DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA GESTIÓN ACADÉMICA Y ADMINISTRATIVA EN LA UNES Marzo 2015
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
|FICHA DE ESTE RECURSO EDUCATIVO| TÍTULO: Dirección y Planificación Estratégica. PROPÓSITO En este material encontraremos algunos conceptos básicos sobre Dirección y Planificación estratégica que nos facilitarán mayor comprensión de los procesos de gestión académica y administrativa para la realización de las diversas actividades que nos compete realizar desde nuestras funciones en los Centros de Formación de la UNES. Cabe destacar, que este material se constituye en la base de las discusiones que daremos en los encuentros presenciales dado que nos permitirá realizar la FODA de la gestión académica y administrativa que se lleva a cabo en cada CEFOUNES, para realizar las posteriores recomendaciones y/o propuestas que socializaremos en los encuentros presenciales al finalizar cada taller del curso. DIRIGIDO A: Director(a) de Centro Formación UNES, entre otros/as vinculados directamente con la elaboración de propuestas y toma de decisiones en el nivel de dirección operativa. PALABRAS CLAVES: Dirección, planificación, estratégica. TABLA DE CONTENIDO: I. DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Conceptos de “Dirección Estratégica” Niveles de Dirección II. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Definición Principios de la Planificación Preguntas previas Principios Elaborando el Cuadro de mando III. ACCIÓN-REFLEXIÓN-ACCIÓN Misión y Visión de la UNES Valores compartidos y deseados Matriz FODA como instrumento para el diagnóstico Estrategias Instrumento de ejercicio FODA REFERENCIAS DURACIÓN DE LA NAVEGACIÓN: 15 minutos aproximadamente. AUTOR: Universidad Nacional Experimental de la Seguridad (UNES) DISEÑADORA INSTRUCCIONAL: Betania Sojo FECHA DE CREACIÓN: Marzo 2015.
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
I. DIRECCIÓN ESTRATÉGICA Comencemos por identificar la definición de gestión como el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar, así como la capacidad de llevar a cabo lo propuesto, se entiende por gestión pública la capacidad de los actores gubernamentales para ejecutar los lineamientos programáticos de su agenda, tal como lo define Herrera (2005). Conceptos de “Dirección Estratégica”
Schendel & Hoffer: La Dirección Estratégica se desarrolla alrededor de un proceso completo y articulado en dos grandes fases básicas e interrelacionadas, que son: la formulación por una parte y la implementación y control por otra.
La Dirección Estratégica como herramienta de dirección implica un proceso participativo, ya que debe ser ejecutado por los directivos y otros especialistas o trabajadores que se entiendan puedan enriquecerlo por sus conocimientos y experiencias, por lo que realizamos un proceso de capacitación sobre los elementos teóricos y las técnicas necesarias para su desarrollo.
Para Chandler J: La estrategia es determinar los objetivos y las metas fundamentales a largo plazo, adoptar políticas correspondientes y asegurados recursos necesarios para llegar a esas metas.
Atendiendo los conceptos de Dirección Estratégica, podemos inferir que es un proceso que requiere la realización de una serie de pasos que se derivan de una planificación adecuada según el nivel de Dirección, entre los cuales tenemos:
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En nuestro caso, nos debemos a la Visión y Misión de nuestra universidad, y para implementar con éxito nuestro proceso de Dirección, requerimos de herramientas que conformen un plan estratégico.
II. PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA En este orden de ideas, Acle Tomasini, Alfredo define que la planeación estratégica es un conjunto de acciones que deber ser desarrolladas para lograr los objetivos estratégicos, lo que implica definir y priorizar los problemas a resolver, plantear soluciones, determinar los responsables para realizarlos, asignar recursos para llevarlos a cabo y establecer la forma y periodicidad para medir los avances. La Planificación Estratégica es un enfoque integrador del sistema de dirección, en el cual a partir del conocimiento de la misión-
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA visión de nuestra organización, se diagnostica su estado actual para precisar dónde se encuentra y cuál es el estado deseado, se realiza con la participación colectiva y refleja sus aspiraciones. Se asume como función para conquistar el futuro, donde el entorno y la modelación de los escenarios son imprescindibles. Para Menguzzato y Renal: La planeación estratégica se define como el análisis racional de las oportunidades y amenazas que presenta el entorno para la empresa, de los puntos fuertes y débiles de la empresa frente a este entorno y la selección de un compromiso estratégico entre dos elementos, que mejor satisfaga las aspiraciones de los directivos en relación con la empresa. Principios de la Planificación La planificación es una herramienta útil en muchos campos de la vida, ya que de esta manera se supera la improvisación. Organizarse para lograr los objetivos deseados con los recursos que se tienen permite lograr mejores resultados, ahorrando dinero, tiempo y esfuerzo (Padrón, 1999). Cuando se planifica, se intenta contestar estas preguntas:
¿Por qué y para qué se quiere llevar adelante una idea? ¿Qué cambios se desea lograr?
