Cuadro 1: Función del punto focal, especialista u oficial de SyE

Solicitante de la evaluación: A efectos de las presentes Directrices, el solicitante de la evaluación es el organismo o la entidad que encarga la evaluación, en este caso el PNUD, y, dentro de este, el director superior al que “pertenece” el plan de evaluación con arreglo al cual se pone en práctica la evaluación descentralizada. El solicitante de la evaluación, por ejemplo, el representante residente de la oficina en un país, nombra al gerente de la evaluación y aprueba los términos de referencia finales.

Director del proyecto o programa: Se trata del director responsable del programa, el efecto, la cartera o el proyecto en evaluación (el “objeto evaluado”)1. Los directores de programas o proyectos deben asumir una función de apoyo durante la ejecución de las evaluaciones; ahora bien, a fin de velar por la independencia y la credibilidad de las evaluaciones, no se encargarán de la gestión de la evaluación. Proporcionarán los documentos y los datos solicitados, prestarán apoyo a toda la evaluación y al gerente de la evaluación, y dispondrán de un plan claro para utilizar los resultados de la evaluación.

Gerente de la evaluación: La gerencia de la evaluación debe ser independiente de la dirección del programa o proyecto. Si existe un punto focal o un especialista de seguimiento y evaluación (SyE) en la oficina del PNUD encargada de la ejecución, este debe asumir la función de gerente de la evaluación. En caso de que no exista ese cargo, el personal directivo superior (p. ej., el representante residente) deberá nombrar al gerente de la evaluación.

El gerente de la evaluación puede recomendar la aprobación final y de todos los aspectos del proceso de evaluación, lo que engloba lo siguiente: a) garantizar la evaluabilidad; b) los términos de referencia de la evaluación; c) la estructura y la contratación del equipo de evaluación; d) el informe preparatorio; e) coordinar los comentarios sobre el borrador del informe de evaluación; y f) el informe final de evaluación.

En el caso de las evaluaciones conjuntas, es posible que haya un cosolicitante o un cogerente del organismo asociado. La estructura de gestión de la evaluación y las funciones y responsabilidades se deben acordar antes del paso de evaluabilidad del proceso de evaluación.

Cuadro 1: Función del punto focal, especialista u oficial de SyE

Independientemente de que el punto focal, especialista u oficial de SyE sea o no el gerente de la evaluación, debe velar por la calidad de todas las evaluaciones, esto es, de efectos, de proyectos, de proyectos de financiación vertical [Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM) y Fondo Verde para el Clima], de proyectos de donantes, etc.

El punto focal, especialista u oficial de SyE debe aprobar cada uno de los pasos antes de pasar a la siguiente fase, lo que implica lo siguiente:

 elaborar y revisar los términos de referencia de la evaluación garantizando que cumplan los requisitos de las orientaciones del PNUD;  revisar y aprobar el informe preparatorio de evaluación garantizando que cumpla los requisitos del PNUD;  revisar y recomendar la aceptación del borrador y la versión final de los informes de evaluación, y  revisar las respuestas de la administración y las acciones clave.

1 Normalmente, se trata del personal directo superior en el caso de las evaluaciones de programas de los países, de los directores de programas mundiales en el caso de las evaluaciones de programas mundiales, de los líderes de efectos en el caso de las evaluaciones de efectos o de los oficiales de programas (líderes de los equipos de los programas o analistas de programas) en el caso de las evaluaciones de proyectos.

Además, el punto focal o especialista de SyE se encarga del mantenimiento del plan de evaluación de la unidad de programación en el Centro de Recursos de Evaluación (CRE), lo que engloba las tareas que figuran a continuación:

 cargar el plan de evaluación y actualizarlo cuando sea necesario;  gestionar los cambios del plan de evaluación y obtener la aprobación para los cambios por parte del punto focal regional de evaluación;  cargar los documentos de evaluación (términos de referencia, informes de evaluación, etc.) en el CRE dentro de los plazos establecidos;  cargar las respuestas de la administración, las acciones clave y las actualizaciones de forma trimestral, y  presentar informes a la administración acerca del cumplimiento del plan de evaluación, la finalización de las respuestas de la administración y las acciones clave, y los resultados de la valoración de calidad.

Grupo de referencia de la evaluación: El solicitante y el gerente de la evaluación deben contemplar la posibilidad de crear un grupo de referencia de la evaluación compuesto por asociados y partes interesadas clave que puedan prestar apoyo a la evaluación y ofrecer comentarios e indicaciones en las principales etapas del proceso. El grupo de referencia de la evaluación garantiza la transparencia del proceso de evaluación y refuerza la credibilidad de los resultados.

Los puntos focales regionales de evaluación: supervisan la ejecución de los planes de evaluación de las oficinas en los países, aprueban los posibles ajustes que se realicen en los planes con una justificación válida y velan por que las oficinas en los países cumplan los compromisos en materia de evaluación contraídos en los planes. Los puntos focales de evaluación también ofrecen orientaciones técnicas sobre la ejecución de las evaluaciones a las oficinas en los países, principalmente a la administración y los puntos focales o especialistas de SyE de estas, a fin de velar por que se cumplan los compromisos adquiridos en virtud de los planes de evaluación y por que las evaluaciones sean creíbles e independientes, y tengan la calidad exigida. Los puntos focales de evaluación en las oficinas centrales desempeñan la misma función, de modo que supervisan los planes de evaluación de dichas oficinas y los cambios cargados en el CRE.

En las oficinas en los países que no disponen de un oficial o especialista específico de SyE, los puntos focales regionales de evaluación deben prestar más apoyo a los puntos focales de SyE asignados. El apoyo técnico puede englobar: el asesoramiento para la elaboración de los términos de referencia, en especial la incorporación de las perspectivas de la igualdad de género; la contratación de evaluadores; los comentarios sobre los informes preparatorios; la ejecución y conclusión de las evaluaciones; y los comentarios sobre el borrador de las evaluaciones y las respuestas de la administración. Los puntos focales regionales de evaluación son las personas de contacto principales cuando surge alguna controversia durante el proceso de evaluación.

En la sección 5, se presenta más información sobre las funciones y responsabilidades en la ejecución de evaluaciones.

En la tabla 1, se describen las funciones y responsabilidades, así como los plazos previstos de finalización para todo el proceso de evaluación.