Jaarverslag 2012 Ondernemingsraad Vrije Universi by Vrije Universiteit Amsterdam

van noodzaak tot redelijkheid

Ondernemingsraad

voorwoord

OR jaarverslag 2012

In memoriam Op 20 mei 2012 bereikte de ondernemingsraad het droevige bericht dat Cees Bruinsma, voorzitter van de ondernemingsraad van 2003 - 2005 en vicevoorzitter van 2005 - 2008, op 68-jarige leeftijd aan de gevolgen van ALS was overleden. In het voorjaar van 2007 kreeg Cees het bericht dat hij getroffen was door deze wrede ziekte. Hij droeg zijn ziekte op de voor hem kenmerkende manier: relativerend en optimistisch gestemd. In zijn nadagen als vicevoorzitter van de OR bewerkstelligde hij persoonlijk dat een deel van de arbeidsvoorwaardengelden van de VU werd ingezet voor de aansluiting van VU-medewerkers bij de Tip van Boots van het VUmc, voor gratis sport voor werknemers van de VU en voor het in ere herstellen van de medewerkersvoorstellingen. Na zijn pensionering in 2008 bleef hij nog enige tijd werkzaam als docent bij de faculteit der psychologie en pedagogiek, totdat zijn voortschrijdende ziekte dat onmogelijk maakte. Wij zullen ons Cees herinneren als een warme, betrokken en altijd positief gestemde collega die het medezeggenschapshart op de juiste plek had.

Jaarverslag 2012, ondernemingsraad vrije universiteit

van noodzaak tot redelijkheid

INHOUDsopave

pagina

Voorwoord 5 Column

1 Reorganisatie bedrijfsvoering 2 De OR adviseert Adviezen van de OR

7 16

Instemmingsverzoeken aan de OR Initiatieven van de OR Adviezen van de GV Instemmingsverzoeken aan de GV Initiatieven van de GV

17 19 19 20 24 25

3 Vernieuw(en)de medezeggenschap

4 Communicatie

5 Onderdeelcommissies doen verslag

38 38 39 39 40 40 41 41 41 42 43

ODC AMD ODC FALW ODC FEWEB ODC FPP ODC Rechten ODC UB VU ODC UC-IT ODC Wijsbegeerte ODC M&C ODC FBW ODC Letteren

pagina

6 Bijlagen

Bijlage 1 - Ondersteuning Bijlage 2 - Samenstelling commissies Bijlage 3 - Samenstelling domeincommissies Bijlage 4 - Convenant medezeggenschap in programma bedrijfsvoering Bijlage 5 - Bemiddelingsakkoord Bijlage 6 - Lijst met afkortingen Colofon

45 46 47 49 53 56

Voorwoord Voor u ligt een jaarverslag dat een voortgang beschrijft. Dat is niet hetzelfde als vooruitgang. Verslag leggen betekent: terugkijken en verantwoording afleggen. Dat kan niet anders dan een gemengd beeld opleveren, zowel voor de Vrije Universiteit zelf, als voor haar ondernemingsraad. De grondtoon van dit verslag is ondanks dat gemengde beeld positief. De OR heeft zich genoodzaakt gezien tot een uitermate kritische opstelling tegenover het college van bestuur, maar heeft daarbij de redelijkheid niet uit het oog verloren.

In de tweede helft van 2012 zijn, naast de bedrijfsvoering, twee andere thema’s hoog op de agenda van de VU gekomen. Ten eerste was dat de kwaliteit van het onderwijs en het systeem van kwaliteitszorg. De relatief lage waardering van de VU bij studenten en de noodzaak de instelling als geheel te accrediteren leidde tot een scherpe discussie tussen decanen en college van bestuur over de prioritering van het onderwijs in relatie tot de bedrijfsvoering. Het andere thema was de samenwerking tussen VU en UvA, met als eerste stap het voornemen tot fusie van de bètafaculteiten van beide instellingen. De aandacht voor beide thema’s heeft geleid tot een nauwe samenwerking tussen de OR en de universitaire studentenraad. Ook de contacten van de OR en USR van de VU met de centrale ondernemingsraad en de centrale studentenraad van de UvA zijn geïntensiveerd. De ontwikkelingen op alle terreinen samen hebben geleid tot een stroomversnelling waarin het eigen karakter van de VU als universiteit onderwerp van discussie is geworden. Die discussie beperkt zich niet tot het bestuurlijke

circuit. Een initiatief als dat van de Verontruste VU-ers is een indicatie dat de universitaire cultuur en organisatie zich niet zonder slag of stoot onder het model van bedrijfsmatige productie laten brengen. Wanneer de plannen tot samenwerking met de UvA verder gestalte krijgen, zal de VU opnieuw vorm moeten geven aan haar eigen identiteit. De OR staat midden in deze discussies en zal zich ook in de toekomst niet onbetuigd laten. De reflectie op het afgelopen jaar die nu voorligt, is daarom niet alleen een verantwoording over gedane zaken. Zij zal ook behulpzaam kunnen zijn bij het opnieuw uitvinden van de VU als kritische en sociaal betrokken universiteit. Ottho Heldring, voorzitter OR

voorwoord

De VU is in een proces van transformatie terecht gekomen, waarin de OR zijn eigen functioneren en optreden voortdurend heeft herzien. De reorganisatie van de bedrijfsvoering langs de lijnen van domeinen is daarbij de belangrijkste motor geweest. Per domein heeft de OR een domeincommissie ingesteld. De domeincommissies hebben de plannen voor de bedrijfsvoering aan een grondige analyse onderworpen. Dat is de basis geweest voor een negatief advies op de hoofdlijnen van het reorganisatieplan, voor een gang naar de Ondernemingskamer, maar uiteindelijk ook voor een bemiddelingsakkoord tussen OR en college van bestuur.

Column Het Rijksmuseum heeft onlangs, met het oog op de heropening op 13 april, een heuse sollicitatiedag georganiseerd, compleet met rollenspellen, groepsinterviews en debatten. Voorwaar, een zware selectieprocedure voor de 1600 kandidaten die erop afkwamen. Voor een baan in de top zeker, hoor ik u denken. Ja, als garderobemedewerker een topbaan is. In 1969 verscheen de aangrijpende film â&#x20AC;&#x2DC;They shoot horses, donâ&#x20AC;&#x2122;t they?â&#x20AC;&#x2122; over het fenomeen van de dance marathons die in de crisisjaren van de jaren dertig op grote schaal in de VS werden georganiseerd. De inzet was de kans op een beetje roem. Maar vooral bood het de kans op een kleine som geld die o zo hard nodig was om wat brood op de plank te brengen. De deelnemers werden tot het uiterste uitgeput en het publiek vond het allemaal prachtig. Daar doet de selectieprocedure van het Rijksmuseum (wie wil daar nu niet werken?) mij aan denken. Is deze vorm van uitventen van de crisis de opmaat voor de banentombola die ons als modernisering van de arbeidsmarkt wordt voorgespiegeld? Is dit de ware praktijk die achter de loterij van passende arbeid schuilgaat? Transitie staat voor overgang. Het klinkt meer als ondergang.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Zoishettoevalligooknogeenkeer

reorganisatie bedrijfsvoering

voorwoord

Start In februari 2010 werd een allereerste concept besproken van het instellingsplan (IP) voor 2011-2015. Het oude instellingsplan was nog niet ‘verlopen’, maar vanwege de sombere financiële berichten uit Den Haag werd besloten vervroegd een nieuw instellingsplan te maken. De gezamenlijke vergadering (GV) heeft instemmingsrecht op de samenstelling en de wijzigingen van het IP. In het kader van de besprekingen richtte de toenmalige GV een ad-hoccommissie op onder leiding van de toenmalige OR-voorzitter. Deze besprekingen leidden tot een tekst die uiteindelijk op 18 oktober 2010 aan de GV ter instemming werd voorgelegd. Op 27 oktober 2010 stemde de GV tijdens de overlegvergadering in met het instellingsplan 2011-2015.

procesbeschrijving en ten slotte een support load model. Daarbij werd van de OR verwacht dat hij zogeheten consultatiegroepen zou bemensen met leden van de onderdeelcommissies. Die mochten niet ter zake kundig zijn, maar moesten dienen als klantpanels voor de domeinteams. Dit speelde in het najaar van 2011.

Programmacommissies

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

De plannen uit het IP zouden worden uitgewerkt door een aantal zogeheten programmacommissies. In de ‘roadmap’ die de (nieuwe) GV in juni 2011 samen met het zogeheten metaplan ontving, bleek dat de plannen van de programmacommissie bedrijfsvoering als vliegwiel zouden fungeren voor de rest van de plannen. De GV reageerde daarop door te stellen dat het bezuinigingsproces zich in de verkeerde volgorde voltrok door eerst de diensten en producten te beperken en pas dan te kijken naar de gevolgen voor onderwijs en onderzoek, en dat de GV zich niet kon vinden in de bezuinigingsmaatregelen zoals die nu vorm leken te krijgen. De plannen van de programmacommissies werden in juli 2011 vastgesteld, inclusief die van de programmacommissie bedrijfsvoering. De OR kreeg in augustus 2011 een adviesvraag op de hoofdlijnen van de bedrijfsvoeringsplannen. De OR reageerde in september in GV-verband dat het standpunt uit juni nog ongewijzigd was en dat advisering feitelijk geen zin had omdat het besluit op hoofdlijnen immers al in juli was genomen.

Informeel overleg en convenant De OR besloot om de plannen met betrekking tot de bedrijfsvoering vanaf dit moment in OR-verband te behandelen. Er werd een klankbordgroep opgericht die regelmatig overleg had met de pc bedrijfsvoering. De pc bedrijfsvoering liet zich adviseren door zogeheten domeinteams die eerst een producten dienstcatalogus op verschillende domeinen gingen samenstellen, daarna een

De OR besloot daarnaast te komen tot een nadere positiebepaling die in brede zin met de medezeggenschap vorm zou moeten krijgen. Tijdens een conferentie in november 2011 werd gesproken over een standpunt, deelden de onderdeelcommissies ook de feitelijke stand van zaken in de onderdelen met de OR en werd geïnventariseerd hoe de odc’s waren aangehaakt bij het proces. Uiteindelijk leidde de conferentie tot een lijst met adviezen voor zowel het college van bestuur als de diverse directeuren en besturen, vervat in een brief. Daarnaast heeft het college in december 2011 een brief van de OR ontvangen waarin zogeheten domeincommissies werden voorgesteld: commissies bestaande uit OR-leden, odc-leden en deskundige medewerkers. Een en ander leidde begin februari tot de ondertekening van een convenant. In het convenant werden afspraken gemaakt over de wijze waarop de

Standpunt OR en initiatiefvoorstel De domeinteams dienden vanaf februari 2012 hun plannen af te stemmen met zowel de consultatiegroepen als de domeincommissies. De domeincommissies kregen het recht om rechtstreeks te spreken met de domeintrekker (leider domeinteam) en in een vroegtijdig stadium de conceptstukken te zien. De domeinteams dienden hun plannen half mei in te leveren bij de programmacommissie bedrijfsvoering, die er een geheel van zou maken. Dat geheel zou ter formele advisering naar de OR gaan. Anticiperend op de formele adviesvraag, inventariseerde de OR al in april hoe het er in de verschillende domeincommissies voorstond en formuleerde daarop een standpunt. Dat standpunt werd mede onderbouwd door adviseur Berenschot. Die had eerder in opdracht van de VSNU een benchmark met betrekking tot de overhead bij universiteiten gemaakt en werd nu ingehuurd door de OR. Het standpunt werd gedeeld en getoetst op een strategische en besloten medezeggenschapsconferentie op 25 april 2012. Het standpunt van de OR werd vervat in een 43 paginatellend rapport. De OR gaf daarin een oordeel over het plan op hoofdlijnen en op de afzonderlijke domeinplannen zoals die in concept via de domeincommissies bekend werden. Als belangrijkste uitgangspunten voor de OR werden genoemd: 1 De OR is bereid kansrijke projecten te steunen. De OR biedt het college samenwerking aan op domeinen van de bedrijfsvoering waar echt productiviteitsverbetering mogelijk is. Daarbij eist de OR dat de ICT-infrastructuur

en de administratie op orde zijn voordat er bezuinigingsmaatregelen worden doorgevoerd. 2 De OR verzet zich tegen bezuiniging op personeel op terreinen waar de taken en werkprocessen ongewijzigd blijven. Ook het college erkent dat deze â&#x20AC;&#x2DC;kaasschaafmethodeâ&#x20AC;&#x2122; niet past bij de ambities van de reorganisatie. 3 De OR vindt dat universitaire taken in de ondersteuning primair binnen de universiteit dienen te worden gehouden. Het primaire proces en een goede ondersteuning zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. 4 De OR verzet zich tegen het stijgende aantal externe medewerkers die voor structurele taken worden ingezet en tegen het groeiende aandeel van externe adviseurs in de reguliere beleidsvoorbereiding. 5 De OR vindt dat de organisatiewijziging en de keuzes die worden gemaakt moeten aansluiten bij het profiel van de VU: verantwoordelijk, open en persoonlijk. Verder deed de OR een aantal verbetervoorstellen met betrekking tot de plannen: 1 Breng de randvoorwaarden op orde en de risicoâ&#x20AC;&#x2122;s beter in kaart. 2 Belast afname van producten en diensten door aan de afnemers. 3 Zet in op e-HRM en e-Finance. 4 Ontwikkel een plan voor het bepalen en bereiken van de gewenste governance en structuur voor de VU. 5 Kies het juiste dienstverleningsmodel voor de aansturing en de inrichting van de diensten. Met alleen operational excellence als leidend principe zijn we er nog niet. 6 Voer die verbetervoorstellen uit die effectief en haalbaar zijn. Reken daarvoor met realistische business cases en niet met doelredeneringen. 7 Zet een commissie op die de business cases beoordeelt en de voortgang in samenhang bewaakt (tijd, voorwaarden, aantal gelijktijdige projecten). Werk hiervoor met een matrix: tijd/projecten. 8 Huur geen extern personeel in als intern personeel moet worden ontslagen. Maar al te gemakkelijk wordt het argument gebruikt dat het goedkoper kan zijn om specialisten in te huren dan VU-medewerkers het wiel uit te laten vinden.

1 reorganisatie bedrijfsvoering

medezeggenschap rond het programma bedrijfsvoering werd ingevuld. Enerzijds betrof dat de wijze waarop de OR vroegtijdig en informeel bij de planvorming werd betrokken, anderzijds een planmatige aanpak van het formele adviestraject. In het convenant committeerde het college zich onder meer aan een ruimhartige informatieverstrekking en een open en constructief overleg met de nieuwe domeincommissies en OR. De OR werd door dit convenant gehouden aan advisering binnen een redelijke termijn op zowel de plannen op hoofdlijnen als die rond de uitvoeringsbesluiten. Ook afspraken rond de bezetting en de rechten en bevoegdheden van de domeincommissies werden in het convenant geborgd. Het convenant blijft van kracht tot 1 januari 2015.

Verontruste VU’ers

Het standpunt zoals neergelegd in dit rapport kon op breed draagvlak rekenen en werd na de conferentie als initiatiefvoorstel aan het college van bestuur verzonden, ter bespreking in de overlegvergadering van 23 mei 2012. Berenschot nam de bijlage voor zijn rekening en adviseerde op het rapport als geheel. Het initiatiefvoorstel werd besproken, maar er kwam naderhand geen schriftelijke reactie van het college. Wel kwam vlak na de vergadering dé adviesvraag op het totale plan. Met de aanbevelingen van de OR in zijn initiatiefvoorstel bleek geen rekening gehouden te zijn.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Voortraject advisering

Vanaf het voorjaar werden de overlegvergaderingen bijgewoond door een groep verontruste VU-medewerkers onder de naam Verontruste VU’ers. Werd de vergadering van mei nog in alle rust bijgewoond door 200 medewerkers, tijdens de julivergadering lieten de VVU’ers danig van zich horen. Een petitie op internet waarin werd gepleit voor een goed onderbouwde visie op de VU, ombuiging van het bezuinigingsbedrag en een realistisch stappenplan voor de reorganisaties had 1000 handtekeningen verworven en werd tijdens een rumoerige vergadering aan het college aangeboden voorafgaand aan het overleg met de OR.

