Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij Staples Solutions
www.StaplesAdvantage.nl / www.StaplesAdvantage.be
Dit rapport is opgesteld op basis van de MVO informatie van Staples Solutions uit het MVO-Register. De informatie in dit rapport is geverifieerd door FIRA Sustainability. De verificatieverklaring is opgenomen in dit rapport.
Bedrijfsnaam
Staples Nederland B.V.
KvK nummer
33272529
Website
www.staplesadvantage.nl
Contact
customerservice@info.staples.nl 088 45 45 000
Publicatie
Complete CSR Report gepubliceerd op 17 juni 2019
Verificatie
Door FIRA Sustainability op basis van beperkte zekerheid
Inhoudsopgave Bedrijfsprofiel
3
MVO-verklaring
5
Waardeketen
7
Stakeholder-matrix
9
Stakeholder-management
10
MVO-impactanalyse
11
Materialiteitsmatrix
13
MVO-programma
15
Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen
28
Bestuurlijke verantwoording
30
MVO-scorecard Staples Solutions
31
Verificatieverklaring
33
Bedrijfsprofiel Staples Solutions richt zich
Kernwaarden
op bedrijven met 20 of meer
De Staples Values - Focus op onze klant,
(kantoor)medewerkers. Wij
Ownership en Samenwerking - dienen als
leveren onze klanten een wijde
leidraad bij onze interactie met klanten en met
range aan producten, service en expertise in de categorieën kantoorartikelen, facilitaire producten, technologische oplossingen en kantoormachines, kantoorinrichting, verpakkings- en
elkaar. Ze zijn van cruciaal belang om onze visie uit te dragen. Elke dag opnieuw.
Visie op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Een goed bedrijf zijn betekent meer dan alleen omzet en winstmarges. Wij zetten ons in om
verzendmaterialen en Customer
bewustzijn te verhogen en een positieve bijdrage
Unique Solutions.
te leveren aan de samenleving, het milieu, de ethiek, diversiteit en integratie. Door deze
Visie
benadering bieden wij onze klanten een betere, effectievere en bovenal een verantwoorde
Staples Solutions wil de werkplek van
dienst.
vandaag en morgen voorzien van de beste
geïntegreerde producten, diensten en oplossingen.
Missie Wij helpen onze klanten, zodat ze door ons meer bereiken. Staples Solutions is expert op het gebied van 'spaces'. We creëren ruimtes die voldoen aan de uiteenlopende eisen van de werkplek van vandaag en morgen, zodat de klant elke dag het verschil kan maken. Onze gepassioneerde en gespecialiseerde experts helpen om meer uit de ruimte te halen waarin gewerkt wordt, of het nu een zakelijk kantoor, een professionele studio of een thuiswerkplek is.
3 - Bedrijfsprofiel
4 - Bedrijfsprofiel
MVO-verklaring Onze betrokkenheid Staples Solutions onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wij zetten ons in voor de belangen van onze klanten, medewerkers, aandeelhouders en de gemeenschap door praktische toepassingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO). Wij onderschrijven de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen: ▪ aansprakelijkheid: aansprakelijk zijn voor de impact van onze activiteiten op de gemeenschap, de economie en de omgeving; ▪ transparantie: open zijn over onze besluiten en activiteiten die impact hebben op de gemeenschap en de omgeving; ▪ ethisch gedrag: te allen tijde vertonen van ethisch gedrag; ▪ respect voor belanghebbenden: respecteren, in acht nemen en reageren op de belangen van onze belanghebbenden; ▪ respect voor wetgeving: respecteren van geldende wet- en regelgeving; ▪ respect voor internationale gedragsnormen: respecteren van internationale gedragsnormen, in combinatie met het respect voor de wet- en regelgeving; ▪ respect voor rechten van de mens: respecteren van de rechten van de mens en erkennen van zowel de belangrijkheid als de alomvattendheid daarvan. Wij zullen onze MVO-aspecten in kaart brengen, helder MVO-beleid en bijbehorende doelen vaststellen, een MVO-programma en -management systeem ontwikkelen en onderhouden en voldoende middelen beschikbaar stellen om de MVO-principes na te leven. Management en medewerkers worden geacht hier actief aan bij te dragen. Wij zullen jaarlijks ons MVO-beleid en bijbehorende doelen evalueren om zeker te stellen dat deze nog in lijn zijn met onze toekomstvisie. Wij zullen het MVO-Register gebruiken om onze klanten te voorzien van betrouwbare informatie over ons MVO-programma . Almere, 14 mei 2019 Staples Nederland B.V.
T. Groffils Directeur
5 - MVO-verklaring
6 - MVO-verklaring
Waardeketen De waardeketen geeft een overzicht van de inkoop- en waarde toevoegende activiteiten van Staples Solutions en wordt gebruikt om MVO-risico’s en -kansen te identificeren voor deze organisatie.
