Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común
Materia: Análisis y Diseño de Sistemas de Información
Profesor: Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza
Culiacán, Sinaloa, México.
Contenido Temático: Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información 1.1 Conceptos de teoría de sistemas de información 1.2 Importancia de los sistemas de información dentro de una empresa 1.3 Elementos de un sistema de información 1.4 Naturaleza del análisis de sistemas 1.4.1 Clasificación de los sistemas 1.5 Análisis y diseño de sistemas de información 1.6 Metodología clásica de análisis y diseño de sistemas de información 1.6.1 Etapa en la vida de un sistema. 1.6.1.1 Etapa de análisis 1.6.1.1.1 Comprensión de la situación actual 1.6.1.1.2 Reunión de información 1.6.1.1.3 Documentación de la información reunida 1.6.1.1.4 Determinar requerimientos del sistema 1.6.1.2 Etapa de diseño 1.6.1.2.1 Propuesta de solución 1.6.1.2.2 Diseño lógico 1.6.1.2.3 Diseño físico 1.6.2 Otras metodologías de estudio 1.7 El papel del analista de sistemas
Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información 1.1
Conceptos de teoría de sistemas de información
¿Qué es un sistema? “En sentido amplio, un sistema es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para lograr un objetivo común”. Siguiendo esta propuesta, podemos decir que un sistema es la organización de partes interactuantes e interdependientes que se encuentran unidas y relacionadas para formar una célula compleja. Un Sistema es un conjunto de partes que están integradas con el propósito de lograr un objetivo.
Un sistema es un plan práctico y completo para generar, controlar y coordinar las acciones de una organización, basado en sus políticas y procedimientos, funciones y organigramas que son ejecutadas por el elemento físico y humano, con un plan tácito de corrección. De acuerdo a su constitución, los sistemas se clasifican de la siguiente manera: Sistemas físicos o concretos: estos sistemas están compuestos por elementos tangibles, por ejemplo maquinas, equipos u objetos. En informática, nos referimos a estos sistemas como el hardware. Elaboró: Sistemas abstractos: son Manuel sistemas conformados por elementos Dr. Víctor Barraza Espinoza cognitivos, por ejemplos los planes, las hipótesis y las ideas. Estos sistemas son conocidos como software en el campo de la informática.
Respecto a su relación con el medio ambiente los clasificamos como abiertos o cerrados: Sistemas abiertos: este tipo de sistemas se intercambia materia, energía o información con el ambiente. Sistemas cerrados: son aquellos sistemas en los cuales el intercambio de materia, energía o información con ambiente es considerado como nulo. Tanto un grupo de personas en una organización como la totalidad del universo son sistemas, porque comparten, en mayor o menor grado, las siguientes características: Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos y sus elementos tratan siempre de cumplir esos objetivos. Ambiente: cuando nos referimos a esta característica estamos hablando de todo lo externo con respecto al sistema. El sistema ejerce una influencia casi nula sobre dicho ambiente, y solamente interviene sobre él cuando requiere materia, energía o información. Recursos: no son más que todos los medios que pueden ser utilizados por el sistema para cumplir sus objetivos. Los recursos que el sistema puede o no tomar para su beneficio se encuentran en el ambiente. Materia: Análisi y Diseño de Sistemas de Información Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información
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Componentes: cuando hablamos de los componentes nos referimos a las tareas o actividades que se puedan llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos. La administración: tiene dos funciones elementales: 1. La planificación, donde se cubren todos los aspectos relevantes, como: objetivos, ambiente, utilización de recursos, sus componentes y actividades. 2. El control, que consiste en el análisis de los planes y la planificación de algunos cambios. Globalismo o totalidad: en todo sistema encontramos una naturaleza orgánica en la que cada acción provoca un cambio en una o más unidades del sistema. Tomando en cuenta que existe una relación de interdependencia entre las partes de un sistema, con cada nueva acción el sistema sufre algún cambio y el ajuste sistemático es continuo.
