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Mรณdulo
Cรณmo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Municipalidad de Guatemala Lic. Ricardo Quiñonez Alcalde Ciudad de Guatemala Alcaldía Auxiliar Zona 1 Ing. Óscar de León URBANÍSTICA — Taller del Espacio Público Dirección Arq. Rossana García Subdirección Msc. Arq. Silvia García Coordinación del Programa Msc. Arq. Ingrid de la Vega Contenido Académico Ing. Fernando Alay Acompañamiento del Programa Msc. Arq. Ingrid de la Vega Arq. Luisa Santos Diseño y Diagramación Licda. Mónica Santos
Guatemala de la Asunción 2018.
Índice ¿Qué es un Presupuesto?
5
Presupuesto de Empresa
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Determinación de Costos de los
10
Productos Importancia de los Registros y Controles Financieros en una
13
Empresa Taller de Ejercicios Prácticos
19
Personal
Negocio
Familiar
ÂżQuĂŠ elementos debo conocer o considerar para realizar un presupuesto de empresa?
¿Qué es un Presupuesto? Se le llama presupuesto1 al cálculo y negociación anticipado de los ingresos y gastos de una actividad económica (personal, familiar, un negocio, una empresa, una oficina, un gobierno) durante un período de tiempo, por lo general en forma anual. Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas. El presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas, micro y pequeñas empresas, cuyos planes se formulan por término de un año. Elaborar un presupuesto permite a las micro y pequeñas empresas, o bien las familias, establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos. Para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen a los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentará un superávit (los ingresos superan a los gastos).
Un presupuesto personal o familiar te servirá para conocer con mayor precisión en qué estás gastando el dinero que percibes. Hacer un presupuesto personal o familiar nos ayudará a tener finanzas sanas. Un estudio de la Comisión Nacional para la Protección y Defensa de los Usuarios de Servicios Financieros en la ciudad de México, registró que el 92% de los habitantes afirma haber tenido más gastos que ingresos y el 67% no lleva un registro constante de sus ingresos y gastos, de tal manera que parece existir una conexión entre no registrar ingresos y gastos y los problemas de dinero. Ante este panorama, los especialistas recomiendan hacer un presupuesto personal o fami1 http://es.wikipedia.org/ wiki/Presupuesto 2 http://es.wikipedia.org/ wiki/Presupuesto
liar, dependiendo de la situación que prevalece. Un presupuesto personal o familiar te servirá para conocer la forma en la que distribuyes tus ingresos, para que sepas en qué estás
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Presupuesto Personal Y/O de Familia2
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gastando el dinero que percibes. Una vez que sepas cuánto y en qué destinas el dinero, podrás saber en qué rubros tienes que hacer ajustes, con lo que además podrás ahorrar. En ese país, México, el 67% de los habitantes no lleva un registro constante de sus ingresos y gastos y un 44% de los consumidores llevan un registro mental para distribuir sus ingresos. En Guatemala, sería interesante hacer un estudio similar y comparar la cercanía en los comportamientos dado la cercanía entre los países y sus influencias directas o indirectas. Para hacer tu presupuesto necesitas lápiz y papel o empleando tú computadora si así lo prefieres, pero nunca lo hagas en la mente, creyendo que te acordarás de todo lo que gastas. Lo más recomendable es elaborar el presupuesto cada mes, ya que es el lapso de tiempo más común para pagar servicios (teléfono, renta, tarjeta de crédito, etcétera), también considera otros servicios que se pagan bimestralmente, gas propano y otros. Se recomienda para realizar el presupuesto personal o familiar. Primero identifiques los ingresos por orden de disponibilidad, de manera mensual o anual, y posteriormente anota los gastos clasificándolos en dos rubros: imprescindibles y prescindibles. Puedes
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
apreciar el siguiente ejemplo en la página siguiente.
