Jaarverslag Ondernemingsraad VU 2019

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

1

Ondernemingsraad

INHOUD VAN DE VOORZITTER OR- EN GV-COMMISSIES

3 INHOUD

4 6 OR-Commissie Personeel & Organisatie (P&O) 6 OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) 10 OR-Commissie Huisvesting (HV) 12 OR-Commissie IT 14 OR-Commissie Communicatie (ComCom) 16 OR-Verkiezingscommissie (VC) 18 OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) 22 GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) 25 GV-Commissie Financiële en Economische Zaken (FEZ) 28 GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) 30 GV-Commissie Internationalisering 32 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG 34 ODC School of Business and Economics (SBE) 36 ODC Faculteit Geesteswetenschappen (FGW) 36 ODC Faculteit Religie en Theologie (FRT) 37 ODC Faculteit Gedrag en Bewegen (FGB) 37 ODC Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) 38 ODC Faculteit Bètawetenschappen (Bèta) 39 ODC Faculteit Rechtsgeleerdheid (FRG) 40 ODC Universiteits Bibliotheek (UB) 41 ODC Dienst Student- en Onderwijs Zaken (SOZ) 42 ODC Dienst Bestuurszaken (BZ) 42 ODC Dienst Informatietechnologie (IT) 43 ODC Dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO) 43 ODC Dienst Financiën 44 ODC Dienst Communicatie & Marketing (C&M) 44 ODC Dienst Human Resource Management, Arbo & Milieu (HRMAM) 45 AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS 47 Ambtelijk secretarissen 47 Adviseurs 48 AFSCHEID OR-LID 49 BIJLAGEN 50 Adviezen uitgebracht door de Ondernemingsraad in 2019 50 Instemming OR 50 Adviezen OR 52 Initiatieven OR 54 Adviezen uitgebracht door de Gezamenlijke Vergadering in 2019 56 Instemming GV 56 Adviezen GV 57 Initiatieven GV 58 Samenstelling Ondernemingsraad 60 Samenstelling Commissies 64 Lijst met afkortingen 68

De praktijk leert dat er, ook na de verkiezingen, altijd goed wordt samengewerkt in de OR, ongeacht bij welke fractie men hoort.

VAN DE VOORZITTER Een boeiend jaar Om de twee jaar zijn er verkiezingen voor de Ondernemingsraad en Onderdeelcommissies. 2019 was zo’n verkiezingsjaar. Bij de OR-verkiezingen was er voor de medewerkers de keuze uit drie lijsten, FNV, CNV en VAWO. De VAWOfractie is nieuw. De fractie van ProVU heeft niet meer deelgenomen aan deze verkiezingen. De praktijk leert dat er na de verkiezingen altijd goed wordt samengewerkt in de OR, ongeacht bij welke fractie men hoort.

In 2018 is door de OR positief geadviseerd op de investering voor het zogenaamde schoolwerktuintjesgebouw (SWT), wat een van de nieuwbouwprojecten is ter vervanging van het W&N-gebouw. In 2019 kwam daar een extra post bij voor het Universitair Proefdiercentrum (UPC) dat onderdeel wordt van het SWT-gebouw. Ook hierover heeft de OR uiteindelijk een positief advies uitgebracht. Wel met de kanttekening dat de OR zich zorgen maakte over telkens nieuwe aanvullende investeringen. De OR hoopt en verwacht dat het CvB de vinger aan de pols houdt om verdere kostenstijgingen zoveel mogelijk te voorkomen.

2019 was ook het jaar van het opstellen van het nieuwe instellingsplan. Leden van de Gezamenlijke Vergadering (OR en USR) hebben meegedraaid in de werkgroepen die het instellingsplan hebben voorbereid en hebben ook deelgenomen aan de strategische conferenties over dit onderwerp. Op 16 december heeft de GV ingestemd met het ‘Instellingsplan VU 2020-2025’, maar heeft daarbij wel een aantal aandachtspunten extra onder de aandacht gebracht. Deze aandachtspunten betreffen de groei van de universiteit, internationalisering en tenslotte de huisvesting en de VU-campus.

Al met al was 2019 voor de Ondernemingsraad weer een druk en boeiend jaar.

Henk Olijhoek, voorzitter Ondernemingsraad

5 VAN DE VOORZITTER

Ook dit jaar was er genoeg te doen voor de OR. Om te beginnen een aantal reorganisaties. De OR heeft een belangrijke adviesrol bij reorganisaties. In 2019 waren dat er drie, bij Communicatie & Marketing, bij de Faculteit Gedrags- en Bewegingswetenschappen en tot slot bij de Faculteit Religie en Theologie. Een reorganisatie kan voor de medewerkers van het betreffende onderdeel als een ingrijpende gebeurtenis worden ervaren, zeker als er arbeidsrechtelijke gevolgen zijn. Maar ook wanneer dit niet het geval is, beoordeelt de OR elke afzonderlijke reorganisatie zorgvuldig en kijkt daarbij naar het belang van de organisatie, waarom is het nodig en welke problemen worden er mee opgelost. Maar de OR kijkt zeker ook naar de belangen van de medewerkers. Over het algemeen wordt niemand er blij van wanneer er een reorganisatie wordt aangekondigd bij het onderdeel waar men werkzaam is, dus dan is een zorgvuldige behandeling een voorwaarde.

De reorganisatie bij C&M was een relatief overzichtelijke reorganisatie. In de hoorzitting, die de OR bij elke reorganisatie houdt, kwamen wel wat aandachtspunten naar voren maar de OR kon uiteindelijk een positief advies uitbrengen. Bij de reorganisatie van Universitair Centrum voor Gezondheid en Bewegen (UCGB) van de FGB was dat ingewikkelder maar ook hier is uiteindelijk een positief advies met een aantal aanbevelingen uitgekomen nadat er extra toezeggingen gedaan waren.

De behandeling van de reorganisatie FRT verliep anders.

Dit is een reorganisatie met een aantal gedwongen ontslagen. De OR heeft hierover een negatief advies uitgebracht. Er is over deze reorganisatie veel gesproken tussen OR en CvB maar dat heeft helaas niet tot een oplossing geleid. Uiteindelijk heeft de OR besloten om aangaande het reorganisatiebesluit beroep in te stellen bij de Ondernemingskamer.

OR-Commissie Personeel en Organisatie (P&O)

v.l.n.r. Aniko Kiss, Dick de Gilder, Marlies de Vries, Trudie van Kampen en Johan Wempe

OR- EN GV-COMMISSIES OR-Commissie Personeel & Organisatie (P&O) Samenstelling

De commissie P&O bestond tot de OR-verkiezingen in maart 2019 uit: Josephien Sierag (voorzitter), Henk Olijhoek, Aniko Kiss, Trudie van Kampen, Johan Rebel, Mohammed Boukabous en Marlies de Vries.

Na de verkiezingen bestaat de commissie uit: Josephien Sierag (voorzitter), Trudie van Kampen, Aniko Kiss, Marlies de Vries, Dick de Gilder,

Norah Karrouche en Johan Wempe. Vaste adviseurs zijn: Kees van der Veer en Rieky van Walraven, vanaf april aangevuld met Eline Heppe.

In juni besluit Josephien Sierag om persoonlijke redenen terug te treden als lid van de OR en daarmee als voorzitter van de commissie P&O. Johan Wempe neemt het voorzitterschap over.

7 OR-COMMISSIE PERSONEEL EN ORGANISATIE (P&O)

Josephien Sierag

Oud-voorzitter commissie P&O

Johan Wempe

Nieuwe voorzitter commissie P&O

Wat is er besproken?

De volgende zaken zijn aan de orde geweest: • Duurzame garantiebanen • De reorganisatie van Communicatie & Marketing • Beleid t.a.v. promovendi • Traineeship bedrijfsvoering • De regeling Werving & Selectie • De reorganisatie bij de faculteit Religie en Theologie • Sociale veiligheid • Het nieuwe jaargesprek • De aanpassing van de Regeling Ongewenst Gedrag • De reorganisatie van de OR/GV en USR-secretariaten • Advies Klachtencommissie • Regeling Ombudsman personeel • Strategische personeelsplanning • Dag van de mantelzorg • De reorganisatie van het Universitair Centrum voor Gedrag en Bewegen (UCGB) • Inclusiviteit en het volwaardig betrekken van medewerkers (en studenten) met een beperking in het werkproces (en het onderwijs en de studenten activiteiten).

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

8

Sociale veiligheid

Sociale Veiligheid is een onderwerp dat zeer regelmatig is besproken. Het is eigenlijk opvallend dat in een organisatie als de universiteit dit een issue is. Je hebt het over een organisatie met veel hoogopgeleide mensen en er is sprake van weinig hiërarchie, althans, dat zou je op het eerste gezicht zeggen. We denken al snel dat de universiteit niet vergelijkbaar is met de filmindustrie of met een Concertgebouworkest. De incidenten, op verschillende universiteiten inclusief de VU, dwingen ertoe om beter te kijken. In 2019 speelde de affaire bij de UvA rondom een hoogleraar in de juridische faculteit die veel aandacht trok en tot ingrijpende maatregelen bij deze universiteit leidde. In feite uiten de problemen zich op twee terreinen: misbruik van macht, pestgedrag en ‘me too’-achtige situaties naast problemen over wetenschappelijke integriteit.

Enkele medewerkers van de commissie P&O hebben in december deelgenomen aan een training voor leidinggevenden gericht op het waarborgen van sociale veiligheid. De bedoeling was om inzicht te krijgen hoe leidinggevenden ondersteund worden middels deze training om oog te hebben voor sociale veiligheid en de wijze waarop de leidinggevende hieraan kan bijdragen.

We waren erg enthousiast over de opzet van de training en realiseren ons welke cruciale rol leidinggevenden spelen. De vraag is nu hoe leidinggevenden gestimuleerd worden zich op te geven voor deelname.

De positie van promovendi en de commissie P&O in 2020

Uit onderzoek blijkt dat er sprake is van een grote afhankelijkheid van studenten en docenten en het tekortschietende organisatietalent van leidinggevenden die veelal op hun wetenschappelijke prestaties geselecteerd zijn. De commissie P&O wil in 2020 meer aandacht besteden aan het vraagstuk rond sociale veiligheid en de positie van promovendi. We realiseren ons dat er binnen de VU veel partijen mee bezig zijn. Daarin schuilt mogelijk een risico.

Is de samenhang voldoende? Is alles wel voldoende afgedekt? Daarom zullen enkele bijeenkomsten georganiseerd worden met VU-deskundigen en deskundigen van buiten om samen met de OR en VU-medewerkers te onderzoeken hoe het vraagstuk van sociale veiligheid zich bij ons voordoet en of de positie van promovendi voldoende aandacht krijgt.

Zijn de organisatorische maatregelen, die getroffen zijn, wel afdoende?

De commissie wil daarbij aandacht besteden aan maatregelen die (gevoelens van) sociale onveiligheid kunnen voorkomen dan wel remediëren. Een aantal ideeën die daarbij zullen worden besproken en verkend zijn: trainingen en het verplicht stellen van het behalen van een kwalificatie voor beginnende leidinggevenden (naar analogie met de Basiskwalificatie Onderwijs), en de werving van een promovendi-psycholoog, die kan inspelen op de specifieke problematiek van beginnende wetenschappers.

Jaargesprekken nieuwe stijl

Trudie van Kampen heeft namens de commissie deelgenomen in de werkgroep ‘Jaargesprekken nieuwe stijl’. Voor de commissie P&O is dit een belangrijke ontwikkeling. Iedereen heeft recht op ten minste één keer per jaar een constructief overleg over je werk en op goede feedback. Het is van groot belang dat de beladenheid van het jaargesprek als functioneringsgesprek verdwijnt.

De jaargesprekken nieuwe stijl zijn volgens ons een stap in de goede richting. We zijn daarom erg benieuwd hoe deze in de praktijk gaan uitpakken. De commissie P&O wil de uitvoering van deze jaargesprekken goed monitoren.

Ook dit kan bijdragen aan het verbeteren van de sociale veiligheid.

Inclusiviteit en medewerkers met een functiebeperking: oprichten van het Netwerk Diversiteit, Inclusiviteit en Toegankelijkheid (Netwerk DIT)

We zijn trots op het initiatief dat is genomen om een werkgroep op te richten die systematisch kijkt naar de positie van medewerkers en studenten met een functiebeperking. Marlies de Vries heeft namens de commissies P&O en VGWM, samen met de USR, het initiatief genomen tot het oprichten van deze werkgroep.

We verwachten dat de werkgroep uitgroeit tot een platform waar beleidsmakers, uitvoerders en studenten en medewerkers met een functiebeperking samen kunnen overleggen over de problemen die zij tegenkomen.

9 OR-COMMISSIE PERSONEEL EN ORGANISATIE (P&O)

Marlies de Vries

Initiatiefneemster GV-netwerk DIT

OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Samenstelling

De commissie VGWM bestaat vanaf april 2019 uit: Rick Vermunt (duovoorzitter), Sabine Go (duovoorzitter), Josephien Sierag (tot 1 juli 2019), Inge Trakzel, Marlies de Vries en de adviseurs Rieky van Walraven en Peter Stol.

Algemeen

Arbeidsomstandigheden zijn nog altijd een belangrijk aandachtspunt voor de Ondernemingsraad. In de Arbowet is samenwerking tussen de werkgever en de personeelsvertegenwoordiging bij de uitvoering van arbeidsomstandighedenbeleid vastgelegd. De commissie VGWM toetst of de organisatie voldoet aan haar verplichtingen en focust zich op knelpunten.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

10

Commissie VGWM

v.l.n.r. Marlies de Vries, Inge Trakzel, Rick Vermunt en Sabine Go

De commissie heeft waar nodig samengewerkt met de commissies Personeel en Organisatie (P&O) en Huisvesting (HV). De volgende thema‘s zijn onder meer aan de orde gekomen:

1 Academic Harrassment. Daaronder wordt elke vorm van ongepast, grensoverschrijdend gedrag verstaan die het directe gevolg is van de hiërarchische afhankelijkheid van medewerkers t.o.v. hun leidinggevenden.

2 Onder inclusiviteit verstaat het Netwerk DIT: toegankelijkheid voor iedereen, ongeacht etnische afkomst, geaardheid, gender, religie en zichtbare of onzichtbare beperkingen en uitdagingen.

11 OR-COMMISSIE VEILIGHEID, GEZONDHEID, WELZIJN EN MILIEU (VGWM)

• Werkdruk en Werkbelevingsonderzoek (WBO) In het jaarplan 2019 zijn maatregelen opgenomen die gaan gelden voor iedere eenheid van de VU. Werkdruk bleef een belangrijk, terugkerend agendapunt voor de commissie.

• Risico Inventarisatie & Evaluatie (RI&E) In 2019 zijn de RI&E ingediend van EMV (Elektromagnetische Velden), Preventiemedewerker en Inkoop gevaarlijke stoffen. VGWM verwacht deze dossiers in 2020 af te ronden.

• Veiligheid/ PSA (Psycho Sociale Arbeidsbelasting) Bij veiligheid wordt vaak gedacht aan fysieke veiligheid.

Na de opkomst van de #metoo beweging, is in de academische wereld het zogenaamde Academic Harrassment1 op de agenda gekomen. Dit is een nieuw en belangrijk agendapunt voor zowel VGWM als P&O. • Hulpmatrix De VU heeft een hulpmatrix ontwikkeld (VUnet zoekwoord: hulpmatrix) om medewerkers en studenten te helpen de juiste hulp en zorg te vinden in geval van fysieke of sociale onveiligheid. Deze lijkt nogal onbekend en bovendien te complex, zeker wanneer men in een moeilijke situatie zit.

• Criminaliteit Helaas wordt er op de VU regelmatig gestolen, gedeald, worden incourante toegangspassen gebruikt, enzovoort. VGWM heeft overleg gehad met de diensten binnen de VU die actief zijn met de preventie en bestrijding van de criminaliteit.

• Verkeer Vanwege de toegenomen VU-populatie zijn de verkeersstromen richting en op de campus enorm gegroeid. Dit leidt tot zogenaamde black spots. VGWM heeft hier regelmatig overleg over met FCO en besteedt

nadrukkelijk aandacht aan het veiligheidsaspect met het voornemen hier een oplossing voor te vinden.

Omdat dit onderwerp ook wordt besproken in de commissie Huisvesting streeft men in 2020 naar meer samenwerking.

• Duurzaamheid/Sustainability Het mag geen wonder zijn dat duurzaamheid op de VU steeds belangrijker wordt, onder andere in de ambitie van een CO2-neutrale campus. VGWM ondersteunt deze ambitie en streeft naar een groene campus in de breedste zin van het woord. Omdat dit onderwerp ook wordt besproken in de commissie Huisvesting is besloten in 2020 meer te gaan samenwerken op dit gebied.

• BHV VGWM heeft een rondleiding door de ondergrondse gangen gemaakt met een bezoek aan de brandweergarage en de (tijdelijke) noodaggregaten.

Hierbij kwam de overlast van de dieselgeneratoren ter sprake.

• Initiatief Netwerk Functiebeperking (DIT) Eind 2019 is een speciaal GV-netwerk opgericht, het Netwerk Diversiteit, Inclusiviteit2 en Toegankelijkheid (Netwerk DIT) die inclusiviteit handen en voeten zal geven.

• Rookbeleid In verband met de augustus 2020 te verwachten aanscherping van de Rook- en Tabakswarenwet, zet de VU in op het proactief ontmoedigen van roken, wat de commissie VGWM volledig ondersteunt.

Het instemmingsverzoek wordt verwacht in januari 2020.

• Andere thema’s: Sociaal Jaarverslag, conform WOR art.31. IBNO, uitbreiding BMW, VU-fit at work.

OR-Commissie Huisvesting (HV) Samenstelling

De OR-commissie Huisvesting bestaat uit: Sjaak Lammerts (voorzitter), Henk Olijhoek, Eric-Jan Hartstra, Marius Rietdijk, Katinka Quintelier en Frans van der Woerd (adviseur). USR-contactpersonen zijn: Nanne Duijnkerke en Nadia Ait Hammou; zij hebben op 1 september 2019 de USR-contactpersonen Pim Kelders en Cécile Baartman opgevolgd.

Na de OR-verkiezingen in maart 2019 hebben Adriaan Overbeeke en Peter Stol de commissie HV verlaten.

Algemeen

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

12

De commissie HV komt maandelijks bijeen, telkens voor onderling beraad als voorbereiding voor het overleg met de directie van FCO. Mocht er niets nieuws te melden zijn, dan vervallen de vergaderingen wat in 2019 vier maal is gebeurd. In beide overleggen werd op constructieve en collegiale wijze de conceptadviezen en standpunten van de commissie voorbereid op het gebied van huisvesting en campusgebruik in de breedste zin van het woord.

Besproken onderwerpen

Het jaar 2019 begon met een adviesaanvraag over de meerkosten van het UPC en eindigde met de aankondiging dat de aanbesteding van het SWT noopte tot een extra verhoging van het investerings-en financieringsbedrag.

Dit zijn onderwerpen met een grote financiële impact en werden samen met de commissie FEZ afgehandeld.

Daarnaast was 2019 het jaar waarin het nieuwe instellingsplan werd geformuleerd. Vanuit HV betrof dit de wenselijkheid van een duurzame en sociale campus.

Het verheugt de commissie dat deze onderwerpen hoge prioriteit krijgen. De implementatie wordt nauwlettend gevolgd.

Voor de kortere termijn legt de commissie HV prioriteit bij de opvolging van het Werkbelevingsonderzoek van 2018 voor zover dat betrekking heeft op flexwerken en Smart@work en op het ruimtegebrek als gevolg van de hogere studenteninstroom.

In 2019 is door de commissie ook gesproken over: • De voortgang in de aanbesteding van het SWT/nieuwe onderzoeksgebouw VU; • Plannen voor de campusontwikkeling, de inrichting en het gebruik, waaronder een rookvrije campus en een groene campus; • Het VU-kunstbeleid in het algemeen en in relatie tot het nieuwbouwbudget; • Meedenken over Valorisatie en mogelijke bouwplannen voor startups; • Vergroten van de hoeveelheid en de vindbaarheid van studieplekken. De ratio studieplek/studentaantallen kan van 1:10 naar 1:7 door het investeren van de kwaliteitsmiddelen onderwijs; • Duurzaamheid, welke ambities hebben we, hoe verwoorden we die in het IP en hoe maakt de VU haar ambities waar?

• Volgen van de voortgang in het Energie Meerjarenplan (evaluatie in 2021); • Sociale campus, hoe verwoorden we onze wensen in het IP? • Voortgang bewaken op gebied van Smart@work en de uitkomsten van het werkbelevingsonderzoek; • Integraal Bedrijfsnoodplan, het CvB heeft de bestaande beleidsinitiatieven op dit gebied samengevoegd en heeft dit op aandringen van de commissie voor advies aan de OR voorgelegd. Hierbij is nauw samengewerkt met de commissie VGWM; • Binnen de OR en GV zijn speerpunten ingebracht t.b.v. de kadernota en worden de jaarlijkse huisvestingslasten gevolgd als onderdeel van de hoofdlijnen van de begroting.

In aansluiting op de grotere dossiers zijn er de mededelingen en de rondvraag, waarin de dagelijkse gang op de campus kritisch en constructief wordt gevolgd, met name qua verbouwingen en verhuizingen en wordt de vinger aan de pols gehouden als er zaken niet goed (dreigen) te lopen.

In dit verband is gesproken over: • Bereikbaarheid en verkeersveiligheid op en rond de campus; • Douche- en kleedruimtes voor medewerkers; • Veiligheid en de toegenomen drukte op het campusterrein en in de gebouwen.

13 OR-COMMISSIE HUISVESTING (HV)

Commissie HV

v.l.n.r. Sjaak Lammerts, Henk Olijhoek, Katinka Quintelier en Eric-Jan Hartstra

Commissie IT

v.l.n.r. Victor van Bijlert, Sabine Go, Ida Sabelis, Henk Olijhoek en Derk Kooi

OR-Commissie IT De commissie IT bestaat vanaf april 2019 uit: Ida Sabelis (duovoorzitter), Sabine Go (duovoorzitter), Victor van Bijlert, Derk Kooi en Henk Olijhoek.

Zij heeft in 2019 te maken gehad met diverse dossiers die, in lijn met de steeds grotere investeringen in IT en de toenemende complexiteit van de projecten, vaak in samenwerking met andere commissies zijn behandeld.

Privacy van medewerkers – waaronder ook het voor bepaalde periodes bewaren van gegevens – heeft voor de OR de hoogste prioriteit. Het lijkt erop dat dat niet altijd een eerste punt van aandacht is bij aanschaf en implementatie van (nieuwe) systemen. Het is begrijpelijk dat veiligheid van systemen voorop staat, maar dat mag nooit ten koste gaan van privacy. Een moeilijk onderwerp, en daarom des te meer een onderwerp voor medezeggenschap.

In 2020 is ook het nieuwe werkplaatsconcept Digital@VU aan de orde. Hierbij gaan zogenaamde ‘thin clients’ veel computers vervangen, waarbij de software draait op een centrale server. De commissie IT houdt bij dit project, dat ook het dagelijks werk zal raken van veel medewerkers, een stevige vinger aan de pols.

15 OR-COMMISSIE IT

Zo heeft de commissie nauw samengewerkt met de commissie JZ over de aanschaf en invoering van Dtex.

Dtex is een zogenaamd ‘endpoint’ monitoringstool waarmee de VU datalekken wil voorkomen door handelingen op de computers van medewerkers te volgen. In verband met de privacygevoeligheid van de gebruikersdata heeft de commissie verschillende gesprekken gehad met experts, zowel externe experts als met deskundigen van de dienst IT. Een gevolg van de besprekingen in de commissies is, dat Dtex eerst in een zeer beperkte pilot op de VU wordt ingevoerd.

De ervaringen met Dtex ten tijde van de pilot worden nauwlettend gemonitord door de commissies JZ en ICT. Pas nadat de raad akkoord gaat, zal Dtex VU-breed geïmplementeerd mogen worden.

Een ander monitoringssysteem, dat door de VU gebruikt wordt, is ISE. Dit programma is reeds geïmplementeerd om de veiligheid van het netwerk te verhogen. Ook hier spelen privacy issues; de commissie IT is hierover in gesprek met de dienst IT.

De invoering van een nieuw ERP-systeem (een bedrijfsvoeringsplatform voor een digitale universiteit) dat het verouderde SAP zal vervangen heeft veel voeten in de aarde.

Het is meer dan zomaar een softwarepakket vervangen, omdat het de ruggengraat vormt van de meeste processen op het gebied van HRM, financiën en faciliteiten. Het gaat om een grote structurele verandering, die het dagelijks werk van bijna alle medewerkers raakt. Het nieuwe ERPsysteem is cloud-based, oftewel de data worden gehuisvest op de computers van een externe partij. Dit betekent dat de data niet meer, zoals met SAP het geval was, lokaal op VU-servers worden opgeslagen. Uiteraard heeft dit gevolgen voor de beveiliging van de data en omdat het om privacygevoelige informatie gaat, willen de commissies JZ en IT van de OR een vinger aan de pols houden.

De vervanging van het oude SAP-systeem door het nieuwe ERP-systeem heeft verder ook gevolgen voor alle medewerkers die met de systemen werken. Medewerkers zullen opgeleid moeten worden en tijd moeten krijgen voor het zich eigen maken van het nieuwe systeem.

Van het verleden hebben we geleerd dat de implementatie van een dergelijk belangrijk softwarepakket gevolgen kan hebben voor de werkdruk van de betrokken medewerkers.

De commissie IT zal, samen met de commissie VGWM, de plannen voor de daadwerkelijke invoering en de gevolgen hiervan voor de medewerkers nauwlettend in de gaten houden om te voorkomen dat de werkdruk, die vaak al als zeer hoog wordt ervaren, niet nog verder oploopt.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 30 JANUARI 2019

Verkiezingen van OR en ODC’s komen eraan: ODC’s aan het woord In maart 2019 zijn er verkiezingen voor de OR en ODC’s. Hiervoor zoeken wij nieuwe kandidaten. Wil ook jij je stem laten horen en je inzetten voor de belangen van de medewerkers, stel je dan verkiesbaar!

Om een beter idee te krijgen welke rol de ODC’s spelen bij de faculteiten en diensten is hier het vervolg op de bijdragen van ODC’s in het decembernummer van Advalvas. Opnieuw stellen vijf ODC’s zich voor.

Kort gezegd hebben ODC’s regelmatig overleg met decanen of dienstdirecteuren en zij hebben, net als de Ondernemingsraad, bevoegdheden als instemmings­, advies­ en informatierecht op zaken die het personeel of de instelling betreffen. Bovendien hebben de ODC’s van faculteiten instemmingsrecht op de begroting wat betekent dat er zonder deze instemming geen vastgestelde begroting is.

ODC’s kunnen dus een belangrijke rol vervul­ len. Ook de collegevoorzitter ziet het belang van de medezeggenschap, wat onlangs was te lezen in een Advalvas­inteview met Henk Olijhoek, de huidige OR­voorzitter. Hierin bena­ drukte Mirjam van Praag dat alle medewerkers de ruimte moeten krijgen voor werk in een medezeggenschapsraad. Kortom, als lid van de OR of een ODC kun je het verschil maken en we hopen dat dit jaar veel mensen besluiten zich verkiesbaar te stellen. Wil je informatie hoe dat in zijn werk gaat, stuur dan voor 28 januari een mail aan or@vu.nl of kom langs op kamer 15A­88 in het Hoofdgebouw.