Definición de datos Los datos indican condiciones o situaciones que por sí solos no aportan ninguna información importante, es en conjunto de la observación y la experiencia que un dato puede tomar cierto valor instruccional. También se dice que los datos son atributos pertenecientes a cualquier ente, pues una utilidad muy significativa de los datos es que se pueden emplear en estudios comparativos. En la informática es muy usado y valorado este término, debido a que la información que se introduce en las computadoras es recibida en forma de datos y Elaboró: Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza los mismos son manipulados para que se pueda desarrollar distintas soluciones a los diferentes problemas, por ejemplo, en programación informática un dato es en general una expresión que indica las cualidades de los diferentes comandos sobre los que un algoritmo puede trabajar. También se llama datos a aquellos símbolos numéricos obtenidos de algún tipo de estudio para poder realizar cálculos matemáticos que arrojen información sobre un tema en específico, pues abren un gran mundo de posibilidades en el campo de investigaciones científicas, y en cualquier ámbito en general.
Definición de Información Con frecuencia se establece una distinción entre datos e información; a saber, los datos son la materia prima de la cual se deriva la información, es decir, es una composición de datos que proporciona conocimiento, permitiendo así lograr algún objetivo. En términos específicos, la información consiste en datos seleccionados y organizados con respecto al usuario, problema, tiempo, lugar y función. Definición de Sistema de Información
Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común Un Sistema de Información es el Conjunto total de procedimientos, operaciones, funciones y difusión de datos o información en una organización. Es la forma de proporcionar información oportuna, pertinente y precisa, relativa a las operaciones internas y a la inteligencia externa a cualquier miembro de una organización como ayuda de la toma de decisiones o para el desempeño de la actividad de trabajo asignada.
Un Sistema de Información realiza cuatro actividades básicas: Entrada, procesamiento, almacenamiento, y salida de información. A continuación se definirán cada una de estas actividades.
Entrada de Información. La entrada es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfaces automáticas. Así, un Sistema de Control de Clientes podrá tener una interface automática de entrada con el Sistema de Facturación, ya que toma las facturas que genera o elabora el Sistema de Facturación como entrada al Sistema de Control de Clientes. Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáner, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el ratón, entre otras.
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Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tornador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.
Almacenamiento de información. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sesión o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM). Sin embargo, existen otras formas de almacenamiento.
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a Materia: Análisi y Diseño de Sistemas de Información Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interface automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interface automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesados de los clientes.
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Independientemente del giro de la empresa, los sistemas de información más comunes que podemos encontrar son: Contabilidad General Control de Inventarios Facturación y Ventas Cuentas por Cobrar Cuentas por Pagar Nómina y Recursos Humanos Control Presupuestal Control de Activos Fijos
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común 1.2 Importancia de los sistemas de información dentro de una empresa Los sistemas de información son importantes porque permiten proporcionar a los directivos de la empresa esa información necesaria para tomar decisiones, así como también proporcionar información a los más bajos niveles jerárquicos, que también ocupan información para el desarrollo de sus labores operativas, los cuales igualmente implican la toma diaria de decisiones. Son importantes porque:
Automatizan los procesos operativos. Proporcionan información que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. Logran ventajas competitivas a través de su implantación y uso. Minimizan costos. Administran y controlan la información.
1.3 Elementos de un sistema de información Las tres partes fundamentales de un sistema de procesamiento electrónico de datos son el sistema de computación, el sistema de numeración y el sistema Operativo. Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware es necesario para que el sistema de información pueda operar. Lo constituyen las computadoras y el equipo periférico que puede conectarse a ellas.
Elaboró: Dr. que Víctor Manuel Barraza Espinoza El recurso humano interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema, alimentándolo con datos o utilizando los resultados que genere.
Los datos o información fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que necesita él sistema de información para generar como resultado la información que se desea.
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados. Los programas son la parte del software del sistema de información que hará que los datos de entrada introducidos sean procesados correctamente y generen los resultados que se esperan.
