Universidad Mariano Gálvez Facultad de ciencias de la Administración Maestría en Aministración Financiera Teoría General de Sistemas
ENSAYO Análisis del Sistema de información de la Empresa Banco G&T Continental S.A
Por. Noé Abimael Castillo Palacios Carné 4029 01 6723
Huehuetenango 21 de Julio 2012
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INTRODUCCIÓN
En las siguientes páginas se plasma un análisis relacionado a los diferentes sistemas de información que se utilizan en la actualidad y que se ponen en práctica en la empresa Banco G&T Continental S.A. y cómo estas herramientas provocan un cambio sustancial dentro de la competitividad y eficiencia que se debe manejar hoy en día, como una respuesta a los cambios en el mercado globalizado y que es necesario aplicar, derivado a que es una empresa financiera dedicada a prestar servicios a sus clientes. La tecnología ha permitido atender al mercado en los diferentes sectores comerciales y ha puesto a disposición las herramientas necesarias para que las instituciones puedan cada día ser más vanguardistas y competitivas.(aqa org ar, 2009) Las actividades se desarrollan utilizando diferentes tipos de aplicaciones
y
programas dentro del los cuales se pueden citar los más comunes como el uso de las hojas de Excel como un programa que ofrece una variedad de opciones utilizadas para dar a conocer las diferentes operaciones como resultado de la gestión que cada uno realiza, mismo que ha sido de gran utilidad para los diferentes niveles de autoridad ya que por medio de ellos se traslada la información correspondiente al trabajo realizado en las diferentes áreas, de la misma manera se ha tenido la necesidad de contar con los programas propios de la empresa como lo es el Portal Financiero, en el cual se manejan las aplicaciones que corresponden a la información de los diferentes tipos de cuentas que cada una de las personas maneja en la institución en donde se contempla una actualización constante ya que todas las operaciones se manejan en línea. También se utiliza el programa de AS400 el cual es una aplicación en donde se tienen configurados los diferentes datos de las cuentas que están colocadas a un plazo determinado, el cual está en constante actualización para mantener los datos de los clientes y de las cuentas reales. Se cuenta con un Centro de Soporte en el cual se centraliza e integra los sistemas y le da el mantenimiento respectivo para que los datos se mantengan actualizados.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL DE BANCO G&T CONTINENTAL S.A.
En este mundo cambiante y globalizado, las personas se encuentran inmersas en un constante flujo de información la cual proviene de una diversidad de fuentes de datos, dejándose manifestar desde las cosas más sencillas a las de mayor complejidad, sin embargo no se trata únicamente de datos aislados sino también del producto de un proceso, convirtiéndose en un valioso recurso con que deben contar los gerentes de hoy en día en la diferentes empresas. Por lo tanto es necesario que cada día la tecnología sea un pilar importante dentro de cada empresa ya que por medio de ella las oportunidades de crear sistemas son enormes, lo que vendrá a fortalecer las estrategias de desarrollo, competitividad y eficiencia en las áreas en donde se desarrollen. (aqa org ar, 2009)
Banco G&T Continental es una institución con más de 48 años de liderazgo en toda la Región, con una gran experiencia en el ámbito financiero, lo que permite ofrecer un amplio portafolio de servicios y productos, diseñados con el único objetivo de poder acompañar y asesorar a cada uno de sus clientes en las etapas más importantes de su vida, lo que lo compromete a manejar un sistema de calidad, actualizado y con las aplicaciones acordes a cada uno de los productos que se manejan. Por lo tanto derivado a la demanda de los productos se ha visto en la necesidad de contar con sistemas
más modernos y de suficiente capacidad para
mantener la información resguardada.
El presente análisis pretende conocer el
funcionamiento y operación de los diferentes sistemas con que se cuentas y conocer si son suficientes para cumplir las necesidades tanto de los clientes externos como internos. En la actualidad existe una creciente interdependencia entre la capacidad de una empresa para utilizar tecnología de información y la capacidad de implementar estrategias y lograr las metas propuestas ya que dependerá de lo que sus sistemas sea capaces de hacer, así será el incremento en la participación del mercado, producir
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con mas alta calidad y porque no, con los precios más bajos, como también la productividad de cada uno de sus empleados.
