Experts aan het woord Efficiënt werken met een informatie-overload

EXPERT

Sven Stevens

Administratief en financieel directeur

Premed

1. Bekijk je inbox maximaal een vijftal keer per dag en doe dat op vaste tijdstippen

▶ Doe je dat niet, dan ben je de hele dag met mails bezig en blijft je geplande werk liggen.

2. Ruim je inbox op en bewaar het overzicht

▶ Gebruik je inbox als takenlijst. Behandelde e-mails sleep je best weg naar een andere map zodat je een overzicht behoudt van je taken.

▶ Verwijder mails die je niet wilt lezen of bewaren (kalender, uitnodigingen, reclame …).

▶ Informatieve mails die je later opnieuw nodig hebt, laat je best niet in je overzicht staan. Je plaatst ze beter in een aparte map.

▶ Mails die je binnen enkele minuten kan beantwoorden, behandel je best meteen. Als je dat uitstelt, verlies je tijd met zoeken.

▶ Beslis op basis van de inhoud wat je wilt doen met de overige mails. Plaats die in gepaste mappen en gebruik vlaggen of labels om prioriteiten aan te duiden.

▶ Pas de instellingen zo aan dat je nieuwbrieven en CC-mails automatisch in de juiste mappen terechtkomen.

▶ Bewaar enkel je eigen taken in je inbox. Als je de taken van iemand anders wilt opvolgen, sleep de betreffende mails dan naar een map op naam van die persoon.

▶ Als een reeks e-mails over hetzelfde onderwerp gaan, bewaar dan enkel de meest recente in je inbox. Archiveer de rest in de gepaste map.

Informatiebeheer is belangrijk om efficiënt te kunnen werken. Mensen krijgen grote hoeveelheden informatie over zich heen. Berichten komen binnen en men voelt de nood om die onmiddellijk te lezen en te beantwoorden, men heeft moeite met het terugvinden van informatie … Kies voor jezelf welke tips bij jou passen en je zal zien dat je heel wat productiever zal zijn gedurende je werkdag.

▶ Maak niet te veel aparte mappen aan. Je kan altijd met de zoekfunctie snel een onderwerp terugvinden.

▶ Rangschik je mappen alfabetisch.

3. Maak dagelijks een realistische planning

▶ Maak onderscheid tussen hoofden bijzaken.

▶ Maak een lijst van taken die je tussendoor wilt doen. Taken die meer dan 30 minuten vereisen, neem je niet op in die lijst. Die plan je in je agenda.

▶ Vink taken en projecten af die je hebt voltooid. Dat geeft een goed gevoel.

▶ Werk één ding af voor je aan het volgende begint.

▶ Voorzie tijd in je planning voor randtaken zoals administratie, mails, opruimen

▶ Plan voorbereidings- en verslagtijd in voor grote projecten.

▶ Kijk op het einde van de werkdag even terug op je dag en ga na wat je hebt kunnen afwerken.

▶ Bekijk op vrijdag kort de planning van volgende week. Dat zorgt ervoor dat je maandag mentaal bent voorbereid.

4. Digitaliseer je documenten

▶ Door het gebruik van de zoekfunctie kan je sneller informatie terugvinden.

5. Laat je tijdens het werk niet afleiden door andere media

▶ Leg je privé-gsm buiten bereik.

▶ Blokkeer social media sites zodat je niet in de verleiding komt om die te raadplegen.

▶ Schakel internet op je smartphone uit of zet je vliegtuigmodus aan wanneer je werkt.

▶ Stel de geluidsinstellingen zo in dat je oproepen hoort. Op die manier kijk je niet constant op je toestel om te controleren of je gemiste oproepen hebt. Schakel andere meldingen uit.