Como podemos darnos cuenta, no es posible que uno solo de estos elementos desarrolle todas las operaciones de que consta un sistema, siendo necesaria la presencia de los tres para que este funcione debidamente. 1.4 Naturaleza del Análisis de Sistemas
El análisis de sistemas siempre se enfoca a buscar sobre en que se pretende establecer un sistema de información (ya sea en Química, Matemáticas, Economía, Arquitectura, Administración, Derecho, Medicina, Biología, Ciencia, etc.) en nuestro caso el análisis se enfoca al estudio de la contabilidad, la administración, la mercadotecnia y los negocios, en la cual se analiza cada una de las cuentas, registros contables, catálogos de cuentas, reportes y estados financieros de la empresa, la toma de decisiones, administración de inventarios, Materia: Análisi y Diseño de Sistemas de Información Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común administración de ventas, administración de comparas, administración de clientes y proveedores, administración de divisas y aranceles, administración de la publicidad, administración de mercados, por lo tanto el origen de la actividad y los procesos son los que van a determinar la generación de sistemas de información acorde a sus necesidades para el control de sus transacciones y la obtención de información y reportes adecuados para la toma de sus decisiones en la consecución de la eficiencia y eficacia empresarial. Además se establecen los mecanismos de posibilidades en cada una de las partes del sistema de información para lograr maximizar los resultados y obtener la eficiencia de operación que requiere en los distintos departamentos que conforman la empresa.
1.5 Análisis y Diseño de Sistemas de Información El Análisis de Sistemas.- Es el proceso de clasificación e interpretación de hechos, diagnostico de problemas, estudio de datos, procesos, actividades y empleo de la información para recomendar mejoras. El Diseño de Sistemas.- Es el proceso de planificar, implantar, reemplazar o complementar un sistema de información organizacional existente.
Elaboró: Víctor Manuel Barraza Espinoza Análisis y Diseño deDr. Sistemas.Busca analizar sistemáticamente la entrada de datos, el proceso, el almacenamiento y la salida de información dentro del contexto de un negocio en particular, además es usada para analizar, diseñar e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios con la participación de computadoras. Es un enfoque sistemático para la identificación de problemas, oportunidades y objetivos analizando los flujos de información en las organizaciones y diseñando sistemas de información computarizados para resolver un problema. Conforme prolifera la información, es esencial un enfoque planeado y sistemático para la introducción, modificación y mantenimiento de los sistemas de información. El análisis y diseño de sistema proporciona esto. Por lo tanto el Análisis y Diseño de Sistemas estudia los componentes de una empresa, ya sean recursos (Materiales, Técnicos y Humanos) (procesos, rutinas, actividades, operaciones, flujos de información, instalaciones, etc.) para coordinarlos de la mejor manera posible para diseñar un Sistema de Información con el cual se logre la máxima eficiencia de operación dentro de una empresa ahorrando tiempo, dinero y esfuerzo. Además sirve de apoyo para el proceso de la toma de decisiones a los altos funcionarios o dueños de la empresa proporcionándoles información oportuna, confiable, depurada, segura, etc.
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común 1.6 Metodología clásica de Análisis y Diseño de Sistemas de Información La metodología del desarrollo de sistemas es el camino que siguen los analistas de sistemas al realizar su trabajo. Se emplea el término genérico de analista de sistemas para describir a la persona que tiene la responsabilidad principal de conjuntar los componentes estructurales, dándoles forma y sustancia en conformidad con las fuerzas del diseño para construir sistemas de información exitosos. En una compañía pequeña, el analista quizás no solo diseñara el sistema de información, sino que también hará la programación y operara la computadora. En una compañía grande el analista de sistemas puede preparar las especificaciones del diseño que se dan a los técnicos, como los programadores, diseñadores de formas y especialistas en comunicaciones. El analista de sistemas coordinara las tareas de todos los especialistas para la implementación final del sistema completo. 1.6.1 Etapas en la Vida de un Sistema. El concepto de ciclo de vida de un sistema de información es medular en las investigaciones de sistemas. Durante su desarrollo, cada sistema se mueve a través de varias fases de un ciclo de vida, después del cual sólo funciona por varios años con un mínimo mantenimiento. El sistema se deteriora gradualmente hasta el punto en que cesa de funcionar por completo y se comienza un nuevo ciclo de vida con el desarrollo de un nuevo sistema. “El desarrollo de sistemas, un proceso formado por el análisis y el diseño, empieza Elaboró: Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza cuando la administración o algunos miembros del personal encargado en desarrollar sistemas detectan un sistema de la empresa que necesita mejoras”. El ciclo de vida de un sistema está determinado por el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y beneficiarios realizan para el desarrollo e implementación de un sistema de información. 1.6.1.1.- Etapa De Análisis En esta etapa es revisado un sistema existente para ganar comprensión, especificando sus verdaderos requerimientos y diseñando un nuevo sistema que cumpla con dichos requerimientos.
