Graatakker 4, 2300 turnhout t 014 41 15 65 | m 0486 75 76 58 www.vormingpluskempen.be
Graatakker 4 - 2300 turnhout | t 014 41 15 65 | www.vorminGpluskempen.be | info@vorminG
Kolos Hoe kom je tot een
optimale samenwerking met het
achtergrond
verenigingsleven in jouw
-1-
gemeente?
www.plankolos.be
een project van Vormingplus Kempen foto’s: Hans Vangeel, Marc Vervoort, Kris Van Exel en Bart Van der Moeren Š 2013 Vormingplus Kempen vzw
-2-
Kolos Hoe kom je tot een
optimale samenwerking met het
verenigingsleven in jouw
gemeente?
-3-
-4-
inhoud
Waarom? 6
Kolos: een project met een voorgeschiedenis 8
Ingrediënten voor een goede samenwerking 11
• Goede verstandhouding 13
• Goede begeleiding 13
• Goede samenwerking tussen verenigingen 14
• Goede samenwerking rond activiteiten 14
• Goede financiële en materiële ondersteuning 17
Aan de slag! 18
Werkmateriaal en inspiratie 24
-5-
Waarom ? Vlaanderen telt duizenden lokale organisaties waar een veelvoud aan mensen zich dagelijks in engageren. Zangkoren, theatergezelschappen, seniorenverenigingen, hobbyclubs, buurtwerkingen, sportverenigingen, sociaalculturele organisaties, oudercomitÊs, ‌ de Vlaming zoekt duidelijk graag aansluiting met anderen in zijn vrije tijd. Dat is goed nieuws voor de lokale overheden. Verenigingen brengen leven in de brouwerij, zetten de gemeente op de kaart. Hun leden voelen zich sterker verbonden met elkaar en met hun omgeving. Theoretischer gesteld: hun burgerschap en gemeenschapsgevoel neemt toe. En als individu worden ze versterkt. Niets dan voordelen.
-6-
Maar beide partijen – gemeentelijke overheid en lokale organisaties – vinden elkaar niet altijd. Dat is bijzonder jammer. Want als professionele krachten en vrijwilligers de handen in elkaar slaan, zijn er fantastische zaken mogelijk. Het geheel is veel meer dan de som van de delen. Vormingplus Kempen onderzocht hoe je tot een optimale samenwerking kan komen. In deze brochure vind je zowel de ingrediënten als een recept om de samenwerking te stimuleren. Op smaak gebracht met een hele reeks voorbeelden en tips. Alles om er een heerlijk gerecht van te maken!
-7-
Kolos, een project met een
voorgeschiedenis In de Kempen is de ‘stuurgroep Vrijwilligers’ actief, een platform van mensen uit het verenigingsleven en cultuurambtenaren, aangevuld met deskundigen. Ze onderzoeken de knelpunten en uitdagingen waarmee vrijwilligersorganisaties in de 21ste eeuw geconfronteerd worden en gaan op zoek naar oplossingen. Al in 2006 bleek tijdens een symposium dat de stuurgroep organiseerde, dat de samenwerking tussen de lokale overheden en het verenigingsleven niet altijd en overal optimaal verloopt. Ook bij een grootschalig behoeftenonderzoek van Vormingplus Kempen in de periode 2008-2009 bij Kempense Schepenen van cultuur, ambtenaren en voorzitters van de cultuurraden kwam de thematiek ter tafel. De stuurgroep Vrijwilligers ziet een betere samenwerking dan ook als één van de grote uitdagingen op het terrein. In 2012 werd gestart met het project Kolos. Dertien deelnemers werkten, onder begeleiding van Vormingplus Kempen en Kwadraet, rond de vraag “Aan welke voorwaarden voldoet een optimale relatie tussen de lokale overheid en het verenigingsleven?” De groep was evenwichtig samengesteld uit cultuurschepenen, cultuurbeleidscoördinatoren en vrijwilligers om tot een optimale diversiteit te komen. De conclusies van het onderzoek werden vertaald in succesfactoren en opgenomen in de brochure die je nu in handen hebt.
