd worden.

activiteiten

Met het eindrapport ‘Behandeling burgerbrieven kan behoorlijker’ (2008/250) van de Nationale Ombudsman als uitgangspunt: 1 oppakken van het Actieplan Burgerbrieven en de instrumenten die hieruit zijn voortgekomen. Deze actief bij de departementen onder de aandacht brengen 2 onderzoeken of er gemeenschappelijke afhandeling van bepaalde typen brieven ondernomen kan worden (gemeenschappelijke dienst) 3 onderzoek naar mogelijkheden voor bemiddeling (mediation) 4 verdere professionalisering op kwaliteit van antwoord (cursus van Academie voor Overheidscommunicatie uitbreiden).

begroting

- Onderzoek naar gezamenlijk afhandeling - Onderzoek naar mediation - Uitbreiding cursussen Academie

€ - -

20.000,20.000,10.000,-

Totaal

€

50.000,-

Gesprekken Academie over uitbreiding cursussen Gesprekken met DPC over shared service Gesprekken departementen over shared service Gesprekken departementen over mediation Resultaten verwerken in plan van aanpak, onderzoek Start uitvoering

jan-feb jan-feb feb-apr feb-mei feb-jun jul

planning

- - - - - -

taakverdeling

- Afstemming met DPC, Academie, departementen.

- GCB is projectleider.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

87

plan van aanpak projectnr.

4.11

projectnaam

Privacy

projectleider

Loulou Birza, Daniëlle van Vuuren

telefoon

070 356 4135

budget

€ 20.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- We hebben een helder juridisch kader met regels die de grenzen aangeven waarbinnen communicatieactiviteiten (zoals direct mail, direct e-mail, bijhouden van gegevens van sitebezoekers, grassrootactiviteiten, etc.) kunnen plaatsvinden.

Motivering - Gezien het veranderende medialandschap en de grote hoeveelheid informatie die mensen dagelijks te verwerken krijgen, winnen persoonlijke communicatie en benadering van belang, ook binnen de overheidscommunicatie. Echter, veel vormen van persoonlijke communicatie – zowel online als offline – brengen vragen over privacy met zich mee. Om in de toekomst te kunnen experimenteren met (nieuwe) vormen van persoonlijke communicatie en de mogelijkheden die o.a. het internet ons daarbij biedt, is het van belang een juridisch kader te hebben waarbinnen we ons vrij(er) voelen te experimenteren.

activiteiten

1 Communicatieactiviteiten in kaart brengen die we willen uitvoeren en waarbij we gebruikmaken van privégegevens van burgers en bedrijven. Op basis van deze cases worden onderzoeksvragen opgesteld.

2 De onderzoeksvragen beantwoorden via toetsing aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), jurisprudentie op het gebied van privacy, toetsen aan evt. andere regelgeving, uitgangspunten of afspraken. Mogelijk helpt het om een aantal concrete cases te onderzoeken. Het onderzoek wordt uitgevoerd door experts van binnen en buiten de overheid.

3 Op basis van het juridisch onderzoek wordt een juridisch kader opgeleverd.

begroting

- Juridisch onderzoek - Opleveren juridisch advies en kader

€ -

pm pm

Totaal (geschat)

€

20.000,-

planning

- Onderzoek en kader

jan-jun

taakverdeling

- RVD/GCB als gedelegeerd opdrachtgever.

- Juridisch advies door RVD/DPC en/of extern.

88

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

4.12

projectnaam

Weblogmonitoring

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 30.000,-

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- We weten hoe ‘de blogosfeer van Nederland’ in elkaar zit en wat de kwaliteit is van de blogosfeer.

We hebben een werkwijze voor woordvoerders en communicatieadviseurs hoe we dit medium planmatig kunnen inzetten als communicatiekanaal.

activiteiten

1 In kaart brengen van de Nederlandse blogosfeer op onder meer politieke thema’s, de kabinetsthema’s en specifieke beleidsonderwerpen. We brengen ook de contactpersonen/de bloggers in kaart.

2 Een beoordeling maken van de kwaliteit van de blogosfeer en doelen waarvoor ze kunnen worden gebruikt (alleen monitoring, actief contact).

