Prosjektledelse by Universitetsforlaget

788215 043050

5. utgave

JAN TERJE KARLSEN

ISBN:978-82-15-04305-0

PROSJEKTLEDELSE

Jan Terje Karlsen er professor ved Handelshøyskolen BI. Han er utdannet sivil økonom og dr.ing. og har i mange år forsket og undervist i emnene som tas opp i boken. Han har i tillegg betydelig praktisk erfaring med gjennomføring av prosjekter. I S B N 978-82-15-04305-0

PROSJEKTLEDELSE

JAN TERJE KARLSEN

Prosjektorganisering er en mye benyttet arbeidsform i offentlig så vel som i privat sektor. Denne boken gir deg en grundig og lettlest innføring i alle aspektene ved prosjektarbeidet. Den dekker alle de viktigste fagemnene på en klar og oversiktlig måte og er rikt illustrert med praktiske eksempler fra ulike bransjer. Denne 5. utgaven er gjennomgående revidert og faglig oppdatert. Nye aktuelle eksempler og case er tatt med. Det er utarbeidet støttemateriell til både studenter og forelesere som ligger gratis tilgjengelig på www.universitetsforlaget.no/prosjekt ledelse. Med sin klare struktur og gode øvelser til hvert kapittel henvender Prosjekt ledelse seg i første rekke til studenter. Men boken vil også være nyttig for alle som jobber i og med prosjekter. Prosjektmedarbeidere vil kunne bruke boken som guide og oppslagsverk for å lære seg teknikker for å håndtere de daglige utfordringene eller for å øke sin forståelse av prosjektets betydning for å realisere virksomhetens strategi og gevinst.

– fra initiering til gevinstrealisering

PROSJEKTLEDELSE

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 1

23.11.2020 13:18

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 2

23.11.2020 13:18

Jan Terje Karlsen

PROSJEKTLEDELSE â&#x20AC;&#x201C; fra initiering til gevinstrealisering 5. utgave

Universitetsforlaget

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 3

23.11.2020 13:18

© Universitetsforlaget 2021 1. utgave 2005 2. utgave 2008 3. utgave 2012 4. utgave 2017 ISBN 978-82-15-04305-0 Materialet i denne publikasjonen er omfattet av åndsverklovens bestemmelser. Uten særskilt avtale med rettighets haverne er enhver eksemplarfremstilling og tilgjengeliggjøring bare tillatt i den utstrekning det er hjemlet i lov eller tillatt gjennom avtale med Kopinor, interesseorgan for rettighetshavere til åndsverk. Utnyttelse i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning og kan straffes med bøter eller fengsel.

Henvendelser om denne utgivelsen kan rettes til: Universitetsforlaget AS Postboks 508 Sentrum 0105 Oslo www.universitetsforlaget.no

Omslag: Jorunn Småland Sats: ottaBOK Trykk og innbinding: 07 Media – 07.no Boken er satt med: Times LT Std 11,5/14 Papir: 90 g Arctic Matt, 1,0

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 4

23.11.2020 13:18

Innhold

Forord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 Innledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1 Hva er et prosjekt?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 1.1 Prosjektbegrepet og kjennetegn . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.2 Prosjektkonseptets historie. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 1.3 Prosjektets livssyklus og faser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1.4 Prosjektgjennomføring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.5 Hvorfor er prosjektarbeidsformen så populær?. . . . . . . . . . . . . 29 1.6 Når anvende prosjektarbeidsformen?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 1.7 Forskjellige prosjekttyper. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.8 Forstudie og forprosjekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 1.9 Prosjektmodeller. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 1.10 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 1.11 Øvinger til kapittel 1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 2 Initiering og valg av prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 2.1 Kilder til nye prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50 2.2 Strategisk forankring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 2.3 Innhold i et prosjektforslag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 2.4 Vurdering av prosjektforslag. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 2.5 FNs bærekraftsmål som evalueringsfaktor. . . . . . . . . . . . . . . . 61 2.6 Metoder for rangering av prosjektforslag. . . . . . . . . . . . . . . . . 63 2.7 Nødvendige prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 2.8 Grunner til å velge bort et prosjektforslag . . . . . . . . . . . . . . . . 76 2.9 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 2.10 Øvinger til kapittel 2. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 5

