Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen bij Staples Solutions

www.StaplesAdvantage.nl / www.StaplesAdvantage.be

Dit rapport is opgesteld op basis van de MVO informatie van Staples Solutions uit het MVO-Register. De informatie in dit rapport is geverifieerd door FIRA Sustainability. De verificatieverklaring is opgenomen in dit rapport.

Bedrijfsnaam

Staples Nederland B.V.

KvK nummer

33272529

Website

www.staplesadvantage.nl

Contact

customerservice@info.staples.nl 088 45 45 000

Publicatie

Complete CSR Report gepubliceerd op 17 juni 2019

Verificatie

Door FIRA Sustainability op basis van beperkte zekerheid

Inhoudsopgave Bedrijfsprofiel

3

MVO-verklaring

5

Waardeketen

7

Stakeholder-matrix

9

Stakeholder-management

10

MVO-impactanalyse

11

Materialiteitsmatrix

13

MVO-programma

15

Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen

28

Bestuurlijke verantwoording

30

MVO-scorecard Staples Solutions

31

Verificatieverklaring

33

Bedrijfsprofiel Staples Solutions richt zich

Kernwaarden

op bedrijven met 20 of meer

De Staples Values - Focus op onze klant,

(kantoor)medewerkers. Wij

Ownership en Samenwerking - dienen als

leveren onze klanten een wijde

leidraad bij onze interactie met klanten en met

range aan producten, service en expertise in de categorieën kantoorartikelen, facilitaire producten, technologische oplossingen en kantoormachines, kantoorinrichting, verpakkings- en

elkaar. Ze zijn van cruciaal belang om onze visie uit te dragen. Elke dag opnieuw.

Visie op Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen Een goed bedrijf zijn betekent meer dan alleen omzet en winstmarges. Wij zetten ons in om

verzendmaterialen en Customer

bewustzijn te verhogen en een positieve bijdrage

Unique Solutions.

te leveren aan de samenleving, het milieu, de ethiek, diversiteit en integratie. Door deze

Visie

benadering bieden wij onze klanten een betere, effectievere en bovenal een verantwoorde

Staples Solutions wil de werkplek van

dienst.

vandaag en morgen voorzien van de beste

geïntegreerde producten, diensten en oplossingen.

Missie Wij helpen onze klanten, zodat ze door ons meer bereiken. Staples Solutions is expert op het gebied van 'spaces'. We creëren ruimtes die voldoen aan de uiteenlopende eisen van de werkplek van vandaag en morgen, zodat de klant elke dag het verschil kan maken.

Onze gepassioneerde en gespecialiseerde experts helpen om meer uit de ruimte te halen waarin gewerkt wordt, of het nu een zakelijk kantoor, een professionele studio of een thuiswerkplek is.

3 - Bedrijfsprofiel

4 - Bedrijfsprofiel

MVO-verklaring Onze betrokkenheid Staples Solutions onderschrijft het belang van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Wij zetten ons in voor de belangen van onze klanten, medewerkers, aandeelhouders en de gemeenschap door praktische toepassingen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO).

Wij onderschrijven de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen: ▪ aansprakelijkheid: aansprakelijk zijn voor de impact van onze activiteiten op de gemeenschap, de economie en de omgeving; ▪ transparantie: open zijn over onze besluiten en activiteiten die impact hebben op de gemeenschap en de omgeving; ▪ ethisch gedrag: te allen tijde vertonen van ethisch gedrag; ▪ respect voor belanghebbenden: respecteren, in acht nemen en reageren op de belangen van onze belanghebbenden; ▪ respect voor wetgeving: respecteren van geldende wet- en regelgeving; ▪ respect voor internationale gedragsnormen: respecteren van internationale gedragsnormen, in combinatie met het respect voor de wet- en regelgeving; ▪ respect voor rechten van de mens: respecteren van de rechten van de mens en erkennen van zowel de belangrijkheid als de alomvattendheid daarvan.

Wij zullen onze MVO-aspecten in kaart brengen, helder MVO-beleid en bijbehorende doelen vaststellen, een MVO-programma en -management systeem ontwikkelen en onderhouden en voldoende middelen beschikbaar stellen om de MVO-principes na te leven. Management en medewerkers worden geacht hier actief aan bij te dragen.

Wij zullen jaarlijks ons MVO-beleid en bijbehorende doelen evalueren om zeker te stellen dat deze nog in lijn zijn met onze toekomstvisie.

Wij zullen het MVO-Register gebruiken om onze klanten te voorzien van betrouwbare informatie over ons MVO-programma .

Almere, 14 mei 2019 Staples Nederland B.V.

T. Groffils Directeur

5 - MVO-verklaring

6 - MVO-verklaring

Waardeketen De waardeketen geeft een overzicht van de inkoop- en waarde toevoegende activiteiten van Staples Solutions en wordt gebruikt om MVO-risico’s en -kansen te identificeren voor deze organisatie.