Nadat de formele adviesaanvraag op de hoofdlijnen van de reorganisatie werd ontvangen, riep de raad opnieuw de hulp van Berenschot in, nu op de financiële component van de zaak. Bovendien kijkt vanaf dit moment advocaat Chris Nekeman van Kennedy van der Laan mee. We schrijven begin juni 2012. De raad kwam door de input van de adviseurs tot de conclusie dat er te veel vragen en lacunes zijn om adequaat te kunnen reageren. De raad stuurde daarop een tweetal lijsten met aanvullende vragen aan het college. Die werden ook aan de orde gesteld in de overlegvergadering van 20 juni 2012. De raad gaf het college tot 27 juni de tijd om de vragen te beantwoorden. De antwoorden kwamen op 26 juni 2012.

Advies De OR stelde een conceptadvies vast ter bespreking op de overlegvergadering van 11 juli 2012. Dit overleg werd voorbereid op 4 juli in het agendaoverleg met het college. Daar werd het standpunt van de OR al toegelicht. Uit het advies dat de titel ‘van noodzaak naar redelijkheid’ meekreeg: De OR adviseert het college de uitgangspunten en ambities van het instellingsplan voor onderwijs en onderzoek, waarin de VU als universitaire gemeenschap gekarakteriseerd wordt als open, verantwoordelijk en persoonlijk, centraal te stellen bij de inrichting van de bedrijfsvoering en de universitaire organisatie. De OR adviseert het college het principe van operational excellence op zodanig begrensde wijze toe te passen op de bedrijfsprocessen dat de kernwaarden van de VU in onderwijs, onderzoek en ondersteuning herkenbaar blijven. De OR ontraadt de toepassing van operational excellence in de domeinen studentgerichte ondersteuning, onderwijs- en onderzoeksondersteuning en internationalisering, evenals in het domein beleids- en managementondersteuning. De OR is van oordeel dat de wijziging in het instellingsplan, te weten de koerswijziging van het financiële beleid met betrekking tot de bedrijfsvoering en het onderwijs, ter instemming dient te worden voorgelegd aan de gezamenlijke vergadering. De OR adviseert het college bij de reorganisatie van de bedrijfsvoering te sturen op kwalitatieve verbetering en efficiëntie in de ondersteuning van het primaire proces en financiële doelredeneringen te vermijden.

Aangezien er geen inzicht is gegeven in de maatregelen die het college neemt om de gevolgen van het besluit op te vangen en er geen dwingende financiële gronden zijn voor de beoogde krimp op de personeelsformatie, adviseert de OR de organisatieverandering door te voeren zonder gedwongen ontslagen. De OR adviseert de daartoe noodzakelijke voorzieningen in het sociaal plan op te nemen en deze nog ter advisering ex artikel 25 lid 1 WOR aan de OR voor te leggen. De OR ontraadt de samenvoeging van HRM en AMD. De OR adviseert het college nader te onderzoeken of een interne verzelfstandiging van de AMD een haalbare en profijtelijke optie is. De OR adviseert bij een eventueel besluit over de samenvoeging van faculteiten overwegingen omtrent het gewenste profiel van de VU in onderwijs en onderzoek voorop te stellen en pas in tweede instantie de bedrijfsvoering in de overwegingen te betrekken. De OR adviseert het college kosten op zodanige wijze door te belasten aan eenheden dat zij hun afname van diensten ook individueel kunnen afstemmen op de kosten ervan. De OR adviseert de infrastructuur en activiteiten voor valorisatie volledig toe te rekenen aan 2e en 3e geldstroom en er in beginsel geen middelen uit de 1e geldstroom voor ter beschikking te stellen. De OR adviseert niet tot uitbesteding of verzelfstandiging van ondersteuning te besluiten, tenzij er aantoonbare zwaarwegende redenen zijn daartoe toch over te gaan. De OR adviseert hierbij ook te letten op mogelijke transactiekosten en coördinatieproblemen en op de eenheid en herkenbaarheid van de VU als organisatie en leefmilieu. De OR adviseert om de gestage toename van managementfuncties in de hand te houden. De OR adviseert om, ook in de periode tot 2015, werknemers die structureel werk

verrichten in vaste dienst te nemen en niet de ene tijdelijke medewerker, na ommekomst van het tijdelijk dienstverband, te vervangen door de volgende tijdelijke medewerker op functies, waarvan duidelijk is dat die niet zullen verdwijnen. De OR adviseert zorg te dragen voor een goed uitvoeringsplan met daarin een plan van aanpak om de leiderschapscompetenties binnen de eigen organisatie op niveau te brengen. De OR is niet overtuigd dat het in alle gevallen werkbaar is om de bundeling van hiërarchische en functionele sturing in te voeren op de wijze zoals voorgesteld in het plan. Dit is een fundamenteel probleem in het plan en zou per domein of zelfs per functiecategorie moeten worden bekeken. De OR adviseert hier bij de uitvoeringsbesluiten nader aandacht aan te besteden. De OR ontraadt vraagdempend beleid, maar adviseert het college de voor het primair proces noodzakelijk geachte ondersteuning te leveren. Ook na bovenstaande aanpassing kan de OR alleen positief adviseren als wordt toegezegd dat in de specifieke uitwerkingsplannen eerst een nulmeting wordt gepresenteerd naar welke ondersteuning nu precies waar en door wie wordt geleverd en tegen welke tijd/prijs en in het voorstel tot verbetering van de bestaande ondersteuning SMART wordt geformuleerd en is voorzien van een kosten/baten analyse (= welke besparing levert een aanpassing van de diensten/ producten specifiek op, dus niet op fte’s maar uitgesplitst in hoeveel uur staat waar voor). De OR adviseert het college bij de herinrichting van de ondersteuning te vermijden dat taken niet vervallen, maar naar andere medewerkers worden overgeheveld. In totaal bracht de raad een 75-tal adviezen uit op de hoofdlijnen van de verschillende domeinplannen. Na afloop van het eerdergenoemde agendaoverleg ontving de raad een dwingende mail van de directeur HRM, waarin de OR gehouden werd aan de snelle advisering zoals vastgelegd in het convenant. Ter vergadering werd het

1 reorganisatie bedrijfsvoering

De OR adviseert de omvang van de bezuiniging te relateren aan aantoonbare mogelijkheden van productiviteitsverbetering en realistische benchmarks en niet uit te gaan van een gegeven bezuinigingstaakstelling per domein.

conceptadvies besproken en werd een conceptreactie van het college toegelicht. De raad voldeed uiteindelijk aan de dringende oproep van het college om op 12 juli advies uit te brengen. Het advies werd op donderdagmiddag 12 juli persoonlijk door de OR-voorzitter aan het college overhandigd. Daarop liet het college van bestuur weten niet op donderdag 12 maar pas op vrijdag 13 juli een besluit te nemen. Dat werd uiteindelijk uitgesteld tot de late middag van 17 juli. In het besluit werd voorbijgegaan aan de belangrijkste adviezen van de OR.

De rechtsgang In overleg met advocaat Nekeman en zijn college Liedeke van Donselaar van Kennedy van der Laan besloot de OR medio juli 2012 een verzoekschrift aan de Ondernemingskamer te zenden met het verzoek het besluit ongedaan te maken. Conform de wet op de ondernemingsraden had de OR daar een maand de tijd voor: het verzoekschrift moest de rechtbank op 18 augustus, midden in het zomerreces, hebben bereikt. Via een hotline met de OR-voorzitter, al op zomervakantie, en met de OR-leden die nog aanwezig waren bereidde Kennedy van der Laan een verzoekschrift voor. Dat werd in de eerste week van augustus aan de Ondernemingskamer en het college gestuurd. De VU ontving bericht van de rechtbank dat de zitting voor 1 november 2012 op de rol stond.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Bemiddelingsakkoord Na de zomervakantie besloten het dagelijks bestuur van de OR en het college van bestuur dat hier weliswaar sprake was van een zakelijk conflict, maar dat de onderlinge verstandhouding nog voldoende basis gaf om een poging te doen om in goed overleg uit de impasse te komen. Wel werd snel duidelijk dat er een neutrale gespreksleider zou moeten komen om de gesprekken te stroomlijnen en om zorg te dragen voor een vlotte voortgang. Deze bemiddelaar werd gevonden in de persoon van Roland van de Kamp. Na een drietal gesprekken werd medio oktober, onder voorbehoud, een zogeheten bemiddelingsakkoord bereikt. Het voorbehoud betrof de uitkomst van de onderhandelingen in het Lokaal Overleg over de totstandkoming van een sociaal plan; pas bij een akkoord over dat sociaal plan zou de OR afzien van de rechtsgang. Op 31 oktober, daags voor de geplande zitting, keurden de leden van de vakbonden het onderhandelingsakkoord goed. De rechtsgang werd afgeblazen: er lag nu een bemiddelingsakkoord en een sociaal plan. De belangrijkste aspecten van het bemiddelingsakkoord waren de herijking van het perspectief van de reorganisatie, de onderverdeling van de reorganisatiedomeinen in verschillende categorieĂŤn en de rol van de medezeggenschap. Hieronder een korte samenvatting van het akkoord.

Herijking van het perspectief In zijn advies had de OR de financiĂŤle doelredeneringen van de reorganisatieplannen bestreden. Berenschot had in zijn rapport namelijk aangetoond dat de financiĂŤle noodzaak voor de bezuinigingen minder urgent was

Onderverdeling in categorieën In zijn advies stelde de OR grofweg dat aan de reorganisatieplannen van de domeinen financiën, HRM, communicatie & marketing, IT en huisvesting/ facilitaire zaken weliswaar nog een hoop schortte, maar dat de raad zich kon vinden in een efficiencyslag bij deze domeinen. De plannen voor de andere domeinen (internationalisering, beleids- en managementondersteuning, studentgerichte ondersteuning en onderwijs- en onderzoeksondersteuning) stuitten niet alleen op praktische maar ook op principiële bezwaren. Naar het oordeel van de raad zouden deze plannen in hun geheel moeten worden herzien. Tijdens de bemiddeling werd afgesproken dat de diverse domeinen in drie categorieën werden onderverdeeld: Categorie 1: Domeinen waarbij de plannen opnieuw in beschouwing moeten worden genomen (SO en O&O); Categorie 2: Domeinen waarvan alleen de inrichting van de organisatie in het plan mocht blijven staan, maar waar de formatieve en financiële hoofdlijnen opnieuw in beschouwing worden genomen (BMO en INT). Bovendien wordt een nieuw domein gecreëerd dat in deze categorie wordt geplaatst: de bibliotheek; Categorie 3: Domeinen waarbij de hoofdlijnen als kader voor de uitvoeringsplannen mogen dienen. De uitvoeringsplannen worden wel getoetst op de gewenste kwaliteit en kwantiteit van dienstverlening en de gevolgen voor de werkgelegenheid (FIN, HRM, C&M, IT en HV/FZ).

De rol van de medezeggenschap De (te revitaliseren) domeincommissies zouden wezenlijke invloed krijgen op de plannen. De universitaire studentenraad zou worden betrokken bij een aantal domeinen. De OR zou volledig adviesrecht op alle plannen voor outsourcing en de fusie UB VU en UC IT krijgen. Last but not least: college en OR zouden streven naar overeenstemming over de grote lijnen van de uitgewerkte plannen.

Conferentie 6 november 2012 Nadat de zitting van 1 november werd afgeblazen omdat er een compromis met het college was gesloten, organiseerde de raad op 6 november opnieuw een strategische conferentie: ‘medezeggenschap in crisistijd’. De conferentie kon op een brede belangstelling rekenen vanuit de onderdeelcommissies. De leden van de odc’s werden bijgepraat over de stand van zaken, de totstandkoming van het bemiddelingsakkoord en de grenzen waarbinnen de medezeggenschap zich kan bewegen. Op hun beurt deden de odc’s verslag van de feitelijke situatie binnen hun faculteit of dienst. Het middagdeel werd in zijn geheel gewijd aan discussie over de gewenste medezeggenschapsvorm in het reorganisatietraject: de inrichting van domeincommissies, het samenspel met de odc’s en de relatie tot de OR. Na afloop van de conferentie lagen er concrete voorstellen voor de wijze waarop de plannen door de medezeggenschap zou worden behandeld.

1 reorganisatie bedrijfsvoering

dan het college voorstelde. Mede onder druk van de slechte score van de VU bij de NSE werd het perspectief van de reorganisatie gewijzigd. Niet langer was de financiële en formatieve doelstelling leidend, maar het streven naar excellente ondersteuning op efficiënte wijze werd de redenering achter de reorganisaties.

'medezeggenschap in crisistijd'

strategische conferentie

2 de or adviseert (de gv ook)

De OR heeft in 2012 de volgende adviezen uitgebracht.

VU monitor VGW De monitor vervangt de jaarlijkse voortgangsrapportage en het jaarplan van de AMD. De monitor werd de raad slechts ter kennisname aangeboden, maar de raad heeft toch formeel geadviseerd: ‘het belang van de monitor is om vast te stellen of de centrale medezeggenschap nu echt kan beoordelen wat de toestand met betrekking tot de arbeidsomstandigheden op de VU is (inventarisatie) en wat de AMD nu zelf vindt van deze omstandigheden (knelpunten, beoogde resultaten) en of er borging bestaat op de voortgang in het oplossen van de gesignaleerde knelpunten (plan voor de aanpak). De OR beschouwt de monitor als een belangrijke eerste aanzet hiertoe.’ (…) ‘Over de arbeidsomstandigheden als gevolg van het invoeren van flexwerken (smart@ work) wil de OR zich baseren op de toegezegde evaluatie van de pilot bij Rechtsgeleerdheid (nieuwbouw Initium) in samenhang met het position paper - of werkboek - smart@work van FCO waarin naast bruikbare concepten ook afspraken zullen staan over het informeren van medewerkers en afspraken over het inventariseren van hun behoeften’, aldus het advies van de OR.

Beëindiging detachering medewerkers voormalig restauratief bedrijf Het college overwoog in 2012 de beëindiging van de detacheringconstructie die in het leven was geroepen bij de overgang van de catering naar Eurest. Nu de catering opnieuw moest worden aanbesteed wilde het college deze constructie voor VU-medewerkers van de catering beëindigen. De OR sloot zich voor zijn advies aan bij het advies van de onderdeelcommissie FCO, dat het van goed werkgeverschap zou getuigen dat de detacheringconstructie zou worden gecontinueerd, gezien de samenstelling (leeftijd, aantal dienstjaren) van de betreffende groep van medewerkers. En (jongere) medewerkers die uit carrière- of andere overwegingen over willen stappen naar de cateraar of naar elders, daarbij te faciliteren. De OR keerde zich daarmee tegen het besluit van het college dat van mening was dat de constructie te veel ging kosten en beëindigd zou moeten worden, maar schaarde zich met zijn standpunt aan de zijde van het lokaal overleg.

Het antwoord van het college was naar de mening van de raad onbevredigend. De raad besloot daarop een procedure bij de Ondernemingskamer in te stellen en werd daarin bijgestaan door een advocaat van Kennedy van der Laan. Dit leidde tot een bereidheid van de zijde van het college tot nieuwe onderhandelingen. In die onderhandelingen met het lokaal overleg kwam men uiteindelijk tot een meer acceptabeler oplossing voor alle partijen (maatwerk). De gang naar de Ondernemingskamer werd daarop afgeblazen.

Investeringsbesluit renovatie hoofdgebouw In 2012 bracht de OR een vervolgadvies uit op het investeringsbesluit renovatie hoofdgebouw, nadat daarover eind 2011 een negatief advies was uitgebracht. Na die tijd werd opnieuw gesproken met de opstellers van het plan. De raad liet in 2012 weten dat zijn negatieve advies over de investeringen in de A-toren (M€ 24,4) en de post ‘programmawijzigingen’ (M€ 5) gehandhaafd bleef: een passend ontwerp voor de bricks van smart@work was naar de mening van de raad in de A-toren niet te realiseren. De raad gaf wel een positief advies over de voorgestelde verbouwing van de E-vleugel, maar er waren nog steeds vragen over de bytes- en behaviouraspecten van smart@work. De raad zag daarom graag het in ontwikkeling zijnde werkboek smart@work ter advisering tegemoet. Het college liet uiteindelijk weten het advies van de OR met betrekking tot de investering in de A-toren niet over te nemen. Het werkboek smart@work werd in 2012 niet ontvangen.

Personeel jaarrapport 2011 De raad reageerde kritisch op het personeel jaarrapport 2011. Niet alleen met betrekking tot de inhoud, maar ook met betrekking tot de vorm: voor het eerst werd gekozen voor een integratie van het personeel jaarrapport, de financiële rapportage en de rapportage AMD. De raad vond dit ten koste gaan van de kwaliteit en de volledigheid van het rapport. Naast de kritiek waren er ook veel onduidelijkheden en werden er omissies en onjuistheden geconstateerd met betrekking tot belangrijke indicatoren. Het in het verslag vermelde percentage van jaargesprekken die zijn gehouden was bijvoorbeeld niet correct.

