Vormingplus Kempen
VZW
een handleiding voor het opzetten van een webarchief
FASE
Een uitgave van Vormingplus Kempen Samensteller: Christa Truyen Vormgeving: Vormingplus Kempen Druk: www.gbmaes.be Foto’s: www.bartvandermoeren.com, zevendonk.be Publicatiedatum: juni 2008 ISBN 9789081162814 D/2008/11.195/4 Verantwoordelijke uitgever: Martine Coppieters, Otterstraat 109/4, 2300 Turnhout
een handleiding voor het opzetten van een webarchief
FASE
Waarom ‘FASE’? Oude foto’s vergelen meestal in een doos bovenop de kast. Jammer, want daarmee vervagen ook de herinneringen. De geschiedenis terug zichtbaar maken op het internet: dat wilde het Buurtwerk Zevendonk, een landelijke wijk van Turnhout, doen. Erg veel was er immers over het verleden van Zevendonk niet terug te vinden. Nochtans bevatten oude schuiven thuis een schat aan informatie. FAZe (FotoArchief Zevendonk) werd een project met twee stevige poten. Zoveel mogelijk buurtbewoners en verenigingen betrekken. Sociale cohesie draait om cement, om plakken en blijven plakken. Bewust inspelen op de Informatie en CommunicatieTechnologie (ICT): een grote groep mensen (van kinderen tot senioren) sensibiliseren voor het pc-gebruik. FAZe biedt niet alleen buurtverenigingen inspiratie om een digitaal fotoarchief te creëren. Ook voor scholen, rusthuizen, heemkundige kringen, seniorenverenigingen, jeugdverenigingen, computerclubs, … kan het inspirerend werken. Elk kan vanuit zijn eigen invalshoek dit project opstarten. De enige voorwaarden zijn: de medewerking van iemand met ICT-kennis, beschikken over een website én inspelen op een klein geografisch gebied ( wijk, gehucht … ). In deze handleiding worden de verschillende projectfasen beschreven. Daarom wordt FAZe, FASE. De fases van een project, een mensenleven, de buurtgeschiedenis …
5
inhoud De voorbereiding Stap 1 Waarom FASE? Stap 2 Een werkgroep samenstellen Stap 3 Wat wil je bereiken met dit project? • Wie wil je bereiken? • Wanneer is je project geslaagd? Stap 4 Een goede voorbereiding is het halve werk • FASE in 4 blokken, een stappenplan De voorbereiding Het verzamelen van foto’s De resultaten laten zien De afronding • Koken kost geld • Tijd- en procesbewaking
7 9 11 11 13 15 15 19 21 22 23 23
De uitvoering Stap 5 FASE-project
25
De nazorg Stap 6 Hoe is het geweest ? Stap 7 Met dank aan
6
26 28
DE VOORBEREIDING
stap 1 Waarom FASE?
Heb je zin om een FASE-project te organiseren in jouw wijk of buurt? Ga dan eerst na wat de mogelijkheden zijn. Zo weet je meteen of het project enige kans op slagen heeft. Afhankelijk van de eigenheid van je buurt, het enthousiasme van de medestanders en de financiële middelen is een webarchiefproject een mooie manier om het gemeenschapsgevoel te versterken.
Is dit project iets voor jouw buurt? Wat is typisch aan de buurt? Is het een oude buurt met een rijk verleden of eerder een relatief nieuwe wijk? Is het een stadswijk of eerder gelegen in een landelijke omgeving met veel natuur en/ of landbouw? Voelt de buurt zich een buurt, of juist niet meer? Wie zijn de inwoners? Is de buurt homogeen samengesteld of eerder divers? Zijn er veel ouderen, jongeren, kinderen, inwijkelingen, allochtonen, autochtonen …? Zijn er veel handelszaken? Hoe is de infrastructuur? Zijn er wijkvoor-zieningen? Scholen? Hoe is het verenigingsleven? Is er een (goeddraaiend) buurtwerk? Heeft die een eigen website, of heeft de buurt een plaats op de gemeentelijke website ? Is er veel of weinig informatie over het verleden van de wijk? Wat is de toekomst van de buurt? De antwoorden hierop helpen je om de eigenheid van de buurt te omschrijven. Zo kan je gerichter op zoek gaan naar medestanders en bepalen wie je bij je project wil betrekken.