Leveranciersketen
Staples Solutions
Handelsproducten ingekocht bij leveranciers
Assortimentsbeheer Leveranciersbeheer
Handelsproducten ingekocht bij tussenhandel
Inkoop
Staples huismerkproducten
Acquisitie en klantbeheer
Drukwerk
Verkoop
Transport
Personeelsbeheer
Facilitaire diensten
IT-ondersteuning
Hardware en telecomproducten
Facility Management
Personeel
7 - Waardeketen
Producten / Diensten Kantoorartikelen en kantoorinrichting Catering- en kantineproducten Schoonmaak- en afvalbeheer Gezondheid en veiligheid en sanitaire oplossingen Verpakkings- en verzendmaterialen Technologie en print Customer Unique Solutions Seizoensgebonden artikelen
8 - Waardeketen
Stakeholder-matrix
NGO’s en andere publieke organisaties
Lokale gemeenschappen
Overheden
Brancheorganisaties
Leveranciers Service partners Transporteurs
Midden
Medewerkers
Aandeelhouders
Klanten
Laag
MVO-BELANG
Hoog
De stakeholdermatrix geeft een overzicht van de interne en externe belanghebbenden die relevant zijn voor Staples Solutions, beoordeeld op MVO-belang en de mate waarin er sprake is van beïnvloeding van de besluitvorming.
Laag
Midden INVLOED
9 - Stakeholder-matrix
Hoog
Stakeholder-management Weergave van de manier waarop de belangrijkste stakeholder-groepen betrokken worden bij het MVO-beleid van Staples Solutions. Stakeholder-groep
Betrokkenheid
Klanten
Doorlopend worden klanten ondervraagd over hun tevredenheid ten aanzien van Staples Solutions door dagelijks contact met accountmanagers en Customer Service, en via klanttevredenheidsmetingen. De meeste vragen en eisen van klanten komen aan bod tijdens (re)tenders en aanbestedingstrajecten.
Medewerkers
Naast het dagelijks contact met leidinggevenden worden medewerkers via het medewerkerstevredenheidsonderzoek betrokken bij het bedrijf. Ook via e-mails, intranet, business updates, notulen en door deelname in werkgroepen.
Aandeelhouders
De belangen van de aandeelhouders worden door het hoger management van Staples Solutions vertaald in strategie, beleid en doelstellingen voor alle business units.
Leveranciers
Via Corporate MVO-procedure en audits.
Service partners
Via inzamelings- en recyclingprogramma's van producten.
Transporteurs
MVO staat regelmatig op de agenda in de periodieke besprekingen met transporteurs.
10 - Stakeholder-management
MVO-impactanalyse Overzicht van belangrijkste MVO-kansen en -risico’s, zoals geïdentificeerd door Staples Solutions op basis van de MVOonderwerpen uit ISO 26000 Richtlijn voor Maatschappelijke Verantwoordelijkheid. Voor de volledige analyse verwijzen we naar het MVO-rapport op www.mvo-register.nl.
Mensenrechten in de keten
Duurzame winst
Milieuvervuiling in de keten
Arbeidsomstandigheden in de keten
Ontbossing in de keten Circulaire economie Werk voor kwetsbare groepen
Kansen
Arbeidsvoorwaarden
CO2-reductie
Sociale dialoog
Milieuvervuiling door producten
Gezondheid en veiligheid Medewerkerontwikkeling
Risico’s
Toekomstige impact
Lage impact
CO2-uitstoot in de keten CO2-uitstoot van producten
Geen impact
Eerlijke arbeidsrelaties
Mensenrechten
11 - MVO-impactanalyse
Arbeid
Milieuvervuiling
Milieu
Index In drie kleuren wordt aangegeven hoe de onderwerpen zijn gelinkt aan de waardeketen:
Producten/diensten Bedrijf Leveranciersketen
Eerlijk zakendoen in de keten Maatschappelijk verantwoord inkopen Duurzame producten promoten
Dienstverlening
Eerlijke concurrentie
Anti-corruptie
Eerlijke marketing
Gemeenschap
Consumentengezondheid
Leer-/werkplekken
Dataprotectie
Maatschappelijke investeringen Educatie
Verantwoord politiek gedrag
Technologie
Bescherming intellectueel
Welvaart
eigendom
Eerlijk zaken doen
12 - MVO-impactanalyse
Gezondheidszorg
Klanten
Maatschappij
Duurzame winst
Materialiteitsmatrix
vormen mogelijkheden voor het creëren van duurzame ontwikkeling bij klanten. Kansen: Deze onderwerpen vormen kansen voor de duurzame ontwikkeling van de organisatie. Risico’s: Deze onderwerpen vormen een significant risico voor de organisatie, de stakeholders en/of het milieu.
13 - Materialiteitsmatrix
Risico's
Duurzame winst: Deze onderwerpen
STAKEHOLDERS
Index
Kansen
De materialiteitsmatrix laat zien hoe relevante MVOonderwerpen worden beoordeeld door Staples Solutions en haar stakeholders. Voor een volledig overzicht van de materialiteitsmatrix verwijzen we naar het MVO-rapport op www.mvo-register.nl.
Circulaire economie Duurzame producten promoten
Maatschappelijk verantwoord inkopen
Medewerkerontwikkeling Vervuiling door producten CO2-reductie Dienstverlening
Werk voor kwetsbare groepen
Arbeidsvoorwaarden Sociale dialoog Gezondheid en veiligheid
Risico's STAPLES SOLUTIONS
14 - Materialiteitsmatrix
Kansen
Duurzame winst
MVO-programma Het MVO-programma beschrijft de operationele strategie voor alle materiële MVO-aspecten, zoals geselecteerd door Staples Solutions en de belangrijkste stakeholders.
Resultaten worden vastgelegd in de Staples Solutions Social Return Rapportage.
