Wekelijks magazine bij jouw krant • 18 mei 2019
Waarom landschapskantoren passé zijn
P. 3 - AFLEIDING OP HET WERK Collega's zijn de grootste boosdoeners
P. 6 - VOORBIJ DE OPEN KANTOORRUIMTE Kies jij voor flex, smart of tele?
P. 7 - DE REALITEIT VAN THUISWERK Vijf tips om het goed te doen
18 mei 2019 - vacature.com
2
Tekst: PIET VERBEEST
Hoe houden we in godsnaam de hele dag lang ons hoofd bij ons werk? In een omgeving waar steeds meer stoorzenders voor constante afleiding zorgen, is dat meer dan ooit een pertinente vraag. Continue onderbrekingen zijn een rem op onze productiviteit en ondermijnen onze gezondheid. Ons beter afschermen is dus de boodschap. Maar hoe doe je dat in de praktijk? > Lees verder op blz. 4
18 mei 2019 - vacature.com
3
> Vervolg op blz. 3
Protime, een softwarespecialist in onder meer tijdregistratie, personeelsplanning, toegangscontrole en online samenwerkingsplatformen, wou wel eens weten wat ons zoal verhindert om ons voluit op ons werk te concentreren. Het resultaat van hun enquête onder meer dan 1000 Vlamingen (februari 2019) was toch wel enigszins verrassend: een op de vier wordt zes tot tien keer per dag afgeleid door collega’s en een op de vijf zelfs nog vaker. “Op zich zijn de meeste vragen snel beantwoord”, zegt PETER S'JONGERS, CEO van Protime. “Maar daarna kost het ons gemakkelijk tien minuten om weer in ons ritme te geraken. Het negatieve effect op onze productiviteit is dus absoluut niet te onderschatten. Het is onvoorstelbaar hoeveel nuttige werktijd zo verloren gaat.”
4
EIGEN SCHULD, DIKKE BULT? Vragen van collega’s zijn voor 13 procent van de Vlamingen de grootste tijdvreter op kantoor. Telefoontjes vinden we ongeveer even belastend, binnenkomende e-mails storen ons met 11 procent net iets minder. Maar de top twee bestaat uit de vaak onophoudelijke stroom aan vergaderingen (21%) en de eeuwige administratieve rompslomp (15%). Peter s'Jongers: “Het lijstje chronische afleiders is behoorlijk lang. En niet zelden liggen we eigenlijk zelf aan de basis van onze sputterende productiviteit: we hebben te weinig orde of discipline, zijn onvoldoende assertief tegenover collega’s of te veel bezig met privézaken. Uiteindelijk zien we door de bomen het bos niet meer en raakt onze planning hopeloos in de knoei. We moeten overuren beginnen kloppen
vacature.com - 18 mei 2019
om de achterstand in te halen en gunnen ons brein zo weinig rust dat we op den duur oververmoeid geraken.” De Amerikaanse energy management expert TONY SCHWARTZ ziet het zo: “Hoe meer er van ons wordt verwacht, hoe meer we de neiging hebben om nog een tandje bij te steken. Als we onszelf evenwel niet regelmatig de tijd gunnen om enigszins te herladen, wordt het almaar moeilijk om ons te focussen. Eigenlijk stuurt ons lichaam ons een duidelijk signaal dat het stilaan genoeg is geweest. We kunnen dat wel even negeren, door bijvoorbeeld naar een noodoplossing als koffie te grijpen, maar echt constructief is dat toch niet.” WEG MET DE KANTOORTUIN “Nochtans hoeft het allemaal zo moeilijk niet te zijn”, vervolgt Peter s'Jongers. “Begin bij het begin en spreek bijvoorbeeld met je collega’s af dat je niet langer doorlopend beschikbaar bent voor vragen. Een kwestie is zelden zo dringend dat die niet een paar uur kan wachten. Intussen kan iedereen veel vlotter doorwerken. Bovendien bestaan er nu ook heel wat performante softwaretools. Zij geven bijvoorbeeld in één blik inzicht in de actuele status van taken of maken het mogelijk om informatie te centraliseren. Zo worden veel vragen en mails op slag overbodig.”