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A partir de aquí, examina si tus gastos (imprescindibles y prescindibles) superan tus ingresos mensuales; sí es así, analiza en qué debes hacer ajustes, en qué debes ahorrar y qué gastos ya no deberías hacer por un tiempo. Este es solo un ejemplo de cómo podrías ir desglosando tu presupuesto, pero recuerda que al momento de hacerlo tienes que ser lo más realista posible, no omitas gastos que consideres puedan ser pequeños, como la compra de cigarrillos, dulces, propinas, refrescos, entre otros, porque muchas veces es precisamente en los gastos hormiga en dónde se dan las fugas de dinero. Es importante tener claridad que cuando se tiene un negocio o empresa, es conveniente no mezclar el dinero que se utiliza en la empresa con el dinero que se requiere o se utiliza en la familia. Ello
puede dar lugar a generar problemas en alguno o ambos ambientes. Por lo tanto será conveniente realizar los presupuestos tanto en la parte de la familia en función de los ingresos asignados como administrador del negocio y los gastos correspondientes en la familia. A continuación vemos un ejemplo de un presupuesto familiar o personal:
PRESUPUESTO FAMILIAR O PERSONAL INGRESOS MENSUALES
Q. 6,500.00
GASTOS IMPRESCINDIBLES
1. Alimentos
Q. 1,500.00
2. Renta
Q. 1,500.00
3. Servicios: Gas, luz, agua, teléfono
Q. 600.00
4. Colegios
Q. 300.00
5. Medicinas
6. Gasolina
Q. 800.00
7. Mantenimiento vehículo
Q. 400.00
8. Otros
Q. 300.00
Q. 6,000.00
GASTOS PRESCINDIBLES
1. Salidas diversión
Q.600.00
2. Ropa nueva
Q. 100.00
3. Varios
Q. 100.00
Q. 800.00
TOTAL DE GASTOS T
Q. 6,800.00
DÉFICIT
(Q. 800.00)
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Q. 6,500.00
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Presupuesto de Empresa Todo presupuesto de empresa, micro o pequeña empresa, considera la relación existente entre los ingresos por las ventas o prestación de servicios diversos y los egresos o gastos generados durante un período de tiempo determinado. La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control
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financiero de la organización. Los presupuestos pueden desempeñar roles preventivos como correctivos en las empresas, micro, pequeñas o grandes empresas.
Presupuesto de Ventas o de Ingresos El cómputo anticipado de los ingresos, es el primer paso en la implementación de presupuesto ya que este renglón es el que proporciona los medios para poder llevar a cabo llevar a cabo las operaciones del negocio. El presupuesto de ingresos está formado por el presupuesto de ventas, es decir el dato que surge del número de unidades vendidas por el precio respectivo de cada una de las unidades proyectadas a
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vender.
8
Ventas
3 http://html.rincondelvago.com./presupuestosde-gastos.html
% Presupuesto de Gastos o de Egresos4 Para iniciar su propia empresa o bien, generar crecimiento en la actual, es fundamental contar con un presupuesto y saberlo administrar durante el período de tiempo estipulado. De esta manera podrá controlar sus ingresos y egresos y saber hacia qué dirección se mueve su negocio. Por más pequeño que sea su negocio, es importante que éste cuente con las características esenciales que lo harán funcionar de manera organizada y eficiente. Para tener ese control se debe aprender a elaborar un presupuesto de gastos en el cual se plasman los cálculos aproximados de los egresos que tendrá su negocio. De esta manera podrá incluir detamente. Se debe analizar en el desarrollo de un presupuesto los siguientes puntos:
Los gastos generales de su empresa
En el presupuesto deben ingresarse todos los egresos que generará su negocio desde la planilla de sueldo de sus empleados hasta la papelería o los servicios (agua, luz, teléfono). Si se cuenta con varios departamentos, cada uno debe encargarse de generar su propio 4 http://www.empresamia.com/finanzas/ item/918/que-es-unpresupuesto-de-gastosy-para-que-sirve
presupuesto de gastos para tener una idea aproximada de cuánto gastarán.
El presupuesto deberá contemplar los costos de los productos manufacturados y los cuales se comercializarán para generar los ingresos para la empresa.
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lladamente cada gasto y sabrá disponer de sus recursos adecuada-
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Determinación de Costos de los Productos Concepto e identificación de los Costos Fijos de una empresa Se les denomina así a los costos que no varían según el nivel de actividad de la empresa, es decir que permanecen relativamente constantes cuando varía el nivel de producción y ventas de los productos. Entre los costos más reconocidos en la estructura de costos fijos, se mencionan los sueldos y salarios del personal, los servicios varios
%
como agua, luz, teléfonos, los alquileres y la depreciación de los activos fijos como los vehículos y la maquinaria.
