Procedimientos trazabilidad de expedientes... by UNICEFSV

2 Procedimientos de

Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserci贸n Social y Resguardos

San Salvador, Mayo de 2013

JUNTA DIRECTIVA DEL ISNA • Licda. Matilde Guadalupe Hernández de Espinoza Directora Presidenta Directora General de Niñez y Adolescencia Secretaría de Inclusión Social

• Lic. Carlos Alberto de la Rosa Guerrero Director Propietario Iglesia Familiar Cristiana Dios Tu Sanador Representante de la Sociedad Civil

• Lic. Renzo Uriel Valencia Arana Director Propietario Director Nacional de Educación Ministerio de Educación

• Licda. Ana Mirian Ayala de Peña Directora Propietaria Red para la Infancia y Adolescencia (RIA), Asociación Nuevo Amanecer de El Salvador (ANADES) Representante de la Sociedad Civil

• Dra. Marina Estela Avalos López Directora Propietaria Directora de Apoyo a la Gestión y Programación Sanitaria Ministerio de Salud

• Lic. Luis Enrique Salazar Flores Secretario Director Ejecutivo ISNA

• Licda. Berta Celina Quinteros Martínez Directora Propietaria Directora de Calidad Institucional Procuraduría General de la República

• EQUIPO RESPONSABLE ISNA

• DISEÑO Y DIAGRAMACIÓN

SUBDIRECCIÓN DE INSERCIÓN SOCIAL

UNIDAD DE COMUNICACIONES ISNA Lya Contreras de Romero Técnico de Relaciones Públicas

DIRECCIÓN EJECUTIVA Mario Francisco Mena Méndez Asesor de Dirección Ejecutiva

Este documento ha sido producido por el Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la Adolescencia (ISNA), con el apoyo del Fondo de Naciones Unidas para la Infancia (UNICEF), en el marco del Programa Conjunto Reducción de Violencia y construcción de Capital Social, con el auspicio del Fondo para el Logro de los Objetivos de Desarrollo del Milenio de Naciones Unidas, otorgado por el Gobierno de España, San Salvador, El Salvador, 2013.

Índice Introducción

Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo

A. Procedimiento de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de expedientes en Medio Abierto y Seguimiento a la Ejecución de las Medidas

B. Procedimiento de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de expedientes en Centros de Inserción Social y Seguimiento a la Ejecución de las Medidas

C. Procedimiento de atención a adolescentes en Centros de Resguardo

Introducción El cambio de la doctrina desde el modelo de la situación irregular a la protección integral de la niñez y la adolescencia impulsado a partir de la aprobación en 1994 de la ahora denominada Ley Penal Juvenil, significó importantes desafíos para el conjunto de las instituciones involucradas con su implementación y vigencia. Desde entonces ha existido un proceso de constantes transformaciones para cumplir las exigencias de un modelo de respeto y cumplimiento de derechos, en un ambiente social ya de por sí complejo y en constante transformación. El Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la Adolescencia ha alcanzando importantes avances en materia programática y técnico normativa como parte de este proceso. El producto más relevante en este ámbito ha sido la producción del modelo de atención para la inserción social de adolescentes con medidas definitiva impuestas por las y los Jueces de Menores y jueces de Ejecución de Medida al Menor, denominado: “Programa Marco para la Atención Integral de Adolescentes Sujetos a Responsabilidad Penal Juvenil”. El Programa Marco fue validado en un proceso participativo abierto a las entidades que conforman el ámbito penal juvenil, lo que permitió dar el siguiente paso en el desarrollo de los instrumentos técnicos propios de su área de atención. En un proceso intensivo con la participación de los técnicos de la subdirección de inserción social, el ISNA diseñó tres programas que constituyen el segundo nivel operativo de los servicios y cuyos contenidos se asientan en el Programa Marco: El Programa de Atención en la Medida de Internamiento, el Programa de Atención en las Medidas en Medio Abierto y el Programa de Atención en la Medida Administrativa de Resguardo. Estos documentos establecen las directrices generales y los mecanismos de implementación de los servicios de atención para los adolescentes sujetos al sistema penal juvenil. Estos programas estarán abiertos para su validación durante 2014 como paso imprescindible previo a su registro en el CONNA. En esta publicación el ISNA presenta los protocolos o procedimientos de atención, que constituyen documentos del tercer nivel técnico normativo del ámbito de la inserción social. A esta fecha se cuenta con instrumentos en los ámbitos de la responsabilidad operativa propia del ISNA, que son el resultado de la experiencia del personal técnico comprometido con su trabajo así como de las fructíferas coordinaciones interinstitucionales. Estos instrumentos son: Protocolo de Seguridad de Centros de Inserción Social, Procedimientos del Programa de Medidas en Medio Abierto, y Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo. Si bien tienen el respaldo de su aplicación sostenida durante varios años, aún deben recibir ajustes para adecuarse a los programas de atención resultantes del proceso de validación anteriormente mencionado.

Una segunda generación de protocolos está pendiente de diseño y elaboración. Son aquellos relativos a los ámbitos donde los servicios de inserción social han incursionado recientemente a partir del Programa Marco y aún no se cuenta con la suficiente experiencia para su sistematización como la construcción de proyectos de vida para cada adolescente, o bien la construcción de indicadores para la estandarización del seguimiento de las medidas en el Programa de Atención en las Medidas en Medio Abierto. En estos ámbitos el ISNA se encuentra en el proceso de adiestramiento básico del personal, en el que la participación de las entidades es clave para ofrecer un servicio mínimo en el cumplimiento de los lineamientos programáticos. Lograr en esta segunda generación de instrumentos el mismo nivel de desarrollo alcanzado con los protocolos actuales supondrá un proceso de maduración cuya elaboración deberá llevarse aparejada al proceso de validación de los programas de la subdirección. Una consideración de importancia sobre la presente publicación es que se trata de un documento de trabajo para el personal técnico del ISNA cuya publicación ha sido autorizada por la Dirección Ejecutiva del Instituto a propuesta de la Subdirección de Inserción Social. Sin embargo, estos instrumentos serán objeto de los ajustes propios del proceso de validación con las entidades del ámbito penal juvenil y de su adecuación a los avances en lo relativo a la validación de los programas. De este proceso dinámico y participativo resultarán los programas y los protocolos definitivos que serán presentados en su momento al CONNA para su acreditación y registro.

Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo Procedimientos de Trazabilidad de Expedientes de Medio Abierto, Centros de Inserción Social y Resguardo

A. Procedimiento de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de expedientes en Medio Abierto y Seguimiento a la Ejecución de las Medidas. Documento: PRD.EM.001 Versión: 02

1. OBJETIVO Describir las actividades de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de los expedientes de las/los adolescentes y jóvenes, remitidos con medida en medio abierto por los Juzgados de Menores o de Ejecución de Medidas al Menor, a las Delegaciones donde exista una Coordinación o equipo de Inserción Social.

2. CAMPO DE APLICACIÓN Delegaciones, Coordinaciones de Inserción Social o donde exista un equipo de Inserción Social.

3. REFERENCIAS • • • • • • • • •

Constitución de la República de El Salvador. Convención sobre los Derechos del Niño. Ley de Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia. Ley Penal Juvenil. Ley de Vigilancia y Control de Ejecución de Medidas al Menor sometido a la Ley Penal Juvenil. Reglamento General de los Centros de Internamiento para Menores Infractores. PRD.GC.000: Sistemas de Normalización - Directrices. PRD.GC.001: Sistemas de Normalización: Implantación, distribución, revisión y control de documentos. DOC.GC.000: Glosario.

