Jaarverslag 2013 OR Vrije Universiteit Amsterdam

WISSELING VAN DE WACHT OR JAARVERSLAG 2013

Ondernemingsraad

JAARVERSLAG 2013, ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

WISSELING VAN DE WACHT

INHOUDSOPAVE

Pagina

Voorwoord 5 1 Amsterdam Faculty of Science Interview met dagelijks bestuur over AFS

Column 'Kantelpunten'

6 7 9

2 Bedrijfsvoering Interview met Rieky van Walraven over de

10

11 13 14 16 16 17 19

reorganisaties bedrijfsvoering Column 'Operational Excellence' Commissie VGWM Commissie IT Interview met Frans van der Woerd over NU.VU Commissie Huisvesting Interview met Lambert Truijens over VU-financiĂŤn

3 Onderwijs, Onderzoek en Juridische Zaken 21 Interview met Arlette van Wissen en Rob van Bogget

over het promotiereglement Commissie Onderwijs en Onderzoek Commissie Juridische Zaken

22 23 23

4 OR intern Interview met Ronald Kroeze en Laura Henderson

25

over vernieuwing medezeggenschap Wisseling in het dagelijks bestuur Commissie Ontwikkeling & Professionalisering Commissie Communicatie Verkiezingscommissie Nieuw in de OR Ondersteuning

26 27 27 28 30 30 32

Pagina

5 Onderdeelcommissies doen verslag

34

35 35 35 36 37 37 38 38 39 39

Onderdeelcommissie HRM-AM Onderdeelcommissie FCO Onderdeelcommissie CIS Onderdeelcommissie C&M Onderdeelcommissie SOZ Onderdeelcommissie Wijsbegeerte Onderdeelcommissie Rechten Onderdeelcommissie FPP Onderdeelcommissie FBW Onderdeelcommissie Bibliotheek

6 Bijlagen

41

Uitgebrachte adviezen OR Uitgebrachte adviezen GV Samenstelling OR Samenstelling commissies Samenstelling domeincommissies Uitslagen tussentijdse verkiezingen ODC’s Lijst met afkortingen

Colofon

42 46 48 49 50 52 53 55

7

Voorwoord Het jaar 2013 was voor de VU geen gemakkelijk jaar. Het aftreden van leden van het College van Bestuur en het aantreden van nieuwe, volop in de publiciteit staan als een universiteit die een spectaculaire groei van het aantal studenten slechts met moeite kan bijbenen, met een bedrijfsvoering waarin hard wordt ingegrepen en onzekerheid over de eigen toekomst in relatie tot de Amsterdamse zusteruniversiteit.

Wat moet er in het verslag van de Ondernemingsraad over het afgelopen jaar staan? Dat de raad weer stevig vergaderd heeft en een heel aantal adviezen heeft uitgebracht? Dat de raad het College van Bestuur succesvol heeft aangezet betere besluiten te nemen? Dat de raad op beslissende momenten zijn volle gewicht heeft gebruikt om de koers van de VU te beĂŻnvloeden? Natuurlijk moet dat allemaal in het jaarverslag staan. Maar een simpel verhaal over resultaten past niet bij de VU als universiteit en bij haar Ondernemingsraad, en past ook niet bij de turbulente ontwikkelingen waar de VU doorheen gaat.

Laten we het niet mooier voorstellen dan het is: ondubbelzinnig aantonen welke resultaten het optreden van de raad heeft, is onmogelijk. Echte en ogenschijnlijke successen en mislukkingen zijn veelal het resultaat van het samenspel van veel actoren en een veelheid aan moeilijk weegbare omstandigheden. Maar moet je een Ondernemingsraad wel primair beoordelen op meetbare resultaten? Een raad die zichzelf in dat licht presenteert, is wellicht evenzeer bevangen door de kortzichtige productie- en afrekencultuur waartegen hij zich op zijn betere momenten verzet.

Het afgelopen jaar heeft in het teken gestaan van een publieke discussie over de vraag of de VU als universiteit adequaat functioneert. De saaie degelijkheid waar we vroeger aan vasthielden, is definitief verleden tijd. De VU zoekt naar een nieuwe plaats door binnen Amsterdam de samenwerking aan te gaan. Ze moet haar eigen toekomst en haar maatschappelijke opdracht opnieuw definiĂŤren. De intensiteit van de discussie binnen de VU laat zien dat dit een pijnlijk proces is. De Ondernemingsraad heeft daar het afgelopen jaar aan bijgedragen vanuit de overtuiging dat kritische scherpte en helderheid de beste dienst is die we de VU als universiteit kunnen bewijzen.

Ottho Heldring, voorzitter OR.

VOORWOORD

De universitaire medezeggenschap is pas relevant als zij de juiste onderwerpen aan de orde stelt, als ze aanwezig is op de momenten dat het nodig is en een open oog heeft voor de toekomst van de universiteit. Dan wordt ze een platform dat het bestuur een spiegel voorhoudt en ervoor zorgt dat bestuurlijke ambitie zich van haar dienende rol bewust blijft. Het bestuur en de organisatie van de universiteit zijn nodig, nodig voor onderwijs en onderzoek en nodig om ervoor te zorgen dat de universiteit haar maatschappelijke verantwoordelijkheid waarneemt.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

8

1 AMSTERDAM FACULTY OF SCIENCE

9

Draaien rond de bètafaculteit Vier centimeter papier lag er in april 2013 op tafel. De post van het College van Bestuur aan de Ondernemingsraad en de Universitaire Studentenraad. Zij moesten als Gezamenlijke Vergadering gaan besluiten over de Amsterdam Academic Alliance, de alliantie tussen VU en UvA. Met als vlaggenschip de Amsterdam Faculty of Science, de bundeling van alle bètastudies en natuurwetenschappelijk onderzoek van beide universiteiten.

Wens van onderop Dat UvA en VU nauwer zouden gaan samenwerken hadden de Colleges van Bestuur in 2012 afgesproken met het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. ‘De OR ziet heil in samenwerking met de UvA. En zeker in de AFS. Ook de onderdeelcommissies van Aard- en Levenswetenschappen en Exacte Wetenschappen zijn positief. Een gezamenlijke bètafaculteit is een wens die bij de VU van onderaf komt. Bèta’s van de VU werken al langer samen met de UvA. Daarom is het goed om belemmeringen weg te nemen. Samenwerking moet niet stagneren door ICT-systemen en administratieve programma’s die niet op elkaar aansluiten’, zegt Jelly Reinders, vicevoorzitter van de Ondernemingsraad.

Henk Olijhoek, lid van het dagelijks bestuur van de OR, vult aan: ‘Het is dus goed om aanpassingen uit te voeren die samenwerking met de UvA makkelijker maken. Alleen, de manier waarop Colleges van Bestuur het aanpakten, kwalificeerde de samenwerking als een Groot Probleem.’

Ho, stop De welwillende houding tegenover samenwerking met de UvA ten spijt, reageerde de GV als door een wesp gestoken op de eerste plannen van het CvB van de VU. Ottho Heldring, voorzitter van de Ondernemingsraad: ‘Die academische alliantie ging ver. Te ver. Zelfs de benoeming van de decanen en de begroting

zouden de universiteiten aan de alliantie moeten voorleggen. Er zou een instellingsplan moeten komen dat op hoofdlijnen hetzelfde was. Samenwerken op deze manier zou de identiteit van de VU en de UvA uithollen. Materieel was het gewoon een bestuurlijke fusie tussen beide instellingen.’ Schaalvergroting op deze schaal zou bovendien niets toevoegen aan de onderwijskwaliteit. De decanen van de VU reageerden identiek naar het College van Bestuur: ‘Ho, stop, dit gaat zomaar niet.’

Eerst AFS Na gesprekken in mei met onder meer de medezeggenschapsraden en de decanen besloten de Colleges van Bestuur de AAA in de koelkast te zetten en zich te concentreren op het realiseren van de AFS. Een sympathiek scenario en een concessie richting medezeggenschap en decanen in zoverre, dat de implicaties van de samenwerking minder veelomvattend zouden zijn. ‘Maar dit was weer het andere uiterste; een gemeenschappelijke faculteit creëren terwijl belangrijke bedrijfsprocessen nog niet zijn afgestemd tussen de VU en de UvA … hm, lastig’, zegt Henk Olijhoek.

‘Personeel, financiën, ICT, ondersteuning van onderwijs en onderzoek, dat gaat niet alleen de AFS aan, maar alle faculteiten.’

Jelly Reinders vult aan: ‘Je kunt niet bij één afzonderlijke faculteit de boel gaan harmoniseren. Dan maak je in feite een derde universiteit, met eigen regels en onderwijsideeën. Precies het omgekeerde van wat je wilt.’

Grote implicaties De vaart zat er desondanks in. In juli presenteerden de colleges een plan van aanpak op hoofdlijnen voor de gezamenlijke bètafaculteit. De CvB’s wilden veel opleidingen, ondergebracht binnen de AFS, vanaf het studiejaar 2014-2015 van start laten gaan. Voor die tijd zouden de bedrijfsvoering, maar ook zaken op het gebied van regelingen (model-OER’en) van de beide instellingen, op elkaar moeten zijn afgestemd. Ook systemen die daarmee samenhangen zouden voor de instellingen als geheel moeten zijn geharmoniseerd. ‘Ook als je de samenwerking beperkt tot de AFS, moet je veel processen aanpakken die niet alleen de bètafaculteit aangaan. Het zou de hele universiteit ingrijpend veranderen en wel in zo’n tempo dat een goede doorrekening nauwelijks mogelijk zou zijn. Wij

1 AMSTERDAM FACULTY OF SCIENCE

Interview met dagelijks bestuur over AFS

10

zagen als medezeggenschap de AFS wel zitten, maar die grote implicaties zagen we als bottleneck. De termijn waarop dit allemaal geregeld moest zijn was heel kort, zeg maar bijna onmogelijk’, verwoordt Jelly Reinders het standpunt van de ondernemingsraad.

studentenraad van de UvA stond onder grote druk . De bètafaculteit van de UvA wílde helemaal geen versmelting. Die had net alles op orde. Een deel van de staf zag het niet zitten, maar vooral studenten niet. Zij voelden zich niet verbonden met de VU, integendeel. Die tegenzin wuifden de CvB’s weg.’

Dat laatste bleek ook uit de clausule die de colleges hadden aangebracht: wanneer de afstemming van systemen niet op tijd gerealiseerd zou zijn, zou de AFS overgaan op de systemen van de UvA, met alle gevolgen voor de bedrijfsvoering van de VU van dien.

Ottho Heldring: ‘Het machtsvertoon van de colleges zette ook veel kwaad bloed. Vertrouwen was er niet. Alles culmineerde in de benoeming van een nieuwe decaan voor de AFS vooruitlopend op de beslissing of die AFS er wel moest komen. Het signaal was: zo gaat het gebeuren en je kunt ja of nee zeggen.’ Henk Olijhoek: ‘Het CvB van de VU zag de medezeggenschapsraden niet als volwassen gesprekspartners, maar als te nemen hordes.’

Tekenen bij het kruisje

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Of de GV in oktober maar haar fiat wilde geven, was het verzoek van het College van Bestuur. Tekenen bij het kruisje graag. Dat deed de GV niet. Ze had te weinig antwoorden op te veel vragen. In september stelde de GV het college nogmaals een aantal belangrijke vragen. Variërend van ‘Maak ons de meerwaarde van de AFS voor onderwijs eens duidelijk’ en ‘Wat gaat het nu eigenlijk precies kosten om al die systemen aan te pakken?’ tot ‘Wat zijn de consequenties voor de rechtspositie van het personeel?’ en ‘Hoe zijn de risico’s van de vorming van de AFS afgeschermd van de rest van de universiteiten, zodat de UvA en de VU niet ten onder gaan als de AFS mislukt?’

Met de vorming van de AFS zou 40 procent van de VU een eenheid worden met de andere universiteit. De VU zou een kapitaal steken in de vorming van de AFS. Formele samenwerking tussen beide universiteiten slaagde hiervoor vaak niet. Dus de GV wilde wel graag wat meer garanties en duidelijkheid.

Ottho Heldring: ‘In de loop van het najaar bleek dat het College van Bestuur onze vragen wel terecht vond, maar eigenlijk geen antwoord had.’

De GV won tijd. De beslissing werd doorgeschoven naar half december.

Tempo te hoog Het moordend tempo waarin de CvB’s de AFS tot stand wilden brengen, riep weerstand op. Jelly Reinders: ‘Er was nog zoveel onduidelijk. Maar de CvB’s stapten over vragen naar risico’s heen, hielden geen rekening met onderbuikgevoelens, luisterden niet naar medezeggenschapsorganen. De centrale

Dromers gewonnen Half november organiseerde de GV een conferentie over de vorming van de AFS en de implicaties daarvan voor de instelling als geheel. Voor de GV ook een belangrijk moment om te horen hoe medewerkers en studenten erin stonden. ‘We werden bevestigd in het idee dat de VU voor de AFS te porren was en dat de bèta’s het zelfs heel graag wilden’, zegt Jelly Reinders.

De bevindingen van de conferentie versterkten ook de gedachte dat met de komst van de AFS de medezeggenschap anders zou moeten worden ingericht.

Omvang van faculteiten en de noodzakelijke harmonisatie met de UvA maakten, dat ook op het vlak van de medezeggenschap herbezinning noodzakelijk was. Als er door de colleges instellingsoverstijgende besluiten genomen worden, dan moet ook medezeggenschap de zeggenschap kunnen volgen. Eén OR per faculteit en dienst bijvoorbeeld en op het niveau van de alliantie een gezamenlijke centrale medezeggenschap van VU en UvA samen. De GV’s van beide instellingen hadden overigens gedurende dit gehele proces al intensief contact om bij elkaars gedachtevorming over dit dossier aangesloten te blijven. Maar beide GV’s zouden uiteindelijk toch onafhankelijk van elkaar een ja of nee moeten uitspreken.

Positieve draai Op 1 december trad bij de VU de nieuwe voorzitter van het College van Bestuur aan en dat bracht voor de GV een verandering teweeg. Er werden goede afspraken gemaakt over het vervolg van het behoorlijk ongewisse proces. Nog

11

belangrijker: er was vertrouwen. In de loop van december volgde daardoor een omslag.

De Ondernemingsraad ziet 18 december als een belangrijk moment voor de medezeggenschap in 2013. ‘Inhoudelijk hadden we weinig om over te besluiten. Er stond gewoon nog weinig concreets vast, ook niet bij de CvB’s.

We zijn als GV dus erg diep gegaan, hebben ons ongelooflijk constructief opgesteld en zijn met goede afspraken in een volgende fase gekomen. We hebben het CvB vertrouwen gegeven voor iets waarvan we niet weten hoe het eindigt. Een open proces. Dat konden we doen omdat daartegenover staat dat we veel ruimte in het vervolgproces voor de medezeggenschap hebben gecreëerd’, zegt Henk Olijhoek.

Afgesproken werd bijvoorbeeld dat het medezeggenschapsorgaan van de AFS instemmingsrecht krijgt over het vormen of schrappen van opleidingen, toegezegd werd dat de bètafusie niet leidt tot grote aantallen ontslagen en dat er een convenant komt over de manier waarop de GV bij de toekomstige besluiten over dit dossier zal meebeslissen. De nieuwe CvB-voorzitter zette zijn handtekening onder de afspraken.

AFS toch niet door De AFS struikelde echter alsnog. Twee dagen na de vergadering bij de VU stemde de medezeggenschap bij de UvA tegen. Daarmee was het voorgenomen besluit van de baan en waren de CvB’s terug bij af.

Ottho Heldring: ‘De universiteitsbrede samenwerking leek een moetje. Nu het kind een vroege dood is gestorven, is de druk van de ketel. We kunnen eens rustig bekijken wat de liefde waard is en hoe we samen verder gaan. En gezien het grote vertrouwen dat wij in de voorzitter van het CvB hebben gesteld en de afspraken die zijn gemaakt, vertrouwen we erop dat we daar in 2014 intensief bij betrokken worden.’

Column Kantelpunten Het kan verkeren zei Bredero. Het kan veranderen. Als je alleen de verpakking van de wijn vervangt, wordt daarmee de wijn niet vanzelfsprekend slechter of beter. Toen de boze horden naar de Bastille trokken om daar de gevangenen te bevrijden en zo de Franse revolutie af te kondigen, kon men op dat moment nog niet voorspellen dat dit tot nietsontziende bloeddorst zou leiden die eerst de adel en vervolgens, de kinderen van de revolutie te grazen nam. Het is in dat opzicht een onverzadigbaar rupsje. Nu zou dat niet zo erg zijn als die rups een prachtige vlinder werd, maar in het Frankrijk van de negentiende eeuw viel voor de gewone man niets positiefs van die revolutie te merken. Ze begonnen arm en ze waren een halve eeuw later nog steeds arm. De adel was slechts vervangen door nieuwe machthebbers. Kijk je naar de grote veranderingen aan de VU zoals de reorganisatie bedrijfsvoering (revolutie?), AFS, de komst van een nieuwe bestuursvoorzitter, en ten slotte verkiezingen voor de medezeggenschap in maart 2014, dan kun je bij alles de vraag stellen: Kan de vlag uit of moet hij half stok?