3 Met externe partners het instrumentarium verbeteren om weblogs te kunnen monitoren.

4 Met ONS in kaart brengen of weblogs onderdeel kunnen worden van de nieuwsvoorziening.

begroting

Totaal

€

30.000,-

- Begroting is een grove schatting en wordt na oplevering van de resultaten van het nu lopende onderzoek gespecificeerd bij de eerste rapportage in maart 2009. planning

- Oplevering van resultaten van eerste onderzoek (2008) in februari 2009. Na oplevering van deze resultaten, kunnen de vervolgopdrachten worden geformuleerd en gepland. Deze planning wordt opgenomen in de maartrapportage.

taakverdeling

- RVD/GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC voert huidige opdracht uit ism externe bureaus.

- Voor de vervolgopdrachten is inschakeling van externe bureaus waarschijnlijk.

opmerkingen

- In november 2008 is een start gemaakt met het in kaart brengen van de blogosfeer.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

89

plan van aanpak projectnr.

4.13

projectnaam

Loketten rijksoverheid

projectleider

Mirke Beckers

telefoon

070 356 4175

budget

pm

Opdrachtgeversberaad

Joop Veen, Hans Blom, Cor Rietman

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Inzicht in het aantal loketten dat er momenteel binnen de rijksoverheid (ministeries en gelieerde instellingen) is en de aard van die loketten - naast het hoofdloket: Postbus 51. Tevens een beeld krijgen van de wijze waarop deze loketten functioneren.

Motivering - Dit onderzoek past in het nadenken over 1 logo, 1 grondtoon, 1 loket voor de rijksoverheid. Inzicht in aantallen en werkwijze zal duidelijk maken of en zo ja hoe versnipperd de rijksoverheid zich op dit moment nog aan het publiek presenteert. Hoeveel ‘1 loketten’ kun je hebben?

activiteiten

1 Een inventarisatie maken van alle loketten (multichannel: web en telefoon) van de rijksoverheid (ministeries en ZBO’s) - naast het Postbus 51-loket.

2 Onderzoek doen naar hoe deze loketten functioneren. Wat is de bereikbaarheid? (Hoe) werken ze aan toegankelijkheid en klantvriendelijkheid? Hoe presenteren ze zich aan het publiek? Hoeveel klanten hebben ze per jaar? Hoeveel medewerkers zitten er achter?

begroting

- Inventarisatie en onderzoek

€

pm

planning

- Inventarisatie en onderzoek

jan-jun

taakverdeling

- GCB is projectleider en zal voor dit project een stagiair(e) aantrekken.

90

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

91

Cluster 5 Rijksbrede communicatie

plan van aanpak projectnr.

5.01

projectnaam

Rijksbreed communicatiebeleid

projectleider

Mirke Beckers

telefoon

070 356 4175

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Orkestreren van de communicatie van ministeries (inhoudelijk en organisatie). Eerste actie is het opstellen van een Rijksbreed communicatiebeleid en een plan van aanpak Rijksbrede communicatie voor de komende jaren.

Motivering - De Vora ontwikkelt een grondtoon voor de rijksoverheid en heeft daarnaast een kader vastgesteld met gemeenschappelijke vertrekpunten voor de rijkscommunicatie. Er lopen daarnaast enkele grote initiatieven en concrete projecten (huisstijl, arbeidsmarktcommunicatie, campagnethema’s), die in een samenhangend beleid nog meer en beter tot hun recht komen.

activiteiten

1 Gesprekken met VoRa-leden en hun MT’s.

2 Gesprekken met enkele secretarissen- en directeuren-generaal.

3 Deskresearch (internationaal).

4 Schrijven Rijksbreed beleidsplan.

begroting

- Externe inhuur (beleidsplan, plan van aanpak, deskresearch)

planning

- Beleid en plan van aanpak worden voor de zomer voorgelegd aan de SGO-VoRa-commissie.

taakverdeling

- GCB werkt hierin samen met DPC, kabinetscommunicatie, Arbeidsmarktcommunicatie, ONS, projectgroep 1 Logo. Er zal een werkgroep gevormd worden waarin naast vertegenwoordigers van deze clubs ook PCI-leden zitten.

opmerkingen

- Dit project sluit naadloos aan bij het project Grondtoon. Binnen het project Grondtoon worden identiteit en missie van de rijksoverheid vastgesteld. Deze vormen de basis van het Rijksbrede communicatiebeleid van de Rijksoverheid.