2 de or adviseert (de gv ook)

Adviezen van de OR

Bladformule Ad Valvas De raad werd via informele kanalen geĂŻnformeerd over de wijziging van de bladformule van Ad Valvas, waarin ook de OR een maandelijkse pagina had. De raad heeft laten weten te betreuren dat - in weerwil van eerdere afspraken - de raad hierbij niet formeel betrokken is geweest. De raad gaf een ongevraagd advies en maakte vooral bezwaar tegen een proportioneel zeer aanzienlijk bedrag van de totale investering die met de wijziging van de bladformule was gemoeid: â&#x201A;Ź 10.000 werd namelijk begroot voor een 0- en 1-meting naar de mening van de doelgroep. De OR adviseerde het college te onderzoeken of deze specifieke 0- en 1-meting intern kon worden uitgevoerd en daarbij te denken aan een (verdere) samenwerking met de opleiding communicatiewetenschap. Daarbij zouden studenten in het kader van een wetenschappelijke stage dit onderzoek onder begeleiding van de wetenschappelijke staf kunnen uitvoeren. Het college heeft dit advies niet overgenomen.

Zondagopenstelling De raad heeft het college laten weten geen bezwaar te hebben tegen het initiatief van de USR om over te gaan tot zondagopenstelling van de VU en beschouwde dit als een proef. Als er wordt overgegaan tot permanente openstelling, verwacht de raad een instemmingsverzoek te ontvangen, zodat onder meer de gevolgen die de openstelling kan hebben voor het betrokken personeel kan worden bekeken.

Reorganisatie bedrijfsvoering Zie hoofdstuk 1 van dit jaarverslag.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Samenwerking met Hogeschool Inholland De raad adviseerde negatief op het convenant waarmee de samenwerking met Inholland gestalte kreeg. Twee aspecten waren van belang: de onderwijsinhoudelijke en het huisvestingsaspect. Er waren veel onduidelijkheden en de raad had dan ook een groot aantal vragen op beide gebieden. De raad concludeerde dat de ondernemingsraad op het moment weinig onderwijsinhoudelijke redenen ziet tot verdere verdieping van de al bestaande samenwerking met de Hogeschool Inholland. De ervaringen uit het verleden geven weinig aanleiding tot verwachtingsvolle resultaten bij een samenwerking met een hbo-instelling en daar waar samenwerking dienstig is, blijkt deze ook zonder geformaliseerde samenwerkingsverbanden tot wasdom te komen. De door de projectgroep genoemde samenwerkingsmogelijkheden en samenwerkingsgebieden zijn vaag en onuitgewerkt en wekken ook verbazing, zoals de (mogelijke) inzet van promovendi in het onderwijs. De raad is van mening dat de samenwerking met de UvA voorrang verdient en dat (geĂŻnstitutionaliseerde) samenwerking met een hbo-instelling op dit moment geen prioriteit heeft. De menskracht die daarvoor moet worden ingezet kan momenteel beter worden gebruikt om de voorgenomen samenwerking met de UvA tot een goed einde te brengen. Zijn conclusie was dat de raad geen advies kon geven over de paragraaf huisvesting. Pas zodra een heldere strategie voor inhoudelijke samenwerking is afgesproken en zodra bovenstaande

vragen bevredigend zijn beantwoord, kan de OR akkoord gaan met de voorstellen om in totaal 30.000 m2 voor Inholland te reserveren op de nieuwe VU-campus.

Instemmingsverzoeken aan de OR De OR heeft de onderstaande dossiers ter instemming voorgelegd gekregen.

Interne verzelfstandiging energiebedrijf VU/VUmc

Notitie hooglerarenbeleid 2010 - 2015 (wijzigingen)

De ondernemingsraden van VU en VUmc hebben een gezamenlijk advies uitgebracht over de verzelfstandiging van het energiebedrijf. De voornaamste zorgen betroffen de personele gevolgen voor de medewerkers en de governancestructuur. De raden hebben positief geadviseerd met als voorwaarde dat in de governance de functies en rollen van de betrokken directeuren duidelijk worden gescheiden, toekomstige initiatieven met gevolgen voor het personeel, maar ook ontwikkelingen van de energievisie op de lange termijn tijdig aan de medezeggenschap worden voorgelegd, en dat er op korte termijn een zogeheten dienstverleningsovereenkomst wordt afgesloten, waarmee de inzet van FCO-personeel voor de langere termijn vaststaat.

De OR beschouwde de voorgestelde wijzigingen in het beleid op een aantal punten als een verbetering. De raad is verheugd dat er een nieuwe ronde Fenna Diemer Lindeboombenoemingen volgt. De raad stemde in met de notitie.

E-HRM Als eerste onderdeel van de reorganisatie bedrijfsvoering werd de OR gevraagd in te stemmen met investeringen in e-HRM, een belangrijke randvoorwaarde voor het welslagen van de reorganisatie in het domein HRM. Nadat de raad ook de projectbegroting ontving en zich onder meer verzekerde van het feit dat gevolgen voor personele regelingen de raad apart ter instemming zouden worden voorgelegd, adviseerde de raad om het project e-HRM in uitvoering te nemen.

In het nieuwe bestuursreglement van de VU, zoals vastgesteld in 2010, is opgenomen dat de ondernemingsraad instemmingsrecht heeft op het (gewijzigd) kiesreglement van de studentenraad. Een verzoek tot instemming met het gewijzigde reglement werd in mei 2012 ontvangen en was onderwerp van veelvuldig informeel overleg in zowel de verkiezingscommissie als de commissie juridische zaken. Uiteindelijk werd na de zomer besloten tot mandatering van de commissie JZ om dit dossier namens de OR af te handelen. Inbreng van de commissie JZ werd verwerkt en de tekst werd opnieuw ter instemming aangeboden. Op de valreep van het nieuwe jaar heeft de commissie laten weten te kunnen instemmen met het gewijzigde kiesreglement van de USR.

de commissie huisvesting

2 de or adviseert (de gv ook)

Kiesreglement USR

Initiatieven van de OR

geven voor vernieuwing en optimalisering van het promovendibeleid.

De OR heeft in 2012 gebruik gemaakt van zijn initiatiefrecht.

Gastaccounts voor alumni

Vernieuwing medezeggenschap In het kader van de CAO-onderhandelingen is vernieuwing van medezeggenschap aan de orde gekomen. Om nieuwe vormen van medezeggenschap te onderzoeken is via SoFoKles subsidie beschikbaar gekomen voor pilots op dit gebied. OR-lid Ronald Kroeze (van de ProVU-fractie) heeft met succes een aanvraag ingediend met als doel jonge medewerkers enthousiast te maken voor de medezeggenschap. Dit leidde in november tot een rondetafelgesprek met medewerkers tot 35 jaar. De concrete resultaten van dit project worden in de loop van 2013 verwacht.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Standpunt met betrekking tot de bezuinigingen Vooruitlopend op de adviesvraag over de hoofdlijnen van de reorganisatie bedrijfsvoering, heeft de raad, in samenwerking met bureau Berenschot, een initiatiefvoorstel ingediend over hoe om te gaan met de bezuinigingen en de gevolgen voor de organisatie van de ondersteuning. De adviezen in dit initiatiefvoorstel hadden de volgende strekking: de door het college noodzakelijk geachte omvang van de bezuinigingen is voor een groot deel ingegeven door bestuurlijke keuzes, waarbij geld voor andere doeleinden wordt gereserveerd en de gewenste excellente ondersteuning van onderwijs en onderzoek uit het oog is verloren. Zie verder pagina 10 van dit jaarverslag.

Promovendinota Het bestuur en de OR-leden van ProVU hebben in 2012 gewerkt aan een notitie die de positie van de moderne promovendus moet verhelderen. In de notitie worden daarvoor verschillende mogelijkheden gesuggereerd. Daaruit is een aantal voorstellen voortgekomen ter verbetering van het promotietraject. Onder meer: een duidelijker omschrijving voor het voltooien van een promotietraject, het opstellen van een helder begeleidingsplan voor promovendi en het scheppen van mogelijkheden voor vervolgaanstellingen voor talentvolle promovendi. De ondernemingsraad heeft in zijn vergadering van maart 2012 verklaard deze nota te ondersteunen. De raad hoopte hiermee een uitdagende aanzet te

Dit initiatiefvoorstel van de raad geeft de mogelijkheid alumni op relatief goedkope wijze nadrukkelijker aan de VU te binden. In 2012 is het namelijk mogelijk gemaakt voor externe gebruikers van de bibliotheek een zogenaamd ‘gastaccount’ aan te laten maken. Dat verschaft toegang tot gebruikerscomputers en printers binnen de bibliotheek, dus ook tot elektronische media, met uitzondering van een aantal computers waarop specifieke databases draaien. De inlogduur zal dezelfde vorm hebben als voor studenten binnen de bibliotheek: na een uur wordt men automatisch uitgelogd en moet men een uur wachten. Gebruikmaken van het gastaccount thuis of in de computerzalen is niet mogelijk. Het blijft dus beperkt tot de bibliotheek. De service wordt gratis aangeboden op vertoon van een geldig legitimatiebewijs. Het gastaccount is een dag geldig. Het idee van de OR is om eenzelfde soort service aan onze alumni te gaan bieden: hun vu-net-id wordt gewijzigd in een gelijksoortige als dat van de gastaccounts. Dit kan voor bepaalde- of onbepaalde tijd gelden. Verder gelden dezelfde voorwaarden als bij de gastaccounts. De projectleider van het alumnibureau VU was gecharmeerd van het voorstel van de OR en opperde dat het misschien een goed idee is het als een pilot te starten met de looptijd van een jaar. Na dat jaar kan dan worden gekeken naar hoeveel mensen er gebruik van hebben gemaakt en hoe vaak.

Adviezen van de GV Instellingsprofiel en prestatieafspraken Hoewel de GV op dit dossier niet om advies is gevraagd, heeft de GV toch laten weten wat haar standpunt over het instellingsprofiel en de prestatieafspraken is. De ambities uit de strategische agenda OCW en het HLA sluiten goed aan bij het VU Instellingsplan 2011 - 2015 en ondersteunen de implementatie van het IP. De profilering bestaat uit vier thema’s: human health and life sciences (samenwerking van VU met VUmc), science for sustainability, professional services en connected world. Deze thema’s zijn goed verbonden aan de

de commissie onderwijs en onderzoek

Het is van belang dat de profielen een duidelijk beeld geven van de inhoudelijke mogelijkheden voor de student en het wetenschappelijk personeel. De profilering geeft, in samenspraak met de uitwerking van het IP, een impuls aan de waarborging van onderwijs- en onderzoekskwaliteit. Om dit te bereiken is het wel zaak dat de ondersteuning en administratie meegenomen worden in de veranderingen. Voor de studenten is het van belang dat de communicatie rondom de inhoudelijke invulling van de profielen op tijd op gang komt, zodat aankomende studenten een goed beeld krijgen van de richting van de studie die gekozen wordt.

Samenwerking VU - UvA De GV staat positief tegenover de ontwikkelingen in het bĂ¨tadomein. De samenwerking heeft een heldere en overtuigende visie. De disciplinaire kernen zullen op deze wijze de noodzakelijke toeneming in kracht en omvang geven die nodig zijn voor kwaliteitsverbetering in het interdisciplinair o&o-programma binnen het bĂ¨tadomein maar ook daarbuiten. Talent trekt bovendien talent aan, waardoor intrinsieke kwaliteitsgroei ontstaat door deze profilering. Met betrekking tot deze samenwerking en de profilering heeft de GV het volgende geadviseerd: 1 Formuleer helder en van te voren de criteria voor het go/no-gomoment: financiĂŤle haalbaarheid; inhoudelijke verbetering van de kwaliteit van

2 de or adviseert (de gv ook)

kernwaarden en bijzondere geschiedenis van de VU en kunnen de VU een beter gezicht geven.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

onderwijs en onderzoek; heldere governance van de nieuwe organisatie onder vermijding van extra managementlagen; geen financiële uitholling, direct of indirect, van de alfa- en gammafaculteiten van de VU. 2 Geef een duidelijk beeld van de inverdieneffecten door een efficiëntere opzet van onderwijs, onderzoek, bedrijfsvoering en management. In het ideale geval moet AIS de transitiekosten en kosten voor integratie van de bedrijfsvoering kunnen terugverdienen door efficiëntiewinsten. 3 Geef scherp en duidelijk aan hoe de medezeggenschap in de samenwerkingsconstructie is geregeld. 4 Maak een alomvattend tijdpad: Het is op dit moment niet inzichtelijk of het plan haalbaar is en dat het realistisch is om bijvoorbeeld op 1 januari 2014 het AIS te laten starten. 5 Voor de studenten is het van belang dat de communicatie rondom de inhoudelijke invulling van de profielen op tijd op gang komt, zodat aankomende studenten een goed beeld krijgen van de richting van de studie die gekozen wordt. 6 Treed duidelijk in de media met de visie en de plannen. 7 Maak gebruik van ervaringen van samenwerking tussen andere universiteiten. Ten aanzien van de samenwerking herhaalde de GV een eerder standpunt dat met betrekking tot de samenwerking met de UvA werd geformuleerd. Namelijk dat samenwerking gericht moet zijn op het combineren van onderwijs en onderzoek waar de instellingen afzonderlijk onvoldoende omvang hebben; het realiseren van complementariteit in onderwijs en onderzoek; het gezamenlijk gebruik maken van infrastructuur en ondersteuning van kostbaar en specialistisch onderzoek, en het wegnemen van barrières voor studenten die in hun studie met beide instellingen in aanraking komen.

Financiële jaarstukken 2011 De GV bracht een groot aantal adviezen uit over de financiële jaarstukken 2011. De GV adviseerde om de inhoud van het sociale jaarverslag grondiger uit te werken. Het samenvoegen van drie ‘verplichte’ rapportages in een document kan alleen dan voldoende rekenschap afleggen en een integraal beeld geven, als de afzonderlijke onderwerpen elk zorgvuldig zijn uitgewerkt. Dit werd ook al bij de behandeling van het personeel jaarrapport geconstateerd.

De GV plaatste kanttekeningen bij de vergelijking van overheadpercentages van de universiteiten. De overheadformatie (in fte) van de VU ligt 4 procent boven het landelijk gemiddelde, de kosten zijn 12 procent hoger. Ook als de VU +12 procent hogere kosten heeft, wil dat nog niet zeggen dat 25-35 procent op de bedrijfsvoering bezuinigd kan worden. De VU loopt daarbij het risico door de 'bodem' van de bedrijfsvoering te zakken. De ontslag-lasten en reorganisatievoorzieningen zullen fors toenemen als er volgens plan 449 fte’s uitgaan. De GV adviseerde om de bezuinigingen te temporiseren en optimaal gebruik te maken van natuurlijk verloop. De ondernemingsraad heeft in een eerder advies over de forse overschrijdingen van de budgetten voor externe inhuur gepleit voor een gedifferentieerd beleid ten aanzien van de externe inhuur gekoppeld aan een strikt begrotingsbeleid. In tijden van forse bezuinigingen zal een budgethouder met zeer overtuigende argumenten of sluitende ‘business cases’ moeten motiveren, waarom de gewenste kennis en ervaring niet intern of via een nieuw in te vullen regulier dienstverband is te verkrijgen. Hetzelfde geldt voor het voornemen om het budget voor externe inhuur te overschrijden. De GV adviseerde opnieuw de controle op de externe inhuur aan te scherpen en voor reguliere werkzaamheden eigen medewerkers in te zetten of aan te nemen. De GV beseft dat er grote inspanningen zijn te leveren in de ontwikkeling, realisatie en onderhoud van bestaande en nieuwe gebouwen. Dit neemt niet weg dat overbodige leegstand in eigen gebouwen moet worden vermeden. Door het nieuwe werken campus breed en met het nodige maatwerk toe te passen, kunnen gehuurde m2’s worden opgezegd. De GV adviseerde te onderzoeken in welke mate de gehuurde panden in de periode 2012-2015 nog nodig zijn, gezien de uitrol van het flexibel werken binnen de VU. Het budget dat beschikbaar is in het instellingsplan 2011-2015 voor nieuwe IT-projecten bedraagt M€ 5. Het nieuwe SIS kostte M€ 5,7. De GV verwacht dat op basis van de budgetaanvragen, vanuit de verschillende domeinen, voor gewenste IT-projecten, dit budget ruim onvoldoende is om aan de vraag te kunnen voldoen. Het risico dat budgetten overschreden gaan worden, is aanzienlijk. Dit zijn ook redenen om de planning aan te passen.