4. DEFINICIONES Para este procedimiento se aplican las definiciones contenidas en el DOC.GC.000. “Glosario”.

5. RESPONSABILIDADES Todos los funcionarios y empleados de la Institución, deben cumplir y hacer cumplir el Art. 25 y Art. 123 Inciso segundo de la Ley Penal Juvenil y Art. 53 de la Ley de Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia, referente a la garantía de discreción y principio de confidencialidad. La Jefatura de la Subdirección de Inserción Social, es responsable de autorizar el presente procedimiento y de vigilar por su cumplimiento, así como de presentar a la Dirección Ejecutiva las propuestas de modificaciones de los presentes lineamientos. La Jefatura del Departamento de Seguimiento a la Ejecución de la Medida, es responsable de brindar

9 lineamientos técnicos relacionados con las actuaciones derivadas de los expedientes, verificar y monitorear el cumplimiento del presente procedimiento y de realizarle mejoras. La Jefatura del Departamento de Programas en Medio Abierto, es responsable de brindar lineamientos técnicos de programas que se relacionen con el presente procedimiento. Las Jefaturas de las Delegaciones, serán responsables de firmar los autos de apertura, acumulación y cierre de expedientes, así como las resoluciones abiertas; de recibir el oficio de remisión, juntamente con el Auto Cabeza, estudio psicosocial, Acta de Cómputo y Copia simple de Partida de Nacimiento, del/la adolescente o joven y de derivarlo al Coordinador de Inserción Social. Asumir las responsabilidades de la Coordinación de Inserción Social, cuando esta figura no exista en la Delegación. El/la Coordinador(a) de Inserción Social, asignará el caso al Técnico Jurídico, quien de acuerdo a los compromisos y documentación establecida en el Convenio Marco de Cooperación Interinstitucional entre el ISNA y la Corte Suprema de Justicia, revisará la documentación mínima del caso e ingresará la información al sistema SIPI, a excepción de los datos que corresponden al/la Trabajador(a) Social del caso. Asimismo, el Coordinador de Inserción, asignará el caso al/la Psicólogo(a) y al/la Trabajador(a) Social, quienes serán los responsables de darle el seguimiento durante la ejecución del proceso. En el caso que la documentación remitida por el Tribunal, no cumpla con los requisitos mínimos establecidos en el convenio referido, el Coordinador de Inserción Social, solicitará al Tribunal competente la documentación complementaria. Una vez recibidas las diligencias provenientes de los Juzgados de Menores o de Ejecución de Medidas, el Coordinador de Inserción Social, procurará por el cumplimiento del presente procedimiento. El/la Técnico(a) Jurídico(a), es responsable de la apertura, conformación, acumulación en los casos procedentes, auto de cierre del expediente y resoluciones abiertas, asesorar jurídicamente al/la Psicólogo(a) y al/la Trabajador(a) Social responsable(s) del caso, sobre las disposiciones judiciales mediante las cuales está sometido el/la adolescente o joven dentro del proceso de inserción, quedando el manejo y control del expediente, única y exclusivamente bajo su responsabilidad y demás actividades relacionadas en el presente procedimiento. Los expedientes de cierre provisional, permanecerán en el archivo de la delegación, y luego de 6 meses contados a partir de la fecha del auto de cierre, los remitirá al archivo general Institucional. El/la Psicólogo(a) y el/la Trabajador(a) Social, serán responsables de asumir la ejecución del caso asignado, de realizar articulaciones para incorporar a los/las adolescentes o jóvenes a los programas acorde a la/s medida/s y de documentar los expedientes con la información obtenida a través de medios de verificación técnicos y objetivos. El responsable del archivo general Institucional, garantizará el control y buen cuido de los expedientes de cierre definitivo de las/los adolescentes y jóvenes en la Oficina Central, para efectos de garantizar su trazabilidad y confidencialidad.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Una vez que el Coordinador de Inserción Social, reciba el oficio de remisión del Juez competente, asignará mediante memorándum al/la Técnico(a) Jurídico responsable, para que aperture el caso, y al/la Psicólogo(a)

10 y Trabajador(a) Social, que le darán el seguimiento legal, del memorándum se dejará copia en el expediente. Si el oficio de remisión, contiene los datos generales del/la adolescente o joven, medidas impuestas, fecha de inicio y finalización de las medidas y responsables, se podrá iniciar la apertura y seguimiento del caso y del expediente. No obstante el/la Técnico(a) Jurídico deberá solicitar la documentación establecida en el Convenio Marco, al Juez competente. El Técnico Jurídico ingresará los datos mínimos que requiere el sistema según el FOR.DD.103 “Niño, niña o adolescente”, y elaborará en un plazo máximo de 16 horas hábiles el FOR.EM.002 “Auto de apertura de expediente”, que contendrá como mínimo: lugar, fecha y hora de elaboración, juez que remite, nombre del/ la adolescente o joven, número de expediente, la/s medida/s impuesta/s, juez que impuso la medida, parte resolutiva, y nombres del Técnico Jurídico, Psicólogo(a) y Trabajador(a) Social responsables del caso. El/la Trabajador(a) Social, completará inmediatamente o en la primera visita domiciliar los datos contenidos en el FOR.DD.103 “Niño, niña o adolescente” y el FOR.DD.116 “Familia de niño, niña o adolescente”; capturará la fotografía del/la adolescente o joven del sistema SIPI, o realizará las coordinaciones necesarias para la obtención de la misma, cuando los/las adolescentes o jóvenes no se presentaren a la delegación, en un plazo no mayor a tres meses, so pena de responsabilidades administrativas. El/la Técnico Jurídico, trasladará el expediente a la Jefatura Inmediata, para su revisión y remisión a la Jefatura de la Delegación, quien firmará el FOR.EM.002 “Auto de apertura de expediente”, después que las correcciones, si las hubiere, sean solventadas. Luego que el expediente sea generado, codificado y se encuentre debidamente firmado, se retornará al Técnico Jurídico responsable del caso, quien lo custodiará, dará seguimiento a su trazabilidad y coordinará el seguimiento a la/las medida/s con el/la Psicólogo(a) y el/la Trabajador(a) Social. El/la Técnico Jurídico, el/la Psicólogo(a) y el/la Trabajador(a) Social, realizarán las gestiones necesarias en un plazo no mayor a tres meses para obtener, anexar al expediente y actualizar en el sistema SIPI los datos de partida de nacimiento, so pena de responsabilidades administrativas. La partida de nacimiento, podrá obtenerse por 3 vías: a. Que venga anexada en las diligencias del Juzgado de Ejecución b. Que los el/la Psicólogo(a) o el/la Trabajador(a) Social o Educador, la solicite en la visita domiciliar. c. Que el/la Técnico Jurídico(a), la solicite mediante Oficio a la Alcaldía correspondiente o al Juzgado de Menores que impuso la/las medida/s. Cada Técnico Jurídico registrará los movimientos del expediente en el formulario FOR.EM.003 “Libro de control de movimientos internos de expedientes”, que contendrá como mínimo: número correlativo, fecha de salida, número de expediente, nombre del o la adolescente, nombre y firma del Técnico que retira el expediente, número de folios del expediente, fecha de devolución y firma de quien recibe. Cuando los expedientes sean devueltos, el/la Técnico(a) Jurídico, verificará que la documentación original entregada se mantenga a la hora de haber sido devuelto, luego procederá a anexar y foliar las nuevas adiciones, si los hubiera. Si luego de la actualización del Sistema de Información para la Infancia (SIPI), el/la Técnico(a) Jurídico, encuentra registros que él o la adolescente o joven procede de un Programa de Protección (Centro de Programa para la