ODC Facilitaire Campus Organisatie Er is de afgelopen tijd hard gewerkt aan de zichtbaarheid en herkenbaarheid van de ODC FCO. Communicatie via de FCO­zine en de introductie van de ODC­lunches, waar we met onze collega’s in gesprek gaan, hebben hier zeker aan bijgedragen. De ODC leden zijn bena­ derbaar en vragen collega’s om input. Ook de afstemming met ODC’s van andere faculteiten en diensten begint vorm te krijgen, daar gaan we volgend jaar mee verder.

Afgelopen zittingstijd hebben de nodige wisse­ lingen plaatsgevonden binnen onze ODC. Ook de komende weken neemt weer een aantal collega’s afscheid van de VU en daarmee ook van de ODC. Wij zijn druk bezig om collega’s te polsen zich in maart verkiesbaar te stellen en onze ODC te versterken. Het blijft een uitdaging om FCO in de gehele breedte binnen de ODC te vertegenwoordigen. Voor ODC leden zelf is het soms een uitdaging om tijd vrij te maken in hun agenda om overleggen bij te wonen en stukken door te nemen. Hopelijk zijn we vanaf maart weer volledig bezet!

Onze eigen huisvesting is een belangrijk aandachtspunt. Eerder hebben we als ODC via een korte vragenlijst de wensen en behoeften van onze collega’s opgehaald. Op basis daarvan is een aantal verbetervoorstellen gedaan aan ons MT. Inmiddels zijn deze allemaal geïmple­ menteerd. De aankleding is verbeterd door mooie foto’s en planten, er zijn goede vergader­ ruimten ingericht en een aantal werkplekken is voorzien van dubbele pc’s of aangepaste soft­ ware. Een mooi resultaat, dat is gevierd met een feestelijk ontbijt!

ODC Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen Ook het vraagstuk ‘thuiswerken’ stond op de agenda. De wens van de ODC was een heldere richtlijn voor alle FCO­medewerkers. Hier hebben we verschillende keren over gesproken; waarom willen mensen thuiswerken, past dat met onze rol van ‘dienstverlener op de campus’ en onder welke voorwaarden kan het? Een concept richtlijn, waar we ons als ODC in kunnen vinden, ligt er inmiddels. Deze wordt eerst afgestemd op de VU brede richtlijn en daarna gedeeld binnen FCO. Daarnaast hebben we binnen de ODC uitvoering gesproken over het thema werkdruk, hebben input aangeleverd bij de OR en zorgen ervoor

dat het onderwerp binnen FCO op de agenda blijft. Ook één van onze ODC­lunches stond in het teken van werkdruk. Collega’s werden uitgenodigd om hun ervaringen te delen.

Ook het WBO hebben we uitgebreid besproken.

We denken actief mee over de verbetermoge­ lijkheden en houden een vinger aan de pols waar het gaat om de opvolging ervan.

ODC Faculteit der Sociale Wetenschappen Naast de gebruikelijke werkzaamheden als instemmen met en/of adviseren over nieuwe of aangepaste reglementen, hebben we als ODC­FGB met name de alsmaar toenemende werkdruk, transparantie aangaande de taken van medewerkers, en verbetering van de communicatie binnen de nieuwe ­ omvangrijke ­ fusiefaculteit op tafel gelegd. Samen met het faculteitsbestuur is er een aantal maatregelen genomen. Zo zijn er richtlijnen voor communi­ catie gemaakt, naar aanleiding waarvan nu op afdelings­, sectie­ en opleidingsniveau er met enige regelmaat een medewerkersoverleg is.

Er is een facultair vertrouwenscontactpersoon benoemd die bij problemen aangaande werk­ druk, grensoverschrijdend gedrag, en weten­ schappelijke integriteit een laagdrempelig aanspreekpunt is die medewerkers door­ verwijst naar de juiste vertrouwenspersoon of instantie. Verder is op ons initiatief door HRM een checklist opgesteld die medewerkers kunnen gebruiken bij het voeren van het jaar­ gesprek. Hierop staan onder andere punten als werkdruk en taakverdeling. Ook is er een begin gemaakt met een inventarisatie van de werk­ druk onder docenten, die hebben geleid tot maatregelen (o.a. het streven naar langere tijdelijke contracten en een hoger percentage vaste contracten). Er is een Teaching Load Model gemaakt dat niet alleen de onderwijs­ gelden over afdelingen verdeelt, maar ook de docentbelastinguren inzichtelijk maakt.

Ten slotte hebben afdelingshoofden op ons verzoek de systematiek voor (verschuivingen

van) de verdeling van onderwijs­, onderzoeks­ en neventaken voor medewerkers expliciet gemaakt. Transparantie over taakstellingen is belangrijk bij het tegengaan van ervaren werkdruk.

Voor de ODC van FSW stond 2018 in de eerste plaats in het teken van vermindering van de werkdruk voor (met name) docenten.

De ODC­FSW heeft er bij het Faculteitsbestuur met succes op aangedrongen (1) de zogenoem­ de werkdruk­matrix serieus te nemen, (2) een rondgang te maken langs alle afdelingen om de problemen en mogelijke oplossingen vanuit de werkvloer in kaart te brengen en (3) hierover verantwoording af te leggen in het jaarplan 2019.

Daarnaast heeft de ODC­FSW zich sterk gemaakt voor voldoende middelen voor de internationaliseringsplannen van een aantal opleidingen binnen de faculteit.

Internationalisering vereist immers meer dan het aanbieden van Engelstalige colleges; het gaat ook om het voldoende toerusten van de ondersteuning, om goede vertalingen van alle beleidsdocumenten en interne communicatie,

en om docentprofessionalisering. De ODC heeft daarbij besloten zelf het goede voorbeeld te geven, en heeft aangegeven vanaf volgend academisch jaar ook in de medezeggenschap Engels als voertaal te willen hanteren.

Ten slotte was dit het eerste jaar dat de medezeggenschap te maken kreeg met het instemmingsrecht op de besteding van de zogenoemde studievoorschotmiddelen.

De ODC­FSW heeft zich hierbij niet al te zeer inhoudelijk willen bemoeien met de beste­ dingsplannen, maar vooral goed gelet op de procedure. Voor de ODC was het belangrijk dat met name de Facultaire Studentenraad en betrokken opleidingen voldoende betrokken waren bij de ontwikkeling van de plannen, en daarmee konden instemmen. Als ODC waren we tevreden over de wijze waarop dit is gegaan, maar zal in 2019 uiteraard goed opletten op de implementatie en resultaten.

ODC Faculteit der Bètawetenschappen Nieuwbouw was het grootste speerpunt van de ODC Bèta de afgelopen jaren. Vanaf het eerste ontwerp van het O2­gebouw hebben wij ons best gedaan om betrokken te raken en blijven bij het proces. Het O2 staat er nu en wordt bewoond door onze mensen van Moleculaire Celbiologie, Scheikunde & Farmacochemie, en Environment & Health. De lessen die we daaruit geleerd hebben, zijn heel nuttig gebleken voor het beïnvloeden van het ontwerp van het NU­gebouw, waar onder andere de afdelingen Athena, Informatica en de sectie Theoretische Chemie zullen intrekken.

Door samen op te trekken met de afdelingen, en ook met het faculteitsbestuur, is het gelukt om FCO te overtuigen van het belang om de ideeën en wensen van de gebruikers (afde­ lingen en mensen) serieus te nemen.

Een groot deel van ons werk bestaat uit overleg (met studenten, medewerkers, collega’s,…) en schrijven (van colleges, papers, grant

proposals, ...). Het is dus heel belangrijk dat onze nieuwe gebouwen dat optimaal onder­ steunen! Dat heeft geleid tot een uiteindelijk ontwerp voor het NU­gebouw waarin er meer afgeschermde ruimtes zijn, en meer kleine kamers voor geconcentreerd werken en overleg.

Voor het nog te plannen SWT­gebouw, bedoeld voor onder anderen Natuur­ en Sterrenkunde, Neurowetenschappen en het proefdiercentrum, liggen weer heel andere uitdagingen, vooral vanwege de complexe experimentele infra­ structuur die daar nodig is. Ook daar houden we de vinger aan de pols om de juiste balans in de investeringen te bewaken, en goede onder­ zoeks­ en werkomgevingen voor ons allemaal te bereiken.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 27 FEBRUARI 2019

Ook behoed je soms het bestuur voor het nemen van verkeerde beslissingen. Je laat een kritisch geluid horen en een stem die anders niet gehoord wordt. Je bereikt dingen en doet het niet voor niets. Je hebt echt invloed op zaken. Je betekent wezenlijk iets voor de organisatie. Als er geen medezeggenschap zou zijn, zou de organisatie daar zeker last van krijgen. Het werk in de medezeggenschap is de laatste jaren afwisselender geworden.

ODC Faculteit der Rechtsgeleerdheid Het belangrijkste strijdpunt de afgelopen twee jaar betrof het beleid ten aanzien van docenten.

Aanleiding waren de zgn. Meetlatten, de functieomschrijvingen voor het wp, die gehan­ teerd worden bij werving en bevordering van medewerkers. De voorgestelde Meetlatten kenden slechts vaste aanstellingen voor hoog­ leraren en u(h)d’s, dat wil zeggen voor mede­ werkers die gepromoveerd zijn en zowel onderwijs geven als onderzoek verrichten.

Docenten werden categorisch uitgesloten.

Hiertegen verzette de onderdeelcommissie zich principieel. Daarnaast speelden praktische overwegingen een rol: juist iemands ervaring in de (rechts)praktijk kan een reden zijn haar/hem te willen behouden voor de faculteit. Wij hebben bereikt, dat de Meetlatten dat niet onmogelijk maken. Daarnaast bleek in de concepten de positie van de eigen medewerkers bij sollici­ taties ongunstig ten opzichte van externe kandidaten. Dat is op ons verzoek aangepast.

Op het onderwijsterrein is samen met de FSR resultaat geboekt, namelijk remedial teaching voor studenten die door een taalachterstand de taaltoets niet hebben gehaald. Ook bij de benoeming van de nieuwe decaan speelt de medezeggenschap een rol: namens de FSR en ODC maakt Anja Eleveld als adviserend lid deel uit van de benoemingsadviescommissie.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ODC’S FACILITAIRE CAMPUS ORGANISATIE, FACULTEIT DER GEDRAGSEN BEWEGINGSWETENSCHAPPEN, FACULTEIT DER SOCIALE WETENSCHAPPEN, FACULTEIT DER BÈTAWETENSCHAPPEN EN FACULTEIT DER RECHTSGELEERDHEID VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU

'JE MOET TEGENWICHT BIEDEN AAN BESTUURDERS DIE NIET ALTIJD DOORHEBBEN WAT GOED IS VOOR DE MEDEWERKERS'

v.l.n.r.: Henk Olijhoek (FNV Overheid), Sabine Go (VAWO) en Dick de Gilder (CNV Connectief).

OR VERKIEZINGEN 2019 Van 4 tot 10 maart brengt iedereen die bij de VU werkt weer zijn of haar stem uit voor de Ondernemingsraad (OR) en de Onderdeelcommissies (ODC’s). We spreken met de drie lijsttrekkers voor de OR: Henk Olijhoek (FNV Overheid), Dick de Gilder (CNV Connectief) en als nieuwkomer Sabine Go voor de VAWO (Vakbond voor de wetenschap) waar de ProVU fractie zich bij heeft aangesloten. Henk is momenteel voorzitter van de OR en werkt bij communicatie en marketing. Hij zit al sinds 2005 in de OR. Dick zit meer dan zes jaar in de OR en is universitair hoofddocent bij Sociale Wetenschappen. Sabine werkt al bijna 21 jaar bij de VU, eerst als OBP en nu als universitair docent economie. Voor haar is meedoen in de OR een nieuwe uitdaging.

@OR_VU

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 1 MEI 2019

WAT HOPEN JULLIE DE KOMENDE TWEE JAAR TE BEREIKEN? Sabine: Het

personeelsbeleid aan de VU lijkt minder menselijk te zijn geworden, daarom is het nodig dat je vanuit de OR mee kan helpen aan betere carrièreperspectieven van medewerkers.

IT DOSSIERS

De afgelopen maanden ging het op deze plaats in Advalvas steeds over de OR en ODC-verkiezingen, maar het werk gaat natuurlijk gewoon door en inmiddels hebben de eerste vergaderingen van de raad in de nieuwe samenstelling plaatsgevonden. Het leek de OR een goed idee om een overzicht te geven van een aantal in het oog springende IT-gerelateerde dossiers die de laatste maanden zijn behandeld.

AVG

Het is nu ruim een jaar geleden dat de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming, in werking is getreden. De AVG zorgt voor een uitbreiding en versterking van de privacy-rechten van burgers, maar het legt ook een grotere verantwoordelijkheid bij organisaties om verantwoord met persoonsgegevens om te gaan. Ook de VU kijkt daarom of er correct wordt omgegaan met gegevens. Een goede zaak. Maar slaat de werkgever soms niet door?

Want zoals de AVG de burger wil beschermen, zo moet de werkgever er alles aan doen om zich aan de wet te houden. En dan zijn de medewerkers niet alleen burgers, maar ook werknemers, met als gevolg dat bij bepaalde maatregelen de medewerkers kunnen gaan twijfelen of er misschien sprake is van wantrouwen.

Het is voor de ondernemingsraad steeds zaak of de werkgever proportionele maatregelen neemt om zich aan de AVG te houden. Bijvoorbeeld een data-lek: als iemand bewust een data-lek veroorzaakt is dat een groot probleem.

Maar waar gewerkt wordt, worden ook fouten gemaakt. Het is van groot belang dat iedereen die met data omgaat, weet wat wel en niet is

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ERIC-JAN HARTSTRA BEELD PETER VALCKX VORMGEVING HAAGSBLAUW

HET IS VOOR DE ONDERNEMINGSRAAD STEEDS ZAAK OF DE WERKGEVER PROPORTIONELE MAATREGELEN NEEMT OM ZICH AAN DE AVG TE HOUDEN

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

2048998_OR_pagina_mei_2019.indd Alle pagina's

PUNTEN VAN ZORG voor alle drie lijsttrekkers is onder meer dat de ODC’s maar moeizaam te bemensen zijn. Een ander punt van zorg is de internationalisering omdat medewerkers in hun vrije tijd zich gedwongen voelen om lesmateriaal in het Engels te vertalen, mensen bij ondersteunende diensten moeten opeens alle mails tweetalig opstellen. Het lijken kleine dingen, maar het telt op en kan tot veel extra werkdruk en stress leiden. Internationalisering lijkt eerder verengelsing. Ook het stoppen van sommige kleinere studierichtingen vindt men zorgelijk. Een andere zorg van de lijsttrekkers is: blijft de VU nog wel een goede universiteit als er minder geld uit Den Haag komt voor hoger onderwijs? De universiteit is geen commercieel bedrijf en wil je als universiteit tot de top behoren, dan moet je structureel kennis en cultuur bevorderen en aanbieden.

'DE UNIVERSITEIT IS GEEN COMMERCIEEL BEDRIJF EN WIL JE ALS UNIVERSITEIT TOT DE TOP BEHOREN, DAN MOET JE STRUCTUREEL KENNIS EN CULTUUR BEVORDEREN EN AANBIEDEN'

De VU is uniek en moet dit vooral blijven uitdragen. Je hoeft niet te lijken op andere universiteiten en je verplicht te voelen precies hetzelfde te doen als andere instellingen.

Gelukkig is er ook vernieuwing en verbetering te zien in onze universiteit.

WAT WIL JE AAN JE KIEZERS MEEGEVEN?

Sabine: ga vooral stemmen, ik hoop natuurlijk op de VAWO – dé vakbond voor universitair personeel en met een frisse blik op de zaken die spelen in de OR. Het bestuur moet het personeel raadplegen in de dialoog met de OR. Henk: FNV is er voor alle medewerkers.

Wanneer het nodig is zijn we actiebereid en we hebben een geschiedenis van actievoeren.

We voelen ons nauw betrokken bij de organisatie en het personeel. Ga vooral stemmen. Dick: We zien allemaal het belang van medezeggenschap en willen dit voor het voetlicht brengen.

CNV is ten volle bereid hieraan een bijdrage te leveren. Alle drie zeggen eensgezind: ‘er is genoeg te doen in de medezeggenschap en het is belangrijk om het te doen’. >

MONITORINGSAPPLICATIE

toegestaan. Op VUnet zijn er wel definities te vinden wat een data-lek is, maar het ontbreekt een jaar na invoering van de AVG nog steeds aan een bruikbare handleiding om aan te geven hoe we als medewerkers kunnen voorkomen dat we onbewust fouten maken. Kortom, weet elke medewerker wel wat een data-lek is? Daarom stelt de ondernemingsraad zichzelf steeds de vraag bij behandeling van regelingen: zijn de middelen die de VU inzet verstandig en proportioneel?

ICT-VOORZIENINGEN

Om te zorgen dat medewerkers weten wat ze wel en niet mogen doen met de ICT-voorzieningen die de VU hen ter beschikking stelt, is er het reglement ICT-voorzieningen voor medewerkers Vrije Universiteit. In maart is dit reglement met het College van Bestuur besproken. Het reglement gaat over het bevorderen en handhaven van acceptabel ICT-gebruik en stelt een kader over de omgang met gegevens die vastgelegd kunnen worden. Het reglement is duidelijk over wat medewerkers mogen, maar ook wat ze niet mogen. Een computer is er in de eerste plaats voor de uitvoering van de dagelijkse werkzaamheden, ofwel zakelijk gebruik. Beperkt privégebruik van de computer is toegestaan, mits het de werkzaamheden voor de VU niet hindert.

Besef echter steeds dat je werkt met een zakelijke computer. Als er bijvoorbeeld toch privébestanden of -berichten worden opgeslagen, is het zaak deze als privé te markeren.

Alleen dan zal de werkgever er niet in kijken.

Want het kan zo maar zijn dat er bijvoorbeeld in geval van langdurige ziekte, een collega in de computer moet gaan kijken. In zo’n geval is

deze zittingsperiode ook nog eens geconfronteerd met een pijnlijk reorganisatieproces bij de Faculteit Religie en Theologie (zie onder meer Advalvas van 13 febr 2019). Dat moeten we in betere banen zien te leiden.

op een envelop gezet moet worden om de brief direct, zonder openmaken van de envelop, bij de geadresseerde terecht te laten komen? Het antwoord is dat de VU zich zal inspannen om afzenders te laten weten dat post geopend zal worden in verband met een digitaliseringsslag.

Ook is toegezegd dat post aan medewerkers die werken in een speciale positie niet geopend zal worden als hun functie op de envelop is vermeld. Dat laatste gaat de DE OR HAD EEN FLINK OR niet ver genoeg. Ook een student die AANTAL VRAGEN VOOR HET een brief aan een studentenpsycholoog COLLEGE DIE VOOR EEN DEEL stuurt, moet er op kunnen vertrouwen NAAR TEVREDENHEID ZIJN dat deze niet geopend wordt. Het advies BEANTWOORD van de OR is daarom te beginnen met een pilot en dan na de evaluatie hiervan te kijken of de aanpak werkbaar is.

Ondanks nog steeds toenemend emailverkeer waardoor er steeds minder brieven verstuurd zullen worden, wil de OR graag alle mogelijke risico's uitsluiten.

DE OR AAN HET WERK:

Op woensdag 3 april kwam de Ondernemingsraad voor het eerst in de nieuwe samenstelling bijeen, waarvan fotograaf Peter Valckx een beeldverslag maakte. De OR heeft zeven nieuwe leden: voor de fractie VAWO zitten Sabine Go, Katinka Quintelier, Norah Karrouche en Johan Wempe in de raad; voor FNV Overheid zijn Derk Kooi en Inge Trakzel de nieuwe gezichten en Marius Rietdijk versterkt de gelederen van CNV Connectief. Een van de eerste activiteiten van de raad was het kiezen van het dagelijks bestuur. Henk Olijhoek (FNV Overheid) werd gekozen tot voorzitter, Dick de Gilder (CNV Connectief) en Razi Quadir (VAWO) maken deel uit van het dagelijks bestuur.

het de collega dan niet toegestaan om in deze privé-berichten te kijken. Het reglement geeft verder aan wat er door de VU wordt gelogd en wanneer monitoring plaatsvindt. Vooral het loggen gebeurt heel veel: inloggen, mailen, bellen en het bezoek van websites, het wordt allemaal gelogd. Dat wil niet zeggen dat de baas de hele dag meekijkt. Alleen bevoegde functionarissen kunnen naar de logs kijken en zij hebben bovendien alleen leesrechten.

INDIVIDUEEL ONDERZOEK

Een apart hoofdstuk gaat over een gericht individueel onderzoek bij een gerechtvaardigd vermoeden dat een medewerker de gedragscode heeft overtreden of zich schuldig heeft gemaakt aan ongewenst gedrag. Zo’n onderzoek moet altijd door twee personen gedaan worden (het vierogenprincipe) en de medewerker moet zo snel mogelijk van het onderzoek op de

hoogte worden gesteld. Met dit reglement heeft de ondernemingsraad gedeeltelijk ingestemd.

Er is nog niet ingestemd met het artikel dat gaat over (contact met) medewerkers die een speciale positie hebben binnen de universiteit.

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de bedrijfsarts, de ombudsman, een vertrouwenspersoon en ook leden van OR en ODC’s. Bij zo’n onderzoek worden alle bestanden, vanwege het vertrouwelijkheidsgehalte, buiten beschouwing gelaten. De OR vond de omschrijving niet nauwkeurig genoeg in vergelijking met omschrijvingen in andere reglementen. Inmiddels is van de kant van het college een aanpassing gekomen die in juni wordt besproken.

DIGITALE POSTVERWERKING

Met de instemming van de OR met het bovengenoemde reglement zijn twee andere onderwerpen nauw verbonden: allereerst de digitale

postverwerking. De VU ontvangt per jaar nog ongeveer 70.000 brieven. Het plan is dat deze bij binnenkomst worden geopend, gescand en digitaal worden doorgestuurd naar de geadresseerden. Het voordeel is dat zo’n brief dan meteen digitaal wordt gearchiveerd. De OR vroeg zich echter af of dit niet in strijd is met het briefgeheim; het briefgeheim bestaat om de burger te beschermen tegen de overheid. Maar in dit geval gaat de VU er van uit dat medewerkers de post ontvangen als ‘medewerker van de VU’. Iedereen heeft immers ook een adres waar privépost naar toe gestuurd kan worden. Vanaf het begin zijn leden van de OR door de projectleiders van deze postdigitalisering bijgepraat.

Inmiddels is het duidelijk dat als er privé op een envelop staat, deze niet wordt geopend en gewoon door de medewerkers van logistiek worden bezorgd bij de geadresseerde. Maar hoe weet iemand die een brief verstuurd dat er privé

Het tweede onderwerp dat de gemoederen heeft bezig gehouden, is de invoering van de monitoringsapplicatie DTEX. De VU heeft deze applicatie al aangeschaft. Door alert reageren van de onderdeelcommissie van de dienst IT is de ‘inzet van monitoringstool DTEX’ alsnog aan de ondernemingsraad ter instemming aangeboden. De ODC IT heeft al veel vragen gesteld die, net als de antwoorden van de directeur van de dienst IT, eigenlijk voor elke medewerker belangrijk zijn om kennis van te nemen, vooral omdat een monitoringstool een hoog Big-Brothergehalte heeft. Het kan heel bedreigend overkomen als een werkgever, bij wijze van spreken, elke toetsaanslag kan herleiden.

Daarom ook had de OR een flink aantal vragen voor het college die voor een deel naar tevredenheid zijn beantwoord. Toch blijft er een soort onbehagen. De applicatie is aangeschaft om datalekken te voorkomen, maar onduidelijk blijft hoe vaak deze datalekken met de applicatie gesignaleerd zullen worden. Wordt er niet met een kanon op een mug geschoten? Daarom kwam er van de kant van de OR, ook voor dit dossier, geen instemming op de invoering.

Wederom is ook hier het advies eerst een pilot bij een onderdeel uit te voeren en zo te kijken of invoering zinvol is.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ERIC-JAN HARTSTRA BEELD PETER VALCKX VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

25-04-19 15:09

REORGANISATIE VAN DE FACULTEIT RELIGIE EN THEOLOGIE

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | 16 OKTOBER 2019

TEAMS EN MOTIVATIE, DE REORGANISATIE BIJ HET UCGB De tweede keer deze week stap ik door en door nat op de trein. Een stevige miezer heb ik verkeerd ingeschat. Ik ben met de fiets naar het station gereden. Later lees ik dat ik in ieder geval beter af was dan de auto-forenzen die de langste file ooit hebben moeten trotseren. Dan ben je toch weer blij met de trein.

Wat is dat toch dat je iedere dag weer door weer en wind met plezier naar je werk gaat.

Wat motiveert mensen om zich in te zetten voor hun baas? Waardering van de baas, je klanten, de studenten? Het werk zelf? De collega’s?

Je team? Vandaag spreken we met medewerkers van het UCGB, voluit het VU Universitair Centrum voor Gedrag en Bewegen. Motivatie lijkt ook hier het sleutelwoord.

Wat er mis is gegaan is niet duidelijk. Sommige teams zijn verliesgevend. Erger nog: er is veel onrust, veel kritiek op de leiding. Een nieuwe reorganisatie is onvermijdelijk. De oplossing lijkt simpel. Het VUmc heeft aangegeven veel interesse te hebben in “overname” van de master HGZO (Hoger Gezondheidszorg Onderwijs). Ze willen er in investeren. Ook kan een medewerker met een wetenschappelijke taak overstappen naar de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen. Wat overblijft, al met al een flinke club, nog steeds met een grote variëteit aan activiteiten moet omgevormd worden tot een drietal teams. Gaat het nu wel werken? Een aantal medewerkers is teleurgesteld. Ze mogen niet mee naar het VUmc, terwijl

zin. ‘Mooi instituut, prachtige universiteit’ vindt ze de VU, maar wil niet aan de zijlijn blijven staan. Ze heeft nu tijd en energie om te investeren in het behartigen van belangen van collega’s. Ze doet dit vanuit de VAWO, de vakbond voor alle medewerkers aan universiteiten. Wij vertegenwoordigen alle medewerkers van de VU en hebben persoonlijke ervaring vanuit het OBP, als promovendus, tenure tracker, en als post-doc.

WP en OBP hebben elkaar hard nodig, aldus Sabine.

Henk wordt vooral gemotiveerd omdat het werk in de OR behalve nuttig ook leuk is.

Je bent betrokken bij beleidsvorming en je kunt als OR eigen initiatieven inbrengen.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 5 JUNI 2019

DE NIEUWE OR IN BEELD

Het UCGB is een afdeling die ontstaan is uit de samenvoeging van het Onderwijscentrum-VU en EXPOSZ. In 2015 ontstonden VIJF teams die een veelheid van taken uitvoeren: opleidingen, cursussen, advies en begeleiding van docenten en andere professionals die werkzaam zijn in het Onderwijs, de Zorg, Sport of Veiligheid.

Veel docenten kennen het UCGB van de vereiste BKO en SKO. Het HOVO programma, onderwijs voor 50-plussers, is uiterst succesvol.

WAT MOTIVEERT JE OM IN DE OR TE GAAN? Sabine heeft het bij de VU naar haar

Er wordt vaker vergaderd met de studentenraad in de Gezamenlijke Vergadering. Sinds een aantal jaren hebben we daar instemmingsrecht op de hoofdlijnen van de begroting. Er is verder dit jaar veel vergaderd over onder meer de besteding kwaliteitsgelden die beschikbaar zijn gekomen door de invoering van het leenstelsel, en verder in OR verband nog over privacygerelateerde zaken die bij verdere digitalisering een rol spelen.

