Relatório anual Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas -2013-
Índice
Introdução..................................................................................................................................................... 3 I. Caracterização da ULSM .......................................................................................................................... 4 i. Visão ..................................................................................................................................................... 4 ii. Missão ................................................................................................................................................. 4 iii. Atribuições ......................................................................................................................................... 5 iv. Valores fundamentais ......................................................................................................................... 5 v. Organograma ....................................................................................................................................... 6 vi. Identificação dos responsáveis ........................................................................................................... 9 II. Controlo interno ..................................................................................................................................... 10 III. Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas ............................... 11 i.
Contratação Pública....................................................................................................................... 11
ii.
Recursos Humanos ........................................................................................................................ 12
iii.
Sistemas de Informação ............................................................................................................ 12
iv.
Gestão Financeira...................................................................................................................... 13
IV. Gestão de conflito de interesses ........................................................................................................... 14 V. Conclusão .............................................................................................................................................. 16
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Abreviaturas
ACES – Agrupamento de Centos de Saúde ACESM – Agrupamento de Centos de Saúde de Matosinhos ACSS – Administração Central do Sistema de Saúde, I.P. ARS – Administração Regional de Saúde do Norte, I.P. CA – Conselho de Administração CCA – Conselho Coordenador da Avaliação CPC – Conselho de Prevenção da Corrupção DFPCG – Departamento Financeiro – Planeamento e Controlo de Gestão DGRHGD – Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Gestão Documental GRIEC - Gabinete para as Relações Internacionais Europeias e de Cooperação PCG – Planeamento e Controlo de Gestão SAD – Serviço de Admissão de Doentes SCL – Serviço de Compras e Logística SI – Serviço de Informática SIE – Serviço de Instalações e Equipamentos TC – Tribunal de Contas ULSM – Unidade Local de Saúde de Matosinhos, E.P.E.
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Introdução
O Conselho de Prevenção da Corrupção deliberou, na reunião de 1 de Julho de 2009 que “…Os órgãos dirigentes máximos das entidades gestoras de dinheiros, valores ou património público...” independentemente da sua natureza, devem “...elaborar planos de gestão de risco de corrupção e de infrações conexas…”. Esta recomendação surge na sequência da análise das respostas ao questionário, remetido às entidades públicas, destinado a servir de guia na avaliação dos riscos nas áreas da contratação pública. A mesma recomendação determina que anualmente deve ser elaborado um relatório sobre a execução do plano e que o mesmo deve ser remetido ao CPC, bem como aos órgãos de superintendência, tutela e controlo. A monitorização do plano é da responsabilidade da Auditoria Interna que desenvolveu o trabalho de campo adequado à verificação do grau de cumprimento da implementação dos mecanismos desenvolvidos para responder aos riscos de corrupção e infrações conexas e aferir se as medidas adotadas são adequadas aos objetivos pretendidos.
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I. Caracterização da ULSM
A ULSM foi a primeira Unidade Local de Saúde a ser criada, em Junho de 1999. Em 2005, pelo DecretoLei nº 233/2005, de 29 de Dezembro é transformada em entidade pública empresarial. Integrada no Serviço Nacional de Saúde, tem por objeto a prestação de cuidados de saúde, podendo, acessoriamente, explorar os serviços e efetuar as operações civis e comerciais relacionadas direta ou indiretamente, no todo ou em parte, com o seu objeto ou que sejam suscetíveis de facilitar ou favorecer a sua realização, bem como participar em sociedades anónimas cujo capital seja maioritariamente detido pela ULSM e que tenham por objeto a prestação de cuidados de saúde, assim como outras formas de associação.
i. Visão
Os objetivos gerais de longo prazo, a visão da ULSM, são: acessibilidade simplificada e facilitada, equidade garantida, integração eficaz e comprometida, produtividade e eficiência na utilização dos recursos e diminuição das necessidades em saúde, desde logo para as doenças evitáveis, e uma população mais consciente para assumir estilos de vida saudáveis.
ii. Missão
A ULSM tem como missão satisfazer todas as necessidades em saúde à população do Concelho de Matosinhos, assumindo a integração dos diferentes níveis, desde a educação para a saúde e dos autocuidados, aos tratamentos continuados e paliativos e à referenciação para outros níveis da rede hospitalar. Tem como rede de intervenção o ACES de Matosinhos, o Hospital Pedro Hispano e a rede de Cuidados Continuados e todos os polos de intervenção social disponíveis para parcerias em saúde, sem esquecer as novas tecnologias de informação. Acessoriamente assegurar, como segunda referência, os cuidados hospitalares à população servida pelo Centro Hospitalar da Póvoa do Varzim – Vila do Conde.