¿Cuáles son los objetivos?
¿Cómo se van a realizar las actividades? ¿Cuándo se van a llevar a cabo? El tiempo.
¿Dónde se van a realizar? El lugar.
¿Quiénes lo van a poner en práctica? Los responsables.
¿Con qué se va hacer? Los recursos materiales financieros
Se requiere de objetividad a la hora de dar las respuestas, tener muy claro lo que se quiere, lo que se puede; es por eso que se debe conocer y tener bien presente los principios de la Planificación, para guiar correctamente la conducta a observarse en la acción a acometer. Los principios de la planificación son verdades fundamentales de aplicación general que sirven como guías de conducta a observarse en la acción administrativa. Siendo los siguientes:
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 1. Factibilidad: Lo que se planee debe ser realizable; es inoperante elaborar planes demasiado ambiciosos u optimistas que sean imposibles de lograrse. La planeación debe adaptarse a la realidad y a las condiciones objetivas que actúan en el medio ambiente. 2. Objetividad y cuantificación: cuando se planea es necesario basarse en datos reales, razonamientos precisos y exactos, y nunca en opinión es subjetivas, especulaciones o cálculos arbitrarios. Este principio establece la necesidad de utilizar datos objetivos como estadísticas, estudios de mercado, estudios de factibilidad, cálculos probabilísticos, etc. La planificación será más confiable en tanto pueda ser cuantificada, expresada en tiempo, dinero, cantidades y especificaciones (porcentajes, unidades, volumen, etc.) 3. Flexibilidad: al elaborar un plan, es conveniente establecer márgenes de holgura que permitan afrontar situaciones imprevistas y que proporcionen nuevos cursos de acción que se ajusten fácilmente a las condiciones. 4. Unidad: Todos los planes específicos de la empresa deben integrarse a un plan general y dirigirse al logro de los propósitos y objetivos generales, de tal manera que sea n consistentes en cuanto a su enfoque, y armónico en cuanto al equilibrio e interrelación que debe existir entre éstos. 5. Cambio de estrategias: cuando un plan se extiende con relación al tiempo, será necesario rehacerlo completamente. Esto no quiere decir que se abandonen los propósitos, sino que la empresa tendrá que modificar los cursos de acción (estrategias) y consecuentemente las políticas, programas, procedimientos y presupuestos. Elaborando el Cuadro de Mando. Si bien es cierto que el plan estratégico de nuestra institución es el Plan Operativo Anual (POA), para comprenderlo un poco más, no es menos importante conocer un formato genérico denominado Cuadro de Mando Integral para todo tipo de planificación, el cual es una herramienta que muestra continuamente cuándo una compañía y sus empleados alcanzan los resultados definidos por el plan estratégico. Adicionalmente, la evaluación a través de la FODA nos permite detectar las desviaciones del plan estratégico y expresar los objetivos e iniciativas necesarios para reconducir la situación. Pasos para crear nuestro cuadro de mando Con base en la Misión (razón de ser de la institución) y Visión (Es el futuro de la institución dentro de X años concretos) Diagnóstico interno y externo (Análisis FODA) Es un análisis de los puntos fuertes y débiles de la organización, en relación a las Oportunidades y Amenazas del entorno. Objetivos estratégicos: Grandes desafíos para alcanzar la visión de futuro de la institución. Declaraciones amplias, no específicas, sin fecha. Pocos (máximo 2 por cada EJE). Viables, de acuerdo con el FODA. Objetivos operativos: Actuaciones generales orientadas a encontrar el camino para conseguir cada uno de los objetivos estratégicos.