11 Restitución de Derechos, Delegación), aperturará nuevo expediente utilizando el mismo código asignado por el sistema. Cuando los registros en el SIPI, indiquen que el/la adolescente o joven procede de un Centro de Inserción Social o Coordinación de Inserción Social y es trasladado a Medio Abierto, el/la Técnico(a) Jurídico procederá a solicitar las diligencias a donde correspondiere y aperturará el caso de conformidad a lo anteriormente establecido. Luego de recibir el expediente solicitado procederá a revisarlo y elaborará el FOR.EM.005 “Auto de acumulación de expediente”, el que contendrá como mínimo: nombre del/la adolescente o joven, número del expediente anterior y número de folios que contenía, fecha. El expediente remitido por un Centro o Coordinación de Inserción Social, deberá cambiar el orden correlativo y las diligencias prevenientes serán anexadas posteriormente, debiendo dejar constancia en el Auto de Acumulación de dichas modificaciones, a fin de darle continuidad al orden cronológico del foliado en la Coordinación de Inserción Social respectiva. Si el/la adolescente o joven atendido en la Coordinación de Inserción Social, cambia de domicilio y saliera de su competencia, el/la Técnico(a) Jurídico elaborará una FOR.EM.009 “Resolución Abierta”, que contendrá como mínimo: lugar y fecha (día, mes, año), nombre del/la joven, fundamentación, nombre y cargo de la Jefatura de Subdirección o Delegación que emite la resolución, texto que corresponde a la parte resolutiva; luego se derivará el expediente a la Delegación competente, mediante memorándum de remisión y se registrará en el FOR.EM.006 “Libro de expedientes derivados a otras instancias”. Cuando los/las adolescentes o jóvenes, que por orden judicial sean remitidos a un Centro de Inserción Social y que se encontraren activos con medida/s de medio abierto dentro de las Coordinaciones de Inserción Social, el/la Técnico(a) Jurídico remitirá luego de recibir la solicitud del Director de Centro, el expediente mediante memorándum y lo registrará en el FOR.EM.006 “Libro de expedientes derivados a otras instancias” Si la solicitud del expediente llega antes que el oficio de notificación del juez, en el cual expone la sustitución de medida, o la imposición de medida de internamiento por otro tribunal, el/la Técnico(a) Jurídico de la Coordinación de Inserción Social, procederá a informar al Juez responsable del traslado de dicho caso anexando fotocopia de oficio de ingreso y remitirá el expediente del/la adolescente o joven al CIS, por medio de memorándum. Una vez cesada la medida por cumplimiento de objetivos o término legalmente establecido por el Juzgado competente, el expediente será cerrado definitivamente, para lo cual el Técnico(a) Jurídico elaborará el FOR. EM.007 “Auto de cierre de expediente”, el que deberá ser firmado por el Delegado correspondiente, después de realizar las correcciones si las hubiere, posteriormente lo enviará al archivo general de la sede central, lo cual se registrara en el formulario FOR.EM.OO8 “Libro de control de expedientes enviados a archivo general”, que contendrá como mínimo: número correlativo, fecha de envío, número de expediente, nombre del o la adolescente, número de folios del expediente, nombre y firma de quien envía el expediente, y nombre y firma de quien recibe el expediente. En el caso de que el Juzgado de Ejecución de Medidas correspondiente resolviera suspender la vigilancia y control de la ejecución de las medidas impuestas, el/la Técnico(a) Jurídico, elaborará el FOR.EM.007 “Auto de cierre de expediente”, el que deberá ser firmado por el Delegado correspondiente, después de realizar las correcciones si las hubiere, haciendo constar que el cierre es de forma provisional, manteniéndolo por un período de seis meses en el archivo de la delegación, posterior a ese plazo lo enviará al archivo general de la

12 sede central, y en caso de ser reactivado, el/la Técnico(a) Jurídico solicitará al Encargado del Archivo General de este Instituto, el expediente a fin de continuar con el seguimiento respectivo. De ser necesario y dependiendo de la situación elabora una resolución abierta, que se consigna en el FOR. EM.009 “Resolución Abierta”, la cual contendrá como mínimo: lugar y fecha (día, mes, año), nombre del joven, fundamentación, nombre o cargo de la jefatura de Delegación que emite dicha resolución y la parte resolutiva. Con la finalidad de contar con una fuente de verificación sobre las asistencias jurídicas brindadas a los adolescentes/jóvenes de los programas en Centros de Inserción Social, Resguardo y en Medio abierto, los/las Técnicos Jurídicos luego de proporcionar dicha asistencia completarán el FOR.EM.010 “Matriz de asistencia jurídica”, el cual contendrá como mínimo: nombre del adolescente/joven, edad, juzgado, medida, número correlativo, tipo de asistencia (individual, familiar), fecha, número de folio, observaciones, nombre y firma del/ Técnico Jurídico; la Matriz será anexada a la cara anterior de la contraportada del Expediente Administrativo de cada adolescente/joven; para efecto de controlar las asistencias jurídicas grupales, el/la Técnico Jurídico debe llevar un expediente en el que archivará los FOR.EM.011 “Registro de asistencia” que contendrá como mínimo: lugar, fecha, actividad, número correlativo, nombre y firma de padre madre o responsable y nombre del adolescente/joven al que representa, nombre y firma del Técnico Jurídico responsable de la actividad; el detalle de las asistencias que no sean reflejadas en otra fuente de verificación, las registrará en el FOR. DD.118. “Nota de seguimiento”. El expediente en su estructura deberá contener como mínimo: FOR.DD.104 “Carátula”, FOR.EM.002 “Auto de apertura de expediente”, Oficio de Remisión del Juez competente, Auto Cabeza, Estudio Psicosocial, Acta de Cómputo y fotocopia de Partida de Nacimiento, FOR.DD.103 “Niño, niña o adolescente”, FOR.DD.116 “Familia de niño, niña o adolescente”. y FOR.EM.010 “Matriz de asistencia jurídica”; en caso de derivarlo a otra instancia organizativa, el/la Técnico Jurídico responsable de realizar dicha acción, debe salvar una copia del FOR.EM.010 para su respaldo.

7- REGISTROS

Registro Carátula Niño, niña o adolescente Familia de niño, niña o adolescente Auto de apertura de expediente Libro de control de movimientos internos de expedientes Auto de acumulación de expediente Libro de expedientes derivados a otras instancias Auto de cierre de expediente Libro de control de expedientes enviados a archivo general Resolución Abierta Matriz de asistencia jurídica Registro de asistencia Nota de seguimiento

Código FOR.DD.104

Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto

FOR.EM.005

Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto Departamento de Programas en Medio Abierto

FOR.DD.103 FOR.DD.116 FOR.EM.002 FOR.EM.003

FOR.EM.006 FOR.EM.007 FOR.EM.008

FOR.EM.009 FOR.EM.010 FOR.EM.011 FOR.DD.118

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.002 Página 1 de 1

Título: Auto de apertura de expediente

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA. Delegación/Centro:_______________________________________________ En la ciudad de ____________________, a las ____________ horas _________minutos del día ___________ del mes _____________del año ___________.Habiéndose

recibido

Oficio

Remisión

fecha:_______________________________

____________________________________,

refiere

No el

___________ cual

al/a

Juzgado

adolescente

/joven

____________________________________, a quien le ha impuesto la medida de _________________________________________,

bajo

las

condiciones

_____________________________________. Y en base a lo establecido en el Artículo 181 de la Ley de Protección Integral de la Niñez y Adolescencia, Art. 3, Art. 5 literal “m”, Art. 9 inciso primero de la Ley Penal Juvenil y Art. 3 de la Convención Sobre los Derechos del Niño, se RESUELVE: Abrase

expediente

favor

del/la

adolescente/joven:

_______________________________________________________________________ ____________________ Con número ______________________________________.Asígnese al/los Técnico(s) ____________________________________________, para que realice(n) las diligencias correspondientes en el presente caso, que conlleven al cumplimiento de la medida socioeducativa dictada por el Tribunal respectivo. Solicítese Partida de Nacimiento del/la adolescente/joven donde corresponda y agréguese al expediente.

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.005 Página 1 de 1

Título: Auto de acumulación de expediente

Teniéndose conocimiento que el/la adolescente/joven: _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________.-

Tiene

expediente

abierto

con

anterioridad

presente,

bajo

número

_____________________________________, el cual consta de _____________ folios.-

Se RESUELVE:

Acumúlese las presentes diligencias/documentación a favor del/la adolescente/joven mencionado(a), al expediente.

Pásese el presente expediente donde convengan con el fin que se realice lo pertinente.-

Fecha:

Notifíquese.

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.007 Página 1 de 1

Título: Auto de cierre de expediente

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA.

Delegación:_______________________________________________

En la ciudad de ________________________, a las ____________ horas con ________ minutos del día ___________ de ______________ del año dos mil _____________.

