Directrices para implementación del archivo central UPEC

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA ESTATAL DEL CARCHI FACULTAD DE COMERCIO INTERNACIONAL, INTEGRACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ECONOMÍA EMPRESARIAL

INFORME DE PRACTICAS PRE PROFESIONALES

TEMA: Definición de directrices para la implementación del Archivo Central de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

Autora: Cisneros Enríquez Lizbeth Viviana Tutora: Ing. Sonia Malquín Tulcán – Ecuador Año 2017

CONTENIDO 1.1.- Planteamiento ................................................................................................................. 5 1.2.- Formulación ................................................................................................................... 5 1.3.- Delimitación ................................................................................................................... 6 1.4.- Justificación.................................................................................................................... 6 1.5.- Objetivos ........................................................................................................................ 7 1.5.1.- Objetivo General ..................................................................................................... 7 1.5.2.- Objetivos Específicos .............................................................................................. 7 2.1.- Antecedentes de la institución ........................................................................................ 7 2.1.1

Misión de la universidad ...................................................................................... 8

2.1.2

Visión de la universidad ....................................................................................... 8

2.1.3

Valores institucionales ........................................................................................ 8

2.1.4

Oferta de estudios ................................................................................................. 9

2.1.5

Estructura organizativa ....................................................................................... 10

2.2. Fundamentación Científica ............................................................................................ 13 2.2.1. Proceso Administrativo........................................................................................... 13 2.2.1.1 Planeación ............................................................................................................. 13 2.2.1.2. Organización ........................................................................................................ 13 2.2.1.3. Dirección ............................................................................................................. 13 2.2.1.4. Control ................................................................................................................. 14 2.2.2. Direccionamiento Estratégico ................................................................................. 14 2.2.3. Directriz ................................................................................................................. 14 2.2.4. Organización documental ...................................................................................... 15 2.2.5. Conservación documental ....................................................................................... 15 2.2.6. Descripción documental ......................................................................................... 15

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2.2.7. Selección documental ............................................................................................. 16 2.2.8. Gestión documental ................................................................................................ 18 2.2.9. Principios básicos de la archivología ...................................................................... 20 2.2.10. Procesos archivísticos ........................................................................................... 21 2.2.11. Valor de los documentos...................................................................................... 22 2.2.12. Préstamo de documentos del archivo y su control ................................................ 25 2.2.13. Norma ISO 15489-1.............................................................................................. 26 2.3.- Vocabulario Técnico .................................................................................................... 29 2.4.- Variables ...................................................................................................................... 31 3.1.- Modalidad del Proyecto de Pasantías ........................................................................... 31 3.2.- Tipos de Investigación ................................................................................................. 31 3.3.- Plan de Procesamiento y Análisis de la Información ................................................... 32 3.3.1. Procesamiento de datos .............................................................................................. 32 3.3.2. Análisis de la información .......................................................................................... 33 3.3.2.1. Población y muestra................................................................................................. 33 3.4.- Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación .................................................... 44 4.1.- Recursos ....................................................................................................................... 45 4.2.- Presupuesto .................................................................................................................. 45 4.3.- Cronograma .................................................................................................................. 46 4.4.- Bibliografía .................................................................................................................. 47 4.5.- Anexos.......................................................................................................................... 48 Anexos 1 ........................................................................................................................... 48 Anexos 2. .......................................................................................................................... 49 5.1.- Definición de directrices para la implementación del Archivo Central de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi. ................................................... 52

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5.1.1

Antecedentes de la propuesta ............................................................................. 52

5.1.2

Justificación ........................................................................................................ 52

5.1.3

Objetivos ............................................................................................................ 53

5.1.3.1 Objetivo General............................................................................................. 53 5.1.3.2 Objetivos Específicos ..................................................................................... 53 5.1.4 Definición de directrices: ........................................................................................ 54 5.1.5 5.2

Legislación vigente de referencia ....................................................................... 58

Conclusiones y Recomendaciones ............................................................................ 61

5.2.1

Conclusiones ...................................................................................................... 61

5.2.2

Recomendaciones ............................................................................................... 62

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Importancia de la planificación, manejo y organización de la documentación ....... 34 Tabla 2 Definición de directrices y lineamientos ................................................................. 35 Tabla 3 Capacitación y Formación ....................................................................................... 36 Tabla 4 Espacio Adecuado ................................................................................................... 37 Tabla 5 Líneas o convenios de cooperación ......................................................................... 38 Tabla 6 Implementación de normas..................................................................................... 39 Tabla 7 Control y organización de documentos ................................................................. 40 Tabla 8 Implementación Sistema Informático...................................................................... 41 Tabla 9 Inventario de documentos....................................................................................... 42 Tabla 10 Estructura orgánico funcional............................................................................... 43 Tabla 11. Presupuesto del Informe de Prácticas Pre profesionales. ..................................... 45 Tabla 12. Cronograma .......................................................................................................... 46

ÍNDICE DE ILUSTRACIONES Ilustración 1Plan de Desarrollo Institucional 2015-2020 UPEC .......................................... 12

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CAPITULO I EL PROBLEMA 1.1.- Planteamiento Administrar la información documental se ha vuelto un elemento importante para las organizaciones, debido a que la información se la considera como un recurso organizacional necesario y estratégico para la toma de decisiones, por lo que es relevante la creación de normativas internas para el manejo de los archivos y gestión documental; así como también, la disposición de un espacio físico, talento humano e infraestructura tecnológica necesaria para el almacenamiento del patrimonio documental, en forma técnica y cumpliendo los estándares de calidad.

La Universidad Politécnica Estatal de Carchi UPEC, particularmente la oficina de Secretaria General,

dispone de un fondo documental bastante extenso, referente a la

gestión administrativa y académica, que genera cada unidad y que está siendo administrada y custodiada de manera empírica por los propios gestores de los documentos, más que basada en normativas institucionales o regulaciones externas y aún carece de un Archivo Central que permita centralizar de forma técnica la información documental de la organización sin brindar un tratamiento archivístico, lo que propicia el extravío y el deterioro de la documentación.

También se evidencia la insuficiencia del espacio para el almacenamiento de los documentos, sin considerar el incremento de la misma, lo cual ocasiona que la información se encuentre dispersa dentro de las diferentes áreas de trabajo, haciendo ardua su localización y custodia.

Por otro lado, esto conlleva el retraso en los requerimientos de los usuarios tanto internos como externos, propiciándose demora en el tiempo de respuesta. Este problema afecta a todas las personas que utilizan como medios de consulta los documentos generados por esta institución.

1.2.- Formulación ¿Cómo incide la inexistencia de directrices como herramienta o instrumento guía para la implementación del Archivo Central de la Secretaría General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi?

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1.3.- Delimitación Lugar. La presente propuesta se va a desarrollar en la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal de Carchi ubicada en el Campus Matriz ubicada en la Avenida Universitaria y Antisana, cantón Tulcán, provincia del Carchi, Ecuador.

Tiempo. Año 2017.

1.4.- Justificación La implementación y organización de los archivos, radica en el tratamiento y consideración de la memoria institucional e histórica de una organización; por lo que se hace necesario implementar programas de gestión documental, con la aplicación de Normativas, manuales y procedimientos de archivo y manejo de correspondencia; así como también de infraestructura, con lo cual se pretende brindar una herramienta de gestión a los responsables del manejo del archivo y de las comunicaciones oficiales escritas, en toda la entidad y facilitar la aplicación de procesos de gestión documental.

Como parte de un proceso administrativo es fundamental contar con instrumentos guías para la implementación de un sistema, con la finalidad de proporcionar recomendaciones técnicas, así como también facilitar la puesta en marcha de sistemas de planificación, manejo y organización de la documentación con criterios de eficiencia y calidad .

Es de vital importancia definir directrices claras y específicas para la implementación de un Archivo Central en la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, las cuales permiten organización, preservación, custodia, y disposición de la información, respecto a los plazos de conservación de documentos, para mejorar el control de los documentos que ingresan y son requeridos por los usuarios; así como también, establecer las condiciones y características de los espacios físicos para la implementación de un Archivo Central. Esto también reducirá el tiempo de respuesta de los requerimientos, de información lo cual lleva como consecuencia la satisfacción de los usuarios; de igual manera la documentación será archivada de manera organizada; lo que permitirá, salvaguardar los documentos y en general el patrimonio documental de la institución y permitirá además contar con evidencia física técnicamente procesada para la toma de decisiones.

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1.5.- Objetivos 1.5.1.- Objetivo General Establecer como incide, la falta de directrices y lineamientos técnicos para la implementación de un Archivo Central de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

1.5.2.- Objetivos Específicos  Diagnosticar la situación actual del Archivo Central de la Secretaria General  Identificar los conceptos en temas de archivística que sustenten teóricamente la validez de este proyecto.  Proponer las directrices para la implementación de un Archivo Central para la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

CAPITULO II MARCO TEÓRICO

2.1.- Antecedentes de la institución La Universidad Politécnica Estatal del Carchi es una institución de educación superior creada mediante LEY DE CREACIÓN, según Registro Oficial N° 244 publicada el 5 de abril del 2006; y acreditada por el CEACES en categoría B con fecha 21 de noviembre del 2013.

Ubicada en el Ecuador, Provincia del Carchi, Cantón Tulcán, Parroquia Tulcán en la Avenida Universitaria y calle Antisana S/N; ofrece servicios educacionales de tercer nivel con cinco escuelas; con una población estudiantil de alrededor de 1800 estudiantes con una planta docente de 150 catedráticos y una planta administrativa conformada por 92 empleados y trabajadores.

Cuenta con una infraestructura moderna, que brinda confort y comodidad a los usuarios, con el número suficiente de aulas amobladas y equipadas para el desarrollo de las actividades académicas; cuenta además con oficinas administrativas bien equipadas para el bienestar de la comunidad universitaria, con laboratorios de informática, química, 7

enfermería, entre otros, dotados con equipos e instrumentos de última generación; respecto al bienestar universitario, la institución cuenta con el servicio de transporte universitario, dispensario clínico -odontológico, servicio de orientación psicológica, biblioteca, espacios y áreas verdes, y áreas de recreación y deporte.

2.1.1 Misión de la universidad “La Universidad Politécnica Estatal del Carchi es una institución de educación superior pública y acreditada, que satisface las demandas sociales a través de la formación de grado y posgrado, la investigación, la vinculación con la sociedad y la gestión, generando conocimientos que contribuyen al desarrollo económico, social, científico-tecnológico, cultural y ambiental de la región.

