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la planificaci贸n
La planificación: concepto Intuitivamente: •“pensar por adelantado” •“anticipar cuál es el mejor modo de afrontar una situación o resolver un problema” Acción presente en el día a día, en contextos formales e informales: • Vida cotidiana: vacaciones, cambio de casa, una fiesta • Ámbito laboral: docente: e/a; gestor: distribución de recursos • Ámbito deportivo: jugador, entrenador, técnico deportivo municipal
La planificaci贸n: concepto Definici贸n M煤ltiples formas de entenderla M煤ltiples definiciones
La planificación: concepto
E J E M P L O S
•“La planificación supone la elección de determinadas decisiones que es necesario tomar en el presente, con la intención explícita de orientar el futuro en la dirección deseada” (ONU) •“Es un proceso por el cual se estudian las características y objetivos de una determinada actividad y se organizan de forma anticipada, racional y flexible los recursos, medios e instrumentos disponibles para la toma de decisiones, donde el margen de error sea el mínimo” • “Proceso estructurado, racionalmente organizado y enfocado a conseguir unos objetivos, mediante la organización de los medios, instrumentos y recursos disponibles para la toma de decisiones, donde el margen de error sea el mínimo”
La planificación: concepto RESUMIENDO
•Sólo puede planificarse lo que es susceptible de ser intervenido por la persona •Proceso •Análisis, previsión y organización de tiempo y recursos (limitados) •Toma de decisiones en el presente para lograr objetivos en el futuro •Margen de error minimizado
Niveles de planificación No todo se planifica de igual forma En función del tipo de objetivos que motiven la planificación:
a) PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA • •
Largo plazo (3/4 años) Configurada por:
•
El fin orientador y los O.G. de la acción global Sectores de población prioritarios de la actividad Estructura organizativa de la que se disponga Plazos de tiempo Mecanismos de evaluación
Marco de referencia de las futuras acciones
Niveles de planificación b) PLANIFICACIÓN OPERATIVA • • • • •
Medio y corto plazo (pocos años, meses, semanas) Nivel que más afecta al ámbito habitual de trabajo “Qué hacer para hacer cada cosa” Planteamientos teóricos (p.e.) resultados prácticos Diferentes niveles de concreción de la acción: • TAREAS • ACTIVIDADES • PROYECTOS • PROGRAMAS • PLANES
Niveles de planificación • TAREAS: Acciones muy concretas que requieren pocos recursos, necesarias para realizar cualquier acción
p.e.: elaborar un calendario o un horario, realizar llamadas o visitas, pedir permisos...
• ACTIVIDADES: unidades mínimas de acción que se pueden planificar para conseguir unos objetivos, compuestas por varias tareas
p.e.: una competición de baloncesto, una actividad de barranquismo, un taller de globoflexia...
• PROYECTOS: conjunto de actividades realacionadas y
organizadas para conseguir un objetivo que forma parte de un programa p.e.: proyecto de un centro juvenil, de un taller ocupacional, un centro de día, una empresa de ocio activo...
Niveles de planificación • PROGRAMA: unidad de acción compuesta por un
conjunto de proyectos relacionados para alcanzar un objetivo perteneciente a un plan p.e.: programa de integración social, de formación juvenil, de atención a la tercera edad...
• PLAN: marco de referencia que engloba a varios
programas que hará posible la consecución de unos objetivos generales de acción (plan estratégico) p.e.: planes territoriales de una organización nacional; plan de un departamento dentro de una organización mayor, planes políticos...
Fases de la planificación Sea cual sea el nivel de concreción de la acción:
1. Análisis de la realidad • •
Identificar las características de la realidad donde pretendas desarrollar la intervención Conocer la situación social del entorno de tu organización y la situación interna de ésta, los factores +, -, y neutros que actúan para la consecución de los objetivos
2. Programación •
Establecer unos objetivos, los pasos a seguir, los recursos y organización necesarios para alcanzarlos de forma rentable
3. Ejecución •
Poner en marcha lo programado tareas de gestión y control
4. Evaluación •
Grado de consecución de los objetivos. Proceso continuo
1. Análisis de la realidad “Procedimiento por el cual se establece la naturaleza y la magnitud de las necesidades y problemas que afectan al aspecto, sector o situación de la realidad que es motivo de estudio previo para la programación y realización de una acción” Conocer los factores que influyen favorable, neutra o desfavorablemente sobre nuestros objetivos. Conocer los recursos disponibles, los problemas y las ventajas a nivel interno
1. Análisis de la realidad CRITERIOS BÁSICOS PARA INVESTIGAR • • • • • •
Que sea una investigación instrumental utilidad para actuar sobre la realidad Que se oriente hacia la superación de la realidad actual Debe contar con la participación y opinión de los agentes sociales La forma de investigar debe ser comprensible para el colectivo estudiado Acercamiento crítico a la realidad interna Que permita la creatividad en el diseño del cambio que se desea
1. Análisis de la realidad TIPOS DE TÉCNICAS
Investigación cuantitativa: • • •
Permite examinar los datos de manera científica, más específicamente en forma numérica, generalmente con ayuda de herramientas del campo de la Estadística A partir de indicadores, índices (geográficos, demográficos, socioeconómicos...) Mediante fuentes secundarias, encuestas, escalas...
