MS Word 2019_voorbeeldhoofdstuk

3 De ‘mailmerge’

Reeksen documenten maken door een basisdocument (standaardbestand) en een document met variabelen (gegevensbestand) samen te voegen, is wellicht een van de meest aangewende technieken in tekstverwerking.

In tegenstelling tot het gebruik van formulieren is deze techniek aangewezen voor grote aantallen brieven en voor gegevens, vooral adressen, die steeds weerkeren (bv. brieven die steeds naar dezelfde adressen verzonden moeten worden). Denk in dat verband aan standaardbrieven waarin het adres en de aanspreking verschillen, maar waarin de basistekst steeds dezelfde is.

U hebt dus twee bestanden nodig: • hoofddocument: een bestand dat de vaste standaardtekst en -opmaak bevat (de gegevens en de opmaak die voor iedere brief gelijk blijven) en • gegevensbestand: een bestand dat de variabele gegevens bevat (bv. de namen en de adressen van de klanten die een brief moeten krijgen).

Het eerste bestand met de standaardtekst maakt u met Ms Word. Voor het tweede bestand met de variabele gegevens kunt u Ms Word gebruiken, maar u kunt ook een beroep doen op andere programma’s zoals Ms Excel of Ms Access. We bespreken alleen de gegevensbank van Ms Word.

3.1 Terminologie

Het begrip ‘veld’

Een veld is een soort gegeven, bv. naam, adres, aanspreking, postcode enz. U kunt in een hoofddocument zoveel velden gebruiken als u wilt.

Het begrip ‘record’

Een record bestaat uit een aantal ingevulde velden. Zo vormen de verschillende gegevens van eenzelfde persoon een record.

Iedere record moet uit hetzelfde aantal ingevulde velden bestaan. Maak bij het ontbreken van een gegeven een ‘leeg’ veld aan. Alle records dienen in dezelfde volgorde te worden opgebouwd.

NOTA Een ingevuld veld of de concrete waarde voor een veld (bv. Jacobs) noemt men een ‘voorkomen’ (in het Engels: ‘occurrence’). Een record bestaat dus niet uit een verzameling velden, maar uit een verzameling ‘voorkomens’. De verzameling velden heet een ‘typerecord’.

3.2 Een hoofddocument met een gegevensbestand samenvoegen

U moet de volgende stappen volgen:

1 maak het gegevensbestand;

2 voer de gegevens in;

3 maak het hoofddocument en gebruik daarbij de nodige samenvoegvelden;

4 voeg het hoofddocument en het gegevensbestand samen;

5 u kunt de documenten bewaren en/of afdrukken.

Uitgeverij VAN IN – De Boeck

De bovenstaande stappen worden hieronder met een concreet voorbeeld uitgewerkt.

Als personeelsdirecteur wilt u controleren of er de laatste tijd wijzigingen in het adressenbestand zijn doorgevoerd. U wilt de volgende gegevens controleren:

NAAM VOORNAAM AFDELING STRAAT POSTCODE GEMEENTE

Ysewijn Descamps Baert

Patrick Els Dirk

Verkoop Productie Boekhouding

Volkstraat 5 Bremstraat 2 Azaleaweg 32

Ieder personeelslid moet de volgende nota krijgen:

Nota aan: NAAM VOORNAAM

Afdeling: AFDELING

Beste VOORNAAM

8000 2620 1180

Brugge Hemiksem Brussel

Zoals de vorige jaren willen wij de adressen van onze personeelsleden controleren.

Als de onderstaande gegevens gewijzigd zijn, verzoeken wij je ons de verbeteringen te melden.

Naam en voornaam: NAAM VOORNAAM

Adres: STRAAT POSTCODE GEMEENTE

Afdeling: AFDELING

Met dank voor je medewerking (uw naam) Personeelschef

Ga als volgt te werk.

