TIPS & TRICKS voor als u controle krijgt
Het kluwen van de regelgeving bij controles en inspecties wordt in deze gids op een zeer praktische manier, en met tal van tips & tricks, ontward.
Dit boek is geschreven door Kristof Willekens, Koen Cabooter, Piet Vanden Abeele en Michiel Verhamme, adviseurs van de Studiedienst van UNIZO, de Unie van Zelfstandige Ondernemers.
CONTROLES EN INSPECTIES IN UW ZAAK
U leest waarmee u rekening moet houden en hoe u best kan anticiperen op fiscale, sociale, economische en milieucontroles. Handelt u in eetwaren, weet dan waaraan u zich mag verwachten bij controles van het FAVV. En wist u dat het respecteren van auteursrechten gecontroleerd wordt?
UNIZO ADVIESGIDS •
Wie is bevoegd om controle uit te oefenen? Wanneer en waar mogen controleurs bij u terechtkomen? Tot waar strekken hun bevoegdheden? Welke actiemogelijkheden hebben zij? En welke maatregelen kunnen zij nemen of welke sancties kunnen ze u opleggen? Kan u protest aantekenen tegen een bepaalde beslissing?
UNIZO ADVIESGIDS KRISTOF WILLEKENS, KOEN CABOOTER, PIET VANDEN ABEELE & MICHIEL VERHAMME
CONTROLES EN INSPECTIES IN UW ZAAK UW RECHTEN EN PLICHTEN
ISBN 978-94-91463-19-8
AANBEVOLEN DOOR
www.uitgeverijminerva.be
9
789491 463198
Controles en inspecties in uw zaak
Controles en inspecties in uw zaak Uw rechten en plichten UNIZO Adviesgids Kristof Willekens, Koen Cabooter, Piet Vanden Abeele & Michiel Verhamme Hoofdstuk 5 werd geschreven door het FAVV Š 2013, Uitgeverij Minerva nv Ravensteingalerij 28, 1000 Brussel www.uitgeverijminerva.be Omslagontwerp: www.frisco-ontwerpbureau.be D/2013/12.823/2 ISBN 978-94-91463-19-8 NUR 800 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieÍn, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de uitgever.
Kristof Willekens, Koen Cabooter, Piet Vanden Abeele & Michiel Verhamme
Controles en inspecties in uw zaak Uw rechten en plichten
Controles en inspecties in uw zaak
Inhoudstafel
Hoofdstuk 1
Fiscale controles
Wie is bevoegd om controle uit te oefenen? Hoe komen de fiscale controleurs bij u terecht? Welke diensten zijn waarvoor bevoegd? Wanneer mag er controle uitgeoefend worden? Waar mag de controle uitgevoerd worden? Wat zijn de actiemogelijkheden van de controleurs? Wat zijn de grenzen bij controle? Wat zijn de mogelijke sancties? Bezwaar mogelijk tegen uitgevoerde controles? Hoofdstuk 2
Sociale inspectie
Wat zijn de kerntaken van de sociale inspectie Wie is de sociale inspectie en wat doet ze? Hoe komt de inspectie bij u terecht? Wat doet de sociale inspectie? Wordt elke inbreuk bestraft? Hoofdstuk 3
Economische inspectie
9 9 12 16 21 23 26 31 36 38
41 41 42 49 50 55
57
Wie is bevoegd om controle uit te voeren? 57 Hoe komt de economische inspectie bij u terecht? 59 Waarvoor is de economische inspectie bevoegd? 61 Wanneer mag de economische inspectie controle uitoefenen? 75
6
Controles en inspecties in uw zaak
Waar mag de economische inspectie controle uitoefenen? 77 Wat zijn de actiemogelijkheden van de economische inspectie? 78 Wat zijn de grenzen bij controle? 82 Welke maatregelen en sancties kan de inspectie opleggen? 83 Verweermiddelen 87 Hoofdstuk 4 Milieu-inspectie
89
Wie is bevoegd om controle uit te oefenen? 89 Hoe komt de inspectie bij u terecht? 90 Bevoegdheidsdomeinen 92 Wanneer mogen zij controle uitoefenen? 95 Waar mogen zij controle uitoefenen? 96 Mogelijke maatregelen en sancties? 96 Hoofdstuk 5
Controle op de voedselketen: het FAVV
103
Wat is het FAVV? 103 Wie is bevoegd om controle uit te oefenen? 104 Hoe komt het FAVV bij u terecht? 104 Wanneer mag het FAVV controle uitoefenen? 104 Waar mag het FAVV controle uitoefenen? 105 Wat zijn de actiemogelijkheden van de FAVV-controleurs? 105 Wat zijn de mogelijke maatregelen/ sancties na FAVV-controle? 105 Hoofdstuk 6