Leveranciersketen

Staples Solutions

Handelsproducten ingekocht bij leveranciers

Assortimentsbeheer Leveranciersbeheer

Handelsproducten ingekocht bij tussenhandel

Inkoop

Staples huismerkproducten

Acquisitie en klantbeheer

Drukwerk

Verkoop

Transport

Personeelsbeheer

Facilitaire diensten

IT-ondersteuning

Hardware en telecomproducten

Facility Management

Personeel

7 - Waardeketen

Producten / Diensten Kantoorartikelen en kantoorinrichting Catering- en kantineproducten Schoonmaak- en afvalbeheer Gezondheid en veiligheid en sanitaire oplossingen Verpakkings- en verzendmaterialen Technologie en print Customer Unique Solutions Seizoensgebonden artikelen

8 - Waardeketen

Stakeholder-matrix

NGO’s en andere publieke organisaties

Lokale gemeenschappen

Overheden

Brancheorganisaties

Leveranciers Service partners Transporteurs

Midden

Medewerkers

Aandeelhouders

Klanten

Laag

MVO-BELANG

Hoog

De stakeholdermatrix geeft een overzicht van de interne en externe belanghebbenden die relevant zijn voor Staples Solutions, beoordeeld op MVO-belang en de mate waarin er sprake is van beïnvloeding van de besluitvorming.

Laag

Midden INVLOED

9 - Stakeholder-matrix

Hoog

Stakeholder-management Weergave van de manier waarop de belangrijkste stakeholder-groepen betrokken worden bij het MVO-beleid van Staples Solutions.

Stakeholder-groep

Betrokkenheid

Klanten

Doorlopend worden klanten ondervraagd over hun tevredenheid ten aanzien van Staples Solutions door dagelijks contact met accountmanagers en Customer Service, en via klanttevredenheidsmetingen. De meeste vragen en eisen van klanten komen aan bod tijdens (re)tenders en aanbestedingstrajecten.

Medewerkers

Naast het dagelijks contact met leidinggevenden worden medewerkers via het medewerkerstevredenheidsonderzoek betrokken bij het bedrijf. Ook via e-mails, intranet, business updates, notulen en door deelname in werkgroepen.

Aandeelhouders

De belangen van de aandeelhouders worden door het hoger management van Staples Solutions vertaald in strategie, beleid en doelstellingen voor alle business units.

Leveranciers

Via Corporate MVO-procedure en audits.

Service partners

Via inzamelings- en recyclingprogramma's van producten.

Transporteurs

MVO staat regelmatig op de agenda in de periodieke besprekingen met transporteurs.

10 - Stakeholder-management

MVO-impactanalyse Overzicht van belangrijkste MVO-kansen en -risico’s, zoals geïdentificeerd door Staples Solutions op basis van de MVOonderwerpen uit ISO 26000 Richtlijn voor Maatschappelijke Verantwoordelijkheid. Voor de volledige analyse verwijzen we naar het MVO-rapport op www.mvo-register.nl.

Mensenrechten in de keten

Duurzame winst

Milieuvervuiling in de keten

Arbeidsomstandigheden in de keten

Ontbossing in de keten Circulaire economie Werk voor kwetsbare groepen

Kansen

Arbeidsvoorwaarden

CO2-reductie

Sociale dialoog

Milieuvervuiling door producten

Gezondheid en veiligheid Medewerkerontwikkeling

Risico’s

Toekomstige impact

Lage impact

CO2-uitstoot in de keten CO2-uitstoot van producten

Geen impact

Eerlijke arbeidsrelaties

Mensenrechten

11 - MVO-impactanalyse

Arbeid

Milieuvervuiling

Milieu

Index In drie kleuren wordt aangegeven hoe de onderwerpen zijn gelinkt aan de waardeketen:

Producten/diensten Bedrijf Leveranciersketen

Eerlijk zakendoen in de keten Maatschappelijk verantwoord inkopen Duurzame producten promoten

Dienstverlening

Eerlijke concurrentie

Anti-corruptie

Eerlijke marketing

Gemeenschap

Consumentengezondheid

Leer-/werkplekken

Dataprotectie

Maatschappelijke investeringen Educatie

Verantwoord politiek gedrag

Technologie

Bescherming intellectueel

Welvaart

eigendom

Eerlijk zaken doen

12 - MVO-impactanalyse

Gezondheidszorg

Klanten

Maatschappij

Duurzame winst

Materialiteitsmatrix

vormen mogelijkheden voor het creëren van duurzame ontwikkeling bij klanten.

Kansen: Deze onderwerpen vormen kansen voor de duurzame ontwikkeling van de organisatie.

Risico’s: Deze onderwerpen vormen een significant risico voor de organisatie, de stakeholders en/of het milieu.

13 - Materialiteitsmatrix

Risico's

Duurzame winst: Deze onderwerpen

STAKEHOLDERS

Index

Kansen

De materialiteitsmatrix laat zien hoe relevante MVOonderwerpen worden beoordeeld door Staples Solutions en haar stakeholders. Voor een volledig overzicht van de materialiteitsmatrix verwijzen we naar het MVO-rapport op www.mvo-register.nl.

Circulaire economie Duurzame producten promoten

Maatschappelijk verantwoord inkopen

Medewerkerontwikkeling Vervuiling door producten CO2-reductie Dienstverlening

Werk voor kwetsbare groepen

Arbeidsvoorwaarden Sociale dialoog Gezondheid en veiligheid

Risico's STAPLES SOLUTIONS

14 - Materialiteitsmatrix

Kansen

Duurzame winst

MVO-programma Het MVO-programma beschrijft de operationele strategie voor alle materiële MVO-aspecten, zoals geselecteerd door Staples Solutions en de belangrijkste stakeholders.

Resultaten worden vastgelegd in de Staples Solutions Social Return Rapportage.

