Ráðstevnuhondbókin - Visit Faroe Islands Meetings by Visit Faroe Islands

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

RÁÐSTEVNUHANDBÓKIN Amboð hjá ráðstevnufyriskiparum og øðrum, ið ætla at skipa fyri ráðstevnum, fundum ella stevnum.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Fororð 4 Útgivið hevur

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING Eitt stórt arbeiði við nógvum fyrimunum

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU 8

Planlegging og stevnumið

Verð ein framúr vertur – við einum sindri av hjálp ...

Vísindalig nevnd og lokal fyriskipanarnevnd

At fáa samband við eina ráðstevnu

Tíðarlinjan av fyrireikingunum

Mannagongd at gera eitt boð

Eitt grønt og burðardygt tiltak

Fá hjálp til at gera eitt boðuppskot

Fíggjarstandur og fyrireiking til kostnaðarætlan

Professionellur ráðstevnufyriskipari (PCO)

At vinna pening við framsýningum

Finn teir røttu ráðstevnuhentleikarnar

Jura, avtalur og tryggingar

Vel rætta gistingarmøguleika

Soleiðis verður ráðstevnan fakliga áhugaverd

At koma til og frá

Verið kreativ

Vit kunnu! At marknaðarføra eitt boð

Set tíð av til sosialar upplivingar

Marknaðarføring av ráðstevnuni

Sosialir miðlar

Miðlatíðarrás 44 Samskift við røðarar og luttakarar

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Samskifti og uppgávubýti

Endin 56

Sjálvboðin arbeiðsmegi

Eftirmeting 58

Ymiskar veitingar

Samskifti eftir ráðstevnuna

Trygd 51

Sig takk!

Tann góði vertskapurin

Hetta hjálpa vit tær við

Skelting, pynting og framsýning

Yvirlit yvir fyrireikingina til eina ráðstevnu

Samskifti við luttakarar og miðlar

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Fororð Ráðstevnuhandbókin er ein hjálpar- og íblástrarkelda hjá tær, ið ætlar at skipa fyri altjóða ráðstevnum ella fundum. Handbókin kann hjálpa tær við at skapa eitt yvirlit og loysa tær mongu uppgávur, sum fylgja við, tá ið skipast skal fyri ráðstevnu ella fundi. Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn virka fyri at fáa fleiri altjóða ráðstevnur og fundir til Føroya. Hetta verður m.a. gjørt við at hjálpa teimum, ið fegin vilja skipa fyri ráðstevnum og fundum. Vit bjóða ókeypis ráðgeving og tænastu soleiðis, at tú fyrireikar teg væl at skipa fyri. Handbókin fevnir ikki um øll sjónarmið í sambandi við eina ráðstevnu, tí at ráðstevnur og fundir eru sum heild ymiskir. Kortini koma nakrar grundleggjandi mannagongdir aftur, og tað eru hesar, sum handbókin lýsir. Vit vóna, at handbókin kveikir tær hugin at skipa fyri altjóða fundum og ráðstevnum. Vit gleða okkum at hoyra frá tær og ynskja tær góða eydnu sum vertur. Vinalig heilsan Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Útgivið hevur Visit Faroe Islands Gongin 9 100 Tórshavn

Visit Tórshavn Niels Finsens gøta 17 100 Tórshavn

Tlf. 66 65 55

Tlf. 30 24 25

info@visitfaroeislands.com www.visitfaroeislands.com

torsinfo@torshavn.fo www.visittorshavn.fo

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Hugleiðing og fyrireiking Hvussu kanst tú gera teg galdandi sum vertur fyri altjóða ráðstevnu ella fundi? Hvat eigur tú at hava í huga, áðrenn skipað verður fyri eini ráðstevnu, og hvørji ráð eru tøk?

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Eitt stórt arbeiði við nógvum fyrimunum Tað er eitt stórt arbeiði at skipa fyri eini altjóða ráðstevnu. Hetta arbeiðið lønar seg tó sera væl við fakligum-, sosialum- og prestisjufyrimunum. Við hjálp frá Visit Faroe Islands ella Visit Tórshavn ber til at fáa javnvág millum tað dagliga arbeiðið og at fyriskipa ráðstevnuna. Fyrimunirnir við eini tílíkari ráðstevnu kunnu vera: • At styrkja tað fakliga netverkið • At vísa fram gransking, úrslit, tænastur og fyritøku • At víðka tað fakliga og fíggjarliga tilfeingið • At fáa nýggja vitan

Styrk títt altjóða netverk

At vera vertur fyri eini altjóða ráðstevnu kann leggja tær støðið undir títt persónliga netverk og sambond, sum kunnu hjálpa tær við tínum framtíðar samstarvi við altjóða starvsfelagar. Á eini altjóða ráðstevnu fært tú nýggj sambond, sum samstundis eisini kunnu koma við nógvari nýggjari vitan.

Vís fram egna gransking, úrslit og úrtøku

At vera vertur fyri eini ráðstevnu er høvið at leggja dent á tína yrkisgrein. Tú fært møguleikan at vísa tínar førleikar, úrslit og úrtøku fyri tínum altjóða starvsfelagum, og samstundis fær almenningurin eisini størri áhuga fyri tíni gransking. Hetta er avgerandi fyri at fáa fleiri dugnaligar, altjóða granskarar til Føroya, og hetta fer eisini at styrkja granskingarstigið í Føroyum.

Fá fakligt og fíggjarligt tilfeingi til økið

Altjóða ráðstevnur kunnu geva stóran umsetning og hava mikla ávirkan á samfelagið og fíggjarstøðuna hjá fleiri. Tað verða fleiri arbeiðspláss, og Føroyar koma eisini á heimskortið. Marknaðarføringin er av stórum týdningi, og hon kann hava stóra, positiva ávirkan á nógvar ymsar yrkisgreinir í landinum.

Ein gagnlig ringrás

Vitan fremur arbeiðspláss. Arbeiðspláss fremja fíggjarligan vøkstur. Fíggjarligur vøkstur fremur nýggja vitan. Útlendskir gestir koma við nýggjum hugskotum, og hesi hugskotini kunnu stimbra tína fyritøku bæði politiskt og fíggjarligt. Hetta er ein positiv ringrás. Kom og ver við!

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Verð ein framúr vertur – við einum sindri av hjálp ... Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn eru bæði umboð fyri vinnuferðavinnu í Føroyum. Hetta merkir, at eitt stórt netverk er knýtt at okkum, og tit eru altíð vælkomin at seta tykkum í samband við okkum um ráðgeving ella hjálp til at skipa fyri eini altjóða ráðstevnu ella fundi.

Vit kunnu t.d. hjálpa tær við:

• Ráðgeving í sambandi við ymsar hentleikar, hotell, sosial tiltøk, ferðafólkaflutning, o.a. • Ráðgeving í sambandi við at gera eitt boð • Tilfari til framløgur, filmar, tænastukatalog • Bjóða avvarðandi fólki at síggja møguleikarnar í Føroyum • Hjálpa við millum annað ráðstevnutaskum, ráðstevnuhálsbondum, mappum, føroyakortum, kortum yvir Havnina • Samband við Tórshavnar kommunu um móttøkur

At fáa samband við eina ráðstevnu Tað eru fleiri mátar at koma í samband við eina ráðstevnu. Viðhvørt er tað nóg mikið at senda nevndarformanninum ella aðalskrivaranum hjá viðkomandi felag ein teldupost. Onnur feløg kunnu krevja eina ætlan (Letter of intent), her tú greiðir frá tínum áhuga. Fyri at fáa samband við rætta myndugleikan verður tíðum kravt eitt fylgiskjal frá einum ráðharra ella øðrum politiskum avvarðandi saman við ætlanini. Er talan um stórar ráðstevnur, skal ofta søkjast um at gerast vertur fleiri ár frammanundan. Manna gongdin í tí sambandi kann minna nógv um mannagongdina hjá olympisku leikunum. Tað verður gjørt eitt boð – eisini nevnt ,,bid”, har víst verður á førleikarnar hjá einum landi ella býi at halda eina ráðstevnu. Ofta verður ein ráðstevna vunnin við at koma við einum sannførandi boði, ið vísir, hvørjar eginleikar tú og tín fyritøka/felag hava, og eisini hvussu møguleikarnir eru fyri til dømis gisting og matupplivingum. Øllum hesum hava vit royndir við og kunnu tí ráðgeva tær. Summar ráðstevnur skifta millum lond, og tí er tað sera umráðandi at halda eyga við, nær hesar ráðstevnur eru í Norðurlondum ella Evropa. Annars kann tað koma fyri, at tú beinleiðis fært spurningin, um tú kundi hugsað tær at verið vertur. Til seinast er eisini møguleiki hjá tær eina at taka stig til eina ráðstevnu. Hetta kanst tú gera, um tú varnast manglandi tørv á einum øki, ella um tú heldur, at ein ráðstevna gagnar samfelagnum. Hevur tú eitt tílíkt hugskot, ráða vit tær til at seta teg í samband við Visit Faroe Islands ella Visit Tórshavn. Vit kunnu hjálpa tær at taka fyrsta stigið.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Mannagongd at gera eitt boð Mannagongdin at gera eitt boð er ofta fyrsta stigið til eina ráðstevnu. Í hesum uppskotinum verður víst á, at tú hevur hug at gerast vertur. Yvirhøvur ber til at fáa eina bid-manual, ella eitt RFP, Request for proposal, ið vísir leiðreglur um, hvat skal vera við í boðskrivingini, og hvussu tú verður kosin burtur úr hópinum. Ein tílík handbók um boð er vanliga tøk á heimasíðuni hjá felagnum. Er hon ikki tøk, eigur tú at seta teg í samband við felagið, sum ætlar at halda ráðstevnuna og vita, hvat verður kravt av vertinum. Finn eisini útav, hvør tekur endaligu avgerðina, tí so er lættari at koma við einum boði, um tú veitst, hvør málbólkurin er. Er tað til dømis ein leiðsla, sum avger, hvat fyri ráðstevna skal haldast, ella eru tað limirnir í felagnum, ið skulu taka avgerðina. Ella kanska arbeiðir fyritøkan við einum core-PCO, sum er ein uttanveltaður ráðstevnufyriskipari. Tú mást eisini kanna, hvørjir aðrir býir hava víst áhuga fyri ráðstevnuni. Hetta, fyri betur at vita, júst hvat tú skalt leggja dent á í boðnum. Her kunnu vit eisini hjálpa.

Set teg í samband við fyrrverandi vertir

Set teg í samband við fyrrverandi vertir á somu ráðstevnu at hoyra teirra royndir við henni. Teir kunnu kanska siga, hví júst teirra býur var valdur ímillum allar hinar. Hevur tú tílíkt samband, kanst tú til dømis royna at finna útav, hvat kostnaðarætlanin var fyri ráðstevnuna, stuðli, og hvussu samansetingin av luttakarunum var. Henda vitanin kann gera arbeiðið hjá tær sum vertur lættari.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Fá hjálp til at gera eitt boðuppskot Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn eru altíð klár at hjálpa tær at koma við einum boði. Vit kunnu eisini, fyri einki, hjálpa tær við at útvega neyðugt tilfar í sambandi við at seta eitt boð saman. Vit kenna støðini í Føroyum, har umstøður eru at halda eina ráðstevnu, og eisini gistingarmøguleik arnar. Vit kunnu hjálpa tær við tí praktiska, teimum strategisku avgerðunum og eisini at tilevna boðið. Vit vita av royndum, hvat hugt verður at í viðgerðini av uppskotinum, , og hvat er umráðandi at hava við, eitt nú: fakligt skema, ferðafólkaflutningur, logistikkur og sosial tiltøk.

At tilevna eitt boð

Boðið kann gerast upp á nógvar ymiskar mátar. Tað kann gerast í einum online magasini, ið samstundis nýtir høvið at leggja eitt filmsbrot ella ljóðbrot við og í aðrar mátar at vísa tað fram, sum einum lystir. Boðið skal hava upplýsingar um ta fakligu skránna, vísindaligu og fyriskipanarligu nevndina og staðseting, og hvussu kunnað verður um ráðstevnuna. Umráðandi er at lúka krøvini og leiðreglurnar frá felagnum, sum ætlar at hava ráðstevnuna.