Dick: je probeert het personeel te vertegenwoordigen, dat motiveert mij om in de OR te zitten. Pas als je er in zit merk je hoe belangrijk het werk binnen de medezeggenschap is. Je moet tegenwicht bieden aan bestuurders die niet altijd doorhebben wat goed is voor de medewerkers. Er staat veel op de rol zoals het Instellingsplan dat een strategiedocument is voor de komende jaren, daarom is het van belang dat het personeel daarover kan meepraten. De OR heeft immers instemmingsrecht, dat moet ze goed gebruiken zodat in het Instellingsplan komt te staan wat VU medewerkers belangrijk vinden. Het werk in de OR is veelzijdig. Er zijn 11 commissies met veel specialistische activiteiten die gedaan moeten worden zodat de medezeggenschap goed kan worden uitgeoefend. Je moet veel belangen tegen elkaar afwegen zoals bijvoorbeeld huisvesting en financiële kwesties. Ook krijg je te maken met reorganisaties. Niet alleen maar ‘leuk’dus, wel altijd interessant. Je zou wensen dat meer mensen zich verkiesbaar stellen.

Mensen met tijdelijke contracten, zoals promovendi, tenure trackers en mensen met een post-doc contract hebben het gevoel op drijfzand te lopen. Leefbaarheid is ook een ding: men gebruikt op de campus nog teveel plastic en er is veel minder groen dan vroeger.

Tenslotte wil ze ook iets doen aan de zichtbaarheid van de OR naar buiten toe, want je kunt veel goede dingen bereiken via de OR. De OR moet breder gedragen worden binnen de VU. Henk: Er moet meer werk gemaakt worden van loopbaanbeleid want dat is nu onvoldoende.

Volgens de geldende CAO is er voor ondersteunend personeel de mogelijkheid om iedere vijf jaar een stap te zetten. Mooie voornemens maar hoe ga je er vorm aan geven?

Je moet hier duidelijk beleid op ontwikkelen.

Mensen willen wel vooruit, maar lopen tegen muren op. We zijn niet goed in het vasthouden van mensen voor de VU. Er zou een loopbaancentrum 2.0 moeten komen.

Voor reorganisaties hebben we bij de VU goede afspraken gemaakt, maar we zien een verharding in het personeelsbeleid, een verharding die naar mijn mening niet bij deze organisatie hoort. Soms ziet het bestuur de CAO, het Stappenplan van de VU en de WOR als belemmeringen. Een dergelijke manier van kijken past misschien bij een bank of een andere commerciële organisatie maar niet bij een universiteit. De medezeggenschap moet er op letten dat niet van deze instrumenten afgeweken wordt. Voorkom een volstrekte individualisering van de medewerkers die dan geacht worden maar zelf hun boontjes te doppen. De medezeggenschap is er ook voor het collectief en moet de medewerkers beschermen. Je moet op tijd ingrijpen als je ziet dat onderdelen van de organisatie dreigen om te vallen. Voorkom dat medewerkers daarvan het slachtoffer worden.

Dick: we gaan door met waar we de afgelopen jaren ook al mee bezig waren, namelijk het bestuur adviseren en bijsturen wanneer de belangen van de medewerkers in het geding zijn. We moeten op de financiën letten en daarbij alle belangen tegen elkaar afwegen.

Investeren in gebouwen is noodzakelijk maar het daarvoor benodigde geld kan dus niet meer worden besteed aan onderwijs en onderzoek.

Medewerkers-tevredenheidsonderzoek benoemt veel zaken die voor verbetering vatbaar zijn zoals te hoge werkdruk, een probleem waar we al jaren op wijzen. Over het ‘smart-at-work’ concept zijn veel medewerkers ontevreden. Als het bestuur daar onderzoek naar laat doen, moet het wel iets met de uitkomsten doen. Concrete acties moeten nog worden ontwikkeld. We zijn aan het einde van

ALS OR ZIT JE NIET OP DE STOEL VAN DE BESTUURDER. JE KUNT VRAGEN STELLEN, ADVIEZEN GEVEN. ze wel een belangrijke rol in de master vervullen. Zij zullen “diensten” blijven verlenen aan de master. Gaat dat wel werken? Is dit een gezonde basis voor een doorstart van die master? Een aantal medewerkers is het getalm zat. Ze willen graag dat er nu een besluit genomen wordt.

Wat is je rol als Ondernemingsraad? Het gaat om een reorganisatie zonder gedwongen ontslagen. Voor iedereen is er werk. Er is eigenlijk werk genoeg. Je moet blij zijn met het commitment van het VUmc. Hier krijgt de master een nieuwe kans. Hier wordt geïnvesteerd. De grote vraag is wat de oorzaak was voor het falen van de eerdere reorganisatie. Worden niet weer dezelfde fouten gemaakt? En inderdaad: er is sprake van een lastig probleem. Binnen en

tussen teams is sprake van eilandvorming.

Ieder team moet z’n broek ophouden, in de zwarte cijfers blijven. Tegelijk lopen veel activiteiten door elkaar heen. Ze horen niet eenduidig bij één team. Mensen moeten over de grenzen van teams diensten verlenen. Er is echter ook sprake van tariefverschillen. Het leveren van diensten aan derden (buiten de universiteit) is gewoon lucratiever. Dan betrek je mensen van een ander team en je houdt de “winst” in je eigen team. Een zieke cultuur is dan bijna onvermijdelijk. Onder zulke voorwaarden moeten mensen stevig in hun schoenen staan om te willen samenwerken en aan elkaar diensten te leveren. Voorwaar een behoorlijke management kluif.

Als OR zit je niet op de stoel van de bestuurder.

Je kunt vragen stellen, adviezen geven. Wat de master betreft, daar moet je niet bij talmen.

Een snelle inbedding binnen het VUmc is van levensbelang. Zaak is wel dat de mensen die niet meegaan helderheid hebben over hun betrokkenheid. En ook: dat er op een faire manier

Bestuur en OR verschillen al 9 maanden van mening over de reorganisatie van de Faculteit Religie en Theologie (FRT). De OR vindt dat er veel af te dingen is op de kwaliteit van proces en inhoud.

Bij het woord ‘proces’ denken de meeste mensen meteen aan ‘bureaucratie’, en dat woord roept al snel allergische reacties. Waar mensen dan op doelen is eigenlijk bureaucratisme, regeltjes om de regeltjes, en de daarbij behorende tijdsverspilling. Zeg maar: de paarse krokodil, die we allemaal wel eens tegenkomen. Toch maken allerlei partijen nogal wat van die regeltjes op de VU, al zijn ze vaak bedoeld om op terug te vallen als er onduidelijkheden zijn. Geen enkele docent die de hele OER (Onderwijs- en Examenreglement) er dagelijks op na leest en de meeste studenten hebben er nog nooit van gehoord (helaas).

Toch zal niemand betwisten dat het goed is dat er een OER is, zelfs al ben je het niet eens met ieder regeltje dat er in staat.

Het bestuur en de OR hebben zelf ook te maken met een dik boek aan regels: de wet op de ondernemingsraden (WOR). Ook die wordt niet iedere dag bestudeerd, omdat daar zelden reden toe is. Soms kun je met die WOR ook niet helemaal uit de voeten en worden er extra afspraken gemaakt tussen bestuur en OR, convenanten, om de samenwerking te optimaliseren. Zo’n convenant is er ook voor reorganisaties, om er voor te zorgen dat er geen conflicten ontstaan bij die dossiers, die door hun aard wel altijd het risico in zich dragen dat er conflicten ontstaan. Een convenant is geen wet, en als beide partijen het er over eens zijn dat er van afgeweken kan worden, bijvoorbeeld omdat het leidt tot versnelde besluitvorming, dan doen bestuur en OR dat ook.

Maar daar zit ‘m de kneep bij de reorganisatie FRT. De OR is van mening dat het bestuur is afgeweken van het convenant. Er is helemaal geen overleg geweest over die afwijking, en de OR heeft – voor die afwijking schade zou toebrengen aan de betreffende medewerkers

verrekend wordt. Wat de teamindeling betreft: je hoopt dat de reorganisatie niet alleen een simpele beslissing is, een klap met de hamer, maar ook dat mensen gemotiveerd zijn om zich voor het team in te zetten en dat goed gekeken wordt hoe samenwerking over de grenzen van teams bevorderd wordt. Een lastige klus die

van FRT – aan het bestuur laten weten dat de OR die afwijking niet zou accepteren. De rest is historie. In de ogen van de OR is er heel veel misgegaan bij dit reorganisatieproces. Er ligt wel een goed sociaal plan voor de met ontslag bedreigde medewerkers, maar de OR is nog steeds niet overtuigd van de kwaliteit van de reorganisatieplannen.

Want afspraken zijn belangrijk, al is het maar voor de onderlinge verhoudingen tussen bestuur en medezeggenschap, maar de inhoud is belangrijker. De OR had nog wel over zijn eigen schaduw kunnen heen springen als er een gedegen, goed beargumenteerd, door FRT-medewerkers ondersteund plan had gelegen met een goede financiële onderbouwing. Volgens de OR is aan geen van deze eisen voldaan. Sterker nog: de reorganisatie levert een hoop leed op tegen hoge kosten voor de VU. Geïnteresseerden kunnen de zeer uitgebreide argumentatie van de OR opvragen bij het ambtelijk secretariaat van de OR. OR en ODC FRT hebben een alternatief plan naar voren gebracht waarin wordt beargumenteerd dat de problemen binnen FRT prima opgelost kunnen worden via natuurlijk verloop, zonder gevolgen voor de door het bestuur gewenste strategie van de FRT, maar we hebben het bestuur daarmee niet overtuigd.

In de vele interacties tussen bestuur en OR over dit onderwerp zijn we niet tot elkaar gekomen. De OR zag zich genoodzaakt om voor het eerst in jaren juridische ondersteuning in te roepen. De OR is van mening dat er onnodig veel tijd, energie en geld in de discussies is gaan zitten, en dat een goed voorbereid, in overleg met de medezeggenschap tot stand gekomen plan, over proces én inhoud, veel van de problemen eenvoudig had kunnen voorkomen. Juist de ingewikkelde en potentieel pijnlijke dossiers zijn de lakmoesproef voor de verhoudingen tussen bestuur en medezeggenschap. Daar moeten beide partijen laten zien wat ze in huis hebben voor (de medewerkers van) de VU.

MARIUS IN DE ONDERNEMINGSRAAD Mijn passie is gedragsverandering.

Tijdens mijn studie psychologie specialiseerde ik me in gedragsverandering bij individuen, groepen en gezinnen en organisaties. Ik promoveerde op het inmiddels best verkopende proefschrift van de VU, Organisaties Conditioneren. De invloed van beloning en straf op werkprestaties.

Wat heeft dit met de VU en de OR te maken?

Alles. Politiek en beleid zijn niet veel anders dan resultaten bereiken door gedragsverandering.

Als medewerker van de VU zijn we continu bezig met gedragsverandering. Op de eerste plaats willen we het gedrag van studenten veranderen via onderwijs. Aan het eind van hun studie zijn zij andere mensen geworden omdat zij de taal en regels van hun vakgebied in hun repertoire hebben opgenomen, zodat zij op hun gebied de samenleving verder gaan helpen.

In het onderzoek is het belangrijk dat we voorop lopen bij het vinden en toepassen van kennis.

De wetenschap van gedragsverandering, de gedragsanalyse, is nog nauwelijks bekend bij de sociale wetenschappen, waar men vooral derivaten van gedrag onderzoekt, zoals leiderschap, cultuur en motivatie. De gedragsanalyse concretiseert dergelijke concepten naar concreet gedrag om daarna stapsgewijs het gedrag te veranderen.

De OR houdt zich bezig met gedragsverandering binnen de VU. Samen met het College van bestuur zoeken we naar optimale oplossingen voor de vraagstukken die op ons afkomen. Mijn doel daarbij is om de gedragsverandering zo effectief en plezierig mogelijk te laten verlopen.

Dr. Marius Rietdijk, wetenschappelijk directeur VU-ADRIBA www.adriba.nl

COLOFON

grote eisen stelt aan alle medewerkers en aan het managementteam. Wanneer je als OR kan helpen dat de randvoorwaarden voor die oplossing gevonden worden mag je blij zijn.

Dat geeft mij ook weer wat motivatie.

Johan Wempe

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST JOHAN WEMPE, DICK DE GILDER EN MARIUS RIETDIJK BEELD PETER VALCKX EN HENK OLIJHOEK VORMGEVING HAAGSBLAUW

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | 20 NOVEMBER 2019

DE COMMISSIES

COLUMN KATINKA

VAN DE ONDERNEMINGSRAAD De Ondernemingsraad vergadert in principe elke maand net als de Gezamenlijke Vergadering (dit is een vergadering van de Ondernemingsraad met de Universitaire Studentenraad).

Veertien dagen daarna vindt een overlegvergadering met het College van Bestuur plaats. In een jaar worden op die manier heel wat adviesaanvragen en instemmings­ verzoeken besproken. Vanwege het brede scala aan onderwerpen hebben zowel de OR als de GV commissies waar de advies­ of instemmingsaanvragen worden voorbereid. Deze maand willen we de zeven OR­commissies aan u voorstellen. Voor de goede orde, naast deze zeven OR­commissies bestaan er nog vier GV­commissies, waar naast OR­leden USR­leden in zijn vertegenwoordigd. Dit zijn de GV­commissies: Onderwijs en Onderzoek, Juridische Zaken, Financiële en Economische Zaken en Internationalisering.

COMMISSIE TOP

COMMISSIE VGWM

COMMISSIE COMMUNICATIE

COMMISSIE IT

De commissie TOP (Training, Ontwikkeling en Professionalisering), die onder andere de scholingen voor de OR­leden regelt, bestaat uit: Henk Olijhoek (vz), Aniko Kiss, Rick Vermunt, Inge Trakzel en Sandra de Maesschalck.

De commissie VGWM adviseert over Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. De leden van deze commissie zijn: Rick Vermunt (duovz) en Sabine Go (duovz), Marlies de Vries en Inge Trakzel.

Deze pagina en ook de wekelijkse mededeling op VUnet worden verzorgd door de commissie Communicatie, oftewel ComCom. In deze com­ missie hebben zitting: Eric­Jan Hartstra (vz), Victor van Bijlert, Henk Olijhoek en Sandra de Maesschalck.

De commissie IT behandelt dossiers op het gebied van digitaliseringsprojecten. Deze com­ missie bestaat uit: Ida Sabelis (vz), Victor van Bijlert, Sabine Go, Henk Olijhoek en Derk Kooi.

COMMISSIE HUISVESTING

COMMISSIE P&O

VERKIEZINGSCOMMISSIE Wilt u meer weten over het werk van de commissies of heeft u een gerichte vraag aan en van hen dan kunt u de commissies bereiken via een mail aan or@vu.nl

Wie maakt zich zorgen om het klimaat?

De meeste studenten staken hun hand op toen ik dat vroeg.

En zelf deed ik dat ook. Als lid van de ondernemingsraad is één van mijn ambities daarom dat de Vrije Universiteit Amsterdam een duurzame universiteit wordt.

Gelukkig wil de VU dat ook. Zo formuleert zij heel mooie klimaatambities, zoals een volledig fossielvrije universiteit in 2035, en een stijging naar de derde plaats op de SustainaBul ranglijst in 2018. Maar – zoals dat laatste voorbeeld toont ­ deze ambities worden niet altijd gehaald.

Bovendien moet de VU ook verder kijken, niet alleen naar de campus, maar ook naar haar partners, medewerkers, studenten en hun toekomstige loopbanen. In de ondernemings­ raad wil ik helpen om ambities om te zetten naar concrete, haalbare actieplannen.

Daarnaast moedig ik de VU graag aan om duurzaamheid inclusiever te maken. We kunnen medewerkers aanzetten om te treinen in plaats van te vliegen. We kunnen ondersteuning bieden om klimaatverandering te integreren in het onderwijs. En we mogen heus eens grondig opnieuw nadenken over de partners waarmee we in zee gaan, zowel in de bedrijfsvoering als in het onderwijs, onderzoek en de valorisatie daarvan. We willen immers niet dat de zee naar ons komt.

Join us on: https://www.facebook.com/groups/ stakeholdertheory/

In de OR commissie Huisvesting wordt vooral gesproken over ruimten en gebouwen op de VU­campus. In deze commissie hebben zitting: Sjaak Lammerts (vz), Henk Olijhoek, Katinka Quintelier, Eric­Jan Hartstra en Marius Rietdijk.

Vaak zijn ook USR­leden bij deze vergadering aanwezig. (Marius Rietdijk staat niet op de foto)

Onderwerpen op het gebied van personeel­ en organisatie zijn voor de commissie P&O, die bestaat uit: Johan Wempe (vz), Trudie van Kampen, Norah Karouch, Aniko Kiss, Dick de Gilder en Marlies de Vries. (Norah Karouche staat niet op de foto)

De tweejaarlijkse OR­verkiezingen worden voorbereid door de Verkiezingscommissie bestaande uit: Dick de Gilder (vz), Eric­Jan Hartstra, Adriaan van Overbeeke, Henk Olijhoek, Sabine Go, Aniko Kiss en de ambtelijk secretarissen Anneke Mulder en Sandra de Maesschalck.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST KATINKA QUINTELIER EN ERIC-JAN HARTSTRA BEELD PETER VALCKX VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU

@OR_VU

@OR_VU

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 27 MAART 2019

UITSLAGEN VERKIEZINGEN

OR-Commissie Communicatie (ComCom)

ONDERNEMINGSRAAD EN ONDERDEELCOMMISSIES 2019­2021

Uitslagen OR- en ODC-verkiezingen, 11 maart 2019. De onderstaande kandidaten zijn gekozen in de Ondernemingsraad respectievelijk de onderdeelcommissies voor de periode april 2019 – april 2021.

Toewijzing van de zetels. Kandidaten krijgen in principe een zetel toegewezen in volgorde van de ingediende lijst.

Alleen kandidaten die meer dan de helft van de kiesdeler behalen (in geval van de OR 39 stemmen of meer) worden in volgorde van het aantal behaalde stemmen boven de overige kandidaten geplaatst.

ONDERNEMINGSRAAD (21 ZETELS, OPKOMST­ PERCENTAGE 32,39%, KIESDELER 78) FNV OVERHEID

Henk Olijhoek Josephien Sierag Derk Kooi Ida Sabelis Aniko Kiss Sjaak Lammerts Dimitris Pavlopoulos Eric-Jan Hartstra Rick Vermunt Inge Trakzel

CNV CONNECTIEF

ODC FGB (13 ZETELS, OPKOMST­ PERCENTAGE 37,25%, KIESDELER 19) A.V. Belopolskiy C.B. Heldens N.C. Lee J.M. Buil T. Bosma H. Maas M. Praagman S.W. Bruin R.T. Nieuwboer L.J.R. Casius J.V. Richmond J.D. Leipoldt Q. Helmer

ODC SOZ (9 ZETELS, OPKOMST­ PERCENTAGE 59,75%, KIESDELER 16)

Dick de Gilder Trudie van Kampen Adriaan Overbeeke Marius Rietdijk Marlies de Vries Victor van Bijlert

A. Shrestha A.l.G. Lindemans K. Labega A.E. Hendriks V.Visser M.J.C. Keijman M.R. Prot P. Steeman H. Everwijn

VAWO

Sabine Go Katinka Quintelier Norah Karrouche Johan Wempe Razi Quadir

Bij de volgende commissies hebben geen verkiezingen plaatsgevonden, aangezien het aantal kandidaten gelijk of kleiner was aan het aantal te vervullen zetels.

De onderstaande kandidaten worden benoemd.

ONDERDEELCOMMISSIE SCHOOL OF BUSINESS AND ECONOMICS (SBE) (11 ZETELS) F.E.J.M. Derksen M. Schoute R.H. Oostendorp F. van Horen S.C. Kronenbitter H.R.N. Werkman A. Opschoor P. Koster D.M. Kunst M. Rietdijk R. van den Brink

ONDERDEELCOMMISSIE BÈTAWETENSCHAPPEN (15 ZETELS) I.H.M. van Stokkum K.A. Feenstra T. Hoekstra H. van der Woerd J. Hulshof Y.J.M. Bollen J.C. Vos T. Gebuis C. Kasse D.P. Kooi P. Gori-Giorgi J. Verdonk

ONDERDEELCOMMISSIE RELIGIE & THEOLOGIE (7 ZETELS)

ONDERDEELCOMMISSIE RECHTSGELEERDHEID (9 ZETELS) J.H. Dondorp A. Eleveld B. Groothoff A.M. de Laaf C. Mahé A.J. Overbeeke M. Vonk T.H.A. Wisman J. Lievens

M.G.K. van Veen H.P.S. Bakker A. Foppen V. van Bijlert F.C.W. Aerts W.T. van Peursen

ONDERDEELCOMMISSIE SOCIALE WETENSCHAPPEN (9 ZETELS) S. Löwik M.T.M. Dijkstra H. Koerten R.M. Anholt G. Ranzini Y. Eski R. Alkemade M.A.C.G. van der Velden M. de Regt

ONDERDEELCOMMISSIE GEESTESWETENSCHAPPEN (9 ZETELS) W. Bisschop S. Tilstra B. Brouwenstijn W. Elsing J.N.W.J. Lamerichs L.W. van Gils E. Maks

ONDERDEELCOMMISSIE FINANCIËN (7 ZETELS) R. Altepost D. Hollander F.S. Helmich M. Hadaoui L.L.J. Truijens M.A. La Chira Marquina

ONDERDEELCOMMISSIE BESTUURSZAKEN (5 ZETELS) B.J. Roseboom B.M. Zegveld D.J. Stelwagen K. Jeurissen H.J. van Vugt

ONDERDEELCOMMISSIE C&M (7 ZETELS) S. Duisters E. Wijnen J.W. Bouwman M. Völlmar J.S. van Velzen S. van der Wolff

ONDERDEELCOMMISSIE HRM­AM (7 ZETELS)

N. Bungenaar D. Venetis

S.L.E. de Backer C. Maas-Emmen R.F. Neumann S. Schut-Kuiters M. van der Steeg R. Vukomanonovic W.L.M. Windt

ONDERDEELCOMMISSIE BIBLIOTHEEK (5 ZETELS)

ONDERDEELCOMMISSIE FACILITAIRE CAMPUS ORGANISATIE (9 ZETELS)

ONDERDEELCOMMISSIE INFORMATIETECHNOLOGIE (9 ZETELS)

S.D. Oldenkotte C. Rink M.C. de Zwaan J. Alblas

J. D. van Hattum J.M.P.F. Heinen F.W.M. van der Laan D.W. van Leeuwen J.W. Rebel M.J. van Rijswijk M. T. van Baalen W.J.M. Tummers

M. Langeveld M. Icking E.H. Tenhaeff R. van Es M.A. Botter A.P.F. Lugard I. van Genderen

De commissie Communicatie, oftewel ComCom, zorgt ervoor dat maandelijks verslag wordt gedaan in Advalvas van het werk van de Ondernemingsraad. In VU-zine zijn, indien er nieuws is, wekelijks de onderwerpen te vinden die behandeld zijn of worden in de OR en GV-vergaderingen.

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | WWW.ONDERNEMINGSRAADVU.NL | 18 SEPTEMBER 2019

DE ONDERNEMINGSRAAD ZIET IN HET REFLECTIEVERSLAG EEN GOEDE AANZET VOOR EEN CONSTRUCTIEF JAARGESPREK

DE OR AAN HET WERK

P&O DOSSIERS

de benoeming van twee vicevoorzitters naast de voorzitter van de Klachtencommissie. Op deze manier zijn er voldoende leden in geval van verhindering van een lid en/of de voorzitter, en kan beter worden voldaan aan de behoefte aan een meer diverse samenstelling van de commissie.

Daarnaast is de ondernemingsraad tevreden over het voornemen van het College van Bestuur om nog dit najaar, naar aanleiding van het briefadvies van de Commissie Gunning, met een revisie van de Regeling Ongewenst Gedrag te starten. De commissie Gunning heeft vorig jaar in opdracht van het CvB onderzocht of in geval van ongewenst gedrag het systeem (geheel van functionarissen, regelingen, procedures, en faciliteiten) van de VU functioneert zoals beoogd.

WIJZIGING PROCEDURE WERVING EN SELECTIE

De afgelopen maanden zijn er diverse P&O-dossiers de overlegtafel van de ondernemingsraad gepasseerd die direct gerelateerd zijn aan de in-, door- en uitstroom van VU-medewerkers en het borgen van een veilige werkomgeving aan de VU. Op beide terreinen heeft de dienst HRMAM stappen gezet. Zo heeft het klachtennetwerk door de op de VU-site gepubliceerde Helpmatrix VU ‘Waar vind je hulp (en waarvoor)?’ aanzienlijk aan duidelijkheid gewonnen.

Ook de jaargesprekscyclus zal worden geoptimaliseerd door binnen het jaargesprek de focus te verplaatsen van prestatiescores naar reflectie op het eigen functioneren en de loopbaanambities van de medewerker.

ONDERSTAAND EEN KORTE BESPREKING VAN EEN AANTAL DOSSIERS EN DE BEVINDINGEN VAN DE ONDERNEMINGSRAAD HELPMATRIX VU ‘WAAR VIND JE HULP (EN WAARVOOR)?’

Naar aanleiding van de bijgestelde regeling Ombudsman Personeel waarin de juridische context van de functie van de Ombudsman ‘het signaleren van systematische tekortkomingen in regelgeving of problematische patronen in de organisatie’ beter is geformuleerd, is de discussie op gang gekomen over de toegankelijkheid en de effectiviteit van het netwerk voor klachten. De ondernemingsraad was van mening dat

de rollen van klachteninstanties, met name die van de Ombudsman Personeel en de Vertrouwenspersonen van de VU, onvoldoende duidelijk waren. Het is belangrijk dat VU-medewerkers weten bij wie ze met welke hulpvraag terecht kunnen. Zowel de dienst HRMAM als de ondernemingsraad pleiten voor een transparant en toegankelijk klachtennetwerk. De dienst HRMAM heeft vervolgens op VU-net een Helpmatrix VU gezet waarin het duidelijk wordt waar VU-medewerkers met hun klacht terecht kunnen. Deze Helpmatrix VU is geen statisch document, maar wordt ook in overleg met de ondernemingsraad regelmatig geactualiseerd, waarbij ook uw input uiteraard van harte welkom is via or@vu.nl.

DE ONDERNEMINGSRAAD PLEIT VOOR EEN STEVIGE VOORKEURSPOSITIE VOOR DE INTERNE MEDEWERKER UITBREIDING KLACHTENCOMMISSIE ONGEWENST GEDRAG

De ondernemingsraad kan zich goed vinden in het besluit om de artikelen 1 en 2 van bijlage 2 Klachtencommissie van de Regeling Ongewenst Gedrag zo te wijzigen dat in de commissie minimaal zes en maximaal negen leden benoemd kunnen worden. Hetzelfde geldt voor

De aanbevelingen van de Werkgroep Jaargesprek zijn positief ontvangen door de ondernemingsraad. Om het jaargesprek kwalitatief op een hoger plan te krijgen heeft de werkgroep onderstaande drie thema’s centraal gesteld: 1. meer gelijkwaardigheid (dialoog, 'het goede gesprek'), 2. vereenvoudiging (in opzet en ondersteuning) en 3. flexibiliteit ('one size does not fit all').