“Las autopistas de la información
constituyen una nueva herramienta con más peso cada día como elemento de comunicación.” (Tola, José; Infiesta, Eva; García, Oscar; Villacampa, Vicente; Villagrá, Jesús, 2,008) Por lo tanto “Las empresas invierten fuerte en sistemas de información para conseguir seis objetivos estratégicos de negocios: excelencia operativa, nuevos productos, servicios y modelos de negocios, buenas relaciones con clientes y proveedores, toma de decisiones mejorada, ventaja competitiva y supervivencia.” (Laudon Kenneth y Jane P., 2008)
En la institución de análisis se ha prestado la atención debida a este tema mismo que en el año del 2008 con el ánimo de mejorar aún más la eficiencia operativa el Equipo de Alta Dirección redefine las estrategias del negocio relacionadas al sistemas de información para alcanzar niveles de eficiencia operativa de clase mundial, brindando a los clientes una atención efectiva, funcional y con mínimo de riesgos creando de esta manera la confianza necesaria y permitiendo las buenas relaciones con los clientes. Los sistemas de información en este tipo de instituciones es vital ya que la confianza de los clientes dependerá de lo funcional que estos puedan llegar a ser, máxime que se vive en una era en la que la tecnología ocupa una parte importante en la vida diaria y en los negocios que se puedan realizar por medio de ellos. Por lo que se debe mantener a la vanguardia de la tecnología implementando procesos que faciliten cada día las operaciones que realizan.
Por lo general en las instituciones que su crecimiento ha sido constante y han llegado a colocarse dentro de las empresas Grandes, cuentan con diferentes tipos de sistemas de información que brindan servicio a los diferentes niveles organizacionales y procesos de negocios, los cuales deben de estar integrados y complementados ya que sería complicado que funcionaran de manera individual. Un sistema completo de
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información gerencial incluye todos los sistemas que una institución usa para generar información que guiará las decisiones y acciones de la gerencia Banco G&T Continental está equipado con los sistemas más modernos que se necesitan para la eficiente operatoria, mismos que son centralizados por medio de un departamento de Informática en donde se concentran los programadores, analistas de sistemas y operadores, que cada día están constante actualización e innovación para brindar un servicio e excelencia, convencidos de que la tecnología y la innovación deben trabajarse paralelamente en cualquier empresa. Las aplicaciones empresariales producen cambios radicales1 en la manera en que una empresa conduce sus negocios y con frecuencia su implementación es costosa sin embargo existen aplicaciones como Intranets “mas catalogadas como plataformas de tecnología que aplicaciones especificas, pero vale la pena mencionarlas como una de las herramientas que utilizan las empresas para incrementar la integración y agilizar el flujo de la información en su interior al igual que con sus clientes y proveedores” (Laudon, Kenneth y Jane P., 2008)
En la actualidad la Institución maneja diferentes programas y sistemas de información realizando la labor medular por medio de un sistema llamado Portal Financiero (Capacitación, 2,010), cuyas aplicaciones están determinadas de acuerdo a las necesidades de información que se requieren de cada uno de los clientes, mismo que automáticamente por el ancho de banda que se maneja viaja de manera inmediata para que la información fluya sin obstáculos y quede actualizada, proporcionando a sus clientes las satisfacción y certeza de que las operaciones que realiza le brindan la suficiente confianza.
En cuanto al análisis de Software que utilizan en Banco G&T Continental existen diversas plataformas creadas para usos exclusivos de acuerdo a las necesidades de los clientes, dentro de los cuales se mencionan: 1
Que afecta a la parte fundamental o al principio de una cosa y es total o completo.