Social Return % Gerealiseerd 33,8% 30% 24,4%
26,1%
20% 13,2%
Mensenrechten
10%
2015
2016
2017
2018
Jaar
Social Return Staples Solutions wil een positieve bijdrage
De daling van het Social Return % wordt
leveren aan de samenleving waarin zij
met name veroorzaakt, doordat het aantal
actief is. Wij doen dit bijvoorbeeld door
medewerkers met WW-uitkering langer
goede doelen te ondersteunen met
dan 2 jaar inmiddels zo lang in dienst zijn,
goederen, geld of liefdadigheidswerk. Maar
dat ze geen afstand meer hebben tot de
ook door werkgelegenheid te creëren en
arbeidsmarkt. Hierdoor mogen ze niet meer
medewerkers goede arbeidsvoorwaarden
meegerekend worden tot de doelgroep, wat
te bieden, te zorgen voor een veilige en
op zich een positieve ontwikkeling is.
gezonde werkplek en aandacht te besteden aan hun ontwikkeling. Werk zorgt ervoor dat mensen betrokken raken én blijven bij de samenleving en dat ze regie hebben over hun eigen leven. Anders gezegd zijn
Arbeid
werk en carrière bepalende factoren voor iemands identiteit en welzijn. Actief inzetten op het gebied van Social Return heeft dus een positieve maatschappelijke en sociale werking. Staples Solutions heeft zichzelf in 2019 ten doel gesteld om constructief samen te blijven werken met externe partners om opleidingsmogelijkheden, werkof stageplekken te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.
15 - MVO-programma
Beloning en arbeidsvoorwaarden voor personeel Staples Solutions hecht waarde aan goed werkgeverschap. Dat houdt in dat een organisatie randvoorwaarden schept voor een positieve werkbeleving van haar medewerkers. Staples Nederland B.V. is aangesloten bij de Novaka
CAO Boekhandel & Kantoorvakhandel en biedt haar medewerkers een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Naast het overeengekomen vaste maandsalaris kent Staples voor al haar medewerkers een aanvullende bonusregeling en personeelsregelingen, zoals een collectieve verzekering en een bedrijfsfitnessregeling. Afhankelijk van de afspraken uit de cao en/of de individuele performance van een medewerker worden de salarissen jaarlijks verhoogd.
Sociale dialoog – ondernemingsraad Staples Solutions streeft naar een goede relatie met de ondernemingsraad (OR), die erop toeziet of de zaken binnen de organisatie, vooral op het gebied van het sociale beleid, goed geregeld zijn. De overlegvergaderingen met de OR worden jaarlijks uitgevoerd conform planning. Indien er aanleiding is, wordt een extra contactmoment ingepland. Voor de activiteiten van de OR stelt Staples Solutions jaarlijks een budget beschikbaar, onder andere voor juridisch advies en training. Daarnaast krijgen OR-leden 2 dagen per jaar extra bovenwettelijk verlof als tegemoetkoming voor hun inspanningen.
16 - MVO-programma
Leren bij Staples Solutions
vaak wordt gezegd dat de medewerkers
Het brede scala aan functies binnen Staples
belangrijk zijn. Wij willen pro-actief zorgen voor
Solutions betekent dat medewerkers op allerlei
tevreden, productieve en kwalitatief goede
manieren hun loopbaan kunnen invullen en
medewerkers door structureel in te zoomen
zich persoonlijk kunnen ontwikkelen. Wij
op hun gezondheid, veiligheid en welzijn. Een
werken voornamelijk met eigen trainers en
generieke aanpak voor de hele organisatie
hebben diverse eigen opleidingsprogramma’s
is niet slim, omdat op elke afdeling andere
ontwikkeld, bijvoorbeeld voor
Arbo-aspecten kunnen spelen. Daarom wordt
magazijnmedewerkers, voor de Customer
in 2019 een nieuw Arbo Dashboard ontwikkeld
Service-afdeling en voor verkoopmedewerkers.
in samenwerking met HR, dat elk kwartaal
Op verzoek wordt het aanbod aangevuld met
doorgenomen wordt op afdelingsniveau door
trainingen al dan niet verzorgd door externe
de diverse kpi's te vergelijken en eventuele
partijen of op externe locaties. In 2018 was
risico's op te sporen en aan te pakken.
het verschil maken, en dus minstens net zo
er met het Staples Management Program bijvoorbeeld speciale aandacht voor een training voor leidinggevenden
OHSAS 18001 certificaat Sinds 2008 is het arbomanagementsysteem
Medewerkerstevredenheid Via het tevredenheidsonderzoek Say It Like It Is biedt Staples Solutions haar medewerkers de kans om gehoord te worden. Er wordt aan alle medewerkers gevraagd wat hun mening is over hoe wij het als organisatie doen en waar wij onze energie op moeten richten. Deelname is vrijwillig en alle antwoorden worden anoniem en vertrouwelijk gehouden. Een van de verbeterpunten heeft inmiddels geresulteerd in het beter op de hoogte houden van medewerkers over zaken die spelen binnen het bedrijf. Elke maand organiseert het management Business Updates waarbij alle medewerkers geïnformeerd worden over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie en waar zij tevens gelegenheid krijgen tot het stellen van vragen.
