Prosjekthåndboka - for kreative team by Universitetsforlaget

«Hvis du kun har en hammer som verktøy, vil alle dine problemer se ut som en spiker. Prosjekthåndboka gir deg en variert verktøykasse som lar deg løse mange ulike prosjektproblemer. Det finnes utrolig mange kjedelige bøker om prosjektledelse. Denne er heldigvis ikke en av dem.» Mads Bruun Høy Seniorrådgiver Innovasjon, Devoteam Consulting

Har du lyst til å forbedre samarbeidet, resultatene og læringen når du jobber i kreative prosjekter? Da vil du ha stor glede av Prosjekthåndboka.

Audun Melaas Prosjektleder ved UiO og partner i Sølvpilen Prosjektdesign

Hva?

Her finner du praktiske verktøy og nyttig kunnskap om prosjektarbeid, som både er lette å ta i bruk og som gir stor effekt. Prosjekthåndboka gir deg inspirasjon til å løse oppgavene og utfordringene du møter i ethvert prosjekt – et oppslagsverk og hjelpemiddel du kan ha glede av både når du skal i gang med et prosjekt eller hvis du står fast underveis.

«I en studiehverdag hvor gruppeproblematikk ofte blir bagatellisert, er det deilig å bli tatt på alvor av noen som vet hva de snakker om. Prosjekthåndboka tilbyr attraktive løsninger på velkjente problemer – noe som kan redde både vennskap og karakterer.»

For hvem?

Prosjekthåndboka er skrevet for deg som skal løse kreative oppgaver i samarbeid med andre mennesker, gjerne studenter eller andre som er i en læringssituasjon. Håndboka passer også godt for deg som er lærer og veileder, eller selv jobber med prosjekter hvor samarbeidet mellom menneskene i stor grad påvirker om man lykkes eller ikke.

Anne M. Aasgaard Bachelor i Medier og kommunikasjon fra HiO

«Prosjekthåndboka er full av nyttige verktøy og tips. Jeg bruker boka masse, både i prosessundervisningen på Norges Kreative Fagskole og når jeg forbereder verksteder ute hos kunder. Jeg anbefaler boka til alle som trenger gode og raske råd samt ny innsikt i prosess- og prosjektledelse.»

PROSJEKTHÅNDBOK A for

Jonas Aakre har erfaring som daglig leder på Prosjektdesign (nå Emergence School of Leadership), og har i flere år jobbet selvstendig som fasilitator og prosjektleder. Han er opprinnelig utdannet Sivilmarkedsfører fra BI/NMH. Henriette Stryken Scharning har tidligere vært leder for Reklameutdanningen på Norges Kreative Fagskole (NKF), og har også jobbet som faglærer i prosjekt- og prosessledelse. Hun er utdannet innen markedsføring og relasjonsledelse på Markedshøyskolen i Oslo og Interiørkonsulent fra NKF. Både Jonas og Henriette er utdannet innen prosjekt- og prosessledelse, og jobber i dag på Emergence School of Leadership.

kre

ati ve tea

Hvorfor?

Det finnes mange bøker om prosjektarbeid. Men ingen som er skreddersydd for kreative team. Og få som faktisk gjør hverdagen i et prosjekt enklere. Prosjekthåndboka fyller dette tomrommet. Jonas Aakre og Henriette Stryken Scharning er kjent for å jobbe med studenter på en måte som skaper stort engasjement, sterke resultater og masse læring – gjerne på overraskende kort tid!

«Tack! En efterlängtad handbok för oss ledare. En enormt användbar och välskriven handbok till alla oss som arbetar med människor. En glädje att läsa. En trygghet att äga.»

Se bokas hjemmeside på www.prosjekthåndboka.no

Jessica Carlsson Kaospilot, gründer og prosjektleder

I S B N 978-82-15-01759-4

978-82-15-01759-4

788215 017594

Henriette Stryken Scharning

«En etterlengtet inspirasjonskilde. Boka tydeliggjør at gode teamprosesser er et viktig fundament for et godt sluttprodukt. Jeg gleder meg til å prøve ut nye metoder i egen jobb.»

Forfatterne er eksperter i å fasilitere læringsprosesser og prosjektforløp for kreative team. Deres arbeidsmetoder er kjent for å skape stort engasjement, masse læring og resultater som har begeistret oppdragsgivere som NRK, IKEA, Øyafestivalen, Pfizer, Saatchi & Saatchi, VIF og Norges Røde Kors. De siste fem årene har de samarbeidet tett om undervisning, kursing, veiledning og coaching av studenter og lærere på studier som Interiør, Grafisk design, Reklame, Illustrasjon, Foto, Interaksjonsdesign, Film, Animasjon og Macdesign ved NKF.

Jonas Aakre

Christine Calvert Tekstdoktor og hovedlærer Reklame, NKF

Kjetil Hoff Sjefskonsulent, Rambøll Management Consulting

PROSJEKTHÅNDBOKA

«Prosjekthåndboka viser at arbeid i prosjekter er et kreativt håndverk. Dette er den beste verktøykassa for mindre prosjekter jeg har sett.»

Jonas Aakre Henriette Stryken Scharning

PROSJEKTHÅNDBOKA

PROSJEKTHĂ&#x2026;NDBOK A for

kre

ati ve te

Jonas Aakre Henriette Stryken Scharning

© Universitetsforlaget 2010 ISBN 978-82-15-01759-4 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighetshaverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no

Omslag: Monica Németh Christoffersen og Marie Rundereim Illustrasjoner: Marie Rundereim Layout og sats: Monica Németh Christoffersen og Janne Marie Nilsen Trykk og innbinding: AIT Otta AS Boken er satt med: Myriad Pro 10/12 pkt Papir: 115 g Artic matt

www.prosjekth책ndboka.no

INNHOLD:

01:

02:

Prosjekt.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Team .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22 Læring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .27 Refleksjonsnotat.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

Teamsammensetting.. . . . . . . . . . . . . . . . . .36 Speed-dating.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .40 Søknadsskjema.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .42 Bli.kjent.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .44 Visittkort.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .45 Uformell CV.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Tegn hvem du er.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .47 Møt en ny kollega.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .48 Bruksanvisning.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .49 Forventningsavklaring.. . . . . . . . . . . . . . . .50 Gjør hverandre gode .. . . . . . . . . . . . . . . . . 51 Walk-through.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .52 Oppgaveavklaring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .54 Bestillingen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .55 Målformulering .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .56 Elevator pitch.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .60 Handlingsplan.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Prosjektpilen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62 Rollefordeling.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .64 Personlig SWOT .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .70 Rolleavklaring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .72 Lede og bli ledet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Suksesskriterier.og.fallgruver.. . . . . . . . . . . 74 Team-SWOT .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .76 Hvordan lykkes og mislykkes?.. . . . . . . . . .78 Nettverkskart.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .79 Spilleregler .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .80 Teamkontrakt.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Det var en gang et team ….. . . . . . . . . . . .86 Beslutningsteknikker .. . . . . . . . . . . . . . . . . .87 Hvem bestemmer hva?...............................89 Planen.for.det.hele.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .90 . Gameplan.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .92 Sjekkliste.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .94

KJEKT Å VITE .................. 15 Om.Prosjekthåndboka.. . . . . . . . . . . . . . . . . .9 Takk.til.... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Hvordan.bruke.Prosjekthåndboka?.. . . . . . 13

PLANLEGGING .............. 33

03:

04:

05:

