EVALUACIÓN DE
UNA PRÁCTICA ESTRATÉGICA ESCUELA DE NEGOCIOS UDLA
N0.5 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Y BASES CONTABLES
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL 1.
ASPECTOS REGULATORIOS Y LEGALES En esta etapa se regulariza la constitución de la empresa o negocio para un correcto funcionamiento. El órgano Regulador de toda entidad jurída (empresas) es la Superintendencia de Compañías. http://www.supercias.gob.ec/portalConstitucionElectronica/ se puede visitar el portal para mayor información. Paso previo a la constitución es determinar el tipo de empresa más idóneo; de acuerdo a la Ley de Compañías en el artículo 2 la clasificación es la siguiente:
De este listado las empresas con mayor recurrencia de creación son:
Las empresas de acuerdo a su tamaño pueden ser:
2.
CONSTITUCIÓN DE UNA COMPAÑíA. Una vez determinado el tipo y tamaño de empresa se procede a su constitución para ello se sugiere ver la normativa vigente al momento de este proceso en el portal de la Superintendencia de Compañías del Ecuador. Pasos: •
Registro como usuario Se ingresa la información personal y la dirección
•
Reserva de Denominación
Se reserva una denominación y se tiene el formulario de constitución en el que se ingresa: a) información sobre los socios o accionistas, b) Datos de la Compañía, c) Cuadro de suscripciones, d) Información de representantes legales, e) documentos.
•
Reserva de Denominación
El sistema muestra costos notariales
a.- Se debe realizar el pago correspondiente en el banco del Pacífico. b.- Un notario se encargará de entrar al sistema para validar la información y asegurar fecha y hora para las firmas de la escritura y los nombramientos. c.- Una vez firmados los documentos, el sistema envía la información al registro mercantil para validarla y facilitar la razón de la inscripción de la escritura. d.- Se genera un número de expediente con el cual será la empresa conocida en la Superintendencia y requisito para el SRI.
3.
ORGANISMOS DE CONTROL Y REGULACIONES A más de la Superintendencia de Compañías las empresas deben cumplir con las obligaciones tributarias, con el SRI (Servicio de Rentas Internas), el RUC para las obligaciones tributarias será el equivalente a la cédula de ciudadanía de una persona. En este documento queda constancia de la razón social, actividad económica, domicilio tributario, domicilio especial, obligaciones tributarias, número de establecimientos registrados, nombre comercial, actividad económica. Todo RUC tiene 13 dígitos Ejemplo: A continuación un pequeño fragmento del RUC de las obligaciones tributarias en una compañía.
La normativa del Municipio de Quito determina que las empresas obtengan: LUAE Licencia Única de Actividades Económicas.
Patente Municipal, y el pago del 1.5 por mil
Otros Permisos u obligaciones. Dependiendo del giro del negocio se tendrá que cumplir con permisos sanitarios, ambientales, permisos de bomberos o de acuerdo a la normativa que le rija. Ejemplos de certificados y obligaciones: • Calificación del manejo adecuado de los desechos infecciosos. • Certificación de capacitación de manejo de desechos. • Certificación Ambiental Vigente • Para establecimientos que requieran control sanitario, se debe presentar el Carnet de salud del personal que manipula alimentos. Para todo el proceso de constitución se debe presupuestar los gastos a los que se les denominará en el Estado de Resultados como Gastos de Constitución.
4.
EQUIPO GERENCIAL En esta etapa se detalla la estructura de la organización del negocio, el perfil del personal a contratarse, las políticas de empleo y los beneficios que tendrán los empleados y accionistas. Equipo gerencial es aquel que se hará cargo de ejecutar el plan de negocios, es uno de los principales elementos al momento de la inversión. Ejemplo de personal de una empresa.
Organigrama de una empresa
NOMBRE DEL CARGO: ASISTENTE CONTABLE 2 DATOS GENERALES DEL CARGO
OBJETIVO DEL CARGO Procesar el pago de la nómina y todas las obligaciones patronales. Controlar los cierres de caja y los depósitos bancarios. REQUISITOS DEL CARGO Educación: • Contador o estudiante de contabilidad o especializaciones afines. Formación: • Contabilidad. • Normas laborales. • Normativa tributaria. • Manejo de bancos. • Manejo de caja. • Manejo de Microsoft office. • Conocimiento en sistemas contables. Experiencia: • 1 a 2 años.