Social Return % Gerealiseerd 33,8% 30% 24,4%

26,1%

20% 13,2%

Mensenrechten

10%

2015

2016

2017

2018

Jaar

Social Return Staples Solutions wil een positieve bijdrage

De daling van het Social Return % wordt

leveren aan de samenleving waarin zij

met name veroorzaakt, doordat het aantal

actief is. Wij doen dit bijvoorbeeld door

medewerkers met WW-uitkering langer

goede doelen te ondersteunen met

dan 2 jaar inmiddels zo lang in dienst zijn,

goederen, geld of liefdadigheidswerk. Maar

dat ze geen afstand meer hebben tot de

ook door werkgelegenheid te creëren en

arbeidsmarkt. Hierdoor mogen ze niet meer

medewerkers goede arbeidsvoorwaarden

meegerekend worden tot de doelgroep, wat

te bieden, te zorgen voor een veilige en

op zich een positieve ontwikkeling is.

gezonde werkplek en aandacht te besteden aan hun ontwikkeling. Werk zorgt ervoor dat mensen betrokken raken én blijven bij de samenleving en dat ze regie hebben over hun eigen leven. Anders gezegd zijn

Arbeid

werk en carrière bepalende factoren voor iemands identiteit en welzijn. Actief inzetten op het gebied van Social Return heeft dus een positieve maatschappelijke en sociale werking. Staples Solutions heeft zichzelf in 2019 ten doel gesteld om constructief samen te blijven werken met externe partners om opleidingsmogelijkheden, werkof stageplekken te creëren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.

15 - MVO-programma

Beloning en arbeidsvoorwaarden voor personeel Staples Solutions hecht waarde aan goed werkgeverschap. Dat houdt in dat een organisatie randvoorwaarden schept voor een positieve werkbeleving van haar medewerkers. Staples Nederland B.V. is aangesloten bij de Novaka

CAO Boekhandel & Kantoorvakhandel en biedt haar medewerkers een prima pakket arbeidsvoorwaarden. Naast het overeengekomen vaste maandsalaris kent Staples voor al haar medewerkers een aanvullende bonusregeling en personeelsregelingen, zoals een collectieve verzekering en een bedrijfsfitnessregeling.

Afhankelijk van de afspraken uit de cao en/of de individuele performance van een medewerker worden de salarissen jaarlijks verhoogd.

Sociale dialoog – ondernemingsraad Staples Solutions streeft naar een goede relatie met de ondernemingsraad (OR), die erop toeziet of de zaken binnen de organisatie, vooral op het gebied van het sociale beleid, goed geregeld zijn. De overlegvergaderingen met de OR worden jaarlijks uitgevoerd conform planning. Indien er aanleiding is, wordt een extra contactmoment ingepland.

Voor de activiteiten van de OR stelt Staples Solutions jaarlijks een budget beschikbaar, onder andere voor juridisch advies en training.

Daarnaast krijgen OR-leden 2 dagen per jaar extra bovenwettelijk verlof als tegemoetkoming voor hun inspanningen.

16 - MVO-programma

Leren bij Staples Solutions

vaak wordt gezegd dat de medewerkers

Het brede scala aan functies binnen Staples

belangrijk zijn. Wij willen pro-actief zorgen voor

Solutions betekent dat medewerkers op allerlei

tevreden, productieve en kwalitatief goede

manieren hun loopbaan kunnen invullen en

medewerkers door structureel in te zoomen

zich persoonlijk kunnen ontwikkelen. Wij

op hun gezondheid, veiligheid en welzijn. Een

werken voornamelijk met eigen trainers en

generieke aanpak voor de hele organisatie

hebben diverse eigen opleidingsprogramma’s

is niet slim, omdat op elke afdeling andere

ontwikkeld, bijvoorbeeld voor

Arbo-aspecten kunnen spelen. Daarom wordt

magazijnmedewerkers, voor de Customer

in 2019 een nieuw Arbo Dashboard ontwikkeld

Service-afdeling en voor verkoopmedewerkers.

in samenwerking met HR, dat elk kwartaal

Op verzoek wordt het aanbod aangevuld met

doorgenomen wordt op afdelingsniveau door

trainingen al dan niet verzorgd door externe

de diverse kpi's te vergelijken en eventuele

partijen of op externe locaties. In 2018 was

risico's op te sporen en aan te pakken.

het verschil maken, en dus minstens net zo

er met het Staples Management Program bijvoorbeeld speciale aandacht voor een training voor leidinggevenden

OHSAS 18001 certificaat Sinds 2008 is het arbomanagementsysteem

Medewerkerstevredenheid Via het tevredenheidsonderzoek Say It Like It Is biedt Staples Solutions haar medewerkers de kans om gehoord te worden. Er wordt aan alle medewerkers gevraagd wat hun mening is over hoe wij het als organisatie doen en waar wij onze energie op moeten richten.

Deelname is vrijwillig en alle antwoorden worden anoniem en vertrouwelijk gehouden.

Een van de verbeterpunten heeft inmiddels geresulteerd in het beter op de hoogte houden van medewerkers over zaken die spelen binnen het bedrijf. Elke maand organiseert het management Business Updates waarbij alle medewerkers geïnformeerd worden over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de organisatie en waar zij tevens gelegenheid krijgen tot het stellen van vragen.

Veilig en gezond werken In de praktijk ligt de focus van een commerciële organisatie meestal op de financiële doelen en op de klant, terwijl

17 - MVO-programma

van Staples Nederland B.V. gecertificeerd

volgens OHSAS 18001. Het

van EHBO, brandbeveiliging en ontruiming.

arbomanagementsysteem helpt om op

De medewerkers worden getraind op het

een gestructureerde manier arbobeleid te

handelen in noodsituaties. De aanpak hiervan

ontwikkelen en te implementeren, arborisico's

is beschreven in het bedrijfsnoodplan, dat

te identificeren en te beheersen en te voldoen

wordt beheerd door het Hoofd BHV.

aan Arbowetgeving en Arboregelgeving.