2.1.2 Visión de la universidad “Ser una universidad sin fronteras geográficas, acreditada, líder en la formación integral y reconocida por su excelencia, calidad, transparencia y compromiso con el desarrollo de la región y del país”.

2.1.3 Valores institucionales Responsabilidad: Respetar el tiempo de los demás a través de la puntualidad.

Humanismo: Generar un ambiente con calidad, calidez y reflejarlo hacia la sociedad a través del trabajo en equipo que permita alcanzar resultados efectivos, garantizando la profesionalización en el desempeño, para lograr el respeto, solidaridad, equidad, justicia, confianza, en la sociedad.

Trabajo en Equipo: Realizar un trabajo colaborativo para llegar a obtener resultados de manera efectiva con el uso de las potencialidades del talento humano.

Calidad: La calidad es una forma de pensar y actuar de manera individual y colectiva en el desempeño profesional. La calidad no es un fin sino un trabajo de mejoramiento permanente.

Integración y desarrollo: Trabajar en cooperación, logrando condiciones que permitan la sinergia académica y de investigación con instituciones públicas y privadas a nivel local,

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regional e internacional, en procura del mejoramiento social, económico, cultural y los propósitos del Plan Nacional del Buen Vivir.

Pertenencia: Compromiso absoluto y permanente con la institución, desempeñando las actividades laborales con pasión, mística, vocación y orgullo de pertenencia en cada actividad llevada a cabo.

Justicia: Identificar la igualdad social como seres humanos acreedores de los mismos derechos y oportunidades para el desarrollo, sin discriminación por diferencias de origen, edad, sexo, desarrollo cultural, etnia y religión.

Respeto: Consideración de que alguien o incluso algo tienen un valor por sí mismo y se establece con reciprocidad y reconocimiento mutuo.

2.1.4 Oferta de estudios La Universidad Politécnica Estatal de Carchi, para la formación profesional dispone de la siguiente oferta académica modalidad presencial: 

Facultad de Comercio Internacional, Integración, Administración y Economía Empresarial







Escuela de Administración de Empresas y Marketing



Escuela de Comercio Exterior y Negociación Comercial Internacional

Facultad de Industrias Agropecuarias y Ciencias Ambientales 

Escuela de Desarrollo Integral Agropecuario



Escuela de Turismo y Ecoturismo

Facultad de Ciencias de la Salud (Proyecto) 



Carrera de Enfermería

Nuevas Carreras 

Ingeniería en Logística



Ingeniería en Informática



Ingeniería en Alimentos



Licenciatura en Administración Pública

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2.1.5 Estructura organizativa La entidad está dividida en una serie de unidades administrativas y operativas, con funciones y atribuciones, con medios, materiales y recurso humano adscrito. Los objetivos, funciones y competencias de las diferentes unidades, departamentos administrativos y puestos; están detallados al igual que las competencias y responsabilidades de los procesos de administración del recurso humano, que define las dependencias que conforman la organización, el perfil, requisitos y funciones, de los servidores de la institución, está establecido

en

el

Manual

de

Funciones

10

y

el

Manual

por

Proceso

CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO POLITÉCNICO COMISIÓN DE EVALUACIÓN INTERNA

RECTORADO

COMISIÓN DE PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

PROCURADURÍA

ASESOR DE DESPACHO COMISIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

SECRETARIA GENERALL

Asesoría

COMISIÓN DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD COMISIÓN DE ECONOMIA Y FINANZAS

ADMISIÓN Y REGISTRO

ARCHIVO CENTRAL

COMISIÓN DE PUBLICACIONES

AUDITORÍA INTERNA

COMISIÓN DE RELACIONES INTERNACIONALES COMISIÓN DE ASUNTOS SOCIALES

UNIDAD DE COMUNICACIÓN

DIRECCIÓN DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

VICERRECTORADO

DIRECCIÓN DE SEGURIDAD, HIGIENE DEL TRABAJO Y SALUD OCUPACIONAL

DIRECCIÓN DE INFRAESTRUCTURA FÍSICA Y MANTENIMIENTO

MANTENIMIENTO Y ASEO

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN Y DESARROLLO INSTITUCIONAL

DIRECCION DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA

UNIDAD DE PROYECTOS Y COOPERACIÓN

SOPORTE TÉCNICO

TALENTO HUMANO

REDES Y COMUNICACIÓN

ADQUISICIONES

CONSEJO DE INVESTIGACIÓN

CONSEJO

UNIDAD DE INFORMACIÓN Y ESTADÍSTICA

ACADÉMICO DIRECCIÓN ACADÉMICA

DIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN

DESARROLLO DE SOFTWARE

SERVICIOS GENERALES Y TRANSPORTE

DIRECCIÓN FINANCIERA

DIRECCIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

CONTABILIDAD GENERAL

UNIDAD MÉDICA

UNIDAD ODONTOLÓGICA

COSTOS

CENTRODE DESARROLLO INFANTIL

PRESUPUESTO

TESORERÍA

CAPACITACIÓN

DIRECCIÓN DE VINCULACIÓN CON LA SOCIEDAD

CENTRO DE TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA

CENTRO DE EMPRENDIMIENTO Y SERVICIOS

FINCA EXPERIMENTAL SAN FRANCISCO

UNIDAD DE PSICOLOGÍA

FINCA EXPERIMENTAL ALONSO TADEO

ENTORNOS VIRTUALES DE APRENDIZAJE

FACULTAD DE COMERCIO INTERNACIONAL, INTEGRACIÓN, ADMINISTRACIÓN Y ECONOMIA

FACULTAD DE CIENCIAS DE LA SALUD

FACULTAD DE INDUSTRIAS AGROPECUARIAS Y CIENCIAS AMBIENTALES

CONSEJO DE FACULTAD

CONSEJO DE FACULTAD

CONSEJO DE FACULTAD

DECANATO

DECANATO

DECANATO

SUBDECANATO

SUBDECANATO SECRETARIO PROCURADOR

BODEGA

INSTITUTO DE POSGRADO Y FORMACIÓN CONTINUA

BIBLIOTECA GENERAL

CONSEJO DE POSGRADO

SUBDECANATO

SECRETARIO PROCURADOR

SECRETARIO PROCURADOR

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CENTRO DE CULTURA FÍSICA Y ESTÉTICA

DIRECCIÓN DE POSGRADO

AMMINISTRACION DE EMPRESAS Y MARKETING

DIRECCIÓN

COMERCIO EXTERIOR Y NEGOCIACION COMERCIAL

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

COORDINACIÓN

COORDINACIÓN

INVESTIGAC.

INVESTIGAC.

COORDINACIÓN

LOGÍSTICA

DIRECCIÓN

COORDINACIÓN

ESCUELA DE ENFERMERÍA

ALIMENTOS

AGROPECUARÍA

TURISMO Y ECORTURISMO

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

DIRECCIÓN

COORDINACIÓN

COORDINACIÓN

COORDINACIÓN

COORDINACIÓN

INFORMÁTICA

DIRECCIÓN

COORDINACIÓN

INVESTIGAC.

INVESTIGAC.

Ilustración 1Plan de Desarrollo Institucional 2015-2020 UPEC

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CENTRO DE IDIOMAS

2.2. Fundamentación Científica 2.2.1. Proceso Administrativo Proceso administrativo es el flujo continuo e interrelacionado de las actividades de planeación, organización, dirección y control, desarrolladas para lograr un objetivo común: aprovechar los recursos humanos, técnicos, materiales y de cualquier otro tipo, con los que cuenta la organización para hacerla efectiva, para sus stakeholders y la sociedad. (Munch, 2010)

Por lo tanto se entiende que el proceso administrativo es la herramienta que se aplica en las organizaciones para el logro de sus objetivos y satisfacer sus necesidades. Es importante mencionar que esta herramienta contribuirá a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por la institución, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Según, (Munch, 2010) dentro del Proceso Administrativo, establece las siguientes etapas:

2.2.1.1 Planeación Consiste en saber qué se va a hacer por anticipado, cuál va a ser la dirección que se va a tomar para alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. ¿Qué se desea conseguir (objetivos)? ¿Qué se va a hacer para alcanzarlo? ¿Quién y cuándo lo va a hacer? ¿Cómo lo va a hacer (recursos)?

2.2.1.2. Organización Es un proceso en donde se determina qué es lo que debe hacerse para lograr una finalidad establecida o planeada, dividiendo y coordinando las actividades y suministrando los recursos.

2.2.1.3. Dirección La dirección es la función que trata, a través de la influencia interpersonal, de lograr que todos los involucrados en la organización contribuyan al logro de sus objetivos. Se ejerce a través de tres subfunciones: el liderazgo, la motivación y la comunicación.

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2.2.1.4. Control El control es la función que efectúa la medición de los resultados obtenidos comparándolos con los esperados (planeados) con el fin de buscar la mejora continua.

2.2.2. Direccionamiento Estratégico Es la formulación de las finalidades y propósitos de una organización, plasmadas en un documento donde se consignan los objetivos definidos para un largo plazo, por lo general a cinco o diez años que, por ser de esa naturaleza se convierten en la estrategia de supervivencia, crecimiento, perdurabilidad, sostenibilidad y, por sobre todo, de servicio a sus clientes o usuarios.

El direccionamiento estratégico, incluye definir objetivos en diferentes niveles o planos cuyo alcance va desde lo universal hasta lo particular de la siguiente forma: Visión.- Es el futuro que se quiere crear en términos de finalidades, productos y beneficios.

Misión.- Es el motivo, propósito, fin o razón, de ser de la existencia de una organización.

Políticas empresariales.- Éstas deben ser consecuentes con la filosofía y principios de actuación implícita o explícitamente declarados en la visión y la misión.

2.2.3. Directriz De acuerdo ( Real Academia Española de la lengua, 2016), una directriz es “una instrucción o norma que ha de seguirse en la ejecución de algo”.

Según ( Red de Archivos Universitarios del Ecuador , 2016) menciona: Las directrices propuestas para el diseño, consolidación y administración de Sistema de Gestión de Documentos y Archivos proporcionarán a las Instituciones de Educación Superior, los lineamientos a seguir para que en el ejercicio de su autonomía responsable, puedan desarrollar estrategias, normativas y lineamientos técnicos archivísticos internos, y por ende, proteger los patrimonios documentales e históricos de estas instituciones.