Deze doelstellingen hebben tot onderstaande aanbevelingen geleid: • Haal de formele beoordeling uit het jaargesprek. Ga in gesprek over het functioneren zonder een samenvatting in een score.

• Laat medewerkers een reflectieverslag maken. De reflectie is bedoeld om richting te geven aan het gesprek over de toekomst.

• Hanteer geen vaste gespreksagenda, maar laat de medewerker en leidinggevende samen bepalen welke onderwerpen belangrijk en relevant zijn.

• Ontwikkel een nieuw ondersteunend proces vanuit de vereenvoudigde en flexibelere uitgangspunten van de nieuwe opzet.

• Train leidinggevenden en medewerkers in het voorbereiden en voeren van een jaargesprek.

• Verbreed de ondersteuning van de gesprekscyclus, ook buiten het jaargesprek, zodat we vaker over prestaties en groei praten en vaker feedback vragen en ontvangen.

• Investeer in een open cultuur met meer vertrouwen.

• Stem het nieuwe jaargesprek en andere HR-instrumenten op elkaar af.

De ondernemingsraad is tevreden over de afschaffing van de prestatiescores en de introductie van het reflectieverslag. Toch is de raad waakzaam, de uitspraak ‘liever een wortelkanaalbehandeling dan een jaargesprek’ wordt ook binnen de VU te vaak gehoord en het is zaak om een kwalitatief goed en constructief gesprek neer te kunnen zetten waar respectvol wordt omgegaan met de zelfreflectie en de loopbaanwensen van de medewerker. Hiervoor is een cultuuromslag nodig en de noodzaak tot VU-brede communicatie en verplichte trainingen voor zowel leidinggevenden als medewerkers wordt door het College van Bestuur onderschreven.

De ondernemingsraad is benieuwd naar uw ervaringen. Heeft u vragen/opmerkingen/suggesties ten aanzien van bovenstaand artikel, stuur dan een mail naar or@vu.nl.

NIEUW IN DE OR

“Is dat niet iets voor jou?”

Volstrekt onverwachts werd ik gevraagd voorzitter te worden van de commissie P&O van de Ondernemingsraad.

Josephien Sierag was net gestart aan een nieuwe periode als voorzitter van deze commissie. Ze had grootse plannen. “Mensen moeten hier met plezier kunnen werken en hebben recht op een veilige werkplek” zo vond ze. Vanuit P&O wilde ze daar haar steentje aan bijdragen. Het waren dringende persoonlijke redenen die het noodzakelijk maakten te stoppen. Een verlies voor de OR. In deze vrij kleine commissie werd al snel naar mij gekeken. “Bij god”, waar begin je aan?

Maar ook: “Een mooie uitdaging!” Kan je wat betekenen voor de Vrije Universiteit als werkgemeenschap? Dus zeg je “ja”.

Ik mocht direct na mijn afstuderen aan de slag als wetenschappelijk medewerker om het vak bedrijfsethiek aan de Erasmus universiteit op te zetten. Toen echt iets nieuws. Later heb ik mijn academische loopbaan gecombineerd met werken in de praktijk, als ethiek adviseur bij KPMG en als medeoprichter en eerste directeur van MVO-Nederland. Iets van die ervaring komt nu van pas bij het werk voor de OR. Hoe voorkom je intimidatie, pesten en machtsmisbruik op het werk? Wat me duidelijk werd bij mijn ethiek advisering is dat in organisaties onbedoeld en onbewust mechanismen werkzaam kunnen zijn die ongewenst gedrag in de hand werken. Dat het niet alleen een kwestie is van integere mensen, maar dat er hier ook een verantwoordelijkheid voor de organisatie ligt.

De kwetsbare positie van studenten en met name promovendi en tenure trackers moet een grote zorg zijn voor de universiteit en daarmee ook voor de commissie P&O van de OR.

17 OR-COMMISSIE COMMUNICATIE (COMCOM)

Johan Wempe, voorzitter OR commissie P&O

De ondernemingsraad heeft groen licht gegeven voor het tegelijk, in- en extern, doen uitgaan van vacatures in de ondersteunende en de beheersmatige functies, waarbij interne kandidaten bij gelijke geschiktheid hun voorkeurspositie behouden. De argumentatie voor deze maatregel is dat in de praktijk, door de krapte op de arbeidsmarkt, het vervullen van vacatures vaak een dergelijk lang tijdbestek in beslag nam dat dit een wissel trekt op de werkdruk voor de directe collega’s. De ondernemingsraad is hierover lang met het College van Bestuur in overleg geweest om te bewaken dat in de nieuwe regel de voorkeurspositie voor de interne kandidaten voldoende is geborgd. Naast de voorkeurspositie bij gelijke geschiktheid in de werving en selectie is voor de VU-medewerker in het flankerende beleid, zoals het strategisch personeelsbeleid, het talent- en loopbaanbeleid en de CAO-NU, ook de voorkeurspositie in de doorstroom geborgd.

Toegezegd is dat in het binnenkort in gebruik te nemen Applicant Tracking System (ATS) zal worden gemonitord of interne kandidaten die voldoen aan het functieprofiel ook feitelijk een uitnodiging voor een gesprek krijgen. Met het College van Bestuur is de afspraak gemaakt dat (geanonimiseerde) monitoring van de interne doorstroom of mobiliteit via het ATS regelmatig met de raad wordt besproken om voldoende aandacht voor het loopbaanbeleid en ontwikkelinitiatieven te borgen. De ondernemingsraad blijft hier een vinger aan de pols houden.

OPTIMALISERING GESPREKSCYCLUS (JAARGESPREK)

Johan Wempe

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST ANNEKE MULDER EN JOHAN WEMPE BEELD PETER VALCKX VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

E: OR@VU.NL | WWW.VU.NL/OR | 18 DECEMBER 2019

alles goed om vast te stellen dat al die blijdschap toch deels de verdienste is van jarenlang heel zuinig aan doen (offers!), veel overwerken en ‘extensief onderwijs’ ontwikkelen, gecombineerd met een deel van het geld van studenten dat nu toch af lijkt te komen, de z.g. kwaliteitsgelden, en mogelijk meer extra geld uit Den Haag, onder meer afgedwongen door WO-in-Actie in het kielzog van andere acties in het onderwijs. Het feit dat deze factoren op één lijn liggen, zegt al wat. Namelijk dat er nu geld beschikbaar is én dat het knokken blijft om dat op de goede plekken te krijgen om ook daadwerkelijk een wat zonniger toekomst in te gaan.

OVER HET JAARPLAN 2020, EN DAARNA

Tot genoegen is in het jaarplan zichtbaar dat sommige beleidsterreinen aan elkaar gekoppeld worden. Zo wordt ‘werkdruk’ expliciet ook gekoppeld aan duurzaamheid.

Duurzaam personeelsbeleid is essentieel. Dat medewerkers gezond en met plezier naar hun werk gaan en de mogelijkheid krijgen om zich te ontwikkelen is belangrijk. Nu vakinhoudelijke, technologische en maatschappelijke ontwikkelingen elkaar in een steeds hoger tempo opvolgen, is het meer dan ooit belangrijk te anticiperen op veranderingen. We vinden het daarom belangrijk dat medewerkers zich gedurende hun loopbaan blijven ontwikkelen en in beweging blijven om zo duurzaam inzetbaar te blijven. (uit versie d.d. 20 november)

Alles en iedereen die over beleid en planning gaan in de VU (en ook nog wel anderen) hebben het afgelopen jaar hard meegewerkt aan het instellingsplan 2020-2025 waarvan de contouren ook terug te vinden zijn in het Jaarplan 2020.

Er is veel geconfereerd en vergaderd, ook door en met vertegenwoordiging van de medezeggenschap (OR, ODC’s, GV, enz.). Deze keer hebben alle geledingen in de VU hun duit in het zakje gedaan. Dat was in het verleden wel eens anders. Dit alles heeft geleid tot een bijna juichende tekst waar het de nabije toekomst van de VU betreft. Weliswaar veel in Engelse termen om de komende internationalisering te laten voelen (zoals a broader mind, community building, een network teaching and learning, en the art of engagement). Maar zonder vrolijke taal, geen vrolijke toekomst, of zo lijkt het.

Zoals te doen gebruikelijk is het Jaarplan op de eerste plaats ingebed in een streng en stevig financieel kader. De tekst ademt positieve inzet,

mooie plannen en een toon van ‘met ons allen er tegenaan, en dan excelleren we als nooit tevoren’. Het is dit jaar daarom niet gemakkelijk voor de medezeggenschap haar noodzakelijkkritische vragen op zo’n manier te verwoorden dat zij niet voor ‘zuur’ uitgemaakt wordt, of op zijn minst het verwijt tegemoet kan zien zich met ‘details’ bezig te houden en de grote lijn uit het oog te verliezen…

Het geld klotst nog net niet tegen de plinten zoals in Den Haag, maar veel scheelt het niet.

Nog nooit was er een begroting met ruimte, en een jaarplan zonder heel strikte bezuinigingsmaatregelen (op een enkele afdeling of faculteit na; des te schrijnender voor wie afgelopen jaar zijn/haar baan zag verdwijnen). Het is bij dit

Er is nu geld beschikbaar én het blijft knokken om dat op de goede plekken te krijgen om ook daadwerkelijk een wat zonniger toekomst in te gaan.

Dit is een toekomstgerichte benadering. De vraag is dan wat er gebeurt, of zou moeten gebeuren, met de gaten die geslagen zijn in de afgelopen jaren toen er veel extra gevraagd, en hier en daar geëist, werd van alle personeel om het hoofd boven water te kunnen houden, en zoveel mogelijk studenten ‘af te leveren’ bij groeiende eisen (management, valorisatie en reputatie). ‘Blijven ontwikkelen’, wat betekent dat voor mensen die figuurlijk met de tong op de schoenen lopen? De toon is toekomstgericht en ook enigszins gehaast, want de druk zit ‘m in het ‘anticiperen op veranderingen’. Wat hangt ons nog boven het hoofd en kúnnen we ons verzetten tegen de mondiale vercommercialisering van het hoger onderwijs?

Wat problematisch is, en dus voortdurende aandacht van de OR en andere medezeggenschapsorganen blijft eisen, is concrete(re) invulling van een aantal voornemens. Het is bijvoorbeeld nog lang niet duidelijk hoe onderwijsvernieuwing gestalte moet krijgen behalve via extra gebruik van nieuwe, digitale onderwijsmiddelen. En het is ook niet echt helder hoe de alom genoemde en ‘ervaren’ werkdruk verlaagd kan worden,

Ida Sabelis

behalve dan door het volgen van een werkdrukmatrix of het meer gaan werken in teamverband. Een van de belangrijkste ijkpunten voor een gezonde universiteit is ‘sociale veiligheid’, die raakvlakken heeft met alle beleidsterreinen van de universiteit, inclusief geëngageerd personeelsbeleid. Het zal niet genoeg zijn om dat via (trainingen in) leiderschap te regelen, of via het aanstellen van vertrouwenspersonen met beperkte invloed. Een echt veilige universiteit zit hem niet in afgesloten afdelingen en glazen wanden. Veilig en succesvol worden we als er weer vertrouwen is. Vertrouwen dat je niet opeens tóch een reorganisatie voor de kiezen krijgt, dat promovendi en juniordocenten niet alles hoeven slikken uit angst een schaarse kans op een baan mis te lopen.

Duurzaam, ondernemend en diversiteit zijn de trefwoorden voor 2020. Het is fijn om te lezen dat samenhang in beleid langzaamaan gestalte krijgt. Maar vertrouwen, dat nog altijd op kousenvoetjes komt, heeft meer nodig dan beloften. Laten we hopen dat we in 2020 het fundament daarvan gaan zien. De rest komt niet vanzelf, maar wellicht wel in een nog steviger samenwerking van alle geledingen.

COLOFON

COMMISSIE COMMUNICATIE OR VICTOR BIJLERT, SANDRA DE MAESSCHALCK, HENK OLIJHOEK EN ERIC-JAN HARTSTRA TEKST IDA SABELIS BEELD PETER VALCKX EN ISTOCK VORMGEVING HAAGSBLAUW

WWW.FACEBOOK.COM/ONDERNEMINGSRAAD.VU @OR_VU

Commissie Communicatie v.l.n.r. Eric-Jan Hartstra, Victor van Bijlert, Henk Olijhoek en Sandra de Maesschalck

Verkiezingscommissie

v.l.n.r. Eric-Jan Hartstra, Adriaan Overbeeke, Anneke Mulder, Henk Olijhoek, Sandra de Maesschalck, Dick de Gilder, Sabine Go en Aniko Kiss

OR-Verkiezingscommissie (VC) Algemeen

beter met 6 zetels en de FNV, met Henk Olijhoek als lijsttrekker, bleek opnieuw de grootste met 10 zetels.

De opkomst was met 32.4% vergelijkbaar met eerdere verkiezingen

Verkiezingen dagelijks bestuur

Voorafgaand aan de installatie van de nieuwe raad op 3 april bleek dat in de reglementen van de OR weinig was geregeld voor de verkiezingen van het dagelijks bestuur (DB) van de OR. Dit was echter wel relevant, want het leek waarschijnlijk dat er meer kandidaten zouden zijn voor de drie posities in het DB dan voorheen gebruikelijk.

Met vereende krachten – dat wil zeggen, de VC in samenwerking met de commissie Juridische zaken (JZ) – is een regeling gecreëerd waar de OR achter stond.

De regeling bleek ook nuttig, juist omdat de verkiezingen inderdaad spannender waren dan in 2017. Uiteindelijk werd allereerst Henk Olijhoek herkozen als voorzitter van de OR, en werden vervolgens Dick de Gilder en Razi Quadir ook herkozen als leden van het DB.

Uitslag verkiezingen

Bijzonder aan de verkiezingen in 2019 was dat er een nieuwe partij haar intrede deed: de VAWO, Vakbond voor de Wetenschap. Tegelijkertijd verloren we helaas ProVU als lijst, al vonden enkele voormalige leden van die partij de weg naar VAWO en FNV. De drie partijen hebben hun posters en eigen flyers gemaakt om uit te delen tijdens de verkiezingsweek. Bij de ingangen van de diverse VU-gebouwen hebben de verkiesbare OR-leden de VU-medewerkers aangemoedigd te gaan stemmen voor de OR-verkiezingen. Ook via Ad Valvas is aandacht gevraagd voor de verkiezingen, onder andere in een stuk met de drie lijsttrekkers. Met lijsttrekker Sabine Go was de VAWO onmiddellijk succesvol: de partij haalde 5 zetels.

Het CNV met Dick de Gilder als lijsttrekker deed het nipt

19 OR-VERKIEZINGSCOMMISSIE (VC)

Een verkiezingsjaar, zoals 2019 was, kent twee gezichten voor de VC. Voorafgaand aan de feitelijke verkiezingen in maart 2019 was er een drukke periode waarin VC en het ambtelijk secretariaat de verkiezingen voorbereidden.

Daar was ook ondersteuning van buiten de OR voor nodig: IT bedrijf Webelect verzorgde de technische aspecten van het verkiezingsproces, de digitale omgeving die nodig is om de stemming mogelijk te maken, in nauw overleg met de dienst IT van de VU. Uiteindelijk hebben alle partijen gezamenlijk de verkiezingen in goede banen geleid (al zijn er ook een aantal serieuze technische knelpunten gesignaleerd).

Nadat de feitelijke verkiezingen hebben plaatsgevonden organiseert de VC de installatie van de nieuwe raad én de verkiezingen van de voorzitter van de OR, alsmede de leden van het Dagelijks Bestuur van de OR. Na april waren de activiteiten van de VC beperkt.

Er was tijd voor een eerste evaluatie en een voorzichtig vooruitkijken naar de volgende verkiezingen. Er zijn bijvoorbeeld verbeteringen noodzakelijk in de digitale omgeving zoals verzorgd door Webelect, en verder moeten we ook blijven nadenken over de wijze waarop we ons presenteren aan de achterban, om mensen te interesseren voor actieve deelname aan de medezeggenschap door het uitoefenen van het actief en passief kiesrecht.

Dick de Gilder

Voorzitter Verkiezingscommissie en lid DB

Samenstelling

Voorzitter van de VC is Dick de Gilder, maar zijn rol is in 2019 regelmatig minstens even bekwaam overgenomen door Adriaan Overbeeke. Aniko Kiss is al jaren een even trouw als constructief kritisch lid van de VC. Dat geldt ook voor Eric-Jan Hartstra, die extra toegevoegde waarde heeft door zijn werk als voorzitter van de Commissie Communicatie – een belangrijke schakel in de communicatie over de verkiezingen, met name in Advalvas. Anneke Mulder moest voor het eerst de organisatie van de verkiezingen ondersteunen. Ondanks het aanwezige draaiboek toch nog een hele klus.

Het ambtelijk secretariaat speelt een zeer actieve en ronduit onmisbare rol in de organisatie van de verkiezingen, maar ook in de organisatie van de vergaderingen en de verslaglegging daarvan.

Ook in 2019 konden we weer gebruik maken van de waardevolle adviezen van Jacques Spaapen, de onmisbare juridische vraagbaak van de OR (Adriaan, Eric-Jan en Jacques zijn allen ook lid van de commissie JZ). Ook OR-voorzitter Henk Olijhoek is er meestal bij als de VC vergadert, en door zijn ruime ervaring weet hij bijna even veel als Jacques.

De VC is dus een commissie met een topbezetting!

Afscheid ‘oude’ leden van de OR en installatie van de nieuwe raad op 3 april

OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP)

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

22

De commissie TOP bestaat uit Henk Olijhoek (voorzitter), Aniko Kiss, Rick Vermunt, Inge Trakzel, Josephien Sierag (tot 1 juli) en Sandra de Maesschalck. Bij trainingen die de GV betreft wordt deze OR-commissie aangevuld met twee USR-contactpersonen, namelijk tot 1 september Sumeyye Dalkiran en Pim Kelders en vanaf 1 september Veerle Groenendijk en Nanne Duijnkerke.

2. Wet Hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW) door Jurre de Haan. Een universiteit heeft naast de WOR ook te maken met de WHW. Veel bepalingen uit de WHW zijn door de VU zelf ingevuld. Maar wat is dan wel en niet in in de wet bepaald? Wat is een Gezamenlijke Vergadering (GV) en hoe verhoudt de ODC zich t.o.v. de Facultaire Studentenraad?

10-04-2019 Training voor leden van de nieuwgekozen OR en ODC’s

3. De ODC aan het werk door Gaia Son. Een ODC moet een aantal zaken zelf regelen zoals wie de voorzitter is, hoe de relatie met de OR eruitziet, hoe zij aan de benodigde informatie komt en wil omgaan en afspraken wil maken met de bestuurder.

Voor de nieuwgekozen leden van de OR en ODC’s organiseerde TOP een training in gebouw Symphony met na afloop een borrel. De training werd gegeven door GITP. Na een plenaire introductie, waarin gediscussieerd werd over de wettelijke verankering van medezeggenschap, de bedoeling van de WOR en hoe een en ander op de VU geregeld is, konden de ca. 80 deelnemers kiezen om drie van de vier workshops te volgen.

Gekozen kon worden uit de thema’s: 1. Wet op de Ondernemingsraden (WOR) door Steven van Slageren. Highlights uit de WOR, zoals de belangrijkste bevoegdheden, het omgaan met vertrouwelijke informatie en hoe die wordt toegepast op de VU.

Commissie TOP

v.l.n.r. Aniko Kiss, Rick Vermunt, Sandra de Maesschalck, Inge Trakzel en Henk Olijhoek

4. Communicatie met de collega’s door Rob Latten.

Goed contact en op het juiste moment met de collega’s, die de ‘achterban’ van de OR en de ODC vormen, is broodnodig. Deze workshop biedt handvatten over hoe je je boodschap vorm kan geven, hoe je informatie kan geven en kan ophalen en welke kanalen daarvoor gebruikt kunnen worden.

12-06-2019 Ochtend: Workshop ‘nader kennismaken van de nieuwe OR-leden’

De 21 leden (14 ‘oude’ en 7 ‘nieuwe’) van de OR volgden in gebouw Symphony een training georganiseerd door GITP. Eerst werd op een informatieve manier kennis met elkaar gemaakt en vervolgens werd gekeken hoe OR/GV-commissies functioneren, wat er van een commissie verwacht wordt en of en hoe een commissie gemandateerd is.

Middag: GV-werkconferentie met het CvB

Als vervolg op de GV-scholingsdag van 10-10-2018 en op verzoek van het CvB werd de middag ingeruimd voor een GV-werkconferentie met als onderwerp efficiëntere en effectievere medezeggenschap. Deelnemers waren het College van Bestuur en enkele dienstdirecteuren, leden van de OR, leden van de USR 2018-2019 en enkele leden van de USR 2019-2020.

Als aftrap werd geformuleerd wat de middag zou moeten opbrengen en welke vragen er aan het einde van de middag beantwoord zouden moeten zijn.

Vervolgens kwamen de volgende onderwerpen aan de orde:

2. Medezeggenschap vormgeven Hoe kan het medezeggenschapsproces zo effectief en efficiënt mogelijk worden ingericht en waar zijn verbeteringen nodig?

Aan de orde kwamen: • Vormgeven van informatiestromen • Samenwerken (co-creatie) en vroegtijdig instappen • Inzetten van commissies • Facilitering van leden van de medezeggenschap

11-09-2019 Middag: Cursus ‘Financiën’ voor leden van de medezeggenschap

Voor belangstellenden uit OR, ODC’s, USR en FSR’s werd een cursus ‘Financien’ georganiseerd. Aan bod kwamen: 1) uitleg van de VU-begroting door Derk-Jan Slagter van de dienst Financiën VU en 2) ‘Hoe lees je een begroting en waar moet de medezeggenschap op letten?’ door Michèl van Doorn van bureau Odyssee. Totaal volgden ongeveer vijftig personen deze training.

25 en 26-09-2019 Ochtend: Cursus ‘Adviezen schrijven’ voor leden van de medezeggenschap

Door GITP werd voor OR en USR-leden, aangevuld met belangstellenden uit ODC’s en FSR’s (totaal circa veertig personen) een cursus ‘Adviezen schrijven’ georganiseerd.

Aan bod kwamen: • Korte inleiding over het adviesrecht met een verdieping van de begrippen ‘voorgenomen besluit’, ‘belangrijk’ en ‘redelijke termijn’ • Adviseren als proces • Adviesaanvraag (in de WOR: artikel-24-overleg) • Rol van de medezeggenschapsorganen

• Eigen visie op het probleem

• Verkennen van mogelijkheden, onderhandelen, afspraken en toezeggingen.

• Belangrijk onderdeel van de advisering is het advies

• Wat zet je wel en niet in een advies?

• Opbouw en volgorde van het advies

• Bewoording en toonzetting

• Het conceptadvies als laatste onderhandelingsmoment

• Afspraken over de implementatie

• Tips, do’s en don’ts.

• Het vervolgtraject. Voeling houden met de uitvoering.

Een rol spelen bij afwijkingen op basis van de praktijk.

23 OR-COMMISSIE TRAINING, ONTWIKKELING EN PROFESSIONALISERING (TOP)

1. De waarden van medezeggenschap-Art of engagement De hoofdprincipes van ‘the art of engagement’ zijn: • Draag bij aan het grotere geheel • Toon moed in duidelijke keuzes • Wees transparant en duidelijk • Luister en geef ruimte voor groei Vanuit deze principes ging men met elkaar in gesprek over gedeelde waarden die leidend zijn voor medezeggenschap in de volle breedte. Met behulp van (fictieve) casussen werd onderzocht wat deze waarden kunnen inhouden.

3. Conclusie en afspraken Bepaald werd waar de leden van de conferentie elkaar hadden gevonden. Vervolgens werden er afspraken gemaakt over het vervolg van deze workshop.

09-10-2019 Middag: Workshop ‘Kennismaking van leden Ondernemingsraad met de leden van de Universitaire Studentenraad’

Deze workshop ‘Kennismaking van de Ondernemingsraad en de Universitaire Studentenraad 2019-2020’ vond plaats onder leiding van Laurens van der Vuurst in het ACTAgebouw. Na de kennismaking met de nieuwe USR-leden werd ingegaan op de toekomstige samenwerking van OR en USR, op het verschil in werkwijze, op de positie en houding tegenover het CvB, het verschil in ervaring en het hebben van verschillende belangen. Dilemma’s in GV-verband kunnen ontstaan omdat de OR en USR elk vanuit zijn eigen achtergrond samenwerken aan een breed scala van onderwerpen. Daarom werd gezocht naar elkaars sterke en zwakke punten en er werd ‘over en weer’ een SWOT-analyse gemaakt. Uiteindelijk werd er nog gekeken hoe de OR en USR hun samenwerking zouden kunnen versterken.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

24

04-12-2019 Ochtend: Werkconferentie van de medezeggenschap met het CvB

Een werkconferentie van het CvB, secretaris van het CvB, directeur HRM, de OR en de USR, als vervolg op de werkconferentie van 12-06-2019, in cultuurcentrum de Griffioen.

Door CvB en GV is de Werkgroep Effectieve en Efficiënte Medezeggenschap (WEEM) opgericht. De werkgroep kreeg als opdracht om voorstellen te doen aan alle betrokken overlegpartners over het inregelen van heldere processtappen bij de afhandeling van onderwerpen.

Dit leverde een document met een groot aantal voorstellen op. Zowel het CvB, als de GV hebben uit deze lijst hun prioriteiten gekozen. Omdat deze gedeeltelijk overlapten zijn er uiteindelijk een vijftal onderwerpen overgebleven met het doel deze te bespreken en zo mogelijk gedeelde voorstellen te formuleren. Mocht het te vroeg zijn voor dat laatste, dan zullen er in ieder geval procesafspraken gemaakt worden, hoe hier een vervolg aan gegeven moet worden.

De geselecteerde onderwerpen zijn: 1. Het organiseren van zogenoemde BOT-sessies (benen op tafel sessies) voor het verkennen van belangrijke overlegonderwerpen, zonder dat deze formeel worden vastgelegd.

2. Een oplossing vinden voor de werkdruk van de leden van zowel OR als USR, o.a. ontstaan door het grote aantal onderwerpen op de overlegagenda.

3. Nader inregelen en verbetering van de processtappen voor advies- en instemmingsaanvragen.

4. Benoemen van vaste contactpersonen binnen de diensten, die gekoppeld worden aan de commissies van de GV en OR. 5. Het bepalen van voorwaarden waaronder conceptversies van documenten, met name de begroting en andere stukken uit de Planning & Control cyclus, met de medezeggenschap gedeeld kunnen worden, al dan niet onder geheimhouding, wat tijdwinst kan opleveren en wellicht een meer gerichte behandeling in het overleg.

Na het plenair bespreken van de doelstelling van deze ochtend werden de deelnemers in vijf groepen verdeeld, die ieder in een gespreksronde één onderwerp onder de loep namen. Het doel was om te verkennen, hoe alle overlegpartijen tegen het gekozen onderwerp aankeken.

Gevraagd werd voorstellen te formuleren. Elke groep kon deelnemen aan twee gespreksronden. In de tweede gespreksronde dienden de resultaten uit de eerste ronde als input. Daarna werden in vijf korte pitches de resultaten van de gespreksronden gepresenteerd, waarna werd afgesproken hoe en wanneer nadere uitwerking van deze voorstellen vorm zou krijgen.