Preventie Overleg en Bedrijfshulpverlening In het kader van ‘voorkomen is beter dan genezen’, is in 2018 het Preventie Overleg opgericht. Een kleine groep medewerkers komt

Milieubeleid

elk kwartaal bijeen om preventieve acties uit

Staples Solutions streeft ernaar de

te voeren zoals: Arborisico-inventarisaties,

milieueffecten van haar bedrijfsvoering te

werkplekinspecties, melding van gevaarlijke

beheersen, waar mogelijk te reduceren

situaties etc.. Daarnaast is een goed

en kansen voor het milieu te benutten.

georganiseerd BHV(bedrijfshulpverlening)-

Tevens streven wij ernaar gezamenlijk met

team actief. Dit team heeft taken op het gebied

leveranciers, transporteurs en klanten (milieu) optimalisatie van de keten te bereiken (o.a. door Product Lifecycle Management).

ISO 14001 certificaat Staples Nederland B.V. is al sinds 2005 gecertificeerd volgens de ISO 14001 norm.

Deze milieunorm biedt ons een systeem waarmee wij in staat zijn onze milieuprestaties continu te monitoren, controleren en verbeteren. Het helpt ons op een gestructureerde manier aandacht te besteden aan het milieu, zodat we onze milieurisico’s beheersen, voldoen aan milieuwetgeving en milieuregelgeving, en onze negatieve impact op het milieu steeds verder verkleinen.

18 - MVO-programma

Inkoop van groene stroom Staples Solutions is op 1 januari 2011

Stroomverbruik in KwH

overgestapt van grijze naar groene stroom.

Dit is elektriciteit die wordt opgewekt uit

Verbruik

hernieuwbare energiebronnen, zoals

2.000.000

waterkracht, windenergie, zonne-energie en biomassa. Duurzame energiebronnen dragen

1.500.000

minder bij aan klimaatverandering dan 'grijze' bronnen van stroom, zoals kolen-, gas- en

-22,2% 1.250.000

-3,8% -1,1% -6,6%

kerncentrales. Groene stroom heeft dan ook geen impact op de Carbon Footprint. Uiteraard

-6,0% 1.000.000

-3,2%

levert minder stroomgebruik nog altijd wel het grootste voordeel op voor het milieu. En dat is ons ook gelukt in de afgelopen jaren.

19 - MVO-programma

'11

'12

'13

'14

'15

'16

'17 Jaar

CO2-neutrale bedrijfsvoering

CO2-neutrale leveringen naar klanten

In 2013 heeft het management team besloten

Het management heeft eind 2015 besloten om

om de CO2-uitstoot jaarlijks volledig te

jaarlijks naast de CO2-uitstoot van de eigen

compenseren door middel van Gold Credits.

bedrijfsvoering ook de uitstoot als gevolg van het

Deze credits worden ingekocht bij GSF, de

transport van de leveringen naar klanten volledig

Gold Standard Foundation, een organisatie

te compenseren door middel van Gold Credits.

zonder winstbejag uit Zwitserland, die

Het transport wordt uitgevoerd door een externe

een kwaliteitslabel biedt voor vrijwillige

partner, die naar eigen zeggen de CO2-uitstoot

compensatieprojecten. Een groot aantal

per pakket in de afgelopen jaren behoorlijk heeft

niet gouvernementele organisaties (NGO’s),

weten te reduceren.

inclusief het Wereld Natuur Fonds, ondersteunt deze standaard. De Gold Standard geldt als de hoogste kwaliteitsstandaard voor CO2-

CO2-compensatie transport in ton CO2

compensatie.

Uitstoot

Staples Solutions laat de CO2-footprint jaarlijks

950

controleren door een externe accountant.

900

9,2%

-1,4%

850

CO2- footprint in ton CO2

-11,0%

800

-8,2%

750 Uitstoot

700

1200 1150

'14

1100

-15,8%

'16

'17

'18

Jaar

-3,8%

1050 -5,9%

1000

'15

-6,3%

-1,3%

-5,7%

950 900

Easy on the Planetproducten Het Staples Easy on the Planet-symbool geeft

'11

'12

'13

'14

'15

'16

'17 Jaar

*De stijging van 2014 naar 2015 is het gevolg van een wijziging in omrekenfactoren. De nieuwe manier van berekenen heeft geen impact op de jaarlijks dalende trend.

aan dat er is vastgesteld dat een product minder schadelijk is voor het milieu dan andere producten in dezelfde klasse, omdat het milieuvriendelijke elementen bevat. Met de ontwikkeling van deze Easy on the Planet-lijn willen wij onze klanten meer bewust maken van de mogelijkheden die ons assortiment biedt aan milieuvriendelijke producten.

Tevens willen wij het hen zo gemakkelijk mogelijk maken om deze artikelen te bestellen door ze in onze catalogi en webshop te voorzien van het Easy on the Planet-symbool. Met het Easy on the Planet-label biedt Staples Solutions haar klanten

20 - MVO-programma

de mogelijkheid te kiezen voor milieuvriendelijker producten, wat leidt tot een duurzamer gebruik van grondstoffen. Inmiddels hebben wij ruim 7.200 Easy on the Planet-producten in het assortiment.