Styringsverktøy .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .99 To do-liste.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100 . Kjøreplan .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .102 Arbeidssteder.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .104 Arbeidsformer .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .106 Research.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .108 Strategi... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .110 Idéutvikling.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112 Brainstorming.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .124 Rollespill.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .125 Idéark .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126 Bilder og ord.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .128 Café-dialog.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .130 Six thinking hats.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .132 Hjelp ideene!.............................................134 Fordel pengene .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .135. . X.møter.Y.................................................136 . Idétrakten.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .138 Idékrig.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .140 Idépitch.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .142 Møter. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .144 Møteledelse .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .146 Walk and talk .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .147 Kommunikasjon .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .148 Sjekk inn.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .152 Sjekk ut.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .153 Graffititavle.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .154 Lett på trykket .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .155 Det beste ved deg .. . . . . . . . . . . . . . . . . .156 Konflikthåndtering .. . . . . . . . . . . . . . . . . . .157 . Løs knuten .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .162 Ønskelisten.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .163 Energistyring .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .164 . Rydd unna................................................. 171 Tell til 20.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .172 Mimeleken.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173 Finn 5 feil................................................... 174 . Hva ingen vet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .175 Historiestafett.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .176 Ta sjansen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 177 Veiledning.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .178 Kvalitetssikring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 179 På en skala fra 1 til 10.. . . . . . . . . . . . . . . .182 Problemesken.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .183 Evalueringshjulet.. . . . . . . . . . . . . . . . . . .184 Status .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .186 . The sky is the limit .. . . . . . . . . . . . . . . . . .188 Teateret.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .190 Typiske.utfordringer.og.løsninger.. . . . . .192 Ferdigstilling.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .194 Presentasjon.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .198 . Den store Finalen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . .206 De magiske 3 .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .208 Feiring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .212 Sjekkliste.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .214

Ikke.bare.evaluering.. . . . . . . . . . . . . . . . . .219 Prosjektet.i.sin.helhet.. . . . . . . . . . . . . . . . 224 Storyline.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Gameplan-evaluering.. . . . . . . . . . . . . . . 228 Fungerte Gameplanen optimalt?.. . . . . . 230 Produktet.og.prosessen.. . . . . . . . . . . . . . .232 . Barometeret.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .234 Tverrfaglig evaluering .. . . . . . . . . . . . . . .236 Roller.og.personer.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .238 Båten.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 240 . Kompetansestjernen .. . . . . . . . . . . . . . . 242 . Gavekort.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 . Bør og gjør.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .246 Sjekkliste.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 248

Hvordan.være.en.god.prosjektleder?.. . Prosjektledersirkelen.. . . . . . . . . . . . . . . . . Tips.og.råd.fra.tidligere.prosjektledere.. Finn lederen i deg.. . . . . . . . . . . . . . . . . . Prosjektlederens kompass.. . . . . . . . . . .

GJENNOMFØRING ......... 97

EVALUERING ................. 217

PROSJEKTLEDELSE .......251 254 257 258 260 262

Tips.til.videre.lesning.. . . . . . . . . . . . . . . . 264 Litteratur.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 266 Verktøyregister.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268

Om.Prosjekthåndboka Har du lyst til å forbedre samarbeidet, resultatene og læringen når du jobber i kreative prosjekter? Da vil du ha stor glede av Prosjekthåndboka.

Hvorfor laget vi den? Det finnes mange bøker om prosjektarbeid. Men ingen som er skreddersydd for kreative team. Og få som faktisk gjør hverdagen i et prosjekt lettere. Det er nå i hvert fall vår mening, etter å ha studert, jobbet med og undervist utallige grupper i prosjekt- og prosessledelse over flere år. Vi, og mange vi har møtt på vår vei, har lenge savnet en praktisk bok. Med enkle verktøy, tips og råd om hvordan man kan lykkes sammen når man jobber i kreative prosjekter. En bok som virkelig gjør det lettere, og ikke vanskeligere. Laget for oss som er mer opptatt av det som fungerer i virkeligheten, enn det som høres fint ut i teorien. Og som vil ha det enkelt, praktisk og visuelt. Prosjekthåndboka fyller dette tomrommet.

Hvem passer den for? Prosjekthåndboka er skrevet spesielt for deg som skal løse kreative oppgaver i samarbeid med andre mennesker. Gjerne studenter eller andre som er i en læringssituasjon, og dermed er opptatt av å utvikle seg underveis. Håndboka passer også godt for deg som er lærer og veileder, eller selv jobber med kreative prosjekter på en arbeidsplass hvor samarbeidet mellom menneskene i teamet i stor grad påvirker om man lykkes eller ikke.

Hva inneholder den? Prosjekthåndboka inneholder praktiske verktøy og nyttig kunnskap, som gir deg nok trygghet og inspirasjon til å håndtere oppgavene og utfordringene du vil møte på i ethvert prosjekt. Og som samtidig forenkler og strukturerer (sam)arbeidet. Prosjekthåndboka skal bidra til å gjøre det lettere å jobbe sammen, lettere å skape bedre resultater og lettere å lære mer underveis. Vi ønsker at håndboka du nå holder i, skal være brukervennlig og inspirerende. Ja, et oppslagsverk og hjelpemiddel du kan ha glede av både når du skal i gang med et prosjekt eller hvis du eller teamet ditt skulle stå fast underveis.

Hvem er vi? Prosjekthåndboka er et resultat av våre egne erfaringer fra å jobbe i og med prosjektarbeid og kreative team. Først sett fra skolebenken, fra den gang vi selv var studenter på Norges Kreative Fagskole, Markedshøyskolen, Handelshøyskolen BI og Emergence School of Leadership (tidligere Prosjektdesign). Og senere fra vårt arbeid som lærere og ledere på Norges Kreative Fagskole og Emergence School of Leadership. Altså en god kombinasjon av personlige opplevelser, kombinert med erfaringer og tilbakemeldinger fra studenter og lærere vi har hatt gleden av å undervise, veilede og samarbeide med.

Henriette S. Scharning og Jonas Aakre Oslo, juni 2010

Takk.til Først og fremst, alle de fantastiske studentene som vi har hatt gleden av å samarbeide med på Norges Kreative Fagskole og Prosjektdesign. Tusen takk for deres entusiasme og nysgjerrighet, og ikke minst deres vilje til å kaste dere ut i nye utfordringer. Dere er våre helter! Takk for at dere har beriket livene våre. Vi er sikre på at vi har lært minst like mye som dere. Ekstra stor takk til Jenny Andersson, Jørgen Bang og Marianne Wille Syvertsen, som også har kommet med verdifulle innspill til håndboka underveis i prosessen. Den opprinnelige staben på Prosjektdesign, ved Lars Lægreid, Silje Sevendal og Audun Melaas, for å ha introdusert oss for en ny tilnærming til prosjekt- og teamarbeid. Ideen til Prosjekthåndboka springer ut herfra. Inspirerende kolleger ved Norges Kreative Fagskole og Emergence School of Leadership. En ekstra takk til Stian Rønvåg, Tine Widerøe, Svein Meek, Randi Hobøl, Helge Stiland, Roar Samsing og ikke minst Christine Calvert, som alle på hver sin måte har hjulpet oss med å realisere drømmeprosjektet vårt. Universitetsforlaget, og spesielt sjefredaktør Hege Gundersen, for deres sterke tro på prosjektet fra dag én. Tusen takk for alle nyttige innspill underveis, og ikke minst for at dere har tatt sjansen på å være tro mot konseptet og tankene våre. Illustrasjons- og macdesignstudentene ved Norges Kreative Fagskole, som tok utfordringen med å illustrere og designe boka. En spesielt stor takk til macdesignerne Janne Marie Nilsen og Monica Németh Christoffersen, som ferdigstilte arbeidet med å designe og sette boka. I tillegg til illustratør Marie Rundereim, som gikk vinnende ut av illustrasjonskonkurransen, og dermed har gitt liv til Prosjekthåndboka med sin lekne og inspirerende strek. Vi er imponerte over deres profesjonelle innsats og arbeidsmoral – dere er virkelig tre kvinner å ta med seg i krigen! Og sist, men ikke minst, vil vi takke hverandre. De siste seks årene har vi både studert og jobbet sammen, og nå også skrevet bok sammen. I løpet av denne tiden har vi planlagt, gjennomført og evaluert utallige prosjekter. Vi har stått på gulvet sammen, delt gleder og frustrasjoner, utvekslet erfaringer og refleksjoner, diskutert fremgangsmåter vi har brukt og responsen vi har fått. Vi har pushet og støttet hverandre gjennom tykt og tynt. Og kan med hånden på hjertet si at man både får til mer, blir klokere og har det mer moro når man jobber sammen som et team. Enten det er snakk om prosjekter eller i livet generelt.