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iii. Atribuições
São atribuições da ULSM: •
Prestar cuidados primários e continuados de saúde à população do concelho de Matosinhos;
•
Prestar cuidados diferenciados de saúde às populações residentes na área de influência da ULSM;
•
Assegurar as atividades de saúde pública e os meios necessários ao exercício das competências da autoridade de saúde no concelho de Matosinhos;
•
Participar no processo de formação pré e pós-graduada de profissionais do sector, mediante a celebração de acordos com as entidades competentes.
iv. Valores fundamentais
A ULSM possui um Código de Ética, que se aplica a todos os profissionais independentemente do vínculo contratual, e que pretende ser um guia orientador na prossecução dos objetivos da instituição. O Código de Ética divide-se em duas partes: na primeira parte apresenta os valores fundamentais e na segunda parte, o Código de Conduta, elenca os princípios pelos quais se regem todos os profissionais da ULSM. São valores fundamentais da ULSM: •
Valor primordial da vida e dignidade da pessoa humana;
•
Atitude de serviço;
•
Atenção e cortesia;
•
Compaixão e respeito;
•
Competência e eficiência.
A ULSM, EPE desenvolve o seu Orçamento e Plano de Atividades no respeito pelos seus valores fundamentais, designadamente: •
O doente/utente é o protagonista essencial dos cuidados assistenciais prestados constituindo, por isso, o centro de toda a atenção dos profissionais de saúde da instituição;
•
Os cuidados assistenciais são assegurados de forma integrada e continuada (cuidados primários e hospitalares), constituindo os Centros de Saúde a porta de entrada normal no sistema e a equipa de saúde familiar o gestor dos cuidados de saúde;
•
Os cuidados assistenciais são prestados de forma integral. Assim, o doente/utente é sempre considerado na perspetiva biológica, psicológica, cultural e social;
•
Os cuidados assistenciais ao doente/utente são personalizados e transparentes. Assim, a abordagem e a informação serão sempre baseados na comunicação interpessoal permanente e adaptada a cada circunstância;
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•
Todo o processo assistencial assenta no escrupuloso cumprimento dos princípios éticos e deontológicos que regem os profissionais de saúde.
O Código de Conduta apresenta os princípios basilares de atuação dos profissionais, nomeadamente: •
Recursos humanos;
•
Formação e investigação;
•
Sigilo profissional;
•
Relações interpessoais;
•
Responsabilidade social;
•
Relações externas;
•
Serviço público;
•
Relacionamento com as entidades reguladoras;
•
Legalidade;
•
Conflito de interesses;
•
Património;
•
Compromisso ambiental.
v. Organograma
A estrutura organizacional da ULSM é constituída pelos Órgãos Sociais, Comissões, Auditor Interno e níveis de gestão intermédia, cuja composição e competências estão definidas no Regulamento Interno. Os órgãos sociais da ULSM são: •
O Conselho de Administração;
•
O Fiscal único;
•
O Conselho Consultivo.
O CA é coadjuvado por comissões técnicas. Ao Auditor Interno compete fornecer ao CA análises e recomendações sobre as atividades revistas para melhoria do funcionamento dos serviços, bem como implementar e monitorizar o sistema de controlo interno organizacional. A organização dos serviços da ULSM, sempre que possível, estrutura-se em Departamentos. Os Departamentos são unidades descentralizadas dotadas de autonomia nos termos das suas competências, com objetivos específicos e um conjunto de meios materiais e humanos que permitem aos responsáveis do Departamento realizar o seu programa de atividade com a maior autonomia possível, melhorando a acessibilidade, qualidade, produtividade, eficiência e a efetividade da prestação de cuidados de saúde.