23.11.2020 13:18

Innhold

3 Definering av prosjektet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 3.1 Avklaring og definering av behov. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 3.2 Avklaring og definering av krav og løsning . . . . . . . . . . . . . . . 84 3.3 Prosjektnedbrytning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 3.4 Detaljert design. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.5 Prosjektmandat. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 3.6 Prioritering mellom kostnad, tid og omfang/kvalitet . . . . . . . . 103 3.7 Planlegging av gevinstrealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 3.8 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113 3.9 Øvinger til kapittel 3. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 4 Prosjektlederen og prosjektledelse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 4.1 Hva kjennetegner prosjektledelse?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 4.2 Utvelgelse av prosjektleder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 4.3 Prosjektleders oppgaver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127 4.4 Funksjoner og lederroller i prosjekter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130 4.5 Kjennetegn ved en god prosjektleder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 4.6 Ledelse etter seksboks-modellen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 4.7 Prosjektleders fallgruver. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 4.8 Prosjektledelse, innflytelse og makt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 4.9 Prosjektcoaching. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 4.10 Kritiske suksessfaktorer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 4.11 Konflikthåndtering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 4.12 Ledelse av flere prosjekter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 4.13 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 4.14 Øvinger til kapittel 4. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 5 Organisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 5.1 Organisering av forholdet mellom prosjektet og basisorganisasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 5.2 Prosjektteamet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 5.3 Prosjekteier. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190 5.4 Styringsgruppe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 5.5 Referansegruppe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 5.6 Ansvarsfordeling. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 5.7 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 5.8 Øvinger til kapittel 5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 6

23.11.2020 13:18

Innhold 7

6 Innkjøp og kontraktsadministrasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205 6.1 Kjøp og kontrakter i prosjekter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 6.2 Valg av kontraktsstrategi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 6.3 Kontraktsprosessen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 6.4 Utvelgelse av leverandør. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213 6.5 Kontraktsforhandlinger. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 6.6 Kontraktsform. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 6.7 Oppfølging og administrasjon av kontrakten . . . . . . . . . . . . . . 226 6.8 Entrepriseformer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 6.9 Offentlig-privat samarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 230 6.10 Offentlige anskaffelser . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 6.11 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 238 6.12 Øvinger til kapittel 6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 239 7 Daglig prosjektarbeid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 7.1 Prosjektmøter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 7.2 Medarbeidernes prosjekthverdag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 7.3 Kommunikasjon internt og eksternt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 256 7.4 Tillit internt og eksternt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 7.5 Prosjektkontor som støttefunksjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 7.6 Scrum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 7.7 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 7.8 Øvinger til kapittel 7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 283 8 Interessenter og omgivelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 8.1 Prosjektets omgivelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 8.2 Prosjektets interessenter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 8.3 Prosjektets generelle omgivelser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 8.4 Forholdet mellom prosjektet og interessenter. . . . . . . . . . . . . . 297 8.5 Metode for håndtering av interessenter. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 8.6 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 8.7 Øvinger til kapittel 8. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313 9 Tidsplanlegging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 317 9.1 Hensikten med tidsplanlegging. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 9.2 Planleggingsprosessen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 319 9.3 Overordnet planlegging – milepælplanlegging. . . . . . . . . . . . . 321 9.4 Detaljert planlegging – aktivitetsplanlegging. . . . . . . . . . . . . . 327 9.5 Critical Path Method. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 9.6 Tidsplanlegging under usikkerhet – PERT. . . . . . . . . . . . . . . . 334

