INSTRUCTIVO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ¿QUE ES UNA TRANFERENCIA?
DEFINICIÓN Es el proceso mediante el cual las instituciones públicas o privadas trasladan la documentación de un archivo a otro, una vez cumplidos los tiempos de retención señalados en las tablas de retención o las tablas de valoración documental.
BENEFICIOS DE LAS TRANSFERENCIAS Los beneficios que conlleva la realización de las transferencias son: 1. Evitan la aglomeración de documentos en las áreas destinadas para las oficinas. 2. Mejoran el manejo administrativo de la documentación. 3. Conservan precaucional o definitivamente la documentación de interés para la administración, para el ciudadano y aquella útil como fuente de información histórica. 4. Aseguran la conservación de documentos de aquellas entidades que han sido objeto de liquidación, función o supresión.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Archivo de Gestión
Archivo Central
Archivo Histórico
¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA PRIMARIA? Es el traslado de documentos de archivos de gestión (o de oficina) al central, cuya frecuencia de uso ha disminuido para su conservación precaucional. Es importante tener en cuenta los tiempos establecidos en las tablas de retención documental. ¿QUÉ ES UNA TRANSFERENCIA SECUNDARIA? Es el traslado de documentos del archivo central al histórico (o permanente).estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de los documentos con valor social (cultural e histórico). Más allá de las necesidades institucionales de consérvalos. ¿QUÉ SE REQUIERE PARA LLEVAR A CABO LAS TRANSFERENCIAS? Para llevar a cabo cualquiera de los dos tipos de transferencias documentales, se requiere contar con 1. Las tablas de retención documental. 2. Las tablas de valoración documental para los fondos acumulados. 3. Cronograma de transferencias. 4. El inventario de las series documentales por transferir.
OBSERVACIONES GENERALES. Los expedientes deben ir debidamente marcados, organizados en estricto orden cronológico, (Acuerdo 042 de 2002), depurados y foliados. Gestión Documental.