-8-
Kolos verwijst naar de Kolossus van Rhodos, een reusachtig beeld van de Griekse zonnegod Helios dat bekend staat als één van de zeven wereldwonderen. Volgens de overlevering stond de Kolossus wijdbeens over de haveningang van Rhodos, met een fakkel in de hand om schepen veilig binnen te loodsen. Archeologen hebben ernstige twijfels bij dit verhaal. Maar wij zien vooral hoe hij de samenwerking tussen de vrijwilligers aan de ene oever en de professionals aan de andere symboliseert. Zijn fakkel laat de kracht zien die uit zo’n samenwerking voortvloeit. Hij is een lichtbaken voor andere gemeenten.
-9-
- 10 -
Ingrediënten voor een goede samenwerking
Een optimale samenwerking tussen de gemeentelijke overheid en de verenigingen is enkel mogelijk als beiden zich hiervoor engageren. Het is altijd een en-en-verhaal. De gemeentelijke overheid heeft hierin dus een belangrijke verantwoordelijkheid.
0 Wanneer kunnen we spreken van een goede samenwerking? Eerst en vooral moeten de neuzen in dezelfde richting staan. Een goede basishouding is het vertrekpunt van alles. Wat bedoelen we daarmee?
• De verenigingen moeten bereid zijn over de muurtjes van hun eigen werking te kijken en de gemeentelijke overheid moet de eigen dienst of het vertrouwde takenpakket durven overstijgen. De lokale overheid en de verenigingen zien zichzelf dan ook niet als eilandjes die los van elkaar staan. Ze zoeken samen naar mogelijke samenwerkingen die voor een meerwaarde kunnen zorgen. • De organisaties en de gemeentelijke overheid vertrekken vanuit hun eigenheid. Beide groepen zijn erg verschillend: ze hebben andere doelstellingen, werken vanuit een andere logica, zijn anders gestructureerd, … Ze hebben, kortom, elk hun eigen identiteit.
Die verscheidenheid vinden we ook bij de organisaties zelf. Ook hier komen we verenigingen van alle mogelijke geuren en kleuren tegen.
- 11 -
• In het overleg wordt dit een sterkte. De lokale overheid treedt niet als concurrent van het verenigingsleven op. Vanuit ieders eigenheid zoekt men naar raakvlakken. Naar zaken die men op elkaar kan afstemmen, naar punten waarin de verenigingen en de overheid elkaar kunnen versterken. Naar win-win-situaties voor alle betrokkenen. • Het is belangrijk om op zoek te gaan naar gemeenschappelijke belangen, gezamenlijke punten die de lokale overheid samen met de verenigingen kan realiseren. Zowel tussen verenigingen en organisaties onderling, als tussen die organisaties en de gemeentelijke overheid. Met alleen een goede basishouding spring je niet ver. Er moeten acties, activiteiten of diensten uit ontstaan. Zaken die concreet en zichtbaar zijn. Ons onderzoek leert dat er vijf grote domeinen zijn waarop succesvolle samenwerking goed kan scoren.
- 12 -
1
GOEDE VERSTANDHOUDING
Er moet in de gemeente een goede verstandhouding zijn tussen de ambtenaar, de schepen en de verenigingen. Wat bedoelen we daarmee?