Veilig en gezond werken In de praktijk ligt de focus van een commerciële organisatie meestal op de financiële doelen en op de klant, terwijl
17 - MVO-programma
van Staples Nederland B.V. gecertificeerd
volgens OHSAS 18001. Het
van EHBO, brandbeveiliging en ontruiming.
arbomanagementsysteem helpt om op
De medewerkers worden getraind op het
een gestructureerde manier arbobeleid te
handelen in noodsituaties. De aanpak hiervan
ontwikkelen en te implementeren, arborisico's
is beschreven in het bedrijfsnoodplan, dat
te identificeren en te beheersen en te voldoen
wordt beheerd door het Hoofd BHV.
aan Arbowetgeving en Arboregelgeving.
Preventie Overleg en Bedrijfshulpverlening In het kader van ‘voorkomen is beter dan genezen’, is in 2018 het Preventie Overleg opgericht. Een kleine groep medewerkers komt
Milieubeleid
elk kwartaal bijeen om preventieve acties uit
Staples Solutions streeft ernaar de
te voeren zoals: Arborisico-inventarisaties,
milieueffecten van haar bedrijfsvoering te
werkplekinspecties, melding van gevaarlijke
beheersen, waar mogelijk te reduceren
situaties etc.. Daarnaast is een goed
en kansen voor het milieu te benutten.
georganiseerd BHV(bedrijfshulpverlening)-
Tevens streven wij ernaar gezamenlijk met
team actief. Dit team heeft taken op het gebied
leveranciers, transporteurs en klanten (milieu) optimalisatie van de keten te bereiken (o.a. door Product Lifecycle Management).
ISO 14001 certificaat Staples Nederland B.V. is al sinds 2005 gecertificeerd volgens de ISO 14001 norm. Deze milieunorm biedt ons een systeem waarmee wij in staat zijn onze milieuprestaties continu te monitoren, controleren en verbeteren. Het helpt ons op een gestructureerde manier aandacht te besteden aan het milieu, zodat we onze milieurisico’s beheersen, voldoen aan milieuwetgeving en milieuregelgeving, en onze negatieve impact op het milieu steeds verder verkleinen.
18 - MVO-programma
Inkoop van groene stroom Staples Solutions is op 1 januari 2011
Stroomverbruik in KwH
overgestapt van grijze naar groene stroom. Dit is elektriciteit die wordt opgewekt uit
Verbruik
hernieuwbare energiebronnen, zoals
2.000.000
waterkracht, windenergie, zonne-energie en biomassa. Duurzame energiebronnen dragen
1.500.000
minder bij aan klimaatverandering dan 'grijze' bronnen van stroom, zoals kolen-, gas- en
-22,2% 1.250.000
-3,8% -1,1% -6,6%
kerncentrales. Groene stroom heeft dan ook geen impact op de Carbon Footprint. Uiteraard
-6,0% 1.000.000
-3,2%
levert minder stroomgebruik nog altijd wel het grootste voordeel op voor het milieu. En dat is ons ook gelukt in de afgelopen jaren.
19 - MVO-programma
'11
'12
'13
'14
'15
'16
'17 Jaar
CO2-neutrale bedrijfsvoering
CO2-neutrale leveringen naar klanten
In 2013 heeft het management team besloten
Het management heeft eind 2015 besloten om
om de CO2-uitstoot jaarlijks volledig te
jaarlijks naast de CO2-uitstoot van de eigen
compenseren door middel van Gold Credits.
bedrijfsvoering ook de uitstoot als gevolg van het
Deze credits worden ingekocht bij GSF, de
transport van de leveringen naar klanten volledig
Gold Standard Foundation, een organisatie
te compenseren door middel van Gold Credits.
zonder winstbejag uit Zwitserland, die
Het transport wordt uitgevoerd door een externe
een kwaliteitslabel biedt voor vrijwillige
partner, die naar eigen zeggen de CO2-uitstoot
compensatieprojecten. Een groot aantal
per pakket in de afgelopen jaren behoorlijk heeft
niet gouvernementele organisaties (NGO’s),
weten te reduceren.
inclusief het Wereld Natuur Fonds, ondersteunt deze standaard. De Gold Standard geldt als de hoogste kwaliteitsstandaard voor CO2-
CO2-compensatie transport in ton CO2
compensatie.
Uitstoot
Staples Solutions laat de CO2-footprint jaarlijks
950
controleren door een externe accountant.
900
9,2%
-1,4%
850
CO2- footprint in ton CO2
-11,0%
800
-8,2%
750 Uitstoot
700
1200 1150
'14
1100
-15,8%
'16
'17
'18
Jaar
-3,8%
1050 -5,9%
1000
'15
-6,3%
-1,3%
-5,7%
950 900
Easy on the Planetproducten Het Staples Easy on the Planet-symbool geeft
'11
'12
'13
'14
'15
'16
'17 Jaar
*De stijging van 2014 naar 2015 is het gevolg van een wijziging in omrekenfactoren. De nieuwe manier van berekenen heeft geen impact op de jaarlijks dalende trend.
aan dat er is vastgesteld dat een product minder schadelijk is voor het milieu dan andere producten in dezelfde klasse, omdat het milieuvriendelijke elementen bevat. Met de ontwikkeling van deze Easy on the Planet-lijn willen wij onze klanten meer bewust maken van de mogelijkheden die ons assortiment biedt aan milieuvriendelijke producten. Tevens willen wij het hen zo gemakkelijk mogelijk maken om deze artikelen te bestellen door ze in onze catalogi en webshop te voorzien van het Easy on the Planet-symbool. Met het Easy on the Planet-label biedt Staples Solutions haar klanten
20 - MVO-programma
de mogelijkheid te kiezen voor milieuvriendelijker producten, wat leidt tot een duurzamer gebruik van grondstoffen. Inmiddels hebben wij ruim 7.200 Easy on the Planet-producten in het assortiment.