Por lo tanto, las directrices son lineamientos, guías para la conducción del Sistema de Gestión de Documentos, y por ende, son elementos sistemáticos esenciales, su propósito es establecer principios que deben seguir terceros para llegar a un fin determinado.

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2.2.4. Organización documental “Consiste en la aplicación de procesos técnicos que permiten la clasificación, la ordenación y la codificación de un fondo documental, previamente revisado y analizado. Es la forma como se organizan los documentos para la localización y recuperación inmediata de la información”. (Tratamiento Archivístico de Documentos y Gestión de Archivos Universitarios, 2015) En base a lo expuesto, una organización documental es importante dentro de una organización puesto que permitirá tener la información organizada, así también localizar los documentos de manera eficaz y eficiente.

2.2.5. Conservación documental “Es custodiar/guardar, proteger el material archivístico, se entiende como el procedimiento que establece la línea política para proteger, preservar y restaurar los documentos” (Arias, 2014) Por lo tanto es sustancial mantener un buen recaudo de los documentos, puesto que estos son parte esencial del patrimonio de cada organización, y por ende, hay que salvaguardar dichos documentos.

2.2.6. Descripción documental La descripción documental es el proceso que se encarga de la elaboración de inventarios, índices, catálogos y otros auxiliares descriptivos necesarios para que los documentos sean accesibles a los usuarios.

Los fines de la descripción documental son: a) Conocer la documentación que existe en un archivo (volumen documental). b) Localizar topográficamente (físicamente) los documentos requeridos por los usuarios. c) Controlar la entrada y salida de documentos del archivo (circulación y préstamo).

Es importante porque el servicio que brinda un archivo depende mucho de una buena descripción documental; una buena organización documental muchas veces se ve opacada por la falta de auxiliares descriptivos que permitan complementar el eficiente servicio que

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se pretende alcanzar, y puede suceder en cambio que una excelente descripción supla una deficiente organización.

Entre los auxiliares descriptivos encontramos los siguientes: Inventarios.- Consiste en identificar, analizar y determinar los caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de conocer, localizar y controlar los fondos documentales. Índices.- Son listados alfabéticos, geográficos de temas/materias contenidos en un documento de archivo.

Catálogos.- Son listas ordenadas o clasificadas de información que describen las piezas documentales, las unidades menores (ya sea de documentos o expedientes).

Guías.- Es una descripción esquemática de los fondos y grupos documentales de un archivo que brinda a los interesados una idea de la documentación total y sus temas.

Censos.- Es un instrumento descriptivo especial que acumula información preliminar sobre toda la documentación de un país, de un departamento, de una provincia, de una ciudad, etc.

2.2.7. Selección documental “La selección documental comprende en identificar, analizar y evaluar todas las series documentales de cada archivo para decidir los plazos de conservación/retención” (Vásquez, 2004) En los archivos administrativos es en donde se presentan los problemas más agudos y la superproducción de documentos.

La selección documental, como una fase del proceso archivístico, se deriva en dos procedimientos: 1. La transferencia.

2. La eliminación.

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El resultado del análisis de la problemática "que conservar" y "que eliminar" conduce a lo que llamamos el Programa de Conservación/Retención de Documentos, en el cual se establecen plazos y se determina si eliminamos o transferimos la documentación.

Por lo tanto la selección documental, es el acto por el cual se eligen los documentos para su conservación permanente o eliminación.

Objetivos de la Selección Documental -

Garantizar la conservación de los documentos de valor permanente/histórico.

-

Eliminar periódicamente los documentos innecesarios.

-

Programar la transferencia documental de acuerdo a las fases del ciclo vital de los documentos.

-

Aprovechar y prever racionalmente la disponibilidad de los recursos de espacio físico, equipos, materiales y personal de los archivos públicos y privados.

La reducción de documentos trae como resultado la reducción de recursos materiales y humanos.

Importancia de la Selección Documental -

Se logra una corriente fluida de documentos.

-

Se dejan pautas establecidas para futuras selecciones.

-

Se analizan los valores de los documentos y la gestión administrativa.

-

Se pueden mejorar varios aspectos: normas, trámites, formularios, etc.

-

Ahorro sustancial en espacio físico, mobiliario, tiempo de búsqueda.

Riesgos de la Selección Documental -

Destrucción de documentos valiosos.

-

Trabajo lento que demanda mucho tiempo.

-

Se necesita personal altamente capacitado y con una formación archivística sólida.

-

Abandono de la selección documental antes de concluir el trabajo.

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Clasificación de documentos La técnica de clasificación consiste en mantener un buen criterio, precaución y conocimientos del tratamiento que debe darse a los documentos. De acuerdo a lo señalado, la clasificación tiene relación con asignar un sitio dentro del archivo para cada documento, bajo el concepto de pensar dónde se buscará la comunicación en el futuro y por lo mismo, ponerla en ese lugar. La acción manual deberá hacerse en el sitio más visible del documento. Se recomienda la parte inferior derecha (Arias, 2014)

En base a lo expuesto anteriormente, se puede manifestar que al clasificar documentos se debe realizar un análisis de su contenido y forma, para posteriormente ubicarlos en grupos mediante un sistema de clasificación desarrollado con estos fines.

2.2.8. Gestión documental “Se refiere a la gestión de documentos como el conjunto de tareas y procedimientos orientados a logar una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones” (Walne, 1984) De acuerdo a la definición antes mencionada, se puede decir que es todo un sistema que comprende lo relacionado con un fondo documental desde su creación hasta su eliminación.

Principio de la gestión documental Los principios de la gestión de documentos están muy relacionados con archivística integral, ya que ésta comprende desde la creación hasta la conservación de los documentos por su valor histórico cultural. La gestión de documentos debe contener los siguientes principios: a) Establecer cuáles documentos se crearon en las diferentes actividades y qué es lo fundamental que éstos contengan. b) Se debe considerar para la creación de un documento el perfil y de qué forma estarán organizados, y las tecnologías que se ajusten a éstos. c) Determinar los sistemas de búsqueda y recuperación de información que se aplicarán desde la creación del documento, los procesos documentales y cómo deben relacionarse y ser gestionados constantemente.

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d) Se deben establecer procesos de recuperación de documentos, determinar los requisitos de uso y tiempo de conservación de los mismos. e) Determinar la organización de los documentos para cumplir con los requisitos de uso. f) Estimar los riesgos por fallo para aquellos documentos que son vitales para toda actividad. g) Archivar los documentos de manera que sean de fácil acceso de manera que se cumplan con las expectativas de la institución y de la colectividad. h) Dar cumplimiento con las normativas, políticas y reglamentos dentro de una institución. i) Mantener la conservación de los documentos en ambientes seguros. j) Mantener resguardo de los documentos únicamente en plazos necesarios. k) Determinar y estudiar las oportunidades para crear procesos calidad, que sean eficaces y eficientes, para la toma de decisiones que sean el resultado de una mejor gestión de documentos.

Objetivos de la gestión documental La gestión documental debe alcanzar los siguientes objetivos: 1. La creación de documentos de manera normalizada.

2. Evitar la producción de documentos que puedan no ser necesarios, los ejemplares idénticos y versiones de documentos que sean caducos.

3. Facilitar los procesos.

4. Mantener el control de uso y préstamo de los documentos.

5. Organizar los documentos para su correcta utilización al servicio de la gestión y para la toma de decisiones.

6. La conservación y la instalación de los documentos a bajo coste en los archivos intermedios.

7. Los documentos deben ser valorados, seleccionados y se deben eliminar los documentos que no resulten necesarios para la gestión y para el futuro.

8. Afirmar si se cuenta con documentos fundamentales en escenarios de conflicto o emergencia.

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2.2.9. Principios básicos de la archivología Principio del Orden Consiste en mantener la forma en qué o cómo van llegando los papeles al archivo, y de qué tratan. Así, fundamentándose en el principio de un expediente se conservará como un mismo asunto: -

El antecedente (lo que genera el trámite);

-

Todos los documentos internos de acciones; y,

-

La respuesta final, entre otros.

Este principio permite la formación del expediente. El expediente es un conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto (tema) o materia, producidos a medida que se desarrollan los trámites y hasta su conclusión.

Cada pieza, es decir cada tipo documental individual es un eslabón de una cadena que está inserta en un contexto que le da un valor que no tendría el documento visto aisladamente.

El expediente comporta una noción funcional y probatoria, da fe, y debe ser conservado en su integridad.

Principio del Arreglo La aplicación de este principio prácticamente constituye el sistema de organización que se empleará en el archivo.

Señala la forma de estructurar las carpetas para mantener

correctamente ordenados los papeles dentro del archivo.

La decisión del sistema de clasificación (ordenamiento) del archivo, depende íntegramente del tipo de documentación que ingresa a él.

El sistema que se adopte deberá,

obligatoriamente, aplicarse en todas las unidades administrativas de la organización.

Principio de la Referencia Significa que todo archivo se organiza porque hay que utilizarlo alguna vez. Por este principio se crea el resguardo (custodia) del documento en el archivo.

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Referencia Cruzada Una referencia cruzada se aplica cuando se requiere dejar constancia de una misma información (o comunicación) en dos o más lugares diferentes de archivo (contable, legal, numérico, proveedor etc.), para esto será necesario reproducir una copia simple en la cual se anotarán los datos que permitan ubicar el original del documento (carpeta o lugar físico).

Se recomienda archivar el original del documento en el sitio o asunto que tenga mayor peso o trascendencia.

En el caso de referencias electrónicas, debe señalarse claramente que los datos corresponden a una guía referencial.

2.2.10. Procesos archivísticos Clasificación “Clasificar consiste en agrupar jerárquicamente los documentos estableciendo agregados o clase, desde los más específicos a los más amplios” (Arias, 2014) Cada uno de los grupos que conforman un fondo documental, posee características propias que diferencian a unos de otros formando series y sub series, lo cual va a estar relacionado a las funciones de una institución. Como resultado de estas funciones está la realización de un cuadro de clasificación documental.

Cuadro de clasificación documental.

“Es el instrumento de planificación archivística encargado de estructurar lógicamente, cada una de las tareas relacionadas con la organización de los archivos, así como la relación causa efecto de toda documentación de una entidad” (Heredia Herrera, 2011) En base a lo expuesto,

el cuadro de clasificación documental es una herramienta

importante, puesto que permitirá tener un control y manejo del archivo, de igual formar facilita la localización de los documentos.