Commissie O&O

v.l.n.r. Katinka Quintelier, Derk Kooi, Dick de Gilder, Razi Quadir en Aniko Kiss

GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) Samenstelling en nieuwe leden

De commissie heeft dit jaar, na de OR-verkiezingen, een aantal wijzigingen ondergaan. Derk Kooi en Katinka Quintelier zijn als nieuw lid de commissie O&O komen versterken. Eline Heppe en Eugène Gvozdetskyi hebben afscheid genomen van de commissie.

De samenstelling vanaf april 2019 is: Razi Quadir, Dick de Gilder, Aniko Kiss, Dimitris Pavlopoulos, Katinka Quintelier, Derk Kooi, Eline Heppe (adviseur) en vanuit de USR Vincent Wesdorp, Cécile Baartman en Rosanne Molendijk, die na 1 september werden opgevolgd door Soukaina Abouhssen, Benjamin de Vries en David Palm.

Commissie Onderwijs en Onderzoek

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

26

De commissie O&O houdt zich bezig met de core business van de universiteit: de kwaliteit van het onderwijs en het onderzoek, zowel inhoudelijk als organisatorisch.

Omdat de visie van studenten hierin uiteraard onontbeerlijk is, vergadert de commissie altijd als een gezamenlijke commissie in GV-verband. In de commissie zijn daarmee alle relevante stakeholders in O&O vertegenwoordigd: docenten, onderzoekers, promovendi, onderwijsondersteuners en studenten.

Daarnaast werkte de commissie O&O samen met andere commissies aan overkoepelende dossiers.

Kwaliteitsafspraken Onderwijs

Met de beoordeling van de kwaliteitsafspraken 2019-2024 is misschien wel het omvangrijkste dossier genoemd, waar de commissie zich mee heeft beziggehouden.

Er wordt met de beoordeling van de kwaliteitsafspraken 2019-2024 onder andere gelet op of er voldoende aandacht wordt besteed aan belangrijke thema’s betreffende het onderwijs en of de begroting hiervan evenwichtig is.

FormatOER

Sinds 2018 wordt voor het eerst gewerkt met de FormatOER. Een van de uitgangspunten van het FormatOER is dat een aantal reglementen niet meer VU-breed worden bepaald, maar worden overgelaten aan de faculteiten van de VU. Er zijn voor de FormatOER een paar kleine wijzingen op centraal niveau vastgesteld.

Deze wijzigingen zullen in 2020 verder worden besproken binnen de commissie O&O.

Samenwerking VU en de Universiteit Twente In september 2019 is een gezamenlijke bacheloropleiding gestart van de VU en de Universiteit Twente. De commissie heeft een aantal gesprekken gevoerd met betrokkenen over de consequenties en risico’s van de samenwerking tussen de VU en de Universiteit Twente.

RDM-dossier

De commissie O&O is op de hoogte gebracht van het Research en Datamanagement-beleid van de VU (RDM).

Het blijkt dat vergeleken met andere universiteiten de VU ver vooroploopt.

Kwaliteitsafspraken

Het Kwaliteitsplan zal de komende jaren het onderwijs een kwaliteitsimpuls moeten geven. In 2018 heeft de commissie op een aantal punten input geleverd voor het kwaliteitsplan en in 2019 heeft de commissie zich gericht op het monitoren van de plannen. De GV is al met al tevreden met de resultaten.

VUSAM, Instellingsplan (IP) en Instellingstoets Kwaliteitszorg (ITK)

De commissie heeft input geleverd voor VUSAM (het verdelingsmodel van het geld), het Instellingsplan (IP) en Instellingstoets Kwaliteitszorg (ITK) met het bijbehorende zelfevaluatierapport (ZER).

Herziening promotiereglement

In 2019 is de commissie O&O begonnen met de herziening van het promotiereglement en dan vooral met artikel 35, lid 2. Ook in 2020 zal de commissie zich verder bezighouden met het promotiereglement.

Werking

In 2019 is de commissie O&O begonnen met regelmatig overleg met een vaste overlegpartner aan bestuurszijde.

Voor O&O is dat Erna Klein Ikkink, directeur SOZ. Ook heeft de commissie O&O interne speerpunten opgesteld die tijdens het academiejaar besproken zullen worden. Zo vormt de commissie zich proactief een beeld van de onderwijslast voor promovendi, het jaarplan en de begroting van SOZ, studentenwelzijn, en de verplaatsing van de subsidiedesk.

Razi Quadir

Voorzitter commissie O&O en lid DB 27 GV-COMMISSIE ONDERWIJS EN ONDERZOEK (O&O)

Katinka Quintelier

Voorzitter ad interim van de commissie O&O

GV-Commissie Financiële en Economische Zaken (FEZ) De commissie FEZ bestaat uit acht leden: vijf OR-leden en drie USR-leden. Vanaf april 2019 zijn de OR-leden: Trudie van Kampen, Dick de Gilder, Derk Kooi, Johan Wempe, Sjaak Lammers en Frans van der Woerd (adviseur) en tot 1 september de USR-leden: Merel Crezee, Sumeyye Dalkiran en Kata Rakic; na 1 september zijn de USR-leden: Nanne Duijnkerke, Pieter van Rossum en Nadia Ait Hammou.

Afhankelijk van het onderwerp nemen ook leden uit andere commissies deel om met hun specifieke kennis bij te dragen aan adviezen, nota’s en speer- en aandachtspunten.

Sinds de medezeggenschap instemmingsrecht kreeg op de hoofdlijnen van de begroting is in deze commissie de inbreng van studenten en medewerkers vanaf het begin van de Planning & Control-cyclus fors toegenomen.

P&C-cyclus, begroting en jaarplan VU 2020

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

28

De begrotingshoofdlijnen betreffen de middelenverdeling over de beleidsgebieden: 1. Onderwijs; 2. Onderzoek en valorisatie; 3. Huisvesting en bedrijfsvoering; 4. Personeel; 5. Studievoorschotmiddelen.

Uiteindelijk heeft de commissie FEZ het voortouw genomen om speerpunten voor de begroting en jaarplan 2020 te formuleren. Hieraan voorgaand is gesproken over het

Commissie FEZ

v.l.n.r. Sjaak Lammers, Johan Wempe, Dick de Gilder, Trudie van Kampen en Derk Kooi

nieuwe Instellingsplan 2020-2025 en de financiering hiervan ter aanvulling op de bestaande beleidsmiddelen voor innovatieve projecten.

Naast aandacht voor de P&C-cyclus op centraal niveau zijn er bijeenkomsten geweest met de decentrale medezeggenschap over de begroting en de P&C-cyclus op facultair niveau, waar de facultaire GV (FGV is de ODC en FSR tezamen) instemmingsrecht op heeft. Ook waren hierbij ODC’s van de diensten uitgenodigd die alleen adviesrecht hebben op de begroting van hun onderdeel.

De commissie FEZ heeft het medezeggenschapsproces rond de totstandkoming van de begroting en het jaarplan zowel centraal als decentraal (voor de faculteiten en de diensten) geëvalueerd. Deze evaluatie heeft plaatsgevonden in een hoorzitting en aan de hand van schriftelijke bijdragen van de verschillende medezeggenschapsraden. De GV’s op facultair niveau (FGV) en op centraal niveau zijn naar hun ervaringen gevraagd rond de informatievoorziening, het procedurele verloop en het tijdpad van het medezeggenschapstraject. De meeste medezeggenschapsraden zijn tevreden over het verloop van het begrotingsproces, maar zowel in het tijdpad, als in de informatievoorziening worden (met name decentraal) knelpunten gesignaleerd.

De evaluatie heeft geresulteerd in onderstaande bevindingen, aanbevelingen en discussiepunten: • Onvoldoende reactietijd door late beschikking over de financiële stukken • Onvoldoende tijd voor het medezeggenschapstraject ‘Jaarplan en Begroting’ • Meer aandacht voor de relatie begrotingslijn ‘studievoorschotgelden’ en Kwaliteitsplan Onderwijs • Soms onvoldoende informatie voor de beoordeling • Soms onvoldoende expertise voor de beoordeling • Betere afstemming centraal en decentraal • Meer focus op de effectiviteit van de speerpunten FEZ zal de opvolging van deze punten met het CvB bespreken en bewaken.

VUSAM

Bij eventuele toekomstige consequenties, die voortvloeien uit de aanbevelingen van ‘de commissie Van Rijn’, is de GV van mening dat VUSAM in die geest (en binnen de termijn

Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2020-2024

Het Kwaliteitsplan zal de komende jaren het onderwijs een kwaliteitsimpuls moeten geven. In 2019 heeft de GV zich gericht op het monitoren van de plannen en heeft vervolgens hierop een reflectie geschreven.

Universitair Proefdiercentrum (UPC)

De commissie FEZ heeft samen met de commissie Huisvesting de adviesaanvraag ‘Investeringsbesluit Universitair Proefdier Centrum (UPC)’ dat gehuisvest wordt in het onderzoeksgebouw Schoolwerktuinen (SWT), voorbereid. Naar aanleiding hiervan is er zorg over de kostenbeheersing bij de nieuwbouwplannen.

Integrale rapportage

De afdeling financiën bereidt zich voor op een nieuwe vorm van rapportage. Daarbij worden indicatoren opgenomen waarbij niet alleen de kosten maar ook de effecten op basis van indicatoren zichtbaar worden.

De commissie FEZ is hierover positief, maar vindt het belangrijk om ook goed te kijken naar de niet-financiële indicatoren die impact hebben op het gedrag van mensen.

Je moet voorkomen dat niet-meetbare zaken uit het zicht verdwijnen. De commissie FEZ, samen met de USR, volgt deze ontwikkelingen nauwlettend.

Reorganisatie Faculteit Religie en Theologie

Er is door de leden van de commissie samen met leden uit andere commissies overleg gepleegd met een onafhankelijk financieel adviseur, die de OR had ingeschakeld om de plannen door te rekenen betreffende de reorganisatie van de faculteit Religie en Theologie waarbij gedwongen ontslagen zouden vallen. Hieruit concludeerde de OR onvoldoende noodzaak voor deze reorganisatie met gedwongen ontslagen. De zaak ligt nu voor bij de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam.

29 GV-COMMISSIE FINANCIËLE EN ECONOMISCHE ZAKEN (FEZ)

Naar aanleiding van de vijfjaarlijkse evaluatie heeft de GV een instemmingsverzoek ontvangen voor de aanpassing van het allocatiesysteem VUSAM. Het VUSAM is een verdeelmodel van geld vanuit centraal naar de faculteiten dat door het CvB is ontworpen. Hoe docenten, onderzoekers en anderen deze verdeling op de werkvloer ervaren, wordt sterk beïnvloed door de wijze waarop de verschillende faculteiten, als volgende bestuurslaag, het geld beschikbaar stellen voor opleidingen en onderzoeksgroepen.

De commissie FEZ was van mening dat het huidige, op outputgerichte VUSAM, niet geschikt is voor vertaling op de werkvloer en zag liever, in de geest van de ‘commissie Van Rijn’, een ander model dat voornamelijk rekening houdt met de kostprijs van onderwijs inclusief bijbehorend (fundamenteel) onderzoek en dat zo beter een meerjarige stabiele basis kan bieden.

Uiteindelijk is de GV toch akkoord gegaan met de voorstellen vanuit het CvB voor de aanpassing van het allocatiesysteem VUSAM. De GV heeft het CvB dringend verzocht om te zorgen voor een breed draagvlak op de werkvloer; ook wordt de decanen dringend geadviseerd bij de verdeling van het geld binnen de faculteiten rekening te houden met de kosten tot op het laagste organisatorische niveau en niet alleen de outputcriteria te hanteren.

van zeven jaar die nu is voorgesteld) zou moeten worden herzien. Dat zou dan alsnog een verdeelmodel betekenen, dat rekening houdt met de kostprijs.

GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) Samenstelling

De samenstelling van de commissie JZ is vanaf april 2019: Eric-Jan Hartstra (voorzitter), Razi Quadir Adriaan Overbeeke, Henk Olijhoek, Marius Rietdijk, Jacques Spaapen (adviseur) en voor de USR tot 1 september: Sumeyye Dalkiran, Pim Kelders en Kata Rakic; na 1 september voor de USR: Pieter van Rossum en Nanne Duijnkerke.

Algemeen

Het waren vooral dossiers met IT-componenten waar de commissie JZ het afgelopen jaar aan gewerkt heeft.

Vandaar dat er ook regelmatig is samengewerkt met leden van de commissie IT. Een aantal keer kwam de privacy om de hoek kijken waarbij de commissie steeds keek of hetgeen werd voorgesteld ook werkbaar bleef voor medewerkers en of de werkgever onder het mom van de AVG niet te drastische maatregelen nam.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

30

Reglement ICT

Als eerste was er het Reglement ICT- voorzieningen voor medewerkers van de Vrije Universiteit. Er heeft een aantal maal overleg vooraf plaatsgevonden met juristen van de VU om de door JZ aangegeven knelpunten op te lossen.

In de overlegvergadering bleek dat het voornaamste probleem nog zat in de tegenstrijdigheid tussen het reglement en de regeling Ombudsman. Uiteindelijk heeft de OR er voor gekozen om in te stemmen met het reglement onder voorbehoud van artikel 10, dat gaat over gericht en individueel onderzoek naar het gedrag van een specifieke werknemer. Later is er overleg geweest en is artikel 10 naar tevredenheid aangepast. Ook is afgesproken dat de OR jaarlijks een rapportage ontvangt over activiteiten die in het reglement zijn beschreven met de bevindingen.

Dtex en Vubase

Instemming met het reglement was van belang voor behandeling van twee andere dossiers, Dtex en VU-base.

Dtex is een monitoringstool die de VU heeft aangeschaft en die gebruikt kan worden om ongewenst computergebruik te signaleren. Bij de commissie JZ (en ook bij de andere leden van de OR) riep Dtex nogal wat vragen op. Positief

was zeker dat medewerkers van IT steeds de tijd namen voor presentaties en het beantwoorden van vragen.

Het gevoel bleef dat Dtex wel een heel zwaar middel is, dat ook veel meer kan dan waar de VU het voor heeft aangeschaft. Geruststellend was wel dat de data die dertig dagen worden bewaard op een eigen server worden opgeslagen. De OR stemde alleen in met een proef bij een dienst (bij voorkeur IT) en eventueel een faculteit die vrijwillig mee wenst te doen.

En dan VUbase, een systeem aan de ene kant ter vervanging van het bestuurlijk volgsysteem en aan de andere kant voor het scannen en digitaal verspreiden van post. In eerste instantie riep ook deze aanschaf veel weerstand op maar ook hier bleek dat overleg veel vragen kon beantwoorden.

De meer fundamentele vragen hadden betrekking op post aan medewerkers die een speciale status genieten (bedrijfsartsen, studentenpsychologen etc.) op grond van artikel 10.3 van het hierboven genoemde reglement. In de digitale postkamer komt een lijst met hun namen zodat de medewerkers post voor deze mensen niet openen. De OR stelde voor om met een pilot te beginnen. In een later stadium zijn de voorzitter van de OR en de commissievoorzitter van JZ bijgepraat door de projectleider over de voortgang van de pilot.

Samenwerking VU en Universiteit Twente BSc mechanical engineering

Een ander punt was de samenwerking tussen de VU en de Universiteit Twente voor de nieuwe opleiding Mechanical Engineering. Doel van de opleiding is vooral om te zorgen dat meer studenten uit Noord-Holland, Utrecht en Flevoland voor een technische studie kiezen. Door deze voor een deel in Amsterdam aan te bieden hoopt men op 200 studenten in vijf jaar uit deze drie provincies.

De zeggenschap (dus ook de medezeggenschap) ligt bij de UT. In Twente bestond er vooral angst dat de VU vroegtijdig zou stoppen maar de rector van de VU geeft aan dat je een samenwerking op basis van vertrouwen moet aangaan. Streven is om vooral Nederlandse studenten aan te trekken en dat was voor de Ondernemingsraad reden om positief te adviseren.

31

v.l.n.r. Eric-Jan Hartstra, Henk Olijhoek, Marius Rietdijk, Razi Quadir en Adriaan Overbeeke

Benoemingsprocedure decanen en overige leden van het faculteitsbestuur en dienstdirecteuren

Verder maakte JZ een preadvies over de instemmingsvraag inzake de benoemingprocedure van decanen, overige leden van het faculteitsbestuur en de dienstdirecteuren.

Regeling Ongewenst Gedrag

Ook heeft de commissie zich beziggehouden met het instemmingsverzoek inzake wijzigingen in de regeling Ongewenst Gedrag. Ook over dit onderwerp is de instemmingsprocedure nog niet afgerond.

Promotiereglement

Daarnaast heeft de commissie zich gebogen over het instemmingsrecht van de OR inzake aspecten van het Promotiereglement. Het beraad hierover was eind 2019 nog niet afgerond.

Ten slotte is de commissie zijdelings betrokken geweest bij juridische aspecten van onderwerpen die door andere OR-commissies en ODC’s behandeld zijn.

GV-COMMISSIE JURIDISCHE ZAKEN (JZ)

Commissie JZ

GV-Commissie Internationalisering Leden vanaf april 2019: Ida Sabelis, Dimitris Pavlopoulos, Nora Karrouche, Aniko Kiss en tot 1 september voor de USR Pim Kelders en Rida Hamdi; na 1 september voor de USR Soukaina Abouhssen.

De commissie Internationalisering heeft ook in 2019, in nauwe samenwerking met de commissie internationalisering van de USR, een aantal dossiers onder handen gehad en van daaruit over diverse onderwerpen in GV, OR en aanverwante gremia haar zegje gedaan.

Voor 2019 stonden er drie thema’s centraal:

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

32

1. Taalkwesties waaronder ‘hoe internationaal ben je als je overgaat op Engels?’

De laatste actie in 2019 loopt nog: er is een voorstel geformuleerd om alle grote vergaderingen, te beginnen die in de OR/GV te voorzien van simultaanvertaling om het iedereen mogelijk te maken in het Engels en/of in het Nederlands deel te nemen. We wachten op een voorstel van de kant van CvB/Diensten om hier in elk geval experimenteel mee aan de slag te gaan.

Een aanpalend dossier is dat van een tweetalig Advalvas, maar ook bijvoorbeeld van de aanname dat iedereen op de VU zich wel in een andere taal (Engels) kan uitdrukken. Er lijkt nog geen eenduidig beleid te zijn; de tijd dringt, omdat elke praktijk nu mensen uitsluit.

2. Internationale studenten Dit onderwerp hangt deels met de taalkwesties samen, maar is breder en gaat ook over huisvesting, inclusie (dit raakt aan diversiteitsbeleid, mixed classroom, etc.) en de organisatie van bijvoorbeeld een tweetalige introductie. Hiervoor is dringend aandacht nodig. Deels blijven dit dossiers waarop de GV zelf niet veel kan doen, deels raakt het thema aan op activiteiten elders. Het zou goed zijn om in het kader van diversiteit een aantal praktische punten voor internationale studenten gezamenlijk, met andere betrokkenen, aan de orde te stellen.

3. Welzijn en personeelsbeleid van de internationale staf Internationale collega’s hebben, net als studenten, vaak moeite zich thuis en welkom te voelen. Huisvesting is ook voor hen heel moeilijk, evenals het vinden van je weg in wouden van regels (zeker de ongeschreven) en de aansluiting bij collega’s die al dan niet bereid zijn om over taalbarrières heen te gaan. Maar ook op ander vlak zijn er voetangels en klemmen. Zo kost bijvoorbeeld begeleiding van studenten in het Nederlands, voor zover al mogelijk voor internationale docenten, meer tijd dan voor Nederlandse docenten, terwijl toewijzing van onderwijs geschiedt zonder hiermee rekening te houden.

Op alle dossiers is nog overleg gaande.

Taalbeleid heeft nu prioriteit; we hopen in 2020 daar echt voortgang mee te boeken. Daarvoor staat op het programma: • Een rondetafelgesprek over taalbeleid met een expert, USR en CvB; • Experimenteren met verschillende systemen voor simultaan vertalen; • Vaker tweetalig vergaderen (taal naar keuze, vertaling vrijwillig, bevat herhaling, duurt langer, maar houdt wel iedereen erbij); • In gesprek gaan met Advalvas over wat de redactie zoal tegenkomt en dan samen een strategie bedenken hoe een en ander valt te verbeteren; • Aandacht voor de impact van internationalisering op docerende staf (wellicht ook samen met P&O te behandelen).

Dimitris Pavlopoulos Lid commissie Internationalisering

Norah Karrouche

Lid commissie Internationalisering 33 GV-COMMISSIE INTERNATIONALISERING

Aniko Kiss

Lid commissie Internationalisering

Ida Sabelis

Lid commissie Internationalisering

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG ODC School of Business and Economics (SBE) In 2019 heeft de ODC van SBE met het bestuur gediscussieerd over het facultaire beleid in brede zin, waaronder het onderzoek, het onderwijsprogramma, de verdeling van middelen, de begroting, het Jaarplan 2020 en het Meerjarenplan 2019-2024. Bij dossiers, waarbij sprake zou kunnen zijn van aanpassingen in takenpakket en/of organisatorische inbedding van medewerkers, heeft de ODC de commissie P&O van de OR actief betrokken.

Dit wordt door ons als ODC als een waardevolle toevoeging ervaren.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

36

Belangrijke doorlopende aandachtspunten voor de SBEODC zijn de werkdruk voor medewerkers, de huisvesting zowel in aantal werkplekken als ook het type werkplek en de sociale veiligheid op de werkplek. Daarnaast wordt er in het licht van het toenemende belang van valorisatieactiviteiten, met het bestuur gesproken over het aanpassen van beoordelings- en bevorderingscriteria van de academische staf. Vanuit de SBE-AIO’s wordt er met het bestuur gesproken over de AIO-contractduur en de wijze waarop AIO’s ingewerkt en ondersteund worden gedurende het PhD traject.

ODC Faculteit Geesteswetenschappen (FGW) Leden: Wout Bisschop (voorzitter), Bert Brouwenstijn, Jan Paul Crielaard, Wilma Elsing, Lidewij van Gils, Joyce Lamerichs, Isa Maks en Sara Tilstra Een belangrijk onderwerp voor de ODC in 2019 was de informatievoorziening van het Faculteitsbestuur (FB) naar ODC en FSR. De ODC was van mening dat deze regelmatig tekortschoot. De ODC diende samen met de FSR een brief in over de gang van zaken rondom het stoppen van de track Nederlands in de opleiding ‘Literatuur en Samenleving’.

De ODC en FSR vonden dat zij onvoldoende op de hoogte waren gehouden van de besluitvorming hieromtrent, waardoor zij uiteindelijk voor een voldongen feit kwamen te staan zonder daar nog invloed op uit te kunnen oefenen.

Ook bij andere dossiers was de ODC van mening dat de informatievoorziening vanuit het FB niet altijd adequaat was. Het faculteitsbestuur stelde bovendien een nieuw facultair reglement voor, waarin werd gesteld dat de vergaderstukken van het faculteitsbestuur niet openbaar zijn, tenzij het faculteitsbestuur anders beslist. De ODC vond dat zij daardoor niet goed haar medezeggenschapsrecht kon uitoefenen, en kaartte dit aan bij de OR. Dit resulteerde erin, dat het College van Bestuur hierover met het FB en de ODC/FSR in gesprek ging, waarna het Facultair Reglement is aangepast. De ODC en FSR kunnen het FB nu altijd om informatie en/of stukken vragen, die zij in principe ook dienen te krijgen (eventueel onder embargo).

Weigering moet met (goede) redenen worden omkleed.

Ook is er een FGV-kalender opgesteld, met daarop een overzicht van stukken, vergaderingen, tussentijdse overleggen, agenda-overleggen etc. zodat de ODC/FSR weet wie met betreffende dossiers bezig is en in welk stadium deze dossiers zich bevinden.

Andere belangrijk onderwerpen in 2019 waren het nieuwe onderwijsinzetmodel (een faculteitsbreed model om de benodigde uren voor het geven van onderwijs te berekenen) en het nieuwe tijdsverdelingmodel (waarin de tijdsverdeling voor al het wetenschappelijk personeel in principe bestaat uit 60 % onderwijs, 30 % onderzoek, 10 % bestuur- en beheerstaken). De ODC was en is bezorgd over de gevolgen van deze modellen voor de staf en de onderwijskwaliteit.

Dit is een lopend proces, dat secuur wordt gemonitord, onder meer door bijeenkomsten met het personeel te organiseren.

Verder heeft de ODC in 2019 zitting genomen in de sollicitatiecommissie (BAC) voor de nieuwe decaan, advies mogen uitbrengen over de voorgedragen decaan en over de voorgestelde portefeuillehouder onderzoek.

ODC Faculteit Religie en Theologie (FRT) De ODC van FRT is op volle sterkte en bestaat uit de volgende leden: Michael Bakker, Victor van Bijlert (secretaris tevens contactpersoon voor de OR), Annemarie Foppen, Faustina Doufikar-Aerts, Wido van Peursen (vicevoorzitter), Peter Ben Smit en Mirjam van Veen (voorzitter).

De gebeurtenissen rond de reorganisatie hebben een zware wissel getrokken op de verhoudingen binnen de faculteit en hebben veel energie gekost. Andere onderwerpen zoals werkdruk, taalbeleid binnen de faculteit, en de internationalisering van het onderwijs zijn het afgelopen jaar wel aan bod geweest, maar kregen minder aandacht dan nodig. Bij de begrotingsbesprekingen 2020 hebben we het punt werkdruk en soliditeit van de cijfers andermaal nadrukkelijk geagendeerd. Op dit moment is het afwachten wat daaruit komt.

Kortom: een dynamische faculteit en een dynamische ODC.

ODC Faculteit Gedrag en Bewegen (FGB) Na de verkiezingen zijn we in het voorjaar met frisse moed van start gegaan met de (deels) vernieuwde ODC. Aangezien het faculteitsbestuur afscheid nam van zowel de decaan als de portefeuillehouders en de leden van de FSR jaarlijks plaatsmaken voor een nieuwe lichting, zagen we afgelopen jaar veel nieuwe gezichten in de facultaire GVO’s.

Het belangrijkste agendapunt was zonder twijfel de reorganisatie binnen het Universitair Centrum voor Gezondheid en Bewegen (UCGB), een afdeling die is voortgekomen uit de fusie van de faculteiten FPP en FBW in 2015. Een niet goed gelukte integratie van kleine groepen medewerkers en financiële moeilijkheden als gevolg van onder andere een veranderde marktwerking, hebben geleid tot een verhoogde werkdruk en nietoptimale werksfeer. Iedereen was het er wel over eens dat er iets moest veranderen, maar over het hoe of wat liepen de meningen uiteen. Bovendien was het voor veel medewerkers al de tweede of derde reorganisatie in een

37 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

De ODC van de Faculteit Religie en Theologie heeft een hectisch jaar achter de rug. Begin dit jaar bleek dat het faculteitsbestuur een reorganisatie met gedwongen ontslagen nodig achtte. Voordat er een goedgekeurd reorganisatieplan lag, besloot het FB mensen die op de wip zouden komen te zitten al te melden dat ze ontslag bedreigd zouden raken. Daarmee creëerde het FB een fait-accompli zonder dat van medezeggenschap sprake was geweest. Ondertussen speelden de besprekingen over de begroting 2019. Evenals voorgaande jaren had de medezeggenschap grote vraagtekens over de soliditeit van de cijfers: aannames over de groei van studentenaantallen, aantal promoties en valorisatie inkomsten leken (andermaal) vooral gebaseerd op wensdenken.

