Arco

Haal competitief voordeel met uw administratie.

Make your admin your competitive advantage.

Uw adminstratie biedt u extra slagkracht Your administration offers you extra strength

Neen, de administratie van uw bedrijf is niet saai.

Sterker zelfs, kan er veel kosten mee besparen en geld verdienen. Hoe? Door uw archiefkasten, documentenkarren en postbakjes buiten te gooien én over te schakelen op digitaal documentmanagement.

No: your company’s admin isn’t boring at all. Quite the reverse: you could make a lot of money from it. How? By turfing out your filing cabinets, document trails and postboxes, and going over to digital document management.

Koester uw administratieve medewerkers en geef ze de nodige digitale tools om efficiënt te werken. Wedden dat u versteld staat van de gigantisch kostenbesparingen en de hoge efficiëntiewinsten?

Love your admin staff: give them the digital tools they need to work efficiently. Does it astonish you to know you could make huge cost savings and big efficiency improvements?

Geen enkel bedrijf of organisatie ontsnapt aan administratie, of het nu gaat om een multinational, een ziekenhuis of de KMO om de hoek. In plaats van dit te bekijken als een last, geloven wij in een efficiënte en digitale administratie als extra concurrentievoordeel.

No company or organisation can do without its admin, whether we’re talking about a multinational, a hospital or the small business just around the corner. Rather than seeing this as a nuisance, we believe efficient digital admin can be turned into an added competitive advantage.

Flexibel platform, steeds uitbreidbaar Flexible platform, always expandable Van capture…

From capture…

Met ons platform DOMA beschikken we over alle nodige componenten om uw digitale documentenstroom in goede banen te leiden. Deze eigen software – volledig uitgewerkt in .NET – mag u beschouwen als één digitale archiefkast waarin al uw documenten terechtkomen: uw Docroom. Tijdens het inscannen verrijken we deze documenten met allerlei metadata.

Naast gescande papieren documenten verzamelt uw Docroom ook probleemloos e-mails, foto’s, ingezonden webformulieren,…

With our DOMA platform, we have every component needed to get your digital document flow up-and-running. This in-house software – created entirely in .NET – could be seen as a single digital filing cabinet from which you can access all your documents: your Doc room. When scanning, we enhance the documents with all kinds of metadata.

As well as scanned paper documents, your Doc room will also collate e-mails, photos, submitted web forms, etc, without any problem.

… tot output

… through to output

Bescheiden start

A modest start

U droomt en vraagt, wij breiden voor u uit.

You just imagine and ask: we’ll extend it for you.

Vervolgens belandt al deze info netjes gestructureerd bij de juiste personen en afdelingen, zodat zij er mee aan de slag kunnen. In functie van de genomen beslissingen volgt de juiste actie. Mogelijk leidt dit document uiteindelijk tot een output. Het centrale platform registreert elke handeling. Waar nodig legt het systeem automatisch de nodige koppelingen met dossiers en andere software.

Dankzij de parametriseerbare modules passen we het platform aan volgens uw specifieke behoeftes.

Bovendien geeft DOMA u de kans om bescheiden te starten, bijvoorbeeld met digitale factuurverwerking of inkomende en uitgaande postregistratie. Vervolgens groeit u door naar andere documentlogistieke processen binnen uw organisatie. Elke uitbreiding levert telkens een enorme efficiëntiewinst op.

All this info will then reach the right people and departments correctly structured, so they will be able to get straight to work. The appropriate action can then follow, depending on the decisions taken. That document may eventually produce output. The central platform records each transaction. Where necessary, the system will automatically create the appropriate links to files and other software.

Thanks to its customisable modules, we can adapt the platform to meet your specific needs. In addition, DOMA offers you a facility to start small, for example with digital processing of invoices, or the logging of incoming and outgoing mail. You can then move on to other document-logistical processes at your organisation. Each extension will deliver an enormous efficiency gain.

In het hart van uw administratie Right at the heart of your admin Onze oplossingen voor documentmanagement nestelen zich in het hart van uw administratie. Wij geven uw zogeheten Mid-office vorm. Onze software wisselt probleemloos data uit met gespecialiseerde Back-office programma’s (bijvoorbeeld: ERP, de boekhouding,…), maar staat ook open voor input vanuit de Front-office (bijvoorbeeld: de formulieren op uw website, apps,…).

Our document-management solutions go right to the heart of your admin system. We give you our Mid-office form. Our software exchanges data seamlessly with specialist Back-office programs (for example: ERP, book-keeping, etc), but is available for input from the Front office (for example: the forms on your website, apps, etc).

U beschouwt de Mid-office best als de centrale draaischijf van uw administratie met datacapture, indexering, routering, output en archivering als hoofdprocessen. We bouwen maximaal automatisch checks in om het manuele opzoekwerk tot een minimum te herleiden.

