Werkboekje 'toekomstplan van je sportclub' by Vlaamse Sportfederatie vzw

WERKBOEKJE

Naam sportclub:.............................................

Datum opmaak: ..............................................

Looptijd van ons plan: .................................

Bekendmaking van ons plan: .....................

Toekomstplan van je sportclub

WERKWIJZE

Vragen of info? Contacteer een medewerker van de Vlaamse Sportfederatie: 09 396 80 60 • info@vlaamsesportfederatie.be

5 pijlers

Dit werkboek heeft als doel jouw sportclub te ondersteunen in het uitwerken van een toekomstplan. Via 5 pijlers zetten we jou en je sportclub op weg. Elke pijler bestaat uit een stukje uitleg en verschillende oefeningen die je vrij kan gebruiken om je toekomstplan vorm te geven.

Pijler 2

Pijler 5

Pijler 3

Doelstellingen en acties

Enkele hapklare tips om de eerste stappen te zetten:

Stel een team samen van verschillende stakeholders. Een stakeholder is een persoon of organisatie betrokken bij jouw sportclub. Deze vind je zowel binnen als buiten je sportclub.

Bij het samenstellen van je team kan je je de volgende vragen stellen: In deze fase zijn helpende vragen de volgende:

• Wie in onze kring heeft een visie?

• Wie in onze kring volgt onze waarden?

• Wie heeft hierin goesting?

• Wie is hiervoor enthousiast?

Hoe creëer je een toekomstplan dat gedragen is door de volledige sportclub? Enkele suggesties:

• Leg vaste overlegmomenten vast met 1 of meer collega-bestuurders.

• Maak een aparte werkgroep bestaande uit verschillende doelgroepen uit jouw sportclub: ouders, trainers, sportclubbestuurders, sporters…

• Agendeer dit toekomstplan op elke vergadering van het bestuur.

Identiteit

Financiën

Pijler

Info verzamelen

Evaluatie

Planning

Dit werkboek begeleidt je team stapsgewijs, via 5 pijlers, om een toekomstplan te maken voor jouw sportclub. Bepaal goed op voorhand hoeveel tijd je aan elke pijler wil besteden. Op deze manier duurt het volledige proces niet nodeloos lang en weet je wanneer je resultaat zal hebben.

Teken dit uit op een tijdlijn

Identiteit

“Je verenigt je om samen iets voor elkaar te krijgen en dat houdt in dat je je afscheidt van anderen, niet om hen uit te sluiten, wél om gelijkgestemden in te sluiten.” - Berend Rubingh

In de eerste pijler komen volgende kernwoorden aan bod:

• waarden

• missie

• gemeenschappelijkheid

• jullie droom

In deze pijler gaan we op zoek naar de waarden, missie, doel en droom van je sportclub.

Wat zijn de waarden van jouw sportclub?

Waar dromen jullie van?

Welk doel stel je voorop?

Wat is de missie?

Met andere woorden.

Waarvoor staat jouw sportclub?

Waarvoor staan jullie?

Wat is jullie positief kernthema, jullie poolster?

Wat is jullie gezamenlijke droom?

Waarom zou men lid worden bij jouw sportclub?

Wat is jullie gemeenschappelijkheid?

We zetten je op weg.

De volgende oefeningen helpen je het toekomstplan van je club vorm te geven. Ze dienen als richtlijn, maar uiteraard kunnen jullie ook andere oefeningen kiezen.

Noteer hier de 5 waarden die jullie als team willen behouden.

WAARDEN

Waarden kun je omschrijven als de idealen of overtuigingen van een groep mensen. Zaken die belangrijk worden gevonden en het nastreven waardig zijn. De achterliggende idealen die als waardevol worden aangeduid. Dingen die je belangrijk vindt, als persoon of als groep.

Oefening

Bepaal de waarden van jullie sportclub. Hebben jullie al waarden vastgelegd, dan kan het de moeite zijn deze opnieuw erbij te nemen en met het team te bespreken. Zijn deze nog steeds van toepassing of niet? Hieronder zijn een heel aantal waarden opgesomd. Je kan elk teamlid uit deze waarden er 7 individueel laten kiezen. Daarna legt elk teamlid de gekozen waarden voor en legt uit waarom die gekozen werd. In een volgende fase van de oefening gaan jullie op zoek naar 5 gemeenschappelijke waarden.