1.6.1.1.1.- Comprensión de la Situación Actual.- Esta fase comprende los estudios previos que han de hacerse para reunir la información que se considere necesaria acerca del negocio u organismo en el cual se pretende implantar el sistema de que se trate. La información que se obtenga debe ser de tal naturaleza que muestre una visión clara del área o áreas que se verán afectadas por el nuevo sistema. Cuando sobre el área que se vaya a implementar el sistema, ya exista otro establecido, es de vital importancia llegar a comprender totalmente dicho sistema en todos
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común sus aspectos, para estar así en condiciones de poder mejorarlo al máximo en todo lo que sea posible. 1.6.1.1.2.- Reunión de Información. Básicamente existen 4 métodos principales de reunir información. Entrevistas y cuestionarios. Investigación en registros y archivos. Muestreos y estimaciones. Observaciones directas. La entrevista.- Es tal vez la forma más productiva de obtener información, si el analista cuenta con la confianza del entrevistado. Las entrevistas se inician en la administración de alto nivel; la administración intermedia y la línea de operación son las fuentes principales de información durante el estudio, junto con los especialistas profesionales. Debe entrevistarse a todo el personal que se considere conveniente, independientemente del nivel jerárquico del puesto que desempeñen. Los cuestionarios.- Constituyen otro medio de reunir información, resultan de menor utilidad que las entrevistas, pero deben aplicarse en caso de considerarse necesario. Se recomienda tener cuidado al elaborar los cuestionarios, tratando de hacer las preguntas de la forma más entendible y sencilla que sea posible, de tal manera que puedan ser entendidas plenamente por las personas que las resolverán.
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Investigación en registros y archivos .- Normalmente las fuentes de Información dentro de los negocios existen en diversos lugares, por lo que antes de entrar de lleno a la reunión de información debe obtenerse de parte de la administración una lista de las fuentes donde podrá encontrarse la información que sea necesaria. Estas fuentes de información factibles de ser investigadas, con el propósito de allegarse de la información requerida, pueden ser tanto de carácter interno, como de carácter externo. Entre las primeras tenemos los controles y registros contables, archivos instructivos de organización, instructivos de operación, cartas, circulares, memorándum etc. Entre las fuentes de carácter externo podemos mencionar: publicaciones y reportes comerciales e industriales, informes gubernamentales, publicaciones de instituciones de crédito, etc., y como fuentes de menor formalidad a los proveedores, clientes, accionistas, etc.
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común Estimaciones y Muestreos.- Es común que en algunos negocios en crecimiento se preste poca atención al mantenimiento de registros históricos. Por consiguientes la búsqueda de archivos raramente da como resultado el reunir datos adecuados. En estos casos es aceptable el método estimativo de desarrollar datos, lo mismo que en aquellas instituciones de alto volumen o sumamente complejos, en los cuales no hay procedimientos establecidos que permitan el resumen inmediato de los datos. Si se utiliza esta técnica debe tenerse que conceptos preconcebidos pueden incrustarse en los datos a pesar de los intentos más cuidadosos y refinados para eliminarlos y por lo tanto tales investigaciones de muestreo están expuestas a error experimental, por lo tanto los resultados que brinda una investigación de esta naturaleza no deben tomarse como absolutos, sino más bien como probables. Observaciones Directas.- Cuando se reúne información por este medio los datos se obtienen directamente por el investigador, captados por sus propios sentidos. Este medio de allegarse información puede ser usado para comprobar o complementar los datos recabados a través de las entrevistas y los cuestionarios, en caso sé que estos últimos sean aplicados, o bien pueden usarse también para reunir información acerca de los recursos con que cuenta el negocio en cuestión, tales como instalaciones, inventarios etc.