Inzamelservice voor lege cartridges Staples Solutions werkt sinds 1 juli 2016 samen met een nieuwe externe partner om de door klanten gebruikte cartridges in te zamelen. Lege
Easy on the Planet– klantenprogramma
cartridges worden gecontroleerd, gereinigd, opnieuw gevuld en op de markt gebracht. Hierdoor
Sinds medio 2016 stimuleert Staples Solutions met haar Easy on the Planet-programma haar klanten duurzamer in te kopen, helpt tegelijkertijd
worden er minder nieuwe grondstoffen gebruikt. Kijk voor meer informatie over deze service op onze website.
waardevolle ecosystemen over de hele wereld te herstellen en de volgende generatie te inspireren Aantal cartridges opgehaald
goed voor onze planeet te zorgen. Aan het begin van elk kalenderjaar wordt voor
5.040
elke klant een target bepaald met betrekking
5000
tot bestelgedrag (minder kleine orders en meer
4500
milieuvriendelijke artikelen). Aan het eind van elk
4000
kwartaal ontvangt de klant een rapportage met
3500
zijn performance en een indicatie van het aantal
3000
bomen dat Staples Solutions zal planten als de
2500
performance zich zo doorzet naar het eind van het
2000
jaar.
3.538
1.517
'16
Staples Solutions heeft namens haar klanten in de Benelux het volgend aantal bomen laten planten door Plant-for-the-Planet:
Aantal bomen geplant 66.899 60000 46.094
50000 40000 30000
26.194
20000 10000
'16
21 - MVO-programma
'17
'18
Jaar
'17
'18
Jaar
Circulair papier De circulaire economie bevordert een
Ontwikkelen circulair concept
gemakkelijke en duurzame manier om afval te
Staples Solutions wil de werkplek van vandaag
verminderen en bij te dragen aan een positieve
en morgen voorzien van de beste geïntegreerde
ecologische voetafdruk. Om die reden is Staples
producten, diensten en oplossingen, en zich
Solutions onlangs een samenwerkingsverband
daarbij inzetten voor een circulaire economie.
aangegaan met Renewi en Steinbeis om de
Ons doel is om te transformeren naar een circulair
circulaire economie binnen haar klantenkring
business model. Vandaag werken we nog volgens
aan te moedigen door een 100% gerecyclede
een lineair business model met bestaande
papieroplossing aan te bieden. Aan het eind van
lineaire producten. In 2025 willen wij de lineaire
het boekjaar kunnen we meten hoeveel klanten
producten zoveel mogelijk vervangen hebben door
gekozen hebben om gerecycled papier bij ons af
nieuwe circulaire producten en willen we (lineaire)
te nemen.
diensten aan ons business model hebben toegevoegd. In 2030 zijn we doorontwikkeld naar een volledig circulair business model met circulaire producten én diensten.
22 - MVO-programma
gelden binnen onze organisatie. De gedragscode is bedoeld om een werknemer in allerlei verschillende situaties op de werkvloer te helpen
Gedragscode voor medewerkers Integriteit vormt een essentieel onderdeel van onze bedrijfscultuur. Staples Solutions is actief in een
om de juiste beslissingen te nemen.
Privacy en informatiebeheer
snelle en innovatieve markt en moet daarbij soms
Op elke afdeling binnen Staples Solutions
snelle, effectieve en ethische beslissingen nemen.
wordt gewerkt met vertrouwelijke informatie.
Hierbij is gezond verstand, beoordelingsvermogen
Of dit nu gaat om klantgegevens, gegevens
en kennis veelal voldoende. In een onbekende
van de medewerkers of om bedrijfsgegevens,
situatie kan het voorkomen dat er extra advies
het is belangrijk dat wij deze bedrijfs- en
nodig is over de aanpak van het probleem
klantgegevens vertrouwelijk behandelen. Deze
of de situatie. Dit advies hebben wij in de
gevoelige informatie dienen wij te beheren en te
ethische gedragscode vertaald naar principes,
beveiligen om het vertrouwen van onze klanten en
verplichtingen en gedragsrichtlijnen. Kortom,
medewerkers te behouden. Om dit te bereiken zijn
de ethische gedragscode geeft een beknopte
er algemene richtlijnen opgesteld over het omgaan
beschrijving van de normen en waarden die
met vertrouwelijke informatie.
23 - MVO-programma
Supplier Code of Conduct
Leveranciersaudits
Bij Staples Solutions is het juiste doen net zo
Om te toetsen of onze leveranciers daadwerkelijk
belangrijk als goed presteren. Wij streven ernaar
voldoen aan de criteria, zoals opgesteld in de
onze klanten producten van topkwaliteit aan te
Staples Supplier Code of Conduct, voeren wij
bieden tegen een redelijke prijs, maar tevens
audits uit in hun fabrieken. Als een huidige of
deze producten op een verantwoorde manier in
toekomstige leverancier van Staples Solutions
te kopen. Dat betekent dat we verwachten dat
niet voldoet aan de kwaliteits- of ethische criteria,
mensen die onze en andere (merk)producten
dan zal de relatie met die leverancier worden
maken, eerlijk en met waardigheid en respect
beëindigd.
behandeld worden, en dat de producten op een
Auditresultaten in 2017:
ecologisch duurzame wijze worden gemaakt.