Alle volgende keuzes die jullie maken zouden hier best mee gelinkt zijn. Zo vormt jullie management en organisatie op het einde van deze oefeningenreeks een mooi geheel. Dit is voor zowel het bestuur, de leden als externen duidelijk waar jullie voor staan en hoe alle delen van jullie sportclub één mooi geheel vormen.

Hieronder kan je een aantal waarden vinden ter inspiratie. Uiteraard kan je er zelf nog wel verzinnen die jij perfect matcht met jouw sportclub.

• Ambitie

• Authenticiteit

• Avontuur

• Bescheidenheid

• Betrouwbaarheid

• Communiceren

• Competitie

• Contact maken

• Controle

• Creativiteit

• Daadkracht

• Discipline

• Enthousiasme

• Ethiek

• Expertise

• Familie

• Geduld

• Gelijkheid

• Geluk

• Grensverleggend

• Harmonie

• Hulpvaardigheid

• Humor

• Initiatief tonen

• Intelligentie

• Invloed

• Inzicht

• Klantgericht

• Leiderschap

• Liefde

• Loyaliteit

• Macht

• Moed

• Objectiviteit

• Onafhankelijkheid

• Onderzoeken

• Ontspanning

• Overzicht

• Passie

• Persoonlijke ontwikkeling

• Plezier

• Precisie

• Prestige

• Prioriteiten stellen

• Productiviteit

• Relativering

• Respect

• Resultaten

• Risico nemen

• Scherpzinnigheid

• Schoonheid

• Solidariteit

• Spiritualiteit

• Stabiliteit

• Stiptheid

• Succes

• Tolerantie

• Trouw

• Uitdaging

• Vakmanschap

Deze lijst is niet limitatief, je kan dus zelf waarden toevoegen of zelfs uitvinden.

• Verlangen

• Verwondering

• Vitaliteit

• Volharding

• Vriendschap

• Vrijheid

• Waarheid

• Wijsheid

• Wilskracht

• Zelfstandigheid

• Zorgzaamheid

Een missie sportclub.

Oefening

Voor deze mensen goesting

Hierbij kan herbeginnen. veranderen.

Inspiratie

Sporty

Sporty en beleven, organiseren waarden naar het onze van sport-en activiteiten beweging

Nina Skates zelfvertrouwen iedereen optimaal richten drempels

Nina Skates

BEPAA l JE MISSIE

missie kunnen we omschrijven als een kort statement over de ‘why’, het waarom van jullie Het bevat ongeveer 30 woorden en vormt het fundament van jullie club.

Oefening

oefening formuleer je kort en bondig waar jullie sportclub voor staat. Een formulering die goesting doet krijgen bij jullie aan te sluiten.

kan je uitgaan van wat jullie al hebben, jullie kunnen er ook voor kiezen om van nul te herbeginnen. Als je vertrekt van wat er al is, stel je dan de vraag wat je wil behouden en wat je wil veranderen.

Inspiratie

Sporty vzw

Sporty is een Leuvense vereniging die iedereen wil aanzetten tot veelzijdig bewegen beleven, dit door toffe, uitdagende en goed onderbouwde recreatieve activiteiten te organiseren voor iedereen. We bieden sportieve en creatieve kwali-TIJD aan waar we waarden als persoonsontwikkeling en zelfrealisatie vooropstellen, maar vooral streven we het bezorgen van een coole en onvergetelijke tijd voor onze 8000 leden. Samen met zorgvuldig opgeleide lesgevers zorgen we voor een veilige en betrouwbare organisatie sport-en themakampen, ponywerking, zwemschool, wekelijkse sport- en themaactiviteiten en sport op school. Kinderen van 3 tot 16 jaar op zoveel mogelijke manieren in beweging krijgen is onze grootste uitdaging.