Investigación cualitativa: • • •
Emplea métodos de recolección de datos no cuantitativos, con el propósito de explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la experimentan los que la viven Busca explicar las razones de los diferentes aspectos de un comportamiento Entrevistas, observación de grupos de población reducidos...
1. Análisis de la realidad FUENTES DE INFORMACIÓN
PRIMARIAS: • •
Investigación de campo:encuestas, entrevistas, observación Información recogida de primera mano
SECUNDARIAS: • •
Información elaborada por terceros a disposición del público Censo municipal, Institutos Nacional e Galego de Estatística, Bases de datos, anuarios, revistas especializadas...
1. Análisis de la realidad TIPOS DE ANÁLISIS DE LA REALIDAD
Análisis externo ENTORNO Análisis interno EQUIPO Interacción EQUIPO/ENTORNO D.A.F.O.
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO Conjunto de fuerzas, acciones, comportamientos o tendencias externas a la propia organización que inciden – o podrán hacerlo – en ella, directa o indirectamente Entorno General
Entorno Específico
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno General Entorno general: conjunto de factores de carácter económico,
político, normativo, sociocultural, tecnológico... que afecta o puede afectar + o – a su actividad, la de sus clientes o proveedores y la de sus competidores
Marco socioeconómico Marco normativo o jurídico
Marco político Aspectos físicos Aspectos tecnológicos
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno General Datos demográficos: Nº de habitantes, densidad, pirámide de población, dispersión, población flotante
Marco socioeconómico
Datos sociológicos: Gustos, modas, nivel académico, nivel educativo, ocupación laboral, lugar de residencia, empleo del ocio
Datos económicos: Nivel adquisitivo, situación laboral, situación económico industrial
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno General Marco normativo o jurídico
Legislación Legislación Legislación Legislación Legislación
mercantil deportiva urbanística económico-administrativa laboral
Situación política local, autonómica, nacional
Marco político
Programas electorales Política social deportiva Política económica Política fiscal
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno General Aspectos físicos
Aspectos tecnológicos
Clima Terreno Construcción y equipamiento deportivo Transporte y comunicaciones Informática
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno Específico Entorno específico: conjunto de factores que dependen del sector en el que la empresa desarrolla su actividad productiva (p.79)
Proveedores
Competidores
Clientes
Productos sustitutivos
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno Específico Pueden ejercer poder de negociación amenazando con elevar los precios o reducir la calidad de los servicios (M. Porter, p.80)
Proveedores
Actualmente, mediante la externalización, los proveedores no reducen su misión al aprovisionamiento, sino que pueden estar presentes en la empresa en distintos procesos de gestión inciden de manera directa den el resultado final de la imagen
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno Específico Se debe conocer: • Tamaño situación y evolución del mercado • Posibilidades de segmentación (agrupar a los potenciales clientes con características comunes bajo un criterio: sexo, nivel adquisitivo, estilo de vida...)
Clientes •
Perfil de clientes:
•
Motivaciones y mecanismos de compra:
del consumidor final
características personales
necesidades, percepciones, motivaciones y actitudes
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno Específico Se debe estudiar: • Número • Características: - Puntos fuertes y débiles - Perspectivas (dimensión, rrhh, zona de influencia, estructura...)
Competidores
•
Rivalidad:
posibilidad de manipular la posición de otras empresas
Barreras - de entrada: dificultades para entrar en un mercado
-
de salida: dificultades para abandonarlo
Los espartanos no preguntaban cuántos eran los enemigos, sino dónde estaban (Agis II)
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS EXTERNO – Entorno Específico
Productos sustitutivos
Productos o servicios que satisfacen la misma necesidad Productos que ofrecen “empresas” de otros sectores (entre empresas del mismo sector apenas hay diferencias) y que pueden satisfacer las necesidades de nuestros clientes Es necesario destacar cuales son las características que diferencian nuestros servicios o productos de los que ofrece nuestra competencia, y que mejoran la satisfacción del cliente
1. AnĂĄlisis de la realidad ANĂ LISIS INTERNO Limitaciones y posibilidades propias, principalmente relacionadas con: R.R.H.H.
Estructura organizativa y procedimental de la entidad
Recursos presupuestarios
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS INTERNO
R.R.H.H.
El equipo humano es la base fundamental para el funcionamiento con éxito de una organización: • Formación • Identificación con la entidad • Remuneración • Motivación • Capacidad para adaptarse a los cambios
Las personas son importantes, pero también lo es la forma de organización, la manera en que se ir a otro enlace aún mejor organizan entre sí ir a enlace
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS INTERNO
Recursos presupuestarios
Capacidad económica actual y futura para abordar objetivos más o menos ambiciosos que los actuales: •Recursos financieros: •Aportaciones de los promotores •Subvenciones •Préstamos •Acreedores comerciales (pagos aplazados)
1. Análisis de la realidad ANÁLISIS INTERNO
Estructura organizativa y procedimental de la entidad
Capacidad de funcionamiento de la organización para abordar la ejecución de un proyecto de la forma más eficaz: • Organización simple • Organización funcional • Organización matricial • Organización mixta
1. Análisis de la realidad INTERACCIÓN ANÁLISIS INTERNO/EXTERNO El método más utilizados es la matriz D.A.F.O. Debilidades
Amenazas
Fortalezas
Oportunidades
(S.W.O.T. Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) La situación interna se compone de dos factores controlables: fortalezas y debilidades, mientras que la situación externa se compone de dos factores no controlables: oportunidades y amenazas
1. Análisis de la realidad INTERACCIÓN ANÁLISIS INTERNO/EXTERNO D.A.F.O.
+ Positivo +
- Negativo -
Interno (Controlable)
FORTALEZA
DEBILIDAD
Externo OPORTUNIDAD (No controlable)
AMENAZA
1. Análisis de la realidad INTERACCIÓN ANÁLISIS INTERNO/EXTERNO Ten en cuenta que: “la razón sólo sirve para justificar nuestros sentimientos”
Emilio Duró
RETO: ¿cuántos pases da el equipo blanco?