1 De ambtenaar, de schepen en de verenigingen praten op een open manier met mekaar en luisteren naar mekaar. Er is dialoog en uitwisseling op basis van gelijkheid. Er gaat voldoende aandacht naar ieders verhaal en er is een goede basis van vertrouwen en respect. 2 De schepen, de ambtenaar en de verenigingen overleggen regelmatig met elkaar. Hiervoor is er een vaste plek en/of structuur. 3 De ambtenaar, de schepen en de verenigingen hebben een goed zicht op elkaars werking. De wederzijdse verwachtingen worden op tafel gelegd en besproken. Zo worden onduidelijkheden uit de weg geruimd. Waarom? Als de gemeentelijke overheid haar plannen en ideeĂŤn voorlegt aan de vereni-
gingen en omgekeerd, kunnen de initiatieven op elkaar afgestemd worden en komt men niet in mekaars vaarwater. Een grote bron van ergernis wordt zo omzeild. Let op! Er moet overleg zijn met alle mogelijke organisaties. Niet alleen de vertrouwde verenigingen, maar ook buurtwerkingen of tijdelijke groeperingen zijn welkom. Het is essentieel dat iedereen kan aansluiten. Een gemeentelijke adviesraad zou een plek kunnen zijn waar dit soort van overleg plaatsvindt, maar ook andere werkvormen zijn perfect mogelijk.
2 GOEDE BEGELEIDING De ambtenaar van de gemeente moet de verenigingen ondersteunen en adviseren. Wat bedoelen we daarmee?
1 In de gemeente kent de ambtenaar de kartrekkers van de verenigingen. 2 De verenigingen kunnen steeds bij de ambtenaar aankloppen voor informatie, hulp en ondersteuning. 3 De ambtenaar geeft verenigingen ideeĂŤn en ondersteunt hen bij de uitwerking ervan. Hij/zij geeft de verenigingen impulsen om hun werking beter uit te bouwen.
- 13 -
Waarom? Zowel de overheid als de verenigingen zijn gebaat bij een kwalitatief sterk
lokaal verenigingsleven. De overheid kan hier een stimulerende rol in spelen door dit als een taak te zien.
3 GOEDE SAMENWERKING TUSSEN VERENIGINGEN Er moet een goede samenwerking tussen de verenigingen in de gemeente zijn. Wat bedoelen we daarmee?
1 De gemeente geeft stimulansen aan verenigingen om elkaars werking (activiteiten, thema’s, ...) te leren kennen, om ervaringen uit te wisselen en zo van elkaar te leren. 2 De gemeente stimuleert de verenigingen om samen te werken. 3 Verenigingen in de gemeente staan open voor samenwerking met anderen en doen moeite om samen te werken.
4 GOEDE SAMENWERKING ROND ACTIVITEITEN In de gemeente moeten de ambtenaar, de schepen en de verenigingen samenwerken om activiteiten vorm te geven. Wat bedoelen we daarmee?
1 De verenigingen bespreken hun ideeën met de ambtenaar. Samen bekijken ze of ze die ideeën kunnen uitwerken en op welke manier ze hiervoor kunnen samenwerken. 2 De schepen en de ambtenaar bespreken op hun beurt hun ideeën met de verenigingen. Zo wordt er afgetoetst of er al dan niet tijd en goesting is bij de verenigingen om het idee mee uit te werken. 3 De ambtenaar, de schepen en de verenigingen denken samen na over mogelijke activiteiten, geven de activiteiten vorm en organiseren ze samen.
- 14 -
- 15 -
- 16 -
Waarom? Samen aan iets werken geeft extra dynamiek. Concurrerend werken daar-
entegen zuigt energie weg. De gemeentelijke overheid kan samen met de verenigingen initiatieven opzetten. Deze activiteiten worden samen gepland, voorbereid en uitgewerkt. Hierdoor komt men tot een grote gedragenheid en tot meer creativiteit. Concurrerend werken is hierdoor niet meer aan de orde.
5 GOEDE FINANCIELE EN MATERIELE ONDERSTEUNING De gemeente moet verenigingen ondersteunen op financieel, materieel en logistiek vlak. Wat bedoelen we daarmee?