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Tipos de información que conviene reunir.- En este aspecto lo único que puede recomendarse es que debe reunir solamente la información que se crea pertinente, con tal que permita al analista conocer todos los elementos que intervienen dentro del sistema a estudiar; conocimiento que le será de gran ayuda al pensar en la solución que vaya a dar al problema planteado, pues contara con todos los elementos del juicio requeridos para escoger la alternativa que mejor se adapte a la situación específica que se le plantee. Los niveles de información a reunir, pueden recuperarse en: 1.-General 2.-Estructural 3.-Operativa
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común Información General La información general abarca los siguientes renglones: a).- Historia y estructura.- Aún un conocimiento rudimentario del molde de crecimiento y principales eventos de un negocio ayudan al analista a comprender sus complejidades. b).- Metas y Objetivos del Negocio.- Para estar completamente seguros de que el rendimiento del nuevo sistema estará acorde con los objetivos globales del negocio, es necesario reunir información específica sobre el particular. C.- Normas y Practicas Principales. - Estos son en realidad las maneras en las cuales la administración lleva a cabo los objetivos del negocio, es decir: constituyen las políticas establecidas para lograr los objetivos fijados. d).- Reglamentos gubernamentales.- Sumamente importante resulta el enterarse de aquellos reglamentos gubernamentales que afectan las operaciones del negocio. Al reunir esta información, no solo deben ser tomados en cuenta los reglamentos en vigor, sino también aquellas leyes propuestas que tal vez pueden afectar el nuevo sistema.
Elaboró:e).-Dr. VíctorconManuel Barraza Relaciones otro tipo de organismosEspinoza reguladores. A menudo las empresas son miembros de algunos organismos reguladores tales como: cámara de comercio, de la industria etc. Con los cuales adquiere ciertos compromisos que es necesario cubrir, los cuales es necesario conocer para evaluar el impacto que el nuevo sistema puede producir en las relaciones de la empresa con tales organismos.
INFORMACIÓN ESTRUCTURAL La información estructural tiene como finalidad reunir datos que permitan un conocimiento más específico sobre el área o áreas de la empresa que el sistema involucrara. 1.-Ubicar el departamento o departamentos involucrados, dentro de la estructura orgánica de la empresa. 2.-Definir las funciones y objetivos de dichos departamentos. 3.-Conocer la organización interna de cada departamento, sus puestos, sus líneas de autoridad, las funciones de cada puesto, etc. 4.-Identificar los recursos (físicos, humanos, materiales, financieros, etc.) Con que estos departamentos cuentan para el logro de sus metas. 5.-Conocer las relaciones que guarda cada departamento con el resto de los departamentos de la empresa, estas relaciones se refieren a rutinas de trabajo en las cuales tales departamentos se involucran. Materia: Análisi y Diseño de Sistemas de Información Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común INFORMACIÓN OPERATIVA Este nivel de información es el nivel más específico, y se refiere a reunir datos concretos sobre la operativa del sistema de que se trate. Podemos resumir este tipo de información en los siguientes aspectos: 1.-Conocer los datos de entrada, es decir: identificar plenamente cuales son las fuentes por medio de las cuales el sistema recibe los datos que utiliza para procesarlos. 2.-Identificar los archivos de datos que se manejan para producir información. Esto implica conocer lo siguiente:
Contenido de los archivos. Uso de los archivos. Rutinas de manejo. Formas de actualización. Medios de almacenamiento. Formas de organización. Periodicidad de uso. Volumen de datos y registros Etc.
Conocer las salidas que el sistema produce.Espinoza Se entiende por Elaboró:3.-Dr. Víctor Manuel Barraza
salidas los resultados que el sistema obtiene, tales como: Reportes impresos, formas (cheques, cartas, recordatorios, recibos de cobro, etc.) desplegados en videos de computadora, archivos magnéticos de computadora, etc. 4.-Identificar los recursos que el sistema requiere para su funcionamiento. Los recursos pueden ser: Humanos. Materiales (máquinas de oficina, computadoras papelería, etc.) Técnicas (técnicas especiales, programación, manuales, etc.) Identificación clara y precisa de las actividades que se requiere efectuar que permiten que el sistema actual utilizando los recursos de que dispone maneje los datos de entrada ya mencionados anteriormente, los procesos auxiliándose de los archivos y prodúzcalos resultados (salidas) que ya también anteriormente se explicaron. 1.6.1.1.3.- Documentación de la información reunida La información conforme se va reuniendo, para que realmente cumpla con el objetivo de permitir al analista conocer la situación actual de un sistema, debe de ser convenientemente documentada.