94

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

€

50.000,-

plan van aanpak projectnr.

5.02

projectnaam

Grondtoon

projectleider

Mirke Beckers

telefoon

070 356 4175

budget

€ 250.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Mirke Beckers

doelstelling

- Een grondtoon (missie) voor de rijksoverheid.

Motivering - Groot probleem: ambtenaren en burgers weten onvoldoende wat er wordt bedoeld met ‘de rijksoverheid’, waarvoor de rijksoverheid staat en wat zij bewerkstelligt. De communicatiediscipline kan een bijdrage leveren aan het oplossen van dit probleem door in massamediale uitingen te laten zien waar de rijksoverheid voor staat.

Klein probleem: we hebben een logo voor de rijksoverheid neergezet en daarbij hoort een verhaal: wat is die rijksoverheid en waar staat de rijksoverheid voor?

activiteiten

- Voor het in- en extern communiceren van de grondtoon / missie gaan we aanhaken bij drie communicatiemomenten in 2009.

Intern 1 Komst rijkspas (wordt vanaf 1 april 2009 verspreid) - De grondtoon rijksoverheid is een belangrijk instrument voor interne communicatie (er gebeurt intern heel veel rijksbreed). Een rijkspas staat voor interne ontkokering - een mooi (en urgent) moment om daar het verhaal over de rijksoverheid te vertellen: je ministerie is onderdeel van een groter geheel.

Er zullen een aantal communicatiemiddelen ontwikkeld worden.

2 ABD-programma Vak van ambtenaar - Er komt een Rijksbreed introductieprogramma voor nieuwe ambtenaren. Daarvoor worden een aantal middelen ontwikkeld, waaronder een brochure.

Extern 3 www.rijksoverheid.nl - Op 1 oktober 2009 gaat www.rijksoverheid.nl online. Op dat moment moet er in tekst een helder verhaal over de rijksoverheid zijn – waarin duidelijk wordt wie de rijksoverheid is en waar de rijksoverheid voor staat (in tekst en beeld). Het verhaal van de rijksoverheid komt niet in plaats van de verhalen van ministeries, maar verbindt deze.

- Daarnaast wordt er vanuit het project grondtoon een bijdrage geleverd aan het Huis van de democratie, waar BZK aan werkt. Dit programma sluit nauw aan bij de doelstellingen van de grondtoon (oplossen van het grote probleem).

begroting

1 Ontwikkeling rijksbrede communicatiemiddelen 2 Bijdrage Huis voor de democratie

€ -

150.000,100.000,-

Totaal

€

250.000,-

planning

- Afhankelijk van snelheid besluitvorming over de grondtoon in de Stuurgroep 1 logo en mogelijk ook de Ministerraad.

taakverdeling

- Besluitvorming is in handen van Stuurgroep 1 logo.

- Besluiten voor de Stuurgroep worden eerst aan de VoRa voorgelegd.

- Binnen de twee acties wordt samengewerkt met het EC AMC, Bureau Rijkspas en met ONS/DPC.

opmerkingen

- Dit project eindigt bij vaststelling van de grondtoon in de stuurgroep 1 logo en zal opgaan in het project Rijksbreed communicatiebeleid. Grondtoonactiviteiten zullen worden opgenomen in het plan van aanpak Rijksbreed communicatiebeleid.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

95

plan van aanpak projectnr.

5.03

projectnaam

Project 1 Logo

projectleider

Fiona Atighi

telefoon

070 356 4046

budget

€ 500.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Fiona Atighi

doelstelling

Bijdragen aan een herkenbare, toegankelijke en eenduidige presentatie van de Rijksoverheid door het ontwikkelen, beschikbaar stellen en implementeren van een rijksbrede huisstijl bij alle deelnemende organisaties van de Rijksoverheid.

activiteiten

1 Doorontwikkelen van de rijksbrede huisstijl 2 Implementeren van de rijksbrede huisstijl 3 Beheren van de rijksbrede huisstijl

begroting

De financiering verloopt grotendeels separaat van het Jaarprogramma. De benodigde € 6.175.000,- per jaar (gedurende drie jaar) wordt voor de jaren 2009-2010 als volgt gefinancierd: - AZ-bijdrage: € 500.000,- VoRa-bijdrage: € 500.000,- Vernieuwing Rijksdienst: € 1.500.000,- Omslag alle departementen € 413.000,- per departement.