Is er voldoende draagkracht? Is er voldoende enthousiasme voor het project? Zijn er medestanders, organisaties, buurtbewoners die dit project mee kunnen/willen uitwerken en/of ondersteunen?
Is er geld? Zijn er voldoende financiële middelen om dit project te financieren? Zijn er mogelijkheden om financiële steun aan te vragen?
7
zevendonk Zevendonk is een landelijk gehucht van Turnhout in de Antwerpse Kempen. Een 3000-tal mensen wonen er wat afgezonderd van het centrum, begrensd door de E34, een uitbreidende industriezone en een natuurgebied annex militair domein. De bevolking is vrij heterogeen: er huizen nog enkele Zevendonkse autochtonen, maar door de sociale huisvestingspolitiek kwamen er de voorbij decennia veel inwijkelingen zich vestigen. Een typische wijk met een superette, een café, een basisschool. Je vindt er ook nog een filiaal van de bibliotheek, een afdeling van de tekenacademie én één van de acht Turnhoutse digid@kjes: een laagdrempelig, gratis én uitgerust pc-leerlokaal met begeleiding. Sinds enkele jaren is er een actief buurtwerk dat met enkele mensen bruggen wil slaan over partij-, geloofs- of verenigingsgrenzen heen. Het buurtwerk krijgt een stadssubsidie voor haar werking. Voor FAZe vroeg het bij Vormingplus Kempen een een projectsubsidie aan van 1.000 euro. Daarmee werd het hele project bekostigd.
stap 2 Een werkgroep samenstellen Een project uitwerken doe je niet alleen, en zeker niet als het om een buurtproject gaat waar het juist draait om samenwerking, ontmoeting en verbinding. Een werk- of projectgroep bestaat uit buurtbewoners of mensen die werken in de buurt. Vier mensen is een absoluut minimum om voldoende ondersteuning en draagvlak te hebben in je buurt. Ideaal is dat de groep divers is samengesteld: denkers, doeners, creatieve en praktische mensen … Een expert in informatieen communicatietechnologie (ICT) is een must. De werkgroep maakt de planning, volgt de afspraken op en evalueert na afloop. Elke partner heeft zijn verwachtingen. Maak hiervan geen geheim. Zo kom je op het einde van de rit niet voor verrassingen te staan. Spreek duidelijk de taken en inbreng van elke partner af. Een projectleider fungeert als voortgangsbewaker: timing in het oog houden, afspraken natrekken, aanspreekpunt voor alle partijen … Vergeet ook niet de organisaties die wel willen meewerken bij de uitvoering van het project, maar niet meteen mee willen vergaderen.
De faze-werkgroep De FAZe-werkgroep bestond uit acht mensen uit vijf verschillende organisaties. Elke organisatie (projectpartner) had zijn inbreng en rol: • het buurtwerk: de bewoners betrekken bij het project, de uitwerking van de buursite en van publicitair materiaal; • basisschool Sint-Pietersinstituut: de kinderen (en hun grootouders) betrekken bij het project; • Digid@k7donk: technische en educatieve ICT-ondersteuning; • OKRA: sensibilisatie van de senioren als grootste bron van foto’s en feiten uit het verleden; • Vormingplus Kempen: financiering van het project en personele ondersteuning, tijd- en procesbewaker van het project. In de aanloop van het project werden twee gemeentelijke diensten betrokken: • de dienst communicatie van de stad Turnhout: ondersteuning van het FAZe-project via hun eigen media; • Tram 41- het stadsarchief: adviesverlening zodat het digitaal fotoarchief wetenschappelijk kon opgebouwd worden.
9
10
stap 3
Wat wil je bereiken met dit project? Wie wil je bereiken? Welke mensen wil je bereiken met je buurtproject? De buurtbewoners natuurlijk. Dat is duidelijk. Maar een buurt is meestal divers van samenstelling. Daarom bepaal je best elke groep apart en omschrijf je welke rol zij kunnen spelen in het project. Dat kan heel verschillend zijn. Misschien zijn er in de wijk specifieke doelgroepen waaraan je extra aandacht wil besteden. Ook daar kan je je op focussen. De analyse van de wijk die je bij stap 1 maakte, kan je van dienst zijn.