“la realidad no existe, la realidad la creáis vosotros: aquellos que veis crisis veréis crisis (la pelota blanca), aquellos que veis oportunidades veréis oportunidades (el mono)”
Emilio Duró
2. La Programación 1º ¿QUÉ SE VA A HACER? la idea 2º ¿POR QUÉ SE VA A HACER? fundamentación del proyecto 3º ¿PARA QUÉ SE VA A HACER? los objetivos y las metas 4º ¿DÓNDE SE VA A HACER? localización 5º ¿PARA QUIÉN SE HACE? público diana 6º ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? actividades, metodología 7º ¿CON QUIÉN SE VA A HACER? rrhh 8º ¿CON QUÉ SE VA A HACER? recursos 9º ¿CUÁNDO SE VA A HACER? el momento 10º ¿CÓMO LO VAMOS A EVALUAR? sistema de evaluación
2. La Programación La ejecución: 11º ¿CÓMO ORGANIZAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? 12º ¿CÓMO CONTROLAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? La evaluación 13º ¿QUÉ DEBEMOS EVALUAR?
2. La Programación ¿QUÉ SE VA A HACER? TÍTULO: refleja la primera idea de la naturaleza de un proyecto IDEA CENTRAL: caracteriza al proyecto y a la necesidad que lo origina p.e. Situación: elevada participación de la juventud de un barrio/ciudad en el botellón- cada vez más numerosa y a edad más temprana – que coincide con una falta absoluta de alternativas y espacios de ocio Existe además un: “Programa de dinamización da xuventude” del Concello que ofrece recursos económicos para organizaciones que oferten proyectos que se ajusten a este programa Título: “Proyecto de ocio nocturno activo para la juventud del barrio X ” Idea central: creemos que ofrecer alternativas de ocio saludable atractivas para la juventud – para las que tu empresa se ve capacitada- puede atenuar el problema
2. La Programación ¿POR QUÉ SE VA A HACER? Argumentar la idoneidad del proyecto (¿por qué este y no otro?) • Datos estadísticos de la situación que se pretende cambiar extraídos del análisis de la realidad p.e. nº de jóvenes de botellón Vs nº de jóvenes en otra actividad nº y tipo de alternativas de ocio nocturnas
Previsiones sobre los cambios que espera lograr tu organización en la situación/colectivo •
Lograr una participación de x chavales en nuestras actividades, disminuyendo así su participación en el botellón
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER? Factor decisivo OBJETIVOS DEL PROYECTO Guías que marcarán el desarrollo correcto del proceso de programación y su posterior ejecución y evaluación Expresión anticipada de los resultados, indican lo que se desea lograr Intenciones, propósitos Decisivos para seleccionar el resto de elementos de la programación
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: los objetivos Formulación compleja tener en cuenta que deben ser: • Claros, comprensibles • Realistas, realizables • Motivadores • Evaluables, medibles
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: los objetivos Deben concretarse de lo más general a lo más específico: Objetivos Generales: • propósitos más amplios • declaración de intenciones • largo plazo • describen procesos • términos abstractos p.e.: Favorecer la participación de los jóvenes en actividades nocturnas de carácter lúdico y saludable alternativas al botellón
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: los objetivos Objetivos Específicos: • aspecto central del proyecto: indican el tipo de actividad que lo conforma • logros concretos que se quieren alcanzar medibles • concreción de los O.G. conducen a su consecución • señalan una acción terminal p.e.: Establecer espacios de encuentro para los jóvenes durante las noches de los fines de semana donde realizar actividades lúdicas y formativas
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: los objetivos Objetivos Operativos: • concreción de los O.E. • indican lo que se desea conseguir en cada actividad • términos breves y concretos • observables y evaluables directamente p.e.: Realizar talleres semanales de parkour, skate, malabares, street dance en las plazas y pabellones del barrio
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: los objetivos Marco de referencia para la definición de objetivos Fines y necesidades de la asociación Recursos materiales y humanos
OBJETIVOS
Intereses de los miembros
Necesidades de la comunidad
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: las metas METAS • Señalan la cantidad y calidad que se espera lograr de cada objetivo objetivos cuantificados y cualificados • Deben ser: claras
medibles
realistas
coherentes con los objetivos
• punto final de referencia para la evaluación del proyecto la comparación de los resultados obtenidos en relación a las metas formuladas nos informan de la medida del éxito o fracaso del proyecto
2. La Programación ¿PARA QUÉ SE VA A HACER?: las metas p.e.
Alcanzar una participación de 150 jóvenes en las actividades nocturnas Aumentar un 15% la participación de la edición anterior Mejorar la satisfacción de los participantes en cuanto a la ocupación de su tiempo libre
2. La Programación ¿DONDE SE VA A HACER? Ámbito territorial donde se van a realizar nuestras actividades a) MACROLOCALIZACIÓN Visión general del ámbito geográfico Incluye todos los datos que puedan ser de interés a la hora de programar: datos de la ciudad, comarca, región
a) MICROLOCALIZACIÓN Localización más concreta del barrio, lugar... donde se desarrollará el proyecto: instituciones presentes, instalaciones existentes en la zona, accesibilidad...