De € 500.000,- die vanuit het Jaarprogrammabudget wordt geïnvesteerd, wordt aangewend voor de financiering van de bemensing van het projectteam 1 Logo.

planning

taakverdeling

96

Belangrijkste mijlpalen: - opleveren beheerplan - afronden vormgeving basis rijksbrede huisstijl - verdere implementatie huisstijl prioritaire organisaties - uitvoeren beheer / huisstijlwebsite - start implementatie niet-prioritaire organisaties - Gedetailleerde planning volgt in het jaarplan project 1 Logo 2009, rond februari 2009.

- - - -

jan - mrt jan - mrt jan - dec jan - dec okt - dec

Opdrachtgever is de Stuurgroep 1 Logo, met daarin sg’s, psg’s en directeuren Communicatie.

Concrete uitvoering is belegd bij AZ/dgRVD, in samenspraak met de VoRa. Projectleiding ligt bij Project 1 Logo, onderdeel van GCB. De werkgroep implementatie, met daarin alle huisstijlcoördinatoren van de departementen, is nauw betrokken bij de uitvoering.

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

5.04

projectnaam

Mediatool

projectleider

Marianne Bruijn

telefoon

070 356 4291

budget

€ 50.000,- tot 70.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Hanne Bikker

doelstelling

- Primaire doelstelling is dat de communicatiedoelstellingen van een Postbus 51-campagne realistisch en ambitieus opgesteld worden.

- Doelstelling voor 2008 is de jaarlijkse update van de Mediatool zelf om meer inzicht in individuele campagnes en mediumtypen uit vorige jaren te kunnen gebruiken bij de advisering.

- Een ‘extra module’ toevoegen met betrekking tot de ‘optimalisatie van de timing en inzet strategie’ bij lang(er) lopende campagnes.

Motivering - Dit is het moeilijkste onderdeel van de mediacampagnes voor de ministeries. Op basis van de resultaten in de Jaarevaluatie Postbus 51 worden verbeteringen gerealiseerd. Wijzigingen in het medialandschap worden steeds verwerkt.

- Rekening houden met gevolgen voor campagnevoering binnen de vijf thema’s.

activiteiten

1 Jaarlijkse update van de monitoringdata van de campagnes van het afgelopen jaar om daarmee advies te kunnen geven; het ene jaar (2009) een grote update en het andere jaar een kleine update.

2 Regelmatige model- en software-updates om de Mediatool aangesloten te houden op de gangbare software in de markt en bij DPC. 3 Helpdesk / testen van het model na de updates.

begroting

Totaal

planning

- Update data - Update model en software - Helpdesk / testen

taakverdeling

- CB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC/M&M is opdrachtnemer.

€ 50.000,- tot 70.000,-

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jul - aug jan - dec jan - dec

97

plan van aanpak projectnr.

5.05

projectnaam

Stijlgids

projectleider

Loulou Birza

telefoon

070 356 4135

budget

€ 10.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Loulou Birza

doelstelling

- Effectieve en efficiënte ontsluiting van informatie, communicatie en dienstverlening via de sites van de ministeries.

- De Stijlgids zorgt voor een herkenbare en gebruiksvriendelijke structuur, navigatie en vormgeving.

- De Stijlgids helpt bij de toepassing van webrichtlijnen.

Motivering - De Stijlgids is een ‘levend’ document. De departementale sites moeten continu inspelen op actuele ontwikkelingen op het gebied van nieuwe media en communicatiemiddelen. De Stijlgids biedt hiervoor een handvat.