Gas
%
%
Gas
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Gas
10
% Gas
Gas Gas
Concepto e identificación de los Costos Variables de una empresa Son los que fluctúan en razón directa de los volúmenes de producción y venta, siendo raros aquellos que pueden considerarse ciento por ciento variables. Incluyen la materia prima directa; la totalidad de la mano de obra directa, comisiones pagadas a la fuerza de ventas, el combustible, el empaque de los productos, el pago del envío y otros. A la integración de los costos fijos totales más los costos variables totales, se les denomina COSTOS TOTALES. Cálculo de Utilidades y porcentaje a considerar en la venta de un producto. Cuando se dirige una empresa, se tiene el objetivo de generar utilidades para la misma después de cubrir los costos de la operación. Esto es un principio de lucratividad en un mercado competitivo. Ga
s
%
% %
% Gas
%
Gas
%
s
Gas
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Gas
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Un ejemplo del cálculo de utilidades y de los costos asociados a la venta de un producto de confección, BLUSA DE DAMA, se muestra a continuación: DATOS:
Producto:
Prenda de vestir: BLUSA DE DAMA
Costo del producto: Q. 70.00 Confección, tela, hilo, botones y otros. Precio de Venta:
Q. 90.00
Unidades vendidas en el mes: Comisión de venta:
200 unidades
10%
Cálculo del costo variable por unidad: Los costos variables por unidad serán:
Costo por unidad
Q.
Comisión 10%
Q.
7.00
TOTAL DE COSTOS VARIABLES Q.
77.00
70.00
Cálculo del costo Fijo por unidad: Los costos fijos por unidad serán:
Alquiler de local
Q.
500.00
Servicios
Q.
200.00
Sueldos Q. 1,000.00 TOTAL DE COSTOS FIJOS
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El total dividido entre las 200 unidades producidas en el mes
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Q. 1,700.00 Q. 8.50 unidad
Cálculo de Utilidad neta por Unidad: Costo Variable por Unidad
Costo Fijo por Unidad
Costo Total Precio de venta por Unidad Diferencia a favor
Q. 77.00 Q.
8.50
Q. 85.50 Q. 90.00
Q.
4.50
CÁLCULO DEL PORCENTAJE Q. 4.50 / Q. 90.00 = 0.05 X 100% = 5 % de Utilidad. Este resulta ser un porcentaje de utilidad muy bajo, es aconsejable desde un mínimo de un 15% en adelante Importancia de los Registros y Controles Financieros en una Empresa
Importancia de los Registros y Controles Financieros en una Empresa Es conveniente aclarar que uno de los datos más importantes que
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genera la contabilidad y de la cual es conveniente informar, es la cifra de utilidad o pérdida de un negocio. En efecto la cuantificación de los resultados (beneficios netos) de la realización de actividades comerciales o de la prestación de servicios a los clientes es un dato de suma importancia ´para los propietarios, accionistas y acreedores de una empresa. No es una tarea fácil organizar cientos de documentos que repre-
6
sentan hechos no muy claros, confusos, que ni el mismo empresario sabe dar cuenta. Naturalmente, para iniciar cualquier contabilidad, se requiere elaborar un balance inicial, el cual estará conformado por los bienes y derechos del empresario y sus obligaciones. El patrimonio saldrá por diferencia. Por lo general, este tipo de empresarios operan como persona naempresario de los bienes dedicados al negocio, lo mismo que los gastos y los ingresos. Quizás la parte más difícil de la organización de una contabilidad, es lograr concientizar al empresario, poderlo comprometer de la importancia de tener claridad en las cuentas. Una vez identificado lo necesario para iniciar una contabilidad, hay 5 http://higeredmcgrawhill.com/sites/dl/free/ 6 http://www.gerencie. com/como-iniciar-lacontabilidad-de-unaempresa-que-nunca-laha-tenido.html
que diseñar los procedimientos que tanto el encargado de la contabilidad como el empresario deben seguir.
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tural, por lo que es conveniente separar los bienes personales del
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Son importantes los siguientes aspectos: •
Aspectos relacionados con el manejo del efectivo.
•
Hay que hacerle entender al empresario que aunque el negocio es de su propiedad, no debe disponer de los recursos del negocio de forma ligera y descuidada.
•
Que debe existir un control sobre todos los gastos en que se incurren. Que no debe mezclar los gastos personales con los del negocio.
•
Que lo producido por el negocio no se puede convertir en su caja menor.
•
Que debe informar todos y cada uno de los gastos e ingresos que realice.
•
Que debe tener soportes de absolutamente todo lo que haga relacionado con su negocio.
Los procedimientos de control son quizás los más importantes y los más difíciles de implementar. Los empresarios son reacios a que se les controle, tienen la creencia que si cuentan todo deberán pagar más impuestos.