Hvordan.bruke. Prosjekthåndboka? Hva finner du i de ulike kapitlene? Prosjekthåndboka består av fem kapitler. Første kapittel gir deg en kort introduksjon til prosjekt, team og læring. De tre neste kapitlene tar for seg de tre viktigste fasene i et prosjekt: Planlegging, Gjennomføring og Evaluering. Siste kapittel handler om prosjektlederrollen. Hvert kapittel består av korte introduksjonstekster, spekket med konkrete råd og tips, og ikke minst en bunke med praktiske verktøy. I tillegg finner du våre anbefalinger til andre praktiske bøker og inspirasjonskilder, hvis du skulle ønske å fordype deg i et tema eller ønsker tilgang til flere verktøy.

Symboler i boken: Deltakere Tid Utstyr Forberedelser

Hva menes med et «verktøy», og hvordan virker det? Verktøy hjelper et team med å samarbeide bedre og mer effektivt, og bidrar til å skape sterkere resultater. Verktøy bidrar også til en variert arbeidsprosess, og til å aktivisere, involvere og ansvarliggjøre alle i et team. Det er ikke nødvendigvis noe poeng å bruke verktøy for moro skyld. Hvis du ser en enklere og bedre måte å løse en oppgave på, så bruk den. Men står du fast, ønsker variasjon eller har lyst til å utforske og utvikle måten du jobber på, er verktøyene lett tilgjengelige – og ofte svært effektive.

Tips!

Verktøymalene kan lastes ned og skrives ut på www.prosjekthåndboka.no

Alle i teamet, uansett rolle, kan ta initiativ og ansvar for å introdusere et verktøy. Tidsbruken som er angitt for de ulike verktøyene er cirka-tid. Antall deltakere, hvor mye diskusjon som oppstår, og behovet i teamet gjør naturligvis at tidsbruken bør tilpasses fra situasjon til situasjon.

Hva er en «verktøymal»? Til noen av verktøyene følger det såkalte «verktøymaler». Verktøymaler er rett og slett visuelle modeller som gjerne skal fylles ut, og brukes som en del av øvelsen. De fleste verktøyene krever at teamdeltakerne fyller ut sin egen verktøymal, vi anbefaler derfor å kopiere opp og eventuelt forstørre malen og tilhørende oppgavetekst i nødvendig antall eksemplarer. Gjerne i farger, for å inspirere til utfylling. Hvis du skulle trenge mer plass enn verktøymalen tillater, kan du lage din egen versjon, og heller bruke verktøymalen i håndboka som inspirasjon.

Oversikt og fargekoding Håndbokas design skal bidra til å gi deg en inspirerende, lettlest og oversiktlig brukeropplevelse. Innholdsfortegnelsen gir deg raskt oversikt, mens fargekoding på kapitler og verktøy gjør det enkelt å orientere seg. Det alfabetiske verktøyregisteret bakerst i boka, gjør det ekstra lett å finne igjen verktøy du har brukt tidligere.

Plukk og miks etter behov Prosjekthåndboka er bygget opp så du kan lese og bruke de ulike delene uavhengig av hverandre. Du trenger altså ikke å ha lest hele boka for å skjønne den delen du har bruk for. Slå opp på det temaet som er aktuelt eller interesserer deg, og bruk de rådene og verktøyene som treffer deg best. Bruk gjerne dine egne erfaringer, improviser og tilpass verktøyet etter ditt eget og teamets behov, og situasjonen dere står overfor. Med litt erfaring, finner du gjerne din egen vri.

01:

KJEKT.Å.VITE

KJEKT.Å.VITE..

Du har sannsynligvis jobbet i flere team og prosjekter allerede. I dette kapitlet får du vite litt om bakgrunnen for hvorfor så mange jobber på denne måten. Ved bruk av noen enkle definisjoner og modeller får du større forståelse for hva disse arbeidsformene innebærer av utfordringer og krever for å fungere best mulig. Til slutt i dette kapitlet forteller vi også litt om hva som skal til for å lære og utvikle seg – og hvorfor dette henger tett sammen med å jobbe i prosjekt og team. Prosjekt.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Team.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 Læring.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

01 KJEKT.Å.VITE

Prosjekt Prosjekter med kreativitet og mennesker som hovedingredienser er aldri helt like. Faktisk er de ofte veldig forskjellige. Heldigvis finnes det likevel noen helt grunnleggende fellestrekk ved ethvert kreativt prosjekt. Og når du først lærer deg å beherske disse, vil du ha veldig gode forutsetninger for å skape gode resultater.

Ønsker du å lykkes?

For at du skal lykkes med å skape gode resultater, bør du være dyktig i faget ditt i tillegg til å ha evnen til å kommunisere og formidle det du kan. Men det i seg selv er likevel ikke nok. I kreative yrker (og veldig mange andre yrker for den saks skyld) jobber man i stor grad prosjektbasert. Så for å virkelig få det til å svinge, er du også nødt til å mestre denne arbeidsformen. Det innebærer at du må kunne samarbeide, gjerne med mennesker som har en annen bakgrunn enn deg selv, om å planlegge, gjennomføre og evaluere prosjektet dere er satt til å løse.

… da må du trene!

Som mye her i livet, kreves det trening og innsats også for å lykkes med prosjekt som arbeidsform. Og jo mer du trener, desto større er mulighetene for at du utvikler deg selv og resultatene du skaper, og dermed blir en større og større ressurs. Med rett tilnærming, vil du for hver gang du gjennomfører et prosjekt, få ny kunnskap og erfaringer som du kan bruke i senere prosjekter for å oppnå enda bedre resultater på flere områder.

Ønsker du å være i utvikling?

Hvis svaret er ja, er du heldig. For det betyr at du har mange fantastiske treningsmuligheter foran deg. Muligheter til å trene på å bli kjent med dine egne handlingsmønstre og reaksjoner, og til å mestre ulike roller og oppgaver i et prosjekt, samtidig som du kan utvikle teamferdighetene dine ved å lære å jobbe godt med ulike mennesketyper. Du får også muligheten til å trene på å lede prosjekter, team og ikke minst deg selv, og til å bli ledet av andre. Du kan også lære deg å gi og motta konstruktive tilbakemeldinger og bli dreven til å evaluere prosjekter, slik at du kan gjøre endringer underveis og jobbe stadig smartere, i tillegg til å trekke læring ut av prosjektet når det er over så du unngår å gjøre de samme feilene flere ganger. Alt dette gjør at du garantert kommer til å møte på mange utfordringer. Noen utfordringer vil du løse på en god måte, andre vil skape stor frustrasjon og kanskje forbli uløste. Uansett utfall, er disse utfordringene med på å gi deg verdifull erfaring og forståelse for hva prosjektarbeid i kreative team krever og innebærer.