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común Enseguida se muestran un formato de las siguientes hojas que pueden ser utilizadas para documentar la información operativa descrita en párrafos anteriores: a) Hoja de documentación de recursos. b) Hoja de diagrama general del sistema. c) Hoja de diagrama de operación del sistema. d) Resumen de entradas. e) Resumen de salidas. f) Hojas de archivos. 6.1.1.4.- Determinar requerimientos del sistema.
Como punto previo al estudio de los requerimientos del nuevo sistema, es necesaria la revisión y análisis de la información reunida. Es decir: que una vez obtenida una radiografía, sobre el estado actual en que se encuentra el sistema estudiado, debe diagnosticarse dicha situación examinando los resultados de la investigación, a fin de establecer las repercusiones que en todo sentido tendrán los cambios que sobre el mismo vayan a ser sugeridos. Al entrar de lleno en la determinación de los requerimientos del nuevo sistema, dos son básicamente las preguntas que deben ser planteadas: -
Funciones del Sistema.- ¿Qué debe hacer el sistema?
Elaboró: Dr. Víctor Manuel Espinoza - Operación del Sistema.¿Qué tan Barraza bien debe operar el sistema? Si en la fase anterior se trataba de obtener una comprensión del sistema tal y como existe y de la forma cómo reacciona a su ambiente, en esta fase debe determinarse que es lo que debe hacer el nuevo sistema para satisfacer los futuros objetivos del negocio, pues a medida que esto se va conociendo, debe irse desarrollando en entendimiento claro y concreto sobre los requerimientos que exigirá el futuro sistema, en términos de elementos básicos del mismo, tales como: Entradas , salidas, operaciones y recursos. Por lo tanto el trabajo en esta fase cubre el periodo de transición desde el estudio de la situación actual en la fase 1 hasta el diseño del nuevo sistema en la fase III. Entre estos dos puntos el analista: -
Analiza y define futuros objetivos. Modifica las actividades existentes para que sirvan mejor para futuros objetivos. Analiza los requerimientos en términos de entradas, salidas, operaciones y recursos. Determina medidas de efectividad para cada uno de dichos elementos. Materia: Análisi y Diseño de Sistemas de Información Unidad I.- Introducción a los Sistemas de Información
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común 1.6.1.1.5.- Definir el funcionamiento del sistema El funcionamiento del nuevo sistema debe ser examinado, como ya se dijo anteriormente, en cuanto a las salidas que debe producir, las entradas que habrá de aceptar las operaciones que será necesario implantar a los recursos que habrá de usar. Los requerimientos del nuevo sistema deben ser desarrollados tanto en forma narrativa como cuantitativa, por lo que es necesario incluir, hasta donde sean posibles los datos referentes a tiempo, costos y volúmenes. Informes que debe rendir. En esta parte deben establecerse claramente las salidas que el sistema deberá rendir, haciendo para ello un bosquejo de estas (pueden utilizarse para este efecto las hojas resumen de salida. Datos Fuente que debe aceptar. La determinación de los datos que serán alimentados al sistema, puede hacerse una vez que han sido establecidas todas las salidas que habrán de producirse, o bien Elaboró:alternativamente. Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza Es en esta etapa del análisis donde tendrán que definirse los medios (documentos, etc.) De donde serán tomados los datos fuente para su proceso, así como los canales a través de los cuales tendrán que llegar esa información al centro de procesamiento electrónico de datos. Operaciones a implantar. Una vez establecidas las entradas y salidas que deberá aceptar el sistema, se procede al estudio de las operaciones que habrán de ser realizadas para satisfacer los requerimientos de entrada y salida del mismo. Estas operaciones pueden identificarse por clase y número de entradas, por clase y número de salidas, por la frecuencia en que serán ejecutadas, etc. En este punto es el momento de definir la herramienta de procesamiento por dichas operaciones (manual, mecánico, computadoras, etc.) Recursos necesarios. Ya definidas las entradas que aceptara el sistema, las salidas que producirán las operaciones que serán necesarios ejecutar, se está en posibilidad de determinar los recursos con los