Voor STEFAN VAN DER STIGCHEL, hoogleraar cognitieve psychologie aan de Universiteit Utrecht, moet alles wat op het werk voor afleiding zorgt zo veel mogelijk worden vermeden. Als je je aandacht voortdurend moet verleggen leidt dat onvermijdelijk tot fouten. Ook zal de output van je werk sowieso een stuk oppervlakkiger zijn. Daarom ziet de professor de tegenwoordig zo populaire kantoortuinen (ook landschapskantoren of -bureaus genaamd, nvdr) liefst vandaag nog verdwijnen. Veel bedrijven zweren daarbij omdat ze ruimtebesparend werken en omdat ze de onderlinge samenwerking zouden stimuleren. Maar het is zeer de vraag of die voordelen wel opwegen tegen de kosten die gepaard gaan met de aanhoudende drukte. Na amper drie uur in een landschapsbureau blijken we bijvoorbeeld beduidend meer stresshormonen in ons bloed te hebben. Mensen die dag in dag uit in kantoortuinen werken zijn dan ook vaker ziek. DUIKEN OF SURFEN? TIM CHRISTIAENS, oprichter van Time Management Company en productiviteitsexpert, reikt in zijn recente boek Dive at Work, heel wat pasklare oplossingen aan: “Dé sleutel om weer greep op je werkdag te krijgen ligt voor mij in een gezonde afwisseling tussen doelgericht duiken (geconcentreerd werken aan je belangrijkste en meest veeleisende taken) en slimmer surfen (meer alledaagse
activiteiten die minder aandacht vergen, zoals mailverkeer, vergaderingen of takenlijsten). Dat tweede type werk moet uiteraard ook gebeuren, maar als het letterlijk je dag overheerst, zit het toch wel grondig fout. Het geeft relatief weinig voldoening en zorgt ervoor dat de echte intellectuele uitdagingen noodgedwongen naar de avond of het weekend verschuiven. Gelukkig zullen nieuwe technologische toepassingen ons in de toekomst helpen om daar almaar efficiënter mee om te gaan. Tegelijk komt het erop aan om je ‘duiktijd’ goed in te plannen. Je kiest bij voorkeur voor het moment van de dag wanneer je het best kan nadenken en het meest energie hebt. Bij veel mensen zal dat ergens in de loop van de ochtend zijn. Het is al een goed begin als je jezelf systematisch één ‘duikuur’ per dag kan gunnen, zonder interventies van collega’s, e-mail of telefoon. Daarvoor trek je je best terug op een storingsvrije plaats. Als je daar effectief in slaagt, geef je je productiviteit meteen een stevige boost.” Wel is het belangrijk dat die zogenaamde stille ruimtes voldoende aangepast zijn. Concentratiehokjes die maar een schoendoos groot zijn, hebben weinig zin. Als mensen zich opgesloten voelen, kan je niet verwachten dat ze zich volop kunnen concentreren. Thuiswerken kan een goed compromis zijn, maar liefst niet vaker dan twee dagen per week. Anders vervaagt het evenwicht tussen werk en privé te veel. Bovendien zijn ook daar duidelijke afspraken nodig, zodat je eventuele huisgenoten niet om de haverklap je bureau binnenvallen. Opmerkelijk: werken in pyjama of joggingpak is naar verluidt niet bevorderlijk voor de productiviteit. Om de mentale switch naar een professionele mindset te maken, doe je dus bij voorkeur kleren aan die je ook in het gezelschap van collega’s kan dragen.