Controles op auteursrechten (BSA, SABAM, ‌)
109
Wie mag er computerlicenties controleren? 109 SABAM-controle 110 Aan welke regels moeten de SABAM-controleurs zich houden? 111 Bestaat er controle op SABAM zelf? 111
Inhoudstafel 7
Bijlagen
Bijlage 1. Rechten en plichten bij fiscale controles Bijlage 2. Tips & tricks bij fiscale controles Bijlage 3. Model aanvraag inzake fiscaal dossier Bijlage 4. Model bezwaarschrift tegen aanslag in de personenbelasting Bijlage 5. Model verzoek tot ambtshalve ontheffing van overblasting Bijlage 6. Model verzoek om uitstel antwoord op de vraag om inlichtingen Bijlage 7. Klachtenformulier voor ondernemingen – Economische inspectie Bijlage 8. Charter van de controleur – FAVV
113 115 119 122 123 125 126 128 130
Hoofdstuk 1
Fiscale controles
1. Wie
is bevoegd om controle uit te oefenen?
Op het eerste zicht zijn vele ambtenaren bevoegd om bij u een belastingcontrole uit te voeren. Bij een controle ter plaatse zal de ambtenaar wel voorzien moeten zijn van zijn aanstellingsbewijs. Het onderzoek gebeurt dus naar een bepaalde belasting toe en de ambtenaar dient daarvoor gemachtigd te zijn. Op basis van de belasting, de aard van de controle en de huidige hervormde structuur van de fiscale administratie kunnen een aantal controle-instanties onderscheiden worden. In hoofdzaak gaat het om de volgende diensten: –– de bestaande BTW-administratie, –– de Administratie der Directe Belastingen, –– de Bijzondere Belasting Inspectie (BBI), –– de Administratie van de douane en de accijnzen, –– de nieuwe Administratie van de Ondernemings- en Inkomensfiscaliteit (AOIF), die ambtenaren uit zowel de BTW-administratie als de Administratie der Directe Belastingen groepeert. 1.1 Ambtenaren
van de Administratie Ondernemingsen Inkomensfiscaliteit (AOIF)
De basistaak van de AOIF bestaat in het uitvoeren van gemeenschappelijke controles op het vlak van de inkomstenbelastingen en de BTW.
10
Controles en inspecties in uw zaak
Naar analogie met de ambtenaren van de BBI beschikken de ambtenaren van de AOIF nu over de (algemene) bevoegdheden die door de fiscale wetten en reglementen worden toegekend aan de fiscale administraties en hun ambtenaren. Een AOIF-ambtenaar die vroeger werkte voor de Directe Belastingen kan dus, in het kader van het onderzoek waartoe hij gemachtigd werd, geldig handelingen stellen op het vlak van de BTW. Sinds 2010 mogen voortaan ook de ambtenaren van de directe belastingen alle boeken en bescheiden die zich in beroepslokalen bevinden, onderzoeken. Binnen de AOIF zijn er diverse (zo’n 45-tal) grote controlecentra geïnstalleerd. Zij hebben de bedoeling eens om de zes jaar de ondernemers te onderwerpen aan een grondige controle. De andere jaren worden de dossier eveneens summier gecontroleerd (beheerscontrole door de beheerscentra) of in orde gesteld. 1.2 Ambtenaren
van de Directe Belastingen (DB)
De zelfstandigen die geen BTW-belastingplichtigen zijn, kwamen in het verleden niet terecht bij de AOIF. Zij werden gecontroleerd door de controlekantoren Directe Belastingen. Het ging hier om de beoefenaars van vrije beroepen die geen BTW-aangifte indienden en geen recht hebben op BTW-aftrek, zoals de medische beroepen, advocaten, verzekeringsmakelaars, landbouwers, enz. De recente evolutie belast de klassieke diensten echter niet meer met een deel van de grondige verificaties van de vrije beroepen. Deze evolutie is vervat in een administratieve circulaire van augustus 1999. Als beoefenaar van een vrij beroep mag u zich ook steeds verwachten aan een grondige AOIF-controle. Deze controle zal dan uiteraard enkel toegespitst zijn op de inkomstenbelastingen. De klassieke diensten zouden echter nog wel verantwoordelijk blijven voor de controle van een aantal dossiers van o.a. dokters en advocaten.