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común cuales necesariamente tendrá que contarse para el buen funcionamiento del mismo. 1.6.1.2.- Etapa de diseño Una vez que se conoce que hace la empresa, que se saben sus objetivos, y que se conocen sus operaciones, como las hace, para que las hace, quien las realiza, con qué elementos, se está en posibilidad de hacer el diseño del nuevo sistema buscando como ya se dijo anteriormente, que este sea mejor que el actual, o bien, se trata de un sistema completamente nuevo deberá ser el que mejor parezca de acuerdo con los elementos humanos, materiales y técnicos con que se cuenta. El diseño del sistema de información establece la forma en la que el sistema efectuará las obligaciones descritas durante la fase de análisis. Los técnicos en sistemas se refieren con frecuencia a esta etapa como el diseño lógico, en oposición al desarrollo del programa, el cual recibe el nombre de diseño físico. Lo fundamental para el diseño práctico de un sistema, es el conocimiento: del negocio (actual y planeado) conocimiento de equipos de proceso de datos y de los sistemas de programación disponible, conocimiento de cómo estas aplicaciones y actividades han sido resueltas en otras partes, y Elaboró: Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza conocimiento de la manera de diseñar eficientemente una aplicación. 1.6.1.2.1.- Propuesta de solución El desarrollar sistemas permite crear soluciones informáticas para las empresas de acuerdo a sus necesidades, lo cual de acuerdo al estudio y análisis de la situación actual que vives las empresas nos permiten plantear una propuesta de solución a su problemática, a su actualización o a su automatización de proceso. Para dar soluciones alternativas, el analista debe tener como cualidad esencial una imaginación creativa, ya que las actividades de análisis de sistemas requieren un alto grado de creatividad; siendo esta la actividad mental que produce un nuevo trabajo que se acepta como justificable o de utilidad en un determinado lugar y en determinado momento. La creatividad humana, prevé nuevos problemas, selecciona un método entre varios y encuentra nuevas y adecuadas soluciones. 1.6.1.2.2.- Diseño lógico El diseño lógico del nuevo sistema es el desarrollo de una solución efectiva al problema. Sin la comprensión fundamental del sistema actual y sin una buena comprensión de los requerimientos del
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común sistema a futuro, la probabilidad de diseñar un buen sistema, se reduce en forma significante. El diseño del sistema en si consiste en representar de alguna manera convencional (gráfica, narrativa, etc.) los diferentes pasos y procesos que lo integraran. La herramienta fundamental del diseño estructurado es el diagrama estructurado, que es de naturaleza gráfica y evita cualquier referencia relacionada con el hardware o detalles físicos. Su propósito no es mostrar la lógica de los programas (que es la tarea de los diagramas de flujo). Es muy recomendable que el diseño de los sistemas sea sencillo y fácilmente comprensible para cualquier persona. 1.6.1.2.2.- Diseño físico Desarrollo del software. Los encargados de desarrollar programas pueden instalar software comprado a terceros o escribir programas diseñados a la medida de la solicitud. La decisión depende del costo de cada alternativa, del tiempo disponible para escribir el programa y de la disponibilidad de los programadores. Prueba del sistema. Consiste en probar el sistema de manera
Elaboró: Dr. Víctor Manuel experimental para comprobar si elBarraza software noEspinoza tiene fallas, es decir, se trata de que el sistema llegue a funcionar de acuerdo con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperen que lo haga. Implantación y evaluación. La implantación es el proceso de instalar nuevo equipo, preparar a los usuarios para usar el sistema, instalar la aplicación y construir todos los archivos de datos necesarios para utilizarla. Cuando se han instalado, estas aplicaciones se emplean durante muchos años. Dado que las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del tiempo, es necesario evaluar el sistema periódicamente. 1.6.2.- Otras metodologías de estudio (Tarea: Investigar este punto y enviármelo por correo).
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Universidad Autónoma de Sinaloa Facultad de Contaduría y Administración Tronco Común 1.7.- El papel del analista de sistemas.
Son los que valoran la manera en que funcionan los negocios examinando la entrada, el procesamiento de datos y la salida de información con el propósito de mejorar los procesos organizacionales. Desempeña muchos papeles: Consultor Experto de soporte Agente de cambio Solucionador de problemas Comunicador capaz Con experiencia computacional Autodiciplinado
Elaboró: Dr. Víctor Manuel Barraza Espinoza
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