Profiel raad van toezicht De gezamenlijke medezeggenschap (GM) van VU-VUmc heeft zich in het voorjaar van 2012 beraden op de adviesvraag ten aanzien van het algemene profiel voor een lid van de raad van toezicht. De GM heeft geen opmerkingen bij de voorgelegde profielschets, aangezien deze de eisen voor een lid voldoende omschrijft. Zij constateert wel dat bij de benoeming van een lid van de raad van toezicht ook meespeelt welke competenties en deskundigheid, die niet in de raad aanwezig zijn, het nieuwe lid aan de raad van toezicht kan toevoegen. Het gewenste profiel van de raad van toezicht als geheel is bij de keuze van een nieuw lid daarom van groot belang. Het advies van de GV van de VU, dat onderschreven wordt door de OR van het VUmc, betreffende de profielschets raad van toezicht is wat betreft dit laatste punt nog steeds actueel. De gezamenlijke medezeggenschap adviseert de raad van toezicht een apart document op te stellen waarin het profiel van de raad van toezicht als geheel wordt omschreven en daarin de punten die de GV eerder naar voren heeft gebracht te verwerken en als voorgenomen besluit ter advies aan de GM voor te leggen. Het profiel van de raad van toezicht kwam aan het einde van het jaar opnieuw aan de orde. Naar aanleiding van de bestuurscrisis bij het VUmc, na onder meer de Eyeworkskwestie, werd een onderzoek gedaan naar het functioneren van de raad van toezicht. De uitkomsten werden begin december bekend en leidden tot het aftreden van drie raad van toezichtleden. Hiermee kwam het aantal vacatures in de raad op vijf (van de zeven). Samen met de OR van het VUmc heeft de GV een reactie gegeven op het evaluatierapport en het profiel van nieuwe leden: het rapport diende naar de mening van de GV de opmaat te vormen voor een verdergaande heroriëntatie van het toezicht binnen de stichting VU-VUmc. Het is noodzakelijk om de functie van het toezicht en van de relatie van de raad met de besturen, de medezeggenschap en de stakeholders opnieuw te definiëren.

Formuleer een visie op de doelstellingen, de verantwoordelijkheden en de invulling van het toezicht. De GV noemde ook elementen die daarin van belang zijn, waaronder de publieke taak en de bijzondere signatuur van de instellingen. Over het profiel voor nieuwe leden zegt de GV dat van belang is dat deskundigheid die direct verband houden met de uitdagingen waarvoor de instellingen zich gesteld zien binnen de raad aanwezig is, evenals een evenwichtige sekseverhouding en affiniteit met Nederlanders met een niet-westerse achtergrond.

Kadernota 2013 Hoewel zij niet formeel om advies is gevraagd hechtte de GV eraan om met betrekking tot de kadernota 2013 een aantal adviezen te formuleren. De GV adviseerde om in het interne verdelingsmodel de financieringswijze van de ondersteunende diensten te integreren. De GV stelde verder voor om bij de bespreking van de jaarrekening 2012 de bereikte bezuinigingstaakstelling te evalueren, of deze nu wel of niet via de ‘kaasschaafmethode’ is bereikt. Moet er dan nog gestreefd worden naar een omvangrijke reorganisatie met veel gedwongen ontslagen? Een gevolg daarvan is dat M€ 40 moet worden gereserveerd voor de reorganisatie- en ontslaglasten, hetgeen interen op het eigen vermogen van de VU betekent. De GV adviseerde verder om een gedegen projectorganisatie voor de komende IT-investeringen op te zetten, waarbij de GV periodiek over de voortgang van deze projecten wordt geïnformeerd, en om een opleidingsplan te ontwikkelen om eigen medewerkers in projecten en beheer zoveel mogelijk in te zetten om gedwongen ontslagen zoveel mogelijk te voorkomen. De GV gaf tot slot het advies om in de uiteindelijke begroting 2013 ook de financiële middelen te reserveren die nodig zijn om deze plannen te realiseren.

Jaarplan 2013 Met betrekking tot het jaarplan en de begroting voor 2013, heeft de GV het college gecomplimenteerd met de wijze waarop het college en de eenheden grotendeels ‘in control’ zijn ten aanzien van de VU-financiën. Daarnaast heeft de GV een aantal inhoudelijk adviezen gegeven.

2 de or adviseert (de gv ook)

Er is in de notitie sprake van een register voor risicomanagement. De domeinen hebben hun risico’s benoemd. De GV adviseerde ook een register te maken van de risico’s die gaan optreden als de nieuwe organisatie niet naar wens blijkt te functioneren en er aanzienlijke extra kosten gemaakt moeten worden om de schade te herstellen.

De GV adviseerde het college om een gedegen onderzoek te doen naar de oorzaken van de lage studentwaardering voor de VU en de voorgestelde kritische prestatie-indicatoren daarop, SMART, af te stemmen. De GV adviseerde verder om het doorbelastingsysteem van de UvA op toepasbaarheid op de VU te onderzoeken. Ook werd geadviseerd om een analyse te maken van de al gerealiseerde vermindering van obp en daar een nieuwe peildatum voor te kiezen: 1 april 2013 als ook de aansturing van groepen medewerkers zal wijzigen. De GV adviseerde ook om een gedegen projectorganisatie op te zetten voor de investeringen die gedaan gaan worden en de GV periodiek over de voortgang te informeren.

Instemmingsverzoeken aan de GV

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Format onderwijs- en examenregeling, inclusief de richtlijnen graduate en undergraduate De historie van dit dossier is een lange. Het idee van een model (of format) onderwijs- en examenregeling werd in het vroege voorjaar van 2011 aan de commissie onderwijs en onderzoek medegedeeld. Afgesproken werd bij die gelegenheid dat het redelijk was om de GV hierop instemmingsrecht te geven omdat het immers een (dwingende) richtljn betrof waarop ook de facultaire GV geen instemmingsrecht had. Het instemmingsverzoek werd uiteindelijk in het voorjaar van 2012 gedaan, maar kort daarna ook weer ingetrokken. Rond diezelfde tijd werden de richtlijnen graduate en undergraduate vastgesteld door de respectievelijke programmacommissies. Ook op de totstandkoming van deze richtlijnen werd de GV instemmingsrecht onthouden. Daarnaast werd door de GV geconstateerd dat de richtlijnen ook gingen over de inhoud en niet alleen maar de organisatie van het onderwijs betroffen. Toen het informele overleg, maar ook het formele overleg met de rector in de GV niets opleverde, kon de GV voor haar gevoel alleen nog maar de gang naar de landelijke geschillencommissie maken. Die commissie oordeelde echter dat de GV eerst de raad van toezicht had moeten vragen te bemiddelen in dit geschil. Ongeveer tegelijkertijd ontving de commissie O&O een verzoek van de staf van het college om de informele overleggen te hervatten. Die nieuwe overleggen leidden al snel tot concrete resultaten. In het uiteindelijke advies van de GV werd een aantal kleinere zaken geadresseerd en twee substantiĂŤle

zaken. De GV adviseerde tegen het opnemen van de zogeheten 4-regeling en tegen het opnemen van 30 EC academische kern in de richtlijn. Beide op basis van het feit dat dit de facultaire autonomie over de inrichting van het onderwijs zou aantasten. Op andere punten werd het college tegemoet gekomen en op 28 november werd dit in zijn geheel aan het college gepresenteerd als advies van de GV. De 4-regeling ging tijdens de vergadering definitief van tafel en over de 30 EC academische kern werd een alternatieve tekst gemaakt die de faculteit het recht gaf om de academische kern zelf in te vullen.

Toetsbeleid VU Met het toetsbeleid VU waarover na de zomer instemming werd gevraagd, kon door de GV in deze vorm niet worden ingestemd. Niet alleen was er een groot aantal vragen en opmerkingen dat nog in de tekst zou moeten worden verwerkt, maar de vergadering had ook een principieel bezwaar. Met betrekking tot het principiĂŤle bezwaar van de GV - dat de richtlijnen zo ver ingrijpen in de facultaire autonomie dat de bewegingsruimte van opleidingen en examencommissie wordt ingeperkt - is over en weer erkend dat dit onderwerp raakte aan het geschil over de format OER en de richtlijn graduate. De instemming van de GV met het toetsbeleid VU hing dus mede af van de uitkomst rond de format OER. In december ontving de commissie een aangepaste versie van de tekst, die in hoge mate overeenkwam met de aanbevelingen die de GV daarover had gedaan. Echter, pas wanneer er duidelijkheid is over de richtlijnen kan een finaal oordeel worden geveld over het toetsbeleid. Dat wordt in 2013 verwacht.

Systeem van kwaliteitszorg van het onderwijs aan de VU In 2010 ontving de GV een instemmingsverzoek met betrekking tot een nieuw kwaliteitszorgsysteem aan de VU. Inderdaad stemde de GV niet in. Het voornaamste bezwaar was de onduidelijkheid over de belasting van het personeel. Als compromis werd besloten tot de invoering van een proefjaar (van september 2010 - september 2011). Pas na de evaluatie daarvan zou een nieuw instemmingsverzoek de GV bereiken. In de tussentijd werd echter besloten dat de VU een van de instellingen werd die een instellingsaccreditatie ging aanvragen; de GV stemde hier in 2011 mee in, met de nadrukkelijke opmerking dat dit niet betekende dat hiermee het kwaliteitszorgsysteem stilzwijgend werd geaccordeerd.

In het najaar van 2012 bereikte de GV het nieuwe systeem kwaliteitszorg onderwijs. De GV heeft hier in haar vergadering van november mee ingestemd. De GV stelde dat zij, gezien de instellingsaccreditatie die al voor april 2013 stond gepland, feitelijk niet anders kon. De GV stemde echter in onder de conditie dat zo snel mogelijk gegevens beschikbaar komen over de kosten en de tijdsbelasting voor de medewerkers in verhouding tot de opbrengsten van dit kwaliteitszorgsysteem. De GV kon zich voorstellen dat deze gegevens nu nog niet beschikbaar zijn en behield zich het recht voor om, op het moment dat dat wel het geval is, bijvoorbeeld bij de interne audit over twee jaar, op haar standpunt terug te komen.

Initiatieven van de GV De GV heeft een voorstel gedaan voor de terugkoppeling van onderwijsevaluaties aan studenten. Het doel is om studenten structureel inzicht te geven in het resultaat en de acties die voortvloeien uit ingevulde onderwijsevaluaties. Hier is al enige jaren vraag naar, zoals blijkt uit de NSE van de afgelopen jaren, als ook uit initiatieven vanuit de studentenmedezeggenschap. Daarbij stimuleert de GV een cultuur van openheid en studentgerichte communicatie op de VU. Voor de studenten geldt op dit moment dat de communicatie over de evaluaties te beperkt is. In de meeste gevallen wordt het resultaat of de verbeterpunten van vakinhoud en docent niet teruggekoppeld. Het is hierdoor onduidelijk voor de studenten wat er met de evaluaties gebeurt. Zij zien het resultaat van hun stem niet terug, met als gevolg dat de evaluaties minder serieus worden genomen. De GV meent dat het van groot belang is om waarde te geven aan de mening van de student. Verbetering van de onderwijskwaliteit vraagt om een gedegen dialoog tussen de docent, VU organisatie en de studenten. Via het openbaar maken van de evaluaties verwachten wij dat zowel de kwaliteit van de evaluatie als ook de tevredenheid over communicatie vanuit de VU zal verbeteren. Het is niet de bedoeling om de docenten te â&#x20AC;&#x2DC;rankenâ&#x20AC;&#x2122; op basis van cijfers. De bedoeling was om door middel van informatieverschaffing en feedback de docenten en de studenten juist te stimuleren om meer waarde te hechten aan evaluaties en de dialoog aan te gaan over de kwaliteit van onderwijs. De GV is van mening dat deze methode van evaluatieresultaten vrijgeven een goede additie kan vormen op de kwaliteitszorginstrumenten van de VU.

2 de or adviseert (de gv ook)

Terugkoppeling onderwijsevaluaties

Nieuwe leden in de raad Vanaf het najaar van 2011 waren er twee vacatures in de ondernemingsraad. Met ingang van 1 juli 2012 zijn deze vacatures ingevuld door Arlette van Wissen en Klaas Andries de Graaf (beiden van ProVU). Arlette en Klaas zijn beiden werkzaam als promovendus bij FEW. De raad heeft hierdoor een zeer evenwichtige samenstelling met een ruime vertegenwoordiging zowel vanuit de bĂ¨ta-, alfa- en gammasector als vanuit de diensten. Per 1 september 2012 is Sandra de Maesschalck benoemd tot ondernemingsraadlid namens de Abvakabofractie. Zij heeft de zetel ingenomen van Yolanda Ariaans die per september afscheid genomen heeft van de raad. Sandra maakte al een aantal maanden deel uit van de ondernemingsraad als tijdelijk plaatsvervanger van Yolanda. Sandra is werkzaam als projectleider/informatiespecialist bij de UB VU. Per oktober is Peter Roelofsma vertrokken uit de ondernemingsraad. Zijn zetel is per 15 oktober ingenomen door Peter Versteeg namens de CNV-fractie. Peter is werkzaam als onderzoeker/communicatieadviseur bij de faculteit godgeleerdheid. Sadiah Boonstra nam in december afscheid van de ondernemingsraad. Haar zetel is ingenomen door Matthijs Pontier van ProVU. Matthijs is werkzaam als onderzoeker bij de afdeling communicatiewetenschap bij FSW.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Eind december is Ruben Vosmeer van ProVU benoemd tot tijdelijk opvolger van Klaas Andries de Graaf die tot april in het buitenland verblijft. Ruben is evenals Klaas werkzaam als promovendus bij FEW.

klaas andries de graaf

matthijs pontier

sandra de maesschalck

ruben vosmeer

arlette van wissen

peter versteeg

vernieuw(en)de medezeggenschap In 2012 is de OR verschillende initiatieven gestart die de medezeggenschap meer proactief, integraal en flexibel moeten maken. Meer proactief door tijdens de voorbereiding van grote veranderprocessen actief mee te denken met beleidsmakers. Meer integraal door over de grenzen van faculteiten en zelfs universiteiten heen de voor- en nadelen van voorstellen te beoordelen. Meer flexibel door, afhankelijk van de vraagstelling, vertegenwoordigers van zowel de centrale als de decentrale medezeggenschap te betrekken. Uit de eerste ervaringen in 2012 is echter gebleken dat een proactieve en flexibele medezeggenschap alleen kan gedijen als bestuurders niet alleen in woorden, maar juist in daden ruimte geven om invloed te krijgen op plannen. De liefde kan niet van ĂŠĂŠn kant komen.

Niets blijft zoals het is, en dat geldt ook voor universitaire medezeggenschap. Bij de (vastgelopen) CAO-onderhandelingen in 2010 was een van de wensen van de werkgevers verenigd in de VSNU dat de medezeggenschap zou worden gemoderniseerd. Vooral de ingewikkeldheid rond de rechten en bevoegdheden van de OR/UR enerzijds en de vakbonden in het lokaal overleg anderzijds was een doorn in het oog. Afgesproken werd dat er discussie zou worden opgestart over de vraag of ‘de medezeggenschap nog steeds op de meest logische en voor alle partijen doelmatigste wijze is georganiseerd. Slagvaardig en effectief anticiperen op de veranderde omstandigheden vergt naar de overtuiging van de CAO-partijen een herbepaling van de rol, plaats, inhoud en werkwijze van de interne medezeggenschap c.q. de personeelsvertegenwoordiging en het lokaal overleg’. De discussie werd gestart in mei 2011 toen in Eindhoven een conferentie werd georganiseerd ter gelegenheid van het afscheid van de heer Martin van Gessel, een gerespecteerd CNV-kaderlid. De ondernemingsraad van de VU werd vertegenwoordigd door onder meer vicevoorzitter Jelly Reinders. Tijdens deze constructieve bijeenkomst raakten ook de medezeggenschap van de VU en haar zusterinstellingen geïnspireerd om actief mee te denken over de modernisering van de medezeggenschap. Dat enthousiasme werd echter getemperd in het najaar van 2011 toen bleek dat naar aanleiding van die meiconferentie een adviesorgaan was samengesteld uit een vertegenwoordiging van werkgevers en vakbonden, onder leiding van SoFoKleS dat projecten en onderzoek uitvoert en activiteiten subsidieert op het gebied van de academische arbeidsmarkt. Voor een vertegenwoordiging vanuit de universitaire medezeggenschap werden door de commissie eigenmachtig willekeurige OR-voorzitters en -leden benaderd, hetgeen in slechte aarde viel bij het LOVUM, het landelijk overleg van voorzitters universitaire medezeggenschap. Tijdens de LOVUM-bijeenkomst in Tilburg in oktober 2011 werd het ongenoegen geuit over de gang van zaken. Beterschap werd beloofd: het LOVUM zou rechtstreeks betrokken worden bij de invulling in de adviescommissie en verder werd afgesproken dat de medezeggen-

schapsorganen plannen konden indienen bij SoFoKles; plannen die op enigerlei wijze betrekking hadden op vernieuwing van de medezeggenschap. Tijdens de LOVUM-bijeenkomst in Amsterdam in maart 2012 bleek van beide niet veel terecht gekomen. De voorzitters van de medezeggenschap kwamen tot de conclusie dat er in het LOVUM nog eens goed gekeken moest worden naar de wenselijkheid om op deze wijze te participeren in de discussie, maar dat er intussen geen beletsel bestond om bij SoFoKles een aanvraag in te dienen voor een locaal project.1 De OR van de VU heeft in 2012 zelf een project ingediend bij SoFoKles en geparticipeerd in een tweede. Hieronder gaan we daar kort op in.