1 Vertrek van een nieuw document.

2 Kies de tab Verzendlijsten en klik op Afdruk samenvoegen starten. Kies Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zodat het taakvenster Afdruk samenvoegen verschijnt.

3 Bij de rubriek Documenttype selecteren kiest u Brieven

4 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Begindocument

5 Omdat u het huidige document als vertrekbasis wilt gebruiken, kiest u bij de rubriek Begindocument selecteren voor Het huidige document gebruiken.

6 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Adressen selecteren.

7 We moeten het gegevensbestand (met de namen en adressen) nog maken. Kies daarom bij de rubriek Adressen selecteren voor Een nieuwe lijst typen

8 Klik bij de rubriek Een nieuwe lijst typen op Maken. Het volgende venster verschijnt:

Figuur 153: Het venster om het gegevensbestand te maken

9 We moeten de velden aanpassen. Klik daarom op Kolommen aanpassen.

Figuur 154: Velden toevoegen, verwijderen en wijzigen

10 Gebruik de knop Verwijderen om de bestaande velden te wissen.

11 Gebruik de knop Toevoegen om de velden NAAM, VOORNAAM, AFDELING, STRAAT, POSTCODE en GEMEENTE toe te voegen (cf. blz. 212).

12 Klik op OK om het venster Adreslijst aanpassen te sluiten.

13 In het venster Nieuwe adreslijst (figuur 153) staan nu de juiste velden. Gebruik dat venster om de gegevens in te typen. Als u een volgende record wilt toevoegen, klik dan op de knop Nieuw item. Met Item verwijderen kunt u een record verwijderen.

Voeg de volgende gegevens toe (cf. blz. 212). Met t gaat u naar het volgende veld.

Uitgeverij

14 Klik op OK om het venster Nieuwe adreslijst te sluiten.

15 Een dialoogvenster verschijnt waarin een naam wordt gevraagd voor het gegevensbestand. Typ ‘Personeelsgegevens’ en klik op Opslaan. De volgende figuur verschijnt:

Figuur 155: De inhoud van het gegevensbestand

16 Met dat venster kunt u de gegevens voor de samenvoeging sorteren en/of selecteren: • sorteren: klik op een kolomkop van een veld om te sorteren volgens dat veld; • selecteren: gebruik de selectievakjes om de gewenste records te selecteren. U kunt ook criteria instellen. Klik daartoe op een pijltje in een kolomkop en kies een criterium voor dat veld (met (Geavanceerd…) hebt u meer mogelijkheden).

17 Klik op OK om het venster te sluiten.

18 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Uw brief schrijven

19 Zet de linkermarge op 3,3 cm en de overige marges op 2 cm. Maak ook de volgende instellingen: geen afstand voor of na elke alinea en regelafstand 1. Typ de tekst van het document en telkens u een variabele (veld) moet invoegen, kiest u dat met Meer items (in het taakvenster, het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt). Selecteer het gewenste veld en klik op Invoegen

20 Het document moet er als volgt uit zien:

Nota aan: «NAAM» «VOORNAAM»

Afdeling: «AFDELING»

Beste «VOORNAAM»

Zoals de vorige jaren willen wij de adressen van onze personeelsleden controleren.

Als de onderstaande gegevens gewijzigd zijn, verzoeken wij je ons de verbeteringen te melden.

Naam en voornaam: «NAAM» «VOORNAAM» Adres: «STRAAT» «POSTCODE» «GEMEENTE» Afdeling: «AFDELING»

Met dank voor je medewerking (uw naam) Personeelschef

21 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Briefvoorbeeld

22 De computer toont nu een voorbeeld van de brief. Gebruik eventueel de rubriek Briefvoorbeeld in het taakvenster om een voorbeeld van een andere brief te zien.

23 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien.

24 Klik bij de rubriek Samenvoegen (in het taakvenster) op: • Afdrukken: om de samengevoegde documenten naar de printer te sturen; • Afzonderlijke brieven bewerken: om de samengevoegde documenten in een nieuw document te plaatsen.