Baken je doelgroepen duidelijk af en vermeld waarom je deze doelgroepen wil betrekken en/of bereiken. Alles is natuurlijk afhankelijk van de samenstelling van de buurt. Voorbeelden:
Wijkbewoners • zij worden met elkaar verbonden door hun verleden en heden een plek te geven op een levend archiefluik op de internetsite.
Senioren • zij zijn dé bron voor verhalen van vroeger en foto’s uit de oude doos; • zij zijn meestal niet zo vertrouwd met de computer. Meewerken aan een webarchief kan de stap naar de computer gemakkelijker maken.
11
Kinderen • • •
zij leren over de geschiedenis van de wijk; door het contact met hun grootouders zijn zij letterlijk de verbinding tussen het verleden en het heden; zij zijn vertrouwd met de computer; andere digitale toepassingen kunnen aangeleerd en/of geoefend worden.
Allochtonen/mensen met een andere culturele achtergrond • •
meestal hebben allochtonen/nieuwkomers in de wijk niet zo’n lang verleden als wijkbewoner; het kan daarom des te interessanter zijn om hen te betrekken bij het project. Zo maak je meteen werk van de dialoog tussen verschillende culturen.
Natuurvereniging •
is er een natuurgebied in de buurt? Dan kan de natuurvereniging prachtige natuurfoto’s aanleveren voor het archief.
Als je het project na afloop evalueert, bekijk dan of je de vooropgestelde doelgroepen ook hebt bereikt.
in faze wilde men:
• alle 3.000 wijkbewoners betrekken bij het webarchief. • een zeer brede groep sensibiliseren voor het pc-gebruik. Van kinderen tot senioren. • de bedrijven en zelfstandigen betrekken voor financiële en logistieke ondersteuning in ruil voor de uitbouw van een ‘plaatselijk goudengids-luik’ op de site. • de landbouwers extra motiveren om mee te werken aan een apart landbouwluik op de site.
12
Wanneer is je project geslaagd? De beslissing om in je buurt een webarchief te starten, is genomen. De werkgroep is samengesteld en taakafspraken zijn gemaakt. Voor je van start gaat met concrete activiteiten, bepaal je welke resultaten je wil bereiken met het project. Wat zijn de doelstellingen en hoe hoog leg je de lat? Wees zo concreet mogelijk. Zo kan je later gemakkelijker nagaan of je project al dan niet geslaagd is.
Doelstellingen Een webarchief als buurtproject kan de volgende doelstellingen hebben:
Het wijkgevoel onder de bewoners versterken Voorbeelden: • 10 % van de bewoners werkt mee aan de samenstelling van het fotoarchief; • op het toonmoment zijn er minstens 50 deelnemers; • 10 bewoners werken mee aan de promotieondersteuning in de wijk.
Mensen sensibiliseren voor het pc-gebruik Voorbeelden: • 10 mensen zetten de eerste stap naar de computer; • 20 % van alle schoolkinderen werkt mee aan het digitaal project.
De realisatie van een webarchief Voorbeelden: • een aantrekkelijk en gebruiksvriendelijk webarchief; • 100 foto’s op het webarchief; • 200 bezoekers van het webarchief over 6 maanden.
Kinderen, jongeren en ouderen met elkaar in contact brengen Voorbeelden: • 100 kinderen en/of jongeren werken mee aan het project; • 10 ouderen komen in contact met de kinderen/jongeren.
13
Kennismaking met de buurtgeschiedenis Voorbeelden: • kinderen verzamelen 50 foto’s; • jongeren verzamelen 10 verhalen.
Het verloop Naast verwachte resultaten kan je ook je verwachtingen over het verloop van het project neerschrijven. Voorbeelden: • de projectpartners zijn tevreden over het globale resultaat van het project; • de projectpartners vinden dat de vergaderingen efficiënt verlopen; • de projectpartners vinden dat de samenwerkingsafspraken tussen de verschillende partners
stipt worden nagekomen.