Men først, hva er egentlig et prosjekt?

Et.prosjekt.er.en.arbeidsform,

hvor.en.gruppe.mennesker

blir.satt.sammen.for.å.løse en.avgrenset.oppgave.

Gå fra problem til løsning

Når vi jobber i et prosjekt er alltid målet å gå fra et problem eller behov til en løsning. Og for at løsningen vår skal bli best mulig, er vi avhengig av å ta de riktige skrittene i den riktige rekkefølgen.

Felles kjennetegn

Et kreativt prosjekt er for eksempel å utvikle et nytt produkt eller tjeneste, innrede et hotell, lage en reklamekampanje, en plakat, en film, en serie med bilder, et event eller en festival, en utstilling, et magasin eller en bok, en radiospot, en logo eller en designmanual. Som du skjønner, finnes det mange ulike typer prosjekter, men som likevel har noen fellestrekk: 1. Har et bestemt mål Prosjekter er resultatstyrte, og har et bestemt mål som styrer arbeidet. Dette målet bør danne grunnlaget for hvordan prosjektdeltakerne organiserer seg. 2. Er tidsavgrensede Prosjekter har en start og slutt, som ofte er bestemt i forkant. 3. Krever ulike ressurser Ethvert prosjekt trenger ressurser i form av mennesker, kompetanse, tid, utstyr, penger m.m. 4. Krever (ofte) tverrfaglig samarbeid Prosjekter innebærer ofte at personer med forskjellig bakgrunn, erfaring og kompetanse må involveres og jobbe sammen. 5. Er komplekse Prosjekter brukes ofte når vi skal løse store og komplekse oppgaver som krever ulike kunnskaper og ferdigheter.

KJEKT.Å.VITE

Et prosjekt er en arbeidsform hvor en gruppe mennesker blir satt sammen for å løse en avgrenset og gjerne krevende oppgave. Hvert prosjekt er unikt, og består av et antall koordinerte og styrte arbeidsoppgaver som skal føre til et konkret mål.

01 KJEKT.Å.VITE

Hvorfor jobber vi i prosjekter? Først og fremst så jobber vi i prosjekter for å løse større og mer komplekse oppgaver på kortere tid enn hva vi kunne klart på egenhånd. I tillegg så er prosjekt som arbeidsform svært effektivt siden det krever at vi som deltakere bruker og utvikler flere sider av oss selv. Kunnskapen vokser når vi lærer av og om hverandre, noe vi kommer tilbake til litt senere i dette kapitlet under Læring. En.god arbeidsprosess.øker

sannsynligheten.for.å

skape.gode.resultater.

Prosjekt = Produkt + Prosess Prosjektarbeid handler ikke bare om produktet vi skal levere, det handler også om prosessen vår frem til målet. Det betyr at ethvert prosjekt handler om både: 1. Et produkt 2. En prosess Veldig ofte interesserer vi oss bare for hva som skal gjøres, selve produktet eller oppgaven. Men det er også viktig å være bevisst på hvordan det skal gjøres, fordi arbeidsprosessen ofte påvirker kvaliteten på sluttproduktet vårt. En god arbeidsprosess øker derfor sannsynligheten for å skape gode resultater.

Valnøtten

Prosessen i et prosjekt

Som illustrasjonen viser består prosessen i et prosjekt av hvordan vi som team velger å løse prosjektet og oppgaven vi har fått tildelt. Mer konkret, dreier dette seg blant annet om:

KJEKT.Å.VITE

La oss bruke en valnøtt som metafor på sammenhengen mellom produkt og prosess. Valnøtten består av to deler, som begge er like viktige for å forhindre at nøtten skal råtne.

Er du enig i at dette er ting som i stor grad også påvirker sluttresultatet? Av erfaring vet vi at dette er avgjørende for hvordan et team presterer.

Hvordan vi organiserer oss. Hvem som skal gjøre hva når. Hvordan vi kommuniserer. Hvordan vi angriper og løser en oppgave. Hvordan vi tar beslutninger. Hvor åpne vi er for å være kreative. Hvem som liker hvem. Hvordan vi løser eventuelle konflikter. Hvor mye hver enkelt av oss bidrar og deltar. Hvor motiverte vi er. Hvem som har mest makt og innflytelse. Hvor gode vi er til å gi og motta tilbakemeldinger.

01 KJEKT.Å.VITE

80 prosent prosess og 20 prosent produkt

Se for deg at du skal i gang med et nytt prosjekt med nye mennesker. Hva rører seg i hodet ditt da? Sannsynligvis lurer du på hvem de andre er, hva de kan og om de kjenner hverandre fra før. I tillegg vil du sikkert tenke på om du vil passe inn og hvordan dere kommer til å fungere sammen. Og du er ikke alene om å ha disse tankene, for undersøkelser viser at nye team bruker 80 prosent av sin totale energi på slike relasjonsspørsmål (prosessfokus). Det betyr at kun 20 prosent av energien benyttes på de faktiske arbeidsoppgavene (produktfokus). Et fullt utviklet team som har løst relasjonsspørsmålene (det prosessuelle) bruker derimot 80 prosent av sin totale energi på arbeidsoppgavene, og er dermed langt mer produktive (Dahlström 1999).

Balansen mellom produkt og prosess

Å gjennomføre et godt prosjekt er ofte en balansekunst mellom å ha fokus på produktet og ha fokus på prosessen. Har vi for mye eller for lite fokus på det ene elementet til feil tid, påvirkes raskt det andre – og dermed også resultatet. Illustrasjonen under viser hvordan denne balansegangen kan løses:

Sterkt prosessfokus i starten av prosjektet kan forklares med et naturlig behov for å kartlegge og planlegge alle delene av prosjektet, i tillegg til å innarbeide gode arbeidsrutiner og samarbeidsformer – før det er mulig og hensiktsmessig å bruke mer tid på utviklingen av selve produktet. Og når rutinene først er innkjørt, minker også behovet for å fokusere like mye på prosessen, siden prosessen i stor grad da vil rulle og gå av seg selv.

Oppgaven er alltid viktigst

Hvilke hovedfaser består et prosjekt av?

Vi har sett mange ulike måter å fremstille et prosjekt på, ofte ved hjelp av kompliserte modeller, som er ment å forenkle, men som gjerne forvirrer. Vi synes det er liten vits i å gjøre det vanskeligere enn nødvendig. Strengt tatt består ethvert prosjekt av tre hovedfaser. Vi har derfor valgt å strukturere innholdet i denne boka etter følgende enkle modell:

1. Planlegging Også kalt presjekt. I denne fasen forbereder og kartlegger vi alt som bør og ikke bør skje i løpet av prosjektet. I kapittel 2 står alt du trenger å vite og gjøre under planleggingen av et prosjekt. 2. Gjennomføring Også kalt prosjekt. Når forberedelsene er gjort, starter arbeidet med å løse prosjektet og produsere det endelige resultatet. Kapittel 3 tar for seg alt du bør tenke på under gjennomføringen av et prosjekt. 3. Evaluering Også kalt postsjekt. Prosjektet er gjennomført, og det er på tide å evaluere og trekke læring ut av prosjektet for å unngå at vi gjør samme feil to ganger, og for å kunne gjenskape suksessene. I kapittel 4 finner du ut mer om hvordan du kan evaluere dine neste prosjekter.