Skates

Skates vzw geeft skateboardlessen aan voornamelijk jongeren met als doel hun zelfvertrouwen te vergroten d.m.v. op maat te werken van onze leden. Wij willen dat iedereen zich thuis voelt binnen onze vzw en iedereen op zijn/haar eigen tempo zich optimaal kan ontplooien. Skateboarden moet toegankelijk zijn voor iedereen en daarom richten wij ons ook naar kwetsbare groepen en nemen wij voor hun zoveel mogelijk drempels tot deelname weg.

JE BENT AAN HET EINDE GEKOMEN VAN DEZE PIJlER

weet je als sportclub waar je voor staat en is dit geformuleerd in een duidelijke missie.

Informatie verzamelen

“In the absence of information, we jump to the worst conclusions” - Myra Kassim

Kernwoorden van pijler 2:

• gedragenheid creëren

• informatie verzamelen

• SWOT-analyse

• organogram

• functies

• taken

De basis is gelegd in pijler 1, de kapstok waar we onze volgende beslissingen aan ophangen om, zoals eerder al vermeld, tot een goed, duidelijk en transparant geheel te komen qua inhoud en plannen van onze sportclub.

In deze pijler zoeken we hoe je gedragenheid met betrekking tot je toekomstplan kan creëren. Hoe ga je mensen die binnen en buiten je sportclub zitten en betrokken zijn bij jouw sportclub als klant, sponsor, vrijwilliger… betrekken bij het bepalen van de inhoud van dit plan?

Informatie verzamelen is hierin een heel belangrijk onderdeel. Hoe kan je informatie verzamelen zodat je precies te weten komt wat je wil weten en kan meten wat je wil meten. Niet teveel dus en ook niet te weinig. En wat doe je dan met die gegevens? Hoe verwerk je die in een plan? Wat is en hoe bekom je een bruikbare SWOT-analyse? En hoe kan je taken en functies oplijsten en aan elkaar koppelen?

Een voorbeeld

Hier kan je een voorbeeld vinden van een generieke vragenlijst die je naar alle doelgroepen kan sturen:

GENERIEKE VRAGEN

• Wat verwacht je van onze sportclub?

• In welke mate beantwoorden we aan deze verwachtingen?

• Wat moeten we meer doen, indien de middelen beschikbaar zijn en waarom?

• Wat moeten we minder doen (afbouwen) en waarom?

• Waarom ben je wel/niet tevreden van onze sportclub?

• Welke goede raad en suggesties voor de toekomst kan je ons meegegeven en waarom?

• Wat zijn de sterke punten van onze sportclub en waarom?

• Wat zijn de zwakke punten van onze sportclub en waarom?

• Zijn er ontwikkelingen die volgens jou kansen bieden voor ons en waarom?

• Zijn er ontwikkelingen die volgens jou bedreigingen vormen voor ons en waarom?

• ...

ZWAKTES

GEDRAGENHEID

Gedragenheid is de mate waarin de plannen die jullie maken ook gedragen worden door de mensen die van veraf en dichtbij betrokken zijn bij jullie sportclub. Zeker voor wie dichtbij betrokken is heeft vaak een duidelijke en bruikbare mening over hoe het gaat en hoe het zou kunnen gaan.

Hoe creëer je gedragenheid bij het opmaken van je toekomstplan?

Werken aan gedragenheid kan je doen door een korte en duidelijke bevraging te organiseren. Je kan een bevraging op verschillende manieren organiseren:

• Specifieke vragenlijst per doelgroep

• Generieke vragenlijst voor alle doelgroepen

• Gecombineerd: bijv. specifieke vragenlijst voor ouders en generieke vragenlijst voor de sportfederatie en de sportdienst

SWOT-ANA lYSE

Een SWOT-analyse is een opsommingsmethode waarmee de kansen en bedreigingen van je organisatie inventariseert. Je maakt ook een inventaris van de sterktes en zwaktes van je organisatie.

Het eindresultaat geeft je een duidelijk overzicht van jouw sportclub op de 4 vlakken en is in die zin een onderdeel van je toekomstplan.

