Instituto de Investigación y Enseñanza Iberoamericano A.C Pizzas BY
Identificando tabla y campos Llenado de registro Ordenar y filtrar Filtros en Excel Funciones para la BD Funciones de búsqueda, referencia y Gráficos Función SI-NO Función Y-O Agrupar datos y tablas dinámicas Macros ING. Lilia Rivera González María Victoria de la Rosa Guzmán 2° “C” Laboratorio Martes 2 de Junio 2015
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INTRODUCCIÓN: Este es un portafolio digital del semestre “B” en donde expongo lo aprendido en un semestre y al mismo tiempo presento una base de datos la cual fue elaborada por Ivon Álvarez Velázquez, Monserrat Sánchez Ramírez, Dafne Lizbeth Méndez Merino y Maria Victoria de la Rosa Guzmán, utilizando los distintos tipos de herramientas, funciones lógicas, funciones para BD que nos brinda Excel. Esta es una base de datos de Pizzas BY, la cual fue elaborada con distintas funciones, graficas y hasta formatos. Espero que sea de su agrado y me ponga un hermoso y grandísimo 10.
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INDICE:
Portada Introducción Índice Portada 1er Parcial Reporte Portada 2do Parcial Reporte Portada 3er Parcial Reporte Portada 4to Parcial Reporte Conclusión
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1ER PARCIAL
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE LA BASE DE DATOS
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DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN DE LA BASE DE DATOS. OBJETIVO: Este parcial se enfoco a la creación de la BD en la cual nos ayudará para almacenar datos de manera estructurada con la menor redundancia posible. Es un sistema estructurado de manera global para convertir datos a múltiples usuarios. HERRAMIENTAS:
Auto relleno Funciones Formato de tabla Combinar Centrar Ordenar Filtrar Diseño de celda
ELABORACIÓN: 1.- Primero que nada tenemos que entender lo que es la base de datos. 2.- Como se diseñan estas mismas que tenemos que organizar la información para así después poder tener de manera más sencilla la información que se requiere obtener. 3.- Determinar los campos de las tablas en este paso tenemos que identificar las tablas que tenemos que idear el nombre de cada una de las columnas para que así nos sea fácil identificar lo que queremos encontrar.
IMAGEN 1.1 -LA INFORMACIÓN DE LA BASE DE DATOS YA ESTA ORGANIZADA
4.- identificar la llave primaria, con llave primaria nos
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referimos a que esto nos permite a identificar de manera única cada uno de los registros de la tabla. 5.- Relacionar las tablas, tenemos que darles una cierta relación para que las tablas formadas estén bien y tengan congruencia. 6.- Identificar datos repetidos o campo ya que tenemos los demás pasos bien estructurados y bien registrados tenemos que observar si hay datos repetidos para así eliminarlos o modificarlos.
IMAGEN 1.2 –LA TABLA YA ESTA CON RELACIÓN A LA INFORMACIÓN OBTENIDA
7.- Después de diseñar las bases de datos tenemos que aplicar la función de ordenar y filtrar.
8.- Comenzaremos por ordenar y para esto tenemos que saber lo que es ordenar. Cuando decimos que ordenamos nos referimos a el ordenamiento dentro de la tabla esto nos permite modificar la tabla completa y con respecto a esto existen varios tipos de ordenar así como por color, abecedario, numeración y el personalizado. 9.- Tenemos que filtrar, cuando filtramos nos referimos a ordenar pero haciendo uso de criterios y rangos existen 2 formas de filtrar. AUTOFILTRAR: esta permite utilizar una lista desplegable para realizar el orden de acuerdo al campo o columna que nos interesa. FILTRO AVANZADO: nos permite especificar el rango los criterios que se ordenaran en la tabla.
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10.- uso de la base de datos: como antes ya mencionamos esta consiste en la colección de datos con un conjunto de programas que permiten acceder a esos datos.
IMAGEN 1.3 – TABLA CON ORDENACIÓN ALFABETICA
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2DO PARCIAL
FUNCIONES DE BASE DE DATOS Y BUSQUEDA Y REFERENCIA
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FUNCIONES DE BASE DE DATOS Y BUSQUEDA Y REFERENCIA OBJETIVO: Trabajar y manejar con facilidad las funciones de búsqueda y referencia que nos brinda Excel y también algunas de las funciones para la base de datos que ya formulamos y venimos trabajando desde el primer parcial del semestre “B”. HERRAMIENTAS: Filtros Filtro avanzado Por color Orden alfabético BDCONTAR BDCONTARA BDMAX BDMIN BDSUMA BDPROMEDIO BDPRODUCTO BDEXTRAER BUSCAR BUSCARV GRAFICOS ELABORACIÓN: Primero que nada tenemos que tener en mente algunas de las funciones que nos pueden servir de ayuda para poder continuar con la elaboración de nuestra base de datos en este caso 3 elementos nos serán necesarios y muy útiles para seguir con la construcción de nuestra base de datos.