Inzamelservice voor lege cartridges Staples Solutions werkt sinds 1 juli 2016 samen met een nieuwe externe partner om de door klanten gebruikte cartridges in te zamelen. Lege

Easy on the Planet– klantenprogramma

cartridges worden gecontroleerd, gereinigd, opnieuw gevuld en op de markt gebracht. Hierdoor

Sinds medio 2016 stimuleert Staples Solutions met haar Easy on the Planet-programma haar klanten duurzamer in te kopen, helpt tegelijkertijd

worden er minder nieuwe grondstoffen gebruikt.

Kijk voor meer informatie over deze service op onze website.

waardevolle ecosystemen over de hele wereld te herstellen en de volgende generatie te inspireren Aantal cartridges opgehaald

goed voor onze planeet te zorgen.

Aan het begin van elk kalenderjaar wordt voor

5.040

elke klant een target bepaald met betrekking

5000

tot bestelgedrag (minder kleine orders en meer

4500

milieuvriendelijke artikelen). Aan het eind van elk

4000

kwartaal ontvangt de klant een rapportage met

3500

zijn performance en een indicatie van het aantal

3000

bomen dat Staples Solutions zal planten als de

2500

performance zich zo doorzet naar het eind van het

2000

jaar.

3.538

1.517

'16

Staples Solutions heeft namens haar klanten in de Benelux het volgend aantal bomen laten planten door Plant-for-the-Planet:

Aantal bomen geplant 66.899 60000 46.094

50000 40000 30000

26.194

20000 10000

'16

21 - MVO-programma

'17

'18

Jaar

'17

'18

Jaar

Circulair papier De circulaire economie bevordert een

Ontwikkelen circulair concept

gemakkelijke en duurzame manier om afval te

Staples Solutions wil de werkplek van vandaag

verminderen en bij te dragen aan een positieve

en morgen voorzien van de beste geïntegreerde

ecologische voetafdruk. Om die reden is Staples

producten, diensten en oplossingen, en zich

Solutions onlangs een samenwerkingsverband

daarbij inzetten voor een circulaire economie.

aangegaan met Renewi en Steinbeis om de

Ons doel is om te transformeren naar een circulair

circulaire economie binnen haar klantenkring

business model. Vandaag werken we nog volgens

aan te moedigen door een 100% gerecyclede

een lineair business model met bestaande

papieroplossing aan te bieden. Aan het eind van

lineaire producten. In 2025 willen wij de lineaire

het boekjaar kunnen we meten hoeveel klanten

producten zoveel mogelijk vervangen hebben door

gekozen hebben om gerecycled papier bij ons af

nieuwe circulaire producten en willen we (lineaire)

te nemen.

diensten aan ons business model hebben toegevoegd. In 2030 zijn we doorontwikkeld naar een volledig circulair business model met circulaire producten én diensten.

22 - MVO-programma

gelden binnen onze organisatie. De gedragscode is bedoeld om een werknemer in allerlei verschillende situaties op de werkvloer te helpen

Gedragscode voor medewerkers Integriteit vormt een essentieel onderdeel van onze bedrijfscultuur. Staples Solutions is actief in een

om de juiste beslissingen te nemen.

Privacy en informatiebeheer

snelle en innovatieve markt en moet daarbij soms

Op elke afdeling binnen Staples Solutions

snelle, effectieve en ethische beslissingen nemen.

wordt gewerkt met vertrouwelijke informatie.

Hierbij is gezond verstand, beoordelingsvermogen

Of dit nu gaat om klantgegevens, gegevens

en kennis veelal voldoende. In een onbekende

van de medewerkers of om bedrijfsgegevens,

situatie kan het voorkomen dat er extra advies

het is belangrijk dat wij deze bedrijfs- en

nodig is over de aanpak van het probleem

klantgegevens vertrouwelijk behandelen. Deze

of de situatie. Dit advies hebben wij in de

gevoelige informatie dienen wij te beheren en te

ethische gedragscode vertaald naar principes,

beveiligen om het vertrouwen van onze klanten en

verplichtingen en gedragsrichtlijnen. Kortom,

medewerkers te behouden. Om dit te bereiken zijn

de ethische gedragscode geeft een beknopte

er algemene richtlijnen opgesteld over het omgaan

beschrijving van de normen en waarden die

met vertrouwelijke informatie.

23 - MVO-programma

Supplier Code of Conduct

Leveranciersaudits

Bij Staples Solutions is het juiste doen net zo

Om te toetsen of onze leveranciers daadwerkelijk

belangrijk als goed presteren. Wij streven ernaar

voldoen aan de criteria, zoals opgesteld in de

onze klanten producten van topkwaliteit aan te

Staples Supplier Code of Conduct, voeren wij

bieden tegen een redelijke prijs, maar tevens

audits uit in hun fabrieken. Als een huidige of

deze producten op een verantwoorde manier in

toekomstige leverancier van Staples Solutions

te kopen. Dat betekent dat we verwachten dat

niet voldoet aan de kwaliteits- of ethische criteria,

mensen die onze en andere (merk)producten

dan zal de relatie met die leverancier worden

maken, eerlijk en met waardigheid en respect

beëindigd.

behandeld worden, en dat de producten op een

Auditresultaten in 2017:

ecologisch duurzame wijze worden gemaakt.