Afhankelijk van uw keuze verschijnt het venster Samenvoegen naar printer of Samenvoegen naar nieuw document. Kies in ons voorbeeld voor Afzonderlijke brieven bewerken

25 Maak de gewenste keuze (in ons voorbeeld kiest u Alles) en klik op OK. In het voorbeeld moet de eerste nota er als volgt uitzien:

Nota aan: Ysewijn Patrick Afdeling: Verkoop

Beste Patrick

Zoals de vorige jaren willen wij de adressen van onze personeelsleden controleren.

Als de onderstaande gegevens gewijzigd zijn, verzoeken wij je ons de verbeteringen te melden.

Naam en voornaam: Ysewijn Patrick Adres: Volkstraat 5 8000 Brugge Afdeling: Verkoop

Met dank voor je medewerking (uw naam) Personeelschef

26 Bewaar de samengevoegde brieven onder ‘Controle adressen - brieven’. Bewaar het hoofddocument onder de naam ‘Controle adressen - hoofddocument’.

Uitgeverij VAN IN – De Boeck

OEFENING 69

Maak brieven met de volgende gegevens (zet ze in het gegevensbestand ‘69 Rentegegevens’):

AANSPREKING VOORNAAM NAAM STRAAT POSTCODE GEMEENTE AANHEF MAAND BETALINGSDATUM TIJDSTIP

De heer Jan Rosier Zwarteweg 36 NL-5283 AG TILBURG heer november 2021 30 november 2021 31 januari 2022

Mevrouw geen voornaam bekend Winters Meershoven 87 NL-2536 MX ALKMAAR mevrouw 14 december 2021 1 januari 2022 28 februari 2022

Hieronder staat de tekst van het hoofddocument.

• Zet de linkermarge op 3,3 cm en de overige marges op 2 cm.

• Wijzig de stijl Standaard: Calibri, 11 punten, geen afstand voor of na elke alinea, regelafstand 1.

• Bewaar de samengevoegde brieven onder de naam ‘69 Rente - brieven’.

• Bewaar het hoofddocument onder de naam ‘69 Rente - hoofddocument’.

FEDERAL INVEST Hasselt 2021-12-15 Hoogkaai 15 B-3660 Opglabbeek

AANSPREKING VOORNAAM NAAM Gebruik «AANSPREKING», «VOORNAAM» enz. STRAAT POSTCODE GEMEENTE

Renteafrekening

Geachte AANHEF NAAM

De ingesloten nota vermeldt het totaal in euro dat u geïnvesteerd hebt, vermeerderd met de rente tot en met MAAND

De rente per BETALINGSDATUM wordt aan het hoofdbedrag toegevoegd op TIJDSTIP, waarna dit bedrag wordt overgeschreven op uw rekening.

Hoogachtend

(uw naam) Financieel directeur

Bijlage: 1 renteberekening

OEFENING 70: herhalingsoefening

U werkt bij de firma Verhaegen en u bent verantwoordelijk voor de afdeling ‘offertes’. Het is u opgevallen dat een offerte er eigenlijk bijna steeds hetzelfde uitziet en dat het mogelijk moet zijn te werken met een basisdocument (hoofddocument) en een gegevensbestand om zoveel mogelijk tijd te sparen.

Maak het gegevensbestand ‘70 Offertegegevens’ en plaats daarin de gegevens. Voorzie zelf de nodige velden om er de gegevens in onder te brengen (gebruik geen spaties in de veldnamen).

Maak daarna een hoofddocument met de naam ‘70 Offerte - hoofddocument’. De inhoud vindt u op de volgende bladzijde.

• Zet de linkermarge op 3,3 cm en de andere marges op 2 cm.

• Wijzig de stijl Standaard: Arial, 12 punten, geen afstand voor of na elke alinea, regelafstand 1.