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Portal Financiero, es una plataforma en la cual se realizan la mayoría de operaciones relacionadas al giro de la empresa, la cual permanece en línea con el servidor central, esta plataforma permite deferentes tipos de operaciones y consultas, como por ejemplo: apertura de cuentas, en ésta plataforma se realiza la apertura de cada uno de los productos que el Banco tiene a disposición de los clientes, ingresando cada una de las datos solicitados por el formato específico y posteriormente el sistema genera un número de cuenta creada, relacionada a un numero de cliente que lo identificará para todas las operaciones que desee realizar con el Banco, también se puede realizar diferentes tipos de consultas relacionadas a cada una de las cuentas de los clientes de acuerdo al número de cuenta signado.
Es en esta plataforma en
donde radica la mayor parte de funciones que se utilizan en esta Institución.
Sistema de E. client, plataforma creada específicamente para poder realizar las gestiones relacionadas a cada tipo de producto que el cliente opera con la institución y que sean requeridas por los mismos. Esta plataforma está ligada a un sistema alterno que se denomina Total Image, cuya función es recibir el escaneo de cada documento que servirá de respaldo para resolver el requerimiento operado en el sistema de Eclient. Los datos que son ingresados en esta plataforma como también las imágenes viajan de manera inmediata siendo registrada por medio de un número de gestión el cual se está alimentando con la atención de cada una de las personas que se involucran en el proceso de resolución, este sistema mide la eficiencia de la atención del requerimiento por medio de horas, ya que dependerá del tipo de gestión el tiempo que se tiene para resolución.
Sigma 7, plataforma funcional cuyo propósito es agilizar el trámite de solicitud de créditos menores, por medio del cual pueden determinar si la persona es sujeto de crédito o no, ya que gracias a la tecnología está conectado a ciertas aplicaciones que son alimentadas por las instituciones financieras de todas aquellas personas que en algún momento al requerido algún financiamiento, colocando el historial que esta persona haya tenido con las diferentes empresas, lo que contribuye a que el sistema
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realice un diagnostico de la persona respecto a su historial crediticio, esta plataforma funciona de manera alterna y por etapas ya que permite que haya un originador como un receptor.
Caja Web, Sistema que utilizan para realizar todas las operaciones financieras relacionadas a depósitos y retiro de dinero en efectivo de las cuentas de los clientes, como también el recaudo de diferentes pagos a terceros como energía eléctrica, pagos de agua, pago de fondo de pensiones, depósitos y retiro de pensión alimenticia y mas, en esta aplicación al ingresar los datos el sistema automáticamente reconoce y valida el ingreso de los mismos afectando de manera inmediata las cuentas relacionadas, debido a que es un sistema que se maneja en línea, significa que las cuentas son afectadas de manera inmediatas ya sea por ingreso o por egreso que se opere.
AS400. Es una aplicación más que utilizan como ingreso y consulta de todas aquellas operaciones que se han realizado para un plazo definido, en el cual por medio de un número de cliente se puede desplegar el detalle de una diversidad de datos que se han ingresado en su oportunidad y que corresponden al cliente que identifica el número ingresado. Toda esta información viaja desde un servidor central hacia los diferentes puestos de trabajo en donde se invoque la transacción. Existen otras plataformas que se manejan de uso interno las cuales cumplen una función específica como la contabilización automática de las operaciones, lo cual es verificado y supervisado por el departamento de auditoría interna, plataformas utilizadas por el departamento de Recursos Humanos, directorios telefónicos, manuales en línea, cotizadores y más.
Cada una de las plataformas y programas generan la salida de información la cual es necesaria para poder establecer por medio de reportes y estadísticas el resultado de la operatoria realizada, por lo que se utilizan hojas de cálculo de Excel con sus diferentes funciones para realizar los reportes respectivos de acuerdo a los resultados obtenidos de los diferentes productos.