It’s a good idea to look at Mid-office as the hub of your administration, with data capture, indexing, routing, output and archiving as the principal processes. We incorporate the maximum number of automatic checks in order to reduce manual searches to the minimum.

Slimme automatisatie

Smart automation

Laat u niet vastroesten

Don’t seize up

Wij geloven niet in blinde automatisatie, wel in ‘slimme’ automatisatie. Wij ondersteunen uw administratieve medewerkers op talrijke fronten om hun werk vlotter, sneller, beter en gemakkelijker uit te voeren. Door het ‘slimme papegaaienwerk’ over te nemen, krijgen uw administratieve medewerkers de broodnodige tijd om zich te verdiepen in hun specialistenwerk.

Ons platform combineert automatisatie via uitgewerkte processen met een hoge mate van flexibiliteit. Zo vermijden we dat uw dynamische interne processen verzanden in starre procedures die vastlopen bij wijzigende omstandigheden.

We don’t believe in blind automation, but certainly do believe in ‘smart’ automation. We support your admin staff on many fronts in order to help them perform their tasks more smoothly, easily, faster and better. When it takes charge of the routine tasks, your admin staff get the time they need to concentrate on their specialist work.

Our platform combines automation using advanced processes with a high level of flexibility. In this way, you avoid any risk of your dynamic internal processes getting snarled up in rigid procedures that stall in constantly changing conditions.

Alle informatie altijd en overal bij de hand All the information at your fingertips, at all times Wat zijn de grootste problemen van een papieren documentenstroom? Allereerst verloopt deze tergend traag, zeker bij het fysiek overbruggen van grotere afstanden. Daarnaast leidt dit in verschillende processtappen tot het tijdrovend overtypen. Om nog maar van de archivering te zwijgen. Verder geraakt de informatie over één dossier onvermijdelijk versnipperd over de organisatie. Tenslotte ligt de snelle beschikbaarheid van de informatie bedroevend laag.

“Waar zit dat document nu ook alweer?” of “Verdikke, dat papier ligt nog op kantoor. Ik moet u daarover morgen terugbellen.” Herkenbaar?

What are the worst problems of coping with a flood of paper documents? Above all, things happen infuriatingly slowly, especially when they have to be physically transported over distances. Moreover, at various stages of the process it results in time-consuming retyping. Not to mention filing and archiving. What’s more, information on a particular case-file inevitably gets split up over the organisation. The level of instant availability of information is pathetically poor. “Now where on earth’s the document gone?” or “Darn it, that paper is still with head office. I’ll have to call you back tomorrow.” Sound familiar?

Hoe kan het anders?

How might things be different?

Bovenal: waar u ook bent, dankzij de cloud en onze webgebaseerde oplossing hebt u de gezochte documenten in een mum van tijd bij de hand. Altijd.

Above all: no matter where you are, thanks to the cloud and our web-based solution you have the documents you need at your fingertips, in the twinkling of an eye. Always.

Uw virtuele Docroom is niet gebonden aan tijd en ruimte. Dit betekent dat informatie razendsnel wordt uitgewisseld. Afstanden of verschillende vestigingen vormen geen enkele beperking. Na het inscannen en het automatisch toevoegen van de metadata hebt u alle gewenste informatie meteen bij de hand. De archivering gebeurt letterlijk met één druk op de knop.

Afdelingen werken niet langer op informatie-eilanden, maar delen hun informatie met elkaar.

Your virtual Doc room isn’t tied to time and space. This means information can be transmitted at the speed of light. Distances or multiple locations are immaterial. After scanning them in, the automatic addition of metadata means you’ll have all the desired information at your fingertips. Filing and archiving takes place literally at the press of a button. Departments no longer function like information silos, but can share their information with one another.

“Weg met al dat papier, vanaf nu gaan we voor digitaal documentmanagement!” De uitspraak is binnen het managementteam of het directiecomité snel gebeurd, de realisatie vergt meestal een ander paar mouwen.

Lees: u hebt nood aan veranderingsmanagement.

Arco legt letterlijk de brug tussen de managementdoelstellingen en de verwachtingen op de administratieve werkvloer. Uw administratieve medewerkers bezitten alle knowhow over de lopende processen. Meestal weten zij het best waar het beter en anders kan. Zij vormen dan ook de onmisbare pijler van elk geslaagd project.

Wij starten en eindigen elk project op de werkvloer.

Stap voor stap gaan we samen op pad om de gestelde einddoelen te bereiken. Laat ons uw ervaren gids zijn.

Alles begint en eindigt op de werkvloer It all starts and ends on the workfloor “Get rid of all that paper: from now on, we’re going for digital document-management!” This type of announcement has quickly become commonplace among management teams and boards of directors. Making it happen tends to require an extra pair of hands. Translation: you need change-management.