Doelstellingen en resultaten De FAZe-werkgroep stelde vier doelstellingen voorop: • • • •
oude foto’s bewaren voor de toekomst; versterken van het gemeenschapsgevoel met aandacht voor historie en eigenheid van de buurt Zevendonk; sensibilisatie van een grote groep mensen (van kinderen tot senioren) voor het pc-gebruik; het engagement van de verschillende partners in dit project werkt baanbrekend voor toekomstige besluitvormingsprocessen.
Concrete resultaten: • • •
14
versterken van het wijkgevoel onder de bewoners van Zevendonk; uitbreiding van de website met een uitgebreide fototheek; kinderen en oudere bewoners geschiedenis laten meemaken door oude en nieuwe foto’s van de wijk op de website te verzamelen.
stap 4 Een goede voorbereiding is het halve werk
Je weet nu waar je naar toe wil met je project en wie je erbij wil betrekken. Maak nu een planning hoe je dat wil bereiken. Een goede voorbereiding is het halve werk. Bepaal met je groep hoever je daarin wil gaan. Hoe gedetailleerder het plan, hoe vlotter alles kan verlopen bij de daadwerkelijke activiteiten. Tijdens de voorbereiding komen de volgende aspecten aan bod: • FASE in 4 grote blokken, een stappenplan • koken kost geld; • tijd- en procesbewaking.
FASE in 4 grote blokken, een stappenplan In het stappenplan bepaal je welke stappen gezet moeten worden, wie hiervoor verantwoordelijk is en welke timing gevolgd zal worden. In het stappenplan van FASE onderscheiden we vier blokken: • de voorbereiding; • het verzamelen van foto’s; • de resultaten laten zien; • de afronding.
1) De voorbereiding Als eerste stap van het stappenplan, bepaal je wat er allemaal moet gebeuren ter voorbereiding van de eigenlijke projectactiviteiten: het verzamelen van de foto’s, het digitaliseren ervan en het toonmoment waarop je de resultaten aan een groot publiek laat zien. Komen alvast aan bod: • de website; • communicatie en publicitaire ondersteuning; • het betrekken van plaatselijke verenigingen en organisaties. Het spreekt voor zich dat nog andere aspecten besproken kunnen worden.
15
16
website Een digitaal webarchief kan alleen bestaan als er een website is. Dat is nogal wiedes. Ofwel is er een eigen buurtsite ofwel biedt de gemeentelijke site ruimte voor buurtnieuws. In dit laatste geval overleg je met de gemeente wat haalbaar is. In de beide gevallen moet er één en ander aangepast worden aan de site. Je moet zowel over technische als inhoudelijke aspecten afspraken maken. Dé job voor de ICT-deskundige in de werkgroep. Wat moet je allemaal doen? • technisch: een webruimte huren. Dat kan bij een firma die hosting aanbiedt. Daarbij heb je vaak grote prijsverschillen. Let op de ondersteuning en de hulp die aangeboden wordt, de back-upmogelijkheden, de prijs, de bereikbaarheid, ... • inhoudelijk: een sitestructuur aanmaken voor de digitale foto’s. Met sommige opensourceprogramma’s kan je moeiteloos een fotoluik aan je site ophangen. Hoe ga je ze indelen? Op thema, op jaartal, ... Welke bijkomende details ga je erbij aanbrengen? De namen van de personen die op de foto’s staan? De fotograaf (als je die kan achterhalen)? Het jaartal?
communicatie en publicitaire ondersteuning Wil je zoveel mogelijk inwoners en verenigingen van de buurt motiveren om foto’s te verzamelen
en wil je de wereld buiten de buurt informeren over het buurtproject, dan is een goede promotievoering geen overbodige luxe. Bespreek in je groep: • wanneer je start met de publicitaire ondersteuning. Hoelang duurt die? Zijn er momenten waarvoor je extra promotie voert? • welke informatiekanalen je gebruikt. Die van je projectpartners, de regionale en lokale pers, de lokale infrastructuur … ? • welke media je gebruikt. Affiches, folders, persartikels, websites, radio, tv … • welke wijkfeesten of samenkomsten een ideale gelegenheid zijn voor promotievoering voor het webarchief. Zorg voor een basisartikel met spraakmakende foto’s die de projectpartners kunnen gebruiken voor de promotie.
publiciteit FAZe werd een maand voor de start van het project gelanceerd met persartikels in kranten, in de tijdschriften en op de websites van de projectpartners en met affiches in de wijk. Deze publicitaire ondersteuning liep over de hele periode van het project.