Tijdelijke medewerkers De OR van de VU heeft sinds 2008 een afvaardiging van promovendi en postdocs in zijn gelederen: de ProVU-fractie. Gezien het grote aantal medewerkers in tijdelijke dienst, zoals promovendi en postdocs, is het in toenemende mate van belang hun betrokkenheid bij de medezeggenschap te bevorderen. Daarom diende Ronald Kroeze van de ProVU-fractie met goedkeuring van de OR een plan in bij SoFoKles. Uit het projectvoorstel: ‘Het is moeilijk jonge wp-ers enthousiast te krijgen voor de ondernemingsraad, terwijl zij de helft van het wp-personeelsbestand beslaan aan Nederlandse universiteiten2. Daarmee gaat veel talent voor de OR en de kennisinstelling verloren. In het beperkte onderzoek dat is gedaan, wordt het gebrek aan aantrekkelijkheid geweten aan de duur van de zittingstermijn, onwetendheid over het belang van de OR binnen de organisatie en/of onwetendheid over de toegevoegde waarde van de OR voor het ontwikkelen van ‘transferable skills’ die zowel de medewerker, de OR, als de organisatie ten goede komen. Maar klopt dit? Dit voorstel beoogt zowel inzicht in de aantrekkelijkheid van de OR voor jonge wp-ers te inventariseren als ook hun betrokkenheid te vergroten, door a) een inventarisatie van de problemen vooraf; b) een OR-taak uit te voeren in de vorm van een project; c) een evaluatie daarvan in de vorm van ‘lessons learned’ achteraf. De duur van het project is circa 8 maanden. De pilot vindt plaats op de Vrije Universiteit, maar de resultaten worden breder beschikbaar gesteld zodat ook andere ondernemingsraden en kennisorganisaties er hun voordeel mee kunnen doen.’

1 U iteindelijk werd pas in januari 2013 een vertegenwoordiging van het LOVUM aan de adviescommissie toegevoegd. 2 I n december 2010 vormden promovendi, postdocs, (universitair) docenten in de leeftijd tot 35 jaar 51,3 procent van het totale wetenschappelijke personeel. Deze aantallen zijn exclusief studentassistenten. VSNU, WOPI 2010, peildatum 31 december 2010.

3 vernieuw(en)de medezeggenschap

SoFoKLes-projecten

De eerste bijeenkomst werd gepland voor het najaar van 2012, de uitkomsten worden in 2013 verwacht. De OR hoopt hiermee bij de verkiezingen van het voorjaar 2014 zijn voordeel te kunnen doen.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Samenwerking met de UvA De intentieverklaring van de VU en de UvA om op een aantal gebieden nauw te gaan samenwerken, gaf ook de medezeggenschap van beide instellingen gelegenheid tot intensievere samenwerking. Er was al goed onderling contact tussen de besturen van de OR VU en de COR van de UvA, maar door de expliciete samenwerking tussen de instellingen leek het raadzaam om in ogenschouw te nemen hoe de medezeggenschapsorganen tot formelere samenwerking konden komen. Daartoe werd een projectvoorstel ingediend: een medezeggenschapsconferentie in september. Aan de conferentie ging rond de zomer een intensieve voorbereiding vooraf. Door veel betrokkenen werd input geleverd. Niet alleen door de ondernemingsraden, maar ook door vertegenwoordigers van het LO, de decentrale medezeggenschap uit de bĂ¨tafaculteiten (waarop de samenwerking VU-UvA zich in eerste instantie zal toespitsen), de staf van de colleges van besturen en de programmamanager van de zogeheten Amsterdam Academic Alliance. De voorbereiding stond onder leiding van SoFoKles. Op 7 september vond de conferentie plaats in de Tolhuistuin in Amsterdam Noord. De collegevoorzitters werd de gelegenheid geboden om hun visie te geven op de samenwerking tussen de instellingen en op de rol van de medezeggenschap daarbij. Aansluitend bestookten prominente medezeggenschappers de voorzitters met kritische vragen, maar spraken ook hun bereidheid uit om actief mee te denken over een vorm van participatieve medezeggenschap. De rest van de middag werd door de ongeveer 50 aanwezigen in kleinere groepen gediscussieerd over deelthemaâ&#x20AC;&#x2122;s: de governance, de financiĂŤn, de positionering en de personeelsentiteit. Na de conferentie werd men het eens over een vorm om als medezeggenschap gezamenlijk aangesloten te blijven bij de ontwikkelingen: een commissie samengesteld uit afgevaardigden van de betrokken medezeggenschapsorganen. Deze commissie sprak op gezette tijden met de programmamanager over de ontwikkelingen en de stand van zaken. De bevindingen van de commissie zullen uiteindelijk de basis vormen voor een advies door de daartoe bevoegde medezeggenschapsraden.

Andere vernieuwingen Ondertussen werd ook duidelijk dat de bestaande wettelijke kaders voldoende ruimte boden om creatief invulling te geven aan medezeggenschap passend bij een organisatie die volop in ontwikkeling is. We noemen hier een paar voorbeelden.

Domeincommissies College en OR zijn het al langer eens dat participatieve medezeggenschap een wenselijke vorm van medezeggenschap is. In de praktijk blijkt het soms lastig daar een concrete en geformaliseerde vertaling aan te geven.

Informeel overleg tussen individuele beleidsmedewerkers enerzijds en OR-commissies aan de andere kant bestaat al een tijd, en de commissies hebben ook het recht om op eigen gezag met een directeur of zelfs de rector magnificus te spreken, maar voor het reorganisatietraject van de bedrijfsvoering VU leken deze oplossingen niet afdoende om de tijdige en wezenlijke invloed van de OR op dit project te waarborgen. Bij het voortraject van de reorganisatie bedrijfsvoering waren al verschillende partijen in verschillende overleggremia betrokken: programmacommissies,

domeinteams, consultatieteams. In december 2011 stelde de raad voor om daar een gremium aan toe te voegen: de domeincommissies van de OR. Het college ging akkoord. Beide partijen hechtten aan de vastlegging van het overlegtraject, maar ook aan de samenstelling en de bevoegdheden van de domeincommissies. Deze zaken werden vastgelegd in een convenant (zie ook pagina 49). De commissies hadden bijvoorbeeld het recht op overleg met de voorzitters (trekkers) van het domeinteam. In het domeinteam werden de plannen voorbereid. Het domeinteam stemde die af met de consultatiegroepen (medewerkers die als klantenpanel fungeerden) en nu dus ook met de domeincommissies. Bij de uiteindelijke advisering op de hoofdlijnen bleek in de zomer dat van de tijdige en wezenlijke invloed minder terecht was

gekomen dan gehoopt en verwacht. In het bemiddelingsakkoord (zie pagina 53) werd de rol van de domeincommissies daarom opnieuw gespecificeerd: â&#x20AC;&#x2DC;de domeincommissies worden van meet af aan bij de planvorming betrokken en het overleg met de domeincommissies is van wezenlijke invloed op de plannen.â&#x20AC;&#x2122; In november zijn de domeincommissies HRM/AMD, UB VU en UC-IT als eerste weer in overleg gegaan. Die reorganisaties staan voor het voorjaar van 2013 in de planning.

Samenwerkingsverbanden Ook zonder ondersteuning van derden heeft de samenwerking met de medezeggenschap van andere instellingen een grotere vlucht genomen. Hierboven

de voorzitters van de USR, de OR en de OR VUmc (v.l.n.r.)

werd de samenwerking met de COR van de UvA al genoemd, maar daartoe bleef het in 2012 niet beperkt. VU en VUmc zijn beide onderdeel van de Stichting VU-VUmc. Niet alleen hebben de instellingen dezelfde raad van toezicht, maar er is een aantal gemeenschappelijke dossiers. De verzelfstandiging van het Energiebedrijf was daar één van (zie pagina 18). De raden weten elkaar goed te vinden: er is, zeker op voorzittersniveau, goed onderling contact. Met betrekking tot de raad van toezicht komt het voor dat zowel de GV van de VU als de OR van VUmc eenzelfde adviesvraag ontvangt. De uiteindelijke adviezen worden op elkaar afgestemd of er wordt voor gekozen om een reactie te sturen namens de Gezamenlijke Medezeggenschap. Zo is er vanzelfsprekend nauw contact geweest over de reactie op het evaluatierapport met het functioneren van de raad van toezicht rond de crisis bij het VUmc (zie pagina 23). Eveneens met het VUmc, maar ook met het AMC en de UvA is een ad-hoccommissie in het leven geroepen, bestaande uit afgevaardigden van de OR VU, VUmc en AMC en de COR van de UvA. Deze afvaardiging sprak met de kwartiermaker Pan Amsterdamse Valorisatie. De kwartiermaker heeft tot taak om ‘de valorisatie strategischer en concreter te positioneren op basis van strategische keuzes die de vier instellingen hebben gemaakt voor de wetenschapsgebieden waarin zij willen excelleren’. In 2012 heeft de afvaardiging gesproken over een projectplan, voor 2013 staan de begroting, de governance en de implementatie gepland. De verwachting is dat de verschillende ondernemingsraden op basis van de bevindingen van de afvaardiging tot een advies komen.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

OR gaat digitaal De laatste vernieuwing is van een hele andere orde: de OR is volledig digitaal gegaan in 2012. In het kader van duurzaamheid en de reductie van papierverbruik is overgegaan tot de aanschaf van ipads. Een van de OR-leden berekende dat ieder OR-lid per zittingstermijn € 1.200 aan kopieerkosten verbruikt. Haal daar de aanschafkosten van de ipads vanaf en er blijft een besparing van € 18.400 per zittingsperiode over. De raadsleden ontvingen de ipad in bruikleen tot 2014 als de zittingsperiode van de raad eindigt.

communicatie

In een tijd van reorganisatie is achterbancommunicatie meer nodig dan ooit. De commissie communicatie van de OR heeft in 2012 dan ook voortdurend aandacht besteed aan de stand van zaken rond de reorganisatie bedrijfsvoering. Hieronder een overzicht.

Artikelen op de maandelijkse OR-pagina in Ad Valvas februari: Zijn we straks beter af? Dat blijft een belangrijke vraag voor de medezeggenschap bij de VU-brede reorganisatie bedrijfsvoering. Alle zeilen worden daarom bijgezet.

bORrel wordt fORum

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Vanwege het thema reorganisatie bedrijfsvoering vond de commissie communicatie de naam van de discussiebijeenkomsten (bORrel) niet meer gepast. Daarom is in april de naam gewijzigd in fORum.

maart: Eerste hulp bij onzekerheid. Steeds meer medewerkers voelen zich opgejaagd door de naderende reorganisatie bedrijfsvoering. Maar bij wie kunnen ze met hun vragen en twijfels terecht? De OR zet de mogelijkheden op een rij met een EHBO-pakket voor VU-personeel. april: De vlag wappert vrolijk maar welke lading dekt die? De medezeggenschap wil meer informatie over de plannen van het college van bestuur maar dat houdt zich voorlopig op de vlakte. Ondertussen wordt de ene na de andere organisatorische verandering aangekondigd of in gang gezet.’ Op dezelfde pagina een artikeltje met de kop ‘Strategische conferentie stelt prioriteiten’. mei: Standpunt van de OR. Vanaf deze week kan iedereen kennisnemen van de plannen van het college van bestuur over de bezuiniging op de bedrijfsvoering. De ondernemingsraad vindt de omvang van de bezuiniging op de bedrijfsvoering niet realistisch. De raad is vooralsnog niet overtuigd door de voorstellen om diensten en faculteiten samen te voegen. De plannen voor een fusie van de bètafaculteiten doorkruisen de bezuiniging rond de bedrijfsvoering. De raad vindt dat de kaders voor de deelreorganisaties in de bedrijfsvoering ook in dat licht herziening behoeven. juni: Reorganisatie VU nog geen gelopen race. De toekomst van de VU lijkt onzekerder dan ooit. Wat begon als een bezuinigingsronde in de bedrijfsvoering, verbreedt zich nu tot een ingreep in de diensten en faculteiten en een LAT-relatie met de Universiteit van Amsterdam. De OR vindt de samenloop van deze drie processen ongelukkig, omdat ze te weinig met elkaar samenhangen.

meldpunt reorganisatie bedrijfsvoering Een meldpunt van OR en bonden voor vermeende misstanden, klachten en zorgen: Meldpuntreorganisatie.or@vu.nl

forum: Eerste Hulp Bij Onzekerheid 2.0 Wat zijn de gevolgen van de reorganisatie Bedrijfsvoering voor jou? Heb jij straks je baan nog? Neemt de leiding nu al een voorschot? Wat zijn je rechten? De OR wijst je de weg naar hulp. Kom naar het OR fORum op 4 oktober! Sprekers o.a. Gijsbert Boggia en Brigitte Sprokholt, Ottho Heldring, Rieky van Walraven. * met gelegenheid om je zorg individueel met een van de sprekers te delen.

4 oktober, 16.00-17.00 uur; borrel na afloop* Aurora (hoofdgebouw, begane grond) Aanmelden: or@vu.nl www.intranet.vu.nl/or

Ondernemingsraad

38 september: Naar de Ondernemingskamer, en wat nu? Inclusief de tijdlijn advisering reorganisatie bedrijfsvoering. november: De moeilijkste periode komt nog. Een vertaling van de afspraken in het bemiddelingsakkoord dat college van bestuur en or medio oktober getekend hebben. december: Hoe houdt de medezeggenschap invloed op de uiteindelijke plannen voor de reorganisatie bedrijfsvoering? Lees de werkafspraken.