Arco quite literally builds the bridge between managerial goals and expectations on the administrative shop-floor.

Your admin staff have all the know-how about running processes. They generally know best where and how things could be done better. As such, they form an essential cornerstone for any successful project.

We start and end every project on the shop-floor. We set about achieving the goals you have set together with you, step by step. Let us be your experienced guides.

Hoe kunnen we u van dienst zijn?

How can we help you?

Elk project begint met het luisteren naar uw verhaal. Dit open gesprek vertalen wij naar een voorstel op maat om uw documentlogistieke stromen te digitaliseren en te optimaliseren. Ons uitgangspunt daarbij: uw leven en dat van uw administratieve medewerkers vergemakkelijken door het papierwerk maximaal uit te schakelen en te automatiseren.

Each project begins by listening to your story. We then turn the dialogue into a tailor-made proposal to digitise and optimise the logistics of your document flows. Our starting-point is this: we aim to simplify your life, and the lives of your admin staff, by eliminating and automating as much paperwork as possible.

Inhoudelijk zeer breed

Wide-ranging substance

Vraag naar onze referentieprojecten. Maar vooral: spreken we niet best een keer af om vrijblijvend over uw verwachtingen en behoeftes van gedachten te wisselen?

Just ask for our reference projects. Above all: wouldn’t it be a good idea just to have a chat without obligation, to discuss ideas about your needs and expectations?

Omdat elke organisatie documenten maakt, ontvangt en verwerkt, bespelen we met onze oplossingen inhoudelijk een zeer breed spectrum. Naast dit maatwerk beschikken wij over een aantal sectorspecifieke verticale oplossingen voor bijvoorbeeld de bouwsector, ziekenhuizen, verzekeringsmaatschappijen, autoleasebedrijven, retail,….

Since every organisation produces, receives and processes documents, we cast our nets wide in the substance of our solutions. In addition to our tailor-made work, we have a suite of sector-specific vertical solutions, such as those for the construction sector, hospitals, insurance companies, car-leasing firms, retail, etc.

Kofax

De papierarme organisatie start bij het ‘slim’ inscannen Als specialist in slimme scansoftware behoort Kofax tot de vaste partners van Arco Information voor het uitwerken van totaaloplossingen in documentenbeheer. De software van Kofax onderscheidt zich op verschillende fronten, waarbij een sterke mate van flexibiliteit en een uitzonderlijk ‘hoge recognition rate’ de belangrijkste zijn.

De software van Kofax stuurt het batchgewijs inscannen van papieren documenten.

De ingescande informatie wordt door Kofax herkend, geïnterpreteerd, geëxtraheerd, geïndexeerd en eventueel verrijkt. Kofax biedt deze digitale informatie volgens het gewenste documentformaat aan voor verdere verwerking via de intern gedefinieerde businessprocessen.“Onze software wordt veelvuldig gebruikt voor het centraal of decentraal inscannen van inkomende facturen, hypotheekcontracten, bankdocumenten,…”, zo vertelt Stephan Bleeckx, Senior Director Field Marketing van Kofax. “Naast deze gestructureerde documenten verwerken wij ook ongestructureerde informatie zoals inkomende brieven in een mailroom.”

“Deze manier van werken biedt verschillende voordelen, zowel voor het bedrijf als de eindklant. Alles verloopt veel sneller én met minder fouten. Door het zinloos overtypen uit te schakelen, leidt het inscannen en interpreteren van documenten tot interessante besparingen. Documenten vereisen niet langer fysiek transport tussen verschillende vestigingen of kantoren. Onze slimme scanoplossingen vormen de basis van de papierarme, digitale organisatie.”

Platformonafhanklijk Kofax focust zich als marktleider volledig op scansoftware. “Hierdoor beschikken wij over een aantal troeven die ons onderscheiden op de markt”, vertelt Stephan Bleeckx. “Allereerst werken wij volledig platformonafhankelijk. Wij maken geen deel uit van een grotere softwaregroep. Deze zelfstandige positie betekent ook dat onze software volledig onafhankelijk werkt van het backend systeem. Onze connectoren passen op elke andere software. Dit biedt maximale vrijheid aan zowel de eindklant als tussenliggende partners zoals Arco Information om de best mogelijke totaaloplossing uit te werken.”

Intelligent systeem Een tweede onderscheidende troef van Kofax is de uitzonderlijk hoge herkenningsgraad. “Afhankelijk van het opvolgende businessproces of het documenttype, bereiken wij een herkenningsgraad tussen de 90 à 95 procent. Onze software beschikt over een lerende capaciteit, zeg maar artificiële intelligentie. Concreet betekent dit dat Kofax steeds bijleert door informatie die wordt aangevuld of rechtgezet.”