17
mensen en verenigingen mobiliseren Betrek lokale verenigingen in de wijk om hun leden warm te maken voor het fotoproject. Afhankelijk van je (tijds-)mogelijkheden kan je persoonlijk je verhaal doen op de bestuurs- of algemene vergadering, zelf een informatievergadering organiseren voor de verenigingen of hen een informatiebrief sturen. Misschien krijgt iemand wel zin om mee aan de projectvergaderingen deel te nemen.
Is er een (basis-)school in de wijk? Dan is FASE een ideaal project. Vraag hen of zij bij de start betrokken willen worden. Wat er wordt georganiseerd en hoe, laat je best over aan de school. Hier zitten immers de deskundigen. Je kan wel een aantal suggesties doen.
promotie In Zevendonk werd de buurt geïnformeerd via de buurtkrant en de website. De verenigingen kregen nog een extra brief. De OKRA-voorzitter werd een overtuigde medestander. Binnen de seniorenkringen voerde hij promotie voor het verzamelen van oude foto’s. De basisschool was vanaf het begin van het project betrokken bij de projectgroep met twee afgevaardigden: de directeur en een leerkracht die ook ICT-coördinator is. Je hoeft je natuurlijk niet te beperken tot de bovenstaande items. Misschien denk je zelf aan bijkomende acties die het project kunnen ondersteunen. In het FAZe-project kocht het buurtwerk een digitaal fototoestel dat gratis uitgeleend kon worden. Op één voorwaarde: de gemaakte foto’s dienden terecht te komen op de buurtsite. Onderwerpen te over: een straatbarbecue, een natuurreportage, een verkeersprobleem …
18
Seniorenweek Tijdens de seniorenweek in november werkte de basisschool SintPietersinstituut rond het digitaal webproject. De leerlingen van de derde graad nodigden vier bevoorrechte getuigen uit. Die brachten oude foto’s mee uit hun eigen collectie en vertelden over hun herinneringen aan Zevendonk uit vervlogen tijden. Elke klas hanteerde een andere methode om een neerslag van deze verhalen te maken. Zoveel mogelijk media werden ingeschakeld tijdens de gesprekken: geluidsopname, digitaal fototoestel, filmcamera. In het digid@klokaal verwerkten de leerlingen de getuigenissen tot digitale verslagen. Het project was een zinvolle en boeiende kennismaking met het verleden enerzijds en het benutten van de nieuwe media anderzijds. Ook de geïnterviewden beleefden deugd aan hun verhalen aan de kinderen. Het was zeker voor herhaling vatbaar. Halverwege het project toonde het buurtwerk Zevendonk op de jaarlijkse hobbybeurs van de wijk een slideshow van oude foto’s. Dit vergde natuurlijk de nodige voorbereiding: maken van promotiefolders, samenstellen van de slideshow, voorzien van het nodige computermateriaal en de nodige mankracht voor de permanentie. Het was een laagdrempelige en aantrekkelijke manier om de 1.200 bezoekers persoonlijk aan te spreken en hun medewerking te vragen.
2) Het verzamelen van foto’s Het verzamelen van foto’s is de tweede stap in het stappenplan. •
•
Leg vooraf de procedure vast voor het scannen en archiveren van de foto’s. Waar en wanneer kunnen de buurtbewoners hun foto’s en verhalen afgeven? Is er een plaats waar zij op een gemeenschappelijke computer en scanner hun foto’s zelf kunnen digitaliseren? Zo ja, is er dan hulp voorzien? Als er in je gemeente een archief is, kan je daar te rade gaan voor het archiveren. Bepaal hoe lang deze inzamelperiode duurt.
19
samen met digid@k Het buurtwerk Zevendonk wilde het vernieuwen van haar eigen site www. zevendonk.be koppelen aan de lancering van het webarchief. In Digid@k 7donk konden de bewoners tijdens de openingsuren gratis gebruik maken van de pc’s, de scanner en de printer om hun materiaal aan te leveren of te digitaliseren. Een digid@kmedewerker stond hen met raad en daad bij. Die medewerker noteerde ook alle gegevens over de foto’s (wat staat er op, wie is de eigenaar, … ) en zorgde ervoor dat de foto’s op de juiste plaats in het webarchief werden gezet.