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 7

23.11.2020 13:18

Innhold

9.7 Tidsplanlegging ved bruk av Gantt-diagram. . . . . . . . . . . . . 338 9.8 Reduksjon av prosjekttiden. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 9.9 Last Planner System som planleggingssystem. . . . . . . . . . . 350 9.10 Kanban . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 352 9.11 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 355 9.12 Øvinger til kapittel 9. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 10 Kostnadsestimering og budsjettering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 361 10.1 Kostnadsstyring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362 10.2 Vurdering av behovet for ressurser (ressursestimering). . . . 362 10.3 Kostnadsestimering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 364 10.4 Estimeringsteknikker – budsjettering. . . . . . . . . . . . . . . . . . 366 10.5 Komponenter i kostnadsestimat og budsjett. . . . . . . . . . . . . 369 10.6 Strukturering av kostnadene. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 371 10.7 Usikkerhet ved estimering og prosjektreserver. . . . . . . . . . . 373 10.8 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 384 10.9 Øvinger til kapittel 10. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 385 11 Ressursplanlegging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 389 11.1 Begrensninger som kan påvirke ressursplanlegging. . . . . . . 389 11.2 Ressursplanlegging ved tidsbegrenset prosjekt. . . . . . . . . . . 391 11.3 Planlegging ved ressursbegrensning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 395 11.4 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 11.5 Øvinger til kapittel 11. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 403 12 Styring og oppfølging . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407 12.1 Styring av prosjektet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 407 12.2 Styringsformer. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 409 12.3 Styringskultur. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 411 12.4 Styring og informasjonstilgang. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 412 12.5 Oppfølging og avviksanalyse . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 413 12.6 Oppfølging av styringsvariabler. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 416 12.7 Avansert oppfølging av kostnader og fremdrift. . . . . . . . . . . 424 12.8 Oppsummering av kapittelet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 12.9 Øvinger til kapittel 12. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 13 Håndtering av usikkerhet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 13.1 Begrepene usikkerhet, risiko og mulighet. . . . . . . . . . . . . . . 446 13.2 Kilder til usikkerhet og typer usikkerhet. . . . . . . . . . . . . . . . 447 13.3 Usikkerheten endres i løpet av prosjektet. . . . . . . . . . . . . . . 448

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 8

23.11.2020 13:18

Innhold

13.4 Usikkerhet og motivasjon. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 449 13.5 Hvordan usikkerhet oppfattes og forstås . . . . . . . . . . . . . . . 450 13.6 Implementering av usikkerhetshåndtering. . . . . . . . . . . . . . 452 13.7 Roller i usikkerhetshåndteringen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 453 13.8 Kommunikasjon av usikkerhet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 456 13.9 Hvordan bli bedre på usikkerhetshåndtering? . . . . . . . . . . . 461 13.10 Metode for usikkerhetshåndtering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 463 13.11 Oppsummering av kapittelet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 13.12 Øvinger til kapittel 13 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 487 14 Kunnskap, læring og erfaringsoverføring. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 491 14.1 Kunnskap og kompetanse. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 492 14.2 Læring og læringsprosesser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 495 14.3 Erfarings- og kunnskapsoverføring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 499 14.4 Evaluering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 505 14.5 Fallgruver og barrierer i læring og erfaringsoverføring. . . . 508 14.6 Oppsummering av kapittelet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 509 14.7 Øvinger til kapittel 14 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 510 15 Avslutning og gevinstrealisering . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 513 15.1 Årsaker til at prosjektet avsluttes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 514 15.2 Når bør prosjektet avsluttes? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 515 15.3 Avslutningsprosessen. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 516 15.4 Utfordringer knyttet til prosjektavslutning. . . . . . . . . . . . . . 517 15.5 Vurdering av prosjektets grad av suksess. . . . . . . . . . . . . . . 519 15.6 Gevinstrealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 524 15.7 Oppsummering av kapittelet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 15.8 Øvinger til kapittel 15 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 533 Referanser. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 535 Stikkord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 545