• totaal zijn 171 audits uitgevoerd,
Daarom zijn duidelijke richtlijnen voor onze
• waarvan 50 audits uitgevoerd in risicogebieden;
leveranciers ontwikkeld: de Staples Supplier
• bij 5 fabrieken zijn afwijkingen geconstateerd,
Code of Conduct. Deze is gebaseerd op de Social
de corrigerende maatregelen worden binnen
Accountability 8000 norm en vormt de basis voor
gestelde periode opnieuw gecontroleerd.
de screening van al onze inkooprelaties. De gedragscode voor leveranciers is opgenomen als bijlage bij elke overeenkomst.
24 - MVO-programma
Ketenverantwoordelijkheid
ISO 9001 certificaat
Staples Solutions heeft zichzelf ten doel gesteld
Sinds 1995 is Staples Nederland B.V.
om in 2019 een onderzoek te starten naar de
gecertificeerd conform ISO 9001. Dit
risico's in haar supply chain en invloed uit te
certificaat garandeert dat wij voldoen aan
oefenen daar waar dat mogelijk is en voor zover
de internationale eisen op het gebied van
dat van haar redelijkerwijs verwacht mag worden.
kwaliteitsmanagement. Door middel van het
Aan de hand van een MVO-vragenlijst die jaarlijks
in kaart brengen en up-to-date houden van de
zal worden uitgestuurd aan een aantal vooraf
bedrijfsprocessen, het meten en monitoren van de
geselecteerde leveranciers, wordt nagegaan op
procesresultaten, het houden van interne audits
welke manier zij verantwoord ondernemen en/of
en klanttevredenheidsonderzoeken controleren
invloed uitoefenen op partijen verder in de keten.
en waarborgen wij dat de kwaliteit van onze
Als na analyse van hun antwoorden blijkt dat er
producten en diensten continu verbetert.
één of meer risico’s gedefinieerd kunnen worden, wordt in overleg met de betreffende leverancier een actieplan opgesteld.
Klanttevredenheid
De leverancier krijgt bepaalde tijd om de actie(s)
De klant staat centraal in al onze activiteiten. De
uit te voeren, en moet vervolgens terugrapporteren
mate van tevredenheid over onze dienstverlening
wat er is gedaan om de risico’s te voorkomen,
komt enerzijds tot uiting in het dagelijks contact dat
verminderen, herstellen en/of te compenseren.
onze accountmanagers en onze Customer Service
Een samenvatting van alle bevindingen wordt
hebben met onze klanten. Daarnaast voert een
vastgelegd in een verslag dat op verzoek kan
externe partner een klanttevredenheidsonderzoek
worden gedeeld met onze stakeholders. De
uit en een NPS (Net Promotor Score)-meting.
vragenlijst is opgesteld en zal in 2019 voor het
Hiermee wordt de mate van loyaliteit gemeten.
eerst aan hen worden voorgelegd.
Vanaf juli 2019 is ook de Echo Survey live. De klant krijgt de gelegenheid om na elk telefonisch contact met onze Customer Service 3 vragen te beantwoorden. De uitslagen worden zichtbaar
Klanten
gemaakt in een dashboard, en afhankelijk hiervan kunnen wij alsnog contact met de klant opnemen en de klanttevredenheid verhogen.
Kwaliteitsbeleid Staples Solutions wil producten en diensten leveren, die van een te controleren en met de klant overeengekomen kwaliteit zijn. Bij het leveren van producten en diensten streven wij naar een winwin situatie. Zowel de klant als Staples Solutions moeten tevreden zijn over het resultaat (de toegevoegde waarde voor de klant) en het proces waarop dit tot stand is gekomen.
25 - MVO-programma
Maatschappij
Community Day Elk jaar organiseert Staples Solutions Community Day. Hiermee stimuleren we onze medewerkers
Erkend Leerbedrijf
om bij lokale organisaties vrijwilligerswerk te
Op 1 augustus 2015 startte de nieuwe
samenleving. Op die dag doneert Staples de
Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs
uren van haar medewerkers. We geven les,
Bedrijfsleven (SBB). Beroepsonderwijs en
organiseren activiteiten voor kwetsbare groepen,
bedrijfsleven werken samen in SBB om studenten
maken schoon en werken in de natuur. Dit zijn
de beste praktijkopleiding te geven met uitzicht
altijd zeer geslaagde dagen, die veel verschil
op een baan. Bedrijven krijgen zo steeds de
maken voor de liefdadigheidsorganisaties en voor
vakmensen die ze nodig hebben. Staples Solutions
Staples.
is door SBB officieel erkend als leerbedrijf. Eind 2018 is de erkenning uitgebreid. Op de website www.stagemarkt.nl is zichtbaar voor welke opleidingen Staples erkend is en wat studenten bij ons kunnen en mogen leren.
26 - MVO-programma
doen en op die manier betrokken te zijn bij de
Plant-for-the-Planet Academy
klimaatcrisis. De kinderen uit de groepen 6 tot
Staples Solutions werkt nauw samen met Plant-for-
wat ze daar tegen kunnen doen. Na deze lessen
the-Planet, een van 's werelds grootste charitatieve
mogen zij zich 'klimaatambassadeur' noemen.
instellingen en een voortzetting van de Billion
Kijk voor meer informatie op onze website.