gens Tim Christiaens zou iedereen sowieso het recht moeten hebben om zich af en toe volledig af te sluiten. “Boven alles moet iedereen voor zichzelf kunnen uitmaken hoe hij de best mogelijke resultaten kan boeken. Idealiter kan je zelf kiezen hoe, waar en wanneer je werkt. Voor sommigen kan het bijvoorbeeld al een groot verschil maken om op voorhand af te spreken hoe lang een meeting mag duren of om het aantal vergaderingen drastisch te verminderen. Werk-
"Eigenlijk zou je zelf moeten kunnen kiezen hoe, waar en wanneer je werkt." Tim Christiaens, Time Management Company gevers hebben er gewoon alle belang bij om oog te hebben voor onze groeiende behoefte aan flexibiliteit. We moeten absoluut de controle over ons werk terugkrijgen, zodat we opnieuw meer tijd kunnen besteden aan de zaken die er echt toe doen.”
kunnen invliegen. Tim Christiaens heeft ook daar een term voor bedacht: even ‘aan land gaan’. “Om tot goede ideeën en innovatieve concepten te kunnen komen, moet je af en toe wat tijd voor jezelf nemen door iets helemaal anders te doen. Voor alle duidelijkheid: je sociale media checken valt daar niet onder. Een kleine wandeling in de lunchpauze kan daarentegen wonderen doen. Ook is het cruciaal om regelmatig iets te eten en te drinken. Het is algemeen bekend dat wie geen middagbreak neemt zijn productiviteit vervolgens gevoelig ziet dalen.” MODERNE HR-TOOLS Peter s'Jongers waarschuwt intussen wel voor een zeker nadeel aan het alomtegenwoordige streven naar tijd- en plaatsonafhankelijk werken: “Uit een Protime-onderzoek van vorig jaar bleek dat meer dan de helft van de Vlaamse organisaties (53%) de productiviteit van hun medewerkers momenteel gewoon niet meet.
De werkuren worden niet langer geregistreerd, maar er kwam niets voor in de plaats. Hoe kan je de werking van je team dan bijsturen? Als wij werktijden bijhouden, is dat niet om te controleren hoeveel uren iemand klopt, maar om te weten hoelang hij erover doet om een taak naar behoren te kunnen vervullen. Tijdregistratie is zonder meer een nuttig instrument in de evolutie naar flexibeler en werkbaar werk. Moderne hrtools stellen je in staat om de inspanningen van je werknemers beter af te stemmen op de strategische doelstellingen van de organisatie. Zo vermijd je dat iemand overladen wordt met extra opdrachten, terwijl zijn mand eigenlijk al meer dan vol is.”
Maar wat je ook probeert, het gaat nooit lukken om de hele dag door even productief en efficiënt te zijn. ‘Harder, langer, meer’ is in dit geval echt geen optie. Want ons brein is gewoonweg niet gemaakt om zich acht uur aan een stuk te focussen. Af en toe moet je de teugels eens kunnen vieren, om er daarna weer stevig te
NOOD AAN FLEXIBILITEIT Op kantoor kunnen koptelefoons ook al een groot verschil maken. Vol-
18 mei 2019 - vacature.com
5
Weg met het landschapskantoor DIT ZIJN DE ALTERNATIEVEN WAAR TRENDSETTERS MEE EXPERIMENTEREN Tekst: JONI HOREMANS
Het landschapskantoor is tegenwoordig de norm in bedrijven waar veel mensen samenwerken. Het concept van het open kantoor maakte zijn intrede in de jaren ’80 en verdrong langzaam maar zeker de afzonderlijke bureaus. Een open kantoorruimte zou immers de samenwerking bevorderen en spaart bovendien heel wat kosten uit. Maar is dat wel zo? Anno 2019 lijkt een reeks ontnuchterende onderzoeken een nieuw tijdperk in te luiden.