Zoishettoevalligooknogeenkeer

1 AMSTERDAM FACULTY OF SCIENCE

In de overlegvergadering van 18 december gaf de GV van de VU aan, dat ze er met dit CvB vertrouwen in had het proces verder in te gaan. Wel maakten de GV en het CvB afspraken hoe in het vervolg stappen zouden worden gezet sámen met de GV. Op basis hiervan stemde de GV in met de AFS.

12

2 BEDRIJFSVOERING

13

'Aantal ontslagbedreigden valt mee' Voor de commissie Sociale en Organisatorische Zaken stond 2013 bijna geheel in het teken van de reorganisatie Bedrijfsvoering. De commissie bereidde OR-adviezen voor over reorganisaties bij UC-IT, FCO, AMD, Onderwijs- en Onderzoeksondersteuning, Internationalisering en Bestuurszaken. De OR behandelde ook de opheffing van een kleine FALW-afdeling. Reorganisaties bij C&M en de secretaresses zijn voor advies voorgelegd aan de OR. SOZ hield daarover al hoorzittingen voor medewerkers en leidinggevenden.

Commissievoorzitter Rieky van Walraven: 'Het jaar begon heel onrustig met de UB-reorganisatie. Medewerkers hadden hierover een brief ontvangen voordat het collegebesluit was gevallen. Dat leverde kwade reacties op tijdens de informatiebijeenkomst. Uiteindelijk heeft het college het plan van de kwartiermaker niet overgenomen. De bezuinigingsdoelstelling blijft echter overeind en in 2014 volgt een nieuw plan.'

Volgens Van Walraven valt het aantal gedwongen ontslagen bij bedrijfsvoering mee en is het lager dan oorspronkelijk verwacht. 'Men spreekt steeds van een totale krimp van 450 fte. Na de reeds afgeronde organisaties zou dat 120 tot 130 ontslagbedreigde medewerkers betreffen. Uiteindelijk zaten minder dan dertig medewerkers eind 2013 in de transitieorganisatie. Veel krimp werd al gerealiseerd door natuurlijk verloop en het niet verlengen van aflopende contracten. Dit kon door de peildatum van 31 december 2010 en het uitsmeren van reorganisaties over langere tijd. Ook werden medewerkers herplaatst op nieuwe vacatures die bij reorganisaties waren ontstaan.'

Bij AMD waren er weinig personele consequenties omdat de krimp deels werd uitgesteld. De OR vreest wel voor de kwaliteit van de dienstverlening: kortetermijnbesparingen krijgen voorrang boven langetermijndenken. 'Preventie gaat uit het pakket. Leidinggevenden krijgen een grotere taak in de begeleiding van zieke werknemers en op bedrijfsmaatschappelijk werk wordt flink bezuinigd.'

Bij UC-IT waren er wel personele gevolgen maar ontstonden ook nieuwe functies. 'Een aantal ontslagbedreigde medewerkers kon daardoor herplaatst worden. Om dat in goede banen te leiden, hebben we met de werkgever het zogeheten sociaal overleg in het leven geroepen, waarbij SOZ, de lokale medezeggenschap, het College van Bestuur, personeelszaken, kwartiermakers en het Lokaal Overleg aanschuiven. Ons ging het ook om de zorg voor de achterblijvers. Vanuit UC-IT kwamen signalen dat alles niet te lang moest duren omdat er gaten vielen in de organisatie. Daarom adviseerden we het college om de herstructurering voort te zetten, maar verdere krimp te temporiseren totdat de IT-systemen zouden werken waarvan andere bedrijfsvoeringsonderdelen afhankelijk zijn', aldus Van Walraven.

Het sociaal overleg beviel zo goed dat dit model ook werd toegepast bij de overige reorganisaties. 'Personeelsplannen worden dan ook beter beoordeeld.

De OR heeft daarover formeel geen adviesrecht, het Lokaal Overleg heeft wel dit recht, maar dat kent de situatie ter plekke niet goed. De onderdeelcommissies kennen die wel, maar die zijn erg betrokken, soms persoonlijk. Daarom is het goed dat het Lokaal Overleg hierbij aanschuift.'

Ook bij O&O vielen ontslagen. 'Drie personeelsleden hadden bezwaar aangetekend tegen opheffing van hun functie en een van hen werd in het gelijk gesteld. Met een andere medewerker is een regeling getroffen.' De OR stemde in met opheffing van de kleine afdeling Geo-Bio Archeologie (AGBA) die kampte met financiĂŤle tekorten, maar adviseerde om de expertise bij Aardwetenschappen onder te brengen en functies te behouden. 'Vanwege het internationale belang van dit vakgebied moet de VU die kennis binnenhouden en keuzeonderwijs hierin blijven aanbieden.'

De OR plaatste in zijn adviezen wel de nodige kanttekeningen en ging slechts onder voorwaarden akkoord met de reorganisatie bij FCO; daar liet de herplaatsing van eigen medewerkers te wensen over. Ook waren er onduidelijkheden over de positie van groepen medewerkers, zoals bij Congresorganisatie.

2 BEDRIJFSVOERING

Interview met Rieky van Walraven over de reorganisaties

14

Aandachtspunten bij Internationalisering betroffen onder andere een goede aansluiting met de faculteiten en een aanspreekpunt voor buitenlandse medewerkers. Bij Bestuurszaken had de OR vragen over de hoge werkdruk en de toekomstige organisatiestructuur.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Kortom, een intensief jaar voor SOZ. 'Medewerkers verwachtten veel van ons en letten erg op de OR. Men denkt soms dat bij een negatief OR-advies plannen niet doorgaan', merkt Van Walraven op. 'Maar in alle domeinen valt het aantal ontslagbedreigden mee. Dat vind ik positief. Toch behoeven de plannen in alle domeinen verbetering. En bij alle reorganisaties loopt de krimp vooruit op de implementatie van nieuwe IT-systemen. Maar wordt het inderdaad beter? Misschien komen we daar niet achter omdat de fusieplannen voor

MATTHIJS PONTIER EN RIEKY VAN WALRAVEN

de Amsterdam Faculty of Science een nieuwe, ingrijpende reorganisatie betekenen. EĂŠn waarbij de huidige verbleekt.'

Naschrift: de situatie rond AFS is onduidelijk omdat de UvA-medezeggenschap de fusie heeft afgewezen. De colleges beraden zich over hoe het nu verder moet.

15

Column Operational excellence De eerste keer dat ik met stomheid geslagen was, was toen minister van onderwijs Jo Ritzen rond 1990 verklaarde dat hij op onderwijs ging bezuinigen om het onderwijs te verbeteren. Hoe kon een intelligente man zo duidelijk liegen, vrijwel zeker in het besef dat het publiek ook wist dat hij loog? Werkt dat echt beter dan proberen uit te leggen dat er nu eenmaal bezuinigd moet worden, maar dat er alles aan wordt gedaan om de schade te beperken?

Interessant genoeg accepteert een groot deel van het ondersteunend personeel dat zich uitspreekt bij hoorzittingen over de reorganisaties, dat er wordt bezuinigd, hoe pijnlijk dat ook is. Wat niet wordt geaccepteerd is de manier waarop. Slordige motiveringen en zeer onduidelijke communicatie zijn helaas niet zeldzaam. Er ligt een schone taak voor de OR om er voor te zorgen dat ‘operational excellence’ ook de norm wordt voor bestuurders van de VU. Kiezelsteen

2 BEDRIJFSVOERING

Hetzelfde gevoel bekroop me toen de VU begon met de reorganisaties in het kader van ‘operational excellence’. De VU ging beter werken met 30% minder ondersteunend personeel. Tja, een dergelijke mededeling heeft natuurlijk meerdere betekenissen. Het geeft de boodschap aan het personeel dat het CvB vindt dat het werk dat 30% van de medewerkers in de afgelopen jaren heeft uitgevoerd eigenlijk een beetje overbodig was. Maar als dat inderdaad het geval is, betekent het ook dat één of meerdere CvB’s toegestaan hebben dat een totale wildgroei in personeelsaanstellingen heeft plaatsgevonden en er veel te laat is ingegrepen. Een dergelijke lankmoedigheid lijkt vaker voor te komen. In een recent extern rapport wordt beweerd, dat een groep medewerkers al jarenlang werk van weinig kwaliteit zou afleveren. Volgens die medewerkers zelf is daar een heleboel op af te dingen, maar als het wel zou kloppen, kun je je toch afvragen waarom die situatie jarenlang mocht blijven bestaan.

16

Commissie VGWM Reorganisatie dienst Arbo en Milieu

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De commissie VGWM is in 2013 vooral bezig geweest met de reorganisatie van het domein HRM-AMD. Dit domein bestaat globaal uit de dienst Arbo en Milieu en de dienst Human Resource Management. Naast de opgave om te komen tot de forse reductie van de personele lasten in de eerste geldstroom wordt de zelfstandige dienst AMD opgeheven en samengevoegd met de dienst HRM. De dienst Arbo en Milieu moest als eerste van alle diensten per 1 april 2013 er al aan geloven, terwijl HRM pas als laatste van alle diensten aan de beurt is. Belangrijke veranderingen bij HRM vallen samen met de uitvoering van het automatiseringsproject e-HRM (zie verderop).

In de overlegvergadering van 27 maart 2013 werd de reorganisatie van de AMD besproken. ‘Minder doen’ is door wettelijke eisen veelal niet mogelijk, zodat taken in de praktijk zullen worden overgedragen aan anderen. Bovendien bood het reorganisatieplan geen zicht op het ‘eindplaatje’ omdat na de fusie van de AMD met HRM de inrichting en positionering van de AMD opnieuw zal worden bezien. De raad had principiële bezwaren tegen het in één dienst onderbrengen van het werknemers- en het werkgeversperspectief en ziet ook weinig raakvlakken in de taken van de AMD met die van HRM. Bovendien is het overdragen van taken geen bezuiniging. Voor de efficiëntie en effectiviteit is het belangrijk dat de taken van de AMD ook in het ‘eindplaatje’ bij elkaar blijven.

Door de reorganisatie staat het reguliere overleg van de commissie VGWM met het management van de dienst Arbo en Milieu in 2013 op een laag pitje.

Daarmee heeft het voorbereidende overleg over onderwerpen als bijvoorbeeld de arbocatalogus, de pilot preventief medisch onderzoek topkader VU, de evaluatie VU-monitor VGM (gezondheid en Arbo) of het invoeren van integraal veiligheidsmanagement op de VU, evaluatie VURIT, energievisie en duurzaamheid (veiligheid, milieu en bedrijfshulpverlening), nieuwe wetgeving omtrent proefdieren, stralingsveiligheid of de gebruiksveiligheid van de gebouwen op de campus (stralinghygiëne, toezicht proefdieren en genetisch gemodificeerde organismen) niet plaatsgevonden. Het afscheid van de directeur van de arbodiensten VU en VUmc was op 28 november.

Voortgang e-HRM Eind 2012 heeft de raad geadviseerd over de uitvoering van het automatiseringsproject e-HRM. Deze automatisering hangt samen met de verwerking van persoonsgegevens, waar de raad instemmingsrecht op heeft, en met het privacybeleid op de VU. Wanneer het voor e-HRM wenselijk is om bestaande arbeidsvoorwaardelijke regelingen aan te passen, is ook daar het instemmingsrecht van toepassing. Leden van de commissie VGWM namen deel aan de ingestelde ad-hoccommissie privacybeleid. In de overlegvergadering van 27 maart zijn privacybeleid, de regeling verwerking persoonsgegevens en aanpassingen van de regelingen voor het eerst besproken. Uiteindelijk is in het voorjaar van 2013 instemming verleend aan de regeling verwerking persoonsgegevens.

Verplaatsen afvalstoffendepot Het herplaatsen van het centrale afvalstoffendepot VU maakt onderdeel uit van de advisering over de nieuwbouw parkeergarage en NU.VU, maar is inhoudelijk typisch een onderwerp voor de commissie VGWM. In enkele dagen heeft de commissie VGWM zich ingegraven in het onderwerp en een rapport opgesteld. Daarbij is overlegd met de ODC van FALW. Qua procedure en qua gezondheid, arbeidsomstandigheden, veiligheid en toezicht zijn er geen misstanden vastgesteld. Met de commissie Huisvesting is het onderwerp kortgesloten en zijn de bevindingen besproken in het ambtelijk overleg met de dienst Facilitaire Campus Organisatie. Met de toezeggingen op een aantal kritische vragen van de commissie en na samenspraak van FCO met de bewoners van het gebouw is dit onderwerp ambtelijk afgedaan.

Overig De commissie VGWM heeft aangedrongen op het houden van een ontruimingsoefening in de B-vleugel van het Hoofdgebouw. Bewoners hebben namelijk bedenkingen bij de veiligheidssituatie. Het is onduidelijk waarom deze oefening niet gehouden wordt. Daarmee blijven medewerkers in het ongewisse.

Het tijdpad van de renovatie van het gebouw HG spoorde niet met de maatregelen die noodzakelijk zijn voor het behouden van de gebruiksvergunning. De extra kosten en overlast zijn wellicht te voorkomen voor de gebouwen MF en W&N.

17

PAUL VAN GEFFEN EN PETER STOL

Medewerkers bij de VU kunnen gratis sporten bij het sportcentrum. Dit programma VU fit@work wordt betaald uit de zogeheten specifieke arbeidsvoorwaardengelden. Onderzoek toont aan dat preventie daadwerkelijk loont.

Het gebruik is goed, maar de afspraken over de besteding van deze gelden lopen dit verslagjaar af.

In oktober heeft de raad het jaarverslag van de Ombudsman personeel besproken en met voldoening geconstateerd dat het college het met de raad eens is dat de ombudsman personeel van grote waarde is voor de organisatie.

De raad kan zich erin vinden dat de precieze ophanging van deze functie nader wordt bekeken in het kader van de herbezinning op het sociale vangnet, maar is verheugd dat het college zich positief uitspreekt over het behoud ervan.

Door bezuinigingen dreigt een sluimerend afkalven van deskundigheid, voorzieningen en dienstverlening in het algemeen en bij de nieuwe dienst HRM-AM in het bijzonder. Ondanks het opstellen van reorganisatieplannen en producten- en dienstencatalogi dreigen er taken te vervallen die men in de uitwerking niet blijkt te kunnen missen. De oproep van bedrijfsarts en verpleegkundige in het ondersteunen bij de eerste hulp bij ongevallen (Bedrijfshulpverlening) blijkt niet meer mogelijk. De formatieomvang is zo gering dat bedrijfsartsen gedwongen zijn een ‘niet thuis’ te geven

2 BEDRIJFSVOERING

De aanstaande sloop van de bebouwing voor het werken met radioactieve stoffen (waaronder het Cyclotron) is bijzonder in Nederland. De voorbereidingen lopen.

18

Commissie IT In 2013 is er een vaste OR-commissie IT gevormd, omdat de afgelopen jaren is gebleken dat automatisering steeds belangrijker wordt in het werk, onder andere in de bedrijfsprocessen. In de WOR wordt automatisering genoemd in het kader van advies over de invoering van een technologische voorziening.

Daarom maakt advies over IT een substantieel onderdeel uit bij advisering door de OR rond de reorganisatie bedrijfsvoering en het flexibel werken. In veel gevallen maakt meer gebruik van IT innovatie en efficiëntie mogelijk, maar er moet worden opgelet dat dit bij de reorganisatie bedrijfsvoering niet gaat leiden tot belemmering in het uitvoeren van de bedrijfsprocessen.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De commissie heeft het afgelopen jaar samengewerkt met de commissie Juridische Zaken op het gebied van privacy. Daarnaast is zij actief geweest in het herstel van vertrouwen tussen de ODC FEWEB en de dienst Informatietechnologie.

De commissie heeft speciale aandacht voor het VU-net-portaal. Dit is voor de VU-organisatie en medewerkers de spil om informatie te kunnen vinden en beschikbaar te stellen en moet het oude intranet vervangen, zoals al in 2006 is besloten! Vooralsnog zijn medewerkers en studenten niet heel enthousiast.