Discussiebijeenkomsten • 2 9 maart: bORrel met thema eerste hulp bij onzekerheid in het kader van de reorganisatie bedrijfsvoering. Deze bijeenkomst trok een volle zaal. • 3 juli: fORum met thema Het gaat erom spannen! De OR zet stevig in op bijsturing van het reorganisatieplan bedrijfsvoering. Ook deze bijeenkomst was een succes. • 4 oktober: fORum met thema Eerste hulp bij onzekerheid 2.0.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Persberichten • 24 mei: standpunt OR inzake plannen reorganisatie bedrijfsvoering • 20 juli: OR gaat naar Ondernemingskamer • 17 oktober: bemiddelingsakkoord reorganisatie bedrijfsvoering In VU-zine zijn regelmatig berichten van de OR geplaatst met links naar de OR-intranetpagina (die van buitenaf toegankelijk is). Op de OR-intranetpagina zijn alle belangrijke documenten over de reorganisatie bedrijfsvoering te vinden. In mei 2012 heeft de voorzitter van de commissie communicatie, Rick Vermunt een OR-facebookpagina opgezet die hij samen met Kitty Jong, ambtelijk secretaris van de OR, beheert. www.facebook.com/Ondernemingsraad.VU

5 onderdeelcommissies doen verslag

Inleiding De ondernemingsraad heeft 22 onderdeelcommissies ingesteld voor de zittingsperiode 2011-2014. Hierbij wordt het principe gehanteerd van ‘medezeggenschap volgt zeggenschap.’ Met andere woorden: alle organisatieonderdelen van meer dan 20 personen onder verantwoordelijkheid van een faculteitsbestuur of directeur hebben een onderdeelcommissie. De grootte van de onderdeelcommissie is afhankelijk van het aantal medewerkers in het desbetreffende onderdeel. Daarbij wordt dezelfde tabel gehanteerd die ook van toepassing is op het bepalen van de grootte van de ondernemingsraad. De bevoegdheden van de onderdeelcommissies liggen vast in de WOR en volgen in grote lijnen die van de OR. Ten behoeve van het OR-jaarverslag zijn de onderdeelcommissies gevraagd verslag te doen over 2012.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

ODC AMD Net als vorig jaar stond 2012 grotendeels in het teken van de voorbereidingen voor de omvangrijke reorganisatie van de bedrijfsvoering van de VU. Als een van de centrale ondersteunende diensten wordt de AMD hierdoor uiteraard ook getroffen. Vanwege het zeer diverse productaanbod en de dienstverlening aan zowel VU als VUmc, ACTA en andere klanten op de campus is het reorganiseren van de bedrijfsvoering van de AMD een complexe puzzel, waarbij een serieus risico op afbreuk bestaat. De odc AMD probeert in deze fase van het proces een nuttige rol te spelen door op een constructieve en tegelijkertijd kritische wijze invulling te geven aan de medezeggenschap, uiteraard zonder daarbij de belangen van de AMD-medewerkers op enig moment uit het oog te verliezen. De verhoogde vergaderfrequentie met de directeur is voortgezet. In de eerste fase van de reorganisatieplannen, voorafgaand aan het collegebesluit van 17 juli, heeft één lid van de odc deelgenomen aan de domeincommissie HRM-AMD. In de tweede fase van het traject, waarbij de focus ligt op de voorgenomen reorganisatie van de AMD per 1 mei 2013, is de volledige odc in de domeincommissie opgenomen. Ook participeert de odc in VU-brede activiteiten die op dit vlak worden ontplooid, zoals discussiebijeenkomsten en de strategische medezeggenschapsconferenties van eind april en begin

november. Hoewel de bezuinigingen zonder meer het hoofddossier waren, heeft de odc AMD zich ook op andere zaken gericht, waaronder vaste onderwerpen als de begroting, die ondanks enige tijdsdruk volgens planning is besproken. De voorzitter van de odc tot slot neemt deel aan het voorzittersoverleg van alle odc’s van faculteiten en diensten.

ODC FALW Hoewel de nieuwe bedrijfsvoering Vrije Universiteit in eerste instantie de grootste invloed zal hebben op de samenstelling en het functioneren van de centrale diensten, zullen ook zeker de faculteiten de invloed hiervan duidelijk gaan merken, zij het wat later en op een meer indirecte manier. Juist hierom hebben meerdere leden van de odc FALW zich opgegeven voor de diverse medezeggenschapscommissies die de OR ondersteunen bij het beoordelen van de plannen. Zo hebben odc-leden van onze faculteit zitting gehad, en hebben ondertussen ook weer zitting in domeincommissies van de domeinen HRM/AMD, HV/FZ, SO en O&O, dit naast deelname aan de klankbordcommissie HV/FZ en de programmacommissie internationalisering. Een ruime aanwezigheid en inzet dus. Bij de faculteiten aard- en levenswetenschappen en exacte wetenschappen speelt naast de plannen met de bedrijfsvoering ook de hiermee samenhangende plannen voor de vorming van de Amsterdam Faculty of Science (AFS). Dit dossier is extra ingewikkeld omdat deze plannen nauw samenhangen en van invloed kunnen zijn op de plannen met de bedrijfsvoering. Ook de nieuwbouwplannen voor het O/2 gebouw hangen hiermee samen. Al met al ook hier genoeg zaken om over mee te denken en te praten, waarvoor gelukkig ook de mogelijkheid is. Al deze plannen gecombineerd met de lopende zaken (begroting, OER-en, adviezen over regelingen en reglementen) en de steeds toenemende werkdruk in alle geledingen van onze faculteit maken de medezeggenschap steeds boeiender maar ook steeds moeilijker en moeizamer. Het gaat alweer een spannend jaar worden!

De odc FEWEB heeft zich afgelopen jaar - zoals waarschijnlijk de meeste odc’s - voornamelijk bezig gehouden met de verwachte gevolgen van de voorgenomen reorganisatieplannen van het college van bestuur. In het algemeen vindt de odc het een zorgelijke ontwikkeling dat er op te veel gebieden gereorganiseerd en veranderd wordt. Dit lijdt tot grote onzekerheid onder het wetenschappelijk en ondersteunend personeel. De zorgen binnen onze odc hebben zich op vier aspecten geconcentreerd: • De kwaliteit van het onderwijs: kunnen bepaalde onderwijsvormen nog wel worden aangeboden; hoe beïnvloeden de plannen het aanbod van (kleine) keuzevakken en ten slotte, wat betekenen de plannen voor ondersteuning en opvang van studenten die om één of andere reden moeilijkheden hebben? • Werkdruk voor docenten rond tentamens door het wegvallen van een deel van de ondersteuning, met name de administratieve kant hiervan. • Zorgen over het ondersteunend personeel dat bij de faculteit werkzaam is. • De kwaliteit van IT voorzieningen waarbij voor FEWEB de overgang naar centrale aansturing in veel gevallen een achteruitgang is gebleken in vergelijking met facultaire aansturing. Dit heeft niet alleen zijn weerslag op de kwaliteit van de werkplekken van medewerkers, maar ook op de kwaliteit van onderwijs. Niet goed functioneren van het studentenadministratiesysteeem leidt tot frustratie bij studenten die vervolgens bij de docenten beklag doen. Deze zaken zijn uitvoerig en herhaaldelijk aan de orde geweest in vergaderingen met het faculteitsbestuur, en ook gecommuniceerd naar de OR voor overleg met het college van bestuur. Omdat de odc het belangrijk vindt om te weten wat er onder het obp leeft ten aanzien van de reorganisatie, zodat wij hen goed kunnen vertegenwoordigen, is er een speciaal spreekuur georganiseerd voor het obp door leden van de odc, en de uitkomsten daarvan zijn teruggekoppeld aan het faculteitsbestuur en de OR. Op facultair niveau is er overleg geweest tussen de odc en het bestuur over de gevolgen van de herhuisvesting van de faculteit binnen het hoofdgebouw en de

onderliggende filosofie, waarbij flexwerken centraal staat. Dit betekent een grote verandering ten opzichte van de huidige indeling in vaste kamers, en de odc heeft specifiek aandacht gevraagd voor de toegankelijkheid en bereikbaarheid van docenten voor studenten. Blijvende punten van aandacht zijn ook afgelopen jaar het handhaven en verbeteren van de kwaliteit van onderwijs en onderzoek geweest, onder meer door participatie in de voorbereiding op onderwijsvisitaties, discussies over het openbaar maken via blackboard van vakevaluaties door studenten, het invoeren van een boete bij overschrijding van de nakijktermijn van tentamens en het herzien van het beoordelingsysteem voor academische publicaties.

ODC FPP De odc van FPP komt maandelijks bijeen ter voorbereiding van de GV. Tijdens het odc-overleg wordt er genotuleerd en een actiepuntenoverzicht bijgehouden. In 2012 heeft de verhuizing van twee afdelingen binnen FPP (te weten onderwijswetenschappen en theoretische pedagogiek & onderwijsneurowetenschappen) naar Uilenstede plaatsgevonden. Aangezien dergelijke zaken altijd ingrijpend zijn heeft de besluitvorming hiervoor de nodige aandacht gehad van zowel het faculteitsbestuur als de odc. Onderwerpen die verder binnen de odc de aandacht hadden (en in 2013 voortduren) zijn de VU-brede reorganisatie in de bedrijfsvoering en de fusie tussen FPP en FBW. Het draagvlak voor laatstgenoemde fusie is getoetst onder de afdelingshoofden. Voor de IT-migratie was veel aandacht vanuit de odc. Deze is inmiddels afgerond en naar tevredenheid verlopen. De samenstelling van de odc is los van reorganisaties aan wijzigingen onderhevig. Van de bezetting in 2011 zijn twee mensen over. De rest is vervangen en de odc is verrijkt door onder andere mensen van het onderwijscentrum na de fusie. De odc bestaat uit ondersteunend personeel (3), docenten (2), promovendi en postdocs (4). De verschillende functies worden daarmee goed vertegenwoordigd binnen de odc. Het aantal afdelingen (ondersteuning niet meegerekend) binnen FPP (11) wordt redelijk vertegenwoordigd binnen de odc (5).

5 onderdeelcommissies doen verslag

ODC FEWEB

ODC Rechten De odc rechten heeft het afgelopen jaar haar gebruikelijke beleid voortgezet: enerzijds constructief, anderzijds kritisch, waakzaam en, waar nodig, vasthoudend. Een greep uit onze activiteiten. De odc heeft in overleg met de facultaire studentenraad rechten en met steun van de OR vastberaden en met succes een aanval van het faculteitsbestuur op één van de instemmingsrechten van de facultaire GV, namelijk dat op het meerjarenplan, afgeslagen. Daarnaast hebben wij intensief meegewerkt aan de inhoud van het meerjarenplan en een belangrijke en kritische bijdrage geleverd aan wijzigingen in de OER. Een dossier dat voorts onze voortdurende aandacht heeft is dat van de werkplekproblematiek in het Initium. Een bescheiden succes dat wij in dit verband hebben bereikt is dat een aantal glaswandige gesprekskamers gedeeltelijk zijn geblindeerd.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Ook manoeuvres ten aanzien van de verlofstuwmeren bleven wij scherp in de gaten houden. Ten slotte heeft de odc zich vanzelfsprekend geconcentreerd op de problemen rond de bezuinigingen en heeft de reorganisatieplannen gevolgd.

ODC UB VU Een opmaat voor de ervaring die de odc UB VU opdoet bij de reorganisatie in het kader van het programma nieuwe bedrijfsvoering VU is de afronding van de reorganisatie van het onderwijscentrum per 1 februari 2012. Dit bedrijfsonderdeel is verdeeld onder FPP, DSZ en UB VU. De odc vraagt de UB VU om een evaluatie van deze reorganisatie in samenwerking met FPP en DSZ. Voor toekomstige reorganisaties pleiten wij voor een integrale aanpak met naast de personele focus eveneens aandacht voor huisvesting, communicatie, financiën en een plan van uitvoering. Deze aanbeveling blijft onverminderd van kracht bij de aangekondigde fusie met UC-IT. UC-IT is voor 80 procent ingebed in de

bedrijfsvoering en voor 20 procent in onderwijs en onderzoek. De UB VU is geheel gericht op O&O. Dat betekent dat er heel goed nagedacht moet worden over de verhouding tussen beide. Voorwaarde is dat er een goed doordacht organisatieprofiel komt en dat geldt in gelijke mate voor het profiel van de toekomstige directeur. In onze brief van 12 april 2012 aan de ondernemingsraad hebben wij dit punt nader gemotiveerd. De odc van de UB VU is van mening dat een samengaan van de UB VU en UC-IT alleen kan plaatsvinden als er een doortimmerd onderzoek wordt gedaan naar de voor- en nadelen van een dergelijke fusie. De odc onderschrijft de mening van de directeur dat de gang van zaken in het domeinteam O&O onder grote tijdsdruk verloopt. Het gevolg is dat de reorganisatie vooral een financiële operatie dreigt te worden, waarin kwantitatieve criteria de overhand krijgen op kwalitatieve analyse en beoordeling. Daarenboven zorgt het vrij chaotisch verlopend proces voor veel onzekerheid. Een inhoudelijke onderbouwing van het begrip operational excellence houdt onze gemoederen bezig. Wij proberen de toezegging van de rector dat ‘alles nog niet in beton is gegoten’, te verzilveren door voor de knelpunten extra fte te vragen. De odc bepleit bij de directeur een steviger profilering van de eigen positie naar het voorbeeld van het college van decanen om meer uit de onderhandelingen te halen. De odc bespreekt de resultaten van de werkgroepen die gebruikt gaan worden voor de bouw van de organisatie, zoals de notitie over het HDC en het éénbalieconcept. Deze besprekingen leiden tot geringe bijstellingen. Niet alle elementen van de producten- en dienstencatalogus kunnen besproken worden, het cluster erfgoed ontbreekt geheel, AVC en onderwijsadvisering zijn incompleet. Ook ontbreken in veel gevallen de zogenoemde support load models. Curieus is de positie van de medezeggenschap eind juli 2012. De directeur informeert op verzoek van het reorganisatieteam bij de odc of mensen belangstellingen hebben voor ondersteuning van dit team. Uiteindelijk blijkt het om een aanstelling voor 0,5 fte te gaan buiten de UB VU. Na de bijeenkomst van de OR met de odc’s op 29 augustus waarbij de stand van zaken in het overleg met het college van bestuur wordt doorgenomen, besluit de odc van deelname af te zien. Wij denken hiermee verwarring en onduidelijkheid bij de achterban te voorkomen.

ODC UC-IT In het begin van het jaar werd duidelijk dat er een samenvoeging zou komen van de UB en UC-IT. Er werd een aantal stappen genomen, onder meer om op het niveau van de medezeggenschap tot samenwerking te komen, maar nog voor het einde van het jaar werd het plan tot samenvoeging weer losgelaten. De beide diensten dienden eerst gereorganiseerd te worden. Binnen UC-IT is de vorige reorganisatie (van 2008) echter nog niet afgerond â&#x20AC;&#x201C; een herschikking van decentraal naar centraal â&#x20AC;&#x201C; en er dient nog veel werk verzet te worden voor het zover is. De odc heeft begin 2012 een eigen agenda opgesteld met aandachtspunten. Die werd voor een groot deel gerealiseerd. Een belangrijk aandachtspunt was het verbeteren van de communicatie met de achterban. Daarin is helaas nog niet veel verbetering gekomen. De odc trekt zich dit aan, maar het is lastig zaken onder de aandacht te brengen: de medewerkers hebben te veel te maken met de waan van de dag om zich bezig te houden met medezeggenschap. Een deel van de odc heeft deelgenomen in de domeincommissie met als doel om vanuit de medezeggenschap invloed te hebben op de reorganisatie van het UC-IT. De odc vraagt zich in alle oprechtheid af of zoveel wijzigingen in aansturing en al deze reorganisaties wel goed zijn voor de VU in het algemeen en UC-IT in het bijzonder. Het doet in ieder geval afbreuk aan de algehele uitstraling van de universiteit.

ODC Wijsbegeerte Afgelopen jaar was de verhuizing van de faculteit wijsbegeerte naar de E-vleugel van het hoofdgebouw en de daaraan verbonden invoering van smart@work het hoofdonderwerp op de agenda van de onderdeelcommissie. In nauwe samenwerking met onze facultaire studentenraad en de odc en facultaire studentenraad van godgeleerdheid hebben we intensief en kritisch kunnen meedenken in het proces van voorbereiding hierop. Hoewel onze nieuwe werkomgeving in diverse opzichten een verbetering is, kleven er ook nadelen aan. Teleurstellend was vooral dat er in de loop van het proces bleek dat er maar weinig extra budget was om de invoering van smart@work echt adequaat te ondersteunen, ondanks eerdere toezeggingen. Juist het uitoefenen van de kerntaken van onderwijs en onderzoek is daardoor in de nieuwe werkomgeving lastiger geworden. Een eerste korte evaluatie die in december 2012 gehouden is, bevestigt deze indruk. De reorganisatie van de bedrijfsvoering heeft tot nog toe op onze faculteit weinig invloed gehad, omdat we een kleine faculteit zijn en zodoende ook relatief weinig ondersteunend personeel hebben. De odc heeft het bestuur wel herhaaldelijk gewezen op de onrust onder het ondersteunend personeel als gevolg van de voortdurende onzekerheid omtrent de reorganisatie. Nu het reorganisatieproces in 2013 zijn beslag gaat krijgen, zullen we intensief met het bestuur blijven overleggen en de belangen van ons ondersteunend personeel zo goed mogelijk vertegenwoordigen.