• totaal zijn 171 audits uitgevoerd,

Daarom zijn duidelijke richtlijnen voor onze

• waarvan 50 audits uitgevoerd in risicogebieden;

leveranciers ontwikkeld: de Staples Supplier

• bij 5 fabrieken zijn afwijkingen geconstateerd,

Code of Conduct. Deze is gebaseerd op de Social

de corrigerende maatregelen worden binnen

Accountability 8000 norm en vormt de basis voor

gestelde periode opnieuw gecontroleerd.

de screening van al onze inkooprelaties. De gedragscode voor leveranciers is opgenomen als bijlage bij elke overeenkomst.

24 - MVO-programma

Ketenverantwoordelijkheid

ISO 9001 certificaat

Staples Solutions heeft zichzelf ten doel gesteld

Sinds 1995 is Staples Nederland B.V.

om in 2019 een onderzoek te starten naar de

gecertificeerd conform ISO 9001. Dit

risico's in haar supply chain en invloed uit te

certificaat garandeert dat wij voldoen aan

oefenen daar waar dat mogelijk is en voor zover

de internationale eisen op het gebied van

dat van haar redelijkerwijs verwacht mag worden.

kwaliteitsmanagement. Door middel van het

Aan de hand van een MVO-vragenlijst die jaarlijks

in kaart brengen en up-to-date houden van de

zal worden uitgestuurd aan een aantal vooraf

bedrijfsprocessen, het meten en monitoren van de

geselecteerde leveranciers, wordt nagegaan op

procesresultaten, het houden van interne audits

welke manier zij verantwoord ondernemen en/of

en klanttevredenheidsonderzoeken controleren

invloed uitoefenen op partijen verder in de keten.

en waarborgen wij dat de kwaliteit van onze

Als na analyse van hun antwoorden blijkt dat er

producten en diensten continu verbetert.

één of meer risico’s gedefinieerd kunnen worden, wordt in overleg met de betreffende leverancier een actieplan opgesteld.

Klanttevredenheid

De leverancier krijgt bepaalde tijd om de actie(s)

De klant staat centraal in al onze activiteiten. De

uit te voeren, en moet vervolgens terugrapporteren

mate van tevredenheid over onze dienstverlening

wat er is gedaan om de risico’s te voorkomen,

komt enerzijds tot uiting in het dagelijks contact dat

verminderen, herstellen en/of te compenseren.

onze accountmanagers en onze Customer Service

Een samenvatting van alle bevindingen wordt

hebben met onze klanten. Daarnaast voert een

vastgelegd in een verslag dat op verzoek kan

externe partner een klanttevredenheidsonderzoek

worden gedeeld met onze stakeholders. De

uit en een NPS (Net Promotor Score)-meting.

vragenlijst is opgesteld en zal in 2019 voor het

Hiermee wordt de mate van loyaliteit gemeten.

eerst aan hen worden voorgelegd.

Vanaf juli 2019 is ook de Echo Survey live. De klant krijgt de gelegenheid om na elk telefonisch contact met onze Customer Service 3 vragen te beantwoorden. De uitslagen worden zichtbaar

Klanten

gemaakt in een dashboard, en afhankelijk hiervan kunnen wij alsnog contact met de klant opnemen en de klanttevredenheid verhogen.

Kwaliteitsbeleid Staples Solutions wil producten en diensten leveren, die van een te controleren en met de klant overeengekomen kwaliteit zijn. Bij het leveren van producten en diensten streven wij naar een winwin situatie. Zowel de klant als Staples Solutions moeten tevreden zijn over het resultaat (de toegevoegde waarde voor de klant) en het proces waarop dit tot stand is gekomen.

25 - MVO-programma

Maatschappij

Community Day Elk jaar organiseert Staples Solutions Community Day. Hiermee stimuleren we onze medewerkers

Erkend Leerbedrijf

om bij lokale organisaties vrijwilligerswerk te

Op 1 augustus 2015 startte de nieuwe

samenleving. Op die dag doneert Staples de

Samenwerkingsorganisatie Beroepsonderwijs

uren van haar medewerkers. We geven les,

Bedrijfsleven (SBB). Beroepsonderwijs en

organiseren activiteiten voor kwetsbare groepen,

bedrijfsleven werken samen in SBB om studenten

maken schoon en werken in de natuur. Dit zijn

de beste praktijkopleiding te geven met uitzicht

altijd zeer geslaagde dagen, die veel verschil

op een baan. Bedrijven krijgen zo steeds de

maken voor de liefdadigheidsorganisaties en voor

vakmensen die ze nodig hebben. Staples Solutions

Staples.

is door SBB officieel erkend als leerbedrijf. Eind 2018 is de erkenning uitgebreid. Op de website www.stagemarkt.nl is zichtbaar voor welke opleidingen Staples erkend is en wat studenten bij ons kunnen en mogen leren.

26 - MVO-programma

doen en op die manier betrokken te zijn bij de

Plant-for-the-Planet Academy

klimaatcrisis. De kinderen uit de groepen 6 tot

Staples Solutions werkt nauw samen met Plant-for-

wat ze daar tegen kunnen doen. Na deze lessen

the-Planet, een van 's werelds grootste charitatieve

mogen zij zich 'klimaatambassadeur' noemen.

instellingen en een voortzetting van de Billion

Kijk voor meer informatie op onze website.