Boðið kann fevna um

• Fakligt skema • Vísindaliga og fyriskipanarliga nevnd • Almenna innbjóðing frá møguligum vertum og/ella felaga teirra • Stuðulsskriv frá møguligum løgtingsfólki ella viðkomandi politikara • Lýsing av føroysku styrkini og dygdini • Uppskot um at fullføra ráðstevnuna: dømi um og lýsing av møtistaðið, hotellum og samstarvsfeløgum • Kostnaðarætlan • Lýsing av atkomumøguleikum til, úr og kring um í Føroyum • Dømir um upplivingar og sosialt virksemi

Heildarmyndin

Tað er sera umráðandi, at tú dugir at síggja heildarmyndina, tá ið eitt boð skal skrivast. Hugsa, hvussu ráðstevnan kann hava gagnliga ávirkan á samfelagið. Til dømis hvussu hon leggur okkurt eftir seg á flogvøllinum, í handlunum, og kanska eisini ger sítt til, at handlar og matstovur fáa meira at gera, og eisini at skipað verður fyri mentanarligum tiltøkum. Tað kann gagna einum boði, um tað ber til at vísa, at allur býurin tekur undir við ráðstevnuni – bæði politiskt og menniskjaliga. Hesum kunnu vit sjálvandi eisini hjálpa tær við.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Professionellur ráðstevnufyriskipari (PCO) Tað er altíð gott at leita sær hjálp frá einum professionellum ráðstevnufyriskipara (PCO-Professional Congress Organizer). Ymist er frá verti til vert, hvat tørvur er á at fáa hjálp frá einum professionellum veitara. Tað veldst um, hvat tilfeingi, hvørjir førleikar, og hvørjar royndir tú hevur. Vit ráða tær tó til at biðja um ráð hjá einum professionellum, sama hvørjar royndir tú hevur.

Tað fakliga afturímóti tí praktiska

Við at samstarva við ein professionellan fyriskipara, ið fær avgreitt alt tað praktiska, eitt nú at fáa tilboð frá til dømis hotellum, fundarhølum, fyrilestrarhølum, bussum/bilum og tilmeldingum, kanst tú fáa betri tíð og orku til at savna teg um tað fakliga innihaldið av ráðstevnuni og títt dagliga arbeiði.

Hav gott yvirlit

Nógv er at fáa skil á bæði áðrenn og aftaná ráðstevnuna, og eisini meðan hon er. Tann professionelli fyriskiparin leggur eina kostnaðarætlan og ansar eftir, at hon heldur. Samstundis ansar fyriskiparin eftir avboðum frá hotellgestum soleiðis, at tú ikki skalt gjalda óneyðugar rokningar.

Hvussu finni eg tann rætta samstarvsfelagan?

Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn vil fegin hjálpa tær at finna tann rætta samstarvsfelagan í sambandi við ráðstevnuna. Vanliga er tað ein fyrimunur, at ein PCO verður boðsendur so tíðliga sum møguligt, og helst áðrenn tú kemur við einum boði um at fáa ráðstevnuna til Føroya. Eydnast tær ikki at fáa ráðstevnuna til Føroya, skalt tú heldur ikki gjalda fyri bid-umfarið.

PCO og møguligir samstarvsfelagir

Ein PCO kann hjálpa tær við einari kostnaðarætlan og tilboði umframt at bíleggja hotell og fundarhølir. Nógv er at halda skil á, tá ið skipast skal fyri eini ráðstevnu, til dømis: kostnaðarætlan, meirvirðisgjalds roknskapur, roknskaparframløga og at halda avtalur um avlýsingartreytir. Hetta er nettupp tí, at vit mæla tær til, at ein PCO hjálpir tær, um tað ikki liggur fyri hjá tær. Ein PCO kostar pengar, men yvirhøvur lønar tað seg.

At velja ein professionellan ráðstevnufyriskipara (PCO)

• Hvørjar neyðugar tænastur kunnu tey bjóða tær? • Hvørjar eru teirra royndir við ráðstevnum? • Eru tey kreativ og lurta tey væl eftir? • Hvørjar samstarvsroyndir og førleikar hevur ein PCO? • Kann annar taka við, um lyklapersónurin ikki er til staðar? • Eru tey fíggjarliga trygg? Bið t.d. um ein ársroknskap • Spyr um útbúgving og royndir • Hevur viðkomandi tilvísingar/viðmæli? • Hava tey gamlar kundar, sum tey vilja lata teg sleppa at seta teg í samband við? • Hvussu heldur tann ráðstevnufyriskiparin, at ráðstevnan skal fíggjast? • Hvussu fíggjar viðkomandi síni egnu ábyrgdarøki í sambandi við ráðstevnuna? • Hvussu gera tey sítt íkast upp? • Hvussu er sambandið tykkara millum? Í Føroyum virka okkara DMC fyritøkur ofta sum PCO. Finn ein lista á heimasíðuni hjá Visit Faroe Islands.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Finn teir røttu ráðstevnuhentleikarnar Hentleikarnir til eina ráðstevnu mugu vera í lagi. Fyri at tú skalt fáa eina ráðstevnu í lag, skal tað kunna prógvast, at tú hevur skil á hentleikunum og kapasitetinum samanborið við støddina á ráðstevnuni. • Fundarhøli/r í hóskandi støddum, tali og við rættari útgerð • Møguleika fyri visti • Ymsir møguleikar fyri framsýning • Møguligar hentleikar hjá rørslutarnaðum • Atgongd til kontór til m.a. miðlafólk • Samband (t.d. busssamband) til býin ella hagar ráðstevnan verður hildin Kanna um tað bílagda ráðstevnustaðið er tøkt. Verða nógv fólk á ráðstevnuni, so fáa helst ikki øll støð nøktað tann neyðuga tørvin. Eitt væleydnað tiltak krevur tann rætta karmin. Føroyar hava møguleika at halda ráðstevnur fyri upp í 600 fólk og bjóða umleið 600 kømur (anno 2020), og vit fáa lúkað krøvini til flestar hentleikar. Greiða skal eisini fáast á, um annað hendir í sama bygningi, sum ráðstevnan hjá tær skal vera, og um tað fer at darva nakað hjá tær. Haraftrat kunnu ymsar ábøtur verða gjørdar í húsinum, og tá er umráðandi at vita, um tað kann verða til ampa.

Kappingarførir prísir

Aftrat teimum fysisku hentleikunum, eru prísirnir av stórum týdningi, tá ið veljast skal millum tey ymsu londini, og landið við besta prísinum fyri hentleikarnar verður ofta valt. Ein PCO er vanur at taka støðu til kostnaðin og kann í tí sambandi vera til stóra hjálp í prístingingum.

Samstarv við ráðstevnustaðið

At samstarva við ráðstevnustaðið kann vera eitt tað týdningarmesta, sum er. Tí er tað sera umráðandi at samskifta um, hvussu nógv fólk koma á stevnu, um møguleikarnar fyri at gera mat, at borðreiða og yvirhøvur samstarva um alt, ið kann vera av týdningi. Tess betri samskifti tú hevur við staðið, tess betri møguleikar hava tey at avgreiða alt sítt nøktandi. Tann, tú samskiftir við, veit ivaleyst, hvørjir møguleik ar eru við hølunum og hentleikunum annars, og tí kanst tú altíð fáa vegleiðing frá fólkunum á staðnum. Brúkar tú ein PCO, kann hesin taka við.

Óvanligir fundir

Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn hava royndir við ymsum fundum og ráðstevnum. Tað eru nógvir ymiskir mátar at halda fundir uppá, so tað er ikki altíð neyðugt at halda ein vanligan fyrilestur. Tú kanst lesa meira um hetta á heimasíðu okkara. Allir felagar hjá okkum í okkara netverki eru eisini útbúnir at halda fundir upp á øðrvísi mátar, soleiðis at sum mest kemur burtur úr fakliga. Tú kanst lesa meiri um til dømis Meetovation á heimasíðuni hjá Visit Faroe Islands - www. visitfaroeislands.com/meetings

Dagfesting og høgtíðir

Kanna, um onnur tiltøk ella ráðstevnur, eru ásett til sama dag sum tín ráðstevna. Hesi tiltøk ella ráð stevnur kunnu hava brúk fyri somu hentleikum og gistingarhúsum sum tú, og tí kann verða plásstrot. Tað er eisini hent at vita, um aðrar ráðstevnur eru fyri sama málbólk aðrastaðni í heiminum. Tað er eisini umráðandi at kanna, um ráðstevnan hjá tær er ein altjóða ráðstevna, um hon til dømis er samstundis sum onkur átrúnaðarlig høgtíð.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Vel rætta gistingarmøguleika Minst til at vera í góðari tíð, so tú ikki ivast í, at pláss er har tú ætlar, at fólkið skal búgva. Á heimasíðuni hjá Visit Faroe Islands sært tú teir ymsu møguleikarnar, og vit kunnu eisini hjálpa tær at finna júst tað rætta til tína ráðstevnu. Fólk á altjóða ráðstevnum vilja ofta hava fleiri møguleikar, tá ið tað ræður um gisting. Ansa eftir, at tað eru møguleikar fyri ymsar prísir. Minst eisini til at kanna prísir við atliti at møguligum lesandi, sum vilja hava bíligar møguleikar, ella um tað eru fólk, ið vilja hava tær bestu tøku umstøðurnar at vera í. Tú mást eisini hugsa um, at tey skulu gista so nær við ráðstevnuhølini sum møguligt, og hvussu er við eitt nú bussi ella øðrum til og frá ráðstevnuhølunum. Tað kann vera torført at vita frammanundan, hvussu nógv fólk koma á ráðstevnu, men royn at bíleggja so neyvt sum til ber. Er hetta ein afturvendandi ráðstevna, kanst tú royna at vita, um tú kanst finna útav, hvussu nógv fólk vóru undanfarin ár. Hotellini kunnu viðhvørt krevja, at tað skal gjaldast eitt lítið gjald við bílegging, og ofta hava tey eisini serligar reglur fyri, um tú ikki skalt hava kamarið kortini. Við at ansa so væl eftir sum gjørligt, sleppur tú vónandi undan at gjalda óneyðugt. Ein PCO kann eisini hjálpa tær at bíleggja hotellkømur. Ein PCO kennir úrvalið og prís og er vanur at tingast við hotell. Ein PCO kann ansa eftir, at avlýsingarfreistir verða hildnar og eisini gera ein lista yvir, hvør býr hvar, og taka sær av møguligum broytingum í bíleggingini. Føroyar er eitt áhugavert stað at hava eina ráðstevnu, tí Føroyar eru so óvanligar. Av somu orsøk kanst tú rokna við, at fleiri koma til Føroya á ráðstevnuna enn vanligt. Royndir vísa, at ofta eru 25% fleiri luttakarar á eini ráðstevnu í Føroyum enn aðrastaðni.

Tú kanst nýta henda listan til at fáa tær eitt yvirlit yvir gistingarmøguleikar:

• Hvussu nógv fólk væntar tú á ráðstevnuna? • Hvussu skal bíleggjast? Skulu gestirnir bíleggja sjálvir, gjøgnum ráðstevnuna ella gjøgnum ein PCO? • Ymsir prísir og ymsir gistingarmøguleikar? • Er morgunmatur við í prísinum? • Nær skal hotellið hava svar uppá, hvussu nógv kømur tú skalt hava? • Hvussu er mannagongdin við innskriving, so at tú sleppur undan óneyðugari tíðarspillu? • Skal avroknast í bólki ella hvør sær?