2. La Programación ¿PARA QUIÉN SE HACE? Definir a quién va dirigida nuestra actividad: colectivos, sector de población perfil del cliente Para ello deberíamos disponer del mayor número de datos sobre las características de la población en relación a aspectos sociales, económicos, políticos y culturales
Delimitará qué y cuántos recursos serán necesarios, la metodología, la organización de los recursos humanos y materiales, la ejecución y la evaluación del proyecto p.e. Proporción de chicos y chicas, distribución por edades, ingresos familiares, problemática social y familiar, intereses, aficiones y posibilidad de realizarlas...
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER?
Delimitar: • las ACTIVIDADES a través de las que pretendéis realizar todo lo programado y alcanzar los objetivos y metas propuestos • la METODOLOGÍA de trabajo • la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER?
ACTIVIDADES •
Cuáles hay que realizar
•
Cómo se organizan, suceden, complementan y coordinan las tareas que las componen
Recursos gráficos (cronogramas, diagramas, planigramas, etc.), que ayudan a visualizar y controlar mejor el conjunto de tareas y actividades, tanto en el espacio como en el tiempo
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Para organizarlas y reflejarlas gráficamente se debe tener en cuenta: •
Elaborar un inventario de actividades y especificarlas correctamente
•
“Sincronizar” las actividades (ordenarlas temporalmente)
•
Distribuirlas en unidades periódicas de tiempo (fecha de inicio y fin)
•
Reflejar la posible trayectoria que seguirá la ejecución del proyecto según el ritmo y cantidad de actividades
•
Indicar los recursos humanos y materiales necesarios en cada actividad
En función de los objetivos, sector de población y ámbito territorial elegidos
p.e. Talleres de street dance, rocódromo, parkour... (y no de alfarería!!!), desglosadas en tareas y organizadas en el espacio y en el tiempo
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER?
METODOLOGÍA “Forma de hacer las cosas” Descripción de los procedimientos que se seguirán para realizar las actividades y tareas: sistema de trabajo, recursos y tecnologías que se emplearán, sistemas de evaluación y de coordinación entre las distintas funciones...
p.e. Definir objetivos, contenidos, metodología, recursos e instalaciones de cada taller; formas de captar voluntarios y monitores; inscripción en las actividades y límite de plazas, procedimiento de evaluación de las actividades...
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER?
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Distribución de funciones, tareas, responsabilidades entre los miembros del equipo Relaciones (informativas y de participación) que existen entre los miembros del equipo La organización debería ser siempre un instrumento y no un fin en sí misma evitar la burocratización Se deben definir: Funciones de cada persona
(misión, objetivos, decisiones y medios disponibles)
Personas ligadas a cada función
(+1coordinador o comisión coordinadora)
Evitar funciones sin cubrir, concentración o dispersión de funciones
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Existen instrumentos fáciles de elaborar que facilitan las tareas organizativas: •
Organigramas
•
Cuadros de organización
•
Diagramas de procedimiento
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Representación gráfica y esquemática de: •
las responsabilidades de los miembros del equipo
•
las relaciones jerárquicas entre ellos
•
las vías de comunicación (horizontal-vertical)
Tipos de organigramas: •
Vertical
•
Horizontal
•
Mixto
• Circular • Escalar • Tabular
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Vertical: muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba a abajo Horizontal: muestra las jerarquías de izquierda a derecha
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Mixto: combinación entre el vertical y el horizontal
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Circular: la autoridad máxima está en el centro, alrededor de él se forman círculos concéntricos donde se nombran a los jefes inmediatos
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Escalar: se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanta mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo Tabular: es prácticamente escalar, solo que mientras el escalar lleva líneas que unen los mandos de autoridad el tabular no
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Principales estructuras organizativas ( p.142): •
Organización simple
•
Organización funcional
•
Organización matricial
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Organización simple: • Adecuado para microempresas (0-9 trabajadores) • Poca especialización: todos hacen de todo • No hay redefinición de funciones Responsable
Trabajador 1
Trabajador 2
Trabajador n
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas
Organización funcional: • Organización más espontánea y sencilla de aplicar a partir de un determinado tamaño estructura piramidal • Un responsable de cada función en que se divide la actividad • Cada trabajador está encuadrado en un departamento y con un solo jefe directo • Estructura empleada por el 70% de empresas pequeñas y 55% de las grandes • Limitaciones: el trabajador se desentiende del resto de departamentos
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas
Organización funcional:
Consejo de Administración Gerente
Director de mantenimiento Mant 1
Mant 2
Director administrativo Adm 1
Adm 2
Director técnico Técn 1
Técn 2
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Organigramas Organización matricial: • Organización más compleja y con más variantes • Cada trabajador tiene dos tipos de dependencia: una orgánica (depende del departamento) y otra funcional (depende del proyecto) • Precisa una mayor labor de coordinación por parte de la gerencia
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Director General Director Proyecto 1
Director Proyecto 2
Director Proyecto 3