Por recibido el Oficio No ________________________, de fecha ____________ de ________________________

del

presente

año,

proveniente

del

Juzgado

____________________________________________________, en el que se hace constar que el/la adolescente/joven _______________________________________, con expediente número ___________________________________________________, a ___________________________________________________________________. Por lo que se RESUELVE:

Ciérrese el presente expediente y remítase al Archivo General de esta Institución para su resguardo

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Título: Resolución abierta

Toda resolución abierta contendrá como mínimo:

1. Lugar y fecha (día mes, año) 2. Nombre del/la adolescente/joven. 3. Fundamentación. 4. Nombre y cargo de la Delegación que emite la resolución. 5. Texto que corresponde a la parte resolutiva.

Documento: FOR.EM.009 Página 1 de 1

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.010 Página 1 de 1

Título: Matriz de asistencia jurídica

Nombre del adolescente/joven: ______________________________________________ Edad: __________________ Juzgado:________________________________________ Medida:______________________________________________ No

Tipo de asistencia

Individual

Familiar

Fecha

En folio

Observaciones: __________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ F. ____________________________________ Nombre y firma del/la Técnico Jurídico

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO Página 1 de 1

Documento: FOR.EM.011

Nombre del padre, madre o responsable y del adolescente/joven al que representa

Firma

Nombre y firma del/la Técnico Jurídico responsable:________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD: ____________________________________________________________________________________________ _

LUGAR:__________________________________________________________FECHA:________________________________

Título: Registro de asistencia

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

B. Procedimiento de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de expedientes en Centros de Inserción Social y Seguimiento a la Ejecución de las Medidas. Documento: PRD.EM.002. Versión: 02

1. OBJETIVO Describir las actividades de apertura, trazabilidad, manejo, control y archivo de los expedientes de las/los adolescentes y jóvenes, remitidos con medida de internamiento provisional y definitiva por los Juzgados de Menores o de Ejecución de Medidas al Menor, a los Centros de Inserción Social bajo la administración del ISNA

2. CAMPO DE APLICACIÓN Centros de Inserción Social bajo administración del ISNA

3. REFERENCIAS • • • • • • • • •

4. DEFINICIONES Para este procedimiento se aplican las definiciones contenidas en el DOC.GC.000 "Glosario".

21 La Jefatura del Departamento de Seguimiento a la Ejecución de la Medida, es responsable de brindar lineamientos técnicos relacionados con las actuaciones derivadas de los expedientes, verificar y monitorear el cumplimiento del presente procedimiento y realizar mejoras al mismo. La Jefatura del Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardos, es responsable de brindar lineamientos técnicos de programas que se relacionen con el presente procedimiento. El/la Director/a de Centro de Inserción Social, es responsable de firmar los autos de apertura, acumulación y cierre de expedientes, así como las resoluciones abiertas; de recibir el oficio de remisión, juntamente con el auto cabeza, estudio psicosocial, acta de cómputo y copia simple de partida de nacimiento del/la adolescente/ joven y de derivarlo al Técnico Jurídico del Centro de Inserción Social. El/la director/a de Centro de Inserción Social, también es responsable de asignar el caso al/la Técnico Jurídico, quien de acuerdo a los compromisos y documentación recibida por los Jueces de Menores y Jueces de Ejecución de Medidas al Menor, revisa la documentación mínima del caso e ingresa la información al sistema SIPI, a excepción de los datos que corresponden al/la Trabajador/a Social del caso. Asimismo, el/la director/a de Centro de Inserción Social, asigna el caso al/la Psicólogo/a y al/la Trabajador/a Social, quienes serán responsables de dar atención y seguimiento al/la adolescente/ joven en la ejecución del proceso al interior del centro. En el caso que la documentación remitida por el Tribunal, no cumpla con los requisitos mínimos establecidos, el/ la director/a del Centro de Inserción Social, solicita al Tribunal competente la documentación complementaria. Recibidas las diligencias provenientes de los Juzgados de Menores o de Ejecución de Medidas, el/la director/a del Centro de Inserción Social, procura por el cumplimiento del presente procedimiento. El/la Técnico Jurídico, es responsable de la apertura, conformación, foliación, acumulación en los casos procedentes, auto de cierre del expediente y resoluciones abiertas, asesorar jurídicamente al/la Psicólogo/a y al/la Trabajador/a Social responsable/s del caso, sobre las disposiciones judiciales mediante las cuales está sometido el/la adolescente/joven dentro del proceso de inserción, quedando el manejo, control y custodia del expediente, única y exclusivamente bajo su responsabilidad y demás actividades relacionadas en el presente procedimiento. Los expedientes de cierre provisional, permanecerán en el archivo del Centro de Inserción Social, y luego de 6 meses contados a partir de la fecha del auto de cierre, los remitirá al archivo general Institucional. El/la Psicólogo/a y el/la Trabajador/a Social, son responsables de asumir la ejecución de la atención y seguimiento de los casos asignados, de realizar las gestiones necesarias a fin de incorporar a los/las adolescentes/jóvenes a los programas que funcionan al interior del centro respectivo y que sean acordes a la medida impuesta; asimismo de documentar los expedientes con la información obtenida a través de medios de verificación técnicos y objetivos. El/la responsable del archivo general Institucional, es responsable de garantizar el control y buen cuido de los expedientes de cierre definitivo de las/los adolescentes/jóvenes en la Oficina Central, para efectos de garantizar su trazabilidad y confidencialidad.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

Recibido el oficio de remisión de parte del juez competente, el/la director/a del Centro de Inserción Social

22 lo margina al/la técnico jurídico responsable, para que registre la situación jurídica del caso en el "Libro de registro de ingresos”, que contendrá como mínimo: datos personales del/la adolescente/joven, día y hora de ingreso, así como la del traslado o salida de los/las adolescentes/jóvenes, motivo de ingreso y la autoridad que lo ha ordenado, detalles de la notificación de cada ingreso, traslado, liberación y entrega a los padres, tutores o responsables de los/las adolescentes/jóvenes y en el "Libro de control de registros internos", que contendrá como mínimo: número de oficio, fecha de oficio, nombre del joven, delito, tipo de medida, juzgado de procedencia. Luego procede a elaborar el FOR.EM.002 "Auto de apertura de expediente en CIS", que contendrá como mínimo: lugar, fecha y hora de elaboración, nombre del/la adolescente/joven, número de expediente, medida impuesta, juez que impuso la medida, parte resolutiva, y nombres del/la Técnico Jurídico, Psicólogo/a y Trabajador/a Social responsables del caso, así como nombre y firma del/la Director/a del Centro. El/la Trabajador/a Social o el/la Técnico asignado al SIPI, ingresa al sistema la información contenida en el FOR.DD.103 "Niño, niña o adolescente" y el FOR.DD.116 "Familia de niño, niña o adolescente", según lo establecido en el PRD.CI.001 "Procedimiento de ingreso del/la joven a un Centro de Inserción Social", en un plazo máximo de 3 días hábiles; así mismo, captura la fotografía del/la adolescente/joven del sistema SIPI en el momento del ingreso. Estos documentos deberán ser impresos y remitidos al/la Técnico Jurídico para que sean foliados y agregados por éste al expediente individual de los/las adolescentes/jóvenes. El/la Técnico Jurídico, traslada el expediente a la Jefatura Inmediata, para revisión y firma del FOR.EM.002 "Auto de apertura de expediente", después que las correcciones, si las hubiere, sean solventadas. Luego que el expediente sea generado, codificado y se encuentre debidamente firmado, se retornará al/la Técnico Jurídico responsable del caso, quien lo custodiará, dará seguimiento a su trazabilidad y coordinará el seguimiento a la medida con el/la Psicólogo/a y el/la Trabajador/a Social. El/la Técnico Jurídico, el/la Psicólogo/a y el/la Trabajador/a Social, realizan las gestiones necesarias en un plazo no mayor a tres meses para obtener, anexar al expediente y actualizar en el sistema SIPI los datos de Partida de Nacimiento, so pena de las sanciones administrativas. Aplica para adolescentes/jóvenes con medida de internamiento definitivo, desde que fue notificada la medida de internamiento definitiva. La Partida de Nacimiento, podrá obtenerse por 3 vías: a. Que venga anexada en las diligencias del Juzgado de Ejecución. b. Que el/la Psicólogo/a, el/la Trabajador/a Social, el/la Educador/a o el/la Coordinador/a de Orientadores, la soliciten en la visita familiar a los/las adolescentes/jóvenes internos. c. Que el/la Técnico Jurídico, la solicite mediante Oficio a la Alcaldía correspondiente, al Juzgado de Menores que impuso la medida o al RNPN. Cada Técnico Jurídico registra en el FOR.EM.003 "Libro de control de movimientos internos de expedientes", el préstamo de expedientes, así como su reintegro; el libro contendrá como mínimo: número correlativo, fecha de salida, número de expediente, nombre del/la adolescente/joven, nombre y firma del/la Técnico que retira el expediente, número de folios del expediente, fecha de devolución y firma de quien recibe. Cuando el expediente le es reintegrado, verifica que la documentación que entregó originalmente se mantenga, y recibe y folea la nueva documentación, si la hubiera. En ausencia del/la Técnico Jurídico, esta actividad la realizará el empleado que el/la Director/a del Centro asigne mediante memorándum. Si en la revisión detecta que al expediente le hace falta algún/os folio/s, solicita al Técnico/a que retiró el expediente lo/s reintegre, de no solventar la situación, la reporta al/la director/a de Centro de Inserción Social, para que aplique la