Modelos de cuadro de clasificación Según (Rondón, 2015) , propone diferentes tipos de cuadros de clasificación documental se considera los siguientes modelos de cuadros de clasificación: 21

o Cuadro de clasificación funcional: está íntimamente relacionado con las funciones de una institución o entidad, se deben agrupar los documentos concernientes a un mismo trámite los cuales resultan de una misma actividad. Se elabora identificando las funciones, luego se agrupan y por último se relacionan bajo un esquema jerárquico. o Cuadro de clasificación orgánico: se elabora agrupando las series con las distintas divisiones de la estructura organizativa de una institución. A partir de la serie es viable establecer la clasificación orgánica, la cual se elaborará de forma jerárquica desde las entidades administrativas básicas hasta las más extensas. o Cuadro de clasificación orgánico- funcional: es la interacción de los modelos orgánicos y el modelo funcional la cual se caracteriza por ser unidades mayores (secciones y subsecciones) las cuales se definen por la estructura orgánica y unidades intermedias (series y subseries) por las funciones establecidas bajo una norma o reglamento de cada entidad administrativa.

2.2.11. Valor de los documentos Valor primario o inmediato Se define al valor primario como “aquel que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, ya sea de carácter fiscal, judicial, jurídicoadministrativo, etc.” (GITAA, 1997).

Este se divide al valor inmediato o primario en valor administrativo, legal, contable, técnico y cualquier otro que se estipule de acuerdo a la misión y actividades que realiza la institución productora y/o receptora de los documentos.  El valor administrativo se evalúa desde la perspectiva de la entidad productora y la del iniciador o destinatario del documento, es decir, el interés que la institución o dependencia productora tiene por la información plasmada en el documento y que es evidenciado cuando este sustenta derechos y obligaciones. El documento una vez tramitado, conserva su significación estrictamente administrativa para el organismo que lo produjo. Es utilizado frecuentemente en la institución y puede servir de base

22

para nuevos documentos administrativos. Un parámetro para medir este valor es la frecuencia de uso de los documentos.  El valor legal da importancia a aquellos documentos de tipo dispositivo en donde una autoridad asienta su mandato con la intención de que este sea obedecido.

Asimismo da importancia y/o valor a los documentos testimoniales que sustenten derechos en donde una autoridad asienta o acepta una información, haciendo que tenga valor legal, como por ejemplo un registro de matrimonio, de propiedad, una patente, actas de reuniones, certificados emitidos, los balances y libros contables, etc. El documento ya tramitado con o sin valor administrativo, puede conservar toda su capacidad probatoria ante los tribunales y ser pieza clave para la defensa de los derechos y bienes de las personas privadas y las instituciones. El valor jurídico viene dado por los plazos legales de vigencia y las fuentes para su estudio se encuentran en los distintos ordenamientos jurídicos.  El valor contable es aplicado a aquellos documentos que expresan asientos de manejo, distribución y ejecución de fondos presupuestarios (dinero), a pesar que muchos de estos documentos como balances y libros contables contengan asimismo un valor legal.  El valor técnico incluye a los documentos sustantivos o especializados de una institución, y que su utilidad es sólo dada por su información, la cual requiere para su comprensión de especialistas en una materia determinada.

Valor secundario o inmediato Se refiere a la capacidad de información del documento y que va ligado a su uso como fuente de información en la investigación histórica.

Este valor caracteriza la utilidad social que contiene la información con fines de investigación y consulta pública. Los documentos que adquieren este valor son conservados de forma permanente. Es el que interesa a los investigadores de información del pasado o retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario.

El valor mediato o secundario consolida el valor histórico representado en un valor testimonial cuando el documento es pieza importante para comprender el funcionamiento y la organización de la dependencia que lo produjo, y el valor informativo, cuando 23

contribuyen a los estudios históricos. Se refieren básicamente al valor que adquiere el documento para la información sobre el pasado. El establecimiento de este valor resulta la tarea más difícil ya que lo que puede tener interés para la historia o para la información en general ha variado día tras día, siendo una tarea subjetiva. En este caso se procura conservar teniendo en cuenta la calidad y cantidad de información, y previendo que no se pierdan en ningún caso datos susceptibles de ser útiles para cualquier ciencia, institución o persona.

Del estudio de los valores de los documentos y de la suma de estos factores se establecen algunos acuerdos sobre:  Las transferencias documentales entre los diversos archivos que componen el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la organización.  Conservación total: que puede aplicarse a la documentación que por sus valores requiera ser conservada permanentemente. Sin embargo, esta modalidad suele estar también indicada a la conservación a través de dispositivos de manejo de imágenes (digitalización-microfilmación)  Conservación parcial: el archivólogo puede encontrarse con series documentales formadas por materiales únicos, pero de carácter general, es decir, series formadas por aquellos documentos cuyo contenido experimenta mínimas variaciones a lo largo de la serie. El problema se plantea al averiguar si esas mínimas variaciones, son fuente de primera mano para la historiografía moderna. El volumen de esta documentación hace imposible tanto su almacenamiento como su uso sin una selección. La conservación parcial a utilizar en este caso pudiera estar basada en el muestreo de documentos que sean representativos del conjunto al que pertenecen.  Conservación temporal: En base al estudio de la vigencia, uso y trascendencia de las series, así como de las leyes y normativas establecidas en el país y la organización, se conservan documentos por períodos previamente establecidos, antes de su desincorporación al cumplir con los plazos precaucionales  Destrucción total: aplicada a series reemplazables, a aquellas cuyo contenido se encuentra también en otras, como en el caso de las copias, duplicados, extractos, etc.  El acceso a los documentos 24

2.2.12. Préstamo de documentos del archivo y su control La mayoría de las pérdidas de documentos del archivo obedece a la falta de control estricto de los papeles que salen temporalmente de su lugar original dentro del archivo, en calidad de préstamo. Las pérdidas son muy molestas y perjudican en forma incalculable a la unidad administrativa y por ende a la organización. (Vásquez, 2004)

Dentro del Archivo Central que maneje la organización es importante controlar el préstamo de cualquier documento, por lo que se recomienda registrar datos del documento y sitio del cual sacó el mismo, a fin de proceder al reclamo de devolución.

Registro y control de documentos La labor archivística comienza con la creación de los documentos durante la primera etapa de su ciclo de vida, también resulta necesario resaltar la importancia que tiene tanto la normalización de los tipos documentales como el registro y control que ha de llevarse del proceso de trámite de los documentos a partir de la función y/o actividad que la organización efectúa. De allí que el establecimiento de manuales, tanto de normas como de procedimientos, es fundamental para optimizar la eficiencia administrativa y todo el proceso de gestión documental en la organización. (Arias, 2014)

La importancia de llevar un registro y control de los documentos radica en:  Dejar constancia y controlar a través de un registro los documentos que ingresan del exterior a la organización, los documentos que se producen internamente en la organización y los documentos que salen de la organización  Llevar un registro de los documentos producidos con el objeto de tomar asertivas decisiones  Determinar responsables en la tramitación o no de los documentos  Controlar y mejorar el tiempo en la ejecución de las actividades  Atender requerimientos de los ciudadanos o usuarios  Modificar actividades que se realizan eficientemente para prestar mejores servicios  Cumplir con la legislación nacional en dicha materia Cuando se habla de registro y control de documentos, nos estamos refiriendo a una actividad que se realiza en distintos momentos del ciclo de vida de los documentos:

25

 Registro y control de la entrada, salida y tramitación de los documentos en la organización  Registro y control de los documentos en préstamo  Registro y control de la transferencia de los documentos entre un archivo y otro (Entre los archivos de un sistema de archivo)  Registro y control de la eliminación de documentos 2.2.13. Norma ISO 15489-1 Según (Alonso, 2016) menciona: Esta norma está apoyada en la norma Australiana AS4390; establece las políticas y los procedimientos necesarios para llevar acabo la gestión de documentos, permitiendo que los documentos sean tratados de manera correcta y además del resguardo de los mismos, permitiendo la misma que la información contenida en los documentos sea recuperada de manera eficiente, utilizando aplicaciones y tácticas normalizadas.

Dicha norma proporciona una guía sobre cómo gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas electrónicos para la conservación de archivos en diferentes soportes.

La norma ISO 15489 está compuesta por las siguientes partes: 1. Generalidades: implanta los principios generales de la gestión de documentos con autonomía de soporte o formato.

2. Directrices: un informe técnico que define la metodología de diseño e implementación de un sistema de gestión de documentos.

Objeto y campo de aplicación:  Aplica a la gestión de documentos, sin importar el tipo de formato o soporte, creados por cualquier organización o individuo garante de crear o conservar documentos.  Suministra la asignación de las responsabilidades de las organizaciones referente a los documentos y a las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con ello.

26

 Provee la gestión de documentos como sustento a un sistema de calidad que cumpla con las normas ISO 9001, esta norma plantea una serie de requisitos para una gestión de calidad en las organizaciones e ISO 1400 la cual se relación con la competitividad de las empresas y está ligada al medio ambiente.

Normas de descripción archivística ISAD-G La norma de descripción archivística ISAD-G es una normativa con carácter internacional, la cual funciona como una guía para la elaboración de descripción documental, la aplicación de esta norma debe hacerse de manera conjunta con las normas de descripción documental existentes en cada país. Dicha norma puede ejecutarse en cualquier tipo de documento sin importar el soporte físico de los mismos.

Por otro lado esta norma contempla reglas que no se aplican en documentos especiales, ya que éstos tiene otras normativas que combinadas con éstas se puede lograr una descripción de manera correcta.

La ISAD-G tiene como objetivos referirse a la siguiente información: procedencia de los documentos, y el acceso de la información en un leguaje unificado.

La ISAD-G conforma la representación en 26 elementos, los cuales pueden ser combinados para completar la descripción de una entidad archivística, solo un grupo de elementos resulta esencial que se incluyan al momento de realizar la descripción.

