UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ CENTRO UNIVERSITARIO DE HUEHUETENANGO MAESTRÍA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CURSO: TEORIA GENERAL DE SISTEMAS
Ensayo Análisis de Sistema Actual Empresa Unitex Departamento Financiero
Cifuentes Mérida, Valentín Walfre
4029 01 6721
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HUEHUETENANGO, JULIO 21 DE 2012 INTRODUCCIÓN ¿Como ayuda un Sistema de Información en una Organización? Para poder responder esta pregunta se presenta a continuación este trabajo de recopilación de información en donde se plasmaran datos muy importantes como por ejemplo conceptos claves de este tema así como la verificación de herramientas que se utilizan para que cualquier sistema de información pueda ser funcional, tomando en cuenta que en el mundo las condiciones de hacer negocios están cambiando la globalización esta tomando mayor impulso y por lo tanto están incursionando nuevas empresas en nuestro medio que están prácticamente desplazando a las empresas mayormente familiares que en nuestro medio habían venido subsistiendo porque no tenían la amenaza que ahora esta surgiendo, es evidente que cualquier organización que no se alinee al estándar de las exigencias del mundo de negocios de hoy su destino es desaparecer. Cabe resaltar también que en muchas ocasiones las organizaciones transnacionales que incursionan en nuestro medio son empresas que han emigrado de ser pequeñas empresas familiares y convertirse en grandes organizaciones y esto gracias a que han aceptado el reto de ir al día con la tecnología y sobre todo porque de alguna u otra forma cuentan con un sistema de información que les permite realizar el trabajo con mas facilidad, con menos recursos y por supuesto con mejores resultados, si hablamos de las empresas a nivel local o regional podemos enumerar a unas pocas empresas que ya han tomado el modelo de estas grandes instituciones y son ahora sobresalientes en nuestro mercado también es fruto de las decisiones tomadas para invertir en las herramientas que los a catapultado al nivel en donde se encuentran y que lógicamente pasan a ser en cierto modo dignas de ser imitadas.
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Es por ello que se desarrolla este tema para poder incentivar al lector a tomar la decisión de implementar en su organización la tecnología de punta y por supuesto un sistema de información para ayudar a la toma de decisiones. SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL UNITEX Laudon (2008) “Sistema de información es un conjunto de componentes que recolectan, procesan, almacenan y distribuyen información para apoyar la toma de decisiones y el control en una organización”. Es interesante analizar esta definición ya que indica que todo en una organización se tiene que trabajar en cadena, normalmente el error de muchas organizaciones es que cada departamento trabaja por su lado sin tener una buena relación con los otros departamentos por lo mismo surgen problemas, mala calidad de productos, pérdidas en las utilidades y en muchas ocasiones malas relaciones de los colaboradores, la función especifica de un sistema de información es recolectar toda la información del departamento de producción, de ventas, mercadeo, finanzas, compras entre otras, y luego procesarlas haciendo la relación de costos, beneficios, inventarios entre otros, para que luego la información sea utilizada por los gerentes para la toma de decisiones. Peralta (2008) “Conjunto de elementos que interactúan entre si con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema de información pueda funcionar al igual que el recurso humano para que el sistema pueda ser operado”. En este otro concepto prácticamente repite la interacción que debe de haber entre los departamentos pero indica algo muy importante que es la herramienta a utilizar para que el sistema de información pueda funcionar perfectamente así como tomar en cuenta el recurso humano que manipulara dicho sistema.