Samen met de Universitaire Studentenraad onderzoekt de commissie de mogelijkheden om een indoor navigatie-app te laten ontwikkelen. De Ondernemingsraad en Universitaire Studentenraad zijn overigens sinds eind 2012 zelf digitaal gegaan, iets dat veel papier heeft bespaard.

Interview met Frans van der Woerd over NU.VU Groen licht voor nieuwbouw universiteitsgebouw In september 2013 gaf de Ondernemingsraad groen licht voor de nieuwbouw van het NU.VU-gebouw. Dat ging niet zonder slag of stoot.

‘Dat er in 2013 een adviesaanvraag voor het NU.VU-gebouw kwam, was geen verrassing. Het totale campusplan was in het jaar ervoor al besproken’, zegt Frans van der Woerd, voorzitter van de commissie Huisvesting van de Ondernemingsraad. ‘De inhoud was wel verrassend. In plaats van twee parkeerlagen met 450 parkeerplaatsen waren er opeens drie gepland, met 600 plekken. De investering in de parkeergarage kwam op 26 miljoen euro uit in plaats van 20 miljoen euro.’

Omdat ook de totale kosten (128,1 miljoen euro) hoger lagen dan eerst was gezegd, besloot de OR VU-hoogleraar Peter van Gool als deskundige te raadplegen, om te beoordelen of de investeringen wel marktconform waren.

Hij vergeleek NU.VU met recente nieuwbouwprojecten op de Zuidas. Zijn eerste conclusie, in juni 2013, was dat de investering 20 tot 40 procent te hoog was begroot.

Blij met ontwerp Frans van der Woerd: ‘De OR was beslist blij met het ontwerp. Een beeldbepalend gebouw. Multifunctioneel, met het theater en het filmhuis, zodat het de doodsheid van Buitenveldert na vijven bestrijdt. Goede vervanging van verouderde gebouwen en ook functioneel als AFS niet doorgaat. Milieuvriendelijk met zijn overdekte binnenplaats en warmte-/koudeopslag. We vonden het een verstandige zet dat FCO al in een vroeg stadium een architect koos, zodat er niet allerlei ad hoc-adviseurs met het plan bezig waren. We waren ook tevreden over het maandelijkse overleg met de directie van FCO. De verhoudingen met FCO waren de hele zomer goed. Alleen de extra parkeerlaag en de hoge kosten zaten ons dwars.’

19

Gespannen verhoudingen De bedenkingen van de commissie Huisvesting vielen het CvB rauw op het dak. Het college wilde door met de bouw. Volgens de Ondernemingsraad was er tijd genoeg om de investering goed te overwegen, zonder dat de planning in gevaar kwam. Vlak voor de zomer liep de spanning zo hoog op, dat de Ondernemingsraad het nodig vond een convenant voor te stellen om te zorgen dat het CvB niet zou starten met de bouw. Frans van der Woerd: ‘De OR had slechte ervaringen met andere dossiers. We achtten het CvB tot alles in staat.’ Dat convenant werd uiteindelijk niet getekend omdat het CvB in de overlegvergadering beloofde op de Ondernemingsraad te wachten.

vergelijkbaar gebouw te hebben, dat voor een vergelijkbaar bedrag is gebouwd. Daarom hebben we in september een positief advies gegeven voor de nieuwbouw van het NU.VU.’

Altijd deskundige Frans van der Woerd: ‘Een belangrijke les uit dit proces is dat we voortaan altijd een deskundige in de arm zullen nemen als we over zulke omvangrijke projecten moeten besluiten. Als goedwillende OR-leden blijf je aan de oppervlakte krabbelen. Om ons te verdiepen in de realiteit van de bouwkosten hebben we een expert nodig.’

Niet meer tegenstribbelen Na twee overleggen met FCO, en met een extra onderbouwing stribbelde de OR niet langer tegen over de extra parkeerlaag. FCO rekende voor dat de parkeergarage ook met 150 plaatsen extra op zijn minst kostendekkend zou worden. Het toverwoord is parkeerbalans. Er is een evenwichtige verhouding tussen het aantal parkeerplaatsen en de verwachte extra vraag door meer bezoekers aan het multifunctionele NU.VU-gebouw en meer bezoekers van het ziekenhuis. Bovendien haalt de VU niet het onderste uit de kan. In het bestemmingsplan zijn 3.000 parkeerplekken toegestaan voor VU en VUmc samen. Er zijn er nu ruim 2.000 gepland. Er komt bovendien ook een grote fietsparkeerruimte, voor 1.500 fietsen. Frans van der Woerd: ‘De doorslag gaf dat FCO toezegde in toekomstige nieuwbouw minder parkeerplaatsen in te plannen. Dat compenseerde deze toename.’

Commissie huisvesting

Hoge kosten, maar niet onrealistisch

Voor het gebouw van de medische faculteit is een renovatieplan gemaakt.

Doel is om dat gebouw tot 2028 acceptabel te laten functioneren. De vernieuwde MF zal huisvesting bieden aan delen van FALW, met name Gezondheidswetenschappen, en aan externe partijen als de Hogeschool Inholland en de Amstelacademie (zorgonderwijs).

Renovatie MF

De raad is geschrokken van de slechte kosteneffectiviteit van dit voorstel.

Meer dan de helft van de investering van 32 miljoen euro is nodig om alle installaties te vervangen en achterstallig onderhoud weg te werken. Veel kleinere bedragen zijn beschikbaar om de publieksruimten op te knappen en om –selectief – flexwerkplekken te maken.

2 BEDRIJFSVOERING

De totale kosten waren een ander verhaal. Er volgde een serie gesprekken tussen Peter van Gool en Franc van Nunen, hoofd campusontwikkeling bij FCO. ‘Wij zijn voortdurend op de hoogte gehouden, zowel door Van Gool als door FCO. In de loop van augustus kregen we een nieuw advies van Peter van Gool: hij noemde de begroting hoog, maar niet onrealistisch hoog. Waar we in eerste instantie geen rekening mee hadden gehouden was de ingewikkelde staalconstructie rond het atrium, het feit dat de VU de BTW niet kan aftrekken en boekhoudvoorschriften vanuit het ministerie van OC&W, waardoor de rentelasten in de eerste jaren heel hoog liggen. Dat verklaarde in grote lijnen de hoogte van de investering. Wageningen Universiteit blijkt bovendien een

In 2013 heeft de OR advies gegeven over twee grote investeringen op de nieuwe VU-campus: het nieuwe universiteitsgebouw NU.VU (zie interview) en de renovatie van de medische faculteit MF. In de loop van 2013 kwamen daar de mogelijke gevolgen van de Amsterdam Faculty of Science voor de campusplannen bij.

Lopende zaken die regelmatig aandacht vroegen zijn de invoering van flexwerken (smart@work), het nieuwe afvaldepot en de toekomst van de Hortus.

20

‘Met pijn in het hart, beseffend dat dit plan door vele omstandigheden geen schoonheidsprijs verdient’, heeft de raad een positief advies gegeven over MF. Belangrijkste argumenten zijn hierbij dat MF onontbeerlijk is voor herhuisvesting van FALW-onderdelen en dat de VU tot 2020 geen geld heeft voor extra nieuwbouw naast de gebouwen O/2 en NU.VU. De raad wil de garantie dat externe partijen een kostendekkende huur gaan betalen.

Gevolgen AFS voor campusplannen

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De voorgenomen fusie van de bètafaculteiten van VU en UvA zal ook gevolgen hebben voor de huisvesting. Hoofdlijnen staan in ‘Koers Huisvestingsprogramma AFS 2015-2013’. Zowel met als zonder AFS wordt het biomedische cluster (Human Life Sciences, H2LS) gehuisvest in O/2 en MF. In NU.VU komen met AFS de VU- en UvA-afdelingen informatica (Information Science), zonder AFS de VU-afdelingen informatica en wiskunde.

De raad constateert met genoegen dat de campusplannen ‘AFS-resistent’ zijn: huisvesting voor AFS past goed binnen de bestaande meerjarenplanning voor de VU-campus. Het AFS-programma stelt geen nieuwe eisen en veroorzaakt geen nieuwe risico’s. Wel signaleert de raad risico’s op het Science Park van de UvA: er zijn nog geen concrete plannen voor noodzakelijke nieuwbouw voor Aardwetenschappen. En het bestaande FNWI-gebouw moet heel veel extra functies gaan herbergen, waaronder het vanaf de VU-campus verplaatste Laser Lab. Is dat allemaal mogelijk? En wat gaat dat extra kosten?

Overige zaken In 2013 is de huisvesting van de Faculteit Letteren in de A-toren van het hoofdgebouw verbouwd en ingericht volgens het concept van flexwerkplekken. In 2011 en 2012 had de raad hierover negatief geadviseerd, omdat de A-vleugel ruimtelijk niet geschikt is voor goed vormgegeven flexwerkplekken.

Kritiek vanuit de medewerkers lijkt dit standpunt te bevestigen: geluidoverlast, niet-functionele plekken in de voormalige langsgangen en haperend contact tussen docenten en studenten door afgesloten toegangen. Voor de volgende fase, verbouwing voor FEWEB-medewerkers, is een ruimere opzet gekozen. De raad heeft nog geen evaluatie ontvangen van de ervaringen met smart@work in de E-vleugel (Godgeleerdheid en Wijsbegeerte) en de

A-vleugel (Letteren). Wij blijven kritisch op overhaaste investeringen en op het rijk rekenen op ruimtebesparing, bijvoorbeeld in het te renoveren gebouw MF. Omdat NU.VU wordt gebouwd, moet het huidige afvaldepot verhuizen. In 2012 had de raad, na uitvoerige discussies over mogelijke alternatieven, geen bezwaar tegen verplaatsing naar de HMO-hof van het W&N-gebouw. In de zomer van 2013 lieten bewoners van het W&N-gebouw weten het niet eens te zijn met dit plan en dreigden ze formeel bezwaar aan te tekenen.

In gesprekken met FCO bleek dat in de plannen vergaande maatregelen zijn genomen om overlast door geluid en stank en risico’s door emissies te voorkomen (onder meer gesloten containers; afvoer alleen tijdens vastgestelde venstertijden). Bij nieuwbouw (O/2 en NU.VU) zal het afval decentraal, dus per gebouw, worden ingezameld en afgevoerd, waardoor de centraal behandelde hoeveelheid afval na 2016 zal afnemen. FCO heeft actief contact gezocht met verontruste medewerkers en studenten. Onder deze voorwaarden ziet de raad geen aanleiding om zijn standpunt uit 2012 te herzien.

Na een lange stilstand kwam aan het eind van 2013 weer beweging in de plannen voor de VU-Hortus. Na 2020 zal de Hortus verhuizen naar een ‘zorgtuin’ op het terrein van het VU-ziekenhuis. Aan het eind van 2013 leek een inrichtingplan op de huidige plaats, voor de periode 2014-2023, binnen bereik, waarmee zowel VU, VUmc als de Vrienden van de Hortus kunnen leven. Voor de raad zijn het behouden van de publieke groenfunctie en het zekerstellen van de bijzondere plantencollectie essentieel. Een uitnodigende Hortus kan niet zonder behoud van de grote groep vrijwilligers, naast enkele professionele begeleiders .

21

'Betere beheersing externe inhuur noodzakelijk' De externe inhuur van personeel was een bijzonder aandachtspunt van de OR afgelopen jaar. De OR maakte zich zorgen over de stijgende kosten van externe inhuur en adviseerde samen met de USR over in het Jaarplan 2014 een paragraaf op te nemen over een betere beheersing van deze kosten. Het College van Bestuur diende volgens de GV een hogere prioriteit te geven aan de herplaatsing van boventallig verklaarde medewerkers op structurele werkzaamheden, boven tijdelijke inhuur van extern personeel voor deze activiteiten.

'Het inzetten van deze VU-medewerkers houdt kennis in huis, vermindert de ontslaglastenvoorziening en de kosten van externe inhuur', zegt Lambert Truijens, voorzitter van de commissie Financiﾃｫle en Economische Zaken. 'Als je iemand ontslaat, brengt dat kosten met zich mee. Het is niet verstandig om externe krachten in te huren terwijl je ook moet betalen voor ontslagen medewerkers die thuis zitten. Bovendien worden de forse ontslaglasten rond de opheffing van 350 fte's nu niet betaald uit het budget van de desbetreffende eenheid, maar uit het eigen vermogen van de VU. Dat betekent dat het eigen vermogen vermindert en dat vinden wij een riskante ontwikkeling', aldus Truijens. 'Wij vragen ons af of de VU zich een en ander kan permitteren, gezien de andere ambitieuze doelstellingen die het College van Bestuur wil behalen naast de reorganisatie bedrijfsvoering. Denk aan het realiseren van de onderwijsagenda, de samenwerking met de UvA, het behalen van de

DE COMMISSIE FINANCIﾃ起 Paul van Geffen, Frans van der Woerd, Ronald Kroeze, Lambert Truijens en Ottho Heldring.

2 BEDRIJFSVOERING

Interview met Lambert Truijens over de VU-financiﾃｫn

22

instellingstoets en het omvangrijke huisvestingsprogramma. De VU heeft met het oog op die laatste doelstelling een lening van 230 miljoen euro afgesloten bij de Europese Investeringsbank. De EIB stelde als een van de voorwaarden voor verstrekking van de lening dat de solvabiliteit van de VU te allen tijde niet minder dan 30 procent mocht zijn. Nu was de VU altijd een rijke universiteit, met een solvabiliteitspercentage van 55 procent in 2012. Maar met een verwachting van 31 procent in de periode 2016-2018 schuren we tegen die grens aan.'

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De externe inhuur heeft volgens Truijens ook gevolgen die niet puur in financiële cijfers zijn uit te drukken.

'Bepaalde werkzaamheden die niet onderwijs- of onderzoekgerelateerd zijn, zul je als organisatie wel in contracten op de markt kunnen wegzetten, zoals beveiliging of de receptie', vervolgt Truijens. 'Maar van ondersteunende taken op het terrein van onderwijs en onderzoek is het heel belangrijk dat de kwaliteit hoog is en daarom zoveel mogelijk een eigen verantwoordelijkheid blijft. Loyaliteit is misschien een ouderwets begrip, maar mensen zijn best bereid iets extra's te doen als ze zich verbonden voelen met de organisatie waarin ze werken. Externe inhuur is daarentegen vooral boter bij de vis; je krijgt wat je hebt afgesproken, niet meer en niet minder', denkt hij. 'En het gaat die externe bedrijven in de eerste plaats toch om winst maken.'

Truijens blijft dan ook kritisch op de reorganisatie van de bedrijfsvoering. 'Positief is dat de medezeggenschap eerder heeft kunnen afspreken met het college, dat in deze reorganisatie niet langer de financiële en formatieve doelstellingen leidend zijn, maar dat de excellente ondersteuning van onderwijs en onderzoek de uiteindelijke toetssteen vormt. De bezuiniging van 21 miljoen euro op de personele lasten blijft echter staan.

Dat betreft ruim een op de vijf medewerkers in de bedrijfsvoering. Hoe wordt zoiets ingevuld en welke effecten heeft dat op de kwaliteit van je bedrijfsvoering? Ik denk dat men dat nog onderschat. We hebben het college daarom geadviseerd om de reorganisatie van de bedrijfsvoering te temporiseren en zaken zoveel mogelijk op te vangen via natuurlijk verloop. Ook hebben wij een meer realistische planning geadviseerd van de omvangrijke IT-projecten. Niet alleen om gedwongen werkloosheid te voorkomen maar ook om de excellente ondersteuning van onderzoek en onderwijs te behouden. En om ongewenste financiële risico's te voorkomen. Ook komen dan meer middelen vrij voor de primaire doelstellingen op het terrein van onderwijs en onderzoek.'

DE COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN Arlette van Wissen, Jelly Reinders, Rob van Bogget en Laura Henderson.

3 ONDERWIJS, ONDERZOEK EN JURIDISCHE ZAKEN

24

Interview met Arlette van Wissen en Rob van Bogget over het promotiereglement Nieuw promotiereglement krijgt vorm Al zo'n drie jaar werd hierover gesproken maar afgelopen jaar kwam er toch eindelijk schot in: het nieuwe promotiereglement van de VU. Vanuit de OR zijn Arlette van Wissen (OR-lid namens ProVU) en Rob van Bogget (voorzitter van de commissie Juridische Zaken) nauw bij de totstandkoming betrokken.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

'Het nieuwe reglement gaat veel verder dan het oude waarin de nadruk ligt op de praktische en ceremoniĂŤle organisatie rond de promotie', zegt Van Wissen.