Los elementos de descripción se hallan agrupados en siete (7) áreas de información descriptiva, las cuales son:  Área de identificación: ésta hace referencia a la información fundamental, ya que se identifica la unidad de descripción y está conformada por los siguientes elementos código de referencia, título, fecha, el nivel de descripción, volumen y soporte de la unidad de descripción.  Área de contexto: aquí se plasma la información acerca del origen de la institución, él nombre del productor, historia archivística y la forma de ingreso.  Área de contenido y estructura: aquí se refleja la información acerca del tema primordial de los documentos y como esta constituida la unidad de descripción sus

27

elementos son: el alcance y contenido, valoración, selección y eliminación, nuevos ingresos y organización.  Áreas de condiciones de acceso y utilización: esta área se identifica la disponibilidad de la unidad de descripción, está conformada por los siguientes elementos: condiciones de acceso, condiciones de reproducción, lengua/ escritura de los documentos, características físicas y requisitos técnicos e instrumentos de descripción.  Área de documentación asociada: la información que se reseña en esta área es acerca de los materiales que tengan una correspondencia significativa con la unidad de descripción, los elementos que de descripción en esta área son: la existencia y la localización de los documentos originales, la existencia y la localización de copias, unidades de descripción relacionadas y notas de publicaciones.  Áreas de notas: aquí se identifica la información de carácter especial que no puede ser acomodada en ninguna otra área y está constituida por un solo elemento llamado notas.  Área de control de la descripción: esta área se caracteriza por contener información acerca de cómo, cuándo y quién realizó la descripción archivística y está constituida por tres (3) elementos: nota del archivero, reglas o normas y fecha(s) de las descripciones.

Norma ISO 30300-30301 Según (AENOR) menciona: La norma 30301, “es la norma principal de la serie donde se establecen los requisitos para la implantación de un Sistema de Gestión para los documentos (SGD) y sobre la que se realizan las evaluaciones y posibles certificaciones” Beneficios de la gestión documental con la aplicación de la ISO 30301 a) El incremento de la eficiencia de la organización b) El cumplimiento de la legislación y los requisitos de los entornos regulados c) La efectividad del proceso de toma de decisiones d) La eliminación de información redundante y duplicada

28

e) El aumento de la información compartida por toda la organización f)

El incremento del rendimiento de las tecnologías de la información

g) El aseguramiento de la recuperación frente a desastres y la continuidad del proceso h) La protección frente a posibles litigios i)

La defensa de los derechos e intereses de todas las partes implicadas.

j)

La integración del enfoque de evaluación de riesgos

k) La promoción de la mejora continua mediante la medición de los resultados y la implementación de un proceso de auditoría. l)

La integración con los sistemas de gestión y calidad.

2.3.- Vocabulario Técnico Administración Ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos institucionales por medio de una estructura y a través de un esfuerzo humano coordinado.

Archivo Es el conjunto orgánico de documentos producidos y/o recibidos por personas naturales o por instituciones públicas y privadas en el ejercicio de sus funciones.

Archivo Central Es aquel en el que se agrupan los documentos recibidos o generados en la organización.

Además, coordina y controla el funcionamiento de los archivos periféricos y de gestión, de acuerdo al procedimiento único establecido en la organización. Los archivos intermedio e histórico también estarán bajo su custodia y mantenimiento.

Salvo excepciones, estos archivos no podrán custodiar documentos que superen el tiempo que determine alguna ley o a su vez los reglamentos internos de conservación de documentos.

Acopio Es el proceso de recopilación de documentos y archivos previos a su organización.

29

Administración de Documentos Es el conocimiento de teorías para establecer políticas, normas y procesos con el objeto de alcanzar el objetivo de administración de documentos, involucra investigación de tipo social, económica, etc.

Fondo Documental Es el conjunto de series/subseries o archivos de una misma procedencia orgánica.

Listas Es una breve enumeración ordenada de piezas documentales remitidas o recibidas.

Proceso Conjunto de las fases sucesivas de un fenómeno natural o de una operación artificial.

Proceso Archivístico Constituye un ciclo importante y fundamental de procesos para la organización y administración de documentos y archivos.

Registros El registro es un auxiliar por medio del cual se deja constancia de haber recibido o enviado documentos. Es una prueba que desvincula la responsabilidad de quien recibe o envía.

Serie Documental Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos similares, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: expedientes laborales, contratos, actas, informes, entre otros.

Servicio archivístico Es el proceso mediante el cual se pone a disposición de los usuarios un fondo documental organizado técnica y adecuadamente, para búsqueda, consulta, entrega de información, circulación y control de préstamos.

30

Selección documental Es un proceso técnico que consiste en separar las unidades documentales a fin de determinar el destino final de los documentos a partir de su valor; es decir, definir los plazos de tiempo límite para su conservación o destrucción y el modo de empleo de las Tablas de Plazos de Conservación Documental – TPCD. 2.4.- Variables Variable Independiente: Definición de directrices Variable Dependiente: Archivo Central

CAPITULO III MARCO METODOLÓGICO

3.1.- Modalidad del Proyecto de Pasantías La modalidad cualitativa, “tiene como característica común referirse a sucesos complejos que tratan de ser descritos en su totalidad, en su medio natural” (Rodríguez Gómez, 2013) La modalidad de investigación del presente informe es cualitativa, puesto que se realizara la descripción de causas y efectos que incurren en el manejo y control de documentos del Archivo Central, la misma que se basara en la interpretación de instrumentos aplicados en la presente investigación.

3.2.- Tipos de Investigación El tipo de investigación del presente informe se define las siguientes características: Investigación Bibliográfica “es una amplia búsqueda de información sobre una cuestión determinada, que debe realizarse de un modo sistemático” (Moreno, 2000) Para el presente estudio la investigación que se utilizara será de tipo bibliográfica, puesto que en la elaboración de la fundamentación teórica permitirá profundizar y analizar diversas conceptualizaciones de varios autores relacionados con la variable independiente y 31

dependiente: Definición de directrices y Archivo Central. Esta investigación es un gran aporte para la elaboración de la presente propuesta; basándose en información como libros, leyes, tesis relacionadas y demás que sean afines con la investigación.

Investigación de campo. “El trabajo de campo implica la relación directa del investigador con las fuentes de información no documentales” (Ander, 1997) El área de trabajo con la que el investigador debe involucrarse para el desarrollo del presente informe, es con la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, para de esta manera observar la situación actual y real del área de trabajo, además, establecer conclusiones, y de esta forma definir directrices para la implementación del Archivo Central de la Secretaria General de la UPEC. Investigación Descriptiva. “consiste en indicar todas las características del fenómeno que se estudia” (Hernández, 2014) En el presente informe se describe las causas y efectos del problema planteado, a partir del diagnóstico del macro y micro entorno.

3.3.- Plan de Procesamiento y Análisis de la Información El procesamiento y análisis de los datos es la etapa final del método estadístico, en esta etapa se realiza la elaboración de los datos recogidos a través de cuestionarios.

3.3.1. Procesamiento de datos Según Bernal torres (2006) los pasos para el procesamiento de datos son: 

Obtener la información de población o muestra de objeto de la investigación.



Definir las variables o los criterios para ordenar los datos obtenidos del trabajo de campo.



Definir las herramientas estadísticas y el programa de cómputo que va a utilizar el procesamiento de datos.



Introducir los datos en la computadora y activar el programa para que procese la información.



Imprimir los resultados.

32

3.3.2. Análisis de la información La herramienta estadística que se va a utilizar para el procesamiento de datos, es un software informático llamado SPSS, el mismo que permitirá tabular los datos obtenidos en la encuesta aplicada.

3.3.2.1. Población y muestra.

Identificación de la población El interés se centra en determinar qué o quiénes son los objetos, sujetos, sucesos o comunidades de estudio, a lo que se les denomina unidades de análisis, casos o elementos (Hernández, 2006).

Para el presente informe, se determinó como sujetos de estudio a Jefes (a) Departamentales y Asistentes Administrativos (a) de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, los mismos que deberán responder una encuesta de 10 preguntas cerradas.

Muestra.

La muestra es un subconjunto fielmente representativo de la población. (Hernández, 2006).

Por tratarse de una muestra inferior a 100 personas, se aplicara a la total de la población objeto de estudio que corresponde a 40 personas entre Jefes Departamentales y Asistentes Administrativos. Cabe recalcar que la formula se la emplea cuando el número de sujetos de análisis es superior o igual a 100.

33

Aplicación de la encuesta El propósito de la encuesta es determinar las condiciones del manejo de la documentación y expectativas de la creación del Archivo Central para la Secretaría General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi; para lo cual se aplicó un esquema con un número de 10 preguntas.

A continuación se da a conocer el análisis e interpretación de la encuesta dirigida a Jefes (a) Departamentales y Asistentes Administrativos (a) de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

1.-¿Cree usted que es importante la planificación, manejo y organización de la documentación para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para Secretaria General?

Tabla 1 Importancia de la planificación, manejo y organización de la documentación Opción

Frecuencia

Porcentaje

Si

40

100%

No

0

0%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

40

100%

Gráfico 1 Importancia de la planificación, manejo y organización de la documentación 0%

Si No 100%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 34

Análisis: La gestión documental es el conjunto de tecnologías, normas y técnicas que permiten a la organización administrar su flujo de documentos a lo largo del ciclo de vida del mismo. Se puede apreciar que de todas las personas encuestadas, el 100 %

consideran que es

importante la planificación, manejo y organización de la documentación para los procesos de gestión de calidad. Por lo tanto se considera como una oportunidad para la Secretaria General puesto que le permitirá garantizar la gestión, conservación, protección, accesibilidad y difusión de los documentos.

2.- ¿Considera usted necesario se definan directrices y lineamientos para la implementación de un Sistema de Gestión Documental?

Tabla 2 Definición de directrices y lineamientos Frecuencia

Opción

Porcentaje

Si

33

83%

No

7

18%

40

100%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

Gráfico 2 Definición de directrices y lineamientos

18%

Si No 83%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

35

Análisis Los lineamientos permiten desarrollar estrategias, normativas y guías técnicas archivísticas internas, para de esta manera proteger los patrimonios documentales de la organización y la definición de directrices, tienen el propósito de establecer principios que deben seguir terceros para llegar a un fin determinado. Se puede mencionar que el 83 % de las personas encuestadas manifestaron que si es necesario definir directrices y lineamientos para la implementación de un Sistema de Gestión Documental. La definición de directrices y lineamientos permitirá la evaluación, planificación, consolidación y mejora de los archivos de la Secretaría General.

3.- ¿Cree usted que la capacitación y formación en lo que se refiera a Archivología y tratamiento documental contribuirá a un mejor desempeño en la Gestión Documental de su oficina?

