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Decálogo para prevenir y solucionar los impagos Javier F. González Martín & Asociados www.javiergonzalez.org Quiero tratar un tema por el que los lectores de Visual me han preguntado en varias ocasiones en estos últimos tiempos. El impago de trabajos realizados. En el año 2004 se aprobó en nuestro país la Ley de Medidas contra la Morosidad, que era trasposición de una Directiva europea para la lucha contra los impagos comerciales, que las autoridades de la UE habían identificado desde 1995 en sus recomendaciones como un grave problema para las empresas, sobre todo las pequeñas y medianas. Nuestro país ha sido siempre uno de los más afectados por este problema del entorno europeo y, sin embargo, la endémica ineficacia de nuestros políticos, de uno y otro partido gobernante, hizo que la Directiva se traspusiese con considerable retraso. Ya en su día, al aprobarse la norma, publicamos un artículo sobre ella analizando sus novedades. Sin embargo y a pesar de la aprobación de la Ley y de la modificación de la misma realizada actualmente, no ha habido una mejora sustancial de la situación de morosidad, de forma que el impago entre empresas y de la administración a estas, sigue siendo un problema
de interés general que precipita a muchas empresas a una situación de insolvencia grave. Por eso entendemos que es de utilidad en esta situación hacer mención a un sencillo decálogo de consejos para evitar los impagos y analizar las mejoras introducidas por la modificación de la Ley de Medidas contra la Morosidad. Por la extensión del tema lo haremos en dos partes, pues merece la pena no quedarse corto al hablar de un problema como este. Veamos, en principio, un sencillo decálogo para evitar y prevenir los problemas de morosidad en la Pequeña y Mediana empresa. El cumplimiento de estos consejos ayudará, en gran medida, a prevenir la existencia de morosidad o a conseguir el cobro del crédito fallido si este se produce. Cumplir sencillos consejos como estos está al alcance de cualquier pyme y solo hay que proponérselo y ser riguroso en su seguimiento. 1. El primer consejo y punto de partida de este decálogo es que debemos tomar conciencia de que la concesión de crédito a los clientes nos hace adoptar la posición
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de un banco o una financiera, pues asumimos una posición de riesgo de impago. A veces tendemos a pensar que otorgar crédito es lo natural y, sin embargo, debiríamos ser conscientes de que el riesgo que entraña justifica plenamente que adoptemos precauciones y garantías. De otro modo, se convierte en un peligro que nos puede traer serios problemas. Entendemos justificado que un banco nos pida ciertos requisitos para concedernos un crédito y, sin embargo, nosotros no lo hacemos. Hay que ser conscientes de que debemos tener determinadas precauciones y garantías y, si no se cumplen , tendremos que negarnos a vender a crédito. 2. Consecuentemente, es necesario establecer una política de créditos. Es decir, algo así como un protocolo o conjunto de requisitos y circunstancias a tener en cuenta para la concesión de crédito. A los nuevos clientes y también a los antiguos. Una vez creada la anterior política o protocolo, que ha de ser escrita y redactada formalmente, hay que cumplirla en cada caso concreto en que se nos presente la circunstancia de otorgar crédito. 3. Hay que obtener información sobre el cliente que pide crédito y sobre su solvencia empresarial o profesional, ser exhaustivos en la obtención de información. Infórmese del tiempo que el cliente lleva en el mercado. El 80 % de las empresas que se crean no superan los dos años de vida y, por tanto, dar crédito a empresas noveles entrañará un alto grado de riesgo. Obtenga información sobre capital social, medios materiales, organización e implantación en el mercado del futuro cliente. Una falta absoluta de estructura empresarial nos indicará una gran probabilidad de impago de créditos. Obtenga también información sobre los administradores de las sociedades. En las pymes la empresa suele ser el reflejo de sus administradores. Sepa cuánto tiempo llevan en el sector, su solvencia profesional, etc. Incluso sus domicilios y datos personales. Esto nos ayudará enormemente para el caso de que tengamos que entablar una reclama-