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UNITEX inicia su participación en el mercado Quezalteco el día 6 de Febrero de 1996, comercializando para la región occidental del país, la línea de textiles de industrias Italtex. Quien otorgó el privilegio de distribución exclusiva de sus productos. Posteriormente se identifica el mercado Huehueteco como potencial y se decide trasladar la organización hacia este departamento. Nombrar UNIVERSAL DE TEXTILES UNITEX surgió a consecuencia de la inquietud de alcanzar el más surtido posible, como empresa, querer llegar a constituir una cadena de supermercados textiles, como la cadena mexicana PARISINA. El slogan publicitario es UN UNIVERSO DE TELAS A SU ALCANCE, a principios de 1997 se implementaron nuevas líneas de productos siendo la comercialización de suéteres escolares y camisas tipo polo escolares, para explotar éste segmento de mercado. En el mes de agosto de 1999 se inauguró la ampliación de las instalaciones en donde la empresa había iniciado a funcionar logrando así tener espacio para surtir aún más la tienda y así lograr duplicar las ventas en el año 2000. Para el año 2012 cuenta con dos salas de ventas, la primera ubicada en la 4ta. Calle 5-28 zona 1 Huehuetenango identificada como “UNITEX FUNDACION” y la segunda en la 3ra. Calle 5-35 zona 1 Huehuetenango identificada como “UNITEX SUPER TIENDA”. Al verificar los pocos datos de historia de la empresa se ve como si todo fuera sin ninguna complicación pero no es así ya que se puede ver que uno de los objetivos es constituir una cadena de supermercados textiles cosa que aun no se ha podido lograr debido a que no se había implementado una administración
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eficiente y por supuesto no se contaba con una adecuada infraestructura tecnológica que ayudara a la planificación ordenada de los eventos a surgir. Debido a esta mala administración se tomo la mala decisión de abrir una sucursal en la aldea la Mesilla del municipio de la Democracia Huehuetenango, casi simultáneamente otra sucursal en la terminal zona 5 del mismo departamento. El resultado de esta decisión fue catastrófica ya que no se contaba con un plan estratégico y por ende no había un sistema de información que ayudara a la administración eficiente de las sucursales, haciendo el trabajo prácticamente empírico que dio como resultado el cierre de las dos sucursales y por supuesto perdidas en el ejercicio. Después de esta experiencia se hizo conciencia que aun no estaba la empresa preparada para poder expandirse por lo que se opto por mantener únicamente las dos salas de ventas en la cabecera departamental aunado a esto se comienza a ver la necesidad de llevar mejores controles principalmente a lo que contablemente se refiere por lo tanto se implementa un sistema de control contable y otro de inventarios por supuesto muy pequeños y que principalmente realizaban registros de partidas contables, informes y cuentas por cobrar. En el sistema de inventarios la principal función era descarga de productos al venderse, costos, precios y existencias, que como se dijo anteriormente era pequeño el aporte que este hacia a la administración. El equipo que se utilizaba para llevar estos controles es una computadora de escritorio marca HP con el Sistema operativo Intel ® Pentium ® 3.00 GHZ 2.99 GHZ, Microsoft Windows xp profesional versión 2002, Memoria RAM 504 MB Versión 2002 Service pack 3
4 cpu, Impresora marca Cannon MP250
multifunciones (Scaner, fotocopiadora, impresora), red local, servicio de Internet con rauter y conectado a la red local, posteriormente se elimino la red local
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quedando únicamente el servicio de Internet por medio de conexión inalámbrica el Internet es de 512 kbps de velocidad distribuido por turbonett. Los principales usuarios de este pequeño sistema eran el contador interno y la secretaria quienes brindaban la información a Gerencia General y se contaba con un outsourcing de una firma de auditoria quien prácticamente llevaba la contabilidad que también recibía información de este sistema. Pero la implementación de estos sistemas aun no eran suficientes para poder resolver varios problemas que surgían en el camino por lo que se llego a la determinación que se tenia que llevar a cabo una reingeniería de procesos y la implementación de una administración eficiente. Como conclusión de este análisis se llego a tomar la decisión de contratar a una persona para que hiciera una consultoría y dictaminara la situación de la empresa proceso en el cual se esta incurriendo en estos momentos teniendo previamente resultados como la necesidad de trabajar en un plan estratégico el cual conlleva el cambio de la forma de llevar a cabo los procesos y la implementación obligada de un sistema de información, para poder llegar a adquirir el software del sistema de información se están elaborando los insumos o datos que este deben llevar como la reingeniería en los procesos que se lleva a cabo, la forma de llevar la contabilidad interna, la forma de control con proveedores, cuentas por cobrar y otros insumos que con el software será mas fácil trabajar y por lo tanto la toma de decisiones será mas rápida y con datos mas asertivos. Por supuesto que la inversión en este proceso es alta pero vale la pena ya que al tener un sistema de información y una administración eficiente se podrá alcanzar el objetivo que al inicio se tenia de una expansión a nivel local nacional y porque no a nivel internacional.
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Además se puede decir que para que una empresa tenga éxito es eminentemente necesario iniciar con todos los procesos administrativos necesarios haciendo previamente un estudio de mercado y posteriormente una planificación estratégica, tomar en cuenta la evolución de la tecnología, las telecomunicaciones y las formas emprendedoras de hacer los negocios, es necesario hacer un poco de benchmarking para poder tomar lo bueno de las empresas que ya han salido a flote y que en nuestro medio no son muchas pero que ya forman parte del ranking de las empresas nacionales exitosas y sobre todo la implementación de un sistema de información que prácticamente es la herramienta con mas influencia en una buena administración. En relación al caso de la empresa Unitex analizado en este documento considero que la mejor decisión fue llevar a cabo esta restructuración y la implementación del sistema de información y la buena administración serán la clave para que pueda lograr su objetivo y así pasar a formar parte del ranking de las empresas exitosas a nivel nacional.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Laudon, Kenneth C. y Laudon , Jane P. (2008). Sistemas de Información Gerencial: Administración de la empresa digital. (Décima ed.). México: Pearson Educación. Peralta M. (2008) Sistemas de Informacion (Árticulo en Linea) disponible en http//www.econolink.com.ar/sistemas-informacion/definicion Unitex (2012) Historia (información en Línea) disponible en www.unitex.com.gt