Tabla 3 Capacitación y Formación Opción

Frecuencia

Porcentaje

Si

40

100%

No

0

0%

Total 40 Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

100%

Gráfico 3 Capacitación y Formación

0%

Si No 100%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

36

Análisis: Cuanto mayor sea el grado de formación y preparación del personal de la organización, mayor será su nivel de productividad, cualitativa y cuantitativamente. Se puede apreciar que el 100% de las personas encuestadas coinciden en que es importante la capacitación en el tema de Gestión Documental; puesto que ayuda a estimular al recurso humano para un desarrollo académico en el área archivológica.

4.- ¿Considera usted que se debe contar con un espacio adecuado para la organización y mantenimiento de los documentos?

Tabla 4 Espacio Adecuado Opción

Frecuencia

Porcentaje

Si

37

93%

No

3

8%

Total 40 Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

100%

Gráfico 4 Espacio Adecuado

8%

Si No 93%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

37

Análisis: Contar con un espacio adecuado para el archivo y almacenamiento de los documentos en las oficinas, así como también con un Archivo Central, es importante, puesto que permite la preservación y conservación de los mismos, así como también, mantener una organización adecuada. Según la encuesta realizada, se puede determinar que el 93% de los encuestados manifestaron que si se debe contar con un lugar establecido para la organización de documentos.

5.- ¿Conoce usted, si la institución ha establecido líneas y/o convenios de cooperación con otras universidades o instituciones especializadas en temas archivísticos?

Tabla 5 Líneas o convenios de cooperación Frecuencia

Porcentaje

Si

9

24%

No

28

76%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

37

100%

Opción

Gráfico 5 Líneas o convenios de cooperación

24%

Si No

76%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 38

Análisis: La cooperación y articulación interinstitucional con otras universidades u organismos, permite la transmisión de conocimientos y metodologías de trabajo que servirían como asesoría y acompañamiento para desarrollar un proyecto de esta naturaleza. En los resultados, se puede apreciar que el 76 % de encuestados desconocen acerca de firma de convenios con otras instituciones sobre temas archivísticos.

6. ¿Conoce usted si se ha diseñado e implementado alguna normativa (reglamento, instructivos, herramientas técnicas) para la Gestión Documental y Archivos?

Tabla 6 Implementación de normas Frecuencia

Opción

Porcentaje

Si

4

10%

No

36

90%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

40

100%

Gráfico 6 Implementación de normas

10%

Si No 90%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 39

Análisis: Para muchas organizaciones el tema de la gestión documental se ha convertido en un gran problema, sobre todo en lo referido al cumplimiento de estamentos normativos y legales, así como en la organización, gestión acceso y disposición (conservación temporal, conservación permanente y eliminación) de sus masas documentales. Se puede mencionar que el 90 % de las personas encuestadas, desconocen la existencia acerca de alguna normativa que rija la Gestión Documental y Archivos. Por ende se recomienda proveer conocimientos, lineamientos y técnicas necesarias para organizar y gestionar los documentos producidos y recibidos en las oficinas.

7.- ¿Considera usted que el control de documentos ayuda a una mejor organización en la distribución de documentos?

Tabla 7 Control y organización de documentos Frecuencia

Opción

Porcentaje

Si

37

93%

No

3

8%

40

100%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros Gráfico 7 Control y organización de documentos

8%

Si No 93%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 40

Análisis: El sistema de control de documentos permite a la organización establecer el ciclo vital del documento, tiempos de respuesta, tiempos de almacenamiento, metodologías entre otros; que permitan determinar y retroalimentar los procesos. En la encuesta se puede apreciar que el 93% de las personas están de acuerdo que el control de documentos permite una mejor organización en la distribución de documentos.

8.- ¿Considera usted que la implementación de un Sistema Informático para la Gestión Documental contribuirá a un eficaz desempeño y tramitación de documentos?

Tabla 8 Implementación Sistema Informático Frecuencia

Porcentaje

Si

31

78%

No

9

23%

40

100%

Opción

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros Gráfico 8 Implementación Sistema Informático

23%

Si 78%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 41

No

Análisis: Un Sistema Informático es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una organización. Respecto a los resultados se puede apreciar que el 78% de las personas encuestados expresaron que la implementación de un Sistema Informático permitirá un eficaz desempeño y tramitación de documentos.

9.-¿ Se ha realizado un levantamiento de inventario de los documentos que usted gestiona y archiva?

Tabla 9 Inventario de documentos Frecuencia

Porcentaje

Si

2

5%

No

38

95%

40

100%

Opción

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros Gráfico 9 Inventario de documentos

5%

Si No 95%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros

42

Análisis: Un inventario documental es un instrumento de permite establecer un catastro e identificación precisa, así como también la ubicación de documentos, para facilitar la recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. De acuerdo a los resultados, el 95% de las personas encuestadas manifestaron no haber realizado un levantamiento de inventario de documentos. Por lo tanto se debe contar con un inventario que permita llevar un registro sobre la gestión administrativa y de esta manera gestionar procesos documentales eficientemente.

10.- ¿Conoce usted si se ha definido la estructura orgánico-funcional y con ello el rol, responsabilidades y competencias para la implementación de un Archivo Central?

Tabla 10 Estructura orgánico funcional Frecuencia

Opción

Porcentaje

Si

0

0%

No

40

100%

40

100%

Total Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros Gráfico 10 Estructura orgánico funcional 0%

Si No 100%

Fuente: Encuesta Elaborado por: Lizbeth Cisneros 43

Análisis: Una estructura orgánico- funcional consiste en la formalización de las partes componentes estructurales del sistema, y de su unidad coordinadora, así como de su adscripción, con funciones y responsabilidades. Se puede determinar que el 100%

de encuestados

manifestaron que no cuentan con la definición de una estructura orgánico-funcional. Es importante definir

una estructura orgánica-funcional, como parte de la planificación

estratégica de la institución.

3.4.- Métodos, Técnicas e Instrumentos de Investigación Los métodos para el presente informe, se describen a continuación. 

Métodos Empíricos

Análisis Documental. Los diferentes documentos permitirán respaldar una información, para realizar un análisis y posterior establecer resultados que permita explicar la situación actual de un hecho o evento. 

Métodos Teóricos

Histórico – Lógico. Este método permite determinar los cambios o etapas de un objeto de estudio y su evolución y desarrollo cronológico en un determinado período de tiempo.

Analítico – Sintético. Consiste en el estudio de un hecho en base a la descomposición de sus partes en forma individual y luego se integran las mismas partes para estudiarlas de manera integral.

Sistémico. Consiste en una serie de pasos de manera ordenada que contribuye a que una investigación se realice de manera organizada.

A continuación se describe la técnica utilizada en el presente informe 

Técnicas

Encuesta. Destinada a los empleados que laboran en Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, con el objeto de conocer la situación del mismo.

44

Finalmente se detalla el instrumento para el objeto de estudio 

Instrumentos de la Investigación

Cuestionario, asignada a los empleados, la cual contiene preguntas cerradas o de elección múltiple para respuestas y opiniones específicas.

CAPITULO IV MARCO ADMINISTRATIVO 4.1.- Recursos Tabla 11. Recursos

Recursos Materiales

Humanos

     

Financieros



Descripción Computadora Material de oficina Internet Memoria flash Libros Involucrados en la investigación.

Presupuesto. (descrito tabla. 2)

Elaborado por: Lizbeth Cisneros

4.2.- Presupuesto Tabla 11. Presupuesto del Informe de Prácticas Pre profesionales.

Detalle

Presupuesto

Resma de papel

3,50

Internet Impresiones Carátula en CD. Copia de documentos Anillados Movilización

18,00 9,00 3,00 3,00 3,00 25,00

Total

64,50

Elaborado por: Lizbeth Cisneros

45

4.3.- Cronograma Tabla 12. Cronograma

Actividad Elaboración de borradores documentos generados de Prosecretaria y Secretaria General.

Entrega y recepción de documentos generada y recibida en Prosecretaria y Secretaria General.

Apoyo a las actividades administrativas internas de Secretaria General y Prosecretaria.

Diagnóstico de las necesidades administrativas en función de los procesos ejecutados.

Determinación del proyecto de mejora de los procesos en función del diagnóstico realizado.

Definición del Problema Definición de marco teórico.

Definición de marco metodológico.

Definición de marco Administrativo.

Definición de Propuesta.

Elaboración de Conclusiones y Recomendaciones.

Presentación de Informe Final

Diciembre

Enero

Febrero

Elaborado por: Lizbeth Cisneros

46

Marzo

Abril

4.4.- Bibliografía Munch, L. (2010). Fundamentos de la Administración. México: Trillas .

Red de Archivos Universitarios del Ecuador . (2016). Propuesta de Directrices para el funcionamiento de los archivos univrsitarios del Sistema de Educación Superior.

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Castillo, N. (2015). Propuesta de diseño de un Sistema de Gestión de Documentos y Archivos para la Universidad Politécnica Estatal del Carchi - UPEC. Tulcán.

Ecuador en cifras. (17 de Agosto de 2016). MANUAL DE ARCHIVO GENERAL Y GESTION. Obtenido de http://www.ecuadorencifras.gob.ec/LOTAIP/2015/DIJU/enero/LA3_ENE_DIJU_A rchivoGeneral.pdf.

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4.5.- Anexos Anexos 1. Secretaria General y Prosecretaria de la Universidad PolitĂŠcnica Estatal del Carchi.

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Anexos 2. Formato de Encuesta

UNIVERSIDAD POLITÉCNICA ESTATAL DEL CARCHI ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS Y MARKETING La encuesta pretende identificar las condiciones del manejo de la documentación y expectativas de la creación del Archivo Central en Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi; así como, el de tratar de identificar los obstáculos que se han presentado o han dificultado su implementación.

INDICACIONES GENERALES: Para la conducción adecuada de la encuesta, es indispensable que el responsable del área de archivo central mantenga el rol principal en la contestación de la misma, en coordinación y consenso con el equipo técnico del área de archivo, para asegurar la calidad y completitud de la misma.