Tree-campagne van het VN-Milieuprogramma (UNEP). Op 23 november 2017 werd door Staples Solutions de eerste Plant-for-the-Planet Academy georganiseerd in Almere. Dertig kinderen van basisschool De Ontdekking in Almere hebben 250 jonge beuken geplant in boswachterij Almeerderhout. Het planten van de bomen is de afsluiting van een lesdag over de natuur en de
27 - MVO-programma
en met 8 hebben geleerd hoe de wereldwijde klimaatcrisis het leven van mensen bedreigt en
Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen Overzicht van certificaten, keurmerken en andere controles en toetsingen, uitgevoerd door onafhankelijke derden.
ISO 9001
Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.
ISO 14001
Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.
OHSAS 18001
Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.
MVO-Register
Scope: Alle activiteiten behorende bij de levering van business-tobusiness kantoorbenodigdheden door Staples Nederland B.V. (KvK 33272529)
Erkend Leerbedrijf
Staples Nederland B.V. is door SBB officieel erkend als leerbedrijf. Op de website www.stagemarkt.nl is zichtbaar voor welke opleidingen Staples erkend is en wat studenten bij ons kunnen en mogen leren.
28 - Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen
29
Bestuurlijke verantwoording Overzicht van mechanismen om MVO-risico’s en -kansen te identificeren en te beheersen en om belangenverstrengeling te voorkomen.
MVO is in onze organisatie als verantwoordelijkheid
Voor Staples Solutions in Nederland, is de MVO
belegd op het hoogste niveau.
verantwoordelijkheid belegd in het Management Team, zoals beschreven in Responsibilities en de KAM-beleidsverklaringen. Op corporate niveau zijn MVO verantwoordelijkheden belegd bij verschillende functionarissen.
Er is een beknopte beschrijving beschikbaar van de
Staples Solutions heeft gecertificeerde
bestuursstructuur en procedures waarmee kansen en
managementsystemen voor Kwaliteit, Arbo en Milieu.
bedreigingen worden beheerst, zowel MVO als niet-MVO
Assortimentsbepaling en verantwoord ketenbeheer
gerelateerd.
worden deels op corporate niveau, deels lokaal, bepaald en beheerst.
Er is een procedure voor de organisatie en het hoogste
Het beleid van Staples Solutions ten aanzien van het
bestuursniveau om belangenconflicten te voorkomen.
voorkomen van belangenverstrengeling is beschreven in de Staples Ethische gedragscode.
Er is een procedure voor het evalueren van de MVO
MVO-performance op bedrijfsniveau wordt kwartaallijks
performance van directie en middenkader.
geëvalueerd door het Management, maar wordt nog niet meegenomen in de beoordeling van persoonlijk functioneren.
Er is een procedure waarmee medewerkers en andere
Medewerkers worden aangemoedigd om ideeën en
stakeholders MVO-aanbevelingen kunnen doen aan de
feedback te delen met elkaar en het Management. Een
directie. Inclusief klokkenluidersregeling.
klokkenluidersregeling is van kracht onder de naam Staples EthicsLink, zoals beschreven in de Staples Ethische gedragscode.
30 - Bestuurlijke verantwoording
MVO-scorecard Staples Solutions De MVO-prestaties van Staples Solutions worden jaarlijks door het MVO-Register beoordeeld. Daarbij wordt gekeken in welke mate er sprake is van een volwassen MVO-programma dat past bij de activiteiten en het formaat van de organisatie, alsmede naar het ambitieniveau en de daadwerkelijke impact.
Mensenrechten
Huidige prestatie
Vorig jaar
Huidige prestatie
Vorig jaar
Huidige prestatie
Vorig jaar
Werk voor Kwetsbare Groepen ISO 26000 klasse: Discriminatie en kwetsbare groepen
Arbeid Beloning en Arbeidsvoorwaarden voor Personeel ISO 26000 klasse: Arbeidsomstandigheden Sociale Dialoog – Ondernemingsraad ISO 26000 klasse: Sociale dialoog Gezondheid en Veiligheid op het Werk ISO 26000 klasse: Gezondheid en veiligheid op het werk Duurzame Inzetbaarheid en Ontwikkeling ISO 26000 klasse: Persoonlijke en professionele ontwikkeling
Milieu Afval van Producten en Verpakkingen ISO 26000 klasse: Voorkomen van milieuvervuiling
31 - MVO-scorecard Staples Solutions
Circulaire Economie ISO 26000 klasse: Duurzaam gebruik van Hulpbronnen Energie Efficiëntie en Duurzame Energie ISO 26000 klasse: Klimaatverandering
Eerlijk zaken doen
Huidige prestatie
Vorig jaar
Huidige prestatie
Vorig jaar
Eerlijke Prijzen in de Leveranciersketen ISO 26000 klasse: Anti-corruptie en bedrijfsintegriteit Duurzaam Inkopen ISO 26000 klasse: Stimuleren van maatschappelijke verantwoordelijkheid
MVO Promoten bij Klanten ISO 26000 klasse: Stimuleren van maatschappelijke verantwoordelijkheid
Klanten Klachten- & Geschillenafhandeling ISO 26000 klasse: Consumenten dienstverlening
32 - MVO-scorecard Staples Solutions
Verificatieverklaring Staples Nederland B.V. (hierna Staples Solutions) heeft opdracht gegeven aan FIRA Sustainability B.V. (hierna FIRA) voor externe verificatie van de betrouwbaarheid van haar informatie over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, zoals weergegeven in het MVO-Register. Deze verklaring is gebaseerd op onze beoordeling van de inhoud, inclusief onderliggende systemen en beschikbare bewijslast, zoals weergegeven in het Complete MVO-rapport (Complete CSR Report) en de MVO-scorecard (CSR Scorecard) van Staples Solutions. Deze verklaring is bedoeld voor klanten en andere belanghebbenden, die (beroepsmatige) interesse hebben in de duurzaamheidsprestaties van Staples Solutions.