Género: • Equidad. HABILIDADES • Trabajo en equipo. • Responsabilidad. • Trabajo bajo presión. • Comunicación. • Orientación a Resultados. • Capacidad de adaptación y flexibilidad. COMPETENCIAS • Conocimientos contables. • Solvencia profesional. • Trabajo en equipo y cooperación. • Autocontrol. • Confianza en sí mismo. • Proactividad. • Iniciativa. • Compromiso con el negocio. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES FUNCIONES • Elaboración de la nómina y control en el cumplimiento de las obligaciones patronales. • Registro de los depósitos bancarios y control de cierres de caja. RESPONSABILIDADES • Realizar rol de pagos y provisiones. Cálculo de horas extras, bonos, descuentos por préstamos, anticipos, multas, impuesto a la renta, etc. • Elaborar planillas de aportes normales y ajustes. Préstamos, fondos de reserva (IESS). • Elaborar y legalizar contratos y actas de finiquito de trabajadores (MRL). • Elaborar y legalizar pago de beneficios sociales (MRL). • Elaborar avisos de entrada y salida del trabajador (IESS). • Generar el reporte del biométrico y considerar el resultado en el rol de pagos. • Controlar los atrasos, vacaciones y permisos. • Realizar trámites operativos fuera de oficina (MRL, IESS) de ingreso. • Reportar novedades a el/la contar/a. • Ingresar los faltantes de caja y generar la solicitud de anticipo de sueldo para entregar al trabajador y proceder el descuento en el rol de pagos.
•
Apoyo en actividades solicitadas por el/la contador/a inherente a la función contable, administrativa y financiera.
MATERIALES • Maneja equipos informáticos y programas. RECURSOS ECONÓMICO • Coordina con la contadora el manejo del dinero por ingresos de cajas. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL • Maneja grado de confidencialidad alto. TOMA DE DECISIONES Las decisiones que se toman se basan en procedimientos definidos para lograr objetivos específicos, y en función de la autorización de el/la Contador/a o Propietaria. CONDICIONES DE TRABAJO AMBIENTE DE TRABAJO: El/la asistente contable se reunirá con el/la contador/a para coordinar el trabajo en forma permanente y con los diferentes funcionarios según sus funciones lo amerite. RIESGO: El cargo está sometido a un riesgo medio en relación al desempeño de sus funciones de Asistente Contable 2. ESFUERZO: El cargo exige esfuerzo intelectual.
Políticas de Empleo y Beneficios Las políticas de empleo y beneficios serán aquellas obligaciones que se encuentran estipulados en los reglamentos de la Ley Ecuatoriana para los Empleadores y los que adicionalmente la empresa decida otorgar a un trabajador.
Realizar la proyección de la nómina considerando los beneficios del trabajador. • Contrato de trabajo firmado y legalizado en el MRL (Ministerio de Relaciones Laborales) • Ingreso del trabajador al IESS (Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social) • Sueldo del trabajador • Comisiones • Décimo Tercer Sueldo • Décimo Cuarto Sueldo • Vacaciones • Fondos de Reserva • Beneficios de carácter social • Aporte Patronal y Personal Con todos estos datos se debe presupuestar la nómina considerando la capacidad operativa de la planta (revisar revista N0.4) y la normativa legal a la fecha de elaboración del proyecto. A continuación una síntesis de la normativa al año 2017
El costo de un trabajador no es únicamente su sueldo, como se puede evidenciar, constituye la suma de todos los adicionales a su pago; dato importante al momento de proyectar costos. Los gerentes mandatarios por ley deben estar afiliados pero no reciben décimos ni utilidades. Los décimos pueden ser pagados en forma anual o mensual de acuerdo a la voluntad del trabajador. El fondo de reserva puede ser pagado en forma mensual en el rol de pagos o el trabajador puede acumular esos fondos en el IESS, pero el patrono en forma mensual debe depositar en dicha entidad. El fondo de reserva y vacaciones se recibe a partir del año de estadía del trabajador en la empresa. Comisiones serán de acuerdo a la política de la empresa.
Total ingresos constituye sueldo, horas extras, beneficios de carรกcter permanente, lo cual todo es aportable y sirve de base para IESS e impuesto a la renta.
5.
NOCIONES Bร SICAS DE CONTABILIDAD CONCEPTOS Y PRINCIPIOS CONTABLES La contabilidad se sustenta en las Normas Internacionales de Informaciรณn Financiera conocidas como NIIF.