At koma til og frá • Greið frá busssambandi, hvar ber til at leiga buss, ella hvagar gongur bussleiðin • Shuttle-taxi, hvør bjóðar tað • Leigubilar – hvør hevur leigubilar • Hvaðani og hvagar flýgur Atlantic • Hvussu langt er millum fundarstað og gisting • Hvussu samband fæst við omanfyrinevnda og leinkjur til heimasíður Finn upplýsingar um hetta á heimasíðunum hjá Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Vit kunnu! At marknaðarføra eitt boð Viðhvørt er møguleiki at leggja boðið fyri tey, ið skulu taka endaliga støðu til, hvar ráðstevnan skal vera. Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn kann leggja tær lag á um hetta, eisini um, hvat ið skal til fyri at hava eina flotta framløgu, ella hvat er umráðandi at taka við í framløguna. Ein livandi framløga kann fevna víða, so víða, at tað er hon, sum er avgerandi fyri, um tað verða Føroyar, ið skulu vera vertur. Visit Faroe Islands hevur eisini ein dátugrunn við myndum og filmum, ið kunnu verða læntar til at marknaðarføra Føroyar í framløgum.

Skal faldari gerast?

Summi gera ein lítlan faldara, ið sigur eitt sindur um boðið og kemur við grundgevingum fyri, hví Føroyar skulu veljast. Faldarin kann í tí føri verða sendur altjóða starvsfeløgum og øðrum í tínum netverki, bæði í Føroyum og uttanlands. Ein tílík marknaðarføring er serliga viðkomandi, tá ið tað eru limirnir í felagnum ella fyritøkuni, ið skulu avgera, hvør skal vera næsti vertur.

Fakliga netverkið

Minst til at brúka títt fakliga netverk at tala fyri tínum boðið um, at Føroyar skulu vera vertir. Hetta kann til dømis vera fólk við fakligum royndum, sum ráðstevnan fevnir um, fólk í fyritøkuni ella felagnum ella politikarar, ið kunnu hava positiva ávirkan á avgerðina. Tú kanst eisini vita, um onkur systurfeløg í Norðurlondum vilja stuðla tær við at fáa ráðstevnuna til Føroya.

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING

Skal eg hava ein bás?

Viðhvørt ber til at hava ein bás í sambandi við onnur tiltøk hjá felagnum, her tit kunnu vísa á, at tit hava gjørt eitt boð um at fáa ráðstevnuna hendavegin. Stundum er hetta væntað, men spyr altíð, um tað ber til. Tað kann vera ein góður máti at marknaðarføra ráðstevnuna. Visit Faroe Islands hevur hent tilfar í hesum høpi.

Framsýning av kørmunum

Eftir at boðið er sent inn, kann ein ábyrgdarpersónur fyri ráðstevnur koma at kanna, um føroysku karmarnir kunnu nøkta tørvin á júst hesi ráðstevnuni. Tað kann til dømis vera kapasitetur, logistikkur og ráðstevnuhentleikar. Kanna áðrenn viðkomandi kemur, hvat felagið vil hava greiði á, meðan tey eru her, og um nøkur serlig treyt liggur við vitjanina. Visit Faroe Islands kann hjálpa tær við eini slíkari vitjan.

At hugsa um til framløguna:

• Hvørjum skalt tú leggja fram fyri: stjórnini, nevndini, ella limunum í felagnum? • Hvør og hvussu nógv úr tínum felag vera hjástødd á framløguni? • Hvør sigur hvat? Hetta má vera avgjørt áðrenn framløguna • Hvat hevur tú av tíð? • Eru ávís evnir, ið mugu takast við í framløguna? • Kann PowerPoint nýtast og/ella filmur í sambandi við framløguna?

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Planlegging av ráðstevnu Vanliga hevur tú eitt til tvey ár til at fyri reika ráðstevnu. Hesin parturin skal royna at greiða frá øllum viðurskiftum at taka støðu til í sambandi við bæði stórar og smáar ráðstevnur.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Planlegging og stevnumið Góð planlegging er tað fyrsta, tú skalt hugsa um – helst fleiri ár undan ráðstevnuni, og til hon er liðug og eftirmett. Tað ber í sær, at tú ert tilbúgvin, um okkurt óvæntað skuldi komið fyri, og at tú soleiðis fært savnað teg um tað týdningarmesta á ráðstevnuni. Tú mást so skjótt sum til ber taka støðu til, um bara tú ætlar at leggja til rættis, ella um tú ætlar at biðja ein ráðstevnufyriskipara hjálpa tær. Tú kanst seta teg í samband við Visit Faroe Islands ella Visit Tórshavn og fáa góð ráð, og vit kunnu eisini hjálpa tær við at gera av, um tað er neyðugt við einum PCO. Um so er, kunnu vit eisini hjálpa tær at finna tann rætta, sum best fær hjálpt tær. Set teg í samband við starvsfelagar og onnur í tínum netverki, sum hava hildið eina ráðstevnu, og vita, um tey hava nøkur góð ráð at geva tær, um hvat teimum dámdi, og hvat tú kanska ikki skalt gera.

Úrtøka av ráðstevnuni

Tú mást gera tær greitt, hvat tað fakliga stevnumiðið skal vera við ráðstevnuni. Faklig dygd kann draga stevnufólk, góðar røðarar, miðlar og stuðlar at sær. Ger tær eitt yvirlit, her tú skrivar, hvørjum máli tú ætlar tær at røkka, til dømis luttakaratal, ávísir talarar, fíggjarætlan og miðlakunning. Tú mást millum annað vera til reiðar við hesum spurningum: • Hvat er endamálið við ráðstevnuni? • Hvat skal úrtøkan av ráðstevnuni og tað, at tú ert vertur, verða – fakliga og persónliga? • Er javnvág í fíggjarætlanini – ella er tørvur á fleiri sponsorum? • Eru nøkur serlig krøv frá altjóða felagnum at eftirlíka? • Hvussu hugbindur tú málbólkin? Tá ið tú og møguligi samfyriskiparin hava tikið støðu til alt tað praktiska, er lætt at fáa sama úrslit. Hjá summum er tað siður at leggja tey ymsu stevnumiðini fyri avvarðandi nevndir og fólk til góðkenningar.

Return on investment

Return on investment (ROI) er eitt hugtak, sum ofta verður brúkt í sambandi við ráðstevnur sum leiðregla fyri javnvágina millum útreiðslur og úrtøku. Stuðlar og møguligir samfyriskiparar vilja aloftast hava at vita, hvat tey kunnu vænta av sínari íløgu. Tað kann eisini vera tær til gagns, at tú vilt hava ein stóran ROI. Tann fakliga úrtøkan kann vera torfør at máta sum ROI, tá ið talan er um eina vísindaliga ráðstevnu, men tað ber kortini til. Fleiri ráðgevar bjóða ROI-mátingar, her mannagongdin verður skipað á nøkur kvalitativ parametur fyri ráðstevnur, fundir og stevnur.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Vísindalig nevnd og lokal fyriskipanarnevnd Ein partur av planleggingini til eina ráðstevnu snýr seg um tað fakliga innihaldið: ráðstevnutema, skránna, at velja røðarar, og tá ið framløga skal skipast. Hin parturin er meiri fyrisitingarligur: logistikkur, tilmeldingar og fíggjarstýring. Ofta verður arbeiðið býtt ímillum tvey toymir: ein vísindalig nevnd (Scientific Committee), ið skal taka sær av tí fakliga innihaldinum á ráðstevnuni, og ein lokal fyriskipanarnevnd (Local Organizing Committee), ið skal taka sær av øllum tí fyrisitingarliga, fíggjarliga, praktiska og logistiska. Hesar báðar nevndirnar eru felagið aftan fyri ráðstevnuna. Summar ráðstevnur kunnu eisini hava eina nevnd, ið situr omanfyri hesar báðar, her limir úr altjóða felagnum sita í. Hesar báðar nevndirnar arbeiða tætt saman, og tí eru samskipan og samskifti sera týdningarmikil. Onkur brúkar eina nevnd, og onkuntíð liggur tann fakliga ábyrgdin hjá altjóða felagnum.

Verkætlanarætlan og tíðarætlan

Hóast tú arbeiðir við einari, tveimum ella trimum nevndum, skal leggjast ein arbeiðsætlan, ið skal geva tykkum eitt yvirlit yvir uppgávurnar, fyrst og fremst yvir tiltøk, her ábyrgdin liggur hjá tí lokalu fyriskip anarnevndini. Henda arbeiðsætlan skal hava ein kanningarlista, sum lýsir uppgávurnar. Hvør hevur ábyrgd av hvørjum. Hvørjum hentleikum/tilfari brúk er fyri til hvørja uppgávu. Fíggjarlig viðurskifti. Ábyrgd hjá starvsfólki. Fá tær eitt yvirlit yvir verkætlanina og far ígjøgnum allar uppgávurnar alt eftir, nær tú skalt fara undir hvørja einstaka, og nær tær skulu vera lidnar. Eitt tílíkt yvirlit fer eisini at vísa, hvørjar uppgávur ein av hinum nevndunum skal taka sær av, og hvørjar uppgávur tú skalt taka tær av. Henda ætlanin kann hjálpa tær sera væl og kann vera ein góð leiðregla at halda tíðarfreistirnar. Tá ið tú hevur fingið eitt yvirlit yvir uppgávurnar, tíðarfreistirnar, tað fíggjarliga og tilfeingið, átti tú eisini at kunnað mett, um tú hevur brúk fyri hjálp frá einum PCO, og um tú skalt brúka aðra hjálp, til dømis frá Ph.d– lesandi ella øðrum lesandi at hjálpa tær.

Í yvirlitinum yvir verkætlanina kunnu til dømis vera lýsingar av: • Høvuðsvirksemi • Lutmálini til virksemi • Tíðarfreistir í sambandi við lutmálini • Fíggjarligt tilfeingi • Hvørjum virksemi er tørvur á • Hvørjum tilfeingi er tørvur á • Hvør hevur ábyrgdina av tí ymiska virkseminum • Hvussu skulu ábyrgdarpersónar boða hinum frá statusi í verkætlanini • Tíðarfreistir til tær ymsu verkætlanirnar og lutmálini

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Tíðarlinjan av fyrireikingunum 1/2 ár áðrenn tú sendir boðið inn

• Bræv til tað altjóða felagið (Letter of intent)

2-6 ár áðrenn ráðstevnuna

• Skriva eitt boð (bid) • Marknaðarføring av tínum boðið (bid)

1-2 ár áðrenn ráðstevnuna

• Finn evni fyri ráðstevnuna • Tær báðar nevndirnar skulu skipast (lokala fyriskipanarnevndin og tann vísindaliga nevndin) • Áseting av stevnumiði og succeskriterium • Endurskoða kostnaðarætlanina í sambandi við kostnaðarætlanina frá boðnum • Gera eina fíggjarætlan • Eyðmerking og handfaring av stuðlum og umsóknir til grunnar • Gera ein sáttmála við hotell og ráðstevnuhølir • Faklig skrá • Innbjóðing til fyrilestrarhaldarar • Fyrireika eina sosiala skrá • Samráðingarætlan og marknaðarføringsætlan • Grafiskur identitetur og at senda út First Announcement (innbjóðing) • Stovna eina heimasíðu til ráðstevnuna

1 ár áðrenn ráðstevnuna

• Innsavnan av stuttum vísindaligum samandráttum (abstractum) um ætlaðar framløgur og fyrilestrar (Call for papers) • Fráboðan um fakskriv og fakmiðling um ráðstevnuna • Marknaðarføring av ráðstevnuni á øðrum líknandi ráðstevnum, stevnum og fundum • Avtalur við undirveitarar skal undirskrivast (AV-teknikkur, flutningur, catering o.a.) • Søla av stuðulsmøguleikum • Framsýningarpakkin verður gjørdur

1/2 ár áðrenn ráðstevnuna

• Endurskoðan av kostnaðarætlanini • Senda út Second Announcement við áheitan um tilmelding • Fyrisiting og skráseting av gjaldingum av tilmeldingum, hotelkømrum, og luttakaragjaldi • Stovnan av avgreiðsludeild til fyrispurningar frá luttakarum • Skráseting og skipan av vísindaligum samandrátti (abstractum) • Fáa ferðina og gisting hjá fyrilestrarhaldarum í lag • Fyribils fremjingarætlan og lokalætlan verður gjørd við fundarstaðið • Senda rokning til stuðlar og framsýnarar • Bílegging av abstractbók og skipa vælkomu- og kunningartilfar • Útvega sær fólk til at fyrireika ráðstevnuna