Bovendien bleek dat hoewel de faculteit financieel in zwaar weer zat, de formatie gestaag groeide. De medezeggenschap besloot daarom niet in te stemmen met de begroting.

Uiteindelijk vonden medezeggenschap en bestuur elkaar in een compromis over de begroting. Er zou een zeer terughoudend aanstellingsbeleid worden gevoerd.

Het gesprek over de reorganisatie werd vooral door de OR met het CvB gevoerd. Hier bleek een compromis onbereikbaar. Voorstellen vanuit de medezeggenschap om te kijken naar natuurlijk verloop zijn niet echt besproken tussen bestuur en medezeggenschap. De OR besloot uiteindelijk de stap naar de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam te zetten. De ODC stond (uiteraard) achter deze stap: het voortdurende gegoochel met cijfers en procedures ondergraaft radicaal de positie van werknemers en zorgt

bij groepen mensen voor onzekerheid en angst.

De uitspraak van de Ondernemingskamer verwachten we eind maart 2020.

relatief kort tijdsbestek. Voor de ODC was het daarom belangrijk dat er dit keer goed naar de medewerkers zou worden geluisterd en er geen overhaaste beslissingen zouden worden genomen waar geen draagkracht voor was. Gedurende het hele proces hebben we heel veel informatie verzameld over alle betrokken partijen en nauw samengewerkt met de P&O-commissie van de centrale OR. Uiteindelijk hebben we positief geadviseerd over de overgang van een masteropleiding met aanpalende producten (inclusief enkele betrokken medewerkers) naar het Amsterdam UMC, alsmede groen licht gegeven voor herstructurering van de teams binnen het UCGB, met inachtneming van een aantal afspraken m.b.t. enkele zorgpunten die in de diverse overleggen naar voren waren gekomen. Uiteraard blijven we het reorganisatieproces nauwgezet volgen.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

38

Na wat getouwtrek door de jaren heen, hebben wij sinds de zomer van 2019 een website op VUnet die wij zelf mogen beheren. Vanwege de aanstaande overgang naar een nieuw systeem hebben we besloten de pagina nog even sober te houden, maar de volledige adviezen en instemmingen zoals hierboven beschreven, alsmede dit jaarverslag, kun je erop terugvinden (even inloggen op VUnet en zoeken op Onderdeelcommissie FGB).

Naast de reorganisatie van het UCGB waren er uiteraard de jaarlijks terugkerende thema’s die instemming dan wel advies van de medezeggenschap behoeven, zoals de Onderwijs- en Examenregeling (OER) en het Jaarplan (incl. de instemming op de hoofdlijnen van de begroting).

Buiten deze formaliteiten is er voor de ODC altijd ruimte om zelf initiatieven te ontplooien. Zo zijn we momenteel bezig om de procedure rond de (her)benoeming van afdelingshoofden enigszins te formaliseren. Insteek is dat gegadigden tijdig de kans krijgen om zich kandidaat te stellen en de medewerkers (via de ODC) iets meer inspraak krijgen. Verder houden we ons al jaren bezig met de problematiek rond de toenemende werkdruk, en proberen we samen met het faculteitsbestuur de bewustwording rond sociale veiligheid te vergroten.

ODC Faculteit Sociale Wetenschappen (FSW) Met de wisseling in samenstelling van de ODC-FSW per 1 april was 2019 letterlijk een jaar van twee gezichten.

Een jaar waarin we doorgepakt hebben op aantal lopende dossiers, alsook nieuwe speerpunten hebben aangedragen voor de komende periode (in het verlengde van het facultaire jaarplan).

Hieronder wordt kort stilgestaan bij de wisseling in samenstelling, evenals bij de belangrijkste dossiers die door onze handen zijn gegaan.

Wisseling in samenstelling

Met het aflopen van de termijn van de ODC-FSW in maart 2019, is begin van het jaar gestart met een inventarisatie onder de zittende leden wie zijn termijn zou willen verlengen. Uit deze rondgang bleek dat zes van negen leden het stokje wilde doorgeven, wat maakte dat we breed hebben geconsulteerd binnen zowel het WP als OBP om nieuwe leden te werven. Deze zoektocht leverde zes nieuwe kandidaten op, waarmee de maximale bezetting van de ODC weer bereikt werd en geen verkiezingen noodzakelijk waren. De nieuwe samenstelling van de ODC per 1 april 2019 is daarmee als volgt:

Samenstelling ODC

v.l.n.r. achterste rij: Rianne Alkemade, Yarin Eski, Giulia Ranzini, Mariken van der Velden, Maria Dijkstra en Henk Koerten.

Voorste rij: Steef LĂświk (vz.), Rosanne Anholt en Marina de Regt

Via deze weg bedanken we nogmaals Boris Slijper, Ellen Bal, Jaap Ouwerkerk, Hanneke Hoevenkamp, Marijn Hoijtink en Dirk Oegema voor hun inzet en bewezen diensten namens de ODC.

Inhoudelijke dossiers

In 2019 zijn verschillende terugkerende dossiers de revue gepasseerd waar de ODC over geadviseerd heeft en haar toestemming verleend. Dit betrof onder andere de Onderwijs en Examenregelingen (OER-en), het facultaire jaarplan FSW en de meerjaren-onderwijsinvesteringen (studievoorschot middelen). Deze dossiers zijn veelal bekeken vanuit het oogpunt van werkdruk en een doelmatige besteding van middelen.

Verder heeft de ODC zelf twee dossiers/onderwerpen nadrukkelijk op de agenda gezet in de afgelopen periode.

Het ene betrof het onderwerp ‘werkdruk’ en het andere ‘veiligheid’. Voor het dossier werkdruk zijn de uitkomsten van het werkbelevingsonderzoek voor FSW aangegrepen om dit nadrukkelijker te agenderen. Dit heeft geleid tot een breed actieplan dat in samenspraak met het FB en de FSR tot stand is gekomen, waarin het tegengaan van werkdruk een centrale rol speelt. De voortgang op het actieplan is nu een terugkerend onderdeel op de FGV-agenda. Datzelfde geldt voor het onderwerp (fysieke) veiligheid. In 2019 heeft dit onder andere geresulteerd in een organiseren van een brandoefening voor de faculteit en verdergaande afstemming met diverse functionarissen binnen de VU die hiervoor verantwoordelijk zijn.

De Onderdeelcommissie Faculteit der Bètawetenschappen (ODC-Bèta) is een klankbord voor het faculteitsbestuur (FB) en zorgt dat de werkvloer wordt gehoord.

De ODC-Bèta telde eind 2019 veertien leden (twaalf WP, een OBP, een promovendus), en is daarmee een afspiegeling van de faculteit. In februari 2019 verongelukte ons gewaardeerde lid Anna van Luijn. Haar inzet zullen we ons blijven herinneren.

De vergadercyclus van de ODC is maandelijks. Dan vinden een interne ODC-Bètavergadering en een Facultaire Gemeenschappelijke Overleg Vergadering (FGOV) plaats.

Deze FGOV bestaat uit het FB, de ODC en de FSR. In de FGOV worden bèta facultaire ontwikkelingen en beleid besproken. Beide vergaderingen duren ongeveer anderhalf uur.

Leden van de ODC-Bèta hebben deelgenomen aan de medezeggenschapsconferenties van de OR in het vooren najaar van 2019 waar naast competentietraining ook inhoudelijke onderwerpen werden behandeld, zoals het verdelingsplan, de werkdruk, en de instemming op de hoofdlijnen van de begroting.

De Faculteit der Bètawetenschappen bestaat officieel sinds 1 juli 2017, en de ODC sinds 1 april 2017. Een harmonisatietraject is gaande, waarbij vier ODC-leden actief deelnemen in vier facultaire werkgroepen (Allocatie, HRM, Financiële sturing & administratie, Onderwijs).

Punten waarop de ODC in 2019 instemming of advies heeft gegeven zijn: • Instemming: Request to discontinue the Bachelor Information, Management en Multimedia (18 februari, van de ODC-Bèta en FSR-Bèta) • Instemming: Wijzigingen van het faculteitsreglement betreffende de AUC-medezeggenschap (27 februari, van de ODC-Bèta en FSR-Bèta) • Instemming met de Begroting 2020 (17 december, van de ODC-Bèta en FSR-Bèta) • Instemming met deel A van de OER’en

39 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Daarnaast heeft de ODC-FSW gediscussieerd en geadviseerd over een aantal nieuwe dossiers (waarvan een deel zal terugkeren op de agenda). Dit betrof onder andere de plannen voor vervanging van de bachelor sociologie in een brede bachelor maatschappelijke vraagstukken, de acties die we als faculteit willen ondernemen om meer duurzaam te opereren en het aanstellen van een vertrouwenspersoon ‘ongewenst gedrag’. Een ander nieuw dossier, waar de ODC na uitgebreide adviesrondes en met verschillende voorbehouden uiteindelijk toestemming voor gegeven heeft, is de wijziging van het FSW-verdeelmodel.

Specifiek betrof het aanpassingen van de onderwijsindicatoren in het model.

ODC Faculteit Bètawetenschappen (Bèta)

Punten waarover de ODC in 2019 indringend heeft gesproken met het FB of haar bezorgdheid heeft getoond: • Sociale veiligheid • De uitdagingen rondom de implementatie van het nieuwe Bèta-allocatiemodel • De onwenselijkheid van flexplekken • De hoge werkdruk • Het verplichtende karakter van het opleidingskader Bèta.

De subcommissie Financiën, bestaande uit vijf ODC-leden, bespreekt idealiter tweemaandelijks de voortgangsrapportages met de bètacontroller, ook weer samen met de subcommissie Financiën van de FSRBèta. Dit zijn belangrijke vergaderingen waar de medezeggenschap meer inzicht krijgt en vragen kan stellen. In het moeizame begrotingsproces is de subcommissie Financiën ook verschillende malen op de hoogte gehouden van de voortgang, en er werd gesproken over de dilemma’s die zich voordoen.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

40

ODC Faculteit Rechtsgeleerdheid (FRG) Bij de verkiezingen is het gelukt om een voltallige ODC samen te stellen, waarin bijna alle afdelingen binnen de faculteit zijn vertegenwoordigd.

Na de voordracht door de benoemingsadviescommissie waarvan Anja Eleveld als adviserend lid namens de facultaire medezeggenschap deel uitmaakte, heeft de ODC ingestemd met de benoeming van Prof. mr. Hemme Battjes als nieuwe decaan.

Een belangrijk thema blijft de werkdruk en het beleid ten aanzien van docenten. De ODC is in gesprek met een externe partij om een werkdruk(belevings)onderzoek te (helpen) initiëren bij de faculteit om tot concrete oplossingen te komen. Het talentbeleid is op ons verzoek uitgebreid naar docenten. Daarbij hebben we geadviseerd bij tijdelijke contracten in beginsel te kiezen voor vier- of vijfjarige contracten.

De ODC heeft niet ingestemd met de Research Data Management beleidsnotitie, omdat onvoldoende duidelijk was voor wie en in welke situatie het beleid van toepassing was.

Voor wat betreft de besteding van de studievoorschotmiddelen hebben we het bestuur verzocht een format te ontwikkelen voor een goede informatievoorziening, mede in het licht van de SVM-review door de STOK-commissie, zodat de medezeggenschap haar taak, het al dan niet instemmen met de besteding, naar behoren kan uitoefenen.

Bij aanvang van het nieuwe collegejaar heeft de ODC zich aan de achterban gepresenteerd in de facultaire nieuwsbrief. Verder wordt gewerkt aan een ‘Broodje medezeggenschap’, een lunchbijeenkomst waar collega’s met ons in gesprek kunnen gaan over actuele medezeggenschap thema’s.

ODC Universiteits Bibliotheek (UB) Alle bibliotheekafdelingen zijn vertegenwoordigd in de ODC en dat is een groot voordeel om te weten wat er op elke afdeling gebeurt en speelt.

2019 was voor de ODC een ‘rustig’ jaar. De Universiteitsbibliotheek heeft geen financiële zorgen en bruist van energie en activiteiten in de vorm van projecten of samenwerkingsverbanden. De ODC houdt daarbij de vinger aan de pols.

Met de ODC is overlegd over het vertrek van de adjunctdirecteur van de UB en over het inhoud geven van zijn taken in de toekomst.

In mei werd de ODC uitgenodigd om aan te schuiven bij het strategisch overleg van het MT ‘Hoe gaat het met iedereen?’ De uitkomsten worden door het MT meegenomen in de toekomstplannen.

Om een betere samenwerking tussen ODC en OR te waarborgen, zal het OR-lid van de UB (Rick Vermunt) aanwezig zijn bij het vooroverleg van de ODC en als daar aanleiding voor is, zal hij ook uitgenodigd worden voor de overlegvergaderingen met de directeur. Verder ontvangt hij alle agenda’s en vergaderstukken.

De ODC werd betrokken bij de aanstelling van een decentrale vertrouwenspersoon voor de UB.

41 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Als voorbeeld het programma ‘Library as a place’.

Dit programma richt zich op de herinrichting van diverse studiezalen. Studenten hebben via een enquête en een ontwerpsessie meegedacht over de inrichting van de nieuwe studieplekken. Belangrijke wensen waren: planten, boeken, duurzaamheid, een huiselijke en opgeruimde omgeving, ruimtes voor stilte en ontmoeting, en een inspirerende aankleding. De UB heeft samen met studenten een pop-up library ingericht en dit is een groot succes gebleken. Er komen ook meer boeken en erfgoed in de studiezalen, een mooie manier om het gebruik van erfgoed in het onderzoek en onderwijs te stimuleren.

Samen met o.a. Learn!Academy, SOZ, FCO en KnowVU gaat de UB het concept van de onderwijswerkplaats realiseren. Dit moet de ontmoetingsplek worden voor docenten, studenten en onderwijsexperts op gebied van onderwijsinnovatie en innovatief gebruik van ICT en content in het onderwijs.

Ter ondersteuning van onderzoek is een nieuwe dienstverlening in het leven geroepen in de vorm van ‘Research Intelligence’ die onderzoek gaat ondersteunen met onderzoeksdata over het VU-profiel, zoals onderzoeksevaluatie, reputatie en profilering, onderzoeksamenwerking en aanstellingsbeleid onderzoek.

ODC Dienst Studenten Onderwijs Zaken (SOZ) Ongeveer een jaar geleden werden voor de eerste keer binnen de dienst Student en Onderwijszaken verkiezingen georganiseerd om een negenkoppig ODC-team samen te stellen. In het kader van deze verkiezingen moesten de geïnteresseerde kandidaten zichzelf voorstellen en uitleggen welke thema’s zij belangrijk vinden. De verkiezingen zorgden uiteindelijk voor een nieuw elan binnen onze ODC: heel wat nieuwe kandidaten en een sterke verjonging was het resultaat. Positief was dat ondanks deze democratische verkiezingen, waar het aantal uitgebrachte stemmen van sommige teams binnen SOZ veel groter was dan van andere, er toch kon voor worden gezorgd dat iedere afdeling binnen SOZ minstens één gekozen afgevaardigde had.

Een vernieuwde ODC betekent ook elkaar leren kennen.

Dit resulteerde in een teamuitje waar we met z’n allen Marokkaans hebben leren koken. Gezellig was dat!

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

42

De ODC kwam ongeveer om de zes weken samen met het diensthoofd om allerlei thema’s die van belang zijn voor SOZ en haar medewerkers te bespreken. De inhoud van deze thema’s varieerde van de jaarplannen tot de creatie van nieuwe teams en hoe om te gaan met werkdruk.

Dat laatste thema is trouwens iets waar de ODC zich afgelopen jaar in heeft verdiept. Voor de eerste keer werd de organisatie van de week van de werkstress in handen gelegd van de ODC in plaats van de HR-afdeling. De ODC koos ervoor om, naast een aantal ontspannende activiteiten zoals mindfulness-sessies en wandelingen, ook ruimte te laten voor het kritisch nadenken over werkdruk en stress.

Daarom vond op dinsdag 12 november de eerste Benen op Tafelsessie van deze ODC plaats. Tijdens deze sessie zijn we met een groep van tien SOZ-collega’s in gesprek gegaan met Erna Klein Ikkink (directeur SOZ) over onze werkervaringen ten aanzien van werkdruk/werkstress binnen SOZ. Het is de bedoeling dat de ODC in de toekomst nog meerdere benen op tafelsessies zal organiseren.

We kunnen stellen dat het voor de ODC een relatief rustig en succesvol jaar was. De leden schieten goed met elkaar op en door de aanwezigheid van nieuwe leden waaide er

een frisse wind door de ODC. Er werd besloten de taken te verdelen zodat ieder lid zich wat meer specialiseert en kennis opbouwt in een bepaald onderwerp. Tenslotte kijkt deze ODC ook uit naar de samenwerking met het toekomstige nieuwe diensthoofd van SOZ. We hopen dat de samenwerking even soepel verloopt als met het huidige diensthoofd.

ODC Dienst Bestuurszaken (BZ) In het verkiezingsjaar is het gelukt om de vijf zetels binnen de ODC Bestuurszaken te laten innemen door een brede schakering van werknemers uit de dienst; alle afdelingen zijn vertegenwoordigd.

Vanuit de eigen verantwoordelijkheid onderhoudt de ODC een openhartige en constructieve relatie met de directie van de dienst vanuit het devies: ‘zacht op de relatie, hard op de inhoud’.

De leiding en organisatie van de dienst Bestuurszaken is in 2019 met enige regelmaat onderwerp van gesprek geweest tussen de ODC en de directie. De met de ODC besproken doorgevoerde veranderingen in de aansturing van de dienst hebben geleid tot een optimalisatie in de spanwijdte van de verschillende afdelingshoofden.

De afgesproken evaluatie van de tijdelijke invoering van de rol van adjunct-directeur Bestuurszaken is in 2019 gestart en zal in 2020 worden afgerond.

De ODC heeft daarnaast aandacht gevraagd voor de werkdruk die ontstaat door het vertrek van medewerkers en de opvang van taken tijdens de soms intensieve vacatureperioden.

De ODC onderkent haar eigen verantwoordelijkheid in het signaleren van grensoverschrijdend gedrag door actief gebruik van de helpmatrix VU en het informeren van de directie bij dergelijke signalen.

In december 2019 heeft de ODC samen met het managementteam Bestuurszaken een themabijeenkomst gehad over de Art of Engagement binnen de VU. In 2020 wordt gekeken hoe deze principes ook BZ-breed kunnen worden geïncorporeerd en toegepast.

ODC Dienst Informatietechnologie (IT)

ODC Dienst Facilitaire Campus Organisatie (FCO)

In april is een nieuwe ODC aangetreden, die bestaat uit de teruggekeerde leden: Johan van Hattem, Jo Heinen (voorzitter), Daan van Leeuwen en Johan Rebel en de nieuw aangetreden leden: Mike van Baalen, Frank van der Laan, Michelle van Rijswijk (secretaris) en Will Tummers.

Hiermee zijn acht van de negen beschikbare zetels bezet.

Begin 2019 vonden de verkiezingen plaats. Met veel vertrekkende ODC-leden stonden wij voor de opgave nieuwe leden te werven. We hebben verschillende collega’s gepolst en zijn bij verschillende teamoverleggen aangesloten om de rol van de ODC en de komende vacatures onder de aandacht te brengen.

En met succes, begin februari hebben wij een kandidatenlijst met negen namen aangeleverd.

Samen vormen we een goede vertegenwoordiging, met collega’s vanuit bijna alle onderdelen van FCO.

De ODC-IT heeft de volgende zaken afgehandeld: • Alle noodzakelijke zaken als het jaarverslag 2018, het jaarplan 2020 en dergelijke • Begin 2019 het formeel overdragen van het DTEXdossier aan de Ondernemingsraad (OR) omdat het om een VU-brede toepassing gaat • Medio 2019 het formeel afronden van de evaluatie van de transitie/reorganisatie. Ook dit dossier is teruggegeven aan de OR en het CvB.

De bezetting van de ODC is wel een serieus probleem gebleken. De secretaris werd kort na de benoeming ziek en door persoonlijke omstandigheden heeft Mike van Baalen zijn zetel opgegeven. Ook Johan Rebel is een langere periode minder beschikbaar geweest. Jo Heinen is gevraagd zijn afdelingshoofd te vervangen, waardoor hij zijn voorzitterschap moest overdragen aan Daan van Leeuwen.

Door de bezettingsproblemen heeft de ODC minder kunnen realiseren dan gehoopt. Voor meerdere vergaderingen was er simpelweg geen quorum. De ODC heeft voortdurend getracht de vacante zetels te bezetten, maar helaas in 2019 zonder succes. In december is een afdelingsbrede oproep gedaan om nieuwe leden te werven.

Daarnaast zijn meerdere collega’s direct benaderd om op de oproep in te gaan en zich te kandideren. We hopen in 2020 weer op volle sterkte te komen.

43

Afgelopen jaar hebben we weer een aantal ODC-lunches georganiseerd; lunchmeetings waarbij één thema centraal staat en we al onze collega’s uitnodigen om hierover van gedachten te wisselen. De laatste lunch stond in het teken van onze eigen huisvesting. In mei 2019 zijn wij met een groot aantal collega’s naar de 3e verdieping van het Transitorium verhuisd. Een aantal maanden later vonden wij het als ODC een mooi moment om tijdens een ODC-lunch onze ervaringen uit te wisselen: wat gaat goed en wat kan beter? Alle ‘tips & tops’ hebben we besproken tijdens een ODC-overleg en met de betrokken projectleider. Begin 2020 worden een aantal wijzigingen en verbeteringen doorgevoerd. Een mooi resultaat!

Als ODC denken we graag mee en helpen we activiteiten organiseren. Afgelopen jaar hebben we meegedacht over de aanstelling van een decentrale vertrouwenspersoon binnen FCO. In het kader van de Week van de Werkstress hebben wij een aantal leuke, ontspannen activiteiten georganiseerd voor onze collega’s. Vooral de stoelmassage en het tafeltennissen vielen goed in de smaak.

DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Bovendien heeft de ODC de banden met de OR (met name de OR-Commissie IT) flink aangehaald. Er zijn meerdere gezamenlijke vergaderingen geweest waarop ook de dossiers DTEX en de reorganisatie van de Dienst IT van 2018 ter sprake is gekomen.

Begin april zijn alle (nieuwe) ODC-leden geïnstalleerd.

Een flink aantal van ons heeft de startconferentie bijgewoond die in april door de OR werd georganiseerd.

Ook de cursus ‘Financiën VU’ en de training ‘Adviezen schrijven’ die vanuit de OR zijn georganiseerd, zijn door ons bijgewoond. Handige bijeenkomsten om een beter beeld te krijgen van de VU in het algemeen en (decentrale) medezeggenschap in het bijzonder.

Uiteraard bespreken we gedurende het jaar het Jaarplan, de twaalf-maands rapportage en openstaande vacatures.

Daarnaast bespreken we ‘dat wat voorbijkomt en leeft binnen de organisatie’. Afgelopen jaar hebben we regelmatig gesproken over de ingebruikname van het Nieuwe Universiteitsgebouw en het programma Optimalisatie Bedrijfsvoering. Grote projecten waar veel van onze collega’s erg druk mee zijn.

kijkt kritisch naar de invulling van functies door externen.

De redenen voor de externe werving zijn uitgelegd en te begrijpen, maar een andere wijze van invulling, d.w.z. intern met voldoende ondersteuning, zou ook mogelijk moeten zijn. Door medewerkers te raadplegen, constateerden we een toename in de ervaren werkdruk binnen het cluster Project Control. De ODC heeft daarom gepleit voor een verbeterde aansturing, rolverdeling en communicatie binnen dit cluster.

ODC Dienst Financiën

De ODC heeft met de bestuurder het Jaarplan Financiën 2020 besproken, dat eind september is ingediend. We zijn het er mee eens dat er behalve de ERP-vervanging in 2020 geen enkele ander nieuw project wordt gestart. Bovendien is er vervanging geregeld voor leden van het managementteam die volledig voor het ERP zijn vrijgemaakt.

De ODC Financiën heeft eind december 2019 zes van de zeven posities in de commissie kunnen vullen met leden uit bijna alle afdelingen van de dienst. De helft van de leden is begonnen aan z’n eerste termijn. Ze geven aan veel opgestoken te hebben van de trainingen die de OR heeft aangeboden. We hebben meer grip gekregen op het verloop van de vergaderingen met de bestuurder door onderwerpen in prioriteit en in tijd te agenderen en daar goed op te sturen.

In 2020 zijn we van plan een rondgang te maken langs de werkoverleggen van alle afdelingen, om op te halen wat er speelt en of er voldoende naar de medewerkers wordt geluisterd als het gaat om prettige werkomstandigheden en baanperspectieven.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

44

Belangrijke aandachtspunten voor de onderdeelcommissie waren het tegengaan van de negatieve gevolgen van werkdruk, dat er tijdig wordt gezorgd voor vervanging bij ziekte, het volgen van de invulling van het strategische personeelsplan en de gevolgen voor de medewerkers van de komende inrichting en vervanging van het financieel ERP-systeem in 2020 en 2021. De ODC heeft geadviseerd om de capaciteit, voor pieken in deze werkzaamheden bij de betrokken afdelingen, uit te breiden.

De ODC heeft kennisgenomen van het Strategisch Personeelsplan 2020-2024. Op dienstniveau is inzicht gegeven in de samenstelling van het personeelsbestand en de geanonimiseerde beoordelingen per afdeling.

Alleen het aantal medewerkers per afdeling, dus niet de individuele medewerker, die toe is aan een nieuwe stap, kan daardoor geïdentificeerd worden.

De Onderdeelcommissie heeft daarom gepleit voor het ontwikkelen van een opleidingsbeleid voor alle functietypes binnen de dienst om de inzetbaarheid van medewerkers te versterken en te verbreden. De ODC

ODC Dienst Communicatie & Marketing (C&M) De ODC kende in 2019 de volgende samenstelling: Esther Wijnen (voorzitter), Simone van der Wolff (vicevoorzitter), Marijke Völlmar (secretaris), Sarah Duisters, Yin Khor, Jorin Mouwen en Pui Wu.

Reorganisatie C&M

In 2019 is de reorganisatie officieel afgerond. Een aanleiding voor de reorganisatie was de span of control , het aantal mensen dat een leidinggevende onder zich heeft. Er waren te grote verschillen tussen de verschillende leidinggevenden.

De ODC constateerde dat dit in 2019 alleen maar groter is geworden en vindt de organisatie erg kwetsbaar op dit gebied. Wij blijven dit monitoren. In 2019 is coachend leiderschap en projectmatig werken in de dienst geïmplementeerd. Ook dit blijft de ODC monitoren.

Preventie ziekteverzuim

Het ziekteverzuim is vrij hoog binnen C&M; daarom zijn er, in samenwerking met HRM, werkgroepen geformeerd om na te denken over hoe we dit cijfer naar beneden kunnen brengen. Het verloop onder de medewerkers en het gebrek aan ‘achtervang’ blijft een punt van aandacht.

Empowermenttraining

Ida Sabelis en Mariel Jurriens (FSW) hebben in september een empowermenttraining van een dag gegeven. Zij richtten zich vooral op het gebied van werkcultuur en ‘voor jezelf opkomen’. Doel was het werkplezier vergroten, de sfeer verbeteren en meer samenwerking creëren.