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Constituem estruturas orgânicas de gestão intermédia, agrupando serviços e unidades funcionais, possibilitando-se a desconcentração da tomada de decisão nos termos e no âmbito dos orçamentos programa previamente contratualizados com o Conselho de Administração da ULSM. De acordo com o previsto no Regulamento Interno, a ULSM dispõe das seguintes categorias de serviços, articulados de forma a proporcionarem cuidados de saúde centrados nas necessidades específicas dos utentes promovendo a integração e continuidade de cuidados, sempre que possível, por via de conselhos de gestão pluridisciplinares: •
ACES de Matosinhos;
•
Área clínica hospitalar;
•
Área de cuidados continuados;
•
Área de suporte à prestação de cuidados;
•
Área de gestão e logística.
Esta última área inclui unidades funcionais da estrutura corporativa que beneficiam toda a ULSM, designadamente: •
Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Gestão Documental;
•
Departamento de Operações e Logística;
•
Departamento de Organização e Sistemas de Informação;
•
Departamento Financeiro e Controlo de Gestão;
•
Departamento de Formação e Investigação;
•
Gabinete de Contratualização;
•
Gabinete de Saúde Ocupacional;
•
Gabinete de Codificação;
•
Gabinete de Higiene e Segurança;
•
Gabinete de Comunicação e Relações Públicas;
•
Gabinete Jurídico;
•
Gabinete da Qualidade;
•
Gabinete do Utente.
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vi. Identificação dos responsáveis
O Conselho de Administração é o órgão máximo com responsabilidades de gestão de risco. Cabe ao responsável de cada um dos Serviços/Departamentos fazer o levantamento dos riscos e implementar sistemas de controlo adequados e, sempre que ocorram novos eventos, propor medidas de melhoria. O Auditor Interno apoia os vários Serviços na implementação de processos de gestão de risco e avalia a sua eficácia.
Conselho de Administração Presidente : Dr. Victor Herdeito Vogal : Dr. Manuel Amaro Ferreira Vogal : Dra. Teresa Fernandes Directora Clínica : Dra. Paula Simão Enfermeira Directora : Enfa. Margarida Filipe
Departamento de Gestão de Recursos Humanos e Gestão Documental Dr. Manuel Costa
Serviço de Compras e Logistica
Eng. Bruno Candeias
Serviço de Instalações e Equipamentos
Enga. Manuela Alvares
de Informática
Serviço de Admissão de Doentes
Financeiro
Eng. Tiago Morais
Dra. Georgina Correia
Dra. Lurdes Santos
Serviço
Serviço
A responsabilidade da implementação e da execução do plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é do Dirigente do Serviço/Departamento, na parte respetiva.
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II. Controlo interno
A ULSM tem vários mecanismos implementados que permitem mitigar o risco de corrupção, dos quais destacamos: •
Código de ética;
•
Auditor Interno;
•
Procedimentos administrativos e contabilísticos;
•
Certificação pelo referencial normativo ISO 9001:2008;
•
Regulamento Interno;
•
Segregação de funções;
•
Formação contínua dos recursos humanos.
Os Estatutos da ULSM definem a orgânica ao nível dos órgãos sociais e comissões diversas, e as respetivas competências, bem como algumas obrigações ao nível de avaliação, controlo e prestação de contas. A ULSM tem um Auditor Interno desde 2003, ou seja, antes de ser obrigatório por lei, a quem compete focar o seu trabalho nos riscos significativos que comprometam os objetivos da organização, avaliar a eficácia do controlo interno e propor medidas de melhoria sempre que aplicável. Internamente, a ULSM é regida pelo Regulamento Interno. De forma geral, esse regulamento, para além de explicitar qual a Visão e Missão da ULSM, descreve a orgânica e define as responsabilidades de cada unidade, regras gerais de gestão de recursos e de funcionamento. A ULSM costumizou os Manuais de Procedimentos Administrativos e Contabilísticos recomendados pela ACSS e, sempre que se justifica do ponto de vista funcional, são elaborados procedimentos administrativos e contabilísticos, de âmbito específico ou transversal, que pretendem formalizar procedimentos em determinadas áreas. O núcleo de Qualidade salvaguarda a sua divulgação periódica. A implementação dos manuais e dos procedimentos administrativos e contabilísticos é avaliada periodicamente pelo Auditor Interno que, sempre que se justifique, propõe alterações com o objetivo de melhorar o controlo interno, tendo sempre como foco mitigar o risco. Os manuais de procedimentos administrativos e contabilísticos permitem estabelecer e divulgar de forma sistemática, simples e coerente as melhores práticas de controlo interno em relação aos principais processos, tendo presente o impacto operacional e financeiro. No âmbito da certificação pelo referencial normativo ISO 9001:2008 a ULSM tem implementado um sistema de gestão da qualidade promovendo a melhoria contínua dos seus processos e minorando os riscos.