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 9

23.11.2020 13:18

Til Anja Ingrid og vĂĽre barn Sebastian Johannes, Synne Isabell og Thea Sofie

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 10

23.11.2020 13:18

Forord Å skrive en lærebok er en utfordrende oppgave som har mange likhetstrekk med et prosjekt. Det har vært et klart mål, det er en unik oppgave, begrensede ressurser, det har vært en definert sluttdato, og arbeidet har vært tverrfaglig. Resultatmålet er den fysiske boken du nå holder i hånden, mens effektmålet er å dekke behovet for basiskunnskaper i prosjektledelse hos studenter og praktikere. Dette er den femte utgaven av boken som utkom første gang i 2005. Læreboken har sin bakgrunn i undervisning i prosjektledelse ved Handelshøyskolen BI. Hensikten har vært å gi studentene på disse kursene en overordnet og helhetlig innsikt i faget prosjektledelse. Endringer i denne femte utgaven omfatter i hovedsak kapittel 2 om FNs bærekraftsmål, kapittel 5 om prosjekteier, kapittel 9 om Last Planner System og Kanban, kapittel 12 om styringsvariabler i PRINCE2® og kapittel 14 om 70/20/10 modellen for læring. I tillegg er det gjort en rekke mindre endringer og oppdateringer i boken. Flere nye litteraturreferanser er lagt til. I boken er det lagt vekt på en pedagogisk tilnærming ved å presentere fagemner på en så oversiktlig og instruktiv måte som mulig. Dette er videreført i denne utgaven av boken hvor det er utarbeidet flere nye eksempler – LØFT fra Statens lånekasse for utdanning, Autosys fra Statens vegvesen og E39 Sørvest fra Nye Veier. Å utgi en bok forutsetter at en rekke rammebetingelser er på plass. I denne sammenheng rettes det først og fremst en takk til Universitetsforlaget og Erik Juel for all mulig støtte underveis. En stor takk til Ann-Charlott Pedersen, Jan Evensmo, Tore Aalberg, Elisabeth Krogh og Bo H. Christensen for nyttige kommentarer og innspill til første utgave av boken. I forbindelse med andre og tredje utgave av boken rettes en takk Tore Aalberg og Øystein H. Meland samt forelesere og studenter som har gitt nyttige kommentarer og innspill. Til fjerde utgaven av boken vil jeg spesielt takke Tore Aalberg for gode eksempler og kommentarer. Til denne femte utgaven vil jeg igjen takke Tore Aalberg for gode forslag og innspill. Jeg vil også rette en takk til Helge Lysaker i Statens lånekasse for utdanning, Erik Johannessen i Statens vegvesen og Vidar Stormark i Nye Veier. Oslo, desember 2020 Jan Terje Karlsen