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Entre los registros contables básicos, necesarios para reflejar las ope-
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raciones de toda empresa se tienen: Caja, compras, inventarios, ventas, cuentas por cobrar y cuentas por pagar. A continuación presentamos un detalle de los mismos:
Libro de Caja7 Es un libro auxiliar pero obligatorio en donde se registra todas las operaciones al contado que realiza la empresa, entendiendo como tales, aquellas donde interviene dinero en efectivo y/o cheques bancarios. Un formato sencillo para registrar los movimientos de caja es el siguiente:
LIBRO DE CAJA FECHA
CONCEPTO
INGRESOS
060818
Saldo inicial
Q 5,000.00
130818
Compras
150818
Ventas
EGRESOS
SALDO Q 5,000.00
Q 500.00 Q 1,500.00
Q 4,500.00 Q 6,000.00
Este libro, generalmente; presenta saldo positivo, es decir que los considerando sumado con el saldo inicial. En algunos casos caja no tendrá saldo, pero JAMAS TENDRA SALDO NEGATIVO ya que no puede salir más dinero del que hay. Saldo inicial de caja Es el importe de dinero con el que se inicia el mes; o el ejercicio económico; si es al inicio del ejercicio económico. 7 http://www.monografias.com/trabajos78/librocaja/libro-caja.
Saldo final o de cierre Viene a ser el importe de dinero con el que finaliza.
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
ingresos son mayores que los egresos y al decir ingresos lo estamos
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Libro de Compras El libro de compras y gastos se usa para registrar todos los pagos necesarios para que la empresa no pare sus operaciones. Su importancia está en que en este libro se ingresarán todas las compras tanto de contado como a crédito que realiza el establecimiento. Un formato sencillo para registrar los movimientos de compras es el siguiente:
LIBRO DE COMPRAS Fecha
Artículo
Cantidad
Precio Unidad
Total de compra
Crédito contado
Cliente
130818
Tela Sincatex
200 yds.
Q 30.00 Q 6000.00 contado
Novatex
200818
Materias primas
100 conos
Q 15.00
Casa de Sastre
Q 1500.00
contado
Libro de Inventarios Es importante llevar el control de las mercaderías disponibles para Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
la venta, por ello debe llevarse un registro que muestre la disponibi-
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lidad de productos existentes en inventario. Un formato sencillo para registrar los movimientos es el siguiente:
LIBRO DE INVENTARIOS ARTÍCULO: BLUSA DE DAMA FECHA
PRECIO COSTO
UNIDADES FÍSICAS Entrada
140818
Q 70.00
150818
Q 70.00
SALDO
Salida
100
100 20
80
Libro de Ventas Con este registro la empresa puede identificar y saber que productos son los de mayor demanda, saber que clientes los solicitan más frecuentemente y principalmente la forma de pago para llevar un control directo de la venta de sus productos. Un formato sencillo para registrar los movimientos de ventas es el siguiente:
LIBRO DE VENTAS FECHA
PRODUCTO CANTIDAD
PRECIO UNITARIO
TOTAL DE LA VENTA
CLIENTE
CONTADO O CRÉDITO
150818
Blusa
20
QQ 90.00
Q 1,800.00
Marisol Molina
Contado
200818
Blusa
10
Q 90.00
Q 900.00
Vicky Soria
Crédito
Libro de Cuentas por Cobrar En este registro se lleva el control de aquellos clientes frecuentes tunamente. Un formato sencillo para registrar los movimientos de compras es el siguiente:
LIBRO DE CUENTAS POR COBRAR FECHA DE COMPRA
FECHA DE COBRO
FACTURA NO.
SALDO
ABONO
OBSERVACIONES
200818
200918
1425
Q 900.00
Q 900.00
CANCELADO
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
que nos hacen compras al crédito y a los cuales hay que cobrar opor-
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Libro De Cuentas por Pagar En este registro se lleva el control de nuestros compromisos con nuestros proveedores. Es decir aquellas cuentas pendientes de pago por haber sido adquiridos al crédito. Un formato sencillo para registrar los movimientos de compras es el siguiente: Nombre del proveedor: La Casa del Sastre
Dirección: La Terminal, 6ª. Avenida 4-24 zona 4. Contacto: Señor Gerson Cifuentes Crédito: 30 días
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
LIBRO DE CUENTAS POR PAGAR
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FECHA DE COMPRA
FECHA DE COBRO
FACTURA NO.
SALDO
ABONO
OBSERVACIONES
050618
050718
27425
Q 1,500.00
Q 1,500.00
CANCELADO
110618
110718
27901
Q 1,500.00
Q 1,500.00
CANCELADO
PLAN DE ACCIÓN PRESUPUESTO FAMILIAR Grupo:
Zona:
Producto/Servicio: Se le solicita que elabore el presupuesto familiar para tener control sobre sus ingresos y sus gastos.
DESCRIPCIÓN INGRESOS MENSUALES
Q.
