Power BI by Universitetsforlaget

Morten Helbæk er dosent ved Nord Universitet, der han underviser i ulike økonomifag. Han har skrevet flere lærebøker innenfor ulike fagområder.

Morten Helbæk

Dette er boken for deg som vil lære Power BI på et grunnleggende nivå. Boken presenterer det viktigste stoffet innen Power BI uten å gå i dybden på de mest avanserte funksjonene. Stoffet presenteres ved hjelp av eksempler. Datafiler, løsninger og videoer finnes på bokens hjemmeside. Etter å ha lest boken og gjennomført eksemplene vil du være i stand til å rense dataene dine med Power Query, analysere dataene og lage nyttige rapporter med Power BI Desktop samt publisere disse med Power BI-tjenesten.

Power BI

I S B N 978-82-15-03972-5

ISBN: 978-82-15-03972-5

788215 039725

En kort innføring i Power Query, Power BI Desktop og Power BI-tjenesten

Morten Helbæk

Power BI

Morten Helbæk

Power BI En kort innføring i Power Query, Power BI Desktop og Power BI-tjenesten

Universitetsforlaget

© Universitetsforlaget 2020 ISBN 978-82-15-03972-5 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til:

Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no Omslag: Jorunn Småland Sats: Morten Helbæk Trykk: 07 Media – 07.no Innbinding: Bokbinderiet Johnsen AS Boken er satt med: Times 10,5 pkt. Papir: 115 g Arctic Matt 1,0

INNHOLDSFORTEGNELSE Forord 7 1 Introduksjon 9 2 Et lite, men fullstendig eksempel 15 2.1 Vasking av data i Power Query 17 2.2 Analyse og rapport i Power BI Desktop 23 2.3 Plassering av rapporten i Power BI-tjenesten 32

3 Power Query 35 3.1 Dele opp en tabell 35 3.2 Omarrangere en tabell 39 3.3 Slå sammen spørringer og kolonner 42 3.4 Slå sammen tabeller med ulike kolonneoverskrifter 46 3.5 Å lage egendefinerte kolonner ved hjelp av M-funksjoner 47 3.6 Konvertering av datoer 50 3.7 Analyse av tekst 51

4 Datamodeller med DAX-formler 55 4.1 Beregnede kolonner og beregnede mål 58 4.2 Hurtigmål 63 4.3 Kalendertabeller og datofunksjoner 64 4.4 Funksjonen CALCULATE 68 4.5 Logiske funksjoner 78 4.6 Matematikkfunksjoner 79 4.7 Informasjonsfunksjoner 81 4.8 Tekstfunksjoner 83 4.9 Flere funksjoner for aggregering 84 4.10 Variabler i DAX-funksjoner 85 4.11 Tabellfunksjoner 87 4.12 Mer om relasjoner 90

5 Rapporter i Power BI Desktop 97 5.1 Diagram 98 5.2 Slicere 102 5.3 Andre diagramelement 104

6 Power BI-tjenesten 107 6.1 Hurtiginnsikt 112 6.2 Rapporter og instrumentbord i Power BI-tjenesten 113 6.3 Mobilapplikasjonen Power BI 116

Stikkord 117

F ORORD Power BI er et analyseverktøy fra Microsoft som omfatter flere ulike programmer. BI står for «Business Intelligence». Dette miljøet av dataprogram er laget for analyse av store datamengder og presentasjon av resultatene over internett. Denne boken presenterer de viktigste verktøyene i Power BI, som er Power Query, Power BI Desktop og Power BI-tjenesten. Andre og mindre aktuelle deler av Power BI er helt utelatt, som for eksempel Power BI Gateway og Power BI Embedded. Rundt omkring i næringslivet og offentlig sektor samles det inn store datamengder som skal analyseres, og der resultatene skal presenteres på en forståelig måte. Dette har skapt et behov som dekkes av Power BI på en utmerket måte. Microsoft har også en meget sterk markedsposisjon, noe som også bidrar til at stadig flere benytter Power BI. Målgruppen for boken er økonomer, økonomistudenter, og andre som jobber med analyser og presentasjoner basert på store datamengder. Boken bruker Power BI med norske kommandoer. Dersom du bruker en engelsk variant, vil ikke dette by på nevneverdige problem. Det er relativt lett å oversette kommandoene. De ulike temaene blir demonstrert med eksempler gjennom hele boken. Filer for eksemplene og videoer som demonstrerer løsningene, er tilgjengelige på bokens nettside under www.universitetsforlaget.no. Passordet er: desktop. For å lære å bruke programmene som samles under begrepet Power BI trengs det ingen spesielle forkunnskaper i Excel eller andre dataprogram. Power BI-programmene kjøres helt uavhengig av Excel. Det er også verdt å merke seg at per i dag, så kan ikke Power BI kjøres direkte på Mac. Vi håper at boken inneholder lite feil, men skulle du finne noen eller har øvrige kommentarer, setter vi stor pris på om du sender en e-post om dette til morten.helbak@nord.no. Til slutt vil jeg takke Maria Almaas, Eli Valheim og Universitetsforlaget for godt samarbeid.