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 11

23.11.2020 13:18

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 12

23.11.2020 13:18

Innledning Jeg har lagt vekt på å skrive en lærebok som både skal være leservennlig og som skal gi en god og grundig innføring i prosjektledelse. Motivasjonen for å skrive denne boken har vært å gi leseren en overordnet og helhetlig innsikt i faget prosjektledelse. Jeg har forsøkt å dekke alle de viktigste fagemner innen prosjekt og prosjektledelse på en så oversiktlig og instruktiv måte som mulig. Teorien som er presentert, er forsøkt satt inn i praktiske sammenhenger med eksempler, både virkelige og konstruerte. Boken består i alt av 15 kapitler som er pedagogisk bygd opp i fire deler. Første del (kapittel 1–3) dreier seg om oppstart og definering av prosjektet. Andre del (kapittel 4–8) fokuserer på ledelse og prosesser i prosjekter. Tredje del (kapittel 9–13) er rettet mot teknikker og metoder som benyttes i prosjektarbeid. Den fjerde og siste delen (kapittel 14 og 15) er av oppsummerende karakter og fokuserer på læring, erfaringsoverføring og avslutning av prosjektet. Hver del i boken er rettet mot hovedformålet, som er å gi en overordnet forståelse for helheten i prosjektarbeid. Denne strukturen er illustrert i en figur som vises i starten av hvert kapittel. Dette er kun gjort av pedagogisk hensyn for å gi leseren en oversikt og en rød tråd som kan følges når boken leses. Denne oppbygningen av boken og valgt struktur må ikke forveksles med prosjektmodeller og hva som må komme først og sist i et prosjekt. Selv om for eksempel usikkerhetshåndtering i boken gjennomgås i kapittel 13, betyr ikke det at dette er noe man begynner med sent i prosjektet. Det er flere faste innslag som leseren vil finne igjen i de ulike kapitlene: Som en del av kapittelintroduksjonen gis en enkel oversikt over innholdet i kapittelet. Hvert kapittel avsluttes med en konsis oppsummering som gjengir essensen av innholdet i kapittelet. Til hvert kapittel er det laget øvingsoppgaver. Dette er både enkle spørsmål og mer omfattende case. I tillegg til oppgavene i boken vil leseren kunne bryne seg på oppgaver (blant annet flervalgsoppgaver) som er lagt ut på bokens nettsider www.universitetsforlaget.no/prosjektledelse. Å løse disse oppgavene vil hjelpe leseren til en dypere forståelse av prosjektfaget. I boken presenteres det også flere gjennomgående case som dukker opp i de ulike kapitlene. I det ene caset Metek presenteres to prosjekter, Nytt datasystem og Nytt metallprodukt. Andre case er Islandsfisk, Valle kulturfestival, DEX AS, Auto AS og NM i melkespannkasting.

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 13

23.11.2020 13:18

Innledning

Boken er først og fremst skrevet for studenter som studerer prosjektledelse, men andre vil kunne ha utbytte av den. Prosjektledere vil finne boken nyttig som et oppslagsverk og guide for gjennomføring av prosjekter. Andre ledere kan ha nytte av boken for å forstå prosjektets rolle og betydning som virkemiddel for å realisere virksomhetens strategi. Andre prosjektmedarbeidere kan ha nytte av de prosesser, metoder og teknikker som presenteres for å håndtere daglige utfordringer i prosjektarbeidet. Jeg har lagt vekt på å beskrive og forklare hvordan prosjekter kan gjennomføres. De konsepter, prosesser, prinsipper, metoder og teknikker som presenteres i boken, er generelle. Med det mener jeg at boken ikke spesialiserer seg på en bestemt type prosjekter – for eksempel byggeprosjekt, IT-prosjekt, forskningsprosjekt, stort, lite, osv. I stedet er teksten skrevet for personer som ønsker å håndtere et vidt spekter av prosjekter. Boken egner seg som støtte både til de virksomhetene som gjennomfører små enkle prosjekter, og de virksomhetene som er prosjektorganisert og gjennomfører store prosjekter. Det er forsøkt å få til en god balanse mellom teori, begreper, metoder og praktiske momenter om prosjektledelse. Prosjektledelse – fra initiering til gevinstrealisering består av følgende kapitler og innhold: Kapittel 1 starter med å gi et nødvendig begrepsmessig fundament. Her er det tatt med litt om prosjektfagets historie, hva prosjektarbeid omfatter, ulike prosjekttyper og prosjektmodeller. I kapittel 2 gjennomgås prosjektets strategiske betydning for virksomheter. Her fokuseres det også på utarbeidelse av prosjektforslag, vurdering av prosjektforslag og valg av prosjekter. Kapittel 3 handler om definering av prosjektet. Forhold som tas opp i kapittelet, er avklaring av behov, utarbeidelse av krav og konseptløsning, prosjektnedbrytning, prosjektmandat og planlegging av gevinstrealisering. Kapittel 4 tar for seg prosjektlederen og prosjektledelse. Her gjennomgås blant annet hvilke krav som stilles til en prosjektleder, hva prosjektledelse er, prosjektlederskapsstiler, prosjektlederroller, prosjektleders oppgaver, maktkilder til en prosjektleder, kritiske suksessfaktorer, konflikthåndtering, coaching og ledelse av flere prosjekter. I kapittel 5 gjennomgås organisering av prosjekter. Jeg har valgt å fokusere på organisering av forholdet mellom prosjektet og linjeorganisasjonen (ekstern organisering), organisering av prosjektteamet, sammensetning av team, prosjekteier, teamutvikling, styringsgruppe og referansegruppe.