20
Tentoonstelling 3) De resultaten laten zien Nadat men vijf maanden oude foto’s had verzameld, werd deze fase van het project afgesloten. Om de resultaten te tonen aan het grote publiek, koos men voor een buiten-tentoonstelling in de wijk die heden en verleden letterlijk naast elkaar plaatste. Een wandeltraject dat langs vijftien fotopalen liep, toonde het historisch beeld van de betreffende plek naast de hedendaagse situatie. De tentoonstelling werd gelanceerd met een wandeling door de buurt. Aansluitend was er tijd voor ontmoeting met een babbel en een borrel. Alle archieffoto’s die op de site stonden, werden geprojecteerd. De verslagen die de kinderen hadden gemaakt, kon men daar ook bekijken en lezen. In Zevendonk wedde men op verschillende paarden. Dat had resultaat. Een artikel met uitnodiging verscheen: • in het buurtkrantje dat in elke brievenbus wordt gebust; • in het parochieblad; • in de buurtkrant van de naburige wijken; • in de nieuwsbrief van de school; • op de buurtwebsite; • in de streekkrant. De regionale pers werd uitgenodigd.
Het verleden maken door oude en hedendaagse foto’s en verhalen te verzamelen, is dan ook een eindeloos werk. Toch is het best dat je een toonmoment organiseert om de resultaten van het project te tonen. Zo laat je de buurt weten waar je mee bezig bent, laat je het resultaat zien van het gezamenlijk geleverde werk én creëer je een gelegenheid voor ontmoeting. Bespreek in de werkgroep wanneer je het toonmoment plant en hoe je dat wil doen. Mogelijkheden te over. Alles is afhankelijk van je creativiteit, je budget en de tijd die je hierin wil investeren. Voor de praktische uitwerking van het slotmoment zijn vrijwilligershanden zeker welkom. Vraag hiervoor medewerking aan de buurtbewoners. Zo zie je meteen of de buurt actief betrokken kan/wil worden bij het project. Een paar mogelijkheden: • Je kan een buitententoonstelling koppelen aan een wandelparcours in de buurt: een originele manier om een selectie uit de fotoverzameling te tonen. • Een lanceermoment met een wandeling én een babbel is een ideale gelegenheid om oude, nieuwe en ex-bewoners van de wijk te ontmoeten.
FAZe kreeg aandacht van een lokale radiozender en van een krant.
21
4) De afronding De afronding is de laatste stap in het stappenplan. Hier plan je de evaluatie van je project en bepaal je hoe je iedereen op het einde van het project wil bedanken.
evaluatie Vergeet niet de eindevaluatie te plannen nadat alle activiteiten zijn afgelopen. Zo weet je of je project resultaat heeft gehad of niet. • Bepaal wie je wil betrekken bij je evaluatie: alleen de projectpartners, alle medewerkers aan het project of ook de deelnemers aan het project? • Wat wil je vragen? Gebruik als leidraad wat je vastlegde in stap 3. • Hoe wil je evalueren? Mondeling tijdens een vergadering of kies je voor een informele babbel? Wil je de antwoorden schriftelijk via een formulier of digitaal via de website?
dank En last but not least, denk er ook aan dat je je projectpartners en iedereen die heeft meegewerkt aan het project bedankt. Hoe wil je dat doen? Voorzie je hiervoor een budget? Laat ook hier je creativiteit werken. Zorg ervoor dat iedereen een goed gevoel overhoudt aan het project.
22
Evaluatie Het FAZe-project werd geëvalueerd tijdens een slotvergadering met de projectpartners. Hiervoor werd het projectevaluatieformulier van Vormingplus Kempen gebruikt. Spontane mondelinge reacties en reacties op de website werden ook meegenomen in de eindevaluatie.