De Stijlgids kan ondersteunen bij de ontwikkeling en toepassing van één logo.

activiteiten

1 Huidige versie van de Stijlgids bijwerken voor de departementale sites totdat zij overgaan op www.rijksoverheid.nl.

2 Het Stijlgidsforum e.d. bijhouden.

3 Er wordt een kleine groep experts geformeerd die via de PNM nieuwe ontwikkelingen bespreekt, opneemt in nieuwe richtlijnen en handvatten. ONS is vaste deelnemer aan deze expertgroep. Indien hieruit aanpassingen voortvloeien voor de huidige versie van de Stijlgids worden deze opgenomen.

- De huidige versie is specifiek gericht op de corporate sites.

begroting

- Faciliteiten, onderzoek en advies

€

10.000,-

planning

- Gehele jaar doorlopend

jan-dec

taakverdeling

- GCB gedelegeerd opdrachtgever.

- ONS neemt deel van de taken over.

opmerkingen

Het is denkbaar om naast de Stijlgids voor corporate sites deze uit te breiden samen met 1 logo voor de andere sites van de departementen.

98

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

5.06

projectnaam

Campagnemanagement

projectleider

Elma Voogt

telefoon

070 356 4237

budget

€ 200.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen Van Veen

GCB-verantwoordelijke

Hanne Bikker

doelstelling

Algemene doelstellingen 1 Goede dienstverlening aan departementen, waarvan kwaliteit en efficiëntie meetbaar worden gemaakt.

2 Goede gemeenschappelijke uitvoering met efficiënte voorzieningen.

3 Effectieve samenwerking met departementen en marktpartijen.

Projectmatige doelstellingen 4 Het aantoonbaar maken van de legitimiteit en effectiviteit van campagnes.

5 Het inzichtelijk maken van de totale kosten van massamediale campagnes, mede ten behoeve van de verantwoording.

6 Het verbeteren van de mogelijkheden om te sturen op efficiency en kwaliteit van de inkoop.

Motivering - De unit Campagnemanagement heeft als hoofdtaken het uitvoeren van massamediale campagnes en het bevorderen van de kwaliteit en efficiency van de uitvoering. Jaarlijks worden daartoe ook beheer- en ontwikkeltaken uitgevoerd die betrekking hebben op gemeenschappelijke voorzieningen voor campagnemanagement.

activiteiten

1 Ontwikkeling en beheer gemeenschappelijke voorzieningen: a afronden verkenning en uitvoering innovatie van de Europese aanbesteding van campagnes, inclusief onderhouden van contacten met de markt en de departementen, gericht op efficiëntie en betere kwaliteit b Europese aanbesteding mediastrategie en -planning.

2 Ontwikkeling en implementatie campagnegerelateerde zaken: a uitvoering van webanalyse van campagnes (pilot, volgens in 2008 ontwikkelede methodiek) b onderzoek naar implementatie van webrichtlijnen en een betere toepassing door reclamebureaus.

3 Beleidskader Campagnes: doorontwikkeling en beheer.

4 Innovatie, pm.

5 Verkenning voor het meten van contactfrequenties en bezoekersprofielen websites in relatie tot campagnes.

begroting

1a 1b 2a 2b 3 4 5

Aanbesteding (innovatie EA) Aanbesteding mediastrategie en -planning Uitvoering webanalyse Onderzoek webrichtlijnen Beleidskader Innovatie Verkenning

€ - - - - - -

19.000,16.000,127.000,10.000,2.500,20.000,pm

€

200.000,-

Aanbesteding (innovatie EA) Uitvoering innovatie Aanbesteding mediastrategie en -planning Uitvoering webanalyse Onderzoek webrichtlijnen Beleidskader Innovatie Verkenning

jan jan-dec jan-jun jan-dec jan-mei jan-dec pm jan-mrt

Totaal (afgerond) planning

1a - 1b 2a 2b 3 4 5

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

99

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever.

- DPC is opdrachtnemer.

opmerkingen

- Verkenning websites hangt nauw samen met Webanalyse (project 3.09).

100

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

plan van aanpak projectnr.