• Interne sterktes

Waarin is de organisatie goed? Wat zijn haar sterktes? Dit kan zijn in functie van het voortbestaan, de realisatie van de missie, het behalen van goede resultaten…

• Interne zwaktes

Waarin is de organisatie zwak of minder goed?

• Externe kansen

Welke kansen die de organisatie toelaten haar doelstellingen beter, gemakkelijker, vlugger te realiseren doen zich voor in de externe omgeving?

• Externe bedreigingen

Welke bedreigingen die de organisatie bemoeilijken om haar doelstellingen te realiseren doen zich voor in de externe omgeving?

We zetten je op weg:

Noteer links minimum 5 topics per kwadrant. Op het einde van de oefening noteer je in het vak conclusie wat nu echt van belang is voor jullie sportclub. Wat je de komende jaren wil meenemen als leidraad voor het management en de organisatie van jullie sportclub.

FUNCTIES/ TAKEN

Een geoliede machine loopt pas goed als alle onderdelen werken. Dit geldt ook voor onze sportclub.

Daarom stellen wij als volgende stap voor om de taken en functies binnen jullie club te bepalen. Ook het vastleggen van de doelgroepen en wat het resultaat van hun inzet zou moeten zijn is een serieuze meerwaarde richting efficiëntie van je sportclub.

We zetten je op weg:

Dit is een vrij administratieve oefening. Maak namelijk een lijst van taken en functies die in jullie sportclub van belang zijn.

ORGANOGRAM

Om de structuur van je sportclub vast te leggen, is het heel krachtig een organogram op te maken.

Een organogram is een schematische weergave van de formele en informele structuur van je sportclub. Er bestaan verschillende mogelijkheden om een organogram op te maken.

Hier een voorbeeld van een organogram van een vrij grote sportclub met verschillende deelwerkingen of cellen.

Onderstaande lijst is een voorstel van ‘cellen’ waarin je je sportclub kan opdelen

• Activiteiten

• Adviseurs

• Bestuurders

• Clubstructuur

• Communicatie

• Competentie

• Erfgoed

• Evenementen

• Externe relaties

• Financiën

• Infrastructuur

• Innovatie

• Interne relaties

• Investeringen

• Leden

• Materiaal

• Opleiding

• Professionaliseren

• Recreatie

• Samenwerking

• Secretariaat

• Stakeholders

• Topsport

• Trainers

• Vorming

• Vrijwilligers

JE BENT AAN HET EINDE GEKOMEN VAN DEZE PIJlER

Nu heb je als sportclub een duidelijk zicht op je taken en functies, je sterke punten en uitdagingen. Belangrijk ook is dat jullie nu een organogram hebben, een duidelijke structuur dus van jullie sportclub.

Doelen en acties vastleggen

“Obstacles are those frightful things you see when you take your eyes off your goal”

- Henry Ford

Kernwoorden van pijler 3:

• deelwerking

• hoofddoel

• deeldoel

• acties

Waar streeft je sportclub naar? Wat zijn de hoofd- en deeldoelstellingen op korte en lange termijn? Welke acties vallen onder deze doelstellingen? Wat gaat je sportclub concreet doen de komende jaren?

In deze pijler bepalen jullie jullie koers meer in detail. Jullie gaan doelen opstellen. Doelen op lange en op korte termijn en acties. Start met enkele doelen, de belangrijkste en werk die verder uit in deeldoelen en acties. Deze kan je jaar na jaar verder uitbreiden. Je kan er meteen voor kiezen om dit ook heel ruim te doen. Aan jullie de keuze.

We zetten je op weg.

Je uiteindelijke toekomstplan bestaat uit 3 grote onderdelen: hoofddoelstellingen, deeldoelstellingen en acties.

Om doelstellingen te formuleren voor je sportclub, is het handig te weten uit welke deelwerkingen jouw sportclub bestaat. Deze heb je al vooropgesteld in pijler 1: identiteit. Binnen elke deelwerking kan je sportclub ervoor kiezen een aantal doelstellingen en acties te formuleren.