KJEKT.Å.VITE

Selv om prosessen er sentral, minner vi om at det er viktig å huske at det i sentrum av ethvert prosjekt og team alltid befinner seg en oppgave. Uten en oppgave er det ikke noe eksistensgrunnlag for verken teamet eller prosjektet. Vi har selv opplevd og sett andre team erfare at prosessen har tatt helt overhånd. For eksempel ved at man blir mer opptatt av hverandre, diskusjoner og konflikter i forhold til hvordan man ikke fungerer sammen, og nesten glemmer å prioritere å løse den faktiske oppgaven. I slike situasjoner er det viktig å minne hverandre på hva som er målet med prosjektet, og deretter rette energien og fokuset mot dette målet.

01 KJEKT.Å.VITE

Team Et team består av enkeltpersoner som er satt sammen for å løse en felles oppgave. I kreative prosjekter er kunnskap og kompetanse de viktigste ingrediensene for å kunne løse oppgaven. Det betyr at deltakerne i prosjektteamet er sentrale. Målet er at de til sammen skal bli en større ressurs enn de er hver for seg. Får de det til, vil 1 + 1 + 1 + 1 bli til 5 eller mer. Mislykkes de, blir resultatet gjerne 3 eller mindre.

Hvorfor jobber vi i team?

Du, som oss har sikkert opplevd frustrasjon over å måtte jobbe sammen med visse andre mennesker. Skulle ønske at jeg kunne jobbe alene eller med noen andre, har du kanskje tenkt? Vi vet at det ofte er både utfordrende og krevende å jobbe i team. Forskerne Lafasto og Larson (2001) fikk oss til å trekke på smilebåndet da vi leste følgende: Even marriages – a team relationship in which people vow to respect, value, and cherish each other for a lifetime – work only half the time. So it shouldn’t be surprising that where there is less commitment and enthusiasm, teams have at least an equally difficult time of operating successfully.

Bigger, better, faster

Så, hvorfor skal vi da på død og liv jobbe sammen hele tiden? Jo, for å skape bedre resultater enn vi kan klare alene. Et godt team består av personer med forskjellige kunnskaper, erfaringer og ferdigheter som utfyller og spiller hverandre gode. Marit Breivik, tidligere landslagstrener i håndball, har lang erfaring i å utvikle gode team. I løpet av de 14 årene som hun ledet landslaget, har de norske jentene vunnet 13 mesterskapsmedaljer, deriblant 4 EM-gull, 1 VM-gull og 1 OL-gull. Breivik er kjent for sin inkluderende og teamorienterte lederstil, og hun har sagt følgende om det å jobbe i team (ledernytt.no): For å nå et felles mål er det en nødvendighet at vi jobber sammen i team. I team er vi sterkere og kan utnytte og utvikle potensialet i hver enkelt spiller bedre. Underveis har vi dannet oss enkelte delmål. Det kan være å skape det beste samspillet, eller utvikle og bedre enkelte deler av laget. Derfor blir det en løpende prosess hele tiden å kartlegge hva hver enkelt kan tilføre teamet. Forsterke styrker og redusere svakheter. Slik skaper vi et lag med mangfold hvor alle yter mye for å legge det beste av seg selv inn i laget.

Hvilke egenskaper trengs i et team?

På bakgrunn av disse teamrollene utarbeidet Belbin en teamrolletest, hvor målet er å avdekke teamdeltakernes naturlige roller. Ved å avdekke og bevisstgjøres hvilke av Belbins typer og egenskaper det er mest og minst av i et team, vil man lettere kunne spille på styrkene og kompensere for svakhetene til hver enkelt deltaker og til teamet som helhet.

1. Iverksetteren 2. Koordinatoren 3. Pådriveren 4. Analytikeren 5. Idéskaperen 6. Teamarbeideren 7. Ressurssøkeren 8. Ferdigstilleren 9. Spesialisten

NB!

Én person innehar ofte flere roller. Kjenner du igjen deg selv eller ditt team i noen av rollene?

Les mer! Gå inn på www.belbin.com eller kjøp boka Team roles at work hvis du vil lese mer om Belbins teamroller. Hvis der er interessert i å lære mer om personlighetstester du kan bruke for å utvikle deg selv og ditt team, anbefaler vi deg å søke på internett etter «Meyers Briggs test», «Emneagram», «Jungs arketyper» og «Ten faces of innovation.»

KJEKT.Å.VITE

Er det for eksempel en fordel at alle har like egenskaper? Ifølge psykologen Dr. R. Meredith Belbin, som er spesialist på teamroller, er svaret nei. Han kom frem til at alle team trenger deltakere med ulike egenskaper og roller som utfyller hverandres sterke og svake sider. Det neste spørsmålet vi da stiller oss er hvilke egenskaper og roller et team bør inneholde for å være det perfekte team? Belbin jobbet lenge med å finne dette svaret, og kom til slutt frem til ni teamroller (belbin.com):

01 KJEKT.Å.VITE

Hvilke faser går et team gjennom?

En klok mann ved navn Bruce W. Tuckman, har utviklet en modell over de klassiske og viktigste fasene et team går gjennom når vi skal løse en oppgave. I 1965 kom han frem til fire faser, som ifølge ham er nødvendige for at et team

skal planlegge arbeidet, utvikle seg, takle utfordringer, finne løsninger og ikke minst skape resultater (Tuckman 1965). Fem år senere tilføyde han en siste fase – adjourning. Modellen i sin helhet er illustrert og presentert under:

1. Forming Bli kjent-fasen, hvor vi som deltakere møtes og etablerer oss som team. Mange spørsmål går gjennom hodene våre: Hva innebærer det å være en del av dette teamet, hva kan vi forvente av hverandre, og hvilken personlig nytte vil jeg ha av prosjektet? Det er naturlig at vi opplever mange ulike følelser som nysgjerrighet, usikkerhet, entusiasme, skepsis, forvirring, glede og frustrasjon.

3. Norming I løpet av denne fasen blir vi mer samkjørt, og vi tilpasser vår atferd til teamet. Vi forstår ideelt sett at alle er ansvarlige for teamets resultater. Arbeidet glir mer naturlig ettersom vi blir enige om felles mål, spilleregler og fremgangsmåter.

2. Storming Når vi har orientert oss, vil vi begynne å organisere oss. Vi vil undersøke hvem de andre er, og deres og vår egen plass i prosjektet. Vi vil teste hverandre og vurdere om vi kan stole på hverandre. I denne fasen oppstår det lett uenigheter og konflikter i forhold til hva vi som team skal gjøre, og ikke minst hvordan vi skal gjøre det. Eventuelle forskjeller mellom våre innstillinger, holdninger og meninger kommer til overflaten, og vi konfronteres med hverandres synspunkter. Diskusjonene kan oppleves som ubehagelige, men er nødvendige for teamets videre samarbeid.

4. Performing Denne fasen er preget av intenst arbeid og høy produktivitet. Hovedfokuset er å samarbeide om prosjektets fremdrift. Ideelt sett ender denne fasen i at vi når målet, og at vi føler stolthet over teamets innsats. 5. Adjourning Arbeidet er gjort, og teamet skal opphøre. Hva nå? Vi reagerer på ulike måter, noen opplever å miste sikkerhetsnettet sitt, og føler av den grunn både tristhet og bekymring over hvor veien skal gå videre, mens andre igjen er klare for å legge prosjektet bak seg og gleder seg til å ta fatt på nye oppgaver og utfordringer.