Hieronder volgen de verschillende gegevens.

OFFERTE nr. 120 (het nummer wordt ingevuld als variabele OFFERTE):

• Mevrouw Ria Stubbe, Somers bv, Transvaalstraat 57, NL-3500 GK UTRECHT

• datum: 2021-05-14

• uw bericht van: 2021-05-12

• uw kenmerk: AD/55

• ons kenmerk: D/120

• Zij krijgen een offerte voor: - 20 ijskasten PHILIPS 175GLS, stukprijs: 325 EUR - totale prijs: 6 500 EUR - leveringstermijn: 3 weken

OFFERTE nr. 121:

• Mevrouw Linda De Rijck, De Wit bvba, Schansstraat 66, B-3000 LEUVEN

• datum: 2021-05-14

• uw bericht van: niets invullen

• uw kenmerk: DR/908

• ons kenmerk: D/121

• Zij krijgen een offerte voor: - 25 diepvriezers ZANUSSI HC23, stukprijs: 281 EUR - totale prijs: 7 025 EUR - leveringstermijn: uit voorraad

OFFERTE nr. 122:

• De heer Leo Somers, Lievens nv, Grote Steenweg 121, B-9000 GENT

• datum: 2021-05-14

• uw bericht van: niets invullen

• uw kenmerk: HH/771

• ons kenmerk: D/122

• Zij krijgen een offerte voor: - 30 linnendrogers AEG DK14, stukprijs: 372 EUR - totale prijs: 11 160 EUR - leveringstermijn: 2 weken

Bewaar de samengevoegde brieven onder de naam ‘70 Offerte - brieven’.

Dit is de eerste offerte:

S. Verhaegen

Baptiststraat 24 9000 Gent

Tel.: 09 226 31 14 Bank: BE95 7380 2282 7758 Fax: 09 226 31 15 Ondernemingsnr.: 0610.990.753 info@verhaegen.be www.firmaverhaegen.be

Mevrouw Ria Stubbe

Somers bv

Transvaalstraat 57 NL-3500 GK UTRECHT

uw bericht van uw kenmerk ons kenmerk Waregem 2021-05-12 AD/55 D/120 2021-05-14

Offerte 120

Mevrouw Mijnheer

Wij danken u voor uw prijsaanvraag en wij kunnen u het volgende aanbieden: - 20 ijskasten PHILIPS 175GLS, tegen 325 EUR per stuk; - totale prijs: 6 500 EUR; - leveringstermijn: 3 weken.

De eventuele levering geschiedt tegen de voorwaarden vermeld op de keerzijde. Voor verdere inlichtingen kunt u steeds bij ons terecht.

Hoogachtend

(uw naam) Verkoopdirecteur

3.3 Een nieuw hoofddocument met een bestaand gegevensbestand samenvoegen: een adreslijst maken

Het komt dikwijls voor dat u een nieuwe brief wilt sturen naar bestaande adressen. In dat geval moet u alleen een nieuw hoofddocument maken. U moet het wel koppelen aan het bestaande gegevensbestand om de velden te kunnen kiezen.

U kunt de wizard gebruiken (cf. deel 3, 3.2 Een hoofddocument met een gegevensbestand samenvoegen) of het lint. Beide methoden worden nu verduidelijkt met een uitgewerkt voorbeeld.

Veronderstel dat u een adreslijst wilt maken voor het bestand ‘Klantadressen.xlsx’.

De wizard gebruiken

1 Vertrek van een nieuw document.

2 Klik in de tab Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten en kies Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zodat het taakvenster Afdruk samenvoegen verschijnt.

3 Bij de rubriek Documenttype selecteren kiest u Adreslijst

4 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Begindocument.

5 Omdat u het huidige document als vertrekbasis wilt gebruiken, kiest u bij de rubriek Begindocument selecteren voor Het huidige document gebruiken.

6 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Adressen selecteren.