23 medida disciplinaria que considere conveniente e informe al Departamento de Seguimiento a la Ejecución de la Medida. Si luego de la actualización del Sistema de Información para la Infancia (SIPI), el/la Trabajador/a Social, encuentra registros que el/la adolescente/joven procede de un Programa de Protección (Centro de Programa para la Restitución de Derechos, Delegación), coordina con el/la Técnico Jurídico para la apertura del nuevo expediente utilizando el mismo código asignado por el sistema. Cuando los registros en el SIPI, indiquen que el/la adolescente/joven procede de otro Centro de Inserción Social o Coordinación de Inserción Social, el/la Trabajador/a Social coordina con el/la Técnico Jurídico, quien procede a solicitar las diligencias donde corresponda y apertura el caso de conformidad a lo anteriormente establecido. Luego de recibir el expediente solicitado procede a revisarlo y elabora el FOR.EM.005 "Auto de acumulación de expediente", el que contendrá como mínimo: nombre del/la adolescente/joven, número del expediente anterior, número de folios que contenía y fecha. El expediente remitido por otro Centro o Coordinación de Inserción Social, debe cambiar el orden correlativo y las diligencias provenientes son anexadas posteriormente, debiendo dejar constancia en el Auto de Acumulación de dichas modificaciones, a fin de darle continuidad al orden cronológico del foliado en el Centro de Inserción Social. Cuando por modificación de la medida al/la adolescente/joven atendido en un Centro de Inserción Social y en razón de la territorialidad sale de la competencia de un Centro, el/la Técnico Jurídico elabora el FOR.EM.009 "Resolución Abierta", que contendrá como mínimo: lugar y fecha (día, mes, año), nombre del/la adolescente/ joven, fundamentación, nombre y cargo del/la director/a del Centro de Inserción que emite la resolución, parte resolutiva; luego deriva el expediente al Centro competente, mediante memorándum de remisión firmado por el/la Director/a de Centro y registra el hecho en el FOR.EM.006 "Libro de expedientes derivados a otras instancias", el cual debe ser autorizado por la Subdirección de Inserción Social, y debe contener como mínimo: centro, correlativo, fecha de envío, número de expediente, nombre del/la adolescente, número de folios del expediente, nombre y firma de quien envía el expediente, y nombre y firma de quien recibe el expediente. Cuando los/las adolescentes/jóvenes, que por orden judicial sean remitidos a una Coordinación de Inserción Social, por sustitución de la medida de internamiento o permiso especial por cumplimiento de objetivo, el/ la Técnico Jurídico de Centro de Inserción Social o de Coordinación de Inserción Social, que recibe el oficio de notificación del Juez competente, solicita el expediente por medio de memorándum, al cual le anexa copia del oficio de la notificación del Juez; el memorándum debe ser firmado por el/la Director/a del Centro o por el/ la Coordinador/a de Inserción Social. Luego de remitir el expediente el/la Técnico Jurídico, procede a realizar el egreso en el sistema SIPI y registra el hecho en el FOR.EM.006 "Libro de expedientes derivados a otras instancias". Cesada la medida por cumplimiento de objetivos o término legalmente establecido por el Juzgado competente, el expediente es cerrado definitivamente, para lo cual el Técnico Jurídico elabora el FOR.EM.007 "Auto de cierre de expediente", el que contendrá como mínimo: nombre del Centro de Inserción Social, lugar, hora, fecha, nombre del adolescente/joven, número de Oficio, juzgado, número de expediente, parte resolutiva, éste formulario debe ser firmado por el/la Director/a de Centro correspondiente, después de realizar las

24 correcciones si las hubiere. Posteriormente lo envía al archivo general de la sede central, registrando el hecho en el FOR.EM.008 "Libro de control de expedientes enviados a archivo general", que contendrá como mínimo: número correlativo, fecha de envío, número de expediente, nombre del/la adolescente/joven, número de folios del expediente, nombre y firma de quien envía el expediente, y nombre y firma de quien recibe el expediente. En el caso que el Juzgado de Ejecución de Medidas correspondiente, resolviera suspender la vigilancia y control de la ejecución de la medida impuesta, el/la Técnico Jurídico, elabora el FOR.EM.007 "Auto de cierre de expediente", el que debe ser firmado por el/la Director/a del Centro de Inserción Social correspondiente, después de realizar las correcciones si las hubiere, haciendo constar que el cierre es de forma provisional, manteniéndolo por un período de dos años en el archivo del Centro. Posterior a ese plazo lo envía al archivo general de la sede central, y en caso de ser reactivado, el/la Técnico Jurídico, solicita el expediente al Encargado del Archivo General de este Instituto, a fin de continuar con el seguimiento respectivo. El FOR.EM.007, debe ser archivado en el expediente único del/la adolescente/joven. Con la finalidad de contar con una fuente de verificación sobre las asistencias jurídicas brindadas a los adolescentes/jóvenes de los programas en Centros de Inserción Social, Resguardo y en Medio abierto, los/las Técnicos Jurídicos luego de proporcionar dicha asistencia completarán el FOR.EM.010 “Matriz de asistencia jurídica”, el cual contendrá como mínimo: nombre del adolescente/joven, edad, juzgado, medida, número correlativo, tipo de asistencia (individual, familiar), fecha, número de folio, observaciones, nombre y firma del/ Técnico Jurídico; la Matriz será anexada a la cara anterior de la contraportada del Expediente Administrativo de cada adolescente/joven; para efecto de controlar las asistencias jurídicas grupales, el/la Técnico Jurídico debe llevar un expediente en el que archivará los FOR.EM.011 “Registro de asistencia” que contendrá como mínimo: lugar, fecha, actividad, número correlativo, nombre y firma de padre madre o responsable y nombre del adolescente/joven al que representa, nombre y firma del Técnico Jurídico responsable de la actividad; el detalle de las asistencias que no sean reflejadas en otra fuente de verificación, las registrará en el FOR. DD.118. “Nota de seguimiento”. El expediente en su estructura debe contener mínimo: FOR.DD.104 "Carátula", FOR.EM.002 "Auto de apertura de expediente", Oficio de Remisión del Juez competente, Auto cabeza, FOR.DD.103 "Niño, niña o adolescente", FOR.DD.116 "Familia de niño, niña o adolescente" y el FOR.EM.010 “Matriz de asistencia jurídica”; asimismo, podrá contener: estudio psicosocial remitido por el Juzgado competente, acta de cómputo, copia de partida de nacimiento, estudios psicológicos realizados por el/la Psicólogo/a, estudios sociales realizados por el/la Trabajador/a Social, informes relacionados con la salud del/la adolescente/joven, e informes de avance en el área educativa y/o vocacional, entre otros; en caso de derivarlo a otra instancia organizativa, el/la Técnico Jurídico responsable de realizar dicha acción, debe salvar una copia del FOR.EM.010 para su respaldo.