Tree-campagne van het VN-Milieuprogramma (UNEP). Op 23 november 2017 werd door Staples Solutions de eerste Plant-for-the-Planet Academy georganiseerd in Almere. Dertig kinderen van basisschool De Ontdekking in Almere hebben 250 jonge beuken geplant in boswachterij Almeerderhout. Het planten van de bomen is de afsluiting van een lesdag over de natuur en de

27 - MVO-programma

en met 8 hebben geleerd hoe de wereldwijde klimaatcrisis het leven van mensen bedreigt en

Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen Overzicht van certificaten, keurmerken en andere controles en toetsingen, uitgevoerd door onafhankelijke derden.

ISO 9001

Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.

ISO 14001

Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.

OHSAS 18001

Aan Staples Nederland B.V. voor de verkoop, inkoop, opslag en distributie van een totaalassortiment artikelen voor de kantooromgeving.

MVO-Register

Scope: Alle activiteiten behorende bij de levering van business-tobusiness kantoorbenodigdheden door Staples Nederland B.V. (KvK 33272529)

Erkend Leerbedrijf

Staples Nederland B.V. is door SBB officieel erkend als leerbedrijf.

Op de website www.stagemarkt.nl is zichtbaar voor welke opleidingen Staples erkend is en wat studenten bij ons kunnen en mogen leren.

28 - Certificaten, Keurmerken en Beoordelingen

29

Bestuurlijke verantwoording Overzicht van mechanismen om MVO-risico’s en -kansen te identificeren en te beheersen en om belangenverstrengeling te voorkomen.

MVO is in onze organisatie als verantwoordelijkheid

Voor Staples Solutions in Nederland, is de MVO

belegd op het hoogste niveau.

verantwoordelijkheid belegd in het Management Team, zoals beschreven in Responsibilities en de KAM-beleidsverklaringen. Op corporate niveau zijn MVO verantwoordelijkheden belegd bij verschillende functionarissen.

Er is een beknopte beschrijving beschikbaar van de

Staples Solutions heeft gecertificeerde

bestuursstructuur en procedures waarmee kansen en

managementsystemen voor Kwaliteit, Arbo en Milieu.

bedreigingen worden beheerst, zowel MVO als niet-MVO

Assortimentsbepaling en verantwoord ketenbeheer

gerelateerd.

worden deels op corporate niveau, deels lokaal, bepaald en beheerst.

Er is een procedure voor de organisatie en het hoogste

Het beleid van Staples Solutions ten aanzien van het

bestuursniveau om belangenconflicten te voorkomen.

voorkomen van belangenverstrengeling is beschreven in de Staples Ethische gedragscode.

Er is een procedure voor het evalueren van de MVO

MVO-performance op bedrijfsniveau wordt kwartaallijks

performance van directie en middenkader.

geëvalueerd door het Management, maar wordt nog niet meegenomen in de beoordeling van persoonlijk functioneren.

Er is een procedure waarmee medewerkers en andere

Medewerkers worden aangemoedigd om ideeën en

stakeholders MVO-aanbevelingen kunnen doen aan de

feedback te delen met elkaar en het Management. Een

directie. Inclusief klokkenluidersregeling.

klokkenluidersregeling is van kracht onder de naam Staples EthicsLink, zoals beschreven in de Staples Ethische gedragscode.

30 - Bestuurlijke verantwoording

MVO-scorecard Staples Solutions De MVO-prestaties van Staples Solutions worden jaarlijks door het MVO-Register beoordeeld. Daarbij wordt gekeken in welke mate er sprake is van een volwassen MVO-programma dat past bij de activiteiten en het formaat van de organisatie, alsmede naar het ambitieniveau en de daadwerkelijke impact.

Mensenrechten

Huidige prestatie

Vorig jaar

Huidige prestatie

Vorig jaar

Huidige prestatie

Vorig jaar

Werk voor Kwetsbare Groepen ISO 26000 klasse: Discriminatie en kwetsbare groepen

Arbeid Beloning en Arbeidsvoorwaarden voor Personeel ISO 26000 klasse: Arbeidsomstandigheden Sociale Dialoog – Ondernemingsraad ISO 26000 klasse: Sociale dialoog Gezondheid en Veiligheid op het Werk ISO 26000 klasse: Gezondheid en veiligheid op het werk Duurzame Inzetbaarheid en Ontwikkeling ISO 26000 klasse: Persoonlijke en professionele ontwikkeling

Milieu Afval van Producten en Verpakkingen ISO 26000 klasse: Voorkomen van milieuvervuiling

31 - MVO-scorecard Staples Solutions

Circulaire Economie ISO 26000 klasse: Duurzaam gebruik van Hulpbronnen Energie Efficiëntie en Duurzame Energie ISO 26000 klasse: Klimaatverandering

Eerlijk zaken doen

Huidige prestatie

Vorig jaar

Huidige prestatie

Vorig jaar

Eerlijke Prijzen in de Leveranciersketen ISO 26000 klasse: Anti-corruptie en bedrijfsintegriteit Duurzaam Inkopen ISO 26000 klasse: Stimuleren van maatschappelijke verantwoordelijkheid

MVO Promoten bij Klanten ISO 26000 klasse: Stimuleren van maatschappelijke verantwoordelijkheid

Klanten Klachten- & Geschillenafhandeling ISO 26000 klasse: Consumenten dienstverlening

32 - MVO-scorecard Staples Solutions

Verificatieverklaring Staples Nederland B.V. (hierna Staples Solutions) heeft opdracht gegeven aan FIRA Sustainability B.V. (hierna FIRA) voor externe verificatie van de betrouwbaarheid van haar informatie over Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, zoals weergegeven in het MVO-Register. Deze verklaring is gebaseerd op onze beoordeling van de inhoud, inclusief onderliggende systemen en beschikbare bewijslast, zoals weergegeven in het Complete MVO-rapport (Complete CSR Report) en de MVO-scorecard (CSR Scorecard) van Staples Solutions. Deze verklaring is bedoeld voor klanten en andere belanghebbenden, die (beroepsmatige) interesse hebben in de duurzaamheidsprestaties van Staples Solutions.