7 We moeten nu het bestaande gegevensbestand kiezen. Kies daarom bij de rubriek Adressen selecteren voor Een bestaande lijst gebruiken.

8 Klik bij de rubriek Een bestaande lijst gebruiken op Bladeren. Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt.

9 Selecteer het gegevensbestand (in ons voorbeeld ‘Klantadressen.xlsx’) en klik op Openen. Maak eventueel bijkomende keuzes (kies in ons voorbeeld Blad1$ en klik op OK). Het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen verschijnt. Klik op OK om dat venster te sluiten.

10 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Een map schikken

11 Maak bijvoorbeeld dit document (tabel met 3 kolommen, lettertype Arial Narrow, 11 punten):

«Voornaam» «Naam» «Straat» «Postcode» «Gemeente» «GSM» «email»

12 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Adresboekvoorbeeld en bekijk het resultaat.

13 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien

14 Klik in het taakvenster op Naar nieuw document. Kies Alles en klik op OK

15 Bewaar de adreslijst onder de naam ‘Adreslijst’. Bewaar het hoofddocument onder de naam ‘Adreslijst - hoofddocument’.

Het lint gebruiken

1 Vertrek van een nieuw document.

2 Klik in de tab Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten en kies Adreslijst.

3 Klik op Adressen selecteren en kies Bestaande lijst gebruiken. Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt.

4 Selecteer het gegevensbestand (in ons voorbeeld ‘Klantadressen.xlsx’) en klik op Openen. Maak eventueel bijkomende keuzes (kies in ons voorbeeld Blad1$ en klik op OK).

5 Wilt u de gegevens sorteren of selecteren, klik dan in het lint op Adreslijst bewerken

6 Maak het hoofddocument en gebruik de knop Samenvoegvelden invoegen ( is sneller) om velden toe te voegen. In ons voorbeeld (tabel met 3 kolommen, lettertype Arial Narrow, 11 punten): «Voornaam» «Naam» «Straat» «Postcode» «Gemeente» «GSM» «email»

7 Gebruik eventueel de volgende knoppen: :

deze knop markeert de samenvoegvelden in het document. U ziet dan beter waar de gegevens uit het gegevensbestand komen.

: om speciale velden (meestal functies) in te voegen. We illustreren dat met een voorbeeld: veronderstel dat u een aanspreking, afhankelijk van het geslacht, wilt. Zet de cursor dan voor «Voornaam», kies Als…Dan…Anders… Vul het venster als volgt in:

Figuur 156: Een Word-veld invoegen :

plaatst de geselecteerde record in het hoofddocument. De samenvoegvelden worden vervangen door gegevens, zodat u het resultaat beter kunt beoordelen.

: hiermee kunt u de eerste record, de vorige record, de volgende record en de laatste record selecteren. Het getal toont het nummer van de gekozen record.

: om een bepaalde record op te zoeken.

8 Voordat u het hoofddocument samenvoegt met het gegevensbestand, kunt u beide documenten laten controleren op fouten. Klik daartoe op , zodat het rechtse venster verschijnt. Dit zijn de mogelijkheden:

• Samenvoegen simuleren en fouten in nieuw document melden: deze optie simuleert het samenvoegen en zet de fouten in een nieuw document;

• Samenvoegen met onderbreking om fouten te melden: voert het samenvoegen uit en pauzeert bij fouten;

Figuur 157: Controleren op fouten

• Samenvoegen zonder onderbreking. Fouten melden in nieuw document: deze optie voert het samenvoegen uit en zet de fouten in een nieuw document.

9 Als u in het venster Fouten controleren en melden (figuur 157) hebt gekozen voor de eerste wijze van controleren (Samenvoegen simuleren en fouten in nieuw document melden), dan moet u het hoofddocument en het gegevensbestand nog samenvoegen. Daarvoor hebt u verschillende mogelijkheden. Klik in de tab Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen en kies:

• Afzonderlijke documenten bewerken: zet de samengevoegde teksten in een nieuw document;

• Documenten afdrukken: stuurt de samengevoegde documenten naar de printer;

• E-mailberichten verzenden: om de samengevoegde documenten per e-mail te verzenden. Het gegevensbestand moet een veld bevatten met het e-mailadres van elke geadresseerde.