Suksessnøklene til de beste teamene

1. Teamdeltakernes evner og holdninger Vellykket teamarbeid starter med dyktige deltakere, som gjerne har erfaring med prosjektarbeid og problemløsning. I tillegg støtter de hverandre og er åpne for ulike synspunkter. Og sist, men ikke minst, har de en positiv og løsningsorientert holdning til utfordringer. Når de ser et problem, ser de automatisk også etter en løsning.

Dersom du og ditt team ønsker å bli best, er det «bare» å følge oppskriften over. Vi sier ikke at det er lett, men lover deg at det virker.

Les mer! Har du lyst til å lese mer om hva Lafasto og Larson fant ut i undersøkelsen sin, anbefaler vi boka deres When teams work best: 6.000 team members and leaders tell what it takes to succeed. Vi anbefaler deg også å lese mer om utviklingsfasene i et team i Drexler og Sibbets Team Leader Guide og/eller Best Practices of Facilitation. Der finner du også mange gode verktøy som er bygd opp etter deres «Team Performance Model.»

2. Konstruktive og produktive relasjoner Dyktige teamdeltakere tilpasser seg det som er best for teamet og prosjektet, og setter seg selv i andre rekke. Det innebærer en evne til å omstille seg og justere atferd, slik at personlige problemer, uenigheter og konflikter ikke belaster teamet. Gode teamdeltakere tar opp problemer før de vokser seg store og bruker hverandre for å få feedback, noe som krever at deltakerne utvikler gjensidig tillit. 3. Teamdeltakernes evne til å se og løse problemer Gode teamdeltakere liker å være produktive. Derfor kommuniserer de åpent, og er ikke redde for å dele bekymringer eller frustrasjoner. I tillegg tar de ansvar for seg selv og hverandre, og sørger for at ingen mislykkes med sine oppgaver. 4. Godt lederskap Prosjektlederen får deltakerne til å føle seg trygge og verdsatt, i tillegg til å oppmuntre og belønne god innsats. Prosjektlederen sørger for at teamet alltid styrer mot målet, og at deltakerne kan ta opp eventuelle problemer og utfordringer underveis. 5. Klare mål og rammer Klarhet gir teamet trygghet som igjen skaper forpliktelse. Dette innebærer at deltakerne vet hva de skal bidra med og hva som kreves av dem.

KJEKT.Å.VITE

Team som samarbeider og utnytter ressursene mest effektivt, altså de beste teamene, skaper også de sterkeste resultatene. Et interessant spørsmål er dermed hva som kjennetegner de dyktigste teamene. Forskerne Lafasto og Larson stilte seg selv dette spørsmålet, og gjennomførte en undersøkelse for å finne det magiske svaret. 6.000 teamdeltakere ble spurt, og resultatene viste seg å være (Lafasto og Larson 2001):

01 KJEKT.Å.VITE

Hva er de vanligste utfordringene?

Ineffektive og lite fungerende team glemmer gjerne, eller prioriterer ikke å bruke tid på å finne måter å jobbe på som gjør at alle kan prestere best mulig, trives og utvikle seg sammen. De vanligste og viktigste utfordringene for et team er blant annet: Å sette tydelige mål og skape felles forståelse for oppgaven. Å vise hverandre gjensidig respekt, forpliktelse og ansvar. Å skape en klar oppgave- og rollefordeling. Å bli enige om grunnleggende regler for hvordan teamet skal fungere. Å gi hverandre støtte og tillit. Å kommunisere åpent og ærlig. Å vise vilje til å se en sak fra flere sider. Å sette felles standarder og krav til arbeidet som skal utføres. Å følge opp og evaluere både teamet og prosjektet underveis.

Erfaringsvis vet vi at en dårlig prosess tar mye tid og energi fra dem som deltar. Du og teamet ditt bør derfor investere tid i å fokusere på prosessen deres. Det vil dere få igjen for i form av en mer effektiv og motiverende prosess – som igjen skaper et godt resultat.

NB!

Må alle team ha en leder?

Ja! Ethvert team trenger ledelse for å skape gode resultater i fellesskap. I løpet av prosjektet må planer lages og følges, oppgaver defineres, koordineres og fordeles og beslutninger tas. Og for å være sikker på at alle disse tingene skjer til riktig tid gjennom hele prosjektet, må noen ta ansvar for at det skjer. Og denne noen kalles en prosjektleder. Les mer om dette under Rollefordeling på side 64.

Hva slags type prosjektleder dere trenger vil avhenge av prosjektets omfang og kompleksitet. Og husk at det er mange ulike måter å utøve lederskap på.

NB!

Team blir ikke gode over natten

For å få en gruppe mennesker til å samarbeide om et felles mål og fungere godt sammen, kreves det som nevnt tidligere trening. Mye trening. Et fotballag blir ikke godt etter én kort treningsøkt. Det gjør heller ikke team. Teambygging er en kontinuerlig treningsprosess, hvor det må prøves og feiles underveis. Ethvert.team.trenger ledelse.for.å.skape

gode.resultater.i.fellesskap

To viktige forutsetninger for læring er: 1. At du blir eksponert for noe som er nytt og ukjent. Uten dette, vil du heller ikke lære noe nytt. 2. At oppgavene du står overfor er tilpasset ditt nivå, og av den grunn oppleves som overkommelige. Du må ha en reell mulighet til å løse dem.

Illustrasjonen viser hvilke tre soner vi kan befinne oss i når vi står overfor en ny læringssituasjon: 1. Komfortsonen Den innerste sonen, er den vi befinner oss i når vi er i situasjoner hvor vi føler oss komfortable og trygge. Her tar vi få sjanser, og bruker stort sett de erfaringene og den kunnskapen som vi allerede har tilegnet oss. 2. Læringssonen Den midterste sonen, er den vi befinner oss i når vi møter på utfordrende situasjoner som, til tross for å være utfordrende oppleves å være overkommelige (og velkomne). Vi kan ikke lenger lene oss på tidligere erfaringer og kunnskap, men snarere utfordre oss selv til å tilegne oss ny kompetanse. 3. Panikksonen Den ytterste sirkelen, er den vi befinner oss i når vi møter på utfordrende situasjoner som oppleves som svært ubehagelige, og hvor vi kan føle både panikk og frykt. Som regel går hjernen over i en forsvarsposisjon, noe som resulterer i at vi ikke er spesielt mottagelige for ny læring. Målet ditt bør naturligvis være å befinne deg i læringssonen, for det er da du har størst mulighet for læring. I tillegg bør du ha som mål å utvide komfortsonen din. For jo mer du går ut av komfortsonen din, og inn i læringssonen, desto større vil komfortsonen din bli. La oss bruke trening som eksempel. Dersom du ønsker å få større muskler og du trener med for lette vekter, vil du ikke få noe utbytte av treningen. Musklene dine vil ikke bli noe større siden du ikke utfordrer dem. Bruker du derimot tyngre vekter, vil musklene dine bli større, siden du må utfordre kroppen og ta ordentlig i for å klare å løfte dem. Etter hvert som disse vektene ikke lenger er like utfordrende, kan du legge på noen ekstra kilo. Er vektene altfor tunge derimot, vil du ikke klare å løfte dem og dersom du skulle klare det, så vil kroppen din kunne få skader.