'Het geeft een inhoudelijker beschrijving van het promotietraject, gebaseerd op het idee van een opleidingsprogramma voor promovendi. Ook de rechten en plichten van promovendi en promotoren tijdens het traject zijn hierin vastgelegd. Daarom is het belangrijk dat de medezeggenschap inspraak heeft op het nieuwe reglement. We denken graag constructief mee over dit onderwerp.'

Aan de koerswijziging lagen verschillende redenen ten grondslag. Het promotietraject wordt steviger gepositioneerd als derde fase en het nieuwe reglement voorziet in een extra vorm van kwaliteitsbewaking. Ook ontwikkelingen als het Bologna-proces en de toegenomen aandacht voor wetenschappelijke integriteit als gevolg van de fraudezaak rond Diederik Stapel maakten een professionaliseringsslag noodzakelijk.

Het nieuwe reglement maakt het promotietraject ook aantrekkelijker voor toekomstige promovendi en draagt bij aan verhoging van het rendement; 25 procent valt nu nog uit. Promovendi worden beter voorbereid op een eventuele loopbaan buiten de wetenschap, omdat het opleidingsprogramma training in allerlei vaardigheden zal omvatten.

'Je kunt zo'n reglement beschouwen als een visitekaartje van de universiteit', vindt Rob van Bogget. 'Het oefent een wervende kracht uit op promovendi die

van andere universiteiten of uit het buitenland komen. Zij zien dat de zaken hier goed zijn geregeld.' Ook voor partners uit het bedrijfsleven komt er meer duidelijkheid. Van Wissen: 'Er zijn veel vragen rond de aanvraag van beurzen.

Bedrijven willen weten wat zij kunnen verwachten van mensen die mede met hun geld worden aangesteld.'

Genoeg redenen dus waarom de meeste universiteiten hun oude reglement tegen het licht houden. Het College van Decanen van de VU stelde inmiddels een conceptreglement op waarover de OR begin 2014 nog advies over gaat uitbrengen.

De belangrijkste opmerkingen vanuit de commissie Juridische Zaken betroffen in ieder geval de invulling van het opleidingstraject en de eis van 30 EC aan opleidingsuren. 'Dat kun je op allerlei manieren invullen en daar hebben promovendi verschillende wensen over. We wachten graag de facultaire uitwerkingen hiervan af', zegt Van Wissen, die de afgelopen jaren werkconferenties bijwoonde voor betrokken medewerkersgroepen over het reglement en gerelateerde zaken. 'Het is belangrijk om bepaalde opleidingseisen niet te centraal vast te leggen, omdat faculteiten gewoon te verschillend zijn. De ene legt meer nadruk op onderwijs, de andere op publiceren.

Daarnaast zijn er buitenpromovendi die misschien al competenties hebben ontwikkeld die in het opleidingsprogramma aan de orde komen. Komen zij in aanmerking voor vrijstelling? Andere promovendi volgen cursussen fondsenwerving of loopbaanoriĂŤntatie of bezoeken summer schools. Uren die je kunt aanmerken als ontwikkeling. Een en ander moet je dus goed afstemmen met het opleidingsprogramma. Ook moet het onderwijsaanbod van dit programma beschikbaar zijn bij de start van het promotietraject.'

Het takenpakket van promovendi verschilt ook erg, vult Rob van Bogget aan.

'Een promovendus geneeskunde moet zijn onderzoek in amper twee jaar afronden, een alfawetenschapper heeft daar vier jaar voor. Juist zulke specifieke punten maken instemming van de medezeggenschap noodzakelijk.

Het reglement gaat, bij wijze van spreken, niet meer slechts over de lengte van de rok van de paranimf, maar betreft de rechtspositie van promovendi en promotoren.'

25

Commissie onderwijs en onderzoek De commissie Onderwijs en Onderzoek is een gezamenlijke commissie van de Universitaire Studentenraad en de Ondernemingsraad. De onderwerpen die worden behandeld gaan beide geledingen aan en het is dan ook een goede zaak, dat beide aan de discussie over die onderwerpen deelnemen. Want als het om kwaliteitszorg gaat, en daar gaat het vaak over, dan staan in de praktijk de neuzen veelal dezelfde kant op. In 2013 was onderwijskwaliteit prominent onder de aandacht. Met het nieuwe toetsbeleid, dat tot stand kwam na uitgebreide advisering door O&O, kon worden ingestemd, evenals met de beschrijving van het systeem van kwaliteitszorg.

De kritiek die O&O al geruime tijd had geuit op de erg langzame totstandkoming van de voorbereiding op de instellingstoets werd helaas bewaarheid.

De GV is blij dat er nu instellingsbreed gesproken wordt over de herijking onderwijsvisie van de VU, een discussie waaraan ook O&O deelneemt. Op de valreep van 2013 is ook de Kritische Zelfreflectie die in het kader van de Instellingstoets wordt geschreven, onderwerp van kritische reflectie door O&O en GV. De onenigheid met het college over de status van de richtlijnen voor het

onderwijs en de daarmee samenhangende modelonderwijs- en examenregelingen die in het kader van de uitvoering van het Instellingsplan waren uitgevaardigd, werd op een voor de GV bevredigende manier afgerond, zij het onder dreiging van een rechtszaak. De discussie over de richtlijnen en model-OER’en wordt in 2014 voortgezet.

Het hele jaar door bleek de beoogde totstandkoming van de Amsterdam Faculty of Science een dossier met heel veel vragen en onzekerheden. Na veel en intensief overleg kon uiteindelijk worden ingestemd met de voorstellen omdat op de lastige punten goede aanvullende afspraken konden worden gemaakt hoe hiermee om te gaan in het vervolg van het proces. Het is des te spijtiger dat de medezeggenschap van de UvA een tegenovergestelde afweging heeft gemaakt.

Commissie juridische zaken Privacybescherming heeft aan de VU langjarig een stiefmoederlijke behandeling gekend door het universiteitsbestuur. De commissie Juridische Zaken heeft in 2002 al aan de bel getrokken, maar tot enige actie kon het college niet worden verleid. Daar is onder druk van de reorganisatie verandering in gekomen. Die reorganisatie had voor de OR niet zo gehoeven; de alomvattende regeling van de bescherming van persoonsgegeven daarentegen des te meer. Het privacybeleid is complex en heeft ook implicaties voor andere terreinen zoals HRM. De commissie JZ is daarom uitgebreid met leden van andere commissies en deskundigen van buiten. Deze groep heeft meerdere malen gediscussieerd met de medewerkers van de instelling en de externe juridisch adviseur. Die overleggen hebben zeker geleid tot verbeteringen in de voorgestelde regelgeving en hebben anderzijds ook de commissie beter inzicht verschaft in de achterliggende redenen van de gemaakte keuzes. De regelgeving is nog niet af en, zoals het een juridische commissie betaamd, is er gekissebis over de instemmings- of adviesvraag. Een en ander neemt niet weg dat de VU eindelijk na twaalf jaar op de goede weg is, hoewel de veranderende regelgeving uit Europa die in 2014 zijn beslag krijgt, ons weer van die weg af kan duwen.

3 ONDERWIJS, ONDERZOEK EN JURIDISCHE ZAKEN

Van Bogget en Van Wissen zijn blij dat de gesprekken over het reglement hun laatste stadium ingaan en dat de medezeggenschap instemming moet verlenen met het reglement. 'Het College voor Decanen is van mening dat de OR geen instemmingsrecht heeft op het gehele promotiereglement, maar het College van Bestuur heeft de OR uiteindelijk wel instemmingsrecht verleend op artikel 15, waarin het opleidingsplan voor promovendi wordt vastgelegd.

Wij willen graag meedenken en claimen een sterk instemmingsrecht', zegt Van Bogget. 'Op ambtelijk niveau verlopen de gesprekken doorgaans prima, de OR-argumenten vallen in vruchtbare grond. Maar op instemmingsmomenten gaat het moeizaam, zeker als er juridische aspecten in het geding zijn. Pas na veel aandringen van onze kant ging men overstag. Maar daar hadden onze juridische adviseurs al voor gewaarschuwd.'

26

In 2011 kreeg de VU een Bestuursreglement dat het Statuut grotendeels ging vervangen. Flankerend moest nog een heleboel in andere reglementen worden geregeld en veranderd, of in nieuwe (model)reglementen worden vastgelegd. En dat heeft een flinke tijd geduurd, maar in de loop van het najaar zag een aantal regelingen het licht en een aantal zal in 2014 nog het licht zien. Reglementen zijn taaie kost die echter mede door de hulp van de adviseurs van de OR verteerbaar is gemaakt. Die hulp was hard nodig want de kwaliteit van de voorstellen was niet altijd even goed.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Met enige regelmaat wordt de commissie om advies gevraagd door collega-commissies. Er zitten immers bijna altijd juridische aspecten aan een dossier. Vragen die voorvloeien uit reorganisaties, onderwijsrichtlijnen van de CvB, ingewikkelde afspraken met de UvA, zoals de Gemeenschappelijke Regeling over de Amsterdam Faculty of Science, of in november nog het Promotiereglement. De eerlijkheid gebiedt te zeggen dat de inbreng van de drie adviseurs, Willemijn Roozendaal, Tymen van de Ploeg en Jacques Spaapen, nagenoeg onmisbaar is. Maar ook externe ondersteuning door een advocaat blijkt steeds vaker nodig te zijn, niet (alleen) om het vermaledijde bestuur tegemoet te treden, maar ook omdat de complexiteit van de problematiek en de juridische gevolgen van de te geven instemming of advisering groot zijn.

4

27

OR INTERN

28

Interview met Ronald Kroeze en Laura Henderson over vernieuwing medezeggenschap

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Vernieuwing medezeggenschap

zich ervoor aan. Zij zagen het als een mooie kans om kennis te maken met OR-vraagstukken zonder zich lang te binden. Drie medewerkers kregen - gefinancierd met het SoFoKles-geld - een tijdelijke uitbreiding of verlenging van hun contract om bij te dragen aan dit project.

Leerzaam

In 2013 experimenteerde de Ondernemingsraad met een nieuwe vorm om jong wetenschappelijk personeel te betrekken bij de medezeggenschap.

Jonge promovendi, postdocs en universitair docenten zijn nauwelijks te porren voor medezeggenschapsorganen, terwijl de helft van het wetenschappelijk personeel jonger is dan 35 jaar. Zonde van al dat onaangeroerde talent én zonde dat jonge wp’ers de kans niet grijpen om zich te verbreden met ervaring naast hun wetenschappelijk werk.

De ondernemingsraad kreeg bijna 25.000 euro subsidie van SoFoKles om uit te zoeken hoe jonge wp’ers wél te interesseren zijn voor OR-werk. SoFoKles is een fonds dat projecten ondersteunt op het gebied van de academische arbeidsmarkt.

Laura Henderson, promovendus bij de juridische faculteit, was er een van. Ze raakte zo enthousiast over OR-werk dat ze vanaf juni 2013 als vervanger fungeerde voor een OR-lid dat tussentijds vertrok. Bij de OR-verkiezingen in 2014 zal ze kandidaat zijn voor ProVU, de partij die de promovendi en postdocs in de medezeggenschapsraden vertegenwoordigt.

‘Het is zonde om nu te stoppen. Ik begin het OR-werk net een beetje door te krijgen. Ik vind het interessant om meer van de VU te weten dan wat er in de krant staat en om te zien hoe besluiten tot stand komen. Als promovendus heb ik weinig kans om bestuurlijk bezig te zijn. Het OR-werk dwingt me om die kant te ontwikkelen. Voorwaarde om dit te kunnen doen is wel, dat je er ook daadwerkelijk tijd voor krijgt. Mijn contract is van vier naar vijf dagen gegaan. Die dag heb ik echt nodig.’

Te lang, te onbekend

Project promotietraject verbeteren

De eerste stap was in 2012 al gezet: uitzoeken wat jonge wp’ers in feite weerhoudt om zich kandidaat te stellen. In 2013 kwamen de uitkomsten: jong wetenschappelijk personeel vindt de zittingstermijn van drie jaar nogal lang.

Ze kennen het belang van de medezeggenschapsraden eigenlijk niet. Ze hebben ook niet in de gaten dat ze met het werk in de medezeggenschapsorganen vaardigheden en inzichten ontwikkelen die hen later in hun carrière goed van pas kunnen komen.

Het project leverde een aantal adviezen op om promotietrajecten te verbeteren en de promovendus voor te bereiden op een loopbaan na de promotie.

Laura Henderson: ‘Promotietrajecten zijn heel divers. Dat is prima, maar er moeten wel een paar ijkpunten zijn. Jaargesprekken en exitgesprekken moeten bijvoorbeeld standaard met elke promovendus worden gehouden.

Zodat hij weet welke richting hij aan zijn proefschrift moet geven en hoe groot zijn kansen zijn om binnen de wetenschap aan de slag te blijven.’

‘Er komen steeds meer promovendi. Die kunnen niet allemaal universitair docent worden. De begeleider moet duidelijk maken of er na je promotie plek voor je is. Dat zou structureel onderdeel van het promotietraject moeten zijn’, zegt Ronald Kroeze, OR-lid namens ProVU en sinds 2013 universitair docent Geschiedenis. Hij was trekker van het SoFoKles-project, samen met Annemarie Kneppers van HRM.

Belangstelling wekken De gedachte was dat jonge wp’ers wél belangstelling zouden hebben in een OR-project met een korte looptijd. Zeker als dat over een onderwerp zou gaan dat voor hen van belang is. In 2013 koos de Ondernemingsraad met de afdeling HRM van de VU een project uit: een beleidsadvies ontwikkelen om het promotietraject te verbeteren en beter aan te laten sluiten op de verdere loopbaan van promovendi. Zo’n afgerond project werkte; meer dan 25 jonge collega’s die nog nooit in de medezeggenschap actief waren geweest meldden

Henderson: ‘Opleiding is cruciaal om promovendi te kunnen voorbereiden op een baan buiten de universiteit. Zodra duidelijk is dat jouw toekomst niet

29

binnen de universiteit ligt, moet je vaardigheden kunnen ontwikkelen die nuttig zijn in het bedrijfsleven of bij de overheid. Een deel van het opleidingsaanbod moet daarop gericht zijn.’

Vervolg

Commissie ontwikkeling en professionalisering Graag blik ik als voorzitter van de commissie Ontwikkeling en Professionalisering in dit jaarverslag terug. Niet zozeer op de activiteiten van het afgelopen jaar, maar vooral op de ontwikkeling die we als medezeggenschap in de afgelopen periode hebben doorgemaakt.

Wat we voor ogen hadden was learning on the job en vooral van en met elkaar leren en gebruik maken van de geweldige expertise die in de raad aanwezig is. Een ding is duidelijk: de fase van het ontwikkelen van losse competenties was de raad voorbij. We stelden ons als commissie de vraag: welke concrete organisatorische transformaties er aan de orde zijn en welke ingrepen zijn er nodig zijn om daar te komen waar je als medezeggenschap nodig bent? We zijn daarbij in staat gebleken om de structurele en organisatorische veranderingen van de instelling bij te benen. We hadden steeds voor ogen waar de echte veranderingen plaatsvonden, daarbij onszelf de vraag stellend hoe we ons als medezeggenschap zo konden opstellen, dat we op een effectieve manier op die veranderingen konden reageren. Daardoor hebben we ons zo weten te positioneren, dat we ook zelf actief konden bijdragen aan verandering. De commissie heeft de functie van coach van de OR op zich genomen en op die manier heeft de OR zichzelf opgeleid en getraind. De commissie heeft een kritisch besef helpen ontwikkelen, dat organisatieverandering ook je eigen positie anders maakt. Dat we uiteindelijk in staat zijn geweest om ook onze eigen structuren ter discussie te stellen, is de stap die de raad heeft kunnen nemen.

We zijn in zekere zin over onze eigen schaduw heen gestapt door andere structuren voor de medezeggenschap te ontwerpen, om zo onze functie blijvend te kunnen uitoefenen. Veel competenties zijn ingezet om dit innerlijke transformatieproces in gang te zetten. Het getuigt van een hoog professioneel niveau dat je die ontwikkeling als medezeggenschap aangaat, maar ook aankan. De commissie heeft het leren in de diepte helpen ontwikkelen.

Wisseling in het dagelijks bestuur Rieky van Walraven heeft begin 2013 het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad verlaten om tijd te kunnen vrijmaken voor haar taak als voorzitter van de commissie SOZ. In maart werd een opvolger in het dagelijks bestuur gevonden: de raad heeft op 13 maart Henk Olijhoek benoemd in het dagelijks bestuur.

Henk Olijhoek is werkzaam bij de dienst Communicatie & Marketing en sedert april 2005 lid van de Ondernemingsraad namens de Abvakabo/ FNV.