10 Bewaar eventueel de adreslijst en het hoofddocument.

3.4 Het gegevensbestand wijzigen

Dikwijls zult u het gegevensbestand moeten aanpassen (adressen toevoegen, wijzigen, verwijderen enz.). Dat doet u als volgt.

1 Roep het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen van het juiste bestand op (klik in de wizard of het lint op Adreslijst bewerken). Wij kozen het bestand ‘Personeelsgegevens’.

2 Kies linksonder bij Gegevensbron het juiste bestand en klik op Bewerken:

Figuur 158: Een gegevensbestand wijzigen

3 U kunt de bestaande gegevens wijzigen door ze op het scherm te corrigeren.

4 Gebruik eventueel de knoppen onderaan het venster:

• met Nieuw item en Item verwijderen kunt u records toevoegen en verwijderen;

• met Zoeken kunt u een record opsporen aan de hand van criteria;

• met Kolommen aanpassen kunt u velden toevoegen, verwijderen en hernoemen.

5 Klik op OK om het venster te sluiten. Ms Word vraagt of u de wijzigingen wilt opslaan. Kies Ja

3.5 Gegevens sorteren en selecteren

1 Roep het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen op (klik in de wizard of het lint op Adreslijst bewerken). Wij kozen opnieuw het bestand ‘Personeelsgegevens’.

2 Klik bij Adreslijst nader specificeren op Sorteren

Veronderstel dat u de records wilt sorteren volgens de postcode. Records met dezelfde postcode wilt u rangschikken volgens de naam. Vul dan het venster als volgt in en klik op OK:

Figuur 159: Het venster om records te sorteren

3 Met de keuze Filteren (bij de rubriek Adreslijst nader specificeren) kunt u records selecteren.

Veronderstel dat u alle personeelsleden van de afdeling ‘Verkoop’ wilt selecteren:

Figuur 160: Het venster om records te selecteren

U kunt voorwaarden combineren door in de eerste kolom En en Of te gebruiken. Klik op OK om het venster Filteren en sorteren te sluiten.

4 U komt terug in het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen. Klik op OK om dat venster te sluiten.

OEFENING 71

Maak het volgende document en bewaar het onder de naam ‘71 Adressen’:

Voornaam Naam Straat Postcode Gemeente Geslacht Nancy Vonckx Genkerbaan 5 3520 Zonhoven V Katy De Vreese Hasseltseweg 23 3580 Beringen V Rudi Mouton Europalaan 44 3600 Genk M Hilde Van Ham Eeuwfeestwal 9 3700 Tongeren V

Maak nu de onderstaande standaardbrief. Hij moet gestuurd worden naar alle adressen in het gegevensbestand ‘71 Adressen’. Dit zijn de richtlijnen: • zet de linkermarge op 3,3 cm en de overige marges op 2 cm; • wijzig de stijl Standaard: Arial, 12 punten, geen afstand voor of na elke alinea, regelafstand 1; • bewaar de samengevoegde brieven onder de naam ‘71 Bijdrage geschenk - brieven’; • bewaar het hoofddocument onder de naam ‘71 Bijdrage geschenk - hoofddocument’.

«Voornaam» «Naam» 2021-05-10 «Straat» «Postcode» «Gemeente»

Beste «Voornaam»

Zoals je waarschijnlijk al wel vernomen hebt, huwt Hugo Van Dijck op 4 juni met Sabrina Verhoeven. We wensen hen nu al een toffe toekomst toe.

Zoals gebruikelijk bieden we namens de collega's een geschenk aan. Wil je daarom een bijdrage van 35 euro aan Nadine Heylen bezorgen (voor 20 mei)?