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ción judicial o extrajudicial y la empresa se cambie de domicilio. Obtenga información en internet, que es una fuente inagotable de datos sobre las empresas y sus administradores. En definitiva, hay que obtener información, tanto para decidir si conceder crédito o no, como para intentar con éxito el recobro si se produce el impago. Aunque parezca mentira, a veces no se obtiene ni la información básica para una operación comercial corriente. He atendido a clientes que solo habían obtenido el dato del nombre de la empresa y un teléfono para realizar una operación comercial a crédito y, por supuesto, el cobro ha sido imposible. Incluso, si lo consideramos necesario, podemos contratar los servicios del Registro Mercantil vía internet que, por unos honorarios más que lógicos, nos proporciona mucha información. También hay empresas serias que nos dan informes comerciales orientadores. 4. Hay que otorgar a cada cliente un limite de crédito/riesgo, de conformidad con los datos obtenidos. Así, para el caso de que exista un problema de cobro, éste no será completo. Revise el límite de riesgo de cada cliente cada cierto tiempo. Las circunstancias cambian y hay que adecuarse a ellas. 5. Documente adecuadamente las operaciones. La correcta documentación de las operaciones es importante en la reclamación extrajudicial y, sobre todo, en la judicial. Obtenga siempre un pedido en firme, aunque solo sea por email. Deje muy claras en la documentación, factura o contrato las condiciones de venta y pago. Obtenga albarán de entrega y procure documentar el pago en cheque o pagaré. Para el caso de impag,o estos instrumentos son mucho mas rápidos y eficaces que las simples facturas. 6. Tenga un protocolo de actuación para caso de impago. Si se produce un impago, póngase de forma inmediata sobre el problema. Tenga la precaución de poseer sistemas que detecten rápidamente la incidencia. Hay que ser conscientes de que los impagados pueden afrontarse eficientemente si se atajan dentro de los dos primeros meses en un 80% de los casos. Si se dilatan o dejan pasar se van deteriorando y, más allá de un año, son prácticamente incobrables. Por eso hay que contactar immediatamente con el cliente y exigirle
una solución rápida, clara y por escrito. Evitar compromisos verbales que se van posponiendo una y otra vez y que terminan haciendo imposible el cobro. Hay que ser conscientes de que, probablemente, la situación del cliente moroso ha entrado en un deterioro progresivo y que cada vez es más difícil cobrarle. Los primeros que reclamen eficazmente serán los que cobren . 7. No seguir vendiendo o trabajando para quien nos impaga. Esto parece de Perogrullo, pero es frecuentísimo en la práctica empresarial. Hay que ser tajantes en este sentido. 8. Si en un tiempo razonable no obtenemos los resultados esperados, llevemos el asunto a un abogado que conozca los problemas de morosidad comercial. Si se han seguido los consejos anteriores, tendrá bastantes probabilidades de cobrar el crédito impagado. Por contra, si no hemos tenido las mínimas precauciones antes indicada, la reclamación judicial será prácticamente imposible. 9. Hay que evitar ser demasiado ambicioso en los objetivos de ventas. Todos queremos vender más o trabajar más en nuestras profesiones, pero solo el trabajo bien cobrado es rentable. Por tanto, evitemos dar crédito sin un mínimo de precauciones. 10. Toda la empresa ha de implicarse en la consecución de estos objetivos. Tanto los encargados de las tareas comerciales, que habrán de pensar no solamente en vender sino también en cobrar, como el departamento de administración, que habrá de documentar y seguir correctamente la operación, como la dirección, que habrá de formular claramente los objetivos, medios y sistemas de trabajo para reducir los impagados. También una relación ágil y fluida con un abogado experto en estos temas es esencial para el cobro. Un letrado experto en estos temas nos podrá ayudar a cobrar un impagado, pero también a implementar en la empresa, con carácter preventivo, un sistema de lucha contra la morosidad. En el próximo número hablaremos de las novedades de la Ley de Medidas contra la morosidad, que mejoran ostensiblemente las condiciones de recobro, sobre todo en cuanto a plazos de cobro, gastos, garantías y procedimiento. ß
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