IMPLANTACIÓN DE INICIATIVAS DE AUTOMATIZACIÓN
Implantación de iniciativas de automatización
Tras toda la definición del proceso, el desarrollo siguiendo los requisitos facilitados y las pruebas correspondientes para asegurar que todo funciona como se ha solicitado, se da paso a la implementación de la automatización. Este paso incluye, además de la puesta en marcha del robot, una adecuación del día a día del equipo peticionario para poder utilizar el robot con recurrencia, monitorizar su actividad y canalizar cualquier tipo de duda o de corrección necesaria directamente con el equipo de automatización que ha realizado el robot.
Métodos de testeo en producción de las automatizaciones
Habrá casos en los que las pruebas no se han podido realizar en entornos de desarrollo, o similares, por diversos motivos (falta de usuarios, entornos diferentes, entornos inestables…). Esto provoca que en muchas situaciones tanto los desarrollos como las pruebas se hagan sobre producción.
En lo que aplica a los desarrollos, estos se hacen de manera muy controlada y sin acaba de realizar ninguna operativa, teniendo en cuenta el posible impacto al cliente que pueda conllevar. En el caso de que sí tengan que finalizar la operativa, para probar la completitud del código desarrollado, esta prueba se realizará en colaboración del equipo peticionario, para validar el resultado con ellos en directo, y poder mitigar posibles riesgos que esto suponga.
Por lo tanto, para estas situaciones, se tendrán que realizar dos pruebas principales:
- Integraciones: habrá que asegurar que las integraciones entre las aplicaciones que formen parte del proceso funcionan como deberían y devuelven el resultado esperado.
- Pruebas de escalado: en este tipo de situaciones, para casos recurrentes, lo que se suele hacer es dividir las pruebas en fases con volúmenes de casos incrementales. Con esto se pretende minimizar el riesgo de que algo salga mal. Por poner un ejemplo, si en un proceso se ejecutan 200 registros por día, primero se hará una ejecución de 10 registros y si todo sale bien, de 50, y así hasta completar el número total. Al día siguiente se probará con el total, y en el caso de identificar fallos se seguirá con estas pruebas de escalado hasta que funcione con el total de registros sin dar problema.
Obviamente, al ser pruebas en producción, la gestión de incidencias y problemas requerirá de una dedicación más alta, y de una respuesta más rápida por parte del equipo de desarrollo. Al probar directamente contra entornos productivos, el alineamiento entre el equipo de negocio y el de desarrollo tendrá que ser aun mayor de lo que lo era en los casos mencionados en las unidades anteriores.
Gestión del cambio
y
el impacto en el día a día
De cara a que el equipo utilice en el día a día el automatismo que se le entrega, será necesario informar a todo el equipo de negocio al que de servicio este robot, para que haya un alineamiento operativo entre ellos, y sean conscientes de que el automatismo va a estar trabajando para ese proceso concreto.
Además de esto, será necesario dar la formación pertinente a los usuarios que se vayan a encargar de la ejecución del robot, para que tengan nociones de cómo interactuar con la automatización y con el entorno de la herramienta de RPA que se haya utilizado, y sepan qué pasos seguir ante imprevistos.
Por este motivo los equipos tendrán que incluir o definir estas nuevas tareas dentro de las personas que conformen estos equipos, para que estas nuevas responsabilidades queden claras, y no se pasen de largo ante la falta de definición. Adicionalmente, habrá que ver qué tiempos se manejan para los procesos relacionados con el que se haya automatizado, ya que pueden impactar en los plazos de los mismos, bien porque se entregue antes la información necesaria, porque se pueda ejecutar antes o porque se haya incluido una parte que antes no se podía realizar por falta de tiempo.
Por supuesto, estos proyectos pueden ser ligeramente sensibles desde la percepción que tengan algunos equipos de los mismos. No todos los perfiles presentan la misma facilidad al cambio y esto provoca que en algunos casos determinadas personas perciban que estos robots “les van a quitar el trabajo”. Por eso es clave una buena estrategia de comunicación desde los jefes de equipo o jefes de área, donde se deje claro que la intención de estos automatismos es descargar a las personas de trabajo en el que no aporten valor, por ser tareas muy monótonas o repetitivas, y se centren en otro tipo de procesos donde puedan aportar su conocimiento y experiencia para maximizar el valor añadido que aporte el equipo a la compañía
El feedback continuo en este tipo de iniciativas es muy importante, y hay que hacer partícipes a todas las personas del equipo de este aspecto.
Monitorización y mejora continua 3
Por supuesto, entregar los automatismos no supone olvidarse de ellos. Los equipos a los que se les entreguen los robots tendrán que hacer un seguimiento, tanto del funcionamiento del mismo como del proceso en sí.
Las principales aplicaciones de RPA ya facilitan algunas herramientas de seguimiento y monitorización que permite a la compañía realizar un seguimiento del rendimiento de los robots, de la estabilidad o de la propia eficiencia de los procesos que se han automatizado.
Además, se suelen definir algunos puntos en el código para notificar cuando hay algún tipo de incidencia o elemento a tener en cuenta, para poder ver cuando hay algún tipo de error. Esto permite que se investigue y solucione cuanto antes, y esta incidencia no persista en el tiempo sin que se conozca de su existencia.
A los equipos que tengan robots entre los procesos que realicen se les recomienda que hagan algún tipo de seguimiento con métricas y con KPIs, de cara a definir e identificar qué impacto ha tenido este automatismo en su operativa diaria, y poder trasmitir a la compañía que volumen de trabajo puede adoptar con el automatismo. Quizás esto permita a la empresa dar cabida a una demanda mayor, ya que antes por falta de recursos no era capaz de satisfacer a la totalidad de las peticiones o necesidades.
La generación de unos informes de seguimiento periódico también puede dar información relevante del desempeño del robot a lo largo de los meses, para identificar patrones o picos de trabajo, y tomar algún tipo de decisión en caso de que aplique.
Por otro lado, aunque se haya mejorado la operativa con la introducción de este automatismo, no hay que dejar de lado la mentalidad de seguir mejorando. Por ello hay que tener claro siempre cual es el proceso para:
- Identificar cambios que surjan en el proceso: esto aplica a los equipos de negocio y a los equipos de desarrollo
◦ Los equipos de negocio tienen que ver si se prevé que haya algún cambio en el proceso para notificárselo al equipo de RPA, de cara a poder planificar estas actualizaciones de código
◦ Los equipos de desarrollo tienen que coordinarse con los equipos de tecnología que lleven el mantenimiento de las herramientas impactadas por los robots, ya que cualquier cambio en las mismas puede provocar que los automatismos dejen de funcionar
- Mejora continua: una vez implementada la solución, los usuarios finales son capaces de ver en el día a día las posibilidades que presentan este tipo de tecnologías. Esto provoca que se le ocurran ideas no contempladas para la propuesta inicial, y que esta continue evolucionando durante un tiempo.
- Nuevas oportunidades: mostrar los automatismos realizados a otros equipos de otras áreas muchas veces puede suponer una forma de detectar nuevas oportunidades o reaprovechar las soluciones ya implementadas en otras áreas que tengan la misma necesidad.