Collegiale groeten

Johan De Munk

OEFENING 72

1 Plaats het hoofddocument ‘Controle adressen - hoofddocument’ (cf. deel 3, 3.2 Een hoofddocument met een gegevensbestand samenvoegen) op het scherm. Voeg de volgende gegevens toe aan het gegevensbestand:

Uitgeverij VAN IN

NAAM VOORNAAM AFDELING STRAAT POSTCODE GEMEENTE

Danneel Blomme Daelemans Smidts Dellaert

Robrecht Pieter Werner Bert André

GDO Scaldis GDO GDO Verkoop

Molderdijk 130 Meiboom 9 Bruggelaan 12 Kleineweg 10 Fruitlaan 2

2400 2800 8400 9000 3500

Mol Mechelen Oostende Gent Hasselt

2 Voer de volgende sorteringen en selecties uit. Voeg telkens het hoofddocument en het gegevensbestand samen, zodat u het resultaat kunt controleren. Bewaar onder een gepaste naam.

• Sorteer de gegevensbank op naam.

• Sorteer de gegevensbank volgens de afdeling waar de personeelsleden werken. Binnen iedere afdeling moeten de personeelsleden alfabetisch volgens de achternaam worden geschikt.

• Selecteer alle personeelsleden die in de afdeling ‘Verkoop’ of ‘GDO’ werken en rangschik ze alfabetisch volgens hun voornaam.

• Selecteer alle personeelsleden die niet in de afdeling ‘Scaldis’ werken en rangschik ze alfabetisch volgens de gemeente waar zij wonen.

3.6 De gegevens afdrukken op etiketten

Voor ‘Personeelsgegevens’ gaan we etiketten maken. U moet een nieuw hoofddocument voor een bestaande gegevensbank maken (cf. deel 3, 3.3 Een nieuw hoofddocument met een bestaand gegevensbestand samenvoegen: een adreslijst maken). U kunt de wizard of het lint gebruiken.

De wizard gebruiken

1 Vertrek van een nieuw document.

2 Klik in de tab Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten en kies Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen, zodat het taakvenster Afdruk samenvoegen verschijnt.

3 Bij de rubriek Documenttype selecteren kiest u Etiketten.

4 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Begindocument

5 Omdat de indeling van het huidige document moet worden gewijzigd, kiest u bij de rubriek Begindocument selecteren voor Documentindeling wijzigen

6 Klik bij de rubriek Documentindeling wijzigen op Opties. De figuur 161 verschijnt.

7 Stel de papierinvoer, de producent en het productnummer in. U vindt die informatie op de verpakking van de etiketten. Klik eventueel op de knop Details om zelf de afmetingen van de etiketten in te stellen. Kies in ons voorbeeld de producent Avery A4/A5, productnummer 3422.

8 Klik in het venster Opties op OK om het venster te sluiten.

9 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Adressen selecteren

10 We moeten nu het bestaande gegevensbestand kiezen. Kies daarom bij de rubriek Adressen selecteren voor Een bestaande lijst gebruiken.

11 Klik bij de rubriek Een bestaande lijst gebruiken op Bladeren. Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt.

Figuur 161: Het venster om een etiketformaat in te stellen

12 Selecteer het gegevensbestand (in dit voorbeeld ‘Personeelsgegevens’) en klik op Openen. Het venster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen verschijnt. Met dat venster kunt u de gegevens sorteren en/of selecteren (cf. deel 3, 3.5 Gegevens sorteren en selecteren).

13 Klik op OK om het venster te sluiten.

14 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Etiketten schikken.

15 Klik in het eerste etiket en typ de vaste tekst. Telkens u een variabele (veld) moet invoegen, kiest u dat met Meer items (in het taakvenster, het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt). Selecteer het gewenste veld en klik op Invoegen.