Hoofdstuk 1 Fiscale controles 11
1.3 BTW-ambtenaren
Naar aanleiding van een BTW-feit en bijzondere rekeningen kunnen de BTW-controlekantoren punctuele controles uitvoeren. Inzake het huiszoekingsrecht besliste het Hof van Cassatie in haar arrest van 16 december 2003 dat de BTW-controleurs de hele inboedel van een zaak mogen doorzoeken om aldus na te gaan welke boeken en stukken zich bevinden in de beroepslokalen. BTW-ambtenaren zijn bevoegd om een proces-verbaal op te stellen. In het BTW-wetboek vormen deze PV’s een krachtig bewijsmiddel. 1.4 Ambtenaren
(BBI)
van de Bijzondere Belastinginspectie
De Administratie van de Bijzondere Belastinginspectie (BBI) werd opgericht om een hoofdrol te spelen in de strijd tegen de fiscale fraude. De ambtenaren voeren ruimere controleopdrachten uit. Ze werken in nauwe samenwerking met de verschillende fiscale specialisten en controleambtenaren van andere departementen. Deze administratie blijft fraude opsporen, poogt ze te verhinderen en ze te onderdrukken. Het gaat om ambtenaren met recht van onderzoek in de gehele fiscale sector. 1.5 Douane-ambtenaren
TIP
De Administratie der Douane en Accijnzen treedt tegelijkertijd op in de hoedanigheid van overheid belast met het onderzoek en in de hoedanigheid van vervolgende overheid. Noteer de naam en de functie van de controlerende ambtenaren, alsook hun coĂśrdinaten zodat u hen steeds bij de opgegeven administratie kan bereiken. De rang van de ambtenaar kan van belang zijn, aangezien bepaalde handelingen worden voorbehouden aan een ambtenaar van een bepaalde rang. Aarzel niet om
12
Controles en inspecties in uw zaak
CONTACT
contact op te nemen met de informatie-ambtenaren bij de betrokken diensten. Sinds enkele jaren is er ook de Fiscale Bemiddelingsdienst , die tussenkomt in geschillen tussen belastingplichtigen en de fiscus. U kan alle informatie over de Fiscale Bemiddelingsdienst terugvinden op www.fiscalebemiddeling.be
Het is onmogelijk om hier alle contactgegevens op te lijsten van de fiscale (controle)diensten. Naargelang de bevoegdheid kan u hier de contactgegevens opzoeken: http://annuaire.fiscus.fgov.be/qw/index.php?lang=nl
2. Hoe
komen de fiscale controleurs bij u terecht ?