4 OR INTERN

Het SoFoKles-project is in 2013 afgerond. Het advies is besproken in de overlegvergadering. Inhoudelijk gaan de faculteiten nu met de aanbevelingen aan de slag om hun promotietrajecten te verbeteren. De bevindingen vinden via SoFoKles ook hun weg naar andere universiteiten.

De projectmatige aanpak van OR-vraagstukken is voor herhaling vatbaar. Ronald Kroeze: ‘Er liggen nog veel dossiers op een beleidsadvies te wachten en zowel de OR als het CvB vonden het werken met medewerkers van buiten de medezeggenschap een verrijking.’

30

In dit laatste zittingsjaar organiseerde de commissie twee grote conferenties gekoppeld aan de twee omvangrijke dossiers: het dossier over de reorganisatie bedrijfsvoering, en de fusie tussen de bètafaculteiten van de VU en de Universiteit van Amsterdam. Twee conferenties op twee inspirerende locaties, waarbij het Olympisch Stadion expliciet genoemd mag worden. Het was hard werken, maar het was de moeite waard. Het leverde richting op voor vaak lastige vervolgstappen en maakte dat de raad als geheel weer sterker kon opereren. Als medezeggenschap zijn we uiteindelijk tot gemeenschappelijke standpunten gekomen. Hier springt met name het AFS-dossier en de samenwerking met de UvA eruit. Dat het gewoon is geworden dat we zelf onze conferenties en workshops organiseren en daarbij kunnen rekenen op inzet en bijdragen van de gehele raad en op de tomeloze inzet en het enthousiasme van onze eigen ambtelijke secretarissen, beschouw ik als een compliment aan onszelf. Dat het organiseren ook verschrikkelijk leuk was om te doen, wil ik hier wel opbiechten.

Binnenkort zal een nieuwe raad verwelkomd en geïnstalleerd worden. Een nieuwe raad met een nieuwe commissie Ontwikkeling en Professionalisering. Ik wens deze raad van harte een ontwikkeling toe, zoals wij die de afgelopen drie jaar doorlopen hebben.

Jelly Reinders, voorzitter commissie O&P

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Commissie communicatie Goede communicatie wordt alleen maar belangrijker, waarbij zich telkens opnieuw de vraag aandient: hoe bereik ik mijn achterban? Gaat vorm boven inhoud of andersom? Welk doel hebben we voor ogen? Deze vragen weerhielden de OR er niet van om op communicatiegebied met zijn tijd mee te gaan. De commissie communicatie heeft ook in 2013 weer een belangrijke bijdrage geleverd aan de zichtbaarheid van de OR in de organisatie.

De OR is te vinden op website OR: WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL

Via verschillende kanalen plaatsen we naast de agenda’s van vergaderingen ook links naar relevant nieuws en opiniestukken die van belang zijn voor het werk van de OR. De bekende producten van de commissie zijn de maandelijkse OR-pagina’s in Ad Valvas, de aankondigingen in VU-Zine en op de lichtkrant van vergaderingen en conferenties, en de nieuwsberichten en ingezonden brieven in Ad Valvas.

In principe organiseert de commissie elk jaar minimaal twee discussiebijeenkomsten (fORums). Op 19 november werd er een fORum georganiseerd over de vorming van de Amsterdam Faculty of Science: AFS: kans of catastrofe? Hierin gingen verschillende afvaardigingen van (faculteits)besturen en medezeggenschap van zowel VU als van UvA met elkaar in debat over de voors en tegens van AFS.

Facebookpagina OR: WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU

Twitter OR: TWITTER.COM/OR_VU

VU-net pagina Ondernemingsraad

31

DE COMMISSIE COMMUNICATIE Peter Versteeg, Janneke Eppinga, Henk Olijhoek, Rick Vermunt en Dick de Gilder.

Het communicatieplan van de OR werd eind 2013 verder uitgewerkt, met duidelijke stappenplannen, uitvoerders en schaduwuitvoerders, adressen en

contacten. Een onderdeel van het plan is de benoeming van een PR-medewerker voor de medezeggenschap die uit de OR-gelederen zal moeten komen en vrijgesteld moet worden van deelname aan andere commissies. Dit aspect moet nog verder doordacht worden.

De commissie Communicatie is in oktober in samenwerking met de Verkiezingscommissie begonnen met het opzetten van een actieve publiciteitscampagne voor de verkiezingsweek van 10 tot en met 16 maart 2014.

4 OR INTERN

In de eerste helft van dit jaar is VUnet live gegaan, het portal dat VU Intranet is gaan vervangen. Het is belangrijk dat de medezeggenschapsorganen een logische en goed zichtbare ruimte hebben die fungeert als plek voor actualiteit, een aankondigingenbord en een kennisplatform voor de OR en de ODC’s.

Het is tevens belangrijk dat deze voor iedereen toegankelijk zijn, ook voor zusterorganisaties en andere medezeggenschapsorganen. Daartoe is een alternatief ontwikkeld voor het gesloten VUnet, nl. een eigen website.

32

Verkiezingscommissie

Nieuw in de OR

De Verkiezingscommissie heeft het afgelopen jaar (met de tong uit de mond) getracht de wijzigingen in de bedrijfsvoering bij te houden. Immers, bij iedere reorganisatie komen mensen elders in de organisatie terecht zodat onderdeelcommissies steeds weer van samenstelling veranderen, moeten samengaan of juist worden gesplitst. Voor de Verkiezingscommissie betekende het dat van geval tot geval gezocht werd naar een passende oplossing. Vaak werden er nieuwe mensen in de onderdeelcommissies benoemd om die op sterkte te houden. Een enkele maal zijn er zelfs tussentijdse verkiezingen georganiseerd die overigens een spannend verloop hadden, zodat ons is gebleken dat de medezeggenschap lééft op de werkvloer van de VU. De uitslagen van deze verkiezingen zijn te vinden in de bijlagen.

De veranderingen in de Wet op de Ondernemingsraden die in 2013 van kracht werden, maakte het voor de Verkiezingscommissie noodzakelijk de verkiezingsreglementen binnen de VU op punten aan te passen. De voornaamste was dat bij verkiezingen het gemakkelijker wordt om met zogenaamde vrije lijsten te komen.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De Verkiezingscommissie heeft zich ook gebogen over de consequenties van de veranderingen in de arbeidsverhoudingen voor mensen die op de VU werkzaam zijn. De commissie wil het reglement steeds zodanig aanpassen dat zoveel mogelijk mensen die officieel niet in dienst van de VU zijn maar hier wel werken, actief en passief kiesrecht krijgen voor de medezeggenschapsorganen. Om die reden zijn dit jaar, behalve bijvoorbeeld werknemers die via een uitzendorganisatie hier werken, ook de ZZP'ers toegevoegd aan het verkiezingsregister.

De Verkiezingscommissie heeft zich ook gebogen over de toekomst van de medezeggenschap. Op de najaarsconferentie van de medezeggenschap van september 2013 heeft de commissie om die reden acte de présence gegeven met een presentatie over de verschillende manieren waarop de medezeggenschap na een fusie van de bètafaculteiten van VU en UvA vormgegeven zou kunnen worden.

DICK DE GILDER Ik werk als hoofddocent bij de afdeling organisatiewetenschappen van de faculteit der Sociale Wetenschappen, waar ik (uiteraard) onderwijs geef en onderzoek doe. Dat onderwijs en onderzoek heeft meestal betrekking op de vraag welke invloed de mate van ervaren identificatie met de organisatie - en groepen daarbinnen heeft op communicatie en samenwerking tussen individuen en groepen binnen organisaties. Daarnaast zit ik ook in de ODC van de FSW en sinds een maand of acht in de OR van de VU. Dat doe ik omdat de belangen van het personeel binnen faculteiten - en binnen de VU als geheel - onder druk staan en omdat het belangrijk is die belangen te verdedigen. Ik weet niet of het toeval is of altijd al gold, maar de taken van de mede-zeggenschap zijn, naast belangrijk, momenteel ook bijzonder interessant.

33

Ik ben promovendus bij de faculteit Rechtsgeleerdheid en run samen met mijn man een juridisch adviesbureau. Mijn onderzoek gaat over het idee van crisis en hoe dat de rechtspraak kan beïnvloeden. Ik ben in juni 2013 bij de OR gekomen na het doen van een onderzoek in het kader van een SoFoKlesproject. Door dat onderzoek ben ik meer te weten gekomen over de OR en ben ik geïnteresseerd geraakt in het werk dat de OR doet.

DIMITRIS PAVLOPOULOS Ik werk sinds 2009 als universitair docent op de afdeling Sociologie (vroeger afdeling Methoden en Technieken) in de faculteit Sociale Wetenschappen. Ik doceer arbeidsmarkttheorieën en methoden van sociaal wetenschappelijk onderzoek en doe onderzoek naar de flexibilisering van de arbeidsmarkt en de gevolgen daarvan voor sociale ongelijkheid. Ik heb wiskunde en economie in Athene (Griekenland) gestudeerd en ben in 2007 gepromoveerd in Sociologie aan de Universiteit van Tilburg. Ik werkte vroeger ook als onderzoeker in CEPS/INSTEAD in Luxemburg. Ik ben actief bij de Verontruste VU’ers en de Abvakabo/FNV.

ANNEMARIE BIBO Sinds 2004 is de Vrije Universiteit voor mij bekend terrein. Ik ben begonnen als student Geschiedenis (Bachelor en Master). Tijdens mijn studie heb ik geruime tijd bij het Onderwijsbureau van de Faculteit Letteren gewerkt, waar ik, met een korte uitstap naar de ABN AMRO Bank, na mijn afstuderen wederom in dienst ben getreden. Tijdens mijn studie heb ik meerdere activiteiten op het gebied van medezeggenschap ontplooid.

Als secretaris van de Facultaire Studentenraad Letteren en als lid van de Opleidingscommissie Geschiedenis organiseerde ik vergaderingen en was ik verantwoordelijk voor de verslaglegging daarvan. Vanaf 1 december jl. ben ik de nieuwe ambtelijk secretaris van de USR en adjunctsecretaris van de OR en de GV.

4 OR INTERN

LAURA HENDERSON

34

Ondersteuning Secretarissen Na precies zeven en een half jaar een hecht team te zijn geweest is er een einde gekomen aan de samenwerking tussen Kitty Jong-Brasik en Agathe van Hell, respectievelijk ambtelijk en adjunct ambtelijk secretaris van OR en GV. Agathe is op 1 juli 2013 met vervroegd pensioen gegaan. Van die gelegenheid is gebruik gemaakt om de medezeggenschapsondersteuning nader te beschouwen. De uitkomst daarvan werd rond de zomer duidelijk: Agathe zou worden opgevolgd door een nieuw te benoemen adjunctsecretaris, die daarnaast ook de ondersteuning van de USR voor zijn of haar rekening zou gaan nemen. Hierdoor is vanaf het najaar 2013 de ondersteuning voor de medezeggenschap gecentreerd in één bureau medezeggenschap. Agathe is op 1 december opgevolgd door Annemarie Bibo.

De secretarissen ondersteunen de Ondernemingsraad en de Gezamenlijke Vergadering, en vanaf nu dus ook de Universitaire Studentenraad, in de breedste zin van het woord. Zij treden bovendien op als secretaris van de overlegvergaderingen met het college. Verder maken zij deel uit van de Verkiezingscommissie, de commissie Communicatie, de commissie Ontwikkeling & Professionalisering, en het overleg van het dagelijks bestuur.

Het bureau medezeggenschap bevindt zich in het hoofdgebouw, kamer 1D-30 en is te bereiken via de telefoonnummers (020) 598 5312 en (020) 598 5340. Het e-mailadres is or@vu.nl. Het secretariaat is dagelijks geopend van 08.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 16.00 uur.

De vergaderingen van de OR zijn in principe openbaar, evenals de agenda, het verslag en de stukken.

Agenda, vastgestelde verslagen en uitgebrachte adviezen staan op de nieuwe website van de OR: www.ondernemingsraadvu.nl. De agenda’s worden ook bekend gemaakt via het prikbord naast kamer 1D-30 van het hoofdgebouw, en op de lichtkranten.

Arend van Dam/Praktijkblad Ondernemingsraad

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

De OR had in 2013 11 keer een vergadering in eigen kring en 10 met het college. De GV kwam zevenmaal bijeen en had even zoveel overleggen met het college.

35

Adviseurs De Ondernemingsraad heeft in 2013 opnieuw ruimschoots gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs. Jacques Spaapen, oudmedewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de Verkiezingscommissie en de commissie Juridische Zaken.

De commissie Juridische Zaken kon ook een beroep doen – en heeft dat ook gedaan - op mr. Willemijn Roozendaal, universitair hoofddocent Arbeidsrecht en prof.mr. Tymen van der Ploeg, emeritus hoogleraar Privaatrecht.

Jacques, Willemijn en Tymen hebben zich in 2013 in hoge mate bezig gehouden met de regelingen die voortvloeien uit het bestuursreglement.

De commissie SOZ werd ook in 2013 geadviseerd door de oud OR-leden Joke Slingerland (communicatie- en beleidsmedewerker FCO) en dr. Kees van der Veer, professor aan de Transcend Peace University in Bazel (Zwitserland) en het Galtung Institute in Freiburg (Duitsland), met name waar het de reorganisaties bedrijfsvoering betrof.

In 2013 heeft de OR opnieuw een beroep gedaan op externe deskundigheid, ditmaal op het gebied van governance. Van bureau Berenschot werd Filip van den Bergh om raad gevraagd.

Prof.dr. Peter van Gool stond de commissie Huisvesting bij in haar voorbereiding op de advisering rond de investering in NU.VU.

4 OR INTERN

Gedurende het nog lopende adviestraject rond de reorganisatie bedrijfsvoering ten slotte, heeft de OR zich laten bijstaan door mr. Chris Nekeman en mr. Liedeke van Donselaar, beiden werkzaam bij advocatenkantoor Kennedy van der Laan in Amsterdam.

36

ODC FCO Met Mark Peters, Marcel Langeveld, Lambert Truijens en Wouter van Duijn.

5 ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

37

In mei 2013 is de reorganisatie HRM, Arbo en Milieu afgerond. AMD is onderdeel van HRM geworden. Met ingang van 1 april 2013 is de bestaande ODC aangevuld met de volgende leden: Klaas Kramer, Cock van der Linden en Jack Smit. De ODC is een gemeenschappelijke ODC voor HRM, Arbo en Milieu. De ODC overlegt met de directeur HRM en met het afdelingshoofd Arbo en Milieu.

In de ODC was nog één vacature, begin december is deze vacature opgevuld door Raymond Neumann.

De ODC heeft meegedacht over overdracht van taken van de directeur AMD naar het afdelingshoofd Arbo en Milieu.

De leden hebben op 25 september de medezeggenschapsconferentie ‘Bètafusie en transformatie van de VU: eten of gegeten worden?’ bijgewoond.

Voor de reorganisatie van het HRM deel wordt begin 2014 een domeincommissie ingesteld. De ODC verwacht dat 2014 in het teken staat van de reorganisatie HRM. Verder is de ODC benaderd om een rol te spelen in de medezeggenschap van de Transitieorganisatie. De voorzitter van de ODC neemt deel aan het voorzittersoverleg van alle ODC’s van faculteiten en diensten.

Onderdeelcommissie FCO De Facilitaire Campus Organisatie is een van de grootste diensten binnen de bedrijfsvoering. De bezuiniging in geld voor dit domein is, ondanks het negatief advies van de medezeggenschap, voor de periode 2011-2015 blijven bestaan.

Er is wel bewerkstelligd dat niet `operational excellence` per se, maar de excellente ondersteuning van onderwijs en onderzoek de uiteindelijke toetssteen is voor de mate waarin de bezuiniging gerealiseerd kan worden.

De ODC heeft in 2013 een belangrijk advies uitgebracht over de vorming van de FCO als regieorganisatie. Aan het positieve advies werden drie voorwaarden verbonden, een gedegen implementatieplan, de benodigde basis IT-voorzie-

ningen in orde en een actief herplaatsingbeleid ten aanzien van de ontslagbedreigde medewerkers. Het bestuur heeft in ieder geval al aan de eerste twee voorwaarden gehoor gegeven.

De ODC FCO heeft ook geadviseerd dat het van goed werkgeverschap zou getuigen dat de detacheringconstructie van de medewerkers van het voormalig restauratief bedrijf bij de externe cateraar, vooralsnog zou worden gecontinueerd, gezien de samenstelling (leeftijd, aantal dienstjaren) van de betreffende groep van medewerkers. Helaas heeft het college besloten deze constructie bij de nieuwe aanbesteding in mei 2013 te beëindigen, maar wel met een goed sociaal plan.