In het voorbeeld komt u bijvoorbeeld tot: «VOORNAAM» «NAAM» «STRAAT» «POSTCODE» «GEMEENTE»

16 Klik in het taakvenster op Alle etiketten bijwerken. De indeling van het eerste etiket wordt dan gekopieerd naar de andere etiketten.

17 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Etiketvoorbeeld

18 De computer toont een voorbeeld van de etiketten. Gebruik eventueel de rubriek Etiketvoorbeeld om een voorbeeld van andere etiketten te zien.

19 Klik onderaan het taakvenster op Volgende: Samenvoeging voltooien

20 Klik bij de rubriek Samenvoegen (in het taakvenster) op:

• Afdrukken: om de samengevoegde etiketten naar de printer te sturen;

• Afzonderlijke etiketten bewerken: om de samengevoegde etiketten in een nieuw document te plaatsen.

Afhankelijk van uw keuze verschijnt het venster Samenvoegen naar printer of Samenvoegen naar nieuw document. Kies in ons voorbeeld voor Afzonderlijke etiketten bewerken

21 Maak de gewenste keuze (in ons voorbeeld kiest u Alles) en klik op OK.

22 Bewaar de samengevoegde etiketten onder de naam ‘Adresetiketten’. Bewaar het hoofddocument onder de naam ‘Adresetiketten - hoofddocument’.

Het lint gebruiken

1 Vertrek van een nieuw document.

2 Klik in de tab Verzendlijsten op Afdruk samenvoegen starten en kies Etiketten. Het venster Opties (figuur 161) verschijnt.

3 Stel de papierinvoer, de producent en het productnummer in. U vindt die informatie op de verpakking van de etiketten. Klik eventueel op de knop Details om zelf de afmetingen van de etiketten in te stellen. Kies in ons voorbeeld de producent Avery A4/A5, productnummer 3422.

4 Klik in het venster Opties op OK om het venster te sluiten.

5 Klik op Adressen selecteren en kies Bestaande lijst gebruiken. Het venster Gegevensbron selecteren verschijnt.

6 Selecteer het gegevensbestand (in dit voorbeeld ‘Personeelsgegevens’) en klik op Openen

7 Wilt u de gegevens sorteren of selecteren, klik dan in het lint op Adreslijst bewerken

8 Maak het eerste etiket (gebruik de knop Samenvoegvelden invoegen om velden toe te voegen, de keuzelijst bij die knop werkt sneller).

9 Klik op de knop Etiketten bijwerken om de indeling van het eerste etiket te kopiëren naar de andere etiketten.

10 Gebruik eventueel de andere knoppen op het lint (Samenvoegvelden markeren, Voorbeeld van het resultaat, Geadresseerde zoeken enz.) om de samenvoeging te verfijnen of te controleren (cf. blz. 220).

11 Klik in de tab Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen en kies:

• Afzonderlijke documenten bewerken: plaatst de samengevoegde etiketten in een nieuw document;

• Documenten afdrukken: stuurt de samengevoegde etiketten naar de printer;

• E-mailberichten verzenden: om de samengevoegde etiketten per e-mail te verzenden. Het gegevensbestand moet een veld bevatten met het e-mailadres van elke geadresseerde.

12 Bewaar eventueel de samengevoegde etiketten en het hoofddocument.

OEFENING 73

Maak voor het gegevensbestand ‘Klantadressen.xlsx’ adresetiketten:

• producent Herma, productcode 4203;

• wijzig de stijl Standaard: lettertype Arial Narrow, 12 punten;

• zet voor elke naam een aanspreking (‘De heer’ of ‘Mevrouw’) afhankelijk van het geslacht;

• sorteer de etiketten oplopend volgens de postcode en daarbinnen alfabetisch volgens de straat.

Bewaar de samengevoegde etiketten onder de naam ‘73 Etiketten’.

Bewaar het hoofddocument onder de naam ‘73 Etiketten - hoofddocument’.