Nadat u zich als zelfstandige ondernemer de vraag stelt wie nu juist bij u komt controleren, is de tweede vraag wellicht: Waarom mijn zaak, beroep of onderneming? Zijn er criteria op basis waarvan uw dossier werd geselecteerd voor een grondige controle? Of gebeurt alles op willekeurige basis? Om de hoeveel jaar kan ik mij aan een controle verwachten? Zijn er eventueel jaren waarin ik weinig kans heb om gecontroleerd te worden? Is er bijgevolg een soort van fiscale planning mogelijk? Het zijn vooral de circulaires en richtlijnen alsook de administratieve opdeling van de fiscale dossiers die bepalen waarom de controleurs bij u terechtkomen op een bepaald moment. De fiscale administratie onderscheidt bij de natuurlijke personen 3 hoofdcategorieën: –– categorie A (loon- en weddetrekkers), –– categorie D (loon- en weddetrekkers met werkelijke kosten), –– categorie B (handelaars, industriëlen, ambachtslieden, beoefenaars van vrije beroepen). De vennootschappen behoren tot de categorie C.
Hoofdstuk 1 Fiscale controles 13
Deze opdeling heeft te maken met de complexiteit van de aangiften en de controle erop. Daarbij zijn de meest complexe aangiften meestal te situeren binnen de categorie B en C. Naast de aangifte van de werkelijke beroepskosten kan immers ook het inkomen van de zelfstandigen zeer divers van oorsprong zijn. Vandaar dat de administratie voor de ondernemingen een controleprogramma B1-B6 en C1-C6 ontwikkelde voor de ondernemingen. Alle dossiers van de hoofdcategorieën B en C werden hierbij willekeurig, maar in principe wel definitief en onveranderlijk, in 6 groepen ingedeeld. De indelingscode (B1 tot B6 en C1 tot C6) kan u terugvinden op de eerste bladzijde van zowel de aangifte in de personenbelasting van zelfstandigen, als in de vennootschapsbelasting. Het controleprogramma is een cyclisch draaiboek, gebaseerd op deze indeling in 6. Daarbij worden drie verschillende vormen van controle voorzien: –– het in orde stellen (IO) omvat de loutere bijwerking van de stukken, –– de beheerscontrole (BC) omvat het nazicht van één of meer bestanddelen van de aangifte, –– de grondige verificatie (GV) is de meest doorgedreven vorm van controle van de boekhouding.
TIP
Er bestaat een vast en een aanvullend programma, maar deze begrippen worden minder belangrijk aangezien naar verluidt nu 50% van de grondig gecontroleerde dossiers via dit controleprogramma worden geselecteerd. Op basis van uw indelingscode en de onderstaande tabel kan u gemakkelijk nagaan in welke periode u welke controle kan verwachten volgens het vast programma. Een controleperiode loopt steeds van 1 juli van een bepaald jaar tot 30 juni van volgende jaar. Zo zal de indelingscode B4/C4 zich tot 30 juni 2013 kunnen verwachten aan een grondige controle.
14
Controles en inspecties in uw zaak
Periode B1/C1 B2/C2 B3/C3 B4/C4 B5/C5 B6/C6 2012-2013 BC IO IO GV IO IO 2013-2014 IO BC IO IO GV IO De grondige controle in een bepaalde periode heeft meestal betrekking op de twee boekjaren die het beginjaar van de controleperiode voorafgaan
TIP
De inrichting van de controle is een discretionaire bevoegdheid van de administratie. Daarom heeft zij de mogelijkheid om af te wijken van dit vaste programma en een aanvullende selectie te verrichten. Anderzijds kan de dienstleider eveneens dossiers uit de selectie verwijderen indien hij een grondige verificatie niet nodig acht. Dit kan gebeuren bij een faling, bij een beperkte werkzaamheid, omwille van een bijberoep of de leeftijd van de belastingplichtige.
Het aantal gecontroleerde dossiers is afhankelijk van de personeelssterkte van de controlecentra en hierdoor regionaal gebonden.
Van dat aantal grondig te controleren dossiers wordt dan 50% geselecteerd op basis van het controleprogramma. 25% wordt aanvullend geselecteerd uit dossiers met een hoge risicofactor. 25% bestaat uit dossiers die worden toegevoegd door het Hoofdbestuur of het Antifraudecomité. De verdere detailselectie (preselectie) van de dossiers gebeurt dan op basis van de analytische fiche. Die bestaat voor elke belastingplichtige en laat toe om vergelijkingsratio’s te berekenen. Deze kan men toetsen aan de ratio’s van andere ondernemingen van dezelfde omvang en binnen dezelfde beroepssector. Zo kan b.v. een grote afwijking van de ratio omzet/nettowinst t.o.v. dezelfde ratio bij andere belastingplichtigen of voor andere aanslagjaren een reden
Hoofdstuk 1 Fiscale controles 15
zijn voor de fiscus om de elementen van deze verhouding nader te onderzoeken.