KJEKT.Å.VITE

Når du jobber i prosjekt og team, har du en unik mulighet til å lære noe nytt. Både om deg selv, de andre på teamet og det du jobber med. Jo mer du utvikler deg underveis i et prosjekt, desto bedre blir både samarbeidet, resultatet og ikke minst du.

Læring

01 KJEKT.Å.VITE

For å utvikle deg mest mulig er du også avhengig av å: Være motivert Når vi hører om idrettsutøvere som legger opp, sier de ofte at de ikke lenger har motivasjon nok til å gi det som trengs. På samme måte er det med oss vanlige mennesker. For å yte maksimalt er vi avhengige av å være motivert. Vi er avhengige av en indre drivkraft som styrer oss mot målene våre. En slik drivkraft er den sterkeste formen for motivasjon, siden den ligger i oss selv. I tillegg fungerer også belønning og anerkjennelse som gode motivasjonsfaktorer. De er begge ytrestyrt, noe som betyr at de er de beste virkemidlene vi har for å påvirke dem rundt oss til å prestere maksimalt. Mestre Det er begrenset hvor lenge vi kan holde det gående dersom vi ikke opplever noen som helst form for fremgang. Så et viktig premiss for læring, er at vi opplever en form for mestring. Vi trenger å få noen bekreftelser underveis på at vi utvikler oss. Mestring henger derfor tett sammen med motivasjon. Opplever vi at vi ikke mestrer over tid, vil sannsynligvis motivasjonen også bli borte. Å mestre, trenger ikke å bety at du må bli best. Det kan også være så enkelt som at du har kastet deg ut i noe helt nytt, og at det i seg selv gir deg en mestringsfølelse, uavhengig av om du er god til det du holder på med i starten.

Tørre å feile Den største feilen du kan gjøre, er å ikke tørre å feile, for det er gjennom erfaring at vi lærer hva som fungerer og ikke. Noen ganger vil du lykkes, mens du andre ganger vil mislykkes. Dette avhenger likevel av øyet som ser. For skal du utvikle deg, er det like mye og kanskje mer å lære av å se på dine såkalte feil. Dermed kan du si at du lykkes med læringen, selv om du mislykkes med oppgaven! Si takk til utfordringer Hvis du tenker gjennom livet ditt så langt, vil du trolig se at de fasene av livet hvor du har lært mest, er de fasene hvor du har hatt det utfordrende og tøft. Det betyr at du bør være takknemlig for å få nye utfordringer, siden de gir deg muligheten til å vokse og utvikle deg som menneske. Ethvert problem eller utfordring bringer også med seg nyttig erfaring, som gir deg lærdom til senere situasjoner. Så neste gang du møter på en utfordring eller et problem, utfordrer vi deg til å snu tankesettet ditt fra å tenke at du skulle vært utfordringen foruten, til å tenke at denne situasjonen gir meg muligheten til å utvikle meg og lære noe nytt!

Skal du utvikle deg, er det like mye og kanskje mer å lære av å se på dine såkalte feil. Dermed kan du si at du lykkes med læringen, selv om du mislykkes med oppgaven!

Du lærer mer av å gjøre enn å høre

Det.er.mer lærerikt.å.gjøre.seg egne.erfaringer,.enn .å.bli.fortalt.fasiten.

Av egen erfaring, og etter å ha jobbet med studenter i mange år, vet vi at en av de bratteste og mest effektive læringskurvene oppstår når vi jobber i prosjekter og team. Gang på gang ser vi at intensive og krevende prosjekter med reelle utfordringer, og gjerne nye team, gir studentene sterk motivasjon, mestringsfølelse og gjerne dyp frustrasjon underveis. Med dette som utgangspunkt opplever studentene både å lære, utvikle og prestere langt over det de selv trodde var mulig. Vår tidligere lærer Lars Lægreid kaller dette for dypvannspedagogikk, noe som innebærer at du blir kastet ut på så dypt vann at du blir nødt til å lære deg å svømme. En tidligere interiørstudent på Norges Kreative Fagskole, skrev følgende tilbakemelding etter å ha gjennomført et intensivt og krevende prosjekt: Erfaringene og kunnskapen jeg sitter igjen med etter dette prosjektet er nesten overveldende. Jeg tror ikke jeg har lært så mye på så kort tid før. Det her har vært utrolig lærerike dager, og jeg tror resten av semesteret vil gå lettere på grunn av alt jeg har lært. Så med andre ord, det har vært en veldig slitsom, men lærerik prosess, som jeg i ettertid ikke ville vært foruten.

Du lærer best i samspill med andre

For over 100 år siden utviklet den russiske psykologen Lev Vygotskij den sosiokulturelle utviklingsteorien, hvor han blant annet fant ut at vi fra barnsben av lærer tidligere og mer av å være sammen med andre enn på egenhånd (Woolfolk 2004). Samme prinsipp gjelder når vi jobber i team. Grensen for hva vi kan klare er størst når vi samarbeider med andre. Å jobbe i team er en verdifull og effektiv arbeidsform av flere grunner: 1. Vi kan løse mer krevende oppgaver En vanskelig oppgave kan virke uoverkommelig dersom vi skal løse den alene, men dersom vi derimot får vite at den skal løses i team, blir verden plutselig mye lysere. Grunnen til dette, er at vi kan hjelpe og støtte hverandre i problemløsingen, og dermed har vi noen å dele ansvaret med. 2. Vi deler kunnskap og erfaringer Vi spiller hverandre gode ved å utfylle hverandre både faglig og personlig. I ethvert team bringer alle deltakerne med seg ulik kunnskap og erfaring. Og gjennom diskusjon og samarbeid vil hver enkelt av oss få tilgang til de andres kompetanse. I tillegg blir vi bevisste vår egen kompetanse gjennom å uttale denne til resten av teamet. 3. Vi bygger på hverandres kompetanse Det er i diskusjon med andre at vi drives fremover. Gjennom dialog får vi muligheten til å se flere sider av en sak, noe som gjør at vi blir bevisst nye ting som vi selv ikke ville tenkt på. Med andre ord, så skaper vi ny kunnskap. 4. Vi har noe å strekke oss mot Når vi jobber i team har vi muligheten til å bli inspirert av de andre deltakernes prestasjoner. Det kan gi oss noe å strekke oss mot, slik at vi mobiliserer krefter som muliggjør videre utvikling og læring. 5. Vi bygger, bekrefter og tydeliggjør vår egen identitet Teamarbeid bidrar både til å bygge, bekrefte og tydeliggjøre vår egen identitet. Vi får noen å måle oss mot og vi ser tydeligere hvem vi er som menneske. Ved å samarbeide med andre, erfarer vi hvordan vi klarer oss i samspill med andre og hva vi er bedre og dårligere til enn andre. Dette gir oss verdifull innsikt om oss selv, som vi også kan bruke til å videreutvikle oss.

KJEKT.Å.VITE

Læring er i seg selv en aktiv prosess, hvor aktivitet er avgjørende. Når vi jobber i prosjekter og skal løse reelle oppgaver, blir vi maksimalt aktivisert gjennom selv å skulle finne løsningene, snarere enn å bli fortalt hva som er løsningene. Som vår gode venn og tidligere kollega Ivar Vehler så fint har sagt: du lærer mer av å gjøre enn å høre. Det er nemlig mer lærerikt å gjøre seg egne erfaringer, enn å bli fortalt fasiten. Et godt eksempel, er barn som får høre at det er farlig å ta på levende lys. Selv om de får høre at dette er farlig, så har de likevel et behov for å teste det ut selv. Og det er først når de har prøvd, at de lærer at det virkelig er farlig (og vondt!).