ODC M&C Op 1 januari 2012 is Petra van Beukering aangetreden als waarnemend directeur. In november 2012 is zij vast benoemd. De odc heeft dit ervaren als een belangrijke verbetering. Met de vorige directeur verliep de samenwerking stroef. ODC en directeur hebben regulier overleg, we worden beter dan voorheen op de hoogte gehouden en over het algemeen krijgen we de stukken ook op tijd. Al met al een vooruitgang ten opzichte van de drie jaar daarvoor. Communicatie met de achterban blijft een moeilijke zaak, we hebben een

5 onderdeelcommissies doen verslag

Eind november 2012 treedt de odc tijdelijk terug om plaats te maken voor de nieuw ingestelde domeincommissie (OR-lid Wybren Verstegen is de voorzitter). Deze domeincommissie zal overleggen over de reorganisatie met de kwartiermaker voor de UB, JosĂŠ Frijns, en zal in overleg een advies voorbereiden voor de OR. De lopende zaken die de odc op dat moment onder handen heeft worden enkele maanden opgeschort tot de domeincommissie haarn advies over de reorganisatie klaar heeft.

aantal initiatieven genomen zoals een spreekuur en het vooraf mailen van de agenda van de odc-vergadering naar alle medewerkers maar de respons daarop was vrijwel nihil. We sturen na elke vergadering het verslag van de vergadering rond. De belangrijkste ontwikkelingen in 2012 waren zoals al genoemd het aantreden van en nieuwe directeur en de voorboden van de komende reorganisatie. Wat dat laatste betreft merkten wij vooral in de tweede helft van 2012 een toenemende onrust bij de vormgevers en fotografen.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

In het kader van de reorganisatie komt er een onderzoek naar het outsourcen van vormgeving en fotografie. Ook waren en zijn er veel vragen over een op te richten congres- en mediacentrum. Vanaf november 2012 is de domeincommissie communicatie en marketing heropgericht, de eventuele outsourcing en het CMC worden vanaf dat moment weer door de domeincommissie C&M behandeld. Een terugkerend agendapunt bij elke vergadering was de eventuele verhuizing van de dienst M&C naar het gebouw Atria op VU Uilenstede. Ondertussen is bekend dat de dienst inderdaad gaat verhuizen en medio 2013 het Bavinckhuis zal verlaten. Onderdeelcommissie en directeur hadden een voorkeur voor terugverhuizen naar de campus, maar dat is helaas niet mogelijk gebleken. De odc maakt zich in dit kader zorgen over het functioneren van de dienst M&C na de reorganisatie wanneer nog steeds de situatie blijft bestaan dat er een kloof is tussen de medewerkers in Amstelveen en de medewerkers die bij de faculteiten werkzaam zijn. Een terugkerend item was ook de positie VU Connected ten opzichte van de dienst M&C. Eigenlijk speelt dit probleem al vijf jaar. VU Connected is een soort jojo die de ene keer ver van en de andere keer dichtbij de dienst wordt gepositioneerd. De odc stelt zich op het standpunt dat deze knoop in 2013 eindelijk moet worden doorgehakt. Externe inhuur is een onderwerp dat ook regelmatig op de agenda heeft gestaan. De odc heeft een aantal keren haar zorgen daarover geuit. Er verdwijnt op die manier veel geld naar buiten de VU plus dat wij een grote voorkeur hebben voor het op contractbasis aannemen van tijdelijke medewerkers.

ODC FBW 2012 heeft voor de odc FBW voornamelijk in het teken gestaan van de reorganisatie van de bedrijfsvoering en de door het college van bestuur beoogde fusie van FBW en FPP. De odc erkent dat op een aantal terreinen misschien een efficiĂŤntieslag gemaakt kan worden, maar de angst bestaat dat op andere terreinen zoveel ingeleverd moet worden dat de rekening uiteindelijk bij het onderzoek en onderwijs terecht komt. Hiermee dreigt het bewegingswetenschappelijk onderwijs en onderzoek in het geding te komen. Een punt waar de FBW veel belang aan hecht, is dat de technische ondersteuning decentraal gestationeerd blijft. Dit is iets waar de odc bij het faculteitsbestuur zeer nadrukkelijk voor heeft gepleit en wat later in 2012 ook gehandhaafd bleek te gaan worden. Aangaande de voorgenomen fusie met de FPP stelt de odc grote vraagtekens bij de noodzaak hiervan. Tijdens een openbare discussiebijeenkomst in het voorjaar van 2012, waar de facultaire medewerkers in ruime getale gehoor aan hadden gegeven, heeft de odc een inventarisatie gemaakt van de voors en tegens van de beoogde samenvoeging van faculteiten. Uit de discussie kwam naar voren dat er mogelijkheden voor samenwerking tussen de fusiepartners zijn, maar dat een fusie hier niet voor nodig is. Verder is volstrekt niet duidelijk hoe de fusie een financieel voordeel gaat opleveren. Een grote vrees is dat de fusie zal leiden tot verminderde zichtbaarheid van de FBW voor potentiĂŤle studenten. Verder is het voor de odc volstrekt onduidelijk hoe deze fusie de speerpunten van de VU gaat helpen verduidelijken. Het is de odc dan ook niet helder waarom een succesvolle en goed georganiseerde faculteit zou moeten fuseren. Deze vraag is voorgelegd aan de rector en de collegevoorzitter, maar helaas heeft dit geen bevredigend antwoord opgeleverd. De odc heeft de fusieverkenningen, zoals die door de faculteitsbesturen zijn ingezet, op de voet gevolgd en zal dit in 2013 voortzetten.

ODC Letteren Dit jaarverslag staat in het teken van de reorganisatie bedrijfsvoering aan de VU. Het afgelopen jaar werden aan de faculteit letteren niet alleen voorbereidingen voor die ingrijpende verandering getroffen: we werkten ook aan een grote vernieuwingsslag in ons onderwijsprogramma (van 14 naar 7 opleidingen, waarvan 4 nieuwe), aan de aanstaande verhuizing en overgang naar het smart@work-concept en hadden te maken met fusieplannen en een VU-brede rationalisering van het onderwijs. Daarnaast hebben wij ons beziggehouden met de lopende zaken zoals de OER, het facultaire reglement, de begroting, het personeelsplan en een voorstel voor tijdverdeling onderzoek en onderwijs.

reorganisatie bedrijfsvoering en de odc had daarom geen recht op advies of instemming. Kortom: de odc letteren maakte zich in 2012 voor veel zaken hard, maar had via de formele weg van de medezeggenschap nog weinig greep op de reorganisatie bedrijfsvoering.

Natuurlijk volgen wij de ontwikkelingen op de voet. Wij hebben als odc steeds bij ons faculteitsbestuur benadrukt dat de ondersteuning van onderwijs, ICT en internationalisering broodnodig is voor het slagen van de gedurfde vernieuwing van het onderwijsprogramma en de ambities van het college van bestuur. Onze faculteit heeft een relatief slank obp en kan daardoor nauwelijks meer ondersteuning inleveren. We hebben het gevoel dat het wetenschappelijk personeel zich nog niet realiseert wat de gevolgen van de reorganisatie zullen betekenen voor het onderwijs in onze faculteit. Hoe gaat het straks met de studievoortgang als er nog maar ĂŠĂŠn studieadviseur per 2000 studenten beschikbaar is? In het kader van de reorganisatie bedrijfsvoering wordt ook de mogelijkheid van fusies tussen faculteiten bekeken. Ons faculteitsbestuur deelt inmiddels een (ad interim) decaan en directeur bedrijfsvoering met de faculteiten wijsbegeerte en godgeleerdheid. Dit is echter formeel (nog) geen deel van de

5 onderdeelcommissies doen verslag

Vanwege het thema van dit jaarverslag zullen we vooral ingaan op onze ervaringen met de reorganisatie van de bedrijfsvoering. Juist in deze zaak hebben wij als odc weinig inspraak. Omdat de reorganisatie op het niveau van het college van bestuur wordt geregeld, ligt de medezeggenschap bij de OR. Een lid van onze odc nam zitting in een domeincommissie, maar zij kan niet aan ons rapporteren omdat de voorstellen waarover zij daar meedenkt vertrouwelijk zijn.

6 bijlagen

Ambtelijk secretarissen Kitty Jong-Brasik en Agathe van Hell, respectievelijk ambtelijk secretaris en adjunct ambtelijk secretaris, vormen al zeven jaar lang een hecht team. Zij ondersteunden ook in 2012 de ondernemingsraad en de gezamenlijke vergadering. Zij traden bovendien op als secretaris van de overlegvergaderingen met het college. Verder maakten zij deel uit van de verkiezingscommissie, de commissie communicatie, de commissie ontwikkeling & professionalisering, de commissie onderwijs & onderzoek en het overleg van het dagelijks bestuur. De ambtelijk secretaris is verder trekker van het informele overleg LOGAS: het landelijk overleg van griffiers en ambtelijk secretarissen. Het secretariaat van de OR bevindt zich in het hoofdgebouw, kamer 1D-30 en is te bereiken via de telefoonnummers (020) 598 5312 en (020) 598 5340. Het e-mailadres is or@vu.nl. Het secretariaat is dagelijks geopend van 08.00 tot 12.00 uur en van 13.00 tot 16.00 uur. De vergaderingen van de OR zijn in principe openbaar, evenals de agenda, het verslag en de stukken. Agenda, vastgestelde verslagen en uitgebrachte adviezen staan op de site van de OR. De agendaâ&#x20AC;&#x2122;s worden ook bekend gemaakt via het prikbord naast kamer 1D-30 van het hoofdgebouw, op de lichtkranten en de facebookpagina van de OR.

Adviseurs De ondernemingsraad heeft in 2012 ruimschoots gebruik gemaakt van de deskundigheid van zijn vaste adviseurs. Jacques Spaapen, oud-medewerker van de UB VU en voormalig OR-lid, adviseerde de verkiezingscommissie en de commissie juridische zaken. Jacques ontving in 2012 uit handen van de burgemeester van Amsterdam een Koninklijke Onderscheiding voor onder meer zijn verdiensten voor de ondernemingsraad van de VU. De commissie juridische zaken kon ook een beroep doen op Willemijn Roozendaal, universitair hoofddocent arbeidsrecht en Tymen van der Ploeg, emeritus hoogleraar privaatrecht. De commissie SOZ werd geadviseerd door de oud OR-leden Joke Slingerland (voormalig beleidsmedewerker FCO) en Kees van der Veer, professor aan de Transcend Peace University in Basel (Zwitserland) en het Galtung Institute in Freiburg (Duitsland). De commissie VGWM kan een beroep doen op haar vaste adviseur Ton Steentjes. In 2012 heeft de or ook een beroep gedaan op externe deskundigheid, waar het de reorganisatie bedrijfsvoering betrof. Van bureau Berenschot werden Filip van den Bergh, Marvin Hanekamp, Hein Vloet en Henno van Horssen om raad gevraagd. De heren Van den Bergh en Hanekamp adviseerden de OR desgevraagd met betrekking tot de (benchmark) bedrijfsvoering, de heren Vloet en Van Horssen brachten een rapport uit over de VU-financiĂŤn. Gedurende het adviestraject rond de reorganisatie bedrijfsvoering ten slotte, heeft de OR zich laten bijstaan door Chris Nekeman en Liedeke van Donselaar, beiden werkzaam bij advocatenkantoor Kennedy van der Laan in Amsterdam.

6 bijlagen

Bijlage 1 Ondersteuning

Bijlage 2 Samenstelling commissies commissie communicatie Janneke Eppinga Henk Olijhoek Dunya van Troost Rick Vermunt, voorzitter Agathe van Hell, adjunct ambtelijk secretaris

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

commissie financiĂŤle en economische zaken Sadiah Boonstra Paul van Geffen Ottho Heldring Lambert Truijens, voorzitter Frans van der Woerd Ronald Kroeze commissie huisvesting Paul van Geffen Henk Olijhoek Jeroen Rodenberg Lambert Truijens Frans van der Woerd, voorzitter commissie IT Peter Stol, voorzitter Henk Olijhoek Rick Vermunt Sandra de Maesschalck Klaas Andries de Graaf

commissie juridische zaken Rob van Bogget, voorzitter Tarcies Kneppers Jelly Reinders Jacques Spaapen, adviseur Tymen van der Ploeg, adviseur Willemijn Roozendaal, adviseur commissie onderwijs en onderzoek Rob van Bogget, voorzitter Klaas Andries de Graaf Kitty Jong, ambtelijk secretaris Ronald Kroeze Jelly Reinders Peter Roelofsma (tot september) Peter Stol Frans van der Woerd commissie ontwikkeling en professionalisering Jelly Reinders, voorzitter Peter Stol Wybren Verstegen Kitty Jong, ambtelijk secretaris commissie sociale en rganisatorische zaken Sandra de Maesschalck Jeroen Rodenberg Rieky van Walraven, voorzitter Dunya van Troost Joke Slingerland, adviseur Kees van der Veer, adviseur

VGWM-commissie Yolanda Ariaans (tot september) Paul van Geffen (voorzitter) Tarcies Kneppers Peter Stol Ton Steentjes, adviseur verkiezingscommissie Janneke Eppinga Ottho Heldring Wybren Verstegen, voorzitter Kitty Jong, ambtelijk secretaris Jacques Spaapen, adviseur commissies van de gezamenljke vergadering Ter ondersteuning van haar werkzaamheden heeft de GV commissies ingesteld voor respectievelijk onderwijs en onderzoek, financiĂŤle en economische zaken en voor juridische zaken. Deze commissies bestaan uit de gelijknamige OR-commissies aangevuld met leden uit de universitaire studentenraad. Naast de vaste commissies stelt de OR regelmatig ad hoccommissies in voor de behandeling van specifieke dossiers. In 2012 werden daartoe de ad hoccommissies corporate finance en profiel raad van toezicht ingesteld.

HRM/AMD Paul van Geffen, voorzitter (OR-lid) Wieneke Groot (lid odc HRM) Annemiek van Os (lid odc FSW) Paul van Soest (voorzitter odc AMD) Mart van der Steeg (lid odc FALW) Bas van der Wagt (adviseur) BMO Ottho Heldring, voorzitter (OR-lid) Henk Sportel (lid odc BBZ) Marga Philippo (lid odc AMD) Paola Edixhoven (adviseur) Peter Brasik (lid odc BBZ) Hanneke van Doorn (voorzitter odc BBZ)

IT Peter Stol, voorzitter (OR-lid) Jeroen Rodenberg (OR-lid) Marja van Harlingen (lid odc UC-IT) Evert van de Belt (adviseur) HV/FZ Lambert Truijens, voorzitter (OR-lid) Henk Dierdorp (lid odc FCO) Carin van der Wal (lid odc FCO) Aimee van Veldhoven (lid odc FCO) Cees Wattel (voorzitter odc FALW) FIN Frans van der Woerd, voorzitter (OR-lid) Sonja v.d. Oord (lid odc LET) Peter Rigter (lid odc FP&C) Kris de Jong (voorzitter odc FCO) Hetty de Wilde (lid odc FALW) Brian Cordeiro-Altunes (adviseur)

Communicatie & Marketing Henk Olijhoek, voorzitter (OR-lid) Charlotte Vroon (voorzitter odc M&C)) Eric-Jan Hartstra (voorzitter odc DSZ) Sylvia Visser (adviseur) Marly van der Boom (adviseur)

SO Rob van Bogget, voorzitter (OR-lid) Trudy van Kampen (odc FALW) Jan Nieuwenhuis (lid odc DSZ) Eric-Jan Hartstra (voorzitter odc DSZ) Kim Retra (adviseur) René Hogervorst (adviseur)

Internationalisering Wybren Verstegen, voorzitter (OR-lid) Peter Roelofsma (OR-lid) Ellen Mooijman (lid odc DSZ) Esther den Hartog (voorzitter odc CIS) Astrid Eijkelestam (lid odc DSZ) Annette Mosher (voorzitter odc GG)

O&O Ronald Kroeze, voorzitter (OR-lid) Rick Vermunt (OR-lid) Maarten Bobbert (lid odc FBW) Marijke Wagner (lid odc FALW) Niek van Harlingen (adviseur) René Nieuwboer (adviseur)

Samenstelling domeincommissies doorstart december 2012 HRM/AMD Paul van Geffen, voorzitter (OR-lid) Tarcies Kneppers (OR-lid) Paul van Soest (odc AMD) Helma Windt (odc AMD) Mart van der Steeg (AMD) Bart van der Wagt (odc FALW) Femke Wijman (USR, e-HRM deskundige) BMO (Strategisch Beleid) Ottho Heldring, voorzitter (OR-lid) Henk Sportel (lid odc BBZ) Marga Philippo (lid odc AMD) Paola Edixhoven (adviseur) Peter Brasik (lid odc BBZ) Hanneke van Doorn (voorzitter odc BBZ) Peter Versteeg (OR-lid) Communicatie & Marketing Henk Olijhoek, voorzitter (OR-lid) Charlotte Vroon (odc M&C) Sylvia Visser (FEWEB) Aimée van Veldhoven (FCO) Eric-Jan Hartstra (odc DSZ) Eveline Baas (USR) Karim Tabaouni (USR) Internationalisering Sandra de Maesschalck, voorzitter (OR-lid) Arlette van Wissen, voorzitter (OR-lid) Anna Bon (odc CIS)) Astrid Eijkelestam (odc DSZ) Annette Mosher (voorzitter odc GG)