5.07

projectnaam

Beheer campagnethema’s

projectleider

Elisabeth Oppenhuis de Jong

telefoon

070 356 4155

budget

€ 100.000,- tot 500.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijken

Elisabeth Oppenhuis de Jong, Hans Geurts

doelstelling

- Professioneel beheer van de vijf te ontwikkelen campagnethema’s Motivering - In maart 2008 heeft de VoRa vijf campagnethema’s en een themamethodiek ontwikkeld. De vijf thema’s (gezondheid, veiligheid, duurzaamheid, welvaart en maatschappelijke samenhang) worden stapsgewijs ingevoerd in de campagnepraktijk, te beginnen met veiligheid. De thema’s moeten in hun uitwerking bewaakt worden: het is van groot belang dat de bedoelde samenhang ook daadwerkelijk zichtbaar wordt in iedere afzonderlijke campagne.

activiteiten

1 Beheermodel ontwikkelen.

2 Beheerorganisatie inrichten (binnen de unit Campagnemanagement van DPC).

begroting

- € 20.000,- tot 100.000,- per thema

€ 100.000,- tot 500.000,-

- Dit betreft een eerste, ruwe inschatting; nadere specificatie volgt en zal afhankelijk zijn van aard en omvang van een thema. planning

- Start beheer veiligheid - Start beheer duurzaamheid - Start beheer gezondheid, welvaart en maatschappelijke samenhang

taakverdeling

- Uitwerking van de thema’s gebeurt onder leiding van ONS, beheer van de thema’s is een directe VoRaaangelegenheid.

- GCB is projectleider; daadwerkelijk beheer ligt bij DPC / Campagnemanagement.

opmerkingen

- De VoRa heeft naar aanleiding van de ontwikkeling van het thema veiligheid besluiten genomen over de uitwerking van alle thema’s. Deze zijn in dit plan van aanpak verwerkt (en krijgen ook een plek in het Beleids­ kader Campagnes dat begin 2009 verschijnt).

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

jan-mrt apr-sep okt-dec

101

plan van aanpak projectnr.

5.08

projectnaam

Interne communicatie

projectleider

pm

telefoon

pm

budget

€ 50.000,-

Opdrachtgeversberaad

Anne-Marie Stordiau, Stephan Schrover, Michaël van Wissen van Veen

GCB-verantwoordelijke

Judith Wentzler

doelstelling

- - - -

Structurele inbedding van goede interne communicatie in de overheidscommunicatie vaststellen van de gezamenlijke ambitie op het gebied van interne communicatie opstellen van een gezamenlijk intern communicatiebeleid invulling geven aan gezamenlijk beleid en ambitie.

Motivering - ‘Interne communicatie is vaak een ‘ondergeschoven kindje’, aldus de VoRa in mei 2008, ‘maar we zijn er wel van dus we moeten er wat mee.’ Gezien het belang van interne communicatie voor het informeren, motiveren en verbinden van medewerkers wordt met dit project bekeken hoe aandacht voor interne communicatie kan worden vergroot, onder meer via structurele inbedding. activiteiten

1 Inzicht in de ‘huidige interne communicatie’ bij de departementen 2 Voorstel voor gezamenlijke ambitie: - verkennen en vaststellen gezamenlijke interne communicatie- onderwerpen voor de middellange termijn - opstellen en vaststellen gezamenlijk intern communicatiebeleid (goed te keuren door PCI en VoRa).

3 Uitvoeren gezamenlijk beleid.

begroting

Totaal (schatting)

planning

- - - - -

taakverdeling

- GCB is gedelegeerd opdrachtgever namens de VoRa. - Uitvoering pm.

opmerkingen

- Veel activiteiten zullen via het INIC lopen. Dit netwerk heeft als doel het verbeteren van de interdepartementale interne communicatie en is onlangs onder de PCI geplaatst. Nauwe aansluiting bij ONS en andere projecten die veel invloed hebben op de interne communicatie is essentieel.

102

€

50.000,-

Inzicht Voorstel ambitie Verkennen en vaststellen ambitie en agenda Opstellen en vaststellen beleid Uitvoeren beleid

jan-mrt jan-mrt apr-jun apr-sep jul - okt

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 / deel 2

103

Colofon Het Jaarprogramma Gemeenschappelijke Communicatie 2009 is een uitgave van de Voorlichtingsraad.

Voor meer informatie kunt u contact opnemen met het secretariaat van de Voorlichtingsraad, Jan Bos en Hanne Bikker, 070 356 4261 of GCB@minaz.nl.

Januari 2009