1 De gemeente geeft voldoende financiĂŤle middelen aan de verenigingen. Deze middelen zijn op een eenvoudige manier aan te vragen en te krijgen. 2 De gemeentelijke uitleendienst is goed uitgebouwd en verenigingen kunnen op een eenvoudige manier het materiaal uitlenen. De uitleendienst wordt regelmatig uitgebreid met materialen die de verenigingen nodig hebben. 3 In de gemeente zijn er goede, voldoende en betaalbare lokalen waarvan de verenigingen gebruik kunnen maken voor vergaderingen en activiteiten. Waarom? De middelen voor cultuur zijn meestal schaars. Het is aan zowel de overheid
als de lokale organisaties om te laten zien dat dit geld meer dan goed besteed is. Eensgezindheid over de manier waarop de middelen besteed worden, is een krachtig signaal. Waarom? Goede reglementen en procedures vragen om een goed evenwicht tussen de
flexibiliteit die een vereniging nodig heeft en de werkbaarheid die noodzakelijk is voor de overheidsadministratie. Het samen zoeken naar dit evenwicht zorgt voor een win-winsituatie voor beide partijen.
- 17 -
Kolos in jouw gemeente
Aan de slag! Ja, we willen werken aan een betere samenwerking tussen gemeente en verenigingen. Hoe pakken we dat aan?
Stap 1 Zoek partners Begin met het samenbrengen van de betrokkenen. Dit zijn de bevoegde schepen, de ambtenaar en mensen uit het verenigingsleven of andere lokale organisaties. Tijdens de bijeenkomst ga je na of iedereen wil meewerken. Je zal pas een goede samenwerking krijgen als alle partijen zich engageren. De wil om iets te veranderen moet aanwezig zijn.
- 18 -
Hulp nodig bij deze stap? Hoe betrek je – naast de schepen en de ambtenaar – ook mensen uit verenigingen? Organiseer een overlegmoment waarop Kolos voorgesteld wordt. Als je wil, kan Vormingplus Kempen daar uitleg komen geven. We kaderen het project, gaan dieper in op de ingrediënten voor een goede samenwerking en geven mee hoe je concreet aan de slag kan. Bovendien krijg je inspirerende getuigenissen uit andere gemeenten.
Dit aanbod is gratis, maar enkel voor gemeenten uit het arrondissement Turn-
hout en alleen te boeken in 2013 en 2014.
- 19 -
- 20 -
Stap 2 Kies je verbeteractie Is iedereen enthousiast om er in te vliegen? Dan is het tijd om exact vast te leggen wat je gaat doen en hoe je dat gaat doen.
Waar gaan we voor? Wil je de samenwerking tussen de verenigingen stimuleren? Denk je dat de adviesfunctie van de gemeente voor verbetering vatbaar is? Moeten er afspraken gemaakt worden rond wie wat organiseert? Of kan je beter beginnen met het bestaande overleg te verbeteren? Je zal zien dat je veel zaken kan aanpakken. Wij spreken op pagina 13 van vijf domeinen die van groot belang zijn. Je zal moeten kiezen, want alles ineens aanpakken is geen goed idee. Ga voor zaken die bij iedereen leven en waar iedereen zich achter kan zetten. Tip: gebruik hiervoor de nulmeting van Vormingplus Kempen.
Hoe gaan we dat doen? Wat verwachten we van iedereen? Hoeveel tijd gaat ons dat kosten? Wanneer zouden we effecten moeten zien? Al deze vragen moeten beantwoord worden. Want goede afspraken maken goede vrienden. Ga voor een planning en een taakverdeling die voor iedereen realistisch en haalbaar is. We raden je sterk aan om je verbeteractie schriftelijk vast te leggen. Zowel wat je precies wil doen als de manier waarop. Zo kunnen er later geen misverstanden ontstaan. Tip: de Kolosmeter kan je helpen om je actie zichtbaar te maken.
Stap 3 Starten maar! Nu kan je vertrekken en op zoek gaan naar manieren om jouw verbeteractie te doen slagen. Denk er aan: hier zijn geen toverformules voor! Elke gemeente is uniek. Je zal dus tot een eigen oplossing moeten komen.