Levanger, juli 2020 Morten Helbæk

1 Introduksjon I dette kapitlet skal vi kort presentere hva Power BI er, og gi deg en oversikt over de viktigste delene i Power BI. For å vise hvordan det hele henger sammen, skal vi se på noen figurer og skjermbilder av programmene Power Query, Power BI Desktop og Power BI -tjenesten som til sammen utgjør den pakken vi kaller Power BI.

Power BI er en pakke med dataprogram for analyse av store datamengder og presentasjon av resultater. Dette er en videreføring og utvidelse av Power Pivot som vi finner i Excel. For å benytte Power BI trenger vi imidlertid ikke Excel. Rent teknisk består Power BI av dataprogrammet Power BI Desktop (for PC), en skytjeneste som kalles Power BI-tjenesten og en mobilapplikasjon som heter Power BI. Lagringsplass og regnekapasitet på datamaskiner har blitt stadig billigere og lettere tilgjengelig. Dette har ført til at både næringsliv og offentlig sektor samler inn store mengder data som skal analyseres. Dataene kan hentes fra mange ulike kilder, som for eksempel Excel, tekstfiler, databaser og internett. For å analysere store datamengder trenger vi nye og kraftige verktøy. Vi kan ikke bruke Excel for å analysere en datafil med 30 millioner linjer. Med Power BI kan vi enkelt hente store mengder data fra ulike kilder, endre og rydde opp i dataene, gjøre analyser og beregninger, før vi til slutt lager rapporter som gir oss all den informasjonen det er mulig å få ut av dataene. Å jobbe med datasett på opp mot 100 millioner linjer, går vanligvis greit på en PC. Data i databaser er vanligvis lagret som tabeller. Her har vi gjerne en eller flere hovedtabeller som inneholder opplysninger som lagres fortløpende, for eksempel salg. Dette kan være store tabeller med flere millioner linjer. I tillegg vil databasen inneholde andre tabeller som ikke endres så ofte. Disse tabellene kan inneholde opplysninger om kunder, leverandører, priser på varer og så videre. Alle disse tabellene er koblet sammen. I en stor salgstabell kan det for eksempel stå et id-nummer for kunden i hver linje, altså for hvert salg. Id-numrene for kundene finnes også i en tabell som inneholder informasjon om kundene. Å organisere dataene på denne måten tar liten plass og gjør det mulig å hente ut de dataene vi trenger på en effektiv måte. Tidligere måtte vi kanskje ha hjelp fra en IT-avdeling for å foreta såkalte spørringer mot en database. Med Power BI har dette blitt mye enklere. Vi kan nå gjøre denne jobben selv uten å være IT-eksperter. Power BI er et produkt fra Microsoft. Deres markedsposisjon gjør at Power BI brukes til analyse og rapportering over hele verden. Man kan mene hva man vil om denne monopolsituasjonen, men det er en fordel at «alle» bruker det samme dataprogrammet. I figur 1.1 ser vi en oversikt over de viktigste delene i Power BI. Tenk deg nå at vi har data liggende i flere ulike tabeller. Vi har en tabell over kundene våre, med opplysninger om adresser, alder med mer i en Excel-fil. På en tekstfil har vi samlet opplysninger om våre leverandører, og i en database på en ekstern server (en datamaskin) har vi en tabell over salget det siste året. Dette er bare eksempler, vi kan også hente data fra andre kilder. Vi kan altså i utgangspunktet ha mange tabeller med opplysninger som henger sammen, liggende på ulike kilder. Dette er illustrert nede til venstre i figur 1.1.

Kapittel 1 Introduksjon

I Power BI Desktop må vi ha alle data i tabeller før analysen starter. Hvis dataene ikke foreligger i tabeller, kan dette fikses i Power Query. Anta at vi har hentet en tabell med salgsdata, der hver kunde er registrert med et id-nummer. I tillegg har vi en egen tabell som inneholder opplysninger for kundene, med navn og adresse. Denne tabellen inneholder også et id-nummer for hver kunde. I Power BI Desktop kobles de to tabellene sammen via id-numrene. Dermed kan vi lage oversikter som bruker opplysninger fra begge tabellene. Dette kan være en pivottabell som viser omsetning for hver kunde eller et diagram som viser salget i de enkelte byene der kundene bor.

Power BI-tjenesten Power BI Desktop Rapport Datamodell

Datakilder

Power Query

Excel-fil CSV (tekstfil) SQL (database) og så videre.

Figur 1.1. Power BI.