7. REGISTROS Registro Carátula Niño, niña o adolescente Familia de niño, niña o adolescente Auto de apertura de expediente

Libro de control de movimientos internos de expedientes Auto de acumulación de expediente

Libro de expedientes derivados a otras instancias

Auto de cierre de expediente

Libro de control de expedientes enviados a archivo general Resolución Abierta

Matriz de asistencia jurídica

Registro de asistencia

Nota de seguimiento

Área Centros de Programas para la Res tución de Derechos Centros de Programas para la Res tución de Derechos Centros de Programas para la Res tución de Derechos Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto Seguimiento a la Ejecución de la Medida Departamento de Programas en Medio Abierto seguimiento a la Ejecución de la Medida. Departamento de Programas en Medio Abierto seguimiento a la Ejecución de la Medida. Departamento de Programas en Medio Abierto seguimiento a la Ejecución de la Medida.

Código FOR.DD. 104 FOR.DD.103 FOR.DD.116 FOR.EM.002

FOR.EM.003

FOR.EM.005

FOR.EM.006

FOR.EM.007

FOR.EM.008

FOR.EM.009

FOR.EM.010

FOR.EM.011

FOR.EM.118

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.002 Página 1 de 1

Título: Auto de apertura de expediente

recibido

Oficio

Remisión

fecha:_______________________________

____________________________________,

refiere

No el

___________ cual

al/a

Juzgado

adolescente

/joven

____________________________________, a quien le ha impuesto la medida de _________________________________________,

bajo

las

condiciones

expediente

favor

del/la

adolescente/joven:

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.005 Página 1 de 1

Título: Auto de acumulación de expediente

Teniéndose conocimiento que el/la adolescente/joven: _______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________.-

Tiene

expediente

abierto

con

anterioridad

presente,

bajo

número

_____________________________________, el cual consta de _____________ folios.-

Se RESUELVE:

Acumúlese las presentes diligencias/documentación a favor del/la adolescente/joven mencionado(a), al expediente.

Pásese el presente expediente donde convengan con el fin que se realice lo pertinente.-

Fecha:

Notifíquese.

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DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.007 Página 1 de 1

Título: Auto de cierre de expediente

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA.

Delegación:_______________________________________________

En la ciudad de ________________________, a las ____________ horas con ________ minutos del día ___________ de ______________ del año dos mil _____________.

Por recibido el Oficio No ________________________, de fecha ____________ de ________________________

del

presente

año,

proveniente

del

Juzgado

Ciérrese el presente expediente y remítase al Archivo General de esta Institución para su resguardo

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Título: Resolución abierta

Toda resolución abierta contendrá como mínimo:

1. Lugar y fecha (día mes, año) 2. Nombre del/la adolescente/joven. 3. Fundamentación. 4. Nombre y cargo de la Delegación que emite la resolución. 5. Texto que corresponde a la parte resolutiva.

Documento: FOR.EM.009 Página 1 de 1

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.EM.010 Página 1 de 1

Título: Matriz de asistencia jurídica

Tipo de asistencia

Individual

Familiar

Fecha

En folio

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO Página 1 de 1

Documento: FOR.EM.011

Nombre del padre, madre o responsable y del adolescente/joven al que representa

Firma

Nombre y firma del/la Técnico Jurídico responsable:________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________

ACTIVIDAD: ____________________________________________________________________________________________ _

LUGAR:__________________________________________________________FECHA:________________________________

Título: Registro de asistencia

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

C. Procedimiento de Atención a Adolescentes en Centros de Resguardo. Documento: PRD.CR.001 Versión: 01

1. OBJETIVO Establecer las actividades de atención a las/los adolescentes en detención administrativa en vías de investigación, durante su ingreso y estadía en los Centros de Resguardo

2. CAMPO DE APLICACIÓN Centros de Resguardo a nivel nacional, administrados por el ISNA.

3. REFERENCIAS. • • • • • • • • •

Constitución de la República de El Salvador. Convención sobre los Derechos del Niño. Ley Penal Juvenil. Ley de Protección Integral de la Niñez y la Adolescencia. Reglas de las Naciones Unidas para la Protección de los Menores Privados de Libertad. Directrices de las Naciones Unidas para la Prevención de la Delincuencia Juvenil “Directrices de RIAD”. PRD.GC.000: Sistemas de Normalización Directrices. PRD.GC.001: Sistemas de Normalización: Implantación, distribución, revisión y control de documentos. DOC.GC.000: Glosario

4. DEFINICIONES Para este procedimiento se aplican las definiciones contenidas en el DOC.GC.00 “Glosario”

5. RESPONSABILIDADES El/la Subdirector/a de Inserción Social, es responsable de autorizar el presente procedimiento y de brindar lineamientos técnicos para la operativización del mismo. El/la Jefe/a del Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardos, es responsable del seguimiento de lineamientos emanados del/la Subdirector/a de Inserción Social y de monitorear y actualizar el presente procedimiento, cuando se considere oportuno y necesario El/la Coordinador/a de Inserción Social, es responsable de supervisar el cumplimiento del presente procedimiento, elaborar estadísticas mensuales por resguardo, según territorialidad, relacionadas con la atención brindada a los/las adolescentes y de remitirlas al/la Técnico de Inserción Social. El/la Técnico de Inserción Social de la Subdirección, es responsable de monitorear y consolidar la información

33 remitida por el/la Coordinador/a de Inserción Social, trasladar la información a la Jefatura del Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardos, así como de hacerle de su conocimiento cualquier irregularidad que detecte en los monitoreos, para que se tomen las medidas correspondientes. El personal asignado para brindar a atención a los/las adolescentes de los Centros de Resguardo, que en adelante se entenderá como Orientador de Centro de Resguardo, es responsable de realizar coordinaciones con instancias organizativas del ISNA e Instituciones gubernamentales que corresponda, con la finalidad de garantizar la atención alimentaria, en salud e higiene de las/los adolescentes, que se encuentran en detención administrativa en los Centros de Resguardo y de orientarlos con respecto a su situación legal.

6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES La atención en los Centros de Resguardo, se brinda a través de diferentes modalidades, con permanencia de un Orientador de Centro de Resguardo durante 4, 8 ó 24 horas, o mediante monitoreos que el Orientador asignado realice a diario en el/los Centro/s de Resguardo. Con la finalidad de garantizar los derechos de alimentación, salud y cumplimiento del término de la detención administrativa, de los/las adolescentes en resguardo el/la Orientador de Centro de Resguardo, realiza coordinaciones con: diferentes instancias organizativas del ISNA, Fiscalía General de la República (FGR), Policía Nacional Civil (PNC), Procuraduría General de la República (PGR), Procuraduría para la Defensa de los Derechos Humanos (PDDH), Ministerio de Salud (MINSAL). El/la Orientador de Centro de Resguardo, que se mantiene permanentemente en un Centro de Resguardo o aquellos que se presenten a diario a realizar monitoreos en los Centro/s de Resguardo asignado/s, deben portar el Carnét Institucional para identificarse como personal ISNA. A diario, el/la Orientador debe verificar si hay nuevo/s ingreso/s de adolescentes, de existir revisa la información contenida en el Oficio respectivo, a fin de completar el FOR.CR.001 “Libro de registro de ingresos y egresos de adolescentes en Centros de Resguardo que debe contener como mínimo, según lo establecido en el Art. 7 literales “a”, “b”, “c” y “d” del Reglamento General de los Centros de Internamiento para Menores Infractores, entre estos: fecha de entrevista, Centro de Resguardo, nombre del/la adolescente, alias, edad, género, institución que remite, delito o falta, centro educativo, fecha y hora de ingreso, dirección y teléfono de residencia del/la adolescente, fecha de nacimiento, afinidad o no a maras, tatuajes, nombre, dirección y teléfono de padre/madre/responsable, observaciones, nombre y firma del Orientador de Centro Responsable. Este libro debe estar autorizado por la Dirección Ejecutiva y custodiado por el Orientador que permanece en el Centro o por el Coordinador de Inserción Social, cuando los Orientadores realizan monitoreos. La información recopilada a través de éste libro, adicional a ser de utilidad para el control de la atención que se brinda en los Centros de Resguardo, servirá para llevar la trazabilidad de la información de los/las adolescentes que sean trasladados a un Centro de Inserción Social, en el momento que éstos últimos la requieran. En el caso del/los Orientadores que realizan el control de los Centros de Resguardo, a través de monitoreos diarios, utilizarán el FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo”, cuyo contenido será el mismo que el FOR.CR.OOI “Libro de registro de ingresos y egresos de adolescentes en Centros de Resguardo”, para recopilar la información, posteriormente la vaciarán en dicho libro, para evitar pérdida o fuga de información de los/las adolescentes. El Orientador que permanece en el Centro de Resguardo, debe presentarse a la delegación semanalmente con