Internationale support Het bedrijf Kofax is mondiaal actief met verschillende servicecentra, waardoor klanten en partners ook internationaal op de nodige technische support kunnen rekenen. “Voor de behoefte van elke klant hebben we de juiste oplossing in huis. Dat geldt zowel voor onze software, waarbij er verschillende mogelijkheden en opties bestaan, als de gewenste supportgraad. Onze software vindt u dan ook terug bij zowel de KMO om de hoek als multinationals.”

Kofax Benelux

Zandvoortstraat 49

2800 Mechelen

Belgium

T +32 15 444 900

mailbox.be@kofax.com

www.kofax.com

ARCO & MYDIGIPASS.COM De identiteit en bescherming van internetgebruikers staan centraal voor ARCO en VASCO Data Security. Het nieuwe SENSAAS van ARCO maakt vanaf heden gebruik van MYDIGIPASS.COM van VASCO Data Security.

SENSAAS is de managede omgeving van ARCO die voorziet in de digitalisering van de papierstroom. De inhoud van deze papieren is uiterst confidentieel. Het scannen van documenten, de opslag ervan, het proces van raadpleging tot goedkeuring, gebundeld met een ingebakken mailsysteem en een legaal opslagproces zitten centraal in SENSAAS. Exact weten wie een document inscant, raadpleegt, vrijgeeft en opslaat is van groot belang. De authenticatie van de gebruiker is dus essentieel. Hier is een belangrijke rol weggelegd voor MYDIGIPASS.COM, dat een centraal beheer voorziet van de applicatie SENSAAS. Op het centrale authenticatieplatform MYDIGIPASS.COM meldt de gebruiker zich eerst aan met een DIGIPASS, die een uniek paswoord genereert. Dat paswoord blijft slechts 36 seconden geldig; daarna vervalt het. Het kan dus slechts één keer gebruikt worden. Wie zijn bankzaken online beheert, kent dit principe ongetwijfeld ook. Hierbij wordt ook telkens een eenmalig paswoord gevraagd, waarmee de gebruiker zich kan aanmelden om zijn bankgegevens te raadplegen.

Vanop het gemanagede MYDIGIPASS.COM-platform kan de gebruiker heel eenvoudig en veilig doorklikken naar andere cloudapplicaties die op het platform verzameld staan.

Dankzij het principe van single-sign-on hoeft de gebruiker niet langer een hele waslijst van paswoorden te onthouden.

Een eenmalig paswoord gegenereerd door een DIGIPASS biedt de gebruiker immers een beveiligde toegang tot al zijn applicaties die op het platform bij elkaar staan.

Heeft de gebruiker een mobiele telefoon, een smartphone of een tablet waarop een software DIGIPASS kan worden geïnstalleerd? Of verkiest hij eerder een hardwareoplossing, zoals een DIGIPASS GO6? Dit is allemaal mogelijk. De DIGIPASS wordt automatisch aangeleverd bij de gebruiker.

VASCO is een belangrijke leverancier van sterke authenticatie en e-signature oplossingen en diensten gespecialiseerd in Internet Security toepassingen en transacties.

VASCO heeft zich gevestigd als een globaal softwarebedrijf gespecialiseerd in Internet Security, met een klantenbasis van bijna 10 000 bedrijven in meer dan 100 landen, inclusief bijna 1700 internationale financiële instellingen. VASCO’s voornaamste markten zijn de financiële sector, entreprise security, e-commerce en e-government.

GEEF UW ADMINISTRATIE VLEUGELS Michiels-Office de software afdeling van de firma Michiels NV bouwt verticale toepassingen op het Arco Doma platform.

Deze toepassingen geven u het voordeel om onmiddellijk werkende oplossingen in uw organisatie te implementeren.

Enkele van onze toepassingen: M-Post & Dossierbeheer Een elektronische postverdelingstoepassing met registratie, verdeling, dossiervorming & opvolging.

M-Fact Het digitaliseren van inkomende facturen met automatische gegevensherkenning, registratie in de boekhouding en een opvolgings & goedkeuringsflow.

Meeting.Net Een oplossing voor vergader- en agendabeheer, verslagen en notulen.

Michiels N.V. - Stationsstraat 143- 2235 Westmeerbeek - m-office@michiels-office.be Tel: 016-68 99 40 - Fax: 016-69 75 92 - www.michiels-office.be

Deze brochure werd gerealiseerd door:

Een product van: Big Media Group nv

Louis Pasteurstraat 21, 3920 Lommel Tel.: +32 (0)11 808 808, Fax: +32 (0)11 808 809 info@uwbrochure.be www.uwbrochure.be

Designed by Big Media Group NV, www.uwbrochure.be

Arco Information Wayenborgstraat 24 - 2800 Mechelen Tel: +32(0)15 28.90.30 - Fax: +32(0)15 28.90.31 info@arco.be - www.arco.be