Scope Alle activiteiten behorende bij de levering van business-to-business kantoorbenodigdheden door Staples Nederland B.V. (KvK 33272529) in Nederland, handelend onder de naam Staples Solutions. Moederconcern Staples Solutions B.V., en activiteiten van diens andere (buitenlandse) dochterondernemingen zijn niet in scope.

MVO-rapport: Compleet Staples Solutions onderschrijft de principes van maatschappelijk verantwoord ondernemen en geeft inzicht in haar ambities inzake materiële MVO-onderwerpen zoals geselecteerd door Staples Solutions, stakeholders en door het MVO-Register, inclusief management aanpak, beleid, maatregelen en plannen.

Methodologie & Uitgevoerde Werkzaamheden Organisaties verwerken hun duurzaamheidsinformatie in het MVO-Register. FIRA verifieert alle claims en informatie conform de standaard behorende bij het Complete MVO-rapport (zie het MVO-Register Protocol voor details) op basis van beperkte zekerheid. Claims en daaraan gerelateerde informatie in het MVORegister worden beoordeeld op basis van de bewijslast zoals deze door Staples Solutions beschikbaar is gesteld aan FIRA om de betrouwbaarheid van de informatie vast te stellen. FIRA waarborgt dat het verificatieteam de hiervoor benodigde competenties bezit en handelt in lijn met auditprincipes inzake ethisch gedrag, professionele integriteit, en onafhankelijkheid.

Conclusie Staples Solutions rapporteert over MVO-initiatieven en prestaties. Gebaseerd op de uitgevoerde werkzaamheden concluderen wij dat de claims en informatie in het Complete MVO-rapport in het MVORegister betrouwbaar zijn.

33 - Verificatieverklaring

Samenvatting FIRA-bevindingen We complimenteren Staples Solutions met de getoonde initiatieven. Een volledig overzicht van onze bevindingen is gepubliceerd in het MVO-Register. Hieronder een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen: Balans & Volledigheid: Voor de meeste onderwerpen is een beleidsaanpak geformuleerd. We moedigen Staples Solutions aan om de beleidsaanpak volledig te maken, inclusief duidelijke doelstellingen voor alle materiële MVO-aspecten. We complimenteren Staples Solutions met nieuwe maatregelen, die samen met de bestaande maatregelen nu alle materiële MVO-aspecten omvatten. De nieuwe maatregelen tonen prestaties inzake beloning en arbeidsvoorwaarden, sociale dialoog, gezondheid en veiligheid, personeelsontwikkeling, distributie met elektrische bakfiets, de introductie van gerecycled papier, klanttevredenheid en maatschappelijke investeringen. De bestaande maatregelen omvatten CO2-reductie, duurzaam product assortiment, inzameling van cartridges, duurzaam inkopen en social return.

Ethische gedragscode: Er is een ethische gedragscode voor medewerkers.

MVO-commitment: Staples Solutions commiteert zich aan de standaard MVO-verklaring, inclusief onderschrijving van alle MVO-principes en de belofte om materiële onderwerpen uit te werken. We moedigen Staples Solutions aan om een bedrijfseigen verklaring op te stellen, gebaseerd op deze materiële MVO onderwerpen.

Governance: MVO-verantwoordelijkheid is in verschillende lagen van de organisatie belegd.

Management systeem: We moedigen Staples Solutions aan om voor alle materiële MVO-aspecten KPI's te formuleren.

Waardeketen: Er is weinig informatie over de herkomst van producten (terug in de keten). We moedigen Staples Solutions aan om aanvullende informatie inzake herkomst te tonen voor productgerelateerde leveranciers.

Inclusiviteit van belanghebbenden: Er is geen nieuwe stakeholder-informatie getoond. De stakeholder engagement-informatie is deels gebaseerd op interne bronnen. We moedigen Staples Solutions aan om het stakeholder-engagement uit te breiden door actief de dialoog te zoeken over MVO met externe stakeholders.

Dialoog met Belanghebbenden: De stakeholder-engagement dekt niet alle MVO-onderwerpen. We moedigen Staples Solutions aan om stakeholder-management te laten groeien door de scope van het engagement uit te breiden naar alle relevante MVO-onderwerpen. Verbetering van het stakeholder engagement kan van invloed zijn op de materialiteitsanalyse.

Datum van uitgifte: 17 juni 2019 (MVO-informatie van dit bedrijf wordt jaarlijks getoetst) Namens FIRA,

Mw. J. Chatelain Director Reporting and Assurance

34 - Verificatieverklaring

Dit rapport is opgesteld op basis van de MVO-informatie van Staples Solutions in het MVO-Register. De informatie in dit rapport is door FIRA Sustainability geverifieerd. Een verificatieverklaring is opgenomen in dit rapport.

Staples Solutions Nederland

Staples Solutions België

Rondebeltweg 102, 1329 BH Almere

Ringlaan 39, B-1853 Strombeek-Bever

Postbus 1522, 1300 BM Almere

0800 38560

088 45 45 000

customerservicebe@staples-solutions.com

customerservice@info.staples.nl

www.staplesadvantage.be

www.staplesadvantage.nl