In 2013 is het adviestraject gestart over de in- of uitbesteding van uitvoerende diensten op het gebied van terreinonderhoud, logistiek, beheer openbare ruimten en reprografie. De onderdeelcommissie is er in geslaagd om het bestuur te overtuigen om alle gewenste informatie te verstrekken.

De ODC heeft bijgedragen aan het advies over de interne verzelfstandiging Energiebedrijf VU/VUmc. Er is afgesproken dat er op korte termijn een zogeheten dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten, waarmee de inzet van FCO-personeel voor de langere termijn vaststaat.

Hetzelfde geldt voor het voornemen om het budget voor externe inhuur te overschrijden. De ODC heeft de directie van FCO geadviseerd de controle op de externe inhuur aan te scherpen en voor reguliere werkzaamheden meer eigen ontslagbedreigde medewerkers in te zetten of aan te nemen.

Onderdeelcommissie CIS De overgang van het Centrum voor International Samenwerking naar een nieuw VU International Office.

Voor de medewerkers van het voormalig Centrum voor Internationale Samenwerking is 2013 het jaar geweest waarin de overgang naar het VU International Office gerealiseerd is, in het kader van de interne reorganisatie, maar ook in het licht van de ambities die de VU heeft op het gebied van internationalise-

5 ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Onderdeelcommissie HRM-AM

38

ring, in het steeds meer geglobaliseerde landschap van hoger onderwijs in Nederland en wereldwijd.

Op 22 maart 2013 kreeg de Ondernemingsraad van het College van Bestuur de vraag om advies uit te brengen over het voorgenomen besluit tot reorganisatie van het domein Internationalisering. Een eerste versie van een reorganisatieplan dat in 2011 en begin 2012 ontworpen was, riep weerstand op bij diverse groepen betrokkenen en werd na ruim beraad en een negatief advies van de OR teruggestuurd naar de tekentafel.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

In december 2012 volgde een doorstart voor het domein Internationalisering met een nieuwe kwartiermaker: Frans Snijders. In de samenstelling van de nieuwe domeincommissie werd rekening gehouden met de verschillende bedrijfsonderdelen (CIS, Dienst Studentenondersteuning en facultaire medewerkers Internationalisering) die onder het nieuwe International Office zouden vallen. De OR heeft gestreefd naar een evenwichtige samenstelling van de commissie. In de commissie namen de volgende personen plaats: Sandra de Maesschalck en Arlette van Wissen (voorzitters, namens de OR), Anna Bon (ODC CIS), Astrid Eijkelestam (ODC SOZ), Annette Mosher (ODC FGG), Marieke Farchi (FCI Sociale Wetenschappen), Vincent Benjamin (USR) en Femke Wijman (USR).

De aanpak van de nieuwe kwartiermaker resulteerde in een vernieuwd reorganisatieplan voor het domein Internationalisering, dat meer draagvlak vond. Gedurende de ontwerpfase vonden in goed overleg bijeenkomsten plaats tussen de kwartiermaker en alle betrokkenen, inclusief de domeincommissie.

Op 24 mei 2013 beoordeelde de OR het reorganisatieplan positief en met ingang van 1 juli werd de implementatie van de reorganisatie formeel gestart.

Per 1 oktober 2013 verhuisde het nieuwe International Office tijdelijk naar een nieuwe locatie op de Laan van Kronenburg, nabij Uilenstede. Deze huisvesting ondervond echter veel technische aanloopproblemen: de verwarming functioneerde twee maanden lang niet, en medewerkers werden verschillende keren naar huis gestuurd omdat elektriciteit en bedrading niet op orde waren. Ook de afstand tot de VU-campus werd als een belemmering ervaren voor nauwe samenwerking van het VU IO met onderwijs en onderzoek. De verwachting is

nu dat het hele VU IO in 2014 een goede locatie op de VU-campus krijgt.

Na de fusie werd de ODC van het CIS feitelijk ontmanteld, en samengevoegd met de grote ODC van SOZ. In de tussentijd werkten de drie ODC-leden informeel nog wel aan het begeleiden van de transitie, en aan het meedenken aan de visie voor het International Office, en de rol van de internationale projecten binnen de doelstellingen voor internationalisering van de VU. De gezamenlijke locatie gaf gelegenheid tot diverse gezamenlijke activiteiten met de nieuwe collega’s van VI, waaronder een aantal borrels en een geslaagd kerstonbijt in december 2013. In 2014 hopen we onze gezamenlijke activiteiten verder te intensiveren en in nauwe samenwerking met diverse groepen binnen de VU en met alle collega’s van VU International Office te werken aan een sterker internationaal profiel van de VU, nog meer synergie tussen de internationale projecten en overige activiteiten. Dit alles zal leiden tot steeds nauwere internationale banden en een grotere instroom van studenten en onderzoekers.

Onderdeelcommissie Communicatie & Marketing Per 1 april 2013 werden medewerkers communicatie bij faculteiten en diensten ‘omgehangen’ naar de dienst C&M. Dit gebeurde als voorbereiding op de reorganisatie bedrijfsvoering. De reorganisatiedatum van het domein C&M is 1 april 2014.

De OR organiseerde in de zomer 2013 nieuwe verkiezingen in het domein; door de toename van het aantal medewerkers werd het aantal zetels in de ODC uitgebreid van vijf naar zeven. Het was verheugend te constateren dat medewerkers C&M veel belang hechtten aan een goede medezeggenschap.

De opkomst was hoog, veel mensen brachten hun stem uit.

Het afgelopen jaar was een roerig jaar. De ODC speelde wat de reorganisatieplannen betreft geen rol, die taak werd overgenomen door de domeincom-

39

Eén van de belangrijkste lopende zaken was de advisering over de C&M Academy, een verplichte opleiding voor alle medewerkers in het domein C&M. Die opleiding werd door de kwartiermaker onontbeerlijk geacht voor het welslagen van de reorganisatie. De ODC had op dit dossier instemmingsrecht.

Uiteindelijk heeft de ODC ingestemd met de C&M Academy, hoewel zij liever had gezien dat het opleidingsprogramma pas in januari 2014 zou worden gestart in plaats van in september 2013. Voorlopig ontslagbedreigde collega’s hoeven niet langer mee te doen aan het programma dat tot en met maart 2014 doorloopt. Dit was één van de belangrijkste voorwaarden voor instemming.

Door de tussentijdse verkiezingen in het domein en het feit dat alles wat met de reorganisatie te maken had onder de domeincommissie viel, heeft de ODC wat medezeggenschap betreft geen gewoon jaar achter de rug. Na de reorganisatie hopen we weer onze normale medezeggenschapstaken op ons te kunnen nemen.

Onderdeelcommissie SOZ De ODC van Student & Onderwijszaken is een afspiegeling van de verschillende afdelingen binnen de dienst; het Centrum voor Studie- en Loopbaan, de Centrale studentenadministratie, het International Office, het Sportcentrum, het Algemeen Bureau van SOZ en Cultuurcentrum Griffioen zijn vertegenwoordigd. De ODC vergadert eens in de zes weken met Erna Klein Ikkink, de directeur van SOZ, en daarnaast nog een aantal keer per jaar met elkaar. Dit jaar stond in de eerste plaats in het teken van de reorganisatie van het domein Internationalisering. Deze heeft dit jaar plaatsgevonden. Het vertrek van de collega’s naar Uilenstede werd zeker niet door iedereen toegejuicht. De afstand tot de campus en met name tot de studenten is een aantal keer onderwerp van gesprek geweest. Verder kunnen we natuurlijk niet om de reorganisatie van het domein Studentgerichte Ondersteuning heen. Twee leden van de ODC zitten in de domeincommissie. Het is duidelijk dat 1 januari 2015 dichterbij komt.

Verder is er in het afgelopen jaar op een zeer constructieve manier met de directeur SOZ gesproken over de resultaten van het werkbelevingsonderzoek.

In 2014 gaan de werkplekken van SOZ in het hoofdgebouw verbouwd worden.

Dit leeft heel erg onder de medewerkers en zal ook in 2014 tot intensief overleg leiden.

In de samenstelling van de ODC is nog een opvallende wijziging te melden in personele zin. Na vele jaren als secretaris te hebben gefunctioneerd (ook in de OC diensten) is Guido Leerdam vertrokken naar het VUmc. Zijn plaats is ingenomen door Anna Bon van het IO.

Onderdeelcommissie Wijsbegeerte Het jaar 2013 stond bij de ODC Wijsbegeerte vooral in het teken van de bedrijfsvoering en van de plannen rond een voorgenomen fusie tussen Letteren en Wijsbegeerte. Omdat we veel verhalen van OBP-medewerkers hoorden over onrust en ontevredenheid over de gang van zaken in de bedrijfsvoering op onze faculteit, hebben we diverse gesprekken met het bestuur gevoerd en een enquête uitgevoerd om achterliggende oorzaken te achterhalen. Inmiddels heeft het bestuur naar aanleiding hiervan een verbetertraject ingezet waarin onderlinge afstemming, communicatie en taakverdelingen een hoofdrol spelen.

Na de zomervakantie hebben we als ODC veel gesproken over de planvorming rond een fusie tussen Letteren en Wijsbegeerte. Hoewel we in eerste instantie onze zorg hadden geuit dat deze plannen te snel en zonder breed overleg gemaakt zouden worden, is het proces uiteindelijk tot onze tevredenheid verlopen. We hebben intensief kunnen spreken met de werkgroep en stuurgroep die verantwoordelijk waren voor het opstellen van een advies aan het CvB en zijn tevreden met het eindrapport. We zien uit naar wat dit komende jaar - waarschijnlijk ons laatste als aparte ODC Wijsbegeerte - ons zal brengen.

5 ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

missie C&M. De ODC heeft zich vooral beziggehouden met lopende zaken.

40

Onderdeelcommissie Rechten De onderdeelcommissie Rechten heeft, zoals steeds, gekozen voor een opstelling, die zowel kritisch en waakzaam als constructief is. De verstandhouding met het faculteitsbestuur was goed. De samenwerking met de Facultaire Studentenraad in de Gezamenlijke Vergadering is uitstekend verlopen.

De ODC is altijd onverzettelijk bij de bewaking van haar medezeggenschapsrechten. Een enkele keer moest worden opgetreden omdat een instemmingsrecht - dat van de GV betreffende het Kwaliteitszorgplan - moest worden veilig gesteld tegen een poging tot aantasting door het FB. Hier volgt een selectie uit de inhoudelijke zaken, waarmee de ODC zich het afgelopen jaar heeft bezig gehouden.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Wij hebben verduidelijking gevraagd en gekregen op het punt van het tot voor kort schimmige beleid van het FB inzake het al dan niet en voor hoe lang verlengen van contracten van met name promovendi. Het FB heeft een duidelijker beleid gepresenteerd, dat meer in overeenstemming met de CAO NU is, dan voorheen.

De ODC heeft aangedrongen op een duidelijke regeling van de criteria voor de indeling, inschaling en bevordering van het wetenschappelijk personeel. Deze regeling is tot stand gekomen en de ODC heeft er mee ingestemd.

Wij hebben een belangrijke rol gespeeld bij het vaststellen van de OER en ons daarbij in het bijzonder ook bezig gehouden met de problematiek, die een gevolg is van de invoering van de harde knip.

Een nieuwe poging van het FB om in strijd met de wet verloftegoeden van werknemers te laten vervallen - inmiddels een vast agendapunt - is door ons resoluut verijdeld.

Voorts hebben wij ons onder meer bezig gehouden met de dreigende aantasting van de zondagsrust van docenten als gevolg van de onderwijsintensivering

en met het probleem, dat afgekondigde regels over ziekmelding op een enkel punt het recht op privacy van werknemers aantasten.

Onderdeelcommissie FPP De ODC van de faculteit der Psychologie en Pedagogiek komt maandelijks bijeen ter voorbereiding van de GV. Tijdens het ODC-overleg wordt er genotuleerd en een actiepuntenoverzicht bijgehouden.

In 2013 zijn er twee belangrijke zaken de revue gepasseerd: de reorganisatie van de bedrijfsvoering en de mogelijke fusie tussen FPP en FBW. Aangezien dergelijke zaken altijd ingrijpend zijn, heeft de besluitvorming hiervoor de nodige aandacht gehad van zowel het faculteitsbestuur als de ODC. De mogelijke fusie tussen FPP en FBW zal ook in 2014 onze aandacht hebben en wij zullen de ontwikkelingen op de voet volgen. Daarnaast is de faculteit met een grootschalige vernieuwing van het onderwijs bezig, waarvoor wij ook veel aandacht hebben gehad en zullen blijven hebben.

De reorganisatie van de bedrijfsvoering is in volle gang. Eind 2013 is er een besluit genomen over de reorganisatie van de secretariaten binnen FPP en deze zal in 2015 worden afgerond. De mogelijke fusie tussen FPP en FBW en de onderwijsvernieuwingen zullen in 2014 verder worden afgerond. De ODC blijft alle ontwikkelingen kritisch volgen en zal waar nodig gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen.

Samenstelling De samenstelling van de ODC is - los van reorganisaties - aan wijzigingen onderhevig. In 2013 heeft ĂŠĂŠn van de leden van de ODC helaas afscheid moeten nemen. De ODC bestaat momenteel uit ondersteunend personeel (3), docenten (2), promovendi en postdocs (3). De verschillende functies (onderzoek, onderwijs en ondersteuning) worden daarmee goed vertegenwoordigd binnen de ODC. Het aantal afdelingen (ondersteuning niet meegerekend) binnen FPP (11) wordt redelijk vertegenwoordigd binnen de ODC (5). In 2014 zullen, mede als gevolg van de verkiezingen, nieuwe verschuivingen in de ODC plaatsvinden.

41

Onderdeelcommissie FBW De ODC FBW heeft zich in 2013 met name beziggehouden met de voortgang van de fusieverkenning tussen FBW en FPP. De ODC FBW heeft vanaf het begin van deze verkenning op het standpunt gestaan dat een fusie van twee goedlopende gezonde faculteiten geen reden op zich moet zijn, en dat de zichtbaarheid van de opleidingen niet in het geding komt. Daarnaast zal een beoogde fusie voor onderzoekers en studenten een meerwaarde met zich mee moeten brengen. De ODC heeft kunnen vaststellen dat in de verkenningen van de fusie deze eisen zijn meegenomen. De ODC is benieuwd naar verdere plannen omtrent de fusie. Naast de fusie is aandacht geweest voor de reorganisatie van de bedrijfsvoering. De ODC betreurt, dat in de beoogde efficiëntieslag een aantal collega’s boventallig is verklaard. Verder hebben zich in de IT en digitale ondersteuning een aantal incidenten voorgedaan, waarbij de ODC vaststelt dat ondanks grote inzet van UC-IT medewerkers deze afdeling niet voldoende toegerust is om een adequate service te verlenen. Aangezien UC-IT de basis zou moeten leveren voor de beoogde reorganisatie is deze situatie een punt van grote zorg.

Onderdeelcommissie Universiteitsbibliotheek Impasse reorganisatie UB VU Begin februari 2013 heeft het CvB besloten tot uitstel van de reorganisatie van de UB VU wegens het te zeer uiteenlopen van de visies van de directeur en CvB. Al even hiervoor uitte de DC stevige kritiek op het conceptreorganisatieen personeelsplan. Er werd onder andere geen recht gedaan aan de uitgangs-

punten van het convenant OR-CvB, omdat het financiële kader nog steeds leidend is en gebaseerd op het reorganisatieplan O&O van mei 2012. De consequentie van het uitstel voor de medezeggenschap is, dat de activiteiten van de domeincommissie eveneens opgeschort werden. De lopende zaken werden tot 1 juli afgehandeld door de directeur met als gesprekspartner de ODC. Vervolgens nam een interimdirecteur de honneurs waar tot 1 oktober, het tijdstip waarop de nieuwe kwartiermaker/directeur aantrad.

Behandelde onderwerpen Rapportage evaluatie reorganisatie onderwijscentrum. Dit is de reorganisatie uit 2011 waarbij het toenmalige Onderwijscentrum werd opgesplitst en de delen in 2012 zijn ondergebracht bij FPP, DSZ en de UB VU. De ODC heeft ervoor gepleit dat alle ontvangende onderdelen deze evaluatie gezamenlijk uitvoerden. Uiteindelijk heeft alleen de directeur van de UB VU een notitie opgesteld. De conclusies in deze notitie werden niet gedeeld door FPP en DSZ. De ODC deelde de mening van de directeur dat een belangrijk evaluatieonderwerp is of de doelstelling van de reorganisatie is gerealiseerd. Er is niemand die hierop een bevestigend of positief antwoord kon geven. Het meest gehoorde antwoord binnen de organisatie is dat er geen duidelijke doelstelling was.