Scope Alle activiteiten behorende bij de levering van business-to-business kantoorbenodigdheden door Staples Nederland B.V. (KvK 33272529) in Nederland, handelend onder de naam Staples Solutions. Moederconcern Staples Solutions B.V., en activiteiten van diens andere (buitenlandse) dochterondernemingen zijn niet in scope.
MVO-rapport: Compleet Staples Solutions onderschrijft de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen en geeft inzicht in haar ambities inzake materiële MVO-onderwerpen zoals geselecteerd door Staples Solutions, stakeholders en door het MVO-Register, inclusief management aanpak, beleid, maatregelen en plannen.
Methodologie & Uitgevoerde Werkzaamheden Organisaties verwerken hun duurzaamheidsinformatie in het MVO-Register. FIRA verifieert alle claims en informatie conform de standaard behorende bij het Complete MVO-rapport (zie het MVO-Register Protocol voor details) op basis van beperkte zekerheid. Claims en daaraan gerelateerde informatie in het MVORegister worden beoordeeld op basis van de bewijslast zoals deze door Staples Solutions beschikbaar is gesteld aan FIRA om de betrouwbaarheid van de informatie vast te stellen. FIRA waarborgt dat het verificatieteam de hiervoor benodigde competenties bezit en handelt in lijn met auditprincipes inzake ethisch gedrag, professionele integriteit, en onafhankelijkheid.
Conclusie Staples Solutions rapporteert over MVO-initiatieven en prestaties. Gebaseerd op de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de claims en informatie in het Complete MVO-rapport in het MVORegister betrouwbaar zijn.
33 - Verificatieverklaring
Samenvatting FIRA-bevindingen We complimenteren Staples Solutions met de getoonde initiatieven. Een volledig overzicht van onze bevindingen is gepubliceerd in het MVO-Register. Hieronder een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen: Balans & Volledigheid: Voor de meeste onderwerpen is een beleidsaanpak geformuleerd. We moedigen Staples Solutions aan om de beleidsaanpak volledig te maken, inclusief duidelijke doelstellingen voor alle materiële MVO-aspecten. We complimenteren Staples Solutions met nieuwe maatregelen, die samen met de bestaande maatregelen nu alle materiële MVO-aspecten omvatten. De nieuwe maatregelen tonen prestaties inzake beloning en arbeidsvoorwaarden, sociale dialoog, gezondheid en veiligheid, personeelsontwikkeling, distributie met elektrische bakfiets, de introductie van gerecycled papier, klanttevredenheid en maatschappelijke investeringen. De bestaande maatregelen omvatten CO2-reductie, duurzaam product assortiment, inzameling van cartridges, duurzaam inkopen en social return. Ethische gedragscode: Er is een ethische gedragscode voor medewerkers. MVO-commitment: Staples Solutions commiteert zich aan de standaard MVO-verklaring, inclusief onderschrijving van alle MVO-principes en de belofte om materiële onderwerpen uit te werken. We moedigen Staples Solutions aan om een bedrijfseigen verklaring op te stellen, gebaseerd op deze materiële MVO onderwerpen. Governance: MVO-verantwoordelijkheid is in verschillende lagen van de organisatie belegd. Management systeem: We moedigen Staples Solutions aan om voor alle materiële MVO-aspecten KPI's te formuleren. Waardeketen: Er is weinig informatie over de herkomst van producten (terug in de keten). We moedigen Staples Solutions aan om aanvullende informatie inzake herkomst te tonen voor productgerelateerde leveranciers. Inclusiviteit van belanghebbenden: Er is geen nieuwe stakeholder-informatie getoond. De stakeholder engagement-informatie is deels gebaseerd op interne bronnen. We moedigen Staples Solutions aan om het stakeholder-engagement uit te breiden door actief de dialoog te zoeken over MVO met externe stakeholders. Dialoog met Belanghebbenden: De stakeholder-engagement dekt niet alle MVO-onderwerpen. We moedigen Staples Solutions aan om stakeholder-management te laten groeien door de scope van het engagement uit te breiden naar alle relevante MVO-onderwerpen. Verbetering van het stakeholder engagement kan van invloed zijn op de materialiteitsanalyse. Datum van uitgifte: 17 juni 2019 (MVO-informatie van dit bedrijf wordt jaarlijks getoetst) Namens FIRA,
Mw. J. Chatelain Director Reporting and Assurance
34 - Verificatieverklaring
Dit rapport is opgesteld op basis van de MVO-informatie van Staples Solutions in het MVO-Register. De informatie in dit rapport is door FIRA Sustainability geverifieerd. Een verificatieverklaring is opgenomen in dit rapport.
Staples Solutions Nederland
Staples Solutions België
Rondebeltweg 102, 1329 BH Almere
Ringlaan 39, B-1853 Strombeek-Bever
Postbus 1522, 1300 BM Almere
0800 38560
088 45 45 000
customerservicebe@staples-solutions.com
customerservice@info.staples.nl
www.staplesadvantage.be
www.staplesadvantage.nl