Director Administrativo
Personal Admon Proy.1
Personal Admon Proy.2
Personal Admon Proy.3
Director Comercial
Personal Comer. Proy.1
Personal Comer. Proy.2
Personal Comer. Proy.3
Director Técnico
Personal Tec. Proy.1
Personal Tec. Proy.2
Personal Tec. Proy.3
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Cuadro de organización Describe: •
Los puestos y funciones de cada participante
•
Sus deberes, atribuciones y responsabilidades COMISIÓN
PERSONAS
FUNCIONES
ACTIVIDADES
2. La Programación ¿CÓMO LO VAMOS A HACER? Diagrama de procedimientos En ellos se refleja cómo desempeñar cada actividad: procedimientos y pasos a seguir en cada tarea
2. La Programación FORMANDO EQUIPO El trabajo en equipo y la coordinación de equipos forman uno de los pilares básicos para asegurar el buen desarrollo de un proyecto Beneficios del trabajo en equipo: •
Es la unión de lo mejor de cada uno de sus integrantes, permitiendo seleccionar la cualificación para cada tarea
•
Mayor creatividad para solucionar problemas mayor facilidad para afrontar riesgos
•
La división y coordinación del trabajo permite realizar tareas complejas
•
Mayor fundamentación en la toma de decisiones: mejor anticipación rectificación de posibles errores
•
Mayor motivación de cada persona, por la presencia de compañeros
2. La Programación FORMANDO EQUIPO Inconvenientes a evitar: •
El grupo ofrece cobijo para pasar desapercibido en el cumplimiento de tareas
•
Pueden gastarse más energías en las tensiones internas que en resolver dificultades propias del trabajo
•
La mala distribución de responsabilidades en la organización puede concentrar muchas funciones en pocas personas y viceversa
•
La creación y ajuste de los equipos puede imponer un ritmo lento de trabajo
2. La Programación FORMANDO EQUIPO Resumiendo: El equipo es mucho más que la suma de los individuos que lo forman
•
•
Crear un equipo supone APRENDER A TRABAJAR EN EQUIPO, y resolver las complicaciones que supone,
•
El equipo conjuga satisfactoriamente EFICACIA, PARTICIPACIÓN, SATISFACCIÓN Y ESFUERZOS de todos los participantes en el proyecto
2. La Programaci贸n COMO TRABAJA EL EQUIPO El equipo puede funcionar a tres niveles: 1. A nivel de contenido: marcando el objetivo para el que se re煤ne 2. A nivel de procedimiento: organizando los recursos y medios necesarios para lograr el objetivo 3. A nivel afectivo: reforzando los comportamientos y actitudes adecuados para mantener y mejorar la motivaci贸n
2. La Programación COMO TRABAJA EL EQUIPO Etapas del proceso de formación y desarrollo de un equipo: 1. Determinación de objetivos: asumidos por el coordinador 2. Organización del trabajo: el coordinador debe alcanzar un acuerdo para determinar las responsabilidades, normas de funcionamiento, método de trabajo, etc. 3. Búsqueda de opciones: mediante debate, crítica, selección de ideas grupales, previendo dificultades y las alternativas de solución 4. Toma de decisiones: entre todas las opciones se deben escoger aquellas que se consideren más adecuadas. Coordinador última palabra
2. La Programación COMO TRABAJA EL EQUIPO Etapas del proceso de formación y desarrollo de un equipo: 1. Programación de la acción: organización de las tareas distribución de funciones, establecimiento del calendario de trabajo, etc. 2. Realización y seguimiento de las tareas: el equipo realiza lo programado y lleva a cabo los procedimientos de coordinación, seguimiento y control para prever problemas y rectificar 3. Evaluación: reflexión crítica sobre lo realizado, detección de errores y propuesta de mejora
2. La Programación LA ORGANIZACIÓN PARTICIPATIVA Dos ideas en las que apoyarse para lograr la eficacia en la organización: 1. La implicación de los miembros 2. La habilidad en la gestión Una organización de tipo participativo se caracteriza porque: •
Tiene un ESTILO PROPIO
•
Fomenta el COMPROMISO con la organización y su filosofía
•
Promueve el sentimiento de PERTENENCIA a un equipo
•
Es ABIERTA a los cambios y a facilitar el que TODOS PUEDAN INFLUIR en acciones concretas, no sólo sobre el papel
•
Promueve la PARTICIPACIÓN DIRECTA en el manejo de información y en la toma de decisiones
2. La Programación TOMANDO DECISIONES Como ya se ha comentado, al tomar decisiones en equipo se maneja más información y por tanto se pueden anticipar problemas y rectificar mejor los errores Decidir elegir margen de incertidumbre asumir riesgos El método de toma de decisiones influye en el nivel de compromiso de los miembros del equipo con las decisiones tomadas Métodos posibles: 1. Por mayoría 2. Por minoría 3. Por unanimidad-consenso El coordinador decide el método en función de las circunstancias
2. La Programación LAS REUNIONES Unidades fundamentales de la conducta del equipo calidad y eficacia Afectan al trabajo posterior en el proyecto Son un instrumento de seguimiento y control de la planificación y ejecución de un proyecto Pautas a tener en cuenta en una reunión (coordinador): Inicio de la reunión: •
Recordar los objetivos de la reunión
•
Propuestas de trabajo (temas a tratar, orden, tiempo y forma)
•
Dar comienzo al debate tras centrar el primer tema
2. La Programación LAS REUNIONES Durante la reunión: •
Propiciar un clima de colaboración y tolerancia
•
Estimular la participación de todos los miembros, especialmente aquellos menos habladores
•
Dar a todos la misma oportunidad de intervenir
•
Admitir por igual todas las opiniones
•
Aclarar las intervenciones confusas, y remitir las preguntas que se hagan al resto del grupo
•
Mantener la discusión en el tema
•
Resumir lo tratado
2. La Programación LAS REUNIONES Al final de la reunión: •
Tras la toma de decisiones: concretar el plan de acción y la distribución de las tareas implicación de todos los miembros
•
Repetir brevemente los acuerdos adoptados y establecer fecha y acta de la próxima reunión
•
“Terminar a la hora prevista”
2. La Programación ¿CON QUIÉN SE VA A HACER? Se debe precisar:
Cantidad de personas (RRHH) Cualificaciones requeridas Funciones que van a realizar ¿Es necesaria alguna formación previa?
