Zie je door de bomen het IT-bos niet meer?

Valkuilen bij IT-implementatie Bedrijven omarmen de digitale transformatie. Maar research van McKinsey uit 2021 schat dat meer dan driekwart van de CEO’s de implicaties van het invoeren van tech toch niet goed begrijpt. 50 procent zou ook niet over de nodige tech-geletterdheid beschikken. Volgens Filip is dat goed mogelijk, maar het moet worden genuanceerd. “Het is niet zozeer de techniciteit die niet wordt begrepen, maar vooral de impact van het hele proces en de organisatieverandering die gepaard gaat met het implementeren van een IT-oplossing. Je moet IT namelijk trachten af te stemmen op je organisatie, niet omgekeerd”, vertelt Filip.

Maar wat zijn dan precies de valkuilen die ervoor zorgen dat een IT-oplossing een hoge kostenpost wordt? In de eerste plaats blijken ondernemers de impact van een implementatie te onderschatten.

Als bedrijf moet je niet alleen werken in je software maar ook aan je softwarelandschap. Dat is waar wij bij Quadronics voor ondersteuning zorgen.

“Als je zegt: ‘IT is IT, het zal wel niet zo moeilijk zijn’, dan durf je wel eens een aantal essentiële stappen over te slaan en dan neem je impliciet beslissingen die je eigenlijk niet wou nemen – soms met drastische gevolgen”, zegt Filip. “Je moet met andere woorden als een moederkloek op je IT-projecten zitten om te zien waar je zit qua kosten, qua timing en qua procesafstemming. Als je dat niet doet, dan neem je het risico dat mensen onbewust te veel factureren, of dat de oplevering niet voldoet aan de benodigdheden. Ik kan begrijpen dat CEO’s niet altijd de tijd hebben om na te gaan of dat allemaal wel correct verloopt. Men gaat er dan ook soms van uit dat een IT-oplossing nu eenmaal duur is omdat het over IT gaat. In sommige gevallen krijgt men een IT-oplossing aangeboden als een pakket met allerlei extra mogelijkheden die je eigenlijk niet nodig hebt.

In zo’n geval is het verleidelijk om te zeggen: ‘dat zal allemaal wel nodig zijn’. Daarnaast gebeurt het ook dat bedrijven een IT-oplossing krijgen die hun organisatie helemaal op stelten zet omdat het een bepaalde manier van werken vereist. Als je een pakket neemt zonder je daarop te organiseren of een pakket kiest dat eigenlijk niet bij je past, dan krijg je onvermijdelijk een lastige implementatie. En dan hebben we het nog niet gehad over de training die je medewerkers nodig hebben om met de nieuwe IT-oplossing te werken. Kortom, je moet niet alleen werken in je software maar ook aan je software-landschap. Dat is waar wij bij Quadronics voor ondersteuning zorgen.”

Quadronics als scheidsrechter

Als je als bedrijfsleider twijfels hebt over de implementatie van een IT-project of je hebt nood aan coördinatie om je huidige IT-infrastructuur ten volle tot zijn recht te laten komen, dan kan je een beroep doen op Quadronics. De onafhankelijke IT-experts bij Quadronics treden op als onafhankelijke scheidsrechters die je helpen om het speelveld van je IT-landschap in goede banen te leiden. Ze zorgen ervoor dat je de IT-oplossing krijgt die je verdient. Hun aanpak is no-nonsense en hun aanbod drieledig:

1. Quick fix van IT-problemen

Filip geeft duiding: “Onder ‘quick fix’ verstaan we kleine oplossingen die weinig tijd en werk vergen om meteen resultaten te boeken. Een voorbeeld: een van onze klanten had een website waarop bestellingen werden doorgegeven. Maar het duurde lang om die bestellingen manueel te verwerken in hun softwarepakket. Na onze evaluatie bleek echter dat hun systeem over een importmogelijkheid beschikte. Op 1 dag tijd werd een meer eenvoudige integratie op punt gezet, waarmee ze nadien een halftijdse job uitspaarden!”

2. Volledige IT-renovaties

Maar bij Quadronics kan je ook voor meer dan enkel quick wins terecht. “We coördineren ook hele IT-projecten”, benadrukt Filip. “Van evaluatie en planning tot implementatie van de technologie. Wanneer IT-projecten minder goed lopen, dan heeft dat vaak te maken met een gebrek aan projectmanagementhygiëne. Met andere woorden: te weinig medewerkers intern die het effectief opvolgen, geen duidelijke afspraken en opleveringen, geen risicomanagement, enz. Het organiseren van acceptatietesten, bijvoorbeeld, is een bepaalde hygiëne die soms vergeten wordt. En zodra er betaald is, is het te laat om nog te zeggen: ‘het is eigenlijk niet goed’. Quadronics kan hier de vinger aan de pols houden.”

3. IT-directeur op aanvraag

Tot slot kan je bij Quadronics ook rekenen op IT-as-a-service in de vorm van een IT-directeur die zich aansluit bij je team om je op de lange termijn te ondersteunen. “We bepalen samen een visie geënt op jouw strategie en toekomstvisie en bepalen een stappenplan hoe er te geraken. Want soms wil men te snel te gaan. Wij helpen die keuzes te maken op het ritme van jouw business. Om dus onnodige kosten en frustraties te vermijden kan je gewoon een IT-directeur inschakelen die dagelijks je IT mee opvolgt. Dat kan al gerust van 1 dag per week. Bij sommige klanten helpen we een volledige IT-organisatie op te zetten en helpen we hen door mee

Vier tips voor een succesvolle IT-transformatie: talenten te selecteren die we bij hen kunnen inzetten. Verder kunnen we ook beginnende projectmanagers in een bedrijf coachen zodat ze leren waar ze allemaal op moeten letten en wat ze moeten opleveren. We geven ook advies aan CIO’s over hoe ze projecten die niet goed lopen kunnen verbeteren. Wij treden dan op als een soort klankbord. We zorgen voor de nodige periodieke opvolging waarbij we op geregelde tijdstippen je IT-roadmap implementeren.”

1 Laat je bijstaan door een ervaren, onafhankelijke digitale expert.

2 Bepaal je langetermijnvisie en bouw een plan daarnaartoe.

3 Kies de juiste maat van je projecten. Je hoeft niet per se alles in één keer te doen.

4 Coördineer strak tussen verschillende partijen, stem goed af en volg continu je digitale roadmap op.

Met dit aanbod wil Quadronics bedrijven bijstaan in de implementatie van softwarepackages, maar dan als digital enabler on demand. En met de mogelijkheid tot graduele implementatie zorgt Quadronics ervoor dat je continuïteit niet in het gedrang komt. Interesse? Bezoek dan zeker onze website.

Quadronics

Opgericht in: 2021

Co-founders: Filip Vandenweghe, Johann Töws, Gregory Bulnes Cuetara en Piet Hendriks

Aantal medewerkers: 8

Activiteiten: IT-Directeur on Demand, advies en ondersteuning bij IT-renovatie en implementatie van moderne IT-oplossingen in België, Nederland, Frankrijk en Duitsland. www.quadronics.com info@quadronics.com