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Diferenciables, distinguibles. Pocos (2-3 por cada Objetivo Estratégico). Se sitúan entre los grandes objetivos y las acciones concretas. Acciones: Proyectos con un conjunto de actividades individuales o de grupo, necesarias para llegar a conseguir los objetivos operativos. Permitirán concretar responsabilidades, calendario, recursos, indicadores, seguimiento y evaluación. Realistas. Pueden estar encadenadas y depender unas de los resultados de la anterior (diseñar-proyectar-implementar...). Muy pocas (13). Las estrictamente necesarias. Responsable: A ser posible, uno solo. No más de 2 acciones por responsable. Debe aceptar el encargo con entusiasmo. Tiene que sentirse “propietario” del proceso y participar en él desde el diseño hasta la rendición de cuentas. Con nombres y apellidos o el cargo concreto. Mejor que no sean siempre los jefes. Indicadores: Instrumentos de medida de la eficacia de las acciones, que permiten introducir medidas correctoras. Pocos, pero significativos (especialmente pensando en los clientes). ¡No incluir las reuniones! Pueden ser de tiempo, de coste, de actividad, pero mejor, de resultados. Cuantitativos o cualitativos. Preferible un pequeño “sistema” de indicadores. Posibilidad de obtener la información. Metas: Resultados deseados o previstos o nivel que se pretende alcanzar en los indicadores. Realistas. Distribuidas en el tiempo. Lo más concretas posible. Si el indicador es de tiempo, una fecha; si es de cantidad, un número; si es de calidad, una opinión, etc. Calendario: A ser posible, fechas concretas, no un período. Permite realizar un seguimiento más preciso y reaccionar a tiempo. Viable. Si se planifica por varios años, distribuir las acciones racionalmente Debe combinarse con las metas y con los recursos. Recursos: Medios necesarios, tanto de personas como de recursos, valorados monetariamente. Sólo los costes añadidos para cada acción, si los hay. No es necesario calcular los costes ya asumidos. Muy realista. Seguimiento: Atención a unas determinadas señales de alerta que nos informan de cómo van las cosas, para corregir el rumbo, o la velocidad, si es necesario. Hay que precisar qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará, cómo lo hará, a quién informará. Evaluación: Valoración de los resultados. Hay que precisar qué se hará, quién lo hará, cuándo lo hará, cómo lo hará, a quién informará. No sólo datos, sino indicadores. No sólo indicadores, sino análisis crítico. Hay que reaccionar y tomar decisiones para el próximo futuro. Identificar las barreras que obstaculizan el desarrollo del plan. Acción sin reflexión=inconsciencia. Reflexión sin acción=pasividad.
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III. ACCIÓN-REFLEXIÓN-ACCIÓN Realicemos el ejercicio reflexivo de leer la Misión y Visión de la UNES y contrastemos con los valores compartidos y deseados (sugeridos). Misión La Universidad Nacional Experimental de la Seguridad es una institución académica especializada que se adscribe al paradigma científico, tecnológico-humanista, abierta a las necesidades locales, regionales, nacionales y latinoamericanas, cuya misión es formar para transformar garantizando el derecho a la seguridad. Ofrece a las y los aspirantes, las funcionarias y los funcionarios de los cuerpos de seguridad del país, una formación integral de base, continua, diversificada, transdisciplinaria, actualizada y pertinente, acorde con las áreas especializadas de los servicios, en estrecha y permanente vinculación social; afianzada en la creación intelectual y la ética profesional sustentada en profundos sentimientos patrióticos y el respeto a los derechos humanos para servir de manera incorruptible a nuestro pueblo y contribuir decisivamente a la transformación de la sociedad venezolana hacia la democracia socialista del siglo XXI.