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1.- funciones de búsqueda y referencia en Excel, estas funciones nos ayudarán a demostrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda, también nos ayuda a encontrar datos así como códigos, nombres o algún otro dato que requiramos saber. 2.- funciones lógicas, esta nos devuelve valores con condiciones especificadas, con este elemento podemos meter hasta 7 funciones lógicas, las mas comunes son como la de si y la de condición Y que esa nos da resultados pero con pruebas argumentadas. 3.- en nuestra base de datos tuvimos que ir ordenando y filtrando con varios tipos de filtro y ordenamiento 4.- También en algunas otras tablas aplicamos la función de ordenar. 5.- aplicamos la función ordenar para la tabla y así ornearlos alfabéticamente. IMAGEN 2.1 – TABLAS DE BEBIDAS ESTAN FILRADAS
6.- también utilizamos varias de las funciones lógicas, referencias y búsqueda, y para la base de datos 7.- También en este parcial ocupamos muchos tipos de gráficos, así como en las prácticas también los empleamos en nuestra base de datos.
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IMAGEN 2.2 –SE MUESTRA UNA DE LAS FUNCIONES LOGICAS QUE ES SI
IMAGEN 2.3 –SE MUESTRA UNA FUNCIÓN DE BUSQUEDA Y REFERENCIA QUE ES BUSCAR
IMAGEN 2.4 -SE MUESTRA UNA FUNCIÓN DE BUSQUEDA Y REFERENCIA QUE ES BUSCARH
IMAGEN 2.5 – SE MUESTRAN ALGUNOS DE LOS GRAFICOS REALIZADOS PARA LAS TABLAS UBICADAS EN VENTAS
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IMAGEN 2.6 – SE PUEDE APRECIAR UNA GRAFICA ELABORADA CON LA TABLA DE BEBIDAS
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3ER PARCIAL
FUNCIONES LOGICAS, AGRUPAR DATOS Y TABLAS DINAMICAS
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FUNCIONES LOGICAS, AGRUPAR DATOS Y TABLAS DINAMICAS OBJETIVO: En este tercer parcial seguimos empleando así como lo dice en el titulo de este parcial funciones lógicas que es SI, NO, Y, O, VERDADERO, FALSO, entro otras funciones lógicas que ya conocemos, hicimos uso de tablas dinamicas y datos agrupados. HERRAMIENTAS: Funciones: SI NO Y O VERDADERO FALSO IGUAL ESNUMERO MAX MIN Datos agrupados Tablas dinámicas ELABORACIÓN: Como ya lo mencione anteriormente en el objetivo de este parcial es seguir trabajando con las funciones lógicas que en parciales anteriores ya habíamos trabajado. 1.- primero que nada vamos a seguir checando para que nos sirven estas pruebas lógicas. Así que de algún cierto modo vamos a ir probando algunas funciones.
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2.- vamos a buscar la mayor cantidad de tablas para poder seguir empleando estas herramientas y poder seguir creando nuevas tablas, columnas o filas.
IMAGEN 3.1 –APLICACIÓN DE LA FUNCÓN SI EN UNA TABLA DE VENTAS
3.- Seguimos empleando en mas tablas la función de SI, ya que es una de las funciones que tiene mas posibilidades de ser utilizada y la podemos emplear en muchas tablas para complementar o para crear.
4.- También empleamos funciones como las de FALSO, VERDADERO e IGUAL para poder crear nuevas tablas. 5.- Ya terminando con las funciones lógicas, base de datos, y de búsqueda y referencia nos metimos a un tema donde tenemos que crear tablas dinámicas.
IMAGEN 3.2 –SE MUESTRA LA FUNCIÓN DE IGUAL PARA VER PRODUCTOS Y CANTIDADES.
Con las tablas dinámicas podemos hacer que una tabla si es de gran extensión la podemos “resumir” de tal forma que se muestre solo lo que nosotros deseamos.
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IMAGEN 3.3 –SE UESTRA LA TABLA DINAMICA CON VARIOS DATOS
IMAGEN 3.4 –LA TABLA DINAMICA CON TODOS LOS DATOS
IMAGEN 3.5 –TABLA DINAMICA CON SOLO LOS DATOS REQUERIDOS.
6.- Ahora vamos a ver cómo es que podemos utilizar la herramienta de datos agrupados, con esta herramienta nos permite hacer grandes cantidades de forma que se minimicen y poder crear diferentes niveles en filas o columnas. 7.- Creamos esta herramienta de datos agrupados para la tabla de ordenes.