AGRUPACIÓN DE CUENTAS Cada grupo de cuentas: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingreso o Gasto se va a agrupar en cuentas específicas que serán parte de un Estado Financiero determinado. 1.
Estado de Situación.
Permite ver la posición financiera de la empresa y se compone de Activos, Pasivos y Patrimonio. A continuación algunas cuentas del Estado de Situación se muestran como ejemplo:
2.
Estado de Resultados.
Permite ver la situación económica de la empresa, si ganó o perdió; esto se consigue mediante la diferencia entre ingresos y gastos que da como resultado la utilidad o la pérdida del negocio; se obtiene utilidad cuando los ingresos son mayores que los gastos y se obtiene pérdida cuando los ingresos son menores que los gastos. A continuación algunas cuentas del Estado de Resultados se muestran como ejemplo:
Movimiento de las cuentas. El juego de las cuentas es muy sencillo: todo activo y gasto nace por el “Debe” y se disminuye por el “Haber” y su saldo es deudor. Los pasivos, patrimonio e ingresos nacen por el “Haber” y se disminuyen por el “Debe”, su saldo es acreedor. A continuación un ejemplo de movimiento de las cuentas.
CUENTA
GRUPO DE CUENTAS ACTIVO PASIVO PATRIMONIO INGRESO GASTO
BANCOS CUENTAS POR PAGAR CAPITAL VENTAS GASTO SUELDO
MOVIMIENTO DEBE
HABER
(+) (-) (-) (-) (+)
(-) (+) (+) (+) (-)
SALDO
ESTADOS FINANCIEROS
DEUDOR ACREEDOR E.SITUACIÓN E.RESULTADOS
PROCESO CONTABLE Toda operación comercial se origina en el documento fuente, posteriormente se realiza su registro en los libros contables hasta obtener los Estados Financieros.
DOCUMENTO FUENTE En el Ecuador, el Reglamento de Comprobantes de Venta y Retenciones autoriza tres tipos de comprobantes y regula su emisión y manejo. Como referencia se puede consultar la página del Servicio de Rentas Internas SRI para ver el detalle. http://www.sri.gob.ec/web/guest/144
DIARIO GENERAL Es el documento en el que se registran todas las transacciones que la empresa realiza; incluye asientos de ajuste y asientos de cierre o culminación del proceso contable. MAYOR GENERAL El Mayor General recopila el movimiento de cada cuenta y permite determinar su saldo. Se aperturan los mayores según las transacciones realizadas durante el ejercicio contable. BALANCE DE COMPROBACIÓN En este registro se recopilan los saldos de los movimientos de las cuentas y el saldo final que será trasladado a los Estados Financieros.
ESTADOS FINANCIEROS La NIC 1 determina la elaboración de los siguientes estados financieros. •
ESTADO DE POSICION FINANCIERA
•
ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO DEL PERIODO
• • •
ESTADO DE RESULTADO INTEGRAL DEL PERIODO ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO DEL PERIODO POLITICAS CONTABLES Y NOTAS
a)
Estado de Resultados.-
Este Estado Financiero permite determinar la utilidad o la pérdida de la empresa por un período determinado. Según las NIIF, el Estado de Resultados debe ser presentado una vez al año por lo menos. Se puede presentar de acuerdo a dos métodos por la naturaleza o por la función. A continuación ejemplos de las dos formas
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL MÉTODO: GASTOS POR FUNCIÓN
Ejemplo de Estado de Cambios en el Patrimonio
MÉTODO DIRECTO
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Philip, K. (2007). Marketing Versión para Latinoamérica. Nulcapan de Juárez: Pearson. Philip, K. (2014). Fundamentos de marketing. México: Pearson. David, F. (2013). Conceptos de Administración Estratégica. México: Pearson Banco Central del Ecuador. (2017). Estadísticas Macroeconómicas - Informe Coyuntural. Quito: BCE https://issuu.com/universidaddelasamericas8/docs/revista_1_facea_contabilidad_al_alc
Realizado por: Dra. Fernanda De La Torre, MCA MED. Juan Carlos Ruiz, MBA MSA MDI Carlos Ordoñez, MBA Coordinador de la Escuela de Negocios Diseño y Diagramación: Dirección de Educación en Línea - Multimedia