%
1. Alimentos
Q.
2. Alquiler
Q.
3. Gas propano
Q.
4. Energía eléctrica
Q.
5. Agua municipal
Q.
7. Medicinas
Q.
8. Mantenimiento vehículo
Q.
9. Combustible vehículo
Q.
10. Extracción basura
Q.
11. Mesada de hijos
Q.
12.
Q.
13.
Q.
14.
Q.
15.
Q.
GASTOS PRESCINDIBLES
Q.
Salida a comer
Q.
Compra de ropa
Q.
Salidas fin de semana
Q.
Q.
Q. Q. Q.
DIFERENCIA
Q. Q.
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
GASTOS IMPRESCINDIBLES
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PLAN DE ACCIร N PRESUPUESTO EMPRESARIAL Nombre del Negocio:
Zona:
Nombre del Propietario: Producto/Servicio: Se le solicita que elabore el presupuesto familiar para tener control sobre sus ingresos y sus gastos. INGRESOS MENSUALES
Q.
GASTOS MENSUALES Q. Q. Q. Q. Q.
Q. Q. Q. Q. Q. Q. Q.
GASTOS MENSUALES DIFERENCIA
Q.
Mรณdulo 5: Cรณmo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Q.
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PLAN DE ACCIÓN / COMO ADMINISTRAR Y CONTROLAR FINANCIERAMENTE MI EMPRESA
DETERMINACIÓN DE UTILIDAD Y COSTOS DE UN PRODUCTO Nombre de la empresa:
Zona:
Actividad que se dedica: Se le solicita que usted en su emprsa selecciones un producto de alta rotación, para calcular en función del número de unidades producidas/compradas y vendidas en el mes, calcule la utilidad obtenida con la venta de los mismos. Asimismo calculará los costos fijos y variables implícitos en la fabricación o compra del mismo. Producto: Precio de Venta
Q.
Costo de Venta
Q. Q. Q.
Otros variables Unidades vendidas al mes Cálculo del costo variable por unidad Descripción
Costos Variables Unidad
Costo/Unidad
Costo de ventas
Total Q. Q. Q.
Total de costos variables
Q.
Total de costos variables / Unidades vendidas en el mes Cálculo del costo fijo por unidad Descripción
Costos Fijos
Unidad
Q.
Costo/Unidad
Total
Alquiler de local
Q.
Luz
Q.
Agua
Q.
Teléfono
Q.
Sueldos
Q. Q.
Total de costos fijos/Unidades vendidas en el mes
Q.
Total de costos fijos / Unidades vendidas en el mes
Q.
Costo total unitario: Costo variable por unidad + Costo fijo por unidad Costo Total Unitario: Q Costo Total Unitario: Q Precio de venta - Costo total unitario = % de Utlidad =
+ Q.
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Q.
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PLAN DE ACCIÓN / COMO ADMINISTRAR Y CONTROLAR FINANCIERAMENTE MI EMPRESA
DETERMINACIÓN DE UTILIDAD Y COSTOS DE UN PRODUCTO Nombre de la empresa:
Zona:
Actividad que se dedica: Se le solicita que usted en su emprsa selecciones un producto de alta rotación, para calcular en función del número de unidades producidas/compradas y vendidas en el mes, calcule la utilidad obtenida con la venta de los mismos. Asimismo calculará los costos fijos y variables implícitos en la fabricación o compra del mismo. Producto: Precio de Venta
Q.
Costo de Venta
Q. Q. Q.
Otros variables Unidades vendidas al mes Cálculo del costo variable por unidad Descripción
Costos Variables Unidad
Costo/Unidad
Costo de ventas
Total Q. Q. Q.
Total de costos variables
Q.
Total de costos variables / Unidades vendidas en el mes Cálculo del costo fijo por unidad Descripción
Costos Fijos
Unidad
Q.
Costo/Unidad
Total
Alquiler de local
Q.
Luz
Q.
Agua
Q.
Teléfono
Q.
Sueldos
Q. Q.
Total de costos fijos/Unidades vendidas en el mes
Q.
Total de costos fijos / Unidades vendidas en el mes
Q.
Costo total unitario: Costo variable por unidad + Costo fijo por unidad Costo Total Unitario: Q Costo Total Unitario: Q Precio de venta - Costo total unitario = % de Utlidad =
+ Q.
Módulo 5: Cómo Administrar las Finanzas de Mi Empresa
Q.
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Notas importantes:
“
Siempre toma nota, para recordar lo mĂĄs importante
�
Notas importantes:
“
Siempre toma nota, para recordar lo mĂĄs importante