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Donde son necesarios los Software también tiene que existir las Hardware, por lo que en la institución analizada cuenta con diferentes tipo de equipo, Servidores Centrales en los cuales se almacena toda la información de los diferentes productos que el Banco comercializa, ups, CPU diferentes tipos de computadoras e impresoras que van de acuerdo a las necesidades de las plazas. En la información anterior se ha visto que las empresas necesitan de los sistemas de información para realizar sus operaciones cotidianas y que utilizan diferentes sistemas, “la información sustituye hoy en día a los antiguos factores de producción y creación de riqueza o a los recursos clave”, (De Pablos Heredero, Carmen; López, José Joaquín; Hermoso, Agiues; Santiago, Martín; Romo, Romero; Medina Salgado, Sonia; Montero Navarro, Antonio; Najera Sánchez, Juan JOsé , 2,006) pero es importante resaltar quien es el encargado de hacer funcionar estos sistemas y garantizar que tanto los software y los hardware como también otras tecnologías utilizadas por estos sistemas funciones de una manera adecuada y tengan la actualización debida.
En esta institución existe el Departamento de sistemas de Información quien se encarga
de
velar
porque
todas
estas
aplicaciones
funciones,
realizar
las
actualizaciones debidas como también el buen funcionamiento de cada uno de los puestos de trabajo, que la señal satelital este en perfectas condiciones, y cada uno de los enlaces ya que algunas plazas o agencia funcionan, por vía satélite, otras por ondas magnéticas y otras por puertos conectados a una señal de teléfono.
En el departamento de Sistemas de información tienen un grupo de personas calificados como Programadores, analistas de sistemas, gerentes de información, especialistas y operadores y monitores que se encargan de realizar las directrices para la elaboración de proyectos para cada una de las aplicaciones que la institución va requiriendo de acuerdo a nuevos proceso o productos que están saliendo al mercado, tomando en consideración que cada movimiento que se realiza en una de las plataformas repercute no solo en una plaza sino en toda la institución como tal.
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CONCLUSIÓN
Con respecto a los datos anteriores, se puede ver que esta empresa utiliza diferentes sistemas de información que han dado la pauta para la realización de sus actividades, mismas que han contribuido a la efectividad de una forma gradual ya que se han ido actualizando día a día para poder brindar a sus clientes las herramientas necesarias para lograr en reciprocidad la confianza de mantener sus recursos en la institución.
Es imprescindible la ayuda que la tecnología ha dado a estas empresas ya que por medio de ella se pueda mantener un control actualizado de los recursos que cada cliente confía en la empresa y de la misma manera una forma de resolver a cualquier necesidad o requerimiento que el cliente tenga.
Las diferentes plataformas que se manejan en esta institución han contribuido a tener un control más específico de productos y una manera más eficiente de atención para los clientes.
En los que respecta a la toma de decisiones, los sistemas de información que actualmente se están utilizando han brindado a la gerencia la oportunidad de saber los resultados que han generado en diferentes fechas para tomar acciones respecto a ellos, ya que se maneja información de primera mano aunado a estadísticas que el mismo sistema genera.
En general los sistemas de información han contribuido a que esta empresa brinde a sus clientes las herramientas más actualizadas para que puedan realizar sus operaciones de manera más rápida, cómoda y precisa haciendo uso de sus computadoras.
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REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
aqa org ar. (12 de enero de 2009). Recuperado el 20 de julio de 2012, de aqa org ar: www.aqa-org-ar/ik356/gentey empresas356-pdf
Capacitación, C. d. (22 de Abril de 2,010). Directrices Estratégicas. Escrita . Guatemala, Huehuetenango, Guatemala: Centro de Capacitación. De Pablos Heredero, Carmen; López, José Joaquín; Hermoso, Agiues; Santiago, Martín; Romo, Romero;Medina Salgado, Sonia; Montero Navarro, Antonio; Najera Sánchez, Juan JOsé . (2,006). Dirección y Gestión de los Sistemas de Información en la Empresa. Madrid, Torrejón de Ardoz, España: ESIC Editorial.
Laudon Kenneth y Jane P. (2008). Sistemas de Información Gerencial (décima ed.). México, Naucalpan de Juárez: Pearson Prentice Hall.
Tola, José; Infiesta, Eva; García, Oscar; Villacampa, Vicente; Villagrá, Jesús. (2,008). Creación y Realización. Barcelona, España: Thema Equipo Editorial, S.A.