Hoofddoel

Deeldoel 1

Actie 1

Actie 2

Actie 3

Deeldoel 2

Actie 1

Actie 2

Actie 3

HOOFDDOE l STE ll ING

• gewenste situatie

• iets dat je wilt bereiken/ jullie willen bereiken

DEE l DOE l STE ll ING

Bij een deeldoelstelling ga je je hoofddoelstelling nog een stuk scherper stellen, door bijvoorbeeld de focus te leggen op een welbepaalde periode of een welbepaalde doelgroep.

Probeer je doelstellingen steeds SMART te formuleren:

• Specifiek

• Meetbaar

• Acceptabel

• Realistisch

• Tijdgebonden

ACTIE

Een actie wordt uitgevoerd en afgehandeld binnen 1 jaar.

Een actie heeft maar één onderwerp of thema en kan bestaan uit verschillende activiteiten. Resultaat = duidelijk na te gaan achteraf

TERUGKERENDE ACTIE

Acties en activiteiten die nauw verbonden zijn met de missie (of traditie) van de organisatie:

• een tweejaarlijkse sportprijs

• een vijfjaarlijks ledenfeest

• een jaarlijkse communicatiecampagne

DEELWERKING

EVENEMENTEN

Hoofddoel We organiseren jaarlijks een familie event dat zowel sporten als feesen mogelijk maakt.

Deeldoel 1 We organiseren jaarlijks een clubkampioenschap

Actie 1 We organiseren in maart een clubkampioenschap voor zowel recreatieve als competitieploegen.

Actie 2 De dag sluiten we af met een familiebbq.

DEELWERKING

BESTUURDERS

Hoofddoel Tegen 2026 hebben wij een bestuur dat hedendaags is, toegankelijk en als team functioneert.

Deeldoel 1 We maken actief promotie voor een samenstelling die bestaat uit meerdere generaties.

Actie 1 Bij de bestuursverkiezingen promoten wij de kandidaturen uit verschillende generaties.

Hoofddoel Tegen 2026 hebben wij een bestuur dat hedendaags is, toegankelijk en als team functioneert.

Deeldoel 1 Elk jaar maken 100 kinderen van onze gemeente kennis met onze sportclub.

Actie 1 Scholen aanschrijven met aanbod initiaties op school.

Actie 3 We stellen een team samen van min 3 families die dit mee helpen organiseren.

Actie 2 We stellen een bruggenbouwer aan binnen het bestuur. Iemand die een passie heeft om mensen over de generaties heen te verbinden

Actie 3 We nodigen jongeren actief uit om deel te nemen aan een bestverg. We laten hen weten dat we een open-deur cultuur hebben.

Actie 2 Organisatie van 3 probeermomenten in de club.

Actie 3 Organisatie van actie ‘neem een vriendje mee’

Deeldoel 2 We ontwikkelen een actief en bewust promotiebeleid om deeldoel 1 te bereiken

Actie 1 We laten kwaliteitsvolle foto’s maken van onze activiteiten die we zullen gebruiken om deze doelgroep te bereiken.

Actie 2 We spreken vrijwilligers aan waarvan we denken dat die graag onze social media zouden verzorgen.

Actie 3 We maken hier jaarlijks voldoende budget voor vrij.

Een voorbeeld

Hier kan je een voorbeeld vinden van een uitgewerkte deelwerking met hoofddoelstelling, deeldoelstellingen en acties.

Budgetteren

“Begroting: een methode om zich zorgen te maken voor het geld wordt uitgegeven i.p.v. daarna.” - Voltaire

Kernwoorden van pijler 4:

• waarden

• missie

• gemeenschappelijkheid

• jullie droom

Het toekomstplan van je sportclub is bijna klaar. Nu is het essentieel hier jullie budget aan te koppelen. Wat zijn jullie inkomsten en uitgaven? Wat gaat het uitvoeren van de vooropgestelde acties kosten aan de club? Welke inkomsten zijn er aan sponsoring de komende jaren?

Tijdens het uitwerken van deze pijler koppelen jullie het budget aan het gemaakte toekomstplan. We raden je sterk aan om hier met de online tool ‘Goalplanner’ te werken. Die tool is een ideaal hulpmiddel om deze pijler tot een goed einde te brengen.

www.goalplanner.be

BEGROTING

Een begroting is een financiële staat, raming, vooruitzichten en plannen van jouw sportclub.