Før vi går videre må vi installere Power BI Desktop på datamaskinen vår. Dette består av programmet Power Query, samt moduler for å bygge datamodeller og rapporter, jamfør figur 1.1. For å installere Power BI Desktop går vi inn på siden Powerbi.com og velger «Start Free». På det neste skjermbildet velger vi «Download Free» og installerer programmene på PC-en vår. Per i dag (2020) er ikke dette mulig på datamaskiner av typen Mac. For å få tilgang til Power BI-tjenesten, eller Power BI Services som det heter på engelsk, må vi ha en konto hos Microsoft. De fleste har dette gjennom sin arbeidsgiver eller sitt studiestad, men du kan også opprette din egen konto på siden Powerbi.com. Her finnes det flere muligheter som vi ikke skal gå nærmere inn på. Programmene i Power BI Desktop og Power BI-tjenesten oppdateres ofte. Det er derfor mulig at bildene i denne boken ikke stemmer helt overens med det du ser på din datamaskin. Når du åpner Power BI Desktop på datamaskinen, får du opp et skjermbilde som ligner på figur 1.2. Her finnes det mange muligheter for å gå videre. Men for å få hente data fra en kilde kan vi velge «Hent data», velge kilde (for eksempel en Excel-fil) i det neste skjermbildet, og deretter velge en eller flere tabeller fra kilden. Hvis vi for eksempel har valgt en tabell fra Excel, kan vi åpne Power Query og bearbeide tabellen her. Se figur 1.3. Power Query er et kraftig «vaskemaskinprogram» som kan benyttes til å rydde opp i dataene, endre dataene, omarrangere tabellene og så videre. Dette er et viktig verktøy som vi skal se nærmere på i kapittel 3.

Kapittel 1 Introduksjon

Figur 1.2. Power BI Desktop.

Figur 1.3. Power Query.

Kapittel 1 Introduksjon

Når dataene er rensket og klargjort i Power Query, tar vi dem med videre til selve datamodellen i Power BI Desktop. Her gjennomfører vi analysene og lager rapporter. I figur 1.4 har vi valgt symbolet med en tabell lengst til venstre i skjermbildet, og får derfor frem den såkalte datavisningen. Nå kan vi analysere dataene ved hjelp av beregninger med såkalte DAX-formler. DAX står for Data Analysis eXpression. DAX-formler er et omfattende tema som diskuteres i kapittel 4.

Figur 1.4. Power BI Desktop med datavisning.

Når alle beregninger og analyser er gjort, kan vi gå til rapportvisningen i Power BI Desktop ved å velge symbolet med et diagram lengst til venstre i skjermbildet. Her kan vi lage rapporter med tabeller, diagram, kart og så videre. I figur 1.5 har vi laget et lite diagram fra dataene i figur 1.4. Når rapporten er ferdig, kan vi publisere den i Power BI-tjenesten på nettet ved å klikke på «Publiser». Se øverst til høyre i figur 1.5. Etter pålogging kommer vi oss inn på Power BI-tjenesten som vist i figur 1.6. Her kan vi dele rapporten med våre kolleger og andre som har tilgang til vårt område. Disse må naturligvis ha en brukerkonto. Vi velger selv hvem som skal få tilgang til rapporten, om de bare skal få se rapporten, eller om de skal få lov til å gjøre endringer i den. Dette kan være ulike ledere og andre ansatte i vår egen organisasjon. Vi kan også gjøre rapporter tilgjengelige på mobiltelefoner, eller sende dem ut på e-post. Power BI-tjenesten er altså et nettbasert verktøy som kan brukes til å distribuere rapporter. Det går også an å lage rapporter i Power BI-tjenesten, og det skal vi se nærmere på i kapittel 6. Husk imidlertid at vi må «vaske» og rydde opp i dataene i Power Query og gjøre analysearbeidet i datamodellen i Power BI Desktop. Figurene 1.2–1.6 illustrerer altså gangen i hele prosessen som også er vist i figur 1.1. Denne boken presenterer disse verktøyene mer detaljert, men ikke fullstendig. I de neste kapitlene skal vi se på de nevnte programmene ved hjelp av eksempler. Når man er ferdig med denne relativt korte innføringen i emnet Power BI, kan man gå videre med mer avansert litteratur. Programmene som faller inn under begrepet Power BI, er meget omfattende og kraftige verktøy. Å lære dette grundig tar lang tid. Så i neste steg bør man studere bøker innenfor de enkelte programmene Power Query, DAX-formler med mer. Det er også lagt ut mange videoer på YouTube.

Kapittel 1 Introduksjon

Figur 1.5. Power BI Desktop med rapportvisning.

Figur 1.6. Power BI-tjenesten.

Kapittel 1 Introduksjon

Morten Helbæk er dosent ved Nord Universitet, der han underviser i ulike økonomifag. Han har skrevet flere lærebøker innenfor ulike fagområder.

Morten Helbæk

Power BI

I S B N 978-82-15-03972-5

ISBN: 978-82-15-03972-5

788215 039725

En kort innføring i Power Query, Power BI Desktop og Power BI-tjenesten

Morten Helbæk

Power BI