Crear informes para consultas

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HUEJOTZINGO INFORMATICA PARA NEGOCIOS II UNIDAD II Este pequeño tutorial describe como ejecutar un informe después de generar la consulta, aunque ya saben hacer informes, es un extra para su proyecto final que pronto se los proporcionare para que comiencen a realizarlo.

Además de mostrar cómo hacer referencias cruzadas

CREAR INFORMES PARA CONSULTAS También es posible crear informes para consultas. Nos colocamos en la solapa de informes y elegimos la opción “Crear un informe utilizando el asistente”

En la ventana que se abre:

UNIVERSIDAD TECNOLOGICA DE HUEJOTZINGO INFORMATICA PARA NEGOCIOS II UNIDAD II Se selecciona la consulta para la que queremos crear un informe. Seleccionamos los campos que se usaran y se siguen los pasos que indica el asistente hasta el final.

EJERCICIO. 1. Diseñe una consulta que permita visualizar todos los datos propios de una factura, y a partir de ella cree el informe correspondiente.

2. Diseñe una consulta como la anterior pero que permita elegir la factura que desee ver, pidiendo su número por teclado.

REFERENCIA CRUZADA Una consulta de tabla de referencias cruzadas es un tipo de consulta de selección. Al ejecutar una consulta de tabla de referencias cruzadas, los resultados se muestran en una hoja de datos que tiene una estructura diferente a la de otros tipos de hojas de datos.

La estructura de una consulta de tabla de referencias cruzadas puede resultar más fácil de leer que una consulta de selección simple con los mismos datos, como se muestra en la siguiente ilustración.

1. En esta consulta de selección, los datos de resumen están agrupados verticalmente por empleado y categoría.

2. Una consulta de tabla de referencias cruzadas puede mostrar los mismos datos, pero agrupados horizontal y verticalmente para reducir el tamaño de la hoja de datos y facilitar su lectura.

Crear consultas de tabla de referencias cruzadas Cuando cree una consulta de tabla de referencias cruzadas, deberá especificar los campos que contienen los encabezados de fila, el campo que contiene los encabezados de columna y el campo que contiene los valores que se van a resumir. Sólo puede usar un campo cuando especifique los

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encabezados de columna y los valores que se van a resumir, y tres campos como máximo cuando especifique los encabezados de fila.

Sugerencia Puede usar también una expresión para generar los encabezados de fila, los encabezados de columna y los valores que se van a resumir.

1. Las columnas (hasta tres) de este lado contienen los encabezados de fila. Los nombres de los campos que se usan como encabezados de fila aparecen en la fila superior de estas columnas.

2. Aquí se muestran los encabezados de fila. El número de filas de la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas puede aumentar rápidamente si se usan varios campos de encabezado de fila, ya que se muestra cada combinación de encabezados de fila.

3. Las columnas de este lado contienen los encabezados de columna y los valores de resumen. Tenga en cuenta que el nombre del campo de encabezado de columna no aparece en la hoja de datos.

4. Aquí solo se muestran los valores de resumen.

Métodos para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas con el Asistente para consultas de referencias cruzadas El uso del Asistente para consultas de referencias cruzadas requiere que use una sola tabla o consulta como origen de registros para la consulta. Si una única tabla no tiene todos los datos que desea incluir en la consulta, comience por crear una consulta de selección que devuelva los datos que desee.

1. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Asistente para consultas.

2. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas de referencias cruzadas y en Aceptar.

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Se inicia el Asistente para consultas de referencias cruzadas.

3. En la primera página del asistente, elija la tabla o consulta que desee usar para crear una consulta de tabla de referencias cruzadas.

4. En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de fila.

Puede seleccionar hasta tres campos para los orígenes de encabezados de fila, pero cuantos menos encabezados de fila use, más fácil será de leer la hoja de datos de tabla de referencias cruzadas.

Nota Si elige más de un campo para los encabezados de fila, el orden en que elija los campos determinará el orden predeterminado en el que se ordenarán los resultados.

5. En la siguiente página, elija el campo que contiene los valores que desee usar como encabezados de columna.

En general, debe elegir un campo que contenga pocos valores para facilitar la lectura de los resultados. Por ejemplo, puede ser preferible usar un campo que sólo tenga algunos valores posibles (por ejemplo, sexo) que usar un campo que pueda contener muchos valores diferentes (por ejemplo, edad).

Si el campo que usa para los encabezados de columna tiene un tipo de datos de fecha y hora, el asistente agregará un paso que le permitirá especificar cómo agrupar las fechas por intervalos, por ejemplo meses o trimestres.

6. Si elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, en la siguiente página del asistente se le pedirá que especifique el intervalo por el que desea agrupar las fechas.

Puede especificar Año, Trimestre, Mes, Fecha o Fecha/Hora. Si no elige un campo de fecha y hora para los encabezados de columna, el asistente se saltará esta página.