01 KJEKT.Å.VITE

Når du utfordrer, viser du omsorg

I utgangspunktet tenker vi at det å bli utfordret er en motsetning til det å få omsorg. Dersom noen utfordrer oss, er det lett å føle seg usikker, truffet og sårbar. Får vi derimot omsorg, føler vi oss ofte trygge, ivaretatt og elsket. Men dersom du skal ha muligheten til å utvikle deg og lære, er du avhengig av å bli utfordret på det du ikke mestrer. Du trenger å få tilbakemeldinger på når og hvorfor du lykkes og mislykkes. Får du alltid høre at det du gjør er bra (selv når det ikke er det), blir du frarøvet en mulighet til å utvikle deg. Du vil dermed ikke få muligheten til å bli bedre, men heller stagnere. Så lenge vi forstår at andre viser oss omsorg når de utfordrer oss, så blir det heller ikke like skummelt og ubehagelig å bli utfordret. Ha dette i bakhodet neste gang du får, eller har muligheten til å gi noen tilbakemeldinger.

Stopp opp og tenk deg om

Å stoppe opp og stille seg selv noen reflekterende spørsmål, er for mange lite naturlig. Særlig for dem av oss som er utålmodige og handlingsorienterte. De som derimot skriver dagbok eller lignende, er kjent med tankegangen, og vil trolig være mer trent til å reflektere over det som skjer med og rundt seg, og dermed lære mer. Det viser seg at naturlige refleksjonsprosesser har stor betydning for effektiv læring. Det er viktig av og til å kunne trekke seg tilbake fra det vi jobber med for å kunne se oppgavene og eventuelle utfordringer i et nytt perspektiv. Du har kanskje opplevd å våkne midt på natten med en ny idé. Eller sittet på bussen når du endelig finner løsningen på en utfordring du har hatt lenge. Med andre ord er det viktig å ta pauser fra det vi jobber med. Både for avbrekkets skyld, men også fordi det gir oss nye synspunkter og inspirasjon. I ethvert prosjekt du skal gjennom, er det derfor lurt å legge inn tid til å reflektere og få oversikt over situasjonen og dine egne tanker og handlinger. I starten kan det være greit å sette av en fast tid på dagen eller i uka, så blir du minnet på at du skal bruke noen minutter til å reflektere.

Tips!

Skriv ned noen hjelpespørsmål som du kan bruke dersom tankene ikke kommer av seg selv, eller bruk verktøyet på høyre side. Et annet tips er å ha en egen refleksjons-/evalueringsbok, hvor du noterer ned erfaringer, læring og tilbakemeldinger. På den måten er refleksjonene lett tilgjengelig og samlet på ett sted.

Les mer! Hvis du er interessert i å vite mer om hvordan de lærer mest effektivt, anbefaler vi deg å søke på uttrykk som «Experiental learning» og «Action learning» på internett.

Refleksjonsnotat Bli bevisst dine egne tanker og handlinger

Formål

Sikre forståelse og læring, ved å bli bevisstgjort dine egen tanker, handlinger og erfaringer. Verktøyet hjelper deg også med å se din egen utvikling, og kan brukes til å reflektere over både et produkt og en prosess. Systematisk refleksjon er en effektiv måte å rydde opp i tankene og sørge for å trekke ut viktige konklusjoner på. Kombinert med å gjøre, må du reflektere for å kunne hente ut det fulle læringspotensialet i en situasjon. Slik at du kan utvikle deg maks til neste gang du står overfor en lignende utfordring eller erfaring.

Gjennomføring

1. Start med å bestemme deg for hvilke temaer du ønsker å diskutere med deg selv. Det kan for eksempel være tanker rundt en idé, et produkt, en prosess, et samarbeid, egen innsats og/eller egne styrker og svakheter. 2. Skriv ned det som naturlig dukker opp for hvert av temaene. Eventuelt kan du bruke spørsmålene under som utgangspunkt:

Vurdering av et produkt (en idé, et konsept e.l.) Hva mener du fungerer godt med produktet slik det fremstår nå? Hvorfor fungerer dette godt? Hva er det eventuelt som ikke fungerer like godt? Hva kan gjøre/kunne gjort at produktet blir/ble enda sterkere? Kan/kunne du eventuelt bruke/brukt det som fungerer godt som utgangspunkt for å videreutvikle det som ikke er like bra? Hva er det viktigste du har lært av å jobbe med produktet? Vurdering av en prosess (et samarbeid, en arbeidsprosess e.l.) Hvordan vil du beskrive prosessen? Hva er du fornøyd med, og hvorfor? Hva er du mindre fornøyd med og hvorfor? Hva har vært mest positivt? Hva er/har vært de største utfordringene og hvordan kan disse løses/ ble disse løst? Hvis de ikke ble løst, hva skulle til for at dere hadde løst dem nå som du ser det på avstand? Hva er det viktigste du har lært i løpet av prosessen?

KJEKT.Å.VITE

Verktøyet egner seg både før, under og etter et prosjekt. 1 person 10–45 minutter Penn og papir eller pc/mac

Tips!

Før du skal gjennom en oppgave eller prosess, kan du lese gjennom dine tidligere refleksjoner. På den måten er det lettere å trekke med seg læringen inn i den nye oppgaven og prosessen. Del gjerne refleksjonene dine med de andre i teamet, og be om at de gjør det samme, så mangedobles læringen i tillegg til å feste seg bedre.

Det er opp til deg om du ønsker å bruke rammene over som utgangspunkt eller om du heller vil skrive fritt basert på det som dukker opp i idet du setter deg ned for å skrive.

NB!

3. Når du har fått ned alle tankene dine, kan du enten lese gjennom det du har skrevet med en gang, eller eventuelt ta en pause før du leser gjennom refleksjonene dine.

Har du lyst til å forbedre samarbeidet, resultatene og læringen når du jobber i kreative prosjekter? Da vil du ha stor glede av Prosjekthåndboka.

Audun Melaas Prosjektleder ved UiO og partner i Sølvpilen Prosjektdesign

Hva?

For hvem?

Anne M. Aasgaard Bachelor i Medier og kommunikasjon fra HiO

PROSJEKTHÅNDBOK A for

kre

ati ve tea

Hvorfor?

«Tack! En efterlängtad handbok för oss ledare. En enormt användbar och välskriven handbok till alla oss som arbetar med människor. En glädje att läsa. En trygghet att äga.»

Se bokas hjemmeside på www.prosjekthåndboka.no

Jessica Carlsson Kaospilot, gründer og prosjektleder

I S B N 978-82-15-01759-4

978-82-15-01759-4

788215 017594

Henriette Stryken Scharning

«En etterlengtet inspirasjonskilde. Boka tydeliggjør at gode teamprosesser er et viktig fundament for et godt sluttprodukt. Jeg gleder meg til å prøve ut nye metoder i egen jobb.»

Jonas Aakre

Christine Calvert Tekstdoktor og hovedlærer Reklame, NKF

Kjetil Hoff Sjefskonsulent, Rambøll Management Consulting

PROSJEKTHÅNDBOKA

«Prosjekthåndboka viser at arbeid i prosjekter er et kreativt håndverk. Dette er den beste verktøykassa for mindre prosjekter jeg har sett.»

Jonas Aakre Henriette Stryken Scharning