34 el/la Coordinador/a de Inserción Social, el día y hora que le haya establecido por medio escrito, preferiblemente viernes. Este día le informará sobre los ingresos, egresos y novedades de los/las adolescentes en Resguardo, a través del FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo”. Cuando el/la Orientador de Centro de Resguardo, verifique que en el Centro hay nuevos ingresos, debe orientarlos de manera verbal, sobre su situación legal y normas de convivencia, así como corroborar su situación alimentaría, en salud e higiene personal. Estas acciones puede realizarlas de forma individual o grupal, de acuerdo a las necesidades y condiciones de infraestructura del Centro, dejando registro de las mismas en el FOR.CR.003 “Control de asistencia a charlas en Centro de Resguardo”, que debe contener como mínimo; fecha, resguardo, numero correlativo, nombre y firma del adolescente, observaciones, nombre y firma del/la Orientador de Centro de Resguardo. Al detectar que la Fiscalía General de la República, no ha notificado a la familia o responsable del/la adolescente, sobre su ingreso al Centro de Resguardo, procede a localizar y notificar dicha situación a los familiares o responsables del mismo, dejando constancia en el FOR.CR.001 “Libro de registro de ingresos y egresos de adolescentes en Centros de Resguardo” y en el FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo. Cuando el Orientador deba informar a la familia o responsable sobre el suceso, dejará constancia de las acciones realizadas en el FOR.DD.118. “Nota de seguimiento” En caso de constatar que el/la adolescente presenta problemas de salud, golpes o la adolescente se encuentra en estado de embarazo, con la finalidad de darle cumplimiento al Art. 3 literal “a”, Art.22 del RGCIMI y la Regla 37 de las Naciones Unidas para la Protección de los Menores Privados de Libertad, Artículo 22 literal 3 LEPINA, el/la Orientador de Centro de Resguardo, realiza las coordinaciones necesarias que posibiliten al/ la adolescente acceder al derecho a la salud en el marco del convenio MINSAL/ISNA, para lo cual elabora nota solicitando la atención en hoja membretada del ISNA, dirigida al/la Director/a de la Unidad de Salud que corresponda, la cual contendrá como mínimo: fecha, nombre del/la adolescente, nombre del Centro de Resguardo, situación de salud observada, y nombre y firma del/la Coordinador/a de Inserción Social, quien firma de autorizado. De existir la necesidad que el adolescente salga fuera del Centro de Resguardo, para recibir atención médica, el/la Orientador, coordina su salida con el responsable de la Delegación de la PNC del Centro de Resguardo, lo cual registra en el FOR.CR.001 “Libro de registro de ingresos y egresos de adolescentes en Centros de Resguardo” y el FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo”. Cualquier acción o coordinación que el Orientador realice a favor del adolescente con respecto al derecho a la salud, lo dejará registrado en el FOR.DD.118 “Nota de seguimiento”; así mismo, cuando el médico ordene medicamentos al/la adolescente, detallando nombre del medicamento y la periodicidad con que debe ingerirlos, para el respectivo seguimiento. A fin de darle cumplimiento al derecho a la alimentación del/la adolescente, según lo establecido en la Regla de las Naciones Unidas para la Protección de los Menores Privados de Libertad. El/la Orientador de Centro de Resguardo, verifica el número de adolescentes por medio de conteo directo o mediante llamada telefónica solicitando el dato al encargado de la Delegación de la PNC, según permanencia o no del Orientador en el centro de Resguardo. De manera inmediata solicita a través de Cocinas del ISNA, el servicio de alimentos, dejando registro en el FOR.CR.004 “Control diario de alimentación por Centro de Resguardo”, que contiene como mínimo: fecha en base a día calendario, Centro de Resguardo, correlativo, nombre del/la adolescente, desayuno, almuerzo, cena, total de desayunos, total de almuerzos, total de cenas, total de desayunos + almuerzos + cenas, nombre y firma del Orientador de Centro de Resguardo. El/la Orientador de Centro de Resguardo, entrega al/la adolescente, material básico de higiene personal, que cubra las necesidades de los días que permanezca en el Centro de Resguardo, lo cual registra en el

35 FOR.CR.005 “Control de entrega de material básico de higiene personal en Centro de Resguardo”, que contiene como mínimo: período, nombre del Centro de Resguardo, correlativo, nombre, firma del adolescente que recibe el material básico, fecha de recibido, nombre y firma del Orientador de Centro de Resguardo. El/la Orientador de Centro de Resguardo, verifica el cumplimiento del término de la detención administrativa de cada uno de los/las adolescentes en resguardo. Luego de corroborar que el/la adolescente tenga más de 72 horas y no haya sido notificado por el Juzgado de Menores competente, comunica mediante nota al/la Coordinador/a de Inserción Social, sobre una posible vulneración de derechos, con el objeto de realizar las gestiones correspondientes. Adicionalmente, informa al/la adolescente sobre el incumplimiento en el término de la detención administrativa y las gestiones realizadas por el ISNA. La situación encontrada debe registrarla en el FOR.CR.001 “Libro de registro de ingresos y egresos de adolescentes en Centros de Resguardo” y en el FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo” y los detalles de las acciones que realice en referencia al término de la detención administrativa, las registrará en el FOR.DD.118 “Nota de seguimiento”. El/la Orientador de Centro de Resguardo, verifica el egreso de un/a adolescente, de lo cual deja registro en el FOR.CR.001 “Libro de registro de ingresos y egresos” y el FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/ la adolescente a Centro de Resguardo”, relatando el acontecimiento según lo que establezca el Oficio de la autoridad competente. El/la Orientador de Centro de Resguardo, coteja la información contenida en el FOR.CR.004 “Control diario de alimentación por Centro de Resguardo”, con el informe semanal que remita el/la Director/a de Centro responsable de proporcionar los alimentos a la Coordinación de Inserción Social, de encontrar diferencias notifica el hecho por medio de memorándum a dicha Coordinación, para que tome las medidas que corresponda. El/la Orientador de Centro de Resguardo, elabora el FOR.CR.006 “Control semanal de alimentación por Centro de Resguardo”, que contiene como mínimo: período, nombre del Centro de Resguardo, día, desayunos, almuerzos, cenas, total de desayunos, total de almuerzos, total de cenas, total de desayunos+ almuerzos + cenas, nombre y firma del/la Orientador de Centro de Resguardo, nombre y firma del/la Coordinador/a de Inserción Social, del cual entrega copia al/la Coordinador/a de Inserción Social de la delegación para revisión, firma y posterior remisión al/la Técnico de Inserción Social de la subdirección, para consolidación. El/la Técnico de Inserción Social, elabora el FOR.CR.007 “Consolidado mensual de alimentación por zona geográfica”, que contiene como mínimo: fecha, zona geográfica, mes, nombre del Cetro de Resguardo, desayunos, almuerzos, cenas, total de desayunos, total de almuerzos, total de cenas, total de desayunos + almuerzos + cenas, nombre y firma del/la Técnico de Inserción Social El/la Coordinador/a de Inserción Social, reporta semanalmente la población de cada Centro de Resguardo al/ la Técnico de Inserción Social de la subdirección, por medio del FOR.CR.008 “Reporte semanal de ingresos y egresos de adolescentes por Centro de Resguardo”, que contiene como mínimo: delegación, período, Centro de Resguardo, correlativo, nombre del/la adolescente, fecha de ingreso, fecha de egreso, observación, nombre y firma del Orientador de Centro de Resguardo de Resguardo, nombre y firma del/la Coordinador/a de Inserción Social. El/la Técnico de Inserción Social, elabora el FOR.CR.009 “Consolidado mensual de población por zona geográfica”, que contiene como mínimo: mes, zona geográfica, nombre del Cetro de Resguardo, ingresos, egresos, totales, nombre y firma del/la Técnico de Inserción Social.