TOLL

De werkzaamheden van het Toekomstig Online Landschap (TOLL) drukt erg op de werkzaamheden van de medewerkers en de oplevering loopt enorme vertraging op. Wij ervaren gebrek aan projectmanagement. Er is onduidelijkheid over wie wat doet en wanneer. Ook zien wij veel tijdelijke aanstellingen.

Pijnpunten bij medewerkers

Vertrouwenspersoon Dienst C&M

Er zijn in overleg met de ODC binnen de dienst twee vertrouwenspersonen geworven die door het MT werden geïntroduceerd bij de medewerkers.

Introductie nieuwe medewerkers

Nieuwe collega’s binnen de dienst C&M hebben moeite hun weg te vinden. Daarom streeft de ODC ernaar om een goede introductie op te zetten: het handboek wordt ge-updatet, nieuwe medewerkers worden voorgesteld (persoonlijk dan wel via een schriftelijke MT-update) en er komt een ‘smoelenboek’.

Wij hebben kennis gemaakt met het nieuwe lid van het College van Bestuur – Marcel Nollen.

Aandachtspunten 2020

De ODC zal het komende jaar focussen op de strategie & dienstverlening van C&M, TOLL, coachend leiderschap, terugdringen van het ziekteverzuim (inclusief monitoren van de ‘achtervang’) en de span of control.

ODC Dienst Human Resource Management, Arbo & Milieu (HRMAM) Samenstelling ODC HRMAM

1) Carin Maas, HRM Secretariaat, voorzitter 2) Susanne de Backer, HRM Advies & Ontwikkeling, secretaris 3) Raymond Neumann, HRM Service Center, lid 4) Saskia Schut-Kuiters, HRM Advies & Ontwikkeling, lid 5) Mart van der Steeg, Arbo & Milieu, lid 6) Radmila Vukomanovic, HRM Strategie & Beleid, lid 7) Helma Windt, Arbo & Milieu, lid.

Verkiezingen ODC

In maart 2019 zijn er verkiezingen voor de ODC’s en OR gehouden. Voor HRMAM waren er zeven zetels. Van de zittende ODC-leden hebben vijf leden zich verkiesbaar gesteld, is één lid (secretaris) gestopt en hebben zich twee nieuwe leden aangemeld. Dit maakte dat er geen verkiezingen nodig waren en alle zetels bezet zijn.

Raymond Neumann heeft na bijna vier jaar de voorzittershamer overgegeven aan Carin Maas. Susanne de Backer heeft de secretarisrol van Margo Philippo overgenomen, die elf jaar lid en secretaris van de ODC is geweest. Op VUnet heeft de ODC HRMAM een eigen pagina en stelt de ODC zich voor.

45 DE ONDERDEELCOMMISSIES DOEN VERSLAG

Doordat wij constateerden dat er regelmatig (oude) pijnpunten bij collega’s naar boven komen, hebben wij bij het strategisch overleg in december de bedrijfsmaatschappelijk werker van de VU, Henk Heijerman, uitgenodigd om samen te bespreken hoe we hier aandacht aan kunnen geven, zodat deze pijnpunten niet steeds opnieuw terugkomen.

Kennismaking Marcel Nollen

Vergaderstructuur

2) Wijziging aansturing arbeidsjuristen; Resultaat: uitgevoerd en goed werkbaar 3) Span of control MT-leden (A) Resultaat: Blijvend punt van aandacht • 4-, 8- en 12-maandsrapportages (K)

In 2019 is in aanwezigheid van directeur Renée-Andrée Koornstra overleg gevoerd op: 8 april, 24 juni, 16 september, 4 november, 2 december. Er zijn twee extra overleggen gevoerd, op 5 februari in verband met de omhanging van de ambtelijk secretarissen medezeggenschap van Bestuurszaken naar HRMAM en op 15 oktober over het jaarplan 2020.

Overige onderwerpen op de agenda: • Aanpassing structuur HR-adviseurs (A) Resultaat: Wordt in breder kader opnieuw besproken • Nieuw CRM-pakket (K) Resultaat: Blijvende aandacht en periodiek op de agenda • Werkdruk/kwetsbaarheid projecten (K) • Week zonder Werkstress (Relax en Reload) (K) • Invulling afdelingshoofd Strategie & Beleid (K) Resultaat: Werving is eind 2019 gestart en interne kandidaat is aangenomen • Stand van zaken overplaatsing secretarissen Medezeggenschap van BZ naar HRMAM (A) Resultaat: Advies ODC is meegenomen • (Afronding) verhuizing HRM Servicedesk (K) Resultaat: Verhuizing is goed afgerond • Decentrale vertrouwenspersoon (K) • VOG (K) Resultaat: VOG-beleid nog in ontwikkeling • Pilot flexibele schil HR-adviseurs 1 jaar (K)

De ODC heeft in principe zes keer per jaar overleg met de directeur HRMAM. Daarnaast heeft de ODC onderling overleg om te komen tot advisering aan de directeur HRMAM over de onderwerpen die aan de orde zijn.

De ODC ervaart dat de overleggen op een transparante en constructieve wijze worden gevoerd. Van alle overleggen zijn notulen gemaakt, die zijn verstuurd aan alle medewerkers binnen de dienst. Sinds juni 2019 worden de notulen ook naar het ambtelijk secretariaat van de OR verstuurd.

We vinden het belangrijk dat de OR kennis kan nemen van de in de ODC-overleggen besproken onderwerpen.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

46

Vanuit de OR is Marius Rietdijk de contactpersoon voor de ODC HRMAM. Marius is uitgenodigd om bij de overleggen van de ODC aan te sluiten. Dit heeft hij voor het eerst gedaan op 16 september. De ODC waardeert zijn aanwezigheid en bijdrage en ziet graag dat hij dit in 2020 continueert.

Marius heeft de vergaderdata voor 2020 ontvangen. Vanaf september 2019 laat de directeur zich tijdens de ODCoverleggen bijstaan door de HR-adviseur, Melanie de Vries.

Onderwerpen: advisering (A); instemming (I); kennisgeving (K)

Vaste onderwerpen op de agenda; • Voortgang RI&E, HRMAM, verzuim (2x per jaar) (K) Resultaat: Afdelingshoofden in gesprek met medewerkers over gezond en veilig werken. Terugkoppeling naar ODC volgt in 2020.

• Stand van zaken uitvoering jaarplan (4x per jaar) (K) • Stand van zaken pilot (3x per jaar) 1) Herindeling organisatie; Resultaat: Afdeling Strategie & Beleid krijgt toch weer eigen afdelingshoofd.

Scholing/educatie

Op 10 april hebben Radmila Vukomanovic en Helma Windt de ‘startconferentie voor OR en ODC’s zittingstermijn 2019-2021’ bijgewoond. In september heeft Carin Maas de training ‘Adviezen schrijven voor decentrale medezeggenschap’ gevolgd.

Communicatie/samenwerking met OR

De ODC ontvangt voorafgaand aan de vergaderingen van de OR en GV de agenda’s. De voorzitter of secretaris zijn waar mogelijk als toehoorder aanwezig bij relevante onderwerpen.

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS Ambtelijk secretarissen De secretarissen Anneke Mulder en Sandra de Maesschalck begeleiden, adviseren en staan de universitaire medezeggenschap bij in de breedste zin van het woord. Zij treden bovendien op als secretaris van de overlegvergaderingen van de OR en GV met het College van Bestuur. Verder maken zij deel uit van de Verkiezingscommissie, de commissie Communicatie, de commissie TOP, het overleg van het Dagelijks Bestuur (DB) en ondersteunen het zogenaamde Agendaoverleg van het DB met het College van Bestuur. Ondersteuning werd ook geboden aan de commissie P&O, VGWM, IT en aan de commissie FEZ.

47

Ambtelijk secretarissen

Sandra de Maesschalck en Anneke Mulder

De vergaderingen van de OR en GV zijn in openbaar tenzij anders aangegeven, evenals de agenda, het verslag en de stukken. De agenda’s staan op VUnet. Verslagen zijn op te vragen bij het ambtelijk secretariaat via or@vu.nl.

3 Per 1 maart 2020 is het ambtelijk secretariaat gevestigd in het gebouw Transitorium, kamer 1E-41.

AMBTELIJK SECRETARISSEN EN ADVISEURS

In 2019 bevond het ambtelijk secretariaat van de OR en GV zich in het hoofdgebouw van de VU op kamer 15A-883 en was dagelijks geopend van 09.00 tot 17.00 uur.

Vanuit het College van Bestuur is een verhuizing van het secretariaat opgelegd naar het Transitorium. Omdat het secretariaat dan veel minder toegankelijk wordt voor werknemers en studenten van de VU, namelijk alleen te bereiken met een pasje, heeft de OR middels een brief gevraagd van deze verhuizing af te zien.

Het secretariaat is te bereiken via de telefoonnummers (020) 598 5312 en (020) 598 9495. Het e-mailadres is: or@vu.nl.

Adviseurs

De Ondernemingsraad heeft in 2019 gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs. Jacques Spaapen, oud-medewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de Verkiezingscommissie en de commissie Juridische Zaken. De commissie P&O werd geadviseerd door de oud OR-leden Kees van der Veer, Rieky van Walraven en Eline Heppe.

Rieky van Walraven en Peter Stol, die jarenlang zijn sporen verdiende als voorzitter van de commissie VGWM, ondersteunden de commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu. Voormalig OR-lid Frans van der Woerd, die als lid van de commissie FEZ pleitbezorger was van herziening van het allocatiemodel, adviseerde de commissie Huisvesting.

Peter Stol

Adviseur commissie VGWM

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

48

Eline Heppe

Adviseur commissie P&O

Frans van der Woerd Adviseur commissie Huisvesting

AFSCHEID OR-LID Josephien Sierag heeft in de zomer 2019 de OR verlaten.

De OR wil haar hartelijk danken voor haar grote betrokkenheid en inzet in de periode van 1 mei 2016 tot 1 juli 2019, met name als voorzitter van de OR-commissie P&O en lid van de commissie VGWM.

49 AFSCHEID OR-LID

Josephien Sierag Voormalig OR-lid

BIJLAGEN ADVIEZEN UITGEBRACHT DOOR DE ONDERNEMINGSRAAD IN 2019 Instemming OR Onderwerp

Instemmingsverzoek ‘Gewijzigde Regeling Ombudsman Personeel’

ORVU-2019/025 v (15.02)

Instemmingsverzoek ‘Tweede traineeship Bedrijfsvoering VU’

ORVU-2019/029 v (19.02)

Instemmingsverzoek ‘Rompdocument Integrale Bedrijfsnoodorganisatie VU (iBNO)’

ORVU-2019/054 v (08.04)

Instemmingsverzoek ‘Reglement ICT-voorzieningen medewerkers Vrije Universiteit, Amsterdam’

ORVU-2019/063 v (08.04)

Instemmingsverzoek ‘Uitbreiding Klachtencommissie in het kader van de ‘Regeling Ongewenst Gedrag’

ORVU-2019/070 v (12.04)

De OR stemt in met de Gewijzigde Regeling onder voorwaarden dat de ombudsman een serieus signaal niet alleen meldt bij het CvB, maar ook bij de portefeuillehouder Personeel.

Verder wil de OR dat het CvB het faculteitsbestuur of directeur van een dienst direct op de hoogte stelt van zo’n serieus signaal, zodat deze in de gelegenheid worden gesteld eerst zelf een gesignaleerd probleem aan te pakken. De OR vraagt om de hoogste prioriteit voor de vindbaarheid en toegankelijkheid van de verschillende VU-vertrouwensloketten en verder zou een regulier afstemmingsoverleg tussen deze loketten wenselijk zijn.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

50

Referentienummer

Met inachtneming van de punten over de samenwerking met JS Consultancy en het verantwoordelijk maken van de trainee voor de kosten bij vroegtijdig vertrek, stemt de OR in met het tweede traineeship Bedrijfsvoering.

De OR stemt in met het iBNO en geeft het college de volgende adviezen mee: zorg voor een aansluiting van RI&E en V&G bij de P&C-cyclus, onderschat de conventionele arbeidsrisico’s niet, maak een Risk Assessment Matrix en zorg voor meer samenhang met het BNO (bedrijfsnoodplan)-beleid.

Omdat in het voorjaar 2018 de OR niet kon instemmen met dit reglement heeft het CvB besloten een nieuwe versie van het reglement op te stellen welke opnieuw ter instemming aan de OR werd voorgelegd. Dit leidde tot een conditionele instemming van de raad. Naast enkele redactionele aanbevelingen stelt de raad een aantal voorwaarden waaronder een evaluatie van de toepassing van het Reglement en spoedige beschikbaarheid in de Engelse taal.

De ondernemingsraad stemt zonder kanttekeningen in met het besluit om de Klachtencommissie van de Regeling Ongewenst Gedrag te wijzigen omdat er onder andere dan beter kan worden voldaan aan de behoefte aan een meer diverse samenstelling van de commissie.

Onderwerp

Referentienummer

Instemmingsverzoek ‘Invoering VUbase en digitale postverwerking VU’

ORVU/2019/098 v (17.05)

Instemmingsverzoek ‘Monitoringstool Dtex’

ORVU/2019/099 v (17.05)

Instemmingsverzoek ‘Benoemingsprocedures decaan, overige functies faculteitsbestuur en directeur dienst’

ORVU-2019/105 v (10.07)

Instemmingsverzoek gewijzigde ‘Handleiding Werving en Selectie’

ORVU-2019/108 v (07.06)

Instemmingsverzoek ‘Optimaliseren gesprekscyclus’, het jaargesprek

ORVU-2019/127 v (19.07)

Instemmingsverzoek ‘Aanpassing artikel 35 lid 2 Promotiereglement’

ORVU-2019/184 v (13.11)

Zonder randvoorwaarden kon worden ingestemd met de invoering van een Document Management Systeem/Record Management Applicatie (DMS/RMA). Er heerst bij de raad echter grote reserve ten aanzien van het overgaan tot centrale digitale postverwerking voor de gehele VU. De OR ziet bijvoorbeeld graag dat, naast het niet openen van de post voor leden van de onderneming die vallen onder de bijzondere voorwaarden van artikel 10.3 van het Reglement ICTvoorziening voor medewerkers VU als hun functie is vermeld op de envelop, ook de namen van de medewerkers met deze functies worden opgenomen in een tabel.

Concluderend, op grond van overwegingen uit verschillende overleggen, kan de OR nog niet instemmen met een VU-brede invoering van de digitale postverwerking; de raad kan wel instemmen met het houden van een pilot bij de Dienst Bestuurszaken en bij een grote faculteit.

De OR kan niet instemmen met een VU-brede invoering van de monitoringstool Dtex.

De vrees voor datalekken is weliswaar gegrond, maar gebruik van Dtex lijkt daarvoor een te zwaar middel. Een pilot bij een dienst, bijvoorbeeld de Dienst IT, en een faculteit die vrijwillig mee wil doen, kan op instemming van de raad rekenen onder voorwaarde dat na een afgesproken periode gekeken wordt naar het aantal incidenten en nadere evaluatie plaatsvindt.

Dit dossier is nog niet afgehandeld omdat de raad nog niet tot een finaal oordeel kan komen.

Hij vindt de benoemingsprocedure op inhoudelijke punten nog onvoldragen en vraagt om een reactie van het CvB.

Met inachtneming van enkele overwegingen stemt de OR in met de aanbevelingen ‘Optimaliseren jaargesprek’. Een belangrijk aandachtspunt voor de raad is hierbij de bedrijfscultuur die op sommige plekken binnen de VU een constructieve dialoog tussen medewerkers en hun leidinggevenden in de weg lijkt te staan. Om een veilige gespreksomgeving te kunnen borgen zal de hoogste prioriteit moeten worden verleend aan effectieve training en communicatie. De OR hecht aan de toegezegde evaluatie na één jaar door VU-breed informatie op te halen en te analyseren.

Dit instemmingsverzoek is nog niet afgerond omdat het college niet is ingegaan op de door de OR gestelde vraag over de reikwijdte van het instemmingsrecht: volgens de OR zou de instemmingsvraag op de wijzigingen in het gehele reglement en niet alleen op de wijzigingen in het nu voorgelegde gedeelte van het reglement moeten gelden.

BIJLAGEN

Met grote aarzeling stemt de raad in met de gewijzigde Handleiding mits het flankerende OBP-loopbaan- en opleidingsbeleid aantoonbaar zal bijdragen aan de mobiliteit van het OBP binnen de interne arbeidsmarkt. Om dit gezamenlijk te kunnen monitoren bespreekt de OR graag een jaarlijks geanonimiseerd overzicht van de OBP-mobiliteit en bijbehorende ontwikkelinitiatieven.

51

Adviezen OR Onderwerp

Adviesaanvraag ‘Investeringsbesluit huisvesting Universitair Proefdier Centrum (UPC)’

ORVU-2019/022 v (14.02)

Adviesaanvraag voorgenomen reorganisatie dienst Communicatie & Marketing

ORVU-2019/023 v (15.02)

Omhanging secretariaten medezeggenschap van Bestuurszaken naar HRM-AM

ORVU-2019/096 v (15.05) en ORVU-2019/128 v (08.07) en ORVU-2019/149 (30.08)

In 2018 heeft de OR ingestemd met de bouw van het onderzoeksgebouw Schoolwerktuinen (SWT). Na breed onderzoek stelt het college voor om het Universitair Proefdier Centrum (UPC) definitief te vestigen in het SWT, hetgeen een aanvullende investering vergt van M€8. De OR geeft positief advies over het extra investeringsvoorstel van M€8 mits: 1) de raad onmiddellijk wordt geïnformeerd als de aanbestedingssom met 5% dreigt te worden overschreden, 2) het Amsterdams Universitair Medisch Centrum overeenkomt om gedurende 15 jaar minimaal 2/3 van het UPC af te nemen, 3) de raad wordt geïnformeerd als het proefdiergebruik anders uitvalt dan voorzien en 4) de raad onmiddellijk geïnformeerd wordt als de overgangstijd voor het stilleggen van het proefdieronderzoek het jaar dreigt te overschrijden. Bovendien wil de raad op de hoogte blijven van de voortgang van het proces om een nieuwe overeenkomst tussen de Gemeente Amsterdam en de VU te sluiten over de verlate oplevering van het W&N-terrein.

De Ondernemingsraad adviseert positief en heeft er vertrouwen in dat zijn zorgpunten, zoals: 1) meer verdieping in coachend leiderschap, 2) betere communicatie over bereikte mijlpalen in het project TOLL, 3) duidelijkheid over de talentschouw en aannamebeleid en 4) verslaglegging van de gevolgde opleidingen in het jaarverslag voldoende geborgd zijn in het vervolgtraject.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

52

Referentienummer

De OR is bereid positief te adviseren over een ‘omhanging’ van het ambtelijk secretariaat van de OR/GV van de dienst BZ naar de dienst HRM-AM per 1 mei 2019 zonder personele gevolgen, mits de fysieke werkplek van de medewerkers ongewijzigd zal blijven en financieel gezien alles ‘bij het oude’ blijft. en

Brieven over de verhuizing ambtelijk secretariaat van de OR/GV en USR

De OR heeft met verbazing kennisgenomen van een brief over de reorganisatie van het ambtelijk secretariaat van de OR waarin besloten wordt het secretariaat een verhuizing op te leggen. De OR vindt dit in strijd met het adviesverzoek. Bovendien vraagt het CvB de OR om vanaf 2020 met een jaarlijkse begroting te werken. De OR staat op het standpunt dat hij daartoe, volgens de WOR, niet verplicht is.

Adviesaanvraag ‘Samenwerkingsovereenkomst ‘VU-Universiteit Twente: BSc Mechanical Engineering’

De OR adviseert, zonder kanttekeningen, positief over deze samenwerking. Hij adviseert hoge prioriteit te verlenen aan de verdere verhoging van de instroom van de doelgroep, namelijk van Nederlandse studenten uit de regio Noord-Holland.

ORVU-2019/097 v (14.05)

Onderwerp

Referentienummer

Adviesaanvraag ‘Voorgenomen reorganisatie Faculteit Religie en Theologie’

ORVU-2019/109 v (24.06)

Advies voorgenomen reorganisatie Universitair Centrum Gedrags- en Bewegingswetenschappen (UCGB)

ORVU-2019/ 169 v (14.10)

De Ondernemingsraad adviseert negatief. Bestuur en OR verschillen sterk van mening over de vraag of het gerechtvaardigd is de beoogde reorganisatie doorgang te laten vinden, en ook over de vraag hoe een gunstige toekomst van FRT gewaarborgd kan worden.

53 BIJLAGEN

Tijdens het adviestraject voor de voorgenomen reorganisatie van het UCGB heeft intensief overleg plaatsgevonden met de betreffende besturen, de lokale medezeggenschap en de medewerkers. De bereidheid tot overleg en ook de openheid van deze gesprekken heeft de raad zeer gewaardeerd. De Ondernemingsraad kan zich met de medewerkers vinden in de reorganisatiedoelstellingen, maar staat, vanwege de nog vele openstaande vragen en serieuze zorgen van de betrokken medewerkers, enigszins gereserveerd tegenover het verlenen van groen licht voor de reorganisatie-uitvoering.

Om tegemoet te kunnen komen aan het verzoek voor geen uitstel adviseert de raad positief, mits de in de overleggen gedane toezeggingen en afspraken naar aanleiding van het gevraagde advies worden vastgelegd. Met betrekking tot de gemaakte afspraken en toezeggingen wordt onderscheid gemaakt tussen de drie reorganisatievoornemens: 1) de overdracht van de master HGZO aan het VUmc, 2) de overdracht van activiteiten naar de afdeling BW en 3) de herstructurering van de teams. Verder gaat het om een tweetal aspecten welke de gehele reorganisatie raakt, namelijk: 1) in alle drie de reorganisaties speelt de wijze waarop de verrekening voor geleverde diensten plaats vindt een cruciale rol en 2) het maken van afspraken over de follow up vanuit de OR.

Initiatieven OR Onderwerp

Drie brieven aan het College van Bestuur over de voorgenomen Reorganisatie Faculteit Religie en Theologie (FRT)

ORVU-2019/005 v (18.01) en 015 v (31.01) en 016 v (31.01)

Notitie betreffende de behandeling ‘Werkbelevingsonderzoek VU 2018’

ORVU-2019/006 v (22.01)

Nietigverklaring van de brieven van 21-01-2019 en 15-02-2019 over het voornemen Reorganisatie Faculteit Religie en Theologie (FRT)

ORVU-2019/032 v (22.02)

Brief voorgenomen reorganisatie Faculteit Religie en Theologie

ORVU-2019/051 v (23.03)

Verzoek om een op zichzelf staand Sociaal Jaarverslag VU 2018

ORVU-2019/085 v (07.05)

Brief databeheer VU

ORVU-2019/125 v (08.07)

Datalek Faculteit Religie en Theologie (FRT)

ORVU-2019/129 v (08.07)

Alternatief voor voorgenomen reorganisatie Faculteit Religie en Theologie (FRT)

ORVU-2019/144 v (29.08)

Drie brieven over het voorgenomen reorganisatieplan bij FRT. Twee brieven over het proces dat afwijkt van het vigerend convenant ‘Aspecten bij reorganisaties: een stappenplan’, vastgelegd en ondertekend door OR en CvB op 23-05-2007, en een brief op 31-01-2019 van het feit dat het concept personeelsplan nog steeds niet is overhandigd aan de ODC, evenmin als de financiële verantwoording bij de reorganisatie.

De OR hecht aan spoedige communicatie aan alle VU-medewerkers over het ‘Werkbelevingsonderzoek 2018’ en de nadere analyses om medewerkers het vertrouwen te geven dat er waar nodig aan een beter welbevinden binnen de werkomgeving wordt gewerkt.

Daarom vraagt hij of VU-medewerkers op korte termijn: 1) geïnformeerd kunnen worden over de uitkomsten van het WBO 2018 en over de aanbevelingen/beleid ter verbetering van de huidige situatie en 2) om een tijdpad te overleggen voor de nu bestaande initiatieven.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

54

Referentienummer

De Ondernemingsraad verwacht uiterlijk 1 maart 2019 de formele intrekking van de brieven van 21-01-2019 en 15-02-2019 die de decaan van FRT heeft gestuurd aan de medewerkers van FRT van wie de positie volgens het conceptreorganisatieplan per 1 mei 2019 wordt opgeheven.

De OR is zeer teleurgesteld over de afwijzing van het CvB over: 1) het intrekken van de brieven met ontslagaanzegging van 21-01-2019 en over de ’vooraankondiging’ van 15-02-2019 aan de medewerkers die met ontslag zijn bedreigd en 2) het instellen van een onafhankelijke commissie die zou kunnen werken aan het herstelplan van FRT. Zoals ook in voorgaande jaren meermaals aan de orde is gesteld, vraagt de OR om een op zichzelf staand ‘Sociaal jaarverslag VU 2018’.

De OR vraagt om het standpunt van het college met betrekking tot databeheer waarbij het risico op datalekken kan optreden, bijvoorbeeld bij het gebruik van privé-apparatuur voor het maken van opnames bij vergaderingen.

De OR maakt melding van het feit dat privacygevoelige informatie aan de FSR van FRT is gestuurd in het kader van de begrotingsdiscussie binnen FRT. Een brief over een notitie aangaande de reorganisatie FRT, die geschreven is door de ODCFRT en besproken met een ad hoc commissie van de OR, waarin een goed beargumenteerd en geloofwaardig alternatief op basis van natuurlijk verloop wordt geboden voor het aan de OR ter advisering voorgelegde reorganisatieplan.

Onderwerp

Referentienummer

Brieven over de reorganisatie Faculteit Religie en Theologie n.a.v. de raadsvergadering op 4 september 2019

ORVU-2019/150 v (05-09) en 157 v (19.09) en 168 v (08.10)

Verzoekschrift Ondernemingskamer ‘Reorganisatiebesluit Faculteit Religie en Theologie (FRT), 10 september 2019’

ORVU-2019/169a v (10.10) en 179 i (10.10)

Brief m.b.t. het invoering VU ERP-systemen (vervanging van SAP; een bedrijfsvoeringsplatform voor een Digitale Universiteit)

ORVU-2019/195 v (19.12)

Als reactie op de brief van het CvB aangaande het alternatieve plan van de OR komt de OR tot de conclusie dat er op dit moment geen aanleiding is om zijn negatieve advies aan te passen.

De OR heeft op advies van zijn advocaat besloten een financieel expert (dhr. D. Portier) in te huren teneinde het reorganisatieplan en het alternatieve plan op de financiële consequenties te beoordelen. In een tweede brief verzoekt de OR om een gesprek over de vragen die door de OR en zijn financieel adviseur zijn geformuleerd. Vervolgens past de OR zijn advies aan en verzoekt om heroverweging reorganisatiebesluit FRT.

Aan de Ondernemingskamer van het Gerechtshof Amsterdam wordt door Houthoff/OR een ‘Verzoekschrift ex artikel 26 WOR tevens houdende verzoek tot het treffen voorlopige voorzieningen ex artikel 26 lid 8 WOR’ en het Ondernemingskamerdossier ingediend. De zitting zal zijn 16 januari 2020 en de uitspraak wordt verwacht in maart 2020.