TIP
Deze selectie blijft zeer arbeidsintensief en is een slechte indicator van het frauderisico. De administratie maakt dan ook voor de groep van 50% gebruik van wegingscoëfficiënten voor verschillende criteria zoals omzet boven een bepaald bedrag, brutowinst lager dan de helft van het provinciegemiddelde en omzetrangschikking.
De detailselectie van de fiscale dossiers die in aanmerking komen voor controle is voor een groot deel gebaseerd op afwijkingen t.o.v. bepaalde vergelijkingspunten. Tracht u daarom een economisch beeld te vormen van vergelijkbare beroepsbeoefenaars in uw sector. Zijn de gegevens publiek, dan kan u er bij een controle steeds naar verwijzen om de normaliteit van de gegevens in uw aangifte te staven.
In bepaalde gevallen heeft u in theorie weinig kans om voor een controle geselecteerd te worden: –– Uw fiscaal dossier werd tijdens één van de twee voorgaande controleperiodes grondig onderzocht; –– Uw werkzaamheden bevinden zich nog in een aanvangsfase en uw dossier was nieuw tijdens de vorige controleperiode; –– U bent zelfstandige in bijberoep en behaalt uit die activiteit slechts geringe of sporadische inkomsten en vooral, u geeft geen verlies uit een bijberoep aan; –– U hebt slechts een geringe werkzaamheid en uw dossier bevat geen interessante gegevens. Sinds begin 2005 voert de fiscus steeds vaker (proef)projecten uit met behulp van datamining. Het gaat hier om een selectiemiddel waarbij beschikbare gegevens binnen de administratie worden aangewend in een wiskundig model dat kan worden toegepast op een deel of het geheel van de te controleren populatie.
16
Controles en inspecties in uw zaak
Volgens de minister speelt datamining ook een rol bij de niet-selectie. De administratie kan immers, gelet op de middelen waarover ze beschikt, niet garanderen dat alle belastingplichtigen binnen een welbepaald tijdsbestek zullen gecontroleerd worden. De controle van alle belastingplichtigen is geen doelstelling op zich en de administratie aanvaardt terzake het “strategisch principe van niet-selectie”. Dit beginsel houdt in dat de administratie in veel gevallen niet selecteert omdat “het fiscaal object of subject dit niet vereist”. Datamining is dan één van de objectieve grondslagen. 3. Welke
diensten zijn waarvoor bevoegd?
TIP
De verschillende fiscale controle-instanties spitsen zich uiteraard toe op het onderzoek naar een bepaalde belasting. Zo zullen de ambtenaren van de AOIF zich meestal beperken tot een onderzoek naar de belastbare inkomsten en/of BTW. De BBI zal zich richten op het opsporen van fraudemechanismen. Dit is niet zonder belang, aangezien de bevoegdheden van de controleurs vaak bepaald worden door dit onderzoeksdomein. Vraag naar welke belasting het onderzoek gevoerd wordt en schrijf dit zorgvuldig op. Het belastingsdomein bepaalt immers de onderzoeksbevoegdheden en beperkingen van de controleurs.
3.1 AOIF-Controle
De grondige controles van de AOIF zijn de meest doorgedreven vorm van controle. Zij omvatten, zowel voor de inkomstenbelasting, als voor de BTW, een diepgaand nazicht van de boekhouding. Dit nazicht wordt aangevuld met een aantal onrechtstreekse controles. Daarbij wordt de juistheid van de aangegeven omzet en winst beoordeeld. De werkzaamheden worden door het team op kantoor voorbereid en daarna gevolgd door een onderzoek ter plaatse. Vaak zijn hierbij twee of drie ambtenaren aanwezig.