36 El/la Coordinador/a de Inserción Social, elabora y remite copia cada quince días al/la Técnico de Inserción Social de la subdirección, el Informe de atenciones proporcionadas a los/las adolescentes por unidades de salud, hospitales; así mismo de kits de higiene entregados, de las charlas brindadas a los/las adolescentes y de gestiones realizadas relacionadas con la verificación del cumplimiento del término de la detención administrativa, a través del FOR.CR.010 “Consolidado de atenciones brindadas a los/las adolescentes en Centros de Resguardo”, que contendrá como mínimo: período, zona, nombre del Centro de Resguardo, No de atenciones en Unidades de Salud, No de remisiones a Hospitales, No de verificaciones del cumplimiento del término, No de notificaciones a los/las adolescentes de incumplimiento del término de la detención administrativa, No de notificaciones a la familia, No de charlas impartidas, No de Kits de higiene entregados, totales, observaciones El/la Orientador de Centro de Resguardo, alimenta la carpeta con los FOR.CR.002 “Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo”, a los cuales adjunta toda documentación probatoria de atenciones brindadas o gestiones realizadas con personal ISNA o de Instituciones públicas o privadas, a favor de los adolescentes en Resguardo.

7. REGISTROS. Registro Libro de registro de ingreso y egresos Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo Control de asistencia a charlas en Centro de Resguardo Control diario de alimentación por Centro de Resguardo Control de entrega de material básico de higiene personal en Centro de Resguardo Control semanal de alimentación por Centro de Resguardo. Consolidado mensual de alimentación por zona geográfica Reporte semanal de ingresos y egresos de adolescentes por Centro de Resguardo Consolidado mensual de población por zona geográfica Consolidado de atenciones brindadas a los/las adolescentes en Centros de Resguardo

Área Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo. Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo Departamento de Programas en Centros de Inserción Social y Resguardo

Código FOR.CR.001 FOR.CR.002 FOR.CR.003 FOR.CR.004 FOR.CR.005 FOR.CR.006 FOR.CR.007 FOR.CR.008 FOR.CR.009 FOR.CR.010

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.002 Página 1 de 2

Título: Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo.

Obje vo: entrevistar al adolescente detenido/a en detención administra va, a fin de verificar el cumplimiento de derechos en la etapa inves ga va. Centro de Resguardo: ___________________________ Fecha de entrevista: _________________ INFORMACIÓN GENERAL. Nombre del/la adolescente: Alias:

Edad:

Género:

Fecha de ingreso:

Escolaridad

Centro Educa vo:

Delito

Ins tución que remite:

Lugar y fecha de nacimiento: Rasgos sicos (Color de la piel, color de los ojos, color y po de cabello, otros):

Observaciones/vulneración de derechos:

Afinidad o pertenencia a mara: Tatuajes:

Señales especiales

Hora de Ingreso:

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.002 Página 2 de 2

Título: Ficha de control de ingreso del/la adolescente a Centro de Resguardo.

INFORMACIÓN FAMILIAR Nombre de la Madre: Nombre del Padre: Nombre del Responsable Dirección de residencia del responsable: Teléfono: Dirección de residencia del/la adolescente:

Teléfono:

_______________________________f. _______________ Nombre y firma o huella dedo pulgar del/la adolescente

____________________________f._____________ Nombre y firma del/la Orientador/a

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.003 Página 1 de 1

Título: Control de asistencia a charlas en Centros de Resguardo.

Fecha:___________________________________________________ Centro de Resguardo:_______________________________________ Tema:____________________________________________________ No.

Nombre del/la adolescente

Firma

_______________________________f._______________ Nombre y firma del/la Orientador/a de Centro de Resguardo

Observaciones

Tipo de detención*

_____________________________F.________________ Nombre y firma del/la Orientador de Resguardo

Total

No. Nombre del/la adolescente

Fecha:______________________________________________________ Desayuno

Página 1 de 1

Documento: FOR.CR.004

Cena

Total

*Tipo de Detención: Administra va o Provisional

Almuerzo

Centro de Resguardo:____________________________

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Título: Control de alimentación por Centros de Resguardo.

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO Página 1 de 1

Documento: FOR.CR.005

Firma

Fecha de recibido

_______________________________f._______________ Nombre y firma del/la Orientador/a de Centro de Resguardo

No. Nombre del/la adolescente

Observaciones

Centro de Resguardo: ____________________________________________

Período: del ___________ al _______ de __________________ de 20______________

Título: Control de entrega de material básico de higiene personal en Centro de Resguardo

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO Página 1 de 1

Documento: FOR.CR.006

_________________________ f.____________ Nombre y firma del/la Orientador de Centro de Resguardo

__________________________________f._________________ Nombre, firma y sello del /la Coordinador/a de Inserción Social

Nombre del Centro de Resguardo:_________________________________________________________________

Semana del______________ al ____________ de ______________ de 20____________

Título: Control semanal de alimentación por Centro de Resguardo

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA / ISNA

______________________________f._______________ Nombre y firma del /la Técnico de Inserción Social

Totales

Administra va Provisional Administra va Provisional Administra va Provisional Administra va Provisional Administra va Provisional Administra va Provisional Administra va Provisional

Tipo de Detención

Zona:_____________________________________________

Nombre del Centro de Resguardo

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO Página 1 de 1

Desayunos

Almuerzos

Cenas

Total

Documento: FOR.CR.007

Mes: _____________________________ de 20_________

Título: Control mensual de alimentación por zona geográfica

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Total Acumulado

INSTITUTO SALVADOREÑO PARA EL DESARROLLO INTEGRAL DE LA NIÑEZ Y LA ADOLESCENCIA ISNA

DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.008 Página 1 de 1

Título: Reporte semanal de ingresos y egresos de adolescentes por Centro de Resguardo.

Delegación:_________________________________ Centro de Resguardo:_________________________ Período del ___________ al _________ de _____________ de 20________ No

Nombre del/la adolescente

Fecha de ingreso

Fecha de egreso

Observación

Totales

______________________________ F._________________ Nombre y firma del/la Orientador/a

______________________________ F._________________ Nombre y firma del/la Coordinación de Inserción Social

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DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.009 Página 1 de 1

Título: Consolidado mensual de población por zona geográfica.

Mes:_____________________ de 20__________ Zona:____________________________________ Nombre del Centro de Resguardo

Ingresos

Totales

F. _________________________________________ Nombre y firma del/la Técnico de Inserción Social.

Egresos

Totales

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DOCUMENTO DE CALIDAD FORMULARIO

Documento: FOR.CR.010 Página 1 de 1

Título: Consolidado de atenciones brindadas a los/las adolescentes en Centros de Resguardo.

Período: del __________ al________ de _____________ de 20_______ Zona:___________________________

F.____________________________________________ Nombre y firma del/la Coordinador/a de Inserción Social

Resguardo 3

Resguardo 2

Tipo de atención No. de atenciones en Unidades de Salud No. de remisiones a Hospitales No. de no ficaciones a la familia No. de charlas impar das No. de Kits de higiene entregados No. de acciones de verificación del cumplimiento del término Totales

Resguardo 1

Centro de Resguardo

Total

Observaciones

Protocolo de Seguridad de Centros de Inserci贸n Social

Instituto Salvadoreño para el Desarrollo Integral de la Niñez y la Adolescencia Subdirección de Inserción Social Avenida Irazú y Final Calle Santa Marta, Col. Costa Rica No.2 San Salvador, El Salvador, Centroamérica. PBX: (503) 2213-4700