Slecht nieuws voor die bedrijven en organisaties die dachten geld uit te sparen met een landschapsbureau: ze kunnen misschien wel wat kosten drukken door de gedeelde verwarming en airco en de kleinere oppervlakte, maar ze moeten er dus ook een flinke daling van de productiviteit van hun medewerkers voor lief bijnemen. En wat met die betere werksfeer en communicatie? Daar maakten Zweedse onderzoekers korte metten mee. Het feit dat je in een open kantoor niet vertrouwelijk kan praten en weet dat je je collega’s stoort, zou volgens hen de communicatie juist bemoeilijken. En al die ergernissen zijn sowieso niet bevorderlijk voor de werksfeer. Maar wat zijn dan de alternatieven? FLEXKANTOOR Flexkantoor, dynamisch kantoor, activity based workplace: er zijn veel benamingen voor deze potentiële opvolger van het landschapskantoor. De grote open ruimte verdwijnt en werknemers hebben geen vaste stek meer. In plaats daarvan kiezen ze telkens die plek die het meest geschikt is om hun actuele taak uit te oefenen. Zo zijn er ruimtes om te overleggen met collega’s, een stille zone voor wie geconcentreerd wil werken, een staande koffiehoek om even te pauzeren en een informeel praatje te slaan. Het achterliggende idee is dat iedere taak om een andere omgeving, werkhouding en ergonomisch materiaal vraagt. Door de werkomgeving flexibel te maken en af te stemmen op de individuele behoeften van de werknemers, maakt dit concept komaf met de negatieve effecten van het landschapskantoor. Er is minder geluidshinder, waardoor het concentratieniveau stijgt, en er zijn minder ergernissen, wat de werksfeer ten goede komt. Door het gebrek aan vaste werkplekken vervagen de grenzen tussen afdelingen en functies, waardoor ook de communicatie verbetert. Bovendien wordt er in een dynamisch kantoor ook letterlijk meer bewogen tussen de verschillende zones. Hierdoor verkleint het risico op nek- en rugklachten door langdurig stilzitten en daalt het ziekteverzuim. BUSINESSCLUB Een ander concept schippert tussen het landschapskantoor en het flexkantoor. De open kantoorruimte met vaste werkplekken blijft behouden, maar daarnaast zijn er voldoende ruimtes waar personeelsleden zich kunnen afzonderen. Zo is er bijvoorbeeld een afgesloten vergaderruimte en kopieerkamer, maar zijn er evengoed telefoonruimtes en bureaucellen waar medewerkers zich in alle rust kunnen terugtrekken. Wie weinig variatie in het takenpakket kent, heeft immers niet veel baat bij een flexkantoor, maar is misschien beter af met een persoonlijke vaste plek die af en toe ontvlucht kan worden. Dan geldt de businessclub als gulden middenweg. SMART OFFICE Wie te weinig middelen heeft om de kantoorinrichting volledig om te gooien, kan kiezen voor het landschapskantoor 2.0. De werkgever gaat dan na bij zijn medewerkers wat er nodig is om de werkplek leefbaarder te maken. In samenspraak met de personeelsleden wordt er vervolgens geïnvesteerd in middelen die de concentratie verbeteren. Denk aan een akoestisch plafond of schermen die het geluid dempen, een stille ruimte of een afzonderlijke ontspanningsruimte. TELEWERKEN Tenslotte vormt ook thuiswerk mogelijk een oplossing. Wanneer werknemers de optie hebben om een of meerdere dagen van thuis uit te werken, kunnen ze hun taken slim inplannen. Taken die een hoge concentratie vergen kunnen ze reserveren voor thuis, terwijl taken waar bijvoorbeeld overleg met collega’s bij nodig is het best op het gemeenschappelijk (landschaps-)kantoor uitgevoerd worden. De voorwaarde is natuurlijk wel dat je home office voldoende professioneel is ingericht.
6
vacature.com - 18 mei 2019
Thuiswerken: veel mensen dromen er hardop van. Maar zoals wel vaker strookt ons romantische beeld ervan niet helemaal met de realiteit. Ook wie thuis werkt, krijgt met een hoop specifieke uitdagingen af te rekenen, zoals afleiding en de vervaging van de werk-privégrens. Met deze tips maak je thuiswerk wél tot een succes.