Encuesta 1.-¿Cree usted que es importante la planificación, manejo y organización de la documentación para los procesos de gestión de calidad, imagen, prestigio, organización y evidencia para Secretaria General? a) SI______ b) NO_____

2.- ¿Considera usted necesario se definan directrices y lineamientos para la implementación de un Sistema de Gestión Documental? a) SI______ b) NO_____

3.-

¿Cree usted que la capacitación y formación en lo que se refiera a Archivología y

tratamiento documental contribuirá a un mejor desempeño en la Gestión Documental de su oficina? a) SI______ b) NO_____

4.- ¿Considera usted que se debe contar con un espacio adecuado para la organización y mantenimiento de los documentos?

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a) SI______ b) NO_____

5.- ¿Conoce usted, si la institución ha establecido líneas y/o convenios de cooperación con otras universidades o instituciones especializadas en temas archivísticos? a) SI______ b) NO_____

6. ¿Conoce usted Se ha diseñado e implementado alguna normativa (reglamento, instructivos, herramientas técnicas) para la Gestión Documental y Archivos? a) SI______ b) NO_____

7.- ¿Considera usted que el control de documentos ayuda a una mejor organización en la distribución de documentos? a) SI______ b) NO_____

8.- ¿Considera usted que la implementación de un Sistema Informático para la Gestión Documental contribuirá a un eficaz desempeño y tramitación de documentos? a) SI______ b) NO_____

9.-¿ Se ha realizado un levantamiento de inventario de los documentos que usted gestiona y archiva? a) SI______ b) NO_____

10.- ¿Se ha definido la estructura orgánico-funcional y con ello el rol, responsabilidades y competencias para la implementación de un Archivo Central? a) SI______ b) NO_____ GRACIAS POR SU COLABORACIÓN

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CAPITULO V PROPUESTA 5.1.- Definición de directrices para la implementación del Archivo Central de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

5.1.1

Antecedentes de la propuesta

La presente propuesta es producto de las pasantías pre-profesionales, realizadas en Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, durante el periodo Octubre 2016- Febrero 2017; tiempo durante el cual se pudo notar que este departamento cuenta con un fondo documental bastante extenso, referente a la gestión administrativa académica y legal, por lo cual, el espacio destinado

para el almacenamiento de los

documentos es insuficiente, generando múltiples problemas, puesto que la información se encuentra dispersa dentro de las diferentes áreas de trabajo, restando eficiencia en su localización. Este problema está afectando a todas las personas que utilizan como medios de consulta los documentos generados por la Secretaria General.

También, se identificó la necesidad de definir directrices, las mismas que proporcionaran a la Secretaría General desarrollar estrategias para la implementación de un Archivo Central; así como también permitirá establecer normativas y guías técnicas internas, en pro de salvaguardar el patrimonio documental de la institución.

5.1.2

Justificación

Todo documento producido por una organización es material de consulta y de investigación social, es importancia manejar y gestionar la documentación como un patrimonio histórico y su vinculación a la gestión del conocimiento, haciendo referencia a que todo documento producido por una organización es material de consulta y de investigación social, por lo que se hace necesario su conservación y preservación de forma técnica, ya que los documentos evidencian el desarrollo y desempeño institucional desde su origen.

Para la presente propuesta, se analizaron temas como la base legal, normas técnicas, referencias y memorias técnicas, respecto al manejo y gestión documental y que servirían de base para la implementación y organización del Archivo Central de la Secretaria General También se consideró la necesidad de implementar un sistema de gestión de documentos de forma estandarizada, que permita su control, búsqueda y seguimiento de forma eficaz; todo 52

esto vinculado estrechamente con los sistemas de gestión por procesos, funciones y actividades que cada unidad administrativa realiza o ejecuta; destacando la necesidad de que cada universidad implemente su propio sistema de gestión por procesos, para que a partir de este instrumento se procese los documentos producidos por cada unidad académico-administrativa de forma técnica, ya que estos se constituyen en el axioma de cumplimiento de tareas y el desarrollo institucional.

La presente propuesta pretende implementar directrices claras, aplicables en la Secretaria General, respecto al manejo, administración, custodia y tratamiento de documentos e información. La definición de directrices permitirá que funcionarios responsables de la gestión documental, puedan

diseñar, planificar y consolidar Sistemas de Gestión de

documentos para el Archivo Central.

5.1.3 Objetivos 5.1.3.1 Objetivo General Proponer las directrices generales para la creación de un

Archivo Central,

para la

Secretaría General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi, y que esta se configure como una unidad técnico-administrativa que se encargue de establecer los principales lineamientos y procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación producida por la universidad.

5.1.3.2 Objetivos Específicos  Establecer directrices para la evaluación, planificación, consolidación y/o mejora de archivos de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.  Cumplir con la legislación nacional en materia educativa, archivística, de derechos humanos, acceso a la información pública y transparente.  Servir de instrumento guía para el desarrollo y buena gestión del Archivo Central de la Secretaria General.

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5.1.4 Definición de directrices: A continuación se propone las siguientes directrices con sus respectivas actividades; las mismas que se generaron a partir de la necesidad de definir directrices para la implementación del Archivo Central de la Secretaria General de la Universidad Politécnica Estatal del Carchi.

DIRECTRIZ

ACTIVIDADES 1. COMPROMISO

1.1. Firma de acuerdos interinstitucionales con organismos especializados en Gestión y Administración de documentos La Universidad Politécnica Estatal del Carchi, debería fijar su compromiso de mejorar de la gestión de documentos y las actividades archivísticas y de la institución a través de la firma del acuerdo de la Red de Archivos Universitarios del Ecuador (RAUEC)

Una declaración por escrito que recoja su interés por adscribir el acuerdo.

Indicando los responsables, grupo de trabajo y/o grupos de interés que estarán implicados en el cumplimiento de los acuerdos. Explicar sobre el equipo de trabajo.

Multidisciplinar.

Comprometiendo acciones para mejorar la situación de los archivos, la gestión de documentos y el rescate de la memoria histórica-documental de la universidad 2. DIAGNÓSTICO Seleccionar los archivos y unidades a ser evaluados, así como de los funcionarios-empleados que serán consultados.

Elaborar instrumentos de recolección de datos (cuestionarios) que permitan diagnosticar elementos como: 2.1. Evaluación archivística La Secretaría General, debe diagnosticar adscripción del archivo, recurso humano (cantidad, capacitación y funciones), espacio físico, mobiliario, la situación actual de los archivos a equipos y suministros destinados al trabajo archivístico, objeto de determinar los aspectos susceptibles de ser mejorados y de esta entre otros.

Seleccionar las técnicas de recolección de datos a través de forma definir líneas de acción y la aplicación de los instrumentos y la muestra seleccionada. estrategias en la materia.

Aplicación de los instrumentos de recolección de datos Análisis de los resultados Presentación de los resultados en un informe de Diagnóstico Técnico-Archivístico 2.2. Evaluación organizacional Analice del entorno interno y externo (Fortalezas, La Secretaría General, debe identificar y Oportunidades Debilidades y Amenazas) (FODA) desde el documentar el fin y objeto de la punto de vista de la gestión de documentos.

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organización, su estructura, entorno legal, normativo, económico y político, fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas, incluidas las relacionadas con la gestión de documentos (Análisis Contextual)

Evalúen los sistemas que están relacionados con la gestión de documentos (administración, calidad, recursos humanos, etc.) y se establezcan sus requerimientos en materia documental.

2.3. Análisis funcional de la organización La Secretaría General, debe establecer un modelo conceptual que a partir del estudio de los procesos y funciones de la organización (Análisis Funcional), identifique qué es lo que hace la organización (procesos) y como lo lleva a cabo (procedimientos). El resultado de este análisis indicará la relación entre las actividades de la universidad y los documentos que son producto de su ejecución.

Recoger información de fuentes documentales y entrevistas.

Análisis y presentación de los resultados.

Identificar los procesos y procedimientos que se realizan en la institución, a partir de la elaboración de instrumentos de recolección de datos.

Elaborar el mapa de procesos de la universidad.

Determinar los sub-procesos a partir del análisis de las funciones de las dependencias que los ejecutan.

Levantar, simplificar y documentar los procedimientos de cada proceso y sub-proceso.

Elaborar manuales de procesos y procedimientos.

Diagnostique el sistema actual de gestión de documentos.

2.4. Evaluación de los sistemas existentes La Secretaría General, debe comprobar si la universidad posee algún sistema de gestión de documentos o cualquier sistema de información que proporcione evidencia de sus transacciones.

Evalúe la plataforma y capacidades tecnológicas de la universidad que están direccionadas a la gestión documental.

Identifique y analice los sistemas que interactúan en la gestión de documentos.

Determine en qué medida los sistemas de información satisfacen las necesidades de información y documentación de la universidad, así como los requerimientos internos y externos en dicha materia.

3. PLANIFICACIÓN 3.1. Identificación de estrategiasacciones para satisfacer o cumplir los requerimientos en materia de gestión de documentos Con este paso, la Secretaría General, debe determinar cuáles serían las políticas, normas y estrategias que debería adoptar la universidad para el

Determinar y listar los recursos financieros, humanos, tecnológicos, espacio físico, materiales y equipos necesarios para gestionar los documentos de la organización.

Identificar y listar los procesos, herramientas y lineamientos técnicos archivísticos que han de diseñarse y mantenerse para gestionar los documentos en la organización.

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diseño e implantación de un Archivo Central, de forma organizada, y orientada al cumplimiento de los requisitos antes establecidos.

Determinar y listar los sistemas de información e informáticos que han de diseñarse para apoyar los procesos de gestión de documentos en la organización.

Definir la estructura organizativa, funcional, normativa, técnica, responsabilidades del Sistema de Gestión de Documentos de la organización.

Esta actividad consistirá en la formalización de las partes componentes estructurales del sistema, y de su unidad coordinadora, así como de su adscripción.

Definir las partes componentes (especificaciones) de los diferentes sistemas tecnológicos Realización de los procesos de gestión de documentos.

Definir las responsabilidades de los diferentes actores que estarán relacionados con la gestión de documentos en la universidad.

Consiste en asignar responsabilidades en materia de gestión de documentos entre el recurso humano de la organización.

Diseñar los procesos, herramientas y lineamientos técnicos archivísticos para la gestión de documentos.

Lineamientos técnicos archivísticos, Catálogo de Documentos Normalizados, Catálogo de Series Documentales, Cuadro de Clasificación Funcional Unificado, Tablas de Retención Documental.

Planificación y adecuación de los espacios físicos, materiales, equipos y suministros.