Koken kost geld Voor je project zal je een budget moeten voorzien. Buurtverenigingen krijgen vaak gemeentelijke financiĂŤle ondersteuning. Waarschijnlijk volstaat dit budget niet om het gehele project te financieren. Informeer eens bij de gemeentelijke cultuurdienst. Voortaan zijn er subsidies mogelijk voor projecten met gemeenschapsvorming als doel. Een digitaal webproject in jouw buurt past hier perfect in. FAZe-budget Huur webruimte Aankoop digitaal fototoestel + bijhorende attributen: Promotiemateriaal ( fotopapier, kopieĂŤn ... )
150,00 478,00 52,45
Tentoonstellingsmateriaal toonmoment Receptie toonmoment:
284,00 117,24
TOTAAL
931,69 euro
Tijd- en procesbewaking Met je werkgroep bespreek je hoe het verloop van het project wordt opgevolgd. Af en toe moet je even stil staan bij vragen zoals: zitten we op schema? Wat was er goed of wat is er misgelopen? Hoe kunnen we bijsturen? Wat moet er nog gebeuren? Wie doet wat en wanneer? Leg vooraf vast hoe vaak en wanneer je wil vergaderen en hoeveel tijd je hieraan wil besteden. Worden er nog andere overlegmomenten voorzien, wie is daar bij betrokken?
Vergaderen De FAZe-werkgroep kwam 6 keer samen over een periode van 11 maanden, telkens op een vaste dag en op een vast tijdstip. Het waren vergaderingen van ruim een uur, waar concrete afspraken werden gemaakt en opgevolgd. Voor vragen en info tussendoor werd er veelvuldig gemaild en gebeld.
23
24
De uitvoering
stap 5 FASE-project In stap 5 voer je uit wat je tijdens de planning (stap 4) hebt afgesproken. De inwoners verzamelen hun foto’s uit het verleden en/of maken nieuwe foto’s van wijkactiviteiten. De foto’s worden gedigitaliseerd en op het web gezet. Organisaties of instellingen organiseren randactiviteiten rond het verleden en heden van de wijk. Een webarchiefproject is niet na één maand afgerond. Neem ruim de tijd voor de uitvoering ervan. Het is aangewezen dat de concrete uitwerking van sommige activiteiten pas tijdens die periode wordt voorbereid. Geen probleem, zolang je het gehele traject niet uit het oog verliest. Een goede opvolging van de afgesproken planning en een regelmatige communicatie tussen de verschillende partners blijft van belang om het project in goede banen te leiden. Tijdens deze fase -die een aantal maanden kan duren- blijft de publiciteitsvoering, de tijd- en procesbewaking belangrijk. Het toonmoment is natuurlijk de kroon op het vele werk. Als je alles goed hebt voorbereid, kan er maar weinig mis gaan. Voor het ‘goede weer’ kan je als organisator alleen maar vertrouwen op de hulp van de weergoden.
25
De nazorg
stap 6 Hoe is het geweest? Het toonmoment is achter de rug. Nu komt de werkgroep nog een laatste keer samen om het resultaat en het proces van het project te evalueren. Als je stap 4 en 5 duidelijk hebt beschreven, moet je enkel nagaan of je vooropgestelde verwachtingen (stap 3) zijn gehaald. Het veronderstelt wel dat je gedurende het project al die gegevens hebt bijgehouden. Denk ook aan een overzicht van je promotiemateriaal en pers- en promotieartikels/ reacties.
faze-evaluatie in vogelvlucht Tevreden partners en deelnemers. Partners en deelnemers waren zeer enthousiast over het resultaat van het project. Vijfendertig mensen brachten een 200-tal foto’s binnen voor het archief. De 463 bestanden op de site werden in totaal 52.447 keer bekeken. De 120 wandelaars op de wandelfase overtroffen onze stoutste verwachtingen. Voor de basisschool, waar oude Zevendonkenaars werden uitgenodigd, is het project voor herhaling vatbaar. Het versterken van het gemeenschapsgevoel met aandacht voor historie en eigenheid was voor de organisatoren dan ook geslaagd.