- 21 -
Gelukkig kan je inspiratie opdoen bij andere gemeenten. In Vlaanderen zijn er veel plaatsen waar ze vaak leuke antwoorden hebben gevonden op gelijkaardige vragen. We hebben er alvast een hele reeks verzameld. Je vindt ze in onze digitale brochure.
laat je begeleiden! Kolos is een relatief eenvoudig uit te voeren project. Je kan het perfect zelf opzetten met je lokale partners. Als je wil, kan je hulp krijgen van Kwadraet. Ze zijn gespecialiseerd in het begeleiden van veranderprocessen en leertrajecten en staan je vanaf het begin – het kiezen van de verbeteractie – tot het einde bij.
Dit aanbod is weliswaar betalend, maar dankzij de steun van de Vlaamse overheid en Vormingplus Kempen kunnen een paar gemeenten uit het arrondissement Turnhout in 2013 en 2014 serieuze kortingen krijgen. Geef ons een seintje als je geïnteresseerd bent.
stap 4 Na het einde van de actie Bekijk de resultaten Met de actie wou je de samenwerking tussen de gemeente en het verenigingsleven verbeteren. Controleer dus zeker of dat inderdaad gebeurd is. Tip: Hiervoor kan je opnieuw de nulmeting van Vormingplus Kempen gebruiken. Je zou nu hoger moeten scoren op het item dat je gekozen hebt.
Laat je zien Maak je resultaten bekend! Laat weten wat er precies verbeterd is. Dat geeft niet alleen voldoening aan iedereen die er aan meegewerkt heeft. Het kan ook anderen motiveren om deel te nemen aan de volgende verbeteractie.
- 22 -
- 23 -
Werkmateriaal Nulmeting Meten is weten, zegt men. Op de usb-kaart bij deze brochure zit daarom een instrument waarmee je kan meten hoe (on)tevreden men is over de huidige samenwerking in de gemeente. Door slechts vijftien vragen te beantwoorden, krijg je al een prima zicht op wie wat belangrijk vindt. Zo kan je makkelijker kiezen waarvoor je wil gaan.
Kolosmeter Wil je laten zien aan welke verbeteractie er in je gemeente gewerkt wordt? Een uitstekend idee. Hoe groter de zichtbaarheid, hoe groter het enthousiasme om tot resultaten te komen ‌ en hoe kleiner de kans dat de actie een stille dood sterft.
- 24 -
Elke gemeente uit het arrondissement Turnhout die in 2013 of 2014 een Kolosactie opzet, krijgt van ons de Kolosmeter. De meter laat zien aan welke actie gewerkt wordt en wat dat heeft opgeleverd. Je kan zelfs in beeld brengen hoe de tevredenheid van de deelnemers is geĂŤvolueerd.
inspiratie een website Op www.plankolos.be vind je tientallen tips om beter samen te werken. Uit de Vlaamse praktijk gegrepen en vaak uitgelegd in een kort clipje. De basisinhoud van de website vind je ook op de usb-kaart die je bij de introductie van het project ontving. We werken de website natuurlijk regelmatig bij!
- 25 -
- 26 -
Dankwoord Dit project kwam tot stand met de medewerking van de Kolosgroep
Frans Vangenechten, Heleen Driesen, Igor Geubbelmans, Katrien Raeymaekers, Kristien Mangelschots, Marietje Van Wolputte, Matthias Van den Eynde, Mies Meeus, Mon Verrydt, Paul Laeremans, Paul Mondelaers, Rit Kerstens, Stefaan De Wit en Yves Larock. en de actievelingen van de Stuurgroep Vrijwilligers Bart Verhaeghe, Erik Van den Bulck, Eva Hambach, Hans Cools, Hilde Beyens, Jefke Malfait, Line Windey, Neena Salaets, Reintje Peeters, Riet Janssens, Veerle Janssens en Wim Van de Perre.
- 27 -
- 28 -