-Se debe elegir un local de un archivo que funcione autónomamente de las demás oficinas administrativas.

-se debe proyectar un depósito lo suficientemente amplio y con equipos de almacenamiento suficientes para prever un crecimiento mayor a diez o quince años.

-La seguridad en los locales de los archivos es un factor de vital importancia -El control de las condiciones ambientales y de seguridad del espacio físico y depósitos, se podrían considerar los siguientes lineamientos: - Iluminación y luz - Temperatura y humedad - Ventilación - Polvo y limpieza - Incendios - Inundaciones - Robos - Insectos y roedores 56

Los materiales, mobiliario, equipos y suministros deberían ser adquiridos de forma centralizada por la unidad coordinadora del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos.

Deberán seleccionarse al inicio de su planificaciónconcepción, ya que la inversión por este concepto es alta, y una buena selección de estos redundará en el ahorro de presupuestos y espacios físicos.

El Sistema de Gestión de Documentos Universitario debería ser normado.

Elaboración normativa y/o reglamentos que en conjunto con los procedimientos, instructivos y lineamientos establecidos permitirán estandarizar las actividades que se realicen.

El Sistema de Gestión de Documentos Universitario debería ejercer sus funciones a través de una serie de unidades administrativas consolidadas para tal fin.

Los servicios que pudieran consolidarse se encuentran: Consulta, Préstamo, Digitalización Documental, Reprografía, Asesorías Técnicas, Capacitación, entre otros.

Selección y/o desarrollo de un Sistema Automatizado de Gestión de Documentos Diseñado para sistematizar la información de documentos en soporte papel y digital, registrar y controlar la traza de los documentos durante todo su ciclo de gestión.

4. CONSOLIDACIÓN 4.1. Implementación del Sistema de Gestión de Documentos La Secretaría General, debe aplicar de forma sistemática el conjunto de estrategias planificadas para tal fin, integrando el sistema de gestión de documentos a los sistemas de comunicación y los procesos de la universidad.

Implementar la ejecución de los planes operativos diseñados para consolidar el Sistema de Gestión de Documentos y Archivos de la universidad

Documentar y difundir los resultados de la ejecución de las estrategias implementadas 5. EVALUACIÓN

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5.1. Evaluación del Sistema de Gestión de Documentos La Secretaría General, debe medir la eficacia del Sistema de Gestión de Documentos diseñado, estableciendo correcciones y soluciones a los problemas detectados

Analizar la eficacia del Sistema de Gestión de Documentos y Archivos. En este sentido, se podría realizar una evaluación que permita determinar su funcionamiento y la realización eficiente de las actividades emprendidas.

Definir indicadores de gestión para los servicios prestados y actividades realizadas.

Fuente: Red de Archivos Universitarios del Ecuador Elaborado por: Lizbeth Cisneros

5.1.5 Legislación vigente de referencia En lo que establece la legislación vigente en esta materia, si bien es cierto no es explicita al referir una normativa exclusiva para los archivos universitarios como tal, sirven de referente al momento de establecer directrices generales e indicadores, de forma particular para cada universidad; entre la normativa se podría citar entre otras, las siguientes; CONSTITUCIÓN DE LA REPÚBLICA DEL ECUADOR TITULO Arts. 18 numeral 2, 66 numeral 19, III, Capítulo tercero. Sección cuarta. Arts. 91, 92, Publicado en el Registro Oficial No. 449 del 20 de octubre del 2008 LEY DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS, Publicado en el Registro Oficial No. 265 del 16 de junio de 1982 NORMA TÉCNICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO, publicado en el Registro Oficial No. 445 del 25 de febrero del 2015.

REGLAMENTO

INTERNO

DEL

ARCHIVO

INTERMEDIO “ARCHIVO

GENERAL DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA” Publicado en el Registro Oficial No. 1 del 11 de agosto de 1992 INSTRUCTIVO SOBRE ORGANIZACIÓN BASICA Y GESTION DE ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS Publicado en el Registro Oficial No. 67 del 25 de julio del 2005 LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS, Publicado en el Registro Oficial No. 557 del 17 de abril de 2002

58

REGLAMENTO

A

LA

LEY

DE

COMERCIO

ELECTRÓNICO,

FIRMAS

ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS, Publicado en el Registro Oficial No. 735 del 31 de diciembre del 2002 REFORMAS AL REGLAMENTO GENERAL A LA

LEY DE COMERCIO

ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS, Publicado en el Registro Oficial No.440 del 06 de octubre del 2008 LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, Publicado en el Registro Oficial No. 337 del 18 de mayo del 2004 REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, Publicado en el Registro Oficial No. 507 del 19 de enero del 2005 REFORMAS AL REGLAMENTO DE LA LEY ORGÁNICA DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA, Publicado en el Registro Oficial No. 33 del 07 de junio del 2005.

INSTRUCTIVO

PARA

NORMAR

EL

DOCUMENTAL QUIPUX PARA LAS

USO

DE

SISTEMA

DE

GESTIÓN

ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN

PÚBLICA CENTRAL, Publicado en el Registro Oficial No. 597 del 25 de mayo del 2009 REFORMA AL INSTRUCTIVO PARA NORMAR EL USO DEL SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTAL

QUIPUX

PARA

LAS

ENTIDADES

DE

LA

ADMINISTRACIÓN PÚBLICA CENTRAL, Publicado en el Registro Oficial N.- 500 de 27 de julio del 2011 NORMAS DE CONTROL INTRNO PARA LAS ENTIDADES, ORGANISMOS DEL SECTOR

PÚBLICO Y PERSONAS JURÍDICAS DE DERECHO PRIVADO QUE

DISPONGAN DE RECURSOS PÚBLICOS Acuerdo N.- 039.- Contraloría General del Estado, Publicado en el Suplemento del Registro Oficial N.- 87 del lunes 14 de diciembre del 2009

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REGLAMENTO

GENERAL

SUSTITUTIVO

PARA

EL

MANEJO

Y

ADMINISTRACIÓN DE BIENES DEL SECTOR PÚBLICO Publicado en el Registro Oficial suplemento N.- 378 del 17 de Octubre del 2006 (Ver especialmente) SECCIÓN III Entrega-Recepción de Registros Y Archivos. Art. 76, 77 y 78 CÓDIGO ORGÁNICO DE PLANIFICACIÓN Y FINANZAS PÚBLICAS (Ver especialmente) Art. 156. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Y Título III DE LA TRANSPARENCIA FISCAL. Capítulo I. DE LA INFORMACIÓN .Art. 174. Publicado En el Segundo Suplemento del Registro Oficial N.- 306 del 22 de Octubre del 2010 NORMA TÉCNICA ECUATORIANA NTE INEN 2410:2010 DOCUMENTACIÓN. ELABORACIÓN

DE

OFICIOS,

OFICIOS

CIRCULARES,

MEMORANDOS,

MEMORANDOS CIRCULARES Y CIRCULARES Publicado en el Registro Oficial N.211 del 10 de junio del 2010 REGLAMENTO GENERAL A LA LEY ORGÁNICA DEL SERVICIO PÚBLICO LOSEP. VER CAPITULO VI DE LA CESACIÓN DE FUNCIONES, ESPECIALMENTE ART. 110 ENTREGA DE BIENES Y ARCHIVOS, Y ART. 111 LIQUIDACIÓN DE PAGOS Y HABERES, Publicado en el Suplemento del Registro Oficial N.- 418 de 01 de abril del 2011 REFORMA

AL

REGLAMENTO

GENERAL

A

LA

LEY

DE

COMERCIO

ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICOS Y MENSAJES DE DATOS Publicado en el Registro Oficial N.- 532 del 12 de septiembre del 2011 Existen otras normas en gestión documental, como: ISO 23081 (1, 2 y 3) para el diseño de metadatos de los documentos y de los diferentes procesos que intervienen en la gestión de los mismos.

ISO 13028 que define directrices para la implementación de procesos de digitalización de documentos en las organizaciones.

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ISO 26122 que establece lineamientos y pautas para el análisis de los procesos de trabajo para la Gestión de Documentos, actividad previa indispensable para el diseño de cuadros de clasificación de tipo funcional, recomendados por la norma 15489 y requeridos por la familia de normas 30300.

ISO 16175 (1, 2 y 3) las cuales definen principios y requisitos funcionales para documentos en entornos de oficina electrónica.

5.2 Conclusiones y Recomendaciones 5.2.1 Conclusiones 

Al hablar de directriz debemos entenderla como una instrucción que se asume para realizar de forma estandarizada una actividad. Por ello, las condiciones generales de actuación en un área determinada, permiten desarrollar estrategias, normativas y lineamientos técnicos archivísticos internos, y por ende custodiar el patrimonio documental de la institución.



La falta de lineamientos, directrices e indicadores generales, constituye un problema al momento de la implementación de un Archivo Central; así como también, cuando se define la normativa, instrumentos y herramientas técnicas, especialmente con el manejo de la documentación e información administrativa, académica y legal, que frecuentemente es requerida por usuarios internos o externos, favoreciendo agilidad y accesibilidad a la información.



La implementación de una normativa interna en materia archivística, es otro de los desafíos que enfrenta la universidad, al considerar la no existencia de guías claras que puedan servir de modelo para adaptarlo y acoplarlo según las necesidades de la institución.



La Universidad al ser de reciente creación, y con el desafío de ser pionera en la educación superior del norte del Ecuador, para facilitar el manejo de la gestión

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documental requiere implementar de un sistema de gestión de documentos y archivos, de forma técnica y estructurada.

5.2.2 Recomendaciones 

Se recomienda definir una estructura orgánico-funcional para la configuración de un Archivo Central de la Secretaría General, que hasta el momento no se ha a implementado, por la falta de estudios y análisis técnicos, que con su implementación y uso van a favorecer el definir las características, condiciones, funciones y responsabilidades del personal encargado de la archivología, ahorrando tiempo y dinero.



Establecer alianzas estratégicas con entidades vinculadas en materia archivística, como pueden ser universidades, organismos públicos o privados que cuenten con procesos definidos; para por su intermedio, recibir el apoyo y la asesoría en la implementación del Archivo Central.



Por último se recomienda tomar en cuenta la presente propuesta, la misma que brindará un direccionamiento básico sobre cómo implementar un Archivo Central para la Secretaria General, sus condiciones, características y base legal referida que servirá como guía o herramienta para la configuración de un Archivo Central.

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