p.e. nº de técnicos y monitores para los talleres, personal voluntario; perfil que requiere cada uno (caracterísiticas, experiencia y formación); responsabilidades de cada uno
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER?
RECURSOS MATERIALES RECURSOS ECONÓMICOS
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? Instalaciones necesarias Materiales
RECURSOS MATERIALES
Equipos técnicos Transporte Otros
Elección supeditada a las características de los materiales y a la opinión y participación en la elección de quienes los utilizarán
p.e. vehículos para transportar el material a los lugares donde realizamos los talleres, material para cada taller (¿disponible, pedido o alquilado?), equipos de comunicación, instalaciones y equipamientos a utilizar y su disponibilidad.
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER?
RECURSOS ECONÓMICOS PRESUPUESTO
FORMAS DE FINANCIACIÓN
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? PRESUPUESTO
GASTOS
INGRESOS CUENTA DE RESULTADOS
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? GASTOS Personal remunerado
•
Inventariable: no se gasta, inversión
Material
•
Fungible: consumibles
Servicios externos
•
Alquiler de material
•
5-10 % del total
Transporte Locales y alojamientos Imprevistos TOTAL GASTOS
p.e. Pagar a los monitores, el transporte del material, la adquisición de material, publicidad, imprevistos….
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? INGRESOS Subvenciones y patrocinios Financiación propia Prestación de servicios Fuentes no directas
•
Cuotas de socios
•
Donaciones de personal
•
Préstamo de material
TOTAL INGRESOS
p.e. pagos del concello por la realización de los talleres, préstamo de instalaciones y equipamientos, personal voluntario
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER?
CUENTA DE RESULTADOS INGRESOS
GASTOS
En la programación deberíamos buscar el punto de equilibrio o en el mejor de los casos superávit
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? SISTEMAS DE FINANCIACIÓN El conocimiento de las fuentes de financiación es VITAL y PRIORITARIO Tres vías principales: SUBVENCIONES PATROCINADORES FINANCIACIÓN PROPIA
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? SUBVENCIONES •
Consiste en la entrega de una cantidad de dinero por la Administración sin obligación de reembolsarlo, para que realice cierta actividad de interés público.
•
Pueden ser concedidas a la organización o al proyecto
•
Se pueden conseguir desde varias instancias, servicios o entidades de la Administración Pública (ministerios, consellerías, diputaciones, concellos…)
•
Importante: estar atentos a su publicación, leer bien las convocatorias y respetar los plazos y condiciones
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? PATROCINIOS •
En este caso, la aportación proviene de empresas o entidades privadas
•
Contrapartidas: obtener publicidad, desgravar impuestos por colaboración con obras sociales o culturales, pura satisfacción (mecenazgo)
•
También pueden provenir de entidades privadas sin ánimo de lucro (fundaciones), con las que compartís objetivos.
2. La Programación ¿CON QUÉ SE VA A HACER? FINANCIACIÓN PROPIA •
A través de la propia empresa: •
Por actividades internas: cuotas, actividades para recaudar fondos…
•
Prestación de servicios a otros
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? Ahora debemos DELIMITAR EN EL TIEMPO con precisión cada una de las etapas, pasos y tareas que serán desarrolladas durante la ejecución del proyecto
CALENDARIO Condicionado por todos los aspectos previos del proyecto:
Objetivos
Lugar
Actividades, metodología, estructura organizativa
Características de los usuarios
Recursos humanos, materiales y económicos ...
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER?