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 14

23.11.2020 13:18

Innledning 15

Kapittel 6 tar for seg innkjøp og kontraktsadministrasjon, blant annet kontraktsstrategi, anskaffelsesprosessen, anbud, forhandlet kontrakt, kontraktstyper, kompensasjonsformater, entrepriseformer, kontraktsoppfølging, offentlig– privat samarbeid og offentlige anskaffelser. Kapittel 7 dreier seg om daglig prosjektarbeid. Her gjennomgås blant annet prosjektmøter, hverdagen til en prosjektdeltaker, kommunikasjon, tillit, kompetansestøtte fra prosjektkontor og scrum som arbeidsmetode. I kapittel 8 fokuseres det på prosjektets interessenter og omgivelser. Her gjennomgås hvilke interessenter et prosjekt kan ha, relasjonsform til interessenter og håndtering av interessenter. Kapittel 9 handler om tidsplanlegging. Her gjennomgås metoder som milepælplanlegging og nettverksplanlegging. Forskjellige planleggingsteknikker slik som CPM, PERT, Gantt, Last Planner System og Kanban blir beskrevet. Kapittel 10 tar for seg kostnadsestimering og budsjettering. Forskjellige kostnadsestimater, estimeringsteknikker, kostnadskomponenter i et budsjett og beregning av økonomisk reserve gjennomgås. I kapittel 11 ser jeg nærmere på ressursplanlegging. Her gjennomgår jeg ressursplanlegging når det er en tidsbegrensning, og ressursplanlegging når det er en ressursbegrensning. Kapittel 12 dreier seg om styring og oppfølging av prosjektet. I dette kapitte let fokuseres det på hva styring av prosjektet er, sentrale styringsfaktorer, oppfølging og avviksanalyse, S-kurver og strategier og tiltak for å håndtere avvik fra opprinnelig plan og budsjett. Kapittel 13 tar for seg usikkerhetshåndtering i prosjekter. Her gjennomgås begrepene usikkerhet, risiko og muligheter, kilder til usikkerhet, typer av usikkerhet, hvordan usikkerhet oppfattes, tolkes og forstås, implementering av usikkerhetshåndtering, kommunikasjon av usikkerhet og en metode for håndtering av usikkerhet. Kapittel 14 har fokus på kunnskap, læring, evaluering og erfaringsoverføring. Her gjennomgås blant annet ulike metoder for erfaringsoverføring. Kapittel 15 tar for seg avslutningen av prosjektet og gevinstrealisering. Her har jeg valgt å fokusere på årsaker til at prosjekter avsluttes, når prosjekter bør avsluttes, utfordringer knyttet til prosjektavslutning, vurdering av prosjekt suksess og realisering av gevinster fra prosjektresultatet.

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 15

23.11.2020 13:18

Innledning

KAPITTEL 1 Hva er et prosjekt?

KAPITTEL 2 Initiering og valg av prosjekter

KAPITTEL 3 Definering av prosjektet Prosess og ledelse

Teknikk og metode

KAPITTEL 4 Prosjektlederen og prosjektledelse

KAPITTEL 9 Tidsplanlegging

KAPITTEL 5 Organisering

KAPITTEL 10 Kostnadsestimering og budsjettering

KAPITTEL 6 Innkjøp og kontraktsadministrasjon

KAPITTEL 11 Ressursplanlegging

KAPITTEL 7 Daglig prosjektarbeid

KAPITTEL 12 Styring og oppfølging

KAPITTEL 8 Interessenter og omgivelser

KAPITTEL 13 Håndtering av usikkerhet

KAPITTEL 14 Kunnskap, læring og erfaringsoverføring

KAPITTEL 15 Avslutning og gevinstrealisering

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 16

23.11.2020 13:18

Hva er et prosjekt?