Op 3 juli jl. heeft de OR een brief ter kennisgeving ontvangen met daarin de aankondiging van vernieuwing van de bestaande VU ERP-systemen (SAP). Omdat het nieuwe ERP-systeem al per 1 januari 2020 van start gaat en de OR van mening is dat het nieuwe bedrijfsvoeringsplatform adviesplichtig is conform WOR artikel 27, lid 1, punt k, is op de GVO van 18 december aan de orde geweest dat dit ontbreken van een adviesaanvraag een breekpunt zou kunnen vormen voor de instemming op het ‘Jaarplan VU 2020’. Het CvB heeft in deze vergadering erkent dat de procedure betreffende ERP niet correct is verlopen en heeft aan de OR een aantal toezeggingen gedaan, onder andere een formele medezeggenschapsrol bij het GO/NO GO-moment die het CvB gaat nemen rond 1 april 2020, en intensieve betrokkenheid bij het implementatietraject. Als gevolg van het passeren van de bevoegdheden van de OR ter zake, distantieert de raad zich van medeverantwoordelijkheid voor het genomen besluit.

De OR is verrast dat het College van Bestuur is overgegaan tot uitvoering van de reorganisatie FRT. Hij vindt het een ongebruikelijke stap die de medewerkers van FRT heel hard persoonlijk raakt, en dus ook de medezeggenschap. De OR is al met al van mening dat het besluit om tot reorganisatie van de FRT over te gaan onjuist is en op verkeerde gronden is genomen, en dus de belangen van de getroffen medewerkers en de medezeggenschap onnodig verder schaadt.

De OR verzoekt het college opnieuw met klem om op zijn schreden terug te keren en de uitkomst van de juridische procedure af te wachten.

BIJLAGEN

Gang van zaken rondom de reorganisatie Faculteit Religie en Theologie (FRT)

55

ORVU-2019/196 v (29.11)

ADVIEZEN UITGEBRACHT DOOR DE GEZAMENLIJKE VERGADERING IN 2019 Instemming GV Onderwerp

Instemmingsverzoek Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024

GV-2019/009 v (28.01)

Kadernota VU 2020

GV-2019/071 v (16.07)

Instemmingsverzoek ‘Concretisering VU Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’

GV-2019/077 v (16.07)

Allocatiesysteem VUSAM

GV-2019/078 v (16.07)

De Gezamenlijke Vergadering stemt in met het Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024 mits: 1) verdere concretisering van het kwaliteitsplan plaatsvindt tussen het huidige moment van instemming en de nieuwe instemmingsvraag in juni 2019, 2) de op 8 juni 2019 door het college gedane toezegging (ref. CvB/EK/2018/502) inzake begeleiding van studenten met een functiebeperking vanuit een centraal punt wordt opgepakt als thema binnen de Kwaliteitsafspraken en de hoofdlijnen van de Begroting, 3) er een GV-vertegenwoordiging is in de bestaande of nieuw in te stellen stuur- of werkgroepen, die een rol hebben in de besteding van de studievoorschotmiddelen.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

56

Referentienummer

De Gezamenlijke Vergadering stemt niet in met de hoofdlijnen zoals geformuleerd in de Kadernota VU 2020 inclusief inzet studievoorschotmiddelen met verwijzing naar de door de GV geformuleerde speerpunten. Het wordt namelijk pas duidelijk hoe de speerpunten kunnen worden gerealiseerd als dit najaar de plannen van de diensten en faculteiten zijn ontwikkeld en de door de GV geformuleerde speerpunten inzichtelijk worden in het Jaarplan en Begroting 2020.

De GV stemt in met het geconcretiseerde ‘VU Kwaliteitsplan Onderwijs 2019-2024’ met inachtneming van de volgende overwegingen: 1) de beschikbaarheid voor de GV van de nader uitgewerkte facultaire kwaliteitsplannen, 2) een interne monitoring van de positieve effecten van de voorgestelde kwaliteitsimpulsen aan de hand van objectieve indicatoren, 3) heldere formulering van de voornemens en 4) het vervangen van de naam ‘Student Analytics’ in de projectnaam ‘VU Analytics’.

De GV stemt in met het allocatiesysteem VUSAM ervan uitgaande dat: 1) Bij toekomstige verdergaande consequenties vanuit ‘Van Rijn’ VUSAM in die geest wordt herzien en dat dus alsnog wordt overgestapt op een verdeelmodel van CvB naar faculteiten dat rekening houdt met de kostprijs, ook al is dat binnen de termijn van zeven jaar die nu wordt voorgesteld; 2) Het CvB een goed draagvlak op de werkvloer voor de bekostiging creëert en hiertoe de decanen dringend adviseert bij de verdeling van middelen binnen de faculteiten, rekening te houden met de kosten, en niet één op één de outputcriteria hanteert tot op het laagste organisatorische niveau; 3) Bij tussentijdse evaluaties de GV de effecten van KDM zal bewaken en daarbij vooral zal waken voor onverhoopte leegloop van werk bij de diensten; 4) Indien factoren, vergelijkbaar met de gevolgen van de Commissie van Rijn, het noodzakelijk maken om tussentijdse aanpassingen aan te brengen in VUSAM, deze voor het CvB ook mogelijk zullen zijn. Deze wijzigingen zullen overeenkomstig de wettelijke verplichting na overleg in de GVO door het CvB ter instemming aan de GV worden voorgelegd. Ook in de hoofdlijnen van de begroting zullen de jaarlijkse effecten van VUSAM te zien zijn en daarbij zal de GV de vinger aan de pols houden.

Onderwerp

Referentienummer

Nieuwe strategie VU 2020-2025

GV-2019/119 v (16.12)

Jaarplan en begroting VU 2020

GV-2019/120 v (19.12)

Na het doorspreken van het definitief concept met de projecttrekker waarin werd toegezegd dat alle op voordracht van de GV voorgestelde wijzigingen zouden worden overgenomen, stemt de GV in met de ‘Strategie Vrije Universiteit 2020-2025’.

Met in achtneming van de volgende voorwaarden stemt de GV in met de hoofdlijnen van het ‘Jaarplan VU 2020’: 1) het beantwoorden van alle vragen uit de conceptreactie van 16 december 2019 door het college en een gezamenlijke bespreking naar aanleiding van de antwoorden op de vragen, 2) het samen met het college opstellen van een format voor monitoring van relevante kengetallen inzake de werkdrukproblematiek, 3) een onderbouwde adviesaanvraag voor de Ondernemingsraad inzake de GO/NO GO van het nieuwe ERP-systeem per 1 april 2020 en 4) het maken van afspraken met de medezeggenschap om het jaarplan 2021 tijdiger in te steken.

57 BIJLAGEN

Adviezen GV Onderwerp

Referentienummer

Profiel derde lid College van Bestuur

GV-2019/031 v (04.04)

Herbenoeming rector

GV-2019/032 v (04.04)

Jaarverslag VU 2018 (m.u.v. hoofdstuk 6 ‘Sociaal Jaarverslag’)

GV-2019/048 v (10.05)

De Gezamenlijke Vergadering adviseert positief over het voorgestelde ‘Profiel derde collegelid’, maar hecht eraan als belangrijk punt mee te geven dat de bestuurder aantoonbare werkervaring heeft bij een onderwijsinstelling. (vertrouwelijk)

De strekking van het advies van de GV is positief: het jaarverslag is de weerslag van een redelijk robuuste begroting. De GV heeft wel een aantal opmerkingen, waaronder het voeren van een fundamentele discussie over bepaalde vragen, zoals: 1) wil de VU een brede universiteit blijven en 2) hoe gaat de VU de verdergaande internationalisering aanpakken, waarop hopelijk in het Instellingsplan 2020-2025 antwoord komt.

Onderwerp

Zelfevaluatierapport Instellingstoets Kwaliteitszorg

GV-2019/074 v (15.07)

Derde collegelid

GV-2019/075 v (08.07)

Reflectie Zelfevaluatierapport VU

GV-2019/076 v (15.07)

Code goed bestuur

GV-2019/113 v (23.11)

De GV adviseert positief op het ‘Zelfevaluatierapport van de Instellingstoets Kwaliteitszorg’ onder voorwaarde dat: 1) het ontwerpprincipe bij de onderwijsinrichting, omschreven als ‘Maatschappelijke vraagstukken worden multidisciplinair bestudeerd en aangepakt’, bij alle bachelors, maar vooral bij nieuwe vakken, zijn introductie vindt, 2) hoge prioriteit wordt verleend aan de toegezegde brede opname van een module Community Service Learning (CSL) in het opleidingsaanbod en 3) de ambitie wordt waargemaakt om op termijn het voor alle studenten mogelijk te maken deel te nemen aan een CSL-activiteit. (vertrouwelijk)

De GV herkent zich in het beeld dat geschetst is van de Vrije Universiteit in het Zelfevaluatierapport (ZER). Eén van de eisen van de Nederlands-Vlaamse Accreditatieorganisatie (NVAO) is dat het rapport te lezen moet zijn zonder voorkennis en dat acht de GV gelukt.

Met inachtneming van enkele kanttekeningen adviseert de GV positief over de Code Goed Bestuur.

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

58

Referentienummer

Initiatieven GV Onderwerp

Referentienummer

Reactie op CvB-brief van 7 januari 2019 ‘Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’

GV-2019/004 v (14.01)

Nadere toelichting CvB-brief ‘Co-creatie Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’

GV -2019/007 v (17.01)

Vertrek derde collegelid

GV-2019/024 v (11.03)

Brief over de procedure werving lid College van Bestuur

GV-2019/040 v (18.04)

In de reactie op de brief van 7 januari 2019 van het CvB stelt de GV de strikte voorwaarde van een versterkt instemmings- en monitoringstraject om de medezeggenschap te kunnen borgen op het voorliggende nog nader te concretiseren ‘Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’.

De GV is verheugd over de intentie van het college tot een co-creatie met de GV bij nadere concretisering van het ‘Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’. De GV wenst nadrukkelijk dat het realiseren van de doelen en voornemens uit dit Kwaliteitsplan een co-creatie wordt van CvB en GV en tevens dat eventuele wijzigingen in het Kwaliteitsplan ten opzichte van de versie van 12 december 2018 in juni ter instemming aan de GV worden voorgelegd. (vertrouwelijk)

De GV maakt bezwaar tegen de procedure ‘Werving en selectie lid College van Bestuur’. De GV is van mening dat de rol en positie van de sollicitatiecommissie in vergelijking met de gevolgde procedure bij de werving van de collegevoorzitter er sterk op achteruit gaat.

Onderwerp

Referentienummer GV-2019/044 v (08.05)

Reflectiehoofdstuk Kwaliteitsafspraken voor Jaarverslag VU 2018

GV- 2019/050 v (10.05)

Brief over de speerpuntennotitie voor het ‘Jaarplan en Begroting VU 2020’

GV-2019/051 v (07.06)

Vragen aan CvB n.a.v. discussienota en rapport VUSAM en reactie Allocatiesysteem VUSAM

GV-2019/061 v (20.06) en GV-2019/072 v (04.07)

Behandeltraject ‘Jaarplan en Begroting 2020’

GV-2019/107 v (20.11)

De Gezamenlijke Vergadering op centraal niveau (GV) en op facultair niveau (FGV) zijn gevraagd naar het verloop van het begrotingsproces. Zowel in het tijdpad, als in de decentrale informatievoorziening worden knelpunten gesignaleerd. In de discussienota worden bevindingen en aanbevelingen aangedragen.

Er is tijdens het proces over de Kwaliteitsafspraken een aantal verdiepende discussies gevoerd tussen GV en CvB, onder andere over de onduidelijkheid welke rol beide partijen zouden moeten spelen, over de definitie van voornemen en doel, over de mate van concreetheid van de afspraken, over de definitie van de hoofdlijnen van de begroting en over de definitie van co-creatie. Gedurende het hele proces bleef het echter lastig voor de GV een eigen stempel op de plannen te drukken. Pas toen de GV in december 2018 niet instemde met het ‘Kwaliteitsplan Onderwijs VU 2019-2024’ en ook verzocht het deel ‘studievoorschotgelden’ uit het ‘Jaarplan VU 2019’ te halen, kwam er ruimte voor de aanbevelingen van de GV en ging het college mee met haar sturingsverzoeken. Uiteindelijk is de GV tevreden met het resultaat en kijkt zij er naar uit om zich in 2019 te richten op het monitoren van de plannen.

De GV heeft in haar vergadering van 5 juni 2019 een speerpuntennotitie voor het ‘Jaarplan en Begroting VU 2020’ vastgesteld. Deze notitie zal als bijlage aan de ‘Kadernota VU 2020’ worden toegevoegd als beleidsrichtlijn voor de faculteiten en de diensten.

Ter voorbereiding voor het overleg met het CvB op 26 juni 2019 zijn schriftelijk 13 vragen ingediend. Op 4 juli sprak de GV haar zorgen uit over de mogelijkheid van het in stand houden van de VU als brede universiteit in het licht van het allocatiesysteem VUSAM met betrekking tot de landelijke ontwikkelingen, c.q. de commissie Van Rijn, en werden er vragen gesteld over de risico’s ten aanzien van de veranderingen.

De GV ontvangt op 20 november 2019 het instemmingsverzoek ‘Jaarplan en begroting VU 2020’ en stelt een alternatief behandeltraject voor omdat zij vindt dat de reactietermijn te kort is om tot een weloverwogen advies te komen.

59 BIJLAGEN

Discussienota evaluatie begrotingstraject 2019

SAMENSTELLING ONDERNEMINGSRAAD

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

60

1 januari - 3 april 2019

3 april - 31 december 2019

Dagelijks bestuur Olijhoek, Henk (H.J.M.) - voorzitter FNV Overheid Gilder, de, Dick (T.C.) - vicevoorzitter CNV Connectief Quadir, Razi (H.) - lid ProVU

Dagelijks bestuur Olijhoek, Henk (H.J.M.) - voorzitter FNV Overheid Gilder, de, Dick (T.C.) - vicevoorzitter CNV Connectief Quadir, Razi (H.) - lid VAWO

Leden Bijlert, van, Victor (V.A.) Boukabous, Mohamed (M.) Dijkstra, Elise (E.) Gvozdetskyi, Eugène (I.) Hartstra, Eric-Jan (E.J.) Heppe, Eline (E.C.M.) Kampen, van, Trudie (G.M.J.) Kiss, Aniko (A.) Lammerts, Sjaak (J.G.M.) Overbeeke, Adriaan (A.J.) Pavlopoulos, Dimitris (D.) Rebel, Johan (J.W.) Sabelis, Ida (I.M.J.) Sierag, Josephien (J.J.M.) Stol, Peter (P.) Vermunt, Rick (R.E.) Vries, de, Marlies (M.) Watchman, Daniëlle (D.I.)

Leden Bijlert, van, Victor (V.A.) Go, Sabine (S.C.) Hartstra, Eric-Jan (E.J.) Kampen, van, Trudie (G.M.J.) Karrouche, Norah (N.F.F.) Kiss, Aniko (A.) Kooi, Derk (D.P.) Lammerts, Sjaak (J.G.M.) Overbeeke, Adriaan (A.J.) Pavlopoulos, Dimitris (D.) Quintelier, Katinka (K.J.P.) Rietdijk, Marius (M.M.) Sabelis, Ida (I.M.J.) Sierag, Josephien (J.J.M.)

Trakzel, Inge (I.) Vermunt, Rick (R.E.) Vries, de, Marlies (M.) Wempe, Johan (J.F.D.B.) Rebel, Johan (J.W.)

CNV Connectief FNV Overheid CNV Connectief ProVU FNV Overheid ProVU CNV Connectief FNV Overheid ProVU CNV Connectief FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid FNV Overheid CNV Connectief ProVU

Ambtelijk secretarissen A.A. (Sandra) de Maesschalck A.M.A. (Anneke) Mulder

CNV Connectief VAWO FNV Overheid CNV Connectief VAWO FNV Overheid FNV Overheid FNV OVerheid CNV Connectief FNV Overheid VAWO CNV Connectief FNV Overheid FNV Overheid tot 1 juli 2019 FNV Overheid FNV Overheid CNV Connectief VAWO FNV Overheid vanaf 1 juli 2019 aspirant lid

Dagelijks Bestuur OR

v.l.n.r. Razi Quadir, Henk Olijhoek en Dick de Gilder

ONDERNEMINGSRAAD 2020 1.

Rick Vermunt

2.

Derk Kooi

3.

Eric-Jan Hartstra

4.

Trudie van Kampen

5.

Marius Rietdijk

6.

Razi Quadir

7.

Henk Olijhoek

8.

Dick de Gilder

9.

Sabine Go

10. Adriaan Overbeeke 11. Inge Trakzel 12. Aniko Kiss 13. Johan Rebel 14. Sjaak Lammerts 63 BIJLAGEN

15. Johan Wempe 16. Victor van Bijlert 17. Sandra de Maesschalck 18. Marlies de Vries 19. Ida Sabelis 20. Anneke Mulder

Niet op de foto: Norah Karrouch, Dimitris Pavlopoulos en Katinka Quintelier 5 1

2

3

6 4

17

18

8 7

10 9

11

12

13

19 20

14

15

16

SAMENSTELLING COMMISSIES 1 januari - 3 april 2019 Commissie Personeel en Organisatie (P&O) Josephien Sierag (FNV) - voorzitter Mohamed Boukabous (FNV) Aniko Kiss (FNV) Trudie van Kampen (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Johan Rebel (FNV) Marlies de Vries (CNV) Rieky van Walraven, adviseur Kees van der Veer, adviseur

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

64

OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Peter Stol (FNV) - voorzitter Eline Heppe (ProVU) Josephien Sierag (FNV) Rick Vermunt (FNV) Marlies de Vries (CNV) Daniëlle Watchman (ProVU) Rieky van Walraven, adviseur OR-Commissie Huisvesting (HV) Sjaak Lammerts (ProVU) - voorzitter Eric-Jan Hartstra (FNV) Henk Olijhoek (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Peter Stol (FNV) Frans van der Woerd, adviseur USR-contactpersonen tot 1 september Cécile Baartman Pim Kelders OR-Commissie IT Johan Rebel (FNV) - voorzitter Victor van Bijlert (CNV) Ida Sabelis (FNV) Rick Vermunt (FNV)

OR-Commissie Communicatie (ComCom) Eric-Jan Hartstra (FNV) - voorzitter Victor van Bijlert (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Sandra de Maesschalck, ambtelijk secretaris OR-Verkiezingscommissie (VC) Dick de Gilder (CNV) - voorzitter Elise Dijkstra (CNV) - vanaf 15 oktober Eric-Jan Hartstra (FNV) Aniko Kiss (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Marlies de Vries (CNV) Anneke Mulder, ambtelijk secretaris Jacques Spaapen, adviseur OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Henk Olijhoek (FNV) - voorzitter Mohamed Boukabous (FNV) Aniko Kiss (FNV) Josephien Sierag (FNV) Rick Vermunt (FNV) Sandra de Maesschalck, ambtelijk secretaris USR-contactpersonen tot 1 september Sumeyye Dalkiran Pim Kelders GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) Razi Quadir (ProVU) - duovoorzitter Dick de Gilder (CNV) Eugène Gvozdetskyi (ProVU) Eline Heppe (ProVU) Aniko Kiss (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) USR-leden tot 1 september Vincent Wesdorp - duovoorzitter Cécile Baartman Rosanne Molendijk

GV-Commissie Financiële en Economische zaken (FEZ) Dick de Gilder (CNV) Sjaak Lammerts (ProVU) Trudie van Kampen (CNV) - duovoorzitter Johan Rebel (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) Ida Sabelis (FNV) USR-leden tot 1 september Merel Crezee – duovoorzitter Sumeyye Dalkiran Kata Rakic

Commissie Internationalisering Elise Dijkstra – Mohamed Boukabous (FNV) Ievgenii Gvozdetskyi (ProVU) Aniko Kiss (FNV) Ida Sabelis Daniëlle Watchman (ProVU) USR-leden tot 1 september Pim Kelders - duovoorzitter Rida Hamdi

65 BIJLAGEN

GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) Razi Quadir (ProVU) Elise Dijkstra – vanaf 15 oktober Eric-Jan Hartstra (FNV) - duovoorzitter Adriaan Overbeeke (CNV) Jacques Spaapen, adviseur USR-leden tot 1 september Sumeyye Dalkiran – duovoorzitter Pim Kelders Kata Rakic

3 april - 31 december 2019 OR-Commissie Personeel en Organisatie (P&O) Josephien Sierag (FNV)- voorzitter – tot 1 juli 2019 Johan Wempe (VAWO)-voorzitter – vanaf 1 juli 2019 Dick de Gilder (CNV) Trudie van Kampen (CNV) Marlies de Vries (CNV) Aniko Kiss (FNV) Norah Karrouche (VAWO) Rieky van Walraven, adviseur Kees van der Veer, adviseur Eline Heppe, adviseur

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

66

OR-Commissie Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu (VGWM) Rick Vermunt (FNV)-duovoorzitter Sabine Go (VAWO)-duovoorzitter Josephien Sierag - tot 1 juli 2019 Inge Trakzel (FNV) Marlies de Vries (CNV) Rieky van Walraven, adviseur Peter Stol, adviseur OR-Commissie Huisvesting (HV) Sjaak Lammerts (FNV)-voorzitter Henk Olijhoek (FNV) Eric-Jan Hartstra (FNV) Marius Rietdijk (CNV) Katinka Quintelier (VAWO) Frans van der Woerd, adviseur USR-contactpersonen vanaf 1 september Nanne Duijnkerke Edwin Chen Nadia Ait Hammou OR-Commissie IT Ida Sabelis (FNV), duovoorzitter Sabine Go (VAWO), duovoorzitter Victor van Bijlert (CNV) Derk Kooi (FNV) Henk Olijhoek (FNV)

OR-Commissie Communicatie (ComCom) Eric-Jan Hartstra (FNV), voorzitter Henk Olijhoek (FNV) Victor van Bijlert (CNV) Sandra de Maesschalck, ambtelijk secretaris OR-Verkiezingscommissie (VC) Dick de Gilder (CNV), voorzitter Eric-Jan Hartstra (FNV) Aniko Kiss (FNV) Adriaan Overbeeke (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Jacques Spaapen, adviseur Anneke Mulder, ambtelijk secretaris Sandra de Maesschalck, ambtelijk secretaris, waarnemend OR-Commissie Training, Ontwikkeling en Professionalisering (TOP) Henk Olijhoek (FNV) - voorzitter Aniko Kiss (FNV) Inge Trakzel (FNV) Rick Vermunt (FNV) Josephien Sierag – tot 1 juli Sandra de Maesschalck, ambtelijk secretaris USR-contactpersonen vanaf 1 september Veerle Groenendijk Nanne Duijnkerke GV-Commissie Onderwijs en Onderzoek (O&O) Razi Quadir (VAWO)-duovoorzitter Dick de Gilder (CNV) Aniko Kiss (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) Katinka Quintelier (VAWO) Derk Kooi (FNV) Eline Heppe, adviseur USR-leden vanaf 1 september Soukaina Abouhssen - duovoorzitter Benjamin de Vries David Palm

GV-Commissie FinanciĂŤle en Economische zaken (FEZ) Dick de Gilder (CNV) Trudie van Kampen (CNV)-duovoorzitter Derk Kooi (FNV) Johan Wempe (VAWO) Sjaak Lammers (FNV) Frans van der Woerd, adviseur USR-leden vanaf 1 september Nanne Duijnkerke - duovoorzitter.

Pieter van Rossum Nadia Ait Hammou

GV-Commissie Internationalisering Ida Sabelis (FNV), duovoorzitter Aniko Kiss (FNV) Dimitris Pavlopoulos (FNV) Norah Karrouche (VAWO) USR-leden vanaf 1 september Soukaina Abouhssen

67 BIJLAGEN

GV-Commissie Juridische Zaken (JZ) Eric-Jan Hartstra (FNV), duovoorzitter Razi Quadir (VAWO) Adriaan Overbeeke (CNV) Henk Olijhoek (FNV) Marius Rietdijk (VAWO) Jacques Spaapen, adviseur USR-leden vanaf 1 september Pieter van Rossum-duovoorzitter Nanne Duijnkerke

LIJST MET AFKORTINGEN

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

68

AUC Amsterdam University College AUMC Amsterdam Universitair Medisch Centrum AVG Algemene Verordening Gegevensbescherming BAC Benoemingsadviescommissie BPR Bureau Projectregie BZ Bestuurszaken C&M Communicatie & Marketing ComCom Commissie Communicatie CSL Community Service Learning CvB College van Bestuur DB Dagelijks Bestuur DMS/RMA Document Management System/Record Management Applicatie DVM Docentvergoedingsmodel ERP Enterprise Resource Planning FB Faculteitsbestuur FBW Faculteit der Bewegingswetenschappen FCO Facilitaire Campusorganisatie FEZ FinanciĂŤle en Economische Zaken FGB Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen FGOV Facultaire Gemeenschappelijke Overleg Vergadering FGV Facultaire Gezamenlijke Vergadering FGW Faculteit der Geesteswetenschappen FIN Finance FMT Facultair managementteam FPP Faculteit der Psychologie en Pedagogiek FRT Faculteit der Religie en Theologie FSR Facultaire Studentenraad FSW Faculteit der Sociale Wetenschappen GV Gezamenlijke Vergadering HRMAM Human Resource Management Arbo&Milieu HV Huisvesting iBNO Integrale Bedrijfsnoodorganisatie VU ICT Informatie- en Communicatietechnologie IP Instellingsplan IT Informatietechnologie ITK Instellingstoets Kwaliteitszorg JZ Juridische Zaken KDM Kostendoorbelastingsmodel LMS Leer Management Systeem

69 BIJLAGEN

LO Lokaal Overleg LOVUM Landelijk Overleg Universitaire Medezeggenschap MOER Model Onderwijs- en Examenregeling MT Management Team NT2 Nederlands als tweede taal O&O Onderwijs en Onderzoek OBP Ondersteunend en beheerspersoneel ODC Onderdeelcommissie OCW Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen OER Onderwijs- en Examenregeling OR Ondernemingsraad ORVU Ondernemingsraad Vrije Universiteit P&O Personeel & Organisatie PhD Doctor of Philosophy (promovendus) ProVU Promovendioverleg Vrije Universiteit RDM Research Datamanegement RI&E Risico-inventarisatie & -Evaluatie SBE School of Business and Economics SOZ Student en Onderwijszaken SVM Support Vector Machine SWT Schoolwerktuinengebouw TOLL Toekomstig Online Landschap TOP Training, Ontwikkeling en Professionalisering UB Universiteitsbibliotheek UPC Universitair Proefdiercentrum USR Universitaire Studentenraad UvA Universiteit van Amsterdam VC Verkiezingscommissie VGWM Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu VOG Verklaring Omtrent Gedrag VU Vrije Universiteit VUmc VU medisch centrum VUnet Het intranet van de VU VUSAM Vrije Universiteit Sturings- en Allocatiemodel WBO Werkbelevingdonderzoek WP Wetenschappelijk personeel WHW Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek WOR Wet op de ondernemingsraden ZER Zelfevaluatierapport

JAARVERSLAG 2019 ONDERNEMINGSRAAD VRIJE UNIVERSITEIT

70

71 COLOFON

COLOFON Uitgave

Ondernemingsraad Vrije Universiteit De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam

Tekst

Henk Olijhoek Sandra de Maesschalck De bijdragen van de OR-commissies en de onderdeelcommissies zijn geschreven door de OR-commissies en ODC’s zelf.

[Eind]redactie

Jan de Bruijn Eric-Jan Hartstra Sandra de Maesschalck Henk Olijhoek

Grafisch ontwerp

Van Hulzen Communicatie

Fotografie Peter Valckx

Druk

ReproVU

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam Postadres De Boelelaan 1105 1081 HV Amsterdam Bezoekadres Van der Boechorststraat 1, kamer TR 1 E-41 1081 BT Amsterdam T 020 598 5312 en 020 598 9495 E or@vu.nl