En este calendario debemos incluir: • Las fases de desarrollo del proyecto • Cómo se relacionan, coordinan y complementan entre sí • La duración estimada de cada una
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? LA REALIDAD ES CAMBIANTE IMPREVISIBLE Debemos prever acciones en distintos plazos de tiempo ACCIONES A CORTO PLAZO: •
Más fáciles de prever pueden diseñarse con más precisión
•
Horas, días, semanas, un mes como mucho
ACCIONES A MEDIO PLAZO: • Deberán ser revisadas en su momento corto plazo • Meses, un año ACCIONES A LARGO PLAZO: • Menor previsibilidad diseño más impreciso • Dan una visión de futuro probable a vuestro trabajo
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? Para elaborar la distribución temporal de todo lo programado (que incluye multitud de información y datos sobre actividades, lugares, usuarios, personal técnico...) contamos con recursos gráficos y técnicas de temporalización y gestión que facilitan: •
La programación
•
El seguimiento y control de la ejecución de lo programado CRONOGRAMAS DIAGRAMAS DE PERT DIAGRAMA DE GANTT SUPOSICIÓN DE ESCENARIOS Y DE TRAYECTORIAS
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? QUÉ ES UN CRONOGRAMA
Del griego: Kronos (tiempo) y Gramas (actividad) • Consiste en una lista de todos los elementos terminales de un proyecto con sus fechas previstas de comienzo y final • Esquema básico donde se distribuye y organiza en forma de secuencia temporal el conjunto de actividades diseñadas a lo largo de un período de tiempo. •La organización temporal básicamente se organiza en torno a dos ejes: la duración total de dicho período y el tiempo que previsiblemente ocupará desarrollo de cada actividad.
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER?
E j e m p l o s
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER?
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2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? DIAGRAMA DE PERT • El diagrama PERT es una representación gráfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla
DIAGRAMA DE PERT • Es un grafo, o sea, un conjunto de puntos (nodos) unidos por flechas. • Representa las relaciones entre las tareas del proyecto, no su distribución temporal. • Las flechas del grafo corresponden a las tareas del proyecto. • Los nodos del grafo, representado por círculos o rectángulos, corresponden a instantes del proyecto. Cada nodo puede representar hasta dos instantes distintos, el inicio mínimo de las tareas que parten del nodo y el final máximo de las tareas que llegan al mismo. • Es una herramienta de cálculo, y una representación visual de las dependencias entre las tareas del proyecto.
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? DIAGRAMA DE GANTT • El diagrama de Gantt, gráfica de Gantt o carta Gantt • Herramienta gráfica empleada en gestión de proyectos • Objetivo: mostrar el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. • No indica las relaciones existentes entre actividades, pero la posición de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias.
2. La Programación ¿CUÁNDO SE VA A HACER? DIAGRAMA DE GANTT Es un diagrama de barras compuesto por un eje vertical (filas) donde se establecen la relación de actividades a realizar, y un eje horizontal (columnas) que muestra la escala de tiempos que manejemos • La duración y situación en el tiempo de cada actividad se representa mediante una línea dibujada en el lugar correspondiente
DIAGRAMA DE GANTT
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? Debemos diseñar un sistema de evaluación de todo el proyecto y un procedimiento de seguimiento y control durante la ejecución Tres momentos claves que se deben incluir en su diseño: 1. Diseño de la evaluación antes de la ejecución de lo programado 2. Diseño de la evaluación durante la ejecución 3. Diseño de la evaluación al finalizar la ejecución
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? ANTES de la ejecución revisar todo lo realizado hasta el momento a) Evaluabilidad de lo programado ¿existen las condiciones mínimas para que pueda ser objeto de evaluación?
a) Idoneidad y pertinencia de lo planificado ¿el análisis de la realidad realizado es adecuado y sus resultados útiles? ¿los objetivos y metas son adecuados, realizables y evaluables, y están bien definidos? ¿son adecuadas las actividades elegidas par lograr esos objetivos?
a) Diseño de lo planificado ¿el proceso seguido es el adecuado?: elección métodos de análisis y su realización, selección de objetivos, actividades, recursos, sistema de evaluación...
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? La evaluación llevada a cabo ANTES de la ejecución pretende detectar y corregir los posibles errores y deficiencias en todos los pasos seguidos hasta el momento para evitar problemas y desviaciones no previstas que puedan poner en peligro la consecución de los objetivos
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? DURANTE de la ejecución
“Una cosa es lo que se planifica y diseña sobre el papel y otra cosa el llevarlo a la práctica” •
Realidad cambiante y compleja
Evaluación de proceso control y seguimiento de la ejecución: disponer de un conjunto de mecanismos o indicadores que sirvan para medir y examinar los resultados que se van obteniendo durante la ejecución EN RELACIÓN A LOS RESULTADOS PREVISTOS, con el fin de establecer las correcciones necesarias
¿VAMOS HACIA DÓNDE PRETENDEMOS?
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? AL FINALIZAR la ejecución Procedimientos que permitan valorar los resultados obtenidos y compararlos con las metas previstas en la programación Debemos medir: La EFICACIA evaluación de RESULTADOS
grado de cumplimiento de los objetivos
La EFICIENCIA evaluación de resultados-RECURSOS EMPLEADOS
esfuerzo empleado
El IMPACTO evaluación del CAMBIO esperado sobre el entorno EVALUACIÓN SUMATIVA DE TODO EL PROCESO
2. La Programación ¿CÓMO VAMOS A EVALUAR? Finalmente, TENER EN CUENTA QUE SE DEBE DISEÑAR UN SISTEMA DE EVALUACIÓN:
ASEQUIBLE a vuestras posibilidades y recursos
QUE SE PUEDA LLEVAR A CABO
QUE SEA FÁCIL, EFICAZ Y ÚTIL a vuestros intereses
TODO PROYECTO DEBE SER EVALUABLE CUANTITATIVA Y CUALITATIVAMENTE
3. La Ejecución Enfrentar cara a cara los planteamientos teóricos de la programación con su aplicación práctica
¿CÓMO ORGANIZAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? ¿CÓMO CONTROLAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO?