En stor andel av all verdiskapning i Norge i dag skjer gjennom prosjekter. Interessen for prosjektkonseptet er stor og voksende. Enkelte går så langt som til å hevde at prosjekter er avgjørende for videre utvikling og vekst i samfunnet. Mange ledere ser muligheten til å utnytte fordelene denne måten å organisere og gjennomføre arbeidsoppgaver byr på. Kort sagt: Vi lever i en verden omgitt av prosjekter. En undersøkelse fra 2016 viser at norske ansatte i snitt bruker ca. 1/3 av arbeidstiden på prosjekter (Wald et al. 2016). Innen enkelte bransjer, slik som olje og gass samt informasjon og kommunikasjon, er andelen nærmere 50 %. Arbeidsformen er utbredt i så vel offentlig som privat sektor. Alt tyder på at denne trenden vil fortsette, og den samme undersøkelsen viser at prosjektarbeidsformen vil fortsette å vokse i alle deler av samfunnet.

Kapittel 1 skal gi en oversikt over: • Definisjonen på et prosjekt og prosjektbegrepet • Prosjektets kjennetegn • Historisk utvikling • Prosjektets livssyklus og faser • Hva prosjektarbeid omfatter • Prosjektets styringssløyfe og styringsfaktorer • Grunner til prosjektarbeidsformens utbredelse • Når det er hensiktsmessig å benytte prosjektarbeidsformen • Forskjellige prosjekttyper • Forstudie og forprosjekt • Prosjektmodeller

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 17

23.11.2020 13:18

1 Hva er et prosjekt?

1.1 Prosjektbegrepet og kjennetegn Opprinnelig stammer begrepet prosjekt fra det latinske ordet «projicere» (pro = «frem» og jicere = «å kaste»), slik at prosjekt i oversatt betydning betyr å kaste frem. Det meningsinnholdet som i dagligtale legges i ordet prosjekt, er at det representerer en plan, et forslag eller et utkast. I prosjektlitteraturen finner vi at så vel den fysiske prosessen som planens gjennomføring inngår i prosjektbegrepets definisjon (Elvenes 1987). Rolstadås (2011) definerer et prosjekt slik: Et tiltak som har karakter av et engangsforetagende med et gitt mål og av grenset omfang, og som gjennomføres innenfor tids- og kostnadsramme.

Vi har også tatt med noen engelske definisjoner, deriblant PMI (2017) som definerer prosjektet med følgende ordlyd (fritt oversatt): Et prosjekt er en tidsavgrenset bestrebelse for å skape et unikt produkt eller en tjeneste.

Gido og Clements (2014) definerer prosjektbegrepet slik (fritt oversatt): Et prosjekt er en bestrebelse for å oppnå et definert mål gjennom et unikt sett av avhengige aktiviteter og effektiv utnyttelse av ressurser.

Prosjekter varierer både i størrelse og kompleksitet. Betegnelsen prosjekt brukes om oppgaver som spenner over alt fra det å gjennomføre olympiske leker til det å skrive en lærebok som denne. Selv om disse to prosjektene er temmelig forskjellige med hensyn til kompleksitet, størrelse, ressursbruk osv., har de begge en del felles karakteristika. Disse oppgavene har et sett av egenskaper eller betingelser som gir dem fellesbetegnelsen prosjekt. Kjennetegnene er blitt definert på mange forskjellige måter i prosjektlitteraturen, alt etter hva man har ønsket å fremheve. I denne boken har vi valgt å legge vekt på følgende fem karakteristika ved prosjektet: • Entydig målsetting • Begrenset ressurstilgang • Engangsforetak • Bestemt start- og sluttdato • Tverrfaglig arbeid

9788215043050_Karlsen_Prosjektledelse.indd 18

23.11.2020 13:18

788215 043050

5. utgave

JAN TERJE KARLSEN

ISBN:978-82-15-04305-0

PROSJEKTLEDELSE

JAN TERJE KARLSEN

– fra initiering til gevinstrealisering