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III. Monitorização do Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas O plano identifica como áreas de maior risco de corrupção e infrações conexas as seguintes: •
Contratação pública;
•
Recursos Humanos;
•
Sistemas de Informação;
•
Gestão Financeira.
O referido plano identifica, ainda, os riscos de conflito de interesses. Nas áreas aludidas foi efetuado o levantamento do grau de implementação das ações definidas para responder aos riscos identificados, por forma a mitigar os riscos associados.
i. Contratação Pública
O número de eventos identificados para a área de contratação pública foi de 24, para os quais foram definidos 32 medidas de controlo. As medidas são adequadas face aos riscos identificados não sendo necessário, nesta fase, alterar as ações definidas. Também não foram detetados novos eventos que requeiram medidas adicionais de controlo interno.
Nº eventos Nº controlos 24
32
O número de controlos implementados foi de 30, o que corresponde a 94%. Este valor é revelador da atenção que os Serviços atribuem à gestão do risco de corrupção e de infrações conexas. 6% Implementado Não implementado
94%
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As 2 medidas de controlo não implementadas não são críticas porque são passíveis de controlos indiretos aquando da execução do plano de gestão de riscos de corrupção e de infrações conexas. Um dos controlos definido para o evento “deficiente acompanhamento e avaliação do contratante de acordo com os níveis de quantidade e/ou qualidade estabelecidos no contrato e documentos anexos (…)”, concretamente elaborar “procedimento com a definição do modelo dos relatórios, assim como da sua periodicidade”, não está implementado, no entanto, estão previstos e implementados para o referido evento mais 2 controlos e há, ainda, o envio periódico de informação ao CA sobre o acompanhamento e avaliação do contrato, restando apenas a formalização do modelo de relatório..
ii. Recursos Humanos
Para a érea de Recursos Humanos foram identificados 17 eventos e desenhadas 17 ação de controlo. As medidas são adequadas para mitigar os riscos identificados não sendo necessário, nesta fase, alterar as ações determinadas. Também não foram detetados novos eventos que requeiram medidas adicionais de controlo interno.
Nº eventos Nº controlos 17
17
Os controlos foram 100% implementados. Sendo uma área crítica, a concretização de todos os mecanismos delineados mostra que o Serviço está alinhado com o objetivo do plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas.
iii. Sistemas de Informação
Os 8 eventos identificados como sendo críticos na área de sistemas de informação deram origem a 13 mecanismos de controlo. As medidas são adequadas para mitigar os riscos identificados não sendo necessário, nesta fase, alterar as ações determinadas. Também não foram detetados novos eventos que requeiram medidas adicionais de controlo interno.
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Nº eventos Nº controlos
8
13
Estão implementas13 das 13 medidas de controlo identificadas como adequadas à mitigação dos riscos inerentes aos eventos identificados.
iv. Gestão Financeira
Para os 26 eventos identificados, na área de gestão financeira, como aqueles com maiores riscos de corrupção e infrações conexas, foram definidas 32 medidas de controlo para minimizar os riscos associados. As medidas são adequadas para mitigar os riscos identificados não sendo necessário, nesta fase, alterar as ações determinadas. Também não foram detetados novos eventos que requeiram medidas adicionais de controlo interno.
Nº eventos Nº controlos
26
32
O grau de implementação das ações definidas para a área de gestão financeira é elevado, mostrando que os Serviços compreendem a necessidade de cumprirem o definido no plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas. Das 32 medidas expostas no plano, 31 foram cumpridas. 3% Implementado Não implementado 97%
O controlo “verificação aleatória, da existência física dos bens, efetuada periodicamente” definido para o evento “apropriação indevida de bens públicos” não foi realizado no ano de 2013.
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IV. Gestão de conflito de interesses
Pela recomendação nº 5/2012 do CPC, de 7 de novembro, o CPC aprovou a recomendação “As entidades de natureza pública, ainda que constituídas ou regidas pelo direito privado, devem dispor de mecanismos de acompanhamento e de gestão de conflito de interesses, devidamente publicitados, que incluam também o período que sucede ao exercício de funções públicas, com indicação das consequências legais”
O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas de 2013 apresenta, separadamente, a matriz de risco para a área de conflito de interesses.