In de begroting leg je vast welke inkomsten en uitgaven je voor een bepaalde periode voorziet.

De periode kan een jaar zijn (begroting) of over meerdere jaren (meerjarenbegroting/financieel plan).

Waarom zou je als sportclub een begroting opmaken?

• Geeft inzicht in de te maken kosten en de opbrengsten.

• Geeft inzicht in welke uitgaven je beter kan uitstellen of schrappen.

• Helpt de financiële beslissingen van het bestuur transparanter te maken.

• Geeft inzicht in financiële haalbaarheid van nieuwe projecten.

Wanneer zou je als een begroting opmaken?

1. Jaarlijks, voor de start van jullie sportseizoen.

2. Meerjarenbegroting

• Helpt het bestuur om op langere termijn bepaalde financiële doelen voorop te stellen.

• Geeft op langere termijn zicht op de financiële uitdagingen.

GOA l P l ANNER

We zetten je op weg

Door de handige tool ‘Goalplanner’ kan je je begroting koppelen aan het toekomstplan van je sportclub. Uitproberen?

www.goalplanner.be

Welke cijfers koppelen we aan de vooropgestelde doelstellingen en acties? Met welke budgetten werkt je sportclub en hoe kunnen we dit efficiënt opvolgen? Volg het gemakkelijk op met Goalplanner.

JE BENT AAN HET EINDE GEKOMEN VAN DEZE PIJlER

Nu heb je als sportclub nu ook een goed zicht op jullie financiële mogelijkheden en dromen. Je komt langzaamaan een goed en duidelijk georganiseerde sportclub van de toekomst.

plan, duurzaam en in de kijker

Jouw toekomstplan, duurzaam en in de kijker

“A

compliment is a verbal sunshine.”

- Robert Orben

Kernwoorden van pijler 5:

• talenten

• rollen

• profielen

• competentie

• zichtbaarheid

Jullie zitten aan de laatste en ook wel heel belangrijke stap. Belangrijk omdat jullie in deze pijler op zoek gaan naar talent in jouw sportclub zowel intern als extern en omdat jullie ook dit plan als werkinstrument zullen gebruiken. Een werkinstrument dat dus op elke vergadering wordt gebruikt.

TA l ENT

“Talent uit zich in activiteiten waarvoor je geen moeite moet doen en die je voldoening opleveren. Je talent is niet de activiteit zelf, maar hangt nauw samen met het voldaan gevoel dat je erdoor krijgt.” - Luk Dewulf

Welke rollen kan je onderscheiden in jouw sportclub? Wie doet wat? Welke talenten kan je onderscheiden bij de huidige vrijwilligers en welke profielen heb je nodig om de werking van je sportclub nog sterker te maken?

En hoe zorg je ervoor dat je toekomstplan niet in de koelkast verdwijnt? Hou hou je het levend?

EVA lUATIE

Hoe zorg je ervoor dat je toekomstplan blijft leven?

Enkele suggesties:

• Sta stil bij de manier waarop je het toekomstplan gaat communiceren in je sportclub.

• Zorg dat het plan regelmatig op tafel komt op de bestuursvergaderingen.

• Informeer nieuwe bestuursleden over het toekomstplan. JE BENT AAN HET EINDE GEKOMEN VAN JE PlAN

Vergeet niet dat ‘al wandelend de brug wordt gebouwd’. Kijk even met trots terug op wat jullie tot nu toe hebben gerealiseerd.

Ga nu verder aan de slag met dit plan. En vier jullie kleine succesjes.

Be proud!

Notities

Toekomstplan van onze sportclub

Niets uit deze uitgave mag worden gereproduceerd door middel van boekdruk, foto-offset, fotokopie, microfilm of welke andere methode dan ook zonder schriftelijke toestemming.

Verantwoordelijke uitgever

Vlaamse Sportfederatie vzw Pieter Hoof

Zuiderlaan 13, 9000 Gent

0442.209.637

RPR, afdeling Gent

09 396 80 60

info@vlaamsesportfederatie.be

vlaamsesportfederatie.be