Uitvoeren Risicoinventarisatie Op verzoek van de ODC is er een RI&E uitgevoerd eind 2013 (respons 54%).

De bespreking van het rapport is geagendeerd voor januari 2014. Het laatste Risicoinventarisatieonderzoek is in 2005 gehouden. De ODC is blij met het door de AMD opgestelde en geactualiseerde stappenplan, waarin de rol van de MZ duidelijk aangegeven is. Als aandachtspunten geeft de ODC onder andere mee: klimaatbeheersing in het hoofdgebouw, het muizenprobleem en de geluidsoverlast die de boekenkarretjes veroorzaken. Bovengenoemde onderwerpen zullen naast de resultaten uit het VU werkbelevingsonderzoek dienen voor het opstellen van een plan van aanpak.

Eindrapport ‘Naar een optimale inrichting van onderwijsondersteuning aan de VU ‘. (Rapport Pleiade). Dit rapport bevat een onderzoek naar de taken en werkzaamheden, personele inzet en organisatievorm op het gebied van onderwijsadvies, onderwijsondersteuning en ICTO. Het valt op dat de bezuini-

5 ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

De huidige bezetting is René Nieuwboer (voorzitter), Judith Schoonenboom (vicevoorzitter), Stefan de Graaf (secretaris) Karin Volkers, Frank de Boer, Robin Kok, Anna Geraedts en Hannie van Hooff.

42

gingsdoelstelling van 35% niet is losgelaten. Vooralsnog lijkt dit rapport niet leidend te zijn bij een mogelijke herinrichting van de onderwijsondersteuning.

Jaarplan 2014, Begroting 2014 Omdat er geen gelegenheid geweest is tot overleg met de directeur, schort de ODC haar eindoordeel op. In eerste instantie lijken de ambities van de Universiteitsbibliotheek positief zoals die benoemd zijn bij de strategische keuzes die gemaakt worden bij het voorgenomen producten- en dienstenaanbod. De haalbaarheid van de plannen is niet vanzelfsprekend, gelet op de beschikbare middelen. Voor sommige onderdelen, zoals de digitale toetszaal, moet in de toekomst naar structurele financiering gezocht worden. De ODC ziet de jaarrekening 2014 met belangstelling tegemoet.

Bijdrage DC/ODC aan profiel opstellen nieuwe kwartiermaker/ toetsingsgesprek DC en ODC waarderen dat zij betrokken zijn geweest bij de opstelling van het profiel van de nieuwe kwartiermaker/directeur UB VU. Door de deelname aan het toetsingsgesprek met de beoogd kandidaat onderschreven wij het oordeel van de delegatie zoals verwoord in het gezamenlijk advies. Ook wij zijn positief gestemd over de voordracht. Niettemin hechtten wij als MZ eraan een apart positief advies uit te brengen.

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Herstart reorganisatie; MJP 2014-2016 Met het aantreden van de nieuwe directeur/kwartiermaker op 1 oktober is de doorstart van de reorganisatie een feit en treedt de DC opnieuw aan. Het MJP 2014-16 waarin de visie op de rol van de bibliotheek in de komende jaren staat, wordt in een constructieve sfeer besproken. Aandachtspunt blijft voor de ODC het mogelijk vertrek uit de UB VU van AVC en OA. De medezeggenschap spreekt haar waardering voor de regelmatige en heldere wijze waarop de directeur bericht over het reorganisatieproces.

43

6 BIJLAGEN

44

Uitgebrachte adviezen OR Adviezen OR ONDERWERP

REFERENTIENR.

ADVIES REORGANISATIE AMD De raad is positief over het feit dat de reorganisatie van de dienst Arbo en Milieu beperkte negatieve arbeidsrechtelijke gevolgen heeft voor het personeel. Het constructieve overleg van de ODC met het domeinteam en de kwartiermaker wordt gewaardeerd. De raad spreekt zijn zorgen uit over de dienstverlening van de AMD en adviseert het College van Bestuur m.b.t. het verzuimbeleid en de plannen omtrent de sociale infrastructuur een andere koers te varen.

ORVU-2013/074 v

ADVIES REORGANISATIE IT De raad is in hoofdlijnen akkoord met het eindbeeld dat in het reorganisatieplan geschetst wordt, maar meent dat de uitvoering slimmer, socialer en goedkoper kan.

ORVU-2013/075 v

ADVIES REORGANISATIE INTERNATIONALISERING

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Het reorganisatieplan Internationalisering wordt gesteund door de raad. Door het constructieve overleg met de kwartiermaker zit het plan goed in elkaar. Belangrijkste punt van zorg van de raad is de Huisvesting.

In december blijkt dat de huisvesting niet goed is geregeld. De OR adviseert het CvB om op korte termijn met een oplossing te komen.

ORVU-2013/110 v en ORVU-2013/241 v

SOCIAAL JAARVERSLAG 2012 Het sociaal jaarverslag bevat volgens de raad onduidelijkheden in de verslaglegging. De raad vraagt om opheldering over onder meer verandertrajecten m.b.t. het masteronderwijs. De grote omvang van de externe inhuur blijft de medezeggenschap zorgen baren.

ORVU-2013/140 v

ADVIES REORGANISATIE FCO De raad stelt drie randvoorwaarden op waaraan voldaan moet worden om het reorganisatieplan van positief advies te voorzien. De raad vraagt om herbeoordeling van de maximale mogelijkheden tot herplaatsing van het ontslagbedreigde personeel en ontvangt graag een gedegen plan van aanpak met een realistisch tijdpad. De IT-oplossingen moeten bovendien per 1 oktober 2013 operationeel en duurzaam zijn. Omdat in oktober niet aan alle randvoorwaarden is voldaan adviseert de raad alsnog negatief op het reorganisatieplan.

ORVU-2013/141 v en ORVU-2013/211 v

45 ONDERWERP

REFERENTIENR.

LENING EIB De OR geeft een positief advies inzake het financieringscontract met de Europese Investeringsbank.

ORVU-2013/158 v

RENOVATIE GEBOUW MF De renovatie van het gebouw MF acht de raad zinnig en redelijk. De raad stemt in met het voorstel tot renovatie, mits gegarandeerd wordt dat externe partijen de kostendekkende huur gaan betalen.

ORVU-2013/159 v

NU.VU Bij het investeringsbesluit nieuwbouw NU.VU verleent de raad positief advies over de bouw van de multifunctionele beeldbepalende landmark. De raad waarschuwt dat de huurprijs die het cultuurcentrum moet betalen maximaal als portefeuillegemiddelde in rekening gebracht mag worden, zoals dat ook voor de faculteiten zal gaan gelden

ORVU-2013/176 v

PAN-AMSTERDAMS TTO De raad is enthousiast over de vorming van het pan-Amsterdams Technology Transfer Office, maar adviseert negatief over de aansturing, waarbij gekozen is voor een directeur die slechts optreedt als functioneel leidinggevende.

ORVU-2013/184 v

CENTER FOR NANOLITHOGRAPHY Doordat de raad de adviesaanvraag in een te laat stadium heeft ontvangen, brengt de raad geen inhoudelijk advies uit. De samenwerking lijkt de raad een mooie kans voor de wetenschap.

ORVU-2013/185 v

REORGANISATIE BESTUURSZAKEN De raad concludeert dat de in het plan geschetste organisatiestructuur niet goed is afgewogen tegen de achtergrond van de governance als geheel. De OR meent dat dit leidt tot een organisatie-eenheid die niet toekomstbestendig is. Maatregelen ter beheersing van de werkdruk moeten worden uitgewerkt.

ORVU-2013/207 v

De raad uit zijn zorgen over de O&O-reorganisatie bij de Faculteit Aard- en Levenswetenschappen en is verheugd dat het CvB geen definitief besluit zal nemen m.b.t. FALW voordat er een herbeoordeling van de personeelsplannen heeft plaatsgevonden.

Naar aanleiding van deze reorganisatie vraagt de raad aan het CvB om bij reorganisatie meer inzicht te geven in de afspiegeling en de afspiegeling nader te onderbouwen met cijfers.

ORVU-2013/209 v en ORVU-2013/210 v

6 BIJLAGEN

REORGANISATIE O&O-ONDERSTEUNING

46

ONDERWERP

REFERENTIENR.

JAARVERSLAG OMBUDSMAN PERSONEEL De raad vindt dat de ombudsman als onafhankelijk functionaris voorziet in een behoefte die niet door een ander in de organisatie kan worden vervuld. De raad is dan ook verheugd dat het CvB zich positief uitspreekt over het behoud van de functie.

ORVU-2013/212 v

REORGANISATIE AGBA De raad pleit voor het behoud van de medewerkers AGBA bij FALW met de huidige aanstellingsomvang, ingebed bij Aardwetenschappen. De raad betreurt dat er geen inhoudelijke discussie is geweest en dat het opheffen van AGBA gezien werd als louter een financiële afweging.

ORVU-2013/213 v

Instemming OR INSTEMMING KIESREGLEMENT USR De raad stemt in met het kiesreglement van de studentenraden.

ORVU-2013/004 v

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

INSTEMMING PERSONELE REGELING E-HRM Er wordt ingestemd met de Regeling verwerking persoonsgegevens. Met betrekking tot de regeling Jaar- en beoordelingsgesprekken wordt overgegaan tot een testperiode van één jaar, waarna de regeling opnieuw ter instemming wordt voorgelegd.

ORVU-2013/010 v

CLAIM INSTEMMINGSRECHT SKO De raad claimt een instemmingsverzoek op de pilot Senior Kwalificatie Onderwijs. Deze claim wordt niet gehonoreerd.

ORVU-2013/013 v

VERWERKING PERSOONSGEGEVENS De Regeling verwerking persoonsgegevens voldoet volgens de raad nagenoeg aan hetgeen medewerkers van de VU van de regeling mochten verwachten en verlangen. De raad verleent instemming met de regeling.

ORVU-2013/111 v

47

ONDERWERP

REFERENTIENR.

PAYROLLING De raad bespeurt een toename rond payrolling op de VU en claimt een instemmingsverzoek op korte termijn. Dit verzoek wordt afgewezen.

ORVU-2013/225 v

PROMOTIEREGLEMENT De raad claimt instemmingsrecht op het promotiereglement, beroept zich op zich op WOR artikel 27.1f. en verklaart het promotiereglement nietig. De raad verzoekt ook instemmingsrecht op de opgestarte pilot.

ORVU-213/227 v

Initiatieven OR VOORSTEL UB VU Naar aanleiding van de ontwikkelingen rond het conceptreorganisatieplan van de UB VU brengt de raad ongevraagd advies uit. De raad is van oordeel dat de afweging tussen goede ondersteuning van onderwijs en onderzoek en de financiĂŤle doelstellingen tot dusver niet goed van de grond gekomen is en adviseert volstrekte helderheid in uitgangspunten bij de herstart van de reorganisatie.

ORVU-2013/043 v

EIGEN WEBSITE OR De raad neemt het initiatief tot het opzetten van een eigen website waarmee de raad onafhankelijk en laagdrempelig rekenschap kan geven van zijn werkwijze aan de achterban.

ORVU-2013/126 v

VERKIEZINGEN ORVU-2013/231 v (en ORVU-2013/104 v en ORVU-2013/136 v) 6 BIJLAGEN

Op basis van de aantallen medewerkers op de peildatum 10.09.2013 groeit de raad naar 23 zetels. De raad stelt voor om de verkiezingen, ondanks mogelijke wijzigingen door de faculteitenfusies, gewoon doorgang te laten vinden.

48

Uitgebrachte adviezen GV Adviezen GV ONDERWERP

REFERENTIENR.

PROFIEL EN PROCEDURE NIEUWE LEDEN RAAD VAN TOEZICHT De GV brengt advies uit over het profiel en de procedure voor de benoeming van nieuwe leden van de Raad van Toezicht.

GV-2013/017 v

INSTELLINGSAUDIT Het formuleren van een breed gedragen onderwijsvisie verdient volgens de GV de hoogste prioriteit van het College van Bestuur.

Daarbij dient de instellingsaudit door prioritering in de onderwijsagenda voorrang te krijgen op lopende projecten. De GV adviseert de onderwijsvisie af te stemmen met de PCU en tevens rekening te houden met de plannen van de reorganisatie SOZ.

GV-2013/025 v

BENOEMING RECTOR MAGNIFICUS De GV adviseert de Raad van Toezicht over de benoeming van de rector magnificus.

GV-2013/029 v

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

VOORDRACHT LID RAAD VAN TOEZICHT MET VERTROUWEN MEDEZEGGENSCHAP De GV adviseert over de benoeming van het lid van de Raad van Toezicht ‘met het bijzondere vertrouwen van de medezeggenschap’.

GV-2013/041 v

ADVIES PROFIEL COLLEGEVOORZITTER De GV stelt voor de opgestelde profielschets van de collegevoorzitter aan te vullen en verduidelijken.

GV-2013/053 v

FINANCIËLE JAARSTUKKEN 2012 De GV spreekt zijn lof uit dat het veel faculteiten gelukt is de doorgevoerde bezuinigingen te accommoderen. Vanwege de positieve ontwikkeling van de baten en lasten vraagt de GV zich af of de reorganisatie Bedrijfsvoering getemporiseerd kan worden. De GV adviseert om de jaarrekening gelijktijdig met het sociaal jaarverslag grondig uit te werken en een extra paragraaf op te nemen met een risicoregister. Geadviseerd wordt de analyse van de voortgang van IT-projecten tevens op te nemen in de jaarrekening.

De grote mate van externe inhuur blijft de GV zorgen baren.

GV-2013/057 v

ONDERWERP

REFERENTIENR.

49

BENOEMING VOORZITTER COLLEGE VAN BESTUUR De GV brengt aan de Raad van Toezicht advies uit over de benoeming van de voorzitter van het CvB.

GV-2013/066 v

PROFIEL EN PROCEDURE VOORZITTER RAAD VAN TOEZICHT De GV brengt advies uit over het profiel en de procedure voor de benoeming van de voorzitter van de Raad van Toezicht.

GV-2013/092 v

JAARPLAN 2014 De GV adviseert de belangrijkste doelstellingen in het jaarplan te herprioriteren en de toewijzing van middelen daarop af te stemmen.

Door het temporiseren van de reorganisatie bedrijfsvoering komen er volgens de raad middelen vrij voor het bereiken van de doelstellingen op het terrein van onderwijs en onderzoek.

GV-2013/125 v

BENOEMING VOORZITTER RAAD VAN TOEZICHT De GV adviseert over de benoeming van de voorzitter van de Raad van Toezicht.

GV-2013/127 v

Instemming GV TOETSBELEID VU De GV stemt onvoorwaardelijk in met het nieuwe Toetsbeleid en spreekt de waardering uit over het verlenen van instemmingsrecht aan de GV met betrekking tot de invoering van een instellingsbreed minimumcijfer voor deelname aan een herkansingstentamen.

GV-2013/009 v

DE VORMING VAN AFS De GV stemt in met de vorming van AFS en maakt gelijktijdig een twaalftal afspraken over het adviestraject en de toekomst van AFS.

GV-2013/136 v

Initiatief GV

De GV staat op het standpunt dat adviesrecht op de jaarstukken van de Stichting VU-VUmc onlosmakelijk verbonden is met het adviesrecht dat de GV heeft op de begroting en de jaarstukken van de VU en beroept zich voor de jaarstukken 2012 van de stichting op het adviesrecht.