Foram identificados 9 eventos tidos como potenciais geradores de conflito de interesses, para os quais estão definidos 12 mecanismos de controlo.
Nº eventos Nº controlos
9
12
A implementação dos controlos é satisfatória. As 12 medidas identificadas como mitigadoras de eventuais conflitos de interesses foram implementadas.
O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas de 2013 identifica o risco de “conflito de interesses” em duas áreas, designadamente na área de contratação pública e na área de recursos humanos. Todos os mecanismos de controlo identificados como sendo adequados à mitigação deste risco foram implementados.
Concretamente em relação à acumulação de funções o Código de Ética refere que “Os profissionais devem abster-se de exercer quaisquer funções fora da ULSM sempre que estas atividades ponham em causa o cumprimento dos seus deveres ou possam colidir ou interferir na sua atividade enquanto profissionais da ULSM.” Para além disso, a ULSM em 2011 e 2012 publicou no Boletim Informativo (BI) esclarecimento pertinente para os colaboradores sobre esta matéria. Agosto de 2011, Acumulação de funções “(…) relembra-se a todos os colaboradores da ULSM que acumulem atividade subordinada ou autónoma noutras Instituições devem comunicar ou solicitar a devida autorização para o efeito, consoante sejam titulares de relação jurídica de emprego privado ou público (…”). Outubro de 2012, Incompatibilidades e impedimentos – Profissionais do Serviço Nacional de Saúde
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“(…) convém relembrar a todos os profissionais, publicando--se em anexo os Despachos do Exmo. Sr. Ministro da Saúde nº 725/2007 e 7921/2007, que estabelecem regras relativas ao exercício de funções dirigentes em entidades privadas prestadoras de cuidados de saúde por profissionais de instituições integradas no Serviço Nacional de Saúde. (…)”. Novembro de 2012, Períodos de vigência dos regimes de acumulação de funções “Com vista ao esclarecimento de dúvidas comuns relativamente a requerimentos de acumulação de funções públicas e privadas, designadamente quanto ao período de validade das autorizações, impõe-se divulgar as seguintes instruções: (…)”. O Boletim Informativo é o meio de comunicação interno usado para a divulgação de determinações da gestão ao universo dos profissionais da Instituição.
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V. Conclusão
O relatório de 2012, resultado da monitorização do plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas, no que respeita a conflito de interesses, recomendava “o plano de gestão de risco de corrupção e infrações conexas de 2013 deve contemplar esta temática com maior abrangência nomeadamente a definição e divulgação das consequências legais.” Em 2013 foi introduzida no referido plano a área de gestão de conflitos de interesses com a inserção da matriz de risco, onde estão identificados 12 eventos potenciadores de conflito de interesses. Da análise efetuada ao grau de implementação das medidas definidas como sendo adequadas para mitigar os riscos associados aos 76 eventos definidos no plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas e dos 12 eventos identificados como potenciais geradores de conflito de interesses, conclui-se que 97% dos mecanismos de controlo foram implementados pelos Serviços respetivos. Dessa análise conclui-se, ainda, que as ações não implementadas têm uma criticidade baixa que não compromete o adequado controlo dos riscos associados aos eventos identificados no plano. 30
30
17 13 2
0
12
0
1
0
Implementado Não implementado
Refira-se que nas áreas de Recursos Humanos e Sistemas de Informação do plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas e na área de gestão de conflitos de interesses todos os controlos foram implementados. O grau de implementação das medidas de controlo interno é satisfatório e para tal contribuiu, em larga medida, o facto de os Serviços reconhecem o plano de gestão de risco como um elemento importante para mitigarem riscos inerentes às suas atividades. O plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas é um instrumento que deve ser reavaliado periodicamente, isto porque as organizações são dinâmicas e funcionam em ambientes dinâmicos. Esta reavaliação deve ser realizada sempre que: se verifiquem alterações na organização e/ou no meio em que está inserida e que estas provoquem novos eventos e/ou eventos cujo risco não está devidamente avaliado; os
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controlos implementados não sejam adequados ou, ainda, sempre que sejam identificadas oportunidades de melhoria. Verificou-se que o grau de implementação dos mecanismos de controlo é satisfatório e após a monitorização efetuada, conclui-se que o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas está adequado aos riscos identificados.
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