6 bijlagen

Bijlage 3 Samenstelling domeincommissies

Marieke Farchi (FCI Sociale Wetenschappen) Vincent Benjamin (USR) Femke Wijman (USR) IT Peter Stol, voorzitter (OR-lid) Marja van Harlingen (odc UC IT) Johan Rebel (odc UC IT) Klaas Andries de Graaf (OR-lid) Rick Vermunt (OR-lid) Harmen van der Steenhoven (USR) Roel van Hulten (USR) Joeri van Raalte (USR)

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

HV/FZ Lambert Truijens, voorzitter (OR-lid) Carin van der Wal (lid odc FCO) Mark Peters (lid odc FCO) Wouter van Duijn (lid odc FCO) Cees Wattel (voorzitter odc FALW) ad hoc (odc) lid, afhankelijk van onderwerp (deel) advies FIN Frans van der Woerd, voorzitter (OR-lid) Sonja v.d. Oord (lid odc LET) Peter Rigter (odc FP&C) Kris de Jong (FEW) Hetty de Wilde (odc FALW) Brian Cordeiro Antunes (adviseur)

SO Rob van Bogget, voorzitter (OR-lid) Trudy van Kampen (odc FALW) Jan Nieuwenhuis (lid odc DSZ) Eric-Jan Hartstra (voorzitter odc DSZ) Kim Retra (adviseur) René Hogervorst (adviseur) Fiaz Malik (USR-lid) Joeri van Raalte (USR-lid) Femke Wijman (USR-lid) Karim Tabaouni (USR-lid) O&O Ronald Kroeze, voorzitter (OR-lid) Rick Vermunt (OR-lid) Maarten Bobbert (lid odc FBW) Marijke Wagner (lid odc FALW) Niek van Harlingen (adviseur) René Nieuwboer (adviseur) Sybren van Dokkum (USR-lid) Vincent Benjamin (USR-lid)

Bijlage 4 Convenant college van bestuur en ondernemingsraad VU omtrent medezeggenschap in het programma bedrijfsvoering Preambule In het instellingsplan 2011-2015 heeft de VU zijn ambities geformuleerd; de VU profileert zich als een sterke universiteit die internationaal toonaangevend onderzoek verricht dat bijdraagt aan het oplossen van de grote maatschappelijke problemen, de VU biedt een (inter)nationaal concurrerend aanbod van hoogstaande research masters en academic masters, de VU heeft bachelor onderwijs dat studenten door kwalitatief goed en goed georganiseerd onderwijs opleidt tot kritische en maatschappelijk betrokken studenten. Om deze ambities te bereiken en te consolideren besteedt de VU zo veel mogelijk van de beschikbare middelen aan onderwijs en onderzoek. Ondersteunende processen worden zo efficiĂŤnt en effectief mogelijk georganiseerd. Hierbij wordt in acht genomen dat niet-wetenschappelijke medewerkers een belangrijke bijdrage aan het succes van de VU leveren. Zij ondersteunen onderzoekers en docenten bij hun onderzoeken onderwijstaken en zorgen voor goede studie- en studentenvoorzieningen. De middelen die de VU heeft om zijn ambities te bereiken zijn beperkt. De bekostiging van onderwijs door de overheid wordt minder en tegelijkertijd blijft het aantal studenten groeien. Dit betekent dat de Nederlandse universiteiten en dus ook de VU de komende jaren minder middelen te besteden hebben.

De VU kiest er voor om de schaarse middelen zo efficiĂŤnt en effectief mogelijk aan te wenden en zoveel mogelijk in dienst te stellen van onderwijs en onderzoek. Hiertoe zal de organisatie van de ondersteunende processen anders en goedkoper ingericht worden. Het College van Bestuur beoogt met operational excellence als uitgangspunt de komende jaren Mâ&#x201A;Ź 21.2 euro te bezuinigen op personele lasten van het ondersteunend personeel. De inschatting is dat door deze bezuinigingen tussen de drie- en vierhonderd arbeidsplaatsen aan de VU zullen verdwijnen.

6 bijlagen

Uitgaven en inkomsten moeten met elkaar in evenwicht blijven, dit houdt in dat de VU de komende jaren zal moeten bezuinigingen. De VU heeft berekend dat er in de komende vier jaar een substantieel bedrag bezuinigd moet worden op uitgaven van de eerste geldstroom.

Het college van bestuur heeft een aantal programmacommissies ingesteld die de veranderstrategie bij de VU voorbereiden en vormgeven. Met name de plannen van de programmacommissie bedrijfsvoering zullen naar verwachting ingrijpende rechtspositionele gevolgen hebben voor medewerkers. De omvang en impact van het programma bedrijfsvoering zijn zeer groot en voor de VU ongekend. Naast de vele inhoudelijke veranderingen zal het te verwachten verlies aan arbeidsplaatsen een grote wissel op de gehele organisatie trekken. Zowel het college van bestuur als de ondernemingsraad hecht er aan om de medezeggenschap in een vroeg stadium bij het veranderproces te betrekken. Om dit voornemen handvatten te geven komen het college van bestuur en de ondernemingsraad overeen om afspraken te maken over de invulling van de medezeggenschap rond het programma bedrijfsvoering. college van bestuur en OR maken deze afspraken omdat zij beide, vanuit hun eigen positie en rol, verantwoordelijkheid nemen om dit proces soepel te laten verlopen. Beide willen komen tot een effectieve en efficiĂŤnte werkwijze waardoor de medezeggenschap enerzijds op informele wijze vroegtijdig wordt betrokken bij de planvorming en anderzijds tot een planmatige aanpak van het formele adviestraject. De afspraken zijn vastgelegd in onderstaand convenant. Afhankelijk van de uitkomsten van de domeinplannen en de daarop volgende keuze om centraal of decentraal te reorganiseren zal het stappenplan voor reorganisaties (zie onder art. 1) zodanig van toepassing zijn dat stappen in het reorganisatietraject niet dubbel gedaan hoeven te worden. Het convenant bevat werkafspraken die gevolgd worden, tenzij in de uitvoeringfase het stappenplan meer aangewezen is.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Artikel 1 Onder de volgende begrippen wordt in onderhavige convenant verstaan: a. Principebesluit: het principebesluit omvat alle domeinen van de bedrijfsvoering. Het geeft de hoofdlijnen en/of uitgangspunten van het programma bedrijfsvoering weer, waarbij het ingaat op de samenhang tussen de verschillende domeinen. Er is in hoofdlijnen aandacht voor personele gevolgen, eventuele investeringen, fasering en wijze van de implementatie. b. Uitvoeringsbesluit: besluiten die een nadere uitwerking geven van het principebesluit. Dit bevat een concrete invulling van de reorganisatie, de personele gevolgen, eventuele investeringen en fasering van de implementatie. c. Stappenplan: de afspraken tussen college van bestuur en OR neergelegd in â&#x20AC;&#x2DC;Aspecten van reorganisaties. Een stappenplanâ&#x20AC;&#x2122;, mei 2007

Artikel 2 De looptijd van dit convenant voor het medezeggenschapstraject rond het programma bedrijfsvoering gaat in vanaf januari 2012 en expireert uiterlijk 1 januari 2015.

Artikel 3 De volgende afspraken zijn gemaakt over de rol, samenstelling en tijdsbeslag van domeincommissies gedurende de planvorming als het adviestraject: 1. Per domein wordt een ‘domeincommissie’ gevormd in meerderheid bestaande uit OR-leden en odc-leden. Afgezien van OR-leden en odc-leden kunnen in beperkte mate ook andere binnen de VU werkzame personen in de commissie zitting hebben als dat voor een goede uitvoering van de taak van de commissie noodzakelijk is. De domeincommissie is een commissie ex WOR art. 15 lid 4 en bestaat uit maximaal 6 leden. 2. De domeincommissies krijgen de gelegenheid om vroegtijdig informeel mee te denken met het programma van het eigen domein, en op basis daarvan per domein input te leveren vanuit het perspectief van de medezeggenschap. 3. Ter uitvoering van lid 2 ontvangen de domeincommissies per domein de deelproducten van het betreffende domein die ingeleverd worden bij de programmacommissie bedrijfsvoering en relevante domeinoverstijgende producten, vooruitlopend op de formele besluitvorming hierover door het college van bestuur. 4. Raadpleging van en overleg met domeincommissies heeft een informeel karakter en treedt niet in de rechten en bevoegdheden van de ondernemingsraad. 5. Het college van bestuur legt in principe voor de periode totdat de ondernemingsraad een adviesaanvraag ontvangt met betrekking tot het werk van de domeinteams geheimhouding ex WOR art. 20 op, aangaande de informatie die de domeincommissies en de OR ontvangen. Deze geheimhoudingsplicht geldt voor alle bij de werkzaamheden van de medezeggenschap betrokken personen, met inbegrip van adviseurs. 6. De domeincommissie vervangt op dit dossier in het formele overlegtraject (zie hieronder) de rol van de odc’s, onverlet de relevante stappen uit het stappenplan.

De volgende afspraken zijn gemaakt over de rol van de ondernemingsraad (hierna: OR): 1. De OR brengt formeel advies uit over een voorgenomen besluit in hoofdlijnen van het college van bestuur (karakter van een principebesluit in de zin van de WOR). Dit principebesluit omvat alle domeinen van de bedrijfsvoering en geeft hoofdlijnen en/of uitgangspunten van het programma bedrijfsvoering weer, gaat specifiek in op de samenhang tussen de verschillende domeinen. Specifieke aandacht is er in hoofdlijnen voor de aanleiding voor de organisatiewijziging, het financiële kader, de oude versus de nieuwe organisatie, de kwantitatieve en kwalitatieve bezetting. 2. De OR brengt formeel advies uit over uitvoeringsbesluiten (reorganisatie- en personeelsplannen) die per domein een nadere uitwerking geven aan het principebesluit. Dit besluit omvat een concrete invulling van de bovengenoemde punten en de uitwerking ervan in het personeelsplan. 3. Medewerkerraadplegingen worden – gezien de reikwijdte van de domeinplannen – in samenhang ingezet. 4. De OR committeert zich aan advisering binnen de in artikel 5 gestelde reële termijnen. Als uitgangspunt

6 bijlagen

Artikel 4

wordt hiervoor eenzelfde termijn als in het stappenplan genomen, nl. zes weken. Hij ziet erop toe dat ORen odc-leden open en constructief overleggen met domeintrekkers. 5. De OR zal, ter informatie, de producten ontvangen die genoemd zijn in artikel 3.3. Art. 3.5 is hierop ook van toepassing.

Artikel 5 De volgende afspraken zijn gemaakt over de rol van het college van bestuur: 1. Het college van bestuur committeert zich aan tijdige en ruimhartige informatieverstrekking aan de domeincommissies en aan de OR. Het ziet erop toe dat domeintrekkers open en constructief overleggen met domeincommissies en reageren op de input uit de domeincommissies. 2. Het college van bestuur geeft de OR een reële termijn om adviezen uit te brengen (richtlijn: 6 weken) en stelt de OR in de gelegenheid om de eventueel benodigde externe ondersteuning in te schakelen. 3. Het college van bestuur realiseert zich dat het medezeggenschapstraject over dit omvangrijke programma tijd kost en stelt de domeincommissies in staat om extra werktijd van hun leden budgettair te compenseren bij het onderdeel waar zij werkzaam zijn. Richtlijn voor zo nodig een maximaal aantal extra dagen per domeincommissie voor medezeggenschap over principe- en uitvoeringsbesluit wordt nader uitgewerkt (zie hieronder). De eenheden worden voor deze tijdsinvestering gecompenseerd uit het budget van de programmacommissie bedrijfsvoering.

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Artikel 6 Het college van bestuur en de OR evalueren de effectiviteit en efficiency van het overleg op regelmatige basis. Nadere uitwerking afspraken Op korte termijn wordt, in overleg met de OR en de programmamanager bedrijfsvoering, nadere uitwerking gegeven aan onderdelen van deze afspraken: • welke elementen moeten in een principebesluit zijn opgenomen en welke in een uitvoeringsbesluit? • wat is de concrete planning (tijdpad) van advisering door de medezeggenschap? • wat is een reële extra tijdsinvestering voor medezeggenschap? Aldus overeengekomen en ondertekend te Amsterdam, d.d. 02-02-2012 Namens de Vrije Universiteit:

Namens de Ondernemingsraad:

drs. R.M. Smit, dr. O.G. Heldring, Voorzitter college van bestuur Voorzitter ondernemingsraad

6 bijlagen

Bijlage 5 Bemiddelingsakkoord

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

6 bijlagen

medewerkersactie

Bijlage 6

OR vrije universiteit | jaarverslag 2012

Lijst met afkortingen AFS Amsterdam Faculty of Science AIS Amsterdam Institute of Science ALS Amyotrophic Lateral Sclerosis (Lou Gehrig's disease) AMC Academisch Medisch Centrum Amsterdam AMD Arbo en Milieu Dienst AVC Audio Visueel Centrum BMO Beleids- en Managementondersteuning C&M Communicatie & Marketing CAO NU Collectieve Arbeidsovereenkomst Nederlandse Universiteiten CMC Congres- en Mediacentrum CNV Christelijk Nationaal Vakverbond COR Centrale Ondernemingsraad CvB College van Bestuur CW Connected Worlds DB Dagelijks Bestuur DC Domeincommissie DSZ Dienst Studentenzaken EHBO Eerste Hulp Bij Ongelukken FALW Faculteit der Aard- en Levenswetenschappen FBW Faculteit der Bewegingswetenschappen FEWEB Faculteit der Economische Wetenschappen en Bedrijfskunde FIN Financiën FB Faculteitsbestuur FCO Facilitaire Campusorganisatie FEZ Financiële en Economische Zaken FPP Faculteit der Psychologie en Pedagogiek FSR Facultaire Studentenraad GV Gezamenlijke Vergadering H2LS Human Health and Life Sciences HBO Hoger Beroepsonderwijs HDC Historisch Documentatie Centrum HLA Hoofdlijnenakkoord HRM Human Resource Management HV/FZ Huisvesting/Facilitaire Zaken

INT Internationalisering IP Instellingsplan 2011 - 2015 IT Informatietechnologie JZ Juridische Zaken LAT Living Apart Together LO Lokaal Overleg LOGAS Landelijk Overleg Griffiers en Ambtelijk Secretarissen LOVUM Landelijk Overleg Voorzitters Universitaire Medezeggenschap M&C Marketing & Communicatie NSE Nationale Studenten Enquête O&O Onderwijs & Onderzoek of Onderwijs & Onderzoeksondersteuning OBP Ondersteunend en Beheerspersoneel OC&W Onderwijs, Cultuur & Welzijn ODC Onderdeelcommissie OER Onderwijs- en Examenregeling OR Ondernemingsraad PS Professional Services PC programmacommissie ProVU Promovendioverleg Vrije Universiteit RvT Raad van Toezicht S4S Science for Sustainability SIS Studentinformatiesysteem SMART Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time-sensitive SO Studentgerichte Ondersteuning SoFoKles Sociaal Fonds voor de Kennissector SOZ Sociale en Organisatorische Zaken UB VU Universiteitsbibliotheek VU UC-IT Universitair Centrum Informatietechnologie USR Universitaire Studentenraad UvA Universiteit van Amsterdam VGWM Veiligheid, Gezondheid, Welzijn en Milieu VSNU Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten VU Vrije Universiteit VUmc VU medisch centrum VVU’ers Verontruste VU’ers WOR Wet op de Ondernemingsraden WP Wetenschappelijk Personeel

Colofon Uitgave Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam Tekst Ottho Heldring Agathe van Hell Kitty Jong Jelly Reinders De bijdragen van de onderdeelcommissies zijn verzorgd door de commissies zelf. Eindredactie Agathe van Hell Kitty Jong

Grafisch ontwerp StudioVU: Esther van Munster Fotografie Joke Slingerland Ondernemingraad Externe fotografen: Peter Gerritsen en Marieke Wientjes StudioVU: Yvonne Compier en Riechelle van der Valk Druk Papyrus BV

Ondernemingsraad Vrije Universiteit Amsterdam De Boelelaan 1105, 1081 HV Amsterdam kamer 1D-30 T 020 598 5312 E or@vu.nl I www.intranet.vu.nl/or www.facebook.com/Ondernemingsraad.VU