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Visión La Universidad Nacional Experimental de la Seguridad será una institución de excelencia académica y marcado compromiso social, sustentada en los valores de confiabilidad, transparencia, eficacia y participación, orientados por su sentido ético hacia el respeto de los derechos humanos, libertades ciudadanas y la resolución de los problemas de seguridad del pueblo venezolano. Servirá como centro de referencia científica y pedagógica nacional, regional e internacional con amplio reconocimiento por la calidad e impacto de su gestión en la formación integral de las y los aspirantes, las funcionarias y los funcionarios, la creación intelectual y la vinculación social, fundamentada en la educación dialógica, problematizadora, reflexiva, dignificante, con visión crítica, enfoque de género, sentido latinoamericanista y universal. Valores compartidos: Lealtad a los Principios de la Revolución: Fidelidad y compromiso con la ideología y las conquistas alcanzadas por la Revolución Bolivariana. Ética: Comportamiento estricto conforme a la moral revolucionaria, reflejado en conductas sobre la base de valores patrios y profesionales como fundamento de todas las actividades. Responsabilidad: Obligación de la garantía del cumplimiento de los servicios educativos, tanto en el orden individual como organizacional. Profesionalidad: Poseer y aplicar las competencias y experiencias requeridas para garantizar la calidad educativa. Solidaridad: Sentimiento de ayuda mutua entre los seres humanos y los pueblos para dar apoyo mediante acciones concretas y como contribución al mejoramiento humano en el ámbito nacional e internacional. Valores deseados: Humanidad: Actitud de sensibilidad y comprensión del desempeño en el respeto irrestricto a la condición humana, donde prevalezca el trato respetuoso y digno a compañeros de trabajo al individuo, la familia y la comunidad. Disciplina: Conducta acorde con las normas y principios de la institución y cumplimiento de las funciones inherentes a su puesto de trabajo con calidad. Consagración: Dedicación, compromiso y entrega absoluta de cada trabajador en su desempeño diario. Abnegación: Actuar con altruismo, generosidad y desinterés en las funciones que realizan los individuos para el cumplimiento de sus funciones. Liderazgo: Reconocida capacidad como referente en la conducción de acciones de dirección técnica, profesional y humana. Desinterés y modestia: Rectitud en la conducta, desprendimiento personal, amor a la verdad, austeridad y sencillez en su actuación. Honestidad: Actuar con sentimiento de la dignidad moral revolucionaria, sustentada en el honor, la modestia y la conciencia de cada acción ejecutada. Sentido de la crítica y la autocrítica: Receptividad individual e institucional ante los señalamientos y quejas de la población y entidades externas a la institución, con capacidad y actitud de autoanálisis en
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA busca de soluciones en función de revertirlos. Iniciativa: Capacidad de gestión y técnica para abordar los problemas que puedan limitar la calidad del desempeño laboral y generar variantes de posibles soluciones. Creatividad: Capacidad de gestión y técnica para abordar un desempeño eficiente a través de la búsqueda de lo nuevo y útil para cada circunstancia, innovando en aras de generar soluciones. Matriz FODA como instrumento para el diagnóstico interno y externo: a continuación les presentamos una guía orientadora para la elaboración de la matriz FODA, como instrumento de diagnóstico interno y externo sobre los procesos que llevamos en cada CEFOUNES, a fin de optimizar nuestra gestión.
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A continuación le presentamos el siguiente instrumento para hacer un ejercicio FODA, sobre los puntos FUERTES (F), puntos DÉBILES (D), OPORTUNIDADES (O), y AMENAZAS (A) de nuestro Centro de Formación, para realizar las posteriores recomendaciones y/o propuestas que socializaremos en los encuentros presenciales al finalizar cada taller del curso.
POLÍTICA Y ESTRATEGIA INSTITUCIONAL 1. La Misión y la Visión de la institución, se ven claramente reflejadas en la política y la estrategia, en los planes, programas, objetivos y en la asignación de recursos. 2. La organización planifica utilizando la información necesaria, lo que incluye las opiniones de clientes y usuarios, la situación del entorno y la comparación con otras organizaciones de referencia.
D
C
B
A
DIRECCIÓN Y PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA 3. Las líneas estratégicas se despliegan en planes operativos consistentes y viables, que son conocidos, aceptados y desarrollados por las personas de la organización. 4. La organización revisa y, si es preciso, cambia la política y la estrategia en relación al servicio que está ofreciendo, siguiendo una metodología rigurosa, como por ejemplo sabiendo cuándo y cómo debe hacerlo, quién ha de llevar la iniciativa, quién tiene que intervenir, quién se responsabiliza de su aprobación, etc. PUNTOS FUERTES PUNTOS DÉBILES OPORTUNIDADES -
AMENAZAS -
REFERENCIAS Kadi, O. & Escola, M. (julio 2012) Pensamiento Estratégico para la Gestión Pública: Una Confluencia Sobre la Planificación, Organización, Dirección y Control. COEPTUM, Vol 4, No 1. En línea: http://publicaciones.urbe.edu/index.php/coeptum/article/viewArticle/1664/3398# Maracaibo, Venezuela. Reyes, M. & Pellicer, G. (2014) Propuesta de Actualización de la Planeación Estratégica para Fortalecer la Salud Pública en Pedro Betancourt. En línea: http://monografias.umcc.cu/monos/2014/FUM%20Pedro%20Betancourt/mo14234.pdf Universidad de Matanzas “Camilo Cienfuegos” Matanzas, Cuba.