GV-2013/009 v

6 BIJLAGEN

JAARSTUKKEN STICHTING VU-VUMC

50

Samenstelling Ondernemingsraad

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

OR-leden H.C.R. (Rob) van Bogget – Abvakabo FNV J. (Janneke) Eppinga – Abvakabo FNV P.J.M. (Paul) van Geffen – CNV Publieke Zaak T.C. (Dick) de Gilder – CNV Publieke Zaak (vanaf 1 april 2013) O.G. (Ottho) Heldring – Abvakabo FNV L.M. (Laura) Henderson – ProVU (vanaf 1 april 2013) T.J.A. (Tarcies) Kneppers - Abvakabo FNV (tot 1 december 2013) D.B.R. (Ronald) Kroeze - ProVU A.A. (Sandra) de Maesschalck – Abvakabo FNV H.J.M. (Henk) Olijhoek – Abvakabo FNV D. (Dimitris) Pavlopoulos –Abvakabo FNV (vanaf 1 december 2013) M.A. (Matthijs) Pontier – ProVU P.J. (Jelly) Reinders – CNV Publieke Zaak J. (Jeroen) Rodenberg - ProVU P. (Peter) Stol – Abvakabo FNV D.M.M. (Dunya) van Troost – CNV Publieke Zaak (tot 1 april 2013) L.L.J. (Lambert) Truijens – Abvakabo FNV R.E. (Rick) Vermunt – Abvakabo FNV P.G.A. (Peter) Versteeg – CNV Publieke Zaak S.W. (Wybren) Verstegen – Abvakabo FNV C.R. (Ruben) Vosmeer – ProVU (tot 1 april 2013) H.S. (Rieky) van Walraven – Abvakabo FNV A. (Arlette) van Wissen - ProVU K.F. (Frans) van der Woerd – CNV Publieke Zaak

Secretarissen A. (Annemarie) Bibo (vanaf 1 december 2013) A. (Agathe) van Hell (tot 1 juli 2013) C.G. (Kitty) Jong-Brasik

Jeroen Rodenberg

Wybren Verstegen

51

Samenstelling commissies COMMISSIE COMMUNICATIE Janneke Eppinga Dick de Gilder Henk Olijhoek Matthijs Pontier Rick Vermunt, voorzitter tot 20 november 2013 Peter Versteeg, voorzitter vanaf 20 november 2013 COMMISSIE FINANCIﾃ記E EN ECONOMISCHE ZAKEN Paul van Geffen Ottho Heldring Lambert Truijens,voorzitter Frans van der Woerd Ronald Kroeze

COMMISSIE IT Henk Olijhoek Peter Stol, voorzitter Rick Vermunt Sandra de Maesschalck

COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN Rob van Bogget, voorzitter Laura Henderson Tarcies Kneppers (tot 1 december 2013) Jelly Reinders Arlette van Wissen Tymen van der Ploeg, adviseur Willemijn Roozendaal, adviseur Jacques Spaapen, adviseur 6 BIJLAGEN

COMMISSIE HUISVESTING Paul van Geffen Henk Olijhoek Jeroen Rodenberg Lambert Truijens Frans van der Woerd, voorzitter

COMMISSIE IT

52

COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK Rob van Bogget, voorzitter Laura Henderson Ronald Kroeze Jelly Reinders Peter Stol Frans van der Woerd

Adviseur Jacques Spaapen

COMMISSIE ONTWIKKELING EN PROFESSIONALISERING Jelly Reinders, voorzitter Peter Stol Wybren Verstegen Kitty Jong, ambtelijk secretaris COMMISSIE SOCIALE EN RGANISATORISCHE ZAKEN Dick de Gilder Sandra de Maesschalck Matthijs Pontier Jeroen Rodenberg Rieky van Walraven, voorzitter Joke Slingerland, adviseur Kees van der Veer, adviseur VGWM-COMMISSIE Paul van Geffen, voorzitter Tarcies Kneppers (tot 1 december 2013) Peter Stol Ton Steentjes, adviseur

Ambtelijk secretaris Kitty Jong

VERKIEZINGSCOMMISSIE Janneke Eppinga Ottho Heldring Wybren Verstegen, voorzitter Kitty Jong, ambtelijk secretaris Jacques Spaapen, adviseur COMMISSIES VAN DE GEZAMENLJKE VERGADERING Ter ondersteuning van haar werkzaamheden heeft de GV commissies ingesteld voor Onderwijs en Onderzoek, FinanciĂŤle en Economische Zaken en voor Juridische Zaken. Deze commissies bestaan uit de gelijknamige OR-commissies en leden uit de Universitaire Studentenraad.

Naast de vaste commissies stelt de OR (of de GV) regelmatig ad hoccommissies in voor de behandeling van specifieke dossiers. Dit jaar werden daartoe de ad hoccommissie profiel Raad van Toezicht en de voorbereidingcommissie AFS ingesteld.

Samenstelling domeincommissies De onderstaande medewerkers hebben in 2013 deel uitgemaakt van de domeincommissies.

De domeincommissies hebben, zoals afgesproken in het in oktober 2012 tussen OR en CvB afgesloten convenant over de reorganisatie bedrijfsvoering, een belangrijke rol (gehad) in de voorbereidingsfase van de verschillende reorganisatieplannen.

53

COMMUNICATIE & MARKETING Henk Olijhoek, voorzitter (OR-lid) Charlotte Vroon (voorzitter ODC C&M) Eric-Jan Hartstra (voorzitter ODC SOZ) Aimﾃｩe van Veldhoven (lid ODC FCO) Sylvia Visser (adviseur) Jacob Bouwman (adviseur) Eveline Baas (lid USR 2012-2013) Karim Tabaouni (lid USR 2012-2013) Suzanne Bijman (lid USR 2013-2014) FINANCIﾃ起 Frans van der Woerd, voorzitter (OR-lid) Sonja van der Oord (lid ODC LET) Peter Rigter (lid ODC F&A) Hetty de Wilde (lid ODC FALW) Brian Cordeiro Antunes (lid ODC F&A) Kris de Jong (adviseur) FCO Lambert Truijens, voorzitter (OR-lid) Cees Wattﾃｨl (voorzitter ODC FALW) Carin van der Wal (lid ODC FCO) Mark Peters (lid ODC FCO) Wouter van Duijn (adviseur) ad hoc (ODC) lid, afhankelijk van onderwerp (deel-) advies

HRM/AMD Paul van Geffen, voorzitter (OR-lid) Tarcies Kneppers (OR-lid) Paul van Soest (voorzitter ODC HRM-AM) Helma Windt (lid ODC HRM-AM) Bart van der Wagt (lid ODC FALW) Mart van der Steeg (adviseur) INTERNATIONALISERING Sandra de Maesschalck, voorzitter (OR-lid) Arlette van Wissen, voorzitter (OR-lid) Anna Bon (voorzitter ODC CIS)) Astrid Eijkelestam (lid ODC SOZ) Annette Mosher (voorzitter ODC GG) Marieke Farchi (FCI Sociale Wetenschappen) Vincent Benjamin (lid USR 2012-2013) Femke Wijman (lid USR 2012-2013) IT Peter Stol, voorzitter (OR-lid) Rick Vermunt (OR-lid) Marja van Harlingen (lid ODC IT) Johan Rebel (lid ODC IT) Klaas Andries de Graaf (OR-lid) Ruben Vosmeer (OR-lid) Joeri van Raalte (voorzitter USR 2012-2013) Harmen van der Steenhoven (vicevoorzitter USR 2012-2013) Roel van Hulten (lid USR 2012-2013)

ONDERWIJS & ONDERZOEK Ronald Kroeze, voorzitter (OR-lid) Rick Vermunt (OR-lid) Maarten Bobbert (lid ODC FBW) Marijke Wagner (lid ODC FALW) Niek van Harlingen (adviseur) Renﾃｩ Nieuwboer (adviseur) Sybren van Dokkum (lid USR 2012-2013) Vincent Benjamin (lid USR 2012-2013) SECRETARESSES Tarcies Kneppers, voorzitter (OR-lid) Marga Philippo (lid ODC HRM-AM) Thea Laan (adviseur) Paola Edixhoven (adviseur) Lisette Tepe (adviseur) Nicole Lijs (adviseur) STUDENTGERICHTE ONDERSTEUNING Rob van Bogget, voorzitter (OR-lid) Eric-Jan Hartstra (voorzitter ODC DSZ) Trudy van Kampen (lid ODC FALW) Jan Nieuwenhuis (lid ODC DSZ) Rune Meerman (lid ODC FEWEB) Kim Retra (adviseur) Joeri van Raalte (voorzitter USR 2012-2013) Fiaz Malik (lid USR 2012-2013) Femke Wijman (lid USR 2012-2013) Karim Tabaouni (lid USR 2012-2013) Poey Lam (voorzitter USR 2013-2014) Yussef Al-Tamimi (lid USR 2013-2014) Suzanne Bijman (lid USR 2013-2014) Khalid Samim (lid USR 2013-2014)

6 BIJLAGEN

BESTUURS- EN MANAGEMENTONDERSTEUNING Ottho Heldring, voorzitter (OR-lid) Peter Versteeg (OR-lid) Hanneke van Doorn (voorzitter ODC BBZ) Henk Sportel (lid ODC BBZ) Peter Brasik (lid ODC BBZ)

54

UB VU Wybren Verstegen, voorzitter (OR-lid) Sandra de Maesschalck (lid OR) Peter Koffijberg (voorzitter ODC UB VU) Marja Willekens (lid ODC UB VU) Hans Wevers (lid ODC UB VU) Gerdien Jansen (lid ODC UB VU) Rolf van der Woude (lid ODC UB VU) Sybren van Dokkum (lid USR 2012-2013) Eveline Baas (lid USR 2012-2013) Stephan Lallhit (lid USR 2013-2014) Kheireddine Moussaoui (lid USR 2013-2014)

OR VRIJE UNIVERSITEIT | JAARVERSLAG 2013

Uitslagen tussentijdse verkiezingen ODC’s De wijziging in de hiërarchische aansturing van een groot aantal medewerkers in de ondersteuning (van decentraal naar centraal per 1 april 2014) heeft veroorzaakt dat een aantal diensten zodanig in grootte toenam dat het noodzakelijk, maar ook gewenst was om de desbetreffende onderdeelcommissies daaraan aan te passen, mede vanuit het oogpunt van representativiteit.

Dat gold voor de diensten HRM-AM (samenvoeging van HRM met de AMD), de dienst F&A (waarin nu, naast medewerkers uit de faculteiten, ook de accountantsdienst werd opgenomen) en de dienst C&M met daarin nu ook alle communicatiemedewerkers uit de faculteiten.

HRM-AM Ten behoeve van een nieuwe onderdeelcommissie voor de vernieuwde dienst HRM, Arbo & Milieu heeft de Verkiezingscommissie van de Ondernemingsraad tussentijdse verkiezingen uitgeschreven. De nieuwe ODC heeft recht op zeven zetels en een oproep aan de medewerkers om zich hiervoor kandidaat te stellen is uitgegaan op 25 april 2013. De kandidaatstellingstermijn verliep op 15 mei jl. en zes kandidaten hebben zich aangemeld. Omdat dit aantal kleiner

is dan het aantal beschikbare zetels, bleek een verkiezing niet nodig. De Verkiezingscommissie heeft de zes kandidaten benoemd tot lid van de onderdeelcommissie. De namen zijn op 15 mei gemeld aan de medewerkers van de dienst, waarna er tot 22 mei 2013 gelegenheid was om bezwaar te maken tegen de benoemingen. Hiervan is geen gebruik gemaakt. De samenstelling van de ODC was daarmee definitief.

Tot aan de reguliere OR- en ODC-verkiezingen van maart 2014 bestaat de ODC uit: Klaas Kramer Cock van der Linden Jack Smit Paul van Soest Marga Philippo Helma Windt Op 1 december werd de heer Raymond Neumann bereid gevonden om de ODC te completeren.

F&A Ten behoeve van een nieuwe onderdeelcommissie voor de dienst Financiën & Audit heeft de Verkiezingscommissie van de Ondernemingsraad tussentijdse verkiezingen uitgeschreven. De nieuwe ODC heeft recht op zeven zetels en een oproep aan de medewerkers om zich hiervoor kandidaat te stellen is uitgegaan op 29 april 2013. De kandidaatstellingstermijn verliep op 21 mei jl. en zeven kandidaten hebben zich aangemeld. Omdat dit aantal gelijk is aan het aantal beschikbare zetels, bleek ook hier een verkiezing niet nodig.

De Verkiezingscommissie heeft de zeven kandidaten benoemd tot lid van de onderdeelcommissie. De namen zijn op 21 mei gemeld aan de medewerkers van de dienst, waarna er tot 27 mei 2013 gelegenheid was om bezwaar te maken tegen de benoemingen. Hiervan is geen gebruik gemaakt. De samenstelling van de ODC was daarmee definitief.

55

C&M De uitschrijving van nieuwe verkiezingen bij C&M leidde tot een kandidatenlijst die met elf kandidaten groter was dan het aantal beschikbare zetels (zeven).

Voor de nieuwe onderdeelcommissie organiseerde de verkiezingscommissie dus verkiezingen. Die vonden plaats in de zomer. In eerste instantie eindigde de termijn om te stemmen op 19 augustus. De commissie ontving echter een verzoek om de termijn iets te verlengen omdat de papieren stembiljetten ten behoeve van medewerkers die langdurig ziek zijn niet bleken te zijn doorgestuurd naar de huisadressen. De termijn werd verlengd tot 2 september.

Op 3 september heeft de commissie de stemmen geteld en de uitslag bekend gemaakt. Van het reglementaire recht om formeel bezwaar aan te tekenen tegen de uitslag is geen gebruik gemaakt. Op 13 september kon de nieuwe ODC aan de slag met de leden: Stan Hes Houkje Vlietstra Charlotte Vroon Monique Leeuwe Jaap Willem van der Meulen Evan Herens Riechelle van der Valk

Lijst met afkortingen AAA Amsterdam Academic Alliance AFS Amsterdam Faculty of Science AMD Arbo en Milieu Dienst BHV Bedrijfshulpverlening BBZ Bureau Bestuurszaken C&M Communicatie & Marketing CAO NU Collectieve Arbeidsovereenkomst Nederlandse Universiteiten CEPS Center for European Policy Studies CIS Centrum voor Internationale Samenwerking CvB College van Bestuur DB Dagelijks Bestuur DC Domeincommissie DSZ Dienst Studentenzaken EC European Credit (Points) EIB Europese Investeringsbank F&A Finance & Audit FALW Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen FB Faculteitsbestuur FBW Faculteit der Bewegingswetenschappen FCI Facultaire Contactpersoon Internationalisering FCO Facilitaire Campusorganisatie FEWEB Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde FEZ FinanciĂŤle en Economische Zaken FGG Faculteit der Godgeleerdheid FNWI Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (UvA) FPP Faculteit der Psychologie en Pedagogiek FSW Faculteit der Sociale Wetenschappen FTE Fulltime Equivalent GV Gezamenlijke Vergadering H2SL Human Health and Life Sciences HG Hoofdgebouw HMO-hof De hof tussen de H, M en O-vleugels van het W&N-gebouw HRM-AM Human Resource Management, Arbo en Milieu IO International Office

6 BIJLAGEN

Tot aan de reguliere OR- en ODC-verkiezingen van maart 2014 bestaat de ODC uit: Richard Altepost Bryan Cordeiro Antunes Cynthia Hollander – Barron Dennis Kraal Marijan van Neck Peter Rigter Peter van Vendelo

56

IP Instellingsplan 2011 - 2015 IT Informatietechnologie JZ Juridische Zaken LO Lokaal Overleg MF Medische Faculteit MJP Meerjarenprogramma MZ Medezeggenschap O&O Onderwijs en Onderzoek O&P Ontwikkeling en Professionalisering OA Onderwijsadministratie OBP Ondersteunend en beheerspersoneel OC Opleidingscommissie OC&W Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen ODC Onderdeelcommissie OER Onderwijs- en Examenregeling OR Ondernemingsraad PCU Programmacommissie Undergraduate PP Personeelsplan PR Public Relations ProVU Promovendioverleg Vrije Universiteit RI&E Risicoinventarisatie en –evaluatie RP Reorganisatieplan RvT Raad van Toezicht SoFoKles Sociaal Fonds voor de Kennissector SOZ Sociale en Organisatorische Zaken of Student- en Onderwijsondersteuning TTO Technologie Transfer Office UB VU Universiteitsbibliotheek VU UC-IT Universitair Centrum Informatietechnologie USR Universitaire Studentenraad UvA Universiteit van Amsterdam VGWM Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu VI VU International VU Vrije Universiteit VUmc VU medisch centrum VUrit VU Rapid Intervention Team

W&N Wiskunde en Natuurwetenschappen WOR Wet op de Ondernemingsraad WP Wetenschappelijk Personeel ZZP Zelfstandige Zonder Personeel

Colofon Uitgave Ondernemingsraad Vrije Universiteit De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Tekst Annemarie Bibo Rob van Bogget Paul van Geffen Dick de Gilder Ottho Heldring Laura Henderson Kitty Jong Sandra de Maesschalck Henk Olijhoek Jelly Reinders Vera Ros Corianne Roza Peter Stol Rick Vermunt Peter Versteeg Wybren Verstegen De bijdragen van de onderdeelcommissies zijn geschreven door de ODC’s zelf.

(Eind)redactie Annemarie Bibo Ottho Heldring Kitty Jong Joke Slingerland Grafisch ontwerp Communicatie & Marketing VU Amsterdam, Esther van Munster Fotografie Communicatie & Marketing VU Amsterdam, Peter Gerritsen Marieke Wijntjes Yvonne Compier Ondernemingsraad Henk Olijhoek Joke Slingerland Rick Vermunt Cartoons EmdĂŠ Arend van Dam Druk Papyrus BV

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam kamer 1D-30 T 020 598 5312 E or@vu.nl I www.ondernemingsraadvu.nl WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU