HRM-gids voor leidinggevenden by Vrije Universiteit Amsterdam

HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

-1

INHOUD INLEIDING 1. ONLINE PERSONEELSZAKEN HRM self services 4 HR-managementinformatie 7 Privacy 7 2. WERVING, SELECTIE EN IN DIENST Vacature 8 Budget 9 Selectiecommissie 9 Publicatie 9 Selectie 10 Arbeidsvoorwaardengesprek 10 Arbeidsovereenkomst 10 In dienst treden 11 Inwerken 11 3. MEDEWERKERS BEGELEIDEN Jaar- en beoordelingsgesprek 12 Verlenging arbeidsovereenkomst 14 Wijziging werktijd/rooster 15 Functiewijziging en bevordering 15 Overplaatsing 15 Beloning 16 Wijziging kostenverdeling 16 Opleiding 17 Ontwikkeldagen 17 Opleidingsbudget en terugbetaling 17 Naast opleiden 18 Loopbaanadvies 18 Nevenwerkzaamheden 18 Medezeggenschap 19 Mantelzorg 19

2 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

4. VAKANTIE, VERLOF EN KEUZEMODEL Vakantie-uren 20 Soorten verlof 22 Verlof opnemen 22 Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden 22 5. ZIEKTEVERZUIM Preventie 23 Leidinggevende als casemanager 24 Ziek melden 24 Terug naar werk 24 6. UIT DIENST Einde tijdelijke arbeidsovereenkomst 26 Medewerker zegt op 27 Ontslag door werkgever 27 Financiële afwikkeling 28 Met pensioen 28 Overlijden 28 7. OVEREENKOMST MET EXTERNEN Registratie 29 Wijziging of beëindiging 31 COLOFON 36

INLEIDING De VU staat voor goed werkgeverschap. Ons personeelsbeleid houdt rekening met de eisen die de organisatie en de omgeving stellen. Samen met u als leidinggevende streven wij er als HRM, Arbo & Milieu naar medewerkers van de wetenschappelijke en ondersteunende disciplines hun talenten te laten ontplooien in een verantwoorde werkomgeving. Deze HRM-gids biedt u praktische informatie bij uw personele taken, bijvoorbeeld als u een vacature heeft, een jaar- en beoordelingsgesprek houdt of wilt weten hoe het met een loopbaanadvies zit. In deze gids komen de belangrijkste zaken aan bod. U hoeft de hoofdstukken niet per se van voren naar achteren door te lezen. Het is meer een naslagwerk waarin u iets opzoekt op het moment dat u het nodig heeft. De informatie beschrijft de algemene HRM-praktijk bij de VU. Het kan zijn dat uw faculteit of dienst bepaalde zaken net iets anders heeft georganiseerd of andere informatie aanbiedt. Mocht dit tot onduidelijkheid leiden, neem dan contact op met de P&O-adviseur van uw faculteit of dienst.

UW POSITIE

De VU onderscheidt twee typen leidinggevenden: A en B. A geeft hiërarchisch leiding en is bevoegd om personele besluiten met financiële consequenties te nemen, zoals de aanstelling of het ontslag van medewerkers en salariswijzigingen. B geeft functioneel leiding, bijvoorbeeld door prioriteiten te stellen, vakinhoudelijke aanwijzingen te geven en jaar- en beoordelingsgesprekken te voeren. Dit maakt dat niet alle informatie in deze gids relevant is voor een leidinggevende B. Op vrijwel elk niveau in de organisatie kijkt de ‘naasthogere’ (= leidinggevende van de) leidinggevende mee bij belangrijke besluiten. Dit principe houdt iedereen scherp bij het maken van goede afspraken.

VU IS VERDER KIJKEN - 3

1. ONLINE PERSONEELSZAKEN

1. ONLINE PERSONEELSZAKEN De VU investeert in een eigentijdse werkomgeving met digitale hulpmiddelen. Zo kunt u de meeste personeelszaken regelen via VUnet → Serviceplein → Personeelszaken. De HRM self services zijn 24/7 in het Nederlands en Engels toegankelijk. Dit hoofdstuk licht de werkwijze toe. HRM SELF SERVICES

Met de HRM self services leggen medewerker en leidinggevende informatie en afspraken eenduidig vast. U zorgt samen voor de correcte, tijdige en volledige administratie van personele aangelegenheden. Het systeem helpt u met notificaties en taken. Bovendien zijn op VUnet informatiepagina’s beschikbaar, die onder andere checklists en procesflows bevatten. In zijn algemeenheid geldt dat de medewerker de meeste gegevens invoert en dat u als leidinggevende deze informatie controleert en zo nodig aanvult.

4 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

1. ONLINE PERSONEELSZAKEN

VUNET VUnet is de ruggengraat van de algemene informatievoorziening, zowel van de VU als van uw faculteit of dienst. Daarom is het aan te raden elke dag in te loggen op vunet.vu.nl. Zo blijft u op de hoogte van mededelingen en nieuws, maar ook van uw persoonlijke HRM-taken. In de praktijk gebruikt u VUnet zo vaak dat het handig is om er een snelkoppeling op uw bureaublad of een favoriet in uw browser van te maken.

De HRM self services zijn zo ingericht dat u niets kunt vergeten. Bij processen met financiële of juridische consequenties kijken de P&O-adviseur en de controller mee en moet uw direct leidinggevende zijn fiat geven. Dit is bijvoorbeeld het geval met de aanstelling, de bevordering of het ontslag van medewerkers. Via VUnet kunt u statusoverzichten raadplegen. Hierin ziet u de voortgang en wie op dat moment een bepaalde actie moet uitvoeren. Via VUnet kunnen medewerkers hun eigen digitale personeelsdossier inzien. Als leidinggevende kunt u niet alleen uw eigen dossier maar ook dat van uw medewerkers online raadplegen. In het personeelsdossier worden zaken opgeslagen als de arbeidsovereenkomst, het formulier van het jaar- en beoordelingsgesprek, de afspraken over een toelage of opleiding en de wijziging van werktijden. Uit veiligheidsoverwegingen heeft u alleen op VU-locaties toegang tot uw digitale personeelsdossier en dat van uw medewerkers. Als u als leidinggevende een bepaalde periode niet of niet goed bereikbaar bent, kunt u een vervanger inschakelen; dit doet u met de self service Vervanging instellen. De onderstaande lijst vermeldt welke HRM self services beschikbaar zijn. Op VUnet (→ Serviceplein → Personeelszaken) ziet u alleen die self services waarvoor u geautoriseerd bent. Daarnaast zijn er self services voor financiële zaken, zoals declareren, tijdschrijven en facturen.

VU IS VERDER KIJKEN - 5

1. ONLINE PERSONEELSZAKEN

Personeelsdossier • Mijn personeelsdossier inzien • Personeelsdossiers inzien (door leidinggevende)

Type leidinggevende1

Mijn team (uitsluitend voor u als leidinggevende) • Arbeidsovereenkomst beëindigen door leidinggevende • Bijzonder hoogleraar registreren • Gastvrijheidsverlening registreren • Jaar- en beoordelingsgesprek opstarten • Jaar- en beoordelingsgesprek uitstellen • Mijn teamgegevens inzien • Nieuwe arbeids- of betaalde stageovereenkomst aanmaken • Overeenkomst met externe aanmaken (detachering - overeenkomst van opdracht - uitzendovereenkomst - zzp) • Overeenkomst met externe beëindigen door leidinggevende • Vakantie goedkeuren aanof uitzetten • Verdeling salariskosten wijzigen • Vervanging instellen • Ziek melden mijn medewerker

A B

A A A A B A B A B A A A A B A A B A B

Personeelszaken (van uzelf als medewerker) • Arbeidsovereenkomst beëindigen door medewerker • Arbeidsovereenkomst wijzigen • Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden selectie maken • Mijn gegevens inzien • Mijn gegevens wijzigen • Mijn taken inzien en afhandelen • Nevenwerkzaamheden melden, wijzigen of stopzetten • Overeenkomst externe wijzigen • Opleidingsafspraken maken • Overplaatsing regelen • Salarisspecificatie en jaaropgaaf inzien • Vakantie en buitengewoon verlof aanvragen • Vakantiekaart inzien • Vakantieregistratie aanof uitzetten • Ziek en beter melden • Zwangerschapsverlof aanvragen en bevalling melden Statusoverzichten • Vakantie en buitengewoon verlofaanvragen inzien • Jaar- en beoordelingsgesprek rapportage inzien (door leidinggevende) A B • Taakverdeling rapportage inzien (door leidinggevende) A B • Keuzes uit Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden inzien • Status overige personeelszaken inzien A B 1

Zie voor uitleg INLEIDING

6 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Voor het monitoren en sturen van personele processen is actuele, duidelijke en betrouwbare managementinformatie nodig. Leidinggevenden hebben met de self service Mijn teamgegevens inzien inzicht in de basisgegevens van hun medewerkers. Daarnaast ontvangen zij HR-rapportages, die ze bijvoorbeeld inzicht geven in bezetting, vakantietegoeden, ziekteverzuim en opbouw van de eenheid of afdeling (zoals leeftijd, man-vrouwverdeling, salarisgebouw). Ook kunnen in bijzondere situaties bij de P&O-adviseur specifieke HR-rapportages worden aangevraagd. Op termijn komen via het digitale portaal MIVU (Management Informatie VU) rapportages voor leidinggevenden beschikbaar die onder andere de relatie leggen tussen onderwijs- of onderzoeksprestaties enerzijds en de inzet van financiële en personele middelen anderzijds.

HRM SERVICEDESK Over vrijwel alle personeelszaken vindt u op VUnet meer informatie. Met vragen kunt u terecht bij de HRM Servicedesk. Zij wijzen u de weg in de online self services, het digitaal personeelsdossier en het personeelsbeheer in algemene zin. Bij online zaken kijken zij zo nodig (op afstand) met u mee op uw computerscherm. De HRM Servicedesk is maandag tot en met vrijdag bereikbaar van 8.30 uur tot 17.00 uur: servicedesk.hrm@vu.nl of 020 59 82882.

PRIVACY

Als leidinggevende beheert u privacygevoelige informatie van uw medewerkers. De VU hanteert een reglement dat de privacy van u en uw medewerkers waarborgt: Verwerken van persoonsgegevens van medewerkers. Op grond hiervan wordt u verzocht een geheimhoudingsverklaring te ondertekenen. U vindt het reglement via VUnet. Fysieke documenten met persoonlijke gegevens van medewerkers horen achter slot en grendel bewaard te worden. Digitale personeelsinformatie beschermt u met de volgende maatregelen: • Uw VUnetID en wachtwoord nooit met iemand delen • Regelmatig het wachtwoord van uw VUnetID verversen • Uw computer vergrendelen als u uw werkplek verlaat

VU IS VERDER KIJKEN - 7

1. ONLINE PERSONEELSZAKEN

HR-MANAGEMENTINFORMATIE

2. WERVINDG, SELECTIE EN IN DIENST

2. WERVING, SELECTIE EN IN DIENST Bij de werving en selectie van medewerkers kijkt u uiteraard naar de vakinhoudelijke en persoonlijke kwaliteiten van de kandidaten. Daarnaast zijn de arbeidsvoorwaardelijke verplichtingen van belang. De stappen van de vacature tot en met de eerste werkdag van de nieuwe medewerker komen in dit hoofdstuk aan bod. VACATURE

Een vacature is een goed moment om de samenstelling van uw team tegen het licht te houden. Zowel bij een nieuwe functie als bij de vervanging van een vertrekkende collega loont het de moeite na te gaan wat u precies zoekt in de nieuwe medewerker. Behalve de gewenste combinatie van kennis, vaardigheden, opleiding en ervaring kunt u ook andere aspecten de revue laten passeren, zoals welke persoonlijkheid het beste in de groep past of hoe het met de diversiteit in het team staat.

8 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Alle functies aan Nederlandse universiteiten zijn ingedeeld volgens het systeem Universitair Functieordenen, kortweg UFO. Als u een vacature heeft, dan vergelijkt u de kernactiviteiten en resultaatgebieden van de vacante positie met de functieprofielen in UFO. De functieprofielen geven een compacte omschrijving van de werkzaamheden met het bijbehorende functieen salarisniveau. Soms is het meteen duidelijk welk profiel van toepassing is, andere keren is het even zoeken naar het profiel dat de nieuwe functie het dichtst benadert. Via VUnet is het Indelingsinstrument UFO beschikbaar. Daarin vindt u alle functieprofielen en bijbehorende competenties.

BUDGET

Als u verantwoordelijk bent voor het afdelingsbudget en niet zeker weet of een vacature is begroot, dan kunt u hiervoor de controller raadplegen. Als u het afdelingsbudget niet beheert, dan raden wij u aan eerst de financiële ruimte met uw direct leidinggevende te bespreken, anders steekt u misschien tijd in een vacature die niet kan worden vervuld.

SELECTIECOMMISSIE

Als leidinggevende stelt u een commissie samen om de werving en selectie van de nieuwe medewerker transparant en slagvaardig aan te pakken. U kunt hiervoor een afdelingshoofd en een medewerker uit uw team uitnodigen, eventueel aangevuld met een medewerker of hoofd van een gelieerde afdeling. Bij een aantal functies kan het zijn dat het faculteitsbestuur of de dienstdirecteur de samenstelling van de selectiecommissie moet goedkeuren. Dit verschilt per faculteit of dienst. De selectiecommissie stelt het profiel van de kandidaat vast. Meer informatie vindt u in de handleiding Werving en selectie voor selectiecommissies en leidinggevenden op VUnet.

PUBLICATIE

De P&O-adviseur kijkt de vacaturetekst na en zorgt voor de interne bekendmaking op VUnet. In overleg met u kunnen eventueel ook externe communicatiekanalen worden ingezet, zoals vakbladen, vacaturesites, wetenschappelijke netwerken of een werving- en selectiebureau. De verwerkingstijd voor het plaatsen van de vacaturetekst op VUnet bedraagt minimaal een week. De procedure is als volgt: • Vóór vrijdag 12.00 uur: aanlevering vacature door P&O-adviseur bij de HRM Servicedesk VU IS VERDER KIJKEN - 9

2. WERVINDG, SELECTIE EN IN DIENST

UNIVERSITAIR FUNCTIEORDENEN (UFO)

2. WERVINDG, SELECTIE EN IN DIENST

• •

Eerste dinsdag daarna: de HRM Servicedesk stuurt een overzicht van alle vacatures naar de P&O-adviseurs, de regisseur loopbaancoaching en andere belanghebbenden. Na een controle op mogelijke geschiktheid voor herplaatsingskandidaten worden de vacatures voor plaatsing vrijgegeven. Donderdag daarna: plaatsing op VUnet en voor wetenschappelijk personeel ook op vu.nl en AcademicTransfer; voor ondersteunend personeel gebeurt dit in verband met de voorrangspositie voor interne kandidaten twee weken later.

SELECTIE

Samen met de selectiecommissie bepaalt u welke kandidaten u uitnodigt voor een sollicitatiegesprek. U kunt voor de selectie het zogenaamde ‘plus- en minschema’ gebruiken uit de handleiding Werving en selectie voor selectiecommissies en leidinggevenden. Deze handleiding biedt u ook ondersteuning bij het voeren van het gesprek zelf en het traject tot aan het arbeidsvoorwaardengesprek (waaronder informatie over aanvullende selectiecriteria).

DE P&O-ADVISEUR KAN U OP VERSCHILLENDE PUNTEN ADVISEREN, BIJVOORBEELD OVER: • De duur van de arbeidsovereenkomst • De zogenaamde tenure & career tracks voor wetenschappelijk talent • Het UFO-profiel dat van toepassing is op de vacature • De inschaling van een nieuwe medewerker • De onderhandelingsruimte in het gesprek met de sollicitant

ARBEIDSVOORWAARDENGESPREK

Met de geschikte kandidaat-medewerker bespreekt u de arbeidsvoorwaarden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het salaris, de duur van de arbeidsovereenkomst, de eventuele proeftijd en de individuele ontwikkelingsmogelijkheden. In de Personeelswijzer voor (nieuwe) medewerkers van de Vrije Universiteit Amsterdam staan de arbeidsvoorwaarden en de personele regelingen en voorzieningen. U kunt desgewenst de P&O-adviseur vragen bij het arbeidsvoorwaardengesprek aanwezig te zijn.

ARBEIDSOVEREENKOMST

Een arbeidsovereenkomst is voor bepaalde of onbepaalde tijd. Bij arbeidsovereen komsten langer dan zes maanden kan een proeftijd worden overeengekomen. Tijdelijke arbeidsovereenkomsten kunt u binnen vastgestelde periodes een beperkt aantal keer verlengen. Daarna kan de medewerker aanspraak maken op een vast dienstverband. Voor wetenschappers kunt u soms een uitzondering op de contractduur maken, zie hiervoor bijvoorbeeld de informatie over tenure & career tracks in de brochure Perspectief voor wetenschappers. Op VUnet is een pagina beschikbaar met daarop alle informatie over tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Het is daarnaast aan te raden u op het gebied van tijdelijke arbeidsovereenkomsten door de P&O-adviseur te laten adviseren. 10 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Voor de formele aanstelling van de nieuwe medewerker gebruikt u de self service Nieuwe arbeids- of betaalde stageovereenkomst aanmaken. De nieuwe collega krijgt dan automatisch een e-mail met het verzoek zijn persoons- en contactgegevens in een digitaal formulier in te vullen. Tegelijkertijd legt u de gegevens over de functie en de primaire arbeidsvoorwaarden vast. De P&O-adviseur en de controller van uw faculteit of dienst controleren het digitale formulier. Uiteindelijk krijgt uw leidinggevende de aanstelling ter goedkeuring voorgelegd. Betreft het een buitenlandse medewerker, dan komt automatisch International Office in beeld. Na ontvangst van de benodigde vergunningen gaat het proces verder; vaak kan de nieuwe medewerker dan pas naar Nederland afreizen. De arbeidsovereenkomst en de begeleidende documenten worden automatisch gearchiveerd in het digitale personeelsdossier van de nieuwe medewerker. De benoeming van hoogleraren, decanen en directeuren wijkt af van de werving en selectie van andere medewerkers. De benoemingsprocedure voor hoogleraren vindt u op VUnet.

De doorlooptijd van een nieuwe arbeidsovereenkomst bedraagt gemiddeld vier weken voor Nederlandse medewerkers, maar kan een stuk sneller als alle betrokkenen bijtijds meewerken aan het digitale proces. De procedure voor buitenlandse medewerkers duurt langer vanwege de benodigde vergunningen en start u daarom ook eerder op.

INWERKEN

Met een inwerkprogramma vindt een nieuwe medewerker snel zijn weg in de organisatie. Het programma vermeldt bijvoorbeeld wie specifieke taken aan hem uitlegt, met wie hij een kennismakingsgesprek heeft, wie hem begeleidt tijdens de inwerkperiode, wat er van hem wordt verwacht en hoe de inwerkperiode wordt afgesloten. Als u een vervanger heeft die de nieuwe medewerker onder zijn hoede neemt, moet deze vervanger uiteraard tijdig weten wat zijn rol als mentor inhoudt. Het secretariaat kunt u vragen ervoor te zorgen dat de fysieke ĂŠn digitale werkplek voor de nieuwe medewerker zijn ingericht en dat iemand hem wegwijs maakt in de systemen van de VU. Het kan zijn dat uw dienst of faculteit dit anders heeft georganiseerd.

De VU organiseert acht keer per jaar een bijeenkomst voor nieuwe medewerkers om hen te laten kennismaken met het profiel, de organisatie en historie van de VU. Zij krijgen ook een rondleiding over de campus. De nieuwe medewerker wordt bij indiensttreding automatisch uitgenodigd om de introductiebijeenkomst bij te wonen.

VU IS VERDER KIJKEN - 11

2. WERVINDG, SELECTIE EN IN DIENST

IN DIENST TREDEN

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

3. MEDEWERKERS BEGELEIDEN De VU hecht groot belang aan open, respectvolle werkverhoudingen. Leidinggevende en medewerker kunnen elkaar op een geschikt moment en op een correcte toon aanspreken op hun verantwoordelijkheden. U heeft als leidinggevende het voortouw. U zet de toon binnen uw afdeling. Hoe u dat doet, bepaalt u uiteraard zelf. Toch zijn er ook formele ijkpunten. De spelregels voor deze gelegenheden staan in dit hoofdstuk. JAAR- EN BEOORDELINGSGESPREK

U spreekt waarschijnlijk regelmatig met uw medewerker over de voortgang, de samenwerking, de successen en de tegenvallers. Naast dit reguliere overleg wordt u geacht een jaar- en beoordelingsgesprek met uw medewerkers te voeren. In dit gesprek geeft u gestructureerd aandacht aan de ambities van uw medewerker en zijn bijdrage aan de doelstellingen van uw afdeling. Het is een formeel en jaarlijks terugkerend moment waarop u een waardeoordeel geeft over de ontwikkeling en resultaten in het voorbije jaar. U beargumenteert de scores en stelt uw medewerker in de gelegenheid te reageren. Tot besluit maakt u samen concrete, haalbare afspraken voor het nieuwe jaar. 12 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Het jaar- en beoordelingsgesprek maakt ook deel uit van de procedure bij een verlenging van de arbeidsovereenkomst, een omzetting naar een vast dienstverband of een bevordering.

• Voorbereiding Tien maanden na de indiensttreding van uw medewerker of na het vorige jaar- en beoordelingsgesprek ontvangt u een notificatie die u eraan herinnert dat het tijd is voor het volgende jaar- en beoordelingsgesprek. U start het proces vervolgens met de taak die hiervoor in uw takenlijst op VUnet verschijnt. Zowel u als uw medewerker heeft de mogelijkheid een informant bij de beoordeling te betrekken. In totaal mag u samen vier informanten inschakelen. Een andere leidinggevende of collega kan zo’n rol op zich nemen. Daarnaast kunt u als leidinggevende een tweede beoordelaar vragen, de medewerker heeft deze optie niet. U legt bij voorkeur meteen bij aanvang van het proces de namen van uw informant(en) en tweede beoordelaar vast, maar dat kan ook op een later moment. Datzelfde doet de medewerker voor zijn informant(en). Als u of uw medewerker ervoor kiest om de deelbeoordelaars op een later moment toe te voegen, houd er dan wel rekening mee dat zij tot aan het gesprek nog voldoende tijd hebben om zich te beraden en informatie vast te leggen. U ontvangt beiden een notificatie per e-mail wanneer de ander een deelbeoordelaar toevoegt of verwijdert.

In de self service is een instructiefilm beschikbaar die u en uw medewerker inzicht geeft in de belangrijkste stappen van het (digitale) proces. •

Beoordeling In de self service Jaar- en beoordelingsgesprek opstarten, voorbereiden en afhandelen kent u scores toe aan het functioneren van de medewerker. Afhankelijk van uw keuze ziet hij uw scores voorafgaand aan het gesprek of pas nadat het gevoerd is. Het kan zijn dat uw faculteit of dienst specifieke hulpmiddelen en/of criteria voor de functionele beoordeling hanteert. U kunt in de self service ook het systeem Universitair Functieordenen (UFO) raadplegen. UFO-profielen geven inzicht in taken, te behalen resultaten, benodigde competenties en onderliggende gedragsindicatoren die horen bij een specifieke functie.

VU IS VERDER KIJKEN - 13

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

De paragrafen hierna geven een korte toelichting op de werkwijze. Uitvoeriger informatie vindt u in de regeling Jaar- en beoordelingsgesprek.

• Ontwikkeling De ontwikkeling van de medewerker is een vast onderdeel van het jaar- en beoordelingsgesprek. Het Digitaal Feedback Instrument (DiFI) maakt deel uit van UFO en kunt u hierbij als hulpmiddel gebruiken. Het instrument geeft de medewerker inzicht in te ontwikkelen competenties en zijn gedrag in de samenwerking met anderen. Het resultaat is een feedbackrapport met ontwikkeltips per competentie. Hierover maakt hij samen met u afspraken voor het komende jaar. Na het gesprek legt de medewerker deze afspraken vast met de self service. U bent er samen met hem verantwoordelijk voor dat de doelstellingen ‘SMART’ geformuleerd worden: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch (of Relevant) en Tijdgebonden. Dat schept niet alleen duidelijkheid, maar maakt de behaalde resultaten een jaar later ook beter objectief te beoordelen.

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

Formuleringen zijn belangrijk bij het formele jaar- en beoordelingsgesprek. Zo kunt u beter geen toezeggingen doen waarvan u niet zeker weet of u die kunt waarmaken. U kunt wel zeggen dat u de intentie heeft om een opleiding (of bevordering) toe te kennen. • Ondersteuning Soms verloopt een werkrelatie wat stroef. In dat geval kunt u in overleg met de betreffende medewerker besluiten dat de P&O-adviseur als neutrale procesbegeleider bij het jaar- en beoordelingsgesprek aanwezig is.Die kan de voortgang bewaken en bijvoorbeeld meedenken over de afspraken die u met de medewerker maakt.

VERLENGING ARBEIDSOVEREENKOMST

Een tijdelijke arbeidsovereenkomst kan worden verlengd, maar de totale duur is beperkt door termijnen bepaald in de cao en wetgeving. Voor wetenschappers gelden andere termijnen dan voor ondersteunend personeel. Op VUnet is een pagina beschikbaar met daarop alle informatie over tijdelijke arbeidsovereenkomsten. Het is daarnaast aan te raden u op het gebied van tijdelijke arbeidsovereenkomsten door de P&O-adviseur te laten adviseren. Twee maanden voordat een tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt (voor buitenlandse medewerkers drie maanden), ontvangt u een notificatie en een taak. Op dat moment moet u een besluit nemen over het wel of niet verlengen van de arbeidsovereenkomst. Op grond van de Wet werk en zekerheid (Wwz) geldt een aanzegtermijn van een maand. Dit betekent dat de VU als werkgever uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk moet bevestigen of de arbeidsovereenkomst verlengd dan wel beëindigd wordt. U heeft daarmee van de twee maanden één maand de tijd voor uw besluit inclusief de administratieve afhandeling daarvan door alle betrokkenen. Als sprake is van een verlenging, dan verzoekt u uw medewerker via de eerder genoemde taak die zelf te regelen met de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen.

14 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Beëindigt u de arbeidsovereenkomst, dan doorloopt u via dezelfde taak de self service Arbeidsovereenkomst beëindigen door leidinggevende (zie voor vervolg hoofdstuk 6. UIT DIENST).

WIJZIGING WERKTIJD/ROOSTER

Een (tijdelijke) wijziging van de werktijd heeft altijd een roosterwijziging tot gevolg. Het rooster van uw medewerker is bepalend voor zijn vakantietegoed. Als u een werktijdwijziging met uw medewerker bespreekt, stel dan direct samen het nieuwe rooster vast. De medewerker regelt de aangepaste werktijd en bijbehorend rooster vervolgens met de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen.

Elke medewerker is bij indiensttreding ingeschaald volgens het systeem Universitair Functieordenen (UFO). Na verloop van tijd kunnen taken echter verschuiven. U kunt bijvoorbeeld overeenkomen dat hij meer of andere verantwoordelijkheden op zich neemt, andere werkzaamheden uitoefent of doorgroeit naar een hogere functie. De wijziging kan consequenties hebben voor de inschaling en de bijbehorende functie. De P&O-adviseur informeert u over de regels die de cao en de VU voorschrijven bij een functiewijziging of een bevordering. Bij een functiewijziging of bevordering moet de arbeidsovereenkomst worden aangepast. Dit doet de medewerker via de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen. U krijgt het ingevulde digitale formulier automatisch ter goedkeuring voorgelegd via uw takenlijst op VUnet. De mutatiedatum moet in de toekomst liggen, wijzigingen kunnen niet met terugwerkende kracht worden ingevoerd.

DE VOLGENDE SOORTEN (COMBINATIES VAN) WIJZIGINGEN LEGT DE MEDEWERKER ZELF VAST MET DE SELF SERVICE ARBEIDSOVEREENKOMST WIJZIGEN:

• • • • • • • •

Wijziging functie Wijziging arbeidsovereenkomst Wijziging werktijd/rooster Wijziging salaris Start of wijziging vaste toelagen Start eenmalige toelagen Wijziging standplaats Wijziging taakverdeling

OVERPLAATSING

Een medewerker kan – al dan niet tijdelijk – van functie veranderen, zowel binnen de eigen eenheid als bij een andere faculteit of dienst. Soms zal hierbij sprake zijn van een detachering of een terugkeergarantie. De medewerker registreert zelf zijn overplaatsing binnen de eigen eenheid naar een andere faculteit of dienst met de self service Overplaatsing regelen. U moet dit als leidinggevende accorderen. VU IS VERDER KIJKEN - 15

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

FUNCTIEWIJZIGING EN BEVORDERING

BELONING

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

Bovenop het salaris kan een medewerker een extra financiële beloning krijgen. De VU kent de volgende vormen van beloning: • Periodiek Na twaalf maanden goed functioneren wordt het salaris met een periodiek verhoogd tot het maximum van de huidige salarisschaal is bereikt. U heeft de mogelijkheid een extra periodiek toe te kennen indien de medewerker langdurig bovenmatig heeft gepresteerd en u hem in het jaar- en beoordelingsgesprek positief heeft beoordeeld. • Gratificatie De gratificatie of bonus is een eenmalige extra beloning voor incidentele uitzonderlijke prestaties. Dit betreft altijd een bruto bedrag. • Toelage De toelage heeft veelal een tijdelijk karakter. De VU kent verschillende soorten toelagen, bijvoorbeeld de waarnemingstoelage voor een medewerker die langdurig een collega van een hoger functieniveau vervangt. Een ander voorbeeld is de arbeidsmarkttoelage voor medewerkers met een schaarse en specifieke expertise, of een functioneringstoelage. Iedere toelage kent eigen voorwaarden; zie VUnet. De medewerker legt de extra beloning vast met de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen. U accordeert als leidinggevende de mutatie. Enige uitzondering hierop is de gratificatie of bonus. Die vraagt u als leidinggevende aan via de HRM Servicedesk. Naast een beloning in geld kunt u uw waardering voor buitengewone prestaties ook uiten door de medewerker een opleiding, cursus of coachingstraject aan te bieden. U kunt met de P&O-adviseur van uw eenheid overleggen wat een passende beloning is.

Voor een gepaste beloning kunt u altijd uw P&O-adviseur raadplegen. Voor een extra beloning is, net als bij andere wijzigingen met financiële en/of rechtspositionele gevolgen, een fiat van uw eigen leidinggevende nodig.

WIJZIGING KOSTENVERDELING

Het kan voorkomen dat u het salaris van een medewerker vanaf een bepaald moment wilt financieren uit een ander budget of (tijdelijke) projectgelden. Die wijziging kunt u op twee manieren doorvoeren. Veranderen alleen de doorbelastinggegevens, dan gebruikt u de self service Verdeling salariskosten wijzigen. Gaat de wijziging van de salariskostenverdeling gepaard met wijzigingen van de arbeidsovereenkomst, dan initieert de medewerker dit met de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen. Zodra u om goedkeuring wordt gevraagd, kunt u in deze self service de salariskostenverdeling aanpassen.

16 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

OPLEIDING

De VU stimuleert medewerkers zich continu te ontwikkelen en het beste uit zichzelf te halen. Hiervoor wordt intern een uitgebreid en dynamisch programma van ontwikkelactiviteiten en opleidingen aangeboden. Zo kunnen medewerkers zich nieuwe vaardigheden of kennis eigen maken en blijven zij optimaal en langdurig inzetbaar. De opleidingen staan op VUnet en zijn samengebracht in het Opleidingsoverzicht medewerkers. Nadat de medewerker zijn opleidingswens met u besproken heeft, legt hij deze administratief vast met de self service Opleidingsafspraken maken. Daarnaast vereist de inschrijving voor de opleiding zelf een aparte handeling van de medewerker.

Medewerkers kunnen ook buiten de deur een opleiding volgen. Het budget is echter niet onbeperkt, daarom wordt ieder verzoek op zijn merites beoordeeld. Het uitgangspunt is dat de opleiding past bij de ontwikkeling van de medewerker en dat hij door de opleiding een nog betere bijdrage kan leveren aan de doelstellingen van de faculteit of dienst. Ook deze opleiding legt de medewerker administratief vast met de self service Opleidingsafspraken maken. De inschrijving bij de opleidingsaanbieder regelt hij separaat. De VU investeert in talent vanuit de ambitie om op alle terreinen toonaangevend onderzoek en onderwijs te leveren. U vindt een scala aan stimuleringsmaatregelen in de brochure Perspectief voor wetenschappers; zie VUnet. Uiteraard kunt u voor het onderwerp opleidingen ook altijd bij de P&O-adviseur terecht.

ONTWIKKELDAGEN

In het kader van duurzame inzetbaarheid kan iedere medewerker jaarlijks ten minste twee ontwikkeldagen opnemen. Hij kan dan een vakcursus volgen, nieuwe kennis of vaardigheden verwerven of kortstondig ervaring opdoen in een andere functie binnen of buiten de VU. Medewerker en leidinggevende bespreken de behoefte aan ontwikkeldagen in het jaar- en beoordelingsgesprek bij het onderdeel Ontwikkeling. De medewerker mag ongebruikte ontwikkeldagen opsparen als hij hierover voor het einde van het jaar een schriftelijke afspraak met u maakt. Ontwikkeldagen zijn geen vakantiedagen. Ze zijn niet inzetbaar in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden en vervallen bij het einde van een dienstverband.

OPLEIDINGSBUDGET EN TERUGBETALING

Uw eenheid reserveert budget voor de opleiding van uw medewerkers. U kunt de hoogte van de reservering navragen bij degene die binnen uw eenheid verantwoordelijk is voor de budgetten. Op basis van het beschikbare budget stelt u een opleidingsplan op voor uw afdeling. U kunt de P&O-adviseur hierbij om advies vragen. De cao schrijft voor welke financiĂŤle afspraken u over de opleiding moet maken met uw medewerker. Ook de werktijd die u beschikbaar stelt, staat daarin beschreven. In sommige gevallen moet de medewerker de opleiding (gedeeltelijk) zelf betalen of (gedeeltelijk) in eigen tijd volgen. Meer informatie hierover vindt u in de regeling Opleidingsfaciliteiten. VU IS VERDER KIJKEN - 17

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

Voor bepaalde functies gelden opleidingen soms als kwalificatie of toegangseis, bijvoorbeeld de training Basiskwalificatie Onderwijs voor docenten (BKO).

In het jaar- en beoordelingsgesprek vormen opleiding en persoonlijke ontwikkeling een vast agendapunt.

NAAST OPLEIDEN

Een opleiding is niet de enige mogelijkheid om kennis en vaardigheden te ontwikkelen. U kunt ook denken aan peer reviews, coaching, training-on-the-job en deelname aan congressen en seminars.

LOOPBAANADVIES

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

De meeste medewerkers hebben volgens de cao op enig moment recht op loopbaanadvies. Dit geldt in het bijzonder voor promovendi. Medewerkers met een dienstverband voor onbepaalde tijd hebben minimaal eens in de vijf jaar recht op professioneel loopbaanadvies. Een medewerker die hiervan gebruik wil maken, kunt u verwijzen naar de regisseur loopbaancoaching van HRM, Arbo & Milieu. Die zal na de intake een externe loopbaancoach aanbevelen die goed aansluit bij de specifieke ervaring of loopbaanvraag van de medewerker.

De externe loopbaancoach stuurt u als leidinggevende altijd eerst een voorstel en offerte voor de begeleiding van uw medewerker.

De VU biedt daarnaast werk-naar-werk begeleiding aan de medewerker van wie de tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt of waarvan de functie vervalt. Uiteraard kunt u ook uw eigen netwerk inzetten om de vertrekkende medewerker aan ander werk te helpen.

NEVENWERKZAAMHEDEN

De publicatie van nevenwerkzaamheden van wetenschappers maakt de verbintenissen en samenwerkingsverbanden met andere partijen inzichtelijk en transparant voor derden. Zo wordt de onafhankelijkheid en onpartijdigheid van wetenschappelijk onderzoek in Nederland gewaarborgd. De nevenwerkzaamheden van hoogleraren zijn te zien op de website van de VU en die van overige VU-wetenschappers staan vermeld op hun persoonlijke pagina van de facultaire website. De medewerker moet u persoonlijk over zijn nevenwerkzaamheden informeren, bijvoorbeeld in het jaar- en beoordelingsgesprek. Hij vervult de registratieplicht met de self service Nevenwerkzaamheden melden, wijzigen of stopzetten. Uw goedkeuring is nodig, dus ziet u de nieuwe melding of wijziging in uw takenlijst op VUnet. De decaan ontvangt na uw goedkeuring een notificatie in zijn e-mail. Het systeem bewaakt tevens de toestemmingstermijn van vier jaar.

18 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

De medewerker en u ontvangen tijdig een herinnering om de toestemming te verlengen dan wel te beëindigen. De publicatie van nevenwerkzaamheden op de persoonlijke webpagina van wetenschappers gebeurt automatisch. Indien een medewerker bij de VU nevenwerkzaamheden verricht, bijvoorbeeld als bijzonder hoogleraar, dan behoort hij volgens de regeling de hoofdwerkzaamheden die hij elders verricht, als nevenwerk te melden.

Voor medewerkers met een ondersteunende functie die nevenwerkzaamheden verrichten, geldt eveneens een informatie- en registratieplicht. In plaats van de decaan ontvangt de directeur (bedrijfsvoering) hiervan een notificatie per e-mail. Nevenwerk zaamheden van ondersteunend personeel worden niet gepubliceerd op internet.

MEDEZEGGENSCHAP

De Ondernemingsraad (OR) is de personeelsvertegenwoordiging van de VU. Waar de OR op centraal niveau de personeelsmedezeggenschap uitoefent, doen de onderdeelcommissies (ODC) dat op decentraal niveau binnen faculteiten en diensten. De medezeggenschap wordt voor een termijn van twee jaar gekozen. De VU vindt medezeggenschap belangrijk. Van u als leidinggevende wordt verwacht dat u uw medewerkers in staat stelt hun eventuele rol in de medezeggenschap te vervullen op een zodanige wijze dat zij een gedeelte van de werktijd aan werkzaamheden voor de medezeggenschap kunnen besteden. Aangezien lidmaatschap van de OR niet gebonden is aan de faculteit of dienst, ontvangt de desbetreffende eenheid een vaste financiële compensatie voor de tijdsinvestering van het raadslid. Voor lidmaatschap van de ODC wordt geen financiële compensatie verstrekt, maar zit dit inbegrepen in de loonsom per eenheid. Meer informatie vindt u in de Kaderregeling medezeggenschap Vrije Universiteit en de Compensatieregeling Ondernemingsraad op VUnet.

MANTELZORG

Mantelzorg is alle hulp aan een hulpbehoevende door iemand uit diens directe sociale omgeving. De VU onderkent het belang van mantelzorg en biedt diverse verlofregelingen die benut kunnen worden om werk en mantelzorgtaken zo goed mogelijk op elkaar af te stemmen. De combinatie van werk en mantelzorgtaken kan fysiek en emotioneel zwaar zijn. Aandacht van u als leidinggevende voor de mantelzorger is daarom belangrijk. Het is niet altijd duidelijk wanneer een medewerker mantelzorger is. Door in het jaar- en beoordelingsgesprek en tijdens regulier werkoverleg aandacht te besteden aan dit thema, wordt het voor een medewerker makkelijker om erover te praten. Zo kunt u komen tot praktische (maatwerk)afspraken.

VU IS VERDER KIJKEN - 19

3.MEDEWERKERS BEGELEIDEN

Er kunnen overigens omstandigheden zijn waarin publicatie op internet ongewenst is. Mocht uw medewerker weigeren zijn nevenwerkzaamheden te publiceren, dan bent u - als de redenen gegrond zijn - verplicht om de decaan van uw faculteit hierover te informeren. Die meldt het op zijn beurt officieel aan het College van Bestuur.

4. VAKANTIE, VERLOF EN KEUZEMODEL

4. VAKANTIE, VERLOF EN KEUZEMODEL Medewerkers hebben recht op vakantiedagen en vakantiegeld. Zij hebben bovendien in bepaalde situaties recht op verlof, bijvoorbeeld bij zwangerschap, zorg voor naasten of calamiteiten. Of de VU het salaris doorbetaalt, en hoe lang, hangt af van het soort verlof. Dit hoofdstuk behandelt de verschillende soorten verlof en uw rol als leidinggevende hierbij. VAKANTIE-UREN

Bij een voltijds dienstverband heeft een medewerker volgens de cao recht op 232 uur vakantie met behoud van salaris. De VU wijst in januari een deel van het saldo aan als collectieve vakantie-uren; dit staat op de vakantiekaart. Aanvullende vakantie-uren zijn afhankelijk van leeftijd en de flexibele werkduurregeling; zie de cao. Deeltijders hebben vakantie-uren naar rato van de werktijdfactor. Bij indiensttreding of ontslag in de loop van een kalenderjaar wordt het vakantietegoed berekend naar rato van de duur van het dienstverband in het betreffende kalenderjaar.

20 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Medewerkers leggen hun vakantie vast met de self service Vakantie en buitengewoon verlof aanvragen. U bepaalt als leidinggevende zelf of u de aanvragen wilt fiatteren, dat doet u met de self service Vakantie goedkeuren aanof uitzetten. Goedkeuring uitzetten betekent dat alle vakantieaanvragen van uw medewerkers direct in het systeem worden geregistreerd.

Medewerkers kunnen er in overleg met u voor kiezen hun vakantie-uren niet te registreren. Zij ontvangen aan het begin van het jaar wel gewoon een vakantiekaart met hun vakantie-aanspraak, waarvan de collectieve vakantie-uren zijn afgetrokken. Zij behouden tevens het recht om vakantie als bron in te zetten in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, maar verder registreren zij geen vakantie, terwijl zij die wel opnemen. Hun vakantiesaldo wordt vervolgens op de laatste dag van het jaar automatisch op nul gezet. Op 1 januari krijgen zij een nieuwe vakantiekaart en begint de cyclus opnieuw. Zij leggen hun keuze vast met de self service Vakantieregistratie aanof uitzetten. U moet dit als leidinggevende altijd accorderen. Let op: externe subsidieverstrekkers stellen tijdregistratie verplicht en daarmee vakantieregistratie ook. De medewerker die geen vakantie registreert en in een lopend kalenderjaar gaat tijdschrijven, is verplicht zijn vakantie met terugwerkende kracht vanaf 1 januari van dat jaar in te voeren met de self service Vakantie en buitengewoon verlof aanvragen.

De VU is wettelijk verplicht de vakantie-uren die een medewerker niet opneemt, te verrekenen in een schuld. Dit bedrag staat op de balans van de eenheid als geld dat niet mag worden besteed aan het primaire proces.

VU IS VERDER KIJKEN - 21

4. VAKANTIE, VERLOF EN KEUZEMODEL

U als leidinggevende stimuleert dat medewerkers hun vakantie-uren opnemen in het jaar dat zij ze opbouwen. Ten eerste zijn medewerkers fitter en beter gemotiveerd als zij zo nu en dan rust nemen en ten tweede voorkomt het stuwmeren aan vakantieuren. Niet opgenomen vakantie-uren drukken namelijk negatief op de begroting van uw afdeling. Daarom is een eventueel stuwmeer aan vakantie-uren vast onderdeel van het jaar- en beoordelingsgesprek. Soms is het echter onmogelijk vakantie te nemen. In dat geval kunt u de medewerker adviseren een deel van zijn vakantie-uren in te zetten in het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor een sabbatical. Op VUnet vindt u hierover meer informatie. De medewerker gebruikt hiervoor de self service Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden selectie maken.

SOORTEN VERLOF

Onderstaand overzicht somt de verschillende soorten buitengewoon verlof bij de VU op: • Adoptie- of pleegzorgverlof • Calamiteiten- en kort verzuimverlof • Familieomstandigheden verlof • Jubileumverlof • Maatschappelijk verlof • Meerjarensparen verlof • Opleiding volgen verlof • Ouderschapsverlof • Verhuisplicht verlof • Zorgverlof, kort- en langdurend • Zwangerschaps-, bevallings- en kraamverlof

VERLOF OPNEMEN

De medewerker bespreekt zijn verlofwensen met u en vraagt het verlof daarna aan. Bij sommige soorten buitengewoon verlof heeft hij recht op doorbetaling van salaris en hoeft hij geen vakantie-uren in te leveren; die vraagt hij aan met de self service Vakantie en buitengewoon verlof aanvragen. Andere soorten hebben wel salarisconsequenties. Gezien de complexiteit van deze verlofsoorten vraagt de medewerker ze aan met een formulier en worden ze door de HRM Servicedesk handmatig verwerkt. Eén type verlof met salarisconsequenties vormt hierop een uitzondering en kan de medewerker wel zelf online regelen: self service Zwangerschapsverlof aanvragen en bevalling melden. 4. VAKANTIE, VERLOF EN KEUZEMODEL

Een nadere toelichting op de verlofregelingen vindt u op VUnet. Daar staan ook de self services en formulieren waarmee de medewerker zijn verlof aanvraagt en voor akkoord aan u voorlegt. U ziet toe op integer gebruik van de verlofregelingen.

KEUZEMODEL ARBEIDSVOORWAARDEN

Met het Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden kan de medewerker tot op zekere hoogte variatie aanbrengen in het pakket arbeidsvoorwaarden van de VU. Het model is gebaseerd op de cao. Lees voor toepassing eerst het reglement op VUnet. Het keuzemodel gaat uit van bronnen en doelen: bronnen leveren het budget waaruit de medewerker het doel ‘betaalt’. Als hij bijvoorbeeld extra vrije uren wil, dan bekostigt hij dit doel met zijn salaris. Andersom kan ook: als hij vrije uren inlevert, dan verkrijgt hij daarmee extra inkomsten. De medewerker ziet zijn persoonlijke mogelijkheden en maakt zijn keuzes met de self service Keuzemodel Arbeidsvoorwaarden selectie maken. Voor het kopen en verkopen van vakantie-uren is feitelijk uw toestemming nodig. De medewerker doet de aanvraag met de self service. U ontvangt hiervan een notificatie. Slechts bij gegronde redenen kunt u de medewerker vragen het verzoek in te trekken. Denk bijvoorbeeld aan ernstige problemen in de bedrijfsvoering of bij de herbezetting van vrijgekomen uren. Ook kan er onvoldoende budget voorhanden zijn om het verzoek te financieren.

22 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Waar mensen werken, komt ziekteverzuim voor. Als één van uw medewerkers ziek is, regisseert u als leidinggevende de begeleiding. Dit begint al op het moment dat de medewerker zich ziek meldt. Dit hoofdstuk behandelt op hoofdlijnen de procedures en (wettelijke) regels rond ziekteverzuim. PREVENTIE

De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat zowel de werkgever als de werknemer een verantwoordelijkheid heeft in het voorkomen van ziekteverzuim. De VU vermindert de kans op werkgerelateerde gezondheidsklachten onder andere met de volgende maatregelen: • Handhaving van gedegen arbo- en verzuimbeleid • Naleving van wettelijke veiligheidsnormen • Structurele beoordeling van persoonlijke werkomstandigheden • Ondersteuning van de afdeling Arbo en Milieu (arbodienst) • Contact houden met zieke medewerkers (door leidinggevenden)

VU IS VERDER KIJKEN - 23

5. ZIEKTEVERZUIM

LEIDINGGEVENDE ALS CASEMANAGER

Als iemand ziek is, dan treedt in principe zijn leidinggevende op als casemanager. Dit houdt in dat u het contact onderhoudt met de zieke medewerker en bij langdurig verzuim de activiteiten en afspraken voor diens re-integratie (terugkeer naar werk) op elkaar afstemt en bewaakt. Sommige medewerkers hebben niet alleen een hiërarchisch leidinggevende, maar ook een functioneel leidinggevende. Bij ziekte is de hiërarchisch leidinggevende formeel de casemanager. In de praktijk zullen beide leidinggevenden afstemmen wie welke taken op zich neemt. Zo kan de functioneel leidinggevende bijvoorbeeld in eerste instantie de vinger aan de pols houden.

ZIEK MELDEN

Het Ziekte- en verzuimbeleid VU schrijft voor dat de medewerker zich vóór 09.30 uur telefonisch bij u ziek meldt en de melding daarna zelf vastlegt met de self service Ziek en beter melden. U ontvangt hiervan een notificatie. De ziekmelding kan tot maximaal twee weken na de eerste ziektedag met terugwerkende kracht worden ingevoerd. Als de medewerker weer aan de slag gaat, moet hij zich met dezelfde self service binnen twee weken beter melden. Een correcte registratie is onder andere van belang voor de ziekmelding bij het UWV en de eventuele uitkering op basis van de Ziektewet. Indien de medewerker zich niet binnen de termijn van twee weken ziek of beter heeft gemeld moet hij daarom zo snel mogelijk contact opnemen met de HRM Servicedesk.

5. ZIEKTEVERZUIM

Richtlijnen voor wanneer een medewerker zich ziek meldt bij zijn leidinggevende: • Vraag de medewerker of hij de ziekmelding vastlegt met de self service. Is hij hiertoe niet in staat, dan kunt u dit voor hem doen. U gebruikt hiervoor de self service Ziek melden mijn medewerker. • Bespreek wanneer de medewerker verwacht weer te kunnen werken. • De medewerker kan spontaan iets zeggen over de oorzaak van zijn ziekte, maar u mag dit formeel niet noteren of vastleggen. U mag niet informeren naar de aard of de oorzaak van de ziekte. U mag wel vragen of het verzuim gevolg is van een arbeidsongeval (met het oog op de verplichte melding daarvan bij de arbeidsinspectie) of een verkeersongeval (in verband met mogelijke aansprakelijkheid van derden). • Overleg of de werkzaamheden kunnen worden aangepast, zodat werken mogelijk blijft. • Ga samen na of er afspraken moeten worden geannuleerd of werkzaamheden moeten worden overgedragen. • Als u vermoedt dat er risico bestaat op langduriger verzuim, kunt u de medewerker meteen laten oproepen voor een afspraak bij de bedrijfsarts in plaats van te wachten tot de eerste zes weken zijn verstreken.

TERUG NAAR WERK

Het is belangrijk dat u regelmatig (telefonisch) contact houdt met de zieke medewerker. Meestal is hij na een paar dagen weer op de been. Soms is hij echter langer uit de roulatie. Als het ziekteverzuim langer dan twee weken duurt, krijgt u hiervan een notificatie. De Wet verbetering poortwachter schrijft voor dat de leidinggevende in overleg met de zieke medewerker het re-integratietraject start.

24 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

Doel is dat hij weer aan het werk gaat zodra dat kan en zonder dat het genezingsproces hierdoor wordt verstoord. Soms is de medewerker nog niet in staat om zijn volledige werkzaamheden weer op te pakken, maar wel een gedeelte of aangepaste werk zaamheden. Deze mogelijkheden bespreekt u samen.

De leidinggevende heeft bij ziekteverzuim de rol van regisseur. De bedrijfsarts heeft een adviserende rol voor de medewerker én de leidinggevende. Hij komt in actie wanneer u hem dat vraagt, bijvoorbeeld om een probleemanalyse te maken.

Tijdens het ziekteverzuimtraject moeten diverse niet-medische documenten, waaronder de probleemanalyse en het plan van aanpak, worden ingevuld, ondertekend en opgenomen in het digitaal personeelsdossier. Daar zijn ze toegankelijk voor alle betrokkenen. In het schema Poortwachtertraject op VUnet staat aangegeven welke actor, welk document, wanneer dient op te sturen naar de HRM Servicedesk. Medische documenten vallen onder het beroepsgeheim en zijn alleen toegankelijk voor de bedrijfsarts.

Is een medewerker regelmatig kortdurend ziek, bespreek dit dan met hem en probeer te achterhalen wat u beiden kunt doen om toekomstig verzuim te voorkomen. Werkt dit niet, dan kunt u de medewerker vragen naar de bedrijfsarts te gaan. Die kan onderzoeken of er een medische of psychische oorzaak aan het frequente verzuim ten grondslag ligt. Ook de werkbelasting of de sfeer op het werk kunnen bijvoorbeeld een rol spelen, net als de privéomstandigheden of de motivatie van de medewerker. Door het werkelijke probleem te achterhalen, kan gericht naar een structurele oplossing worden gezocht.

VU IS VERDER KIJKEN - 25

5. ZIEKTEVERZUIM

Na zes weken ziekteverzuim stelt de bedrijfsarts op uw verzoek een probleemanalyse op, waarin hij advies uitbrengt over de mogelijke belasting en belastbaarheid van de zieke medewerker. In deze context wordt onder belasting verstaan alle belastende factoren op de werkplek (de taken en omgeving tijdens de uitvoering van de functie). De belastbaarheid betreft wat een medewerker op het fysieke, psychische en sociale vlak aankan. Als u vragen heeft over de belastbaarheid en re-integratiemogelijkheden van de zieke medewerker, dan stelt u deze aan de bedrijfsarts bij het aanvragen van de probleemanalyse. Als leidinggevende stelt u aan de hand van de probleemanalyse bij acht weken verzuim een plan van aanpak op. U bespreekt dit plan met uw medewerker en bereikt gezamenlijk overeenstemming over de inhoud. Op deze manier worden op tijd de juiste stappen gezet. U kunt de probleemanalyse van de bedrijfsarts in het plan van aanpak betrekken en u door hem en/of de P&O-adviseur laten adviseren. Als alle inspanningen niet tot terugkeer naar het werk leiden, dan zal de HRM Servicedesk de medewerker in de 42 ste week van het ziekteverzuim bij het UWV melden. Het Ziekte- en verzuimbeleid VU vindt u via VUnet.

6. UIT DIENST Medewerkers nemen op diverse gronden afscheid van de VU, bijvoorbeeld omdat de tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt of omdat de pensioen gerechtigde leeftijd is bereikt. Het komt natuurlijk ook voor dat een medewerker besluit zijn loopbaan elders voort te zetten. Dit hoofdstuk beschrijft de verschillende soorten ontslag en de consequenties daarvan. EINDE TIJDELIJKE ARBEIDSOVEREENKOMST 6. UIT DIENST

Twee maanden voordat een tijdelijke arbeidsovereenkomst afloopt, ontvangt u een notificatie en een taak. Op dat moment moet u een besluit nemen over het wel of niet verlengen van de arbeidsovereenkomst. Op grond van de Wet werk en zekerheid (Wwz) geldt een aanzegtermijn van een maand. Dit betekent dat de VU als werkgever uiterlijk één maand voor de einddatum schriftelijk moet bevestigen of de arbeidsovereenkomst verlengd dan wel beëindigd wordt. U heeft daarmee van de twee maanden één maand de tijd voor uw besluit inclusief de administratieve afhandeling daarvan door alle betrokkenen. Als sprake is van een verlenging, dan verzoekt u uw medewerker via de eerder genoemde taak die zelf te regelen met de self service Arbeidsovereenkomst wijzigen. Beëindigt u de arbeidsovereenkomst, dan doorloopt u via dezelfde taak de self 26 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

service Arbeidsovereenkomst beëindigen door leidinggevende. Mocht het ontslag op de laatste dag van het contract niet officieel geregeld zijn en de medewerker gaat de volgende dag gewoon aan het werk, dan bent u juridisch verplicht de medewerker een verlenging van de arbeidsovereenkomst aan te bieden. Onder bepaalde omstandigheden kan dit zelfs een vast dienstverband zijn. Het is dus altijd van belang dat u uw medewerker tijdig laat weten of u het contract verlengt of beëindigt. Daarmee voorkomt u juridische problemen. De VU betaalt geen WW-premie, maar is net als andere werkgevers in de sector Overheid en Onderwijs verplicht eigenrisicodrager voor de Werkloosheidswet (WW). Als een medewerker werkloos wordt, dan betaalt UWV hem een WW-uitkering en verhaalt de kosten op de VU. Om zoveel mogelijk onvrijwillige werkloosheid te voorkomen, biedt de VU werk-naar-werk begeleiding aan medewerkers van wie een tijdelijke arbeidsovereenkomst eindigt.

MEDEWERKER ZEGT OP

Als een medewerker besluit weg te gaan bij de VU, dient hij officieel bij u zijn ontslag in. Vervolgens legt hij de gegevens van zijn vertrek vast via de self service Arbeidsovereenkomst beëindigen door medewerker. De opzegtermijn hangt af van de onafgebroken duur van de arbeidsovereenkomst. In overleg met uw medewerker kunt u de termijn verkorten. De cao noemt de volgende termijnen: • 3 maanden indien de medewerker bij het begin van de opzegtermijn 12 maanden of langer in dienst was • 2 maanden in de overige gevallen

Er kunnen allerlei redenen zijn om een dienstverband (tussentijds) te beëindigen. Bij een reorganisatie kunnen functies vervallen of medewerkers boventallig worden. Het komt ook voor dat een medewerker niet naar behoren functioneert of dat de werkrelatie zodanig is verstoord dat voortzetting zowel voor de betreffende medewerker als voor u of uw team ondoenlijk is. Waarschijnlijk heeft u voordat u ontslag overweegt al diverse keren met de medewerker over de situatie en de gewenste verbeteringen gesproken. Als u de afspraken steeds schriftelijk bevestigt, dan schept dit duidelijkheid en voorkomt u misverstanden achteraf. Er zitten nogal wat haken en ogen aan het beëindigen van het dienstverband. Daarom doet u er verstandig aan vroegtijdig de formele stappen samen met de P&O-adviseur van uw dienst of faculteit te bepalen. U legt het uiteindelijke besluit tot ontslag vast via de self service Arbeidsovereenkomst beëindigen door leidinggevende. VU IS VERDER KIJKEN - 27

6. UIT DIENST

ONTSLAG DOOR WERKGEVER

FINANCIËLE AFWIKKELING

Vaak zijn er bij een vertrek allerlei verplichtingen af te ronden, zoals het vakantietegoed, een terugbetaalregeling voor een opleiding of recent genoten verlof. Als een medewerker nog veel vakantie-uren heeft staan, zal hij (veel) eerder afscheid nemen dan op de laatste dag van zijn dienstverband. De VU betaalt in principe het vakantietegoed niet uit, tenzij u het voor de bedrijfsvoering noodzakelijk vindt dat de medewerker zo lang mogelijk doorwerkt. De vertrekkende medewerker kan ook een terugbetalingsverplichting bij de VU hebben, bijvoorbeeld voor een opleiding of verlof. In alle gevallen stelt de HRM Servicedesk de eindafrekening op.

Als een medewerker vertrekt, moet hij zijn toegangspas en eventuele andere eigendommen van de VU, zoals sleutels, een telefoon, laptop of tablet, bij u of uw vervanger inleveren.

MET PENSIOEN

Een medewerker verlaat de organisatie wanneer hij de pensioengerechtigde leeftijd heeft bereikt. Ruim van tevoren ontvangt hij van de Sociale Verzekeringsbank (SVB) bericht over zijn AOW-uitkering. Het ABP stuurt hem vijf à zes maanden voor zijn AOW-leeftijd een brief over zijn pensioenmogelijkheden. Als de medewerker u heeft geïnformeerd over zijn exacte pensioendatum, start u de beëindiging van zijn arbeidsovereenkomst met de self service Arbeidsovereenkomst beëindigen door leidinggevende. Vragen over het pensioen kunnen gesteld worden aan het ABP.

OVERLIJDEN

6. UIT DIENST

De VU heeft een draaiboek opgesteld voor het correct omgaan met het overlijden van een (oud-)VU-medewerker. Over het algemeen komt het overlijdensbericht bij de leidinggevende binnen. Alvorens enige andere actie te ondernemen, is het protocol dat de leidinggevende eerst contact opneemt met de directeur bedrijfsvoering of decaan van de faculteit, dan wel met de directeur van de dienst. Samen spreekt u af wie contact zoekt met de nabestaanden en welke onderwerpen aan bod (moeten) komen, zoals de uitvaartplechtigheid, het correspondentieadres, de akte van overlijden of de rouwkaart en eventueel de instemming met een overlijdensadvertentie namens de VU. De directeur of decaan meldt het overlijden van een (oud-)VU-medewerker vervolgens bij de HRM Servicedesk. In het draaiboek op VUnet vindt u ook aanwijzingen voor de condoleancebrief, de overlijdensadvertentie en de administratieve afwikkeling. Met vragen kunt u ook terecht bij de P&O-adviseur.

28 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

7. OVEREENKOMST MET EXTERNEN De VU kent verschillende soorten arbeidsrelaties met externen. Soms is het moeilijk te bepalen welk type van toepassing is. Bij twijfel kunt u advies vragen aan uw P&O-adviseur. De mogelijkheden voor de inzet van tijdelijke externe krachten worden hierna kort toegelicht. Uitgebreide informatie over de juridische aspecten en financiële risico’s vindt u via VUnet. REGISTRATIE

VU IS VERDER KIJKEN - 29

7. OVEREENKOMST MET EXTERNEN

Voor de externe moet u onder andere het type dienstverlening, de contractduur en het eventueel afgesproken honorarium vastleggen. Dat doet u met een van de drie daarvoor beschikbare self services. De externe staat zo geregistreerd in de VU-systemen en krijgt een VUnetID plus een toegangspas voor bepaalde gebouwen en systemen.

7. OVEREENKOMST MET EXTERNEN

• Uitzendkracht Tijdelijke administratieve functies worden meestal vervuld door een uitzendkracht. Neem hiervoor contact op met uw P&O-adviseur. Deze zet de werving in gang bij het uitzendbureau waarmee de VU zaken doet. U ontvangt vervolgens als contactpersoon van het uitzendbureau een aantal cv’s ter selectie. De geselecteerde kandidaat voert u in via de self service Overeenkomst met externe aanmaken. • Payrolling U kunt ook een door uzelf geselecteerde kracht (bijvoorbeeld een student) inschakelen voor een tijdelijke administratieve klus, dan is geen werving door een uitzendbureau meer nodig. De tijdelijke kracht komt op papier in dienst bij een payroll-bedrijf waarmee de VU hiertoe zaken doet. Dit bedrijf is zijn juridisch werkgever en neemt de arbeidsrechtelijke verantwoordelijkheden voor zijn rekening. Voordat uw tijdelijke kracht aan de slag kan, neemt u eerst contact op met het payroll-bedrijf. Vervolgens registreert u de betreffende persoon met de self service Overeenkomst met externe aanmaken. • Detachering Een detacheringsovereenkomst is van toepassing als iemand tijdelijk bij de VU werkt, maar een dienstverband heeft bij een andere (onderwijs)instelling of een bedrijf. Via VUnet vindt u meer informatie over detacheringen. Het is belangrijk om de verhoudingen tussen de VU en die andere werkgever goed te regelen. Daartoe maakt de werkgever van de betreffende persoon een detacheringsovereenkomst op. U registreert deze persoon vervolgens in de VU-systemen door het invullen van de self service Overeenkomst met externe aanmaken. • ZZP-er en Overeenkomst van Opdracht Een Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP-er) declareert zijn werkzaamheden zelfstandig. Op grond van de Wet deregulering beoordeling arbeidsrelaties (DBA) zijn de VU en de ZZP-er er gezamenlijk verantwoordelijk voor dat de arbeidsrelatie die zij aangaan geen dienstbetrekking is en dat ook niet wordt. U sluit daarom met de ZZP-er een overeenkomst van opdracht af op basis van een modelovereenkomst. Binnen de VU wordt gebruikgemaakt van twee modelovereenkomsten: Geen werkgeversgezag en Vrije vervanging. Voor meer informatie raadpleegt u de handleiding Arbeidsrelaties op VUnet of uw P&O- adviseur. U registreert de ZZP-er met de self service Overeenkomst met externe aanmaken. • Gast De VU verleent gastvrijheid aan wetenschappers die kennis en/of ervaring willen delen of opdoen. Dit betreft bijvoorbeeld het gebruik van geavanceerde apparatuur of de uitwisseling van waardevolle onderzoeksresultaten. U registreert een gastvrijheid met de self service Gastvrijheidsverlening registreren. Tijdens het proces tekent de gast digitaal een verklaring, waarin de rechten en plichten staan die in de periode van gastvrijheid voor hem gelden.

30 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

•

Bijzonder hoogleraar registreren Een bijzonder hoogleraar is een hoogleraar die in dienst is bij een andere organisatie dan de VU en waarvan ook de leerstoel gefinancierd wordt door een andere instelling. Hij krijgt daarom geen arbeidsovereenkomst bij de VU, maar een status die nauw verwant is aan gastvrijheid. U legt de gegevens van een bijzonder hoogleraar vast met de self service Bijzonder hoogleraar registreren.

UWV en Belastingdienst controleren de overeenkomsten met externen en leggen sancties op als zij onregelmatigheden constateren. De VU verhaalt de vaak hoge boetes en naheffingen op de betreffende faculteit of dienst.

WIJZIGING OF BEËINDIGING Twee maanden voordat een overeenkomst met een externe afloopt, ontvangt u een notificatie en een taak. Op dat moment moet u een besluit nemen over het wel of niet verlengen van de overeenkomst. Als goed opdrachtgever is het van belang dat u de externe tijdig over uw besluit informeert. Daarmee voorkomt u onduidelijkheid of juridische problemen. Als sprake is van een verlenging, dan verzoekt u de externe via de eerder genoemde taak die zelf te regelen met de self service Overeenkomst externe wijzigen. Bent u van plan de overeenkomst te beëindigen, dan hoeft u hiervoor geen actie te ondernemen met een self service, maar informeert u de externe wel mondeling. De overeenkomst wordt in de systemen van de VU automatisch beëindigd. Overeenkomsten met externen in de functies van gast-, universiteits- en bijzonder hoogleraar vormen hierop een uitzondering. Voor de beëindiging hiervan doorloopt u via de eerder genoemde taak de self service Overeenkomst met externe beëindigen.

VU IS VERDER KIJKEN - 31

7. OVEREENKOMST MET EXTERNEN

Betreft uw externe een uitzendkracht of payroller, vergeet u dan niet om ook contact op te nemen met het uitzendbureau of payroll-bedrijf om de verlenging dan wel beëindiging door te geven.

NOTITIES

32 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

VU IS VERDER KIJKEN - 33

NOTITIES

34 - HRM-GIDS VOOR LEIDINGGEVENDEN

VU IS VERDER KIJKEN - 35

COLOFON Deze brochure is een uitgave van HRM, Arbo & Milieu. Aan de tekst kunnen geen rechten worden ontleend. VU | HRMAM februari 2017