Vikurnar áðrenn ráðstevnuna

• Endaliga talið á luttakarum verður kunngjørt undirveitarum • Luttakarataskur verða pakkaðar • Navnaskeltir verða gjørd

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

• Gjøgnumgongd og fyrikunning (briefing) av veitarum um at fullføra ráðstevnuna • Útvega tær fólk til on-site • Fremja miðlaætlan (tíðindaskriv og innbjóðing til tíðindafundir) • At fáa skeltir og pynt annars til vega • Taka ímóti framsýningarbásum • Uppsetan av sýningarveggjum (møguliga uppslagstalvur)

Ráðstevnudagin

• Skráseting av luttakarum og útvega hvørjum einstøkum eina ráðstevnutasku • Taka gjaldingar inn • On-site skráseting • Alt samskifti við hotell og fundarstað • Tíðindafundur

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Eitt grønt og burðardygt tiltak Sum fyriskipari av einari ráðstevnu kanst tú við góðari samvitsku halda eina grøna og burðardygga ráðstevnu. Niðanfyri er ein listi, ið kann hjálpa tær við at gera tína ráðstevnu grøna, burðardygga og umhvørvisgóða. • Ráðstevnuhentleikar nær við býin, so til ber at fara til gongu • Áheitan og møguliga krøv til matveitarar um hølir, helst til vistfrøðiligan mat • Vistfrøðiligt kaffi og te • Bjóða kranavatn í staðin fyri fløskuvatn. Minnist til at siga, at føroyskt kranavatn er eitt tað besta í heiminum • Ikki nýta einnýtis borðbúnað • Minnist til at seta ruskposar upp og eisini at hava eitt stað at koyra fløskur í, so tær kunnu endurnýtast • Hugsa um streymnýtsluna til ráðstevnuna

Val av hotelli

• Greið endiliga gestunum frá hotellinum og teirra umhvørvishugburði

Grønur luttakari

• Greið luttakarunum frá, hvussu teir kunnu vera grønir við t.d. at sløkkja ljósið, sjónvarp og annan elektronikk eftir sær, og at brúka t.d. sama kopp, sama handklæði umaftur

Tilfar

• Tilfar tøkt á elektroniskum tólum • So lítið pappírsrusk sum møguligt – avmarkað prentað tilfar • Brúka burðardyggar posar ella ongan posa (minst til at hava eitt ílat til vesku) • Brúka endurnýtslupappír, um neyðugt er at brúka pappír • Nýt grønar veitarar

Skráseting

• Brúka elektroniska skráseting • Navnaskeltir gjørd úr endurnýtslupappíri • Bið endiliga luttakararnar bera navnaskeltir, lummar, reimar o.a. aftur, so tað kann endurnýtast

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Fíggjarstandur og fyrireiking til kostnaðarætlan Tað er sera umráðandi altíð at hava gott yvirlit yvir fíggjarligu støðuna í sambandi við eina ráðstevnu. Arbeiðir tú saman við einum PCO, er tað yvirhøvur hann, ið tekur sær av tí. Ein PCO kennir til teir ymsu prísirnar á gistingarhúsum og hjá veitarum, og soleiðis fær viðkomandi gjørt eina nøktandi kostnaðar ætlan, eina váðagreining, og fáa greiði á spurningum um MVG og trygging.

Fígging og fíggjarligt stevnumið

Vanliga er úrtøkan av eini ráðstevnu góð. Tað eru nógvir mátar at fíggja eina ráðstevnu. Umframt luttakaragjald kann fígging fáast við stuðli, framsýningum, grunnum og myndugleikum. Tú kanst leggja tær trý ymisk stevnumið: Hvat vilt tú? Hvat er worst-case? Og hvat er break-even? Hesi trý stevnu miðini eru góð at hava sum leiðbeining, tá ið kostnaðarætlan skal leggjast, og avgerð skal takast um útreiðslurnar.

Undanfígging

Flestu inntøkurnar koma ofta frá luttakaragjaldinum. Áðrenn hesi gjøld koma, skulu nakrar útreiðslur gjaldast. Útreiðslur til fyrstu innbjóðingina (First Announcement) og at stovna heimasíðu eru dømir um slíkar útreiðslur. Tí er ein av fyrstu avbjóðingunum at útvega pengar fyri at kunna fara undir fyri reikingarnar til eina ráðstevnu. Undanfígging kann fáast upp á nógvar ymiskar mátar. Viðhvørt ber til at læna Seed Money frá altjóða felagnum. Hetta er ein føst, ofta rentufrí, upphædd, ið verður lænt út til feløgini, og sum skal gjaldast aftur eftir ráðstevnuna. Tú kanst eisini biðja um eitt kassalán ella eitt lán úr einum banka til at varðveita gjaldførið. Ein PCO fær ivaleyst hjálpt tær við hesum.

Legg eina realistiska kostnaðarætlan

Sama um tú fært tær ein PCO aftrat tær, ella bara tú stýrir fíggingini, so er umráðandi at leggja eina neyva og realistiska kostnaðarætlan sum til ber við inntøkum og útreiðslum. Ætlanin skal vera so neyv sum til ber, soleiðis, at tú altíð hevur eitt yvirlit yvir tað fíggjarligu gongdina. Minst til at hava tær smáu upphæddirnar við, eitt nú ferðing aftur og fram, telefon og postgjøld. Inntøkusíðan kann vera torfør at meta um, tí tað ber ikki til at vita frammanundan, hvussu nógv fólk koma, ella hvussu nógv fara at sýna fram til dømis. Er bjartskygnið ov bjart, kann tað enda við undirskoti.

Luttakaragjald

Luttakaragjaldið er ofta ein hornasteinur í fíggjarætlanini fyri eina ráðstevnu. Luttakaragjaldið skal tí samsvara við útreiðslurnar í kostnaðarætlanini. Umframt atgongd til sjálva ráðstevnuna, skal luttakara gjaldið millum annað eisini fevna um mat, flutning og sosial tiltøk. Altjóða felagsskapurin kann hava eitt mark fyri, hvussu stórt luttakaragjaldið kann vera – minst tí til at kanna, um hetta er galdandi fyri tína ráðstevnu. Tað kann vera, at títt felag skal gjalda altjóða felagnum, ið stendur fyri ráðstevnuni, fyri ómakin. Tað er eisini vanligt, at summir luttakarar gjalda einki fyri at vera við, eitt nú key note speakers og fyriskiparar annars. Onnur skulu kanska hava avsláttur, til dømis lesandi.

Gjaldføri

Í kostnaðarætlanini skal eisini standa, nær gjaldfreist er. Eru brádliga fleiri útreiðslur enn inntøkur, so hevur tú ein trupulleika við gjaldførinum. Skulu stórar rokningar gjaldast, áðrenn inntøkurnar eru komnar, so kann gerast neyðugt at taka lán. Eitt yvirlit yvir gjaldførið kann vísa tær, nær ráðiligt er at fara undir at savna pengar saman. Tá ið tú letur tilmeldingina upp, koma pengar í kassan, og teir

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

kunnu brúkast til útreiðslurnar, so hvørt tær vísa seg. Tú kanst eisini hyggja at, hvat tað kostaði seinast, ráðstevna varð hildin, og nær tey fóru at melda seg til. Hetta gert tú við at seta teg í samband við vertin, sum var seinast. Fyri at lokka fólk at melda til so tíðliga sum møguligt, kanst tú brúka tað, ið rópt verður early-bird-avsláttur, og seta prísin upp til last minute arrivals. Soleiðis koma tær flestu tilmeldingarnar tíðliga, og peningarenslan verður lagalig.

Meirviriðisgjald

Ráðstevnur eru fult MVG-skyldugar eftir vanligu ásetingunum í MVG-lógini. Tað merkir, at fyriskiparin skal vera MVG-skrásettur og skal leggja MVG á luttakaragjald og sølu annars. Sum MVG-skrásettur eigur hann rætt til endurrindan av keyps-MVG eftir vanligu reglunum í §16 í MVG-lógini. Tað vil siga tað sama sum øll onnur MVG-skrásett. Útlendskar fyritøkur kunnu søkja um at fáa MVG endurrindað. Tó kann ein útlendsk fyritøka bara fáa MVG endurgoldið upp á sama máta sum ein MVG-skrásett føroysk fyritøka eisini hevði kunnað fingið.

Stuðulsgrunnar og aðrar stuðulsskipanir

Ofta ber til at fáa góða hjálp úr stuðulsgrunnum og øðrum stuðulsskipanum. Í sambandi við gransking og onnur sløg av verkætlanum er møguligt at útvega pengar gjøgnum fundraising. Bæði privatir og almennir grunnar og skipanir veita stuðul til feløg, menning og nýskapan. Umsóknarfreistirnar og krøvini kunnu vera sera ymisk og viðhvørt eisini inni í sama grunni – tað valdast, hvat søkt verður um. Tað er eitt gott hugskot at kanna í góðari tíð, hvørji krøvini eru, tí hjá summum skal umsóknin vera inni eitt ár áðrenn søkt verður um stuðulin. Ásetingar um freist standa á heimasíðunum hjá grunnunum.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

At vinna pening við framsýningum Ofta eru tvey sløg av framsýningum: ein faklig og ein handilslig.

Faklig framsýning

Tað eru oftari fleiri fakligar framsýningar at síggja frá altjóða felagsskapum. Tær hava yvirhøvur okkurt tilknýtið til ráðstevnuna, tær eru á. Hetta kann t.d. vera okkurt gott úrslit hjá felagsskapinum, onkur áhugaverd verkætlan ella okkurt líknandi. Vanliga er eingin inntøka av tílíkum framsýningum.

Handilslig framsýning

Ein góður møguleiki fyri inntøku kann vera ein handilslig framsýning, har t.d. fyritøkur vísa summi produkt hjá sær. Hesar framsýningar skulu sjálvsagt hava okkurt til felags við sjálva ráðstevnuna. Á eini medisinskari ráðstevnu kundi tað t.d. verið onkur, sum framleiðir medisin ella tekniska útgerð. Soleiðis kunnu hesar fyritøkur koma í samband við sín málbólk. Tann upphæddin, sum ein fyritøka rindar fyri at vera sjónlig á einari ráðstevnu, kann gera mun, tá ið tað ræður um tað fíggjarliga. Tað kann eisini gagna virðingini fyri ráðstevnuni. Fyri at tryggja sær at fólk síggja hesar framsýningar, kunnu tær verða skipaðar soleiðis, at tær eru í sama rúmi, sum fólk eru í t.d. kaffisteðgi. Til ber eisini at blanda fakligar framsýningar saman við tær handilsligu. Tað kann gera sítt til at fáa ráðstevnuna meiri fakliga áhugaverda.

At selja framsýningarbásar

Ger sølutilfar, sum greiðir frá marknaðarføringarfyrimunum, við at hava ein bás á ráðstevnuni. Ein ætlan skal leggjast á básin við sølutilfari við eini lýsing og einum yvirliti yvir tekniskar møguleikar á básinum. Ger tær ein lista við møguligum fyritøkum, sum kundu havt áhuga í einum tílíkum bási, og send teimum henda samlaða pakkan. Eitt gott hugskot er at geva teimum nakrar dagar at umráða seg í, og síðan at ringja til tey, so tú fært betur møguleika at selja teimum ein bás, t.d. við at greiða teimum nærri frá málbólkininum og virðinum av ráðstevnuni. Hetta er tað, ið gevur bestu møguleikar at fullføra søluna.

Jura, avtalur og tryggingar Tað er sera umráðandi, at tað juridiska grundarlagið fyri ráðstevnuna er í lagi. Tú mást ansa eftir ikki at binda teg til nakað, sum tú ikki klárar at halda. Lat ongantíð nakran iva vera um tað, tú hevur avtalað. Tað besta er at fáa avtalur í lag við gistingarhús, ráðstevnustøð, fyrilestrahaldarar, framsýnarar, bussar/bilar o.s.fr. Tað er eisini sera umráðandi, at tú leggur upp fyri teimum reglum, sum eru fyri bíleggingar og avboð. Syrg fyri at skera alt út í papp, og at avtalur ikki eru til at misskilja. Hetta fer ein samstarvsfelagi hjá tær at vera væl nøgdur við.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Soleiðis verður ráðstevnan fakliga áhugaverd Støðið undir eini ráðstevnu er sjálvandi tann fakliga skráin. Ein skrá kann setast saman upp á nógvar mátar, men tað er óvist, at tú verður tann, ið skipar hana. Ofta koma uppskot til skránna inn sum stuttir samandráttir av vísindaligum tekstum (abstrakt), sum øll verða viðgjørd, áðrenn eitt verður valt út til skránna. Viðhvørt hevur tann lokali fyriskiparin ávirkan á skránna og kann vera við til at skipa hana. Hetta kann t.d. vera við innsløgum, sum kunnu hava okkurt samband við felagið hjá fyriskiparanum. Tað er umráðandi hjá tær at kanna, hvat verður væntað av tær í hesum sambandi. Er tað tú, ið skal skipa skránna, kanst tú umráða teg, longu tá ið tú setir ta fakligu nevndina (Scientific Commitee): • Hvør skal vera við í nevndini? • Hvussu nógvir limir skulu vera í nevndini? • Hvussu skulu uppgávurnar býtast millum limirnar? • Hvussu nógva tíð skal hvør limur hava til uppgávurnar? • Hvat er arbeiðssetningurin hjá nevndini? Nevndin skal eisini taka avgerð um tíðarætlanina og bygnaðin í skránni: • Hvussu nógv faklig spor skal ráðstevnan hava? • Hvussu nógv tíð skal setast av til hvørja framløgu? • Skulu fyrilestrarhaldarar bjóðast, ella skulu teir verða valdir eftir sínum samandrátti (abstrakt)? • Hvussu skal skráin skipast: alfundir, fleiri smærri fundir samstundis, poster-board framløgur ella okkurt tílíkt? • Kreativ element ella aktivitetir í sambandi við ráðstevnuna Tá ið tit skulu fyrireika alfundir ella fleiri smærri fundir, er tað eitt gott hugskot at brúka eitt gittarskema. Har seta tit fyrst alfundin inn, og síðan seta tit hinar smærri fundirnar og aktivitetirnar inn.

Stuttur samandráttur av vísindaligum teksti (abstrakt)

Ein máti at fáa fakligan íblástur til ráðstevnur er at koma við einari heildareggjan – einum call for papers – til at senda dømir inn til tykkum, skrivað sum samandráttur. Til hetta er skulu tey skriva ein tekst, sum skal vera 200-500 orð. Í hesum sambandi mugu tit sostatt eisini avráða hetta: • Hvussu langur kann samandrátturin vera (hvussu nógv orð)? • Á hvørjum máli skal hann vera skrivaður? • Hvørjar skulu treytirnar vera fyri, at samandrátturin skal góðkennast ella ikki? • Hvussu handfara tit støðuna, um tað koma fleiri samandráttir enn væntað? • Hvussu gera tit við samandráttir, ið koma eftir, at seinasta freist hevur verið? • Skulu teir gevast út í bóklingum, á básum/plakatum ella talgilt ? • Hvør skal umseta, prenta o.s.fr.? • Skal tað vera eitt innihaldsyvirlit eftir høvunda, lyklaorðum, heiti ella onkrum heilt øðrum? • Skulu tað vera vanligir poster-boards, ella skulu tit eisini hava e-posters? Og skulu teir støðugt skiftast út, ella skulu teir vera fastir? Hugsið eisini um, hvussu og hvar til ætla at taka ímóti samandráttunum. Tað vanliga er, at teir verða sendir við telduposti ella verða sendir upp á heimasíðuna hjá ráðstevnuni. Teir samandráttirnir, ið

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

verða valdir út til at leggjast fram, kunnu eisini koma við í bóklingin. Hesin bóklingurin kann verða latin luttakarun um, tá ið teir koma, ella talgilt á sjálvari ráðstevnuni. Um tit vænta nógvar ymiskar framløgur, er gott at gera sær eina flokkingarskipan við kodum fyri tey ymisku evnini. Soleiðis verður lættari hjá tí fakligu nevndini at meta um teir innkomnu samandráttirnar. Tað kann henda, at onkur samandráttur ikki verður brúktur. Fyri at sleppa undan hesum, ber til at siga, at hvør persónur bara kemur við einum samandrátti. Tað ber eisini til at gera fleiri posterboards framløgur ella at gera bíðilista. Tað kann eisini henda, at tilmeldað ikki koma. Tá ið tit senda váttanina fyri samandráttin, verður mælt til, at tit senda dagfesting, tíð og stað fyri framløguna. Tað ber eisini til at senda eitt yvirlit yvir hini, ið skulu hava framløgu á sama alfundi, ella samstundis á øðrum fundi.

Fundarfrágreiðingar

Summir fyriskiparar samla útvaldar fyrilestrar í fullari longd frá ráðstevnuni í ein bókling – prentaðan ella talgildan bókling. Hesir bóklingar kunnu vera við í tilmeldingarprís inum, men kunnu eisini setast til sølu eftir ráðstevnuna. Tað er rættiliga vanligt, at tað tekur 6-12 mánaðir at savna og skipa bóklingin.

Fyrilestrarhaldarar

Røðarar, pallborðsfólk og key note speakers eru tey, ið skulu tryggja, at ráðstevnan verður væleydnað. Tað eru ofta tey, og teirra framløgur, sum draga luttakarar til sín, og tey kunnu veljast út frá t.d. hesum: • Hvussu riggar teirra boðskapur til stevnumiðið á ráð stevnuni? • Kunnu tey draga fleiri luttakarar til ráðstevnuna? • Eru tey kend og vird í síni vinnugrein? • Hevur nakar tykkara, ella nakar tit kenna, verið til fyrilestur hjá teimum fyrr? • Duga tey skemtiliga, livandi og sannførandi og áhuga vert at siga frá sínari vitan?

Tulking á framløgum

Er brúk fyri tulkum á ráðstevnuni, er gott at hava tveir tulkar til hvørt málið. Tulking er ymisk. Tulkast kann beinleiðis við, at tulkurin umsetur so hvørt, ella hann umsetir brot fyri brot. Tað er eisini umráðandi at kanna, um brúk er fyri teknmálstulki. Í tí føri er gott at hava tveir.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Verið kreativ Tað er sera umráðandi at hava kreativ tilfarslið og aktivitetir við á ráðstevnuni. Hetta kann kveikja luttakaran, og hann lærir skjótari og lættari. Sum fyriskipari kanst tú gera nógv ymist. Tú kanst til dømis seta borð og stólar øðrvísi upp, hava øðrvísi steðgir ella okkurt annað. Er ráðstevnustaðið úti í náttúruni, ber eisini til at gera okkurt eitt sindur meira aktivt, sum t.d. walk n’ talks, uttandura kappingar ella okkurt eitt sindur villari, um fólk vilja tað. Ofta er tað eitt gott hugskot at hava ráðstevnutemaið í huga til teir kreativu aktivitetirnar, fyri at styrkja tað fakliga innihaldið. Steðgir eru eisini umráðandi, tí her kunnu luttakararnir lata alla sína nýggju vitan sodna. Tað er eisini her, at tey kunnu heilsa upp á gamlar starvsfelagar og møguliga eisini nýggjar. Tað skal vera ein passandi rútma í skránni, har mann kann vera fokuseraður, og har mann kann vera avslappaður. Somuleiðis skal vera javnvág í skránni millum tað fakliga og tað sosiala. Brúka uppihaldsstovur við framsýningum at byggja undir netverksvirksemi.

Set tíð av til sosialar upplivingar Vitanin verður givin víðari inni í ráðstevnusalinum, men íblásturin kann líka so væl koma uttanfyri salin. Varir ein ráðstevna longri enn ein dag, kann tað vera gott at sleppa út at síggja okkurt annað enn ráðstevnuhølið. T.d. kanst tú hava eina móttøku í onkrum av móttøkuhúsunum hjá kommununum, hava ein fínan døgurða á einum av hotellunum ella einum, av teimum mongu matstøðunum ella fara eina útferð, har tey kunnu síggja eitt sindur av okkara flottu náttúru ella uppliva okkurt í henni. Okkara samstarvsfelagar hava fleiri ár á baki, tá ið tað kemur til at skipa fyri túrum og útferðum í Føroyum, og tey vilja fegin hjálpa tær. Tey duga sera væl at finna júst tann aktivitetin, ið hóskar best til tína ráðstevnu ella fund. Tey kunnu eisini hjálpa tær at finna tað rætta staðið at hava móttøku, sum er í samsvari við temaið á ráðstevnuni.

Stásdøgurði

Fleiri støð í Føroyum eru væl egnað til ymisk sløg av stásdøgurðum – alt frá smáum fundum til heilar ráðstevnur við 400 fólkum. Vit hava nógv søgulig hús í Føroyum, sum eru bygd um til matstovur. Hesar matstovur kunnu geva øðrvísi karmar, og ein tílík løta kann vera stak hugnalig til at samansjóða luttakararnar á eini slíkari ráðstevnu. Tað kann beinleiðis stimbra tað fakliga á ráðstevnuni heilt øðrvísi. Eru matstovurnar ov smáar, ber til at vera í størri høli, og bíleggja catering. Eisini hava hotellini stór hølir at bjóða tær.

Maki

Tað kann henda, at luttakararnir hava tikið makan hjá sær við, og tá kann tað vera ein góður máti at taka makan við upp í skránna. Summir luttakarar koma nakrar dagar áðrenn ella fara nakrar dagar eftir, at ráðstevnan er av.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Marknaðarføring av ráðstevnuni Marknaðarføringin av einari ráðstevnu er ikki nógv øðrvísi enn vanlig marknaðarføring av einum produkti. Tað skal vera eitt ávíst snið og tóni, og tú skalt eisini minnast til at brúka eitt ávíst skriftslag og ávísar litir og endiliga minnast til búmerkið. Áðrenn ein marknaðarføringarætlan verður send avstað, er umráðandi at vita, hvør málbólkurin er. Tú mást sostatt leggja eina ætlan við kostnaðar yvirliti, so at tú fært tikið støðu til spurningarnar: • Hvør er málbólkurin: vinnufólk, miðlafólk, ávís feløg o.s.fr. • Hvørjar miðlar skalt tú brúka? • Hvussu skulu sniðið og tónin vera? • Hvør er ábyrgdarpersónur? • Hvat er kostnaðarætlanin fyri marknaðarføringina? Nakrar ráðstevnur hava verið fyrr, og tá vita tey, hvønn málbólk tey høvdu. Ofta hava tey goymt ymiskt tilfar, sum tú kanst fáa frá teimum. Alt eftir hvussu innihaldið er á ráðstevnuni, kanst tú velja at hava siðbundnar mátar at marknaðarføra og samskifta við. Summar ráðstevnur vilja vísa, at tær eru kreativar og innovativar, meðan aðrar vilja vísa, at tær eru seriøsar og vísindaligar. Neyðugt er, at hetta samsvarar við tað fakliga innihaldið á ráðstevnuni. Tú kanst lýsa nógvastaðni: sosialir miðlar, títt netverk, aðrar ráðstevnur, og soleiðis ber til at gera fólk varug við tína ráðstevnu. Eitt gott hugskot er at brúka nøvnini á key note speakers og hinum fyrilestrarhaldarunum í sjálvari marknaðarføringini av ráðstevnuni.

First Announcement

Tað fyrsta samskiftið við málbólkin er vanliga tað, ið verður rópt First Announcement. Hetta lýsir dag, stað, tað fakliga temaið og vísir eisini á eina heimasíðu við nærri kunning. First Announcement er vanliga ein faldari ella ein bóklingur, sum eisini kann vísa á, hvat ein kann vænta at uppliva uttanfyri ráðstevnuna. Til hetta kanst tú leita tær ráð í tí uppskotinum, sum tú longu hevur skrivað. Tað, ið vísir seg at virka best, at senda eina First Announcement og síðan at senda eina talgilda innbjóðing út, har tey kunnu koma víðari inn á eina heimasíðu at melda til. Heimasíðan skal vera tøk og rigga, sum hon skal, tá ið First Announcement fer út, tí ein leinkja til hana skal vera við har. Ein lættur og bíligur máti at fáa boðskapin runt er at broyta signatur á teldupostinum og minnast til búmerki, dato og leinkja til heimasíðuna.

Heimasíða

Ráðstevnuheimasíðan skal lýsa hugskotið við ráðstevnuni, vísa á tíð og stað, kunning um ráðstevnu býin og fyribilsskrá. Heimasíðan skal dagførast javnan, og til ber at víðka kunningina, tá ið skráin er klár. Tað er best, at heimasíðan verur gjørd í eini CMS-skipan, har serligir heimasíðueginleikar ikki eru neyðugir. Tað er eisini vanligt, at tilmeldingarnar koma gjøgnum heimasíðuna. Í Føroyum eru fleiri, sum kunnu hjálpa tær við at gera eina heimasíðu. Tað eru eisini miðlar, sum tú kanst brúka til at gera tær eina heimasíðu, t.d. Wordpress.com.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Brúka fjølmiðlarnar

Nýt fjølmiðlarnar bæði fyri og eftir ráðstevnuna, men eisini meðan ráðstevnan er. Bara tað, at tú hevur vunnið ráðstevnuna, eru tíðindi, ið skulu út í fjølmiðlarnar. Umrøða í fjølmiðlunum er ein effektivur máti at fáa sín boðskap út til rætta málbólkin, og tað kostar ikki meira enn tað arbeiðið, sum verður lagt í at orða eitt tíðindaskriv og seta seg í samband við fjølmiðlar nar. Finn útav um tað er tú ella altjóða felagið, ið skal standa fyri tíðindaskrivi til fjølmiðlarnar. Tað ber eisini til at býta tað upp í ymsar bólkar, t.d. fjølmiðlar her heima og altjóða fjølmiðlar. Tað er eisini neyðugt at gera mun á teimum vanligu fjølmiðlunum og teimum meiri vísindaligu. Teir vísindaligu fjølmiðlarnir kunnu koma nærri tí rætta málbólkinum.

PR-ráðgevar

Tað kann vera, at tú hevur ein persón hjá tær, sum er vanur at skriva tíðindarskriv. Um ikki, kanst tú leita tær hjálp hjá einum PR-ráðgeva. Ein PR-ráðgevi veit, hvussu fjølmiðlafólk arbeiða, og hvussu eitt skriv skal orðast, um tað skal koma í fjølmiðlarnar. Hetta er kanska serliga galdandi, tá ið tú skalt senda eitt tíðindaskriv til altjóða fjølmiðlarnar. Á næstu síðu er eitt yvirlit yvir, hvussu ein miðlatíðarrás kann síggja út.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Sosialir miðlar Sosialir miðlar, so sum LinkedIn, Twitter og Facebook kunnu eisini brúkast í marknaðarføringini av eini ráðstevnu. Hetta er bíligt og kann stuðla tí fakliga, um rætt verður atborið. Her ber eisini til at fáa hjálp frá tínum persónliga netverki at marknaðarføra, t.d. við at deila uppsløg, sum tú leggur út. Tú kanst eisini leggja kunning út í smáum bitum – brellbitum – soleiðis, at tú alla tíðina ger lesaran varugan við okkurt nýtt, eisini soleiðis, at tú ikki leggur ov nógva kunning út í senn, tí tað kann møða lesaran, og tí lesur hann ikki alt. T.d. kanst tú onkran dag leggja okkurt út um onkran key note speaker, onkran dag onkran film ella myndir, ein annan dag okkurt um aktivitetir í býnum, sum passa til ráðstevnuna o.s.fr. Hetta kann gera sítt til, at lesarin alla tíðina varnast kunning um tína ráðstevnu. Tú kanst eisini brúka bloggar, har tú kanst seta hol á fakligt samskifti og kjak, áðrenn ráðstevnan byrjar. Hetta ber í sær, at luttakarar kunnu læra hvør annan at kenna, áðrenn ráðstevnan verður sett. Soleiðis kunnu tey eisini fáa innlit í sjónarmiðini hjá hvør øðrum. Hetta styrkir haraftrat ráðstevnuna fakliga. Til ber eisini at fáa key note speakers at vera virknar í hesum kjakunum fyri at breiða boðskapin út á ráðstevnuni.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Miðlatíðarrás Áðrenn tú bjóðar upp á eina ráðstevnu:

• Tað, at tit royna at vinna eina stóra altjóða ráðstevnu, eru tíðindi í sær sjálvum.

Tá ið tað verður bjóðað – 2-6 ár áðrenn ráðstevnuna:

• Umtala í fjølmiðlunum, bæði í fakmiðlum og í altjóða miðlum, kann vera sera umráðandi, tá ið tað ræður um at avgera, hvør skal vinna ráðstevnuna. Hava fjølmiðlarnir her heima røtt nógv um ráð stevnuna, er einki at ivast í, at áhugi er fyri henni.

Tá ráðstevnan er vunnin:

• Valið verður kunngjørt bæði í fakmiðlum og tíðindamiðlum • Ein miðlaætlan verður gjørd, sum lýsir teir miðlarnar og miðlafólkini, ið skulu arbeiða við hesum heima og uttanlands. Eitt tíðindatema, ið kann selja ráðstevnuna í miðlunum, skal gerast, • Cases verða avtalaðar við fólk og fyritøkur, sum hava samband við ráðstevnuna • Heimasíða og First Announcement verða gjørd. Minst til at velja eitt gott navn til ráðstevnuheima síðuna í góðari tíð. Kanna møguliga við altjóða felagnum.

1 ár áðrenn ráðstevnuna:

• Miðlaætlanin skal endurskoðast. Hevur áhugin fyri ráðstevnuni verið lítil, má streingjast meiri á miðlarnar. • Avgerð skal takast um, í hvussu stóran mun fakmiðlar skulu bjóðast við á ráðstevnuna. • Leinkjur, ið sipa til ráðstevnuheimasíðuna, skulu fáast út á viðkomandi heimasíður.

1/2 ár áðrenn ráðstevnuna:

• Miðlaætlanin skal aftur endurskoðast. Tíðindaskriv skulu gerast, sum eisini kunnu vera innbjóðingar til miðlarnar. • Tíðindaskriv geva eisini interview-, mynda-, og sjónvarpsmøguleikar áðrenn ráðstevnuna, og meðan ráðstevnan er.

Vikurnar áðrenn ráðstevnuna:

• Fjølmiðlarnir, ið eru tilmeldaðir, fáa tey neyðugu tíðindaskrivini. • Ein ætlan verður gjørd soleiðis, at um t.d. ein key note speaker skuldi givið avboð, verður tað alt fyri eitt rættað í miðlunum.

Meðan ráðstevnan er:

• Hjálp skal vera tøk hjá miðlafólkunum. • Tryggjast skal, at ráðstevnuskriv, úrslit o.a. eru tøk bæði prentað og á netinum. Ráðstevnuheimasíðan skal dagførast javnan við myndum og frásagnum. • Úrslit og avgerðir frá sjálvari ráðstevnuni skulu miðlast til felagsskapir, fagfeløg og til almenningin. Eru tað kanska úrslit frá ráðstevnuni, ið kunnu gagna landi og fólki?

Eftir ráðstevnuna:

• Miðlarnir fáa úrslitini av ráðstevnuni – helst við casum. • Myndir o.a. verða løgd út á ráðstevnuheimasíðuna. • Tak støðu til, hvussu leingi heimasíðan skal vera tøk.

PLANLEGGING AV RÁÐSTEVNU

Samskift við røðarar og luttakarar Samskift so hvørt við teir skrásettu luttakararnar, røðarar, key note speakers o.o. Hetta kann verða gjørt á heimasíðuni, sosialu miðlunum og við telduposti. Syrg fyri at fáa teldupostadressurnar frá øllum luttakarum og ger mailinglistar. Hetta kann vera um skránna, praktiska kunning av ymsum slag og vanlig marknaðarføring av ráðstevnuni og Føroyum. Stovna møguliga fleiri mailinglistar um neyðugt er at kunna ymsar bólkar við ymiskum tilfari.

Pass, visum, veður, gjaldoyra o.a.

Pass, visum og onnur formlig viðurskifti mugu vera í lagi, tá ið fólk koma til Føroya. Minn tey á at kanna reglurnar fyri hetta í góðari tíð. Tað kann gerast á heimasíðuni hjá Visit Faroe Islands, hjá politinum og á heimasíðuni hjá danska uttanríkisráðnum. Til ber at seta seg í samband við donsku sendistovuna ella konsulátið, har tey búgva.

Praktisk kunning

Saman við innbjóðing til ráðstevnuna (First Announcement) kanst tú kunna um onnur praktisk viðurskifti, so sum: • Føroyskar tollreglur • Upplatingartíðir í handlum og bankum • Gjaldoyra og nýtsla av gjaldskortum • Roamingreglum og hvørji telefeløg bjóða fríða roaming í Føroyum, og hvørji ikki gera tað • Veður og vind og klæðir

Second Announcement

6-12 mánaðir undan ráðstevnuni eigur yvirskipaða skráin at vera klár.

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

Sjálv ráðstevnan Nógvar praktiskar uppgávur skulu avgreiðast í vikunum undan ráðstevnuni, og meðan ráðstevnan er. Vit fara ígjøgnum tær í triðja kapitli. Ongar ráðstevnur eru eins, og tí er neyðugt at seta fokus á tað, sum hevur týdning fyri teg.

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

Samskifti og uppgávubýti Av tí at nógvar uppgávur eru at avgreiða undan eini ráðstevnu er gott at fáa hjálp frá einum PCO, fundarstaðnum ella altjóða felagnum. Soleiðis fært tú møguleika fyri at vera ein uppaftur betri vertur fyri luttakararnar.

Samskiftisvegir

Tá ið alt skal ganga upp í eina hægri eind undan ráðstevnuni er brúk fyri nógvum samskifti. Tí verður mælt til at brúka samskiftisvegir, sum virka. Telefonlistar, teldupostlistar, sosialir miðlar og ymsar appur virka væl. Tað er eisini av týdningi, at verkætlanarleiðari veit, um uppgávur eru gjørdar og at boð eru fingin.

Kekklistar

Legg eina góða verkætlan og halt teg til kekklistar. Broytingar í evstamørkum fyri eitt nú leveringar kunnu tykjast óviðkomandi. Kortini kunnu slíkar broytingar hava avleiðingar fyri onnur, sum bíða eftir teimum. Hygg javnan í kekklistar og gev verkætlanarleiðaranum boð um frávik.

Ábyrgdarbýti

Syrg fyri at øll vita, hvat teirra leiklutur og ábyrgd eru, tá ið samskiftislinjan verður løgd. Tað er umráðandi, at øll vita hvør vísir til hvønn – serliga um nógv sjálvboðin eru við.

Sjálvboðin arbeiðsmegi Sjálvboðin kunnu loysa nógvar av teimum praktisku uppgávunum undan ráðstevnuni, og meðan ráðstevnan er. Ofta eru lesandi áhugað í sjálvbodnum uppgávum, har tey í avmarkaðan mun sleppa at vera partur av ráðstevnuni og fáa møguleika til at koma í prát við serfrøðingar. Hetta er eisini gott á teirra CV. Síðan skal ein persónur hava ábyrgdina av teirri sjálvbodnu arbeiðsmegini.

Sjálvboðin kunnu hjálpa við:

• At pakka ráðstevnutaskur við tilfari • Seta postaraframsýningina upp • Heinta luttakarar í Vága Floghavn • Manna kunningardiskar á ráðstevnustaði og hotellum • Hava skrásetingina um hendi • Geva navnaskelti og ráðstevnutaskur • At manna klædnarúm og vera vaktir við inngongdir • Ferðaleiðarar fyri talarar • Upprudding eftir ráðstevnuna

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

Ymiskar veitingar Ráðstevnutaskur

Vanliga fáa ráðstevnuluttakarar eina ráðstevnutasku við skrá, luttakaralista, bók við abstracts, gávum og tilfari frá sponsorum. Hetta kann taka langa tíð at pakka, og tí er gott, um sjálvboðin kunnu gera tað.

Postaraframsýning

Postaratalvurnar verða ofta settar upp beint undan ráðstevnuni, og tað tekur tíð at seta tær upp. Tær kunnu bæði miðla vísindalig úrslit og handilsligar framsýningar.

Teknisk útgerð

Modernað AV-útgerð skal vera í lagi og upp á pláss. Tosið við teknikarar á ráðstevnustaðnum og roynið útgerðina væl áðrenn ráðstevnuna. Teknisk útgerð er m.a. teldur, uppvørpur, mikrofonir, ljós, ljóð, stórskermar við nærmyndum av talara, hoyritelefonir og teknikkur í sambandi við tulking.

Stroyming

Tær ymsu framløgurnar á ráðstevnuni kunnu stroymast um alnetið, har áhugað kunnu hyggja og lurta, kjakast við luttakarar og kanska seta spurningar. Hetta verður eisini kallað webinar.

Matur og drekka

Matur og drekka kann ofta bíleggjast frá ráðstevnustaðnum, ella at biðið verður um tað frá einum veitara. Maturin eigur at verða bílagdur við atliti at luttakarum, sum av átrúnaðarligum, heilsuligum ella øðrum ávum vilja hava serligan mat. Spyr um hetta, tá ið fólk melda seg til. Tað ber eisini til at spyrja matveitaran um serliga heilsugóðan mat, so fólk eru væl fyri allan dagin.

Ferðaleiðarar og vaktir

Sjálvboðin kunnu standa vakt og vera ferðaleiðarar rundan um fundarstaðið. Frámerk hetta á teirra navnaskelti og hvørji fremmandamál viðkomandi tosar.

Businessøki

Øll fundarstøð í Føroyum bjóða ókeypis internet, og hetta er ein sera góð tænasta. Sum eina eyka tænastu kann eitt avmerkt businessøki bjóða uppaftur betri net, printara og kopimaskinu.

Kunningarøki

Visit Tórshavn bjóðar øllum ráðstevnum við meira enn 50 luttakarum, at tey hava eitt kunningarøki, har tey hava vegleiðarar um allar Føroyar. Tá ið tú hevur verið inni í einum ráðstevnuhøli ein heilan dag, vilt tú ofta sleppa út í fríska luft og uppliva okkurt heilt annað.

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

Trygd Fyrstuhjálp

Skuldi okkurt óvæntað hent, er neyðugt at hava fólk á staðnum, sum duga fyrstuhjálp. Hav altíð fyrstuhjálpskassar og hjartastartarar nærindis. Fyrstuhjálparatoymið eigur at vera sjónligt, so tað sæst hvørji tey eru. Tosa við fundarstaðið um hetta.

Trygdarsætlan

Orsaka av trygdini er neyðugt at vita, hvat fólk skulu gera, um okkurt er áfatt, t.d. eldsbruni. Starvsfólk á fundarstaðnum eiga at vera útbúgvin til at evakuera bygningin. Øll, sum hava við ráðstevnuna at gera, eiga at verða kunnað um sínar uppgávur, um slíkt skuldi hent.

Politisk órógv

Lat politiið vita, um ráðstevnan upp á nakran máta kann vera terrormál ella mótmælismál og annað politiskt órógv.

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

Tann góði vertskapurin Sum vertur eigur tú at syrgja fyri, at gestirnir kenna seg væl frá tí teir koma, til teir fara avstað aftur. Skrásetingin eigur at vera plaserað sjónliga, tá ið fólk koma. Ein professionel og vinalig móttøka og at útflýggja navnaskeltir og ráðstevnutaskur er ein góð byrjan og ein góður máti at fáa virðing fyri tíni fyriskipan. Allur skrásetingar- og vælkomuparturin kann eisini latast einum PCO, um tú hevur slíkt samstarv.

VIP’arar og røðarar

Key note speakers og serligir framløguhaldarar eiga at kenna seg serliga vælkomnar. Syrg fyri, at tey vera heintað í Vága Floghavn og vís teimum runt. Innrætta eisini eitt VIP-rúm, har matur og drekka er at fáa, og har tey kunnu fyrireika seg, áðrenn tey skulu á pallin.

Vertskapurin hjá býnum/bygdunum

Tórshavnar býur er sera tilvitaður um týdningin av altjóða ráðstevnum og bjóðar fegin vælkomin við borgarstjóra, móttøku, ókeypis býarkortum og tilfari.

Skelting, pynting og framsýning Skelting

Á ráðstevnu kann vera brúk fyri skelting. Kanna tað saman við starvsfólkum á fundarstaðnum fyri at vita, hvar skelti skulu setast upp. Góð skelting skal vera einføld, týðilig og løtt at síggja.

Pynting

Hugsa um at pynta við blómum, bannarum, fløggum, plasering av logo o.s.fr. Ger tað í góðari tíð.

Framsýning

Gev einum persóni ábyrgdina av framsýningini. Viðkomandi samstarvar við fundarstaðið og við fram sýnarar og sponsorar. Hesin persónur kann staðfesta, at allar veitingar eru í lagi, og at øll fáa tað, sum tey hava goldið fyri. Viðkomandi skal hava havt samband við framsýnarar frá byrjan, tá ið pakkar vórðu seldir til fyritøkur nar og hava góðan kunnleika um tær ymsu avtalurnar, ið eru treytin fyri at keypa bás og sponsor avtalur. Framsýnarar eru við til at fíggja ráðstevnuna, tí vænta tey eina ávísa dygd av tænastu og kosti.

Samskifti við luttakarar og miðlar Tað eigur støðugt at verða samskift við luttakarar, meðan ráðstevnan er. Hetta kann vera á ráðstevnu heimasíðuni, í eini ráðstevnuapp, við sms-boðum, á boðtalvum ella á eini avgreiðslu á ráðstevnustað num, sum luttakarar kunnu venda sær til við spurningum og ivamálum.

Miðlakunning

Ger serligar miðlamappur til miðlafólk við kunning um ráðstevnuna og røðarar. Eru hetta útlendskir miðlar, kann ferðavinnukunning eisini liggja í mappuni. Sama er galdandi fyri mappur til sponsorar. Eru nógvir miðlar hjástaddir, eigur eitt serligt rúm at verða tøkt hjá teimum at vera og arbeiða í.

SJÁLV RÁÐSTEVNAN

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Eftir ráðstevnuna Eftir ráðstevnuna eru nógvar uppgávur at loysa, eitt nú upprudding, eftirmeting, roknskapur og miðling av úrslitum.

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Endin Tá ið ráðstevnan er liðug er neyðugt at rudda upp. Roknskapur skal gerast, frágreiðingar skulu skrivast, takkarbrøv skulu skrivast, og kekklistin skal rættast, soleiðis at tit eru væl fyrireikað til eina aðru ferð.

Upprudding

Ofta kunnu sjálvboðin hjálpa við at rudda, og tað eigur at verða gjørt so skjótt sum til ber, tí tað kostar pengar at leiga fundarstaðið. Framsýnarar skulu taka sínar básar niður, og tað kann krevja logistiska samskipan. Fá til dømis eina flytifyritøku at taka sær av tí.

Roknskapur

Roknskapurin skal gerast upp, og skyldar nakar pengar, skulu rokningar skrivast. Tær seinastu rokningarnar skulu eisini gjaldast. Tað kann saktans verða drúgt at gera upp fíggjarliga, so set orku av til hetta arbeiðið. Ofta fáa veitarar ikki skrivað rokningar, fyrr enn ráðstevnan er liðug, til dømis fyri ónýtt hotellkømur og kortgjaldingar. Arbeiðir tú saman við einum PCO, avgreiðir hann tann endaliga roknskapin. Ið hvussu er krevur roknskapur yvirhøvur grannskoðara.

Tryggingar

Viðhvørt er tryggingarskaði á lutir ella fólk, her skaðaendurgjald kann taka tíð. Upphæddin kann í tí føri við fyrimuni bókast sum tap, til málið er avgreitt.

Klagur

Hav eina mannagongd fyri klagur klára. Hevur tú grund til at klaga um ein veitara, skal klagan sendast alt fyri eitt og helst áðrenn rokningin fellur til gjaldingar. Lutvíst snýr tað seg um ikki at missa rættin til endurgjald, og lutvíst gevur tú veitaranum møguleika fyri at skriva tær eina mótrokning.

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Eftirmeting Set tíð av til at eftirmeta ráðstevnuna. Hetta kann vera við einum sjálvstøðugum seminari, har til dømis hetta verður umrøtt: • Komu tit á mál við ætlanini við ráðstevnuni: endamáli, eydnukrøvum, arbeiðsætlan o.s.fr.? • Hvør var atvoldin til tað góða úrslitið ella minni góða úrslitið? • Hvat gekk væl? • Hvat kundu ganga betur? • Hvørjir veitarar skulu brúkast aftur? Viðmælast øðrum? • Hvat manglaði á kekklistanum? • Hvat áttu vit at vita?

Eftirmeting av røðarum

Eftirmeting av røðarum kann gerast fyrst við at fyrireika eftirmetingarskjøl, sum luttakarar fylla út, tá ið framløgan er liðug. Hetta kann eisini gerast inni í eini app ella við leinki í telduposti. Verður t-posturin sendur langt eftir ráðstevnuna, so kunnu fólk hava gloymt nógv. Lat eftirmetingarskjølini vera stutt og greið, soleiðis, at so nógv sum gjørligt svara. Hav eina skipan klára, sum kann greina skjølini. Hetta kann vera eitt excel-skjal ella onnur skipan.

Luttakaraeftirmeting

Eftir ráðstevnuna eiga luttakarar eisini at eftirmeta alla ráðstevnuna so sum fakliga innihaldið, móttøku, gisting, kost og sosialt virksemi. Hetta kann gerast í eini app ella á alnetinum, við einum leinki í t-posti.

Innanhýsis eftirmeting

Hvat riggaði? Hvat gekk minni væl? Hildu kostnaðarætlanirnar? Riggaði uppgávubýtið, ábyrgdarøkini og samskiftið? Ger eina eftirmeting av verkætlanargongdini. Ávísar ráðstevnur hava egnar innanhýsis eftirmetingar, har serligir spurningar skulu svarast, og frágreiðing skal skrivast til altjóða felagið. Ein skrivlig skjalprógvan hevur nógv at siga fyri framtíðar ráðstevnur.

Ein eftirmetingarfrágreiðing kann til dømis vera: • Mál og varðar • Eftirmeting av ráðstevnuni í sambandi við tað • Feilir, sum hendu í verkætlanini, og hvussu teir vóru rættaðir • Góð hugskot • Eftirmeting av: · Sjálvbodnari arbeiðsmegi · Ráðstevnustaðnum og gistingarstøðum · Veitarum · Samstarvi við felagar og veitarar · Sponsorum og framsýning • Fíggjarætlanini og úrsliti • Úrslit av luttakaraeftirmeting • ROI (Return on Investment)

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Samskifti eftir ráðstevnuna Úrslitið av ráðstevnuni skal miðlast í fakligum netverkum og til almenningin. Samskift áhaldandi við miðlafólkini og royn at fáa so nógva miðling sum gjørligt.

Heimasíða

Lat ráðstevnuheimasíðunavera almenna í rúma tíð eftir, at ráðstevnan er liðug. Hon miðlar vitan um ráðstevnuna, og hon er eisini eitt høvi hjá ráðstevnugestunum at finna hvønn annan aftur. Tú kanst eisini leggja filmar, myndir og fakliga vitan á heimasíðuna.