26
faze in tijd Voorbereiding: Stilstaan, bepaling doelgroep en doelstellingen, opmaak planning: 5 maanden. Uitvoering: Lanceren van oproep, verzamelen van foto’s, organiseren van randprojecten en toonmoment: 5 maanden. Nazorg: Evaluatie en dank: 1 maand.
uit een reactie op www.zevendonk.be “WandelFAZe was een groot succes. Het was raden naar de opkomst, maar om twee uur vertrokken we met een honderdtwintigtal mensen op wandeling. Mensen die jaren terug uit Zevendonk verhuisden en nu terug herinneringen konden ophalen, senioren die het verleden terug voor zich zagen, inwijkelingen die niet wisten hoe het er vroeger aan toe ging. Na de wandeling was er een gezellige receptie op school waar nog duchtig werd nagepraat.“ Neem een kijkje op www.zevendonk.be. Dan ontdek je meteen de schat aan foto’s die het buurtwerk heeft verzameld.
27
Stap 7 Met dank aan Het project is nu afgelopen. Vele mensen, projectpartners én vrijwilligers, hebben hun steentje bijgedragen. Rest nu alleen nog om iedereen te bedanken. Een verdiende pluim, een briefje, mailtje, een kleine attentie, of dankwoord via de website …, is altijd aangenaam. Het versterkt het gevoel dat je samen iets gedaan hebt en zorgt ervoor dat mensen ook in de toekomst nog zin hebben om mee te werken. ‘Ik voel me meer Zevendonkenaar.’ • Paul Proost, directeur basisschool Sint-Pietersinstituut ‘Het was deugddoend ... En steek ook maar wat pluimen op je hoed: zonder Vormingplus en jouw vergadergoesting was het zo niet geworden.’ • Dirk Raeymaekers, voorzitter buurtwerk Zevendonk ‘Samen met alle projectpartners het hele traject doorlopen om een geslaagd fotowebarchief op te zetten was mooi. Nog mooier was de ontmoeting die we hierdoor realiseerden tussen buurtbewoners tijdens de afsluitende wandeling.’ • Ilse Van Gorp, coördinator Digid@k ‘Het was inderdaad een goed initiatief: iedereen praatte tegen elkaar, en er was een goede sfeer. Bedankt voor de organisatie!’ • een bezoeker van de site
28
29
Projectpartners Buurtwerk Zevendonk
OKRA
Dirk Raeymaekers, voorzitter Kapelweg 187 2300 Turnhout 014 42 52 02 info@zevendonk.be www.zevendonk.be
RenĂŠ Augustijns, voorzitter Kapelweg 75 2300 Turnhout 014 42 23 97 okra@zevendonk.be
Sint-Pietersinstituut Zevendonk
Vormingplus Kempen
Paul Proost, directeur Kapelweg 56 2300 Turnhout 014 41 37 92 info@sint-pieter-zevendonk.be www.sint-pieter-zevendonk.be
Christa Truyen, educatief medewerker Otterstraat 109 bus 4 2300 Turnhout 014 41 15 65 christa.truyen@vormingpluskempen.be www.vormingpluskempen.be
Digid@k Ilse Van Gorp, coĂśrdinator SPK vzw Campus Blairon 714 2300 Turnhout 014 71 11 08 ilse.vangorp@spk.be www.digidak.be
30
31
een handleiding voor een webarchief Vormingplus Kempen begeleidt verschillende projecten van verenigingen, buurten, gemeenten, ... Uit die ervaringen leren we. En dat willen we niet alleen voor ons houden. Met deze reeks hopen we inspiratie en aanzetten te geven om samen leven prettiger te maken.
De geschiedenis van het Turnhoutse gehucht Zevendonk terug zichtbaar maken op het internet: dat wilde het Buurtwerk Zevendonk doen. Erg veel was er over het verleden van Zevendonk immers niet terug te vinden. Nochtans moesten oude schuiven thuis een schat aan informatie bevatten. Een webarchief zou de gedaanteveranderingen in beeld kunnen brengen. Een levend webarchief als bindmiddel tussen mensen en tussen tijden. Het project wou zoveel mogelijk buurtbewoners en verenigingen betrekken Ên een grote groep mensen sensibiliseren voor het pc-gebruik. Het werd een lokaal succes. Het kan niet alleen buurtverenigingen inspiratie bieden, maar ook scholen, rusthuizen, heemkundige kringen, seniorenverenigingen, jeugdverenigingen, computerclubs ‌
Vormingplus Kempen www.vormingpluskempen.be
32
VZW