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IMAGEN 3.6 –DATOS AGRUPADOS EN LA TABLA DE ORDENES
IMAGEN 3.7 –MINIMICE LA TABLA CON AYUDA DE DATOS AGRUPADOS
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4TO PARCIAL
MACROS
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MACROS OBJETIVO: Conocer lo que la función de macros nos puede ofrecer y así poder probar algunas de las herramientas en nuestra base de datos. ¿QUE ES MACROS? Si utilizas Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces repetidas veces se podrían automatizar con una macro. Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar. Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo haga automáticamente por ti. Las macros se utilizan principalmente para eliminar la necesidad de repetir los pasos de aquellas tareas que realizas una y otra vez. TIPOS DE MACROS Macros de funciones. Macros de comandos. Macros de funciones: Si ejecuta frecuentemente una tarea en Microsoft Excel, puede automatizarla mediante una macro. Una macro consiste en una serie de comandos y funciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse siempre que sea necesario ejecutar la tarea. Una macro se graba igual que se graba música en un casete. A continuación, se ejecuta la macro para que repita los comandos. Con el Editor de Visual Basic, se pueden modificar macros, copiar macros de un módulo en otro, copiar macros entre diferentes libros, cambiar de nombre a los módulos que almacenan las macros o cambiar de nombre a las macros.
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Macros de comandos La creación de estas macro funciones consiste en poner una serie de ARGUMENTOS, en las cuales podemos ir poniendo los datos que lleva una función normal de Excel para Windows y al final le indicamos que operaciones hacer con estos ARGUMENTOS y de esta manera se optimiza el uso de varias fórmulas para llegar a un resultado. Es decir la creación de una función simplifica el uso de varias fórmulas, dejándolas como una sola. EJEMPLOS DE MACROS Automatización de Informes con Macros Excel. En la primera fila tenemos el nombre del producto, en la fila inferior la referencia del producto, la fila posterior el precio y finalmente la siguiente fila esta en blanco, así sucesivamente hasta 500 productos:
Formato inicial. El informe a presentar se ha de agrupar todos los productos en una única columna, representado en las columnas contiguas la referencia y precio de cada producto:
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Formato final. Analizando el proceso, si se realizara manualmente dicho trabajo deberíamos de hacer los siguientes pasos para cada producto: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Seleccionar la referencia del producto "Cortar" la referencia Pegarla en la celda contigua a la del nombre del producto Seleccionar el precio del producto "Cortar" el precio Pegarlo en la celda contigua a la referencia del producto Seleccionar las filas que estén en blanco Borrar las filas Cada paso supone un clic de ratón a la vez que un esfuerzo visual y de concentración para realizar dicha tarea , asumiendo que por cada operación invertimos una media de 3 segundos, obtenemos que para adecuar el formato requerido, por cada producto tardamos 24 segundos, que por los 500 productos que existen obtenemos que invertiríamos en realizar dicho trabajo 3 horas y 20 minutos, sin parar de realizar dichos pasos. Si ejecutamos la macro en apenas 5 segundos esta realizado el trabajo, además de asegurarnos que no existe ningún error, cosa que con la mayor posibilidad nos ocurra si lo hacemos manualmente.
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Si en vez de tener 500 productos tuviésemos 5.000, 20.000 o incluso 50.000 productos dicha tarea no se podría realizar manualmente, a menos que dedicásemos semanas e incluso meses para poder finalizar el informe, gracias a la programación con macros vba en Excel este tipo de tareas repetitivas, fatigosas y tediosas, se convertirán en tareas automatizadas permitiendo ocupar nuestro tiempo en otros asuntos.
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CONCLUSIÓN: Miss, pues antes de comenzar y como muchas veces ya le he dicho, gracias por tenernos paciencia y sobre todo a mi. Este semestre se me hizo muy sencillo pero a la hora de hacer este reporte es que la verdad no es nada fácil, estaba batallando mucho con la parte de las elaboraciones, imágenes y esto pero al final lo logre y espero que me ponga un chulo y bonito 10!. Bueno, yo me llevo de este parcial que me tengo que apurar con todo lo que me van pidiendo por que si no al final se me junta todo y me tengo que estar desvelando, bueno no mucho pero si un poquito. Soy sincera, me gusto este semestre, me refiero a que me gusto por que estuvimos trabajando en equipo nos divertíamos y salimos un poco de la rutina de ir a laboratorio y trabajar y salir y ya. Pero la verdad es que ahora si me gusto mucho y le estoy echando ganas para que no me valla a extra :C ya que informática era de mis materias favoritas pero no es que es lo que paso en este año Pero si me da clases el próximo año le echare muchas ganas para que otra vez informática se vuelva de mis materias favoritas. Y de nuevo le digo profesora, muchas gracias por tenernos paciencia, explicarnos cuando no entendemos así como la ves de la practica con función SI y Y C: O como de la vez que me paso enfrente para que aprendiera como era que se hacia la fórmula para sacar algunas cosas. Me retiro miss, pero sin antes decirle que piense eso de ponerme un 10, ya que lo necesito mucho :C Jajajaja espero que le guste mi trabajo ya que le eche muchísimas ganas Ü.