Sosialir miðlar

Lat tær ymsu síðurnar á sosialu miðlunum vera almennar eftir ráðstevnuna og legg kunning á tær. Halda nakrir luttakarar fram at vera virknir á sosialu miðlunum eftir ráðstevnuna, so styrkir tað netverkið.

Sig takk! VIP’arar, key note speakers, røðarar, veitarar, sponsorar, starvsfólk og sjálvboðin eiga at fáa eina skrivliga takk fyri teirra luttøku á ráðstevnuni. Hav skil á tí, so at tú ongan gloymir. Tú kanst gera hesi brøv klár undan ráðstevnuni, so tey verða send, tá ið hon er liðug.

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Hetta hjálpa vit tær við Visit Faroe Islands og Visit Tórshavn ynskja tær eina framúr góða ráðstevnu, her tú fært nógvan íblástur, vitan og netverkan til gagns fyri títt arbeiðsøki og Havnini og Føroyum at frama. Okkara tænastur eru púra ókeypis, og vit hjálpa við hesum: • Ráðgeving um ráðstevnustøð, gistingarstøð, sosial tiltøk, flutning o.s.fr. • Hjálp við at skriva boð og framløgur • Framløga av tilboði fyri altjóða nevndum í Føroyum og uttanlands • Vitjan av teimum, sum taka avgerð, har vit vísa Føroyar fram • Vera á fundum um verkætlanina í Føroyum og uttanlands • Atgongd til myndabanka og tekstir • Miðla sambond til rættar samstarvsfelagar • Ráðstevnutaskur, mappur, ráðstevnuhálsbond, Tourist Guides, Føroyakort, kort yvir býin • Kunningardisk á ráðstevnustaðnum • Kunning til matstovur, café’ir, taxabilar o.s.fr.

Samband

Visit Faroe Islands Gongin 9 FO-100 Tórshavn Tel +298 666555 info@visitfaroeislands.com www.visitfaroeislands.com/meetings

Visit Tórshavn Niels Finsens gøta 17 100 Tórshavn Tlf. +298 30 24 25 torsinfo@torshavn.fo www.visittorshavn.fo

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Yvirlit yvir fyrireikingina til eina ráðstevnu Áðrenn boð verður skrivað 1. Set teg í samband við Visit Faroe Islands / Visit Tórshavn fyri at fáa ókeypis hjálp og sparring 2. Fá greiði á, hvat títt bakland sigur (stovnar, systirfeløg, vinna, o.a.) 3. Finn út av, nær møguleiki er fyri at bjóða upp á ráðstevnuna 4. Bið um eina boðmannagongd ella RFP (Request for Proposal) 5. Vel ein professionellan ráðstevnufyriskipara til allar praktiskar uppgávur 6. Finn út av um vit megna krøvini, sum ráðstevnan setir – bæði fíggjarlig og praktisk: a. Tak avgerð um eina yvirskipaða skrá og høvuðsevni b. Finn út av, hvørji eru møguligir sponsorar og aðrar inntøkukeldur c. Avger, um ein faklig framsýning skal vera d. Ger eina fíggjarætlan e. Tosa við møguligar høvuðssponsorar f. Vel ráðstevnustað og forbóka tað g. Vel gistingarstøð og forbóka kømur h. Vel stað til sosial tiltøk og bóka tað i. Finn út av tryggingum 7. Hugsa um at fáa onnur norðurlond við í arbeiðið at fáa ráðstevnuna 8. Vís at tú hevur áhuga 9. Ger lobbyarbeiði, her tú tosar við nevnd og onnur, eisini við limir, sum hava ávirkan 10. Skriva eitt boð

Boðsskriving 1. Bið um stuðulsskriv frá stovnum, býnum, samstarvsfeløgum, ráðharra 2. Set eina lokala fyriskipanarnevnd og eina vísindaliga nevnd 3. Lýs tað fakliga innihaldið gjølla 4. Grafiskur samleiki 5. Skriva boðið og send tað inn 6. Ger lobbyarbeiði

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Framløga av boði 1. Fyri nevnd a. Kanna leiðbeiningar og karmar um framløgu b. Fyrireika framløgu c. Vís ein film 2. Fyri aðalfundi a. Hav framløgu um Føroyar og boðið klára b. Kanna leiðbeiningar og karmar um framløgu c. Fyrireika framløgu d. Vís framløgu og hav møguliga annað gimmick við, meðan tú hevur framløguna

Tá ið tú hevur vunnið ráðstevnuna 1. Bóka endaliga ráðstevnustað, hotell og stað til sosial tiltøk. Ger eisini avtalu við ein PCO 2. Ger avtalu við flogfelag 3. Ger avtalu við key note speakers, leiðarar fyri verkstovur, ráðharra ella annan VIP 4. Tekna møguliga trygging 5. Send umsókn til kommununa um eina móttøku við borgarstjóra 6. Keyp heimasíðunavn og ger eina heimasíðu við til dømis hesum innihaldi: a. Forsíða við støðugari kunning, ið vekur áhuga b. Nevn hvør er í fyriskipanarnevnd og vísindanevnd c. Vís hvar ráðstevnan skal vera d. Greið frá sosialu skránni e. Praktiskir upplýsingar so sum gisting, veður, visum, valuta, drykkjupeningur og mál. f. Skráseting, hotellbókingar, prísur og møguleiki fyri at annullera luttøku g. Kunning um landið, býin, hvussu kemur tú hagar – tekstur, myndir og filmur h. Hvat hendir í býnum – mentanartiltøk o.a. 7. Ger eina mannagongd fyri abstracts, papers og vel reviewers 8. Vel eitt programm til at handfara abstracts 9. Ger eina mannagongd fyri at samanbera góðkend abstracts/skráseting og gjalding 10. Set ein prís á básar og framsýningarpakkar, far undir samskifti við tey 11. Ger eina verkætlanarlýsing við varðum

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

12. Ger eina marknaðarætlan fyri at fáa sum mest av luttakarum: a. Hvør er málbólkurin b. Marknaðarfør um altjóða felagið, onnur feløg, tíðarrit, netverk, sosialar miðlar o.s.fr. c. Hav tilfar við til somu ráðstevnu og líknandi ráðstevnur d. Ger ein lýsingarseðil (flyer) e. Bið key note speakers, nevndarlimir og onnur um at siga frá ráðstevnuni, tá ið tey hava framløgur, og ger møguliga eitt slide klárt til tað 13. Legg eina miðlaætlan

12-18 mánaðir undan ráðstevnuni 1. Ger eina mannagongd fyri abstracts 2. Call for papers og first announcement 3. Lýs fíggjarætlanina 4. Fyll á og dagfør heimasíðuna og sosialar miðlar 5. Finn áhaldandi støð, har tú kanst marknaðarføra ráðstevnuna 6. Halt fram við arbeiðnum at finna sponsorar og framsýnarar 7. Ver til staðar á líknandi ráðstevnum við bási, framløgu, gimmicks, o.l. 8. Hav samskifti við undirveitarar og áhugapartar 9. Halt eyga við evstamørkum við at lata hotellkømur innaftur o.s.fr.

6-12 mánaðir undan ráðstevnuni 1. Hygg at verkætlanarætlanini og varðunum 2. Lýs fíggjarætlanina 3. Hav samskifti við reviewers og við rithøvundar um at góðkenna ella nokta at vera við 4. Halt eyga við extended papers 5. Fyll á og dagfør heimasíðuna og sosialar miðlar 6. Finn áhaldandi støð, har tú kanst marknaðarføra ráðstevnuna 7. Hav støðugt samskifti við tín PCO um skráseting, sosial tiltøk o.s.fr. 8. Halt eyga við evstamørkum við at lata hotelkømur innaftur o.s.fr.

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

3-6 mánaðir undan ráðstevnuni 1. Hygg at verkætlanarætlanini og varðunum 2. Hav fund við undirveitarar og áhugapartar 3. Ger avtalu um at levera prentlutir 4. Ger avtalu um at seta upp Book of Abstracts og/ella skrá 5. Gera skránna lidna 6. Tosa við ráðstevnuhølið um hølisumstøður, kost, tekniska útgerð o.s.fr. 7. Røk og dagfør heimasíðuna og sosialu miðlarnar 8. Finn nýggjar mátar at fáa boðskapin um ráðstevnuna víðari út 9. Hav støðugt samskifti við PCO um skráseting, sosial tiltøk o.s.fr. 10. Halt eyga við freistum fyri ráðstevnustað, hotell, sosial tiltøk, flutning o.s.fr. 11. Halt eyga við skráseting hjá teimum, sum koma ókeypis (nevndir, hjálparar, talarar o.s.fr.) 12. Halt eyga við útreiðslum fyri talarar o.s.fr. 13. Skriva upp hvussu ráðstevnan skal haldast, t.d. hvør hevur ábyrgd av hvørjum og nær

0-3 mánaðir undan ráðstevnuni 1. Fund við ráðstevnustað um hølisumstøður, kost o.s.fr. 2. Kanna um øll, ið hava fingið paper/abstract góðkent, hava meldað til og goldið 3. Rykk tey, sum ikki hava gjørt tað 4. Prenta alt, ið skal prentast, so sum abstract bók, endaligt program o.s.fr. 5. Prenta prógv (um tað verður kravt) 6. Luttakaralistar 7. Navnaskelti 8. Lýs avtalur um undirhald, Opening Ceremony o.s.fr. 9. Send endaligt luttakaratal til veitarar, serliga kunning í sambandi við kost til matstovur o.s.fr. 10. Lýs key note speakers og aðrar røðarar, verkstovuleiðarar o.fl.

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

11. Ger alt fakligt tilfar og ferðavinnutilfar klárt 12. Pakka alt tilfar, sum fólk skulu hava við skráseting 13. Halt eyga við tilfari frá sponsorum og framsýnarum 14. Rykk eftir miðlum 15. Ger fjølmiðlamappur klárar 16. Keyp gávur til key note speakers og onnur 17. Ger borðskelti til panelið 18. Blómur og annað prýðið til pallin og panelborð 19. Bannarar til pall og røðarapall 20. Ger ráðstevnuna sjónliga í býnum, í floghavnini og á ráðstevnustaðnum 21. Vel teknisk hjálparfólk, ið eru hjástødd við allar framløgur 22. Vel sjálvboðin til skráseting og til at ganga til handa

Meðan ráðstevnan er 1. Hav eitt avgreiðslustað, sum svarar spurningum frá luttakarum 2. Skráset luttakarar, útflýggja navnaskelti, atgongumerki og annað tilfar 3. Fá gjald fyri tey, sum ikki hava goldið og sel atgongumerki til sosialu tiltøkini 4. Luttakarar kunnu skráseta seg á degnum 5. Tak ímóti key notes og øðrum talarum a. Lat ein persón hava ábyrgd av at taka ímóti VIP b. Lat ein persón hava ábyrgd av at heinta serligar gestir á flogvøllinum 6. Móttøka av sponsorum og framsýnarum, møguliga ein serligan persón til tað 7. Fá framløgurnar á USB og lat ein persón taka sær av tí 8. Fyrireika vælkomuna / praktiskar upplýsingar 9. Miðla møguligar broytingar í tí prentaðu skránni 10. Ger eina borðætlan til sosiala tiltakið

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

Eftir ráðstevnuna 1. Send eftirmetingarskjal til luttakarar 2. Svara spurningum, sum tú manglar at svara 3. Hav eina innanhýsis eftirmeting og skriva eina frágreiðing til komandi ráðstevnur 4. Greið næsta fyriskipara frá tínum royndum 5. Send luttakarunum fakligu framløgurnar og møguliga annað 6. Roknskapur a. Rinda rokningar b. Rykk eftir vantandi inngjaldi c. Fá greiði á øllum ferðaútreiðslum d. Enda bankakontu, verkætlanarkontu o.l 7. Takka fyriskipanarnevnd, vísindaligu nevnd, lokalum fyriskiparum og øðrum fyri teirra avrik 8. Hav eftirmetingarnarfund við PCO, Visit Faroe Islands / Visit Tórshavn og fundarstaðið

EFTIR RÁÐSTEVNUNA

HUGLEIÐING OG FYRIREIKING