GOED AFSTEMMEN MET JE BAAS Wie thuis werkt in opdracht van een werkgever, dient hier eerst en vooral duidelijke afspraken rond te maken met zijn/haar baas. Thuiswerk betekent natuurlijk niet dat je opeens op de gekste uren bereikbaar moet zijn. Spreek van te voren goed af tussen welke uren je zult werken en je overste je mag bellen. Je baas dient verder de nodige middelen te verschaffen om je home office in te richten, zoals een laptop, telefoon en internetverbinding. Zorg ervoor dat je alle gemaakte afspraken ook laat opnemen in je arbeidscontract. PERFECTE WERKPLEK Zijn de grote lijnen voor je thuiswerk uitgezet, kan je beginnen met het installeren van je thuiskantoor. Een goede werkplek is cruciaal. Werken vanuit de zetel of aan de keukentafel is misschien verleidelijk, op langere termijn kan het nefast zijn. Niet enkel verhoog je het risico op nek- en rugklachten wanneer je niet investeert in goede ergonomie. Ook de grens met je privéleven dreigt te vervagen als je tv kijkt, bijpraat met vrienden én werkt vanaf een en dezelfde plek.
STRAK SCHEMA Het maken van een planning kan je zeker helpen om afleiding te beperken en ervoor te zorgen dat je al je taken tijdig afrondt. Met een goede takenlijst breng je structuur in je werkdag. Je vermijdt dat er privézaken tussen sluipen en je nadien overuren moet kloppen om alles alsnog af te werken. Vergeet echter zeker ook geen pauzes in te plannen! Op gezette tijden de benen strekken of even iets ontspannend doen, komt je concentratie eveneens ten goede. GENIET VAN JE VRIJHEID Slaag je erin de nodige discipline aan de dag te brengen, heeft thuiswerk echter een hoop voordelen. Je verliest geen tijd aan pendelen tussen woonst en werk, vermijdt fileleed, wordt niet afgeleid door collega’s en bepaalt zelf welke muziek je opzet en/of je liever in alle stilte werkt. Verhuis bij goed weer gerust eens met je laptop naar tuin of terras, en mis je toch wat meer mensen rondom je, zoek dan een leuke co-working of werk een dagje vanuit een koffiezaak. Af en toe veranderen van locatie kan je inspiratie een boost geven.
CONCENTREREN KAN JE LEREN Vervolgens is het belangrijk prikkels te minimaliseren. Het gevaar voor afleiding is thuis soms tien maal groter dan op kantoor: er zijn immers geen collega’s of geen baas om je doen en laten nauwgezet in de gaten te houden. Dagdromen, snel even een huishoudelijk klusje opnemen, je Facebook checken, koffie drinken met de buurvrouw: in theorie kan het allemaal. Nadeel is dat je werk op het einde van de werkdag niet klaar zal zijn en je jezelf aldus in de problemen brengt. Om de verleiding het hoofd te bieden, dien je dus ook met je omgeving goede afspraken te maken. Vraag familie en vrienden om je niet te storen tijdens de uren dat je werkt en zet desnoods je privételefoon uit.
BEN JIJ OP ZOEK NAAR EEN JOB MET MOGELIJKHEID TOT THUISWERK?
Tik 'thuiswerk' of 'telewerk' in op www.vacature.com/nl-be/jobs.
COLOFON Redactie 02 490 10 87, redactie.vacature@vacature.com Advertenties 02 490 10 78, commercieel@vacature.com Ordering 02 490 10 61, ordering@vacature.com VU Ruben Van Goethem Content Manager Roxanne Claessens Eindredactie Katrien Brys Vormgeving Bob Haentjens, Sofie Verdijck Redactie Hermien Vanoost, Piet Verbeest, Matthias Van Milders, Joni Horemans, Loes Liemburg Sales Marijke Van Impe Ordering An Parewijck
Ontdek nog meer op facebook.com/vacaturedotcom of volg ons op Twitter via @vacaturedotcom en Instagram via instagram.com/vacaturedotcom. 18 mei 2019 - vacature.com
7
18 mei 2019 - vacature.com
8
9
vacature.com - 18 mei 2019
18 mei 2019 - vacature.com
10
11
vacature.com - 18 mei 2019
18 mei 2019 - vacature.com
12
13
vacature.com - 18 mei 2019
18 mei 2019 - vacature.com
14