7. En la siguiente página, elija un campo y una función para calcular valores de resumen. El tipo de datos de campo del campo que seleccione determinará qué funciones están disponibles.

8. En la misma página, active o desactive la casilla de verificación Sí, incluir sumas de filas para incluir o excluir las sumas de fila.

Si incluye sumas de fila, la consulta de tabla de referencias cruzadas tendrá un encabezado de fila adicional que usa el mismo campo y función que el valor del campo. Al incluir una suma de fila se inserta una columna adicional que resume las demás columnas. Por ejemplo, si la consulta calcula el promedio de edad por ubicación y sexo (con encabezados de columna de sexo), la columna adicional calcula el promedio de edad por ubicación para todos los sexos.

Nota Puede cambiar la función que se usa para producir sumas de fila si edita la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

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9. En la siguiente página del asistente, escriba un nombre para la consulta y, después, especifique si desea ver los resultados o modificar el diseño de la consulta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño Al usar la vista Diseño para crear la consulta de tabla de referencias cruzadas, puede usar todos los orígenes de registros (tablas y consultas) que desee. Sin embargo, puede simplificar el diseño si crea primero una consulta de selección que devuelva todos los datos que desea y, después, usa dicha consulta como único origen de registros para la consulta de tabla de referencias cruzadas. Para obtener más información acerca de la creación de una consulta de selección, consulte la sección.

Al crear una consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño, se usan las filas Total y Tabla de referencias cruzadas de la cuadrícula de diseño para especificar qué valores de campo se convertirán en encabezados de columna, cuáles se convertirán en encabezados de fila y para qué campo se debe proporcionar la suma, promedio, recuento u otro cálculo.

1. La configuración de estas filas determina si el campo es un encabezado de fila, un encabezado de columna o un valor de resumen.

2. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de fila.

3. Esta configuración muestra los valores del campo como encabezados de columna.

4. Esta configuración produce los valores de resumen.

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Crear la consulta 1. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en cada tabla o consulta que desee usar como origen de registros.

Si utiliza más de un origen de registros, asegúrese de que las tablas o consultas se combinación por campos que tengan en común.

3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

5. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en cada campo que desee usar como origen de encabezados de fila. Puede seleccionar hasta tres campos para los encabezados de fila.

6. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas de cada campo de encabezado de fila, seleccione Encabezado de fila.

Puede especificar una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados de dicho campo. También puede usar la fila Ordenar para especificar un criterio de ordenación para un campo.

7. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar como origen de encabezados de columna. Para los encabezados de columna, sólo puede seleccionar un campo.

8. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de encabezado de columna, seleccione Encabezado de columna.

Puede escribir una expresión en la fila Criterios para limitar los resultados del campo de encabezado de columna. Sin embargo, el uso de una expresión de criterios con el campo de encabezado de columna no limita el número de columnas que devuelve la consulta de tabla de referencias cruzadas. En su lugar, limita qué columnas contienen datos. Por ejemplo, suponga que tiene un campo de encabezado de columna con tres valores posibles: rojo, verde y azul. Si aplica el criterio ='azul' al campo de encabezado de columna, la consulta seguirá mostrando una columna para rojo y otra para verde, pero sólo la columna de azul contendrá datos.

Nota Si desea limitar los valores que se muestran como encabezados de columna, puede especificar una lista de valores fijos mediante la propiedad Encabezados de columna de la consulta. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo especificar valores fijos para los encabezados de columna.

9. En la ventana de diseño de la consulta, haga doble clic en el campo que desee usar para calcular valores de resumen. Sólo puede seleccionar un campo para valores de resumen.

10. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Total del campo de valores de resumen, seleccione una función de agregado que se usará para calcular los valores.

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11. En la fila Tabla de referencias cruzadas del campo de valores de resumen, seleccione Valor.

No se pueden especificar criterios para un campo de valores de resumen ni ordenar por dicho campo.

12. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Especificar valores fijos para los encabezados de columna Si desea especificar valores fijos para los encabezados de columna, puede establecer la propiedad Encabezados de columna de la consulta.

1. Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseño.

2. Si la hoja de propiedades no está visible, presione F4 para mostrarla.

3. En la hoja de propiedades, justo encima de la ficha General, asegúrese de que el Tipo de selección es Propiedades de la consulta. Si no lo es, haga clic en un lugar vacío del espacio situado encima de la cuadrícula de diseño de la consulta.

4. En la hoja de propiedades, en la ficha General, en la propiedad Encabezados de columna, especifique la lista de valores separados por comas que desee usar como encabezados de columna.

Nota Algunos caracteres (como la mayoría de los signos de puntuación) no están permitidos en los encabezados de columna. Si usa estos caracteres en la lista de valores, Access sustituye cada uno de ellos por el carácter de subrayado (_).