3. La Ejecución ¿CÓMO ORGANIZAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? ¿En qué consiste ejecutar un proyecto? Tareas de GESTIÓN Tareas de ORGANIZACIÓN Tareas de CONTROL
CUMPLIR LO PREVISTO
Cambios necesarios
3. La Ejecución ¿CÓMO ORGANIZAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? Funciones básicas del proceso de GESTIÓN de un proyecto: PLANIFICAR ORGANIZAR COORDINAR DIRIGIR CONTROL Y SEGUIMIENTO
3. La Ejecución ¿CÓMO CONTROLAR LO QUE SE ESTÁ HACIENDO? El control constituye una EVALUACIÓN PERMANENTE de lo que se está haciendo Las tareas de control conllevan:
Contactos directos con la marcha del proyecto:
Informe escrito donde se debe verificar y reflejar lo que se está realizando resultados
Analizar lo realizado: comparar los resultados con las predicciones e interpretar las posibles desviaciones, errores... Y tomar las decisiones pertinentes:
Acción correctiva: toma de decisiones con el fin de adoptar una medida que modifique la desviación en la dirección deseada UTILIDAD DE LOS DIAGRAMAS DE GANT Y DE PERT
4. La Evaluación
¿QUÉ DEBEMOS EVALUAR? Criterios ¿CUÁNDO DEBEMOS EVALUAR? Momentos ¿CÓMO DEBEMOS EVALUAR? Instrumentos
4. La Evaluación ¿CUÁNDO DEBEMOS EVALUAR? La evaluación tiene que ser ÚTIL Y PRÁCTICA
DURANTE TODO EL PROCESO Permitirá prever y corregir las desviaciones
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR? Poner en práctica las medidas recogidas en el sistema de evaluación diseñado durante la programación Emplearemos INDICADORES: datos que nos proporcionan información esencial con la que valorar el cumplimiento o no de lo programado (objetivos y metas) Un sistema de evaluación debe recoger unos mínimos evaluables: •
La EFICACIA
•
La EFICIENCIA
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El PROCESO
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El IMPACTO
Y todo debe ser recogido en un INFORME O MEMORIA
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR?
La EFICIACIA: Resultados obtenidos en relación a los objetivos inicialmente propuestos Indicadores: •
Número de usuarios
•
Actividades realizadas
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Indicadores sobre la calidad de la intervención: - satisfacción de los usuarios - Participación de los usuarios - Colaboración con otras organizaciones - ...
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR?
La EFICIENCIA: Recursos empleados (materiales y humanos) en relación a los resultados obtenidos Indicadores: •
Recursos económicos / Usuario
•
Número de voluntarios / Usuario
•
Número de técnicos / Usuario
•
Instalaciones / Usuario
•
Materiales / Usuario
•
....
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR?
El PROCESO:Conjunto de actividades que se realizan para tratar
de alcanzar los objetivos buscados (Cómo se ha ido desarrollando lo planificado)
Indicadores: Análisis de la realidad: •
Datos utilizados
Diseño de la intervención: •
Cómo se han elegido los objetivos
•
Metas y resultados esperados
•
Recursos previstos
Ejecución: •
Calendarización
•
RRHH y su formación
•
Colaboraciones externas
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR? Indicadores: (cont) Organización y funcionamiento •
Responsables
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Equipo y reparto de tareas
•
Periodicidad de reuniones
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Toma de decisiones
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Seguimiento y control
Gestión económica: •
Presupuesto previo
•
Sistema de pago
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Control económico
Participación: •
Quiénes intervienen en la intervención
•
Colaboración voluntarios
•
Colaboración usuarios
Sistema de Evaluación previsto: •
Para la evaluación final
•
Para el seguimiento periódico
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR?
El IMPACTO:
Expresa el grado de cumplimiento de los objetivos planteados respecto a la población a la que se dirige la intervención
Indicadores: Impacto social:
influencia en el colectivo sobre el que se interviene
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Usuarios reales / Usuarios potenciales
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Diferencias entre la situación de los usuarios y otros miembros del colectivo que no han participado en la intervención
Impacto institucional:
influencia sobre la propia asociación-empresa
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Nuevas situaciones tras la intervención
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Incremento de la actividad
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Incremento de la presencia social
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Consolidación de equipos de trabajo
4. La Evaluación ¿QUÉ Y CÓMO DEBEMOS EVALUAR?
LA MEMORIA O INFORME Recoger todo el proceso en un documento que refleje todo el trabajo y sus resultados, al finalizar su planificación, ejecución y evaluación. Podemos incluir: -
las respuestas a las preguntas que hemos planteado completándolas con un apartado para los “resultados de la evaluación”
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Unas conclusiones o análisis global del proceso y sus consecuencias
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Unos anexos donde añadir información, documentación, listados, gráficos, etc., que consideres de interés para dar una información más detallada del proceso de intervención
PARA TERMINAR....
“CUANTO MÁS PLANIFIQUES, MEJOR PLANIFICARÁS”